Material de Apoyo - Módulo 3 Microsoft Excel Core Specialist

MDULO 3
Microsoft Excel 2003 core
Derechos Reservados 2003 - 2006

INFORMATICA SERVICIOS Y DESARROLLO, S.C.
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TABLA DE CONTENIDO
3.1. IDENTIFICACION DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO..................................................5
3.1.1. Cuadro de nombres............................................................................................................... 5
3.1.2. Barra de frmulas.................................................................................................................. 5
3.1.3. Columnas............................................................................................................................... 5
3.1.4. Filas....................................................................................................................................... 5
3.1.5. Celdas.................................................................................................................................... 5
3.1.6. Etiquetas de hoja de clculo.................................................................................................. 6
3.1.7. Botones de desplazamiento................................................................................................... 6
3.1.8. Barra de estado..................................................................................................................... 6
3.1.9. rea de autocalcular.............................................................................................................. 6
3.2. MANEJO DEL ENTORNO................................................................................................................ 7
3.2.1. Hoja de clculo...................................................................................................................... 7
3.2.2. Insertar................................................................................................................................... 7
3.2.3. Eliminar.................................................................................................................................. 7
3.2.4. Cambiar nombre.................................................................................................................... 8
3.2.5. Color de etiqueta.................................................................................................................... 9
3.2.6. Seleccionar............................................................................................................................ 9
3.2.7. Mover o copiar..................................................................................................................... 10
3.2.8. Filas..................................................................................................................................... 11
3.2.8.1. Seleccionar....................................................................................................................... 11
3.2.8.2. Insertar.............................................................................................................................. 11
3.2.8.3. Eliminar............................................................................................................................. 12
3.2.8.4. Alto.................................................................................................................................... 12
3.2.8.5. Ocultar.............................................................................................................................. 13
3.2.8.6. Mostrar.............................................................................................................................. 13
3.2.9. Columnas............................................................................................................................. 14
3.2.9.1. Seleccionar....................................................................................................................... 14
3.2.9.2. Insertar.............................................................................................................................. 16
3.2.9.3. Eliminar............................................................................................................................. 16
3.2.9.4. Ocultar.............................................................................................................................. 17
3.2.9.5. Mostrar.............................................................................................................................. 17
3.2.10. Celdas................................................................................................................................ 18
3.2.10.1. Seleccionar..................................................................................................................... 18
3.2.10.2. Insertar............................................................................................................................ 19
3.2.10.3. Eliminar........................................................................................................................... 20
3.3. LA HOJA DE CLCULO................................................................................................................. 20
3.3.1. Tipo de datos....................................................................................................................... 20
3.3.2. Manejo de frmulas utilizando operadores aritmticos........................................................22
3.3.3. Copiar frmulas.................................................................................................................... 25
3.3.4. Consolidar datos ................................................................................................................. 26
3.4. FORMATO DE HOJA DE CLCULO............................................................................................. 28
3.4.1. El dilogo celdas.................................................................................................................. 28
3.4.2. Ordenar listas...................................................................................................................... 30
3.4.3. Autoformato a hojas de clculo............................................................................................ 33
3.5. VISTA PREVIA............................................................................................................................... 34
3.5.1. Botn siguiente.................................................................................................................... 35
3.5.2. Botn anterior...................................................................................................................... 36
3.5.3. Botn zoom.......................................................................................................................... 36
3.5.4. Dilogo Configurar pgina................................................................................................... 36
3.5.4.1. Escala............................................................................................................................... 36
3.5.4.2. Tamao de papel.............................................................................................................. 36
3.5.5. Ficha Mrgenes................................................................................................................... 37
3.5.5.1. Superior............................................................................................................................ 37
3.5.5.2. Inferior............................................................................................................................... 37
3.5.5.3. Derecho............................................................................................................................ 37
3.5.5.4. Izquierdo........................................................................................................................... 37
3.5.5.5. Encabezado...................................................................................................................... 37
3.5.5.6. Pie de pgina.................................................................................................................... 37
3.5.5.7. Centrar en la pgina......................................................................................................... 37
3.5.6. La ficha Encabezado y pie de pgina..................................................................................38
3.5.6.1. Preestablecidos por Excel................................................................................................38
3.5.6.2. Personalizar encabezado y pie de pgina........................................................................38
3.5.7. La ficha hoja....................................................................................................................... 40
3.5.7.1. rea de impresin............................................................................................................. 40
3.5.7.2. Imprimir ttulos.................................................................................................................. 40
3.5.7.3. Lneas de divisin............................................................................................................. 40
3.5.7.4. Blanco y negro.................................................................................................................. 41
3.5.7.5. Calidad de borrador.......................................................................................................... 41
3.5.7.6. Ttulos de filas y columnas................................................................................................41
3.5.8. Insercin y eliminacin de saltos de pgina.........................................................................42
3.5.9. Establecer/Borrar rea de impresin...................................................................................44
3.5.10. Uso de la vista previa de pgina web................................................................................44
3.6. FUNCIONES BSiCAS.................................................................................................................. 45
3.6.1. Ahora................................................................................................................................... 45
3.6.2. Hoy...................................................................................................................................... 46
3.6.3. Suma................................................................................................................................... 47
3.6.4. Max...................................................................................................................................... 48
3.6.5. Min....................................................................................................................................... 48
3.6.6. Promedio............................................................................................................................. 48
3.6.7. Contar.................................................................................................................................. 49
3.6.8. Contara................................................................................................................................ 49
3.6.9. Si.......................................................................................................................................... 49
3.7. USO DE PLANTILLAS................................................................................................................... 51
3.7.1. Qu es una plantilla?......................................................................................................... 51
3.7.2. Uso de las plantillas incorporadas.......................................................................................51
3.7.3. Creacin de una plantilla nueva...........................................................................................53
3.8. MICROSOFT GRAPH.................................................................................................................... 54
3.8.1. Identificacin de elementos................................................................................................. 54
3.8.1.1. Conceptos bsicos............................................................................................................ 54
3.8.2. Asistente para grficos........................................................................................................ 55
3.9. HERRAMIENTAS DE USO GENERAL..........................................................................................64
3.9.1. Inmovilizar paneles ............................................................................................................. 64
3.9.2. Cambiar configuracin del zoom.......................................................................................... 65
3.10. MANEJO DE IMGENES............................................................................................................. 66
3.10.1. Insertar, Mover y Eliminar un objeto..................................................................................66
3.10.2. Barra de herramientas imagen..........................................................................................70
3.10.2.1. Color............................................................................................................................... 70
3.10.2.2. Ms contraste................................................................................................................. 70
3.10.2.3. Menos contraste............................................................................................................. 70
3.10.2.4. Ms brillo........................................................................................................................ 70
3.10.2.5. Menos brillo.................................................................................................................... 70
3.10.2.6. Recortar.......................................................................................................................... 72
3.10.2.7. Girar 90 grados a la izquierda......................................................................................... 72
3.10.2.8. Estilo de lnea................................................................................................................. 73
3.10.2.9. Definir color transparente................................................................................................73
3.10.2.10. Reestablecer imagen.................................................................................................... 74
3.10.3. Cuadros de texto................................................................................................................ 74
3.10.4. Autoformas........................................................................................................................ 74
3.10.4.1. Lneas............................................................................................................................. 75
3.10.4.2. Formas bsicas............................................................................................................... 76
3.10.4.3. Flechas de bloque........................................................................................................... 76
3.10.4.4. Diagrama de flujo............................................................................................................ 76
3.10.4.5. Cintas y estrellas............................................................................................................. 77
3.10.4.6. Llamadas........................................................................................................................ 77
3.11. Herramientas de uso general....................................................................................................... 78
3.11.1. Ir a una celda especfica.................................................................................................... 78

3.11.2. Portapapeles de Office...................................................................................................... 79
3.11.3. Crear hipervnculos............................................................................................................ 80
3.11.4. Guardar como pgina Web................................................................................................ 81
3.11.5. Copiar Formato.................................................................................................................. 83
3.11.6. Definir, Aplicar y Eliminar un estilo.....................................................................................84
Microsoft Excel Core Specialist 5
3.1. IDENTIFICACION DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO

3.1.3.
3.1.1.
3.1.4
.
3.1.2.
3.1.5.
3.1.1. Cuadro de nombres

Permite el desplazamiento a travs de las celdas de la hoja de clculo, seleccionar celdas, rangos, filas,
columnas as como identificar cada uno de los nombres definidos en el libro de trabajo.
3.1.2. Barra de frmulas

Permite el acceso al contenido de una celda para su edicin
Se debe considerar como algo muy importante que una celda puede reunir contenido, formato y
comentarios.
3.1.3. Columnas
Las hojas de clculo estn organizadas en columnas y filas. Las columnas se identifican por medio de
letras; Una hoja de clculo cuenta con 256 columnas que se identifican de la letra A a la IV.
3.1.4. Filas
Las filas son identificadas por medio de nmeros y van de la fila 1 hasta la 65536.
3.1.5. Celdas
Se le llama celda a la interseccin entre una fila y una columna. Cada celda tiene un nombre que la
identifica por la letra de la columna y el nmero de fila que forma la interseccin. (A5, B10, F14)
6 Microsoft Excel Core Specialist
3.1.6
.
3.1.7.
3.1.6. Etiquetas de hoja de clculo

Estos botones se utilizan para el desplazamiento a travs de las hojas. Se activan cuando el nmero de
hojas existentes en el libro actual son tantas que no alcanzan a verse todas en el rea de hojas
3.1.7. Botones de desplazamiento
3.1.8
.
3.1.9.
3.1.8. Barra de estado

Es a travs de la barra de estado que Excel notifica de algunas acciones realizadas. Por ejemplo al
momento de activar la tecla Bloq Mays, Bloq num, bien al momento de copiar informacin se podr
apreciar el mensaje Seleccione el destino y presione ENTRAR o elija PEGAR entre otros mensajes que
dependen de las acciones que se estn ejecutando.
3.1.9. rea de autocalcular

Esta rea muestra el resultado de una seleccin de datos numricos, las operaciones que efecta con
estos datos que se seleccionan son: Suma, Promedio, Cuenta, Cuenta nmeros, Mximo, Mnimo.
3.2. MANEJO DEL ENTORNO

3.2.1. Hoja de clculo
Un libro nuevo de Microsoft Excel de manera predeterminada presenta tres hojas de clculo. Si lo desea,
puede modificar esto aplicando el siguiente procedimiento:
1.- Abra el men Herramientas
2.- Seleccione el comando Opciones
3.- Seleccione la Ficha General
4.- Modifique la opcin Nmero de hojas en un nuevo libro
Considere que esto slo afectar a los libros nuevos. Sin embargo, una vez creado un libro puede
agregar o eliminar hojas.
3.2.2. Insertar
Aunque existen diferentes formas de agregar nuevas hojas de clculo trataremos de abordar las ms
prcticas y sencillas
Abra el men Insertar y seleccione el comando Hoja de clculo

Men contextual: Haga clic con el botn secundario del Mouse sobre una de las etiquetas de hoja
de clculo, cuando aparezca el men contextual seleccione el comando Insertar...
A travs de una combinacin de teclas <Alt> <Shift> <F1>
3.2.3. Eliminar
La eliminacin de hojas de clculo se puede realizar de dos formas:
A travs del comando Eliminar Hoja que se encuentra en el men Edicin. La hoja que se
elimina es la hoja actual o la que sea seleccionada
Por medio del men contextual.- Hacer clic con el botn secundario del Mouse sobre la etiqueta
de la hoja de clculo que se desea eliminar y seleccionar el comando Eliminar

Microsoft Excel verifica si la hoja que se intenta eliminar esta completamente vaca o no, si lo esta,
simplemente la eliminar de lo contrario mostrar el siguiente dilogo advirtiendo que la hoja puede tener
informacin
3.2.4. Cambiar nombre

Existen varias alternativas para cambiar el nombre a una hoja de clculo. Las ms prcticas y fciles de
aprender son estas:
Men contextual.- De un clic secundario a la hoja a la que desea cambiar nombre y ejecute el
comando cambiar nombre. Escriba el nuevo nombre para la hoja de clculo
Haga doble clic sobre la hoja a la cual se le cambiar el nombre,
Ahora solamente se deber sobre escribir

el nuevo nombre de hoja de clculo
3.2.5. Color de etiqueta

A partir de la versin de Excel XP las hojas de clculo se identifican por su nombre y ahora tambin por
su color
La forma ms sencilla de cambiar el color de una etiqueta, es haciendo clic secundario sobre la etiqueta
de hoja de clculo
Es conveniente mencionar que la hoja actual siempre aparecer en color blanco. Esto es para indicar en
cual hoja se esta trabajando. Una vez que se abandone una hoja, aparecer con el color que se le haya
asignado
3.2.6. Seleccionar
Para seleccionar una hoja slo haga clic sobre la etiqueta de la hoja que desee
Para seleccionar varias hojas continuas, haga clic en la primera hoja y mantenga presionada la
tecla shift y haga un clic en la ltima hoja a seleccionar
Para seleccionar varias hojas no continuas, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace
clic sobre las etiquetas de las hojas que desea seleccionar
Las hojas de clculo se pueden seleccionar de forma mltiple para ejercer alguna accin en grupo. Por
ejemplo, se podrn seleccionara varias hojas para eliminarlas al mismo tiempo, copiarlas, moverlas de
lugar o bien para darles formatos especficos al mismo tiempo.
Ejercicio:
1.- Abra un nuevo libro de Microsoft Excel
2.- Haga que aparezcan 4 hojas con los siguientes nombres ENERO, FEBRERO, MARZO, ABRIL
3.- Seleccione las cuatro hojas de manera mltiple
4.- Aplique el siguiente formato en una de las hojas.
Se dar cuenta que lo que realice en una hoja se har al mismo tiempo en todas.
3.2.7. Mover o copiar

Mover: Para cambiar de posicin una hoja de clculo existe un mtodo muy sencillo, consiste en arrastrar
la hoja a la nueva posicin. (Coloque el Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea mover, mantenga
presionado el botn primario mientras arrastra la etiqueta de la hoja a la nueva posicin)
Copiar: De la misma forma como se mueve una hoja, solo que deber presionar tambin la tecla Control.
Con esto har una copia en lugar de simplemente cambiar de posicin.
Otro mtodo para Mover o Copiar una hoja de clculo es a travs del men contextual, este aparecer
una vez que presione el botn secundario del Mouse sobre la etiqueta de la hoja que desea ya sea mover
o copiar.
Este mtodo permite mover o copiar hojas a otros libros de trabajo

1.- De la primera lista desplegable, seleccione el archivo al cual
Mover o copiar la(s) hoja(s) de clculo (En la parte inferior se
indicar si se esta moviendo o copiando)
3.2.8. Filas
3.2.8.1.
Seleccionar
Existen varios mtodos para seleccionar una fila, aqu mencionamos dos.
Seleccionar una sola fila
a) Utilizando el Mouse: De un clic sobre el nmero de fila a seleccionar
b) Utilizando el teclado: Ubique el indicador de celda dentro de la fila que desea seleccionar y
presione la tecla <shift> + <Barra espaciadora>
Si desea seleccionar varias filas continuas
a) Utilizando el Mouse: Haga un clic sobre el nmero de la primera fila, mantenga presionado el
botn del Mouse mientras arrastra hacia arriba o abajo para seleccionar ms filas.
b) Utilizando el teclado: Una vez que se selecciona la primera fila, mantenga presionada la tecla
<shift> mientras se seleccionan ms filas con la flecha hacia arriba o hacia abajo.
3.2.8.2.
Insertar
Existen varios mtodos para insertar nueva fila, si
desea insertar varias al mismo tiempo solamente
deber seleccionarlas antes.
a) Men Insertar: De forma directa en el men
Insertar ejecute el comando filas
b) Men contextual: Haga clic con el botn
secundario sobre el numero de la fila que
desea quede libre, finalmente seleccione
insertar
c) Mtodo abreviado: Por medio del teclado se
utiliza la combinacin de teclas <Control> <+>
(signo ms)
En los mtodos A y C debe considerarse que la fila
donde se encuentra el indicador de celda es el lugar en
el que se insertar una nueva fila.
3.2.8.3.
Eliminar
Para eliminar una fila

a) Selecciona la fila o filas a eliminar
b) Se abre el men Edicin y se ejecuta el comando Eliminar
Otros mtodos sencillos para eliminar filas son:
Para eliminar filas con el contextual
a) Haga clic con el botn secundario del Mouse sobre el nmero de fila a eliminar
b) Seleccione el comando Eliminar
Para eliminar filas utilizando el teclado
a) Seleccione la o las filas a eliminar
b) Presione las teclas <Control> <> (signo menos)
3.2.8.4.
Alto
El alto de una fila se puede hacer de dos formas

a) A travs del Mouse: Coloque el indicador del Mouse justo en la parte inferior del nmero de la fila.
Presione el botn primario del Mouse mientras arrastra hacia arriba (reducir alto) o hacia abajo
(aumentar alto)
b) Mediante el men Formato por medio del comando Fila/Alto
3.2.8.5.
Ocultar
Ocultar una fila permite visualizar solamente los datos que nos interesan o bien solamente los datos que
deseamos imprimir.
Para ocultar filas
a) Utilizando el men contextual: Haga clic con el botn secundario sobre el nmero de la fila
que se desea ocultar y enseguida seleccione el comando ocultar
b) A travs del men formato: Una vez seleccionada la o las filas a ocultar abra el men
Formato y ejecute el comando Fila/Ocultar
c) Mediante el teclado: Colquese en la fila que desea ocultar y presione la tecla <Control> <9>
3.2.8.6.
Mostrar
Para mostrar una fila, lo primero es seleccionar esa fila que esta oculta
Ejemplo, si la fila 4 esta oculta, deber seleccionar desde la fila tres hasta la fila cinco
Otra forma de seleccionar la fila que esta oculta es a travs del comando ir a o bien a travs del cuadro
de nombres
Una vez que la fila o filas estn seleccionadas puede mostrarlas a travs de:
a) Men contextual: haciendo un clic con el botn secundario del Mouse sobre la fila que se desea
mostrar

b) Men Formato, comando Fila despus el comando Mostrar.
c) Mtodo de teclado: Presione las teclas <Control> <shift> <(>
3.2.9. Columnas
3.2.9.1.
Seleccionar
La forma ms sencilla de seleccionar una columna es utilizando el Mouse.

Simplemente haga un clic sobre el ttulo de la columna.
Seleccionar una columna
Con el Mouse
Con teclado
Varias columnas
Con el Mouse
Con el teclado
Haga clic sobre el ttulo de la columna (letra de columna) que desea

seleccionar
Presione la tecla <Control> + <Barra espaciadora>
Haga clic sobre el titulo de la primera columna; mantenga presionado el
botn primario mientras se arrastra a la izquierda o a la derecha
Presione <Control> + <Barra espaciadora> para seleccionar la primer
columna, luego mantenga presionada la tecla <Shift> mientras se arrastra
con las flechas izquierda o derecha del teclado
3.2.9.2.
Insertar
Al momento de insertar una columna, la informacin de las columnas existentes se desplazan hacia el
lado derecho, dejando libre el rea donde actualmente se encuentra.
Para insertar una sola columna
Con el Mouse
Haga clic con el botn secundario del Mouse sobre el ttulo de la columna
donde desea la nueva columna y ejecute el comando Insertar
Con el Teclado
Seleccione la columna donde desea la nueva y presione <Control> <+>
Mediante men
Vaya al men Insertar y ejecute el comando Columnas
Para insertar varias columnas, se realiza el procedimiento anterior solo que antes se debe seleccionar la
cantidad de columnas a insertar.
Al insertar una nueva columna, sta se inserta con las caractersticas de formato igual al de la columna al
lado izquierdo
3.2.9.3.
Eliminar
Al momento de eliminar una columna, las columnas que se encuentran a la derecha se desplazan
ocupando el lugar de la columna que se elimina.
Para eliminar una columna
Mouse
Haga clic con el botn secundario sobre el titulo de la columna. Despus
seleccione el comando Eliminar
Teclado
Despus de seleccionar la columna a eliminar presione <Control> <->
Men
Edicin comando eliminar
3.2.9.4.
Ocultar
Se utiliza principalmente cuando se desea imprimir slo parte de la informacin. Al ocultar columnas
stas no se imprimirn.
Estudio de caso: Se tiene la siguiente informacin:
De la cual solamente se desea imprimir el nombre de la empresa, el contacto y su respectivo telfono.

Para esto de una forma muy sencilla se oculta cada columna que no se desea de la siguiente forma:
Para ocultar el No. Control que no es requerido en el informe
a) Seleccione la columna haciendo clic con el botn secundario del Mouse
b) Seleccione el comando Ocultar
La columna A, E y F se ocultan de la misma forma.
3.2.9.5.
Mostrar
Para mostrar una columna, lo primero es seleccionar esa columna que esta oculta
Puede seleccionar a travs del cuadro de nombres, mediante el comando Ir a o bien seleccionando una
columna antes y una despus.
Para mostrar una columna
Mouse
A travs del men contextual
Teclado
<Control> <Shift> <)>
Men
Formato/Columna/Mostrar
3.2.10. Celdas
3.2.10.1.
Seleccionar
La forma ms sencilla para seleccionar celdas es a travs del Mouse. Basta con mantener presionado el
botn primario mientras se arrastra para comenzar a seleccionar celdas.

Para seleccionar celdas
Teclado
Presione la tecla <shift> mientras con las flechas avanza la seleccin.

Izquierda, derecha, Arriba o hacia abajo.
Presione F8. Luego a travs de las flechas, extienda la seleccin
Mouse
3.2.10.2.
Mantenga presionado el botn primario mientras se arrastra
Insertar
Ejemplo de caso:
Despus de haber capturado informacin, se da cuenta que ha cometido un error en los nmeros
telefnicos.
El telfono de Martha Elizabeth Castro Loza debe ser 820 20 22, y todos los dems estn recorridos.
Qu debemos hacer?
Lo mejor es insertar una celda en D5 haciendo que el resto de las celdas se recorra hacia abajo.
Haga clic secundario sobre la celda D5 y seleccione el comando Insertar

En este caso la informacin deber desplazarse hacia abajo.
Para insertar celdas mediante el teclado use <Control> <+>
3.2.10.3.
Para eliminar celdas
Men
Eliminar
Edicin/Eliminar
Teclado
<Control> <->
Mouse
Contextual (haga clic secundario sobre la celda que desea eliminar)
Este es el dialogo que se presenta:
3.3. LA HOJA DE CLCULO

3.3.1. Tipo de datos
a) Fecha
Al capturar una fecha y desplazarse a otra celda, el dato de fecha normalmente se alinea a la
derecha.
Existen diferentes formas para capturar fechas en Excel, sin embargo hay que tener cuidado
cuando se captura una fecha y los datos se quedan al lado izquierdo; pues pueden no ser
interpretados correctamente como una fecha por Excel.
Qu significa que las fechas se queden al lado izquierdo?

Las fechas que estn al lado izquierdo NO SON CONSIDERADAS como fechas y al
momento de solicitar en un informe que se filtre determinado perodo de fechas puede
obtener resultados errneos.

b) Nmeros
Al igual que las fechas, estos se alinean al lado derecho de la celda. Se recomienda que no
se capturen los nmeros con puntos y comas salvo sea necesario para el caso de los
decimales
c) Frmulas
Al capturar frmulas debe utilizar preferentemente el signo igual para que Excel considere
esta entrada como una frmula. Una vez capturada, en la celda solamente visualizar el
resultado.
d) Comentarios
Son notas que normalmente no se imprimen
Para insertar un comentario, utilice el comando Comentario del men Insertar
3.3.2. Manejo de frmulas utilizando operadores aritmticos

Para evaluar la frmula, Excel utiliza la llamada Jerarqua de operadores.
Esta jerarqua determina cuales operaciones sern evaluadas primero y cules despus.
La siguiente tabla muestra la jerarqua de operadores aritmticos utilizada para evaluar frmulas
1.- Parntesis
2.- Multiplicacin y/o Divisin
3.- Suma y/o Resta
Cuando en una frmula se tienen operadores del mismo nivel de jerarqua, se resolvern de acuerdo a su
aparicin de izquierda a derecha.
Ejemplos:
5+3-2 = 6
3+2*2= 7
6/2+5*2= 13
5+(3-2) = 6
(3+2)*2 = 10
6/(2+5)*2 =1.71428

Observe el siguiente ejemplo de una frmula en la que slo se utilizan nmeros.
Cul es la desventaja de este tipo de frmulas?

Comparar el ejemplo anterior con el siguiente en el que no se utilizan directamente nmeros sino
referencias de las celdas en las que se encuentran los nmeros que deseamos sumar.
Cuales son los beneficios al utilizar referencias de celda?

Ejemplo:
3.3.3. Copiar frmulas

Al contar con los siguientes datos, uno pensara en escribir una frmula para cada alumno; sin embargo,
despus de escribir la primera frmula, sta se puede copiar y as terminar todo el clculo de una forma
simple y rpida.
Cuadro de
relleno
Copie la frmula arrastrando el cuadro de relleno

Para que Excel copie una frmula requiere de una muestra, luego simplemente hay que arrastrar el
cuadro de relleno.
Apunte al cuadro de relleno hasta que aparezca el Mouse con la siguiente figura
Y enseguida arrastre hasta donde desea que se copie la frmula
Otra forma muy comn es utilizando los comandos de copiar y pegar
3.3.4. Consolidar datos

Permite reunir informacin que se encuentra en varias hojas y presentar un resumen. Para explicar ms
sobre la consolidacin de datos se mostrar un ejemplo:
Se tienen varias hojas de clculo. Las ventas de enero,

febrero y marzo, con los mismos vendedores y lo que se
pretende es obtener la suma de las ventas de los tres
meses de cada vendedor.
Ejemplo: Las ventas de Carlos Loza, en el primer trimestre
son de 2,440
Para la consolidacin de datos:

1.- Colquese en la hoja donde va el resumen y seleccione el rango de celdas dnde debern ir los
resultados.
2.- Abra el men datos y ejecute el comando consolidar en donde aparecer el siguiente dialogo
2
1
1.- Se deber seleccionar que tipo de resumen se desea (Suma, Cuenta, Promedio, Max, Min, Producto,
Contar nmeros, Desvest)
2.- Referencia donde se encuentran los datos a resumir. En este ejemplo las referencias seran las
ventas de cada mes, ventas de enero, ventas de febrero y ventas de marzo.
3.- Aqu se determina si la seleccin incluye o no los ttulos de columnas o bien la columna de conceptos
ubicada normalmente al lado izquierdo de la informacin.
3.4. FORMATO DE HOJA DE CLCULO

3.4.1. El dilogo celdas
2
1
3
1
2
3
4
Diferentes categoras para establecer el formato a lo seleccionado

Especfica la cantidad de decimales a mostrar
El smbolo monetario que ser utilizado en cada dato numrico de la seleccin
En caso de tener un nmero negativo, se define el formato con el que se presentar
Existen dos tipos de alineacin, que al combinarse dan nueve alineaciones posibles. (alineacin
vertical, alineacin horizontal)
Celdas con
Alineacin Vertical: Inferior
Alineacin horizontal: Centrar
Celdas con
Alineacin Vertical: Centrar
Alineacin horizontal: Centrar
El elemento orientacin permite girar el texto que se encuentra seleccionado
Celdas con
Orientacin: 45 grados
1
3
2
4
1) Bordes preestablecidos
a) Ninguno:
Permite quitar los bordes al rango de celdas previamente seleccionado
b) Contorno:
Permite establecer un borde alrededor del rango de celdas previamente
seleccionado
c) Interior:
Permite establecer bordes a todas las celdas al interior del rango seleccionado
2) Existen diferentes tipos de bordes los cuales se aplican a la celda o rango de celdas seleccionadas.
Existen bordes: Superior, inferior, izquierdo, derecho, en diagonal. Seleccione el tipo de borde que
desea
3) Lista de estilos para los bordes
4) Color del borde.
3.4.2. Ordenar listas

Existen dos formas de ordenar una lista. La primera es a travs de de los botones en la barra de
herramientas estndar y la segunda es por medio del comando ordenar que se encuentra en el men
datos.
Ordenar una lista en orden Ascendente
Ordenar una lista en orden Descendente

Ordenar una lista de datos con estos botones es la forma ms sencilla. Pues basta con colocarse en
alguna celda de la columna que se utilizar como base para ordenar toda la lista y hacer clic en el botn
correspondiente
Para ordenar la siguiente lista por nombre del alumno, basta colocarse en alguna celda de la columna
A que sea parte de la lista de datos y utilizar alguno de los botones para ordenar.
Si usted selecciona informacin parcialmente, Excel mostrar un mensaje
Si se realiza la ordenacin de esta forma, simplemente ordenara los nombres dejando las calificaciones
intactas lo que podra ocasionar un grave error pues les estara cambiando todas las calificaciones a los
alumnos.
En versiones anteriores de Excel esta advertencia no apareca por lo que se tena que actuar con mucha
precaucin al ordenar listas.
Caso de estudio:
En la siguiente lista, existen varios alumnos con el apellido paterno igual. Al ordenar por apellido paterno
Quin debe ir primero?
Obviamente se define mediante el apellido materno, esto lo podemos hacer mediante el comando
ordenar del men datos.
3.4.3. Autoformato a hojas de clculo

Permite ahorrar tiempo al momento de darle presentacin a nuestro trabajo.
Para aplicar un autoformato:
1.- Seleccione el rango al que desea dar formato (Pueden ser celdas continuas o discontinuas).
2.- Enseguida abra el men formato y seleccione el comando autoformato
Aparece cuadro de dilogo autoformato el cual le permitir seleccionar entre una serie de formatos. El
objetivo es que la informacin seleccionada tome uno de estos formatos.
3.5. VISTA PREVIA

Antes de mandar imprimir es de suma importancia analizar como se ver impreso el documento. El
comando vista previa no funciona si no se cuenta con una impresora instalada.
3.5.1. Botn siguiente

Estar activo solamente si existe ms de una pgina por imprimir. Este botn nos lleva a la pgina
siguiente.

3.5.2. Botn anterior
Para que este botn se active, deber estar en la pgina 2 o posterior ya que nos regresa de pgina.
Estar activo solamente si la pgina es diferente de 1. Este botn nos lleva a la pgina anterior.
3.5.3. Botn zoom

Permite hacer un acercamiento a la informacin que se imprimir.
3.5.4. Dilogo Configurar pgina
3.5.4.1
3.5.4.2
3.5.4.1.
Escala
Se puede colocar del 10 al 400% tomando como referencia que menos de 100 es una reduccin al
momento de mandar imprimir y ms de 100 es una ampliacin.
3.5.4.2.
Tamao de papel
Aqu se debe especificar el tamao del papel en el cual se imprimir. Puede seleccionar tamao carta,
oficio o alguna otra.
3.5.5. Ficha Mrgenes
3.5.5.1.
Superior
Distancia entre el borde superior de la hoja y el lugar donde se desea que comience a escribirse.
3.5.5.2.
Inferior
Distancia entre el borde inferior de la hoja y el ltimo lugar donde aparece texto.
3.5.5.3.
Derecho
Distancia del borde derecho del papel y lugar donde se alinea el texto
3.5.5.4.
Izquierdo
Distancia del borde izquierdo del papel y lugar donde se alinea el texto
3.5.5.5.
Encabezado
Distancia medida desde el borde superior para ubicar una leyenda de encabezado de pgina en todas las
pginas
3.5.5.6.
Pie de pgina
Distancia medida desde el borde inferior para ubicar una leyenda de pie de pgina en todas las pginas
3.5.5.7.
Centrar en la pgina
Usted puede activar las casillas correspondientes para que la informacin se centre en la pagina de
manera vertical o bien horizontalmente.
3.5.6. La ficha Encabezado y pie de pgina
3.5.6.1.
Preestablecidos por Excel
Microsoft Excel tiene una lista de encabezados y pies de pgina predefinidos. Puede elegir uno de estos
o bien crear su propio encabezado o pie de pgina.
Ninguno
Pgina #
Pgina # de #
Hoja1
Nombre de usuario, Fecha actual, pgina #
.
.
3.5.6.2.
Personalizar encabezado y pie de pgina
Formato al texto: Se deber seleccionar el texto antes de presionar el botn

Imprime el nmero de pgina actual.
Imprime el nmero total de pginas
Imprime la fecha actual
Imprime la hora actual
Imprime la ruta donde esta guardado el archivo que se esta imprimiendo
Imprime el nombre del archivo que se esta imprimiendo.
Imprime el nombre de la etiqueta de hoja de clculo que se esta imprimiendo.
Permite insertar una imagen desde un archivo
Este botn se activa cuando inserta una imagen dentro del encabezado y/o pie de pgina y permite
determinar el tamao que tendr sta
Antes de hacer clic en cualquier botn de los anteriormente explicados, deber ubicar el cursor en la
seccin donde se desea que tenga efecto. Principalmente determinan la alineacin.

3.5.7. La ficha hoja
3.5.7.1
3.5.7.2
3.5.7.3
3.5.7.6
3.5.7.4
3.5.7.5
3.5.7.1.
rea de impresin
En este lugar se escribe el rango de celdas que se desea imprimir. Se utiliza principalmente cuando se
desea imprimir slo una parte de una hoja de clculo. Una alternativa rpida para modificar este rango es
mediante el men Archivo/rea de Impresin
3.5.7.2.
Imprimir ttulos
Si tiene una lista de informacin extensa cuyas primeras filas hacen la funcin de encabezado de
columna y desea que esas filas se repitan en cada una de las hojas cuando se imprima esa lista, escriba
aqu el rango de filas que desea se repita en cada hoja.
La opcin anterior funciona bien cuando se tiene una lista de informacin que se extiende hacia abajo.
Pero si la informacin que va a imprimir se extiende hacia la derecha tal vez lo que desee que se repita
en cada hoja impresa sean ciertas columnas que hacen la funcin de encabezado de fila. Escriba aqu el
rango de columnas que desea se repitan en cada hoja impresa.
3.5.7.3.
Lneas de divisin
Se refiere a la cuadricula que Excel tiene. Se puede imprimir un documento con lneas de divisin o sin
ellas.
Ejemplo de impresin con filas de divisin
Ejemplo de impresin sin lneas de divisin
3.5.7.4.
Blanco y negro
Si esta opcin se encuentra activa imprimir en blanco y negro de lo contrario utilizar los colores..
3.5.7.5.
Calidad de borrador
Activar esta opcin le permite ahorrar tinta. Sobre todo en impresoras de color. Puede ser para trabajos
que normalmente son para revisin.
3.5.7.6.
Ttulos de filas y columnas
Hace que aparezcan o no los ttulos de columnas (letras) y los nmeros de filas
Ejemplo de impresin con ttulos de fila y columnas
Ejemplo de impresin sin ttulos de fila y columnas
3.5.8. Insercin y eliminacin de saltos de pgina

Provocar un salto de pgina al momento de imprimir es algo muy sencillo, simplemente ubquese en la
fila o celda en donde desea el salto. Abra el men Insertar y ejecute el comando salto de pgina.
Por ejemplo, si desea la siguiente lista se imprimir en dos pginas, y precisamente que una pgina
termine en determinada fila, con el comando salto de pgina usted lo puede provocar. Basta con
colocarse en la parte inferior donde desea tal separacin
Inmediatamente aparece una lnea punteada. Para quitar un salto de pgina proceda de forma similar
El comando Salto de pgina cambia por Quitar salto de pgina en el mismo men
3.5.9. Establecer/Borrar rea de impresin

El rea de impresin es de gran utilidad cuando se desea imprimir solamente una parte de la informacin.
Este comando se encuentra en el men Archivo.
Para establecer un rea de impresin
1. Seleccione el rea que desea establecer como predeterminada a imprimir
2. Abra el men Archivo
3. Seleccione el comando rea de impresin/ Establecer rea de impresin
3.5.10. Uso de la vista previa de pgina web

Este comando se encuentra en el men Archivo, y convierte la informacin a un formato que pueda ser
visible en Internet a travs de un explorador.
As se aprecia cuando se utiliza esta vista.
3.6. FUNCIONES BSiCAS

Una funcin en Microsoft Excel es una frmula simplificada. Cada funcin tiene su propia sintaxis (la
forma de cmo debe escribirse)
Al conocer la sintaxis de cada funcin se sabe la forma de utilizarla.
=Nombre_de_Funcin(Argumentos)
Cada funcin debe iniciar con el signo igual. Si se utilizan dos o ms funciones en la misma lnea
entonces con un slo signo es suficiente.
Toda funcin debe tener un nombre, el cual nunca estar separado por espacios y siempre tiene
que escribirse tal cual.
Nunca le deben faltar parntesis
La parte que vara siempre de acuerdo a la funcin es lo que se escribe dentro de los parntesis,
es decir los argumentos.
o
Existen diferentes tipos de argumentos

Numricos
De referencia de celda
Rango
Combinados
Texto
Fecha
Lgicos
Ms funciones.
3.6.1. Ahora
Esta uncin no tiene argumentos
Cul ser su sintaxis?
Cmo debe de emplearse?
5, 8, 54, 6
A6, F9, H8, J9
A1:A20
A1:A20, D9, H10, 67
Su objetivo principal es colocar la fecha y hora del reloj de la computadora.
3.6.2. Hoy
Objetivo: Imprime la fecha actual (solamente la fecha)
No tiene argumentos.
Cul ser su sintaxis?
3.6.3. Suma
Objetivo: Suma todos los nmeros de un rango
Sintaxis: =Suma(Numero1, Numero2, Numero3)
El nmero que se desea que se sume, puede ser identificado a travs de una referencia de celda o bien
mediante un rango de celdas al momento de tratarse de varios nmeros
Ejemplos:
=Suma(15,30,50)
El resultado es 95 y se utiliz en los argumentos datos numricos.
=Suma(A1,A4,A6)
El resultado es 102 y se utiliz como argumentos referencias de celdas

A1 que contiene un 25
La suma es 102
=Suma(A1:A6)
El resultado es 267 utilizando un solo argumento de tipo rango
Ms ejemplos
=SUMA(A1:C1)
=SUMA(A1:C6)
Cul es la diferencia entre estas dos funciones?
=SUMA(A1:A10)
=SUMA(A1,A10)
3.6.4. Max
Objetivo: Determinar cual es el valor mximo de una serie de nmeros
Sintaxis: =MAX(Numero1, Numero2, Numero3,)
=MAX(A1:C6)
Cual es el nmero ms grande?
3.6.5. Min
Objetivo: Determinar cual es el valor mnimo de una serie de nmeros
Sintaxis: =MIN(Numero1, Numero2, Numero3,)
=MIN(A1:C6)
Cul ser el valor ms inferior?
3.6.6. Promedio
Objetivo: Determinar cual es el promedio de una lista de nmeros (esta funcin suma y divide entre el
nmero de elementos seleccionados)
Sintaxis: =PROMEDIO(Numero1, Numero2, Numero3,)
=PROMEDIO(A1:A35)
=PROMEDIO(B1:B6)
=PROMEDIO(A1:C1)
3.6.7. Contar
Objetivo: Determinar cuntos datos de tipo numrico existen en el rango de celdas indicado en los
argumentos
Sintaxis: =CONTAR(Ref1, Ref2, Ref3)
Ejemplo:
=CONTAR(A1:A6)
Si en este rango aparecen datos que no son numricos, estos no sern

contemplados.
3.6.8. Contara
Objetivo: Determinar cuntas celdas se encuentran ocupadas con datos de cualquier tipo.
Sintaxis: =CONTARA(Ref1, Ref2, Ref3)
Ejemplo:
=CONTARA(A1:A6) Si en este rango existen celdas vacas, estas no se consideran
3.6.9. Si
Objetivo. Permite crear formulas, texto, nmeros condicionales.
Sintaxis: =SI(Prueba_Lgica, Valor_Si_Verdadero, Valor_Si_Falso)
Prueba_Lgica se refiere a la condicin que se desea comprobar
Valor_Si_Verdadero Aqu se coloca el valor que se devolver si la condicin se cumple
Valor_Si_Falso Aqu se coloca el valor que se devolver si la condicin no se cumple
Ejemplos.
=Si(A1>A2,Correcto,Incorrecto)
=Si(A5<A4,Correcto, Incorrecto)
=Si(A2=A3,Hola, Adios)
Si 15 es mayor que 9 entonces devuelve correcto

CORRECTO
Si 60 es menor que 30 entonces devuelve correcto
INCORRECTO
Si 9 es igual a 8 entonces devuelve Hola
ADIOS

=Si(suma(A1:A5)>130, 1, 2)
Si la suma de 15+9+8+30+60 es mayor que 130 entonces

devuelve el nmero 1
2
=Si(C2>=6,Aprobado,Reprobado)
=SI(C2<=B2,"Si","No")
Si la existencia es menor o igual al nivel mnimo entonces se debe surtir

Al momento de examinar la lista que se debe surtir solamente aparecen letreros indicando SI o bien
indicando NO. La idea principal es que aparezca la cantidad que se debe surtir, para ello es necesario
realizar una resta:
NIVEL MAXIMO menos EXISTENCIA
Modifique la formula para que quede como se indica:
=SI(C2<=B2,"Si","No")
En lugar de escribir
=SI(B2>=C2,A2-C2,"")
SI se escribe una frmula
Borre el letrero NO para que en caso de que
A2-C2 (por el hecho de ser frmula NO

debe estar entre comillas)
no se deba surtir aparezca

comillas).
(deje las
3.7. USO DE PLANTILLAS

3.7.1. Qu es una plantilla?
Una plantilla es un formato preestablecido que nos permite sistematizar y estandarizar el formato de
nuestra informacin.
Configuraciones que puede guardar en una plantilla
Formatos
Formatos de celdas y hojas: Se establecen utilizando los comandos del men Formato.
Formatos de pgina y configuracin del rea de impresin de cada hoja.
Estilos de celda.
Nmero y tipo de hojas.
reas protegidas y ocultas del libro: Puede ocultar hojas, filas y columnas y evitar que se realicen
cambios en las celdas de una hoja de clculo.
Texto, datos, grficos y frmulas
Texto que se desea repetir, como encabezados de pginas y rtulos de filas y columnas.
Datos, grficos, frmulas y otra informacin.
Configuracin de validacin de datos.
Valores de Barras de herramientas, automatizacin y Opciones
Barras de herramientas personalizadas, macros, hipervnculos y controles ActiveX en formularios.
Para que una barra de herramientas personalizada est disponible, adjntela a la plantilla.
Opciones de clculo de libro y opciones de visualizacin de ventanas. Establecidas con el
comando Opciones (men Herramientas).
3.7.2. Uso de las plantillas incorporadas

Microsoft Excel cuenta con algunas plantillas ya elaboradas que se pueden utilizar. Tal vez no se ajusten
exactamente a las necesidades especficas que se tienen, sin embargo se pueden utilizar como un punto
de partida.

Para tener acceso a las plantillas incorporadas
1. Men Archivo
2. Comando Nuevo
3. Del panel de tareas seleccionar En mi PC
El panel de tareas en las aplicaciones del Microsoft Office aparece de igual manera mediante las teclas
<Control> <F1>
Panel de tareas: Ventana de una aplicacin Office que proporciona comandos utilizados frecuentemente.
Esta ubicada al lado derecho del rea de trabajo
3.7.3. Creacin de una plantilla nueva

Crear una plantilla es sencillo. Considere que una plantilla es como un molde a partir del cual se
generan nuevos libros. Abra un nuevo libro de Excel, adptelo a sus gustos y necesidades y asegrese
de guardarlo como plantilla.
Ejemplo:
Abra el archivo M3C71 y con ayuda del instructor convirtalo en una plantilla cuidando los detalles
necesarios.
1. Proteja las celdas en las que no se debe permitir escribir

2. Oculte las columnas y filas que no se utilizarn (puede cambiarles el color de fondo o
relleno simulando que no son reas de uso)
3. Guarde el archivo como una plantilla.
3.8. MICROSOFT GRAPH

3.8.1. Identificacin de elementos
3.8.1.1.
Conceptos bsicos
Venta de Pasteles
Piezas
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
60
60
65
60
52
45
70
80
75
48
3 Leches
Chocolate
Lunes
5
80
75
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Del 26 al 30 de Enero 2004
Ttulo del Grfico

Rtulos de datos
rea de trazado
Ttulo del eje Y
Escala de valores
Ttulo del eje X
Leyendas
Lneas de divisin
Eje de categoras
Sbado
3.8.2. Asistente para grficos

Abra el archivo M3C81.
Para la creacin de una grfica es conveniente seleccionar primero la informacin que se desea graficar.
Una vez que ha seleccionado la informacin a graficar abra el men Insertar y ejecute el comando
Grfico
Siga los pasos del asistente para grficos
a) Tipo de grfico
b) Datos de Origen
c) Opciones del grfico
d) Ubicacin del grfico
GRAFICO/TIPO DE GRAFICO
Excel cuenta con 14 tipos de grficos cada uno presenta al lado derecho una serie de subtipos.
Seleccione el tipo y subtipo de grfico que desea
GRAFICO/DATOS DE ORIGEN
1
2
a) Determina el rango de informacin a graficar. Si cambia de parecer, es momento de volver a

seleccionar un nuevo rango.
b) Cambiar la alineacin de las categoras por filas o por columnas de datos numricos.

GRAFICO/OPCIONES DE GRAFICO
1
2
3
1. Ttulo del grfico: Informacin de una sola lnea que aparece en la parte superior de la
grfica. Si desea tener varias lneas como ttulo, lo puede hacer despus de terminar con
el asistente para graficas
2. Eje de categoras X : Es un letrero en la parte inferior de la grfica
3. Eje de categoras Y: Es un letrero considerado en la mayora de las ocasiones como
obligatorio ya que se utiliza para especificar la unidad de medida en que se esta
graficando. Por ejemplo Piezas, Kg., Metros, Libras, Pesos, Dlares, etc.
1
2
1. Lneas verticales entre cada categora

2. Lneas horizontales que facilitan la lectura de la representacin de datos numricos en la
escala
1. Muestra u Oculta las leyendas, Cuando se tienen dos o ms categoras es conveniente

mostrar las leyendas para identificar cada categora que se representa en el grfico
2. Especifica la posicin de la leyenda. El punto anterior se encuentra inactivo, por
consiguiente esta opcin tambin se encuentra inactiva aqu tambin estarn inactivas
las opciones.
1. Contenido del rtulo: Permite incorporar

a) Nombre de la serie: Para nuestro ejemplo son los tipos de pasteles. Arriba de cada
barrita aparecer el nombre del pastel que se esta graficando.
b) Nombre de la categora: Para el ejemplo mostrado aparecen los das de la semana
c) Valor: Aparece en la parte superior el valor que se esta utilizando para graficar, es
bueno sealar que normalmente se recomienda colocar valor o bien lneas de
divisin.

2. Este separador es de gran utilidad cuando existen varios contenidos del rotulo.
1. Muestra una tabla en la parte inferior del Eje de categoras X, con la
informacin que se utiliz para la creacin de la grfica.
1. Se crea una hoja de grfico, exclusivamente para la grfica

2. La grfica aparece en el lugar donde se encuentran los datos en una hoja que se seleccione.
1
2
Ejemplo de una grfica en una hoja nueva
Ejemplo de una grfica como objeto en:
Una vez que se ha generado una grfica mediante el asistente, puede editarla para mejorar su aspecto
aplicando caractersticas de formato
Piezas
Venta de Pasteles
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
80
75
60
60
45
52
65
60
70
80
75
48
3 Leches
Chocolate
Lunes
Martes
Mircoles
Jueves
Viernes
Sbado
del 26 al 31 de Enero de 2004
Para dar formato a un elemento de una grfica basta con hacer clic sobre el elemento que desee y
aplicarle directamente el formato necesario
Al seleccionar un elemento este aparecer entre un cuadro de texto de la siguiente forma
Una vez seleccionado un elemento, utilice los botones de la barra de

herramientas formato o dibujo para aplicarle el formato deseado al elemento
Para seleccionar alguno de los ejes de la grfica, haga clic en la escala o alguna de sus categoras y se
apreciar de la siguiente forma.
Un punto en cada extremo del eje.
75
60
60
45
52
65
60
70
80
80 75
48
3 Leches
S
ba
do
Vi
er
ne
s
Ju
ev
es
M
i
rc
ol
es
Chocolate
M
ar
te
s
90
80
70
60
50
40
30
20
10
0
Lu
ne
s
Piezas
Venta de Pasteles
Realice las siguientes grficas

Ventas del pastel de 3 leches
Ventas solamente del da Lunes, Mircoles y Viernes de ambos pasteles
Ventas de Totales de ambos pasteles
Piezas
Venta de Pasteles
3 Leches
80
70
60
50
40
30
20
10
0
70
60
45
Lunes
52
Mircoles
80
48
Viernes
3.9. HERRAMIENTAS DE USO GENERAL

3.9.1. Inmovilizar paneles
En la mayora de las ocasiones al trabajar con listas de informacin se nos complica editar informacin
que rebasa los lmites de la pantalla ya que nos es difcil explorar los ltimos registros sin visualizar los
ttulos de columna o bien deslizarse demasiado hacia la derecha que hace que se pierdan los datos
principales del lado izquierdo.
El hecho de que los ttulos de columnas permanezcan inmviles al desplazarnos hacia abajo en una lista
grande de informacin, facilita considerablemente la interpretacin al momento agregar nuevos registros.
Inmovilizar paneles permite dejar fija la o las filas que se especifiquen en la parte superior y/o lo que se
determine de columnas al lado izquierdo.

Ubique el indicador de celda justo
debajo de la fila que desea
inmovilizar y justo a la derecha de
la columna a inmovilizar.
Abra el men Ventana y a

continuacin ejecute el comando
Inmovilizar paneles
A partir de estos momentos usted podr viajar a nmeros de fila lejanos, y an as podr observar los
ttulos de columnas.
Panel horizontal superior

Seleccione la fila situada debajo de donde desee que aparezca la divisin.
Panel vertical izquierdo
Seleccione la columna situada a la derecha de donde desee que aparezca la divisin.
Paneles superior e izquierdo
Haga clic en la celda situada debajo y a la derecha de donde desee que aparezca la divisin.
3.9.2. Cambiar configuracin del zoom

El zoom nos permite ampliar o reducir un rea mostrada, considerando que ampliar o alejar no afecta a la
impresin. Las hojas se imprimirn a 100%, salvo que cambie la escala.
Existen dos formas de modificar el zoom, la ms rpida es a travs de la barra de herramientas estndar
mediante una lista desplegable.
Por medio del comando zoom ubicado en el men Ver
Ajustar a la seleccin de la ventana

Se puede decir que es un zoom automtico, ya que de acuerdo a lo seleccionado se har una ampliacin
o una reduccin ajustando a fin de que se llene la venta de Microsoft Excel.
3.10. MANEJO DE IMGENES

3.10.1. Insertar, Mover y Eliminar un objeto
Hoy en da el trabajo con imgenes es algo ya muy comn, desde insertar un logotipo de empresa hasta
ciertas ilustraciones que realzan los documentos.
INSERTAR UNA IMAGEN

Abra el men Insertar y
enseguida seleccione el comando
Imagen/imgenes
prediseadas

Para insertar una imagen prediseada de la galera de Office, abra el men Insertar y del grupo Imagen
ejecute el comando Imgenes prediseada. Se activar el Panel de tareas comunes que tendr la
siguiente apariencia.
a
b
c
d
f
g
h
a. Buscar. En este cuadro escriba la palabra o palabras clave que se utilizarn para hacer una
bsqueda en la galera de imgenes.
b. Botn Buscar. Pulse aqu una vez que haya escrito la palabra o palabras clave para iniciar la
bsqueda.
c. Buscar en. La galera se clasifica en colecciones como las que se ven en la figura 2. Despliegue
esta lista y active las casillas de las colecciones donde desea realizar la bsqued, como se
observa en el cuadro 2 de la imagen de arriba.
d. Los resultados deben ser. Despliegue esta lista como se observa en la figura 3 y active o
desactive las casillas que desee, segn el tipo y formato de elementos que est buscando.
(Fotografas, imgenes, videos, sonidos, etc.)
e. Resultados de la bsqueda. En esta rea tendr una vista previa de los elementos que conciden
con los criterios de su bsqueda.
f. Organizar clips. Muestra una ventana desde donde puede utilizar la galera de Office, para
realizar acciones como: clasificar clips con su propio criterio, copiar clips de una coleccin a otra,
mover colecciones, importar nuevos clips, crear nuevas colecciones de clips, etc.
g. Imgenes prediseadas de office Online. Haga Clic en este enlace para descargar clips desde
Internet del sitio de Microsoft Office en la web.
h. Sugerencias para buscar clips. Haga clic aqu para abrir la ventana de ayuda de Microsoft Office,
la cual incluye consejos y temas de ayuda para realizar bsquedas en la galera.
Una vez que haya encontrado una imagen que coincida con sus criterios de bsqueda, puede insertarla,
de las siguientes formas:

Arrastrando la imagen a la izquierda y colocndola sobre el documento.
Haciendo clic en la flecha derecha, que aparece al posicionarse sobre cualquiera de las miniaturas del
rea Resultados de la bsqueda de la galera. Y seleccionando en el men contextual que aparece la
opcin Insertar.

Al seleccionar una imagen prediseada, aparece la barra de herramientas Formato de imagen cuyas
funciones se describen a continuacin.
3.10.2. Barra de herramientas imagen
3.10.2.1.
Color
Presenta las siguientes 4 opciones de control de imagen:

Automtico. Presenta la imagen con la configuracin de colores original.
Escala de grises. Presenta la imagen sin color, nicamente en tonos de grises.
Blanco y negro. Presenta la imagen en blanco y negro puros.
Marca de agua. Le da a la imagen el aspecto de una marca de agua en el papel,
agregndole brillo y dndole menos contraste. Esta opcin la puede utilizar para
enviar la imagen al fondo.
3.10.2.2.
Ms contraste
Aumenta el contraste de la imagen disminuyendo los tonos de gris. Entre

ms contraste menos tonalidad gris. La imagen se torna menos opaca.
3.10.2.3.
Menos contraste
Disminuye el contraste de la imagen aumentando tonos de gris. Entre

menos contraste ms tonalidad gris. La imagen se torna ms opaca.
3.10.2.4.
Ms brillo
Aumenta el brillo de la imagen agregndole color blanco. Entre ms brillo

ms blanca se ver la imagen. La imagen se torna ms brillosa.
3.10.2.5.
Menos brillo
Disminuye el brillo de la imagen agregndole color negro. Entre menos

brillo ms oscura se ver la imagen. La imagen se torna ms oscura..
3.10.2.6.
Recortar
Al activar este botn la imagen se podr recortar. Podr eliminar las partes
que desee de la imagen.
El apuntador del
mouse tendr la
siguiente apariencia:
Seleccione la imagen,
y haga clic sobre el
botn recortar de la
barra de herramientas
imgenes
Para ocultar partes de la

imagen arrastre uno de los
vrtices hacia adentro. Para
volver a mostrar partes ocultas
de la imagen arrastre los
vrtices hacia fuera.
3.10.2.7.
Girar 90 grados a la izquierda.
Cada vez que presione este botn, la imagen seleccionada girar 90

grados en sentido inverso a las manecillas del reloj.. Ejemplo.
3.10.2.8.
Estilo de lnea
Presione este botn para seleccionar un estilo de lnea que se aplicar

como marco a la imagen activa.
3.10.2.9.
Definir color transparente
Esta opcin no est disponible para todas las imgenes. Funciona

principalmente con imgenes de mapa de bits (bmp). Sirve para definir
reas transparentes en una imagen.

3.10.2.10. Reestablecer imagen
Sirve para que la imagen regrese a su estado original, en cuanto a

tamao, colores, ajuste, brillo, contraste, etc. Como originalmente se
insert.
3.10.3. Cuadros de texto

Un cuadro de texto sirve para colocar texto en reas y posiciones difciles en donde el texto normal no se
podra acomodar de la forma como lo requerimos. Un cuadro de texto puede ser arrastrado y girado como
si fuera un objeto de dibujo. Sirve tambin para crear letreros o etiquetas como las de este manual.
Pon a Microsoft
en tu currculo
La forma ms sencilla de insertar un cuadro de texto es haciendo clic

sobre el botn cuadro de texto de la barra de herramientas de dibujo
y posteriormente hacer un clic ms sobre el lugar donde se desea
insertar el cuadro de texto. A continuacin escriba el texto que desea
que aparezca en el cuadro, modifique su tamao y posicin para que
luzca como usted quiere.
3.10.4. Autoformas
Las autoformas son figuras de dibujo prediseadas que usted puede insertar para darle vida a sus
documentos o presentaciones. Resaltar tpicos, proporcionar una explicacin o dar una ayuda visual
acerca de un tema. Existen una serie de lneas, formas bsicas, flechas, elementos de diagramas de
flujo, cintas, estrellas, etc. Y otras autoformas como las que se muestran a continuacin.
3.10.4.1.
Lneas
Utilice la categora de Lneas del men de Autoformas y seleccione una de ellas para comenzar a
trazarla. Para comenzar a trazar una lnea haga clic en el punto inicial y posteriormente otro clic en el
punto donde sta terminar. Si es una lnea curva o de forma libre considere dar un clic por cada curva o
vrtice que desee generar y para terminar el trazo de este tipo de lneas d doble clic. Ejemplos:
Recta
Forma libre
Curva
Para lneas de Forma libre y curvas puede borrar los vrtices o puntos de curvatura generados
presionando la tecla RETROCESO y as ir corrigiendo hasta el punto que desee regresar.

3.10.4.2.
Formas bsicas
Utilice la categora de formas bsicas para crear figuras como tringulos, crculos, rectngulos, cruces,
rombos, trapecios, seal de prohibido, cara sonriente, etc.
Para trazar una Forma bsica, basta con seleccionarla de la paleta y posteriormente hacer un clic en el
lugar dnde desea colocarla. Ejemplos:
3.10.4.3.
Flechas de bloque
Utilice la categora de formas bsicas para crear flechas sencillas, de doble punta, de cuatro puntas,
flechas en U, flechas dobladas, flechas con bandas, etc.
Para trazar una Flecha de bloque, basta con seleccionarla de la paleta y posteriormente hacer un clic en
el lugar dnde desea colocarla. Ejemplos:
3.10.4.4.
Diagrama de flujo
Esta categora contiene elementos de simbologa para crear diagramas de flujo como: proceso,
almacenamiento, toma de decisin, conectores, terminadores, etc. Ejemplo:
Proceso 1
Proceso
Alternativo A
Decisi
n
Proceso 2
Terminador
Proceso
Alternativo B
3.10.4.5.
Cintas y estrellas
Utilice esta categora de autoformas para generar dibujos como los siguientes:
3.10.4.6.
Llamadas
Con esta categora genera autoformas similares a las que se utilizan en las historietas, para colocar el
texto de los personajes. Estas se activan inmediatamente como cuadros de texto.
3.11. Herramientas de uso general

3.11.1. Ir a una celda especfica
En variadas ocasiones en que la distribucin de la informacin nos obliga a recorrer gran parte de la hoja
de clculo, tal vez para visualizar una grfica, un presupuesto, una breve lista, tablas de valores;
seguramente recurrir al comando Ir a este comando lo podemos localizar en el men edicin y nos
facilitar el traslado a lugares especficos.
Sin importar en que parte de la hoja de clculo se encuentre usted puede acceder a este comando.
Abra el men Edicin y ejecute el
comando Ir a
Escriba la referencia de celda a

la que desea ir y a continuacin
aceptar
Referencias de celda a las

cuales a viajado (historial)
3.11.2. Portapapeles de Office

El portapapeles es un trmino utilizado en el ambiente Windows para referirse a una localidad de
memoria que guarda informacin de manera temporal. Usted puede introducir informacin al
portapapeles mediante los comando Cortar y Copiar la informacin permanece en esta localidad para su
uso, cada vez que usted requiere de esta informacin podr sacarla a travs del comando Pegar. Cuando
usted coloca un bloque de informacin de tamao considerable le aparecer un mensaje al momento de
salir de la aplicacin indicndole que si desea mantener tal bloque o bien desea limpiar el portapapeles.
El portapapeles de Windows solamente admite un bloque de informacin a la vez, esto significa que cada
vez que usted copie o corte algo reemplazar el contenido almacenado en el portapapeles; Sin embargo,
el portapapeles de office se distingue por que le permite almacenar hasta 24 bloques de informacin para
que luego los reclame en distintas posiciones y en el orden que usted desee.
Usted podr tener acceso al portapapeles de Office mediante el panel de tareas, ah podr observar los
bloques de informacin contenidos al igual que de ah usted podr extraer los bloques deseados y en el
orden de su preferencia.
Hasta 24 bloques de informacin
Limpiar el portapapeles
Contenido del portapapeles

Si usted solamente ejecuta el comando Pegar el contenido que se pegar es el ltimo que se introduce al
portapapeles. Si desea un bloque de informacin especfico tendr que acceder a esta pantalla del
portapapeles y dar clic en su botn al lado derecho para luego ejecutar Pegar
3.11.3. Crear hipervnculos

Un hipervnculo es una herramienta que nos permite trasladarnos de un lugar a otro. Son utilizados
principalmente en Internet identificando al Mouse con una manita nos indica que al hacer un clic sobre
ese elemente nos llevar tal vez a otra pagina, o bien dentro de la misma a un lugar especfico.
En Microsoft Excel los hipervnculos se clasifican de dos tipos, hipervnculos internos los cuales hacer
referencia a elementos dentro del mismo archivo y los hipervnculos externos quines hacen referencia a
sitios fuera del archivo actual que puede ser una pagina de Internet, archivos creados en otra aplicacin.
Seleccione el texto u objeto que se
convertir en hipervnculo y ejecute el
comando hipervnculo del men Insertar
Seleccione el tipo de vnculo que

desea realizar
MARCADOR, es para especificar el

lugar dentro del archivo a visitar
Escriba o seleccione la direccin a

donde viajar por medio del
hipervnculo
3.11.4. Guardar como pgina Web

Microsoft Excel al igual que el resto de aplicaciones de Microsoft Office tiene la posibilidad de guardar la
informacin con diferentes formatos, uno de ellos y muy importante es HTML, formato para colocar en
Internet la informacin y que ms comnmente se identifica como pgina Web.
Principalmente Excel cuenta con la opcin de interactividad de datos, lo cual significa que podr publicar
un archivo en Internet para su uso de forma directa, es decir que al momento de publicarlo no sea de solo
lectura como normalmente ocurre con estas pginas sino ms bien para que se pueda editar y tomar
como una plantilla para la resolucin de problemas en un ambiente colaborativo.
Es muy sencillo, una vez que se ha terminado la creacin de su archivo guarde como pagina Web.
Seleccione lo que desea guardar
La interactividad de datos permite que la informacin

que se publicar se pueda editar desde Internet.
La informacin podr ser visualizada con el Internet Explorer
3.11.5. Copiar Formato

Cuantas veces hemos dado formato a una serie de filas, de columnas, parrafos, pginas y despus de
todo tengamos la necesidad de utilizar las mismas caracteristicas en otro lugar?
Con el objetivo de estandarizar formato es posible copiarlo, sin informacin, solamente las caracteristicas
que hacer que luzca mejor.
Para lograr que los ttulos de columna queden como el

nombre. Tendramos que verificar que tantas opciones
fueron necesarias para esta apariencia, luego aplicar cada
una de ellas al resto de columnas

Colquese en el lugar que tomar
como muestra. En este caso en la
celda A2, cual tiene el formato que se
desea aplicar al resto de columnas
Haga clic en el botn
Copiar Formato (la
brochita)
Ahora solamente toque con el

Mouse el rango que desea se le
aplique el mismo formato que A2
3.11.6. Definir, Aplicar y Eliminar un estilo

Un estilo es un conjunto de atributos que se pueden aplicar a un mismo tiempo, que permite la
estandarizacin de formato principalmente.
Escriba el nombre del estilo
Haga clic en el botn

Modificar para definir el
formato que tendr el estilo
A travs del dialogo Celdas

visto con anterioridad de el
formato
Para aplicar el estilo creado basta con seleccionar las celdas a quienes se aplicar, abril el men
Formato y mediante el comando Estilo aplicarlo.
ELIMINAR un estilo es algo

muy sencillo, basta con
seleccionar el estilo y hacer
clic en este botn

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MDULO 3

Microsoft Excel 2003 core

Derechos Reservados 2003 - 2006

3.11.1. Ir a una celda especfica.................................................................................................... 78

Microsoft Excel Core Specialist 5

3.1. IDENTIFICACION DE ELEMENTOS DE LA HOJA DE CLCULO

3.1.1. Cuadro de nombres

3.1.2. Barra de frmulas

6 Microsoft Excel Core Specialist

3.1.6. Etiquetas de hoja de clculo

3.1.7. Botones de desplazamiento

3.1.8. Barra de estado

3.1.9. rea de autocalcular

Microsoft Excel Core Specialist 7

3.2. MANEJO DEL ENTORNO

Abra el men Insertar y seleccione el comando Hoja de clculo

A travs de una combinacin de teclas <Alt> <Shift> <F1>

8 Microsoft Excel Core Specialist

3.2.4. Cambiar nombre

Haga doble clic sobre la hoja a la cual se le cambiar el nombre,

Ahora solamente se deber sobre escribir

Microsoft Excel Core Specialist 9

3.2.5. Color de etiqueta

10 Microsoft Excel Core Specialist

3.2.7. Mover o copiar

Este mtodo permite mover o copiar hojas a otros libros de trabajo

Microsoft Excel Core Specialist 11

12 Microsoft Excel Core Specialist

Para eliminar una fila

El alto de una fila se puede hacer de dos formas

b) Mediante el men Formato por medio del comando Fila/Alto

Microsoft Excel Core Specialist 13

14 Microsoft Excel Core Specialist

La forma ms sencilla de seleccionar una columna es utilizando el Mouse.

Haga clic sobre el ttulo de la columna (letra de columna) que desea

Microsoft Excel Core Specialist 15

16 Microsoft Excel Core Specialist

Vaya al men Insertar y ejecute el comando Columnas

Despus de seleccionar la columna a eliminar presione <Control> <->

Edicin comando eliminar

Microsoft Excel Core Specialist 17

De la cual solamente se desea imprimir el nombre de la empresa, el contacto y su respectivo telfono.

b) Seleccione el comando Ocultar

La columna A, E y F se ocultan de la misma forma.

18 Microsoft Excel Core Specialist

Microsoft Excel Core Specialist 19

Presione la tecla <shift> mientras con las flechas avanza la seleccin.

Mantenga presionado el botn primario mientras se arrastra

Haga clic secundario sobre la celda D5 y seleccione el comando Insertar

20 Microsoft Excel Core Specialist

Contextual (haga clic secundario sobre la celda que desea eliminar)

Este es el dialogo que se presenta:

3.3. LA HOJA DE CLCULO

Microsoft Excel Core Specialist 21

22 Microsoft Excel Core Specialist

3.3.2. Manejo de frmulas utilizando operadores aritmticos

Microsoft Excel Core Specialist 23

24 Microsoft Excel Core Specialist

Cul es la desventaja de este tipo de frmulas?

Cuales son los beneficios al utilizar referencias de celda?

Microsoft Excel Core Specialist 25

3.3.3. Copiar frmulas

Copie la frmula arrastrando el cuadro de relleno

Otra forma muy comn es utilizando los comandos de copiar y pegar