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Objetivo General: Desarrollar una serie de procedimientos contables que sirvan de soporte a la
administracin de la empresa en el control y registro del inventario de mercancas.
Objetivos Especficos:
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implementacin de controles contables por medio de krdex u otros procedimientos para verificar la
existencia fsicas en unidades y valores.
Muchas empresas suelen suscribir plizas de manejo que cubren responsabilidades de quienes custodian
inventarios, o realizan verificaciones peridicas de las condiciones ambientales en los lugares de
almacenamiento para evitar evaporaciones, mermas o deterioros de las mercancas. Es normal la
ejecucin de conteos fsicos al final del periodo para detectar diferencias entre el krdex y las existencias,
efectuar ajustes por sobrantes o faltantes e investigar las causas. Otras empresas prefieren realizar
conteos selectivos y sorpresivos de sus existencias.
Las medidas de seguridad como rejas, chapas, candados, avisos restrictivos en los sitios de
almacenamiento y conservacin constituyen controles fsicos adecuados que impiden robos, daos o
retiros de mercancas por personas no autorizadas. Cada vez que la empresa baya a dar de baja de sus
inventarios, debe contar con la respectiva autorizacin de los funcionarios encargados.
La pre numeracin de documentos constituye una herramienta importante en el control de los inventarios.
Documentos como rdenes de compra y facturas de ventas deben prenumerarse porque la interrupcin en
la secuencia numrica llama poderosamente la atencin de quienes ejercen controles contables.
Es normal escuchar la afirmacin de que el sistema permanente constituye un mejor medio de control
interno que el sistema peridico, sin embargo, la utilizacin de registros de inventario permanente no
garantiza automticamente un mejor control interno.
TOMA FISICA DEL INVENTARIO
A la terminacin del periodo contable, las cuentas del libro mayor muestran los saldos por presentar en los
Estados Financieros. En lo que respecta a la cuenta mercancas, su saldo no muestra el inventario final
puesto que las compras de mercancas se acumulan en otra cuenta, compras, y las ventas no se deducen
de la cuenta mercancas.
Por consiguiente, se hace necesario el conteo o toma fsica de inventario su valuacin respectiva a fin de
conocer las existencias al cierre del periodo. La situacin descrita corresponde al procedimiento
desarrollado por las empresas que utilizan el sistema peridico. En el sistema permanente, tal como se
seal al comienzo, no se requiere la toma fsica de inventario, debido a que este sistema permite conocer
las existencias finales en cualquier momento. No obstante lo anterior y para efectos de control, suele
ejecutarse el inventario fsico para verificar la correspondencia entre el valor que muestran los libros y el
valor arrojado en el conteo. Esta verificacin ayuda a descubrir mermas, deterioros, daos, malos manejos
y robos continuos de comn presentacin en las empresas comerciales.
La toma fsica de inventario constituye la labor previa a la valoracin del inventario. Estas dos actividades,
toma fsica y valoracin, permiten determinar el valor del inventario que debe figurar en el activo corriente y
posibilita tambin calcular el costo de ventas a travs del juego de inventarios. La toma fsica de
inventarios significa entonces el conteo organizado de las existencias de la empresa en la fecha de cierre,
y la valoracin presenta la asignacin del valor a la cantidad determinada en el conteo.
Las empresas comerciales generalmente realizan el inventario fsico al final del ao calendario, aunque
existen organizaciones, que, dependiendo de sus necesidades especficas y de control, realizan el conteo
a intervalos ms cortos.
Es conveniente realizar el inventario en horas no hbiles o en fines de semana, de tal forma que los
recibos o ventas de mercancas no interfieran en la exactitud del conteo.
2012 por Adriana Amador Fontalvo / SENA
Formador en Contabilidad y Finanzas.
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Antes de la ejecucin del conteo fsico, debe realizarse la planeacin del inventario, con el objeto de obviar
dificultades que puedan incidir en la exactitud de los resultados obtenidos. Las dificultades comprenden,
entre otras cosas, la posibilidad de:
Excluir mercancas.
Incluir mercancas en consignacin,
Excluir mercancas en trnsito,
Contabilizar varias veces algunas mercancas.
Incurrir en errores cuantitativos.
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Costo de Ventas
Mercancas
xxxxx
xxxx
En el caso contrario, si el monto del faltante es apreciable y la empresa no tiene suscritas plizas
de seguro para proteger sus inventarios, la diferencia debe llevarse a Gastos Diversos-Faltantes en
inventarios, por medio del siguiente asiento.
5195
1435
Gastos Diversos
mercancas
xxxxx
xxxx
Si la empresa tiene plizas de seguros que cubran el total del faltante, en lugar de debitar la cuenta
de Gastos , se cargara reclamaciones a compaas aseguradoras (136005) por la parte que cubre
la compaa de seguros, y el crdito se llevara a la cuenta mercanca.
Mercancas
Costo de Ventas
xxxx
xxxxx
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xxxx
xxxx
Si la empresa utiliza el sistema permanente y hace la toma fsica de inventario, debe comparar el
Inventario fsico con el inventario en libros de contabilidad. En caso de existir diferencia, se justa la
Cantidad en las tarjetas krdex a travs de entradas, si se trata de unidades sobrantes o de salidas
si
Se trata de unidades faltantes, valoradas al costo unitario segn el mtodo empleado. Una vez
Ejecutado lo anterior, se compara la saldo en tarjetas de existencias con el saldo en libros de
Contabilidad. De persistir la diferencia, se procede de acuerdo con el procedimiento ilustrado
Anteriormente.
PROVISION PARA PERDIDAS DE INVENTARIO
La empresa o ente econmico, de acuerdo con el decreto 2649 de 1993, puede establecer provisiones
para cubrir eventuales prdidas de sus inventarios por obsolescencia, de suposicin diferente respecto de
las utilidades que permanecen en el inventario final, arrojando, por tanto valores distintos para los Estados
Financieros.
Los inventarios constituyen uno de los activos que implican mayor inversin en los negocios comerciales.
Las empresas dedican tiempo considerable al control de los mismos, para lo cual estructuran una serie de
medidas que conducen a proteger el activo, mediante procedimientos definidos de registro contable y
divisin de funciones para su manejo.