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MODULO 1: Introduccin a la administracin de proyectos con MS Project 2010.

1.1. Introduccin Para muchas personas, aprender a usar Microsoft Project 2010 significa aprender tambin los principios de la administracin de proyectos. Ambas cosas van de la mano. Esta introduccin contiene informacin que le ayudar a comprender la administracin de proyectos y cmo emplear esos conceptos en Project 2010.

Qu es un Proyecto Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro y realizados por personas dentro de unos parmetros establecidos, tales como tiempo, coste, recursos y calidad. Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los das, porque el objetivo de un proyecto requiere alguna planificacin. La cantidad de planificacin que se necesita depende de la complejidad del proyectos.

Principios de la administracin de proyectos En pocas palabras, la administracin de proyectos es la disciplina de la planeacin, organizacin y administracin de recursos para alcanzar un objetivo especfico.

Cmo ajusta el proyecto en el panorama general

Alguna vez ha confundido una fase con un proceso? O una cartera con una entrega? Probablemente no, pero la terminologa relacionada con la administracin de proyectos puede ser confusa.

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Seminario Profesional Orientacin: fases, procesos, carteras y productos

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Un proyecto es simplemente un conjunto de actividades que se realizan segn una programacin y que producen algn tipo de resultado. Algunos proyectos son independientes, no tienen ninguna relacin con otro trabajo que se lleva a cabo en una organizacin. Por otro lado, algunos proyectos forman parte de iniciativas ms grandes, como las fases, procesos, programas y carteras. Fases Los proyectos se pueden programar en fases para que puedan administrarse juntos varios proyectos relacionados con el mismo objetivo. Por ejemplo, una organizacin benfica celebra una funcin anual para recaudar fondos. Para administrar todos los proyectos asociados con la funcin, los proyectos se agrupan en tres fases: planeacin, da del evento y seguimiento. Cada fase contiene varios proyectos. FASE Planeacin PROYECTOS

RESULTADO DE LA FASE

-Reservar las instalaciones Documento de plan del evento -Identificar a los oradores invitados y completado organizar las tareas relacionadas -Invitar a los asistentes -Preparar las instalaciones -Ayudar al orador invitado -Proporcionar servicios asistentes -Encuestar a los asistentes a los Documento de anlisis al final del proyecto completado

Da evento

del

El evento transcurre tal como se plane

Seguimiento

Compilar las notas de seguimiento

Procesos Las actividades de dos proyectos diferentes pueden estar relacionadas entre s para formar un proceso. Por ejemplo, supongamos que tiene dos proyectos: uno contiene las actividades necesarias para producir un sistema de vales para el centro de llamadas, y el otro proyecto contiene las actividades necesarias para contratar y entrenar al personal de soporte tcnico de un centro de llamadas. PROYECTO 1 Actividades:

PROYECTO 2 Actividades:

-Desarrollar el sistema de vales -Probar el sistema de vales

Entrevistar tcnico

al

personal

de

soporte

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-Lanzar el sistema de vales

Contratar personal de soporte tcnico

Entrenar al personal de soporte tcnico Resultado: Resultado: sistema de vales del centro de llamadas personal de soporte del centro de llamadas

El conjunto combinado de actividades de los dos proyectos forman un proceso para establecer un centro de llamadas. El proceso tiene como resultado un centro de llamadas completamente funcional.

PROCESO Actividades del proyecto 1:

Desarrollar el sistema de vales Probar el sistema de vales

Lanzar el sistema de vales Actividades del proyecto 2:

Entrevistar al personal de soporte tcnico Contratar al personal de soporte tcnico

Entrenar al personal de soporte tcnico Resultado del proceso: centro de llamadas totalmente funcional

Programas Un programa es un grupo de proyectos que se administran juntos, para aprovechar al mximo su estado interrelacionado. Por ejemplo, una compaa de construccin que est trabajando en una subdivisin nueva administra cada casa de la subdivisin como un proyecto independiente. Al agrupar los proyectos en un programa para toda la subdivisin, la compaa puede ver fcilmente el progreso de la subdivisin en su totalidad y planear el aporte de recursos de terceros, como camiones de cemento o paisajistas. Carteras Algunos jefes de proyecto pueden usar carteras para emparejar proyectos y programas con sus objetivos empresariales estratgicos correspondientes. Por ejemplo, una compaa de desarrollo de software ha identificado tres objetivos empresariales estratgicos: "innovar en la industria", "desarrollar software seguro " y "proporcionar soporte al cliente de la mxima calidad". La organizacin configura carteras para cada uno de estos objetivos (innovacin, seguridad y soporte al cliente) y alinea los proyectos y los programas actuales dentro de estas carteras.

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Proyecto: anlisis competitivo Programa: aprendizaje industrial (incluye tres proyectos: "Identificar recursos externos", "Entrenar a los administradores de proyecto" y "Asistir a conferencias"). Proyecto: pruebas de seguridad Programa: implementar el sistema de registro basado en el servidor (incluye dos proyectos: "Crear una granja de servidores" y "Desarrollar el cdigo de registro"). Proyecto: implementar el sistema de vales del centro de llamadas Proyecto: contratar y entrenar al personal del centro de llamadas Programa: recursos en lnea para clientes (incluye dos proyectos: "Crear una interfaz de cliente para el sistema de vales" y "Desarrollar y publicar recursos de aprendizaje electrnico").

Seguridad

Soporte cliente

al

El resultado: las entregas del proyecto Los proyectos, las fases y los procesos producen algn tipo de resultado, denominado entrega. Normalmente, una entrega es algn tipo de elemento tangible, como un documento o un producto completado. Las entregas pueden ser productos o bienes, pero tambin pueden ser resultados o servicios. En la siguiente tabla, se proporcionan algunos ejemplos de estos tipos de entrega. TIPO DE DESCRIPCIN ENTREGA Producto EJEMPLOS

Un elemento tangible que es el resultado de Documento, programa un proyecto, una fase o un proceso. Los software, casa productos pueden ser entregas independientes, o bien, pueden ser un componente de una entrega mayor.

de

Resultado

El resultado de un proyecto, una fase o un Proceso de pruebas de proceso completado. errores revisado, nueva estructura organizativa, directrices para una construccin ecolgica Resultado de un proyecto, una fase o un Centro de llamadas totalmente proceso que permite que una organizacin funcional, mesa con personal realice una funcin empresarial. en una conferencia, servicio de distribucin de radio

Servicio

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Cmo se adapta Microsoft Project al sistema de administracin de proyectos? Un "sistema" de administracin de proyectos hace referencia al conjunto integrado de procesos, tcnicas, metodologas y herramientas que se usan para programar proyectos y realizar un seguimiento de ellos. Microsoft Project 2010 es una herramienta dentro del sistema de administracin de proyectos ms grande. Los proyectos, tambin denominados planes del proyecto, se guardan como archivos separados dentro de Project 2010 y pueden agruparse en iniciativas ms grandes, tales como fases, procesos, programas y carteras. Caractersticas MS PROJECT 2010 Microsoft Project 2010 tiene una nueva y atractiva interfaz, pero eso no es todo. Contiene adems nuevas y eficaces mejoras en la programacin, administracin de tareas y vistas que ofrecen mayor control para administrar y presentar sus proyectos.

Interfaz mejorada Project 2010 incorpora varias caractersticas para mejorar de forma significativa la forma en que se muestra un proyecto y se trabaja con l. Presentacin de la cinta de opciones Al iniciar por primera vez Project 2010, se sorprender de lo que ver. Los mens y barras de herramientas han sido reemplazados por la cinta de opciones, que le ayudar a encontrar fcilmente los comandos que necesita para completar una tarea. Los comandos estn organizados en grupos lgicos, que se renen a su vez en pestaas.

En Project 2010, todas las fichas y grupos de la cinta se pueden personalizar. Si su organizacin tiene caractersticas exclusivas de su negocio, puede agruparlas en su propia ficha de la cinta. Backstage Haga clic en la pestaa Archivo y estar en Backstage, un destino de grficos sin escalas para administrar sus archivos de proyecto. Backstage contiene los mismos comandos bsicos disponibles en el men Archivo de las versiones anteriores de Microsoft Project para abrir, guardar e imprimir archivos de proyecto.

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El comando Opciones que antes se encontraba en el men Herramientas se ha movido a Backstage. Este comando abre el cuadro de dilogo Opciones de proyecto en el que podr introducir, revisar o modificar las preferencias que controlan la forma en que se muestra y trabaja Microsoft Project. Encontrar comandos rpidamente Ahora, puede encontrar los comandos de uso ms frecuente con un solo clic, es decir, haciendo clic con el botn secundario del mouse. Al hacerlo sobre cualquier elemento de la vista, como barras, celdas de tabla o grficos, se mostrar una minibarra de herramientas con una lista en la que se incluyen los comandos usados frecuentemente. Cuando tenga prisa, esta es una forma de usar Project que le ayudar a ahorrar tiempo.

Organizador de equipo Los usuarios de Project Professional 2010 ahora cuentan con el Organizador de equipo, una vista de programacin de recursos que permite interactuar con la programacin de una manera que era imposible en versiones anteriores de Project. Con la vista Organizador de equipo podr saber con un simple vistazo, en qu estn trabajando los miembros de su equipo y mover tareas de una persona a otra. Tambin puede mostrar y asignar trabajo que no est asignado, mostrar sobreasignaciones y ver nombres de tareas como as tambin nombres de recursos, todo en una vista. Nunca haba sido tan fcil administrar tareas y recursos. Por ejemplo, si un recurso est sobreasignado, lo nico que tiene que hacer es arrastrar una tarea de un recurso a otro y la sobreasignacin desaparece.

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Fig. 1 Una tarea est retrasada respecto a lo programado. Esta tarea podra arrastrarse hasta Toms o Cecilia, que no estn trabajando. Fig. 2 Una tarea se desarrolla segn lo programado. Fig. 3 Tareas que se encuentran actualmente sin asignar. Estas tareas podran arrastrarse hasta Toms o Cecilia, que no estn trabajando. Escala de tiempo Project 2010 incluye una vista Escala de tiempo que se muestra automticamente encima de otras vistas y muestra una introduccin concisa de toda la programacin. Puede agregar tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para crear un atractivo informe resumido del proyecto completo. Tambin puede pegarla en un mensaje de correo electrnico para enviar un informe instantneo y de forma sencilla.

Personalizacin de vistas mejorada Manipular las vistas en Project casi siempre ha sido algo complicado. Ya no. Eche un vistazo a las nuevas formas en las que puede organizar cmo se presenta y se controla su proyecto. Agregar nuevas columnas rpidamente Agregar nuevas columnas en Project ahora es mucho ms sencillo. Solo haga clic en el encabezado Agregar nueva columna en el extremo derecho de la vista de hoja y escriba o seleccione el nombre de una columna. Tambin puede cambiar el nombre de una columna existente rpidamente con solo hacer clic en el ttulo y escribir un nombre de columna distinto. Nunca haba sido tan fcil personalizar una columna.

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Control deslizante del zoom Project 2010 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el control deslizante del zoom en la barra de estado. Simplemente mueva el control deslizante a la derecha para acercar la programacin (muestra intervalos ms reducidos, como das u horas) o a la izquierda para alejarla (muestra intervalos ms prolongados, como semanas o meses). El control deslizante del zoom funciona en los diagramas de Gantt, en los diagramas de red, en las vistas de calendario y en todas las vistas de grficos.

Programacin controlada por el usuario Project 2010 incorpora varias mejoras para optimizar el control sobre la programacin. Tambin puede crear tareas iniciales en Microsoft Excel o Word y pegarlas en Project sin tener que cambiar el formato. Programacin manual Project 2010 incorpora un cambio importante en la programacin de los proyectos. Los cambios en factores como las dependencias de tareas y el calendario del proyecto ya no ajustan las fechas de tareas de manera automtica al programar manualmente una tarea. Puede colocar una tarea programada manualmente en cualquier parte de la programacin y Project no la mover. Tareas inactivas Puede dejar tareas inactivas y an as conservarlas en el proyecto. Las tareas inactivas contienen por lo general informacin necesaria (como datos reales e informacin de costos) que puede resultar muy valiosa para fines de archivo. Tareas de resumen descendentes

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Los jefes de proyecto ya no estn limitados a crear subtareas para despus reunirlas en tareas de resumen. En Project 2010, puede crear tareas de resumen primero y ests pueden tener fechas que no tienen que coincidir necesariamente con las fechas de resumen de las subtareas. Comparacin de versiones de Project La caracterstica para comparar versiones de Project 2010 incluye ahora barras de Gantt e imgenes grficas que le ayudarn a ver claramente en que se diferencia una versin del proyecto de otra. Colaboracin mejorada Los proyectos no estn aislados de las dems personas en su organizacin. Project ha mejorado la manera en que puede compartir la informacin de un proyecto. Funcin de copiar y pegar mejorada Nadie creera que la colaboracin puede aumentar gracias a algo tan sencillo y antiguo como es copiar y pegar informacin de Project. Con esta nueva funcionalidad, ahora puede copiar y pegar contenido entre los programas de Office y Project 2010 sin perder el formato, los niveles de esquema ni los encabezados de columnas. Simplemente con dos clics, puede generar un informe instantneo y copiarlo en casi todos los programas de Office. Compatibilidad con versiones anteriores Project 2010 es compatible con las versiones anteriores de Microsoft Project. Puede crear archivos en Project 2007 o una versin anterior, y abrirlos y editarlos con Project 2010 en modo de funcionalidad reducida. Asimismo puede crear archivos en Project 2010 y convertirlos despus en formatos de archivo de Project 2007, Project 20002003, y Project 98. Sea como sea, no necesita un convertidor. Formatos de archivo admitidos por Project 2010 Project 2010 puede abrir y guardar archivos en los siguientes formatos de archivo. Algunos formatos le permiten guardar toda la informacin en su proyecto, mientras que otros le permiten guardar nicamente los datos contenidos en campos de Project.

FORMATO ARCHIVO

DE DESCRIPCIN

Plan de Microsoft El formato de archivo estndar de un proyecto, que usa la extensin

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Archivo de Microsoft El formato estndar de archivo de un proyecto, que usa la extensin Project 2007 .mpp. Project 2010 admite abrir y guardar en el formato de archivo usado por Project 2007. Archivo de Microsoft El formato estndar de archivo de un proyecto, que usa la extensin Project 2000-2003 .mpp. Project 2010 admite abrir y guardar en el formato de archivo usado por Microsoft Project 2000-2002 y Microsoft Project 2003. Archivo de Microsoft El formato estndar de archivo de un proyecto, que usa la extensin Project 98 .mpp. Project 2010 no puede guardar en el formato de archivo de Microsoft Project 98. No obstante, Project 2010 admite abrir este formato de archivo. Plantilla Microsoft (MPT) de ste es un archivo de plantilla en el que puede guardar la Project informacin repetitiva. Este formato usa la extensin .mpt. El archivo global (Global.mpt) es un archivo de plantilla principal que puede contener informacin de formato para todos los proyectos pero no puede almacenar tareas, recursos o asignaciones. Formato usado por el programa de hojas de clculo Microsoft Excel. Este formato usa las extensiones .xls, .xlsx, .xslb y .xlsm. Puede exportar datos de campo a estos formatos, pero no puede exportar un proyecto completo.

Microsoft Excel

Base de datos de Formato de base de datos usado por Project para almacenar Microsoft Project proyectos completos. Este formato usa la extensin .mpd. No puede (MPD) guardar al formato MPD usando Project 2010, pero puede abrir proyectos abiertos que estn almacenados en archivos MPD. Base de datos de Formato de base de datos usado por el programa de base de datos Microsoft Access Microsoft Access, que usa la extensin .mdb. No puede guardar en (MDB) el formato MDB usando Project 2010, pero puede abrir proyectos que estn almacenados en archivos MDB. Conectividad abierta Formato usado por las bases de datos de Microsoft SQL Server de base de datos compatibles con ODBC. No puede guardar en el formato ODBC (ODBC) mediante Project 2010, pero puede abrir proyectos que estn almacenados en archivos ODBC.

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Administracin de proyectos con MS PROJECT 2010

Gua de Trabajos Prcticos N 1: Introduccin a la Administracin de proyectos con MS PROJECT 2010. La mejor forma de aprender cmo funciona Microsoft Project 2010, es empezar a usarlo para realizar tareas bsicas de administracin de proyectos. Los siguientes ejercicios le ayudarn a avanzar en la direccin correcta. Objetivos: -

Crear un proyecto. Introducir fechas e informacin del proyecto. Definir las propiedades para el proyecto. Guardar Proyectos.

Ejercicio 1 Crear y programar un proyecto La forma habitual de comenzar a usar Project 2010 es crear un nuevo plan de proyecto en blanco. O bien, puede basar el nuevo archivo en un proyecto o plantilla existente que contenga tareas o recursos parecidos a los que necesita. 1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Nuevo. 2. Asegrese de que la opcin Proyecto en blanco est activada y, a continuacin, haga clic en Crear en el panel derecho.

Ejercicio 2. Programe el proyecto en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto: 1. En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Informacin del proyecto.

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2.Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo. 3. Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalizacin, haga clic en Fecha de finalizacin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalizacin. SUGERENCIA Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalizacin si tiene que averiguar la fecha lmite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le recomendamos que cambie esta configuracin para programar a partir de la fecha de inicio cuando el trabajo comience en el proyecto. 3. Se puede incluir campos personalizados de la empresa en el proyecto. En la seccin Campos personalizados de empresa, haga clic en el campo Valor de un campo personalizado y, a continuacin, seleccione el valor. NOTA Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podr guardar el proyecto. Si cambian los planes, puede modificar esta informacin inicial del proyecto en cualquier momento en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalizacin reales, las tareas se reprogramarn en funcin de la informacin actualizada del proyecto. Adems, si ha aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazar necesariamente todas las tareas basndose en la nueva fecha. Ejercicio 3 Definir las propiedades del archivo para el proyecto 1. Haga clic en Propiedades avanzadas.

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2.En la ficha Resumen, escriba la informacin pertinente del proyecto en los cuadros. 3.En la ficha Personalizar, escriba la informacin personalizada en los cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a continuacin, haga clic en Agregar. 4. Haga clic en Aceptar. EJERCICIO 4: Guardar un Proyecto Debe guardar su proyecto peridicamente para mantener los cambios realizados, hacer una copia de seguridad, crear una plantilla para usar en otro proyecto. 1. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar.

2. Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba su nombre en el cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar. 3.Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente. 1. Haga clic en la pestaa Archivo. 2. Haga clic en Enviar y guardar. 3. Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como archivo. 4. En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar. Hay dos mtodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato. Haga doble clic en el tipo de archivo que desea guardar. Haga un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a continuacin, haga clic en . 5. Escriba un nombre para el archivo.

Seminario Profesional 6. Haga clic en Guardar.

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Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:

Project 2007 Project 2000 - 2003 Formato de documento porttil (PDF) Especificacin de papel XML (XPS) Libro de Excel Texto delimitado por tabulaciones Delimitado por comas (CSV) XML

EJERCICIO 5 Guardar un proyecto como plantilla Para volver a utilizar un proyecto existente como base de un nuevo proyecto, puede guardarlo como plantilla. 1. Haga clic en la pestaa Archivoy, a continuacin, haga clic en Guardar como. 2. Usuarios de Project: Si el proyecto que desea guardar como plantilla est guardado en Project , haga lo siguiente: 1. En el cuadro de dilogo Guardar en Project, haga clic en Guardar como archivo. 2. En el cuadro de dilogo Guardar como archivo, haga clic en Slo los elementos globales y campos personalizados de la empresa cargados actualmente para guardar nicamente aquellos elementos de la plantilla de la informacin global de la empresa que se usan en este proyecto. 3. Seleccione la unidad y la carpeta donde desea guardar la plantilla. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para la plantilla. 5. En el cuadro Guardar como tipo, haga clic en Plantillas (*.mpt) o Plantillas Microsoft Project 2007 (*.mpt). 6. Haga clic en Guardar. 7. Active las casillas de verificacin de los datos que desea quitar del archivo de proyecto y, a continuacin, haga clic en Guardar.

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MODULO 2: Introduccin y organizacin de las tareas

En este mdulo aprenderemos a trabajar con las tareas, conoceremos los fundamentos bsicos en la creacin y organizacin de tareas en las secuencia ms ptima y con la duracin apropiada. Las tareas son las partes bsicas en la creacin de cualquier proyecto (las tareas representan el trabajo a llevar a cabo para conseguir los objetivos del proyecto). Una tarea es un paso individual que debe ser realizado para completar el proyecto. La mayora de los proyectos empiezan con una lista de tareas cuya complejidad ir aumentando hasta convertirse en un proyecto, un plan y una programacin completamente desarrollados. Las tareas describen el trabajo del proyecto en trminos de secuencia, duracin y requerimientos de recursos. 2.1 Introduccin de tareas Cuando introduce una tarea, puede ser tan detallado o tan general como desee, pero querr introducir aquellas actividades que necesiten planificacin, requieran de una cantidad considerable de tiempo, o que no desee olvidar. La vista Diagrama de Gantt es uno de los lugares donde se introducen las tareas en Project. Cuando introduce una tarea, a sta se le asigna un nmero de tarea. Este nmero aparece en la primera columna de la tabla de Gantt.
Ejercicio 2.1.1 Agregar una tarea

1.En la ficha Vista del grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2.En el campo Nombre de tarea vaco, escriba los siguientes nombres de tareas y luego de cada ingreso, presione ENTRAR.
Nombre de tarea Definir la oportunidad de negocio Investigar el mercado y la competencia Identificar los elementos de costos operativos Evaluar riesgos potenciales y beneficios Evaluar tamao y estabilidad del mercado Evaluar la competencia Evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios Determinar los requisitos financieros Evaluar idoneidad del personal

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Imprimir informe de evaluacin

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Ejercicio 2.1.2 Insertar una tarea entre otras tareas existentes

1.Seleccione la fila debajo de la tarea Investigar el mercado y la competencia 2.En la ficha Tarea del grupo Insertar, haga clic en la parte superior del botn Tarea.

3. Escriba el nombre de la tarea Identificar los recursos necesarios en la fila insertada. Los identificadores de las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de que se inserta una tarea.
2.2 Estimacin de la duracin.

Cuando crea una tarea programada automticamente, Project 2010 asigna una duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) estimada de forma predeterminada para un da. Puede modificar la duracin en cualquier momento para reflejar la cantidad real de tiempo que requiere la tarea. De forma predeterminada, las tareas nuevas se programan manualmente y no tienen duraciones predeterminadas. Para que las tareas nuevas se programen automticamente, en la ficha Tarea del grupo Programacin, haga clic en Programacin automtica.
Ejercicio 2.2 Cambiar la duracin de una tarea

1. En las tareas insertadas en el ejercicio anterior introduzca las siguientes duraciones. 2. En la columna Duracin de la tarea, escriba la duracin en minutos (m), horas (h), das (d), semanas (s) o meses (me), segn se indican
Nombre de la tarea
Definir la oportunidad de negocio Investigar el mercado y la competencia Identificar los recursos necesarios Identificar los elementos de costos operativos Evaluar riesgos potenciales y beneficios Evaluar tamao y estabilidad del mercado Evaluar la competencia Evaluar la disponibilidad de los recursos necesarios Determinar los requisitos financieros Evaluar idoneidad del personal Imprimir informe de evaluacin

duracin

1me 8d 7d 5d 1s 1s 4d 1s 5d 10d 1d

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Nota Si se cambian las unidades, Project no las convierte. Por ejemplo, si la duracin es 1 da y desea expresar dicha duracin en horas, primero debe calcular la cantidad de horas de trabajo en un da y luego escribir el nuevo valor en horas. 2.3 Realizar mejores estimaciones Para aumentar la precisin de las estimaciones de duracin de la tarea, use su propia experiencia y la de otros usuarios que trabajaron en proyectos y tareas similares. Realice preguntas como las siguientes: Cunto dur la tarea? Qu desafos enfrent? Qu cambiara si tuviera que hacerlo nuevamente? Escriba las diferencias entre la tarea nueva y las tareas anteriores, y tngalas en cuenta al estimar la duracin de la tarea.
2.4 Creacin de un hito

Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin cero se muestran automticamente como un hito. Tambin puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duracin.
Ejercicio 2.4.1 Crear un hito

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso. 3. Escriba 0 en el campo Duracin del hito y, a continuacin, presione ENTRAR. Cuando escriba una duracin cero en una tarea, Project 2010 muestra automticamente el smbolo de hito en la seccin de grficos de la vista Diagrama de Gantt en ese da.
Crear un hito con una duracin mayor que cero

Por lo general, los hitos tienen una duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duracin. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de aprobacin al final de una fase (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.) y sabe que el proceso de aprobacin tardar una semana.

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Ejercicio 2.4.2

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1.En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso. 3. Seleccione el hito y, en la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic en Informacin de tarea.

4. En el cuadro de dilogo Informacin de tarea, haga clic en la pestaa Opciones avanzadas y, a continuacin, especifique la duracin del hito en el cuadro Duracin. 5. Active la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito y, a continuacin, haga clic en Aceptar. Project 2010 muestra el smbolo de hito de la tarea.
2.5.

en la vista Diagrama de Gantt en el ltimo da

Organizar tareas en subtareas y tareas de resumen

Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan caractersticas o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangra a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organizacin del proyecto. Existen dos mtodos de organizacin de la lista de tareas: Con el mtodo arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuacin, se detallan las fases en tareas individuales. Este mtodo proporciona una versin del plan tan pronto como haya decidido las fases principales. Nota Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente falte alguna fase. Con el mtodo abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuacin, se agrupan en fases. Cuando haya decidido el mtodo para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project
2.5.1Crear tareas de resumen y subtareas

Para crear un resumen de las tareas, aplique o anule la sangra para crear tareas de

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resumen y subtareas. De forma predeterminada, las tareas de resumen aparecen en negrita y sin sangra y las subtareas, debajo de ellas, con sangras aplicadas. Tenga en cuenta que una tarea de resumen tambin puede ser una subtarea de otra tarea superior. 1. En el listado de tareas del ejercicio anterior ,en la vista de Diagrama de Gantt, inserte una nueva tarea en la primer fila y escriba Fase 1 Plan estratgico. 2. En la cinta de opciones, en el grupo de tareas que sigue, haga clic en Aplicar sangra para aplicar la sangra a las tareas, de modo que se conviertan en una subtarea.

3. Sugerencia Con el mouse puede aplicar o anular la sangra a una tarea rpidamente. Site el puntero sobre la primera letra del nombre de la tarea. Cuando el puntero cambie a una flecha doble, arrstrelo con el botn secundario para aplicar la sangra a la tarea o arrstrelo hacia la izquierda para anular la sangra de la tarea. Notas La asignacin de recursos a las tareas de resumen puede crear duraciones y valores de asignacin impredecibles, Para asociar a un miembro de un equipo con una tarea de resumen sin asignar la tarea, puede usar el campo Contacto. Para deshacer el esquema, anule la sangra de todas las subtareas y tareas de resumen de nivel inferior hasta que todas las tareas tengan el mismo nivel de esquema. Puede reorganizar fcilmente las fases del proyecto en su programacin de esquema. Al desplazar o eliminar una tarea de resumen, automticamente se desplazan o eliminan todas las subtareas asociadas. Al eliminar una tarea de resumen, Project elimina automticamente todas sus subtareas. Para eliminar una tarea de resumen y conservar sus subtareas, primero tiene que anular la sangra de las subtareas hasta que tengan el mismo nivel que la tarea de resumen. Al reorganizar una lista de tareas, cambiarn los nmeros de esquema de los elementos de la lista. Los nmeros de esquema se actualizan automticamente al mover, agregar o eliminar tareas, porque reflejan la estructura actual de la lista de tareas. Si est usando un sistema de numeracin personalizado especificado manualmente, los nmeros no se actualizan de forma automtica. Si desplaza una tarea, deber ajustar manualmente los nmeros para reflejar la nueva ubicacin. La colocacin de tareas en orden jerrquico no crea automticamente dependencias entre tareas. Para crear dependencias entre tareas, stas deben estar vinculadas. Despus de organizar las tareas vinculadas en su programacin de esquema, las dependencias entre tareas que ha establecido previamente pueden haber dejado de ser pertinentes, y es posible que tenga que actualizarlas.

2.6 Vincular Tareas

Las tareas de los proyectos debern ser llevadas a cabo en un determinado orden. Por ejemplo antes de que se produzca la tarea Imprimir el anlisis de mercado deber ser completada la tarea Definir el mercado. Estas dos tareas poseen una relacin fina a comienzo con dos aspectos.

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la segunda tarea debe producirse despus de la primera tarea; esto es una secuencia La segunda tarea slo se producir si la primera tarea es completada ; esto es una dependencia.

En Project la primer tarea se denomina predecesora ya que precede a las tareas que dependen de ella. La segunda tarea se denomina sucesora ya que sucede a las tareas de las que sta es dependiente. Cualquier tarea puede ser la predecesora de una o ms tareas sucesoras.
Ejercicio 2.6.1 Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt

1.En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea Definir la oportunidad de negocio y mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la primera y en la siguiente tarea que desee vincular Investigar el mercado y la competencia. Para seleccionar tareas que no estn una junto a la otra, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee vincular. 3. En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botn Vincular tareas.

Project, de manera predeterminada, crea un vnculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede cambiar este vnculo de tarea a los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin.

Activar y desactivar el vinculado automtico

Puede configurar Project 2010 de manera que al insertar una tarea entre las tareas vinculadas, la nueva tarea se vincule automticamente a las tareas que la rodean. Esto se denomina vinculado automtico. Por ejemplo, si tiene tres tareas con vnculos Fin a comienzo y agrega una nueva tarea entre ellas, la nueva tarea adoptar el vnculo Fin a comienzo con las tareas anteriores y posteriores a ella. El vinculado automtico est deshabilitado de manera predeterminada. Para activarlo, siga los pasos a continuacin. 1. Haga clic en la pestaa Archivoy, a continuacin, en Opciones. 2. En el cuadro de dilogo Opciones de proyecto, haga clic en Programacin y desplcese hasta la seccin Opciones de programacin de este proyecto. 3. Para activar el vinculado automtico, active la casilla de verificacin Vincular automticamente las tareas insertadas o desplazadas. Para volver a desactivar el vinculado automtico, desactive la casilla de verificacin.

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Acerca de vincular tareas

MS PROJECT 2010

Cuando se vinculan tareas en Project, el tipo de vnculo (vincular: en un proyecto, establecer una dependencia entre tareas. La vinculacin de tareas define una dependencia entre sus fechas de comienzo y de fin. En OLE, establecer una conexin entre programas de modo que la informacin de un documento se actualiza siempre que cambia la informacin del otro.) predeterminado es Fin a comienzo. Sin embargo, un vnculo de tipo Fin a comienzo no funciona en todas las situaciones. Project proporciona los siguientes tipos adicionales de vnculos de tareas de modo que pueda disear su proyecto de forma realista: Tipo de vnculo Ejemplo Descripcin La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). Fin a comienzo (FC) Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Preparar cimientos" y "Verter cemento", la tarea "Verter cemento" no puede comenzar hasta que se haya completado la tarea "Preparar cimientos". La tarea dependiente (B) no puede comenzar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente puede comenzar en cualquier momento una vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de vnculo CC no requiere que ambas tareas comiencen al mismo tiempo. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Verter cemento" y "Nivelar cemento", la tarea "Nivelar cemento" no puede comenzar hasta que comience la tarea "Verter cemento". La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que se haya completado la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una vez que se haya completado la tarea de la cual depende. El tipo de vnculo FF no requiere que ambas tareas se completen al mismo tiempo. Por ejemplo, si tiene dos tareas, "Agregar cableado" e "Inspeccionar instalacin elctrica", la tarea "Inspeccionar instalacin elctrica" no puede completarse hasta que se complete la tarea "Agregar cableado".

Comienzo a comienzo (CC)

Fin a fin (FF)

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MS PROJECT 2010 La tarea dependiente (B) no se puede completar hasta que comience la tarea de la que depende (A). La tarea dependiente se puede completar en cualquier momento una vez que la tarea de la cual depende haya comenzado. El tipo de vnculo CF no requiere que la tarea dependiente se complete de forma simultnea en cuanto comience la tarea de la que depende. Por ejemplo, las cimbras del techo para su proyecto de construccin se construyen en otro lugar. Dos de las tareas de su proyecto son "Entrega de cimbras" y "Montar techo". La tarea "Montar techo" no se puede completar hasta que comience la tarea "Entrega de cimbras".

Comienzo a fin (CF)

2.7 Aprender sugerencias para trabajar con tareas

Para definir las tareas ms efectivamente, tenga en cuenta las siguientes pautas: Desglose las tareas al nivel de detalle del que desea realizar un seguimiento. Debe desglosarlas en ms detalle para las reas ms peligrosas. Asegrese de que las tareas tengan criterios claros para ser completadas. Defina las tareas cortas en comparacin con la duracin total del proyecto. Las tareas cortas le permiten estimar ms fcilmente el tiempo y los recursos.

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Administracin de proyectos con MS PROJECT 2010

Gua de Trabajos Prcticos N 2: Introduccin y organizacin de tareas

Objetivos: - Editar, mover y eliminar tareas. - Esquematizar tareas en fases y subfases. - Vincular tareas y diferentes tipos de dependencias entre las tareas. - Establecer hitos. Ejercicio 1 Planificar las actividades para la realizacin del proyecto Remodelacin de oficina. La fecha de comienzo esta programada para el da 15 de noviembre de 2010. a) Definir las propiedades del proyecto de la siguiente manera: Ttulo del Proyecto: Remodelacin de oficina Asunto del proyectos: Nuevas remodelaciones en la empresa Autor: nombre del alumno Organizacin: FaCENA b) Introducir la siguiente lista de tareas con las duraciones:
Nombre de tarea Duracin 1d? 2 das 2 das 0 das 3 das 1 sem 4 das 1 sem. 0 das 1d? 3 das 1d? 6 das 3 das 3 das 4 das 3 das 2 das 0 das 1d? 2 das 2 das 8 horas 2 das 2 das

1 Planificacin 2 Escribir propuesta 3 Contratar arquitecto 4 Aprobacin de las autoridades 5 Negociar nuevo alquiler 6 Realizar Planos 7 Contratar empresa de mudanzas 8 Presentar planos 9 Permisos recibidos 10 Remodelacin 11 Demolicin del espacio existente 12 Levantar tabiques 13 Instalacin elctrica 14 Instalacin de lneas de voz y datos 15 Pintar paredes 16 Instalar puertas y ventanas 17 Colocar alfombras 18 Limpieza final 19 Remodelacin terminada 20 Traslado 21 Desconectar computadoras/equipos 22 Desmontar mobiliario 23 Trasladar mobiliario/equipo/cajas 24 Montar mobiliario 25 Conectar computadoras/equipos

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26 Oficinas terminadas 27 Sala del servidor 28 Adquirir nuevo servidor 29 Trasladar servidor 30 Conectar servidor 31 Probar servidor 32 Sala del servidor terminada
0 das 4 das 1 da 8 horas 2 das 1 da 0 das

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Ejercicio 2 Modificar la lista de tareas inicial: a) Insertar nueva tarea Presentar propuesta, duracin 2 das, despes de la tarea Contratar arquitecto. b) Desplazar la tarea, Pintar paredes, despus de la tarea , Instalar puertas y ventanas (con el mouse arrastrar y colocar) c) Eliminar la tarea 7 Trasladar servidor. d) Guardar el archivo con el nombre remodelacin_oficina, en la carpeta D:\Curso Project. Ejercicio 3: Esquematizacin de tareas en fases a) Abrir el archivo remodelacion_oficina.mpp de la carpeta D:\Curso Project b) Aplicar sangra a las tareas de la 2 a la 9, de la 11 a la 19 , de la 21 a la 26 y de la tarea 28 a la 32 para crear tareas resmenes fases del proyecto. c) Observe que la sangra o espacio en blanco antes del nombre de la tarea marca el nivel jerrquico de dependencia. d) Mostrar slo las tareas resmenes. Para ello debe seleccionar todas las tareas del proyecto haciendo clic en la celda de interseccin de los rtulos de filas y columnas, luego ir al men Proyecto, Esquema, Ocultar Subtareas. e) Visualizar slo las subtareas de la Fase 1, haciendo clic en el signo + ubicado al inicio del nombre de la tarea. f) Mostrar nuevamente el proyecto con todas las tareas y subtareas.

Ejercicio 4: Definir hitos a) Definir como hitos las tareas 4, 9, 19, 26 y 32

Ejercicio 5: Vinculacin de tareas a) Siguiendo con el proyecto remodelacin de oficina.mpp, vincule todas las tareas con una dependencia de fin a comienzo. b) Observe todas las tareas en el diagrama de Gantt seleccionando men VER-ZoomProyecto completo. c) En Proyecto Informacin del Proyecto, observe la fecha de finalizacin del proyecto calculada y en el botn Estadsticas la duracin total del proyecto. d) En forma predeterminada la duracin se especifica en das, modifique esta configuracin para que se muestre en semanas: Men Herramientas Opciones

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Programacin, cambiar de das a semana en el cuadro de texto correspondiente a la duracin. Observe los cambios y restaure la configuracin. e) Cambiar las vinculaciones para que las tareas 29 y 30. comiencen juntas: f) Cambiar la dependencia entre la tarea 21 y 22 para que terminen juntas (FF). g) Cul es la duracin total actual del proyecto? Qu efecto se produjo con las modificaciones? Ejercicio 4: Tarea a) Definir las tareas y las vinculaciones necesarias para la realizacin de una cena de cumpleaos que se realizar dentro de 10 das a partir de la fecha actual. b) Esquematice el proyecto en fases y marque hitos significativos en la planificacin. c) Guarde el proyecto en la carpeta D:\Curso Project, con el nombre fiesta de cumpleaos.