2.

E-BUSINESS Y LA CONTABILIDAD
Desde el principio del siglo xx el fenmeno de cambio se viene presentando Permanentemente con un ritmo mucho ms acelerado a medida que avanza el tiempo. Los ms trascendentales de ellos, el avance en las telecomunicaciones y la informtica, nos llevaron forzosamente a una globalizacin. Ahora se habla de una generacin net vivimos rodeados de medio digitales. Los nuevos desarrollos plantean las relaciones de la empresa con sus inversionistas, con los consumidores, con los proveedores, con los distribuidores y aun con el estado, entidad que con la ley 527 de 1.999 referente al comercio electrnico reconoce jurdicamente estos documentos y los admite como prueba; da valor a las firmas digitales; y permite la declaracin de renta y de aduanas a travs del ciberespacio y se compromete a masificar el internet reduciendo tarifas y creando incentivos Incentivos Para establecer call centers y empresas dedicadas al diseo de software de pginas web. Ese desarrollo tecnolgico facilita la posibilidad de interactuar con cualquier cuidad del mundo. Los inversionistas que son voraces, encuentran demasiadas posibilidades a travs del INTERNET y la BANCA ELECTRONICA sin importar el sitio donde se presenten las oportunidades pues ellos actan a travs de empresas virtuales desde cualquier sitio. Se requieren grandes capitales para financiar la nueva tecnologa, la investigacin y desarrollo; lograr el posicionamiento en el mercado; hacer las inversiones que requiere la preservacin del medio ambiente; desarrollar y capacitar el recurso humano y alcanzar los tamaos que imponen las grandes multinacionales que han penetrado al pas.

2.1 LA CONTABILIDAD EN UN AMBIENTE E-BUSINESS

Con el surgimiento de tecnologas de informacin como e-business cambia la forma de trabajar en la empresa, todos estn en la lnea y tienen acceso a

ms informacin, se realizan transacciones sin papel, se presentan declaraciones tributarias via electrnica y se utilizan firmas digitales. Algunos de estos cambios se pueden observar claramente en el proceso que ocurre desde una empresa compradora detecta la necesidad de reaprovisionar cierto producto o material hasta que dicho producto se halla fsicamente ubicado en sus almacenes o depsitos. En una empresa tradicional el proceso seria el siguiente: 1. El comprador del producto a reaprovisionar un producto, bien sea a travs de un sistema informtico que gestiona su almacn, o simplemente a ojo. 2. En funcin del producto a reaprovisionar, se pueden solicitar ofertas a un sinnmero de proveedores o, simplemente lanzar el pedido al proveedor asociado a dicho producto, casi con toda seguridad, en ambos casos, se llenaran manualmente formularios de pedidos. 3. Una vez superado el proceso interno de autorizaciones y de realizacion de copias para los diferentes departamentos de la empresa, el formulario de pedido enviara al proveedor muy probablemente por fax o, incluso, por correo ordinario. Previamente a este proceso, y en la mayora de los casos, en la empresa compradora se habr registrado manualmente en alguna aplicacin informtica (normalmente la de compras) el pedido enviado. 4. A la recepcin del pedido en la empresa proveedora, este habr de ser recogido, ledo e interpretado. l envi por fax, probablemente, habr dificultad la lectura de algunos datos importante del pedido; la clarificacin de los mismos suele llevar asociados unas cuantas llamadas telefnicas entre el proveedor y comprador para que ambos estn en sintona. 5. Una vez interpretado correctamente el pedido de la empresa proveedora, habr que introducir sus datos (manualmente, por supuesto), en el sistema informtico de tratamiento de pedidos y, casi seguro, en los procesos de facturacin y contabilidad. En la introduccin manual del pedido, cabe la posibilidad de que se hayan

registrado 2. 000.000 de tornillos en lugar de 200.000, lo cual causara incidencias posteriores a toda cadena de suministro o en los procesos contables. Sin embargo, y para no ser demasiado pesimistas, supongamos que en ese paso no ha habido ningn error y los datos se han introducido correctamente. 6. Es necesario retirar la mercanca del almacn del proveedor, para lo cual es posible que alguna otra llamada telefnica o fax se produzca para notificar esta circunstancia al responsable para la gestin del almacn se ves sometido a alguna nueva introduccin manual de datos para registrar dicha retirada de producto, de nuevo susceptible s errores. 7. Finalmente, y en muchos casos, la empresa proveedora ha de modificar a su compaa transportadora, o al operador logstico con el que trabaja, toda la informacin necesaria para que este transporte la mercanca de origen al destino final. 8. Por ltimo, y para terminar con el ejemplo, no podemos olvidar los procesos paralelos de facturacin y pagos que se desencadenan entre el proveedor, comprador, transportadores y entidades financieras, que se ven sometido a las mismas eventualidades anteriores.

EN UN AMBIENTE E-BUSINESS ESTE PROCESO SE REDUCIRA A: 1. El sistema informtico de gestin de almacn del comprador
detectara la necesidad de reaprovisionar material.

2. Mediante el uso de las redes de telecomunicacin, el sistema

informtico anterior enviara un pedido electrnico, sin papel, a la aplicacin de gestin de pedidos de la empresa proveedora.

3. En dicha empresa proveedora, el pedido electrnico se integrara

directamente en el sistema informtico para la recepcin de pedidos, sin necesidad de intervencin humana. Desde dicho sistema, tambin forman automtica, podran lanzarse notificaciones electrnicas a los procesos contables, de facturacin

y de almacn, adems de comunicar telemticamente tambin al operador logstico la informacin necesaria para el transporte de la mercanca hasta el destino final. Como se puede apreciar, se han reducido tiempos drsticamente en todo el proceso; tambin se ha reducido la posibilidad de errores, ineficiencias, etc. En definitiva, se ha aumentado la competitividad de la empresa.

2.1.1 E-BUSINESS EN EL DEPARTAMENTO CONTABLE FINANCIERO.

La contabilidad es una pieza clave del sistema de informacin de las empresas. Hoy en da, el sistema informativo contable de cualquier empresa, por pequea que sea, se encuentra sistematizado, de forma que habitualmente se logran unos elevados niveles de automatizacin en las tareas administrativo-contables. Por ejemplo, es frecuente que se encuentren integrados los programas de contabilidad con los que gestionan la tesorera o el inventario y que estos datos se procesen muy rpidamente. Aunque es menos habitual, las empresas pueden disponer de complejos sistemas de informacin para la gestin e incluso de modernos sistemas de informacin para la direccin, perfectamente integrados con los anteriores. Figura 23. Qu hace la contabilidad?

Captura datos

Fuente: el comercio electrnico en los departamentos de una empresa. Captura datos En cuanto al proceso de identificar y registrar los hechos econmicos, el primer paso es la captura de datos en el computador, actividad que realiza el auxiliar de contabilidad. La captura de los datos contables es una de las actividades que ms esfuerzo administrativo precisa, son legiones de auxiliares dedicados a , antiguamente llevar los libros, y, hoy en da, introducir datos en un computador. Esta actividad administrativa puede desaparecer, pues: En el marco del comercio electrnico B2C es posible recibir pedidos por la tienda virtual e introducirlos en el sistema de informacin contable. Posibilidad que incorporan ya programas De contabilidad. En el marco del comercio electrnico B2B los documentos se reciben va EDI: ORDERS (pedido), DESADV (aviso de expedicin), INVOIC (factura), INVRPT (estado de las existencias) y otros. Procesa datos y obtienen informacin. Cuando el EDI esta perfectamente integrado con el resto de aplicaciones informticas, la mayora de los asientos o registros se realizan en forma automtica. Actividades como la facturacin o el control de las existencias, con el EDI son automticas. Ser el fin de la imagen del contador rodeado de papeles, como pedidos,facturas,etc. Tambin existe los servicios de contabilidad on line que permiten acceder a los datos desde cualquier lugar del mundo, va internet y no necesitan instalar software. Algunos de ellos son netledger, netaccount, cyberaccount, biztone, contaplus, etc. Son programas de

bajo precio, por los que se paga una tarifa mensual y se accede con propio navegador de internet. El usuario dispone siempre de la ltima versin con la ventaja de que no necesita instalar el programa en su equipo y su surgen problemas los soluciona el fabricante. Comunica informacin. Cada vez ms las empresas presentan la informacin contable en internet. Va internet (usuarios externos) o internet (usuarios externos). Tambin se agiliza, contribuyendo a satisfacer el requisito de oportunidad contable. Internet va a permitir que en cuestin de segundos podamos tener en nuestra mesa la informacin contable de cualquier empresa del mundo. Las tecnologas de la comunicacin permiten atender los requerimientos publicas DIAN, superintendencia de sociedades, cmara de comercio,etc. Con un menor costo y ms celeridad. Los accionistas, los bancos y, en general todos los usuarios de la informacin contable se beneficiaran de estos avances tecnolgicos. Algunas de las ventajas de utilizar internet para distribuir la informacin contable a travs de este medio son: Bajo costo que tiene para la empresa y para los usuarios. Rapidez con la que se dispone de la informacin. Capacidad para llegar a todos los pblicos al ser un nuevo medio de comunicacin de masas. Fabulosas posibilidades multimedia para presentar los datos: grficos en tres dimensiones, video, hipertexto,etc. Acceso a un mayor volumen o profundidad de datos simplemente utilizando las posibilidades hipertextuales de internet.

 Posibilidad para el usuario de capturar los datos para analizarlos en su computador. Algunos de los inconvenientes que tiene acceder directamente a los servidores de las empresas en busca de informacin contable, es la posibilidad de presentar la informacin en forma engaosa o la falta de normalizacin en los formatos que utilizan las empresas que dificulta la comparacin. Para evitar estos inconvenientes, otra posibilidad de obtener informacin contable mediante internet es acceder a los servidores de organizaciones pblicas como la bolsa de valores o en estados unidos la security Exchange comisin, que ponen a disposicin de los usuarios informacin contable en un formato homogneo. Control y auditoria. La contabilidad tambin tiene control sobre los riesgos. Adems debe evaluar: Posibles riesgos y medidas de seguridad. Errores humanos. Fallos de los equipos. Robo de la informacin o equipos. Los virus. Sabotaje. Fraude. Desastres naturales. Cifrado de los datos. Sistemas de clave privada. Firma digital seguridad en el comercio electrnico. Servidor seguro SSL. Servicio de certificacin.

Otras actividades del departamento contable financiero que se han visto afectadas por e-business son: Inversiones: compra-venta on line de ttulos, fondos de inversin. Tesorera: consultas de tipos de inters, tipos de cambio, cotizaciones de metales. Banca electrnica,cuentas,crditos,transferencias. Informes comerciales de empresas nacionales y extranjeras. Consulta de cotizaciones de mercados financieros. La banca electrnica, por ejemplo, es un concepto cada vez ms utilizado en las empresas para hacer conocer los saldos, conciliacin, realizar transferencias. Mediante la banca electrnica se gestionan y consultan saldos y movimientos de cuentas corrientes en tiempo real, depsitos a plazo, consultas de limite y disponibles en las tarjetas de crdito, avisos de devoluciones (recibos, efectos comerciales, crditos comerciales). Ordenes de traspaso y de transferencia, solicitud de chequeras, anticipos de crdito, pago de nmina, etc.78 Otra ventaja de la banca electrnica es el sistema de pagos y cobros va internet, que permite pagar la nmina, realizar pagos a proveedores, efectuar pagos al exterior, cobrar facturas, etc.

2.1.2 E-BUSINESS EN LA AUDITORIA. La popularizacin de los

computadores y el impacto de las tecnologas de la comunicacin ha supuesto cambios radicales en los mtodos y procedimientos utilizados por los auditores. De acuerdo con una consultora internacional de contabilidad, las tpicas hojas amarillas y los gruesos legajos de papeles, se han visto. Sustituidos por complejas hojas de clculo y CD ROM contenido documentacin escaneada. La utilizacin de libros contables ha dejado de ser una prctica habitual, dando lugar a accesos directos a archivos contables de los que el auditor extrae sus pruebas y realiza sus anlisis.

En un ambiente e-business, los auditores deben modificar sus formas de trabajar. La proliferacin de sistemas EDI conduce a la utilizacin cada vez ms acentuada de tcnicas de auditoria asistida por computador (CAA). Han aparecido tambin algn software de auditoria, especializada en la auditoria sin papeles que ayudan en la realizacin, gestin y control de trabajos de auditoria. Entre las ventajas destacamos: Ahorro de espacio Disponibilidad inmediata Vinculacin entre archivos Reduccin de los posibles errores de clculo. Utilizacin posterior en auditorias recurrentes Automatizacin de ciertas operaciones. Contribuye a homogeneizar sistemas de elaboracin documentacin.

de la

2.1.3 E-USINESS EN LA REVISORIA FISCAL. Al fiscal que la contabilidad y la auditoria, la revisora fiscal debe adaptarse a los estndares internacionales, globalizarse para as poder responder a las nuevas tecnologas de la informacin como e-business. El revisor fiscal debe estar en capacidad de reparar,presentar,auditar y distribuir estados financieros por medios electrnicos. La revisora fiscal para que pueda responder efectivamente en el nuevo entorno econmico, debe abordar en la lotera y en la prctica, los siguientes temas relacionados con la tecnologa de la informacin: E-business Bases de datos Distribucin electrnica Otros de los aspectos importantes que introducen cambios en la revisora fiscal es la presentacin y pago de impuestos por va electrnica de firmas digitales.

La direccin de impuestos y aduanas nacionales mediante el decreto 1487 de 1999, autoriza el sistema de declaracin y pago electrnico de la DIAN y establece algunos parmetros operativos para la presentacin de las declaraciones tributarias y el pago de los impuestos por va electrnica. En este mismo decreto se expresa que las declaraciones tributarias que se presenten electrnicamente no requieren para su validez la firma autgrafa de la persona obligada a cumplir con dicho deber formal ni del contador o revisor fiscal. En cuanto a las firmas digitales la ley 527 de 1999 le da atributos jurdicos a la firma digital: cuando una firma digital haya sido fijada en un mensaje de datos se presume que el suscriptor de aquella tena la intencin de acreditar ese mensaje de datos y de ser vinculado con el contenido del mismo. El uso de una firma digital tendr la misma fuerza y efectos que el uso de una firma manuscrita, si aquella incorpora los atributos expresados a la ley.

2.1.4 nuevos campos de accin con e-business. Los contadores especialmente los auditores pueden tener en los sellos de garanta un campo abierto, al aprovechar su experiencia en garantizar que las cuentas de la empresa son lo que realmente dicen. Web trust, es una iniciativa interesante de AICPA, el american institute of certified public Accountants. el web trust es un servicio proporcionando por contadores pblicos certificados (CPA) para determinar si un servidor web sique siertos principios exigidos. Los servidores web que cumplan estos requisitos reciben un logotipo y diploma