A tiempo en tu EPC/M Project Schedule fusionando PMI y AACEi BPs!

Edwin Monzn, SCPM, PMP, PMI-SP, PMI-RMP Minera Panam (Inmet Mining Corp) edwin.monzon@minerapanama.com

Acerca del Autor

Senior Project Planner de Minera Panam (Inmet Mining Corp) responsable de la planificacin del Cobre Panama Project (USD 6B). Edwin ha liderado equipos de planificacin de proyectos en empresas como Minera Antamina, Bechtel y Doe Run. Docente de Project Management y Project Controls en la PUCP, ESAN y en diversas empresas.

Edwin Monzn SCPM, PMP, PMI-SP, PMI-RMP

edwin.monzon@minerapanama.com

Agenda
Introduccin. Entorno de los proyectos EPC/M. Practice Standard for Scheduling BPs del PMI. Schedule Planning & Development RPs del AACEi. Lecciones aprendidas en megaproyectos EPC/M. Conclusiones. Referencias.

Introduccin
Los proyectos EPC/M son cada vez ms complejos en el mundo. A nivel mundial el contrato tipo EPC/M es el que ms predomina en los proyectos. Dentro de este marco, la correcta administracin del EPC/M Project Schedule se ha transformado en una herramienta poderosa dentro del Project Team para lograr exitosamente los objetivos del proyecto. En Per, este tipo de proyectos ya han aterrizado. Varias compaas constructoras nacionales han iniciado ha embarcarse en la ejecucin de este tipo de proyectos. Estamos en un punto en el tiempo donde es importante crear conciencia local acerca del uso de las buenas prcticas que brinda la industria para el desarrollo de los proyectos EPC/M.

EPC/M Fast Track!

Introduccin
En este contexto, la presente exposicin describe las mejores prcticas en Project Planning & Scheduling en entornos de proyectos EPC/M basados en el Practice Standard for Scheduling del PMI y el Schedule Planning and Development Recommended Practices del AACEi. Adems se comparte lecciones aprendidas en la administracin del Project Schedule en megaproyectos EPC/M desarrollados en Per y Latinoamrica.

EPC/M Fast Track!

Entorno de los proyectos EPC/M

La palabrita EPC/M se esta volviendo muy comn en el entorno de los proyectos de construccin. No es nada nuevo en la industria, considerando que ya se conocan los proyectos llave en mano. Quizs la pequea novedad sea que los montos que se manejan en los actuales proyectos EPC/M son algo escalofriantes. Cabe notar que el tipo de contrato EPC/M es el preferido a nivel mundial entre los clientes, o tambin denominado owners. En Per recin esta ingresando esta tendencia. Un proyecto EPC/M es una modalidad de contrato por la cual el cliente, asigna a un agente para que le desarrolle la ingeniera (E=Engineering), la gestin de la logstica o procura (P=Procurement) y la construccin (C=Construction) o gerencia de la construccin (CM=Construction Management), dependiendo del caso. Por lo general tambin incluye el pre comisionamiento y el comisionamiento, desarrollado en conjunto con el rea de operaciones del cliente.
EPC/M?

Entorno de los proyectos EPC/M

Es importante comentar acerca de los stakeholders tpicos en el entorno de los proyectos EPC/M. La estrella de este conjunto de involucrados es la empresa que desarrolla el EPC/M, quien reporta directamente al cliente y quien adems administra a una serie contratistas, proveedores, consultores, entre otros. La empresa EPC/M es el que hace el proyecto. Se requiere un staff muy fuerte en las distintas reas de liderazgo del proyecto que administra la empresa EPC/M. Desde el punto de vista de Project Planning & Scheduling , tenemos dentro de la OBS de la empresa EPC/M un Planner Leader quien tiene la visin para establecer el sistema de control del proyecto y la lnea base del cronograma. Es usual que el Planner Leader tenga un equipo conformado por varios Project Schedulers, cuya cantidad vara dependiendo de la magnitud del proyecto.
Planner Leader!

Entorno de los proyectos EPC/M

Cabe indicar que varias de las buenas prcticas presentadas en el presente paper son captadas del Practice Standard for Scheduling del Project Management Institute, documento que integra las mejoras prcticas en el desarrollo y mantenimiento de modelos de cronogramas. Otro documento de donde capturamos prcticas recomendadas son los AACE International Recommended Practices de la Association for the Advancement of Cost Engineering International, o tambin denominada AACEi. Esta institucin nace en EEUU en 1976 y ha sido una organizacin clave en la integracin y recoleccin de conocimiento de estimacin y control de costos de proyectos de la industria de la construccin.

PMI + AACEi BPs = Succesful!

Practice Standard for Scheduling BPs del PMI

Las principales buenas prcticas que podemos resaltar del Practice Standard for Scheduling para entornos de proyectos EPC/M son la definicin del modelo del cronograma, los componentes de la programacin y el ndice de conformidad. Con respecto al modelo del cronograma este nace de la seleccin del mtodo y herramienta de programacin, adems del ingreso de la informacin del proyecto. El modelo del cronograma permitir obtener las diversas presentaciones del Project Schedule. En proyectos EPC/M de construccin, el mtodo de programacin vigente desde hace ms de 50 aos es el CPM, aunque es cierto que en los ltimos aos esta tomando mayor fuerza el LPM, mtodo que corrige las brechas dejadas en el proceso de actualizacin del cronograma con softwares de planificacin. Con respecto a las herramientas de programacin ms utilizadas en proyectos EPC/M de construccin, sin duda la estrella es el Primavera, cuyas ltimas versiones incluye un manejo multi-usuario web con un sistema dashboard muy interesante y con la posibilidad de permitirte utilizar CPM o LPM.

PMI Best Practices!

Practice Standard for Scheduling BPs del PMI

Con respecto al modelo del cronograma en proyectos EPC/M es importante indicar que los principales problemas encontrados localmente pasan por buenas prcticas ya recomendadas en el Practice Standard for Scheduling , enunciadas en su captulo 3, el cual discute acerca de la gestin, creacin, mantenimiento, anlisis y reporte del modelo del cronograma. Algunos de los clsicos problemas encontrados son: inconsistencia de la ruta crtica, gestin de holguras, falta de una anlisis de riesgos del cronograma, exceso de restricciones, actividades abiertas, lgica fuera de secuencia, falta de nivelacin de recursos, lags/enlaces inconsistentes, entre otros. Con respecto a los componentes de la programacin, el Practice Standard for Scheduling brinda una lista de todos los elementos que debera tener un modelo de cronograma. Se tiene por ejemplo componentes de calendarios, restricciones, duraciones, valor ganado, fechas, holguras, porcentajes de avance, enlaces, recursos y riesgos, que deben ser revisados antes de presentarse un modelo del cronograma. Este listado incluye un diccionario con la definicin, comportamiento, elemento asociado, buena prctica y formato de los todos los componentes del modelo de cronograma.

PMI Best Practices!

Practice Standard for Scheduling BPs del PMI

Con respecto al ndice de conformidad, PMI propone un medio para evaluar si el modelo del cronograma incorpora las buenas prcticas presentadas en el Practice Standard for Scheduling . Para lograr esto, se crea un ndice el cual es expresado en porcentaje, que evala si se incorpora los componentes requeridos, condicionales y opcionales del modelo del cronograma. En proyectos EPC/M es buena prctica incorporar la evaluacin del ndice de conformidad del modelo del cronograma dentro de las revisiones de la lnea base del cronograma. Esto nos permitir ahorrar tiempo en las revisiones y aprobaciones de dicho cronograma entre el cliente y la empresa EPC/M.

PMI Best Practices!

Schedule Planning & Development RPs del AACEi

Las principales prcticas recomendadas sobre Project Scheduling que podemos resaltar del AACEi en entornos de proyectos EPC/M son la relacin del nivel de precisin del cronograma versus el nivel de ingeniera del proyecto, los niveles de detalles de los cronogramas y el anlisis forense del cronograma. Con respecto al nivel de precisin del cronograma versus el nivel de ingeniera disponible, AACEi plantea las clases del cronograma, las cuales van desde la clase 5 hasta la clase 1. El cronograma clase 5 corresponde a un nivel de ingeniera conceptual del proyecto donde se puede utilizar mtodos de planificacin descendentes incluyendo hitos de alto nivel. Por otro lado un cronograma clase 1 corresponde a un nivel de ingeniera de detalle avanzado donde se puede utilizar mtodos de planificacin ascendente muy detallados. Lo anterior indicado nos hace pensar acerca del nivel de precisin que tienen las clases de cronogramas, los cuales varan proporcionalmente con el nivel de detalle de ingeniera disponible. De esto se desprenden que dicha precisin varia con el tiempo, a lo largo del ciclo de vida del proyecto capital.
AACEi Best Practices!

Schedule Planning & Development RPs del AACEi

Con respecto a los niveles de cronograma, AACEi propone 4 niveles para proyectos EPC/M, que van desde el nivel 1 hasta el nivel 4. El nivel 1 incluye las fases , adems de hitos principales del proyecto. Por otro lado, un cronograma nivel 4 responde a un back up o soporte del cronograma CPM nivel 3. Con respecto al anlisis forense del cronograma este se refiere al estudio e investigacin de eventos del proyecto usando CPM u otro mtodo de programacin para su uso potencial en procesos legales. Tambin es definido como el estudio de como eventos reales del proyecto interactan con el modelo del cronograma con el propsito de entender el significado de una desviacin en la lnea base y su efecto en la secuencia de actividades en la red del cronograma.

AACEi Best Practices!

Schedule Planning & Development RPs del AACEi

Finalmente es importante mencionar la estructura de planificacin de proyectos que plantea el AACEi, el cual presenta todos los elementos a considerar en el desarrollo de la planificacin, as como los entregables a obtener. Esta estructura, durante el desarrollo de la planificacin pone nfasis en la data del proyecto, como son los requerimientos contractuales, la identificacin de stakeholders y la constructabilidad. Tambin pone nfasis en las consideraciones y restricciones del proyecto, como son los recursos, la ingeniera de valor, los involucrados claves y las variables del proyecto. Dicha estructura tambin presenta los entregables de la planificacin, que son: la definicin del alcance del trabajo, las metas del proyecto, el plan del proyecto, la definicin de fases, el WBS, el OBS, el CBS, el secuenciamiento, los stakeholders, el capex, la lnea base del cronograma, las proyecciones y la gestin de riesgos.

AACEi Best Practices!

Lecciones aprendidas en megaproyectos EPC/M

Siendo cliente u owner: Estandarizar los procesos de revisin de las propuestas de lnea base del EPC/M ya que usualmente revisar un cronograma con 5,000 actividades en promedio toma su tiempo. Se recomienda desarrollar un check list con los problemas tpicos que tienen las empresas EPC/M al desarrollar los Project Schedules. Vale la pena revisar las recomendaciones del Practice Standard for Scheduling del PMI. La empresa EPC/M no es tu enemigo, es tu socio estratgico. Se debe llevar una relacin win-win con el ejecutor, brindndole soporte en todo lo necesario y ayudndolo a sacar adelante el proyecto. Al final, el proyecto es del cliente y no de la empresa EPC/M. Todos los requerimientos relacionados a la reportabilidad del proyecto deben ser contractuales. No se debe saturar al EPC/M con requerimientos diarios o semanales. Tener en cuenta que lo barato sale caro. Al igual que cualquier producto del mercado, existen empresas EPC/M de distintas calidades. Tener en cuenta lo anterior durante los procesos de licitacin.
Owner Lesson learned!

Lecciones aprendidas en megaproyectos EPC/M

Siendo el Ejecutor o la Empresa EPC/M: Asignar un Project Scheduler por fase ayuda al control del proyecto. Es importante asignar personal con el perfil profesional alineado con la complejidad del proyecto. Debe existir por lo menos un lder con las competencias necesarias dentro de cada sub disciplina de control de proyectos (planeamiento, control de costos, estimaciones, etc). El uso de herramientas web con servidores comunes, facilitan mucho la interfase entre los diversos Project Schedulers del proyecto. De esta manera se puede contar con un Project Scheduler en terreno (construccin), otro en la base corporativa donde se desarrolla la ingeniera, que podra ser una ciudad lejana del extranjero, y finalmente otro en la ciudad capital donde se desarrolla el proyecto (procura/permisos). Quizs uno de los problemas ms graves de las empresas EPC/M es la alineacin del estndar de control de proyectos con los Contratistas. Mi sugerencia personal es: no luches contra ellos, sino hazle coaching , es decir capacita y ayuda a tu Contratista desde el inicio.
EPC/M Lesson learned!

Lecciones aprendidas en megaproyectos EPC/M

En general: Cuidar al personal es clave en estos tiempos, donde existen mucha rotacin de personal en proyectos. El Planner Leader debe aplicar con todo su poder sus habilidades blandas, en es especial la motivacin, el empowerment y el liderazgo. En muchas ocasiones el conocimiento es ms fuerte que el dinero. Ser consiente que el rol de owner no es el mismo que el rol de la empresa EPC/M, y tampoco es el mismo rol que ser contratista. Muchos confunden los roles. Es importante estar abierto a las buenas prcticas que dictan la industria, en el caso de Project Scheduling, estar abiertos a las buenas prcticas del PMI, AACEi, entre otras. Muchas empresas se cierran en sus prcticas locales, sucumbiendo cuando ganan contratos con empresas internacionales con estndares globales. Las reas de planeamiento estn migrando su visin determinstica del cronograma a una probabilstica. Se debe estar abierto a contemplar dicha migracin que ya es una realidad.
Lesson learned!

Conclusiones
Es importante entender la variacin y la precisin del cronograma a lo largo del ciclo de vida del proyecto capital, en particular en funcin de la ingeniera. Se piensa mucho que las fechas internas de un cronograma son sagradas en etapas tempranas del ciclo de vida del proyecto. Debemos migrar nuestra de visin determinstica de control de proyectos a una visin probabilstica. Otro punto importante en el tema de planificacin son las certificaciones en general, ya sean de PMI o AACEi. Estas estn acortando la brecha con relacin a los estndares que dicta la industria y la especializacin profesional que debe contar un profesional de proyectos. Finalmente, la planificacin de proyectos EPC/M ha surgido como una nueva disciplina. No ahora, sino muchas dcadas atrs. El pas ya inicio una etapa de ejecucin de megaproyectos EPC/M con grandes presupuestos, lo que debera dejar, a parte de prosperidad econmica, es conocimiento en las diversas disciplinas de proyectos.
Conclutions!

Conclusiones
Este conocimiento debe ser capturado no solo por los que trabajan en proyectos, sino por las empresas quienes deben crear conocimiento alineado a lo que pide la industria. Muchas empresas han tenido muy buenas iniciativas con respecto a este tema, como crear escuelas o universidades internas, lo cual es admirable y tiene que ver mucho con el esfuerzo que estn desarrollando para capturar el conocimiento y lecciones aprendidas de proyectos y as poder ser trasladado a las nuevas generaciones. Sin embargo recin hemos iniciado estas iniciativas y tenemos mucho por recorrer. En lo personal, pienso que en Per tenemos un potencial muy fuerte para exportar conocimiento de proyectos EPC/M. Una iniciativa que planteo es crear grandes centros de aprendizaje basados en experiencias de proyectos reales grandes, como los que existen y se proyectan en el pas, para as crear una base humana de conocimiento y empezar a exportar ingeniera pesada y otros conocimientos complementarios de proyectos al mundo.

Conclutions!

Referencias
Project Management Institute. (2011) Practice Standard for Scheduling (Second Edition). Newtown Square, PA: Project Management Institute. AACE International. (2010) TCM Framework: 7.2-Schedule Planning and Development. AACE International Recommended Practices (2010 Edition). Morgantown, WV: AACE International. Project Management Institute. (2010) PMI Scheduling Professional Examination Specification (First Edition). Newtown Square, PA: Project Management Institute. AACE International. (2008) Planning & Scheduling Professional Certification Study Guide (First Edition). Morgantown, WV: AACE International.

Informacin de contacto
Nombre: Edwin Monzn. Compaa/Organizacin: Minera Panam Telfono: +51-996838846 Email: edwin.monzon@minerapanama.com Sesin: Da 2 Track B.

Preguntas y respuestas
Questions?