DISEO ORGANIZATIVO Y ADMINISTRATIVO 1.

1 ANTECEDENTES

ANTECEDENTES HISTRICOS DE LA ORGANIZACIN La organizacin existe desde siempre y considerada como ciencia desde finales del siglo pasado y principios del actual.

1240 WALTER OF HENLEY

Vigilancia. Seleccin - Adiestramiento: de los trabajadores. Rendimiento mnimo: trabajo a desarrollar en un periodo de tiempo. Recursos apropiados.

1452 - 1519 LEONARDO DA VINCI

Primer testimonio escrito sobre medicin del trabajo. La medicin la hizo mediante la descomposicin del trabajo en partes.

1760 PERRONET Aparece por primera vez descrito un ciclo completo de produccin. Ciclo completo de fabricacin de alfileres. 1800 FUNDICION DE BOULTON WAT

Decoracin (del centro de trabajo). Obsequios navideos (como incentivo al trabajador). Viviendas (por empresa al servicio del trabajador cerca del centro de trabajo).

1832 CHARLES BABBAGE Divisin del trabajo en fases.

Bonificaciones, se maneja el concepto de la incentivacin por primera vez. Cronometraje, se usan por primera vez aparatos de medida del tiempo. (A principios del siglo XX, se grabo por primera vez a un trabajador en su puesto de trabajo para corregir sus defectos).

1856 - 1915 FREDERICK WINSLOW TAYLOR

"Padre de la organizacin cientfica del trabajo". Comenz a estudiar rendimientos y tiempos. Distintos mtodos de trabajo. Estudio de las dimensiones de la pala de carga de minera y otros materiales.

XX FRANK BUNKER GILBRETH Y LILLIAN MOLLER

Son contemporneos de Taylor. Aportacin de criterios psicolgicos al estudio del trabajo. El estudio del movimiento lo realizaron descomponindolo en movimientos elementales, ayudndose de filmaciones e incorporando el cronmetro al campo de visin.

CONCEPTO DE ORGANIZACIN Proceso de arreglar la estructura de una organizacin y de coordinar sus mtodos gerenciales y empleo de los recursos para alcanzar sus metas. Es un grupo relativamente estable de personas en un sistema estructurado y en evolucin cuyos esfuerzos coordinados tienen por objeto alcanzar metas en ambiente dinmico. La estructura administrativa es el "sistema de relaciones formales que se establecen en el interior de una organizacin/empresa para que sta alcance sus objetivos de conservacin, productivos y econmicos".

FIGURA JURDICA DE LA EMPRESA

Empresario individual Es la persona fsica que realiza en nombre propio y por medio de una empresa, una actividad comercial, industrial o profesional. Caractersticas: No tiene una regulacin legal especfica y est sometido en su actividad empresarial a las disposiciones generales del Cdigo de Comercio en materia mercantil

Control total de la empresa por parte del propietario, que dirige su gestin. La personalidad jurdica de la empresa es la misma que la de su titular No existe diferenciacin entre el patrimonio mercantil y su patrimonio civil. No precisa proceso previo de constitucin. Los trmites se inician al comienzo de la actividad empresarial. La aportacin de capital a la empresa, tanto en su calidad como en su cantidad, no tiene ms lmite que la voluntad del empresario.

Ventajas: Es una forma empresarial idnea para el funcionamiento de empresas de muy reducido tamao.

Es la forma que menos gestiones y trmites requiere puesto que no hay que realizar ningn trmite de adquisicin de la personalidad jurdica. Puede resultar ms econmico, dado que no crea persona jurdica distinta del propio empresario.

Inconvenientes: Responde con su patrimonio personal de las deudas generadas en su actividad.

Si el empresario o empresaria estn casados puede dar lugar a que sus actividades alcancen al otro cnyuge, segn la clase de bienes. Los bienes privativos del cnyuge del empresario pueden quedar obligados por consentimiento expreso en escritura pblica.

Sociedad Limitada (S.L.) Es una sociedad de naturaleza mercantil, con un capital determinado, integrado por las participaciones sociales de los socios, con la gran ventaja de que stos no respondern personalmente de las deudas sociales (la responsabilidad del socio por las deudas est limitada a las aportaciones que haya realizado), ni siquiera cuando se agote el patrimonio social ya que no tienen responsabilidad subsidiaria.

La administracin de una sociedad est ms burocratizada puesto que es utilizada por empresas con un gran nmero de trabajadores, siendo uno de los mayores inconvenientes el que el capital social se compone de participaciones y en el caso de querer transferir a otra persona supone ciertas dificultades burocrticas.

Caractersticas: La Ley 2/1995 de 23 de marzo regula las sociedades de responsabilidad limitada, a partir de la cual se pueden constituir S.L. unipersonales.

Se trata de una sociedad de carcter predominantemente capitalista. No puede atraer capitales ajenos por medio de la emisin de obligaciones. El capital social no podr ser inferior a 3.000 euros, y se desembolsar ntegramente desde su origen. Su gestin y representacin se encomienda a rganos especficos tales como la Junta General y Administradores. En la denominacin de la compaa deber figurar la indicacin de "Sociedad de Responsabilidad Limitada", "Sociedad Limitada", o sus abreviaturas " S.R.L" o "S.L".

Sociedad Annima Es una sociedad mercantil de tipo capitalista en la que el capital social est dividido en acciones (pequeas partes del capital) que pueden ser transmitidas libremente una vez que la Sociedad est inscrita en el Registro Mercantil. La ventaja ms evidente es que los accionistas no responden de las deudas sociales con su patrimonio personal (bienes particulares), y por otro lado, existe la posibilidad de atraer capitales ajenos por medio de la emisin de obligaciones. Los Socios tienen los siguientes derechos: participar en el reparto de los beneficios sociales y en el patrimonio resultante de la liquidacin, en funcin del nmero de acciones que posea cada uno.

derecho preferente en la suscripcin de nuevas acciones (tienen prioridad para comprar nuevas acciones). derecho a voto en las Juntas Generales. derecho de informacin en los perodos establecidos en los Estatutos.

Asociaciones sin nimo de lucro El trmino asociacin puede definirse como un conjunto de personas que se pueden reunir o agrupar en diferentes formas jurdicas como es el caso de las sociedades mercantiles, civiles etc. La asociacin sin nimo de lucro se crea para favorecer a terceros y no para recibir beneficios ni gozar de sus servicios, por lo cual, los beneficios que se obtengan del desarrollo de las actividades de la asociacin se destinarn a la propia entidad para que sta pueda seguir desarrollando sus actividades de forma que los objetivos que se persiguen reviertan de la mejor manera posible en la colectividad. Los fundadores de una asociacin han de ser dos o ms personas que decidirn las caractersticas de la asociacin. Para desarrollar esta funcin habrn de reunirse ms de una vez, siendo la reunin definitiva la que sirva para dar luz verde a la asociacin y se le denomina Reunin de Fundadores. La asociacin funciona sobre la base de los siguientes rganos: A) Asamblea General.- rgano supremo de la asociacin que ha de convocarse, al menos, una vez al ao para la aprobacin de cuentas y presupuestos, B) B) Junta Directiva.- rgano de direccin y gestin de la asociacin. C) Presidente.- representa a la asociacin frente a terceros y preside tanto la Junta Directiva cuanto la Asamblea General. Sociedad Colectiva Est dentro de las sociedades mercantiles y tiene un carcter personalista. Funciona bajo un nombre colectivo o razn social, participando todos los socios en un plano de igualdad. Entre los socios cabe distinguir dos tipos, el que aporta bienes a la sociedad que se denomina "Socio capitalista" y el que aporta industria (trabajos, servicios o actividad en general) "Socio industrial". Con esta modalidad, los bienes personales ya no constan como patrimonio de la empresa (como ocurra en la empresa individual) ya que la responsabilidad es subsidiaria, es decir, solo se puede proceder contra el patrimonio del socio cuando se agota el patrimonio social, ya que la sociedad tiene autonoma patrimonial y responde de sus deudas con su propio patrimonio, aunque los socios tambin responden de las deudas sociales subsidiaria, ilimitada y solidariamente. 6. Sociedad Comanditaria Es una sociedad de carcter mercantil caracterizada por la existencia de dos tipos de socios: los socios colectivos y los socios comanditarios. Los socios colectivos responden con todos sus bienes de los resultados de las operaciones sociales (tienen un estatuto similar al de la sociedad colectiva), y los comanditarios responden solo hasta el montante de su aportacin al capital. Las ventajas de este tipo de sociedad son, adems de la sencillez de los trmites y la administracin, que los socios colectivos tambin pueden atraer el capital de otros sin que stos interfieran en la gestin de la empresa. Por otro lado, los socios comanditarios pueden formar parte de una sociedad ms sencilla y menos costosa que la annima y la de responsabilidad limitada.

Se distinguen dos tipos de sociedades comanditarias:

Sociedad comanditaria simple: Sociedad mercantil de carcter personalista que se define por la existencia de socios colectivos que aportan capital y trabajo y responden subsidiaria, personal y solidariamente de las deudas sociales, y de socios comanditarios que solamente aportan capital y cuya responsabilidad estar limitada a su aportacin. Sociedad comanditaria por acciones: Sociedad de carcter mercantil cuyo capital social est dividido en acciones, que se formar por las aportaciones de los socios, uno de los cuales, al menos, se encargar de la administracin de la sociedad y responder personalmente de las deudas sociales como socio colectivo, mientras que los socios comanditarios no tendrn esa responsabilidad.

7. Comunidad de Bienes Las Comunidades de Bienes son aquellas formadas por varias personas que ostentan la propiedad y la titularidad de una cosa o derecho indiviso. Hay dos clases de Comunidad: Comunidad simple: son las que tienen por objeto la conservacin y aprovechamiento de un bien o conjunto de bienes.

Comunidad sociedad: tiene por objeto la organizacin empresarial de un patrimonio, el cual explota con la finalidad de obtener un lucro que pueda repartirse.

8. Sociedad Cooperativa Es una sociedad constituida por personas que se asocian con el fin de realizar actividades empresariales con estructura y funcionamiento democrtico. Se constituir mediante inscripcin en el Registro de Sociedades Cooperativas y a partir de ah adquiere personalidad jurdica, quedando fijado en sus estatutos el capital social mnimo necesario para poder constituirse y funcionar la cooperativa. Dicho capital ha de desembolsarse totalmente desde su constitucin y est constituido por las aportaciones de los socios y se realizar en moneda de curso legal, aunque si se acuerda en los estatutos, pueden aportarse tambin derechos que sean susceptibles de valoracin econmica.

DESARROLLO DE LA PROPUESTA DE VALOR (MISIN Y VISIN). La Misin de una organizacin es una frase concisa, con foco interno, de la razn de la existencia de la organizacin, el propsito bsico hacia el que apuntan sus actividades, y los valores que guan las actividades de sus empleados. La misin est vinculada con los valores centrales. Tambin describen cmo competir y generar valor al cliente. La Visin de una organizacin es una frase concisa que describe las metas de mediano y largo plazo. La Visin es externa, orientada al mercado, y debera expresar de una manera colorida y visionaria cmo quiere la organizacin ser percibida por el mundo. Las principales diferencias entre Misin y Visin son:

La Misin mira hacia adentro de la organizacin, es el que da sentido a la organizacin; mientras que la Visin lo que hace es mirar hacia afuera. La Misin tiene su horizonte en el mediano plazo, acentuando los aspectos que se deben cambiar; la Visin se orienta al mediano y largo plazo, en el sentido de rescatar el como se quiere ser identificado en el futuro.

Una 'estrategia' implica elegir un conjunto de actividades en las que la organizacin sobresaldr para crear una diferencia sostenida. El 'mapa estratgico' est relacionado con una visin macro de las estrategias seguidas por la organizacin. ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA. En una empresa la estructura es la disposicin de sus elementos. El primer paso de su organizacin es la descripcin de los puestos de trabajo as como la asignacin de responsabilidades. Posteriormente tendr lugar el establecimiento de las relaciones de autoridad y coordinacin, mediante la determinacin de niveles de jerarqua a escalones de autoridad. Es lo que se llama estructura horizontal o vertical de la empresa porque los puestos estn colocados de arriba a bajo o de izquierda a derecha desde el nivel ms alto al ms bajo respectivamente. La estructura de una empresa es uno de los elementos clave de la organizacin por tanto es importante conocer cuales son las clases de organigramas que hay para saber cuales son los organismos y cargos que componen la estructura organizacional de la empresa.

CONCEPTO Organigrama es la grfica que representa la organizacin de una empresa, o sea, su estructura organizacional. Es la grfica estadstica, corresponde a la radiografa de la empresa y muestra su esqueleto y su constitucin interna, pero no su funcionamiento ni su dinmica. Tambin son herramientas necesarias para llevar a cabo una organizacin racional.

FUNCIONES

Para la ciencia de la administracin:

Sirve de asistencia y orientacin de todas las unidades administrativas de la empresa al reflejar la estructura organizativa y sus caractersticas grficas y actualizaciones.

Para el rea de organizacin y sistema:

Sirve para reflejar la estructura as como velar por su permanente revisin y actualizacin

Para el rea de administracin de personal:

El analista de personal requiere de este instrumento para los estudios de descripcin y anlisis de cargos, los planes de administracin de sueldos y salarios y en general como elemento de apoyo para la implementacin, seguimiento y actualizacin de todos los sistemas de personal. Y en forma general sirve para:

Descubrir y eliminar defectos o fallas de organizacin. Comunicar la estructura organizativa. Reflejar los cambios organizativos.

TIPOS

1. Organigrama clsico Es bsicamente un organigrama compuesto por rectngulos, que representan los cargos u rganos unidos entre s por lneas, que trazan las relaciones de comunicacin entre ellos. Cuando las lneas son horizontales, representan relaciones de laterales de comunicacin. Cuando son verticales, representan relaciones de autoridad (del superior sobre el subordinado) o relaciones de responsabilidad (del subordinado hacia el superior) lo que no est unido por ninguna lnea, no tiene relacin entre s.

Organigrama radial El organigrama radial tambin es llamado organigrama sectorial y se elabora mediante crculos concntricos, cada uno de los cuales representa un nivel jerrquico. La autoridad mxima se localiza en el centro del organigrama, disminuyendo el nivel jerrquico a medida que se aproxime a la periferia. El organigrama radial permite representar de forma compacta la estructura organizacional. Sin embargo, presenta ciertas limitaciones de orden tcnico, pues no permite la representacin de organismos auxiliares muy variados.

in vis al Di erci m Co

PRESIDENTE

De pa rta Te de men so to rer a

Divisin Financiera

Departamento de Presupuestos

nto me a t d r pa de lida De bi a t n Co

3. Organigrama circular El organigrama circular es elaborado en crculos concntricos que representan los diversos niveles jerrquicos trazados en lneas de puntos o cortadas. Las lneas gruesas representan los canales de comunicacin existentes entre los rganos o cargos. Los rganos se representan con rectngulos o crculos. A medida que se aproximan al centro, los niveles jerrquicos son gradualmente ms elevados. En el centro del organigrama que el rgano cpula de la empresa.

Departamento de Perfumera Departamento de Jabones Divisin Manufactura Departamento de Productos

Departam ento de Estudio s De Merca do

Departamento de Propaganda Divisin Comercial Departamento de Ventas Departamento de Estudios De Mercado

Departamento de Tesorera

PRESIDENTE

Divisin Financiera Departamento de Presupuestos

Departamento de Contabilidad

nto me rta a p de s De nta Ve

Dep arta men to Prop de agan da

ento rtam Depa de uctos Prod

in a vis tur Di ufac n Ma

De pa r t a Pe de men r to f um er a

Departamento de Jabones

CLASIFICACION DEL ORGANIGRAMA Algunos autores los clasifican de acuerdo con: a. Contenido

Estructurales. Tiene por objeto la representacin de los rganos que integran el organismo social. Funcionales. Indican en el cuerpo de la grfica, adems de los rganos, lasfunciones principales que stos realizan. De integracin de puestos. Sealan en cada rgano, los diferentes puestos establecidos, as como el nmero de puestos existentes y requeridos. Generales. Representan slo a los rganos principales de la empresa y sus interrelaciones. Especficos. Ofrecen mayor detalle sobre determinados aspectos de la organizacin de una unidad o rea de la empresa. Vertical. Es el que muestra la jerarqua orgnica en sus diferentes niveles desde l ms alto hasta el ms bajo. Horizontal. Se aprecia y se interpreta de izquierda a derecha ms bien que de arriba hacia abajo. Mixtos. Se representa la estructura de una empresa utilizando combinaciones verticales y horizontales. De bloque. Tienen la particularidad de representar un mayor nmero de unidades en espacios reducidos. Circular. Se sita al ejecutivo en el centro de un crculo con lneas horizontales de la grfica vertical, formando una serie de crculos concntricos alrededor del ejecutivo jefe.

b. Ambito de aplicacin

c. Presentacin

Descripcin de puesto Una descripcin de puesto es un documento conciso de informacin objetiva que identifica la tarea por cumplir y la responsabilidad que implica el puesto. Adems bosqueja la relacin entre el puesto y otros puestos en la organizacin, los requisitos para cumplir el trabajo y su frecuencia o mbito de ejecucin. Es importante observar que a descripcin se basa en la naturaleza del trabajo, y no en el individuo que lo desempea en la actualidad. Las descripciones de puestos pueden confeccionarse de diferentes maneras que se explican a continuacin Los tipos de descripciones de puestos Las descripciones genricas se redactan a grandes rasgos sin identificar tareas o competencia especficas. Proporcionan una visin general de una categora de puestos mediante los denominadores comunes de todos los puestos que abarcan en una categora. Descripcin genrica Para redactar una descripcin genrica, deben analizarse una cantidad de puestos para hallar sus denominadores comunes. Por ejemplo, una descripcin genrica de "Contador Mayor" incluye el campo de experiencia que se espera de ese nivel profesional. No abarca las funciones especficas --cuentas por pagar y cuentas por cobrar, especializacin en el libro mayor-- o las unidades organizacionales menores dentro del Departamento Contable del que depende el puesto

La forma genrica se utiliza sobre todo para lo siguiente:

Formulacin de programas de capacitacin Designaciones Planificacin organizacional Formulacin de pautas del desempeo Planificacin de la mano de obra Estudios de salarios

Las descripciones de puestos especificas Las descripciones de puesto especficas estipulan los deberes y tareas precisas de un puesto. Indican su relacin con otros puestos especificas dentro de las ms pequeas unidades organizacionales.

Las descripciones de puestos especficas sirven otros propsitos:

Anlisis precisos de puestos Evaluacin de puestos (para la gestin de sueldos y salarios) Organigrama

Elementos que componen las descripciones de puesto Designacin del puesto, unidad organizacional y relacin de dependencia. Estos puntos identifican el puesto y le dan sus caractersticas propias. Diferencian a cada puesto de los dems. Consiguientemente, aun dos descripciones de puestos con la misma designacin e igual nivel de remuneracin pueden tener tareas, responsabilidades y relaciones de dependencia diferentes. Sntesis del puesto, deberes y responsabilidades. Aqu se define el trabajo por cumplir y se proporcionan los elementos esenciales para el anlisis posterior Deberes y responsabilidades. Esta parte de la descripcin de puesto seala "qu" tarea se desempea~ "por qu" se desempea, y cuando no resulta obvio. "Cmo" se desempea. Si el "qu", el "por qu" +- o el "cmo" no aparecen, la formulacin es incompleta.* Interaccin. Especifica las relaciones entre un puesto y otro. Preparada por, Aprobada por y Fecha. Cada descripcin debe indicar quin la prepar y si recibi aprobacin definitiva o es slo un proyecto de descripcin. Debe conocerse la identidad del redactor, administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surjan interrogantes. La fecha de preparacin indica a quien la lea la actualidad de la informacin.

Cualidades clave, requisitos y otras condiciones del puesto Las especificaciones del puestoson los requisitos que deben satisfacer los candidatos si han de cumplir sus obligaciones, asumir sus responsabilidades y trabajar sin tropiezos con aquellos de quienes dependan. En la descripcin se suele incluir las aptitudes, experiencia y conocimientos

mnimos para cumplir las tareas, en lugar de las aptitudes o conocimientos de las personas que desempean el puesto en la actualidad. Entre los requisitos mnimos pueden figurar exigencias especiales del puesto, como por ejemplo viajes prolongados o trabajo nocturno,adems de los requisitos normales en materia de aptitudes y experiencia.