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APRSNTAAO
lela primeira vez na histria empresarial, as empresas de
menor porte podem competir com ferramentas ou
estratgias tao potentes quanto s das grandes corporaes.
A informaao, que marcar a competiao daqui para a
frente, um recurso disponvel e democrtico
1
. Mas, para
que as ferramentas, estratgias e informaes sejam bem
utilizadas, preciso definir previamente os rumos da
empresa.
Segundo uma pesquisa realizada pela Mcon Consultoria
lmpresarial
1
, abrangendo 15O empresas de pequeno porte,
cerca de 9O' das empresas pesquisadas contam com
computadores. lntretanto, a maioria dessas empresas nao
sente efeitos positivos na informatizaao (quadro 1, a
seguir).
1ais resultados demonstram que uma ferramenta tao
poderosa como a tecnologia de informaao ainda nao est
a servio das pequenas empresas.
Segundo o autor da pesquisa, isso pode ser atribudo a uma
questao de desvio de foco, pois muitas dessas empresas
nao definem para que serao usados os equipamentos e
sistemas antes de compr-los, mquinas e sj:u.r.s, em si,
nada resolvem, se nao forem absolutamente adequados
para uma finalidade especfica
3, 1
.
APLICAAO DA TCNOLOCIA D
INFORMAAO NA PQUNA MPRSA
As pequenas empresas no geral nao possuem sistemas
informatizados, ou seja, seus controles sao feitos quase
que exclusivamente por meio de papeladas interminveis.
Contudo, o custo cada vez menor dos computadores e a
onda de gestao integrada por sj:u.r. parecem incentivar
cada vez mais o pequeno empresrio a investir pesado nesse
setor em busca de melhor desempenho da empresa com
relaao aos concorrentes.
lsse tipo de investimento pode ser muito desastroso para
a empresa, caso ela e os funcionrios nao estejam
totalmente capacitados a lidar com essa nova tecnologia.
Impacto da tecnoogia de informao na gesto de
pequenas empresas
Lairce Castanhera Beradi
Vice-coordenadora do Ncleo de lesquisa em lequenas
lmpresa Nlle/UNlRl. Doutoranda da lscola de
lngenharia da USl - Sao Carlos.
e-mail: lberaldi_zaz.com.br
dmundo scrivo Fiho
lrofessor doutor da lscola de lngenharia da USl-Sao Carlos
- Departamento de lngenharia de lroduao.
e-mail: edesfi_prod.eesc.sc.usp.br
Resumo
Dentro do novo contexto empresarial criado pela globalizao,
a tecnologia de informao fornece possibilidades de
permanente atualizao e integrao do negcio, visto que
potencializa os processos de tratamento, disseminao e
transferncia de informaes. Essa tecnologia to importante
parece ainda no ter alcanado plenamente as pequenas
empresas que, no geral, no possuem sistemas informatizados.
Para verificar a situao atual do emprego da tecnologia de
informao em pequenas empresas, foi realizado um estudo em
dez empresas com nmero de funcionrios entre 20 e 99.
Verificou-se que a pequena empresa no percebe mudanas
significativas em suas atividades aps a informatizao.
Palavras-chave
Tecnologia de informao; Gesto de pequena empresa;
Competitividade.
Information technology impact in the small
company management
Abstract
Within the new managerial context created by globalization,
information technology offers many possibilities for continuous
business modernization and integration as it reinforces the
process of the treatment, dissemination and transfer of
information. This highly important technology, however, is
apparently not yet widely employed by small companies, which
generally do not have computerized systems. In view of this
fact, a survey of ten companies that employ from 20 to 99
people was recently made to examine the current situation of
the use of information technology in small companies. This
survey brought to light the fact that small companies have not
significantly modified their activities as a result of
informatization.
Keywords
Information technology; Small company management;
Competitiveness.
Artigo aceito para publicao em 17/01/2000
Ci. Inf., Braslia, v. 29, n. 1, p. 46-50, jan./abr. 2000
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l aconselhvel uma avaliaao antes de investir nesses
equipamentos, levando-se em conta alguns aspectos, como
a quantidade de clientes e fornecedores, as encomendas, o
oramento, o estoque, as anlises financeiras, a quantidade
de empregados, a quantidade de registros e documentos
etc.
levantada a necessidade de implantaao de um sistema
de informaao, a empresa dever avaliar o que realmente
precisa, para assim comparar todos os pacotes oferecidos
no mercado (custo/benefcio) e, entao, escolher um sistema
mais eficaz para sua gestao.
lara que o processo de informatizaao seja bem-
sucedido, deve-se seguir uma abordagem dividida em
etapas ordenadas
1, 2, 5
. Uma abordagem que pode ser
utilizada apresentada a seguir:
tapa 1: Aprenda sobre informatizaao visitando
empresas similares que j tenham sofrido o processo de
informatizaao de suas atividades.
tapa 2: Contrate pessoas especializadas, se necessrio,
pois, quanto melhor for a avaliaao inicial, maiores os
benefcios que poderao ser alcanados.
tapa 3: Analise o sistema manual utilizado atualmente
pela empresa, envolvendo as pessoas responsveis por cada
processo.
tapa 4: ldentifique os processos que devem ser
informatizados, as possveis melhorias e necessidades
informacionais desses processos.
tapa 5: Analise a adoao de rede interna (talvez uma
intranet), a criaao de uma rede que possibilite a
comunicaao com clientes, fornecedores e outros
(extranet) e a conexao para comunicaao externa
(internet).
tapa 6: Defina claramente as expectativas para a
informatizaao (grau, prazos, custos, benefcios esperados
etc.).
tapa 7: Compare os custos e os benefcios - lembre-se
de levar em consideraao os custos e benefcios indiretos.
tapa 8: lstabelea um cronograma para a informatizaao.
tapa 9: lrepare seus funcionrios para a informatizaao.
lromova a conscientizaao da necessidade de
informatizaao, mostre os benefcios que podem ser
alcanados, treine as pessoas envolvidas, discuta as
Questes Percentua
Nao houve aumento nos lucros 31'
Se houve lucro, foi pequeno 22'
Nada mudou no patamar de vendas 18'
louca melhoria 23'
uso do computador nao influencia na
competitividade 21'
lroporciona ligeira melhora na competitividade 25'
QUADR 1
Opinio de agumas empresas sobre questes de
informatizao
4
necessidades de mudanas e a melhor maneira de faz-las
com todos os envolvidos etc.
tapa 10: Defina e obtenha primeiramente os sj:u.r.s
necessrios e depois o |.rau.r. apropriado para execut-
los.
tapa 11: lnicie o processo de informatizaao o mais
rpido possvel e respeite, se possvel, os prazos
estabelecidos no cronograma.
utro ponto importante para um processo de
informatizaao bem-sucedido a manutenao dos
sj:u.r.s que irao tratar as informaes, pois alguns
problemas no sj:u.r. nao sao descobertos antes que ele
esteja sendo realmente utilizado.
Vantagens da informatizao em pequenas empresas
Uma empresa com um sistema totalmente informatizado,
funcionando eficiente e eficazmente, proporcionar
grandes vantagens, seja em relaao ao tempo otimizado,
organizaao, facilidade de obtenao de informaes,
previsao e muitos outros aspectos que contribuirao para o
sucesso da pequena empresa.
Dessa forma, a informatizaao das pequenas empresas
possibilita que elas ganhem eficincia e eficcia
melhorando, assim, sua competitividade e aumentando sua
lucratividade
1, 5
.
Segundo zimmerer,
5
algumas das vantagens que podem
ser citadas sobre a informatizaao das pequenas empresas
sao descritas a seguir:
melhora as informaes para tomada de decisao,
automatiza as tarefas rotineiras,
melhora o controle interno das operaes,
Impacto da tecnoogia de informao na gesto de pequenas empresas
Ci. Inf., Braslia, v. 29, n. 1, p. 46-50, jan./abr. 2000
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melhora o atendimento ao cliente,
aumenta a capacidade de reconhecer problemas mais
cedo,
ajuda o gerente a testar algumas decises antes de coloc-
las em prtica,
melhora o processo produtivo,
aumenta a produtividade e competitividade.
PSQUISA SOBR O MPRCO DA
TCNOLOCIA D INFORMAAO NA PQUNA
MPRSA
s autores realizaram uma pesquisa sobre lnformatizaao
nas lequenas lmpresas", no perodo de fevereiro a outubro
de 1999, buscando levantar dados empricos sobre a
situaao na cidade de Sao Jos do Rio lreto, lstado de Sao
laulo, pois ela apresenta uma grande atratividade para
instalaes de novas indstrias devido sua localizaao e
facilidade de escoamento de produes, por meio de
rodovias e hidrovias. Alm disso, a passagem do gasoduto
Brasil-Bolvia pela regiao reduzir o custo com energia, o
que deve ser considerado pelas indstrias em geral.
loram visitadas 1O empresas, com nmero de funcionrios
entre 2O e 99, nos seguintes ramos de atividade: confecao
de roupas, produtos farmacuticos e higiene hospitalar,
metalrgica, artefatos de plstico, empacotamento e
comrcio de produtos agrcolas, fabricaao e comrcio de
jias, comrcio de vidros e comrcio de derivado de
petrleo (gs de cozinha).
A pesquisa teve como objetivo identificar algumas
caractersticas sobre o uso da tecnologia de informaao
em pequenas empresas. No quadro 2, apresentado um
Questes evantadas Sim No
As pequenas empresas possuem
recursos de 1l' 1OO' O'
As pequenas empresas planejaram
a aquisiao e uso da 1l' 6' 91'
s recursos de 1l sao bem aproveitados
pelas pequenas empresas' 6' 91'
l realizado treinamento para os
usurios dos recursos de 1l' 6' 91'
desenvolvimento de sj:u.r.
terceirizado' 91' 6'
As pequenas empresas
percebem Nenhum Pouco Muito
benefcios no uso de 1l' 33' 51' 13'
Quais os recursos de 1l Sim No
usados nas pequenas
empresas'
Microcomputadores 1OO' O'
Redes de computadores 73' 27'
lnternet 16' 51'
lntranet 13' 87'
Questes evantadas Sim No
Sistemas de gerenciamento 1O' 6O'
de banco de dados
Sistemas integrados de gestao O' 1OO'
Sistema operacional DOS+Win95 Win NT Win95 Win98
ou 98
71' O' 2O' O'
Sistema gerenciador Nove/ Nove Win NT Win 95
de rede de Win NT
computadores
(avaliado de 9' 61' 18' 9'
acordo com os
73' que
possuem rede)
Sistemas para scritrio Produo scr./Prod. Outros
informatizaao 71' O' 2O' 6'
QUADR 2
Resumo das informaes obtidas a partir do trabaho
de campo
ANALIS DOS RSULTADOS
O emprego da tecnoogia de
informao na pequena empresa
A grande motivaao para que as pequenas empresas estejam
buscando adquirir recursos da tecnologia de informaao
a sua sobrevivncia num mercado cada vez mais global e
competitivo. lssas empresas esperam que, com a aquisiao
de modernas tecnologias para tratamento de informaao,
sua agilidade e flexibilidade melhorem significativamente,
alm do aumento da qualidade de seus produtos.
Lairce Castanhera Beradi / dmundo scrivo Fiho
Ci. Inf., Braslia, v. 29, n. 1, p. 46-50, jan./abr. 2000
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Desse modo, as pequenas empresas estao, na maior parte
dos casos estudados, procurando adquirir recursos de
tecnologia para tratamento de informaao. lntretanto, a
aquisiao desses recursos nao planejada, e eles nao sao
bem aproveitados devido, principalmente, falta de
conhecimento de sua potencialidade, dificuldades de
aquisiao de itens complementares e falta de treinamento
para os usurios. Devido a essas deficincias e dificuldades,
as empresas nao conseguem grandes benefcios no uso da
tecnologia de informaao.
lode-se verificar que o conhecimento sobre o assunto
muito restrito, pois a maioria das empresas terceiriza o
desenvolvimento de sj:u.r.s e nem sequer conhece os
recursos que tem disponvel, agravando ainda mais o mau
aproveitamento e o baixo retorno dos recursos
apresentados aps a informatizaao.
utra informaao importante mostrada pela pesquisa
que as pequenas empresas investem muito mais em
|.rau.r. do que em sj:u.r., a mdia de microcomputador
por empresa de 8,8 unidades, e eles estao alocados em
sua maioria na parte administrativa das empresas, quando
hoje o inverso seria o ideal. nico tipo de sj:u.r. que
recebe um pouco mais de investimento o de
informatizaao de administraao: contabilidade, folha de
pagamento, contas a pagar e a receber, financeiro, entre
outros. Nenhuma das empresas pesquisadas possui sistema
integrado de gestao tao necessrio para o controle dos
negcios da empresa, alm de outros recursos que poderiam
ajudar a alavancar sua produtividade e competitividade.
Diante desse contexto de implementaao da tecnologia
de informaao, a pequena empresa nao observa grandes
mudanas aps a informatizaao, e a maioria nao enxerga
grandes benefcios no seu uso.
utro dado interessante que, de acordo com esse estudo,
apenas em algumas empresas o proprietrio responde pelo
setor de informtica da empresa. Na maioria dos casos,
nao existe uma pessoa responsvel por esta rea dentro da
empresa, geralmente o usurio (o funcionrio que utiliza
o microcomputador), quem mais conhece sobre a situaao
dos microcomputadores e sj:u.r.s da empresa.
A gesto da pequena empresa
Dentro do atual contexto de mercado, a pequena empresa
necessita de um sistema informatizado para controlar sua
gestao. Contudo, apesar de esse instrumento ser de grande
utilidade para se alcanar o sucesso, o pequeno empresrio
deve estar atento a algumas questes.
primeiro passo fazer um dimensionamento da empresa
no contexto atual e tambm uma dimensao planejada para
o futuro, para que dessa forma possam-se adquirir
equipamentos adequados s necessidades.
l indicada a orientaao de pessoas tecnicamente
capacitadas, tanto para o dimensionamento, quanto para
a escolha dos equipamentos e sj:u.r.s que serao
implantados. lm alguns casos, melhor procurar empresas
que elaborem sistemas personalizados, em vez da compra
de pacotes comerciais prontos.
A partir da informatizaao, a pequena empresa pode obter
uma srie de vantagens, caso o processo seja efetuado de
maneira correta, pois a informatizaao promove o
enxugamento da empresa (papis, fichas, anotaes, pastas,
cadernos, folhetos, arquivos), a eliminaao das atividade
burocrticas, tais como elaboraao de manual de fichas de
fornecedores e clientes, emissao de notas fiscais, liberaao
de pedidos, cadastro de funcionrios, consulta legislaao,
que podem ser facilmente feitas no computador, o
aumento da agilidade, segurana, integridade e exatidao
das informaes levantadas, alm, claro, da reduao das
despesas em todos os setores envolvidos. 1ambm auxilia
no aperfeioamento da administraao geral da empresa,
da administraao de m.r|.:|n, do planejamento e controle
da produao, das demonstraes financeiras, das previses
oramentrias, das anlises de investimentos e de custos.
CONCLUSAO
A tecnologia de informaao um recurso de difcil acesso
para as pequenas empresas, seu custo de aquisiao
considerado alto, e existe uma grande dificuldade de
adequaao e utilizaao desses recursos.
As pequenas empresas tm dificuldade em obter
financiamento, por falta de linhas de crdito adequadas
ou por dificuldades em preencher as exigncias necessrias.
Sendo assim, preciso criar linhas de financiamento
voltadas para aquisiao da tecnologia de informaao com
menores exigncias para que a pequena empresa possa
adquirir essa tecnologia e o conhecimento necessrio para
sua eficaz e eficiente utilizaao.
Quando a pequena empresa consegue adquirir essa
tecnologia, geralmente nao efetua um levantamento
adequado de suas necessidades atuais e um planejamento
das necessidades futuras. Assim, normalmente valorizam
mais o |.rau.r. do que o sj:u.r., quando deveria
acontecer o inverso. lsso pode ser visto pela mdia de 8,8
microcomputadores por empresa, uma mdia boa, levando-
Impacto da tecnoogia de informao na gesto de pequenas empresas
Ci. Inf., Braslia, v. 29, n. 1, p. 46-50, jan./abr. 2000
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se em conta o tamanho das empresas e considerando-se,
tambm, a insatisfaao pelo uso dos recursos de
informtica.
utro fator importante que grande parte das pequenas
empresas utiliza servios de terceiros para implementar
alguns sistemas de informatizaao de escritrio e, na
maioria dos casos, nao fica satisfeita com os servios
prestados. Como resultado disso, temos o desinteresse cada
vez maior, por parte da pequena empresa, em usar
tecnologia de informaao, solidificando assim a idia de
que melhor nao utilizar os recursos da tecnologia de
informaao, j que nao temos capital humano para esse
trabalho.
1odos esses fatores contribuem para formar o quadro da
informatizaao deficiente das pequenas empresas: falta
de conhecimento da potencialidade da tecnologia de
informaao, pouco conhecimento dos recursos que essa
tecnologia oferece, falta de treinamento dos usurios e
escassez de consultorias preparadas para atender s
condies apresentadas por esse mercado.
Lairce Castanhera Beradi / dmundo scrivo Fiho
Ci. Inf., Braslia, v. 29, n. 1, p. 46-50, jan./abr. 2000