case
português incluida
study
Christian Salvesen Gerposa
Time is Money
Fluctuating oil prices and high labor costs of indepen-
dent contractors have contributed to instability in the
transportation industry. Because any unforeseen costs
cannot simply be absorbed by customers, the company
turned to Integrated Document Management to
reduce costs and provide excellent customer service.
Tradução para
nas últimas páginas.
With over 800 employees and revenues of nearly 200
million Euros, Christian Salvesen Gerposa is a leading
publicly-traded company in the Spanish logistics sector.
This supply chain management expert, now traded on the
London Stock Exchange, was created through a 1999
merger between the Spanish company Transportes
Gerposa and the British Christian Salvesen Group. As a
pioneer in palette transport, Christian Salvesen Gerposa
continues to set new milestones in the logistics sector.
Customers receive complete custom packages consisting
of transportation services, distribution and logistics. These
custom solutions allow this service provider to quickly
react to needs in the marketplace.
Solution Requirements
Every month, more than 90,000 paper
records make their way through the
offices of this Spanish specialist for
transportation, distribution and logis-
tics. Marcos Fierro, a member of the
executive team and the company's IT
Director, remembers how things were:
"Delivery slips and customer records
documenting our transportation ser-
vices as well as any accompanying
invoices filled up walls and walls of
shelves in our offices. In many cases, we
had multiple copies of the very same
records." A final invoice can only be
generated by Christian Salvesen Gerposa
when a signed proof of delivery has
been sent back by a driver. Then staffers
responsible for particular orders must
dig out all accompanying delivery
forms. It gets even more difficult when
an order is composed of multiple ser-
vices; searches for all the pieces took up
a lot of time. The company always em-
phasised quick turnaround for checking
and registering these documents upon
delivery. "We had to commit two full-
time employees alone to the task of
registering and forwarding incoming
documents," adds Marcos Fierro.
Telephone inquiries from customers or
from other external offices meant more
time wasted on retrieval and delayed
responses. At some point, the waiting
and search times as well as misplaced
documents along the way became un-
sustainable. And handling the enormous
flood of paper in the "normal" way was
simply impossible.
The requirements for a DMS system
were clearly defined: the solution should
be easy enough that both customers
and external offices are able to use it
with little training, to make it as simple
as possible for everyone to search
through a document pool. But aside
from the significant reduction in time The Task
needed for registering, storing and „ Archive more than 90,000 paper
retrieving, the company really empha- records per month
sised its need to have one central docu- „ Provide customer access to
ment pool/archive. They also planned on document pool via Internet
capturing the five million existing docu- „ Improve processes
ments into the system via a scanning
service.
Appointed Modules
Solution „ DocuWare PROFESSIONAL Server
„ RECOGNITION
Today, all delivery slips and customer „ ACTIVE IMPORT
records generated by Christian Salvesen „ COLD/READ
Gerposa's ERP system are given a bar- „ INTERNET-SERVER
code, which their regular AS/400 soft-
ware prints directly onto the docu-
The Benefits
ments. The barcode also contains an
„ Better customer service
internal order number for each trans-
„ Time and cost savings
portation transaction. The documents
„ Record retrieval via Internet
go on the road with the driver and
„ Paper filing eliminated
shipped goods. When transferring the
goods to the customer, the documents
are filled out and then serve as proof of
delivery and as the basis for generating
an invoice once they are back at
Christian Salvesen Gerposa headquar-
ters. The records are all centrally
scanned and placed in the document
pool. DocuWare automatically
recognises the internal barcode number
and then gathers all necessary
information regarding the order from
the ERP system - such as customer
name, shipment origin and destination,
or delivery date. This information then
serves as index words which ultimately
help an authorised user to quickly and
easily retrieve a record from the central
document pool. As soon as a customer's
records have been archived and the
transportation services provided by
Christian Salvesen Gerposa are com-
pleted, the status for an order is auto-
matically changed within the accoun-
ting system to "Ready for Invoicing".
The responsible staffer then gets a
message on the monitor showing the
status change, and an invoice can be
generated.
The Benefits in Detail
Thanks to DocuWare, idle and standby
times could be reduced to virtually
nothing at Christian Salvesen Gerposa.
While in the past two employees were
completely dedicated to the registra-
tion, archiving and forwarding of trans-
portation records to the central
accounting office, now hundreds of
work hours are saved every day. The
accounting department is immediately
updated by DocuWare when an invoice
is ready for output. Even the filing of
documents takes place fully automa-
tically. The advantages are clear: quicker
invoicing means financial savings, im-
proved cashflow.
The time-consuming registration of
incoming documents and even the loss
of documents along the way are now
things of the past. Previously, only eight
employees from administration had
access to the paper-based invoice
archive; today, all authorised employees,
no matter their location, can retrieve
the information they need from the
central document pool. They can even
do it while remaining at their desks!
There is no need to wait (and wait) for
answers from accounting. Even external
users - like customers or vendors - can
be granted access to their own docu-
ments through the Internet. By going
to Christian Salvesen Gerposa's website
and entering a user ID and password,
they can search the document pool for
their "own" records.
Customer service has been drastically
improved, since time-consuming calls to
the central office are no longer
necessary. By integrating Sharpment
(special logistics software), a tracking
number is all it takes for a customer to
check shipping and invoice details. And
DocuWare, with its finely-tuned rights
system, guarantees that customers or
vendors cannot access unauthorised
documents. As IT Director Marcos Fierro
summarises: "Because it was so easy to
use, the DMS was quickly accepted by
all of our users. The investment of
29,500 Euros was amortised after only
6 months."
 “ We generate over 90,000 paper records every
month. Thanks to Integrated Document
Management with DocuWare, we've bolstered

„
our productivity and competitiveness,
particularly through improvements in customer
service.

Marcos Fierro,
Member of the Executive Team and IT Director
Christian Salvesen Gerposa

For more information,

visit us at
www.docuware.com
 2007.02.04

Tradução do Case Study da DocuWare

Christian Salvesen Gerposa

Tempo é Dinheiro
Os preços flutuantes do petróleo e os altos custos de mão de obra de
tarefeiros contribuiram significativamente para a instabilidade na
indústria dos transportes. Porque quaisquer custos não previstos não
podem ser meramente absorvidos pelos clientes, a empresa voltou-se
para a gestão integrada de documentos de forma a reduzir custos a e
providenciar um excelente serviço ao cliente.

Com mais de 800 funcionários e uma faturação de 200 milhões de Euros anuais, a
Christian Salvesen Gerposa é uma empresa espanhola líder no setor logistico. Esta
grande empresa especializada, agora também negociada na bolsa de Londres foi
criada em 1999 através da fusão da empresa espanhoa Gerposa e da empresa
inglesa Christian Salvesen.

Como pioneira no transporte de paletes a Christian Salvesen Gerposa continua a

deixar marcos no setor logístico. Os seus clientes recebem packages
personalizados de serviços de transporte, distribuição e logística. Estas soluções
costumizadas permitem ao fornecedor do serviço reagir de forma instantânea às
necessidades do mercado.

Requisitos para a solução

Mensalmente mais de 90.000 documentos em papel passam pelos vários setores
deste especialista espanhol de transporte, distribuição e logística. Marcos Fierro,
um membro da diretoria e os responsável pelas TI lembra-se como eram as coisas
antes:

“As guias de entrega e a documentação relativa aos clientes tais como

as faturas de acompanhamento dos serviços ocupavam paredes e
paredes, e muitas vezes tinhamos várias cópias dos mesmos
documentos”

Enginea
Tempo Inteligente
Consultoria Ltda
www.enginea.com.br Rua 2, Nº 100
www.tempointeligente.com.br Bairro de Sapetinga
45654-040 Ilhéus
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Uma fatura final pode ser emitida apenas quando a guia de entrega assinada é
devolvida pelo motorista do camião. Nessa altura os funcionários responsáveis por
essa encomenda têm de ir procurar toda a documentação relacionada com ela.
Tudo fica mais complicado quando uma encomenda é composta por vários
serviços; a pesquisa de todos eles demorava uma eternidade.

A empresa afirmava sempre rapidez na confirmação desses documentos quando da

entrega.

“Nós tinhamos de dedicar 2 funcionários, a tempo inteiro, para as

tarefas de registar e encaminhar documentos entrados”, acrescenta
Marcos Fierro

Perguntas por telefone, de clientes ou de outros escritórios externos originavam

mais tempo perdido à procura de documentação e respostas demoradas.

A dada altura os tempos de espera e de pesquisa de documentos, bem como

documentos desaparecidos devido a serem mal arrumados tornaram a situação
insustentável e o manuseamento deste enorme fluxo de papel de fora “normal” era
simplesmente uma tarefa impossível.

Os requisitos para uma solução de gestão documental ficaram, assim,

perfeitamente definidas: A solução deveria ser suficientemente simples para que,
quer os clientes, quer os escritórios externos a pudessem utilizar com um minimo
de treinamento. Todos deveriam pesquisar com facilidade nos arquivos digitais.

Mas além de uma significativa redução do tempo necessário para registar,

armazenar e pesquisar a documentação a empresa não deixou de sublinhar a
conveniência de ter apenas um arquivo centralizado. Todo o histórico de 5 milhões
de documentos será agora digitalizado através de um outsourcing especializado.

Solução
Hoje todas as guias de entrega e toda a documentação dos clientes, gerados pelo
sistema de ERP da Christian Salvesen Gerposa, recebem um código de barras que
o sistema normal AS400 imprime directamente nos documentos. Este código de
barras também inlcui um Nº Interno de Encomenda para cada transação relacionada
como transporte.

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Estes documentos vão para a estrada com o motorista que leva a carga. Quando
entregues ao cliente os documentos são preenchidos e servem como prova de
entrega e como base da emissão da fatura na sede da Christian Salvesen Gerposa.

Os documentos são digitalizados centralmente e colocados no arquivo central. O

DocuWare reconhece automaticamente o código de barras e, perante ele, recolhe
toda a outra informação do ERP, necessária à correcta indexação dos documentos,
tal como nome do cliente, origem e destino da carga, ou data de entrega.

Esta informação serve para permitir pesquisas posteriores, a terem lugar no

arquivo centralizado, por utilizadores autorizados. Assim que os documentos
relativos a um transporte estão arquivados, significa que o serviço foi executado e
o estado da encomenda no sistema financeiro passa automaticamente a “Pronto a
faturar” e o pessoal do departamento financeiro recebe também uma informação
para proceder à emissão da fatura.

Os Benefícios em detalhe
Graças ao DocuWare os tempos mortos foram virtualmente reduzidos a zero na
Christian Salvesen Gerposa. Enquanto que no passado dois empregados estavam,
a tempo inteiro, dedicados a registar, arquivar e a fazer seguir documentação
relativa aos transportes para o departamento financeiro da sede, agora centenas de
horas diárias são poupadas todos os dias.

O departamento de contabilidade é imediatamente alertado pelo DocuWare assim

que uma fatura está pronta a ser emitida. Até o preenchimento dos documentos é
feito de forma automática. As vantagens são claras: faturas mais rapidamente
emitidas significam ganhos financeiros e tesouraria mais forte.

Os demorados processos de registo de documentos entrados e, mesmo, a perda

de documentos são agora coisas do passado. Antes apenas 8 empregados tinham
acesso ao arquivo das faturas; hoje todos os empregados autorizados para tal têm
essa possibilidade, independente da sua localização geográfica.

Eles podem inclusivamente aceder a todo o tipo desses documentos sem ter a
necessidade de se levantar das suas secretárias !
Já não há a necessidade de esperar....e esperar....por respostas do departamento
financeiro ou da contabilidade.

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Mesmo clientes ou outros utilizadores externos podem consultar os seus próprios

documentos através da Internet. Através da visita ao site da Christian Salvesen
Gerposa e através de um user name e login, os utilizadores podem aceder aos
“seus próprios” documentos.

A qualidade do serviço de apoio aos clientes melhorou dramaticamente, uma vez

que os demorados telefonemas para a central já não são necessários. Através da
integração com o Sharpment (um software específico para a logística) é gerado um
número de referência que é apenas um necessário para que um dado cliente possa
pesquisar a documentação do transporte e detalhes de faturação.

Além de todos os benefícios o DocuWare permite uma configuração muito precisa

dos direitos de forma a que ninguém possa aceder a documentos que não lhe
dizem respeito. Tal como resume o Diretor das TI’s Marcos Fierro:

“Devido à sua facilidade de utilização este Gestor Documental foi

rapidamente aceite por todos os nossos utilizadores. O investimento de
R$ 70.000 foi amortizado em apenas 6 meses”

“Nós geramos mais de 90.000 documentos em

cada mês. Graças à Gestão Integrada de
Documentos da DocuWare aumentámos
drasticamente a nossa produtividade,
particularmente através de beneficios no serviço
ao cliente”
Marcos Fierro
Membro da Diretoria e Diretor das Tecnologias de Informação

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