Definiciones: Es un Conjunto coherente de datos, estructurados conforme a normas de mensajes acordadas, para la transmisin por medios electrnicos, preparados

en un formato capaz de ser ledo por el ordenador y de ser procesado automticamente y sin ambigedad. Es aquella parte de un sistema de informacin capaz de cooperar con otros sistemas de informacin mediante el intercambio de mensajes EDI. Qu funcionalidad ofrece el EDI? Intercambio electrnico de datos es el intercambio entre sistemas de informacin, por medios electrnicos, de datos estructurados de acuerdo con normas de mensajes acordadas. A travs del EDI, las partes involucradas cooperan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido acerca de un negocio comn, que se lleva a cabo mediante la transmisin de datos electrnicos estructurados. En el EDI, las interacciones entre las partes tienen lugar por medio de aplicaciones informticas que actan a modo de interfaz con los datos locales y pueden intercambiar informacin comercial estructurada. El EDI establece cmo se estructuran, para su posterior transmisin, los datos de losdocumentos electrnicos y define el significado comercial de cada elemento de datos. Para transmitir la informacin necesita un servicio detransporte adicional (por ejemplo, un sistema de tratamiento de mensajes o de transferencia de ficheros). Debe destacarse que el EDI respeta la autonoma de las partes involucradas, no impone restriccin alguna en el procesamiento interno de la informacin intercambiada o en los mecanismos de transmisin. Principales campos de Aplicacin Los tpicos campos de aplicacin del EDI son el intercambio de informacin industrial, comercial, financiera, mdica, administrativa, fabril o cualquier otro tipo similar de informacin estructurada. Esta informacin, con independencia de su tipo concreto, se estructura en unos formatos que pueden ser procesados por las aplicaciones informticas. Ejemplos de datos EDI son las facturas, rdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc. Como ejemplo de grupos de potenciales clientes, podemos mencionar: * Sector de la Distribucin (Supermercados y Proveedores) * Sector de las Automotrices (Terminales, Proveedores y Concesionarios) * Sector Farmacutico (Farmacias y Laboratorios) * Sector de la Administracin Pblica * Sector del Transporte y Turismo

. El sistema tradicional en el que se basan las transmisiones de documentos entre las empresas, al estar centrado en el uso del papel, presenta dos inconvenientes. En primer

lugar, la lentitud. Documentos que se generan en ordenadores que procesan la informacin a gran velocidad, posteriormente sufren retrasos producidos al tener que procesarse de forma manual en las empresas de correos. Por este motivo, muchas empresas han sustitudo el correo como medio para enviar sus documentos por el fax, lo que ha agilizado en buena medida la gestin. Sin embargo, se mantiene otro problema: la diversidad de modelos de facturas, pedidos, hojas de precios, etc. Esta falta de normalizacin es causa de muchos errores administrativos y, de nuevo, de lentitud. La figura 1, adaptada de Heath (1991) muestra el procedimiento convencional simplificado de transmisin de documentos administrativos entre las empresas.

SERVICIOS EDI Como ya mencionamos anteriormente EDI es el intercambio electrnico de documentos estandarizados, a travs de redes de telecomunicaciones, entre aplicaciones informticas de empresas relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los relacionadas comercialmente. El EDI sustituye el soporte papel de los documentos comerciales ms habituales (rdenes de compra, remito, factura, lista de precios, etc.) por transacciones electrnicas con formato normalizados y acordados previamente entre los usuarios del servicio. Este servicio, a diferencia del correo electrnico, relaciona aplicaciones informticas que residen en las computadoras de las distintas empresas. Por lo tanto, el intercambio de informacin se realiza entre aplicaciones informticas y no entre personas. Principales Beneficios EDI sin duda nos ofrece una amplia gama de oportunidades de trabajo y beneficios para nuestra empresa entre los que se destacan : * Agilizacin de procesos comerciales * Importante disminucin de errores en los documentos * Disminucin de stocks, debido a la facilidad de aplicacin de tcnicas "Just-in-Time" * Ahorro de costos de administracin * Mejora de la competitividad de la empresa que lo adopta

Componentes de EDI EDI cuenta con algunos componentes que a continuacin se describen uno a uno. CENTRO DE COMPENSACIN La funcin bsica del Centro de Compensacin es la de recibir, almacenar y reenviar a sus destinatarios los documentos comerciales que los usuarios del servicios intercambian. As, se asegura la integridad y confidencialidad de la informacin. En l cada empresa tiene asignado un buzn electrnico, a travs del cual el usuario recibe y

recupera la informacin que sus interlocutores comerciales le envan. La plataforma hardware del Centro es "Fault Tolerant", lo cual garantiza la plena disponibilidad del servicio: 24 horas por da, 365 das del ao. Los aspectos de seguridad tales como: control de acceso, suministro de energa elctrica, etc. han sido especialmente cuidados, con el objeto de garantizar a los usuarios la plena integridad y confidencialidad de su informacin. Los clientes slo necesitan realizar una conexin fsica para intercambiar documentos con todos sus interlocutores, circunstancia que facilita el uso diario del Servicio. Adems de esta simplificacin introducida por el centro Servidor, existe otra serie de ventajas, como las siguientes: * Una sola conexin sirve para enviar a TODOS los destinatarios y recibir de TODOS los remitentes * Alta disponibilidad - Confidencialidad absoluta * Integridad de datos implcita en los protocolos utilizados * Mantiene y facilita control de documentos RED DE TELECOMUNICACIONES Las empresas usuarias del servicio tiene acceso al Centro de Compensacin a travs de la red Terrestre y/o Satelital. El ingreso a la misma podr ser por medio de acceso directos o por la red telefnica conmutada al centro ms cercano. La eleccin del vnculo se determina en funcin del trfico que las empresas necesitan cursar. Los accesos a la red terrestre con que cuenta el Centro de Compensacin tiene la facilidad de cobro revertido. Es decir, los clientes que se comunican con el Centro no abonan el trfico generado en la Red. El protocolo utilizado es el OFTP (Odette File Transfer Protocol), el cual fue diseado especialmente para intercambios EDI y es en la actualidad el de mayor difusin. ESTACIN DE USUARIO La estacin de trabajo es la herramienta software que permite realizar la conexin del sistema informtico de cada Cliente con el Centro de Compensacin. La misma cubre la siguientes funciones: * Comunicaciones * Traduccin de mensajes al formato estandarizado * Interfase con las aplicaciones del sistema informtico del Cliente * Entrada manual de datos e impresin de documentos recibidos El equipo necesario para soportar la Estacin de Trabajo, en su configuracin bsica, es una computadora AT, un modem compatible Hayes y una conexin telefnica. Cundo usar el EDI? Generalmente, se utiliza el EDI cuando: * Las partes involucradas en el intercambio son autnomas y comparten un

entendimiento predefinido, claro y comn sobre los negocios y servicios a utilizar; * La informacin a intercambiar puede mapearse sobre mensajes normalizados. Debe destacarse que aunque no se disponga de mensajes normalizados para todas las aplicaciones, ello no debe impedir la utilizacin del EDI. En la Seccin se proporcionan directrices o guas para el diseo de nuevos mensajes EDI. Un uso tpico del EDI es la automatizacin de los intercambios entre un departamento y una organizacin externa (por ejemplo, una compaa suministradora) o entre dos grandes departamentos de la misma Administracin, cada uno de ellos dotado con su propio sistema de informacin y diferentes formas de representar la misma informacin. No obstante, dentro de un mismo departamento pueden existir unidades que tienen sus propios dominios de aplicacin implementados sobre diferentes sistemas informticos, y necesitan automatizar el intercambio de datos mediante el EDI. La existencia de conjuntos de mensajes acordados internacionalmente es el elemento clave para la automatizacin de los procedimientosadministrativos o comerciales. Como se indicar posteriormente en el Escenario 4, el nmero actual de mensajes normalizados o en fase de borrador, abarca una extensa rea de aplicaciones relevantes para las Administraciones Pblicas. La introduccin del EDI debera decidirse teniendo en cuenta los siguientes aspectos: * el volumen de documentos comerciales/administrativos intercambiados; * el actual porcentaje de error en el tratamiento de documentos sobre papel; * el coste del tratamiento y mantenimiento de documentos sobre papel; * el factor tiempo (si es crtico o no); * el valor estratgico asignado al EDI en trminos de beneficios a largo plazo. Este anlisis debera compararse con la evaluacin del coste necesario para implementar una solucin basada en el EDI. A los costes de contratacin previstos deberan aadirse los costes derivados de procedimientos internos (por ejemplo, preparacin del personal). En resumen, el EDI permite que el contratista rena algunos de los requisitos de los Nuevos Sistemas Ofimticos: * automatizacin de los complejos procedimientos de compras; * intercambio de documentos electrnicos con los proveedores habituales y el banco; * reduccin del tiempo de entrega; * reduccin del esfuerzo asociado a la gestin de los procedimientos de

compras. Se dispone de mensajes EDI para soportar ciclos comerciales/administrativos con diferentes agentes externos, en reas comunes a muchas Administraciones Pblicas: * pedido/facturacin a/de proveedores; * estadsticas, con propsitos informativos; * operaciones de seguros; * pre-oferta y oferta; * control post-oferta; * pagos a travs de bancos. El EDI tambin puede soportar otros procesos de la Administracin Pblica en dominios especficos como: * aduanas; * administracin social; * transporte; * sanidad; * municipios; * polica; * servicios judiciales. Un posible requisito de todos los escenarios EDI es la necesidad de reconocer, mediante un acuse de recibo, los mensajes enviados. El EDI es capaz de cumplir este requisito a travs del intercambio de un mensaje de servicio dedicado especficamente a este propsito. Un requisito importante del nuevo sistema es la necesidad de contemplar ciertas caractersticas de seguridad. Los requisitos tpicos de seguridad son: autentificacin del origen del mensaje, no-repudio del origen, no repudio de la recepcin, integridad del contenido, confidencialidad del contenido. Aunque no se disponga todava de normas EDI en este rea, el sistema EDI puede ofrecer dichas funcionalidades.