Gestión proyectos capacitación MS Project

CV-TLS012 Taller Virtual de MS Project 2010 para la Gestin de Proyectos Unidad 01 Caso Prctico v1
CASO PRCTICO N 01
1. OBJETIVO
El desarrollo del Caso Prctico N 01, busca lograr los siguientes objetivos en el participante: Definir el alcance del proyecto mediante la elaboracin del WBS, trabajando con las herramientas WBS Chart PRO y MS Project 2010. Definir el esquema de planificacin del proyecto en el entorno del MS Project 2010, ingresando entregables, actividades, actividades repetitivas e hitos. Crear calendarios para el proyecto utilizando MS Project 2010.
2. TEMAS A DESARROLLAR
El Caso Prctico N 01 desarrolla los siguientes temas: Creacin del Proyecto mediante el WBS Chart Pro. a. Abrir el WBS Chart Pro. b. Definir el alcance del proyecto. c. Trasladar la EDT al MS Project 2010. Creacin del Proyecto mediante el MS Project 2010. a. Crear el proyecto. b. Ingresar entregables. c. Ingresar actividades. d. Ingresar actividades repetitivas. e. Ingresar hitos. Creacin de Calendarios mediante el MS Project 2010. a. Crear calendario del proyecto.
Nota
Antes de iniciar el desarrollo de Caso Prctico N 01, recordamos revisar la configuracin del MS Project 2010 de su equipo, para ello utilice el documento de Gua de Configuracin del MS Project 2010 del curso.
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3. DESARROLLO DEL CASO PRCTICO

3.1 CREACIN DEL PROYECTO MEDIANTE EL WBS CHART PRO. a) Abrir el WBS Chart Pro
Primero abrimos el programa WBS Chart Pro siguiendo la ruta que se muestra en la Figura 1. Asegrese de tener instalada la versin 4.8a o superior.
FIGURA 1: Ruta de ingreso al WBS Chart Pro. En la Figura 2 se puede observar la apariencia que tiene el programa WBS Chart Pro.
FIGURA 2: Vista por defecto del WBS Chart Pro.

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b)
Definir el alcance del proyecto
El Caso Prctico N 01 es desarrollado en base al proyecto Programa de Capacitacin 2012, cuyo alcance se muestra en la siguiente EDT (ver Figura 3).
FIGURA 3: Alcance del proyecto Programa de Capacitacin 2012. Para la creacin de la EDT realizaremos los siguientes pasos: . Luego en 1. Primero creamos el proyecto, para ello utilizamos el botn la caja de tarea hacemos doble clic y nos aparecer la ventana de Task Information donde ingresamos el nombre del proyecto (Ver Figura 4).
FIGURA 4: Crear proyecto en el WBS Chart Pro. 2. Los siguientes comandos nos permiten crear entregables del mismo nivel o paquetes de trabajo en la EDT.
FIGURA 5: Comandos para ingresar entregables. 3. Ahora creamos los entregables del primer nivel, el resultado de nuestra EDT a primer nivel debe ser similar al que se observa en la Figura 6.
FIGURA 6: EDT a primer nivel. 4. Luego creamos los entregables de los niveles posteriores (paquetes de trabajo). El resultado de la EDT final debe ser similar al que se observa en la Figura 7.
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FIGURA 7: Vista final de la EDT del proyecto. 5. Para modificar la presentacin de la EDT, podemos utilizar los botones de la barra de herramienta Arrange (Ver Figura 7).
FIGURA 7: Barra de herramientas Arrange. 6. Para una mejor presentacin de la EDT recomendamos utilizar la vista de planificacin (Planning View) en el WBS Chart Pro, como se observa en la Figura 8.
FIGURA 8: Opciones de vista en el WBS Chart Pro.

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c) Trasladar la EDT al MS Project 2010 1. Primero guardamos la EDT que hemos trabajado. Luego en la barra de herramientas ubicamos el botn Goto Project (Ver Figura 9), y damos clic.
FIGURA 9: Botn Goto Project. 2. En el siguiente cuadro damos clic en Aceptar.
FIGURA 10: Mensaje de confirmacin para trasladar un archivo del WBS Chart Pro al MS Project. 3. Luego, por solicitud de la aplicacin, procedemos a guardar nuestro archivo de MS Project.
FIGURA 11: Guardar archivo de MS Project.
4. Y as hemos logrado pasar nuestro alcance (representado en una EDT) a un cronograma inicial, el cual luego trabajaremos con ms detalle en el MS Project.
FIGURA 12: Resultado de trasladar la EDT al MS Project. 3.2 CREACIN DEL PROYECTO MEDIANTE EL MS PROJECT 2010 a. Crear el proyecto
Para la creacin del proyecto primero debemos establecer el marco del proyecto, es decir, con qu tipo de configuracin se programar el cronograma. El MS Project nos ofrece 2 formas de programacin: Programacin a partir de la fecha de comienzo del proyecto, se establece la fecha de comienzo del proyecto, y todos los entregables y tareas se programan para iniciarse luego de la fecha de inicio del proyecto. Programacin a partir de la fecha de finalizacin del proyecto, se establece la fecha de fin del proyecto, y todos los entregables y tareas se programan con anterioridad a la fecha ingresada.
Para seleccionar la forma de programacin de nuestro cronograma realizamos los siguientes pasos: 1. Vamos a la pestaa Proyecto, y elegimos la opcin Informacin del proyecto, como se observa en Figura 13.
FIGURA 13: Informacin del Proyecto. 2. Luego en la siguiente ventana, en el campo Programar a partir de elegimos la opcin Fecha de comienzo del proyecto, como se observa en la Figura 14.
FIGURA 14: Forma de programacin en el MS Project.
Nota
Comnmente nos enfrentamos a proyectos que tienen por delimitacin la fecha de trmino del proyecto. Sin embargo, para el modelamiento y programacin en MS Project se recomienda utilizar la opcin programar a partir de: Fecha de comienzo del proyecto.
El proyecto Programa de Capacitacin 2012 tiene como fecha de inicio el 02 de enero del 2012, lo cual debemos ingresar en el campo Fecha de comienzo.
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FIGURA 15: Forma de programacin en el MS Project. b. Ingresar entregables
En nuestro caso, se ha ingresado los entregables en el MS Project mediante el uso de la herramienta WBS Chart Pro. Pero si no fuera as, los entregables tendran que , que ser ingresados directamente en el MS Project. Los botones aparecen en la pestaa Tarea en la opcin aplicar sangra a la tarea, nos ayudan a jerarquizar los distintos niveles de entregables que podemos tener.
FIGURA 16: Forma de programacin en el MS Project.

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c.
Ingresar actividades
MS Project reconoce todas las filas como tareas, por lo que la diferenciacin entre entregables y actividades en un proyecto se hace en base a la codificacin que le asignemos. Para ingresar las actividades del proyecto, necesitamos ingresar tareas en nuestro cronograma. Para ello tenemos dos formas: 1. Vamos a la pestaa Tarea, ubicamos el botn Tarea y elegimos la opcin tarea, como se observa en la Figura 17, o 2. Presionamos la tecla Insert para inserta una nueva tarea.
FIGURA 17: Ingresar tareas en el MS Project. Ahora ingresamos las actividades que se muestran en la Figura 18.
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FIGURA 18: Tarea del proyecto Programa de Capacitacin 2012.
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c)
Ingresar actividades repetitivas
Una actividad repetitiva es aquella que ocurre con cierta frecuencia en el proyecto, adems tiene la misma duracin y utiliza los mismos recursos en el proyecto. Un ejemplo de una actividad repetitiva puede ser una reunin de coordinacin semanal. 1. En el proyecto tenemos la actividad repetitiva Reunin de Coordinacin, para ello nos ubicamos debajo del entregable 1.3 Reuniones de Coordinacin y en la pestaa Tarea elegimos la opcin Tarea, y dentro la opcin Tarea peridica, como se observa en la Figura 19.
FIGURA 19: Ingresar tarea repetitiva en el MS Project. 2. Luego ingresamos los valores que se observan en la Figura 20.
FIGURA 20: Datos de la actividad repetitiva.
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Nota
Estamos ingresando una actividad repetitiva por un periodo de 5 semanas, como un aproximado de lo que trabajaremos en nuestro cronograma, mas adelante cuando veamos el tema de planificacin revisaremos si esta aproximacin es correcta o no.
3. Luego de dar clic en Aceptar, nuestro Diagrama de Gantt se ver de la siguiente manera:
FIGURA 21: Actividad repetitiva en MS Project. Como observamos, tenemos dos veces el entregable 1.3 Reunin de Coordinacin. Esto se debe a que cuando creamos una actividad repetitiva esta se genera como una nueva actividad. Entonces vamos a eliminar el entregable 1.3 Reunin de Coordinacin que no es una actividad repetitiva. d) Ingresar Hitos
Un hito es una actividad que tiene duracin cero (0), en MS Project lo que diferencia a un hito de una actividad es la duracin. Un hito es til para representar un evento significativo o un punto de referencia del proyecto. 1. Para ingresar hitos realizamos los mismos pasos que hicimos para ingresar las actividades. En nuestro proyecto, slo hemos definido el hito Fin del Proyecto, como se observa en la siguiente imagen.
FIGURA 22: Hitos en el MS Project.
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3.3 CREACIN DE CALENDARIOS MEDIANTE MS PROJECT 2010 El calendario general pertenece a un nivel inferior, es decir, que de establecer calendarios de proyecto y/o calendarios de tareas y recursos, estos ltimos sern los que definan el calendario real de trabajo del proyecto y no el calendario general. El calendario general se establece al instalar el MS Project en la PC. Por defecto se establece una jornada laboral de 8 horas de trabajo diario, en una semana de 5 das laborables, por 22 das laborables al mes. 1. Para ver el calendario general del proyecto vamos a la pestaa Archivo, seleccionamos Opciones, y luego la opcin Programacin.
FIGURA 23: Calendario del MS Project.
Nota
Se recomienda mantener la configuracin del calendario general, a pesar que el calendario real del proyecto est compuesto de diferentes calendarios.
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Calendario Base El calendario base es un calendario predefinido al momento de instalar el MS Project en la PC. Reconoce tres tipos de calendario base, cada uno con horarios de entrada y salida predefinidos. Para ver los tipos de calendario base vamos a la pestaa Proyecto, y buscamos la opcin Cambiar tiempo de trabajo.
FIGURA 24: Opcin cambiar tiempo de trabajo. Las siguientes Figuras corresponden a los tipos de calendario que tiene el MS Project.
FIGURA 25: Calendario Estndar

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FIGURA 26: Calendario Turno de noche.
FIGURA 27: Calendario 24 horas. a) Crear calendario del proyecto
El calendario del proyecto est a un nivel superior en relacin al calendario general. Este calendario se configura para todas las tareas del archivo .mpp que se est trabajando. Para crear un calendario de proyecto realizamos los siguientes pasos: 1. Vamos a la pestana Proyecto, y buscamos la opcin Cambiar tiempo de trabajo, en la nueva ventana damos clic en Crear calendario (Ver Figura 28).
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FIGURA 28: Crear calendario de proyecto. 2. Ingresamos el nombre del nuevo calendario Programa de Capacitacin 2012, y seleccionamos la opcin Hacer una copia del Estndar, clic en Aceptar (Ver Figura 29).
FIGURA 29: Ingresando nombre de calendario. 3. Nuestro calendario considera una semana laboral de 5 das (de lunes a viernes), con un horario de trabajo de 9:00 a.m. a 6:00 p.m., con una hora de refrigerio de 1:00 p.m. a 2:00 p.m. Para ello vamos a la pestaa Semanas laborales, y clic en detalles, como se observa en la Figura 30.
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FIGURA 30: Configurar calendario de proyecto. 4. Luego, elegimos el da Lunes, y elegir la opcin Establecer da(s) en estos periodos especficos. Y en la tabla de horarios incluir los horarios de 09:00 a.m. a 01:00 p.m. y de 02:00 p.m. a 06:00 p.m. Repetir estos procedimientos para los das martes, mircoles, jueves y viernes; luego clic en Aceptar. Y finalmente clic en Aceptar en la ventana de Cambiar calendario laboral.
FIGURA 30: Configurar periodos laborales especficos.

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5. Ahora configuraremos el 5 y 6 de abril como das feriados (das no laborables) en nuestro calendario. Para ello vamos a la pestaa Proyecto, en la opcin Cambiar tiempo de trabajo, y nos ubicamos en la pestaa Excepciones, como se resalta en la Figura 31.
FIGURA 31: Ingresando periodos no laborables. En la parte de Excepciones, agregamos el nombre Semana Santa, y ponemos como comienzo el 5 de abril y como fin el 6 de abril del 2012. Finalmente clic en Aceptar (Ver Figura 32).
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FIGURA 31: Ingresando periodos no laborables.
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3. DESARROLLO DEL CASO PRCTICO

FIGURA 2: Vista por defecto del WBS Chart Pro.

Definir el alcance del proyecto

FIGURA 8: Opciones de vista en el WBS Chart Pro.

FIGURA 9: Botn Goto Project. 2. En el siguiente cuadro damos clic en Aceptar.

FIGURA 11: Guardar archivo de MS Project.

FIGURA 14: Forma de programacin en el MS Project.

FIGURA 15: Forma de programacin en el MS Project. b. Ingresar entregables

FIGURA 16: Forma de programacin en el MS Project.

FIGURA 18: Tarea del proyecto Programa de Capacitacin 2012.

Ingresar actividades repetitivas

FIGURA 20: Datos de la actividad repetitiva.

FIGURA 22: Hitos en el MS Project.

FIGURA 23: Calendario del MS Project.

FIGURA 25: Calendario Estndar

FIGURA 26: Calendario Turno de noche.

FIGURA 27: Calendario 24 horas. a) Crear calendario del proyecto

FIGURA 30: Configurar periodos laborales especficos.

FIGURA 31: Ingresando periodos no laborables.

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