CAPTULO I. 1. FORMULACIN DEL PROBLEMA.

1.1 TTULO DESCRIPTIVO DEL PROYECTO. Anlisis, Diseo e Implementacin de un Sistema Automatizado para mejorar la efectividad en el Control de Activo Fijo de la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel.

1.2 SITUACIN PROBLEMTICA. Dentro de las diferentes reas que se encuentran en la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Ciudad de San Miguel, est la de Control de Activo Fijo, cuya administracin se encuentra a cargo del seor Armando Beltrn Zaldaa, siendo su trabajo de recepcin y distribucin de los equipos e insumos a las diferentes unidades a su cargo.

Actualmente el rea de Control de Activo Fijo maneja dentro de ella mobiliario y equipo de oficina, as como tambin controla equipo de transporte, equipo telefnico, equipo policial y equipo de seguridad. Cabe mencionar que segn el Manual de Normas y Procedimientos para la Administracin de los Bienes Propiedad de la Polica Nacional Civil, el encargado del Activo Fijo, ser responsable de constatar cada cuatro meses la existencia fsica de los bienes asignados a la dependencia donde se encuentran destacados, con base a la documentacin recibida emitir un reporte actualizado de los bienes asignados a los departamentos respectivos los cuales se dividen en: Jefatura, Secretara de Jefatura, Departamento de Administracin, Activo Fijo, Transporte y Combustible, Estadstico y Sistema de Patrullaje, Comandancia de 1

Guardia, Armas, Cabina Telefnica 911, Bodega de Transporte, Dormitorios Subinspectoras, Area de Lockers, Unidad de Desarrollo Profesional y Asistencia Legal. Dicha norma nunca se ha cumplido dentro de la institucin debido a que los bienes ingresaron en el ao de 1993 cuando fue fundada la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel, comenzando sus labores el Departamento de Control de Activo Fijo hasta el mes de Agosto de 1996, durante este perodo no hubo una distribucin adecuada de los bienes, trayendo con ello un retrazo continuo en la generacin de reportes, problema que hasta la fecha no se ha podido solventar.

Debido a la falta de procesos mecanizados que podran facilitarle el control de los activos fijos, stos deben llevarse en forma manual, dando como consecuencia retraso de operaciones tales como descargo de bienes que ya se encuentran deteriorados, inservibles o inexistentes.

Un inconveniente adicional es la dificultad en la entrega de informes sobre los activos a la Jefatura, en forma veraz y oportuna, debido a que se debe verificar fsicamente la existencia y estado de tales bienes en las diferentes reas y unidades policiales, tomando en cuenta que existe un aproximado de 1,110 bienes.

Cabe mencionar que en el momento de esta investigacin, la sede central de la Institucin Policial de esta ciudad estaba siendo remodelada, por lo que fue necesario el traslado de toda documentacin relacionada con los bienes de la misma hacia otro local de manera temporal. Estos cambios que, aunque no se realizan de manera frecuente, es una de las diversas causas que acelera el deterioro de tal informacin, la cual es vital para el correcto y oportuno control de los activos registrados.

Tomando en cuenta lo anterior, fue necesaria una investigacin que da respuesta a las necesidades en cuanto a mejorar la efectividad de un adecuado control de inventario. Por lo que este estudio busca establecer los elementos importantes que otorguen el anlisis, diseo e implementacin de un Sistema automatizado que permita tener un adecuado control de Activo Fijo en la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Ciudad de San Miguel.

1.3 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA. Dentro de la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel, especficamente en el rea de Activo Fijo existe la necesidad de un Anlisis, Diseo e Implementacin de un Sistema Automatizado que sirva como un recurso para el mejoramiento del Control de Inventario de Activo Fijo, el cual se encuentra clasificado en: Mobiliario y Equipo de Oficina, Equipo de Procesamiento Datos, Aparato Elctrico de Servicio, Equipo de Ingeniera y Dibujo, Muebles y Otros, Armas y Artculos Varios, Equipo Telefnico, Equipo Radio y Televisin, Maquinaria y Equipo Energtico, Maquinaria y Equipo de Acueducto, Otras Mquinas y Equipos de Servicios, Equipo Automotriz, Equipo de Traccin Animal y Mecnica, Equipo policial y de Seguridad.

Ante lo expuesto se debe tener en cuenta: El Anlisis, Diseo e Implementacin de un Sistema Automatizado (VI) mejorar la efectividad en el Control de Activo Fijo de la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel (VD) en los siguientes aspectos:

El diseo de un sistema basado en el control de activo fijo (VI1) mejorar la consulta de informacin de una forma eficiente (VD1), lo que permitir la consulta del inventario de tal manera que el usuario pueda visualizar informacin especfica mediante criterios de bsqueda segn la necesidad requerida.

Una documentacin adecuada del movimiento de activo fijo (VI2) mejorar el control de la distribucin de bienes (VD2), se refiere al anlisis del flujo de informacin en el proceso de asignacin, traslados o cualquier tipo de movimiento que afecte el inventario mediante la creacin de formularios estandarizados que requiera el sistema para llevar la completa documentacin de cualquier tipo de artculo.

Un sistema mecanizado (VI1) mejorar la generacin de informes de manera rpida y oportuna (VD1), esto consiste en la implementacin de un software aplicado a los controles de inventario de una manera organizada y estructurada, contribuyendo de esta forma a facilitar la creacin de los diferentes informes solicitados por la jefatura.

1.4 ENUNCIADO DEL PROBLEMA. De qu manera se puede mejorar la efectividad en el control de Activo Fijo de la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel?

1.5 JUSTIFICACIN. El Control de Activo Fijo se considera como un proceso integrador que asegura la 4

adecuada distribucin de mobiliario y equipo a las diferentes reas de una empresa o institucin, contribuyendo al desarrollo de cada una de las actividades que en ella se llevan a cabo.

Con base a lo anteriormente expuesto puede deducirse que existe cierta deficiencia en el control de activo fijo que se lleva a cabo en la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel, ya que stos carecen de una herramienta necesaria que les ayude a realizar dicha labor de una forma eficiente y al mismo tiempo obtener la informacin necesaria de una manera oportuna. Dicha investigacin permite obtener informacin para la construccin de una propuesta de anlisis, diseo e implementacin de un sistema automatizado que orientar a la institucin hacia una mejora en el desempeo de las labores en el rea de activo fijo.

Con el presente estudio se pretende beneficiar a: La Jefatura de la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel, ya que con la implementacin del sistema permitir a la jefatura tener rpidamente los informes que le permitan en un momento dado, tomar decisiones efectivas para el mejoramiento del control de los equipos con los que cuentan actualmente.

Al personal de Control de Activo Fijo de la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel, en el sentido que agilizar y controlar mejor cada proceso que se realiza en el rea de Activo Fijo, ya que con la generacin de informes y consultas que les proporcionar el sistema permitir tener un eficaz control de inventario y adems podrn obtener sus informes de forma rpida y oportuna segn lo requiera la jefatura.

La Universidad de Oriente, como ente de educacin superior obtendr presencia beneficiadora ante una de las ms importantes instituciones de seguridad nacional como lo es la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional

Civil de la Ciudad de San Miguel. 1.6 DELIMITACIONES. 1.6.1 DELIMITACIN ESPACIAL. El proyecto se desarroll en la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel, especficamente en el rea de Control de Activo Fijo.

1.6.2 DELIMITACIN TEMPORAL. El perodo de desarrollo de la investigacin inici el Febrero de 2006 y Finaliz Hasta Febrero de 2007, siguientes aspectos: Durante este tiempo se tomaron en cuenta los

Anlisis Estructurado, el cual surge a principios de 1965 donde se desarrollan herramientas asistidas por computadoras (Herramientas CASE), de las cuales se utilizar S-Designor 5.1 (para el diseo de modelamiento de datos y procesos), ya que es una til herramienta para la programacin orientada a objetos.

Investigacin de Campo, etapa que comprendi la preparacin de la gua de entrevista y anlisis de resultados.

1.6.3 DELIMITACIN TERICA. Todas las organizaciones son sistemas que actan de manera recproca con su medio ambiente recibiendo entradas y produciendo salidas. Los Sistemas que pueden estar formados por otros sistemas se denominan subsistemas y

funcionan para alcanzar los fines de su implantacin. Desde una perspectiva global el analista visualiza un problema y el trabajo ser descomponerlo en pequeos problemas, utilizando herramientas de anlisis y diseando modelos de procesos que generen los mejores resultados posibles.

1.6.4 DEFINICIN DE UNIDADES DE OBSERVACIN. VI VD Anlisis, Diseo e Implementacin de un Sistema Automatizado Control de Activo Fijo de la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel.

VI1

Diseo de sistema basado en el control de activo fijo.

VD1 Consulta de informacin de una forma eficiente.

VI2

Documentacin Adecuada del Movimiento de activo fijo.

VD2 Control en la distribucin de bienes.

VI3

Sistema mecanizado.

VD3 Generacin de informes de manera rpida y oportuna.

1.6.5 ANALISIS DEL PROBLEMA EN EL CONTEXTO TECNOLGICO. Todas las organizaciones utilizan alguna forma de tecnologa para ejecutar sus operaciones y realizar sus tareas. Desde un punto de vista puramente administrativo, se considera la tecnologa como algo que se desarrolla predominantemente en las organizaciones.

La tecnologa es una herramienta econmica y social poderosa que puede traer sustanciales beneficios a la sociedad. Por ello, las tcnicas de anlisis y diseo de sistemas, enmarcadas en la teora general desarrollada por la Ciberntica y que utilizan los nuevos instrumentos matemticos y lgicos, constituyen un aspecto medular de la organizacin.

1.7 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIN. 1.7.1 GENERAL. Analizar, disear e implementar un Sistema Automatizado que pueda mejorar la efectividad en el Control de Activo Fijo de la Unidad de Emergencias 911 y la Subdelegacin de la Polica Nacional Civil de la Ciudad de San Miguel.

1.7.2 ESPECFICOS. Determinar cmo podr el diseo de un sistema basado en el control de Activo Fijo mejorar la consulta de informacin de una forma eficiente.

Expresar de qu forma ayudar una documentacin adecuada del movimiento de Activo Fijo a mejorar el control en la distribucin de bienes.

Establecer cmo lograr un sistema mecanizado mejorar la generacin de informes de manera rpida y oportuna.