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Facultad Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM ESTELI AUDITORIA INTEGRAL III
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I UNIDAD: MUESTREO DE AUDITORA PARA PRUEBAS DE DETALLES DE SALDOS ............................................ - 3 INTRODUCCIN ................................................................................................................................................. - 3 PRUEBA SELECTIVA EN AUDITORIA ................................................................................................................... - 4 El proceso de muestreo aplicado a auditora .................................................................................................... - 4 Muestreo de atributos para pruebas de control y sustantivas de transacciones ............................................ - 15 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 1 .................................................................................................... - 28 MUESTREO PARA DETALLES DE SALDOS Y BALANCES ..................................................................................... - 29 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 2 .................................................................................................... - 39 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 3 .................................................................................................... - 40 II UNIDAD: AUDITORIA DE SISTEMAS COMPLEJOS DE PED.( para un eficiente manejo de la informacin) ..... - 41 GENERALIDADES.............................................................................................................................................. - 41 PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS. ................................................................................................... - 44 LOS CONTROLES DEL SISTEMA DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS ............................................. - 46 CLASIFICACION DE LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO DE DATOS ................................................................ - 49 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 4 .................................................................................................... - 53 AUDITORIA CON COMPUTADORA ................................................................................................................... - 54 UTILIZACION DE SOTWARE DE AUDITORIA GENERAL ...................................................................................... - 55 AUDITORIA CON MICROCOMPUTADORA ........................................................................................................ - 55 PREOCUPACIONES POR EL CONTROL DE CALIDAD .......................................................................................... - 56 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 5 .................................................................................................... - 57 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 6 .................................................................................................... - 59 III UNIDAD: AUDITORIA DEL CICLO DE PERSONAL Y NMINAS ....................................................................... - 60 Funciones en el ciclo, documentos y registros relacionados y controles internos del personal y nminas..... - 60 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 7 .................................................................................................... - 62 Toma de tiempo y preparacin de Nmina ..................................................................................................... - 62 Pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones. ....................................................................... - 63 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 7 .................................................................................................... - 64 IV UNIDAD: AUDITORA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS................................................................. - 67 Naturaleza del ciclo de adquisiciones y pago. ................................................................................................. - 68 Procesamiento de las rdenes de compra ...................................................................................................... - 68 Recepcin de mercancas y servicios ............................................................................................................... - 69 Reconocimiento dela responsabilidad ............................................................................................................ - 69 2. Pruebas de control y pruebas sustantivas de transaccin. ...................................................................... - 71 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 8 .................................................................................................... - 72 Verificacin de desembolsos de efectivo ........................................................................................................ - 74 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 9 .................................................................................................... - 75 3. Cuentas por pagar. .................................................................................................................................. - 75 Procedimientos de anlisis .............................................................................................................................. - 78 4. Auditoria de equipos de fabricacin. ....................................................................................................... - 80 Verificacin del gasto de depreciacin ............................................................................................................ - 81 5. Auditoria de gastos pagados por anticipado. .......................................................................................... - 81 Pruebas de Auditoria ....................................................................................................................................... - 82 ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 11 .................................................................................................. - 83 6. Auditoria de pasivos acumulados. ........................................................................................................... - 83 7. Auditoria de operaciones. ....................................................................................................................... - 84 Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 1 -
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel I UNIDAD: MUESTREO SALDOS
Objetivos Acadmicos: Distinguir entre las muestras de transacciones y las muestras de detalles de saldos de cuentas. Aplicar el muestreo de unidades monetarias. Tomar acciones apropiadas cuando se encuentran excepciones en la muestra. Emplear el muestreo por variables.
INTRODUCCIN
Uno de los campos donde ltimamente se ha buscado con ms inters la aplicacin de las tcnicas de muestreo estadstico, es en la auditoria profesional. En efecto, en este mbito de actividades se presentan frecuentemente situaciones cuyas condiciones indican una perfecta educacin para el empleo del muestreo estadstico como la masividad, o sea la existencia de numerosas partidas que deben sujetarse al examen; y al homogeneidad del universo, o sea el hecho de que las partidas tienen un comportamiento similar en algunas de sus caractersticas. Con el empleo de tcnicas de muestreo estadstico en el examen de estados financieros, el auditor normalmente lleva a cabo pruebas selectivas de transacciones financieras. Solo en casos extraordinarios deber examinar todas o sustancialmente todas las partidas que integran un grupo de operaciones. Generalmente se puede obtener informacin respecto a las caractersticas de un grupo de partidas estudiado una pequea muestra. Siempre que el auditor utiliza una tcnica de muestreo se enfrenta a tres problemas: cmo seleccionar las partidas, cmo determinar el tamao de la muestra, y cmo evaluar los resultados de la muestra. Al resolver estos interrogantes debe considerar la calidad de los controles internos en vigor, el tipo de auditoria que est siendo llevada a cabo, las condiciones descubiertas a medida que la auditoria avanza, la naturaleza de las transacciones que se examinan, el volumen de las mismas y la clase de personal responsable del registro de las operaciones. Sin embargo, por diferentes que sean entre si las aplicaciones, guardan entre ellas un elemento comn: la formulacin de una opinin sobre el universo o poblacin, con base en el examen de una muestra. Este elemento comn hace posible la sistematizacin del procedimiento y el establecimiento de principios generales, independientes de la utilizacin concreta a que se destine. El auditor puede lograr una muestra ya sea con base en el juicio personal o mediante tcnicas de muestreo estadstico. El muestreo sobre la base de juicio personal es la tcnica tradicional denominada muestreo no aleatorio; en este caso la seleccin y la amplitud de la misma se hacen sobre una base subjetiva, en ocasiones arbitraria. En el segundo caso la seleccin es aleatoria o al azar, con la cual los resultados obtenidos permiten una mayor confianza, al considerarlos como si hicieran referencia a todos los elementos que constituyen el universo o poblacin a investigar.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel PRUEBA SELECTIVA EN AUDITORIA
La prueba selectiva o muestreo es un procedimiento que sirve para derivar conclusiones sobre las caractersticas de un grupo numeroso de partidas, mediante el examen de un grupo parcial de ellas. El grupo de partidas cuyas caractersticas desean conocerse reciben en nombre de universo y el grupo de partidas que son examinadas se denomina muestra. El uso del muestreo, bajo el nombre especfico de prueba selectiva, ha sido general y antiguo en la prctica de la auditoria. En un principio, las labores profesionales de auditora eran en su mayor parte exmenes exhaustivos de las operaciones y registros de una empresa, tendientes a corregir y modificar los efectos de mtodos deficientes de contabilidad y control interno. Sin embargo, corriendo paralelamente con la evolucin de las empresas y con el avance de los mtodos de contabilidad y de control interno, los auditores fueron entendiendo lo imprctico y antieconmico que resultaba un examen exhaustivo de operaciones, registros y comprobantes y aprendieron a tomar como base su opinin profesional en exmenes parciales que fueron llamados pruebas selectivas. Varias fueron las causas que llevaron a este desenvolvimiento, pero probablemente las ms importantes son las siguientes: a). La mejora en los mtodos de contabilidad en particular y los sistemas de control interno en general, hizo que la prevencin y el descubrimiento de errores y fraudes quedaran encomendados a los propios sistemas internos de las empresas y no a una revisin realizada a posteriori por un auditor. De esta manera, el trabajo de ste fue enfatizando el juicio profesional sobre polticas y criterios generales relacionados con la comprobacin de la efectividad de los sistemas internos de la empresa y el descubrimiento especfico del fraude. b). La evolucin hacia la gran empresa, que se tradujo en una tendencia de las operaciones a hacerse, por un lado numerosas, y por otro semejantes entre s (rutinarias). Esto enfrenta al auditor con universos homogneos susceptibles de ser probados selectivamente.
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a) Objetivos. El auditor determinara los objetivos especficos de la auditoria as como los posibles procedimientos de auditora que sean necesarios para lograrlos. La consideracin de la naturaleza de la evidencia de auditora buscada y las condiciones de error as como otras caractersticas que posiblemente surgiran en relacin con la evidencia buscada, ayuda mucho al auditor en definir qu constituye un error o desviacin , y qu poblacin se debe utilizar para propsitos del muestreo. Con base a la compresin general de la entidad, el auditor determinar si la auditoria a realizar ser por componentes importantes de los estados financieros o por ciclos de transacciones, para posteriormente definir los objetivos generales y especficos de la auditoria. El auditor determina los objetivos especficos de la auditoria, y los posibles procedimientos de auditora que sea posible para lograrlos. Por ejemplo al fijar el objetivo general el auditor debe considerar algunos objetivos especficos, tale cmo: Emitir un informe que exprese una opinin sobre s el Estado de la Situacin Financiera, Estado de Prdidas y Ganancias, Estado de Flujo de caja, entre otros emitidos por la entidad XXX, presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, los derechos y obligaciones, los ingresos recibidos y los gastos incurridos, durante el perodo auditado, de conformidad a principios de contabilidad y Normas Internacionales de Informacin Financiera. Evaluar y obtener suficiente entendimiento del sistema del control interno de una entidad, evaluar el riesgo de control e identificar condiciones reportables, incluyendo debilidades materiales del control interno. Hacer pruebas para determinar s la entidad cumpli en todos los aspectos importantes con los trminos de contratos, leyes y regulaciones aplicables a la entidad. Determinar si la gerencia ha tomado acciones correctivas adecuadas sobre las recomendaciones de informes de auditoras anteriores. b) El universo y las unidades de observacin. Para alcanzar los objetivos es necesario identificar de manera clara y precisa la poblacin o universo de las partidas que se analizarn, as cmo definir la forma de caracterizar las desviaciones y definir la materialidad. Por ejemplo, dado que el objetivo es formar una opinin sobre la integridad de las transacciones de compras, la poblacin apropiada podra ser todas las facturas aprobadas que hayan sido registradas durante cierto periodo de tiempo. El auditor tomar en cuenta la materialidad como el lmite mximo de error que est dispuesto a aceptar para emitir un dictamen sin salvedades. En la determinacin de la materialidad los auditores utilizarn su juicio profesional a efecto de emitir un dictamen que permita a los usuarios confiar en los estados financieros para la toma de decisiones. Esto significa que al determinar la materialidad, el auditor deber tener presente quienes son los usuarios primarios y secundarios de los estados financieros, que uso darn probablemente a dichos estados financieros y el grado de precisin que deber tener su informacin para que los usuarios fundamenten sus decisiones en ellos. Para identificar adecuadamente el universo es necesario aplicar tres criterios: integridad, pertinencia y, estratificacin. Estos criterios permiten asegurar al auditor que el universo se haya definido correctamente.
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d) Tipo de universo. Para calcular el tamao de muestra es necesario identificar el tipo de universo. La estadstica considera dos tipos de universo, infinito o finito, ambos tipos de poblacin o universo considerados afectan el clculo del tamao de muestra. Poblacin infinita. La poblacin o universo es infinito cundo su tamao es muy grande y por lo mismo no se conoce su nmero total de elementos. Por ejemplo cuando la poblacin se define como el nmero de personas que asisten en una semana determinada al Parque Central, ste nmero es muy grande y desconocido, para fines de muestreo la poblacin se considera infinita. Cuando se conoce el nmero total de elementos de la poblacin, tambin esta puede ser infinita, en ste caso la poblacin se considera infinita, cundo el tamao de la muestra obtenida es muy pequea con relacin al tamao del universo. Por ejemplo, cundo se extrae una muestra de 50 archivos de una poblacin de 10,000, para fines estadsticos se considera infinita. La estadstica considera, cuando el tamao del universo es conocido, que la poblacin es infinita cuando el tamao de la muestra es menor al 5% del total de la poblacin. Es decir cuando el valor de la muestra calculada cumple con la siguiente condicin: n (0.05 x N), es decir, cundo: n/N 0.05 Poblacin finita. El universo o poblacin se considera finita, cuando sta es contable, se conoce el nmero total de los elementos que la componen, y el tamao de la muestra no es muy pequeo, relacionada con el tamao del universo. Por ejemplo, cundo de un archivo con 700 expedientes, se extrae una muestra de 200. De manera semejante al caso de la poblacin infinita, la poblacin se considera finita cuando se verifica la siguiente condicin. n/N > 0.05 Por ejemplo, para una muestra de 150 expedientes extrados de un archivo que contiene 2000. La poblacin se considera finita, ya que cumple con la condicin anterior. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 11 -
N*, representa el tamao de la muestra con poblacin infinita. Para el ejemplo anterior, en el que se dispone de una muestra de 150 expediente extrados de un universo de 2000, la poblacin es finita, como ya se concluy. Por lo tanto el tamao de muestra calculado con el supuesto de poblacin infinita, deber ser corregido mediante el factor de ajuste. Para obtener un tamao de muestra con valor de 140 expedientes, como se muestra en el clculo siguiente.
5. Seleccin de las observaciones. Despus de calcular el tamao de la muestra es necesario definir la forma de seleccionar las partidas que se debern auditar, estas se eligen al azar, es decir mediante mtodos que garanticen que cualquier elemento de la poblacin tenga la misma probabilidad de ser elegido en la muestra. a) Nmeros aleatorios. La forma de seleccionar las unidades del universo para formar la muestra es mediante el empleo de nmeros aleatorios. Los nmeros aleatorios son aquellos que cumplen con la condicin de que son obtenidos al azar, es decir no guardan ninguna relacin ni secuencia con los nmeros anteriores, dependen de un suceso fortuito y por lo tanto son obtenidos espontneamente, son al azar, as como sale un determinado nmero pudo haber salido otro. Por medio de stos se seleccionan las partidas del universo o unidades de la muestra, dando la misma oportunidad a todas las partidas que la constituyen. Para obtener los nmeros aleatorios que sealen que elementos seleccionar en la muestra, se utilizan tablas de nmeros aleatorios elaboradas mediante procesos matemticos, stas existen en la mayora de los libros de estadstica, o bien se pueden generar de manera ms prctica mediante una funcin matemtica que se encuentra integrada en casi todas la calculadoras y computadoras. sta funcin permite generar series de nmeros aleatorios mediante la instruccin Random . La funcin generadora de nmeros aleatorios tiene la propiedad de que un vez que se inicia una secuencia para la obtencin de los nmeros, no se puede interrumpir. Los nmeros se pueden repetir, en cuyo caso se omiten y se toma el inmediato siguiente.
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Existen cinco mtodos ms empleados para recolectar las observaciones. Simple aleatorio Sistemtico Por celdas Por juicio Bloques. b) Simple aleatorio. Este mtodo es el que cumple con la condicin de que cualquier elemento de la poblacin o universo tenga la misma probabilidad de ser seleccionado en la muestra. Para utilizarlo es necesario obtener primeramente el marco muestral, que est formado por todas las partidas que componen el universo identificadas mediante un nmero progresivo. Para seleccionar la muestra se generan nmeros aleatorios entre los valores definidos por el marco muestral. Se seleccionan una serie de n nmeros aleatorios, utilizando una tabla de nmeros aleatorios o bien mediante un software de computadora. Las partidas cuyo nmero coincide con alguno de los n nmeros aleatorios seleccionados, son los que se deben incluir en la muestra. Ejemplo. Un auditor desea tomar una muestra de los Estados Financieros de 120 clientes de una cierta Sucursal del pas. Una muestra 15 Clientes es suficiente. Con el objeto de revisar sus Estados Financieros y verificar si se encuentran dentro de los principios de contabilidad y NIIF que regulan el quehacer contable. Lo primero es obtener una lista de los 120 clientes identificados mediante un nmero del 1 al n 120, despus se deben generar 15 nmeros aleatorios entre 1 y 120, stos indican el cliente que se deber incluir en la muestra. S se utiliza una calculadora personal se activa la funcin Random (RND), los nmeros obtenidos de sta forma se multiplican por 100 para obtener los 15 nmeros buscados, la calculadora genera nmeros entre cero y uno, muestra los nmeros aleatorios como cifras decimales sin ningn entero. De sta forma se garantiza que cualquier elemento de la poblacin tenga la misma probabilidad de ser elegido en la muestra. c) Seleccin sistemtica. Este tipo de muestreo el auditor calcula un intervalo y despus selecciona metdicamente las partidas para la muestra con base en el tamao de intervalo calculado Es una tcnica en la que el primer elemento de la muestra Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 13 -
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0.00 0.25 0.50 0.75 1.00 1.25 1.50 1.75 2.00 2.25 2.50 2.75 3.00 3.25 3.50 3.75 4.00 4.50 5.00 5.50 6.00 7.00 7.50 8.00 8.50
10% de Riesgo de Sobre Confianza 4 5 6 7 57 45 38 32 96 77 64 55 96 77 64 55 96 77 64 55 96 77 64 55 132 77 64 55 132 105 64 55 166 105 88 55 198 132 88 75 * 132 88 75 * 158 110 75 * 209 132 94 * * 132 94 * * 153 113 * * 194 113 * * * 131 * * * 149 * * * 218 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * *
8 28 48 48 48 48 48 48 48 48 65 65 65 65 82 82 98 98 130 160 * * * * * *
15 15 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 25 34 34 34 45 52 52 60 68
20 11 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 18 25 25 25 25 32
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El tamao de la muestra puede sufrir algunas modificaciones de acuerdo con algunos criterios del auditor, tales como: Cundo el control interno de una dependencia es pobre y se necesita un tamao de muestra mayor. Mientras ms importante es el rea que se est auditando se necesitar ms evidencia. A veces es necesario calcular un tamao de muestra ligeramente mayor para compensar unidades que no estn disponibles o no se puedan localizar. Para el clculo del tamao de la muestra para pruebas de auditora sobre Unidades Monetarias en Pruebas sustantivas se utiliza un procedimiento matemtico un poco ms complejo, como se ver ms adelante. 5. Seleccin de las observaciones A continuacin se elige el procedimiento para seleccionar las observaciones de la poblacin. Los mtodos ms comnmente empleados son: el muestreo simple aleatorio y el sistemtico. Cuando as lo requiere el caso se puede emplear el muestreo estratificado. Cualquier entre ellos puede ser utilizado para la seleccin y recoleccin de las unidades de la muestra. Si se utiliza la tcnica al azar el auditor debe asegurarse de que no existe ningn sesgo. En todo momento el criterio consiste en demostrar que la muestra es representativa del universo, por qu cualquier elemento del universo pudo ser elegido en la muestra. 6. Recoleccin de la evidencia Despus aplicar el mtodo de seleccin se recolecta y examinan las unidades de la muestra para determinar su naturaleza y la frecuencia de desviaciones que se encontraron para cada uno de los controles establecidos. 7. Evaluacin de resultados y dictamen. Una vez llevada a cabo la prueba de cumplimiento para detectar desviaciones, los resultados de la prueba deben ser evaluados para llegar a una conclusin sobre la eficacia de los procedimientos de control. El proceso de Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 21 -
Nmeros Reales de Excepciones que se Encontraron 0 1 17.6 14.9 12.9 11.3 10.1 9.1 8.3 7.7 7.1 6.6 6.2 5.8 5.2 4.7 3.7 3.1 2.3 2 * 19.5 16.9 14.9 13.3 12.1 11.0 10.1 9.4 8.7 8.2 7.7 6.8 6.2 4.9 4.1 3.1 3 * * * 18.3 16.3 14.8 13.5 12.4 11.5 10.7 10.0 9.4 8.4 7.6 6.1 5.1 3.8 4 * * * * 19.2 17.4 15.9 14.6 13.5 12.6 11.8 11.1 9.9 8.9 7.2 6.0 4.5 5 * * * * * 19.9 18.1 16.7 15.5 14.4 13.5 12.7 11.3 10.2 8.2 6.9 5.2 6 * * * * * * * 18.8 17.4 16.2 15.2 14.3 12.7 11.5 9.3 7.7 5.8 7 * * * * * * * * 19.3 18.0 16.9 15.8 14.1 12.7 10.3 8.6 6.5 8 * * * * * * * * * 19.7 18.4 17.3 15.5 14.0 11.3 9.4 7.1 9 * * * * * * * * * * 20.0 18.8 16.8 15.2 12.2 10.2 7.7 10 * * * * * * * * * * * * 18.1 16.4 13.2 11.0 8.3 11.3 9.5 8.2 7.2 6.4 5.8 5.3 4.9 4.5 4.2 3.9 3.7 3.3 3.0 2.4 2.0 1.5
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La interpolacin se efecta haciendo dividiendo la distancia que separa el tamao de muestra inferior del valor real, dividido entre la distancia que separa los lmites inferiores y superiores del tamao de muestra que se obtuvieron en la tabla. Este cociente se iguala al cociente que resulta de dividir la distancia que existe para los lmites de tolerancia de la poblacin. Como se muestra a continuacin.
Por ejemplo. Para un tamao de muestra de 62, para un riesgo de error de 5% y 3 desviaciones encontradas en la muestra. Se tiene: Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 23 -
Se calcula una tasa de desviaciones para cada atributo, dividiendo el nmero real de desviaciones encontrado sobre el tamao de muestra utilizado. Se compara la tolerancia de error fijada en la planeacin, con el lmite superior de desviaciones del universo encontrado en la tabla. S el lmite superior de desviaciones del universo encontrado mediante el proceso de inferencia estadstico que muestra la tabla, es superior a la tolerancia de error, se rechaza el control y se concluye que existen fallas en dicho control. S el porcentaje de desviaciones que muestra la tabla es menor o igual a la tolerancia de error, se acepta el control. Por considerarse que el inters de conocer el porcentaje de desviaciones del universo siempre que conocer el mayor valor de desviaciones encontradas, siempre se considera este valor, no el menor. Supngase que en el ejemplo anterior, el auditor encontr 2 boletas con error en la muestra de 200 (198). Utilizando la misma tabla, se calcula el ET de la siguiente manera. El nmero de errores encontrado es 2. Como se muestra grficamente a continuacin. Busque el cruce entre la columna encabezada por el nmero de errores encontrados, y el tamao de la muestra. Se encuentra en el cruce que este valor es 2.6%. El auditor as puede decir que: Tiene una confianza de 90% que la taza de error actual en la poblacin no excede el 2.6%; o hay un riesgo estadstico de que la taza de error actual en la poblacin es ms de 2.6%; y en todo caso, como el 2.6% es menos que el ET del auditor de 4%, en tener confianza en el sistema que asegura que se logren los criterios de la elegibilidad, es merecido. Se nota que se utiliza el muestreo de atributos no solo en la etapa de planificacin del tamao de la muestra, sino tambin en la etapa de evaluacin. de los resultados del muestreo, durante el proceso de la aplicacin de las pruebas de cumplimiento (de los controles internos. Ejemplo de aplicacin mediante un caso. El grupo de auditores X desea aplicar una auditora a uno de sus clientes ms apreciados, la empresa Y. Aplicando un muestreo de atributos para pruebas de control, relacionado con los egresos por concepto de pagos a proveedores realizado por la empresa el ltimo semestre. La evidencia obtenida deber utilizarse para evaluar la correcta erogacin de los desembolsos realizados y la aplicacin de los procedimientos contables respaldados por la documentacin correspondiente. Objetivo de la auditora. El objetivo de la auditora es detectar cualquier desviacin en las erogaciones al pago de proveedores. Verificar que los egresos se encuentran debidamente amparados por la documentacin autorizada y registrados de acuerdo con las normas. Universo y unidades de observacin. El universo est compuesto por nmero total de facturas pagadas a proveedores durante el periodo de tiempo correspondiente, los nmeros de factura comprendidos entre la nmero 5,000 y 10,500. Cada factura con su documentacin respectiva representa la unidad de la muestra.
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Las facturas que se seleccionan se obtienen agregando est longitud a cada uno de los nmeros anteriores, a partir del primero que se obtuvo de manera aleatoria. Facturas seleccionadas: 3,567 - 3,595 3623 3651 3679 ------------3415 - 3443 - 3471. Como se observa las ultimas observaciones se encuentran muy cerca del nmero de factura inicial, es decir el mtodo recorre toda la imagen de observaciones hasta termina cerca del nmero de factura 3567 para nmeros menores que l. Cuando se sobrepasa el lmite superior que comprende el intervalo en donde se encuentra el universo, ya aun es necesario extraer ms observaciones, se contina desde el principio, sin interrumpir la secuencia. Recoleccin de la evidencia. El nmero de desviaciones que se encontraron para cada atributo, despus de aplicar el trabajo de auditora, se muestra en la siguiente tabla.
Evaluacin de resultados y dictamen. La tabla No 2 muestra los limites de confiabilidad para intervalos del universo en donde se encuentra el valor real de las desviaciones, Se encuentran dados dos tipos de riesgo de error, 5% y 10%, para diferentes tamaos de muestra y para el nmero de desviaciones encontrado en la muestra. Por ejemplo para el primer atributo el tamao de muestra adyacente al valor real, est entre un tamao de muestra de 200 y 160. La formula de interpolacin lineal muestra el siguiente resultado.
El lmite superior real de desviaciones estimado para la poblacin empleando una confiabilidad del 90%, est dado por el valor de 3.42%. Este valor se compara con la tolerancia de error, como se expresa grficamente a continuacin.
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Puesto que el nmero de desviaciones del universo supera la materialidad fijada para el control, se acepta que el elemento se encuentra fuera de control. Los atributos restantes se analizan de la misma manera, resultando la siguiente tabla de resultados. Conclusin. El riesgo de control planeado no es respaldado para los atributos 1,2 4, y 5, excepto para la copia de emisin del cheque utilizado para cubrir el pago. Las desviaciones encontradas representan una condicin reportable que debe comunicarse a la administracin y al comit de auditora. Ejemplo. Para calcular el tamao de muestra en una auditora cuyo objetivo es encontrar irregularidades en la integracin de la documentacin de las contrataciones del personal del rea de produccin. La unidad de muestreo o partida es cada expediente, existe un total de 2000 nuevas contrataciones realizadas en el ao. Se fijo una confiabilidad del 95% para tolerancia de error del 4%. S la tasa de desviaciones esperadas del universo es del 2% Cul es el tamao de muestra?. El tamao de muestra resultante es demasiado grande para estas condiciones, ya que resulta un tamao de muestra del 20% del total de la poblacin es decir 400 expedientes. Ambos tipos de muestreo estadstico y no estadstico pueden ser utilizados al hacer una auditora para pruebas de control, la diferencia entre ambos es que mientras el segundo es ms fcil de calcular su tamao de muestra, pues se limita a tomar un porcentaje de observaciones del universo, no permite establecer una conclusin valida y confiable sobre el comportamiento del universo, sus conclusiones se limitan al anlisis de la muestra y a suponer que algo semejante este pasando con la poblacin. Frecuentemente se obtiene un tamao de muestra demasiado grande para los objetivos de la auditora, con unl desperdicio de recursos inevitable. El muestreo estadstico requiere para su uso de mayor entrenamiento y capacitacin por parte del auditor, se necesita un trabajo de planeacin ms preciso, y siempre es necesario fijar un riesgo de error y una tolerancia. Su aplicacin permite calcular un tamao de muestra suficiente para cumplir con los objetivos de la auditoria, ahorra una gran cantidad de recursos al hacer un uso ms eficiente del trabajo del auditor, el anlisis de la muestra permite establecer una conclusin que se extiende sobre el universo, basado en una confiabilidad y tolerancia. Trae consigo un mejor uso de los recursos disponibles, permite elaborar dictmenes ms profesionales mediante ficha tcnicas completas, que ofrecen mayor transparencia y claridad sobre los
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Calcule el tamao de muestra para cada caracterstica o atributo de la prueba de control. 4. Para el problema anterior, s la cantidad de desviaciones encontradas para atributo, con el tamao de muestra calculado fue como se muestra en la siguiente tabla. Obtenga el lmite superior de confiabilidad para el universo, qu se puede concluir con respecto al dictamen?
5. Se practic una auditora a una dependencia con el objeto de determinar si toda la documentacin que indica la normatividad estaba presente en cada una de las partidas. S se acepta un riesgo de error del 10% y una tolerancia de error del 4% determine el nmero de partidas que sern necesario auditar si se sabe que de experiencias anteriores el porcentaje de cuentas que se han encontrado en el universo es del 1%. Suponga que el nmero de partidas que se detectaron con desviaciones significativas fueron 2. Cul sera la conclusin del dictamen?
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El factor de confiabilidad para la distribucin de probabilidad de Poisson depende del riesgo de error considerado para cero errores de sobreestimacin, riesgo de aceptacin incorrecta, y se encuentra tabulado en tablas para diferentes valores de riesgo de error. Como se muestra a continuacin. Factores de confiabilidad para cero errores de sobreestimacin. (FC)
En este caso la precisin se obtiene restando a la tolerancia de error el monto de las desviaciones esperadas del universo, previamente multiplicadas por un factor de expansin de las desviaciones al universo. Los factores para proyectar el monto de las desviaciones al universo estn dadas por: Factores de expansin para errores esperados (FE)
Al igual que en el muestreo por atributos es necesario fijar el error de aceptacin incorrecta para determinar el tamao de la muestra, la experiencia y criterio profesional debern utilizarse para fijar este valor, el riesgo ms utilizado es de; 5% o 10%. El error tolerable que se est dispuesto aceptar o precisin, de igual manera es la cantidad significativa mxima que se est dispuesto aceptar y aun as concluir que no existe una desviacin significativa que permita establecer un diagnostico negativo. Es necesario estimar con base en la experiencia o en el resultado de auditoras anteriores el estado que tiene el universo, este valor puede estar en porcentajes y deber pasarse a unidades monetarias. La frmula para calcular el tamao de la muestra para el mtodo proporcional al tamao del universo est dada por:
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Para aplicar esta frmula se deben considerarse los siguientes siete elementos. V = Valor total en libros del universo auditado. R E= Riesgo de error (%) FC = Factor de confiabilidad para el riesgo de error especificado. TE = Error tolerable de las desviaciones (precisin) expresado en unidades monetarias, se puede tener ste expresado como porcentaje, en cuyo caso es necesario hacer la conversin a unidades monetarias. EU = Error esperado de desviacin del universo expresado en unidades monetarias FE = Factor de expansin del error de las desviaciones esperadas del universo Por ejemplo. Para la dependencia XXX el valor en libros del universo es de $600,000, para 5000 partidas El riesgo de error se fija en 5%. El factor de confiabilidad se busca en tablas para un riesgo de 5%; es igual a 3.0 El error tolerable se fija en 5%. El error tolerable en unidades monetarias es de: 0.05 x $ 600, 000 = $ 30 000. El error previsible de desviaciones del universo, con base en la experiencia previa, se fija en $ 6 000. El factor de error previsible se busca en tablas para un riesgo de error del 5%, confiabilidad del 95%. Este valor es de 1.6 El nmero de partidas que hay que auditar para cumplir con las condiciones anteriores es:
Ejemplo. Se desea practicar una auditora a los estados financieros del 2011 de una Empresa Manufacturera en Esteli, con el objeto de verificar la correcta aplicacin contable de los recursos empleados, en su caso detectar cualquier omisin o faltante. Se analiza la cuenta de inversiones que representa un monto total de $7,000,000, est a su vez compuesta de 5000 sub cuentas. Para calcular el nmero de partidas que debern ser auditadas se fija una confiabilidad del 99%, es decir se considera un riesgo de error del 1%. El trabajo practicado en este tipo de cuentas permite suponer que la mxima omisin o desviacin que se pueda encontrar en el universo no sobrepasa el 1%. La materialidad se fija para una tolerancia de error del 0.3%. El tamao de muestra se calcula de la siguiente manera:
n/N>5 Se obtiene un tamao de muestra para poblacin finita de 896 partidas. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 33 -
Para aplicar este intervalo para todas las unidades de la poblacin es necesario recorrer toda la imagen del universo de manera sistemtica. El principio fundamenta es que las cuentas de mayor monto sean seleccionadas con mayor frecuencia, para este propsito es necesario ordenar todas la cuentas de manera progresiva del menor monto al mayor, y posteriormente obtener un monto acumulado para las cuentas ordenadas de manera ascendente. Este procedimiento garantizar que al aplicar el muestreo sistemtico, en las cuentas seleccionadas parecern con mayor frecuencia las de de mayor monto. A continuacin se muestra la aplicacin del procedimiento para un universo de $ 48,818. compuesto por 38 cuentas.
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Con base en el procedimiento anterior se procede aplicar el muestreo sistemtico sobre las cuentas acumuladas. Para este propsito se elige al azar una cuenta dentro de las cinco primeras. La cuenta con el monto que est dentro del intervalo ser seleccionada, como se muestra a continuacin.
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Como se observa al aplicar el procedimiento las cuentas de mayor montos son extradas con mayor frecuencia sin descuidar las montos menores, y el procedimiento de seleccin es aleatorio, pues la primera observacin seleccionada dentro de las cinco primeras, lo es. 6. Ejecucin del trabajo de auditora. En la ejecucin del trabajo de auditoria se pone en prctica la revisin y anlisis de las cuentas. En esta fase del procedimiento se audita cada una de las cuentas seleccionadas y se analiza su registro del valor en libros as como el valor observado en el trabajo. En esta fase del proceso el auditor aplica los procedimientos propios de la auditora para analizar el valor registrado en libros, de cada una de las partidas que componen las muestra y, el valor que ampara la documentacin y la acreditacin. Cuando ocurren diferencias se anotan los faltantes para proyectarlos despus., mediante un proceso de inferencia estadstica, hacia todo el universo. Por ejemplo, en la confirmacin de las cuentas cobradas por una dependencia el auditor debe auditar una muestra de ellas para determinar cualquier peso faltante en cada cuenta. S el auditor encontr tres cuentas con desviaciones monetarias, registra el faltante para evaluar posteriormente los resultados, como se muestra a continuacin.
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7. Evaluacin de resultados y extrapolacin al universo. De manera semejante al muestreo para pruebas de control, el procedimiento estadstico para detalle de saldos consiste en analizar la muestra para extender sus resultados hacia la poblacin mediante un proceso de inferencia. El anlisis de la muestra consiste en analizar los faltantes monetarios existentes a partir de la recoleccin sistemtica, mediante la cul se obtuvieron las cuentas que fueron auditadas. El procedimiento sistemtico de recoleccin por s mismo introduce una desviacin, debido a que la unidad monetaria de un peso es la que se utiliza para detectar cualquier desviacin, se extraen unidades monetarias cada longitud de intervalo, lo que existe dentro del intervalo es de suyo un error. Por ejemplo, en un universo de cuentas cuyo valor es de $200,000 se extrae un muestra de tamao 200, la longitud del intervalo calculado para aplicar la recoleccin sistemtica es de 1000, automticamente se ha introducido un desviacin de $1000 debido a que la unidad de muestreo es un peso. La muestra se analiza identificando las cuentas que presentan alguna irregularidad, anotando la subestimacin o sobre estimacin de la desviacin encontrada al obtener la diferencia entre el valor en libros y el valor auditado. El universo del cual se extrajo la cuenta se obtuvo recorriendo toda la imagen del universo por intervalos definidos por la longitud del intervalo calculado, de tal forma que cuando se detecta una irregularidad se pueden presentar dos casos: cuando el valor total de la cuenta en libros es mayor o menor al monto del intervalo. S el valor de la cuenta es mayor o igual al valor del intervalo se declara una desviacin monetaria igual a la desviacin encontrada. S el valor del faltante o sobrante es menor al valor del intervalo se obtiene un nmero llamado, porcentaje viciado, el cul se le aplica al valor del intervalo para obtener la desviacin real. El porcentaje viciado se obtiene restando al valor en libros el valor auditado dividiendo el resultado entre el valor en libros. La operacin aritmtica que se debe realizar para obtener el monto de la desviacin para cada cuenta con irregularidades con monto menor al valor del intervalo, se ilustra a continuacin utilizando la informacin del ejemplo anterior.
Desviacin total para un intervalo de $ 90,000 Valor Desviacin Porcentaje auditado viciado $ 43, 453 $ 45,440 51.1% 90,900 9,334 9.3% 64,000 ( 8,000) (14.3%)
Valor total de la desviacin encontrada es; $ 42,445 Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 37 -
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40,425,000.00 845,000.00
Despus de practicado el trabajo de auditora se encontraron las siguientes diferencias en diez de las cuentas revisadas.
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Considerando el riesgo de error fijado de antemano y fijando un riesgo de aceptacin incorrecta del 10%. Debera la auditoria rechazar las cuentas y concluir que hay un faltante no explicado, por la contabilidad.
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INTRODUCCION
De todos es sabido que en la actualidad, es necesario recurrir a la tecnologa para desarrollar las actividades cotidianas, por lo que es indispensable adquirir los conocimientos bsicos que nos permitan el fcil manejo de equipos computacionales y otro tipo de maquinaria. Al hablar de procesadores electrnicos, nos referimos a mquinas capaces de recibir informacin, procesarla y emitir resultados. Pero para ello, se debe combinar cierta cantidad de accesorios, que dirigidos por un sistema operativo o cerebro electrnico comn, funcionan y desarrollan las actividades que el usuario desea realizar. El PED se refiere al proceso electrnico de datos, que forman parte de la organizacin de una empresa y que solamente proporcionan servicio a otras divisiones, reas o departamentos de la misma empresa. El procesamiento electrnico de datos ha producido un impacto muy significativo en el procesamiento de datos. Muchos de los atributos de un sistema PED afectan al auditor y al trabajo que este desempea. El cambio en los rastreos de auditoria, la velocidad y exactitud de la computadora, as como sus capacidades de revisin, exigen al auditor examinar los procedimientos tradicionales y efectivos para los sistemas electrnicos. La concentracin del procesamiento en sistemas PED y la complejidad de dichos sistemas requieren que el auditor se familiarice con la planeacin, la programacin y la documentacin necesaria de las actividades de PED. La comprensin cabal del procesamiento electrnico de datos y de los tipos de control factibles en los sistemas electrnicos, es de gran importancia para la evaluacin que el auditor pueda hacer de los controles internos, as como para utilizar las computadoras en la auditoria.
GENERALIDADES
Historia del procesamiento de datos Desde pocas muy remotas el hombre procesa datos. Es muy probable que el hombre primitivo empleara los dedos de las manos para efectuar operaciones muy sencillas y almacenar toda la informacin posible en su memoria, por lo que fue necesario auxiliarse de todos los medios que permitieran resolver operaciones un poco ms complicadas, tal es el caso del baco que, de hecho, fue uno de los primeros inventos (herramientas para el proceso de la informacin). En su forma ms sencilla, el baco consiste en una tabla con una serie de ranuras, en donde son colocadas tantas fichas (indicadores) como unidades, decenas o centenas haya que representar. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 41 -
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El rastreo de auditoria es esencial al auditor para rastrear la corriente sistemtica de datos dentro de una compaa. Las empresas tambin usan los rastreos de auditoria en respuesta a preguntas y solicitudes de fuentes, tales como los clientes, los empleados, los vendedores y las dependencias de gobierno. Otra innovacin en los rastreos de auditoria producido con el advenimiento del sistema PED, es la eliminacin de ciertos registros histricos. La velocidad de la computadora permite al auditor procesar o reprocesar actividades completas en menos tiempo. As mismo ha demostrado ser mucho ms exacta que las personas y que los dispositivos mecnicos anteriores para efectuar clculos y para registrar y recorrer los datos. La computadora, cuando se programa debidamente, puede desempear funciones de revisin similares a las realizadas por personas. La computadora puede tomar decisiones lgicas que pueden ayudar enormemente al auditor. En un sistema PED en el cual los registros de inventario se conserven en cinta magntica o en discos magnticos, una pregunta redactada en forma adecuada puede informar, en un plazo relativamente breve, la cantidad de inventario que no a sido usada durante un periodo especifico de tiempo. El procesamiento electrnico de datos permite concentrar numerosas etapas del procesamiento en un solo departamento, eliminando as el tradicional control interno logrado mediante la separacin de funciones en el proceso de registro. En algunos aspectos, la complejidad de un sistema PED ayuda al auditor. Un sistema electrnico exige anunciar los procedimientos en forma excepcionalmente detallada, precisa y completa. Como parte de la documentacin de los sistemas, es muy posible que el auditor encuentre diagramas de recorrido de sistemas, diagramas de recorrido de programa, relaciones de programa, y descripciones narrativas. Los diagramas de recorrido son un medio de presentar la informacin y las operaciones de tal manera que resulten fciles de visualizar y seguir.
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Controles de los datos fuente. Las finalidades perseguidas por los controles de los datos fuente son: - Determinar que todas las transacciones se hayan registrado correctamente en su punto de origen o fuente. - Determinar que todas las transacciones se trasmitan del punto de registro al de procesamiento. Registro correcto: En los sistemas PED en que el documento fuente se elimina o esta en tal forma que no permite la revisin humana, existen dos soluciones bsicas para garantizar su registro correcto. La primera es retroceder Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 47 -
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Diseo de sistemas. La complejidad de los sistemas electrnicos requieren programaciones y diseos de sistemas detallados. Estos detalles deben estar debidamente documentados, a fin de evaluar y modificar el sistema. Programacin La programacin de la computadora es la preparacin de los diagramas de recorrido, relaciones de programa e instrucciones para el manejo de la computadora. Durante la planeacin e instalacin de un sistema o aplicacin de PED, es conveniente documentar todos los aspectos del desarrollo de programas lo ms explcitamente posible.
Operaciones de la computadora. Uno de los ms importantes controles sobre las operaciones de la computadora es el riesgo que se mantiene para marcar el tiempo de anlisis. Este registro de utilizacin consigna las operaciones de la computadora, el uso del equipo y el tiempo consumido en procesar un trabajo. Tal registro debe ser analizado y revisado por personal de operacin responsable, para determinar el tiempo que se requiere para procesar cada uno de los trabajos y las razones de todas las demoras.
b.) Random: Se accesan en primera instancia la tabla de ndices de manera de recuperar la direccin de inicio de bloque en donde se encuentra el registro buscado. Se permite para archivos con Organizacin Sec.Indexada. c.) Dinmico: Se accesan en primera instancia la tabla de ndices de manera de recuperar la direccin de inicio de bloque en donde se encuentra el registro buscado. Se permite para archivos con Organizacin Sec.Indexada. d.) Directo: Es aquel que utiliza la funcin de Hashing para recuperar los registros. Slo se permite para archivos con Organizacin Relativa. Es importante mencionar que segn la historia del procesamiento de datos, existen algunos programas diseados para el procesamiento de datos, dentro de los cuales podemos mencionar: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. UNIX LINUX Macintosh OS MS-DOS OS/2 Windows 95 Windows NT NetWare. Pgina - 50 -
Linux es un Unix libre, es decir, un sistema operativo, como el Windows o el MS-DOS (sin embargo, a diferencia de estos y otros sistemas operativos propietarios, ha sido desarrollado por miles de usuarios de computadores a travs del mundo, y la desventaja de estos es que lo que te dan es lo que tu obtienes, dicho de otra forma no existe posibilidad de realizar modificaciones ni de saber como se realiz dicho sistema. Macintosh OS: El sistema operativo constituye la interfaz entre las aplicaciones y el hardware del Macintosh. El administrador de memoria obtiene y libera memoria en forma automtica para las aplicaciones y el sistema operativo. Esta memoria se encuentra normalmente en un rea llamada cmulo. El cdigo de procedimientos de una aplicacin tambin ocupa espacio en el cmulo. MS-DOS Como otros sistemas operativos, el MS-DOS supervisa las operaciones de entrada y salida del disco y controla el adaptador de vdeo, el teclado y muchas funciones internas relacionadas con la ejecucin de programas y el mantenimiento de archivos. El MS-DOS es un sistema operativo monotarea y monousuario con una interfaz de lnea de comandos. El significado de estas letras es el de Microsoft Disk Operating System. Microsoft es el nombre de la compaa que diseo este sistema operativo, e IBM la compaa que lo hizo estndar al adoptarlo en sus microordenadores. Este sistema operativo emplea discos flexibles con una organizacin determinada. Los discos se pueden grabar por una o por dos caras y la informacin se organiza en 40 pistas de 8 9 sectores de un tamao de 512 caracteres, reservndose el sistema para la propia informacin del disco, que puede ser disco removible o disco duro, teniendo en el segundo ms capacidad pero similar estructura. OS/2 En informtica, sistema operativo multitarea para ordenadores o computadoras personales con microprocesadores de la gama x86 de Intel. El OS/2 puede ejecutar aplicaciones para Windows y MS-DOS y leer discos de MS-DOS. El OS/2 fue desarrollado originalmente como un proyecto conjunto de Microsoft e IBM. Desarrollado inicialmente por Microsoft Corporation e International Business Machines (IBM), despus de que Intel introdujera al mercado su procesador 80286. Pero la sociedad no duro mucho ya que IBM vea a Windows como una amenaza para el SO/2.
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Windows 98 En junio de 1998 Microsoft lanz Windows 98, que inclua funciones integradas para acceso a Internet.
Windows XP En 2001 Microsoft public Windows XP, el primer sistema operativo para PC desarrollado por la compaa que no estaba basado en MS-DOS. Windows Vista. En noviembre de 2006 estuvo disponible para las empresas, y a finales de enero de 2007, para el resto de los usuarios. El nuevo sistema presenta importantes mejoras en los grficos y en la capacidad de bsqueda, as como en la proteccin contra virus informticos.
Netware: En informtica, familia de productos de sistemas operativos para redes de rea local producidos por Novell, Inc. Diseada para funcionar en PCs de IBM y en Apple Macintosh, Novell NetWare permite a los usuarios compartir archivos y recursos del sistema, como los discos duros y las impresoras. ACCES Microsoft Access es un programa Sistema de gestin de base de datos relacional creado y modificado por Microsoft para uso personal de pequeas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office aunque no se incluye en el paquete "bsico". Una posibilidad adicional es la de crear ficheros con bases de datos que pueden ser consultados por otros programas. Dentro de un sistema de informacin entrara dentro de la categoria de Gestion y no en la de Ofimtica como algunos creen.
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EXCEL Microsoft Office Excel, mejor conocido slo como Microsoft Excel, es una aplicacin para manejar hojas de clculos. Este programa fue y sigue siendo desarrollado y distribuido por Microsoft, y es utilizado normalmente en tareas financieras y contables. La importancia de Excel radica simplemente en poder utilizar filas y columnas para almacenar informacin creando una base de datos, elaborar hojas de trabajo y libros contables electrnicos, entre otras actividades que impliquen la utilizacin de tablas. Todo esto con la facilidad de la tecnologa y la informtica, permitiendo semiautomatizar casi la totalidad de las operaciones y ahorrarse buena parte del tiempo que utilicemos para desarrollar completas y avanzadas hojas de clculo. Microsoft Excel posee varias alternativas abiertas, las cuales estn disponibles para mltiples sistemas operativos y distribuciones, a diferencia de Excel, el cual solo funciona en los sistemas Windows y Macintosh. La mayor parte de estas alternativas libres poseen compatiblidad con documentos nativos de Excel. Algunas alternativas de cdigo abierto para Microsoft Excel, son OpenOffice.org Calc, Gnumeric y KSpread.
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Introduccin
El ciclo de personal y nminas involucra el empleo y pago de todos los empleados, sin importar la clasificacin o mtodo con que se determine su compensacin, Los empleados incluyen ejecutivos con un sueldo fijo ms bonificacin, oficinistas con sueldo mensual con tiempo extra o sin l, vendedores a comisin, y personal de fbrica y sindicalizado a los que se les paga por hora. El ciclo es importante por varias razones. En primer lugar, los sueldos, salarios, impuestos a los patrones, y otros castos de los mismos son el gasto principal en todas las compaas. En segundo lugar, la mano de obra es una consideracin tan importante en la evaluacin del inventario en compaas industriales y de construccin, que la clasificacin y adjudicacin de mano de obra incorrecta puede resultar en una equivocacin considerable en la utilidad neta. Por ltimo, las nminas son un rea donde se desperdician grandes cantidades de recursos de la empresa por ineficiencia o se roban por medio del fraude.
Funciones en el ciclo, documentos y registros relacionados y controles internos del personal y nminas.
El ciclo de nminas y personal comienza con la contratacin de personal y termina con el pago a los empleados por los servidos prestados, y al gobierno y otras instituciones, los impuestos retenidos y acumulados en las nminas y los beneficios. Entre tanto, el ciclo involucrar la obtencin de servidos de los empleados consistentes con los objetivos de la organizacin y la contabilidad de los servicios de una manera correcta. El departamento de personal proporciona una fuente independiente para entrevistar y contratar al personal calificado. El departamento tambin es una fuente independiente de reistros para la verificacin interna de la informacin sobre salarios.
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Retencin de impuestos sobre ingresos y otras deducciones Pago Saldo inicial Nmina de. pago Retencin Saldo final
Gastos acumuladoss por impuestos a las nminas Pago Saldo inicial Gastos por impuestos a las nminas Saldo final
Las cuentas de operacin separadas para las nminas tambin incluyen normalmente sueldos y bonificaciones de funcionarios, sueldos de oficinas, sueldos y comisiones de vendedores y mano de obra indirecta. Estas cuentas tiene la misma relacin con salarios acumulados e impuestos retenidos y otras deducciones que se muestran para mano de obra directa.
CUENTAS
Efectivo de Nmina Todas las cuentas de gastos por nmina Todas las cuentas deacumulacin de nmina
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Registro de personal Forma parte la autorizacin de deducciones Forma parte la autorizacin de las tasas
Tarjeta de tiempo Boleta de tiempo de obra Reporte resumido de nmina Diario de nmina Archivo maestro de nmina Cheques de nmina Declaraciones de Pago de impuesto
Clases de transacciones, cuentas, registros relacionados con el ciclo de nmina (Tomado del libro Auditoria Integral)
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El centro de servicio clave captura la informacin de la forma de insumos a la nmina a su computadora, actualiza los archivos maestros e imprime los cheques de nmina y un registro de nmina. El registro de nminas tiene los siguientes encabezados:
Nombre del empleado Nmero de seguro social Horas regulares Horas de tiempo extra Unidades monetarias de nmina regular Unidades monetarias de nmina de tiempo extra Nmina bruta Retencin de impuestos DGI Retencin por INSS Otras deducoones Pago neto Nmero de cheque
Se prepara una lnea para cada empleado y se totaliza el diario. Se entregan los cheques de la nmina y el diario a Laura Melissa, quien compara la informacin en el diario con su forma de insumas a la nmina y firma el diario. Ella entrega los cheques al presidente, quien los firma y entrega personalmente a los empleados. Laura Melissa vuelve a sumar el diario y asienta los totales en el mayor general. Los cheques cancelados se envan por correo al presidente, y l prepara una conciliacin mensual con el banco. Se pide: Tarea a. Existe alguna prdida de documentacin causada por el centro de servicio de computacin? Explquese. b. Para cada objetivo de auditora relacionado con transacciones para el ciclo de nminas y personal, escriba pruebas de controles apropiadas y pruebas sustantivas de transacciones en los procedimientos de auditora. Tenga en cuenta tanto los controles como las debilidades al escribir su programa. Ponga nombre a cada procedimiento, ya sea como prueba de control o prueba sustantiva de las transacciones.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel IV UNIDAD: AUDITORA DEL CICLO DE ADQUISICIONES Y PAGOS
Objetivos Acadmicos: Describir el ciclo de adquisiciones y pagos y los documentos y registros pertinentes, funciones y controles internos. Disear pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones par el ciclo de adquisiciones y pagos , y evaluar el riesgo de control relacionado. Conocer la confiabilidad relativa de las facturas y estados de cuentas de los proveedores y las confirmaciones de las cuentas por pagar.
Introduccin
El tercer ciclo principal de transacciones que se analiza en este libro de texto es la adquisicin y pago de mercanca y servicios de fuentes externas. La adquisicin de mercancas y servicios incluye partidas como la adquisicin de materias primas, equipo, suministros, servicios, reparaciones y mantenimiento, e investigacin y desarrollo. El ciclo no incluye la adquisicin y pago de servicios de empleados, ni las transferencias internas y distribucin de costos dentro de la organizacin. Lo primero forma parte del ciclo de nminas y personal. Y lo segundo pasa a auditora como parte de la verificacin de activos o pasivos individuales. El ciclo de adquisiciones y pagos incluye dos clases distintas de transacciones: Adquisiciones de mercancas y servicios y desembolsos de efectivo para estas adquisiciones. Las devoluciones de compras y rebajas tambin son una clase de transaccin, pero, para la mayora de las compaas, las cantidades son insignificantes.
Efectivo en el banco Cuentas por pagar Compras de materias primas
Gastos Anticipados
Cuenta de control Gastos de venta Cuentas Auxiliares Comisiones Gastos de viaje Gastos de entrega Reparaciones Publicidad
Cuentas Auxiliares Reparaciones y mantenimiento Impuestos Suministros Flete hacia la planta Servicios
Cuenta de control Gastos Administrativos Cuentas Auxiliares Suministros Viajes de funcionarios Honorarios de abogados Honorarios por auditoras Impuestos
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CLASES TRANSACCIONES, CUENTAS, FUNCIONES DE NEGOCIOS, Y DOCUMENTOS y REGISTROS RELACIONADOS PARA EL CICLO DE ADQUISlCIONES y PAGOS
FUNCIONES DE NEGOCIOS
Inventario Procesamiento de Propiedades, planta y equipo rdenes de compra Gastos anticipados Mejoras a instalaciones rentadas Cuentas por pagar Gastos de manufactura Gastos de ventas Gastos administrativos Recepcin de bienes y servicios Reconocimiento del adeudo
Reporte de recepcin Diario de adquisiciones Re!Jorte resumido de adquisiciones Factura del proveedor Memorndum de acleudo Comprobante Archivo maestro de cuentas por pagar Balanza de comprobacin de cuentas por pagar Estado de cuenta del proveedor Cheques Diario de desembolsos de efectivo
Salidas de efectivo
Efectivo en el banco (de salidas de efectivo) Cuentas por pagar Descuentos en Compras
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2.
En una auditora comn, las cuentas que ms tiempo se llevan para su verificacin en pruebas de detalles de saldos son las cuentas por cobrar, inventario, activos fijos, cuentas por pagar, y cuentas de gastos. De estas cinco, cuatro estn relacionadas directamente con el ciclo de adquisiciones y pagos. Puede ser extenso el tiempo neto ahorrado si el auditor reduce las pruebas de detalles de las cuentas al utilizar pruebas de controles y pruebas de transacciones para verificar la estructura de control interno y adquisiciones y desembolsos efectivos. Por tanto, no debe sorprendernos que las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos reciban atencin considerable en las auditoras bien llevadas, en especial cuando el cliente tiene una estructura efectiva de control interno. Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos se dividen en dos amplias reas: pruebas de adquisiciones y pruebas de pagos. Las pruebas de adquisiciones se encargan de tres de las cuatro funciones sealadas con anterioridad en este captulo: procesamiento de las rdenes de compra, recepcin de mercancas y servicios, y el reconocimiento del pasivo. Las pruebas de pagos se encargan de la cuarta funcin, el procesamiento y registro de los desembolsos de efectivo.
Evaluacin de Costo beneficio de pruebas de control Diseo de pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones relacionadas con la adquisicion y desembolso de efectivo, para satisfacer los objetivos de auditora relacionados con las transacciones Procedimientos de auditoria Tamao de la muestra Partidas que seleccionar Momento oportuno
Metodologa para disear pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para el ciclo de adquisiciones y pagos.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 8
1- Enliste cinco cuentas de activo, tres cuentas de pasivo y cinco cuentas de gastos incluidas en el ciclo de adquisiciones y pagos de una compaa manufacturera tpica. 2- Evale la siguiente declaracin de un auditor en relacin con las pruebas de adquisiciones y desembolsos de efectivo: Al seleccionar la muestra de adquisiciones y desembolso de efectivo para su verificacin, el mejor enfoque es seleccionar un mes al azar y comprobar todas las transacciones del periodo. Este enfoque me permite plena comprensin de la estructura de control interno, porque examino todo lo que sucedi durante el periodo. Como parte de la prueba mensual, tambin pruebo la conciliacin bancaria inicial y final y preparo una prueba de efectivo para el mes. Cuando termino estas pruebas, creo que estoy en condiciones de evaluar la efectividad de la estructura de control interno." 3- Cul es la importancia de los descuentos de efectivo para el cliente, y cmo puede verificar el auditor si se estn tomando de acuerdo con la poltica de la compaa? 4- Si un cliente de auditora no tiene cheques foliados, cul tipo de error tiene mayores probabilidades 5- de ocurrir? En esas circunstancias, cules procedimientos de auditora puede utilizar el auditor para compensar esta falla? 6- Qu se quiere decir con "comprobante"? Explique cmo su uso mejora los controles internos de una organizacin. 7- Explique la razn por la cual la mayora de los auditores consideran que la recepcin de mercancas y servicios es el punto ms importante en el ciclo de adquisiciones y pagos. 8- El auditor examina todas las facturas no registradas a mano el 28 de febrero de 2012, el ltimo da de trabajo en el campo. Cul de los siguientes errores es el ms factible de encontrar por este procedimiento? Explquese. a) Las cuentas por pagar se sobre estiman al 31 de diciembre de 2011. b) Las cuentas por pagar se subestiman al 31 de diciembre de 2011. c) Los gastos de operacin se sobreestiman para los doce meses que terminaron el 31 diciembre 2011. d) Los gastos de operacin se sobreestiman para los dos meses que terminaron el 2 de febrero de 2012
Resumen de objetivos de auditora relacionados con transacciones, controles clave, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para adquisiciones
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OBJETIVO DE AUDITORIA CONTROL INTERNO RELACIONADOS CON CLAVA TRANSACCIONES Se registran las transacciones de adquisicin existentes (terminados). Se folian y contabilizan las rdenes de compra. Las rdenes de recepCin se folian y contabilizan. Los comprobantes se folian y contabilizan.
Se contabiliza una secuencia de rdenes de compra. Se contabiliza una secuencia de reportes de recepcin. Se contabiliza una secuencia de comprobantes Examen de las indicaciones de verificacin interna. Examen del archivo de los totales de lotes para identificar las iniciales del empleado de control de datos; comparacin de los totales contlos reportes resumidos. Examen de la indicacin de aprobacin.
Se rastrea desde un archivo de reportes de recepcin hasta el diario de adquisiciones. Se rastrea desde un archivo de facturas de proveedores hasta el diario de adquisiciones. Comparacin de transacciones registradas en el diario de adquisiciones con la factura del proveedor, reportes de recepcin y otra documentacin de respaldo. Recalcular para verificar la correccin de los clculos del empleado en ia factura del proveedor, incluyendo los descuentos fletes.
Verificacin interna de cantidades y clculos. Los totales de lotes se comparan con los reportes resumidos de computadora
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Examen del manual de procedimientos y del catlogo de cuentas. Examen de la indicacin de verificacin interna.
Comparacin de la clasificacin con el catlogo de cuentas haciendo referencia a las facturas de los proveedores.
Las transacciones de adquisiciones estn registradas en las fechas correctas (tiempo oportuno).
Los procedimientos exigen el registro de las transacciones tan pronto como sea posible despus de haberse recibido la mercanca y servicios. Verificacin interna.
CONTROL INTERNO CLAVA Verificacin interna de: contenido del archivo maestro de cuentas por pagar. Comparacin del archivo maestro de cuentas por pagar o totales de la balanza de comprobacin con los saldos en el mayor general
Examen del manual de procedimientos y observar si hay facturas no registradas de proveedores. Examen de indicacin de la verificacin interna.
Comparacin de fechas de los reportes de recepcin y las facturas de los proveedores con las fechas del diario de adquisiciones
OBJETIVO DE AUDITORIA RELACIONADOS CON TRANSACCIONES Las transacciones de adquisiciones estn incluidas correctamente en los archivos maestros de cuentas por pagar e inventarios, y estn resumidas debidamente (asientos y resmenes).
PRUEBAS SUSTANTIVAS COMUNES DE TRANSACCIONES Comprobacin de la precisin del empleado al sumar los diarios y rastrear los asientos en el mayor general y en los archivos maestros de cuentas por pagar e inventarios.
Examinar las iniciales en las cuentas en el mayor general que indiquen una comparacin.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 9
1- Distinga entre la factura de un proveedor y su estado de cuenta. Cul es el documento que idealmente se utiliza corno evidencia en la auditora de transacciones de adquisiciones y cul para verificar los saldos en las cuentas por pagar? Por qu? 2- Usted es el contador que comprueba el diario combinado de adquisiciones y desembolsos de efectivo para un pequeo cliente de auditora. Considera la estructura de control interno como razonablemente efectiva, tomando en cuenta el nmero del personal. a) Todas las transacciones escogidas deben sobrepasar los 100 dlares. b) Por lo menos 50 de las transacciones deben estar relacionadas con adquisiciones de materias primas, puesto que estas transacciones suelen ser importantes. c) Es inaceptable incluir ms de una vez a un mismo proveedor en la muestra. d) Todas las facturas de los proveedores que no se pueda" localizar deben ser reemplazadas con una nueva muestra. e) Tanto los cheques corno los documentos de verificacin deben revisarse para las mismas transacciones. f) La muestra debe ser aleatoria, despus de las modificaciones para las instrucciones 1 a15. Se pide: Evale cada una de estas instrucciones para comprobar las transacciones de adquisiciones y desembolsos de efectivo. 3- Cada ao, cerca de la fecha del balance, la presidenta de NAVFAL Construcciones, S.A., toma unas vacaciones de tres semanas en Hawi, y firma varios cheques para pagar las deudas principales durante el periodo en que est ausente. Onel Teodoro Fuentes, contador en jefe de la compaa, utiliza esta prctica para su beneficio. Margan llena un cheque a su nombre por la cantidad de una factura de un vendedor grande y, puesto que no existe un diario de adquisiciones, registra la cantidad en el diario de desembolsos de efectivo como una adquisicin del proveedor en listado en la factura. Guarda el cheque cancelado para que los auditores no tengan oportunidad de examinarlo. Poco despus del primero del ao, cuando regresa la presidenta, Onel presenta de nuevo la factura para su pago y registra otra vez el cheque en el diario de desembolsos en efectivo. En ese momento, marca la factura pagada" y la archiva con todas las dems facturas pagadas. Onel ha seguido esta prctica con xito durante varios aos, y siente confianza que ha desarrollado un mtodo seguro. Se pide: Cul es la responsabilidad del auditor para descubrir este tipo de desfalco? b. Cules debilidades existen en la estructura de control interno del cliente? c. Cules procedimientos de auditora probablemente descubran el desfalco?
3.
Las cuentas por pagar son deudas no pagadas por mercancas y servicios recibidos en el curso. Comn del negocio. En ocasiones es difcil distinguir entre cuentas por pagar y pasivos acumulados, pero es til definir un pasivo como cuenta por pagar si se conoce y se debe la cantidad total de la deuda en la fecha del balance. Por tanto, la cuenta de cuentas por pagar incluye deudas por la adquisicin de materias primas, equipo, servicios, reparaciones y muchos Otros tipos de mercancas y servicios que se recibieron antes del fin del ao. La gran mayora de cuentas por pagar tambin se identifican por la existencia de facturas del proveedor para fa deuda. Tambin se distinguen las cuentas por pagar de las obligaciones que generan intereses. Si una obligacin incluye el pago de intereses, se registra como documento por pagar, contrato por pagar, hipoteca por pagar, o bono por pagar.
Resumen de objetivos de auditora relacionados con transacciones, controles clave, pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones para desembolsos de efectivo Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 75 -
Los cheques se folian y contabilizan. Se prepara cada mes una conciliacin bancaria por una persona independiente. Verificacin interna de clculos y cantidades Preparacin de una conciliacin bancaria mensual por una persona independiente.
Se contabiliza una secuencia de cheques. Examen de las conciliaciones bancarias y observar su preparacin.
Examinar la indicacin de verificacin interna. Examinar las conciliaciones bancarias y observar su preparacin.
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Las transacciones de desembolsos de efectivo se registran en las fechas correctas (momento oportuno).
Los procedimientos requieren el registro de las transacciones tan pronto como sea posible despus de haberse firmado el cheque. Verificacin interna. Verificacin interna del contenido del archivo maestro de cuentas por pagar. Comparacin de los totales del archivo maestro de cuentas por pagar o de la balanza de comprobacin con los saldos en el mayor general.
Examinar el manual de procedimientos y observar si existen cheques no registrados. Examinar indicacin de verificacin interna.
Las transacciones de desembolso de efectivo estn incluidas correctamente en el archivo maestro de cuentas por pagar y estn resumidas debidamente (asientos y resmenes).
Examinar la indicacin de verificacin interna. Examen de las iniciales en las cuentas del mayor general que indican la comparacin.
Fijar la importancia y evaluar el riesgo aceptable de auditoria y riesgo inherente de las cuentas por pagar
Disear y desarrollar pruebas de control y pruebas sustantivas de transacciones del ciclo de adquisiciones y pagos Disear y desarrollar procedimientos anliticos para el ciclo de adquisiciones y pagos Disear pruebas de detalles de saldos de las cuentas por pagar para satisfacer los objetivos de auditoria relacionados con los saldos. Procedimientos de auditoria Tamao de la muestra Partidas que seleccionar Momento oportuno
Metodologa para disear pruebas de detalles de saldos de cuentas por pagar Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 77 -
Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel Procedimientos de anlisis
El uso de procedimientos analticos es tan importante en el ciclo de adquisiciones y pagos como lo es en cualquier otro ciclo. Uno de los procedimientos de anlisis ms importantes para descubrir errores en las cuentas por pagar es la comparacin de los totales de gastos del ao actual con los de aos anteriores. Por ejemplo, al comparar los gastos por servicios con los del ao anterior, el auditor puede determinar que no se registr el ltimo recibo del ao.
PROCEDIMIENTO ANALITICO Comparacin de los saldos en la cuenta de gastos relacionados con adquisiciones con los aos anteriores Revisar la lista de cuentas por pagar para buscar cuentas por pagar desusadas, sin proveedores, y que generan intereses. Comparacin de las cuentas por pagar individuales con los aos anteriores. Calcular las relaciones, como compras divididas entre cuentas por pagar, y cuentas por pagar divididas entre pasivos circulantes. POSIBLE ERROR Errores en las cuentas por pagar y gastos.
Errores de clasificacin por deudas que no son del giro comercial. Cuentas no registradas o nulas, o errores. Cuentas no registradas o nulas o errores.
ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 10 1- Como parte de la auditora de cuentas pagar de Plasencia Cigars S,A a.130 de junio de 2011, el auditor envi 22 confirmaciones de cuentas por pagar a proveedores en forma de solicitudes de estado de cuenta. Cuatro de los vendedores no devolvieron los estados de cuenta, y cinco vendedores reportaron saldos diferentes de las cantidades registradas en el archivo maestro de cuentas por pagar de Plasencia. El auditor sac copias de los cinco estados de cuenta de los proveedores para controlar esta informacin independiente, y pas los originales al empleado de cuentas por pagar del cliente para conciliar las diferencias. Dos das despus, el empleado devolvi los cinco estados al auditor con la informacin en los siguientes papeles de trabajo. Se pide: a) Determine si es aceptable permitir al cliente desarrollar las conciliaciones, suponiendo que el auditor tiene la intencin llevar al cabo pruebas adecuadas adicionales. b) Describa las pruebas adicionales que se deben desarrollar para cada uno de los cinco estados de cuenta que tienen diferencias. c) Cules procedimientos de auditora deben desarrollarse para las empresas que no respondieron a las solicitudes de confirmacin? 2- Gema Asuncin Valladares es el auditor de Relajo Corporations, Gema est pensando en el trabajo de auditora que se debe desarrollar en el rea de cuentas por pagar para el trabajo del ao en curso. Los papeles de trabajo del ao anterior muestran que se enviaron solicitudes de confirmacin a 100 de los 1,000 proveedores de la compaa. Los proveedores seleccionados se basaron en la muestra de Gema, que estaba diseada para escoger cuentas con grandes saldos en dinero. El gerente y Gema pasaron un nmero considerable de horas resolviendo diferencias relativamente menores entre las respuestas de
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4.
En esta seccin se analiza la auditora de equipo de fabricacin como ejemplo ilustrativo de un enfoque apropiado a la auditora de todas las cuentas de propiedades, plantas y equipo. Se analizarn de forma breve los casos en que existan diferencias significativas en la verificacin de otro tipo de propiedades, plantas o equipo. El principal registro de contabilidad para el equipo de fabricacin y otras cuentas relacionadas con propiedades, plantas y equipo por lo general es un archivo maestro de activos fijos. Se debe entender el contenido de un archivo maestro de propiedades para que tenga sentido la auditora del equipo de fabricacin El archivo maestro est integrado por una serie de registros, uno para cada pieza de equipo y otros tipos de propiedades. A su vez, cada registro incluye informacin descriptiva, fecha de adquisicin, costo original, depreciacin del ao actual y la depreciacin acumulada para la propiedad. Los totales de todos los registros en el archivo maestro igualan los saldos en el mayor general para las cuentas relativas. El archivo maestro tambin contiene informacin acerca de las propiedades adquiridas y vendidas durante el ao. En el caso de las ventas, se incluirn los ingresos, prdidas y utilidades.
Equipo de fabricacin Saldo inicial (adquisciones)Eliminaciones Depreciacin acumulda Saldo inicial Eliminaciones Depreciacin del periodo actual Saldo Final Prdida o utilidad en eliminaciones Gastos por depreciacin
(1) Las adquisiciones de equipo de fabricacin surgen del ciclo de adquisiciones y pagos Por lo regular, se hace una auditora al equipo de fabricacin diferente a las cuentas de activo actuales por tres razones: (1) Por lo general hay menos adquisiciones de equipo de fabricacin en el periodo actual; (2) a menudo es importante el monto de cualqui.er adquisicin determinada; y (3) es probable que el equipe se mantenga en los registros de contabilidad durante varios aos. En virtud de estas diferencias, el nfasis en la auditora del equipo de fabricacin consiste en la verificacin de las adquisiciones de! periodo actual, en lugar del saldo en la cuenta que se ha traspasado del ao anterior. Adems, la duracin esperada de los activos durante un ao requiere contar con cuentas de depreciacin y de depreciacin acumulada, que se verifican como parte de la auditora de los activos. En la auditora del equipo de fabricacin, es til separar las pruebas que se muestran en las siguientes categoras. Procedimientos de anlisis Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 80 -
Equipo ocioso o equipo que se ha vendido, pero que no ha sido eliminado de los libros.
5.
Los gastos pagados por anticipado, cargos diferidos y los intangibles, son activos cuya vida vara de varios meses a varios aos. Su inclusin como activos resulta ms del concepto de aparejar ingresos con gastos, que de su valor de reventa o liquidacin. Son ejemplos los siguientes: Renta pagada por anticipado Seguro pagado por anticipado Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 81 -
Seguros pagados por anticipado Saldo inicial Gastos por seguros (1) Adquisiciones del periodo (primas de seguros) actual saldo final
(1) Las adquisiciones de primas de seguros surgen del ciclo de adquisiciones y pagos.
Pruebas de Auditoria
A lo largo de la auditora de seguros pagados por anticipado y gasto de seguros, el auditor debe recordar que el monto del gasto de seguros es un residuo basado en el saldo inicial en el seguro pagado por anticipado, el pago de primas durante el ao, y el saldo final. La nica verificacin del saldo en la cuenta de gastos que se necesita generalmente, consta de procedimientos analticos y una corta prueba para tener la certeza de que los cargos al gasto de seguros provinieron de abonos al seguro pagados por anticipado. Ya que los pagos de primas se verifican como parte de las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones y procedimientos analticos, el nfasis en las pruebas de detalles de los saldos se enfoca en el seguro pagado por anticipado. Procedimientos analticos Una consideracin importante en la auditora del seguro pagado por anticipado es el frecuente escaso monto o inmaterialidad de los saldos inicial y final. An ms, pocas transacciones se cargan y acreditan al saldo durante el ao, la mayora de las cuales son pequeas y fciles de entender. Por tanto, el auditor suele dedicar poco tiempo a verificar el saldo. Cuando el auditor planea no verificar el saldo en detalle, los procedimientos analticos se vuelven cada vez ms importantes como medio de identificar las subestimaciones que pudieran ser considerables. Los siguientes son procedimientos analticos comunes para verificar el seguro pagado por anticipado y el gasto de seguros: Compare el total del seguro pagado por anticipado y del gasto de seguros con los aos anteriores; para verificar su razonabilidad. Calcule la razn financiera del seguro pagado por anticipado con el gasto de seguros y comprela con las de aos anteriores. Campare la cobertura de las plizas individuales de seguros en el programa obtenido del cliente con el programa del ao anterior, como prueba de eliminacin de ciertas polticas o un cambio en la cobertura del seguro.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel ACTIVIDAD DE AUTOAPRENDIZAJE No. 11
1- Explique porqu el nfasis, cuando se audita la propiedad, planta y equipo, se enfoca a las adquisiciones y bajas del periodo actual, en lugar de enfocarse a los saldos de la cuenta que se han traspasado del ao anterior. En qu circunstancias se pondra el nfasis en los saldos traspasados? 2- Enliste y exprese en breves palabras el propsito de todos los procedimientos de auditora que pudieran aplicarse razonablemente por un auditor para determinar que todas las bajas de propiedades, plantas de produccin y equipo han quedado registradas en los libros. 3- Al auditar el gasto de depreciacin, qu consideraciones importantes debe tiene en mente el auditor? Explique la forma en que cada una podra sujetarse a verificacin. 4- Explique por qu la auditora del seguro pagado por anticipado requiere por lo general, un tiempo de auditora relativamente corto, si es bajo el riesgo del control evaluado del cliente. 5- Distinga entre la evaluacin de la adecuacin de la cobertura del seguro y la verificacin del seguro pagado por anticipado. Explique cul es ms importante en una auditora tpica. 6- Enliste los factores que afectan la decisin del auditor de analizar o no el saldo de una cuenta. Considerando tales factores, enliste cuatro cuentas gastos que se suelen analizarse en las auditoras
6.
Los pasivos acumulados son obligaciones no pagadas estimadas por servicios o beneficios que se han recibido antes de la fecha del balance. Por ejemplo, los beneficios de la acumulacin de rentas de la propiedad a lo largo de todo el ao; de all que debe acumularse en la fecha del balance esa parte del total del costo de la renta que no se ha pagado an. Si la fecha del balance y la de terminacin del contrato de renta son la misma fecha, sera apropiado designar cualquier renta no pagada corno renta por pagar, que corno pasivo acumulado. Un segundo tipo de acumulacin es aquella en que el monto de la obligacin debe estimarse porque no hay certidumbre del monto debido. La verificacin de los gastos acumulados vara de acuerdo con la naturaleza de la acumulacin y las circunstancias del cliente. Para la mayor parte de las auditoras, la acumulacin requiere poco tiempo de auditora, pero en algunos casos las cuentas como impuestos al ingreso acumulado, los costos de garanta, y los de pensin son importantes y requieren considerable esfuerzo de auditora. Para ilustrar este punto, en esta seccin se analizar la auditora de los impuestos a la propiedad o prediales acumulados.
Impuestos prediales acumulados (1) Pagos (impuestos prediales) Saldo inicial Gastosde impuestos prediales del periodo en curso
(1) Los pagos de impuestos prediales surgen del ciclo de adquisiciones y pagos.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel 7. Auditoria de operaciones.
La auditora de operaciones determina si las Cuentas de ingresos y gastos en los estados financieros estn presentadas de manera adecuada de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. El auditor queda satisfecho de que cada uno de los totales de ingreso y gasto incluidos en el estado de resultados, as como las utilidades netas, no queden subestimados en grado importante. Al conducir pruebas de auditora de los estados financieros, el auditor siempre est consciente de la importancia del estado de resultados para los usuarios de dichos estados financieros. Es claro que muchos usuarios se apoyan ms en el estado de resultados que en el balance para tomar decisiones. Al considerar los propsitos del estado de utilidades, los dos conceptos siguientes son esenciales en la auditora de operaciones: 1. Se necesita el aparejamiento de ingresos y gastos peridicos para la determinacin apropiada de los resultados de las operaciones. 2. Es necesaria la aplicacin consistente de los principios de contabilidad para periodos diferentes, para hacer comparaciones. Estos conceptos se aplican al registro de las transacciones individuales y a la combinacin de cuentas en el mayor general para la presentacin de los estados financieros. La auditora de operaciones no se considera como parte separada del proceso total de auditora. La subestimacin de una cuenta del estado de resultados casi siempre afecta por igual una cuenta del balance, y viceversa. La auditora de operaciones est tan entretejida con las dems partes de la auditora, que es necesario interrelacionar diferentes aspectos de la verificacin de operaciones con los diferentes tipos de pruebas analizados previamente. Las partes de la auditora que afectan directamente las operaciones son: Procedimientos analticos Pruebas de controles y pruebas sustantivas de operaciones
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Compare gastos individuales con los presupuestos. Compare el porcentaje del margen bruto con los aos anteriores. Compare la relacin de rotacin del inventario con aos anteriores. Compare los gastos de seguro pagados por anticipado con los aos anteriores Compare los gastos individuales de fabricacin divididos entre el total de gastos de fabricacin con los aos anteriores.
Error de gastos por comisiones y comisiones acumuladas Error de gastos individuales de fabricacin y cuentas relacionadas en los balances.
II. Las organizaciones emplean por lo comn los siguientes tipos de controles internos para la propiedad, planta
y equipo: 1. Se conserva un archivo maestro de activos fijos con un registro separado para cada activo fijo. 2. Existen polticas escritas, y son conocidas por el personal de contabilidad para diferenciar entre adiciones capitalizables, fletes, costos de instalacin, reemplazos, y desembolsos de mantenimiento. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 85 -
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel V UNIDAD: AUDITORA DEL CICLO DE INVENTARIO Y ALMACENAJE.
Objetivos Acadmicos: Describir el ciclo de inventarios y almacenaje y las funciones, documentos y registros y controles internos pertinentes. Explicar al auditor el significado de las cinco partes del ciclo de inventarios y almacenamiento. Disear procedimientos analticos para las cuentas en el ciclo de inventarios y almacenamiento. Explicar como se integran las diversas partes de la auditoria del ciclo de inventario y almacenamiento.
Introduccin
El inventario toma muchas formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio. Para los negocios de ventas al menudeo o al mayo reo, el inventario ms importante es la mercanca a mano disponible para su venta. Para los hospitales el inventario incluye alimentos, medicinas, y suministros mdicos. Una companla industrial tiene materias primas, piezas compradas y suministros para uso en la produccin, artculos en proceso de fabricacin y mercanca terminada disponible para su venta. Hemos seleccionado inventarios de una compaa industrial para su presentacin en este texto. Sin embargo, la mayora de los principios que se analizan se aplican tambin a otros tipos de negocios.
Materias primas Inventario Materias inicial primas Compras utilizadas Inventaro final Ciclo de adquisiciones y pagos
Mano de obra directa Mano de Mano de obra directa obra directa real de aplicada de manufactura manufactura
Costo de ventas
1.
Se piensa en el ciclo de inventarios y almacenamiento como dos sistemas separados pero muy relacionados entre s, uno que involucra el flujo real de la produccin y el otro los costos relacionados. A medida que los inventarios pasan a travs de la compaa, se realizan controles adecuados sobre su movimiento fsico as como de sus costos relacionados. Un examen breve de las seis funciones que constituyen el ciclo de inventarios y Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 87 -
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Almacenamiento de materiales
Requisicin de compra
Reporte de recepcin
Documento de embarque Archivo maestro de inventario perpetuo de artculos terminados Registros de contabilidad de costos
2.
El objetivo global en la auditora del ciclo de inventarios y almacenamiento es determinar que las materias primas, produccin en proceso, inventario de artculos terminados y costo de ventas se sealan de forma correcta en los estados financieros. Se divide ciclo de inventarios y almacenamiento en cinco partes distintas. Adquisicin y registro de materias primas, mano de obra y costos indirectos. Primero se estudian los controles internos que existan sobre estas tres funciones luego se comprueban como parte del desarrollo de pruebas de controles y sustantivas de transacciones en el ciclo de adquisiciones, pagos y el ciclo de nminas y personal. A la terminacin del ciclo de adquisiciones y pagos, el auditor queda satisfecho de que se han asentado de forma correcta las adquisiciones de materias primas y los costos de fabricacin. Transferencia de activos y costos Embarque de artculos y registro de ingresos brutos y costos De esta manera se comprenden los controles internos sobre la fundn y se les verifica como parte de la auditora del ciclo de ventas y cobranza. Las pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones incluyen procedimientos para verificar la precisin de los archivos maestros del inventario perpetuo. Observacin fsica del inventario La observacin del cliente que conduce un inventario fsico es necesaria para determinar si un inventara registrado en realidad existe en la fecha del balance y si ha sido contado correctamente por el diente. El inventario es la primera rea de auditora para la que un examen fsico es un tipo esencial de evidencia utilizada para verificar el saldo de una cuenta. En este captulo se estudiar la observacin fsica. Precios y recopilacin de inventario
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Parte de la auditora Adquisicin y registro de materia prima , mano de obra y costos indirectos
Inventaro y almacenamento
Ventas y cobranza
Observacion fisica del inventario Inventarios y almacenamiento Fijacin de precio y recopilacin del inventario. Inventarios y almacenamiento
3.
Los sistemas y controles de contabilidad de costos de diferentes empresas varan ms que cualquier otra rea, por la gran variedad de partidas de inventario y el nivel de complejidad que desee la administracin. Por ejemplo, una organizacin que fabrica una lnea de maquinaria agrcola tendr una clase por completo diferente de registros de costos y controles internos, al que tiene un taller que elabora e instala gabinetes metlicos de construccin sobre pedido. Tampoco debe sorprendernos que las compaas pequeas, cuyos dueos estn involucrados personalmente en el proceso de fabricacin, necesiten registros menos complicados que las empresas grandes de productos mltiples. CONTROLES DE CONTABILIDAD DE COSTOS Los controles de contabilidad de costos son los que se relacionan con el inventario fsico y los costos relacionados, desde el punto en que se hace una requisicin de materias primas hasta el punto en que el producto
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Controles fsicos Las pruebas del auditor para determinar la adecuacin de los controles fsicos sobre materias primas, produccin en proceso y artculos terminados, deben restringirse a la observacin e indagacin. Por ejemplo, el auditor examina el rea de almacenamiento de materias primas para determinar si el inventario est protegido contra robo y mal uso, por la existencia de un almacn cerrado bajo llave. Un almacn adecuado con un custodio competente a su cargo tambin resulta por lo general, en el almacenamiento ordenado del inventario. Si el auditor llega a la conclusin que los controles fsicos son tan inadecuados que sera difcil contar el inventario, expande su observacin de las pruebas de inventario fsico para cerciorarse que se lleva a cabo un conteo adecuado. Documentos y registros para transferir el inventario Las preocupaciones fundamentales del auditor al verificar la transferencia del inventario de un lugar a otro, son de que existan las transferencias registradas, que se registren las transferencias que en realidad han tenido lugar, y que sean precisas y correctas las cantidades, descripcin y fecha de todas las transferencias registradas. Archivos maestros de inventario perpetuo Los archivos maestros adecuados de inventario perpetuo tienen gran efecto sobre el momento y alcance del examen fsico del inventario por parte del auditor. Donde existen archivos maestros precisos de inventario perpetuo, usualmente es posible comprobar el inventario fsico antes de la fecha del balance. Un inventario fsico preliminar da por resultado un ahorro significativo de costos, tanto para el cliente como para el auditor, y permite al cliente tener ms pronto los estados auditados. Registro de costos unitarios La obtencin de datos precisos de costos para las materias primas, mano de obra directa y costos indirectos es una parte esencial de la contabilidad de costos. Se integran registros adecuados de la contabilidad de costos con los registros de contabilidad de la produccin y otros departamentos, a fin de desarrollar costos precisos de todos los productos. Les registros de contabilidad de costos son pertinentes para el auditor, en tanto que la evaluacin del inventario final depende del diseo y uso correcto de estos registros.
4.
Procedimientos analticos.
Los procedimientos analticos son tan importantes en la auditora de inventarios y almacenes corno en cualquier otro ciclo. . Un ejemplo es el porcentaje de margen bruto.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel 5. Pruebas de detalles para el inventario.
La metodologa para decidir cules pruebas de detalles de saldos se efectan para los inventarios y almacenes es en esencia, la misma que la que se seal para las cuentas por cobrar, cuentas por pagar y todas las otras cuentas del balance.
PROCEDIMIENTO ANALITICO POSIBLE ERROR Comrparacin de porcentaje de margen bruto Sobrevaluacin o subvaluacin del inventario durante varios aos. y costo de ventas. Comparacin de rotacin de inventario (costo de ventas dividido entre Inventario promedio) en los aos anteriores. Comparacin de costos unitarios de inventario con aos anteriores. Comparacin del valor del inventario extendido con los aos anteriores. Comparacin de costos de fabricacin del ao en curso con los arios anteriores (los costos variables deben ajustarse para reflejar los cambios en volumen). Inventario obsoleto que afecta el inventario y costo de ventas. Sobrevaluacin o subvaluacin de costos unitarios que afectan inventario y costo de ventas. Error en la recopilaCin, costos unitarios o extensiones, que afecten al inventario y costo de ventas Error de Costos unitarios del inventario especialmente mano de obra directa y costos indirectos de fabricacin que afecte el inventario y costos de venta.
6.
Con antelacin al final de los aos 1930, los auditores por lo general evitaban asumir la responsabilidad de determinar la existencia fsica o la precisin en la cuenta del inventario. Por lo general, la evidencia de auditora para las cantidades de inventario se restringa a la obtencin de un certificado de la administracin acerca de lo correcto de la cantidad sealada. El requisito del examen fsico del inventario no es aplicable en el caso de un inventario en un almacn pblico de depsito. En el caso de inventarios que en el curso comn de los negocios estn en manos de almacenes pblicos de depsito u otros custodios externos, es aceptable la confirmacin directa por escrito de los custodios, siempre que, cuando la cantidad involucrada represente una proporcin significativa de los activos actuales o del total de activos, se hagan investigaciones complementarias para satisfacer al auditor independiente respecto de la buena fe de la situacin. CONTROLES Sin importar el mtodo de registro de inventarios utilizado por el cliente, debe haber un conteo fsico peridico de las partidas en el inventario a mano. El cliente toma el conteo fsico en la fecha de balance, o cerca de la misma, en una fecha preliminar, o en el transcurso del ao. Los ltimos dos enfoques son apropiados slo si hay archivos maestros de inventarios perpetuos adecuados. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 92 -
7.
Una parte importante de la auditora del inventario es desarrollar todos los procedimientos necesarios para cerciorarse que el conteo fsico o las cantidades en los registros perpetuos tienen un precio y se han recopilado correctamente. La determinacin de precios incluye la realizacin de todas las pruebas de los precios unitarios del cliente para determinar si estn correctos. La recopilacin incluye todas las pruebas del resumen de las cantidades fsicas, la extensin del precio multiplicado por la cantidad, las sumas en el resumen del inventario y el rastreo de los totales en el mayor general. CONTROLES DE PRECIOS Y RECOPILACION Es importante la existencia de una estructura adecuada de controles internos para los costos unitarios que estn integrados con los registros de produccin y otros de contabilidad, para cerciorarse que se utilizan costos razonables para la evaluacin del inventario final. Un control interno importante es el uso de registros de costos estndares, que indican las variaciones en los materiales, mano de obra y costos indirectos, y que se utilizan para evaluar la produccin. Cuando se utilizan costos estndares, se disean procedimientos para mantener los estndares actualizados cuando se producen cambios en los procesos y costos de produccin La revisin de costos unitarios para Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 93 -
COMENTARIOS A menos que los controles sean dbiles, las pruebas de extensin y sumas deben ser limitadas.
Los siguientes seis objetivos resultan afectados por los resultados de la observacin del inventario fsico. Los nmeros y cuentas de etiquetas verificadas como parte de la observacin del inventario fsico se rastrean en el programa de listados de inventario como parte de estas pruebas
Se incluyen las partidas existentes del inventario en el programa de listado del inventario
Contabilice los nmeros de etiquetas no usadas que se muestran en los papeles de trabajo del auditor, para asegurarse que no se han agregado otras etiquetas. Rastree las etiquetas del inventario en los programas de listado de inventario para cerciorarse que se incluye el inventario etiquetado, Contabilice los nmeros de etiqueta no utilizados para cerciorarse que ninguno se ha eliminado,
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Se han clasificado correctamente las partidas del inventario en el programa de listado de inventario
Se sealan las partidas de inventario en el listado de inventarios a su valor realizable (valor realizable). El cliente tiene derecho a las partidas del inventari en el programa de listados de inventarios (derechos).
OBJETIVOS DE AUDlTORIA RELACIONADOS CON SALDOS El inventario y las cuentas relacionadas en el ciclo de inventarios y almacenamiento estn presentados y revelados correctamente
COMENTARIOS La garanta dada de inventarios y ventas y compromisos de compras, por lo general quedan descubiertos . como parte de otras pruebas de auditora.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel 8. Integracin de pruebas.
La parte ms difcil al estudiar la auditora del ciclo de inventarios y almacenamiento es entender la interrelacin de las muchas pruebas diferentes que el auditor efecta para determinar que los inventarios y el rosto de ventas se expresen de manera justa. Pruebas del ciclo de adquisiciones y pagos Siempre que el auditor verifica las adquisiciones como parte de las pruebas del ciclo de adquisiciones y pagos, est obteniendo evidencia de la precisin y correccin de las materias primas adquiridas y todos los costos indirectos, excepto la mano de obra. Estos costos de adquisiciones fluyen directamente a costo de ventas o se convierten en la parte ms importante del inventario final de materias primas, produccin en proceso, y artculos terminados. Pruebas del cicl de nminas y personal Cuando el auditor verifica los costos de mano de obra, se aplican los mismos comentarios que para las adquisiciones. En la mayora de los casos, los registros de contabilidad de costos para los costos de mano de obra directos e indirectos se verifican como parte de la auditora del ciclo de nminas y personal. Pruebas del ciclo de ventas y cobranza Aunque la relacin entre el ciclo de ventas y cobranza, el ciclo de inventarios y almacenamiento es ms lejana que entre los dos ciclos citados con anterioridad, esta relacin sigue siendo importante. La mayor parte de las pruebas de auditora en el almacn de artculos terminados, as como en el embarque y registro de ventas tiene lugar cuando se prueba el ciclo de ventas y cobranza. Adems, si se utilizan registros de costos estndares, se verifica el costo estndar de artculos vendidos al mismo tiempo que se desarrollan las pruebas de ventas.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel VI UNIDAD: AUDITORA DEL CICLO DE ADQUISICIN Y CAPITAL.
Objetivos Acadmicos: Identificar las cuentas y las caractersticas singulares del ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital. Disear pruebas de auditoria de los documentos por pagar y de las cuentas y transacciones relacionadas. Describir los objetivos principales en el diseo y realizacin de una auditoria de las transacciones que afectan al capital social. Disear pruebas de controles, pruebas sustantivas de transacciones y pruebas de detalles de saldos de las cuentas de acciones y utilidades retenidas.
REEMBOLSO DE
Introduccin:
E I ltimo ciclo de transacciones analizado en este texto se relaciona con la adquisicin de recursos capital en forma de deuda que genera intereses y capital social y el reembolso de dicho capital. El ciclo de adquisiciones y reembolsos de capital tambin incluye el pago de intereses y dividendos, Las siguientes son las cuentas principales en el ciclo: Documentos por pagar Contratos por pagar Hipotecas por pagar Bonos por pagar Gastos por intereses Inters acumulado Efectivo en el banco Acciones -comunes Acciones -preferentes Capital pagado en exceso del par Capital donado Utilidades retenidas Apropiaciones de utilidades retenidas Acciones de tesorera Dividendos decretados Dividendos por pagar Propietarios -cuenta de capital Socios -cuenta de capital
1.
Un documento por pagar es una obligacin legal de pago a un acreedor, que est respaldada o no por activos. Por lo general, se emite un documento por un periodo entre un mes y un ao, pero tambin hay pagars a largo plazo de ms de un ao. Se emiten documentos para muchos propsitos diferentes, y la propiedad hipotecada incluye amplia variedad de activos, como valores, inventarios y activos fijos. Se efectan los pagos sobre el principal y el inters de las emisiones de acuerdo con los trminos del contrato de crdito. Para los prstamos a corto plazo, por lo general se requiere un pago de principal e intereses slo al vencimiento del prstamo; pero para prstamos de ms de 90 das, el pagar requiere generalmente pagos mensuales o trimestrales de intereses. Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 99 -
Intereses por pagar Saldo Inicial Pagos de Intereses Gastos por interes Saldo Final
CONTROLES INTERNOS Hay cuatro controles importantes sobre los documentos por pagar: Autorizacin correcta para la emisin de nuevos documentos. La responsabilidad para la emisin de nuevos pagars est investida en el consejo de administracin o en el personal administrativo de alto nivel. Controles adecuados sobre el reembolso del principal e intereses. El pago peridico de intereses y del principal est controlado como parte del ciclo de adquisiciones y pagos. En el momento de la emisin del pagar el departamento de contabilidad recibe una copia en la misma forma en que recibe las facturas de proveedores y reportes de recepcin. Documentos y registros apropiados. Estos incluyen el mantenimiento de registros auxiliares y el control por una persona responsable de los pagars en blanco y pagados. Los documentos ya pagados se cancelan y quedan bajo la custodia de un funcionario autorizado. Verificacin peridica independiente. Cada cierto tiempo se concilian los registros detallados de pagars con el mayor general y se comparan como los registros de los tenedores de pagars por un empleado que no tenga la responsabilidad de mantener los registros detallados. Al mismo tiempo, una persona independiente recalcula los gastos por intereses en los pagars, para comprobar la precisin y correccin de los registros.
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PROCEDIMIENTO ANALITICO Recalcule el gasto aproximado del inters sobre la base de tasas promedio de inters y el global de los documentos mensuales por pagar. Compare los documentos individuales pendientes con el ao anterior. Compare el saldo total en documentos por pagar, gastos por e Intereses acumulado con el ao anterior.
POSIBLE ERROR Error de gastos por intereses e intereses acumulados, u omisin de algn documento por pagaren circulacin
Omisin o error de algn documento por pagar. Error de gastos por intereses e intereses acumulados o documentos por pagar.
Los documentos por pagar estn presentados y reveladas correctamente (presentacin y revelacin). Los primeros dos objetivos son importantes, porque un error puede ser de consideracin aunque sea un solo pagar el se omita o est incorrecto. La presentacin y revelacin son importantes porque los principios de contabilidad generalmente aceptados requieren que las notas describan de manera adecuada los trminos de los documentos por pagar pendientes y los activos pignorados como garanta de los crditos, Si los crditos exigen restricciones importantes a las actividades de la compaa, como clusulas de compensacin de saldos o restricciones sobre el pago de dividendos, esto tambin debe revelarse en las notas.
CAPITAL SOCIAL
Una distincin principal debe hacerse en la auditora de la propiedad entre corporaciones cerradas y pblicas. En la mayora de las empresas cerradas, existen pocas transacciones durante el ao, si es que las hay, relacionadas con las cuentas de capital, y esto por lo general es slo para unos cuantos accionistas. Las nicas transacciones que se asientan en la seccin de capital social probablemente sean los cambios en la cuenta de capital derivados de las prdidas o utilidades anuales y la distribucin de dividendos. Con frecuencia, es mnimo el tiempo que se dedica a verificar el capital en el caso de las corporaciones cerradas, aunque el auditor comprueba los registros corporativos existentes. Para las corporaciones pblicas, la verificacin del capital suele ser ms compleja por el gran nmero de accionistas y los frecuentes cambios en los individuos tenedores de las acciones. En esta seccin se analizan las pruebas apropiadas para verificar las cuentas principales de una corporacin pblica, capital y acciones comunes, capital pagado en exceso de par, utilidades retenidas, y los dividendos relacionados. Las otras cuentas de propiedad se verifican en forma muy semejante a sta.
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Los objetivos de la auditora del capital social tratan de determinar si: La estructura de control interno sobre el capital social y los dividendos relacionados es adecuada. Las transacciones de capital se registran debidamente, segn lo definen los seis objetivos de auditora relacionados con transacciones. Los saldos del capital se presentan y revelan correctamente, segn lo definen los objetivos de auditora relacionados con saldos para las cuentas de capital (derechos/ obligaciones y valor neto no son aplicables).
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Confirme los documentos por pagar. Examine el duplicado de los documentos para verificar su autorizacin. Examir,e las actas de la corporacin para comprobar la aprobaCin del emprstito. Examine los duplicados de los pagars para comprobar el principal y las tasas de intereses. Confirme los documentas por pagar, las tasas denters y la ltima fecha del pago de intereses con los tenedOes de los pagars. Vuelva a calcular los intereses acumulados
los documentos por pagar y los intereses acumulado en el programa estn correctos (precisin).
En algunos casos, puede ser necesario calcular, utilizando tcnicas de valor presente, las tasas de Intereses del imputado o e: prncipa! elel Un ejemplo es cuando se equipo con un pagar
CONTROLES INTERNOS
Varios controles internos importantes ocupan la atencin del auditor independiente en relacin con el capital social: la autorizacin correcta de las transacciones, su registro correcto, la adecuada separacin de labores entre el mantenimiento de los registros de la propiedad y el manejo de efectivo y las acciones, y el uso de un registrador y un agente de transferencia de acciones independientes. Autorizacin correcta de las transacciones Puesto que cada transaccin de capital por lo general es considerable, muchas de estas transacciones son aprobadas por el consejo de administracin. Los siguientes tipos de transacciones de propiedad requieran por lo general de autorizacin especfica. Emisin de capital social La autorizacin incluye el tipo de los valores a emitirse (corno acciones preferentes o comunes), nmero de acciones a emitirse, valor de la accin a la par, condicin de privilegio para cualquier paquete de acciones fuera de las comunes, y la fecha de la emisin. Recompra del capital social El consejo de administracin aprueba la recompra de acciones comunes o preferentes, el momento oportuno de la recompra y la cantidad a pagar por las acciones. Declaracin de dividendos El consejo de administracin autoriza la forma de los dividendos (como efectivo o acciones), la cantidad del dividendo por accin, y las fechas de registro y pago de los dividendos.
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2.
Auditoria de capital.
Hay cuatro preocupaciones bsicas en la auditora del capital social y capital pagado en exceso del par: Se registran todas las transacciones existentes del capital social (estado de integridad). Las transacciones registradas del capital social existen y estn registradas con precisin (existencia y precisin). El capital social est registrado correctamente (correccin). Se presenta y se revela correctamente el capital social (presentacin y revelacin). Las primeras dos preocupaciones involucran pruebas de controles y pruebas sustantivas de transacciones, y las ltimas dos implican pruebas de detalles de saldos.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel AUDITORIA DE DIVIDENDOS
El nfasis en la auditora de dividendos se realiza las transacciones en lugar del saldo final La excepcin es cuando existen dividendos por pagar. Los seis objetivos de auditora relacionados con transacciones son relevantes para las transacciones con dividendos. Pero por lo general dividendos se auditan en un 100% y causan pocos problemas. Los siguientes son los objetivos ms importantes, e incluyen aquellos que se relacionan con los dividendos por pagar: Existen dividendos registrados (existencia). Se han registrado todos los dividendos existentes (situacin de integridad). Se han registrado con precisin los dividendos (precisin) . Existen los dividendos conforme se pagaron a los accionistas (existencia). Se han registrado todos los dividendos por pagar (situacin de integridad). Los dividendos por pagar han sido registrados con precisin (precisin). Se verifica la existencia de dividendos registrados al examinar las actas de las juntas del consejo de administracin en que se autoriza el importe del dividendo por accin y la fecha del pago correspondiente. Cuando el auditor examina las actas del consejo de administracin para informarse de los dividendos declarados, el auditor debe estar alerta ante la posibilidad que haya dividendos declarados no registrados, en especial poco antes de la fecha del balance. Un procedimiento de auditora relacionado muy de cerca es revisar el archivo permanente de papeles de trabajo de auditora, para determinar si hay restricciones sobre el pago de dividendos en los acuerdos de emisin de bonos o en lo estipulado sobre acciones preferentes. Se puede auditar la precisin de una declaracin de dividendos al recalcular la cantidad a partir del dividendo fijado por accin y el nmero de acciones en circulacin. Si el cliente utiliza un agente de transferencia para pagar los dividendos, se rastrea el total de un asiento de desembolso de efectivo pagado al agente y tambin puede confirmarse. Cuando un cliente mantiene sus propios registros de dividendos y l mismo paga el dividendo, el auditor verifica la cantidad total del dividendo por medio de un clculo nuevo y la referencia al efectivo desembolsado. Adems, es necesario verificar si se hizo el pago a los accionistas que eran propietarios de las acciones en la fecha del registro del dividendo. El auditor puede comprobarlo al seleccionar una muestra de pago de dividendos registrados y rastrear el nombre del tenedor en el cancelado hasta los registros de dividendos, para tener la certeza que tenedor tena derecho al dividendo. Al mismo tiempo, se verifican la cantidad y la autenticidad del tenedor en el cheque del dividendo. Se efectan pruebas de dividendos por pagar en conjunto con los dividendos declarados. Cualquier dividendo no pagado se incluye como pasivo.
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel VII UNIDAD: AUDITORA DE SALDOS EN CAJA.
Objetivos Acadmicos: Describir los tipos principales de cuentas de efectivo mantenidas por las entidades del negocio. Describir las relaciones del efectivo en el banco con los diversos ciclos de transacciones. Disear pruebas de auditoria de las cuentas generales de efectivo. Reconocer cuando es necesario extender las pruebas de las cuentas generales de efectivo para realizar pruebas adicionales para detectar fraudes importantes. Disear pruebas de auditoria de la cuenta de nmina en el Banco. Disear pruebas de auditoria de caja chica.
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Equivalentes de efectvo
Existe el efectivo en el banco como se ha expresado en la conciliacin (existencia). Se registra todo el efectivo existente en el banco (integridad). Se precisa todo el efectivo en el banco en la forma en que est expresado en la conciliacin (precisin).
Estos son los tres objetivos ms importantes en relacin con el efectivo en el banco. Los procedimientos se combinan por su estrecha interdependencia. Los ltimos tres procedimientos deben aplicarse slo cuando hay debilidades en el control interno.
PROCEDIMIENTOS ORI ENTADOS A LA DETECCIN DE FRAUDES En esta seccin se presentan los siguientes procedimientos para descubrir el fraude: pruebas extensas de conciliaciones bancarias, pruebas de efectivo, y pruebas de cheques sin fondos. Pruebas extensas de la conciliacin bancaria Cuando el auditor cree que la conciliacin bancaria de fin de ao est deliberadamente equivocada, conviene que realice pruebas extensas de la conciliacin bancaria de fin de ao. El propsito de los procedimientos extensos es verificar si todas las transacciones incluidas en los diarios que tuvieron lugar en el ltimo mes del ao se incluyeron o se excluyeron de la conciliacin bancaria, y verificar si todas las partidas se incluyeron de forma correcta en la conciliacin. Arqueo de caja Algunas veces los auditores preparan un arqueo de caja cuando el cliente tiene debilidades importantes en su control interno de efectivo. Un arqueo de caja incluye lo siguiente: Compilado y adaptado por MSc. Jeyling Alfaro Pgina - 110 -
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Facultad Regional Multidisciplinaria Regional del Norte FAREM- Estel VI UNIDAD: TERMINACIN DE LA AUDITORA.
Objetivos Acadmicos: Diferenciar las responsabilidades contingentes y compromisos. Razonar las cartas de los abogados del cliente. Aplicar la revisin posterior al balance para investigar eventos posteriores. Disear los pasos finales en el segmento de acumulacin de evidencias de la auditoria. Integrar la evidencia de auditoria que se ha reunido y evaluar los resultados globales de la auditoria. Emplear la comunicacin con el comit de auditora y administracin. Identificar las responsabilidades del auditor cuando se descubren datos que afectan el reporte de auditoria despus de su emisin
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3. Evaluacin de resultados.
Esta evaluacin se hace al inicio como parte de la planeacin, pero se revisa siempre que se obtiene nueva informacin significativa. Por ejemplo, si el auditor descubre durante la auditora que la empresa dej de pagar un prstamo, perdi su cliente principal o decidi vender una cantidad considerable de activos para pagar los prstamos, es necesario revisar la evaluacin inicial de la rentabilidad de un negocio. Es deseable una evaluacin final despus de acumularse toda la evidencia y que se han incorporado los ajustes propuestos por la auditora en los estados financieros. Los procedimientos analticos son uno de los tipos ms importantes para evaluar un negocio rentable. Las discusiones con la administracin y una revisin de los planes futuros son consideraciones importantes en la evaluacin de los procedimientos analticos. El conocimiento del negocio del cliente obtenido a travs de la auditora es una informacin importante que se utiliza para evaluar la factibilidad de un fracaso financiero durante el siguiente ao. CARTA DE DECLARACIONES DEL CLIENTE Hay dos propsitos para la carta de declaraciones del cliente: Enfatizar a la administracin su respol1snbilidad por las aseveraciones en los estados financieros. Por ejemplo, si la carta de declaraciones incluye una referencia a activos pignorados y responsabilidades contingentes, se puede recordar a los administradores honrados su falla no intencional de revelar la informacin adecuadamente. Para llenar su objetivo, la carta de declaraciones debe estar suficientemente detallada para que acte como recordatorio a la administracin. Para documentar las respuestas de la administracin a investigaciones acerca de diversos aspectos de la auditora. Esto proporciona un documento escrito de las declaraciones del cliente en caso de un desacuerdo o un juicio entre el auditor y el cliente. La carta debe tener la fecha del reporte de auditora, para asegurarse de que no hay declaraciones relacionadas con la revisin de eventos subsecuentes. La carta implica que se ha originado con el cliente, pero es prctica comn que el auditor prepare la carta y pida al diente que la mecanografe en papel con membrete dela empresa y la firme. Una negaci0n del cliente para preparar y firmar la carta exigira una opinin calificada o 'el sealan ciento de limitacin en la responsabilidad de la opinin.
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REVISIN DE PAPELES DE TRABAJO Hay tres razones principales por las que es esencial que otro miembro del despacho de auditores revise perfectamente los papeles de trabajo a la terminacin de la auditora. REVISIN INDEPENDIENTE A la terminacin de auditoras mayores, es comn que los estados financieros y toda la serie de papeles de trabajo sean estudiados por un revisor por completo independiente, y que no ha participado en la auditora.
2. Comunicacin en el comit de auditora y la administracin. Despus de terminar la auditora, hay varias comunicaciones posibles del auditor al personal del cliente. La mayora de stas estn dirigidas al comit de auditora o a la administracin superior, pero tambin son comunes las comunicaciones con la administracin de operaciones. Se requiere que el auditor comunique todas las irregularidades y actos ilegales al comit de auditora o grupo nombrado de manera similar, sin importar su importancia. El propsito es ayudar al comit de auditora para que desarrolle su papel de supervisor en la obtencin de estados financieros confiables. Esta exigencia indica la creciente preocupacin de la profesin sobre la responsabilidad que tienen los auditores para la deteccin y prevencin de fraudes de la administracin. El auditor comunica deficiencias significativas en el diseo u operacin de la estructura de control interno. En compaas mayores esta comunicacin se hace al comit de auditora, y en empresas menores a los propietarios o a la administracin superior. Los siguientes son asuntos mayores que deben comunicarse al comit de auditora o cuerpo nombrado en forma similar: Las responsabilidades del auditor de acuerdo con normas de auditora generalmente aceptadas, incluyendo la responsabilidad de la evaluacin de la estructura de control interno y el concepto de una seguridad razonable, ms bien que una absoluta. Polticas significativas de contabilidad seleccionadas y aplicadas a los estados financieros, incluyendo los juicios y estimaciones de la administracin de ternas relacionadas con la contabilidad. Ajustes significativos en los estados financieros que se encontraron durante la auditora y las implicaciones tanto de los que la administracin ha escogido registrar, corno de aquellos propuestos pero no registrados. Desacuerdos con la administracin acerca del alcance de la auditora la aplicabilidad de los principios contables o formulacin del reporte de auditora. Las dificultades encontradas en el desarrollo de la auditora como la falta de disponibilidad del personal del cliente y su falla para proporcionar informacin necesaria. CARTAS A LA ADMINISTRACIN El propsito de una carta a la administracin es informar al cliente de las recomendaciones del auditor para mejorar el negocio del cliente. Las recomendaciones se enfocan en sugerencias para desarrollar operaciones ms eficientes. La combinacin de la experiencia del auditor en diversos negocios y un conocimiento profundo obtenido al llevar al cabo la auditora colocan al auditor en una posicin incomparable para proporcionar ayuda a la administracin.
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BIBLIOGRAFIA
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