INDICE Pag. 1. INTRODUCCION 2 2. METODOS Y PROCEDIMIENTOS 3 3. HECHOS Y DETALLES /ANALISIS5 3.1. APLICAR TECNICAS DE INVESTIGACION DE HECHOS5 3.2.

. DEFINIR EL MBITO DEL PROYECTO...5 3.3. CLASIFICAR PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y POSIBLES

SOLUCIONES...12

3.4. PLAN DEL PROYECTO PROPUESTO....14 3.5. ANLISIS VIABILIDAD.18 3.6. ANLISIS DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES24 3.7. DEFINIR OBJETIVOS DEL SISTEMA...27 3.8. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES (FASE DE DEFINICIN)..28 3.9. MODELOS DE DATOS SISTEMA......31 3.10. MODELO DE PROCESOS (NECESIDADES DEL PROCESO)..57 3.11. MODELO DE REDES (NECESIDADES DE REDES)81 4. RECOMENDACIONES..89 5. CONCLUISIONES..90

1) INTRODUCCION. A travs del presente informe pretendemos cumplir con las actividades necesarias para el anlisis de una propuesta de un sistema de informacin automatizado, cumpliendo con las fases correspondiente del anlisis de un sistema los cuales sin inspeccin, estudio y definicin. La propuesta del sistema a analizar es: sistema de informacin automatizado para el registro de solicitudes de ayuda socioeconmicos (SIRSAS). Actualmente, en el municipio Brinas, Edo. Brinas, la direccin de desarrollo social ad crista a la alcalda del municipio referido tiene como misin gestionar el otorgamiento de ayudas socioeconmicas a la comunidad. Para llevar a cabo esta misin, los procesos tcnicos-administrativos para recepcin, procesamiento y aprobacin son realizados de forma manual. Se requiere mejorar y hacer ms eficientes estos procedimientos para lograr una mejor atencin al solicitante de ayuda, adems de mantener un mejor control del sistema. Por esto surge la necesidad de una propuesta de automatizacin del registro de solicitudes de ayuda y el sistema SIRSAS procura cubrir estas necesidades. El presente informe cubre las actividades de las fases del anlisis del sistema para de esta forma entregar la lista de necesidades del sistema a la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto (diseo del sistema). Por lo antes sealado, el presente informe presenta las tcnicas de investigacin de hechos utilizados (entrevista y cuestionario), la definicin del mbito del proyecto mediante los modelos contextuales de datos, procesos y redes,la clasificacin de problemas y oportunidades mediante el uso de la matriz de problemas/oportunidades, se establece el plan del proyecto mediante el uso de los diagramas de Gantt y se concluye la fase de inspeccin con el anlisis de viabilidad usando las cuatro tcnicas universales de anlisis (operativa, tcnica, fechas y econmica). El informe continua con la fase de estudio mediante el anlisis de los problemas y oportunidades usando la estructura PIECES y el establecimiento de los objetivos del nuevo sistema. Para finalizar, la fase de definicin se trata realizando los modelos esenciales de datos, procesos y redes, usando la informacin recabada hasta el momento incluyendo la otorgada por las tcnicas de investigacin de hechos (para esta fase se uso la encuesta). Todos los puntos tratados en las fases del anlisis del sistema, son plasmados en papel mediante la tcnica del informe escrito de tipo factual, que es el que estn leyendo ahora y busca entregar las necesidades del sistema al equipo de diseo que afrontara la siguiente fase del CVDS (diseo del sistema).

2) METODOS Y PROCEDIMIENTOS. Para el anlisis del sistema de informacin SIRSAS se dividi en tres fases: inspeccin, estudio y definicin. Veamos a continuacin detalles de la metodologa para cada una de las fases. * Fase Inspeccin. El objetivo de esta fase es responder la pregunta: Vale la pena este proyecto? Para cumplir con esta fase se usan las siguientes tcnicas: a) Investigacin y recavacin de los hechos mediante el uso de la tcnica de entrevista realizada a un usuario. En nuestro caso acadmico, se elabora el formato de la entrevista y por su puesto las respuestas a esta coinciden con las especificaciones del problema suministrada por el plan de evaluacin de la materia 335. En el caso de un sistema real en anlisis, las informaciones suministradas por estas entrevistas, mas las aportadas por otras tcnicas de investigacin de hechos aportaran las especificaciones necesarias para la elaboracin de los modelos contextuales. b) Definir el mbito del proyecto, esto se logra usando la informacin obtenida mediante la investigacin de hechos (se pueden usar varias tcnicas de investigacin de hechos) para definir los modelos conceptuales de datos, procesos y redes. Estos modelos desarrollados por el analista de sistema buscan definir el mbito del proyecto desde un punto de vista general. c) Una vez ubicada claramente el mbito del proyecto deben clasificarse los problemas, oportunidades y posibles soluciones mediante el uso de la matriz de estudio problemas/oportunidades el cual es una herramienta grfica (tabla) en la cual estn los problemas y oportunidades, y los categorza con ciertas caractersticas las cuales servirn para definir una posible solucin. d) Presentacin de un plan de proyecto, el cual define una propuesta inicial sujeta a modificaciones, donde se define el calendario y las tareas del proyecto para establecer los limites del mismo en cuanto a tiempo y actividades. Se eligi la tcnica de diagramas de Gantt para la representacin grfica de este plan del proyecto, previamente se definen y delimitan las tareas del proyecto. e) Presentar conclusiones y recomendaciones. Para esta parte se usa el anlisis de viabilidad de proyectos donde se usaran los test de anlisis: operativos, tcnicos, de fechas y econmicos para finalmente, dependiendo del resultado de estos anlisis, concluir si el proyecto es viable y si merece la pena continuar con su desarrollo hacia las siguientes fases. Por supuesto, esta es una estimacin o conclusin inicial, la cual esta limitada a la informacin insipiente que apenas se esta obteniendo durante esta fase. El proyecto deber estar en evaluacin continuamente para buscar atender oportunamente los imprevisto o desviaciones que puedan surgir.

* Fase Estudio. Durante esta fase del anlisis se hace un estudio mas detallado para asegurarnos que vale la pena construir el sistema (disearlo e implantarlo) y si los problemas presentes pueden ser resueltos. Para cumplir con esta fase usaremos el siguiente procedimiento: a) Realizar un anlisis de los problemas y las oportunidades presentes, mediante el uso de la tcnica de la estructura PIECES de James Wetherbe, la cual desglosa los problemas y oportunidades para su anlisis en las siguientes categoras: Prestaciones, Informacin, Economa, Control y Seguridad, Eficacia ,Servicios. b) Usando como base la informacin del punto anterior, se definieron los objetivos del nuevo sistema. Cabe destacar, que para este proyecto del sistema SIRSAS, por ser de tipo acadmico, solo se cumplieron en esta fase con los procedimientos antes listados (a,b); existen otros procedimientos y actividades estipulados para esta fase los cuales no sern considerados por no ser requeridos acadmicamente (asignacin papeles en el proyecto, conocer el sistema actual, modelizar el sistema actual, modificar el mbito y plan de proyecto). *Fase de Definicin. Esta es la ultima fase del anlisis del sistema. En esta fase se busca establecer las necesidades de la empresa (alcalda) para tener en consideracin durante la siguiente fase del ciclo de vida del proyecto, el cual es el diseo del sistema. En esta fase se indicara con precisin que necesita y quiere el usuario que haga el sistema SIRSAS. Para cumplir con esta fase se usar la siguiente metodologa: a) Identificacin de necesidades de los usuarios. Para esto se usara la tcnica de investigacin de hechos de encuesta a un usuario clave del sistema actual. Con la informacin precisa de este cuestionario se obtendrn los requerimientos esenciales del sistema. b) Una vez identificadas las necesidades del sistema, estas sern reflejadas o modificadas a travs de la elaboracin de los respectivos modelos esenciales de datos, procesos y redes (este ultimo tambin llamado modelo de conectividad).Estos modelos son representaciones mas detalladas de las necesidades y tambin usan como referencia los modelos contextuales, previamente definidos durante la fase de inspeccin para representar el mbito del proyecto. Una vez cumplida con estas actividades de la fase de inspeccin se cumple con el propsito del anlisis del sistema el cual es entregar una relacin de las necesidades del sistema para que sirva de base al diseo del sistema.

Cabe destacar, que para comunicar el desarrollo de todos estos procedimientos y mtodos de anlisis, se usara la tcnica de intercomunicacin personal de informe escrito de tipo factual. 3) HECHOS Y DETALLES. 3.1. APLICAR TCNICAS DE INVESTIGACIN DE HECHOS. Para esta fase del anlisis del sistema se usara la tcnica de entrevista. Esta tcnica consiste en obtener la informacin directamente de personas conocedoras del sistema en investigacin por su experiencia de trabajo en los procesos manuales que actualmente se emplean para las labores de solicitudes de ayuda en el municipio Brinas (Alcalda). Para esto usaremos el tipo de entrevista estructurado, en el cual se conversar empleando un grupo de preguntas preestablecidas, que tienen la finalidad de recabar la informacin necesaria para determinar el mbito general del proyecto y de esta forma poder definir los modelos contextuales de datos, procesos y redes. En la Figura 1 vemos el modelo de entrevista que se usar para esta fase del anlisis. Como se puede apreciar en el contenido de la entrevista correspondiente a la fase de inspeccin, en el anlisis del sistema SIRSAS, las preguntas estn orientadas a determinar el mbito del proyecto y los problemas presentes en el sistema actual orientados hacia los bloques componentes (personas, datos, actividades y redes). Las respuestas a estas preguntas no son incluidas, porque sabemos que las respuestas estn contenidas en las especificaciones del trabajo suministrado por la U.N.A (Materia 335) y estn sern usadas para elaborar los modelos en los puntos siguientes. Por supuesto, en un estudio para un caso de aplicacin real, estas entrevistas sern realizadas y los resultados obtenidos brindaran parte de las especificaciones necesarias para definir el mbito del proyecto. 3.2. DEFINIR EL MBITO DEL PROYECTO. 3.2.1. Modelos de Datos. Para tener un marco general de aplicacin del proyecto de acuerdo a las especificaciones iniciales obtenidas, se puede establecer un modelo contextual de datos el cual ser ampliado y suficientemente explicado durante la fase de definicin en su modelo esencial. Para esta fase podemos definir el modelo contextual de datos como sigue: Datos Personales Solicitante. Datos Familiares Solicitante. Datos Habitacionales Solicitante.

Entrevistado: Pedro Martnez. Cargo: Jefe Divisin de Estudios Socioeconmicos. Fecha: 15 de Agosto del 2008. Hora: 2:00 PM. Lugar: Divisin Desarrollo Social Municipio Brinas. Asunto: Gestin para otorgamiento de ayudas sociales a habitantes del Municipio Brinas. 1) Abrir Entrevista: saludos y presentacin con el Sr. Pedro se explica el motivo e inters de la entrevista. Explicacin general del tipo de preguntas a efectuar relacionada con su experiencia de trabajo en asistencia social. 2) Inicio de Entrevista: 2.1) Cules son las metas u objetivos de la unidad de desarrollo social? Cul es su misin ?. 2.2) Indicar como se efecta el otorgamiento de ayudas sociales (manual o computarizada). 2.3) Describir la estructura organizacional para otorgamiento ayudas de la institucin. 2.4) Describir que debe hacer el solicitante de ayuda para buscar el beneficio Dnde acudir?, Con quien hablar?, Requisitos. 2.5) Describir como se interrelacin interrelacionan entre si los elementos de la organizacin. 2.6) Indicar los funcionarios que intervienen en la gestin de otorgamiento de ayudas sociales y su ubicacin en la estructura organizacional de la Alcalda. Cules son las funciones y misiones de estos funcionarios?. 2.7) Indicar los documentos (formas, formularios, comprobantes, ordenes de ayuda, etc) que se usan durante el procesamiento de solicitud de ayuda. 2.8) Indicar quienes manejan estos documentos y como se usan, Dnde los guardan?. 2.9) En relacin a las preguntas 2.7 y 2.8; Cules son las entradas claves y las salidas claves?, Cules son los datos generales manejados y/o requeridos por el sistema?. 2.10) Indique los puestos de trabajos que deben usar el SIRSAS. Haga una descripcin general de estos puestos. 2.11) A su juicio; Cules son las fallas o inconvenientes del sistema actual?, Qu mejoras propondra . 2.12) Que opinan los usuarios del problema?, Cules quejas o inconvenientes han manifestado?, Han hecho sugerencias?, Cules sugerencias?. 2.13) Tiene un estimado cuanto estara dispuesto a pagar la Alcalda para implantar un sistema alterno mas eficiente?. Figura 1. Modelo entrevista (Fase de inspeccin)

Datos Solicitud de Ayuda. Tipos de Ayuda. Con este grupo de datos se logra cubrir los requerimientos generales de informacin para el funcionamiento de sistema SIRSAS. 3.2.2. Modelo de Proceso (DFD de Contexto). A continuacin la figura 2, se muestra el diagrama de flujo de datos de contexto. El DFD de contexto del SIRSAS corresponde al modelo mas general posible del sistema. En el podemos ver como proceso general o raz al sistema SIRSAS propiamente (PE 0) y a su alrededor vemos los limites del sistema representados por agentes esenciales, que en este cazo la mayora son internos (correspondientes a la misma direccin de desarrollo social del municipio Brinas, del Estado Brinas) y solo tenemos un agente extremo representado por el solicitante de ayuda. Veamos la descripcin de cada uno de los agentes: X1: corresponde al solicitante de ayuda y representa un agente externo. Este agente extremo puede solicitar el beneficio o ayuda bien sea: acudiendo directamente a la divisin de estudios socioeconmicos por iniciativa propia, acudiendo al alcalde en audiencias individuales o colectivas, acudiendo al alcalde en sus giras administrativas. En todos estos casos, finalmente el solicitante debe acudir a la divisin de estudios socioeconmicos para entregar el formulario de solicitud de ayuda junto con los recaudos. Una vez entregado el formulario de solicitud y los recaudos recibir un comprobante de solicitud ayuda el cual contiene el numero de solicitud. Adicional, el solicitante puede solicitar una modificacin de datos de solicitud entregando un formulario de actualizacin de datos y recibir un comprobante de actualizacin de datos. El solicitante puede acudir al asistente social con estos comprobantes y solicitar una consulta de status de solicitud para efectos de seguimiento. El solicitante con los comprobantes sealados debe acudir tambin al promotor social, en la divisin de estudios socioeconmicos, para una entrevista que servir de insumo al funcionario para elaborar el informe socioeconmico respectivo que agregar al formulario de solicitud y recaudos para conformar el expediente general del caso. Finalmente, el solicitante recibir la orden de ayuda aprobada totalmente para hacer efectivo el beneficio. El solicitante deber firmar como aceptado el beneficio (copia orden ayuda) y devolver posteriormente facturas de compras o comprobantes de pago dependiendo el tipo de beneficio recibido. X2: corresponde el asistente social que recibe el formulario manual de solicitud de ayuda socioeconmica del solicitante. Este formulario contiene toda la informacin relativa a la solicitud tales como datos personales, familiares y habitacionales. El asistente social carga esta informacin al SIRSAS, incluyendo el nmero de solicitud el cual es generado por el mismo asistente (fecha solicitud seguido del numero de cdula). El asistente social puede actualizar datos respaldado por un formulario de actualizacin de datos y

consultar informacin para informar al solicitante (otorgar nmero solicitud, informacin sobre status solicitud, etc). Adems, el asistente social coloca el status en el SIRSAS a la solicitud de ayuda, en este caso ser recibida (R) indicando con este que fueron recibidos recaudos y formularios de solicitud y que fueron registrados los datos en el SIRSAS. Finalmente, el asistente social una vez consultado el SIRSAS y verificado que la solicitud de ayuda fue aprobada por el director (status A) proceder a elaborar la orden de ayuda, la cual firmar en Elaborado por para enviar a gestin presupuestario y continuar con el proceso de refrendado. Una vez recibido la orden de ayuda aprobada totalmente, la entregar finalmente al solicitante de ayuda. Como se puede apreciar X2 corresponde a un agente interno y pertenece a la divisin de estudios socioeconmicos de la divisin de desarrollo social del municipio Brinas, Edo. Brinas. X3: Este es un agente interno y corresponde al director de la direccin de desarrollo social de la alcalda del municipio Brinas. El director recibe los documentos de solicitud de ayuda, incluyendo el informe socioeconmico para su anlisis y revisin adems de verificar datos en el SIRSAS para finalmente aprobar la solicitud electrnicamente. Esta aprobacin la registra en el SIRSAS con el status aprobado (A). Los documentos son enviados al almacn de datos fsicos. Por otra parte, el director realiza anlisis de reportes

socioeconmicos del SIRSAS para decidir sobre planes y beneficios a mejorar o a establecer y transmitirlos como polticas de planes a la divisin de planes y proyectos sociales. En este proceso el director recibe propuestas de polticas y planes, por parte del alcalde, para someterlos a discusin con la divisin de planes y proyectos sociales que en definitiva, luego de acodar con el director, realizara el registro actualizacin de los tipos de ayuda en el SIRSAS. Finalmente, el director recibe la orden de ayuda elaborada por el asistente social y firmado por el personal de gestin presupuestaria, realiza revisin del mismo y si requiere consulta los datos en el SIRSAS, para luego refrendar la orden ayuda. Guarda una copia de esta orden en el almacn de datos fsicos. X4: Este es un agente interno y corresponde a un funcionario de la divisin de programas sociales. Este funcionario recibe la orden de ayuda aprobada y firmada por el asistente social y procede a revisarla desde el aspecto presupuestario; adems puede revisarla en lo que refiere a los datos usando como apoyo consultas al sistema SIRSAS. Una vez revisada, la firma para aprobarla en primera instancia y la devuelve al asistente social. Deja una copia en el almacn de datos fsicos (archivo). X5: Corresponde al promotor social, el cual es un agente interno permanente a la divisin de estudios socioeconmicos de la Alcalda. Este funcionario recibe el formulario de solicitud y los recaudos, atiende al solicitante para efectuar la entrevista respectiva y en base a esto elabora el expediente o informe socioeconmico con anexos de formularios solicitud y recaudos. Usa el SIRSAS para consultar datos y para actualizar status de la solicitud. Guarda copias de expediente en archivo fsico y entrega original al director de desarrollo social. X6: Corresponde a un funcionario analista de planes, perteneciente a la divisin de planes y proyectos sociales. Es un agente interno del sistema SIRSAS. Este funcionario coordina generacin de mejoras o nuevas polticas socioeconmicas para beneficios de la comunidad. Recib propuestas del alcalde y/o del director de desarrollo social y efecta anlisis tcnico usando las herramientas del SIRSAS (reportes socioeconmicos). Entrega resultados de anlisis a sus superiores y una vez aprobados procede e registrar nuevos beneficios o a efectuar actualizacin en el SIRSAS. X7: Es el alcalde del municipio Brinas (mxima autoridad). Es un agente interno del SIRSAS. Propone planes y polticas sociales para mejorar la atencin social a la comunidad. Aprueba mejoras a planes. Usa el SIRSAS para labores de consultas y anlisis de reportes socioeconmicos, importante para la generacin de mejoras a los planes sociales. Finalmente, el DFD de contexto muestra el almacenamiento de datos relacionados con el SIRSAS, el cual es actualizado por la divisin de estudios socioeconmicos, en lo referente a datos de solicitud y solicitante (personales, familiares y habitacionales); mientras que para datos de tipos de ayuda es actualizado por la divisin de programas sociales. Es decir, este almacenaje sealado corresponde a archivos internos al SIRSAS (correspondiente a la

divisin de estudios socioeconmicos) y a archivos externos (correspondiente a la divisin de programas sociales). Aprovechamos para aclarar, que el SIRSAS es un sistema automatizado informtico perteneciente a la divisin de desarrollo socioeconmico. En este almacn de datos, incluiremos tambin los documentos fsicos que genera el proceso (formularios, recaudos, orden ayuda,etc). 3.2.3. Modelo de Redes (Contextual). Para la elaboracin del modelo de redes contextual seguiremos los siguientes pasos: A) Identificar los Puestos de Trabajo. B) Dibujar Diagramas de Descomposicin para Esbozar y Agrupar los Puestos. Veamos a detalle esto. A) Identificacin de Puestos de Trabajo. * Solicitante de Ayuda: corresponde a un puesto de externo, ya que esta fuera de lo organizacin donde se implementa el SIRSAS. Es el individuo que acude a la divisin de desarrollo social del municipio Brinas, a solicitar ayuda socioeconmica. Es un elemento externo a la divisin de desarrollo social. * Alcalde: es la mxima autoridad de la alcalda de municipio Brinas, jefe inmediato del director de desarrollo social de la referida alcalda. Por supuesto, el alcalde tiene acceso al sistema SIRSAS para labores de consulta de datos y reportes. Se considera un solo puesto utilizado por el alcalde. Es un elemento interno, jefe inmediato de la divisin de desarrollo social. * Divisin de Estudios Socioeconmicos: corresponde al puesto principal encargado de la recepcin y atencin de los solicitantes de ayuda socioeconmicas. Aqu se reciben los datos del solicitante de ayuda y se introducen al sistema SIRSAS y se inicia el procesamiento de la solicitud de ayuda. En este puesto principal se tienen los siguientes subpuestos primordiales: * Oficina de Asistente Social: es un puesto interno primordial ocupado por el asistente social de la divisin de estudios socioeconmicos. Su funcin es atender al solicitante de ayuda recibir solicitud y recaudos, y cargar datos al SIRSAS. Adems elabora la orden de ayuda. * Oficina del Promotor Social: es un puesto interior primordial ocupado por el promotor social de la divisin de estudios socioeconmicos. Su funcin es realizar la entrevista al solicitante de ayuda y elaborar el informe socioeconmico respectivo para adicionarlo al formulario de solicitud y a los recaudos con que se armar el expediente del caso para soporte de gestin y auditoria. * Jefe Divisin: es un puesto interno primordial ocupado por la mxima autoridad de la divisin de estudios socioeconmicos. Su funcin es acceder al sistema SIRSAS para labores de consultas propias de su gestin supervisora de funcionarios subalternos (asistente y promotor social.

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* Direccin de Desarrollo Social: para efectos del sistema SIRSAS, consideramos este un puesto nico ubicado en la direccin de desarrollo social y ocupado por el director de la referida direccin. El director, como funcionario de ms alta jerarqua en la direccin de desarrollo social, tendr acceso al sistema SIRSAS para labores de consulta de datos y reportes socioeconmicos. Esto lo requiere para usar en su funcin de aprobacin de las solicitudes de ayuda a (actualizacin status) y para coordinar/generar planes y polticas sociales. Es considerado un puesto interno y lo definimos como un puesto nico (primordial). * Divisin de Planes y Proyectos Sociales: corresponde a un puesto principal interno encargado de definir t generar los nuevos planes y polticas socioeconmicas de la divisin de desarrollo social. Este puesto tiene los siguientes supuestos primordiales: * Oficina Analista de Planes: es el encargado de realizar anlisis de reportes socioeconmicos de SIRSAS para en base a esto decidir sobre nuevos planes y/o actualizaciones. Debe recibir y analizar las propuestas de planes del director de desarrollo social y efectuar anlisis de las mismas usando la informacin de los reportes socioeconmicos del SIRSAS para justificar o no dichas propuestas; en caso de ser viables proceder a solicitar la aprobacin del jefe de divisin para registrar los nuevos planes o realizar las actualizaciones respectivas en el SIRSAS. * Jefe Divisin: es un puesto interno primordial ocupado por la mxima autoridad de la divisin de planes y proyectos sociales. Su funcin es interactuar con el director de desarrollo social (supervisor inmediato) y el analista de planes (subordinado) para coordinar el anlisis y aprobacin de nuevos planes socioeconmicos o actualizaciones de los mismos. Debe acceder al sistema SIRSAS, para tener acceso a datos y reportes socioeconmicos que sirvan de apoyo a su funcin supervisora del analista de planes. * Divisin de Programas Sociales: corresponde a un puesto principal interno encargado de hacer efectivos los planes y polticas socioeconmicas de la direccin de desarrollo social. Su funcin es la de aprobar en primera instancia la orden de ayuda para hacer efectiva la ayuda al solicitante. Esta aprobacin es de tipo presupuestaria, que es la funcin de la direccin sealada. Utiliza el SIRSAS para consulta de datos presentes en el documento de orden de ayuda. Este puesto tiene los siguientes subpuestos internos primordiales: * Oficina Analista Presupuestaria de Planes: es el encargado de aprobar en primera instancia la orden de ayuda elaborada y firmada por el asistente social. Este analista tiene acceso al sistema SIRSAS para verificar datos relacionados con la solicitud de ayuda y a otros sistemas financieros para verificar lo relacionado al presupuesto; luego del anlisis respectivo proceder a firmar (aprobar) la orden de ayuda. * Jefe Divisin: es un puesto interno primordial ocupado por la mxima autoridad de la divisin de programas sociales. Es el supervisor del analista presupuestario de planes y requiere acceso al sistema SIRSAS, para labores de consulta que pueda servir de apoyo al analista presupuestario de planes.

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B) Diagrama de Descomposicin de Puestos: A continuacin en la figura 3 se realiza una representacin de la descomposicin de los puestos para la red que conformar el sistema SIRSAS. Coma se pueden ver los puestos estn en forma jerrquica y en estructura tipo arborescente. Las funciones e interconexiones de estos puestos ya fueron explicadas suficientemente (ver tambin en el modelo contextual de proceso). Cabe destacar que se agregan dos puestos, para efectos de la red a establecer, que se consideran necesarios por ser los jefes de divisin los cuales deben tener acceso al SIRSAS; sin embargo en el modelo contextual de procesos se puede apreciar que no fueron incluidos ya que no actan directamente como elementos gestionantes del proceso sino como elementos supervisorios para apoyo.

3.3. CLASIFICAR PROBLEMAS, OPORTUNIDADES Y POSIBLES SOLUCIONES. Sobre la base de los hechos descubiertos durante la indagacin de hechos y los modelos contextuales propuestos (datos, procesos y redes) se proceder a establecer los problemas, oportunidades y posibles soluciones. Para describir esta informacin se usar la construccin de la matriz de estudio de problemas y oportunidades. Veamos en la figura 4 esta matriz.

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PROBLEMAS/OPORTUNIDADES
DATOS REGISTRADOS MANUALMENTE EN LIBROS. DIFICULTAD PARA CONSULTA Y BUSQUEDA; TIEMPO DE ACCESO ALTO. ESTADISTICAS DE CASOS ATENDIDOS REALIZADAS DE FORMA MANUAL LO CUAL DIFICULTA Y RETARDA PLANIFICACIN PRESUPUESTARIA. REPORTES SOCIOECONOMICOS PARA ELABORACIN INDICADORES DE GESTION REALIZADOS DE FORMA MANUAL LO CUAL RESULTA COMPLICADO Y RETARDA TOMA DE DECISIONES.

URGENCIA

VISIBILIDAD

BENEFICIOS ACTUALES (MMBSF)

PRIORIDAD

SOLUCION
NUEVO DESARROLLO: AUTOMATIZAR REGISTRO DE DATOS. NUEVO DESARROLLO: REPORTES ESTADISTICOS AUTOMATIZADOS.

Necesario en 15 Semanas Necesario en 15 Semanas

Alta

80

Alta

80

Necesario en 15 Semanas

Alta

80

NUEVO DESARROLLO: REPORTES SOCIOECONOMICOS AUTOMATIZADOS. NUEVO DESARROLLO: BASE DE DATOS DIGITAL ADICIONAL A LA FISICA CON CONTROL DE ACCESO. NUEVO DESARROLLO: SISTEMA INFORMACIN AUTOMATIZADO. NUEVO DESARROLLO: SISTEMA INFORMACIN AUTOMATIZADO Y MEJORAR ATENCIN AL CLIENTE. NUEVO DESARROLLO: SISTEMA INFORMACIN AUTOMATIZADO Y CHARLAS MOTIVACIONALES AL PERSONAL.

ALAMACENAMIENTO DE DATOS DE TIPO MANUAL LO CUAL ES INSEGURO Y COMPLICADO SU ACCESO.

Necesario en 15 Semanas

Media

80

REVISION, SEGUIMIENTO, EVALUACION DE INFORMACIN REALIZADO MANUALMENTE LO CUAL DIFICULTA Y RETARDA LABORES DE CONTROL INTERNO Y EXTERNO (AUDITORIAS SEGN LA LEY). LENTITUD EN EL PROCESO LO CUAL GENERA MOLESTIAS E INCONFORMIDAD DEL SOLICITANTE DE AYUDA.

Necesario en 15 Semanas

Alta

80

Necesario en 15 Semanas

Baja

80

AMBIENTE LABORAL TENSO CON GENERACIONES DE MALESTARES PERSONALES DE SALUD (STRESS LABORAL) POR LO TEDIOSO Y COMPLICANDO DE LOS PROCESOS MANUALES.

Necesario en 15 Semanas

Media

80

FIG 4. MATRIZ ESTUDIO PROBLEMAS/OPORTUNIDADES

En cuanto a los criterios de clasificacin podemos hacer los siguientes comentarios: La urgencia o necesidad en el tiempo, para tener listas las soluciones, fue definida con un tiempo mximo de 15 semanas el cual es suficiente para el tamao del proyecto; por otra parte existe un sistema manual operando, que aunque tiene las limitaciones sealadas, puede dar una holgura de 15 semanas
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y hasta mas, en caso de ser necesario, para cumplir con las soluciones sugeridas. Cabe destacar, que para el caso de los reportes estadsticossocioeconmicos para planificacin presupuestario estos deben estar listos antes de fin de ao porque se requieren para la planificacin del ao 2009; de todas maneras con un tiempo de 15 semanas aseguramos cumplir con este requisito. En la visibilidad vemos que la mayora de los problemas tienen una valoracin de ALTA, porque son percibidos cotidianamente por los niveles superiores de la alcalda; seguramente el malestar del cliente no es detectado tan fcilmente por los niveles superiores y por eso colocamos una valoracin BAJA. Los beneficios actuales no pueden ser cuantificados fcilmente, ya que estos son fundamentalmente de caractersticas intangibles. Sin embargo colocamos un precio en BsF que la direccin de la alcalda estara dispuesto a pagar por la implantacin del sistema del sistema de informacin propuesto (SIRSAS). La prioridad esta valorada con 1: muy alta prioridad y 5: muy baja prioridad (escala 1, 2, 3, 4, 5). Las soluciones vemos que se desglosan en mdulos o partes de un sistema de informacin integral, los cuales aunque se especifican como relaciones particulares de los problemas presentes, sabemos que forman en conjunto el sistema de informacin automatizado propuesto SIRSAS, para uso en la alcalda del municipio Brinas del Estado Brinas. 3.4. PLAN DEL PROYECTO PROPUESTO. Para la elaboracin del plan del proyecto de sistema de informacin automatizado SIRSAS de la direccin de desarrollo social del municipio Brinas, en el Edo. Brinas, se usar como herramienta la elaboracin de una tabla de planificacin de proyectos y la creacin del respectivo grfico de Gantt, usando como base la referida tabla. Para la definicin de las tareas a plasmar en las referidas herramientas, recordamos que estamos en la fase de inspeccin del anlisis de sistema, donde ya tenemos definidas las modelizaciones de datos, procesos y redes a nivel de contexto. Partiendo de este punto y teniendo presente las fases del ciclo de vida del desarrollo del sistema (anlisis del sistema, diseo del sistema, implantacin del sistema) se definirn las tareas de acuerdo a las fases y subfases faltantes en el CVDS. Cabe destacar, que se incluir las tareas de procura de hardware y software, as como instalar y probar el nuevo sistema, como tareas hipotticas porque como sabemos para nuestro objetivo acadmico, esto no ser implantado fsicamente. Veamos a continuacin la tabla de planificacin del proyecto (figura 5); cabe destacar que en la columna de tiempo esperado se usar un criterio optimista considerando el tiempo mximo posible como tiempo esperado.

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TAREA

ID

DESCRIPCIN DE TAREA
CULMINACION FASE DE ANALISIS SISTEMA: ANALISIS VIABILIDAD, INFORME CON LISTA NECESIDADES. FASE DISEO SISTEMA (INICIO): INFORME DE SELECCIN ENTRE ALTERNATIVAS DE DISEO. FASE DISEO SISTEMA: PROCURA HARDWARE Y SOFTWARE NECESARIO. FASE DISEO (CULMINACION): DISEO E INTEGRACIN DEL SISTEMA (GENERACION INFORME DE RELACION DE DISEO TECNICO). FASE IMPLANTACIN (INICIO): CONSTRUCCION Y PRUEBA DE REDES Y BASE DE DATOS PARA EL SIRSAS. FASE IMPLANTACIN: CONSTRUCCION Y PRUEBA DEL PROGRAMA DE APLICACIN DEL SIRSAS. FASE IMPLANTACIN: INSTALAR Y PROBAR EL NUEVO SISTEMA AUTOMATIZADO SIRSAS. FASE IMPLANTACIN (CULMINACION): ADIESTRAMIENTO USUARIOS, DOCUMENTACIN SISTEMA Y PUESTA EN OPERACIN.

ID ACONTECIMIENTO

ID ACONTECIMIENTO ANTERIOR

ID ACONTECIMIENTO POSTERIOR

DURACION ESPERADA (SEMANAS)

-----

3,4

5,6

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FIG 5. PLANIFICACIN DE PROYECTO SIRSAS

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A continuacin veamos una descripcin completa de estas tareas: * Tarea A (Culminacin Fase de Anlisis Sistema). Estas son las actividades pendientes de las subfases de estudio y definicin del anlisis del sistema. Las actividades en especificas son el anlisis de viabilidad de la propuesta inicial y definirlas necesidades de la empresa para entregar a la fase siguiente del CVDS. * Tarea B (Inicio de Fase Diseo del Sistema). Esta es la primera subfase del diseo del sistema. Una vez recibido el informe con la lista de necesidades, representados en forma contextual esencial, se procede a seleccionar entre las posibles alternativas de diseo para el desarrollo del sistema SIRSAS. Esta seleccin debe justificarse con un anlisis de viabilidad que incluya los aspectos tcnicos, operativos, econmicos y de tiempo. Esto se presentara en un informe fijando la alternativa de diseo. * Tarea C (Continuacin Fase Diseo Sistema). Tomando como base el informe de seleccin de alternativa de diseo, se precisa a detalle la procura de recursos fsicos de hardware y software especificados. Para el caso del sistema SIRSAS implica la compra de computadoras, impresoras, cableados, equipos de comunicaciones, conectores, software (licencias para uso de los programas de manejo bases de datos y de desarrollo de aplicaciones), etc. Esta subfase culmina con la recepcin de todos los equipos o sistemas procurados. * Tarea D (Culminacin Fase de Diseo). Esta subfase toma como insumo el informe de seleccin de alternativa de diseo para realizar el diseo e integracin del sistema. En esta subfase del CVDS se entrega un informe de relacin de diseo tcnico que contendr el diseo general o global y el diseo detallado. Sern realizados los diagramas de estructuras de datos, diagramas de procesos, diagramas de flujo para la red informtica, entradas, salidas, pantallas, estructura y lgica del programa de aplicaciones y de los archivos y bases de datos. Todo esto ser reflejado en la relacin tcnica del diseo. * Tarea E (Inicio de Fase Implantacin). En esta subfase, tomando como base la relacin tcnica del diseo se procede a crear y probar las redes y bases de datos. El programa de carga y mantenimiento de la base de datos del sistema de SIRSAS ser creado, al igual que la red informtica. Para esta fase debe estar completada la procura de cmo producto final se entregara la red y la base de datos vacos, pero probadas .

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* Tarea F (Inicio Fase de Implantacin). Esta subfase toma como base la relacin tcnica del diseo y es procede a crear y probar el programa de aplicacin del sistema SIRSAS el cual esta interrelacionado con el programa de manejo de bases de datos (por esto las tareas E y F parten simultneamente ya que estn muy interrelacionadas tcnicamente). Este programa ser probado sobre los equipos programados procurados, por esto requieren de estos para poder completarlo. Como producto final se entrega el programa depurado y probado pero no instalado para operacin normal en la alcalda del municipio Brinas. Tarea G (Continuacin Fase de Implantacin). Una vez creado y probado tanto la base de datos, el programa de aplicacin y la red de comunicaciones, continua esta fase que corresponde a la instalacin y prueba del sistema automatizado SIRSAS. Todo el sistema SIRSAS, en cuanto a sus componentes de hardware y software, ser probado en funcionamiento para verificar su funcionamiento como sistema integrado. Por supuesto, ser cargada la base de datos y el programa de aplicacin para trabajo en ambiente de red. El producto final ser el sistema SIRSAS funcionando correctamente, luego de cumplir con las pruebas y ajustes necesarios. Tarea H (Culminacin Fase Implantacin). Esta es la ultima subfase de la fase de implantacin y con esta se completa el CVDS. Finalmente, se realizar adiestramiento a usuarios, entrega de documentacin y sistema en operacin normal en la alcalda de municipio Brinas, direccin de desarrollo social. Pasemos ahora a la figura 6, donde se muestra el diagrama de Gantt del plan del proyecto integrando tares, secuencias y calendario de ejecucin.
ID Tareas (*) H
G F E 3 C D B 2 4 5
6

8 7

1 (*)

FIG 6. DIAGRAMA GANTT. PLAN DEL PROYECTO SIRSAS.

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3 4

10

11

12 13

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Tiempo (semana)

(x): Ver en figura 5, detalles de Identificados de tareas y de acontecimientos (tabla planificacin del proyecto). 3.5. ANLISIS VIABILIDAD.

Nota: Semana de trabajo: 8 horas diarias x 5 das.

A continuacin trataremos el anlisis de viabilidad para el desarrollo del sistema SIRSAS. Debemos saber que el anlisis de viabilidad es el proceso mediante el cual se mide la viabilidad del proyecto. La viabilidad es la medida del beneficio obtenido en una organizacin gracias al desarrollo de un sistema de informacin (en nuestro caso sistema SIRSAS). Los test o pruebas de viabilidad que usaremos se clasifican como sigue: Viabilidad operativa: orientada hacia el rea de las personas de la organizacin o clientes. Viabilidad tcnica: orientada hacia el rea tecnolgica. Viabilidad de fechas: orientada hacia el calendario del proyecto. Viabilidad Econmica: orientada hacia la parte financiera (costes/beneficios). Para el caso del sistema SIRSAS, veamos los anlisis para cada una de las categoras sealadas. *Vialibidad Operativa: para hacer el estudio operativo en la fase de inspeccin del anlisis del sistema, usaremos una medida de tipo cuantitativa basada en la aplicacin de la estructura PIECES ideal para resolver este tipo de problemas. Prestaciones: Proporciona el sistema la productividad y el tiempo de respuesta apropiado?. El sistema de registro de las solicitudes de ayuda socioeconmica SIRSAS se efectuar de forma automatizada usando recursos computacionales o informticos en sustitucin de los precios manuales que anteriormente componan el mismo sistema. Es claro que el uso de las computadoras en los sistemas de informacin mejoran claramente la productividad desde el punto de vista del tiempo de procesamiento de los subprocesos que componen el sistema. Desde este punto de vista, la automatizacin del sistema de informacin brinda mayor rapidez en la ejecucin de los procesos/subprocesos y esto redundara, en general, en una respuesta y atencin mas pronto al cliente del sistema que es el habitante del municipio Brinas que solicita una ayuda socioeconmica especifica. Informacin: Suministrar el sistema, a los usuarios finales y a los directivos la informacin en formato til y de forma precisa, pertinente y a tiempo?. Como es sabido las necesidades del sistema son ubicadas en estrecho contacto con los usuarios del sistema y por esto el sistema SIRSAS brindar la informacin necesaria para cada uno de los procesos de forma til y precisa. La participacin de los usuarios del sistema en la fase de anlisis del sistema y

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en las primeras etapas del diseo de sistema busca satisfacerlo en las funciones y subprocesos del sistema por lo que el sistema SIRSAS debe suministrar informacin (pantallas, reportes impresos, formatos, etc) de acuerdo a las necesidades del usuario. Por supuesto, en lo que se refiere a la responsabilidad de la parte automatizada del sistema la informacin se maneja a tiempo y rpidamente. Labores como anlisis de recaudos, elaboracin de informes mediante entrevistas, etc, que dependen exclusivamente de la parte humana usaran el sistema SIRSAS como apoyo pero su ejecucin depende del factor humano. Economa: Ofrece el sistema un nivel de servicio adecuado y la suficiente capacidad para reducir los costos de la empresa o aumentar sus beneficios?. El sistema SIRSAS es un sistema de informacin de aplicacin a programas de beneficios socioeconmicos para la comunidad del municipio Brinas. Esto quiere decir que los beneficios fundamentalmente son de tipo personal y cuantitativa (intangibles); sea, estn orientado hacia la parte de satisfaccin personal tanto a los usuarios del sistema como al cliente del sistema. La automatizacin del sistema SIRSAS brinda claros beneficios a los usuarios del sistema desde el punto de vista de satisfaccin y comodidad en el trabajo por el uso de recursos computacionales que brindan mayor facilidad en la gestin del trabajo y mayor rapidez en la ejecucin de actividades de los subprocesos del sistema. Esto implica mayor productividad cuantitativa por tiempo de ejecucin de actividades y por mayor satisfaccin y bienestar del personal usuario. Al cliente del sistema brinda una mayor rapidez en la atencin de su solicitud y en la respuesta definitiva a su solicitud porque los recursos computacionales de la automatizacin brinda mayor rapidez de procesamiento; desde este punto de vista cuantitativo hay mayor beneficio a un menor costo. Control: Ofrece el sistema controles adecuados que lo protejan de fraudes y desfalcos y garantizan la seguridad y la precisin de los datos y la informacin?. El sistema de informacin SIRSAS ser usado por personal automatizado de la alcalda del municipio Brinas y para esto contara con clave de acceso personal a la aplicacin SIRSAS. Toda la informacin contenida en el SIRSAS relativa a las solicitudes de ayuda, esta respaldado por archivos de documentos fsicos los cuales pueden ser usados en auditorias y controles planificados o no por la alcalda o por entes de control externo. Adems, el uso continuo por parte de funcionarios de alto nivel de las divisiones de la direccin de desarrollo social y por parte del alcalde cuando lo considere (labores de consulta) permitir mantener una revisin continua sobre los datos para alertas en caso de alguna anormalidad. Las labores de actualizacin o mejoras de beneficios sern respaldadas por documentacin fsica debidamente autorizada por los funcionarios de alto nivel. La integridad y seguridad de la base de datos es garantizada por los sistemas informticos modernos y esto ser bien definido durante el diseo del sistema. Eficacia: Hace el sistema un uso mximo de los recursos disponibles, incluidas las personas, el tiempo, el flujo de papeles, los plazos de procesos?.

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Los subprocesos relacionados directamente con la automatizacin del SIRSAS (consultas, ejecucin de registros y actualizaciones, generacin de reportes o en pantallas) usan al mximo los recursos que dispondr el sistema. En los subprocesos donde interviene lo humano en conjunto con la automatizacin, la parte humana juega un papel determinante porque se requiere de valores como tica, responsabilidad y vocacin de servicio; sin embargo contando con estos intangibles del factor humano y el apoyo de los recursos de la automatizacin, el SIRSAS permitir un desempeo eficaz en las actividades referidas (por ejemplo: recepcin de solicitud y atencin al cliente, entrevista con el cliente para elaborar informe socioeconmico, anlisis de reportes socioeconmicos para generar nuevas polticas sociales, etc). Servicios: Ofrece el sistema los servicios solicitados? Es flexible y ampliable?. El SIRSAS ofrece los servicios solicitados y establecidos en las necesidades del sistema durante la fase de inspeccin del mismo. Servicios como consulta de datos, registro/actualizacin de datos, solicitud de reportes socioeconmicos varios, establecimiento de bases de datos segura, son ofrecidos por el SIRSAS. En cuanto a flexibilidad y capacidad de ampliacin, esto esta contemplado en el sistema SIRSAS porque al ser un sistema automatizado que atiende procesos en constante crecimiento (solicitudes de ayudas, actualizaciones de planes o beneficios) el crecimiento de la base de datos es un requisito necesario e imprescindible del sistema. De todo lo tratado y sealado mediante el anlisis cuantitativo PIECES, es claro que la mejora que ofrece el sistema automatizado sobre el manual es plenamente justificado y merece la plena continuacin del proyecto porque desde el punto de vista operativo es viable su continuacin. *Viabilidad Tcnica: realizaremos un anlisis de tipo cuantitativa, con las limitaciones presentes de estas en la fase inicial del proyecto. Veamos el anlisis tcnico de viabilidad tomando en consideracin los siguientes aspectos a continuacin: 1. Es prctica la tecnologa a utilizar?. Para el desarrollo del sistema SIRSAS, el cual es un sistema de informacin automatizado mediante el uso de recursos de computacin (hardware y software), se usara tecnologa informtica suficientemente probada y aplicada a nivel mundial en los sistemas de informacin contables; esta tecnologa es el uso de software correspondiente a lenguajes de cuarta generacin para el desarrollo de aplicaciones informticas y para manejos de bases de datos en ambiente de red, adems se establecer una red local en la alcalda del municipio Brinas para uso del sistema. Esta solucin tecnolgica esta suficientemente probada a nivel mundial y es de uso extendido actual, demostrando su versatilidad y flexibilidad de uso. 2. Disponemos en la actualidad de la tecnologa?.

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El municipio Brinas no dispone de esta tecnologa, pero a nivel comercial es de fcil adquisicin a nivel nacional y con costos relativamente moderados como para ser adquiridos por una institucin publica como lo es la alcalda del municipio Brinas. La disponibilidad en el pas es inmediata y los posibles retardos en su adquisicin puede ser imputados fundamentalmente a procesos internos de la alcalda (procura) mas que a factores externos. De tal manera, la tecnologa aunque no esta disponible en la alcalda es de fcil adquisicin en el pas por lo que esta disponible. 3. Disponemos de los conocimientos tcnicos necesarios y son razonables los plazos?. La alcalda del municipio Brinas no dispone de personal tcnico especializado para el diseo e implantacin del sistema. De tal forma que las fases de anlisis y diseo sern cubiertos mediante el apoyo que realiza la Universidad Nacional Abierta a travs de los planes acadmicos de las materias sistemas de informacin I y sistemas de informacin II. Desde este punto de vista los conocimientos tcnicos necesarios para el anlisis y diseo del sistema estn asegurados a un costo prcticamente nulo. La fase de implantacin del sistema pudiera contar tambin con el apoyo de la Universidad Nacional Abierta, en cuanto al apoyo tcnico, pero teniendo en consideracin que la procura de los recursos de hardware y software sern asumidos por la alcalda del municipio Brinas. En cuanto a la operacin del sistema una vez implantado, la alcalda del municipio y la direccin de desarrollo social disponen del personal necesario para el uso del sistema. Solo deber implementarse un plan de adiestramiento oportuno y relativamente sencillo, para la operacin del sistema. Los plazos de calendario para llevar a cabo los aspectos tcnicos sealados no son crticos para la alcalda porque el sistema de informacin contable actual esta en funcionamiento en su modo manual y esto significa que el factor plazo no es urgente para su consideracin. Sin embargo, en el plan del proyecto se establecer un calendario tentativo reflejando en el diagrama de Gantt respectivo (ver seccin plan de proyecto). De acuerdo a todo lo anterior, la viabilidad tcnica esta definitivamente asegurada. *Viabilidad de Fechas: este aspecto del anlisis de viabilidad, esta muy relacionado con el punto tratado de cumplimiento de plazos (anlisis econmico). Reiteramos que el calendario del proyecto no es critico, porque es un sistema de informacin contable automatizado que sustituir a un sistema de tipo manual que actualmente esta en operacin y resolviendo las necesidades de la alcalda (a pesar de sus limitaciones ya sealadas). Por lo antes sealado, el anlisis, diseo e implantacin del sistema debe ser realizado de tal manera que el producto final obtenido sea confiable y suficientemente revisado para asegurar su correcto funcionamiento. De acuerdo a esto, la viabilidad de fechas esta asegurada.

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*Viabilidad Econmica: El sistema SIRSAS, en lo que refiere a su tamao, puede catalogarse de un sistema de informacin contable de tamao pequeo. De hecho, las fases de anlisis y diseo del sistema son realizadas por un alumno de la carrera de ingeniera de sistema como un aporte a la alcalda del municipio Brinas. Sin embargo, veamos a continuacin un anlisis de viabilidad econmica para el desarrollo de este sistema de informacin asumiendo que se contratar servicios tcnicos especializados. En la figura 7 mostrada a continuacin vemos una relacin estimada, en la fase de inspeccin del anlisis del sistema, de los costos del desarrollo del sistema. Por supuesto, esta relacin deber ser ajustada o revisada con mas precisin al momento de procurar la tecnologa durante la fase de diseo del sistema. Con esta pretendemos dar una idea inicial de los costos del sistema. Los clculos realizados de costos, usan como tiempo la informacin del calendario del proyecto mostrado en el diagrama de Gantt del plan del proyecto SIRSAS. Los clculos realizados de costos, usan como tiempo de referencia la informacin suministrada por el calendario del proyecto mostrando en el diagrama de Gantt del plan del proyecto SIRSAS. Para la cantidad de usuarios del sistema, se usa la informacin suministrada por la descripcin de puestos suministrada en el esencial de redes. Se considera adquirir equipos de computacin nuevos para los usuarios distintos del alcalde y al director de desarrollo social (se considera que estos poseen equipos de computacin actualizados para soportar las aplicaciones a implantar). Una vez aclarado estos puntos, para continuar con el anlisis econmico lo ideal es disponer seguidamente, de una relacin cuantificada de beneficios del nuevo sistema ha implantar, para entonces aplicar alguna tcnica de medida de la eficacia de costos (anlisis de amortizacin, rentabilidad de la inversin o valor actual neto). En nuestro caso, para el sistema SIRSAS, resulta prcticamente imposible cuantificar los beneficios porque el sistema apoya la gestin de otorgamiento de ayudas sociales a la comunidad del municipio por lo que el producto final del SIRSAS no pueden medirse en trminos de beneficios monetarios. Los beneficios directos del SIRSAS estn relacionados con aspectos intangibles tales como: satisfaccin del solicitante de ayuda, mejor servicio a la comunidad, mejoras en la moral de los usuarios del sistema, cumplir con la misin de la direccin de desarrollo social. Por otra parte, el tamao del proyecto (pequeo) y los costos estimados que son relativamente bajos para la capacidad financiera de la institucin, no requieren extremar la exigencia de cuantificacin de beneficios. De acuerdo a estas consideraciones, podemos concluir que el anlisis econmico sugiere la viabilidad del proyecto. Finalmente, para concluir, el plan del proyecto SIRSAS es definitivamente viable desde los puntos de vista operativo, tcnico, fechas y econmico ya que los anlisis de viabilidad realizados concluyen en su aprobacin.

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Costos Estimados Sistema SIRSAS (Anual) I) Costos de Desarrollo. *Personal: 1 Analista Sistema (600 horas x 25BsF/hora). 1 Programador Sistema (240 horas x 25BsF/hora). *Compra Equipos/Software: 7 Computadoras personales con accesorios (Impresoras, pantallas, teclados, etc). 1 Equipos para formacion red local (concentrador, cables, conectores) 1 Software para aplicacin y base de datos. *Otros Gastos: Adiestramiento de usuarios (9 personas, 1000BsF/persona) Adiestramiento a personal de mantenimiento (1 persona, 4000BsF/persona) Total Desarrollo: 67 II) Costos Operacin Continua. (Anual). *Personal: Solicitudes Servicios Externo (Eventual). Contratacin T.S.U. Informtica (Personal de Alcalda Para Mantenimiento Sistema). *Suministros y Gastos. Renovacin Licencia Software. 3.000 5.000 48.000 9.000 4.000 79.000 28.000 7.000 10.000 BsF 15000 6000

Figura 7. Relaci n Costos para Desarrollo del SIRSAS (estimacin, Repuestos Hardware (Tintas impresoras, mause, 5.000 fase de inspeccin). teclados, cables, etc). Material Oficina (Papeles impresin, carpetas, Ganchos, lpices, etc). Total Operacin: TOTAL GENERAL: 1.000 62.000 141.000

FIG. 7. RELACIN DE COSTOS DEL SISTEMA SIRSAS.

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3.6. ANLISIS DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES. (FASE DE ESTUDIO). Para hacer el anlisis de los problemas y oportunidades presentes durante el anlisis del sistema, usaremos la metodologa de la estructura PIECES de James Wethebe (cada letra del acrnimo PIECES representa una clase de problema/oportunidad). Veamos el anlisis para cada uno: 3.6.1. Prestaciones. El anlisis de prestaciones atiende los problemas de lentitud en las actividades operacionales del sistema y con esto aumentar la productividad disminuyendo los tiempos de respuestas. En el caso del sistema SIRSAS (sistema de informacin contable) el producto es servicio expresado en transacciones. Es claro que en el sistema actual (manual), los tiempos de respuestas para las diferentes transacciones que componen la atencin la atencin de solicitudes de ayudas sociales es elevado por la carencia de procesos automatizados. Podemos citar por ejemplo, la consulta de datos para seguimiento y respuesta del status de una solicitud requiere de un elevado tiempo de respuesta, producto de la bsqueda de archivos fsicos para consulta o consulta personal a otros funcionarios que dispongan de la informacin; aproximadamente el tiempo para dar respuesta a un solicitante de ayuda que consulta status, pudiera llevar entre 30 y 45 minutos. Esto implicara retardo para atencin a otros clientes en colas, extendiendo aun mas estos tiempos tomando en cuenta el tiempo de espera en cola. Como vemos, la productividad se ve comprometida sensiblemente. Por lo contrario, la automatizacin del sistema de informacin brindado por el SIRSAS disminuira considerablemente el tiempo de respuesta para una consulta de status, podemos estimarla en aproximadamente 5 minutos y esto disminuira notablemente los tiempos de espera de clientes en espera o colas. Similar anlisis podemos hacer para otras transacciones como por ejemplo, revisar el expediente fsico (informe socioeconmico) por parte del director de desarrollo social para aprobar la solicitud, realizar anlisis de polticas y planes sociales usando la herramienta de los reportes socioeconmicos del sistema SIRSAS, actualizar planes sociales en sistema SIRSAS, modificar informacin en base de datos para un solicitante de ayuda que lo requiera, etc. Para todas estas transacciones, el anlisis de prestaciones conlleva claramente a un elevado tiempo de respuesta y la oportunidad de mejora (sistema SIRSAS) disminuye notablemente el tiempo de respuesta, lo cual vale decir incrementa la productividad del sistema. 3.6.2. Informacin y Datos. El anlisis de informacin disponible es vital tanto para los directores como para los usuarios del sistema. Para este anlisis vamos a usar los siguientes criterios: a) Falta de Informacin en lo que Concierne a Decisiones Actuales.

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Por ejemplo, la toma de decisiones para planificacin presupuestaria resulta demasiado complicada y tedioso porque requiere el estudio de informacin histrica que implica manipulacin manual de datos en archivos fsicos. La propuesta SIRSAS incluye reportes socioeconmicos que pueden generarse rpidamente por las prestaciones automatizadas del sistema y proporciona la informacin oportuna para la toma de decisiones. El SIRSAS dispondr una serie de reportes histricos para uso en toma de decisiones. b) Informacin Expresada en Forma No Util. El uso de archivos manuales (fsicos) por el sistema actual implica que no existe informacin til y oportuna para transacciones como consulta, actualizaciones, generacin de reportes, etc. Para este tipo de transacciones no se dispone de herramientas tiles; en algunos casos debe ser improvisada con documentos fsicos y en otros se usan documentos fsicos preestablecidos que son archivados y resulta ineficiente su manipulacin. El sistema SIRSAS ofrecer toda la informacin requerida para las diferentes transacciones, expresadas en forma til para el usuario a travs de las diferentes prestaciones como pantallas de entrada y salida, generacin de reportes especiales; todo esto gracias a la bondad de contar con una base de datos digital como fuente de datos. c) Falta de Informacin en Momento Oportuno. Este punto esta muy relacionado con el anterior y tiene que ver con la limitacin de no poseer una base de datos digital. Esta limitacin por supuesto implica que al requerir el usuario/cliente informacin en un momento dado no podr disponer de ella inmediatamente por las limitaciones en tiempo de respuesta debido a la manipulacin manual de informacin. El sistema SIRSAS corregir esto al suministrar informacin con tiempos de respuestas mnimas. De lo anterior, la solucin planteada (oportunidad) proporciona informacin oportuna (a tiempo) para las diferentes transacciones existentes. d) Informacin Inexacta. Los procesos manuales del sistema actual, implican numerosas actividades de transcripciones escritas para los subprocesos del sistema: informes, reportes estndar, reportes especiales, comprobantes, etc. Esto implica necesariamente la posibilidad de errores imputables al factor humano alterando la exactitud de la informacin. La oportunidad de mejora, disminuye considerablemente este tipo de errores porque, hay muchas transacciones realizadas de forma automtica, disminuyendo la intervencin humana. Como ejemplo, la generacin de un reporte especifico por parte del director de desarrollo social es generado automticamente por solicitud a travs del SIRSAS. Los errores en la informacin suministrada, solo existirn si al cargar la base de datos se cometi algn error lo cual como podemos ver disminuye notablemente la posibilidad de cometer errores.

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3.6.3. Economa. La oportunidad integral de mejora (sistema SIRSAS) presenta un costo estimado hasta la implantacin del sistema, el cual podemos definir inicialmente en 80.000 BsF. La contraparte necesaria para un anlisis econmico formal son los aportes por beneficios (en BsF). Para el tipo de sistema propuesto, los beneficios dados a la institucin respectiva (alcalda del municipio Brinas) y al cliente (comunidad del municipio Brinas), estn catalogados como de tipo intangible o incuantificables en BsF. Como sabemos el producto del sistema es: atencin optima al cliente (solicitante de ayuda social) y eficiencia en las transacciones que componen la solicitud de ayudas sociales a la alcalda del municipio (direccin de desarrollo social del municipio Brinas). Por lo sealado anteriormente, el costo estimado para la implantacin de las oportunidades sealados ser asumido por la institucin porque esta en plena concordancia con la misin de la institucin publica. 3.6.4. Control y Seguridad. Los procesos manuales del sistema actual y el almacenamiento de informacin en archivos fsicos, representan un riesgo en la seguridad del sistema. Por ejemplo; el acceso a los archivos depende de un acceso fsico al almacn de informacin/archivos, hay posibilidad de extravo o hurto de informacin, un incendio puede destruir la informacin, etc. La oportunidad de solucin implica la existencia de una base de datos digital principal con respaldo de un almacn de archivos (fsicos). Esto mejora la seguridad del sistema, porque adems permite el control y auditoria de la informacin (se pueden comparar datos en fsicos con datos en digital o si se pierde alguna de las dos disponemos de la otra como respaldo). Por otra parte, el control de gestin por niveles superiores, ser realizado a travs de las herramientas del SIRSAS los cuales mejoran esta capacidad por las caractersticas ya estudiadas en puntos anteriores. En cuanto al acceso a la base de datos digital, esto debe ser reglamentado por la institucin usuaria para evitar entradas ilegales dentro de las instituciones y las transacciones de registro y actualizacin deben ser respaldadas por documentos fsicos para archivar. El acceso ilegal externo, debe ser cubierto por el mismo sistema SIRSAS y ser punto a especificar durante el diseo del sistema. 3.6.5. Eficacia. La oportunidad de solucin presenta una propuesta de disposicin de recursos necesarios generados por 9 puntos de trabajos, los cuales se consideran la mnima cantidad de recursos necesarios para obtener los resultados de gestin ptimos. Estos puntos incluyen 4 puestos que son supervisorios puramente (ver modelo esencial de redes y de datos), lo cual quiere decir que los puntos propiamente operativos son 5. Por su puesto, esta propuesta es inicial y una vez implantado el sistema debe ser evaluada por los niveles superiores para en caso de requerirse hacer los cambios necesarios (el sistema incluir capacidad

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de crecimiento el cual ser especificado mas claramente en las fases iniciales del diseo del sistema). 3.6.6. Servicios. La oportunidad de mejora busca incrementar el grado de satisfaccin de los clientes, empleados y directivos. De hecho el producto ofrecido por el sistema SIRSAS implica la obtencin de estos beneficios intangibles los cuales estn en perfecta concordancia con la misin de la institucin usuaria (sobretodo el beneficio de satisfaccin del cliente el cual esta representado por la comunidad del municipio Brinas). Las prestaciones del sistema propuesto, en contra posicin al sistema actual (manual) brinda las siguientes bondades: a) Precisin: la automatizacin de las transacciones del sistema garantizan exactitud en la informacin proporcionada, limitando la posibilidad de errores solo al momento de efectuar registros o actualizaciones. b) Fiabilidad: los subprocesos presentes en las oportunidades de mejoras han sido probados suficientemente en su uso manual en el sistema actual y la informacin de las prestaciones del sistema automatizado garantizan confianza en los resultados obtenidos para los subprocesos del sistema. c) Facilidad de Uso: la solucin planteada, as como la participacin del usuario en las diferentes fases del ciclo de vida del desarrollo del proyecto, garantizaran que las prestaciones para operaciones del sistema sean diseadas cumpliendo con los requisitos y sugerencias del usuario para contar con sus conformidad. El usuario es quien decide si el sistema es de fcil uso o no por lo tanto su opinin ser tomada en cuenta para el diseo. d) Coordinacin: la existencia de un sistema actual con experiencia probada en lo que respecta a los subprocesos que la componen, la participacin del usuario en las fases del proyecto y el empleo de la tecnologa de la informtica para automatizar y abrir los problemas ya sealados garantizan la sinergia entre las partes del proceso. 3.7. DEFINIR OBJETIVOS DEL SISTEMA(FASE DE DEFINICION). Una vez precisados los problemas y limitaciones del sistema actual y detectadas las oportunidades para mejoras; estamos ya en condiciones para establecer los objetivos del nuevo sistema a desarrollar (SIRSAS) veamos a continuacin: El sistema de informacin automatizado SIRSAS debe cumplir con los siguientes objetivos generales: a) Disponer de una base de datos con toda la data necesario para la gestin de solicitudes de ayudas sociales a la direccin de desarrollo social del municipio Brinas. Esta informacin ser agrupada en datos del solicitante, datos

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familiares solicitante, datos habitacionales del solicitante, datos solicitud ayuda, tipos de ayuda. b) Disponer de un programa de aplicacin con lenguaje de alto nivel, para interactuar con la base de datos y permitir el procesamiento automatizado de las diferentes transacciones que conforman la gestin de otorgamiento de ayudas sociales (consultas, actualizacin, registro, generacin de reportes). El sistema ofrecer pantallas de entradas y salidas diseadas de acuerdo a las exigencias del usuario para ofrecer un manejo adecuado y fcil de las transacciones. c) Permitir generar los siguientes reportes socioeconmicos: Solicitudes por Status Personas por Ayuda Social Parentesco entre Solicitantes Dinero Entregado por Ayuda Social Estos reportes permitirn realizar anlisis de planes y beneficios as como planificacin presupuestario. d) Establecer una red local, ubicada en las instalaciones de la alcalda del municipio Brinas la cual proporcionara conexin a nueve puestos de trabajos que cumplirn funciones relacionadas con la solicitud y otorgamiento de ayudas sociales a la comunidad del municipio. e) Establecer un almacn de datos fsicos (archivo) para respaldar la informacin contenida en la base de datos. Para esto se aprovechara el almacn existente del sistema actual. f) Mejorar la atencin al cliente y mejorar el ambiente laboral de los usuarios del sistema al ofrecer un sistema con las prestaciones ya sealadas que mejora los tiempos de respuesta considerablemente en comparacin con el sistema actual. 3.8. IDENTIFICAR LAS NECESIDADES (FASE DE DEFINICIN). Para la identificacin de las necesidades del proyecto en la fase de definicin del anlisis del sistema, usaremos la tcnica del cuestionario. El cuestionario es un documento fsico, con preguntas especificas definidas para obtener la informacin deseada. El tipo de cuestionario a usar ser con formato libre; estos son cuestionarios con preguntas especificas, donde la persona responder libremente con su opinin, sin estar presente algn tipo de alternativas u opiniones para su seleccin o anlisis. El objetivo de estos cuestionarios es procesar la informacin necesaria para establecer los modelos esenciales de datos, procesos y redes. En la figura 8, se muestra el documento fsico (cuestionario con formato libre) que ser entregado para responder.

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En relacin al cuestionario implementado para la fase de definicin, podemos hacer los siguientes comentarios: el analista de sistema busca definir las necesidades del sistema SIRSAS, para reflejarla en los modelos esenciales de datos, procesos y redes. El analista debe realizar una investigacin exhaustiva del sistema actual en las fases del anlisis del sistema para reflejar estas necesidades, para el caso del sistema SIRSAS usamos la tcnica de cuestionario con formato libre (fase de definicin). De acuerdo a lo anterior, las preguntas 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13 buscan orientar sobre la necesidades de proceso y las preguntas 14, 15, 16, 17 sobre las necesidades de redes. Por supuesto, esta informacin pudiera ser complementada con otras tcnicas de indagacin de informacin. Cabe destacar que, la experiencia del analista de sistema y/o su criterio tcnico puede orientar la modelizacin de las necesidades definidas, pero no esta de mas consultar o mostrar esto a los usuarios del sistema para tomar en cuenta su opinin. Con esto queremos decir, que los modelos esenciales de datos, procesos y redes deben ser consultados finalmente con los usuarios o por lo menos con los usuarios que colaboraron en las tcnicas de indagacin de informacin. Para fines del objetivo acadmico perseguido, las respuestas a todas estas preguntas estn incluidas en las especificaciones suministradas para hacer el anlisis del sistema SIRSAS. Estas especificaciones estn reflejados en las modelizaciones de datos, procesos y redes (tanto contextualmente como esencialmente). Por supuesto, en la prctica real para analizar el sistema en estudio, las tcnicas de indagacin sern aplicadas y proporcionaran las especificaciones y necesidades del sistema para hacer las modelizaciones respectivas.

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Nombre Encuestado: Juan Gonzles. Cargo Encuestado: Director de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Fecha: 22 Agosto 2008 Lugar: Division de Desarrollo Social Municipio Brinas. Asunto: Determinar Necesidades de Datos, Procesos y Redes para el Sistema SIRSAS. 1) Indique los tipos o grupos de datos requeridos para el procesamiento de solicitud de ayuda social. 2) De una descripcin de estos grupos de datos y haga un desglose de datos bsicos que lo componen. 3) Describa cada uno de estos datos bsicos (Atributos) dentro del procesamiento de solicitud de ayuda. 4) Describa un formulario para recabar los datos necesarios por parte del solicitante de ayuda. 5) Describa los tipos de ayudas a otorgar, descrbalas e indique los montos mximos aprobados. 6) Describa los requisitos necesarios por tipo de ayuda. 7) Haga una descripcin, tomando en consideracin el diagrama organizacional de la unidad de desarrollo social, como fluyen los grupos de datos y datos bsicos a travs del sistema. 8) En relacin a la pregunta 7, especifique el flujos de datos bsicos (Atributos) por cada bloque que compone la estructura organizacional de la divisin de desarrollo social del municipio. 9) En relacin a la pregunta 7, especifique las necesidades de almacenamiento de informacin por cada bloque que compone la estructura organizacional de la divisin de desarrollo social del municipio. 10) Quien recibe la solicitud de ayuda por parte del solicitante ?. 11) Una vez recibida la solicitud de ayuda con todos los datos necesarios para su procesamiento, explique como sigue el procesamiento de la solicitud, indique los funcionarios que intervienen y a que reas de la divisin de desarrollo social pertenecen. 12) Como es aprobada la solicitud de ayuda y que funcionarios intervienen ?. 13) Como se hace efectiva la entrega de ayuda al solicitante y que funcionarios intervienen ?. 14) Indique donde estn ubicadas los puestos de trabajo del personal responsable de usar el sistema SIRSAS en la alcaldia/division de desarrollo social del municipio. 15) Especifique la conexin funcional entre los puestos de trabajo y especifique distancia entre puestos. 16) Especifique a su juicio los puestos de trabajo que deben ser automatizado y los puestos que deben ser de procedimiento manual. 17) Que recursos computacionales existen en la divisin de desarrollo social y en los puestos de trabajos sealados anteriormente, que pueden usarse para implantar el sistema SIRSAS ? Existen bases de datos de otras aplicaciones en la alcaldia/division de desarrollo social ? Puede usarse el servidor de estas bases de datos para implantar la base de datos del sistema SIRSAS ?

FIG. 8 CUESTIONARIO PARA IDENTIFICACIN DE NECESIDADES.

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3.9. MODELOS DE DATOS SISTEMA. Veamos para el sistema en desarrollo (sistema de informacin automatizado para el registro de las solicitudes de ayuda socioeconmicas SIRSAS), los requerimientos de datos que servirn de insumo al sistema. Las entidades a usar para el modelo de datos esencial son: datos personales solicitante, datos familiares del solicitante, datos habitacionales solicitante, datos de solicitud, tipo de ayuda. Veamos especificaciones para cada una de estas entidades. 3.9.1. Definicin de Entidades. Datos Personales Solicitante: esta entidad corresponde a toda la informacin personal necesaria de las personas solicitantes de ayuda socioeconmica en la direccin de desarrollo social del municipio Brinas, debe contener toda la informacin necesaria para identificar cabalmente a la persona solicitante. Contempla la siguiente informacin: nombre del solicitante, cedula de identidad del solicitante, edad solicitante, sexo del solicitante, estado civil solicitante, numero telefnico del solicitante, trabaja el solicitante?, direccin trabajo, telfono trabajo, remuneracin mensual. Datos Familiares Solicitante: esta entidad contiene informacin sobre los familiares del solicitante. Contempla tener la siguiente informacin: cdula de identidad del solicitante, carga familiar solicitante, nombres carga familiar, cedula identidad carga familiar, parentesco con carga familiar, nombre otros familiares, numero de cdula de otros familiares, parentesco con otros familiares. Datos Solicitud de Ayuda: esta entidad corresponde a la informacin relacionada con la solicitud de ayuda socioeconmica realizada a la direccin de desarrollo social del Municipio Brinas del estado Brinas. Contempla la siguiente informacin: fecha solicitud, nmero solicitud, cdula de identidad del solicitante, cdula de identidad beneficiario, detalle ayuda solicitada, cdigo ayuda solicitada, monto ayuda solicitada, status solicitud. Datos Habitacionales Solicitante: contiene informacin relacionada con el lugar y tipo de vivienda del solicitante (el cual es la misma del beneficiario de ayuda socioeconmica). Comprende la siguiente informacin: nmero de cdula del solicitante, tiene vivienda familiar?, direccin de habitacin, parroquia habitacin, tipo de tenencia, servicios existentes, distribucin de vivienda. Tipo de Ayuda: esta entidad corresponde a la informacin relacionada con las ayudas socioeconmicas ofrecidas por la direccin de desarrollo social del Municipio Brinas. Comprende los siguientes atributos: cdigo tipo de ayuda, descripcin tipo de ayuda, requisitos tipo de ayuda, monto mximo ayuda. Como se puede apreciar, ya se mencionan los atributos para cada una de las entidades definidas. Luego explicamos con mas detalles estos atributos.

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En relacin a las entidades definidas para realizar el modelo de datos esencial, se puede sealar lo siguiente: la solicitud inicial de ayuda socioeconmica a la direccin de desarrollo social del municipio Brinas, del estado Brinas, ser efectuada mediante una planilla o formulario el cual deber ser llenado manualmente por el solicitante y entregado al funcionario de asistencia social encargado de cargar la informacin al sistema SIRSAS. Este formulario contiene toda la informacin requerida por el SIRSAS y repartidas para las entidades datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante y datos de solicitud. Quiere decir que estas cuatro entidades se nutren con la informacin de los formularios llenos por los solicitantes. Por supuesto, para solicitantes reiterativos, la informacin correspondiente a datos personales/familiares/habitacionales estar cargada ya en la base de datos. En cuanto a la entidad datos de solicitud es necesario incluir un atributo que contenga un cdigo de identificacin de la solicitud (numero de solicitud) el cual es nico para cada solicitud. Este numero es asignado por el asistente social receptor de la solicitud y estar formando por: fecha solicitud seguido por el nmero de cdula del solicitante. Como ejemplo, para una solicitud de fecha, 20/01/2008 y realizada por una persona con cdula 7997086, entonces el nmero de solicitud ser: 2001087997086 (fecha seguida del numero de cedula). Esto quiere decir que se limita el numero de solicitudes a una por persona diariamente. Este numero ser entregado al solicitante para efectos de seguimiento posterior mediante el uso del sistema SIRSAS (Consultas). La entidad Tipo de Ayuda corresponde a informacin de las ayudas socioeconmicas ofrecidas. Esta informacin estar ya en base de datos cargados al momento de arrancar en funcionamiento el sistema SIRSAS. Para operaciones diferentes a consulta, como modificacin y eliminacin, sern nicamente realizados por personal autorizado de acuerdo a normativa interna de la direccin de desarrollo social. El funcionario de asistencia social no tendr autorizacin para realizar modificaciones o eliminaciones sobre esta entidad. Para el caso del resto de las entidades, podrn ser actualizadas por el funcionario de asistencia social siempre y cuando sea respaldada con un formulario de actualizacin de datos. La actualizacin del status de la solicitud ser realizada solamente por el personal autorizado para tratar o procesar la solicitud. Las eliminaciones sobre cualquier presencia de alguna entidad ser realizada por personal autorizado de la direccin de desarrollo social. 3.9.2. Atributos e Identificadores: Veamos cada uno por entidad definida. *Entidad Datos Personales Solicitante. NOMBRE SOLICITANTE: nombres y apellidos del solicitante. Cabe destacar que el solicitante no necesariamente es el beneficiario (Ejemplo, caso solicitud becas para menores de edad). Rtulo: NOMBRE SOLICITANTE.

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CEDULA DE IDENTIDAD SOLICITANTE: nmero de cdula del solicitante. Este atributo ser usado como identificador de la entidad ya que es nico para cada presencia. Rtulo: CEDULA IDENTIDAD. EDAD SOLICITANTE: edad del solicitante de ayuda social. Rotulo: EDAD SOLICITANTE. SEXO SOLICITANTE: sexo del solicitante (M: masculino y F: femenino). Rtulo: SEXO SOLICITANTE. ESTADO CIVIL SOLICITANTE: estado civil (S: soltero, C: casado, CC: concubinato). Rtulo: EDO CIVIL SOLICITANTE. NUMERO TELFONO SOLICITANTE: contiene nmeros telefnicos para contacto con el solicitante, puede ser nmero celular, numero telfono habitacin, nmero telfono del trabajo o persona contacto. Rtulo: TELFONO SOLICITANTE. TRABAJA EL SOLICITANTE?: pregunta para ver si el solicitante trabaja. (S: si trabaja, N: no trabaja). Rtulo: TRABAJA?. DIRECCIN TRABAJO: direccin de ubicacin del trabajo (si no trabaja queda en blanco). Rtulo: DIRECCIN TRABAJO. *Entidad Datos Familiares Solicitante. CARGA FAMILIAR DEL SOLICITANTE: nmero de familiares dependientes del solicitante y que conviven en la misma vivienda (incluye slo hijos menores de edad, esposa/concubina, hijos discapacitados, madre, padre). Rtulo: CARGA FAMILIAR. NOMBRE CARGA FAMILIAR SOLICITANTE: nombres y apellidos de la carga familiar del solicitante. Rtulo: NOMBRE CARGA. CEDULA IDENTIDAD CARGA FAMILIAR: nmero de cdula de identidad de los miembros de la carga familiar. Rtulo: CEDULA CARGA FMLAR. PARENTESCO CON CARGA FAMILIAR: parentesco con familiares que conforman la carga familiar del solicitante de ayuda social. Rtulo: PARENTESCO CARGA FMLAR CEDULA SOLICITANTE: es la cdula del solicitante(ya cargada en base de datos) y se usar como atributo identificador de la entidad. Rotulo: CEDULA SOLICITANTE. NOMBRES OTROS FAMILIARES: nombres y apellidos de otros familiares. Solo se consideran ciudadanos mayores de edad que sean hijos, padre, madre, nietos, sobrinos, tos, abuelos(que no estn ya incluidos como carga familiar). Rtulo: NOMBRE FMLRES. CEDULA IDENTIDAD OTROS FAMILIARES: nmero de cdula de identidad de otros familiares sealados en atributo anterior. Rotulo: CEDULA FMLRES.

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PARENTESCO CON OTROS FAMILIARES: parentesco con otros familiares (estos pueden ser H: hijo, P: padre, M: madre, N: nieto, A: abuelo, S: sobrino, T: to). Rtulo: PARENTESCO FMLRES. TELFONO TRABAJO: nmero telefnico trabajo. Rtulo: TELFONO TRABAJO. REMUNERACIN MENSUAL: remuneracin mensual en BsF recibida por solicitante de ayuda. Rtulo: SUELDO MENSUAL. *Entidad Datos Habitacionales Solicitante. NUMERO CEDULA SOLICITANTE: corresponde al nmero de cdula del solicitante. Este atributo ser el identificador de la entidad. Rtulo: CEDULA SOLICITANTE. DIRECCIN DE HABITACIN: corresponde a la direccin de ubicacin de vivienda o habitacin de alojamiento. Rotulo: DIRECCIN SOLICITANTE. PARROQUIA DE HABITACIN: corresponde al nombre de la parroquia donde esta ubicada vivienda o habitacin. Rotulo: PARROQUIA. TIPO TENENCIA: corresponde al tipo de tenencia de la vivienda o habitacin. Esta puede ser P: propia, A: alquilada, PO: perteneciente a otro, sin pago alquiler. Rotulo: TIPO TENENCIA. SERVICIOS EXISTENTES EN VIVIENDA: corresponde a los servicios que posee la vivienda (agua, electricidad, cloacas, telfono, vas pavimentadas). Rotulo: servicios vivienda. Rtulo: SERVICIOS VVDA DISTRIBUCIN DE VIVIENDA: corresponde a la estructura y distribucin interna de la vivienda; esto es si tiene cocina, sala, numero de baos, numero de habitaciones, comedor, estacionamiento. Rotulo: DISTRIBUCIN VVDA. *Entidad Datos de Solicitud de Ayuda. FECHA SOLICITUD: fecha en la cual fue realizada la solicitud a la direccin de desarrollo social del municipio Brinas. Rotulo: FECHA SOLICITUD. NUMERO SOLICITUD: numero asignado a planilla solicitud de ayuda socioeconmica. Este atributo corresponde al campo identificador de la entidad. Rtulo: NUMERO SOLICITUD. CEDULA DE IDENTIDAD SOLICITANTE: cedula de identidad solicitante. Rotulo: CEDULA SOLICITANTE. DETALLE AYUDA SOLICITADA: descripcin de ayuda socioeconmica solicitada. Rotulo: DETALLE AYUDA.

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TIENE VIVIENDA FIJA?: pregunta para saber si posee sitio fijo de vivienda. Puede ser S: si o N: no. El caso de no puede ser para un indigente que solicite ayuda y no pose sitio fijo de vivienda. Rotulo: VIVIENDA FIJA?. CDIGO AYUDA SOLICITADA: corresponde al cdigo tabulado de ayuda socioeconmica solicitada. Rotulo: CDIGO AYUDA. MONTO AYUDA SOLICITADA: corresponde al monto en BsF de ayuda socioeconmica solicitada. Rotulo: MONTO SOLICITADO. NOMBRE BENEFICIARIO: nombre completo del beneficiario de la ayuda. Puede ser el mismo solicitante o una causa familiar. Rotulo: nombre beneficiario. CEDULA BENEFICIARIO: cdula de identidad del beneficiario. Rotulo: CEDULA BENEFICIARIO.

STATUS SOLICITUD: corresponde al status actual de la solicitud de ayuda socioeconmica. Estos status sern: R: recibidas, S: seleccionada, A: aprobada, RCH: rechazada, P: pendiente por requisitos faltantes. Rotulo: STATUS SOLICITUD. MONTO APROBADO: corresponde al monto aprobado por la direccin de desarrollo social (en BsF). Rotulo: MONTO APROBADO. Cabe destacar que, al ser cargada por primera vez los datos de solicitud, el status asignado es R. Posteriormente, en las revisiones y tratamientos posteriores de la solicitud, ser actualizado el status por el funcionario respectivo. Al aprobarse la solicitud, adems de actualizar el status a A (aprobado) debe colocarse el monto aprobado respectivo. *Entidad Tipo de Ayuda Socioeconmica. CDIGO TIPO AYUDA: es la codificacin nica para los diversos tipos de ayuda. Corresponde al atributo identificador de la entidad. Rotulo: CODIGO AYUDA. DESCRIPCIN TIPO DE AYUDA: es la descripcin carga del tipo de ayuda. Ofrecida por la direccin de desarrollo social del municipio Brinas. Rotulo: descripcin ayuda. REQUISITOS TIPO AYUDA: son los requisitos necesarios y definidos por la alcalda, para aprobar los tipos de ayuda. Rotulo: REQUISITOS AYUDA. MONTO MXIMO AYUDA: es el monto en BsF a ofrecer de acuerdo al tipo de ayuda solicitada. Rotulo: MONTO AYUDA. A continuacin en la siguiente tabla, se muestra la informacin relacionada con las ayudas socioeconmicas (figura 9).

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CODIGO AYUDA

DESCRIPCIN AYUDA

REQUISITOS AYUDA
CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE,COPIA CEDULA SOLICITANTE, CONSTANCIA RESIDENCIA, CONSTANCIA CALIFICACIONES, COPIA PARTIDA DE NACIMIENTO DEL BENEFICIARIO. CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE, FOTOCOPIA CEDULA, CONSTANCIA RESIDENCIA, CONSTANCIA CALIFICACIONES, COPIA PARTIDA DE NACIMIENTO DEL BENEFICIARIO, COPIA PARTIDA DE NACIMIENTO O COPIA CEDULA DEL BENEFICIARIO. CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE, COPIA CEDULA DEL SOLICITANTE, CONSTANCIA RESIDENCIA, CONSTANCIA CALIFICACIONES, COPIA PARTIDA DE NACIMIENTO DEL BENEFICIARIO, COPIA CEDULA DEL BENEFICIARIO. CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE, COPIA CEDULA DE SOLICITANTE, CONSTANCIA RESIDENCIA, INFORME MEDICO, ORDEN DE EXAMEN MEDICO ESPECIALIZADO, PRESUPUESTO EXAMEN MEDICO ESPECIALIZADO, COPIA CEDULA IDENTIDAD DEL SOLICITANTE Y DEL BENEFICIARIO. CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE, COPIA CEDULA SOLICITANTE, CONSTANCIA RESIDENCIA, INFORME MEDICO, ORDEN INTERVENCIN QUIRRGICA, (03) PRESUPUESTOS EN CLINICAS DIFERENTES, COPIA CEDULA BENEFICIARIO Y SOLICITANTE. CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE, COPIA TITULO PROPIEDAD VIVIENDA, CONSTANCIA DE RESIDENCIA GRUPO FAMILIAR, (03) PRESUPUESTOS PARA ACONDICIONAMIENTO VIVIENDA DE EMPRESAS DIFERENTES, COPIA CEDULA SOLICITANTE.

MONTO MAXIMO AYUDA (BSF)

0001

BECA ESTUDIOS EDUCACION PRIMARIA

70

0002

BECA ESTUDIOS EDUCACION SECUNDARIA

100

0003

BECA ESTUDIOS EDUCACION UNIVERSITARIA

200

0004

EXAMENES MEDICOS ESPECIALIZADOS

600

0005

INTERVENCIONES QUIRURGICAS

20.000

0006

ACONDICIONAR VIVIENDA FAMILIAR

5.000

0007

CONSTRUCCION VIVIENDA

CARTA DIRIJIDA AL ALCALDE, COPIA TITULO PROPIEDAD TERRENO COPIA CEDULA IDENTIDAD SOLICITANTE, CONSTANCIA RESIDENCIA GRUPO FAMILIAR, (03) PRESUPUESTOS DE CONSTRUCCION DE EMPRESAS DIFERENTES, PLANOS DE CONSTRUCCION VIVIENDA ABALADA POR COLEGIO INGENIEROS.

30.000

Nota: solo se incluyen siete cdigos.

FIG 9. TABLA DE CDIGO: AYUDAS SOCIOECONMICAS.

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3.9.3. Matriz de Relaciones. Una vez definidas y especificadas las entidades y atributos que conforman la modelizacin de los datos, veamos la modelizacin propiamente dicha. A continuacin veamos la matriz de relaciones entre entidades.
ENTIDAD DATOS PERSONALES DEL SOLICITANTE Una carga familiar presenta uno y slo un solicitante; un familiar no carga puede tener uno o ms solicitante. Tiene uno y solo un solicitante asignado. Tiene uno y solo una persona solicitante. Tiene asignada cero o una solicitud de Ayuda. Tiene asignado uno y solo un tipo de ayuda. DATOS PERSONALES SOLICITANTE DATOS FAMILIARES SOLICITANTES Tiene uno o ms familiares registrados (Pueden ser o no carga familiar). DATOS HABITACIONALES SOLICITANTE DATOS SOLICITUD Tiene uno o ms solicitantes de ayuda. TIPOS DE AYUDA

Presenta cero o un sitio habitacional.

DATOS FAMILIARES SOLICITANTE

DATOS HABITACIONALES SOLICITANTE

DATOS SOLICITUD

TIPOS AYUDA

FIG 10. MATRIZ DE RELACIONES ENTRE ENTIDADES.

En relacin a la matriz de relaciones definida, la cual servir como base para definir el diagrama esencial de entidades relaciones, se pueden dar las siguientes explicaciones: A.En esta seccin hay diferencias a lo expresado en la tabla de la Fig.10, motivado a que hay familiares tipo carga familiar y tipo no carga familiar, veamos la explicacin.Una persona solicitante puede presentar cero o ms familiares como carga familiar y uno o ms familiares que no sean carga familiar. El caso cero carga puede ser un solicitante indigente o que viva solo en vivienda (por su puesto el beneficiario de la ayuda necesariamente ser el mismo solicitante). Por otra parte, un familiar que sea carga familiar solo tendr uno y solo un solicitante de ayuda asignado; mientras que un familiar que no sea carga tendr uno o mas solicitantes de ayuda (esto puede ser el caso de dos solicitantes diferentes que sean familiares cercanos y registren a un mismo familiar que no sea carga familiar en el sistema).

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B. Una persona solicitante puede presentar cero o un sitio de habitacin fija. Una serie datos habitacionales tiene uno y solo un solicitante relacionado. C. Una solicitud de ayuda socioeconmica contiene uno y solo una persona solicitante de ayuda socioeconmica. Ahora, una persona solicitante de ayuda pueden tener registrado en el SIRSAS una o ms solicitudes de ayuda (puede justificarse en caso de solicitar para varios familiares que sean carga familiar o que sean solicitudes reiterativas para el mismo beneficiario de la ayuda). D. Una solicitud de ayuda socioeconmica tendr una y solo una ayuda socioeconmica solicitada esto se define as como especificacin del sistema, solo podr ser solicitada y procesada una ayuda a la vez. Para poder solicitar otra ayuda, debe primero ser cumplido todo el proceso de alguna solicitud previa hasta su aprobacin. Cualquier tipo de ayuda cargada en base de datos puede estar siendo solicitada por cero o una solicitud de ayuda socioeconmica. Cero porque puede haber algn tipo de ayuda que no haya sido solicitada por alguna persona. De todo lo antes sealado podemos resumir a continuacin todas las identidades, atributos e identificadores definidos hasta ahora: Datos Personales Solicitante: CEDULA SOLICITANTE NOMBRE SOLICITANTE EDAD SOLICITANTE SEXO SOLICITANTE EDO CIVIL SOLICITANTE TELFONO SOLICITANTE TRABAJA ? DIRECCIN TRABAJO TELFONO TRABAJO SUELDO MENSUAL Datos Familiares Solicitante: CEDULA SOLICITANTE CARGA FAMILIAR NOMBRE CARGA FAMILIAR (repetido de 1 a n veces) n= CARGA FAMILIAR CEDULA CARGA FAMILIAR (repetido de 1 a n veces) n= CARGA FAMILIAR PARENTESCO CARGA FAMILIAR (repetido 1 a n veces)n= CARGA FAMILIAR NOMBRES FAMILIARES (repetido 1 a m veces) CEDULA FAMILIARES (repetido de 1 a m veces) PARENTESCO FAMILIARES (repetido de 1 a m veces)

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Datos Habitacionales Solicitante: CEDULA SOLICITANTE VIVIENDA FIJA ? DIRECCIN HABITACIN PARROQUIA TIPO TENENCIA SERVICIOS VIVIENDA DISTRIBUCIN VIVIENDA Datos Solicitud Ayuda: NUMERO SOLICITUD FECHA SOLICITUD CEDULA SOLICITANTE NOMBRE SOLICITANTE DETALLE AYUDA CDIGO AYUDA MONTO SOLICITADO NOMBRE BENEFICIARIO CEDULA BENEFICIARIO STATUS SOLICITUD MONTO APROBADO Tipos Ayuda: CDIGO AYUDA DESCRIPCIN AYUDA REQUISITOS AYUDA (repetido de 1 a X veces) MONTO AYUDA Los atributos subrayados representan los identificadores de las entidades. 3.9.4. Diagrama de Entidad-Relaciones (DER). Una vez definidas las entidades y especificados sus atributos con los respectivos identificadores y mostrada la matriz de relaciones entre entidades, podemos ahora dibujar el diagrama de entidad-relaciones respectivos (DER). En la fig. 11 se muestra este diagrama DER. Este DER del sistema SIRSAS, para uso en la direccin de desarrollo social del municipio Brinas, define el modelo de datos del sistema. Las relaciones fueron suficientemente explicadas al definir la matriz de relaciones.

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3.9.5. Direccin del Proyecto (Modelo de Datos). Para representar las estructuras de datos reflejadas en el modelo de datos ya descrito, se usaran dos tipos de estructuras: secunciales y de repeticin. Sern documentadas en el diccionario del proyecto con notacin de tipo representacin en lenguaje corriente. Veamos la seccin de modelizacin de datos del diccionario del proyecto: DICCIONARIO DEL PROYECTO: Sistema de informacin automatizado para el registro de las solicitudes de ayuda socioeconmicas (SIRSAS) de la direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas, Edo Brinas. SECCIN 1: MODELO DE DATOS. a) Entidades de Datos. DATOS PERSONALES SOLICITANTE DATOS HABITACIONALES SOLICITANTE DATOS FAMILIARES SOLICITANTE

DATOS SOLICITUD AYUDA TIPOS DE AYUDA

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b) Atributos e Identificadores. *Para Datos Personales Solicitante: CEDULA SOLICITANTE (atributo identificador). EDAD SOLICITANTE SEXO SOLICITANTE EDO CIVIL SOLICITANTE TRABAJA ? DIRECCIN TRABAJO TELFONO TRABAJO SUELDO MENSUAL *Para Datos Familiares Solicitante: CEDULA SOLICITANTE (atributo identificador). CARGA FAMILIAR NOMBRE CARGA CEDULA CARGA FMLIAR PARENTESCO CARGA FMLIAR NOMBRES FMLRES CEDULA FMLRES PARENTESCO FMLRES *Para Datos Habitacionales Solicitante: CEDULA SOLICITANTE (atributo identificador). VIVIENDA FIJA ? DIRECCIN HABITACIN PARROQUIA TIPO TENENCIA SERVICIOS VVDA DISTRIBUCIN VVDA *Para Datos Solicitud de Ayuda: NUMERO SOLICITUD (atributo identificador). FECHA SOLICITUD. CEDULA SOLICITANTE NOMBRE SOLICITANTE DETALLE AYUDA CDIGO AYUDA MONTO SOLICITADO NOMBRE BENEFICIARIO CEDULA BENEFICIARIO STATUS SOLICITUD MONTO APROBADO

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*Para Tipos de Ayuda: CDIGO DE AYUDA (atributo identificador). DESCRIPCIN AYUDA REQUISITOS AYUDA MONTO AYUDA Nota: La explicacin de cada uno de las entidades y de los atributos sealados, ser especificado en las secciones de especificacines de entidades y atributos de datos de este diccionario. c) Estructura del Modelo de Datos. Una presencia de datos personales solicitante consta de los siguientes atributos de datos: CEDULA IDENTIDAD EDAD SOLICITANTE SEXO SOLICITANTE EDO CIVIL SOLICITANTE TELEFONO SOLICITANTE TRABAJA ? DIRECCION TRABAJO TELEFONO TRABAJO SUELDO MENSUAL Una presencia de datos familiares solicitante consta de los siguientes atributos de datos: CEDULA SOLICITANTE CARGA FAMILIAR De 1 a n= carga familiar Presencias de: NOMBRE CARGA FMLIAR CEDULA CARGA FMLIAR PARENTESCO CARGA FMLIAR De 1 a 20 Presencias de: NOMBRES FMLRES CEDULA FMLRES PARENTESCO FMLRES Una presencia de datos habitacionales solicitante consta de los siguientes atributos de datos: CEDULA SOLICITANTE VIVIENDA FIJA ? DIRECCION HABITACION PARROQUIA TIPO TENENCIA SERVICIOS VVDA DISTRIBUCION VVDA

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Un presencia de datos solicitud ayuda consta de los siguientes atributos de datos: NUMERO SOLICITUD FECHA SOLICITUD CEDULA SOLICITANTE NOMBRE SOLICITANTE DETALLE AYUDA CODIGO AYUDA MONTO SOLICITADO NOMBRE BENEFICIARIO CEDULA BENEFICIARIO STATUS SOLICITUD MONTO APROBADO Una presencia de tipos de ayuda consta de los siguientes atributos de datos: CODIGO AYUDA DESCRIPCION AYUDA De 1 a 10 Presencias de: REQUISITOS AYUDA. MONTO AYUDA d) Estructura de Tabla de Cdigo. Se usara solo una tabla de cdigo llamada tabla de cdigo de ayudas socioeconmicas. Esta tabla muestra las descripciones de los diferentes tipos de ayudas socioeconmicas ofrecidas por la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas; se muestran las codificaciones asignadas para cada tipo de ayuda y los requisitos exigidos para poder optar a ser beneficiario de ayuda. Finalmente, se indican los montos mximos de ayuda a asignar por cdigo. A continuacin su presentacin (figura 12). Tabla de Cdigos: Ayudas Socioeconmicas. Nombre: Tabla de Cdigos Ayudas Socioeconmicas.

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CODIGO AYUDA

DESCRIPCIN AYUDA

REQUISITOS AYUDA
CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE,COPIA CEDULA SOLICITANTE, CONSTANCIA RESIDENCIA, CONSTANCIA CALIFICACIONES, COPIA PARTIDA DE NACIMIENTO DEL BENEFICIARIO. CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE, FOTOCOPIA CEDULA, CONSTANCIA RESIDENCIA, CONSTANCIA CALIFICACIONES, COPIA PARTIDA DE NACIMIENTO DEL BENEFICIARIO, COPIA PARTIDA DE NACIMIENTO O COPIA CEDULA DEL BENEFICIARIO. CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE, COPIA CEDULA DEL SOLICITANTE, CONSTANCIA RESIDENCIA, CONSTANCIA CALIFICACIONES, COPIA PARTIDA DE NACIMIENTO DEL BENEFICIARIO, COPIA CEDULA DEL BENEFICIARIO. CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE, COPIA CEDULA DE SOLICITANTE, CONSTANCIA RESIDENCIA, INFORME MEDICO, ORDEN DE EXAMEN MEDICO ESPECIALIZADO, PRESUPUESTO EXAMEN MEDICO ESPECIALIZADO, COPIA CEDULA IDENTIDAD DEL SOLICITANTE Y DEL BENEFICIARIO. CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE, COPIA CEDULA SOLICITANTE, CONSTANCIA RESIDENCIA, INFORME MEDICO, ORDEN INTERVENCIN QUIRRGICA, (03) PRESUPUESTOS EN CLINICAS DIFERENTES, COPIA CEDULA BENEFICIARIO Y SOLICITANTE. CARTA DIRIGIDA AL ALCALDE, COPIA TITULO PROPIEDAD VIVIENDA, CONSTANCIA DE RESIDENCIA GRUPO FAMILIAR, (03) PRESUPUESTOS PARA ACONDICIONAMIENTO VIVIENDA DE EMPRESAS DIFERENTES, COPIA CEDULA SOLICITANTE.

MONTO MAXIMO AYUDA (BSF)

0001

BECA ESTUDIOS EDUCACION PRIMARIA

70

0002

BECA ESTUDIOS EDUCACION SECUNDARIA

100

0003

BECA ESTUDIOS EDUCACION UNIVERSITARIA

200

0004

EXAMENES MEDICOS ESPECIALIZADOS

600

0005

INTERVENCIONES QUIRURGICAS

20.000

0006

ACONDICIONAR VIVIENDA FAMILIAR

5.000

0007

CONSTRUCCION VIVIENDA

CARTA DIRIJIDA AL ALCALDE, COPIA TITULO PROPIEDAD TERRENO, COPIA CEDULA IDENTIDAD SOLICITANTE, CONSTANCIA RESIDENCIA GRUPO FAMILIAR, (03) PRESUPUESTOS DE CONSTRUCCION DE EMPRESAS DIFERENTES, PLANOS DE CONSTRUCCION VIVIENDA ABALADA POR COLEGIO INGENIEROS,

30.000

FIG 12. TABLA DE CDIGOS.

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e) Especificacin de Atributos de Datos. A continuacin las entradas al diccionario de proyectos de los atributos de datos para las entidades definidas : *Elemento: Cedula Solicitante. Nombre Alternativo: CEDULA SOLICITANTE. Definicin: Nmero de cdula de identidad del solicitante. Pertenece a entidad Datos Personales Solicitante. Input Format: 99.999.999. Output Format: 99.999.999. Regla Edicion: 0 hasta 99.999.999. Posicin Coma Decimal: No. Nmero Maximo Presencias: 01. *Elemento: Edad del Solicitante. Nombre Alternativo: EDAD SOLICITANTE. Definicin: Edad del solicitante de ayuda socioeconmica.Pertenece a entidad Datos Personales Solicitante. Input Format: 999. Output Format: 999. Regla Edicin: 0 hasta 120. Posicin Coma Decimal: No. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Sexo del Solicitante. Nombre Alternativo: SEXO SOLICITANTE. Definicin: Sexo del solicitante de ayuda socioeconmica. Pertenece a entidad Datos Personales Solicitante. Input Format: Un carcter (letra). Output Format: Un carcter (letra). Regla Edicin: M si es masculino, F si es femenino. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Estado Civil Solicitante. Nombre Alternativo: EDO CIVIL SOLICITANTE. Definicin: Es el estado civil del solicitante de ayuda socioeconmica. Pertenece a entidad Datos Personales Solicitante. Input Format: Dos caracteres (letras). Output Format: Dos caracteres (letras). Regla Edicion: C: casado, S: soltero, V: viudo, CC: concubinato. Nmero Maximo Presencias: 01. *Elemento: Telfono del Solicitante. Nombre Alternativo: TLF SOLICITANTE. Definicin: Nmero telefnico del solicitante Pertenece a entidad Datos Personales Solicitante. Input Format: 9999-99999999. Output Format: 9999-99999999.

ayuda

socioeconmica.

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Regla Edicin: Cuatro nmeros seguidos, carcter -; ocho nmeros seguidos. Coma Decimal: No. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Trabaja el Solicitante? . Nombre Alternativo: TRABAJA?. Definicin: Pregunta al solicitante de ayuda socioeconmica para saber si trabaja o no. Pertenece a la entidad Datos Personales Solicitante. Input Format: Dos caracteres (letras). Output Format: Dos caracteres (letras). Regla Edicin: Si: si trabaja, No: no trabaja. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Direccin Sitio Trabajo. Nombre Alternativo: DIRECCIN TRABAJO. Definicin: Direccin completa del sitio de trabajo. Pertenece a entidad Datos Dersonales Solicitante. Input Format: Cadena caracteres alfanumricos hasta 100. Output Format: Cadena caracteres alfa numricos hasta 100. Regla Edicin: Texto libre compuesto caracteres alfanumricos hasta 100 posiciones para caracteres. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Telfono Sitio de Trabajo. Nombre Alternativo: TLF TRABAJO. Definicin: Nmeros telefnicos sitio de trabajo, pueden ser varios. Pertenece a entidad Datos Personales Solicitante. Input Format: Cadena caracteres alfanumricos hasta 40. Output Format: Cadena caracteres alfanumricos hasta 40. Regla Edicin: Texto libre alfanumrico hasta 40 posiciones para caracteres. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Sueldo Mensual Solicitante. Nombre Alternativo: SUELDO MENSUAL. Definicin: Sueldo en BsF del solicitante de ayuda socioeconmica (mensual). Pertenece a entidad Datos Personales Solicitante. Input Format: 999.999.999 Output Format: 999.999.999 Regla Edicin: numero real < 2.000.000 y > 0. Posicin Coma Decimal: 7 caracteres a izquierda y dos caracteres a derecha. Nmero Mximo Presencias: 01.

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*Elemento: Cedula del Solicitante. Nombre Alternativo: CEDULA SOLICITANTE. Definicin: Cdula del solicitante de ayuda socioeconmica. Perteneciente a entidad Datos Familiares Solicitante. Input Format: 99.999.999 Output Format: 99.999.999 Regla Edicin: 0 hasta 99.999.999 Posicin Coma Decimal: No. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Cantidad Carga Familiar. Nombre Alternativo: CARGA FAMILIAR. Definicin: Nmero de personas familiares que componen la carga familiar y habitan la misma vivienda. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante. InPut Formato: 99. Output Formato: 99. Regla Edicin: Numero entero entre 0 y 20. Posicin Coma Decimal: No. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Nombre Carga Familiar. Nombre Alternativo: NOMBRE CARGA FMLAR. Definicin: Nombre completo de personas que pertenecen a la carga familiar del solicitante de ayuda. Pertenece a la entidad Datos Familiares Solicitante. Input Format: 20 caracteres alfanumricos. Output Format: 20 caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Cadena de caracteres alfanumricos hasta de 20 posiciones. Nmero Mximo Presencias: Valor de carga familiar. *Elemento: Numero Cedula Carga Familiar. Nombre Alternativo: CEDULA CARGA FMLAR. Definicin: Nmero de cdula de todas las personas que conforman la carga familiar. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante. Input Formato: 99.999.999 Output Formato: 99.999.999 Regla Edicin: 0 hasta 99.999.999 Posicin Coma Decimal: No. Nmero Mximo Presencias: Valor de carga familiar. *Elemento: Parentesco con Carga Familiar. Nombre Alternativo: PARENTESCO CARGA FMLAR. Definicin: Parentesco familiar con cada una de las personas que conforman la carga familiar. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante. Input Formato: 10 caracteres alfanumricos. Output Formato: 10 caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Cadena de hasta 10 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: Valor de carga familiar.

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*Elemento: Nombres Otros Familiares. Nombre Alternativo: NOMBRES FMLRES. Definicin: Nombres completos de todos los familiares cercanos (diferente a carga familiar), tales como: abuelo, to, madre, padre, hijo, sobrino, primo, hermano, nieto. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante. Input Format: 10 caracteres alfanumricos. Output Format: 10 caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Cadena de hasta 10 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 20. *Elemento: Nmero Cdula de Otros Familiares. Nombre Alternativo: CEDULA FMLRES. Definicin: Nmero de cdula de otros familiares cercanos (diferentes a carga familiar), tales como: abuelo, to, madre, padre, hijo, sobrino, primo hermano, nieto. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante. Input Format: 99.999.999 Output Format: 99.999.999 Regla Edicin: 0 hasta 99.999.999 Posicin Coma Decimal: No. Nmero Mximo Presencias: 20. *Elemento: Parentesco con Otros Familiares. Nombre Alternativo: PARENTESCO FMLRES. Definicin: Indica parentesco con las personas familiares cercanos registradas, pueden ser solamente: abuelo, to, madre, padre, hijo, sobrino, primo hermano, nieto. Pertenece a entidad Datos Familiares Solicitante. Input Format: 7 caracteres alfanumricos. Output Format: 7 caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Cadena de hasta 10 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 20. *Elemento: Cdula del Solicitante. Nombre Alternativo: CEDULA SOLICITANTE. Definicin: Nmero cdula de identidad del solicitante ayuda socioeconmica. Pertenece a entidad Datos Habitacionales Solicitante. Input Format: 99.999.999 Output Format: 99.999.999 Regla Edicin: 0 hasta 99.999.999 Posicin Coma Decimal: No. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Tiene Vivienda Fija ?. Nombre Alternativo: VIVIENDA FIJA ?. Definicin: Pregunta al solicitante de ayuda socioeconmica para saber si habita en vivienda permanente o si es indigente(sin vivienda fija). Pertenece a entidad Datos Habitacionales Solicitante. Input Format: Dos caracteres (letras).

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Output Format: Dos caracteres (letras). Regla Edicin: Si o No. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Direccin de Habitacin. Nombre Alternativo: DIR HABITACIN. Definicin: Direccin completa donde esta ubicada la vivienda permanente del solicitante de ayuda. Pertenece a entidad Datos Habitacionales Solicitante. Input Format: Cadena caracteres alfanumricos. Output Format: Cadena caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Texto libre compuesto por un mximo de hasta 100 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Parroquia Ubicacin Vivienda. Nombre Alternativo: PARROQUIA. Definicin: Nombre de la parroquia del municipio Brinas donde esta ubicada la vivienda permanente del solicitante de ayuda. Pertenece a entidad Datos Habitacionales Solicitante. Input Format: Cadena caracteres alfanumricos. Output Format: Cadena caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Texto de hasta 25 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Tipo Tenencia Vivienda. Nombre Alternativo: TIPO TENENCIA. Definicin: Indica el tipo de tenencia de la vivienda permanente donde habita el solicitante de ayuda. Pertenece a entidad Datos Habitacionales Solicitante. Input Format: Dos caracteres (letras). Output Format: Dos caracteres (letras). Regla Edicin: A= alquilada, P= propia, PO= pertenece a un tercero. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Servicios en Vivienda. Nombre Alternativo: SERVICIOS VVDA. Definicin: Indica los servicios que posee la vivienda permanente del solicitante de ayuda (agua, electricidad, gas, cloacas, telfono). Pertenece a la entidad Datos Habitacionales Solicitante. Input Format: Cadena caracteres alfanumricos. Output Format: Cadena caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Texto de hasta 50 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Distribucin de Vivienda. Nombre Alternativo: DISTRIBUCIN VVDA.

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Definicin: Distribucin de la construccin de la vivienda permanente del solicitante de ayuda (sala, comedor, cuartos, cocina, bao, estacionamiento). Pertenece a la entidad Datos Habitacionales Solicitante. Input Formato: Cadena caracteres alfanumricos. Output Formato: Cadena caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Texto de hasta 50 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Cedula del Solicitante. Nombre Alternativo: CEDULA SOLICITANTE. Definicin: Nmero de cdula de identidad del solicitante de ayuda socioeconmica. Pertenece a entidad Datos de Solicitud de Ayuda. InPut Formato: 99.999.999 OutPut Formato: 99.999.999 Regla Edicin: 0 hasta 99.999.999 Posicin Coma Decimal: No. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Fecha Solicitud Ayuda. Nombre Alternativo: FECHA SOLICITUD. Definicin: Fecha en la cual es entregado el formulario y recaudos de solicitud de ayuda al asistente social para su recepcin. Pertenece a entidad Datos de Solicitud de Ayuda. Input Format: 99/ 99/ 99 . Output Format: 99/ 99/ 99 . Regla Edicin: nmero entre 01 al 31, seguido de / , seguido de nmero entre 01 y 12, seguido de / , seguido de nmero entre 00 y 99. Cadena de caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Numero Solicitud de Ayuda. Nombre Alternativo: NUMERO SOLICITUD. Definicin: Nmero identificador y nico para cada solicitud de ayuda, definido por el asistente social y est compuesto por la unin de la fecha de solicitud y la cdula de identidad del solicitante de ayuda. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda. Input Formato: . Cadena caracteres alfanumricos. Output Formato: . Cadena caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Cadena de hasta 16 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Nombres Solicitante Ayuda. Nombre Alternativo: NOMBRE SOLICITANTE. Definicin: Nombre completo del solicitante de ayuda socioeconmica. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda. Input Format: Caracteres alfanumricos.

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Output Format: Caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Cadena de hasta 10 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Detalle de Ayuda Solicitada. Nombre Alternativo: DETALLE AYUDA. Definicin: Descripcin de ayuda solicitada. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda. Input Format: Caracteres alfanumricos. Output Format: Caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Texto con cadena de hasta 25 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Cdigo Ayuda Socioeconmica. Nombre Alternativo: CDIGO AYUDA. Definicin: Es la codificacin de los tipos de ayudas facilitados por la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda. Input Format: 9.999. Output Format: 9.999. Regla Edicin: Numero entre 0001 y 9.999 Posicin Coma Decimal: No. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Monto Dinero Solicitado. Nombre Alternativo: MONTO SOLICITADO. Definicin: Monto de dinero en BsF requerido por el solicitante de ayuda. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda. Input Format: 9.999.999.999 Output Format: 9.999.999.999 Regla Edicin: numero entre 0 y 9.999.999.999 Posicin Coma Decimal: 8 caracteres a la izquierda y dos caracteres a la derecha. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Nombre del Beneficiario. Nombre Alternativo: NOMBRE BENEFICIARIO. Definicin: Nombre completo de la persona beneficiada directamente con la ayuda solicitada. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda. Input Format: Caracteres alfanumricos. Output Format: Caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Cadena de hasta 10 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Cedula del Beneficiario. Nombre Alternativo: CEDULA BENEFICIARIO.

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Definicin: Nmero de cdula de identidad del beneficiario de la ayuda socioeconmica. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda. Input Format: 99.999.999 Output Format: 99.999.999 Regla Edicin: numero entre 0 y 99.999.999 Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Status de Solicitud de Ayuda. Nombre Alternativo: STATUS SOLICITUD. Definicin: Status en el procesamiento de la solicitud de ayuda. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda. Input Format: Dos caracteres (letras). Output Format: Dos caracteres (letras). Regla Edicin: R: recibida, S: seleccionada, A: aprobada, RE: rechazada, RP: requisitos pendientes. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Monto Dinero Aprobado. Nombre Alternativo: MONTO APROBADO. Definicin: Es el monto de dinero en BsF que es aprobado como ayuda al solicitante. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda. Input Format: 9.999.999.999 Output Format: 9.999.999.999 Regla Edicin: Numero entre 0 y 99.999.999.999 Posicin Coma Decimal: 8 caracteres a la izquierda y 2 caracteres a la derecha. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Cdigo de Ayuda. Nombre Alternativo: CDIGO AYUDA. Definicin: Es la codificacin de los tipos de ayudas facilitadas por la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Pertenece a entidad Tipos de Ayuda. Input Format: 9.999. Output Format: 9.999. Regla Edicin: nmero entre 0001 y 9.999. Posicin Coma Decimal: No. Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Descripcin Ayudas Ofrecidas. Nombre Alternativo: DESCRIPCIN AYUDA. Definicin: Es la descripcin de las ayudas socioeconmicas ofrecidas por la Direccion de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Pertenece a entidad Tipos Ayuda. Input Format: Caracteres alfanumricos. Output Format: Caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Cadena de hasta 25 caracteres alfanumricos.

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Nmero Mximo Presencias: 01. *Elemento: Requisitos de Ayudas. Nombre Alternativo: REQUISITOS AYUDA. Definicin: Lista de requisitos para aprobacin de ayuda socioeconmica. Pertenece a entidad Datos Solicitud Ayuda. Input Format: Caracteres alfanumricos. Output Format: Caracteres alfanumricos. Regla Edicin: Cadena de hasta 50 caracteres alfanumricos. Nmero Mximo Presencias: 10. *Elemento: Monto Ayuda Socioeconmica. Nombre Alternativo: MONTO AYUDA. Definicin: cantidad de dinero en BsF, como mximo ofrecido para cada tipo de ayuda. Pertenece a entidad datos Tipos Ayuda. InPut Formato: 9.999.999.999 OutPut Formato: 9.999.999.999 Regla Edicin: Numero entre 1 y 9.999.999.999 Posicin Coma Decimal: 8 caracteres a la izquierda y 2 caracteres a la derecha. Nmero Mximo Presencias: 01. f) Especificacin Entidades Datos. *Etiqueta: Datos Personales Solicitante. Descripcin: Contiene los datos personales del solicitante de ayuda socioeconmica. Atributo Identificador: CEDULA SOLICITANTE. Atributos Secundarios: NOMBRE SOLICITANTE. EDAD SOLICITANTE. SEXO SOLICITANTE. EDO CIVIL SOLICITANTE. TLF SOLICITANTE. TRABAJA ?. DIRECCIN TRABAJO. TLF TRABAJO. SUELDO MENSUAL. *Etiqueta: Datos Familiares Solicitante. Descripcin: Contiene los datos familiares del solicitante de ayuda socioeconmica. Atributo Identificador: CEDULA SOLICITANTE. Atributos Secundarios: CARGA FMLAR. NOMBRE CARGA FMLAR. CEDULA CARGA FMLAR.

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PARENTESCO CARGA FMLAR. NOMBRES FMLRES. CEDULA FMLRES. PARENTESCO FMLRES. *Etiqueta: Datos Habitacionales Solicitante. Descripcin: Contiene los datos relacionados con el sitio de residencia del solicitante de ayuda socioeconmica. Atributo Identificador: CEDULA SOLICITANTE. Atributos Secundarios: VIVIENDA FIJA ?. DIR HABITACIN. PARROQUIA. TIPO TENENCIA. SERVICIOS VVDA. DISTRIBUCIN VVDA. *Etiqueta: Datos Solicitud Ayuda. Descripcin: Contiene todos los datos relacionados con la solicitud de ayuda realizada por el solicitante. Atributo Identificador: NUMERO SOLICITUD. Atributos Secundarios: FECHA SOLICITUD. CEDULA SOLICITUD. NOMBRE SOLICITANTE. DETALLE AYUDA. CDIGO AYUDA. MONTO SOLICITUD. NOMBRE BENEFICIARIO. CEDULA BENEFICIARIO. STATUS SOLICITADO. MONTO APROBADO. *Etiqueta: Tipos Ayuda. Descripcin: Describen los tipos de ayuda ofrecidos por la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Atributo Identificador: CDIGO AYUDA. Atributos Secundarios: DESCRIPCIN AYUDA. REQUISITOS AYUDA. MONTO AYUDA. Las entradas de registros no son mostradas y a que las descripciones dadas de los atributos y entidades, en este diccionario, cubren la informacin requerida por el usuario. g) Especificacin Almacn de Datos. *Almacn Datos DB1. Etiqueta: Solicitud y Recaudos. Localizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos. Manual o Computarizado: M.

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Total Numero Registros: 1.000. Descripcin: Almacn de datos fsicos en el cual son archivados las copias del formulario de solicitud de ayuda y de los recaudos requeridos. Estos documentos son archivados en carpetas por solicitante, identificando dicha carpeta con el nmero de solicitud del formulario. SubAlmacenes: No. *Almacn Datos DB2. Etiqueta: Datos Generales Solicitud. Localizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos. Manual o Computarizado: C. Total Numero Registros: Indeterminado. Descripcin: Almacn de datos digitales que contiene toda la informacin relacionada con el proceso de solicitud de ayuda a la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. SubAlmacenes: Cdigo DB2.1 DB2.2 DB2.3 DB2.4 DB2.5 Descripcin Datos Personales Solicitante. Datos Familiares Solicitante. Datos Habitacionales Solicitante. Datos Solicitud Ayuda. Tipos de Ayuda.

*SubAlmacn DB2.1. Etiqueta: Datos Personales Solicitante. Localizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos. Manual o Computarizado: C. Total Numero Registrado: Indeterminado. Descripcin: Almacn de datos digitales que contiene toda la informacin relacionada con los datos personales del solicitante de ayuda socioeconmica. ndices Identificadores: Cedula Solicitante. *SubAlmacn DB2.2 . Etiqueta: Datos Familiares Solicitante. Localizacion: Divisin de Estudios Socioeconmicos. Manual o Computarizado: C. Total Numero Registrado: Indeterminado. Descripcin: Almacn de datos digitales que contiene toda la informacin relacionada con los datos familiares del solicitante de ayuda socioeconmica . ndices Identificadores: Cedula Solicitante. *SubAlmacn DB2.3 . Etiqueta: Datos Habitacionales Solicitante. Localizacion: Divisin de Estudios Socioeconmicos. Manual o Computarizado: C. Total Numero Registrado: Indeterminado. Descripcin: Almacn de datos digitales que contiene toda la informacin relacionada con los datos habitacionales del solicitante de ayuda socioeconmica.

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ndices Identificadores: Cedula Solicitante. * SubAlmacn DB2.4 . Etiqueta: Datos Solicitud de Ayuda. Localizacion: Divisin de Estudios Socioeconmicos. Manual o Computarizado: C. Total Numero Registrado: Indeterminado. Descripcin: Almacn de datos digitales que contiene toda la informacin relacionada con los datos personales del solicitante de ayuda socioeconmica. ndices Identificadores: Numero Solicitud. *SubAlmacn DB2.5 . Etiqueta: Tipos de Ayuda. Localizacion: Divisin de Estudios Socioeconmicos. Manual o Computarizado: C. Total Numero Registrado: Indeterminado. Descripcin: Almacn de datos digitales que contiene toda la informacin relacionada con los tipos de ayuda. ndices Identificadores: Cdigo Ayuda. *Almacn Datos DB3. Etiqueta: Informe Socioeconmico. Localizacion: Divisin de Estudios Socioeconmicos. Manual o Computarizado: M. Total Numero Registros: 1.000. Descripcin: Almacn de datos fsicos que contienen archivos de copias y originales de informe socioeconmicos (incluyendo formulario de solicitud ayuda y recaudos). Estos documentos son almacenados en carpetas debidamente identificados con el nmero de solicitud de ayuda. *Almacn Datos DB4 . Etiqueta: Orden de Ayuda. Localizacion: Divisin de Estudios Socioeconmicos. Manual o Computarizado: M. Total Numero Registros: 1.000. Descripcin: almacn de datos fsicos que contienen archivados las copias de las ordenes de ayudas generadas durante el proceso de solicitud de ayuda socioeconmicas. Estn debidamente archivadas en carpetas las cuales estn identificadas por el numero de solicitud de ayuda. *Almacn Datos DB5 . Etiqueta: Mejoras a Planes. Localizacion: Divisin de Planes y Proyectos Sociales. Manual o Computarizado: M. Total Numero Registros: 1.000. Descripcin: almacn de datos fsicos que contienen archivados las copias de los informes de conformidad/incorfomidad de nuevas poiliticas de planes sociales. Estn debidamente archivadas en carpetas las cuales estn identificadas por el numero de solicitud de ayuda.

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h) Especificaciones de Tabla de Posiciones. Para el proyecto SIRSAS se tiene una tabla de desicin llamada: status para el procesamiento de las solicitudes de ayuda. Veamos en la figura 13, la referida tabla. Fin seccin 1 del diccionario del proyecto. 3.10. MODELO DE PROCESOS (NECESIDADES DEL PROCESO). Para identificar las necesidades del sistema en lo referente a los procesos usaremos la herramienta de los diagramas de flujos de datos (DFD) en sus diferentes modalidades (DFD de descomposicin, DFD general, DFD de nivel medio y DFD de nivel primigenio). La aplicacin de estas herramientas nos dar el modelo esencial de procesos (necesidades del proceso del sistema). 3.10.1. DFD de descomposicin. Para describir estos diagramas de flujo de datos, se usar el mtodo expuesto por De Marco; o mtodo de explosin el cual consiste en elaborar un conjunto de DFD que corresponde a un desglose por niveles de los procesos y subprocesos del sistema. El diagrama de flujo de datos de contexto nos sirve como apoyo para elaborar este DFD por desglose. A continuacin en las figuras 14 y 15 se demuestra el DFD por descomposicin correspondiente al sistema SIRSAS para la direccin de desarrollo social del Municipio Brinas, Edo. Brinas. En relacin a estos DFD se pueden apreciar un desglose general de los procesos del sistema SIRSAS. Los procesos PE1, PE2, PE3, PE4, PE5 describes los subsistemas definidos. El subsistema solicitud de ayuda corresponde a la gestin de la divisin de estudios socioeconmicos, donde se atienden subprocesos relacionados con la atencin de solicitud de ayuda, registro de datos de solicitudes y datos personales, familiares y de habitacin (estos tipos de datos lo llamaremos datos generales), actualizar status de solicitud, recibir recaudos del solicitante, modificar datos de solicitudes, emitir comprobantes de solicitudes a solicitantes, emitir el documento de orden de ayuda final a ser refrendado por gestin presupuestaria y la direccin de desarrollo social. En el registro de datos se incluye el monto solicitado por requeriente de ayuda. El subsistema de diagnostico de la solicitud corresponde a la misma divisin de estudio socioeconmicos, pero es atendida por otro funcionario (promotor social); se debe recordar que el funcionario del subsistema anterior es el asistente social. En este subsistema se tienen procesos relacionados con procesamiento solicitud de ayuda recibida y cargada por el asistente social (con status=recibida). Estos procesos incluyen anlisis de recaudos y solicitud,

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elaboracin informe socioeconmico respectivo, actualizar status a seleccionados(S) y colocar monto de ayuda de acuerdo a tabulacin existente en base de datos. El subsistema de aprobacin solicitud de ayuda corresponde a la direccin de desarrollo social, representado por el director de la referida direccin. Este consta de procesos tales como procesamiento solicitud de ayuda para lo cual se debe analizar el informe socioeconmico, decidir aprobacin para actualizar status en caso de ser aprobada y refrendar la orden de ayuda final para ser entregada al solicitante respectivo; adems se tiene un proceso para fijar propuestas de polticas socioeconmicas para ampliar o mejorar planes existentes. El subsistema de diseo, planes y proyectos sociales corresponde a la gestin de la divisin de planes y proyectos sociales. En este subsistema se tienen procesos de generacin / anlisis reportes socioeconmicos para en conjunto con polticas de la direccin de desarrollo social (director), acordar registro o actualizacin de planes y ayudas, tambin se registra toda la informacin referente a planes y ayudas antes de arrancar en ejecucin el SIRSAS.

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Finalmente, el subsistema de ejecucin de planes sociales pertenece a la divisin de programas sociales, la cual tiene que ver con la ejecucin de la ayuda aprobada (otorgar dinero del presupuesto). Se tienen los procesos de verificacin y aprobacin de ayuda solicitada (refrendar documento de orden de ayuda), el cual puede requerir de consultas de datos o informacin a la base de datos. En cuanto a la descomposicin del almacn de datos, vemos los almacenes de datos fsicos DB1, DB3, DB4 y el almacn de datos digitales DB2 (datos generales y solicitud) el cual se subdivide en los respectivos subalmacenes especficos correspondientes a las entidades del modelo de datos: Datos personales solicitante, Datos familiares solicitante, Datos habitacionales solicitante, Datos solicitud ayuda, Dato tipo ayuda. 3.10.2. DFD General En la fig. 16 se muestra el diagrama de flujo general de procesos del sistema SIRSA. En este diagrama se detallan los procesos principales del diagrama de descomposicin previo, para dar ms detalles sobre el sistema. 3.10.3. DFD Nivel Medio Ahora se muestran los diagramas de flujo de datos de nivel medio, los cuales son mas especficos que el DFD general, y abarcan los subprocesos intermedios mostrados en le DFD general. Veamos estos en las figuras 17 y 18. En relacin al DFD nivel medio de figura 17, se puede repasar la lgica de los subprocesos descritos: el solicitante se presenta a la divisin de estudios socioeconmicos con el formulario de solicitud y los recaudos para ser recibido por el asistente social (inicio procesamiento de solicitud), estos recaudos son vistos y el asistente procede a registrar los datos de solicitud y generales (personales, familiares y habitacionales). Este proceso registra (carga inicialmente) los datos en el almacn de datos de datos digitales; adicionalmente se guardan copias de recaudos y formularios en almacn fsico. El solicitante recibe comprobante de solicitud con nmero de solicitud asignado por el asistente adicional, el solicitante puede requerir una actualizacin de datos solicitud entregando el formulario respectivo, este ser atendido por el subproceso de actualizacin a travs del asistente social; ste cargar la informacin actualizada y se registra en el almacn de datos digitales. El formulario de actualizacin se guarda en el almacn de datos fsico respectivo. El asistente entrega un comprobante de actualizacin de datos al solicitante. Finalmente, el asistente social al consultar en sistema comprobacin definitiva de la solicitud (status aprobado, este se ver en prximos DFD nivel medio) procede a elaborar una orden de ayuda inicial, la cual ser atendido por el subproceso de verificacin de orden de ayuda (corresponde a funciones de divisin de planes y proyectos sociales). Este verificar consultando en el SIRSAS la informacin de solicitud y datos personales; una vez validado lo indicado en la orden se procede a refrendarla (orden ayuda con primera aprobacin) para que sta siga su curso hacia el director para su firma (se ver en otros DFD nivel medio).

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Realizamos ahora una explicacin del DFD nivel medio de la fig. 18: el solicitante de ayuda se entrevista con el promotor social entregando el comprobante de solicitud de ayuda o el comprobante de actualizacin de datos (modificados) para que ste funcionario elabore el informe socioeconmico respectivo que soportar el procesamiento de la solicitud; la copia de este informe se archiva en el almacn de datos fsicos respectivo y el original del informe socioeconmico junto con el formulario solicitud y recaudos se envan al director para su procesamiento / anlisis. El promotor social puede acceder a los almacenes digitales para consultas de datos y status de solicitud, la cual debe estar en status R. El director analiza recaudos, informe socioeconmico y puede acceder tambin a los almacenes de datos digitales para consultas y anlisis de reportes socioeconmicos. Una vez verificado todo procede a aprobar la solicitud colocando status aprobado A en el almacn de datos correspondiente a datos de solicitud; los recaudos, informes socioeconmicos y formulario solicitud (expediente) son guardados en el almacn de datos fsicos (DB3). Por otra parte el director al final del proceso de aprobacin de solicitud recibe el documento de orden de ayuda, ya firmado por gestin presupuestario, el cual revisa y termina aprobndolo con firma. Este documento es devuelto a la divisin de estudio socioeconmicos (asistente social) para que finalmente se entregue al solicitante. El director guarda una copia de este documento en el almacn de datos fsicos DB4. Finalmente el director de desarrollo social (direccin) y la divisin de planes y proyectos sociales intercambian polticas de planes sociales; la referida divisin debe hacer anlisis de reporte socioeconmicos del SIRSAS para definir propuestas firmes las cuales una vez revisadas por el director, sern actualizadas en el SIRSAS. Esta divisin tiene adems el proceso de registro inicial de los datos de planes y beneficios inicialmente aprobados en el momento de arranque del sistema SIRSAS.

Cabe destacar, hasta el momento en las explicaciones realizadas de los diferentes DFD establecidos, puede notarse que los procesos automatizados del SIRSAS solo corresponden a los eventos de registros de solicitudes socioeconmica realizadas por los solicitantes de ayudas (recepcin solicitud, registros de datos personales y solicitud, comprobante solicitud / actualizacin, informe socioeconmico, consulta datos en orden ayuda). Los procesos de evaluacin, aprobacin y seguimiento no sern automatizados dentro del SIRSAS, estos sern realizados de forma manual dentro de las divisiones de la direccin de Desarrollo Social y usarn como herramienta el almacn de datos digitales del SIRSAS (consultas de datos y reportes).

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3.10.4. DFD de nivel primigenio. A continuacin se muestran los DFD de nivel primigenio que describen los subprocesos de ms bajo nivel (desglose mximo posible) del diagrama de descomposicin general mostrado en la fig. 14. No se darn mayores explicaciones ya que con lo explicado en los anteriores DFD, se entiende claramente la lgica del sistema y caeremos en redundancia de explicaciones. Las figuras mostradas a continuacin (19, 20 y 21) muestran los DFD primigenios del SIRSAS. No sern comentadas, para no caer en redundancias por explicaciones repetitivas ya dadas en secciones anteriores; adems las figuras son claras en la explicacin de los procesos.

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3.10.5. Implantacin de DFD en diccionario del proyecto. A continuacin las necesidades del proceso, detalladas en los DFD y ms especficamente, en los DFD de nivel primigenio. Sern descritos usando la tcnica de leguaje estructurado en el diccionario de proyecto. Se complementar con tablas de decisin en las partes de los subprocesos que ameriten. Veamos esto a continuacin DICCIONARIO DEL PROYECTO: Sistema de informacin automatizado para el registro de las solicitudes de ayuda socioeconmicas (SIRSAS) de la direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas, Edo Brinas. SECCIN 2: DESCRIPCIN NECESIDADES DEL PROCESO (MODELO DEL PROCESO. ! PROCESO: PE 1.1 Etiqueta: Recibir solicitud de ayuda Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Formulario solicitud ayuda y recaudos Salidas: Formulario con nmero orden. Formulario solicitud ayuda y recaudos revisados. Descripcin del Proceso Recibir formulario solicitud ayuda y recaudos Crear nmero solicitud (nmero solicitud = fecha solicitud seguida de nmero de cdula del solicitante). Escribir nmero solicitud en formulario solicitud de ayuda Revisar datos en formularios y recaudos Si datos en formularios correctos, recaudos completos y tipo de ayuda solicitada existe en tabla de cdigo ayuda socioeconmicos Entonces seguir con procesos 1.2.1 Sino entonces pedir a solicitante corregir formulario y/o completar recaudos faltantes (solicitud en espera). PROCESO: PE 1.2.1 Etiqueta: Registrar solicitud y datos generales/ Archivar Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Formulario solicitud ayuda y recaudos revisados Salidas: Formulario solicitud ayuda y recaudos (original) Formulario solicitud ayuda y recaudos (copias) Datos personales solicitante

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Datos familiares solicitante Datos habitacionales solicitante Datos solicitud ayuda Descripcin del Proceso Registrar datos personales solicitante: Cedula identidad Edad solicitante Sexo solicitante Edo. Civil solicitante Tlf. Solicitante Trabajar? Direccin trabajo Sueldo mensual Registrar datos familiares solicitante: Cedula solicitante Carga familiar Mientras carga familiar ! 0 Nombres familiares Cdula familiares Parentescos familiares Registrar datos habitacionales solicitante: Cedula solicitante Vivienda fija? Direccin habitacin Parroquia Tipo tenencia Servicios vivienda Distribucin vivienda Registrar datos solicitud ayuda Nmero solicitud Fecha solicitud Cedula solicitante Nombre solicitante Detalle ayuda Cdigo ayuda Monto solicitud Nombre beneficiario Cedula beneficiario Monto aprobado Status solicitud Aplicar anlisis status solicitud segn tabla de decisin de status solicitud de ayuda Si status solicitud= R (Recibido) Entonces -Archivar copia de formulario solicitud ayuda y recaudos en almacn -Dar original de solicitud ayuda y recaudos al promotor

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-Registrar status solicitud=S -Continuar con proceso 1.2.2 Sino -Registrar status solicitud= RP - Devolver formulario y recaudos del solicitante ! PROCESO: PE 1.2.2. Etiqueta: Emitir comprobante solicitud Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entrada: No Salida: Comprobante de solicitud ayuda Descripcin del proceso Emitir comprobante de solicitud ayuda Entregar comprobante de solicitud ayuda al solicitante de ayuda. PROCESO: PE 1.2.4. Etiqueta: Entregar orden ayuda aprobada Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entrada: Orden ayuda aprobada Salida: Orden ayuda aprobada Descripcin del proceso Recibir orden ayuda director de la direccin de desarrollo social Si orden ayuda refrendada por gestin presupuestaria y director Entonces Hacer firmar acuse de recibo de orden ayuda Archivar acuse de recibo de orden ayuda aprobada Entregar orden ayuda aprobada al director. Sino Devolver orden ayuda aprobada al director PROCESO: PE 1.2.3. Etiqueta: Elaborar orden de Ayuda/Archivar Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entrada: Status solicitud Salida: Orden ayuda inicial Descripcin del proceso Consultar status solicitud segn tabla: STATUS DE SOLICITUD AYUDA Si status de solicitud es A entonces: -Elaborar orden ayuda inicial en almacn datos -Archivar copia orden ayuda inicial en almacn datos -Entregar orden ayuda inicial a funcionario de divisin de programas sociales del Municipio Brinas. !

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Sino Esperar hasta prxima consulta para elaboracin orden de ayuda Inicial. ! PROCESO: PE 1.3.1. Etiqueta: Consultar solicitud y datos Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Entradas: Formulario solicitud actualizacin Salidas: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda. Descripcin del proceso Recibir formulario solicitud actualizacin Precisar datos a actualizar Consultar archivos: datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud de ayuda Comparar datos a actualizar con datos en archivo Continuar con PE 1.3.2 PROCESO: PE 1.3.2. Etiqueta: Actualizar solicitud y datos generales Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entrada: Atributos a actualizar (cualquiera listado, seccin 1.2 en modelo de datos) Salidas: Atributos actualizados (cualquiera listado, seccin 1.2 en modelo de datos) Descripcin del proceso Registrar actualizacin del atributo o atributos en archivo (cualquiera listado en seccin 1.2 del modelo de datos) Si actualizacin realizada Entonces Continuar con PE 1.3.3. Sino Esperar hasta actualizacin PROCESO: PE 1.3.3. Etiqueta: Emitir comprobante actualizacin Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entrada: No Salida: Comprobante actualizacin solicitud Descripcin del proceso Si actualizacin fue realizada

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Entonces Emitir comprobante actualizacin solicitud Entregar comprobante a solicitante ayuda Sino Esperar actualizacin realizada ! PROCESO: PE 2.1. Etiqueta: Consultar solicitud ayuda Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entrada: Comprobante solicitud ayuda o de actualizacin de solicitud ayuda Salida: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda Descripcin del proceso Recibir comprobante solicitud ayuda o de actualizacin de solicitud de ayuda del solicitante de ayuda Consultar bases de datos: datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda Continuar de proceso PE 2.2.1 PROCESO: PE 2.2.1. Etiqueta: Analizar datos, formulario y recaudos Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas:

Formulario solicitud ayuda y recaudos

Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda Descripcin del proceso Realizar anlisis status aplicado tabla de decisin de STATUS DE SOLICITUD DE AYUDA Si resultado anlisis es No cumple Entonces Devolver formulario y recaudos a asistente social para revisin / correccin. Sino Continuar con proceso PE 2.2.2 PROCESO: PE 2.2.2. Etiqueta: Generar informe socioeconmico Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Entrevista con solicitante ayuda Salidas: Informe socioeconmico

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Descripcin del proceso Realizar entrevista al solicitante de ayuda (realizada por el promotor social) Generar informe socioeconmico respectivo Almacenar copia informe socioeconmico en almacn de datos informe socioeconmico. Entregar informe socioeconmico, formulario solicitud ayuda y recaudos al director de la direccin de desarrollo social. Seguir con proceso PE 2.2.3 PROCESO: PE 2.2.3. Etiqueta: Actualizar solicitud ayuda Localizacin en organizacin: Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Entradas: No Salidas: Status solicitud, monto aprobado. Descripcin del proceso Registrar status solicitud= S en almacn de datos solicitud ayuda. Registrar monto aprobado de acuerdo a tabla de CDIGOS AYUDAS SOCIOECONMICAS. PROCESO: PE 3.2.1. Etiqueta: Analizar informe socioeconmico. Localizacin en organizacin: Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Informe socioeconmico. Datos personales solicitante Datos familiares solicitante Datos habitacionales del solicitante Datos solicitud ayuda Reportes socioeconmicos. Salidas: Informe socioeconmico. Descripcin del proceso Recibir informe socioeconmico del promotor social Consultar base de datos: Datos personales solicitante Consultar base de datos: Datos familiares solicitantes Consultar base de datos: Datos habitacionales solicitante Consultar base de datos: Datos solicitud ayuda Solicitar y leer reportes: Parentesco entre solicitantes Ayudas por personas Realizar anlisis reportes e informe socioeconmico, aplicando criterios de tabla decisin de STATUS SOLICITUD AYUDA. Continuar co proceso PE 3.2.2

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PROCESO: PE 3.2.2. Etiqueta: Actualizar status solicitud. Localizacin en organizacin: Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: No Salidas: Status solicitud Descripcin del proceso -Si anlisis realizado resulta: aprobar solicitud Entonces Status solicitud= A Sino Status solicitud= RC PROCESO: PE 3.2.3. Etiqueta: Generar reportes socioeconmicos Localizacin en organizacin: Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Datos familiares solicitante Datos solicitud ayuda

Salidas: Reporte ayudas por personas Reporte parentesco entre solicitante Descripcin del proceso - Mientras se solicite generar reporte ayudas por persona hacer: -Para cdula solicitante buscar detalle ayuda y cdigo ayuda. - Generar reporte impreso: ayudas por persona. - Mientras se solicite generar reporte, parentesco entre solicitantes hacer: -Para cdula de solicitante buscar cedula carga familiar, cdula familiares, parentesco carga familiar, parentesco familiares -Para cada cdula familiares y cdula carga familiar encontrar nmero de solicitud en datos de solicitud de ayuda. -Con cdulas familiares y cdula carga familiar que presentan solicitud de ayuda generar reporte parentesco entre solicitantes. * PROCESO: PE 3.2.4. Etiqueta: Revisar/refrendar orden ayuda Localizacin en organizacin: Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: -Orden ayuda con primera aprobacin -Status solicitud ayuda Salidas: Orden ayuda aprobada Descripcin del proceso Recibir orden de ayuda con primera aprobacin. Revisar orden y verificar firmas de asistente social y gestin presupuestaria. Consultar en almacn datos orden ayuda: status solicitud.

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Si orden ayuda firmada por asistente social/gestin presupuestaria y status solicitud= A Entonces -Aprobar orden ayuda (firmar). -Archivar copia orden ayuda aprobada en archivo orden ayuda. -Entregar orden ayuda aprobada a asistente social. Sino Devolver orden ayuda con primera aprobacin al asistente social para revisin. * PROCESO: PE 3.3. Etiqueta: Fijar propuesta polticas socioeconmicas Localizacin en organizacin: Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Polticas sociales (propuestas) Salidas: Polticas sociales (propuestas) Descripcin del proceso Recibir polticas sociales (propuestas) del Alcalde (firmada por alcalde) Revisar y acordar con alcalde polticas sociales (propuestas definitivas). Firmar documentos polticas sociales (propuestas) Entregar polticas sociales (propuesta) a funcionario de la Divisin de Planes y Proyectos Sociales. Recibir de divisin Planes y Proyectos Sociales informe de polticas no conforme. Entregar informe polticas no conforme al alcalde. * PROCESO: PE 4.1. Etiqueta: Definir, coordinar planes y beneficios Localizacin en organizacin: Divisin de Planes y Proyectos Sociales de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Polticas sociales (propuestas) Reportes socioeconmicos: Solicitudes por status Personas por ayuda Dinero entregado por ayuda Salidas: Tipos ayuda (planes para registro inicial) Tipos ayuda (para actualizar) Informe de polticas sociales no conformes Descripcin del proceso Recibir polticas sociales del director de Desarrollo Social del Municipio Brinas Si existen cargados planes sociales en tipos de ayuda Entonces -Solicitar generacin de reportes socioeconmicos: Solicitudes por status Personas por ayuda Dinero entregado por ayuda

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-Realizar anlisis de reportes para determinar mejoras a planes -Comparar polticas sociales propuestas con anlisis de reportes. -Si polticas sociales propuestas son pertinentes Entonces -Generar informe de conformidad de polticas sociales propuestas. -Archivar documento poltica sociales propuesta informe de conformidad de polticas sociales propuestas. -Continuar con proceso PE 4.4 Sino -Generar informe de polticas sociales no conforme -Entregar informe de polticas sociales no conforme a director de Desarrollo Social. Sino -Continuar con proceso PE 4.3 * PROCESO: PE 4.3. Etiqueta: Cargar tipos ayuda (Inicial) Localizacin en organizacin: Divisin de Planes y Proyectos Sociales de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Tipos de ayuda (planes iniciales) Salidas: Tipos de ayuda Descripcin del proceso - Guardar base de datos tipos ayuda: Cdigo ayuda, descripcin ayuda, requisitos ayuda, monto ayuda (carga inicial de base de datos). * PROCESO: PE 4.4. Etiqueta: Actualizar/registrar mejoras tipos ayuda. Localizacin en organizacin: Divisin de Planes y Proyectos Sociales de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Polticas sociales (planes actualizados) Salidas: Tipos ayuda. Descripcin del proceso Leer planes sociales actualizados. Actualizar en base de datos tipos de ayuda: requisitos ayuda y/o monto ayuda Registrar en base de datos tipos de ayuda: cdigo ayuda, descripcin ayuda, requisitos ayuda, monto ayuda. * PROCESO: PE 4.2 Etiqueta: Generar reportes socioeconmicos Localizacin en organizacin: Divisin de Planes y Proyectos Sociales de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Datos solicitud ayuda Salidas: Reportes socioeconmicos: Solicitudes por status

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Personas por ayuda Dinero entregado por ayuda Descripcin del proceso Mientras se solicite generar reporte solicitudes por status hacer: -Por cada status solicitud en datos de solicitud de ayuda, buscar nmero de solicitud. -Imprimir reporte solicitudes por status. Mientras se solicite generar reporte personas por ayuda hacer: -Por cada cdigo ayuda en datos solicitud de ayuda, buscar detalle ayuda, nombre solicitante, cdula solicitante, nombre beneficiario, cdula beneficiario. -Imprimir reporte personas por ayuda. Mientras se solicite generar reporte dinero entregado por ayuda hacer: -Por cada cdigo ayuda en datos solicitud de ayuda, buscar: detalle solicitud, monto solicitado, monto aprobado. -Calcular total dinero entregado por ayuda = suma de todos montos aprobado. -Imprimir reporte dinero entregado por ayuda. Entregar reportes: solicitudes por status, personas por ayuda y dinero entregado por ayuda a funcionario de Divisin Planes y Proyectos Sociales de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas * PROCESO: PE 5.1. Etiqueta: Verificar orden de ayuda Localizacin en organizacin: Divisin de Programas Sociales de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos de solicitud de ayuda. Salida: Orden ayuda inicial (revisada). Descripcin del proceso Recibir orden ayuda inicial del asistente social Realizar solicitud consulta (ejecutar PE 5.2.) Leer datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda. Comparar datos ledos con datos orden ayuda inicial. Si datos ledos= datos escritos en orden ayuda inicial, status solicitud= A, y orden ayuda inicial firmada por asistente social. Entonces Ejecutar proceso PE 5.3. Sino Devolver orden ayuda inicial a asistente social para su revisin. * PROCESO: PE 5.2. Etiqueta: Consultar solicitud ayuda y datos generales. Localizacin en organizacin: Divisin de Programas Sociales de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas.

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Entradas: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda, tipos de ayuda. Salidas: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda, tipos de ayuda. Prescripcin del proceso Consultar en base de datos: Datos personales solicitante Consultar en base de datos: Datos familiares solicitante Consultar en base de datos: Datos habitacionales solicitante Consultar en base de datos: Datos solicitud ayuda Consultar en base de datos: Tipos ayuda Presentar datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda, tipos de ayuda listos para su lectura.

* PROCESO: PE 5.3 Etiqueta: Refrendar orden ayuda Localizacin en organizacin: Divisin de Programas Sociales de la Direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas. Entradas: Orden ayuda inicial (formulario) Salida: Orden ayuda con primera aprobacin. Descripcin del proceso - Firmar orden de ayuda inicial (primera aprobacin) - Archivar copia orden ayuda con primera aprobacin en almacn de datos, orden de ayuda. - Entregar orden de ayuda con primera aprobacin a asistente social. Fin seccin 2 del diccionario del proyecto. 3.11. MODELO DE REDES (NECESIDADES DE REDES) En la fase definicin del proyecto SIRSAS las necesidades de redes del sistema (modelo esencial de redes) se efectuar de la siguiente manera: - Dibujar un diagrama de conexin de puesto del sistema - Dibujar un diagrama de puestos aplicados, luego estos modelos sern plasmados en el diccionario del proyecto. 3.11.1. Diagrama de conexin de puestos del sistema. En el diagrama mostrado en la fig. 22, se muestra la conexin de puestos en la red desde la perspectiva del ms alto nivel jerrquico. Para nuestro caso, referido a las divisiones de la alcalda del Municipio Brinas, la cede del alcalde del Municipio Brinas (mxima autoridad) y el puesto externo que en nuestro caso es el solicitante de ayuda socioeconmica. En el diagrama de la fig. 22, vemos la interconexin de puestos en la red definida. El puesto externo (solicitante de ayuda) puede interaccionar directamente con la mxima autoridad del Municipio (alcalde) para solicitar ayuda o puede hacerlo directamente a travs de la divisin de estudios socioeconmicos. En caso de hacerlo con el alcalde, ste lo remitir directamente a la Direccin de Estudios Socioeconmicos. Esto quiere decir

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que el punto focal para recibir la solicitud de ayuda, siempre ser el puesto en la Divisin de Estudios Socioeconmicos. Vemos tambin que el alcalde interacciona con el puesto de la Direccin de Desarrollo Social para la coordinacin y generacin de planes sociales nuevos o actualizacin de planes. Para esto adems, el puesto de la Direccin de Desarrollo Social interacciona con el puesto de la Divisin de Planes y Proyectos Sociales para que este haga el anlisis tcnico de las propuestas de planes dadas por el alcalde. La Divisin de Estudios Socioeconmico interacciona con el director de Desarrollo Social para la aprobacin de la solicitud de ayuda e interacciona con la Divisin de Programas Sociales para la revisin y refrenda en primera instancia de la orden de ayuda que se entregar al solicitante de ayuda; esta orden de ayuda la entrega la Divisin de Estudios Socioeconmicos al solicitante de ayuda. Finalmente, la Divisin de Estudios Socioeconmicos tambin interacciona con el director de Desarrollo Social para la firma de la orden de ayuda; una vez la Divisin de Estudios Socioeconmicos entrega finalmente la orden de ayuda al solicitante, este firmar el aviso de recibo de la orden, la cual quedar en poder de la Divisin de Estudios Socioeconmicos. A rasgos generales, se describi la interaccin de los puestos que conforman la red del sistema SIRSAS; como puede verse se incluyeron actividades tanto manuales como automatizadas del SIRSAS (esto ha sido explicado con bastante claridad en los puntos anteriores).

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Estos puestos en la red automatizada del SIRSAS (a excepcin del puesto externo), usan el sistema SIRSAS para labores diversas suficientemente explicadas en puntos anteriores, tales como consultas de datos, generacin de reportes socioeconmicos, registro y actualizacin de informacin. Cada uno de los puestos usan de una u otra forma el SIRSAS, de acuerdo a las funciones especficas a ejecutar. 3.11.2. Diagrama de conexin de puestos ampliados. En este diagrama, mostrado en la fig. 23, vemos con ms detalle la interconexin de puestos desde el punto de vista de los puestos primordiales. Con esto se detalla mucho ms la interconexin de la red explicada en el diagrama anterior (fig. 22).

3.11.3. Implantacin modelo de redes en diccionario del proyecto.

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DICCIONARIO DEL PROYECTO: Sistema de informacin automatizado para el registro de las solicitudes de ayuda socioeconmicas (SIRSAS) de la direccin de Desarrollo Social del Municipio Brinas, Edo Brinas. SECCIN 3: DESCRIPCIN MODELO DE REDES (NECESIDADES REDES). Seguidamente, listaremos cada uno de los puestos que componen la red propuesta dando especificaciones de cada uno. * Etiqueta: Divisin Estudios Socioeconmicos. Tipo puesto: Principal Subpuestos asociados: Oficina asiste social Oficina promotor social Jefe divisin E.S. Conexin a otros puestos: Oficina director desarrollo social Divisin de programas sociales Solicitante de ayuda. Descripcin puesto: Corresponde a un puesto principal interno de la red que compone el sistema SIRSAS. Se encarga de la atencin directa al solicitante de ayuda recibiendo y cargando los datos de solicitud y generales. Se atiende al solicitante para efectuar la entrevista de generacin de informe socioeconmico respectivo. Se actualizan status de solicitud en el SIRSAS y pueden realizarse consulta de status por peticin del solicitante de ayuda. Adems atiende generacin y procesamiento de orden de ayuda. Hay un jefe o supervisor que accede al SIRSAS como apoyo a las gestiones seales anteriormente. * Etiqueta: Divisin de Planes y Proyectos Sociales. Tipo puesto: principal Subpuesto asociados: Oficina analista Jefe de divisin P.P.S. Conexin a otros puestos: Oficina director de Direccin de Desarrollo Social. Descripcin puesto: Corresponde a un puesto principal interno de la red que compone el sistema SIRSAS. Se encarga de coordinar, revisar y analizar planes y polticas sociales con la finalidad de registrar y actualizar los planes que suministra el sistema SIRSAS para servicios a solicitudes. Adems del subpuesto de analista de planes, est el de jefe de divisin, el cual se encarga de apoyar al analista en las funciones sealadas por lo que tambin tiene acceso al sistema SIRSAS para labores de consulta. * Etiqueta: Divisin de programas sociales Tipo puesto: Principal

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Subpuestos asociados: Oficina analista presupuestario de planes Jefe divisin P.S. Conexin a otros puestos: Divisin de Estudios Socioeconmicos Descripcin puesto: Corresponde a un puesto principal interno de la red que compone el sistema SIRSAS. Se encarga de realizar el anlisis del documento de orden de ayuda generado por la Divisin de Estudios Socioeconmicos para refrendar (primera aprobacin). Para esto debe acceder al sistema SIRSAS en funciones de consulta de datos de solicitud y generales. Adems del analista presupuestario de planes, est el jefe de la referida divisin el cual debe tener acceso al SIRSAS para labores de apoyo. * Etiqueta: Oficina del Alcalde Tipo Propuesto: Primordial Subpuesto Asociados: NO Conexin a otros puestos: Solicitante de Ayuda Director de Desarrollo Social Descripcin Puesto: corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema SIRSAS. Se encarga de interactuar con el puesto de Direccin de Desarrollo Social para sugerir polticas y planes socioeconmicos que mejoren el sistema de asistencia social en el municipio. Para esto debe tener acceso al sistema SIRSAS para poder hacer consulta de datos y acceder a reportes socioeconmicos que ocasionalmente podra necesitar como apoyo para definir polticas y lineamientos a entregar al director de Desarrollo Social. Este puesto interacta con el solicitante de ayuda (visitas a la comunidad, audiencias en alcaldas) para ser remitido a la Divisin de Estudios Socioeconmicos que finalmente atender la solicitud de ayuda. * Etiqueta: Solicitud de Ayuda Tipo Puesto: Primordial Subpuesto Asociados: Conexin a otros Puestos: Oficina Alcalde Divisin de Estudios Socioeconmicos Descripcin Puesto: Corresponde a un puesto primordial externo al sistema SIRSAS. Este puesto es representado por el solicitante de ayuda que acude bien sea al alcalde o a la Divisin de Estudios Socioeconmicos del Municipio Brinas para realizar una solicitud de ayuda. Sea cual sea la instancia de la alcalda donde acuda, siempre ser remitido a la Divisin de Estudios Socioeconmicos de la Direccin de Desarrollo Social para hacer la solicitud de ayuda formalmente.

NO

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* Etiqueta: Oficina Asistente Social Tipo Puesto: Primordial Subpuesto Asociados: NO Conexin a otros Puestos: Solicitante Ayuda Oficina Analista Presupuestario de Planes Oficina Promotor Social Jefe Divisin E.S. Oficina Director Desarrollo Social Descripcin Puesto: Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema SIRSAS. Este puesto atiende directamente al solicitante de ayuda, recibe formulario solicitud y recaudos, registra datos en el SIRSAS. Emite y entrega el comprobante de solicitud de ayuda. Atiende solicitudes de notificacin de datos en solicitud de ayuda. Atiende solicitud de notificacin de datos en solicitud de ayuda. A su vez, entrega formulario y recaudos al puesto del promotor social. Elabora y entrega al analista presupuestario de planes la orden de ayuda para su forma para luego entregar finalmente al solicitante de ayuda. Interacciona con el jefe de la divisin de estudios socioeconmicos, el cual tambin esta conectado al sistema SIRSAS para labores de consulta como apoyo.Finalmente, interacciona con el director de Desarrollo Social para refrenda del documento de orden de ayuda(aprobacin final). * Etiqueta: Oficina Promotor Social Tipo Puesto: Primordial Subpuesto Asociados: NO Conexin a otros Puestos: Oficina Asistente Social Jefe Divisin E.S. Oficina Director Desarrollo Social Solicitante Ayuda Descripcin Puesto: Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema SIRSAS. Este puesto atiende directamente al solicitante de ayuda para efectuar la entrevista que servir de insumo para elaborar el informe socioeconmico. A este informe se anexa el formulario de solicitud de ayuda y los recaudos, todo esto entregado por el asistente social. Debe acceder al SIRSAS para labores de consulta de datos y para actualizar status de solicitud de ayuda. Interactuar con su supervisor inmediato (jeje divisin E.S.) el cual tiene acceso al SIRSAS para apoyo en sus funciones. Finalmente, entrega el informe socioeconmico con recaudos respectivos, al director de desarrollo social el cual continuara con el proceso de aprobacin de la solicitud. * Etiqueta: Jefe Divisin E.S Tipo Puesto: Primordial Subpuesto Asociados:

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NO Conexin a otros Puestos: Oficina Asistente Social Oficina Promotor Social Descripcin Puesto: Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema SIRSAS. Este puesto corresponde al supervisor inmediato del asistente social y el promotor social el cual apoya a estos en sus funciones para el procesamiento de la solicitud de ayuda. Por esto tiene acceso al sistema SIRSAS. * Etiqueta: Oficina Director Desarrollo Social Tipo Puesto: Primordial Subpuesto Asociados: NO Conexin a otros puestos: Oficina Promotor Social Oficina Asistente Social Alcalde Oficina Analista Planes Jefe Divisin P.P.S. Descripcin Puesto: Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema SIRSAS. En este puesto es recibido el informe socioeconmico por parte del promotor social para su anlisis, usando como apoyo el sistema SIRSAS (consulta datos y reportes socioeconmicos). Luego se proceder a aprobar la solicitud usando el sistema SIRSAS (statutos solicitud). Tambin se recibe la orden de ayuda de manos del asistente social para su revisin y firma (aprobacin); igualmente el director puede usar el SIRSAS como apoyo para revisin del documento de orden de ayuda (consulta datos). Finalmente, interacta con el alcalde, la oficina del analista planes y el jefe divisin PPS para coordinar y definir polticas sociales nuevas o mejoras; para esto utiliza el sistema SIRSAS como apoyo realizado eventualmente anlisis de reportes socioeconmicos del SIRSAS. * Etiqueta: Oficina Analista Planes Tipo Puesto: Primordial Subpuesto Asociados: NO Conexin a otros Puestos: Oficina Director Desarrollo Social Jefe Divisin P.P.S DESCRIPCION Puesto: Corresponde a un puesto primordial interno de la red que comprime el sistema SIRSAS. Este puesto recibe lineamientos de polticas y planes socioeconmicos por parte del director de desarrollo social, son sometidos a revisin y anlisis, usando las herramientas del sistema SIRSAS (consulta

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datos, generador reportes socioeconmicos); igualmente, puede proponer polticas y planes socioeconmicos en interaccin con el jefe de la divisin de planes y proyectos sociales, usando el SIRSAS como herramienta. Este puesto interacciona con el directo de desarrollo social, para dar el feed back del anlisis realizado o para proponer polticas propias. Una vez aprobadas estos nuevos lineamientos, registra o actualiza los planes y ayudas socioeconmicas a travs del SIRSAS. En caso de no ser pertinentes las propuestas de planes, elabora un informe de no conformidad de propuesta de planes el cual es entregado al director (Direccin de Desarrollo Social). * Etiqueta: Jefe de Divisin P.P.S. Tipo Puesto: Primordial Subpuesto Asociados: NO Conexin a otros Puestos: Oficina Directos de Desarrollo Social Oficina Analista Planes Descripcin Puesto: Corresponde a un puesto primordial interno de la red que conforma el sistema SIRSAS. Este puesto sirve de apoyo al puesto del analista de planes en sus funciones (supervisor inmediato de este puesto). Interacta con el director de Desarrollo Social para coordinar la implantacin de nuevos planes y polticas socioeconmicas en el SIRSAS. Por estas funciones el puesto tiene acceso al sistema SIRSAS para labores de consulta de datos y reportes socioeconmicos. Etiqueta: Oficina Analista Presupuestario Planes Tipo Puesto: Primordial Subpuesto Asociados: NO Conexin a otros Puestos: Oficina Asistente Social Jefe Divisin P.S. Descripcin Puesto: Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema SIRSAS. Su funcin es recibir la orden de ayuda del asistente social para revisarla y firmarla. Para esto requiere acceso al rea automatizado del SIRSAS para labores de consulta de datos. Una vez refrendada la orden de ayuda, la devuelve al asistente social. Etiqueta: Jefe Divisin P.S Tipo Puesto: Primordial Subpuesto Asociados: NO Conexin a otros Puestos: Oficina Analista Presupuesto Planes Descripcin Puesto:

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Corresponde a un puesto primordial interno de la red que compone el sistema SIRSAS. Su funcin es prestar apoyo como supervisor al analista presupuestario ce planes, para esto requiere acceso al sistema automatizado SIRSAS (labores de consulta). Fin seccin 3 del diccionario del proyecto. 4. RECOMENDACIONES. Una vez concluidas las fases del anlisis del sistema SIRSAS, hasta llegar a las especificacin de las necesidades del sistema, se pueden establecer las siguientes recomendaciones generales: El anlisis de viabilidad realizado muestra la pertinencia del proyecto, teniendo como premisa fundamental que el producto de este sistema est relacionado con un fin de tipo humano como lo es el de prestar un mejor servicio a la comunidad para la asignacin de ayudas socioeconmicas. De lo antes sealado, el proyecto debe completarse en sus siguientes fases hasta la implantacin del sistema. El plan del proyecto sugiere un calendario tentativo de 15 semanas hasta la puesta en operacin. En virtud que la criticidad de culminacin del proyecto no es alta, por el hecho de existir un sistema manual actualmente en funcionamiento, debe tenerse especial atencin en las pruebas de integracin del sistema para asegurarse su correcto funcionamiento y evitar posibles errores posteriores. El sistema debe estar suficientemente probado y ajustado antes de poner en funcionamiento, incluso sacrificando la planificacin estipulada si lo amerita. Durante la fase de diseo, debe mantenerse estrecha comunicacin con los usuarios principales para asegurar la aceptacin de las prestaciones del sistema (diseos de pantallas de entrada y salida, formas de reportes, etc); esto debe ser una labor complementaria a las necesidades del sistema definidas ya en el anlisis del sistema. La procura de equipos de hardware y software debe realizarse lo ms pronto posible, durante la fase de diseo del sistema, para asegurar su presencia en el momento que se vayan a realizar las pruebas de los subsistemas. Se recomienda realizar esta procura inmediatamente al culminar la seleccin de la alternativa de diseo durante el diseo del sistema. La alcalda del Municipio Barinas, realiza la gran mayora de sus procesos de forma manual por lo que no cuenta personal especializado en el rea de sistemas informticos. De acuerdo a esto recomendable incluir personal de mantenimiento especializado en el rea de informtica para soporte del sistema SIRSAS en lo pertinente a hardware y software (un T.S.U. en informtica o rea similar). Este personal adicional debe incluirse en los adiestramientos previstos durante la fase final de implantacin del sistema.

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5. CONCLUSIONES. El sistema de informacin automatizado SIRSAS es una herramienta informtica para el registro de solicitudes de ayudas socioeconmicas que acuden a la Divisin de Desarrollo Social de la alcalda del Municipio Brinas del estado Brinas. Este sistema sustituir a un sistema similar de tipo manual actualmente en uso y operacin. El SIRSAS interactuar con las siguientes divisiones adjuntas a la Direccin de Desarrollo Social de la alcalda: Divisin de Estudios Socioeconmicos: la cual atender las solicitudes de ayuda requeridas por la comunidad recibiendo toda la informacin necesaria para el sistema y los recaudos requeridos, igualmente dar el comprobante de solicitud recibida al solicitante de ayuda y entregar finalmente el documento de orden de ayuda para hacer efectivo el beneficio (estas labores sern realizadas por el asistente social). En esta divisin el promotor social realizar la entrevista al solicitante de ayuda para formar el expediente o informe socioeconmico que constar adems con el formulario de solicitud de ayuda y los recaudos respectivos (previamente entregados por el asistente social). Este informe ser entregado al director de la Divisin de Desarrollo Social. En esta divisin ambos funcionarios realizan labores de consulta actualizacin y registro a travs del SIRSAS. El asistente registra los datos al SIRSAS recibidos del solicitante de ayuda y coloca status actualizado a solicitud, adems puede consultar informacin. El promotor social, funcionalmente, realiza labores de consulta y actualiza el status de la solicitud al cumplir con su labor. Divisin de Programas Sociales: recibe la orden de ayuda, generada por el asistente social. Una vez verificada la aprobacin de la solicitud de ayuda por el director a travs del SIRSAS procede a revisarla y aprobarla por instancia presupuestaria (primera aprobacin). Para esta revisin el funcionario de esta divisin hace uso de del sistema SIRSAS en labores de consulta de informacin. Una vez firmada la orden de ayuda queda aprobada en primera instancia y es devuelta al asistente social. Divisin de Planes y Proyectos Sociales: esta divisin coordina la revisin de planes y ayudas sociales en estrecha coordinacin con el director de la Direccin de Desarrollo Social y con el alcalde. Para esto usa el sistema SIRSAS en la generacin de reportes socioeconmicos los cuales serviran para anlisis y toma de decisiones en la actualizacin de los planes. Esta divisin adems proceder a la carga de la base de datos con la informacin de las ayudas sociales ofrecidas (esto en coordinacin con el analista del sistema responsable del proyecto). Alcalde del Municipio: ocasionalmente atiende a la comunidad escuchando las solicitudes de ayudas social, indica al solicitante el procedimiento para la solicitud y lo remite al asistente social para formalizar la solicitud.Por otra parte, como mxima autoridad de la alcalda coordina la actualizacin de planes

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sociales formulando propuestas a la direccin de Desarrollo Social. Este funcionario usa el sistema SIRSAS bien sea para labores de consulta o para generacin de reportes socioeconmicos. En cuanto a los datos e informacin que maneja el SIRSAS estos se dividen en cinco grupos: Datos personales solicitante, datos familiares solicitante, datos habitacionales solicitante, datos solicitud ayuda, tipos ayuda. Estos grupos o entidades de datos conforman la base de datos digital del sistema. Adicional se tiene en archivos de datos fsicos para los soportes de la informacin de la base de datos y para otros documentos; estas son solicitud y recaudos (DB1), informe socioeconmico (DB3), orden de ayuda (DB4) y mejoras a planes (DB5). La base de datos (digital) est identificada como Datos Gerenciales Solicitud (DB2) el cual contiene los grupos o entidades de datos ya sealados antes. Los reportes socioeconmicos que genera el SIRSAS son: Solicitudes por status: lista las solicitudes de ayuda de acuerdo al tipo de status presente en el momento. Personas por ayuda: lista las personas que solicitan un mismo tipo de ayuda. Parentesco entre solicitante: lista el parentesco entre dos o ms solicitantes de ayudas registrados en el SIRSAS. Ayudas por persona: tipos de ayudas solicitadas y recibidas por una misma persona. Dinero entregado por ayuda: dinero total entregado por tipo de ayuda aprobada. Estos son los reportes socioeconmicos que sern usados para laborar de aprobacin de solicitudes de ayuda y para anlisis que definan mejoras a los planes sociales (usados por el alcalde, el director de Desarrollo Social y los funcionarios de la Divisin de Planes y Proyectos Sociales). Se establecer una red informtica para el uso del sistema SIRSAS, interconectado a una base de datos con toda la informacin pertinente al sistema. Esta red inicialmente estara integrada por ocho (8) puestos de trabajo ubicados todos en la alcalda del Municipio Brinas, los cuales se listan a continuacin: alcalde del Municipio, Director de Desarrollo Social, jefe de Divisin de Programas Sociales, jefe Divisin de Estudios Socioeconmicos, asistente social y promotor social (ambos de la Divisin de Estudios Socioeconmicos), jefe de Divisin de Planes y Proyectos Sociales y analista de planes perteneciente a la Divisin de Planes y Proyectos Sociales. El plan del proyecto est definido para una duracin de 15 semanas (tiempo mximo posible) y se incluyen todas las actividades del ciclo de vida del proyecto hasta la puesta en operacin, en la fase final de implantacin.

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