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1. El concepto de base de datos Los gestores de bases de datos Objetos de una base de datos 2. Las tablas Tipo de datos de los campos El campo clave 3. Las relaciones Tipos de relaciones Propiedades de la relacin uno a varios 4. Las consultas Criterios de una consulta Tipos de grcos
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Conoce
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Fig. 1
El campo clave
Ms adelante comprobars que uno de los aspectos ms interesantes de Access y otros gestores de bases de datos es su capacidad para relacionar datos de distintas tablas. Las tablas de una misma base de datos suelen relacionarse entre s muchas veces mediante sus campos clave. El campo clave es un campo o seleccin de campos de la tabla que permiten identicar, de forma inequvoca o exclusiva, un registro dentro de la tabla. Ejemplos de campos clave seran la matrcula de un coche, el DNI de una persona, el cdigo de barras de un artculo, etc. No es obligatorio que una tabla tenga un campo clave, aunque s observars que su uso es muy frecuente.
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4. A continuacin Access presenta un cuadro de dilogo donde debemos determinar el nombre y la ubicacin de la base de datos. Escribe como nombre Centro de estudios y elige como ubicacin tu carpeta de trabajo habitual. Despus haz clic en Crear. De esta forma ya habrs creado la base de datos. Obtendrs la ventana de trabajo de la base de datos Centro de estudios, con los distintos tipos de objetos que en ella pueden crearse. Tambin podrs apreciar que dispone de una barra de herramientas con tres botones: Abrir, Diseo y Nuevo.
Fig. 3
4. Vamos a denir los campos de la tabla Alumnos. Escribe cada uno de los campos tal y como se muestra en la gura 5 (pon especial atencin al tipo de campo asignado en la segunda columna). 5. Cuando hayas terminado, cierra esta ventana y entonces el programa te preguntar si deseas guardar la tabla. Elige S y escribe como nombre Alumnos. Pulsa Aceptar.
Fig. 5
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Cdigo alumno
Cdigo curso
Apellidos alumno Churruca Ramrez Azcona Valverde Gmez Holgado Serrano Rodrguez Jimnez Faisn
Direccin C/ Miramar, 55, 1 A C/ Tutor, 13 Pje. Mirador, 23 C/ Vitoria, 15, 2 D C/ Donoso Corts, 70, 4 D Fig. 8
100 TDN-0809-M 101 PFF-0708-M 102 TC-0607-D 103 OFW-0708-M 104 TC-0607-T
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3. Selecciona el campo Cdigo postal y dene para l un tamao de 5. Tambin en este campo vamos a crear una mscara de entrada. Sita el cursor en la propiedad Mscara de entrada y observa cmo aparece un botn con tres puntos al nal de la lnea. Haz clic en l. Te obligar a guardar la tabla y despus mostrar una ventana que es el asistente de mscaras de entrada. Elige la mscara Cdigo postal y pulsa Finalizar. Crea tambin una mscara de entrada para el campo Fecha nacimiento del tipo Fecha corta. 4. Ahora haz clic en Provincia y pon el cursor en la propiedad Requerido. Pulsa en la echa desplegable y elige S. Haz lo mismo para los campos Cdigo curso, Nombre alumno, Apellidos alumno y Localidad. 5. Establece una mscara de entrada para el campo DNI de tipo NIF, siguiendo los mismos pasos que para el cdigo postal y la fecha de nacimiento. 6. Guarda y cierra la tabla Alumnos. A continuacin brela en su hoja de datos para completar los contenidos de Sexo, Fecha nacimiento y DNI, as como para comprobar cmo actan las propiedades Requerido, Mscara de entrada, etc. Para que te sea ms fcil trabajar, oculta las columnas que ahora no nos interesa ver seleccionando en el men Formato la opcin Mostrar columnas y desactivando en el cuadro correspondiente las columnas desde Cdigo curso hasta Provincia. Pulsa Aceptar y ya puedes introducir el contenido como se muestra en la gura 10. 7. Vuelve a mostrar las columnas que has ocultado utilizando otra vez la misma opcin del men. 8. Pasa a la vista Diseo. Vamos a completar el diseo de la estructura de la tabla con un campo que se nos olvid introducir al principio: el telfono. 9. Selecciona la la del campo Sexo y a continuacin elige del men Insertar la opcin Filas. Escribe como nombre del campo Telfono y defnelo como campo de tipo texto con un tamao de 15 caracteres.
Formato
Lugares decimales
Mscara de entrada
Valor predeterminado
Requerido
Fig. 10
10. Crea tambin un campo debajo de la provincia que se llame Pas. En su propiedad Valor predeterminado escribe Espaa. Despus, guarda la tabla. 11. Da de alta dos nuevos registros con el contenido que desees y comprueba el valor por defecto en Pas.
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Buscar registros 3. Puedes localizar uno o varios registros que cumplan una determinada condicin. Para ello, sita el cursor en el primer registro de la tabla, en la columna Provincia. 4. Selecciona en el men Edicin la opcin Buscar o pulsa sobre el botn Buscar. Aparecer el cuadro de bsquedas. 5. En el apartado Buscar escribe Sevilla y pulsa Buscar primero. El cursor saltar al primer alumno que reside en la provincia de Sevilla. Si pulsas Buscar siguiente el cursor seguir avanzando hasta el siguiente alumno que cumpla esta condicin, y as hasta alcanzar el nal de la tabla. 6. Analiza el cuadro Buscar para comprender en profundidad las opciones Buscar en y Coincidir. Ordenar los registros 7. Access permite ordenar la tabla en sentido ascendente o descendente. Para hacerlo, sitate en la columna por la que quieras ordenar; por ejemplo, Apellido alumno. 8. Pulsa el botn Ordenar ascendentemente o bien accede a Registros / Ordenar / Orden ascendente. Los alumnos aparecern ordenados alfabticamente por su apellido. 9. Practica otras ordenaciones: por fecha de nacimiento, por provincia, etc.
Fig. 12
Eliminar registros 10. Con la opcin Buscar localiza al alumno que se apellida Fajardo Lpez. 11. Para eliminarlo de la tabla, basta con seleccionar su la y pulsar Supr. Tambin puedes hacerlo en Edicin / Eliminar o pulsando el botn Eliminar registro. Si queremos eliminar varios registros a la vez, deben estar contiguos en la tabla, por lo que slo tiene sentido eliminar a muchos haciendo una consulta de eliminacin (lo aprenders ms adelante). 259
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El filtro automtico es el ms rpido y utilizado pero tiene ciertas limitaciones: en primer lugar, depende del contenido del campo donde nos situamos previamente; en segundo lugar, no permite especicar cmo se concatenan las distintas condiciones de seleccin que queremos aplicar. Para conseguir un ltro ms especco debemos usar un filtro por formulario o un filtro avanzado. 6. Sita el cursor en el primer registro y pulsa el botn Filtro por formulario. Todos los registros se ocultan para que determines cules van a mostrarse. 7. Haz clic en la echa desplegable de Sexo y escoge Hombre. Despus, ponte en el campo Fecha nacimiento y escribe en su casilla la expresin >31/12/1980 (gura 14). 8. Asegrate de que en los dems campos no haya ms contenidos y pulsa el botn Aplicar filtro. Obtendrs todos los registros que cumplen las dos condiciones a la vez: alumnos varones nacidos despus de 1980. 9. Desactiva el ltro que acabas de hacer (tendrs que pulsar varias veces el botn Quitar filtro) y vuelve a confeccionar el mismo ltro que antes, pero antes de aplicarlo, selecciona en el men Filtro la opcin Filtro u orden avanzado. 10. Acceders a una pantalla que es la misma que utilizars ms adelante para las consultas. Borra la expresin Hombre que has escrito en Sexo y vuelve a escribirla pero en una lnea distinta de la cuadrcula (gura 15). Pulsa Aplicar el filtro y comprueba el resultado.
Fig. 14
Fig. 15
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Practica paso a paso Prctica 5. Crear una base de datos con Base de OpenOffice.org
Ejercicio 1. Crear la base de datos
El proceso para crear una base de datos con Base de OpenOce.org es muy similar al de Access. 1. Abre Base seleccionando Inicio / Programas / OpenOffice.org 3.0 / OpenOffice.org Base. 2. En la primera pantalla elige la opcin Crear nueva base de datos. Pulsa Siguiente. 3. Base permite registrar la base de datos dentro del entorno de OpenOce.org. Esto ayuda a realizar operaciones de conexin o vnculos con el resto de las aplicaciones de OpenOce.org. Deja seleccionada esta opcin y la de Abrir la base de datos para editar. Haz clic en Finalizar. 4. A continuacin elige la ubicacin y el nombre de la base de datos. Escribe como nombre Gestin de pedidos y haz clic en Guardar. 5. Ahora nos encontramos trabajando en la ventana de base de datos. Como en Access, a la izquierda observars los distintos objetos que podemos crear en la base de datos: tablas, consultas, formularios e informes.
Fig. 17
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3. Al igual que Access, Base permite denir con mayor precisin el tipo de campos que hemos elegido. Las propiedades que vas a aplicar a cada campo se muestran en la gura 19. 4. A continuacin, estableceremos el campo clave, que en Base se llama llave primaria. Para ello, selecciona el campo Cdigo producto y pulsa el botn derecho del ratn sobre su casilla de seleccin de la. 5. Escoge la opcin Llave primaria. Una llave amarilla al comienzo de la la indica que este campo es la llave primaria. 6. Guarda la tabla como Productos y cirrala.
Nombre del campo Cdigo producto Nombre producto Tipo Subtipo Precio venta Precio coste
Entrada requerida S S
(1) 10 50 15 50
(2) 0
Ejemplo de formato
Moneda Moneda
Fig. 19
(1) Longitud (2) Decimales
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2. Una vez introducidos estos registros, podrs realizar acciones que se ejecutan prcticamente igual que en Access y que disponen de botones que tambin tienen el mismo logotipo. Por ejemplo, ordena los productos por Tipo. Vers los botones de orden ascendente y descendente en la barra de herramientas. 3. Sustituye la base de datos Gestin de pedidos que t has creado por la que se encuentra en la carpeta UD 10 del CD-ROM de ejercicios, que es ms completa, y entra en ella. Comprueba que cuando entras en una base de datos existente, el programa te sita por defecto en los formularios. Selecciona ahora las tablas. 4. Entra en la tabla Productos y con el botn Ordenar podrs realizar una ordenacin ms especca. Practica una ordenacin de tres campos: por Tipo (ascendente), Subtipo (ascendente) y Precio venta (descendente) (gura 21). 5. Con el botn Buscar, sita el cursor en el producto cuyo nombre es Cano (gura 22). 6. Realiza un autofiltro en la tabla para que slo se muestren los productos cuyo tipo sea Mesa. 7. Desactiva este ltro y fabrica un ltro estndar para mostrar los productos cuyo precio de venta sea mayor de 300 euros (gura 23). 8. Nuevamente con el botn Buscar, localiza el producto denominado Jaima. Una vez situado en l, elimnalo.
Fig. 22
Fig. 23
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Ampla y profundiza Ampla 1. Crear tablas en una base de datos con Access
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1. Abre la base de datos Centro de estudios y crea dentro de ella dos tablas con la estructura y la denicin de campos que se muestran a continuacin:
Tabla: Cursos
Nombre del campo Cdigo curso Nombre curso Cdigo profesor Fecha inicio Horas duracin Aula teora Precio Lunes Martes Mircoles Jueves Viernes Horario Modalidad Tipo Texto Texto Texto Fecha/Hora Nmero Texto Moneda S/No S/No S/No S/No S/No Texto Texto Tamao / mscara 20 30 8 Fecha corta Entero 10 Requerido S S S Decimales campo clave
10 20
Tabla: Profesores
Nombre del campo Cdigo profesor Nombre profesor Apellidos profesor Direccin Localidad Provincia Cdigo postal Sueldo Antigedad Contrato jo Tipo Texto Texto Texto Nmero Texto Moneda S/No S/No Fecha/Hora S/No Tamao / mscara 8 20 30 50 20 20 5 Moneda Fecha corta Requerido S S S campo clave
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3. Las relaciones
Las bases de datos se denominan ampliamente sistemas de bases de datos relacionales. Esto es as porque normalmente, en una base de datos, las tablas guardan una relacin entre ellas, es decir, las tablas se relacionan unas con otras a travs de campos comunes. El sistema de relaciones es crucial para el completo diseo de una base de datos, porque si no estn denidas las relaciones, las tablas se comportan como elementos independientes y no se pueden obtener de ellas consultas o informes que afectan a contenidos vinculados o globales. Detrs de la necesidad de relacionar est la necesidad de comprender por qu en una base de datos es necesario construir ms de una tabla. Vamos a entenderlo con algunos ejemplos. Si abres la base de datos Gestin de pedidos_2 de la carpeta UD 10 del CD-ROM de ejercicios, podrs comprobar que existen tablas para productos, clientes y pedidos. Por qu se disearon todas estas tablas? En algunos casos te parecer obvio; por ejemplo, los datos de los productos nada tienen que ver con los clientes... pero, por qu los pedidos aparecen en una tabla separada de los clientes? Imagnate por un momento que los datos de los clientes y sus pedidos estuviesen en la misma tabla. Cada vez que un cliente generase un pedido, adems de anotar los datos propios del pedido, tendramos que volver a escribir su nombre, direccin, etc. Lgicamente, esto no tiene sentido, y por eso existe una tabla de pedidos independiente. Pero si ahora quisiramos ver todas los pedidos de un cliente, cmo podramos realizar esta operacin? La solucin es establecer una relacin entre los clientes y los pedidos. Comprobars que siempre se tendrn que crear dos o ms tablas cuando exista una relacin denominada uno a varios (de un elemento se pueden originar innitos elementos relacionados). Ejemplos: Para un mismo cliente Un mismo profesor Un mismo paciente puede haber varios pedidos puede impartir varios cursos puede hacer varias visitas al mdico (historial)
Tipos de relaciones
Relacin uno a varios: Es la ms frecuente. Se da cuando dos tablas se relacionan por un campo en comn y este campo es de contenido nico en la primera tabla (habitualmente es campo clave en esa tabla) y susceptible de repetirse innitamente en la segunda tabla (nunca ser campo clave en ella). Relacin uno a uno. Se da cuando dos tablas se relacionan por un campo en comn que a su vez es campo clave, y, por lo tanto, de contenido nico, en las dos tablas.
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Criterios para campos de tipo Numrico, Moneda y Autonumrico > 300 Entre 300 y 500 Que sea mayor que 300 Entre 300 y 500 Puedes utilizar los operadores >, <, =, >=, <= y <>. El operador Entre se utiliza para intervalos numricos.
Criterios para campos de tipo Fecha/Hora =#15/06/03# >#15/06/03# Que sea con fecha 15/06/03 Que sea con posterioridad a la fecha 15/06/03 Las fechas se escriben entre almohadillas (#). Los operadores relacionales operan en las fechas de la misma forma que en los campos numricos. Tambin puedes utilizar el operador Entre.
Criterios para campos de tipo S/No S Por ejemplo, sobre un campo llamado Soltero mostrar los que sean solteros. No olvides el acento en el S.
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5. Relaciona del mismo modo las tablas Cursos y Profesores por medio del campo Cdigo profesor. 6. Cuando las tres tablas estn relacionadas (gura 26), cierra la ventana de relaciones y responde armativamente a la pregunta de guardar. Las relaciones quedan denidas dentro de la base de datos y no pertenecen a ningn tipo de objeto (tablas, consultas, formularios...) pero s que inuyen en todos ellos, cuidando de que se cumplan las propiedades que se han establecido. Por eso es conveniente, incluso, relacionar las tablas antes de introducir registros en ellas. Para cambiar las relaciones puedes volver a pulsar el botn Relaciones y hacer doble clic en las lneas de unin de las tablas. Para eliminar una relacin puedes seleccionar una lnea y pulsar la tecla Supr.
Fig. 26
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8. Relaciona las tablas Productos y Pedidos por medio de Cdigo producto. Actualiza en cascada el campo relacionado. El resultado de las relaciones en la base de datos Gestin de pedidos_2 puedes verlo en la gura 29. 9. Cierra la ventana de relaciones y guarda el diseo de relaciones creado. Ahora que ya sabes relacionar las tablas en ambos gestores de bases de datos, podemos construir potentes consultas y desarrollar completos formularios e informes que implican campos que se encuentran en distintas tablas. Al estar stas relacionadas, la base de datos acta como un todo nico del que se obtiene la informacin que necesitamos.
Fig. 29
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Si se te olvida agregar alguna tabla a la consulta, puedes volver a ella desde la barra del men con Consulta / Mostrar tabla. Para quitar la tabla, Consulta / Quitar tabla.
4. Ahora te encuentras trabajando en la ventana del diseo de la consulta (QBE). En la parte superior aparece la tabla Alumnos con sus campos, y debajo de ella, una cuadrcula. En cada columna de la cuadrcula debemos consignar los campos de las tablas que queremos mostrar en el resultado de la consulta. Para ello basta con que hagas doble clic sobre el campo de la tabla que quieras y vers cmo se sita en la columna correspondiente de la cuadrcula. Por ejemplo, haz doble clic en los campos Nombre alumno, Apellido alumno, DNI y Provincia. Otra forma de incluir campos de una tabla es arrastrarlos con el ratn desde la tabla hasta la casilla Campo de cada columna. Tambin podemos seleccionar el campo *, que equivale a decir que queremos ver todos los campos de la tabla.
Fig. 31
5. Vamos a crear una consulta para que se muestre la lista de alumnos que son de la provincia de Madrid. Es tan fcil como escribir Madrid en la casilla Criterios de la columna Provincia (gura 32). Pon especial atencin a los operadores que puedes escribir en los criterios, porque dependen del tipo de campo sobre el que se establecen. El campo Provincia es de tipo texto, pero en otras consultas debers utilizar operadores numricos o escribir fechas, etc. Consulta la parte de teora para saber cmo utilizar los operadores.
Fig. 32
6. Finalmente, vamos a ejecutar la consulta para ver qu resultados nos proporciona. Pulsa el botn Ejecutar de la barra de herramientas o haz clic en el botn Vista Hoja de datos. Access mostrar los alumnos que viven en Madrid. 7. Guarda esta consulta haciendo clic en el botn Guardar y llmala Alumnos de Madrid. As, cada vez que quieras saber qu alumnos son de Madrid, bastar con que abras esta consulta, sin necesidad de volver a disearla. Access evaluar el resultado con el contenido de la tabla en cada momento.
Botn Ejecutar
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Fig. 36
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8. Cierra la consulta sin guardarla y abre la tabla Profesores para comprobar la accin de la consulta que acabas de realizar.
3. Escribe los criterios que permitan seleccionar los cursos que en Modalidad tengan Presencial y cuyo campo Aula teora est vaco. Fjate en la gura 39 para saber cmo se indica un valor vaco. 4. Al igual que antes, puedes ejecutar la consulta para obtener un resultado previo satisfactorio. De vuelta al diseo, selecciona Consulta / Consulta de eliminacin. 5. Ejecuta de nuevo la consulta y responde armativamente a la conrmacin de eliminacin.
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Practica paso a paso Prctica 10. Crear consultas con Base de OpenOffice.org
1. Abre la base de datos Gestin de pedidos_2 de tu carpeta de trabajo habitual y selecciona la solapa Consultas. 2. Haz clic en la opcin Crear consultas en vista Diseo. 3. Los pasos para crear una consulta con el gestor Base son casi idnticos a los de Access. Primero debemos escoger las tablas que van a participar en la consulta. Selecciona las tres tablas y haz clic en Cerrar. 4. En la ventana de diseo, mueve desde las estructuras de las tablas hasta la cuadrcula los siguientes campos: Empresa, Nombre contacto, Nmero pedido, Nombre producto, Unidades y Fecha pedido. 5. Vamos a ejecutar la consulta sin establecer ningn criterio de seleccin. Para ejecutar la consulta, pulsa el botn Ejecutar consulta de la barra de herramientas. El listado obtenido aparece en una zona superior de la ventana, mientras que en la parte inferior se mantiene el diseo de la consulta. 6. Como puedes comprobar, esta consulta muestra todos los pedidos que han hecho los clientes. Ahora vamos a ltrar la informacin para que muestre slo los pedidos correspondientes al producto Ares. Escribe Ares en la cuadrcula dentro de la casilla Criterios y de la columna Nombre producto. 7. Ejecuta la consulta y comprueba el resultado. La ejecucin muestra todos los pedidos que han hecho los clientes de la mesa Ares. 8. Aade un criterio ms al diseo de la consulta sin eliminar el anterior. Escribe >15 en la misma la de criterios para el campo Unidades y ejecuta la nueva consulta. Comprueba el resultado. 9. Haz una variacin en los criterios que ahora estn conectados en Y lgico y escribe Ares en una la distinta a >15. Ejecuta la consulta y comprueba la diferencia. 10. Elimina el criterio >15 para el campo Unidades. 11. Para que esta consulta sea ms dinmica, modica el criterio del nombre de producto para que ste sea variable. Esto es, escribe en lugar de Ares la expresin =[escribe el nombre del producto]. Ejecuta la consulta varias veces e introduce cada vez un nombre de producto diferente. 12. Guarda la consulta con el nombre Pedidos de un producto.
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Botn Ejecutar
Criterios variables
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Prctica 11. 1. Realizar Crear formularios un horario con escolar Access con Calc
Ejercicio 1. Hacer y usar un formulario de columna simple
Los formularios son objetos de las bases de datos que pueden sustituir a las tablas para introducir y manejar los registros y presentan la informacin en pantalla de una forma ms dinmica, atractiva y elegante. En primer lugar vamos a crear un formulario sobre la tabla Profesores de la base de datos Centro de estudios. 1. Abre la base de datos Centro de estudios_2 de tu carpeta de trabajo y sitate en la solapa Formularios. 2. Haz clic en la opcin Crear un formulario utilizando el asistente. Al ser objetos con muchas posibilidades de diseo, es mejor crear los formularios y los informes con ayuda de los asistentes. 3. En el primer paso del asistente debemos incluir las tablas sobre las que se va a generar el formulario. Selecciona en el apartado Tablas/ Consultas la tabla Profesores. Comprobars que los campos de esta tabla aparecen justo debajo. 4. Como queremos utilizar este formulario para introducir y ver informacin de los alumnos, lo mejor es elegir todos los campos. La forma ms rpida de hacerlo es pulsar el botn >> y todos pasarn a la zona de la derecha. Pulsa Siguiente. 5. En el siguiente paso debes elegir la distribucin que quieras dar al formulario. La ms utilizada es En columnas. Pulsa Siguiente.
Fig. 43
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6. A continuacin, el asistente muestra los distintos estilos decorativos que tiene preestablecidos. Elige el que ms te guste y pulsa Siguiente. 7. En el ltimo paso debes poner un nombre al formulario. Por defecto, el programa le asigna el nombre de la tabla seguido del nmero 1. Cambia este nombre y llmalo Mantenimiento de profesores. Pulsa Finalizar y automticamente Access lo guardar (ya no es necesario que lo hagas t) y lo presentar para que directamente lo utilices. Prueba el formulario para comprobar que dispones de las mismas funciones que cuando manejabas la vista Hoja de datos de la tabla. Por ejemplo: 8. Accede directamente al ltimo registro. 9. Mediante el botn Buscar, localiza a los profesores cuya provincia sea Barcelona. 10. Introduce un nuevo registro con el contenido que desees. Despus cierra el formulario. Si quieres personalizar un formulario, puedes abrirlo desde su vista Diseo, seleccionndolo en la ventana de la base de datos y pulsando el botn Diseo. Ms adelante practicaremos la modicacin del diseo de un formulario.
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Tecnologas de la informacin y la comunicacin - Editorial Donostiarra
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Prctica 12. 1. Realizar Modificar un el horario diseo escolar de un formulario con Calc
Si queremos personalizar el diseo que el asistente hace del formulario es necesario entrar en su diseo. 1. Selecciona el formulario Mantenimiento de cursos que has hecho en el ejercicio anterior y pulsa sobre el botn Diseo. Obtendrs una ventana cuadriculada en la que aparecen todos los campos, cabeceras y etiquetas con que est construido el formulario. 2. Podemos utilizar las tcnicas generales de trabajo con objetos en Windows para cambiar el aspecto. Por ejemplo, haz la ventana del formulario ms grande arrastrando su borde hacia la derecha; o mueve los campos (tanto su etiqueta como su contenido) con el ratn para desplazarlos hasta la posicin que desees. 3. Aumenta el tamao de los cuadros de texto de los campos Nombre curso, Fecha inicio, etc. Antes ser necesario que desplaces los campos Aula teora, Precio y los das de la semana hacia la derecha. Pon la letra del ttulo del formulario en otro color y el ttulo en negrita. 4. Tambin puedes observar una barra de herramientas denominada Cuadro de herramientas. Con estos botones podemos disear ms objetos para nuestro formulario, como crear un cuadro combinado. 5. Selecciona el campo Cdigo profesor del formulario. Pulsa la tecla Supr para eliminarlo. Vamos a pedirle al programa que nos proporcione el cdigo del profesor de una lista desplegable cuyo origen ser la propia tabla de profesores; as no tendremos necesidad de teclearlo nosotros.
Fig. 51
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6. Elige en el cuadro de herramientas el botn Cuadro combinado. Sitate en la zona donde antes estaba el Cdigo profesor y marca un rectngulo con el ratn. Se formar un nuevo campo, del que surgir inmediatamente un asistente. 7. En el primer paso, escoge la primera opcin: queremos escoger el valor de una tabla. Pulsa Siguiente. Despus haz clic en la tabla Profesores y pulsa Siguiente. Selecciona los campos Cdigo profesor, Nombre profesor y Apellidos profesor. Pulsa en Siguiente. 8. En el siguiente paso podemos indicar que la lista aparezca ordenada en funcin de una serie de campos. Selecciona la ordenacin por Apellidos profesor. 9. Desactiva Ocultar la columna clave, porque es importante que se vea en el subformulario el cdigo de profesor. A continuacin debes indicar al programa que el dato que va a coger de la tabla Profesores es Cdigo profesor. Pulsa Siguiente. 10. Finalmente, tambin escogemos Cdigo profesor como el campo de la tabla Cursos que va a recibir el contenido de la lista. Pulsa Siguiente y Finalizar.
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Practica paso a paso Prctica 13. 1. Realizar Crear y un visualizar horarioinformes escolar con con Calc Access
Los informes son objetos destinados nicamente a ser presentados en papel, por lo que no poseen la modalidad Ejecutar, slo pueden ser abiertos en vista preliminar. Un informe puede estar basado en una o varias tablas relacionadas, aunque tambin es muy frecuente generar informes para presentar en papel el resultado de una consulta. Los pasos para fabricar un informe son muy parecidos a los que se siguen para hacer un formulario. Utilizaremos, por lo tanto, la capacidad de los asistentes y posteriormente podremos personalizar el diseo a nuestro gusto. 1. En la base de datos Centro de estudios_2 selecciona la solapa Informes. 2. Haz clic en la opcin Crear un informe utilizando el asistente. 3. Selecciona la tabla Alumnos y en la lista de campos elige los campos Cdigo alumno, Cdigo curso, Apellido alumno, Nombre alumno, Direccin, Localidad y Provincia. En los informes, lo normal es no incluir todos los campos de una tabla de consulta, porque tenemos que pensar si esto puede caber en el papel. Pulsa Siguiente. 4. En el siguiente paso podemos elegir un nivel de agrupamiento de los registros. En este caso, elige el campo Cdigo curso (ya viene por defecto) y pulsa Siguiente. 5. A continuacin podemos escoger cmo van a salir ordenados los registros dentro de cada nivel de agrupamiento. Escoge Provincia como primer campo de ordenacin, para que todos los alumnos de una misma provincia salgan juntos, y Apellido alumno como segundo campo. Despus pulsa Siguiente. 6. La distribucin del informe es la forma en que aparecen alineados los registros en el papel. Por ejemplo, selecciona Esquema 1. Para la orientacin es muy importante que elijas Horizontal, para que entren mejor los campos. Pulsa Siguiente. 7. Escoge el estilo que ms te guste para la presentacin del informe y pulsa Siguiente. 8. Llama al informe Listado de alumnos por curso y pulsa Finalizar. Como ya hemos comentado, Access presenta el informe en vista preliminar. Ahora podrs comprobar cmo ha actuado el nivel de agrupamiento por provincia. Si algn campo o cabecera ha quedado cortado o quieres cambiarle el estilo, tendrs que cerrar el informe y abrirlo desde su vista Diseo. El manejo del informe en la vista Diseo es idntico al formulario, aunque podrs apreciar ms secciones que en ste, sobre todo si se han aplicado grupos y subgrupos.
Fig. 57 Fig. 56 Fig. 55 Fig. 54
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5. Escoge la distribucin Moderno - alineado a la izquierda y haz clic en Siguiente. 6. Llama al informe Listado de productos y pulsa Finalizar.
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Resultado
Obtiene un listado de los cursos que se imparten o se han impartido en el aula 1A. Muestra los cursos que tienen lugar en esos das de la semana. Muestra los alumnos matriculados en el curso Tcnico contable y que viven en Madrid o Barcelona. Obtiene una relacin de los profesores que han impartido un curso de ms de 400 horas de duracin. Muestra las alumnas que hayan hecho el curso Auxiliar clnica veterinaria.
Campos a mostrar
Cdigo curso, Nombre curso y Fecha inicio Cdigo curso, Nombre curso, Fecha inicio y Modalidad Nombre alumno, Apellidos alumno, Direccin, Localidad, Provincia, Nombre curso y Cdigo curso Cdigo curso, Nombre curso, Horas duracin, Nombre profesor y Apellidos profesor Nombre alumno, Apellidos alumno, Localidad, Provincia, Sexo, Nombre curso y Cdigo curso Nombre alumno, Apellidos alumno, Direccin, Localidad, Provincia, Sexo, Nombre curso, y Cdigo curso Nombre alumno, Apellidos alumno, Direccin, Localidad, Provincia, Sexo, Nombre curso, Cdigo curso y Fecha inicio Nombre alumno, Apellidos alumno, Sexo, Nombre profesor, Apellidos profesor, Nombre curso y Cdigo curso Nombre alumno, Apellidos alumno, Direccin, Cdigo postal, Localidad, Provincia, Telfono, Nombre curso y Cdigo curso Cdigo curso, Nombre curso y Fecha inicio
Ordenacin
Por Nombre curso Por Nombre curso Por Nombre curso y Apellidos alumno Por Apellidos profesor y Nombre curso Por Apellidos alumno y Nombre curso Por Apellidos alumno Por Apellidos alumno y Nombre curso Por Apellidos profesor y Apellidos alumno Por Apellidos alumno
Mujeres veterinarias
Muestra los alumnos que han realizado o realizan un curso a distancia. Muestra los alumnos que hicieron en el curso 06-07 (de septiembre a junio) un curso a distancia. Esta consulta es paramtrica y en el momento de ejecutarse, pide el nombre del profesor y despus sus apellidos. De esta forma, resuelve en funcin de lo encontrado. Esta consulta es tambin paramtrica. Mostrar los alumnos matriculados en el curso (nombre de curso) que pide que tecleemos en el momento de ejecutarla. Es una consulta de eliminacin. Elimina los registros de la tabla Cursos cuya fecha de inicio es anterior a enero del 2007.
Alumnos de un profesor
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Recuerda
Cuando utilizamos varios equipos o bien cuando cambiamos de ordenador, tenemos la posibilidad de exportar la lista de nuestros Favoritos de un equipo a otro con la funcin de Importar y Exportar favoritos.
Prctica 1: Prctica 1: Crear una base de datos y tablas con Access Prctica 2: Modicar las propiedades de los campos Prctica 3: Manejar los registros Prctica 4: Usar ltros Prctica 5: Crear una base de datos con Base de OpenOce.org Prctica 6: Manejar los registros con Base de OpenOce.org Prctica 7: Denir las relaciones entre tablas
Prctica 8: Crear consultas con Access Prctica 9: Consultas avanzadas en Access Prctica 10: Crear consultas con Base de OpenOce. org Prctica 11: Crear formularios con Access Prctica 12: Modicar el diseo de un formulario Prctica 13: Crear y visualizar informes con Access Prctica 14: Generar formularios e informes con Base de OpenOce.org
Ampla 1: Crear tablas en una base de datos con Access Ampla 2: Manejar tablas con Base
Documentos del CD ROM Centro de estudios Centro de estudios_2 Gestin de pedidos Gestin de pedidos_2
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