ESPECIFICACIONES TCNICAS CURSO DE FOMENTO DE TRABAJO SEGURO, LIMPIO Y SALUDABLE

OBJETO: Realizacin del curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable, dirigido a personal contratista que vaya a ingresar a laborar con cualquier unidad organizativa de Ecopetrol S.A.

ALCANCE DE LOS TRABAJOS

El alcance de los trabajos consiste en la recepcin de solicitudes del curso, disponibilidad y programacin de instructores y de la logstica para la realizacin del curso, realizacin del curso, evaluacin del mismo, reporte de resultados en los tiempos y base de datos definidos. Incluye actualizacin y formacin del personal requerido para programar y dictar el curso, actualizacin y revisin de contenidos, generacin de informes solicitados, entre otros. Para cubrir diciembre de 2012, vigencia 2013, 2014 y 2015. El detalle se complementa en estas especificaciones y sus anexos. El alcance comprende actividades administrativas, de seguimiento y verificacin de cumplimiento de normativa legal en materia tributaria, laboral, comercial, de HSE, etc.), as como de los elementos financieros del contrato con el fin de garantizar el normal desarrollo del contrato y su conformidad con la normativa que le sea aplicable.

LINEAS DE SERVICIO Los trabajos a ejecutar, comprenden:

1. Curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable en la ciudad base, dirigido a

grupos de mximo 30 personas. El contratista deber procurar realizar los cursos con el mximo cupo permitido, salvo situaciones definidas con la pertinente justificacin; dado que uno de los objetivos si es lograr cobertura, segn las solicitudes recibidas (cumpliendo con tiempos de respuesta y atencin).

2. Curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable fuera de la ciudad base, dirigido a
grupos de mximo 30 personas. El contratista deber procurar realizar los cursos con el mximo cupo permitido, salvo situaciones definidas con la pertinente justificacin; dado

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que uno de los objetivos si es lograr cobertura, segn las solicitudes recibidas (cumpliendo con tiempos de respuesta y atencin).

3. Curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable en la ciudad base, para formacin
aprobada en casos de emergencias o situaciones especiales definidos por Ecopetrol S.A., dirigido a grupos de mximo 30 personas. El contratista deber procurar realizar los cursos con el mximo cupo permitido, salvo situaciones definidas con la pertinente justificacin; dado que uno de los objetivos si es lograr cobertura, segn las solicitudes recibidas (cumpliendo con tiempos de respuesta y atencin).

4. Curso de fomento de trabajo seguro, limpio y saludable fuera de la ciudad base, para
formacin aprobada en casos de emergencias o situaciones especiales definidos por Ecopetrol S.A., dirigido a grupos de mximo 30 personas. El contratista deber procurar realizar los cursos con el mximo cupo permitido, salvo situaciones definidas con la pertinente justificacin; dado que uno de los objetivos si es lograr cobertura, segn las solicitudes recibidas (cumpliendo con tiempos de respuesta y atencin).

5. Formacin de instructores, con grupos de mximo 20 personas. Corresponde a la

preparacin de los instructores para que puedan ser formadores, debe ser de al menos 5 das con contenidos tcnicos y tcnicas para instruccin.

6. Actualizacin de mdulos de formacin, con los criterios definidos por Ecopetrol S.A.
Corresponde a la actualizacin de informacin y contenidos. Incluye materiales, presentaciones, tcnicas didcticas, guiones para instructores, etc. segn lo definido por la Universidad Ecopetrol. Incluye hacer revisin de mejores prcticas de la industria y proponer a Ecopetrol aspectos a asegurar o incluir en este proceso.

7. Seguimiento en campo de implementacin en la ciudad.

Incluye preparacin, guin, orientacin y resultados de las visitas en campo para seguimiento del comportamiento y aplicacin en campo de quienes asistieron al curso de fomento.

8. Seguimiento en campo de implementacin fuera de la ciudad base. Incluye preparacin,

guin, orientacin y resultados de las visitas en campo para seguimiento del comportamiento y aplicacin en campo de quienes asistieron al curso de fomento. Dado que este proceso est definido por entregables y precios unitarios, el valor a cotizar por el contratista debe incluir TODOS los gastos de logstica, administrativos, gastos de viaje, etc., en conclusin, todo lo requerido para el desarrollo de la actividad debe quedar contemplado en el valor distribuido en los diferentes tems del proceso contractual.

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El clculo del valor que incluye gastos de viaje, debe basarse en las tarifas de Ecopetrol para contratistas que se encuentre vigente.

A. PROCESO 1. FASE DE ALISTAMIENTO

Consiste en la preparacin y alistamiento para el desarrollo de las actividades:

Verificacin del material a utilizar en el desarrollo de los cursos previstos: presentaciones, gua para los instructores, cartillas, alineacin de instructores y de personal logstico, preguntas, manejo de las mismas, etc. Revisin y validacin de procedimientos y flujos de trabajo, canales de comunicacin, mensajes a transmitir, roles y responsabilidades, etc. Definir otros requeridos no contemplados aqu que sean necesarios de controlar previo al inicio del contrato.

2. EJECUCIN
Consiste en la verificacin y control durante el desarrollo de las actividades. En esta etapa se har seguimiento del cumplimiento de las lneas de servicio solicitadas en la etapa de alistamiento.

3. CIERRE
Consiste en el recibo de los trabajos o servicios, de conformidad con lo pactado contractualmente, dejando las respectivas constancias a que haya lugar. Igualmente dentro de esta etapa se deber documentar, archivar y entregar en medio fsico y magntico la informacin relacionada con las actividades desarrolladas. En esta etapa se deben asegurar acciones tales como:

a. Consolidacin de cantidades ejecutadas: esta actividad se consolidar con

base en la informacin reportada por el gestor tcnico del contrato, sea ste funcionario directo o asignado outsourcing. Se tendr en cuenta el seguimiento

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(contra soportes presentados) de cantidades pagadas en las liquidaciones parciales. Este ejercicio se har de manera conjunta con el fin de evitar diferencias de criterios; una vez acordadas las cantidades reales ejecutadas, se suscribir por las partes formato final de cantidades ejecutadas.

b. Revisin de informes presentado por el contratista: el gestor tcnico solicitar

los informes para revisin y aprobacin. Este informe debe incluir documentos, anexos, soportes, etc., requeridos segn lo definido en el contrato.

B. INTERRELACIONES 1.
INTERLOCUTORES Durante el desarrollo de los trabajos y/o actividades realizadas por contratistas intervienen los siguientes actores:

Dependencia solicitante del contrato o rea Usuaria, va gestor administrativo o gestor tcnico de los contratos que inscribirn personal para el curso de fomento. Gestin tcnico de ste proceso contractual: Funcionario de ECOPETROL Administrador de ste proceso contractual: Funcionario de ECOPETROL

C. ESTRUCTURA DEL EQUIPO

Generalidades: ECOPETROL exigir al Consultor que el personal asignado al Contrato cuente con la experiencia mnima estipulada en estas Especificaciones. Roles: Los principales roles o cargos que deber desempear el personal del equipo para el desarrollo de esta actividad, incluye:

Coordinador del contrato Supervisin logstico Instructor Programador logstico

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Digitador Soporte administrativo

1. EQUIPO DE TRABAJO
Para el inicio del contrato, el contratista deber presentar para aprobacin de Ecopetrol, las hojas de vida del equipo mnimo de trabajo. El contratista requerir mnimo el siguiente equipo:
EQUIPO MNIMO PARA EL PRESENTE PROCESO CONTRACTUAL Perfil Descripcin del recurso Cantidad del recurso 1 (uno)

Nivel XIII

Coordinador: Ingeniero (cualquier rama), Profesional de la salud, Administrador, Contador, Economista o afines cuya experiencia incluya: ESPECFICA: mnimo 7 aos en actividades de administracin, direccin de programas o proyectos en temas relacionados u homologables al presente objeto contractual. GENERAL: segn lo indicado en el formato de carrera tcnica y administrativa de Ecopetrol vigente.

Nivel XI

Supervisor logsticos: Profesional en Ingenieras, ideal ingeniera industrial o administrador de empresas o reas afines. ESPECFICA: mnimo 5 aos en actividades de supervisin y/o manejo de personal. GENERAL: segn lo indicado en el formato de carrera tcnica y administrativa de Ecopetrol vigente.

1 (uno)

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EQUIPO MNIMO PARA EL PRESENTE PROCESO CONTRACTUAL Perfil Descripcin del recurso Soporte administrativo: Profesional en Ingenieras, contadura, o administrador de empresas o reas afines. ESPECFICA: mnimo 3 aos en procesos de facturacin y gestin administrativa; debe tener dominio (comprobado) de bases de datos, incluyendo office y particularmente de archivos de Excel. GENERAL: segn lo indicado en el formato de carrera tcnica y administrativa de Ecopetrol vigente. Cantidad del recurso 1 (uno)

Nivel IX

Todas las certificaciones de experiencia deben presentar el tiempo en meses de dedicacin y describiendo la actividad realizada por la persona presentada a este cargo (por certificacin), para efectos de definir el tiempo total de experiencia sumando cada certificacin presentada por el proponente. Se entendern como temas relacionados u homologables al presente objeto contractual coordinacin o direccin de programas de promocin y prevencin en HSE, programas de formacin en HSE que incluyan formacin, certificacin y/o actualizacin, coordinacin logstica de eventos de promocin y/o capacitacin en temas HSE.

TODAS las personas del equipo mnimo deben tener dedicacin de tiempo completo al presente proceso contractual. Por lo cual, le aplican las tarifas salariales definidas por Ecopetrol S.A. vigentes a la fecha del proceso contractual. Para el desarrollo de las actividades planteadas en el presente proceso contractual, se requerir de un equipo variable, al que tambin le aplicarn las tablas salariales de Ecopetrol vigentes, que a su vez sern reconocidas por el tiempo proporcional a su dedicacin. Los perfiles se deben ajustar segn lo relacionado a continuacin:

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Instructor HSE: Profesional pleno nivel 10. Perfil: profesional en ingenieras, profesionales de la salud, profesionales en salud ocupacional, seguridad o higiene, profesionales en administracin o reas afines.

Experiencia especfica: al menos 5 aos trabajando como profesional HSE en industria qumica o industria del petrleo o del sector oil & gas o en obras civiles o en plantas del sector industrial. Dentro del concepto profesional HSE se pueden involucrar actividades tales como evaluacin y seguimiento, gestora HSE, desarrollo de programas de intervencin HSE, liderar investigaciones de accidentes. Ideal tener experiencia como instructor en temas HSE. General: segn lo indicado en el formato de carrera tcnica y administrativa de Ecopetrol vigente.

Instructor HSE: Profesional senior nivel 11. Perfil: profesional en ingenieras, profesionales de la salud, profesionales en salud ocupacional, seguridad o higiene, profesionales en administracin o reas afines. o Experiencia especfica: al menos 8 aos trabajando como profesional HSE en industria qumica o industria del petrleo o sector oil & gas o en obras civiles o en plantas del sector industrial. Dentro del concepto profesional HSE se pueden involucrar actividades tales como evaluacin y seguimiento, gestora HSE, desarrollo de programas de intervencin HSE, liderar investigaciones de accidentes. Ideal tener experiencia como instructor en temas HSE. o General: segn lo indicado en el formato de carrera tcnica y administrativa de Ecopetrol vigente. Instructor HSE: Supervisor nivel 09. Perfil: profesional en ingenieras, profesionales de la salud, profesionales en salud ocupacional, seguridad o higiene, profesionales en administracin o reas afines cuando tenga titulo de pregrado. o Experiencia especfica: al menos 8 aos trabajando como profesional HSE en industria qumica o industria del petrleo o sector oil & gas o en obras civiles o en plantas del sector industrial. Dentro del concepto profesional HSE se pueden involucrar actividades tales como evaluacin y seguimiento, gestora HSE, desarrollo de programas de intervencin HSE, liderar investigaciones de accidentes. Ideal tener experiencia como instructor en temas HSE. o General: segn lo indicado en el formato de carrera tcnica y administrativa de Ecopetrol vigente.

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Programador logstico: Tcnico operativo I nivel 7. o Experiencia especfica: al menos 3 aos en actividades relacionadas con manejo de bases de datos, programacin o seguimiento de actividades operativas o atencin y/o relacionamiento con clientes (atencin de usuarios directamente) o atencin de call center, o resolucin de quejas o solicitudes de usuarios en general). o General: segn lo indicado en el formato de carrera tcnica y administrativa de Ecopetrol vigente. Programador logstico: Tcnico operativo II nivel 6. o Experiencia especfica: al menos 2 aos en actividades relacionadas con manejo de bases de datos, programacin o seguimiento de actividades operativas o atencin y/o relacionamiento con clientes (atencin de usuarios directamente) o atencin de call center, o resolucin de quejas o solicitudes de usuarios en general). o General: segn lo indicado en el formato de carrera tcnica y administrativa de Ecopetrol vigente. Digitador: Tcnico operativo III nivel 5. o Experiencia especfica: al menos 1 ao en actividades relacionadas con manejo de bases de datos, manejo de office, transcripcin y registro de informacin. o General: segn lo indicado en el formato de carrera tcnica y administrativa de Ecopetrol vigente.

Si durante el desarrollo del proceso se define la necesidad de un perfil especfico, diferente a los descritos en estas especificaciones, se revisarn y se avalarn junto con la gestora administrativa. En cualquiera de los casos, el contratista debe presentar el organigrama y flujo de comunicacin para la prestacin del servicio solicitado.

2. ACTIVIDADES
Para el desarrollo de las actividades que ejecutar el equipo del Contrato se deben tener en cuenta todas las directrices impartidas por la Direccin de HSE en cabeza del Administrador y Gestor tcnico del contrato. Los roles descritos previamente, tendrn como actividades principales, las siguientes:

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Coordinador del contrato:

i.

Responder e integrar las actividades / funciones que realice el equipo de trabajo ii. Responder por el desarrollo del objeto contractual iii. Asegurar alineacin y actualizacin de conocimientos del equipo de trabajo iv. Responder las observaciones inquietudes o requerimientos de los funcionarios de ECOPETROL y usuarios del servicio en general, reportando a Ecopetrol el resultado de estas inquietudes. v. Verificar y hacer el seguimiento al avance y calidad de atencin de las solicitudes realizadas vi. Revisar y suscribir los documentos administrativos pertinentes al desarrollo del contrato vii. Presentar los informes, con anlisis, de avance, teniendo en cuenta los criterios definidos por Ecopetrol. Incluye informes de ejecucin presupuestal viii. Gestionar la consolidacin y cumplimiento respecto a los productos entregables ix. Verificar los pagos realizados tanto a miembros del equipo como a proveedores y subcontratistas x. Verificar el cumplimiento de los compromisos contractuales y los requisitos legales en materia de HSE xi. Verificar que se mantengan y usen adecuadamente los dispositivos para control de riesgos y equipos de proteccin personal y que se conserve en orden y aseo los lugares de trabajo xii. Seguir las directrices de la Unidad de Responsabilidad Social Empresarial y compromisos de Direccin de HSE y Gestin Social aplicables a los contratos del portafolio segn los programas establecidos en cada zona

Supervisor logstico:

i. ii. i. iv.
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Alineacin, seguimiento y formacin de personal que cumple labor logstica Responder por la programacin adecuada de cursos, teniendo en cuenta la ptima utilizacin de recursos pero sin perder de vista la calidad de la atencin a los usuarios Preparar los informes, con anlisis, de avance, teniendo en cuenta los criterios definidos por Ecopetrol. Incluye informes de ejecucin presupuestal Verificar el cumplimiento de los compromisos contractuales y los requisitos legales en materia de HSE

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v.

Documentar y tramitar las NO conformidades con el Sistema de Gestin en HSE que hayan identificado

Instructor:

i. ii.

Desarrollar las jornadas de instruccin definidas, de acuerdo a los parmetros establecidos por Ecopetrol Realizar las evaluaciones y reportar los resultados a ms tardar el da siguiente de la realizacin del curso

Programador logstico:

i. ii. iii. iv.

Recibir, responder y tramitar las solicitudes de cursos. La respuesta a la solicitud se debe dar a ms tardar al 2do da de recibida y la programacin efectiva del curso, con un lmite mximo de 7 das una vez recibida la solicitud. Coordinar la logstica correspondiente para atender las solicitudes de curso. Incluye saln, equipos, material requerido. Programar la agenda de los instructores para que puedan atender estas solicitudes Publicar y/o registrar en la base de datos los resultados de los cursos, a ms tardar el 2 da despus de realizado.

Soporte administrativo:

i. ii. iii.

iv.

Coordinar y programar lo correspondiente a los gastos de viaje de los instructores Soportar los pagos realizados tanto a miembros del equipo como a proveedores y subcontratistas Organizar y responder por la custodia del expediente de la fase de ejecucin del contrato de acuerdo con la normatividad generada por Gestin documental amparada a su vez en la normatividad legal vigente sobre la materia, las listas de chequeo de la etapa de ejecucin y lo establecido en los Documentos del Proceso de Seleccin (DPS) y el contrato. Realizar y mantener actualizado el inventario documental de los expedientes abiertos y conformados.

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v.

Realizar la transferencia del expediente respectivo segn la periodicidad definida por Ecopetrol y una vez liquidado el contrato aplicando la normatividad de Gestin Documental.

Digitador:

i.

Realizar el registro y verificacin de datos para garantizar que la base de datos tenga informacin confiable y oportuna

D. BASES Y ZONAS DE TRABAJO

Las zonas que son base de trabajo, para los efectos de este proceso contractual, son:

Bogot: Ser la base central de operaciones y administracin del proceso contractual. Aqu se puede incluir el personal administrativo, de soporte u otros requeridos. Barrancabermeja: Ser base de instructores y de personal logstico Apiay: Ser base de instructores y de personal logstico Castilla: Ser base de instructores y de personal logstico Cali: Ser base de instructores y de personal logstico Neiva: Ser base de instructores y de personal logstico Cartagena: Ser base de instructores y de personal logstico Ccuta: Ser base de instructores y de personal logstico Orito: Ser base de instructores y de personal logstico

Si durante el desarrollo del proceso contractual se pacta una nueva base de trabajo, sta ser incluida en la lista, as mismo, se podr ampliar la definicin y asignacin de personal (ejemplo, si la necesidad lo amerita y se pacta en conjunto Ecopetrol y el proveedor o contratista, se podra incluir personal logstico en ciudad diferente a las aqu relacionadas).

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E. RECURSOS
El Consultor se obliga a asignar el equipo bsico que se describa en el proceso de seleccin. Ecopetrol S.A. podr requerir la utilizacin de un equipo variable, integrado por los recursos que se definan. EQUIPO MNIMO N de equipo Cmputo Comunicaciones Comunicaciones Descripcin del equipo Computadores porttiles Modem USB para internet Telfono celular Cantidad del equipo 3 3 3

Para el desarrollo de las actividades definidas en el presente proceso contractual, el contratista debe asegurar que se cuenten con los recursos requeridos para cumplir con calidad, esto es computadores, modem, telfono celular, video beam y otros que se requieran para el adecuado desarrollo de las actividades. Todo esto debe estar contemplado en el valor de la tarifa a presupuestar. Si en el desarrollo del proceso se evidencia la necesidad de equipos adicionales, estos se revisarn y aprobarn (tanto en cantidades como en caractersticas) con la gestora administrativa. Los equipos de cmputo deben tener al menos las siguientes caractersticas: Equipos de cmputo porttiles: Procesador: Pentium Dual Core E5200, o AMD equivalente, Memoria: 1 Gb, Disco: 120 Gb, Lectora de CD, Monitor color LCD 17', Tarjeta de red 10/100 Mbps, Mouse, Teclado en espaol, 220 VAC, Garanta: 2 aos, Licencia de Windows Vista Business OEM en espaol pero con Windows XP Pro OEM (SP2) en espaol preinstalado. Los Equipos utilizados deben ser compatibles con la red que ECOPETROL utilice en el rea de ejecucin del contrato.

Equipos de comunicacin Se requiere que los instructores y los programadores logsticos tengan permanente acceso a una red internet de alta velocidad.

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Los telfonos celulares corresponden a equipos de caractersticas bsicas, el inters

es que tanto instructores como programadores logsticos tengan facilidad de comunicacin permanentemente.

F. OTRAS OBLIGACIONES
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD Como requisito para la ejecucin del contrato, el equipo de trabajo del Consultor suscribir un Acuerdo de Confidencialidad, cuyo modelo se aporta en el anexo No. 01 de este documento. MOVILIZACIN Y ALISTAMIENTO Antes de suscribir el acta de inicio del contrato, el Consultor deber contemplar las actividades de movilizacin de su equipo de trabajo, asegurando la instalacin de la infraestructura, facilidades y adquisicin de materiales necesarios para la adecuada ejecucin de las responsabilidades del presente proceso. En esta etapa se deber realizar el plan de adquisicin y desvinculacin del personal y recursos para el actual proceso, es decir un cronograma de ingreso y retiro de personal y recursos. Adicionalmente, sin perjuicio de los requisitos de experiencia, competencias, habilidades y perfiles de personal, el Consultor deber identificar con cada una de las personas de su equipo de trabajo, qu conocimientos bsicos sobre herramientas, temas, metodologas, regulaciones, normas, directrices y procedimientos propios y/o internos de ECOPETROL requeridos para la gestin de contratos, son necesarios actualizar y nivelar para asegurar el buen desempeo de sus funciones y correcta ejecucin de las actividades contempladas en el alcance del contrato. Con esta informacin el Consultor deber presentar a ECOPETROL el respectivo reporte y un plan de nivelacin de conocimiento que ser concertado conjuntamente. Este ejercicio deber ser repetido cada vez que exista un proceso de vinculacin de personal. De acuerdo con el plan de nivelacin de conocimientos, ECOPETROL garantizar la capacitacin y divulgacin necesaria al equipo de este proceso sobre los procedimientos propios y/o internos de la Sociedad. El Consultor ser responsable de la capacitacin y actualizacin de conocimientos del personal de este proceso, sobre los temas, metodologas y herramientas que se requieran para la correcta ejecucin de las actividades contempladas en el alcance del contrato. Igualmente deber garantizar la transferencia y el aseguramiento del conocimiento hacia ECOPETROL mediante la realizacin de

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actividades peridicas programadas para tal fin y la aplicacin de los procedimientos de aseguramiento del conocimiento definidos por ECOPETROL.

EMPALME O TRANSICIN El consultor deber programar y tener en cuenta los procedimientos, prcticas, documentacin, informes, etc., informacin requerida para el exitoso desarrollo de este proceso, tanto al inicio de actividades del presente proceso con la empresa que actualmente presta el servicio como al final del presente proceso a la empresa que pueda quedarse con el servicio. Como constancia de esta entrega, se debe suscribir un acta de empalme entre el Gestor Administrativo saliente y el Gestor Administrativo entrante de todos los procesos, trmites y dems correspondientes. En esta acta se deber relacionar toda la documentacin de soporte, la entrega de toda la informacin en medio magntico debidamente relacionada, las recomendaciones necesarias para asegurar la adecuada continuidad de las actividades del presente proceso y la ubicacin de todos los documentos relacionados.

GESTION DOCUMENTAL El Gestor Administrativo ser responsable del manejo y organizacin de toda la informacin generada con ocasin del desarrollo del contrato, la cual deber ser organizada, manejada y archivada segn lo regulado en la ley 594 de 2000, el acuerdo 060 del 2001, las Tablas de Retencin Documental y dems directrices y procedimientos adoptadas por el Programa de Gestin Documental de ECOPETROL o que sean dictadas por el Gobierno Nacional. El Gestor Administrativo deber suministrar las carpetas, cajas para archivo inactivo y dems elementos requeridos para asegurar el cumplimiento de las directrices adoptadas por el Programa de Gestin Documental de ECOPETROL. Los costos de dichos elementos deben estar incluidos dentro de los costos administrativos de la propuesta. Las especificaciones de estos elementos se presentarn en el anexo N 2. La informacin (especfica de la prestacin del servicio) a manejar debe incluir, por lo menos, lo siguiente:

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Relacin de solicitudes y nombres (de acuerdo al formato de inscripcin) de aspirantes al curso de fomento, por rea, por negocio, por gestor solicitante Relacin de personas que se presentaron al curso (con los datos especificados en el formato de inscripcin); debe incluir el resultado: si aprob, en que etapa aprob (primera vez, segunda, etc). Por rea, por negocio, por gestor solictitante Soportes de las evaluaciones tanto de conocimientos como de satisfaccin, con el correspondiente anlisis de resultados, agrupados por rea, por negocio, por gestor solicitante. Soportes de los costos generados para la prestacin del servicio

COMUNICACIONES El Gestor Administrativo deber asegurar que todas las comunicaciones recibidas y enviadas desde y hacia los contratistas reposen en el expediente del contrato. Tratndose de Derechos de Peticin, se debern aplicar los procedimientos establecidos por la Oficina de Participacin Ciudadana, relacionando tanto el derecho de peticin o queja recibido como la respuesta radicada al peticionario. Debe incluir seguimiento o gestin realizadas con las gestoras tcnicas y/o con los negocios para la prestacin del servicio.

PROCEDIMIENTO PARA PAGOS El Gestor Administrativo para el proceso de facturacin, elaboracin y aprobacin de actas parciales deber asegurar el cumplimiento de los pasos que a continuacin se describen, los cuales son prerrequisito para la aprobacin por parte de los administradores de ECOPETROL. El Gestor de Seguimiento deber verificar en el sistema de informacin de contratacin la estructura de las posiciones del contrato o pedido; revisar cules son los indicadores y bases para el pago de impuestos de las posiciones creadas en SAP, lo anterior con el fin de evitar inconsistencias entre lo facturado y lo contenido en el sistema de informacin de

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contratacin. As mismo, con el objeto de cumplir con las disposiciones legales vigentes que exigen el registro de las facturas dentro del mismo periodo al de la prestacin del servicio o recibo del bien, y para reflejar en los libros de contabilidad de la Sociedad el efecto de los impuestos asociados y su obligacin con la DIAN, se recomienda que la facturacin por los servicios prestados o bienes suministrados a ECOPETROL sea realizada con corte al da veinticinco (25) de cada mes, para los casos de forma de pago con cortes mensuales. Para la aprobacin de la factura, se tendr en cuenta como recibo de servicio cuando se presente por la empresa: Relacin de solicitudes recibidas Relacin de solicitudes atendidas con los resultados de la mismas El corte mensual de informes con sus respectivos anlisis, solicitados por Ecopetrol Adicionalmente, se debe tener en cuenta requisitos de ley, tales como: 1. Dentro de los primeros quince (15) das de cada mes, el contratista deber entregar al Gestor Administrativo: la relacin de personal y los comprobantes de pago de nmina, del sistema de seguridad social integral y de parafiscales del mes inmediatamente anterior. 2. El Gestor laboral revisar los documentos laborales presentados por el contratista ejecutor y emitir concepto favorable siempre y cuando la documentacin cumpla con lo requerido, de lo contrario se proceder a realizar el requerimiento al contratista. 3. El Gestor tcnico elaborar el acta de recibo de obra o servicio a satisfaccin entre el delegado del contratista y l. sta debe ser firmada por quienes participaron en su elaboracin. Las actas se realizan con corte de actividades a da veinticinco (25) de cada mes, en sa se debe incluir con detalle las labores ejecutadas. Esta acta debe ser entregada al Gestor Administrativo. 4. Elaborada por parte del gestor de seguimiento el acta de pago parcial; debe ser firmada inicialmente por el representante legal del contratista y posteriormente por el Coordinador de Gestin Administrativa. 5. El gestor de seguimiento solicitar al contratista que radique en la oficina de la Gestin de contratos rea administrativa el acta de pago parcial debidamente firmada. 6. El Coordinador de Gestin Administrativa revisar las actas de recibo de servicios y actas de pago parcial, y emitir un concepto de aprobacin sobre el cumplimiento de los entregables que ser la firma del acta de pago parcial.

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7. Una vez recibidos los conceptos favorables por parte del Coordinador de Gestin Administrativa y el gestor laboral; el gestor de seguimiento proceder a elaborar la hoja de entrada al sistema SAP. 8. El Gestor de seguimiento informar al Administrador del contrato la elaboracin de la(s) hoja (s) de entrada (s) respectiva (s) y solicitar la autorizacin de sta (s). 9. Una vez la (s) hoja (s) de entrada (s) del acta parcial haya (n) sido aprobada (s) por el Administrador del contrato, el Gestor de seguimiento informar va correo electrnico (u otro medio en caso de no disponerse) al gestor tcnico y al Contratista de ejecucin, los nmeros de las hojas de entrada y aprobacin para la radicacin de la factura correspondiente.

ENTREGABLES Los productos que se citan a continuacin deben ser entregados por el Consultor en medio magntico y copia dura, de acuerdo con la orientacin del rea de gestin documental.

Actas de las reuniones de seguimiento establecidas en el presente proceso contractual; incluye interaccin con el rea duea del proceso, con las gestoras tcnicas y/o con los negocios, segn el caso. Ver anexo N 3. Relacin de solicitudes recibidas (por gestor tcnico, por rea, por negocio) Relacin de solicitudes atendidas (por gestor tcnico, por rea, por negocio). Incluye diligenciamiento y mantenimiento de la base de informacin trabajada. Listas de asistencia a los cursos desarrollados Resultados de las evaluaciones de conocimiento y de satisfaccin en los cursos desarrollados Soporte de asistencia y desarrollo de contenidos con las formaciones realizadas a instructores En la actualizacin de mdulos de formacin, debe incluirse la presentacin de power point, la gua del instructor, el material de apoyo como videos, otros, los archivos editables de las cartillas o material trabajado, las artes grficas para los

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diseos ejecutados, y en general lo que se incluya en el desarrollo del material de formacin.

Soporte de las actividades y resultado del acompaamiento en campo Informes solicitados: todos deben presentarse consolidado y diferenciado por reas (regionales) y por negocios segn rbol jerrquico de Ecopetrol S.A. Adicionalmente, todos los informes incluyen anlisis y cruces de informacin requeridos para orientar accin y toma de decisiones.

Relacin de empresas contratistas (general, por reas y por negocios) que estn y no estn cumpliendo con la fase I, para seguimiento por parte de administradores de contratos y gestoras tcnicas Relacin de solicitudes atendidas vs solicitudes recibidas Relacin de tiempos de respuesta y atencin efectiva de la solicitud en das calendario Balance de las jornadas presenciales: N de asistentes, N de aprobados, N de informados a la gestora administrativa Balance de solicitudes especiales Balance de evaluacin de satisfaccin de la jornada Balance de preguntas ms acertadas y menos acertadas (en las que la gente falla mas). Aqu debe discriminarse por nivel educativo (bajo o ninguno, medio, avanzado).

o o o o o o

INDICADORES

Atencin al 100% de las solicitudes recibidas Tiempo de respuesta a solicitudes recibidas, debe ser mximo 3 das calendario, 4 das cuando la solicitud es recibida un viernes y el siguiente lunes es festivo.

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Tiempo de atencin a solicitudes recibidas, debe ser mximo 8 das calendario, entre la fecha de recepcin de la solicitud y la fecha en que se atiende efectivamente el curso. Satisfaccin de los usuarios, debe estar en 90%.

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