Procesos de impresin personalizados VDP

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIN CONFIDENCIAL

Procedimiento para el tratamiento de informacin confidencial

Procesos de impresin personalizados VDP Cliente: PUBLIPROMUEVE. Imprenta Mariscal (en adelante "Mariscal") manejar varios tipos de informacin, incluyendo nuestra informacin tcnica y aquella provista por clientes, como proveedor de servicios de impresin. Con esto en mente, Mariscal se ha esforzado por establecer y poner en vigencia el presente procedimiento de manejo de informacin que respete el valor de dicha informacin. Considerando dichos fundamentos, Mariscal intentar crear reglas y establecer un procedimiento para proteger la informacin sensible de clientes, as como instituir una poltica de confidencialidad y distribuirla entre el personal involucrado en el proceso de impresin de datos variables. Adems, Mariscal adoptar medidas para que este procedimiento sea fcilmente accesible al pblico en general. Alcance Mariscal se esmerar por proteger la informacin sensible sobre todo de clientes adecuadamente, sobre la base de este procedimiento. Categorizacin de Informacin sensible Para Mariscal toda informacin recibida de clientes para impresin personalizada se considera confidencial y sensible, y estas pueden ser: A. Bases de datos (documentos en Excel, Access, CSV, txt, otros definidos por el cliente/Mariscal) B. Reportes, Documentos e Instructivos. C. Imgenes digitales y electrnicas. Canales seguros para la transmisin de informacin La informacin por parte de los clientes puede ser remitida va canales seguros SFTP o correo electrnico nicamente a los responsables del proceso de impresin. Las credenciales de acceso se entregan al cliente y es de responsabilidad del cliente el buen uso de la misma. Responsables del manejo de informacin Cliente. Responsable del envo de informacin a Mariscal va correo electrnico a travs del ejecutivo o al analista de VDP va canal SFTP. Ejecutivo. Responsable de la comunicacin entre Mariscal y el cliente. Analista de VDP. Responsable de generar los archivos de impresin personalizados. Por lo tanto recibir las bases de datos e imgenes. Pre prensista. Responsable de receptar los artes para envo a impresin.

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIN CONFIDENCIAL

Custodia de la informacin La informacin sensible recibida para procesos de impresin de datos variables se almacenar en repositorios seguros, identificados en carpetas, cuyo nico acceso a estas carpetas las tendrn las personas de TI de imprenta mariscal. Este repositorio se encuentra en un datacenter con acceso fsico restringido, a fin de mantener la informacin de manera segura, salvaguardando la no divulgacin, integridad y confidencialidad, mientras dure el proceso de impresin. El tiempo que se guardar la informacin en nuestros repositorios ser de 30 das a partir de la recepcin, durante este tiempo la informacin estar disponible para: validacin de bases de datos, impresin y reimpresin. Procesamiento de la informacin para la impresin de personalizados El cliente deber enviar en una plantilla, el arte con las instrucciones de donde se imprime cada campo de la base de datos, adems incluir las fuentes, tamaos de fuentes a utilizar y aclaraciones que considere necesarias acerca de la personalizacin o despachos (cuando se trate de informacin personalizada con entregas segmentadas). Mariscal incluir un cdigo secuencial en cada impresin personalizada para un mejor control de la cantidad, identificar el orden a empacar y despachar. Mariscal etiquetar cada caja a despachar identificando que documentos personalizados contiene (cdigo secuencial desde - hasta), cantidad de documentos que contiene y destinos. Procesos de Impresin personalizados Validacin previo envo a produccin.- Mariscal generar muestras de las personalizaciones en formato PDF (con restriccin de solo lectura) y enviar una muestra al cliente para que valide: a) Que se impriman los campos en la ubicacin definida, b) Que los valores impresos correspondan a la base de datos enviada, c) Que los campos personalizados estn con la fuente y tamao definida. El cliente deber notificar la aceptacin de la muestra para que Mariscal libere el archivo para impresin o los cambios requeridos para que Mariscal remita nuevas muestras hasta que cumpla con el requerimiento del cliente. Envo de archivos a produccin.- una vez que el cliente haya aprobado la muestra personalizada en PDF, se genera los archivos finales de impresin en formato PDF seguro. Los PDFs se publican en un hotfolder al rea de impresin digital, este hotfolder tiene restricciones que incluyen solo vista previa e impresin y el acceso de archivos se restringe solo al operador de impresin. Cada impresin de este archivo PDF se registra en la mquina de impresin digital y en una base de reportes diarios de impresin que llena el operador de turno.

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PROCEDIMIENTO PARA EL TRATAMIENTO DE INFORMACIN CONFIDENCIAL

Los archivos PDFs estarn disponibles para impresin 48 horas, luego de esto, los archivos se respaldan en un repositorio seguro hasta que cumpla los 30 das para proceder con la destruccin del archivo. Una vez impresos las impresiones pasa a un proceso de terminados y empacado para la respectiva entrega al Courier o cliente. Reimpresin Interna.- Mariscal puede requerir reimpresiones nicamente cuando: El original se haya deteriorado en los procesos de terminados (refilado, ensobrado, plegados, etc.). Cuando no cumplan las condiciones de control de calidad. Para la reimpresin se debe: Destruir el original que se reimprime. Registrar la reimpresin en el sistema de reportes de impresin, con la debida justificacin y la persona que solicita la reimpresin. Reimpresin Externa.- las reimpresiones externas solo podrn ser solicitadas y autorizadas por el cliente a travs del ejecutivo a cargo de la cuenta del cliente. Destruccin de la informacin confidencial Una vez cumplidos los 30 das de enviada la informacin, Mariscal proceder con la destruccin de la informacin recibida. Para la destruccin, y una vez que haya impreso y despachado el trabajo personalizado correctamente, el ejecutivo deber solicitar una validacin y autorizacin al cliente para la destruccin de la informacin que ya se ha procesado y que han cumplido los 30 das de respaldo. Una vez validada que la informacin se puede destruir Mariscal crear un acta de destruccin de la informacin, en donde se detalle la fecha de recepcin de los archivos a destruir y los archivos recibidos que se destruirn. Esta acta se entregar al cliente mes a mes. Glosario de Trminos Canal SFTP.- canal dedicado seguro para transmisin de datos, la transmisin a travs de este canal es encriptado. Hotfolder.- carpeta dedicada para la recepcin de archivos pdf, ps o eps destinados a impresin. PDF.- (sigla del ingls portable document format, formato de documento porttil) es un formato de almacenamiento de documentos digitales independiente de plataformas de software o hardware. Este formato es de tipo compuesto (imagen vectorial, mapa de bits y texto). TI.- siglas Tecnologas de informacin VDP.- siglas en ingls Variable Data Print, trmino referido a trabajos de impresin personalizados.