Auditora interna de calidad

Clases de auditora

Primera parte. Segunda parte. Tercera parte. Interna. Externa.

Quin?

Qu se audita?

Suficiencia. Cumplimiento. Producto/Proceso/Proyecto.

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Objetivos de la auditora
Determinar la conformidad o no de los elementos del sistema de calidad, de acuerdo a los requisitos especificados.

Determinar qu tan eficaz es el sistema de calidad implementado en el cumplimiento de los objetivos especficos de calidad.

Proporcionar al auditado una oportunidad para mejorar su sistema de calidad.

Paso 1: nombrar auditor principal

Auditor

lder. Auditor principal. Auditor jefe. Auditor interno. Es el responsable de planear, ejecutar y hacer seguimiento.

Responsabilidades del auditor

Planificar y llevar a cabo las responsabilidades asignadas. Documentar las observaciones. Informar los resultados.

Verificar la eficacia de las acciones correctivas ( lo pactado).

Conservar y salvaguardar la documentacin de la auditora. Cooperar y apoyar al auditor lder.

Responsabilidad del auditor lder

Responsable de todas las etapas de la auditoria. Ayudar en la seleccin de otros miembros. Preparar el plan de auditora. Representar el equipo frente a la gerencia.

Aplicar la Norma Cubana (NC) basndose en evidencias objetivas y slidas.

Velar porque las reuniones de enlace se realicen regularmente. Presentar el informe de auditoria.

Paso 2: entrenar al auditor principal

Curso de auditor interno de calidad. Presentar examen. Si es posible que pueda asistir a varias auditorias de calidad como observador.

Preparacin individual del auditor

Lea los procedimientos con anticipacin.

Determine dnde se realizan inspecciones.

Utilice listas de verificacin.

Conozca la responsabilidad y posicin de las

personas auditadas.

Sepa que pistas puede seguir.

Paso 3: determinar nmero de auditores de calidad internos

Nmero de reas, plantas y ciudades. Tiempo estimado en ver los elementos que le competen a cada rea. Perodo mximo del ciclo de la auditora.

-Tres a cuatro auditoras al ao.

- Mximo dos semanas por ciclo. - Ciclos de mximo 1 trimestre.

Paso 4: entrenar auditores internos de calidad

Curso de auditor interno. Excelente conocimiento de la norma. Preparar listas de chequeo. Si es posible asistir a auditoras como observador.

Paso 5: iniciar ciclos de auditora interna de calidad

Sensibilizacin de todo el personal. Hacer simulacros Excelente preparacin vivencial de los auditores. Manejo de objeciones y conflicto inmediato.

Ciclo auditora: definir el o b j e t i v o

Suficiencia. Control del proceso. Fichas de control. Cumplimiento de lo pactado con el cliente. Rendimiento reas de apoyo.

Ciclo auditora: plan de auditora

Definir objetivo. Planear. Ejecutar auditora Hacer seguimiento escala si necesario. Informe general a la gerencia

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Ciclo auditora: planeacin

Listas de chequeo. Preguntar por cargo. Manejo del tiempo. Lectura de la documentacin escrita. Revisin tcnica y administrativa.

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Ciclo auditora: realizar auditora

Acta de apertura. Auditora. Anlisis de la auditoria. Auditora segunda ronda. Anlisis. Reunin cierre. Seguimiento.

Realizando la auditora

Entrevista jefe. Entrevista personal de piso. Observar el trabajo y las reas del mismo. Mirar los archivos y recursos: pasado, presente y futuro segn listados maestros

Reunin de apertura

Presentar miembros a la directiva. Revisar alcance y objetivos. Mtodos utilizados en la auditora.

Conductos oficiales de
comunicacin. Necesidad de recursos especiales.

Explicar Norma Cubana (NC)

cmo reportar y calificar (mayor /menor).

Hora y fecha de reunin de cierre y otras. Aclaraciones.

Enfoque de la auditora

Hacer sentir cmodo al auditado. Ser amigable.

Explicar el propsito de la auditora.

Evitar preguntas cuyas respuestas sean si o no.

Qu?

Cmo? Por qu? Donde? Quin?

Mustreme? Cundo?

Los 7 amigos del auditor

Ejecutando la auditora

Hacer un muestreo de actividades, no centrarse en una. Buscar evidencia observando lo que ocurre y revisando los registros. Hacer anotaciones completas. Escuchar las explicaciones del auditado. Anotar y confirmar ms adelante si es procedente, no especular. Escribir los detalles : procedimientos, registros, ordenes, lotes, entre otros. Una auditoria abierta y amigable resultar en un acuerdo de que el problema existe. Verificar si la NC es puntual o no.

Actividades tpicas de auditora

1. Inicio de la auditora Establecer contacto inicial con el auditado. Determinar la viabilidad de la auditora.
2. Preparacin de actividades de auditora Revisin de documentos en preparacin para la auditora. Acondicionamiento del plan de auditora. Asignacin de trabajo al equipo de auditora. Preparacin de los documentos de trabajo.

6. Realizacin de auditora de seguimiento (si est especificado en el plan de auditora)

5. Finalizacin de la auditora 4. Preparar y distribuir el reporte de auditoria.

3. Realizacin de las actividades de auditora Realizacin de la reunin de apertura . Revisin documental durante la realizacin de la auditora . Comunicacin durante la auditora . Asignacin de roles y responsabilidades de las guas y observadores . Recoleccin y verificacin de la informacin Generacin de hallazgos en la auditora . Preparacin de conclusiones de al

Inicio de auditora

Establecimiento del contacto inicial con el auditado

Constituir canales de comunicacin con el representante del auditado. Confirmar la autoridad para llevar a cabo la auditora. Proporcionar informacin sobre fechas, duracin, propuesta y composicin del equipo auditor. Solicitar acceso a los documentos. Reglas de seguridad. Hacer los preparativos para la auditora. Acordar la asistencia de observadores, as como la necesidad de guas.
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Revisin de la documentacin

Revisin de documentos del Sistema de Gestin, incluyendo registros y determinaciones de su adecuacin, con respecto a los criterios de la auditora. Si la documentacin es inadecuada, se debe informar al cliente, a los responsables de gestionar el programa y al auditado. Decidir si se continua con la auditora.

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Preparacin de actividades de auditora de campo

Preparacin del plan de auditora

Contenido del plan: Objetivos de la auditora. Criterios de la auditora y documentos. El alcance, identificar unidades funcionales. Fechas y lugares donde se va a realizar la auditora de campo. La hora y la duracin estimada de las actividades, incluyendo reuniones con la direccin del auditado y con las del grupo auditor. Funciones y responsabilidades del equipo auditor, as como de los acompaantes. Asignacin de recursos necesarios en reas criticas.
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Preparacin de actividades de auditora de campo

Asignacin de tareas al equipo auditor

Asignar a cada miembro del equipo auditor, las responsabilidades para auditar procesos, funciones, lugares, reas o actividades especficas.

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Preparacin de actividades de auditora de campo

Preparacin de los documentos de trabajo

Listas de verificacin y planes de muestreo de la auditora. Formularios para registrar informacin, evidencias de apoyo y hallazgos de la auditora. Registros de auditora.

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Preparacin de actividades de auditora de campo

Realizacin de la reunin de apertura

Confirmar el plan de auditora. Proporcionar un breve resumen de cmo se llevarn a cabo las actividades de auditora. Corroborar los canales de comunicacin. Dar al auditado la oportunidad de realizar preguntas.

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Preparacin de actividades de auditora de campo

Comunicacin durante la auditora

Los miembros del equipo deben consultarse peridicamente para evaluar los progresos y reasignar tareas. El auditor lder deber comunicar los progresos al auditado. Evidencias que sugieren riesgos deben ser notificadas inmediatamente.

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Preparacin de actividades de auditora de campo

Papel y responsabilidades de los guas y observadores

Establecer contactos y horarios para las entrevistas. Acordar visitas a partes especficas. Asegurar que se cumplan las reglas de seguridad. Ser testigos de la auditora en nombre del auditado. Proporcionar aclaraciones o ayudar en la recopilacin de informacin.

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Preparacin de actividades de auditora de campo

Recopilacin y verificacin de la informacin

Entrevistas. Observacin de actividades. Revisin de documentos.

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Preparacin de actividades de auditora de campo

Generacin de hallazgos de la auditora

Se puede indicar conformidad como no conformidad. Deben registrarse. Pueden clasificarse. Revisarse con el auditado. Resolver cualquier opinin divergente con respecto a los hallazgos. Registrar los puntos en que no hay acuerdo.

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Preparacin de actividades de auditora de campo

Preparacin de las conclusiones de la auditora

Revisar los hallazgos y cualquier informacin recopilada frente a los objetivos. Acordar conclusiones, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso. Preparar recomendaciones, si estn especificadas en los objetivos. Comentar el seguimiento de la auditora, si se encuentra en el plan.

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Preparacin de actividades de auditora de campo

Realizacin de la reunin de cierre

Presidida por el auditor lder. Presentar hallazgos y conclusiones. Se requiere la presencia del auditado y el cliente. Entregar plan de acciones correctivas y preventivas. Si se especifica en los objetivos, dar recomendaciones para la mejora.

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Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

Preparacin del informe

Los objetivos de la auditora. El alcance. La identificacin del cliente. Identificacin del lder y miembros del equipo auditor. Fechas y lugares donde se realizaron las actividades de auditora en campo. Los criterios. Los hallazgos. Las conclusiones. El plan de auditora. Lista de representantes del auditado.

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Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

Las reas no cubiertas. Las opiniones divergentes entre el equipo y el auditado. Recomendaciones para la mejora, si se especific. Plan de seguimiento acordado. La lista de distribucin del informe.

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Preparacin, aprobacin y distribucin del informe de auditora

Aprobacin y distribucin del informe

Emitirse en un tiempo acordado. Fechado, revisado y aprobado segn el procedimiento de auditorias. Distribuirse a los receptores designados por el cliente. Es propiedad del cliente. Mantener la confidencialidad del contenido del informe.

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Finalizacin de la auditora

Cuando todas las actividades descritas en el plan se hayan realizado. Cuando se haya distribuido el informe aprobado.

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La reunin de cierre
Preparacin:

Reunin de cierre:

Cada uno relata sus hallazgos. El equipo evala y revisa los hallazgos. Se define si es NC y su clase. Se prepara un borrador del reporte final.

Es dirigida por el auditor lder

Agradecimientos. Resumen del alcance. Objetivo y mtodo usado. No todas las NC se pueden descubrir. Preguntas y discusiones al final. Presentacin de las NC por el equipo. Hechos solamente. Resumen general por el lder. Invitacin a discutir cualquier punto. Acuerdo de fechas para la terminacin de las acciones correctivas.

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Reporte de discrepancias

Cada NC debe tener un reporte separado. El reporte debe contener tres tems : Descripcin completa y precisa de lo observado. Referencia a la clusula del estndar/ documento de calidad de la organizacin. Explicacin de los requisitos de la clusula / documento. Las discrepancias deben atribuirse solamente a una clusula de la norma, la ms aplicable. En ocasiones , la nica referencia es la documentacin de la organizacin.

Informe final de la auditora

Alcance y objetivos. Fechas e identificacin de la organizacin. Detalles del plan de la auditora, miembros y entrevistas. Documentos de referencia: norma, manual de calidad ,entre otros. Relacin de las no conformidades encontradas.

Anlisis de las fortalezas del sistema.

Capacidad del sistema para lograr los objetivos de calidad definidos. Lista de distribucin. Detalles y NC aceptadas por las partes involucradas

Precisos, soportados y referenciados de manera precisa.

Ciclo auditora: seguimiento

Revisar el cumplimiento de los reportes de no conformidad. Repasar lo pactado con el jefe del rea. Levantar la no conformidad. Asegurar la mejora del sistema.

Actividades de seguimiento

Actividades de seguimiento de una auditora

Las conclusiones pueden indicar la necesidad de acciones correctivas, las cuales deben resolverse en un determinado tiempo. No se considera parte de la auditora. La verificacin de la implementacin de las acciones correctivas forma parte de otra auditora. El programa puede especificar el seguimiento por parte de los miembros del equipo auditor. Planes de auditora. Programas de auditora. Informes de auditora.

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Actividades de seguimiento

Informes de no conformidades. Informes de acciones correctivas y preventivas. Seguimiento a auditoras, si aplica. Competencia de auditores. Seleccin del equipo auditor. Mantenimiento y mejora de la competencia.

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Ciclo auditora: escalar

Volver a diligenciar la no conformidad Que el jefe superior se comprometa Asegurar en forma impersonal la accin correctiva. No buscar culpables. No crear enemistades.
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Ciclo auditora: informe a la gerencia

Fecha de corte. Informe en una pgina Presenta la capacidad de realizar acciones correctivas. Presenta problemas muy frecuentes.

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Seguimiento
Verificar la implementacin de acciones correctivas despus de la fecha establecida. No

Si

Establecer una nueva fecha

Verificar de nuevo

Si No

Cerrar los reportes de no conformidad

Escalar

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El paso siguiente: hacerlo en la empresa

Seguir los pasos. Excelente planeacin. Manejo del conflicto. Auditora de suficiencia. Auditora con recomendaciones y aclaraciones

Administracin de un programa de auditora

Seguimiento del desempeo Evaluacin del desempeo: observaciones de auditora, entre otros. Consistencia entre los auditores: - Talleres de entrenamiento. - Revisin de informes de auditora. - Rotacin de auditores entre equipos. Entrenamiento. Controlar necesidades y actuar.

Factores operacionales

Aptitudes de los auditores

Recursos. Planificacin y programacin de auditoras. Formatos formalizados. Confidencialidad.