Conceptualizacin

Evaluar la tecnologa Conformar equipo de trabajo Formalizar objetivo , roles y responsabilidades Preparar plan para conceptualizar / definir Evaluar el sitio Preparar alcance(s) concept. y estimados de costos Clase IV Evaluar rentabilidad de opciones
Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II

Organizarse para la fase de planificacin del proyecto

Seleccionar la(s) opcin(es)

preferida(s) / Solicitar fondos

para estim. Clase II

VISUALIZAR

CONCEPTUALIZAR

DEFINIR

IMPLANTAR

OPERAR

Conceptualizacin

Fase Conceptualizar
Los productos de la fase de visualizar constituyen el insumo de trabajo para continuar con el desarrollo del proyecto y ejecutar la fase de conceptualizar. El propsito de esta fase es la seleccin de la(s) mejor(es) opcin(es) y la mejora en la precisin de los estimados de cos tos y tiempo de implantacin. Todo esto para lograr lo siguiente : Reducir la incertidumbre y cuantificar los riesgos asociados Determinar el valor esperado para la(s) opcin(es) seleccionada(s). Bsicamente, esta fase busca cumplir con dos objetivos principales: Organizarse para la fase de planificacin del proyecto Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) y solicitar los fondos para ejecutar las actividades que permitan obtener un estimado de costo Clase II. Organizarse para la etapa de planificacin del proyecto Las actividades principales para lograr este objetivo son: 1. Conformar el equipo de trabajo 2. Formalizar los objetivos, roles, y responsabilidades y 3. Preparar el plan para conceptualizar y definir el proyecto.
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Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) Las actividades principales para lograr este objetivo son: 1. Evaluar la tecnologa 2. Evaluar el sitio 3. Preparar los alcances conceptuales de las opciones seleccionadas y sus estimados de costo Clase IV. 4. Evaluar la rentabilidad de las opciones A continuacin se describen detalladamente las actividades de cada uno de estos objetivos.

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Evaluar la tecnologa

. . .

La composicin del equipo puede ser dinmica Destrezas, experiencia y autoridad Gerencia de proyectos, tecnologa, operaciones y del negocio.

Conformar equipo de trabajo

Formalizar objetivo , roles y responsabilidades Preparar plan para conceptualizar / definir

Evaluar el sitio Preparar alcance(s) concept. y estimados de costos Clase IV Evaluar rentabilidad de opciones Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) / Solicitar fondos para estim. Clase II

Organizarse para la fase de planificacin del proyecto

VISUALIZAR

CONCEPTUALIZAR

DEFINIR

IMPLANTAR

OPERAR

Conformar el equipo de trabajo

Introduccin Es esencial, para el proceso de planificacin de un proyecto, seleccionar el equipo de trabajo adecuado. A continuacin, se describen algunos factores claves para lograr una optima seleccin. Punto de partida La gerencia de proyectos usar el concepto validado, desarrollado durante la fase de visualizacin del negocio, para determinar la composicin del equipo. El concepto validado es la idea inicial del proyecto que impulsa el proceso de planificacin. Tpicamente, contiene informacin relacionada con los objetivos preliminares del proyecto, que confirman que la gerencia lo ha aceptado como un proyecto factible y ha autorizado los fondos requeridos para la fase de conceptualizacin. Composicin del equipo. Bsicamente, la formacin del equipo se efecta en base a la participacin organizacional / funcional y requiere atributos individuales de sus miembros para que logre su cometido. La primera consideracin es que todas las organizaciones involucradas deben tener representacin en el equipo o tener oportunidad de aportar al proceso de planificacin. Estas organizaciones funcionales, que sern llamadas a participar en el proyecto, incluyen la gerencia de proyectos, tecnologa, operaciones, unidad de negocios, planificacin corporativa, etc.
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La siguiente consideracin, muy crtica para el xito del equipo, tiene que ver con la incorporacin de los siguientes atributos de sus miembros para que pueda lograr sus objetivos: Experiencia Conocimiento cabal de los elementos clave del proyecto. Capacidad La habilidad de ejecutar las tareas requeridas por el proyecto. Autoridad La capacidad de tomar decisiones. El nmero de participantes en la planificacin no es lo ms importante, sino la experiencia requerida para completar el proceso. En los proyectos que contemplan alianzas o asociaciones estratgicas (joint ventures), los distintos dueos deben plantear sus respectivas estrategias corporativas muy temprano durante el proceso de planificacin. El lder del equipo. La gerencia de proyectos debe seleccionar el lder del equipo quien, a su vez, determinar la composicin del mismo tomando en cuenta el concepto planteado por el dueo y los atributos requeridos para un desenvolvimiento exitoso. Entre las cualidades ideales del lder del equipo deben estar: Comprensin cabal del proceso de planificacin del proyecto. Experiencia en proyectos similares. Habilidad como facilitador del equipo. Ser reconocido como lder por otros lderes. Disposicin de escuchar y habilidad de expresarse. Habilidad de ayudar a individuos / organizaciones para superarse. Efectividad organizacional (encuentra el balance entre tareas y gente). Habilidad y disposicin para afrontar problemas.

Equipos de apoyo Los miembros del equipo, a su vez, podrn formar equipos de apoyo enfocados en tareas especficamente definidas. Estos equipos podrn incluir gente dentro o fuera de la organizacin, tales como consultores o contratistas que pueden aportar experiencias especficas para el logro de la meta y objetivos del equipo. Los equipos de apoyo podrn revisar temas como: Gerencia de riesgos (ambiental, legal, poltica, tecnolgica, etc.)
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Evaluacin de la tecnologa Evaluacin del sitio Evaluacin del mercado. El balance correcto Se ha demostrado que no solo con tener el recurso humano adecuado se logra el xito de los proyectos, sino que se requiere adems de un balance de factores tcnicos, gerenciales y humanos que son interdependientes, sinrgicos y congruentes. Requerimientos anticipados de recursos para el proyecto El lder debe evaluar los requerimientos del proyecto para la conformacin del equipo e incluir en el mismo los recursos humanos y experiencia para las reas siguientes, segn se requiera: Evaluacin del mercado y el negocio Construccin Costo y programacin / planificacin Ambiente Anlisis financiero Ingeniera general Recursos humanos Relaciones laborales Legal Operaciones y mantenimiento Ingeniera de proceso Procura Control del proyecto Relaciones pblicas Calidad Seguridad Ingeniera de especialistas

Continuidad a largo plazo Cuando se seleccionan los miembros clave del equipo, es deseable considerar su permanencia a lo largo de la vida del proyecto. La continuidad ayuda a garantizar el cumplimiento del objetivo e intenciones originales ya que se cuenta con los antecedentes, las razones que soportaron las decisiones, etc. De no ser posible la continuidad, entonces
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se requiere de un buen registro y documentacin de lo anteriormente desarrollado, y hasta donde sea posible, un plan para la transicin y cambio del personal. Se ha demostrado que cambios en los miembros clave del equipo han afectado negativamente los resultados de los proyectos Compromiso del equipo El lder deber ayudar a los miembros del equipo a lograr su meta. Los miembros se apoyarn, colaborarn y se comunicarn abiertamente y libremente unos con otros. Las agendas personales no pueden ser ms importantes que la agenda establecida por el equipo. Los conflictos se deben abordar abiertamente, en un ambiente de comunicacin honesto y constructivo. Los equipos efectivos: Son flexibles Son confiables Apoyan a los miembros del equipo Tienen objetivos compartidos Son tcnicamente calificados Son abiertos y honestos Son respetuosos con los dems No son amenazas para los otros miembros del grupo Son automotivados Se orientan a la solucin Son totalmente comprometidos con el grupo Estn dispuestos a compartir poder Estn dispuestos a participar en discusiones de grupo Estn dispuestos a colaborar Utilizan sistemas de informacin que racionalizan la comunicacin Emplean tcnicas de planificacin y prcticas organizadas de trabajo Mantienen la continuidad de los miembros clave Apoyan las decisiones por consenso Muestran una sensacin de urgencia. El trabajo en equipo es una de las mejores prcticas y constituye una de las premisas fundamentales para el xito de los proyectos Decisiones ponderadas
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El equipo toma decisiones preferiblemente por consenso, para lo cual se deben considerar todos los argumentos / elementos de informacin a objeto de soportar esta decisin. De no llegar a un consenso, el lder del equipo ser quien tome la decisin correspondiente. Una vez tomada la decisin, todos los miembros se deben sentir comprometidos para llevarla adelante. Objetivos claramente definidos Trabajos de investigacin han demostrado que muchas de las dificultades en proyectos son causadas principalmente por: La falta de definicin clara de los objetivos del dueo La interpretacin inconsistente de los objetivos La falta de comunicacin clara de los objetivos del proyecto. El primer paso en la planificacin y organizacin de los proyectos es definir clara y detalladamente los objetivos del dueo. Este, a su vez, debe comunicar estos objetivos a los participantes en el proyecto. Se debe lograr la consistencia en el entendimiento de los objetivos entre las gerencias de proyectos, unidades de negocios y operaciones. Los objetivos deben ser precisos, definidos en trminos de resultados medibles, especficos en cuanto al tiempo para lograrlos, flexibles, aceptar cambios en la medida que se avance y justifique, y jerarquizados. Alianzas/ Esfuerzo Compartido de Optimizacin (E.C.O) / cambio al uso de servicios externos (Outsourcing) En algunos casos, se forman alianzas para permitir a los negocios una competencia ms eficiente por la cuota del mercado. Una alianza es una asociacin a largo plazo, con una o ms organizaciones externas a la filial. Las alianzas pueden ser conformadas para un proyecto especfico, tal como es el caso de la aplicacin de la filosofa E.C.O. En otros casos se forma una alianza para atender algn aspecto especfico de los proyectos de una filial, como por ejemplo la ingeniera de detalles. Un aspecto de especial relevancia en el caso de las alianzas consiste en lograr que sus miembros se comprometan fuertemente con el equipo y compartan los objetivos del proyecto, sobreponindose a las potenciales diferencias entre los objetivos corporativos, valores y cultura de cada una de las organizaciones.
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Tanto en el caso de Outsourcing, como es el caso de los proyectos ejecutados bajo las modalidades B.O.O ( Build, Own, and Operate), B.O.T (Build , Operate, and Transfer), o con financiamiento, es importante destacar que el dueo, entendido como la filial o la corporacin, deber desarrollar como mnimo las fases de Visualizar y Conceptualizar, antes de decidir que modalidad utilizar para ejecutar el proyecto. El desarrollo de estas fases le permitir conocer al dueo, adems de la factibilidad comercial, el nivel de riesgo involucrado. Niveles altos de riesgo no son convenientes para ninguna de las partes, ya que a pesar de que el dueo le transfiera los riesgos al tercero, en ltimo caso, si el proyecto u operacin del tercero presentase problemas, es el dueo quin al final sufre las consecuencias. Aunque el dueo se proteja incorporando penalizaciones y otros mecanismos dentro de los contratos, stos sern solo paliativos y no soluciones permanentes. En definitiva la decisin de Outsourcing debe estar basada en un anlisis del negocio, sus riesgos, beneficios y el valor agregado que esta modalidad aportara al accionista. Pudiese darse el caso de que la decisin de Outsourcing se sobrepusiera a la conveniencia econmica para la corporacin de ejecutar un proyecto con sus propios recursos, por ser quizs la nica forma viable de desarrollarlo. Esto se hara as para no perder la ventana de oportunidad en el tiempo para un determinado negocio como, por ejemplo, en el caso de existir restricciones presupuestarias con una cartera de actividades en donde existen otros negocios ms rentables. Resulta una buena prctica establecer con certeza, aunque no siempre resulte una tarea fcil, cuanto le costara al dueo la ejecucin, operacin y mantenimiento del proyecto, ya que este ejercicio constituir la base fundamental para evaluar la conveniencia del Outsourcing. Es importante destacar que todo lo indicado en las presentes guas resulta vlido para cualquier modalidad de contratacin que desarrolle un proyecto y, en cualquiera de los casos, el dueo deber velar por que se ejecuten en su totalidad. Las fases subsiguientes a las de visualizacin y conceptualizacin podrn ser desarrolladas con terceros quienes sern los que ejecuten sus actividades.

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Evaluar la tecnologa Conformar equipo de trabajo Evaluar el sitio Preparar alcance(s) concept. y estimados de costos Clase IV Evaluar rentabilidad de opciones Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) / Solicitar fondos para estim. clase II

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Requerimientos plan del negocio. Traducir en objetivos del proyecto. Enumerar opciones conocidas. Definir misin.

Formalizar objetivo, roles y responsabilidades

Preparar plan para conceptualizar / definir

Organizarse para la fase de planificacin del proyecto

VISUALIZAR

CONCEPTUALIZAR

DEFINIR

IMPLANTAR

OPERAR

Formalizar objetivos, roles y responsabilidades

Introduccin La segunda actividad del objetivo: Organizarse para la planificacin del proyecto consiste en desarrollar el mandato, cometido o encomienda del proyecto. Este mandato ayuda a definirle al equipo, su misin, roles y responsabilidades para permitirle transformar el concepto del proyecto en una estrategia viable para la ejecucin del mismo, enmarcada dentro de: La ventana de tiempo disponible. Estas guas corporativas para proyectos de capital. Objetivos Un proyecto debe satisfacer objetivos corporativos y especficos. Los objetivos corporativos pueden necesitar uno o ms proyectos para su cumplimiento. Estos objetivos son ms conceptuales y amplios que los objetivos especficos de cada proyecto. A pesar de esto, deben abordarse en trminos completamente entendibles por el equipo del proyecto. Los objetivos especficos, los cuales sirvieron para la conformacin del equipo, deben ser compatibles con los objetivos corporativos. En el caso de alianzas o cualquier otra modalidad de contratacin/ejecucin de proyectos, los objetivos corporativos deben reflejar el consenso de todas las unidades, compaas u organizaciones participantes.
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Por otra parte, los objetivos corporativos deben definir los requerimientos y/o la oportunidad del negocio en trminos amplios, sin enfocar prematuramente proyectos / reas especficas que podran no ser despus la mejor opcin para satisfacer las necesidades del negocio. A manera de ejemplo, no es lo mismo un objetivo de: Instalar una nueva caldera que Suministrar mayor volumen de vapor que el actual. Lo primero establece claramente la necesidad de un nuevo equipo, mientras lo segundo podra satisfacerse mediante la ampliacin de lo existente o en ltima instancia con la instalacin de equipos adicionales. Factores de xito en la ejecucin de un proyecto La percepcin del xito de un proyecto depende de la perspectiva de quien est midindolo. El xito para el dueo es el producto operacional y el cumplimiento de las especificaciones, mientras que para los diseadores y contratistas estriba en los procesos de diseo y construccin y en el cumplimiento con las metas de costo y tiempo de ejecucin. A continuacin se mencionan algunos factores indispensables para una planificacin exitosa: Objetivos del proyecto bien definidos Congruencia de objetivos entre los participantes claves Una planificacin extensiva y temprana. Participantes competentes tcnicamente en todas las reas requeridas por el proyecto Compromiso de dedicacin (tiempo) de los participantes claves. Qumica adecuada del equipo. Un sentido de urgencia /respuesta entre los miembros del equipo. Comunicaciones abiertas. Actitudes que propicien el trabajo en equipo

Contenido del mandato o cometido En los proyectos mayores, el mandato o cometido formal, consiste en un memorndum a los miembros del equipo, el cual deber apuntar a los siguientes elementos claves: Misin Definicin de la calidad de los productos Organigramas con roles y responsabilidades Identificacin de actividades e hitos principales para la planificacin del proyecto Procedimientos para optimar el trabajo en equipo
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Definicin de requerimientos de medicin y reportes de progreso Procedimientos de coordinacin Definicin de lmites de autoridad Parmetros presupuestarios.

Conclusiones El mandato enfoca el equipo hacia la tarea que tiene en frente y es la base de referencia a lo largo del proceso de planificacin del proyecto. El mandato debe prepararse basado en los requerimientos de las guas corporativas de la empresa. Una vez establecido el mandato y acordado con los miembros del equipo, deber ser revisado y avalado por el dueo del proyecto, antes de proceder con el trabajo de planificacin. El objetivo de esta revisin es asegurar la alineacin del proyecto con los objetivos corporativos y el compromiso del dueo de ceirse a este mandato a lo largo del proyecto.

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Evaluar la tecnologa Conformar equipo de trabajo Formalizar objetivo, roles y responsabilidades Evaluar el sitio Preparar alcance(s) concept. y estimados de costos Clase IV Evaluar rentabilidad de opciones Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) / Solicitar fondos para estim. Clase II

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Basado en un mandato aprobado. Documentar quin, cmo y cundo. Definir necesidades, requerimientos y objetivos. Definir roles y responsabilidades.

Preparar plan para conceptualizar / definir

Organizarse para la fase de planificacin del proyecto

VISUALIZAR

CONCEPTUALIZAR

DEFINIR

IMPLANTAR

OPERAR

Preparar plan para conceptualizar y definir

Introduccin La tercera y ltima funcin del objetivo organizarse para la fase de planificacin del proyecto es preparar el plan para desarrollar las fases de conceptualizar y definir . El equipo de trabajo preparar el plan basado en: 1 El concepto validado del proyecto (la idea para la cual se desarrolla el esfuerzo de planificacin). 2 El mandato establecido. Esto constituye la informacin de entrada para preparar el plan inicial del proyecto. De la preparacin de este plan se obtienen dos productos: 1. Un concepto validado del proyecto mas claramente enfocado. 2. Un plan para acometer la conceptualizacin y definicin del proyecto. Plan para conceptualizar / definir Este plan es una formalizacin y documentacin de los mtodos y recursos que puede utilizar la empresa, para desarrollar el proceso de planificacin preliminar del proyecto.
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Se compone de: Requerimientos del negocio Enumeracin de opciones conocidas Un cronograma detallado para la planificacin preliminar Recursos requeridos para la planificacin preliminar Presupuesto estimado para la planificacin preliminar Informacin requerida / disponible Sitio de trabajo del equipo (conceptualizacin / definicin) Estrategia de contratacin Anlisis de los requerimientos de permisologa Productos y documentos a preparar Requerimientos de medicin y reporte de progreso Definicin de tareas para minimizar el riesgo en Investigacin Tecnologa El sitio (caractersticas) El mercado La competencia Salud y seguridad

Descripcin del proyecto Capacidad Ubicacin Calidad de la alimentacin y los productos Tecnologas consideradas Prioridades de las fases de planificacin del proyecto Responsabilidades de todos los miembros del equipo de planificacin del proyecto. Es importante mencionar que, durante el proceso de preparacin del plan, hay dos factores que influyen en su culminacin exitosa: la composicin y destrezas del equipo de trabajo, y la calidad del mandato en trminos de objetivos claramente expresados. Elementos claves Los elementos a considerar en el proceso de planificacin preliminar del proyecto son: Mientras ms temprano se planifique el proyecto mayor ser la posibilidad de acortar el tiempo de ejecucin. Mientras ms temprano se pueda dividir las tareas mayores en subtareas ms pequeas, autosuficientes y ejecutables independientemente de las dems, menor ser
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la duracin de la planificacin del proyecto, ya que se podrn acometer varias subtareas simultneamente. Es vital para una planificacin exitosa del proyecto que los roles y responsabilidades de los miembros del equipo se encuentren bien definidos. Mientras ms recursos y tiempo se asigne a la planificacin, mayor ser la oportunidad de encontrar soluciones ptimas. Sin embargo, el plan para conceptualizar y definir el proyecto debe ser controlado en trminos de tiempo y costo. En situaciones de alta incertidumbre, planificar bajo un enfoque flexible y adaptable resulta apropiado. As mismo, en este tipo de situaciones aumenta en importancia la escogencia de miembros del equipo que estn altamente calificados. Como el proceso de planificacin puede consumir una gran cantidad de tiempo y resultar un reto desde el punto de vista tcnico y administrativo, se le debe permitir suficiente tiempo al equipo de planificacin para efectuar las tareas adecuadamente. Conclusiones La planificacin de las actividades abre el camino hacia la ejecucin exitosa de un proyecto. Las guas mencionadas anteriormente ayudarn a garantizar que el proceso est bien coordinado y comprendido. Organizarse para la planificacin del proyecto consiste bsicamente en seleccionar al personal adecuado para la tarea, apoyarlos y comunicarles claramente los objetivos de la Corporacin y del proyecto, para que se pueda preparar un buen plan preliminar.

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Evaluar la tecnologa
Conformar equipo de trabajo Formalizar objetivo , roles y responsabilidades Preparar plan para conceptualizar / definir Evaluar el sitio Preparar alcance(s) concept. y estimados de costos Clase IV
Evaluar rentabilidad de opciones

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Nueva o existente? En que porcentaje? Est demostrada comercialmente? Existen problemas de escalamiento en la capacidad? Estn identificados? Existe una filosofa o lineamiento corporativo sobre la toma de riesgos? Se permite tolerar en alto grado las contingencias?

Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) / Solicitar fondos para estim. Clase II

Organizarse para la fase de planificacin del proyecto

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CONCEPTUALIZAR

DEFINIR

IMPLANTAR

OPERAR

Evaluar la tecnologa
Introduccin Las actividades para analizar la tecnologa sopesan las tecnologas disponibles en relacin con las necesidades y restricciones de la Corporacin. Los miembros del equipo deben identificar las brechas tecnolgicas y de conocimiento, para trabajarlas y producir informacin complementaria que permita a los niveles correspondientes tomar decisiones de calidad. Las opciones tecnolgicas deben ser cuidadosamente analizadas para asegurar que el proyecto tenga un comienzo fundamentado sobre bases firmes. Aspectos principales a considerar Normalmente la seleccin de la tecnologa del proyecto se hace con base en varias tecnologas en competencia y posiblemente alguna tecnologa desarrollada dentro de la Corporacin. Para las primeras, existe un patrn o secuencia general de eventos, los cuales se enumeran a continuacin: 1. Desarrollar la informacin bsica del proyecto. 2. Identificar las tecnologas disponibles. 3. Contactar a los licenciantes de tecnologa. 4. Realizar una evaluacin tcnica preliminar. 5. Visitar plantas que utilicen las tecnologas evaluadas y seleccionar la lista corta.
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6. Desarrollar alternativas al proceso. 7. Solicitar informacin tcnica detallada (bajo acuerdos de confidencialidad). 8. Elaborar estimados de costo 9. Realizar anlisis tcnicoeconmicos para la seleccin preliminar de la tecnologa. 10. Seleccin definitiva de la tecnologa. 11. Documentacin del trabajo y reportes de avance y resultado final. 1. Desarrollar la informacin bsica del proyecto El comprador de tecnologa debe desarrollar en primer lugar los criterios para seleccionarla. Estos criterios parten de las oportunidades y limitaciones que envuelven el proyecto. Aspectos tales como ubicacin de la planta, disponibilidad de materia prima, disponibilidad de servicios, demanda y calidad de productos y consideraciones ambientales deben ser tomados en cuenta. Por ejemplo, si el costo de la energa es alto entonces un proceso eficiente en energa debera ser favorecido. Si la materia prima es costosa e importada, entonces se debera dar un mayor peso a los rendimientos de la planta. El dueo debe desarrollar informacin bsica sobre el proyecto, la cual ser de mucha utilidad durante el proceso de evaluacin y seleccin, tal como: Capacidad y ubicacin Especificaciones de los productos Disponibilidad, calidad y costo de la materia prima Disponibilidad y condiciones de entrega de los servicios en el sitio de ubicacin Condiciones climticas Regulaciones ambientales Estndares de ingeniera Requerimientos de almacenaje de la materia prima y los productos

2. Identificar las tecnologas disponibles Por lo general, varias tecnologas se encuentran disponibles para obtener un determinado producto. Se puede encontrar informacin sobre estas tecnologas en publicaciones, revistas tcnicas (Hydrocarbon Processing, Chemical Engineering, etc.) y bases de datos computarizadas en lnea (Internet). Algunos licenciantes (Union Carbide, UOP, EVC, etc.) mercadean directamente sus tecnologas, mientras que otros prefieren hacerlo a travs de arreglos con compaas de
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ingeniera. Algunas compaas de ingeniera son dueas de tecnologas propias. Muchas fuentes de tecnologa pueden ser ubicadas fcilmente. Otras, por ser procesos especializados, pueden requerir la contratacin de empresas familiarizadas con el tema para poderlas ubicar. 3. Contactar a los licenciantes de tecnologa Despus de cumplir con los pasos anteriores, los licenciantes pueden ser contactados para obtener informacin preliminar de sus procesos. Esta informacin incluye normalmente una descripcin del proceso, requerimientos de materia prima, calidad de los productos, consumo de servicios, costo de capital (orden de magnitud), efluentes y subproductos. El licenciante puede resultar muy til en enfocar la atencin a las reas crticas de la tecnologa basado en sus propias experiencias pasadas. En esta etapa, la calidad de la informacin suministrada por el licenciante ser determinante en la posible inclusin de su tecnologa dentro del anlisis por parte del dueo. 4. Realizar una evaluacin tcnica preliminar Toda la informacin tecnolgica obtenida de los licenciantes debe ser cuidadosamente analizada, a objeto de identificar reas que no se ajusten a las condiciones del proyecto, como por ejemplo: El uso de una tecnologa con una instrumentacin / control altamente sofisticados en sitios donde no se dispone de recursos tcnicos para apoyarlos. La imposibilidad de la tecnologa para procesar la materia prima con la calidad disponible. Despus de la evaluacin tcnica preliminar, el nmero de licenciantes puede ser reducido a una lista corta, para entonces solicitarles informacin detallada. 5. Visitar plantas que utilicen las tecnologas evaluadas Las visitas a plantas con las tecnologas consideradas dentro de la lista corta, son una parte esencial de la evaluacin general. Generalmente, el cliente firma un acuerdo de confidencialidad antes de la visita. Estas visitas proporcionan un entendimiento excelente de la complejidad del proceso, su grado de automatizacin y los tipos de proceso involucrados. En lo posible, se deber seleccionar plantas que operen en condiciones similares a las del proyecto. Con estas visitas, se puede conocer los requerimientos de rea, distribucin de las instalaciones, elevacin de los equipos, operaciones unitarias, requerimientos de mantenimiento, control de proceso, repuestos, etc. La comparacin de varias plantas puede dar orientacin, para la seleccin posterior de la tecnologa. Despus de las visitas a las plantas, ya existe suficiente informacin disponible para comparar las diferentes tecnologas con base en criterios establecidos. Los rendimientos
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de productos, consumo de servicios, y complejidad de los procesos estn ya suficientemente conocidos para elaborar una lista corta con dos o tres tecnologas. A fin de elaborar la lista corta, el equipo de trabajo debe desarrollar criterios de seleccin que estn basados en los objetivos del proyecto. Estos criterios pueden ser clasificados generalmente dentro de las siguientes categoras: Pasa / no pasa. Esta categora contiene tpicos que deben ser necesariamente satisfechos o, de lo contrario, la tecnologa no puede ser escogida, por lo que la evaluacin no se contina (condicin sine qua non). Como posibles ejemplos tenemos: (a) La compaa debe mantener una posicin legal favorable; (b) El derecho por el uso de la patente debe estar disponible bajo condiciones aceptables para el cliente; (c) La tecnologa debe cumplir con las regulaciones ambientales. Necesidades crticas. Esta categora se maneja segn el criterio pasa / no pasa. Se relaciona tpicamente con aquellos tpicos contenidos en los objetivos, restricciones y factores claves del xito preestablecidos tales como capacidad, conformacin de los productos, requerimientos de materia prima, rea disponible, etc. Aspectos deseables. Como su nombre lo indica, esta categora incluy todos aquellos aspectos relacionados con la satisfaccin de los clientes o actores principales del negocio, tales como las unidades de negocios, operaciones, mantenimiento, ingeniera, etc. Una matriz con los criterios de seleccin debe ser preparada que muestre el peso relativo de los diferentes criterios, el puntaje de cada criterio y el total obtenido por cada opcin. Se sugiere que los pesos sumen en total 100 puntos y que los puntajes varen de 0 a 100 puntos. Hojas separadas con las razones por los pesos y puntuaciones asignadas pueden resultar muy beneficiosas y oportunas. 6. Desarrollar alternativas al proceso Como ya se mencion, las visitas a plantas con las tecnologas en evaluacin proporcionan al equipo del proyecto un nivel de entendimiento adecuado del proceso para comunicarse con los licenciantes. Los dueos de la tecnologa podrn estudiar alternativas al proceso base, en funcin de la informacin suministrada por el dueo o cliente. La misma tecnologa puede tener variantes de proceso con base en la calidad de la materia prima, filosofa de tratamiento de efluentes y servicios disponibles en el rea. Por ejemplo, el enfriamiento por aire puede ser utilizado en reas en donde no exista disponibilidad suficiente de agua de enfriamiento. Los materiales de construccin pueden ser decididos en funcin de los materiales disponibles en el mercado local, particularmente en pases en desarrollo. El consumo de servicios puede ser reducido mejorando la integracin de calor (muy importante en pases importadores de petrleo). Si la materia prima es costosa, entonces
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se pueden aadir equipos para la recuperacin adicional de productos de las diferentes corrientes y efluentes. Algunas veces, las especificaciones de los productos de exportacin se convierten en el factor que controla el diseo. En definitiva, los licenciantes deben ajustar varias o todas las secciones de sus procesos para cumplir con las especificaciones de los clientes. 7. y 8. Solicitar Informacin tcnica detallada y elaborar estimados de costo Despus de que los licenciantes hayan hecho los ajustes de proceso a sus tecnologas, proporcionarn, bajo acuerdo de confidencialidad, las propuestas tcnicas detalladas que permitan elaborar los estimados de costos. 9. Realizar anlisis tcnicoeconmico para la seleccin definitiva de la tecnologa Con la informacin tcnica y los estimados de costos se procede a un anlisis detallado de las opciones en el cual se comparan los costos de capital, los rendimientos, los consumos de servicios, los consumos de catalizadores y qumicos, los requerimientos operacionales y de mantenimiento, etc. Generalmente el equipo del proyecto conforma un grupo evaluador para estudiar las propuestas y emitir recomendaciones. El anlisis econmico debe incorporar el impacto de los posibles riesgos identificados. El resultado final del anlisis econmico ser la jerarquizacin de los licenciantes segn el valor econmico resultante de su tecnologa. Es conveniente sealar que la mejor opcin econmica no siempre es la de menor inversin. La incorporacin de un consultor experimentado en la evaluacin de tecnologas puede resultar muy til en esta etapa, ya que puede facilitar la identificacin de reas importantes del proceso, tales como la operabilidad de la planta, materiales, facilidad de mantenimiento, rendimientos, riesgos operacionales e integracin de energa. 10. Seleccin definitiva de la tecnologa Adicionalmente al resultado econmico, la decisin sobre la seleccin final de la tecnologa debe tomar en cuenta el aseguramiento de la asistencia y conocimientos tecnolgicos necesarios, a fin de maximizar el valor obtenido por la potencial compra de la licencia. El inters del licenciante por lograr la venta de su licencia representa una ventaja de negociacin importante para el dueo a fin de asegurar el objetivo del aseguramiento tecnolgico. Adems de la evaluacin tecnolgica ya efectuada, los aspectos a considerar para el aseguramiento tecnolgico se mencionan a continuacin y se describen en detalle en la fase de definicin: 1. Seleccin del contratista de ingeniera
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2. Acuerdos de transferencia de tecnologa Licencia de tecnologa Regalas Consultas durante la ingeniera de detalle Revisin de dibujos de detalles mecnicos de los vendedores Adiestramiento tcnico Asistencia durante el arranque Procedimientos de arranque y operacin Garantas Soporte continuo. 11. Documentacin del trabajo, reportes de avance y resultado final En la medida en que el anlisis de las tecnologas progresa, ste debera ser documentado de manera que contenga la siguiente informacin: Objetivos del anlisis. Una exposicin de los objetivos tecnolgicos junto con la lista de las tecnologas a ser analizadas por el equipo. Descripcin de los productos y procesos. Descripcin general de cada proceso y sus productos. Tambin debe prepararse una lista de las brechas de conocimiento identificadas y las necesidades de informacin sobre procesos y productos. Factores relativos a la aplicabilidad de las tecnologas y los mercados. Se describirn los usos preestablecidos y potenciales de los procesos y productos, entre los cuales se podr incluir: posicionamiento competitivo captacin o cuota de mercado esperada grado de competicin anticipada tipos de mercados crecimiento esperado de los mercados amenazas de otras fuentes o productos proyecciones a largo plazo de las ventas. Anlisis financiero. Se deben incluir los planes para el anlisis financiero de cada tecnologa. Estos deberan incluir un estudio de evaluacin de riesgos y los anlisis de sensibilidad. Los mtodos normales que las compaas utilizan, tales como la tasa interna de retorno (TIR), el valor presente neto (VPN), etc., deberan ser comparados. Determinacin del marco regulatorio y de la necesidad de una evaluacin ambiental o toxicolgica. Debe incluirse un plan para atender estos aspectos. Estado del marco legal y de patentes. Todos los aspectos que aborden estos puntos deben ser incluidos.
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Estado del grado de conocimiento y de la tecnologa. Se incluir un plan para cubrir las brechas de conocimiento y tecnolgicas identificadas. Cronograma con hitos La documentacin tecnolgica debera tambin incluir un cronograma con hitos a fin de ayudar a determinar el tiempo requerido para completar el estudio. El cronograma podra incluir hitos claves, tales como: Fecha de formacin del equipo. Identificacin de todas las tecnologas a ser consideradas. Acuerdos de confidencialidad para todas las tecnologas abordadas en detalle. Muestras de productos obtenidas / analizadas. Todos los sitios visitados y las reuniones sostenidas. Toda la informacin para el anlisis financiero. Estos incluyen pronsticos de ventas, precio y volumen de cada producto (a corto y largo plazo) y todos los elementos de costo (labor, bienes, capital, etc.) de cada tecnologa. Determinacin del marco regulatorio que aplica a cada tecnologa. Determinacin del marco legal y de patentes de cada tecnologa. Determinacin de riesgos. Fecha de la revisin por parte de los niveles decisorios de los criterios de seleccin. Fecha para el reporte final y la emisin de las recomendaciones.

Informe final Los requerimientos sobre el informe final de evaluacin de las tecnologas debera consistir en una presentacin a la gerencia, adems de un informe formal. La presentacin a la gerencia. El objetivo de esta presentacin debe ser darle a la gerencia suficientes elementos para obtener comprensin y confianza en las recomendaciones, de manera que queden convencidos de que: los mtodos de anlisis han sido rigurosos los resultados son completos y precisos las recomendaciones estn bien fundamentadas, estructuradas de manera slida y responsable las recomendaciones satisfarn los objetivos de la Corporacin y podrn ser alcanzadas dentro de las restricciones y requerimientos establecidos la tecnologa seleccionada es la correcta. El informe formal. El informe debera documentar los detalles del anlisis de la tecnologa efectuado, incluyendo el costo final del esfuerzo del equipo de trabajo.
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Evaluar la tecnologa Conformar equipo de trabajo Formalizar objetivo , roles y responsabilidades Preparar plan para conceptualizar / definir

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En conjunto o en paralelo con el anlisis de la tecnologa. Considere todos los niveles (global, local, dentro del rea industrial, etc.) Investigue las caractersitcas del sitio y su cumplimiento con los objetivos. Determine fortalezas y debilidades relativas a los sitios. Satisfaga las necesidades a largo plazo.

Evaluar el sitio
Preparar alcance(s) concept. y estimados de costos Clase IV.5
Evaluar rentabilidad de opciones

Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II

Organizarse para la fase de planificacin del proyecto

Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) / Solicitar fondos para estim. Clase II

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DEFINIR

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Evaluar el sitio
Introduccin En muchos casos, las caractersticas del sitio influencian la seleccin de la tecnologa. El equipo de trabajo debe desarrollar suficiente informacin para permitir que la optimizacin se concrete durante la actividad evaluacin de rentabilidad de opciones. La actividad evaluacin del sitio consiste en la ponderacin de las fortalezas y debilidades de las diferentes ubicaciones, para cumplir con los requerimientos del dueo. La teora de seleccin es bastante simple: encontrar una ubicacin que maximice los beneficios para el dueo. Sin embargo, la aplicacin de esta teora no resulta tan sencilla. La evaluacin de las ubicaciones podra hacerse a nivel mundial, nacional, local y hasta se realizara un anlisis de ubicaciones dentro de una instalacin industrial. Pasos principales para la evaluacin del sitio A continuacin, se mencionan los pasos principales a seguir: Identificar claramente los objetivos del negocio Determinar las posibles ubicaciones geogrficas de las instalaciones a construir, las cuales pueden estar cerca de: .... los clientes (mercados)
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.... el suministro de la materia prima .... donde los costos de labor sean menores .... donde existan servicios adecuados .....de otras plantas relacionadas .... o una combinacin de lo anterior. Tambin, puede considerarse una optimizacin del uso de la infraestructura existente, tales como: tuberas, lneas de conexin, etc. Finalmente, deber considerarse las caractersticas portantes del suelo, su escorrenta, topografa, etc., para lo cual resulta conveniente tener los estudios correspondientes. Desarrollar tablas con el impacto en costo de las diferentes opciones ayudan a jerarquizarlas, pero la decisin debe tomar en cuenta las necesidades a largo plazo. A continuacin, se presenta un caso hipottico ilustrativo de ubicacin de una planta: Ubicacin 1 Cerca de la materia prima Ubicacin 2 Menor costo de la labor Ubicacin 3 Menor costo de la electricidad Ubicacin 4 Cerca de los clientes EJEMPLO DE TABLA DE IMPACTO SEGN COSTOS ANUALES
Ubicacin escogida Segn .......... > Costos anuales > Materia prima Labor Costo del dinero (inters) Depreciacin Servicios Costos de suministro y distribucin Costos de administracin y mercadeo Costos totales Materia prima Ubicacin 1 Estimado Bajo Mejor Alto Labor Ubicacin 2 Estimado Bajo Mejor Alto Costo electricidad Ubicacin 3 Estimado Bajo Mejor Alto Mercado Ubicacin 4 Estimado Bajo Mejor Alto

Si la seleccin del sitio no est restringida por exigencias de tipo poltico, legal, financiero o social, entonces la seleccin se transformar en una verdadera optimizacin basada en las mejores opciones tcnicas disponibles, desde el punto de vista: Econmico global (con elementos presentes y futuros)
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Ingresos (mercado) Costos (materia prima, labor, servicios, costo de suministro y distribucin) Inversin inicial. Si existiesen restricciones de tipo poltico, legal, financiero o social, entonces la seleccin ser una suboptimizacin basada en las mejores opciones disponibles, dado el conjunto de restricciones que aplican. Por ejemplo: El Gobierno podra estar interesado en desarrollar un rea definida, desde el punto de vista social o de cualquier otro. En este caso, los planificadores del proyecto deben considerar estas complicaciones y ajustar el tiempo y el costo. Finalmente, el equipo hace una jerarquizacin de los mejores sitios posibles y de stos se selecciona el sitio definitivo. Seleccin del sitio Una vez desarrollada la informacin del sitio, el equipo debe organizarla para propsitos de anlisis y de la toma de decisin. El anlisis reducir las ubicaciones potenciales a unas pocas que puedan ser manejables y, si es posible, a una sola. Si el equipo no puede finalizar la seleccin del sitio basado en la informacin preliminar disponible en ese momento, entonces deber incluir ms de una opcin para estudiarlas ms en detalle. El equipo podr tomar la decisin final durante el Desarrollo del paquete de definicin del proyecto en la fase de definicin. Documentacin del proceso El equipo deber documentar los esfuerzos de evaluacin en un reporte escrito, que contenga, adems de las recomendaciones sobre los sitios, comparaciones en forma de tablas, que permitan referencias fciles durante la evaluacin. Cualquier informacin detallada de las caractersticas del sitio deber ser preservada para futuros usos por el equipo, en la forma de un reporte tcnico. Las presentaciones orales debern ser hechas solamente como suplemento a los reportes escritos y para ayudar a convencer al ente decisorio de que se est tomando la va apropiada. Lista de verificacin En la seleccin del sitio, es necesario desarrollar suficiente informacin para cada opcin, a fin de poder establecer ventajas y desventajas relativas de una con respecto a las dems.

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A continuacin se enumeran algunos de los principales objetivos y caractersticas a considerar. Aspectos relativos a los objetivos del sitio Posibilidad de crecimiento o de expansiones de capacidad futuras Nivel de impuestos y otras consideraciones legales Objetivos de largo plazo Facilidad de acceso al mercado Facilidad de acceso a la materia prima a bajos costos Disponibilidad y costo de la tierra Transporte Consideraciones de la competencia Costo de la energa Optimizacin de la infraestructura (tuberas, lneas de conexin, etc.) Anlisis respecto a la labor de construccin y operacin: Disponibilidad Consideraciones ticas Actitud de la fuerza laboral Costo de la fuerza laboral Destrezas de la fuerza laboral Aspectos sindicales Anlisis regional Facilidad de atraer y retener profesionales Servicios e infraestructura (clnicas, tiendas, agua, luz, telfono, aseo, etc.) y costos relativos Calidad de vida Capacidades y costos de las industrias locales relacionadas Incentivos financieros locales Incentivos de crecimiento Restricciones ambientales Anlisis de costo para cada ubicacin.

Aspectos relativos a las caractersticas del sitio Consideraciones hidrolgicas Capacidad portante del suelo Carreteras Fundaciones de equipos
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Fundaciones de edificios Otras consideraciones geotcnicas (sismicidad, etc.) Consideraciones de drenaje del terreno (escorrenta) Implicaciones histricas del sitio Evaluaciones ambientales Condicin de uso del sitio Disponibilidad de datos de calidad ambiental del aire Factibilidad de evitar cambios indeseados en la topografa del terreno Uso del terreno circundante a la obra Facilidad de disposicin de efluentes Consideraciones para limpieza de efluentes txicos o peligrosos Topografa del sitio Zonificacin Uso de la tierra de los alrededores Acceso (carreteras, muelles, aeropuertos) para construccin y operacin Factibilidad de construccin Propiedad del terreno Costo total de desarrollo del terreno Aspectos meteorolgicos.

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Evaluar la tecnologa Conformar equipo de trabajo Formalizar objetivo, roles y responsabilidades Preparar plan para Conceptualizar/Definir Organizarse para la fase de planificacin del proyecto Evaluar el sitio

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Reducir incertidumbres. Identificar tiempos y costos disponibles. Ser consistente. Involucrar al usuario. Evitar detalles.

Preparar alcance(s) concept. y estimados de costos Clase IV

Eval. rentabilidad de opciones Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II

Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) / Solicitar fondos para estim. Clase II

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Preparar alcance conceptual y estimados de costo Clase IV

Introduccin El propsito de esta actividad es generar suficiente informacin para el anlisis financiero durante la tarea evaluar rentabilidad de opciones, y reducir las incertidumbres a un nivel aceptable de riesgo. En esta etapa, es muy importante mantener un balance adecuado entre la necesidad de desarrollar detalles ms precisos y la verdadera disponibilidad de tiempo y presupuesto para el estudio. No se trata de ser preciso en esta etapa. Usando la informacin suministrada por los licenciantes de tecnologa y la proveniente de la seleccin del sitio, se pueden elaborar alcances de trabajo para cada opcin generada con suficientes detalles para preparar estimados de costos Clase IV (confiabilidad 30%). Por estar analizando posiblemente varias opciones en conjunto, el nivel de detalles de los alcances y la precisin de los estimados deben ser controlados a fin de evitar costos excesivos en esta etapa. Preparacin del alcance y de los estimados de Costo La preparacin del alcance de las opciones debe anticipar situaciones dinmicas, y requieren por ende, retroalimentacin y ajustes.
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Para aumentar la confiabilidad del trabajo de evaluacin, es necesario que los alcances se preparen siguiendo la misma metodologa, con el mismo nivel de detalles y utilizando en lo posible el mismo equipo de trabajo. La consistencia en la elaboracin de los alcances es el factor clave. Para reducir la incertidumbre a un nivel aceptable, es conveniente utilizar personal con suficiente experiencia. El lder del equipo debe asegurar que la actividad de preparacin de los alcances y estimados de costos de las opciones refleje el alcance original y deseado del proyecto.

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Alcances Conceptuales Los alcances conceptuales contienen informacin preliminar de algunas o todas las reas indicadas en la tabla que a continuacin se presenta. Esta informacin es suministrada por los licenciantes de tecnologa y por el equipo del proyecto, con base en los anlisis del sitio y los objetivos del proyecto. Informacin preliminar para alcance conceptual
Proceso Bases de diseo Balance de masa y energa Lista de equipos Diagrama de flujo Diagrama ubicacin equipos Previsiones especiales Flujo de caja Documento de aprobacin Requerimiento de servicios Edificaciones Zonificacin Uso Ubicacin rea de terreno Nueva o a renovar Poblacin esperada Aspectos ambientales Estacionamientos/ paisajismo Aspectos de seguridad Impacto sobre el costo potencial de diseo Carreteras y accesos Utilitarios/ servicios Cafetera/laboratorio/ sala de conferencia Telecomunicaciones/ grado de sofisticacin Tipo de edificacin/ acabado/tamao/nmero de pisos Instalaciones de servicios Filosofa de control Sistemas de control distribuido Aspectos ambientales Lmites de ruido Sistema de medicin y supervisin Aspectos de seguridad Distribucin de tuberas Leyes/estndares/cdigos Interconexiones de cables Aterramiento elctrico Transformadores / interruptores de transferencia automtica Niveles de voltaje para distribucin elctrica

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Estimados de costo conceptuales Para producir el estimado de costo esperado en esta etapa, normalmente se usan las tcnicas paramtricas o de factorizacin, las cuales se incluyen en los manuales de estimacin de costos. Adicionalmente, se debe preparar un cronograma de actividades principales para cada opcin. Los costos normalmente se obtienen de informacin histrica de la base de datos de estimaciones. Para generar el costo total, los estimadores incluirn provisiones especiales, tales como: escalacin, contingencias y previsiones de riesgos. El estimado deber incluir una tabla resumen, las premisas utilizadas y las correspondientes certificaciones de los estimadores de costos, indicando el grado de precisin logrado. Durante la elaboracin de estos estimados de costos conceptuales, se ha avanzado poco en el diseo, por lo cual los estimados se basan en la experiencia del equipo del proyecto y los datos histricos para producirlos. Por eso es que stos debern servir solo para seleccionar la opcin u opciones que sern definidas en detalle durante la prxima fase. Vale la pena destacar que algunos dueos de proyectos someten la aprobacin de fondos para el proyecto con estimados de costos generados en esta fase conceptual. En la mayora de los casos, esta prctica conduce a un fracaso en satisfacer las expectativas del dueo, ya que se ha omitido la preparacin del alcance detallado del proyecto, el cual debe ser la base para la elaboracin de la ingeniera de detalles. Por regla general, no se debe basar la decisin final de aprobacin del proyecto sobre un alcance y estimados de costos conceptuales. Reporte de progreso Los productos finales de esta etapa son: un alcance conceptual, un estimado de costos (Clase IV), un cronograma con los hitos principales, y un listado de los requerimientos de recursos para cada opcin. El equipo del proyecto usar esta informacin en el anlisis financiero. Conclusiones Los elementos claves del estudio conceptual son: Reducir la incertidumbre a un nivel aceptable de riesgos. Balancear el nivel de detalles y precisin de acuerdo con el tiempo y los fondos disponibles para realizar el trabajo. En la medida de lo posible, utilizar el mismo equipo de trabajo para mantener la consistencia y precisin en la evaluacin de las opciones.
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Evaluar los requerimientos del suministro de materia prima, servicios y labor, por ser elementos fundamentales en la evaluacin de las opciones. Una vez desarrollados los alcances y estimados conceptuales, las opciones preferidas sern evaluadas como se presenta en la descripcin de la siguiente actividad.

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Evaluar la tecnologa Conformar equipo de trabajo Formalizar objetivo , roles y responsabilidades Preparar plan para conceptualizar / definir Evaluar el sitio
Preparar alcance(s) concept. y estimados de costos Clase IV

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Identificar alternativa(s) Criterios de evaluacin consistentes. Denominar un responsable por la decisin. Obtener toda la informacin para la evaluacin.

Evaluar rentabilidad de opciones

Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) / Solicitar fondos para estim. Clase II

Organizarse para la fase de planificacin del proyecto

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Evaluar rentabilidad de las opciones

Introduccin La evaluacin de las opciones se realiza con base en la informacin desarrollada en actividades anteriores, tales como: Seleccin de Tecnologa, Evaluacin del Sitio, y Preparacin de los Alcances Conceptuales y Estimados de Costos, lo cual permitir desarrollar una imagen completa de cada opcin, con el fin de realizar la comparacin entre ellas en una misma base. Los criterios de evaluacin incluyen: costos, beneficios, variables econmicas y cualquier otra consideracin necesaria para la toma de decisin. El objetivo consiste en producir toda la informacin necesaria para la preparacin de las recomendaciones que se presentarn al nivel de decisin correspondiente para decidir cul o cules sern las opciones seleccionadas. Criterios de evaluacin La evaluacin de las opciones slo debe hacerse despus de haber establecido una base consistente para la seleccin de los objetivos y criterios de evaluacin. En la mayora de los casos, la evaluacin econmica determinar cul ser la opcin seleccionada. Sin embargo, algunas veces varias opciones pueden tener proyecciones econmicas similares, en cuyo caso resulta inadecuado utilizar solamente el criterio econmico para la seleccin final.
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En caso de que fuese necesario considerar criterios adicionales al econmico, cada una de las opciones debe ser evaluada usando herramientas tales como: anlisis por rbol de decisin y/o anlisis de Pareto. La tcnica de rbol de decisin puede ser utilizada para evaluar el riesgo en la perspectiva correcta, determinar sensibilidades y el margen de los resultados. El anlisis de Pareto puede ser usado a fin de determinar los criterios vitales y asignarles pesos para comparar las opciones. Los participantes debern asegurarse de que entienden las necesidades del dueo y, en consecuencia, puedan suministrar toda la informacin pertinente para satisfacer los criterios claves del xito y tomar la decisin de acuerdo con el mandato suministrado por el dueo. Anlisis econmico Existe una variedad de mtodos disponibles y comnmente usados en la evaluacin de opciones. Estos mtodos generalmente requieren conocer informacin que puede ser agrupada en las siguientes categoras: Beneficio Volmenes de venta y precios de los productos durante el tiempo de vida de la instalacin. Inversin de capital y flujo de caja costo de capital capital del proyecto discriminando el flujo de caja anual costo de financiamiento del proyecto (si aplica) fecha requerida de puesta en servicio de la instalacin. Requerimientos no operacionales gastos de investigacin y desarrollo gastos de distribucin y administrativos inversin de soporte de la planta incluyendo capital de servicios e inversin en plantas instalaciones asociadas con el proyecto impuestos incentivos. Requerimientos operacionales costos de la materia prima costos de los servicios (electricidad, agua, vapor, etc.) costos de labor niveles de operacin (% del tiempo en lnea, % del tiempo en especificacin)
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costos de reparacin y mantenimiento otros requerimientos tales como: laboratorio, transporte, almacenaje y manejo de materiales, etc.) costos especiales / ahorros no identificados previamente. Adicionalmente, deben considerarse otros criterios, dependiendo de los aspectos polticos, sociales y otros factores econmicos, tales como: acceso a mercados futuros acceso futuro a la materia prima disponibilidad de mano de obra especializada a largo plazo alineacin del negocio con la estrategia corporativa a largo plazo consideraciones polticas disponibilidad de transporte y/o comunicaciones imagen corporativa/ calidad de vida/ seguridad consideraciones ambientales disponibilidad del sitio ubicacin adyacente a una instalacin existente posicin competitiva a largo plazo: precio de los productos vs. costos operacionales flexibilidad: habilidad para alcanzar nuevos requerimientos de calidad, volumen y tipo de producto disponibilidad de tecnologa en trminos de precio y tiempo adaptabilidad de la instalacin para cumplir con otras necesidades. Para la evaluacin, generalmente se utiliza una matriz de decisin, en donde se asignan pesos relativos a cada uno de los factores antes mencionados, de acuerdo con la importancia de c/u de ellos y para ponderar las combinaciones de los diferentes sitios y tipos de tecnologas seleccionados. Anlisis de riesgos del negocio Ya en esta etapa, podra resultar til desarrollar un modelo financiero computarizado para cada opcin. Esto permite mostrar el desempeo o resultado esperado de la opcin, desde el punto de vista econmico, bajo un conjunto de condiciones que pueden variar. De esta manera se puede examinar cada opcin bajo diferentes escenarios econmicos (asignndole diferentes valores a cada variable). Desafortunadamente, la informacin de cada una las opciones no presenta el mismo grado de precisin y confianza. Para manejar esta disparidad, resulta conveniente hacer acompaar a cada juego de cifras financieras de las opciones, de una probabilidad de ocurrencia. Se puede adicionalmente variar las cifras de este caso base para crear sensibilidades, las cuales tendrn probabilidades de ocurrencia diferentes. Con esto, se
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cubrir el espectro de posibilidades incorporando as el riesgo dentro del anlisis. Un mtodo clsico de este tipo de anlisis lo constituye el mtodo de Montecarlo. La consistencia en cada uno de los estimados de costos es muy importante. Lo que se busca asegurar es que la diferencia en las cantidades finales debe ser la diferencia real entre cada opcin y no la diferencia en la metodologa o precisin de los estimados. Opciones recomendadas Una vez que el proceso de evaluacin de opciones se ha completado y llegado a una conclusin, el equipo de trabajo debe preparar una recomendacin que conste de dos (2) partes: 1. Un reporte escrito que contenga la recomendacin, acompaado de la documentacin de soporte y de una descripcin del proceso utilizado para llegar a esa recomendacin. Se debe incorporar una lista del personal involucrado en las estimaciones y las organizaciones que ellos representan con el fin de aumentar la credibilidad del estudio. Se debe establecer la duracin y el tiempo para preparar esta informacin. 2. Una presentacin para ser mostrada al nivel de decisin correspondiente, con el fin de asegurar que la recomendacin ha sido bien discutida y adecuadamente entendida antes de que la decisin final haya sido tomada. Conclusiones Es importante hacer un anlisis sistemtico de los sitios y tecnologas que pueden ser utilizados en el proyecto Se debe ser consistente en el anlisis y evaluar los riesgos involucrados La experiencia demuestra que la seleccin de la tecnologa y la seleccin del sitio son actividades crticas para el xito del proyecto Los productos obtenidos en esta fase de conceptualizacin se convierten en el insumo para la prxima fase de definicin.

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Evaluar la tecnologa Conformar equipo de trabajo Formalizar objetivo, roles y responsabilidades Preparar plan para conceptualizar / definir Evaluar el sitio Preparar alcance(s) concept. y estimados de costos Clase IV Evaluar rentabilidad de opciones

Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II

Seleccionar la(s) opcin(es) preferida(s) / Solicitar fondos para estim. Clase II

Organizarse para la fase de planificacin del proyecto

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Preparar solicitud fondos para alcanzar estimados Clase II

Al finalizar la fase de Conceptualizacin, se debe preparar una solicitud de fondos para ejecutar la prxima fase (definicin) y cuyo objetivo primordial es asegurar los recursos para continuar con el desarrollo del proyecto y poder alcanzar un grado de definicin aceptable que permita la elaboracin del estimado Clase II. Esta prctica cobra mayor validez en el caso de los proyectos complejos y/o de gran magnitud. En stos la contratacin de compaas consultoras o de consultores especializados, resulta ser el camino correcto para poder completar el diseo bsico. Aunque en muchos casos estas contrataciones representan un monto pequeo en comparacin con el costo total del proyecto, su valor absoluto es lo suficientemente grande que su aprobacin por el nivel de autoridad financiera correspondiente es un proceso que toma tiempo. Conseguir estos recursos oportunamente es la clave para evitar atrasos en el proyecto y si se logran obtener los fondos al finalizar la Conceptualizacin, se garantiza la continuidad del trabajo. Con esto se evita interrupciones innecesarias no contempladas generalmente en la programacin. Vale la pena destacar que existen diferentes formas de manejar esta situacin y en cada caso depender del tipo de proyecto, magnitud del monto que se requiera y el estilo particular en que la unidad de negocios maneje su presupuesto.
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Lo que se quiere resaltar aqu es que ste es un aspecto relevante que el gerente del proyecto debe tener en cuenta. ste deber velar por que en el estimado Clase IV que se prepara en la Conceptualizacin, se indique la porcin Clase II correspondiente y necesaria para culminar la etapa de Definicin y Desarrollo. Es decir, que se hayan determinado cabalmente todos los estudios especiales, pruebas y actividades de ingeniera que se requerirn, su duracin, horas hombre, etc., que se necesitarn para definir cabalmente el proyecto y obtener el estimado de costo Clase II.

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D1

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D2

D3

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Indice FEL

DSD

Lista de la informacin que debe contener el documento de soporte de decisin (DSD) a ser preparado al finalizar la fase conceptualizar
Memorando de justificacin del desarrollo del proyecto Resumen ejecutivo (actualizacin) Objetivos de la fase Estrategias consideradas Recomendaciones Evaluacin econmica de c/u de las alternativas consideradas Costos de operacin Costos de inversin Flujo de caja Criterios de evaluacin Indicadores econmicos Anlisis de riesgos Identificacin de riesgos de c/u de las alternativas consideradas Cuantificacin de los riesgos Ponderacin de los riesgos Estimados de costos clase IV de c/u de las alternativas consideradas Alternativa seleccionada Justificacin de la tecnologa seleccionada Informe de soporte de la alternativa seleccionada Plan de ejecucin del proyecto Clase IV

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Plan de ejecucin de la prxima fase: definir Formalizacin de roles y responsabilidades Cronograma de trabajo Recursos para ejecutar la prxima fase Presupuesto Equipo de trabajo Oficinas.

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