130231

PROCESO DE ACTUALIZACIN Y MEJORA DEL SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD EN LA EMPRESA MANUFACTURERA

IMAPAR LTDA. CON EL FIN DE AFRONTAR UNA AUDITORA
DE CERTIFICACIN EN LA NORMA NTC ISO 9001:2000

DIANA MARCELA PUENTES ESPARZA

UNIVERSIDAD DE LA SABANA
FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
CHIA- CUNDINAMARCA
2007
2
PROCESO DE ACTUALIZACIN Y MEJORA DEL SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD EN LA EMPRESA MANUFACTURERA
IMAPAR LTDA. CON EL FIN DE AFRONTAR UNA AUDITORA
DE CERTIFICACIN EN LA NORMA NTC ISO 9001:2000

DIANA MARCELA PUENTES ESPARZA

Proyecto de grado para optar al ttulo de Ingeniero Industrial

DIRECTOR
ING. JAIME ROLDN PARRA

UNIVERSIDAD DE LA SABANA
FACULTAD DE INGENIERA
PROGRAMA DE INGENIERA INDUSTRIAL
CHIA- CUNDINAMARCA
2007
iii
AGRADECIMIENTOS

Esta tesis no se habra podido realizar sin la colaboracin de muchas
personas a quienes expreso mi ms sincero agradecimiento.

A Dios, por darme la oportunidad de culminar esta meta satisfactoriamente y
acompaarme a lo largo de este camino.

A mis padres, por brindarme siempre lo mejor. Gracias a su cario y apoyo
he logrado realizar uno de los ms grandes sueos de mi vida, terminar mis
estudios profesionales que corresponde al legado ms grande que yo puedo
recibir y por el cual les estar eternamente agradecida.

A mi novio por ser mi apoyo constante y una de mis principales motivaciones,
gracias por ayudarme a culminar mi sueo y ser parte de l.

A J aime por ser gua y colaborar incondicionalmente en el desarrollo de este
proyecto.

A IMAPAR Ltda. por la confianza depositada en mi para realizar este
proyecto y el apoyo incondicional.

iv
CONTENIDO

AGRADECIMIENTOS .................................................................................... iii

NDICE DE TABLAS..................................................................................... vii

NDICE DE GRFICAS................................................................................ viii

NDICE DE ANEXOS......................................................................................ix

INTRODUCCIN.............................................................................................x

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO.............................................................. xii

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ......................................................... xiii

OBJETIVO GENERAL ................................................................................. xiv

OBJETIVOS ESPECIFICOS ........................................................................ xiv

Captulo 1 ...................................................................................................... 1

MARCO TERICO......................................................................................... 1

1.1 NORMAS ISO 9000 .............................................................................. 1
1.1.1 Descripcin General ....................................................................... 1
1.1.2 Norma NTC ISO 9001:2000............................................................ 3
1.1.2.1 Principios de gestin de calidad ........................................... 4
1.1.2.2 Enfoque basado en procesos ............................................... 5

1.2 AUDITORAS DE CALIDAD.................................................................. 7
1.2.1 Descripcin general ........................................................................ 7
1.2.2 Clasificacin de las auditoras .......................................................10

1.3 INDICADORES DE GESTIN .............................................................10
1.3.1 Descripcin general .......................................................................10
1.3.2 Elaboracin de indicadores de gestin ..........................................12

1.4 IMAPAR Ltda. -Industria Manufacturera de Autopartes- ......................16
1.4.1 Descripcin general de la empresa ...............................................16
1.4.2 Presencia de IMAPAR Ltda. ..........................................................17
1.4.3 Misin, visin y organigrama .........................................................18
1.4.3.1 Misin ..................................................................................18
v
1.4.3.2 Visin...................................................................................19
1.4.3.3 Organigrama........................................................................19
1.4.4 Principios y valores........................................................................21
1.4.5 Sistema de procesos .....................................................................21
1.4.6 Proceso productivo ........................................................................22

Captulo 2 .....................................................................................................26

METODOLOGA............................................................................................26

2.1 METODOLOGA - ETAPA # 1: DIAGNSTICO DE LA EMPRESA -
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD FRENTE A LOS REQUISITOS DE
LA NORMA NTC ISO 9001:2000- ..............................................................29
2.1.1 Auditora Interna de Calidad ..........................................................29
2.1.2 Diagnstico de comparacin..........................................................31

2.2 METODOLOGA - ETAPA # 2: PLANIFICACIN DEL PROYECTO. ..32

2.3 METODOLOGA - ETAPA # 3: ACTUALIZACIN Y MEJORA DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Y DE LOS DOCUMENTOS Y
REQUISITOS EXIGIDOS POR LA NORMA NTC ISO 9001:2000. ............33
2.3.1 Planeacin estratgica IMAPAR Ltda............................................34
2.3.2 Organigrama IMAPAR Ltda. ..........................................................36
2.3.3 Mapa de procesos .........................................................................37
2.3.3.1 Definicin de los principales requisitos y necesidades del
cliente ..............................................................................................38
2.3.3.2 Identificacin de los procesos crticos de la empresa..........39
2.3.3.3 Elaboracin, documentacin y aprobacin del mapa de
procesos de IMAPAR Ltda. .............................................................40
2.3.4 Caracterizacin de procesos .........................................................41
2.3.5 Medicin y control de procesos .....................................................42
2.3.6 Documentacin de procesos .........................................................43
2.3.7 Otros desarrollos ...........................................................................46
2.3.7.1 Secuencia e interaccin de procesos ..................................47
2.3.7.2 Manual de Calidad...............................................................47
2.3.7.3 Recursos Humanos .............................................................47
2.3.8 Programa de sensibilizacin IMAPAR Ltda. ..................................49
2.3.9 Implementacin y distribucin de la documentacin......................49
2.3.10 Desarrollo del sistema de reposicin de materia prima de Imapar
Ltda.........................................................................................................52

2.4 METODOLOGA - ETAPA # 4: REVISIN DEL SISTEMA DE
GESTIN DE CALIDAD.............................................................................53

Captulo 3 .....................................................................................................55

RESULTADOS DEL PROYECTO.................................................................55
vi
3.1 RESULTADOS - ETAPA # 1: DIAGNSTICO DE LA EMPRESA -
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD FRENTE A LOS REQUISITOS
DE LA NORMA NTC ISO 9001:2000 - .......................................................56
3.1.1 Resultados auditora interna de calidad.........................................56
3.1.2 Diagnstico de comparacin..........................................................58

3.2 RESULTADOS - ETAPA # 2: PLANIFICACIN DEL PROYECTO......58

3.3 RESULTADOS - ETAPA # 3: ACTUALIZACIN Y MEJORA DEL
REQUISITOS EXIGIDOS POR LA NORMA NTC ISO 9001:2000. ............59
3.3.1 Planeacin estratgica IMAPAR Ltda............................................59
3.3.1.1. Misin .................................................................................59
3.3.1.2 Visin...................................................................................60
3.3.1.3 Poltica de Calidad...............................................................60
3.3.1.4 Objetivos de Calidad............................................................60
3.3.2 Organigrama IMAPAR Ltda. ..........................................................60
3.3.3 Mapa de procesos .........................................................................61
3.3.3.1 Principales requisitos y necesidades de los clientes ...........61
3.3.3.2 Procesos crticos IMAPAR Ltda...........................................63
3.3.3.3 Elaboracin mapa de procesos IMAPAR Ltda.....................66
3.3.3.4 Mapa de procesos IMAPAR Ltda. Versin 2 .......................69
3.3.4 Caracterizacin de procesos .........................................................70
3.3.5 Medicin y control de procesos .....................................................72
3.3.6 Documentacin de procesos .........................................................72
3.3.7 Otros desarrollos dentro del SGC..................................................80
3.3.8 Programa de sensibilizacin IMAPAR Ltda. ..................................80
3.3.9 Sistema de reposicin de materia prima de Imapar Ltda...............83
3.3.9.1 Objetivo principal de la aplicacin informtica .....................83
3.3.9.2 Variables y fuentes ..............................................................83
3.3.9.3 Formulas diseadas para la aplicacin................................85
3.3.9.4 Diseo aplicacin informtica ..............................................87

3.4 RESULTADOS - ETAPA # 4: REVISIN DEL SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD..............................................................................................88

CONCLUSIONES..........................................................................................90

RECOMENDACIONES..................................................................................93

BIBLIOGRAFIA.............................................................................................95

ANEXOS........................................................................................................97
vii
NDICE DE TABLAS

Tabla 1: Identificacin procesos crticos IMAPAR Ltda................................. 66
Tabla 2: Identificacin Mapa de Procesos procesos de conduccin.......... 67
Tabla 3: Identificacin Mapa de Procesos procesos de apoyo.................. 68
Tabla 4: Documentos actualizados............................................................... 76
Tabla 5: Documentos nuevos ....................................................................... 79
Tabla 6: Variables aplicacin informtica...................................................... 84
Tabla 7: Formulas aplicacin informtica...................................................... 85

viii
NDICE DE GRFICAS

Grfica 1: Familia de las normas ISO 9000.................................................................1
Grfica 2: Ciclo de mejoramiento PHVA .....................................................................5
Grfica 3: Modelo de un sistema de gestin de la calidad basado en procesos.........6
Grfica 4: Etapas implicadas en una auditora............................................................8
Grfica 5: Actividades que componen el proceso de auditoras .................................9
Grfica 6: Aspectos evaluables de una poltica, programa y/o proyecto...................13
Grfica 7: Categoras de indicadores segn aspectos evaluables............................13
Grfica 8: Mtodos de recoleccin de informacin..................................................15
Grfica 9: Presencia IMAPAR Ltda. Colombia, Sur Amrica y Centro Amrica.......17
Grfica 10: Presencia IMAPAR Ltda. Norte Amrica y Europa.................................18
Grfica 11: Organigrama IMAPAR Ltda....................................................................20
Grfica 12: Principios y valores.................................................................................21
Grfica 13: Sistema de procesos ..............................................................................21
Grfica 14: Metodologa planteada para desarrollar el proyecto...............................28
Grfica 15: Fases taller planeacin estratgica........................................................35
Grfica 16: Etapas desarrollo mapa de procesos .....................................................37
Grfica 17: Actividades taller 2..................................................................................38
Grfica 18: Elementos para identificar un proceso....................................................39
Grfica 19: Codificacin documentos del SGC IMAPAR Ltda. .................................45
Grfica 20: Procesos crticos IMAPAR Ltda..............................................................66
Grfica 21: Mapa de Procesos IMAPAR Ltda. ..........................................................69
Grfica 22: Plantilla caracterizacin de procesos IMAPAR Ltda...............................70
Grfica 23: Plantilla de documentacin.....................................................................73
Grfica 24: Reposicin de materiales - Cuero...........................................................88

ix
NDICE DE ANEXOS

ANEXO A: Diploma: Certificado Auditor de Calidad IMAPAR Ltda........................................ 98
ANEXO B: Mapa de Procesos Vr. 1..................................................................................... 100
ANEXO C: Programa de Auditora........................................................................................ 101
ANEXO D: Plan de Auditora................................................................................................ 103
ANEXO E: Ejemplos - Plan de Auditora.............................................................................. 105
ANEXO F: Procedimientos Control de Documentos ............................................................ 109
ANEXO G: Procedimiento Control de Registros................................................................... 113
ANEXO H: Cronograma de Implementacin IMAPAR Ltda. ................................................ 115
ANEXO I: Registro de Asistencia a Capacitaciones y Reuniones........................................ 120
ANEXO J : Procedimiento Auditoras Internas de Calidad.................................................... 121
ANEXO K: Programa de Auditora........................................................................................ 125
ANEXO L: Funciones y Perfil de Cargo Coordinador de Calidad......................................... 127
ANEXO M: Plan de Calidad Mantenimiento de la Estandarizacin del SGC.................... 132
ANEXO N: Plan de Revisin por la Direccin....................................................................... 140
ANEXO O: Plan de Auditoras de Calidad............................................................................ 147
ANEXO P: Plan de Auditora................................................................................................. 154
ANEXO Q: Acta Reunin (21-11-2006) ................................................................................ 156
ANEXO R: Informes de Auditora Interna de Calidad #1..................................................... 159
ANEXO S: Matriz: Diagnstico de Comparacin.................................................................. 172
ANEXO T: Plan de Calidad Recertificacin en la norma NTC ISO 9001:2000................. 181
ANEXO U: Cartilla Taller: Planeacin Estratgica................................................................ 187
ANEXO V: Resultados Revisin por la Direccin................................................................. 191
ANEXO W: Cartilla Taller - Requisitos y Necesidades Cliente............................................. 192
ANEXO X: Caracterizacin de Procesos.............................................................................. 194
ANEXO Y: Tablero de Mando............................................................................................... 201
ANEXO Z: Ficha Tcnica de Indicadores de Gestin y resultados...................................... 202
ANEXO A1: Listado Maestro de Documentos y Registros................................................... 212
ANEXO A2: Matrices de Interrelacin................................................................................... 220
ANEXO A3: Manual de Funciones y Perfiles de Cargo........................................................ 222
ANEXO A4 Cartilla de Induccin Corporativa....................................................................... 248
ANEXO A5: Reposicin Materia Prima IMAPAR Ltda.......................................................... 252
ANEXO A6: Aplicacin Informtica: Subaplicaciones .......................................................... 253
ANEXO A7 Acta Reunin (11-05-2007)............................................................................... 256
ANEXO A8: Informes de Auditora Interna de Calidad #2................................................... 260

x
INTRODUCCIN

El sector automotriz, incluyendo la venta de accesorios para carros, juega un
papel muy importante y bsico en la economa nacional. Su constante
desarrollo y crecimiento hace que diferentes variables econmicas del pas y
su potencial de exportacin aumenten o disminuyan significativamente.

Por esta razn, es indispensable que las empresas pertenecientes a este
sector operen bajo ciertos parmetros ptimos y competitivos que aseguren
la calidad de sus productos y servicios. De igual forma, estos parmetros
proporcionan la confianza necesaria a las empresas para ofrecer a sus
clientes productos y servicios que van a satisfacer sus necesidades y
requisitos, al mismo tiempo que benefician econmicamente a sus
inversionistas y colaboran con el desarrollo del pas.

La implementacin de sistemas de gestin de calidad (SGC) es va y base
fundamental para el logro de los objetivos anteriormente mencionados. Estos
sistemas de calidad ofrecen un marco de referencia en la mejora continua de
las actividades y procesos de las empresas, elevando los niveles de
satisfaccin y cumpliendo con las exigencias de los clientes.

Por lo anterior, es indispensable que las empresas pertenecientes a este
sector demuestren que su poltica de calidad, objetivos y procedimientos
cumplen con los estndares aprobados por los diferentes organismos de
certificacin, quienes dan veracidad del correcto manejo y compromiso de las
diversas empresas frente a la calidad.

IMAPAR Ltda. es una empresa manufacturera que se dedica a la fabricacin
de cojineras en cuerovinilo para automviles, as como a la
comercializacin de las mismas a nivel nacional e internacional. Su
compromiso frente a la calidad de sus procesos y productos siempre se ha
destacado y, de hecho, en el ao 2002 fue certificada con la norma NTC ISO
9001:2000 por tres aos. Lamentablemente el seguimiento y actualizacin
del sistema de gestin de calidad se dej de lado y, por ende, no se logr
recertificar en el ao 2005.

Por la anterior razn, se plantea y desarrolla en este proyecto de grado el
trabajo de actualizacin y mejora del sistema de gestin de calidad con el fin
de lograr la recertificacin en la norma NTC ISO 9001:2000. (Cabe anotar
que el alcance de este proyecto no contempla la obtencin del certificado de
conformidad de la norma NTC ISO 9001:2000 por parte de las entidades
correspondientes).
xi
A continuacin, se muestran las diferentes etapas en el desarrollo del
proyecto:

1. La etapa nmero uno incluye el diagnstico de la empresa frente al
sistema de gestin de la calidad y los requisitos de la norma NTC ISO
9001:2000.
2. La segunda etapa comprende la planificacin del proyecto, los
recursos a usar, el tiempo estimado, los responsables y las
actividades a realizar.
3. La tercera etapa contiene la actualizacin y mejora del sistema de
gestin de la calidad y de los documentos y requisitos exigidos por la
norma NTC ISO 9001:2000.
4. Finalmente, la cuarta etapa involucra la revisin del sistema de gestin
de calidad implementado, incluyendo las conclusiones y
recomendaciones generales frente al proyecto.

xii
JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

En un mundo como el de hoy, globalizado y extremadamente competitivo, se
ha vuelto imperativo para las empresas el buscar implementar factores
claramente diferenciadores para sus bienes y servicios que les permita
competir abiertamente en el mercado y que les garantice permanecer en l
con el nivel de participacin y crecimiento sostenible deseado por cada
organizacin de acuerdo a sus capacidades y metas.

Uno de los factores que se ha vuelto como un DEBE para las empresas y
que definitivamente es smbolo de confianza ante los clientes, es el
correspondiente a las certificaciones de calidad. Entre ellas, se tiene la
denominada certificacin ISO 9001:2000, la cual es una norma que cubre
toda la cadena de abastecimiento (materias primas, procesos internos y
distribucin) y que tiene como fin garantizar unos estndares mnimos de
calidad e incrementar la probabilidad de aumentar las expectativas del
cliente.

En este orden de ideas, IMAPAR Ltda., como empresa con objetivos a corto,
mediano y largo plazo, siempre ha tenido en cuenta este concepto de calidad
en todos sus procesos y, de hecho, en el ao 2002 fue certificada con la
norma NTC ISO 9001:2000 por tres aos. Lamentablemente, el seguimiento
y actualizacin del sistema de calidad se dej de lado y, por ende, IMAPAR
Ltda. no se logr recertificar en el ao 2005. Actualmente, se est retomando
el tema con el fin de obtener la recertificacin en la norma NTC ISO
9001:2000 y, poder as, brindar de nuevo este diferenciador que tiene gran
importancia en un mundo tan competido como el actual.

xiii
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

En la actualidad, IMAPAR Ltda. dej de lado la directriz que, frente a la
calidad del producto final y los procesos, propone la norma NTC ISO
9001:2000.

Se puede asumir que esta situacin es el reflejo de los cambios constantes
que la empresa ha tenido desde su certificacin. En primer lugar,
encontramos que la recurrente rotacin de personal llev a la prdida de
informacin y seguimiento del sistema de gestin de calidad, sus
procedimientos y registros. En segunda instancia, se sabe que no se
lograron interiorizar algunos principios de la calidad en el personal de la
empresa ya que el programa de sensibilizacin del personal frente a su
importancia dentro del sistema de gestin de la calidad no se culmin.
Adicionalmente, la Gerencia, y por ende el resto del personal de la empresa,
se centr en el incremento sustancial de las exportaciones, la entrada a
nuevos mercados y la introduccin de nuevos productos perdiendo la
orientacin frente a los objetivos principales de la misma en cuanto a calidad.
Estos inconvenientes han acarreado problemas en la calidad del producto
final, llevando a la empresa a concentrarse en buscar culpables de manera
emprica, en vez de tomar acciones profundas y definitivas que permitan
corregir de fondo los motivos que los causaron.

Por lo anterior, teniendo en cuenta el vencimiento en el ao 2005 de la
certificacin en la norma NTC ISO 9001:2000 por parte de la empresa y la
desactualizacin del sistema de calidad en general, nace la necesidad de
volver a retomar la uniformidad y los controles de los procesos internos
teniendo como fin obtener un producto final acorde con las necesidades
exigidas por el cliente y el cumplimiento de las metas trazadas por la
empresa. Para esto, se buscar la recertificacin de IMAPAR Ltda. mediante
la actualizacin, mejora, documentacin y divulgacin de los procedimientos.
De igual forma, se involucrar a todo el personal relacionado para que tome
conciencia de la importancia de la calidad y se comprometa y participe de
manera constante en la adquisicin de la misma.

xiv
OBJETIVO GENERAL

Actualizacin y mejora del sistema de gestin de calidad en la empresa
IMAPAR Ltda., para afrontar una auditora de certificacin de calidad de
acuerdo a la norma NTC ISO 9001:2000.

OBJETIVOS ESPECFICOS

1. Realizar un diagnstico de la empresa para adquirir conocimiento
bsico de sus procesos, productos, proveedores, clientes y servicios.
2. Actualizar la documentacin de los procesos operativos,
administrativos y de apoyo exigidos por la norma NTC ISO 9001:2000,
realizando las mejoras que se consideren necesarias para el
desempeo de los mismos.
3. Disear mecanismos de medicin y seguimiento, tales como
indicadores de gestin, que retroalimenten el desempeo de los
procesos y ayuden para la mejora continua del SGC.
4. Implementar los objetivos especficos 2 y 3.
5. Sensibilizar al personal de IMAPAR Ltda. ante la normatividad ISO
9001:2000, con el fin de mostrar la importancia de su rol dentro del
sistema de gestin de calidad.
6. Realizar una auditora interna de calidad para verificar que el sistema
de gestin de calidad funciona tal y como se planific.

1
Captulo 1

MARCO TERICO

1.1 NORMAS ISO 9000

1.1.1 Descripcin General

La familia de normas ISO 9000 constituye un conjunto de guas y normas
internacionales usadas como base para establecer sistemas de gestin de
calidad en las organizaciones. Estas normas determinan las mejores
prcticas administrativas y operativas que deben seguir las mismas para
cumplir con los requerimientos y necesidades de sus respectivos clientes.

ISO, como es conocida la Organizacin Internacional para la
Estandarizacin, con sede en Ginebra Suiza, est conformada por
diferentes instituciones de cada pas participante. Su funcin principal radica
en la elaboracin de normas internacionales industriales y comerciales
guiadas a aumentar la confianza de los clientes por medio de los sistemas de
gestin de calidad de los proveedores.

La importancia de las normas ISO 9000 a nivel mundial ha incrementado con
el paso de los aos y actualmente ms de 157 pases usan estas normas
para estandarizar los procesos de las diferentes organizaciones. La familia
de normas ISO 9000 est conformada de la siguiente forma:

Fuente: SENNLE, Andrs. ISO 9000:2000, Calidad y excelencia. Editorial 2000, 2000. Pg 76.

Grfica 1: Familia de las normas ISO 9000

2
Normas bsicas de la familia ISO 9000:

ISO 9000:2000: Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y
vocabulario. Describe los principios y fundamentos de los sistemas de
gestin de la calidad y su vocabulario, adems de establecer un punto
de partida para entender las normas ISO 9000, definiendo los trminos
fundamentales usados a lo largo de las mismas.
ISO 9001:2000: Sistemas de gestin de la calidad. Requisitos.
Describe los requisitos de los sistemas de gestin de la calidad
aplicables en las organizaciones que desean demostrar su capacidad
para ofrecer productos y servicios, cumpliendo con los requisitos de
los clientes y aumentando la satisfaccin de los mismos.
ISO 9004:2000: Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la
mejora del desempeo. Esta norma tiene como objetivo mejorar el
desempeo de la organizacin y aumentar la satisfaccin de los
clientes por medio de la eficacia y eficiencia del sistema de gestin de
la calidad. Esta no es una norma para certificarse.
ISO 19011:2002: Directrices para la auditora de los sistemas de
gestin de la calidad y ambiental. Orienta a las organizaciones en
cuanto a la gestin y realizacin de auditoras para los sistemas de
gestin de la calidad y gestin ambiental. Tambin ofrece un enfoque
de preparacin para los auditores de los sistemas anteriormente
mencionados. Esta norma es una sustitucin de las anteriores normas
de auditora ISO 10011 y se puede utilizar internamente o para auditar
a los proveedores.

Otras normas de apoyo a las normas bsicas de la familia ISO 9000:

ISO 10005:2002: Directrices para los planes de calidad. Proporciona
lineamientos y directrices para ayudar como gua en la preparacin,
estudio y revisin de los planes de calidad de las organizaciones.
ISO 10006:2002: Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la
gestin de la calidad en proyectos. Es una gua que ayuda a entender
la gestin de la calidad en proyectos.
ISO 10007:2003: Gestin de la calidad. Directrices para la gestin de
la configuracin. Proporciona directrices para establecer que un
producto complejo sigue funcionando correctamente as se le cambien
las piezas que lo componen.
ISO 10012:2002: Sistema de gestin de mediciones. Requisitos para
procesos de medicin y equipos de medicin. Suministra directrices
para el aseguramiento de la calidad de los equipos de medicin,
adems proporciona controles de medicin estadstica para el alcance
de los objetivos planteados.
ISO 10013:2000: Directrices para la documentacin del sistema de
gestin de la calidad. Proporciona directrices para el mantenimiento y
desarrollo de la documentacin del sistema de gestin de la calidad.
3
ISO 10014: Gestin de la calidad, Directrices para la realizacin de
beneficios financieros y econmicos. Esta norma se encuentra en
revisin pero su propsito es brindar una orientacin sobre cmo
lograr beneficios financieros y econmicos aplicando la gestin de la
calidad.
ISO 10015:2001: Gestin de calidad. Directrices para la formacin.
Esta norma brinda directrices a la organizacin que le ayudan en el
tema de formacin.
ISO 10017: Orientacin sobre las tcnicas estadsticas para la norma
ISO 9001:2000: Orienta a la empresa en cuanto a la seleccin de
tcnicas estadsticas que ayuden al desarrollo e implementacin del
sistema de gestin de la calidad.
ISO 15161: Directrices en la aplicacin de ISO 9001:2000 para la
industria de alimentos y bebidas.

La versin 2000 de la familia ISO 9000 incluye nuevos elementos que
resultan fundamentales para las organizaciones. Estos elementos facilitan el
entendimiento de los requerimientos de la norma y su aplicacin en las
organizaciones sin importar su tamao y actividad. Tambin dentro de esta
nueva versin se encuentra un complemento hacia la norma ISO 14000 y se
destacan puntos como la prevencin de las no conformidades y el
mejoramiento continuo en todo sentido.

1.1.2 Norma NTC ISO 9001:2000

La norma NTC ISO 9001:2000 fue elaborada de forma tal que la adaptacin
de la misma en cualquier organizacin dependiera directamente de las
caractersticas de la empresa. Los requerimientos que comprenden esta
norma fueron redactados y desarrollados con el fin de establecer en las
empresas lo que stas deben hacer sin definir quin o cmo se debe hacer.
La versin actual de esta norma contiene una metodologa sistematizada,
previamente aprobada, que mantiene a las organizaciones a flote en el
mercado al que pertenecen, sin importar la apertura o cambios que en estos
mercados sucedan.

El fundamento principal de esta norma se basa en que un sistema de gestin
de calidad bien diseado, implementado y administrado ofrece confianza a
los clientes mediante el cumplimiento de los requerimientos y necesidades
que estos ltimos han expuesto. La norma ISO 9001:2000 es un conjunto de
reglas de carcter social y organizacional que busca mejorar y potencializar
las relaciones entre los miembros de una organizacin, obteniendo como
resultado el mejoramiento en el rendimiento de la organizacin y
consiguiendo finalmente un aumento en la calidad del producto final
1
.

1
Marzo 14. http://www.buscarportal.com/articulos/iso_9001_gestion_calidad.html
4
1.1.2.1 Principios de gestin de calidad

El enfoque y principal directriz de la norma ISO 9001:2000 comprende la
implementacin y operacin de sistemas de gestin de calidad (SGC)
eficaces. Existen ocho principios de gestin de calidad que constituyen la
base de esta implementacin, los cuales se presentan a continuacin:

1. Enfoque al cliente: Las organizaciones dependen directamente de
sus clientes o consumidores, por lo tanto deben comprender las
necesidades actuales y futuras de stos.
Adaptarse, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en
exceder sus expectativas, aumenta la satisfaccin de los mismos.
2. Liderazgo: El principio de liderazgo es una herramienta que ayuda a
las empresas a lograr los objetivos propuestos. Los lderes
establecen la unidad de propsito y la orientacin de la organizacin.
Ellos deberan crear y mantener un ambiente interno, en el cual el
personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los
objetivos de la organizacin
2
.
3. Participacin del personal: El personal, en todos los niveles, es la
esencia de una organizacin. Su total compromiso y conocimiento del
SGC promueve que sus habilidades se dirijan en beneficio de la
organizacin y que ellos mismos se sientan parte del desarrollo y logro
de objetivos.
4. Enfoque basado en procesos: Un resultado deseado se alcanza
ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados
se gestionan como un proceso
3
. La norma ISO 9001:2000 propone
un modelo de gestin de calidad (SGC) basado en procesos y
conformado por entradas, salidas, desarrollo o actividades,
retroalimentacin y recursos (ver grfica 3).
5. Enfoque de sistema para la gestin: La identificacin y la gestin de
los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la
eficacia y eficiencia de una organizacin, al mismo tiempo que logra
alcanzar los objetivos planteados.
6. Mejora continua: La mejora continua de la capacidad, desempeo
global y resultados debe ser el objetivo principal de la organizacin. Su
principal fundamento recae en el concepto del ciclo de mejoramiento
PHVA, como se ve a continuacin:

2
Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin. Compendio Sistemas Integrados de
Gestin. ICONTEC. Santaf de Bogota D.C. 2002.
3
5

Fuente: (Marzo 14 de 2007). http://www.minambiente.gov.co/sistema_gestion_calidad.htm

Grfica 2: Ciclo de mejoramiento PHVA

7. Enfoque basado en hechos para la toma de decisin: Comprende
que la informacin es la esencia y base para la toma de decisiones
que pueden guiar y conducir a una empresa a la mejora de sus
actividades, mediante los respectivos anlisis.
8. Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor: Una
organizacin y sus proveedores son interdependientes, y una relacin
mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear
valor
4
.

Es responsabilidad de la alta direccin en las diferentes organizaciones el
usar e implementar estos ocho principios con el propsito de conducir a la
empresa hacia un mejor desempeo general.

1.1.2.2 Enfoque basado en procesos

Los principales procesos involucrados dentro de la norma NTC ISO
9001:2000 se muestran a continuacin:

4
6

Fuente: Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin. Compendio Sistemas
Integrados de Gestin. ICONTEC. Santaf de Bogota D.C. 2002.

Grfica 3: Modelo de un sistema de gestin de la calidad basado en procesos

Dentro de los ocho principios de gestin de la calidad adoptados por la
norma NTC ISO 9001:2000 se encuentra el enfoque basado en procesos.
Este enfoque tiene como objetivo aumentar la satisfaccin del cliente
mediante el cumplimiento de los requisitos y necesidades propuestas por el
mismo. Una de las ventajas que proporciona este modelo es la de controlar
cada proceso individual mediante la vinculacin, interrelacin y conexin de
todos los procesos a nivel general. Es decir, el control, verificacin y
validacin de un proceso se hace gracias a que la salida de cualquier
proceso corresponde a uno de los elementos de entrada del proceso
siguiente y as sucesivamente.

De esta forma y como se muestra en la grfica 3, el sistema de gestin de la
calidad en general se rige bajo la identificacin de los requisitos y
necesidades del cliente. Estos requisitos y necesidades conforman los
elementos iniciales de entrada para los diversos procesos en los que,
despus de ejecutar las actividades, transforman elementos y recursos
fsicos en productos o servicios que generan satisfaccin para los clientes.
7
Dentro de esta misma grfica se observan los procesos de Responsabilidad
de la Direccin, Gestin de los Recursos, Realizacin del Producto y
Medicin, Anlisis y Mejora, correspondientes a los captulos 5, 6, 7 y 8 de la
norma NTC ISO 9001:2000, respectivamente. En cada uno de estos
captulos se definen detalladamente los requisitos que una empresa debe
cumplir frente a cada numeral. Su interaccin y conexin logra la eficiencia y
eficacia del sistema de gestin de calidad en general, consiguiendo aumentar
la satisfaccin del cliente frente a sus requerimientos y necesidades.

1.2 AUDITORAS DE CALIDAD

1.2.1 Descripcin general

La norma NTC ISO 19011:2002 define las auditoras como un proceso
sistemtico, independiente y documentado destinado a obtener pruebas de
auditora y evaluarlas de forma objetiva con el fin de determinar la medida en
que se satisfacen los criterios de auditora
5
. En conclusin, las auditoras de
calidad se realizan para comprobar el grado de alcance que han adquirido los
requisitos del sistema de gestin de la calidad, evaluando la eficacia e
identificando las oportunidades de mejora del sistema. Especficamente, las
auditoras de calidad tienen como finalidad evaluar los siguientes puntos:

Grado de compromiso y conformidad del personal de una organizacin
frente a los requisitos del sistema de gestin de calidad y su
documentacin (manual de calidad procedimientos registros
instructivos etc).
Veracidad de la documentacin (informacin real y conforme a los
requisitos del numeral 4.2 de la norma NTC ISO 9001:2000).
El sistema de gestin de calidad de la organizacin en cuanto a su
eficacia en los distintos procesos y su capacidad para detectar y
reconocer problemas. Todo lo anterior enmarcado en la teora de
prevenir en vez de corregir.
Finalmente, la implementacin y adecuacin del sistema de calidad de
una organizacin frente a una norma de referencia especfica o
estndar.

5
Marzo 14. http://www.ls.eso.org/lasilla/quality/PDF/20auditoras.pdf
8
Las etapas implicadas en una auditora son las siguientes.

Fuente: Norma NTC ISO 19011

Grfica 4: Etapas de una auditora

Las actividades que componen el proceso de auditora son:

INICIO DE LA AUDITORA
(6.2)

REVISIN DE DOCUMENTOS
(6.3)

PREPARACIN " In Situ" INFORME
INICIO
REVISIN DE
DOCUMENTOS
PLAN DE
AUDITORA
REUNIN DE
APERTURA
TRABAJO DE
CAMPO
REUNIN DE
CIERRE
ELABORAR Y
ENTREGAR
INFORME
FINALIZACIN
- Nombramiento del lder del equipo auditor
- Definicin de objetivos, alcance y criterios
- Determinacin de la viabilidad de la auditora
- Conformacin del equipo auditor
- Establecimiento del contacto inicial con el auditado.
Revisin de los documentos del sistema de
gestin, incluido registros y determinacin de su
conveniencia.
9
PREPARACIN DE ACTIVIDADES DE AUDITORA EN EL SITIO
(6.4)

REALIZACIN DE ACTIVIDADES DE AUDITORA EN EL SITIO
(6.5)

PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL REPORTE DE AUDITORA
(6.6)

TERMINACIN DE LA AUDITORA
(6.7)

REALIZACIN DE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS A LA AUDITORA
(6.8)

Fuente: Norma NTC ISO 19011

Grfica 5: Actividades que componen el proceso de auditoras

De la grfica 5 se concluye que una auditora de calidad se divide en 6
etapas fundamentales (comienzo de la auditora, revisin de la
documentacin, preparacin de actividades de la auditora in situ, realizacin
de las actividades planeadas in situ y fin de la auditora). Cada una de estas
etapas se divide en diferentes actividades que en su conjunto conforman el
proceso de auditoras.

Las actividades que conforman cada una de las etapas descritas en la grfica
5 son en general las mnimas necesarias para realizar cualquier auditora. El
xito de una auditora se basa en el cumplimiento y satisfaccin de cada una
de estas actividades. Cabe anotar que aparte de cumplir con cada una de
- Preparacin del plan de auditora
- Asignacin de trabajo al equipo auditor
- Preparacin de documentos de trabajo
- Realizacin de reunin de apertura
- Comunicacin durante la auditora
- Funciones y responsabilidades de los guas y
observadores
- Recoleccin y verificacin de informacin
- Generacin de hallazgos de auditora
- Preparacin de las conclusiones de auditora
- Realizacin de la reunin de cierre
- Preparacin del reporte de auditora
- Aprobacin y distribucin del reporte de
auditora
- Retencin de documentos
- Finalizacin de la auditora
10
estas actividades es necesario tener conciencia en cada una de ellas con el
fin de hacerlas de la mejor forma posible.

Por ltimo, es importante destacar que despus de dar por terminada la
etapa 6, fin de la auditora, se da inicio a otra etapa. Esta ltima etapa,
seguimiento de la auditora, no hace parte del procedimiento de auditoras
pero es fundamental para que los resultados de la auditora sean tenidos en
cuenta para la mejora de los aspectos que se evidenciaron en el transcurso
de la misma.

1.2.2 Clasificacin de las auditoras

Las auditoras son clasificadas de acuerdo a tres aspectos principales. El
primero corresponde a la clasificacin por objetivo, el segundo se refiere al
tipo de auditor y el tercero a la persona interesada. De acuerdo a lo anterior,
podemos encontrar estos diferentes tipos de auditoras:

Auditora interna o de primera parte: se realiza internamente en las
organizaciones y se verifica la conformidad ante el criterio de
auditora.
Auditora externa de segunda parte: la realizan los clientes o personas
en nombre de clientes a la organizacin.
Auditora externa de tercera parte: la realizan organizaciones externas
independientes. Estas organizaciones, debidamente acreditadas, son
las que se encargan de certificar o dar conformidad a los requisitos de
las diferentes normas ISO.
Auditoras combinadas: son las que auditan simultneamente los
sistemas de gestin de calidad y ambiental.
Auditora conjunta: comprende las auditoras que se hacen a una
empresa realizadas por dos organizaciones que cooperan entre s.

Gran parte y base del mejoramiento continuo de una organizacin se basa en
la realizacin y en los resultados de una auditora. Las auditoras de calidad
basan su evidencia en hechos reales resumidos en informes que son gua
para la realizacin de actividades de mejora y correccin de errores, adems
muestran a la alta direccin la posibilidad de generar nuevos mecanismos
que aumenten la eficiencia de los procesos o actividades dentro de stos.

1.3 INDICADORES DE GESTIN

1.3.1 Descripcin general

El anlisis y estudio de una situacin organizacional se puede hacer gracias
al uso de indicadores, los cuales muestran una relacin entre variables
cualitativas o cuantitativas frente a unos objetivos o metas ya previstos.
11
Un indicador de gestin es una representacin cuantitativa que sirve para
medir el cambio de una variable a otra. Sirve para medir el resultado medio y
para medir el logro de objetivos de polticas, programas y proyectos. Un buen
indicador debe ser claro, relevante con el objeto de medicin y debe
proporcionarse peridicamente
6
.

De acuerdo a lo anterior, los indicadores de gestin en las organizaciones
plantean una expresin cuantitativa frente al comportamiento o desempeo
general de cualquiera de sus reas. La magnitud de lo anterior comparado
contra un nivel de referencia (meta u objetivo) muestra una desviacin o
rango sobre el cual se pueden tomar acciones correctivas o preventivas. Es
importante mencionar que los indicadores de gestin son un medio de apoyo
por el cual una organizacin puede saber cmo se encuentra en sus
diferentes niveles o reas. Es errneo entender por indicador de gestin que
estos son un fin o que brindan una solucin a los problemas detectados.

Teniendo en cuenta que los indicadores de gestin son una informacin
compuesta por una calificacin o magnitud, se puede decir que poseen los
siguientes atributos:

Exactitud
Frecuencia
Origen
Forma
Oportunidad

Existen tres criterios bsicos que son gua para la identificacin de los
indicadores de gestin. El primer criterio se refiere a la medicin. Cualquier
indicador de gestin debe ser medible, de esta forma debe tener como
caracterstica el ser cuantificable bien sea en trminos de frecuencia o
cantidad. El segundo criterio hace referencia al entendimiento, en cuanto que
el indicador de gestin debe ser reconocido fcilmente por todas las
personas que tienen acceso a l. El ltimo criterio se refiere al control que se
le debe tener a cada indicador de gestin dentro de la estructura de la
organizacin, de esta forma los indicadores de gestin deben tener como
caracterstica poder ser controlables.

Los objetivos principales en los que se enfocan los indicadores de gestin
son los siguientes:

Medir el grado de competitividad en el mercado.
Medir la satisfaccin de las expectativas de los clientes.
Reducir gastos y aumentar la eficiencia operativa.
Mejorar el uso de los recursos asignados.

6
GAPI, Grupo Asesor de la Gestin de Programas y Proyectos de Inversin Pblica. Gua para la
Elaboracin de Indicadores. Departamento Nacional de Planeacin. Bogota, Pg. 3.
12
Identificar y tomar acciones frente a los problemas detectados.

Existen diversos factores que afectan directamente el desempeo en las
organizaciones. Los indicadores de gestin se utilizan en estos casos para
reducir la incertidumbre que dejan estos factores ya que la informacin usada
para calcularlos es verdica y real.

1.3.2 Elaboracin de indicadores de gestin

Para elaborar indicadores de gestin se han creado diversos procesos o
guas que resumen ciertos pasos o etapas necesarias, en las que se incluyen
aspectos y preguntas que se deben formular antes de intentar plantear o
elaborar cualquier indicador de gestin.

A continuacin se describe uno de estos procesos de elaboracin de
indicadores de gestin
7
.

Para lograr este primer paso es necesario tener en cuenta los siguientes
aspectos

A. Cul es la poltica, programa o proyecto que se desea evaluar?
B. Qu aspecto le interesa evaluar de esa poltica, programa o
proyecto? (usar grfica 6 como orientacin).
C. Qu es lo que especficamente le interesa evaluar de esa poltica,
programa o proyecto?
D. Una vez definido qu se quiere medir, se contina con la elaboracin
del indicador. Para lograr elaborar el indicador se deben establecer las
variables que conforman el mismo y la relacin existente entre ellas
con el fin de reducir la informacin que se necesita (usar grfica 7).

7
Mtodo de elaboracin de indicadores de gestin tomado de: GAPI, Grupo Asesor de la Gestin de
Programas y Proyectos de Inversin Pblica. Gua para la Elaboracin de Indicadores. Departamento
Nacional de Planeacin. Bogota
PRIMER PASO
-PREGUNTA-
Qu es lo que se quiere
medir con el indicador?
13

Fuente: GAPI, Grupo Asesor de la Gestin de Programas y Proyectos de Inversin Pblica. Gua para
la Elaboracin de Indicadores. Departamento Nacional de Planeacin. Bogota. Pg. 4.

Grfica 6: Aspectos evaluables de una poltica, programa y/o proyecto

Fuente: Fuente: GAPI, Grupo Asesor de la Gestin de Programas y Proyectos de Inversin Pblica.
Gua para la Elaboracin de Indicadores. Departamento Nacional de Planeacin. Bogota. Pg. 6.

Grfica 7: Categoras de indicadores segn aspectos evaluables

14

A. Elabore una lista con los posibles nombres de los indicadores (se
sugiere poner ms de uno).
B. Realice el primer control de calidad de los indicadores escogidos
respondiendo a las siguientes preguntas para cada uno:

El indicador expresa qu es lo que se quiere medir de forma
clara y precisa?
El indicador es relevante con lo que se quiere medir?
La informacin que provee el indicador es suficiente para
explicar el logro de dicho objetivo?
La informacin del indicador est disponible?
El indicador es controlable?

Revise y modifique su lista inicial de indicadores hasta poder responder
afirmativamente las cinco preguntas anteriores. En caso de responder
negativamente, piense en elaborar indicadores adicionales y someterlos al
mismo control de calidad.

Una vez escogido el indicador, el siguiente paso es identificar las fuentes de
informacin y sus caractersticas, as como los procesos ms adecuados de
recoleccin y manejo de informacin.

A. La informacin que necesita para alimentar el indicador est
disponible?

Si la informacin no est disponible, puede utilizar otra informacin que, de
manera aproximada, pueda ser til para la medicin, o recolectar informacin
primaria a travs de mediciones directas.

B. En qu tipo de formato se encuentra la informacin disponible o
cmo deseara que fuera el formato de la informacin necesaria?

SEGUNDO PASO
-PREGUNTA-
Cmo seleccionar el mejor
indicador?
TERCER PASO
-PREGUNTA-
Qu informacin se
requiere para medir?
15
La informacin puede estar, por ejemplo, de la siguiente forma:

Disponible, como informacin secundaria, en reportes de
fuentes oficiales, sean estos en forma impresa, en forma de
bases de datos o va Web.
Disponible, como informacin primaria, directamente a travs
de las personas involucradas en la poltica, programa o
proyecto.
Disponible a travs de informacin producida por encuestas al
pblico.
No disponible y se requiere hacer mediciones o encuestas
especficamente para alimentar este indicador en elaboracin.

C. Qu mtodo(s) utilizar para recolectar y actualizar la informacin?
(ver grfica 8)

Fuente: GAPI, Grupo Asesor de la Gestin de Programas y Proyectos de Inversin Pblica. Gua para
la Elaboracin de Indicadores. Departamento Nacional de Planeacin. Bogota. Pg. 7.

Grfica 8: Mtodos de recoleccin de informacin

D. Los beneficios de tener la informacin recolectada superan los
costos de su recoleccin?
E. Qu usos especficos tendr el indicador?
F. Por cunto tiempo a futuro planea usar el indicador?
G. Defina o verifique los responsables de:

Producir la informacin asociada al indicador.
Recolectar la informacin.
Analizar dicha informacin.
Administrar las bases de datos asociados a dicha informacin.
Preparar informes y presentar informacin relacionada con el
indicador.

H. Existen necesidades tecnolgicas o de entrenamiento para la
recoleccin de la informacin?
16
I. Cules mecanismos de verificacin de la informacin que garanticen
la confiabilidad del indicador se encuentran disponibles?

Finalmente, es necesario elaborar un registro para compilar la informacin
del indicador ya que ste es esencial para su gil acceso y actualizacin, as
como para consolidar la memoria institucional de la organizacin

1.4 IMAPAR Ltda. -Industria Manufacturera de Autopartes-

1.4.1 Descripcin general de la empresa

IMAPAR Ltda. fue constituida legalmente el da 18 de Agosto de 1988, bajo
el N.I.T. 0800044194-1. Comenz labores en el ao de 1989 bajo la
supervisin del Dr. J os Lucas Dugand y el Ing. David Ernesto Ramrez,
quienes fueron sus fundadores. Actualmente es liderada por su gerente
general, J os Lucas Dugand, y su socio e hijo J uan Pablo Dugand.

El objeto social de la empresa incluye la manufactura y fabricacin de
cojineras en cuero-vinilo para automviles, as como la comercializacin de
las mismas a nivel nacional e internacional. De igual manera, abarca la
importacin y venta de accesorios relacionados con el sector automotriz,
tales como techos elctricos, tableros de madera, etc.

El principal fuerte de la empresa se constituye en el mercado de cojineras,
en el cual se ha logrado un crecimiento sostenido a lo largo de los aos, lo
que ha llevado a su expansin, no slo local sino internacional, llegando a
hacer presencia en pases de toda el rea Latinoamericana y el Caribe.
Como muestra de este esfuerzo, IMAPAR Ltda. ha sido galardonada con
importantes premios que muestran su voluntad expansionista, tales como el
premio Portafolio al mejor proyecto exportador PYME en 1994 y el premio
Exportar a la mejor PYME exportadora del ao 1997. Estos premios
brindaron un reconocimiento a la calidad del producto ofrecido por la
compaa y al logro de conseguir entrar en mercados tan difciles y
competidos como el norteamericano.

Actualmente la empresa desarrolla varios proyectos para seguir manteniendo
su presencia nacional e internacional, ya no slo con las cojineras, sino
aumentando la venta de otros productos, principalmente techos elctricos
mediante la alianza con el lder mundial en esa materia, la empresa alemana
Webasto
8
.

8
Webasto: Proveedor mundialmente reconocido en el sector automotriz, por brindar productos de
confort a sus clientes, tales como sistemas de techos y calefaccin.
17
1.4.2 Presencia de IMAPAR Ltda.

Colombia Sur Amrica Centro Amrica

Fuente: IMAPAR Ltda. Cartilla de Induccin Corporativa.

Grfica 9: Presencia IMAPAR Ltda. Colombia, Sur Amrica y Centro Amrica

18
Norte Amrica - Europa


Grfica 10: Presencia IMAPAR Ltda. Norte Amrica y Europa

1.4.3 Misin, visin y organigrama

La Misin, Visin y Organigrama de IMAPAR Ltda. fueron actualizados y
ajustados en el desarrollo de este proyecto (ver anexos T y U). En los
siguientes numerales se muestra la versin final de cada uno.

1.4.3.1 Misin

La misin de una empresa es nica y define la identidad de la empresa como
un solo irrepetible. Se diferencia de cualquier otra ya que se basa en la
filosofa, metas y objetivos de la empresa y est influenciada por la gente que
tiene que ver directa o indirectamente con la misma, su negocio,
proveedores, dueos, colaboradores y mercado.

La misin de una organizacin debe responder a las siguientes preguntas:

A qu se dedica la organizacin?
Cul es su objetivo?
19
Cules son sus productos?
A qu mercado pertenece?

La misin de una empresa debe reflejar la realidad de la organizacin. Todo
el personal de la empresa debe tener conocimiento de ella, y ms an, debe
ser consciente de que sta refleja el desempeo de su trabajo y lo identifica.
De no ser as, afectar directamente el clima organizacional llegando a crear
conflictos que pueden acabar con la organizacin en general.

Misin IMAPAR Ltda.

Hacer la diferencia entre un automvil de serie, equipado en forma estndar
por una ensambladora automotriz, y un automvil equipado por IMAPAR,
mediante la fabricacin y comercializacin de productos y accesorios que
brinden distincin, lujo, confort, y personalidad propia al dueo del vehculo
9
.

1.4.3.2 Visin

La visin de una empresa refleja el rumbo de sta ya que describe hacia
dnde se dirige y hacia dnde espera llegar. Toda organizacin usa la visin
de la empresa para plantear y formular estrategias a corto, mediano y largo
plazo.

Para formular la visin de una empresa, la gerencia debe hacerse dos
preguntas bsicas:

Dnde estamos?
A dnde queremos llegar?

Esta ultima pregunta est totalmente ligada al presente (tiempo).

Visin IMAPAR Ltda.

En el ao 2009 ser lderes en accesorios de lujo para automviles, tanto en
Colombia como a nivel latinoamericano, mediante el cumplimiento, calidad y
servicio, contribuyendo a la buena imagen del pas en el exterior y a su
desarrollo social e industrial interno
10
.

1.4.3.3 Organigrama

9
IMAPAR Ltda.
10
IMAPAR Ltda.
20

Fuente: IMAPAR Ltda.

Grfica 11: Organigrama IMAPAR Ltda.
JUNTADE
SOCIOS

JEFEDE
FINANZAS
Fecha: Enero de 2007
Versin 3
ORGANIGRAMA IMAPAR Ltda.

GERENCIA
COMERCIAL

JEFEDEDISEO
YDESARROLLO

JEFEDE
SUPERVISINDE
CALIDAD

JEFEDE
ALMACNY
COMPRAS

JEFEDE
LOGSTICA

ASISTENTEDE
DISEOY
DESARROLLO

OPERARIOSDE
SUPERVISINDE
CALIDAD

JEFEDE
HILVANADO

SUPERVISORDE
PRODUCCIN

AUXILIAR
CONTABLE

AUXILIARDE
COMERCIO
EXTERIOR

AUXILIARDE
SERVICIOAL
CLIENTE

SECRETARIADE
GERENCIA

COORDINADORDE
CALIDAD

REVISORFISCAL

GERENTE
GENERAL

GERENTEDE
OPERACIONES

AUXILIARDE
ALMACN

COSTURA
MANTENIMIENTO
DEMQUINAS
CORTE HILVANADO

ESPUMADO

MARCADO

OPERARIOSDE
DISEOY
DESARROLLO

MENSAJERO VIGILANTE

AUXILIARDE
LIMPIEZA

AUXILIARDE
DESPACHOS

ASISTENTEDE
GERENCIA

AUXILIARDE
FACTURACIN

JEFEDE
PERSONALY
RRHH

AUXILIARES
COMERCIAL
21
1.4.4 Principios y valores


Grfica 12: Principios y valores

1.4.5 Sistema de procesos


Grfica 13: Sistema de procesos

ALMACN
Y
COMPRAS
Recepcindel
pedido
FAX
EMAIL
Programacinde
produccin
Pedidoen
almacn
Necesidad
Entregademateriales
aproduccin
Procesoproductivo
Supervisinde
calidad
Despachos
22
Como se observa en la grfica 13, el sistema de procesos de IMAPAR Ltda.
inicia con la recepcin del pedido. Dicho pedido es recibido por el rea de
Logstica, en donde se encargan de comprobar y chequear que los requisitos
diligenciados por el cliente dentro del formato de pedido (OP) estn correctos
y de acuerdo con los parmetros establecidos por la empresa. Cualquier
duda o inconformidad encontrada por el personal del rea frente al pedido,
debe ser aclarada inmediata y directamente con el cliente antes de dar
trmite a la programacin del pedido.

Posteriormente y teniendo en cuenta que para este momento la informacin
relacionada con los requisitos del cliente debe ser clara y real, el rea de
Logstica debe informar al Gerente de Operaciones y al rea de Almacn y
Compras acerca de la recepcin del pedido, entregndoles una copia de la
orden de produccin (OP) a cada uno.

El gerente de operaciones usa la informacin de la OP para programar la
produccin del pedido y de esta forma dividir las responsabilidades en los
diferentes subprocesos del rea de produccin. El rea de Almacn y
Compras usa la informacin de la OP para separar y alistar el material que se
va usar en la elaboracin de la tapicera. De igual forma, esta rea se
encarga de entregar la materia prima al rea de corte de material para dar
inicio al proceso productivo.

Despus de elaborada la tapicera, sta pasa por el rea de Supervisin de
Calidad, donde se revisa que el producto cumpla con los requisitos del cliente
mediante una comparacin del producto fsico Vs. los requisitos descritos en
la OP, adems de verificar que el producto cumple con los parmetros
establecidos en cuanto a costura y caractersticas especficas del cuero.

Cuando el producto cumple con todo lo anteriormente mencionado, el rea
de Supervisin de Calidad aprueba la tapicera y da va libre para iniciar el
procedimiento de despacho de mercanca, en donde la tapicera es
empacada y alistada para ser entregada al cliente final.

Por ultimo, la tapicera es despachada a su destino (cliente) cumpliendo con
todos los requisitos de facturacin y exportacin que correspondan.

1.4.6 Proceso productivo

El proceso productivo de IMAPAR Ltda., se divide en cinco subprocesos
productivos sin contar el proceso de Supervisin de Calidad. El xito de este
proceso general depende de la correcta elaboracin y desarrollo de cada uno
de los subprocesos que lo conforman. Las entradas de cada uno de los
subprocesos corresponden a las salidas del subproceso anterior
correspondiente, por ejemplo: la salida del proceso de corte de material
corresponde a la entrada del proceso de marcado de piezas y as
sucesivamente.
23
A continuacin se describe cada subproceso:

1. Corte de material

En esta rea se encargan de cortar las piezas de materia prima (cuero y
vinilo), segn los moldes diseados por el departamento de Diseo y
Desarrollo para cada referencia de automvil.

2. Marcado de piezas

La principal actividad de esta rea consiste en marcar las piezas de cuero y
vinilo, segn ciertas abreviaturas que determinan la correcta unin de la
tapicera al coserse.

24
3. Espumado

La actividad de esta rea consiste en cortar la espuma para cada molde de
acuerdo a las especificaciones de grosor asignadas por el rea de marcado
de piezas.

4. Hilvanado

En esta rea la actividad principal radica en la unin del cuero o vinilo con las
piezas de espuma correspondientes, usando para ello una mquina de
costura plana.

25
5. Costura

En esta rea se une o arma la tapicera en cuero vinilo, utilizando una
mquina de coser plana y basndose en los esquemas de costura diseados
por el rea de Diseo y Desarrollo para cada referencia de carro.

6. Supervisin de Calidad

Finalmente, en esta rea se revisa el producto final para garantizar que
cumpla con los requisitos y expectativas de cada cliente. De igual forma, si
se llegara encontrar algn defecto frente a los parmetros de calidad de la
empresa, es corregido inmediatamente por el operario correspondiente y
vuelto a revisar hasta que la tapicera est completamente conforme.

26
Captulo 2

METODOLOGA

La metodologa planteada para desarrollar este proyecto se defini a travs
de cuatro etapas enmarcadas, planeadas, desarrolladas y validadas a travs
del ciclo de mejoramiento PHVA, el cual ser un marco de referencia para el
desarrollo de cada una de las actividades que componen las etapas del
proyecto en general.

Esta metodologa de desarrollo pretende identificar y corregir las debilidades
del sistema de gestin de la calidad de la empresa frente al cumplimiento de
los requisitos que componen la norma NTC ISO 9001:2000, con el fin de
mostrar que la empresa cumple y est lista para afrontar una auditora de
certificacin.

Las etapas a desarrollar dentro del proyecto son:

Etapa #1: consiste en desarrollar un diagnstico inicial del sistema de
gestin de la calidad de la empresa frente a los requisitos que
comprenden la norma NTC ISO 9001:2000, con el fin de identificar las
debilidades y oportunidades de mejora de la empresa.

Esta etapa ser desarrollada por medio de las siguientes actividades:

Auditora interna de calidad: Evaluacin general del sistema de
gestin de la calidad actual de la empresa.
Diagnstico de comparacin: Actividad complementaria a la
auditora interna en la cual se detalla el estado actual de la
empresa frente a cada uno de los requisitos que exige la norma
NTC ISO 9001:2000.

Etapa #2: corresponde a la planificacin del proyecto en donde se
definirn los recursos a usar, el tiempo estimado, los responsables y
las actividades a realizar, con el fin de corregir, validar e implementar
los requisitos de la norma.


Diseo, establecimiento y planificacin del plan de accin (plan
de calidad de recertificacin en la norma NTC ISO 9001:2000),
el cual contiene las actividades, documentos, responsables y
27
tiempos de actualizacin y mejora del sistema de gestin de
calidad de IMAPAR Ltda.

Etapa #3: incluye la actualizacin y mejora del sistema de gestin de
la calidad de IMAPAR Ltda. y de los documentos y requisitos exigidos
por la norma NTC ISO 9001:2000.


Desarrollo e implementacin del Plan de Calidad de
Recertificacin en la norma NTC ISO 9001:2000 elaborado en
la etapa #2.
Adicionalmente, se elaborar una aplicacin informtica en
Microsoft Excelque permita simplificar las labores dentro del
rea de Almacn y Compras al identificar los momentos
exactos de requisicin de materias primas.

Etapa #4: corresponde a la revisin del sistema de gestin de la
calidad implementado.


Auditora Interna de Calidad.
Correccin de No Conformidades encontradas.
Reevaluacin de las No conformidades detectadas.

28

Fuente: Autor
Grfica 14: Metodologa planteada para desarrollar el proyecto
ACTUAR
PLANIFICAR
HACER VERIFICAR
1. Evaluacin general
del sistema de gestin
de calidad actual de la
empresa Auditora-
2. Identificacin detallada del estado actual
de la empresa frente a los requisitos que
exige la norma NTC ISO 9001:2000.
3. Diseo, establecimiento y planificacin de las
actividades, documentos, responsables y tiempos
para la actualizacin y mejora del sistema de gestin
de calidad de IMAPAR Ltda. Plan de accin-
4. Diseo de una aplicacin informtica que simplifique
las actividades dentro del rea de Almacn y Compras.
1. Realizacin de Auditora Interna inicial de Calidad.
2. Diagnstico de comparacin de los numerales
que comprenden la norma NTC ISO 9001:2000
con la realidad de la empresa.
3. Desarrollo del Plan de Calidad de
Recertificacin en la norma NTC ISO
9001:2000.
4. Elaboracin del sistema
de reposicin de materia
prima de la empresa de
IMAPAR Ltda.
1. Auditora Interna de Calidad
2. Reevaluacin de las No
conformidades detectadas.
1. Correccin de No Conformidades
encontradas
29
2.1 METODOLOGA - ETAPA # 1: DIAGNSTICO DE LA EMPRESA -
SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD FRENTE A LOS REQUISITOS DE
LA NORMA NTC ISO 9001:2000-

Teniendo en cuenta que IMAPAR Ltda. fue certificada en el ao 2003 bajo la
norma NTC ISO 9001:2000 y que para dicho proceso se formaron tres
auditores internos certificados, se concluy que la mejor manera de dar inicio
al proceso de recertificacin y diagnstico inicial de la empresa sera
realizando una auditora interna que permita identificar las fallas generales de
su sistema de gestin de la calidad.

Adicionalmente, mediante un diagnstico comparativo entre los requisitos
expuestos en los numerales de la norma y la actualidad de la empresa, se
complementarn los resultados obtenidos de la auditora interna de calidad,
concluyendo as el diagnstico del sistema de gestin de calidad de la
empresa.

2.1.1 Auditora Interna de Calidad

La evaluacin inicial del sistema de gestin de la calidad de la empresa
frente a los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2000 se realizar por
medio de una auditora interna de calidad en donde se identificarn las no
conformidades generales.

Para realizar esta auditora se contar con la participacin de los tres
auditores certificados de IMAPAR Ltda. (ver anexo A) Ing. J uan Pablo
Dugand Llano (Coordinador de calidad Asistente de Gerencia), J uan
Manuel Mendoza Gerente de Operaciones y Andrs Rodrguez Operario
de Diseo y Desarrollo, quienes conformarn el equipo auditor.

Los procesos a auditar dentro de esta primera evaluacin sern los
contenidos dentro del mapa de procesos actual (ver anexo B) y la
metodologa que se usar est basada en la combinacin de las siguientes
tcnicas:

1. Muestreo: Se revisarn aleatoriamente documentos y registros de
cada uno de los procesos a auditar para verificar el cumplimiento de
los requisitos de la norma.
El coordinador de calidad de la empresa estipul que el tamao de la
muestra corresponder al 10% del total de documentos del mismo tipo
por proceso a auditar.
2. Entrevista: Se realizarn diferentes preguntas al auditado acerca de
su trabajo, evitando recibir respuestas de si o no, verificando la
veracidad de las respuestas en los procedimientos relacionados y su
relacin con los documentos y registros correspondientes.
3. Rastreo: Se confrontar la informacin dada por el auditado en el
campo y con los respectivos documentos.
30
4. Verificacin: Se comparar lo escrito contra lo real.

Los pasos a desarrollar dentro de esta primera auditora interna de calidad
estn basados en la norma NTC ISO 19011:2000 Directrices para la
auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. El
desarrollo general de la auditora estar a cargo del autor del proyecto y del
coordinador de calidad de la empresa, y se realizar de la siguiente forma:

Paso 1: Pre-auditora

Las actividades que hacen parte del paso 1 sern definidas y aprobadas en
una reunin en la que participarn el coordinador de calidad de la empresa,
el gerente general y el autor del proyecto.

Designar el lder del equipo auditor.
Seleccionar el equipo auditor.
Definir los objetivos, alcance y criterios.
Identificar las reas o procesos a auditar.
Definir los recursos necesarios
Plantear el programa inicial de auditora. Este programa propone
tentativamente un orden u horario de auditora y el auditor
responsable.

Paso 2: Inicio de la auditora

Informar al equipo auditor. Mediante una reunin se informar al
equipo auditor acerca de su funcin dentro de la realizacin de la
auditora interna y sus respectivas responsabilidades (programa de
auditora).
Establecer el contacto inicial con el auditado. Este contacto inicial
incluye la presentacin personal de los auditores y la divulgacin del
programa inicial para su adaptacin segn restricciones del auditado.
Elaborar el programa final de auditora. Se modificar el programa
inicial segn los cambios necesarios y se har la aprobacin final del
mismo (ver anexo C).
Plantear las directrices del plan de auditora. El coordinador de calidad
de la empresa plantear y documentar ciertas directrices que
servirn de gua a los auditores para preparar cada auditora (ver
anexo D).
Recopilar la informacin. El autor del proyecto debe recopilar toda la
documentacin perteneciente al sistema de gestin de calidad de la
empresa y debe entregarla al respectivo auditor (segn el programa
de auditora) para su estudio dos semanas antes de realizar la
auditora. Adicionalmente, debe entregar el programa y plan de
auditora.

31
Paso 3: Revisin de la documentacin y preparacin de la auditora

Preparar y complementar el plan de auditora. Cada auditor, de
acuerdo al programa de auditora, a las directrices estipuladas en el
plan de auditora y a la norma NTC ISO 9001:2000, debe revisar los
documentos y preparar las preguntas que se ajusten a cada rea o
proceso que vaya a ser auditado. Todo lo anterior se debe recopilar
dentro del plan de auditora (ver anexo E).

Paso 4: Realizacin de la auditora

Realizar la reunin de apertura. Esta reunin contar con la
participacin de toda la empresa y su fin es presentar al equipo auditor
e informar el objetivo y alcance de la auditora.
Desarrollar la auditora. Cada auditor, de acuerdo a su programa y
plan de auditora, realizar la auditora de las reas o procesos que le
correspondan.

Paso 5:

Realizar el informe de auditora. Se realizar una reunin en la cual el
lder del equipo auditor recopilar todos los resultados de cada uno de
los auditores y elaborar el informe final de auditora.
Realizar la reunin de cierre. Se reunir a toda la empresa para
divulgar los resultados de la auditora y se presentar el informe final a
las personas correspondientes.

2.1.2 Diagnstico de comparacin

Para concluir el diagnstico del sistema de gestin de la calidad de la
empresa frente a los requisitos que comprenden la norma NTC ISO
9001:2000 y como complemento a los resultados de la auditora interna de
calidad previamente realizada, se realizar un diagnstico de comparacin a
todos los procesos que pertenecen al sistema de gestin de calidad de
IMAPAR Ltda. El principal fin de este diagnstico es identificar la forma como
la empresa da evidencia de la implementacin de cada uno de los requisitos
expuestos en los numerales de la norma y cules de ellos no estn siendo
cumplidos.

El desarrollo de este diagnstico de comparacin ser responsabilidad
directa del coordinador de calidad y del autor de este proyecto, quienes se
basarn en cada uno de los numerales que comprenden la norma ISO
9001:2000 para establecer, de acuerdo al estado actual de la empresa, la
posicin en la que se encuentra cada uno de los requisitos. Es importante
aclarar que los resultados de la auditora interna de calidad tambin hacen
parte de la base para evaluar la forma como la empresa da evidencia de la
32
implementacin de los requisitos y de las fallas detectadas dentro del sistema
de gestin de calidad.

Las actividades que se deben realizar a fin de elaborar el diagnstico de
comparacin son las siguientes:

1. Anlisis detallado de cada uno de los numerales que conforman la
norma NTC ISO 9001:2000, identificando las obligaciones que la
empresa debe cumplir para satisfacer los requisitos propuestos.
2. Confrontar los resultados obtenidos mediante la auditora interna de
calidad con las obligaciones identificadas previamente.
3. Identificar otras actividades, procesos, procedimientos, documentos
etc. que muestren evidencia de cmo la empresa ataca cada uno de
los numerales y requisitos de la norma.
4. Identificar el responsable(s) directo (en la empresa) de cada uno de
los puntos mencionados en la actividad nmero tres.
5. Finalmente, y de acuerdo a la informacin recopilada previamente,
evaluar el estado actual de cada uno de los numerales de la norma y
su implementacin en la empresa de acuerdo a los siguientes
parmetros.

Despus de realizadas las actividades anteriormente mencionadas, se
consolidarn los resultados en un documento que concluir el diagnstico
inicial de la empresa.

2.2 METODOLOGA - ETAPA # 2: PLANIFICACIN DEL PROYECTO.

Dentro de la planificacin del proyecto se requiere consolidar y definir todas
las actividades, documentos y registros que hacen parte del proceso de
actualizacin y mejora del sistema de gestin de la calidad de IMAPAR Ltda.
dirigido a afrontar una auditora de certificacin en la norma NTC ISO
9001:2000. Para desarrollar esta planificacin se plante la necesidad de
elaborar un documento interno que describa detalladamente los recursos a
usar, el tiempo estimado de elaboracin de cada actividad y las
responsabilidades de cada una de las partes involucradas en el proceso de
recertificacin. Este documento se denominar Plan de calidad -
1. Aplica - NO hay evidencia de diseo, desarrollo o implementacin.
2. Aplica, est implementado, documentado y auditado pero requiere MEJORAS
o ACTUALIZACIN.
3. Aplica, est implementado, documentado y auditado con resultados conformes
(puede hacer falta pasar a NUEVO FORMATO).
4. NO APLICA, est excluido.
IMAPAR Ltda.
Matriz: Diagnstico y Planificacin del SGC.
33
recertificacin en la norma NTC ISO 9001:2000- con cdigo interno PRO-DI-
1 y har parte de la documentacin de la empresa.

Para elaborar este documento se usar como base los resultados obtenidos
en el diagnstico de la empresa (ver etapa #1).

La elaboracin de este plan de calidad estar a cargo del coordinador de
calidad de la empresa y del autor de este proyecto, quienes sern los
directos responsables y lderes del proceso general de recertificacin de la
empresa.

La metodologa usada para elaborar este plan de calidad de recertificacin se
basar en los siguientes pasos:

1. Iniciar con la definicin del objetivo, alcance y condiciones generales
del documento, adems de la recopilacin de la informacin inicial
incluyendo los resultados obtenidos en la etapa #1.
2. Se seleccionarn las debilidades y puntos crticos de la empresa en
cuanto al sistema de gestin de la calidad actual.
3. Se har un planteamiento inicial de las actividades y documentos a
realizar o actualizar con el fin de atacar las debilidades y puntos
crticos detectados previamente. As mismo, se definirn las
respectivas responsabilidades.
4. Se disear un cronograma inicial en el cual se definirn los puntos
mencionados en el paso 3, incluyendo el desarrollo de las
capacitaciones de sensibilizacin en la empresa.
5. Se realizar una reunin de aprobacin del cronograma que cuente
con la participacin del personal involucrado dentro del proceso de
recertificacin de la empresa.
6. Despus de realizar los cambios necesarios en el cronograma para
que ste totalmente aprobado, se continuar con la consolidacin de
la informacin dentro del documento Plan de Calidad recertificacin
en la norma NTC ISO 9001:2000.
7. Finalmente, se divulgar y distribuir el documento al personal de la
empresa involucrado.

2.3 METODOLOGA - ETAPA # 3: ACTUALIZACIN Y MEJORA DEL
REQUISITOS EXIGIDOS POR LA NORMA NTC ISO 9001:2000.

En esta etapa se describir la metodologa de desarrollo e implementacin
de todas las actividades y documentos que se definieron dentro del Plan de
calidad - recertificacin en la norma NTC ISO 9001:2000 cdigo PRO-DI-1.
Adems, se plantear el desarrollo del programa de sensibilizacin de los
empleados y la importancia de su rol frente al sistema de gestin de la
calidad en la empresa.

34
2.3.1 Planeacin estratgica IMAPAR Ltda.

La planeacin estratgica dentro de una organizacin consiste en proyectar,
establecer y reestructurar, cada cierto perodo de tiempo, el sistema de
gestin de la calidad a partir de las necesidades de los clientes y de las
expectativas de crecimiento de la misma. Dentro de una organizacin la
planeacin estratgica se plasma en los siguientes elementos:

Misin
Visin
Poltica de Calidad
Objetivos de Calidad

Los anteriores elementos, adems de hacer parte de los requisitos exigidos
por la norma NTC ISO 9001:2000, estn relacionados entre s ya que la
Poltica y los Objetivos de Calidad son conceptos que se basan y desprenden
de la Misin y Visin de la organizacin, haciendo de las anteriores un punto
de partida para la planeacin estratgica.

Por lo anterior y para dar inicio al proceso de actualizacin y mejora del
sistema de gestin de la calidad de IMAPAR Ltda., se planea reestructurar y
actualizar dichos elementos mediante el desarrollo de un taller en el cual los
participantes, en este caso las gerencias de la organizacin, sern los
directos responsables de establecer los nuevos elementos basados en el
conocimiento conceptual de los mismos y en el funcionamiento y
expectativas generales de la empresa. Este taller ser organizado por el
coordinador de calidad y el autor de este proyecto quienes desarrollarn
todas las fases y actividades del mismo.

El siguiente diagrama describe detalladamente las fases a realizar.

FASE 1

FASE 2

FASE 3

DEFINICIN DE CONCEPTOS
PREPARACIN DEL TALLER
DESARROLLO DEL TALLER
35
FASE 4

FASE 5

Fuente: Autor

Grfica 15: Fases taller planeacin estratgica

Las actividades a desarrollar en cada una de las fases son las siguientes:

Fase 1: Definicin de conceptos

La fase 1 ser desarrollada con el gerente general de la empresa en una
reunin previa a la realizacin del taller, en la cual se definirn las siguientes
directrices:

Se establecer el tema y objetivo principal del taller.
Se planear y establecer el da, hora, tiempo de duracin y lugar en
el cual se realizar el taller.
Se buscarn las principales definiciones de los conceptos a definir
dentro del taller (misin, visin, poltica de calidad y objetivos de
calidad).
Se trazarn las expectativas de crecimiento de la organizacin de
acuerdo a la percepcin de la gerencia sobre las necesidades y
requerimientos del cliente.
Se definirn los participantes del taller.

Fase 2: Preparacin del taller

Se har una recopilacin de la documentacin antigua.
Se disear y elaborar la carpeta del taller (esta carpeta contiene la
informacin definida dentro de la fase 1 y los formatos a diligenciar en
el desarrollo del taller).
Se enviar la invitacin va e-mail a los participantes del taller y se
har la respectiva confirmacin.
Se alistarn todos los recursos fsicos necesarios para el desarrollo de
la capacitacin (papelera, lugar, computador, videobeam, refrigerio,
etc.).

REVISIN Y APROBACIN
IMPLEMENTACIN Y DIVULGACIN
36
Fase 3: Desarrollo del taller

El coordinador de calidad de la empresa iniciar el taller con la
introduccin (tema, objetivo principal e importancia de la planificacin
estratgica).
A continuacin, el autor del proyecto dictar una pequea capacitacin
sobre el significado general de los elementos de la planeacin
estratgica (misin, visin, poltica de calidad y objetivos de calidad).
Se expondrn los documentos antiguos para su evaluacin y debate.
Se formularn propuestas individuales de los nuevos elementos.
Se divulgarn las propuestas y se debatirn para finalmente formular y
documentar los elementos finales.
Finalmente, el autor del proyecto documentar las propuestas.
Se tomar el refrigerio.

Fase 4: Revisin y Aprobacin

La revisin la realizar el coordinador de calidad y se basar en verificar que
la documentacin de los elementos finales sea congruente con los resultados
obtenidos del taller.

La aprobacin de los elementos de la planeacin estratgica se har dentro
del proceso de Revisin por la Direccin (REV) en una reunin en la que
participarn el coordinador de calidad, el gerente general y el autor del
proyecto.

Fase 5: Implementacin y divulgacin

Despus de que los elementos sean aprobados se iniciar la implementacin
y divulgacin de los mismos. Lo anterior se realizar actualizando las
carteleras informativas de la empresa y los documentos correspondientes.

2.3.2 Organigrama IMAPAR Ltda.

Uno de los puntos neurlgicos en cualquier organizacin tiene que ver con
las responsabilidades y autoridades de la misma. El claro conocimiento de lo
anterior por parte de toda la organizacin es de vital importancia para el
ptimo funcionamiento de las actividades y el ambiente laboral en general.

Por lo anterior se consider significativo para la empresa que el autor del
proyecto evaluara, actualizara, documentara e implementara el Organigrama
de IMAPAR Ltda.

La metodologa propuesta para realizar esta actualizacin consiste en los
siguientes pasos:

37
1. Revisar ltima versin. El autor del proyecto debe evaluar la versin
actual del documento, es decir debe mirar cundo fue la ltima vez
que el documento fue actualizado con el fin de evaluar la veracidad
de la informacin que se encuentra dentro del mismo.
2. Evaluar la versin existente segn la realidad actual de la empresa.
Esta evaluacin se realizar comparando los cargos y las jerarquas
del documento actual contra los cargos y jerarquas que se manejan
actualmente en la empresa.
3. Documentar los cambios. Se documentarn los cambios dentro del
modelo (plantilla) existente de organigrama.
4. Revisar cambios: El coordinador de calidad revisar los cambios
realizados al organigrama.
5. Aprobar cambios. La gerencia debe aprobar los cambios dentro del
proceso de Revisin por la Direccin (REV).
6. Implementar cambios: Se realizar actualizando las carteleras,
cuadros y documentos correspondientes y mediante una reunin de
familiarizacin con todo el personal de la empresa.

2.3.3 Mapa de procesos

Un documento de vital importancia que representa la columna vertebral del
sistema de gestin de la calidad en una empresa es el Mapa de Procesos.
Este documento tiene como finalidad ilustrar los procesos que pertenecen a
una organizacin y su interaccin dentro del sistema de calidad como un
conjunto.

La utilizacin del mapa de procesos en una empresa ayuda para observar la
complejidad del sistema de gestin de calidad y la importancia de cada uno
de sus procesos dentro de la actividad principal de la organizacin. La
actualizacin y mejora del mapa de procesos de IMAPAR Ltda. ser liderada
por el coordinador de calidad de la empresa y por el autor del proyecto,
quienes planificarn y apoyarn todas las actividades relacionadas.

Es preciso aclarar que esta actualizacin se dividir en 3 etapas principales
basadas y apoyadas en la documentacin antigua. Las etapas a desarrollar
son las siguientes:

Fuente: Autor

Grfica 16: Etapas desarrollo mapa de procesos
Definicin de los
principales requisitos
y necesidades del
cliente
ETAPA 2
Identificacin de los
procesos crticos de la
empresa
Elaboracin,
documentacin y
aprobacin del mapa
de procesos de
IMAPAR Ltda.
ETAPA 1 ETAPA 3
38
2.3.3.1 Definicin de los principales requisitos y necesidades del cliente

Para realizar la etapa 1 y poder as enfocar el sistema de gestin de la
calidad de IMAPAR Ltda. hacia el cumplimiento de los requisitos y
necesidades del cliente, se har un taller de identificacin, en el cual se
pretende reconocer cules son los requisitos y necesidades principales de
los clientes actuales de la empresa. Los participantes de este taller sern los
jefes de rea y las actividades a desarrollar se plantean a continuacin:

Fuente: Autor

Grfica 17: Actividades taller 2

Planeacin del taller

Dentro de la planeacin del taller se definirn los siguientes puntos:

Tema y objetivo principal del taller.
Recursos a usar en el desarrollo del mismo.
Se definir la fecha, hora, duracin y lugar de realizacin.
Se har la invitacin de los participantes.

Introduccin del taller

El coordinador de calidad har una breve introduccin del tema, exponiendo
el objetivo principal y organizando a los participantes en grupos de 3
personas. A continuacin, deber comunicar a los grupos las reglas y forma
de trabajo y suministrar los materiales necesarios.

Desarrollo del taller

La actividad principal de cada grupo ser suministrar ideas acerca del tema
del taller y consignarlas en los formatos previamente entregados.
Introduccin del
tema y objetivo
principal
Suministro de materiales
Conformacin de equipos de
trabajo y comunicacin de
lineamientos de desarrollo
Suministro
de ideas
Debate

Revisin
Aprobacin

Resultados
Introduccin Desarrollo Resultados
Planeacin del taller
39
Posteriormente, se har la exposicin de las ideas y se irn anotando en un
tablero.

Cada una de las ideas se leer y debatir de forma que todos los
participantes puedan opinar acerca de las mismas, para finalmente identificar
los requisitos del cliente.

Resultados

La revisin y aprobacin se har leyendo cada una de las ideas finales y
volviendo a evaluarlas en grupo. Estas sern consideradas el resultado del
taller y sern documentadas en los formatos correspondientes
.
2.3.3.2 Identificacin de los procesos crticos de la empresa

Dentro de un sistema de gestin de calidad (SGC), un proceso es aquella
secuencia repetitiva de actividades que una o varias personas gestionan a fin
de obtener una transformacin o salida. Un proceso se puede identificar
porque contiene los siguientes elementos:

Fuente: Autor

Grfica 18: Elementos para identificar un proceso

La identificacin de procesos crticos dentro de la empresa IMAPAR Ltda.
iniciar con la consolidacin de un listado de todos los procesos realizados
dentro de la empresa. Este listado debe incluir las siguientes variables para
cada uno de los procesos identificados:

Nombre del proceso
Objetivo principal del proceso
Actividades a realizar dentro del proceso

Despus de consolidar el listado de procesos se continuar con la
clasificacin de los procesos crticos de la empresa. Esta clasificacin
establecer cuales procesos aportan valor al cliente externo entregndole
satisfactoriamente productos, servicios o informacin.

La clasificacin consistir en identificar cules actividades, de todos los
procesos incluidos dentro del listado de procesos, suplen cada uno de los
requisitos y necesidades del cliente previamente definidos, conformando las
Entradas
(Recursos)
Proceso
(Actividades)

Salidas
40
actividades de valor (crticas). Es preciso aclarar que dos o ms actividades
pueden suplir la misma necesidad.

Todos los procesos que contienen actividades de valor correspondern a los
procesos crticos de la empresa.

La identificacin de procesos crticos ser realizada por el autor de proyecto,
quien ser el encargado de clasificar, seguir y documentar cada actividad
bajo la direccin y supervisin del coordinador de calidad de la empresa. La
consolidacin del listado de procesos ser responsabilidad del coordinador
de calidad y del gerente de operaciones mientras que el autor del proyecto
ser el encargado de verificar la veracidad del listado de procesos mediante
el seguimiento de todas las actividades de la empresa.

Finalmente, la revisin y aprobacin de la informacin se realizar por medio
de una reunin en la que participarn los jefes de rea de los procesos
involucrados.

2.3.3.3 Elaboracin, documentacin y aprobacin del mapa de procesos
de IMAPAR Ltda.

La elaboracin, actualizacin y documentacin del mapa de procesos de la
empresa estar a cargo del coordinador de calidad, del gerente de
operaciones y del autor del proyecto, quienes de forma conjunta identificarn
y clasificarn todos los procesos que se realizan al interior de la empresa
dentro de tres categoras que conforman el sistema de gestin de la calidad
de la misma.

La primera categora corresponde a los procesos de conduccin, los cuales
proporcionan directrices para los dems procesos en cuanto al diseo,
produccin, comercializacin, etc., de sus productos o servicios. Adems,
son los encargados de controlar y asegurar la conveniencia, adecuacin,
eficacia y mejora continua del sistema de gestin de la calidad
implementado.

Para identificar cules procesos corresponden a esta categora se har una
comparacin entre el listado de procesos, previamente realizado, y la
definicin principal de la categora. Cada una de las actividades que se
relacione o sea congruente frente a la definicin principal de la categora ser
clasificada dentro de la misma.

La segunda categora corresponde a los procesos de ejecucin, los cuales
impactan directamente en el cliente crendole valor y al mismo tiempo sirven
para que la empresa logre sus objetivos, metas y/o expectativas. Se puede
decir que estos procesos son los que transforman las necesidades y
requisitos de los clientes en ingresos para la organizacin y la consolidan en
el mercado al que pertenece.
41
Los procesos de ejecucin de IMAPAR Ltda. correspondern a los procesos
cuyas actividades se enfocan en suplir las necesidades y requerimientos del
los clientes, es decir sern los procesos crticos identificados previamente.

Finalmente, en la ltima categora, encontramos los procesos de apoyo, los
cuales, como su nombre lo indica, dan apoyo directo a los procesos de
ejecucin para el logro de las actividades de la empresa y, aunque no estn
directamente relacionados con la misin de la organizacin, proporcionan
recursos y son soporte fundamental para el ptimo funcionamiento del
sistema de gestin de calidad en general.

Los procesos de apoyo de la empresa se identificarn siguiendo los mismos
parmetros descritos en la identificacin de los procesos de conduccin.

Una vez definidos todos los procesos de IMAPAR Ltda., se representar el
Mapa de Procesos en un diagrama donde se localizarn los procesos de
Conduccin, Ejecucin y Apoyo con sus respectivas relaciones, entradas y
salidas para su posterior aprobacin.

2.3.4 Caracterizacin de procesos

Identificar los procesos necesarios dentro del sistema de gestin de calidad
de una organizacin es esencial para su ptimo funcionamiento operativo. La
caracterizacin de cada uno de estos procesos es indispensable por lo que
ilustra todas las variables que afectan el desarrollo de dicho proceso directa o
indirectamente.

Teniendo en cuenta que la identificacin de los procesos que pertenecen al
sistema de gestin de calidad de IMAPAR Ltda. se realiz previamente, se
continuar con la caracterizacin de cada uno de los mismos.

La caracterizacin de los procesos de la empresa ser responsabilidad del
autor del proyecto, quien actualizar, establecer y documentar cada una
de las variables que hacen parte de los procesos del SGC. Es indispensable
aclarar que en la actualidad la empresa cuenta con cierta documentacin (ver
tabla 4), incluyendo algunas fichas tcnicas de procesos que servirn de
base para lograr las metas propuestas.

Las actividades a realizar para desarrollar la caracterizacin de los procesos
sern las siguientes:

El autor del proyecto definir las variables que l considera necesarias
para la caracterizacin de los procesos con base en la documentacin
existente y en la observacin de otros modelos.
Se har un seguimiento individual de cada uno de los procesos
pertenecientes al sistema de gestin de calidad identificando cada una
de las variables definidas previamente.
42
Se disear y elaborar un formato o plantilla, en el cual se organizar
toda la informacin obtenida de manera concisa.
Se organizar toda la informacin obtenida dentro de la plantilla
previamente diseada.
Una vez caracterizados todos los procesos se verificar la inclusin de
los requisitos de la norma en los mismos.
Finalmente, se realizar una reunin en la cual se revisar y aprobar
la caracterizacin de los procesos del SGC.

2.3.5 Medicin y control de procesos

La mejora continua es uno de los objetivos por los cuales se decidi
implementar el sistema de gestin de calidad en IMAPAR Ltda. Se sabe con
certeza que la forma ms efectiva y por la que realmente se va a poder medir
y controlar cada proceso, consiste en el anlisis de los resultados que
brindan los indicadores de gestin.

Teniendo en cuenta lo anterior, se elaborarn o actualizarn los indicadores
de gestin de IMAPAR Ltda. con el fin de usar sus resultados como
informacin bsica e indispensable para mejorar continuamente cada
proceso. El proceso de elaboracin y actualizacin de indicadores de gestin
ser realizado de la siguiente forma:

1. Iniciar con reuniones entre el autor del proyecto y los dueos de
procesos para evaluar la situacin actual en cuanto a la medicin y
control de cada proceso. En los procesos en los que se encuentren
indicadores de gestin, el dueo del proceso evaluar la necesidad de
modificarlos y/o complementarlos. As mismo, definir la necesidad de
elaborar nuevos indicadores de gestin de acuerdo a su experiencia y
a la necesidad de cada proceso.
2. A continuacin, y de acuerdo al diagnstico anterior, el autor del
proyecto iniciar la elaboracin y actualizacin de los indicadores de
gestin. Esta actividad se realizar con base en las directrices
estipuladas en el captulo 1 de este proyecto y ser supervisada
directamente por el coordinador de calidad y por el dueo de cada
proceso.
3. Se evaluarn los indicadores de gestin previamente elaborados y
actualizados de acuerdo a la claridad, disponibilidad y precisin de la
informacin que se desea medir. Esta evaluacin ser realizada por el
dueo del proceso y en algunos casos la gerencia.
4. Los indicadores de gestin sern documentados de la siguiente
manera:

Ficha Tcnica de Indicadores de Gestin: Recopila todos los
indicadores de gestin de los procesos que se encuentran
dentro del sistema de gestin de calidad de IMAPAR Ltda.
43
Tablero de Mando: Contiene los indicadores de gestin
elaborados para medir los objetivos de calidad de la empresa.

Dentro de cada uno de estos documentos se definirn las siguientes
variables para cada indicador de gestin:

Objetivo
Directriz
Indicador
Responsable
Frecuencia

5. Finalmente, se realizar una reunin que d aprobacin para los
nuevos indicadores de gestin con el fin de dejarlos listos para su
posterior implementacin.

2.3.6 Documentacin de procesos

La documentacin de procesos es una actividad que aporta valor dentro de
una organizacin ya que permite comunicar el objetivo, la forma como se
deben realizar las actividades, los responsables y todas aquellas variables
que se encuentran relacionadas con cada proceso. El uso adecuado de estos
documentos contribuye al cumplimiento de los parmetros de calidad
establecidos por la organizacin y, por ende, los esperados por el cliente,
brindando informacin apropiada, clara y concisa a la hora de realizar una
actividad o en aplicaciones diversas como el entrenamiento de algn
miembro de la organizacin.

La elaboracin de la documentacin correspondiente a los procedimientos,
instructivos, fichas tcnicas, etc. de IMAPAR Ltda. ser llevada a cabo por el
autor del proyecto, quien identificar y documentar todas las actividades
pertenecientes a los procesos del sistema de gestin de calidad de la
empresa, as como sus recursos y documentos anexos. La revisin y
validacin ser realizada por el coordinador de calidad, el personal
involucrado en cada una de las actividades documentadas, el jefe
correspondiente y el gerente general.

Antes de iniciar el levantamiento de la documentacin general de la empresa
es indispensable establecer parmetros y guas que aseguren el correcto
desempeo de esta actividad. Por lo anterior, se revisarn y actualizarn los
procedimientos actuales relacionados con el numeral 4.2.3 de la norma NTC
ISO 9001:2000 y que se refieren al mantenimiento, codificacin y elaboracin
de la documentacin, con el fin de ajustarlos a las necesidades actuales de la
empresa y poder iniciar con el desarrollo de la actividad principal (ver anexos
F y G).

44
Las actividades que se realizarn dentro del levantamiento de la
documentacin son las siguientes:

Revisin fichas tcnicas de procesos.

Revisin de la documentacin existente
(Manual de Calidad Vr. 9)

Recopilacin de informacin
(Entrevistas Seguimiento de actividades)

Documentacin y codificacin

Verificacin y aprobacin

Como primera actividad encontramos la revisin de las fichas tcnicas de
procesos elaboradas anteriormente. Dentro de esta revisin se observar
cada proceso para identificar cules son las actividades que necesitan ser
documentadas mediante un procedimiento y los registros necesarios para el
desarrollo del mismo.

A continuacin, se revisar la documentacin existente, es decir la que se
encuentra dentro del sistema de gestin de calidad de la empresa en el
Manual de Calidad Vr. 9, con el fin de identificar cules documentos pueden
servir aunque necesiten modificaciones y/o actualizaciones y cules hacen
falta por elaborar.

El siguiente paso ser la recopilacin de informacin, la cual se realizar por
medio de entrevistas a los operarios encargados de cada actividad y
mediante el seguimiento a las actividades de cada proceso. Es importante
aclarar que esta recopilacin de informacin se realizar para todas las
actividades que pertenecen al sistema de gestin de calidad sin importar la
existencia de documentos antiguos.
45
Para lograr documentar apropiadamente y estructurar los procesos de la
empresa, ser necesario crear y disear un formato o plantilla gua en el cual
se plasmar toda la informacin recolectada. Es importante aclarar que este
formato ser adaptado para cada documento (procedimiento, registro,
instructivo, documento interno y documento externo). Teniendo esto en
cuenta, la siguiente actividad consiste en plasmar toda la informacin
obtenida en el formato correspondiente y codificarlo de acuerdo a los
parmetros establecidos en la organizacin. El sistema de codificacin de
documentos existente fue diseado por el coordinador de calidad de la
empresa y es el siguiente:


Grfica 19: Codificacin documentos del SGC IMAPAR Ltda.

La primera parte hace referencia al proceso al que corresponde dicho
documento, es decir, si el documento hace parte del proceso Gestin de
Calidad (CAL), la primera parte del cdigo del documento va a ser CAL.

Seguidamente se pone un guin y se le anexa el tipo de documento, es decir,
R: para registros, P: para procedimientos y as sucesivamente. Siguiendo con
el ejemplo anterior, si el documento fuera un documento interno la
codificacin sera: CAL-DI.
46
Finalmente, se le pone un consecutivo. Con respecto al ejemplo, si ya
existieran 10 documentos internos del proceso de Gestin de Calidad, el
nuevo documento quedara codificado de la siguiente forma: CAL-DI-11.

Para documentos externos la codificacin se limita a DOEX (de documento
externo) y el consecutivo, de acuerdo a la cantidad de documentos externos
que tenga la empresa.

Por otro lado, la revisin de la documentacin se realizar a medida que se
desarrolle la misma y la idea es que la persona que tiene directa relacin con
el documento que se desarrolla sea la responsable de revisarlo y de dar su
visto bueno en cuanto a la informacin que el documento contiene. La
aprobacin final de la documentacin se realizar en una reunin en la cual
se presentar toda la documentacin del SGC al gerente general de la
empresa.

Una vez realizada la documentacin, el autor del proyecto elaborar un
listado maestro de documentos y registros que servir de gua para identificar
los documentos que pertenecen al sistema de gestin de calidad de IMAPAR
Ltda. De igual forma, se iniciar el proceso de implementacin de
documentos en la empresa rea por rea.

2.3.7 Otros desarrollos

Como resultado del diagnstico efectuado a la empresa frente a los
requisitos de la norma NTC ISO 9001:2000, el cual se hizo en la etapa #1,
se identificaron algunas debilidades que deban ser corregidas con el fin de
consolidar el sistema de gestin de la calidad de la compaa y cumplir as
con los requisitos que la norma le impone.

Las no conformidades identificadas en la etapa #1 llevarn a la planificacin
de acciones para mejorarlas en la etapa #2, estas son:

Revisin y actualizacin de los elementos que direccionan la
planeacin estratgica de la organizacin: Misin, Visin, Poltica de
Calidad, Objetivos de Calidad y organigrama.
Evaluacin y mejora del sistema de gestin de calidad de la empresa.
Consolidacin del mismo dentro del Mapa de Procesos.
Caracterizacin de los procesos definidos dentro del Mapa de
Procesos: Fichas Tcnicas de Proceso.
Revisin, actualizacin y elaboracin de los elementos que ayudan al
seguimiento, control y medicin de los procesos y del sistema de
gestin de calidad en general: Ficha Tcnica de Indicadores de
Gestin y Tablero de Mando.
Actualizacin y elaboracin de la documentacin general necesaria
dentro del sistema de gestin de calidad: Procedimientos Registros
47
Documentos Internos Documentos de Trabajo Instructivos
Manuales.

Otros elementos a desarrollar que complementan y ayudan a la actualizacin
y mejora del sistema de gestin de calidad en general son los siguientes:

Establecer la secuencia e interaccin de los procesos dentro de la
empresa.
Consolidar el Manual de Calidad.
Desarrollar otros documentos complementarios para el proceso de
Recursos Humanos que faciliten las labores del rea.

2.3.7.1 Secuencia e interaccin de procesos

Dentro de los requisitos planteados por la norma NTC ISO 9001:2000 se
identifica la necesidad de establecer la secuencia e interaccin de los
procesos definidos dentro del sistema de gestin de calidad (numeral 4.1).

Por lo anterior, y con el fin de cumplir con este requisito, se realizarn dos
matrices: la primera, describiendo la interrelacin de los procesos entre s y
la segunda, identificando la interrelacin de los procesos con respecto a los
requisitos planteados dentro de la normativa.

Estas matrices sern elaboradas por el coordinador de calidad de la empresa
con ayuda del autor del proyecto. La verificacin y aprobacin ser realizada
por parte de los jefes de cada rea.

2.3.7.2 Manual de Calidad

El numeral 4.2.2 de la norma NTC ISO 9001:2000 describe el deber que
tiene cada organizacin de establecer y mantener un manual de calidad que
describa, entre otras cosas, el alcance del SGC, las exclusiones, la
caracterizacin de procesos, la interaccin y secuencia de los mismos, los
procedimientos necesarios, las fichas tcnicas, etc.

La actualizacin y rediseo del Manual de Calidad de la empresa estar a
cargo del autor del proyecto y ser guiada por el coordinador de calidad de la
empresa, quien revisar cada una de las partes incluidas dentro del mismo y
aprobar cada una de las copias necesarias dentro de la organizacin.

2.3.7.3 Recursos Humanos

Con el nimo de satisfacer los requisitos expuestos en el numeral 6.2 de la
norma, se documentarn todos los procedimientos necesarios dentro del
rea de Recursos Humanos y se establecern todos los registros que dan fe
del compromiso que la empresa tiene frente al cumplimiento de los mismos.
48
Toda esta documentacin ser elaborada dentro de las actividades descritas
en la documentacin de procesos de este captulo.

Adicionalmente a los documentos elaborados anteriormente, se desarrollar
un documento que determine la competencia laboral necesaria del personal,
as como, las responsabilidades, las autoridades y las funciones generales
de cada cargo. La elaboracin de este documento ser responsabilidad del
autor de este proyecto, mientras que la direccin y verificacin estarn a
cargo del jefe del rea de Recursos Humanos. Finalmente, la aprobacin
ser realizada entre el coordinador de calidad y el gerente general de la
empresa. El procedimiento que se usar para elaborar este documento ser
el siguiente:

1. Identificar los cargos dentro de la empresa.
2. Definir los cargos individuales.
- Nombre del cargo.
- Cargo genrico.
- Departamento o rea a la que pertenece.
- Cargo del jefe inmediato.
3. Definir el objetivo general de cada cargo.
4. Seguir y documentar las funciones, actividades y tareas que se deben
realizar en el desempao de cada cargo.
5. Identificar el mbito de actuacin de cada cargo.
- Responsabilidades (materiales, informacin confidencial, toma
de decisiones, supervisin, dinero).
- Relaciones internas y externas.
- Relacin organizacional (cargos que le reportan, cargos a los
que reporta).
6. Definir las condiciones ambientales y el riesgo de trabajo.
- Ambiente de trabajo.
- Condiciones de trabajo (actividad fsica, tipo de trabajo, sitio de
trabajo, horario).
- Esfuerzo
- Riesgos (agentes fsicos, agentes qumicos, agentes
psicolgicos, condiciones ergonmicas, condiciones locativas,
condiciones elctricas, condiciones mecnicas)
7. Por ltimo, definir la competencia laboral
- Educacin y experiencia
- Experiencia
- Conocimientos
- Habilidades
- Destrezas
- Entrenamiento requerido (este corresponde al entrenamiento
que necesita el aspirante si es integrado a la empresa)

Una vez consolidada toda esta informacin se realizar un borrador de cada
cargo para su posterior correccin, verificacin y aprobacin.
49
De igual forma, y como valor agregado para el correcto desarrollo de las
actividades y funciones de esta rea, el autor del proyecto elaborar y
disear una cartilla de induccin corporativa que servir de base para la
induccin y entrenamiento de los nuevos integrantes de la organizacin. Esta
cartilla mostrar una breve descripcin de las actividades de la empresa, sus
objetivos, representantes, cultura, misin, visin, etc., y tiene como fin brindar
al nuevo integrante conocimientos bsicos acerca de la compaa para que
de entrada se sienta parte de la misma. El diseo y el contenido de la cartilla
estarn a cargo del autor del proyecto, mientras que la aprobacin la har el
gerente de la empresa.

2.3.8 Programa de sensibilizacin IMAPAR Ltda.

Buscando motivar al personal de la empresa a involucrarse dentro del
desarrollo e implementacin del SGC, los directivos y el coordinador de
calidad concluyeron que se debera iniciar un programa de sensibilizacin
para los empleados, con el fin de darles a entender la importancia de su
actividad y la responsabilidad que tienen dentro de la adquisicin y
mantenimiento de la calidad en la empresa.

Teniendo en cuenta que el xito de la implementacin de un sistema de
gestin de calidad y su continuo desarrollo recae en la participacin activa y
comprometida de todo el personal involucrado, se concluy que la mejor
forma para desarrollar el programa de sensibilizacin era mediante
capacitaciones en las que el personal participara activamente de los
ejemplos y ejercicios. Debido a esto, se evaluarn dos opciones para realizar
las capacitaciones, la primera, consiste en que el rea de calidad, liderada
por el coordinador de calidad, ser la responsable de desarrollar dichas
capacitaciones (incluyendo el desarrollo del material y la planeacin de la
capacitacin en s), mientras que la segunda, define que el rea de calidad
deber buscar organizaciones externas que ofrezcan capitaciones
especializadas acerca de los temas que se consideran son los ms
importantes dentro del programa de sensibilizacin.

Despus de evaluar y elegir la mejor opcin de capacitaciones para la
empresa, se iniciar el programa de sensibilizacin en donde el coordinador
de calidad y el autor del proyecto sern los lderes del desarrollo general.

2.3.9 Implementacin y distribucin de la documentacin

La implementacin y distribucin de la documentacin del SGC de la
empresa se realizar por procesos es decir, en el momento en que la
empresa cuente con todos los documentos de un mismo proceso y se realice
la debida implementacin se continua con el siguiente proceso.

50
Con el fin de controlar la implementacin y distribucin de la documentacin,
se elaborar un cronograma por procesos (ver anexo H) que indique el
estado actual de implementacin general en la empresa.

Las actividades a desarrollar dentro de la implementacin y distribucin de la
documentacin se realizarn de manera independiente para cada proceso,
de forma que el personal involucrado en cada uno obtenga claridad en
cuanto al manejo de la informacin y la documentacin correspondiente.

Las actividades a desarrollar en cada proceso son las siguientes:

Definicin general de la documentacin que conforma el SGC de
IMAPAR Ltda.

Se realizar por medio de una conferencia obligatoria para toda la
organizacin, en la cual se describir el funcionamiento de los
diferentes tipos de documentos (fichas tcnicas de procesos,
procedimientos, registros, documentos internos, documentos de
trabajo etc.). Adicionalmente, se explicar el funcionamiento de los
procedimientos de Control de Documentos (GES-P-1) y Control de
Registros (GES-P-2), los cuales incluyen las actividades de
elaboracin, actualizacin, revisin, aprobacin y distribucin de
documentos.

Proceso Planificacin y Mejora Contina del SGC

Se dividir en dos secciones; la primera involucra directamente al
dueo del proceso y se desarrollar por medio de una reunin en
donde se expondrn todos los documentos relacionados haciendo
nfasis en la ficha tcnica del mismo y en el procedimiento de
Planificacin y mejora continua del SGC (PLA-P-1). La segunda
seccin involucra a todo el personal de la empresa y se desarrollar
por medio de una conferencia obligatoria en la que se divulgarn los
procedimientos de acciones correctivas y preventivas.

Proceso Revisin por la Direccin

Se desarrollar por medio de una reunin en la que participar el
dueo del proceso y en la que se expondrn los documentos
relacionados con el mismo.

Proceso de Logstica

La implementacin de los documentos necesarios para el ptimo
funcionamiento de este proceso se realizar mediante una conferencia
obligatoria para todos los dueos de los procesos, en la cual se
51
divulgarn los documentos que tienen que ver con toda la
organizacin y que afectan de forma directa el cumplimiento de los
requerimientos del cliente (procedimiento de Apertura de pedidos
(LOG-P-1), procedimiento de Logstica de despachos (LOG-P-2),
registros de quejas, reclamos, etc.). Los dems documentos se
divulgaran en una reunin en la que participar todo el personal del
rea de Logstica.

Procesos de Produccin y Supervisin de Calidad

Teniendo en cuenta que la mayora de los documentos elaborados
para estos procesos son tiles para el personal operativo de los
mismos, la implementacin consistir en divulgar y hacer nfasis en la
ayuda que brinda la utilizacin de cada uno de estos documentos
durante el desarrollo de las actividades de cada proceso. Esta
divulgacin se har por medio de un taller-conferencia en el que el
personal operativo pueda involucrase de forma directa haciendo
preguntas u opinando sobre cada uno de los documentos. De igual
forma, se har una conferencia de carcter obligatorio para toda la
empresa en donde se divulgar el procedimiento de Realizacin del
producto (PRO-P-1).

Proceso Diseo y Desarrollo

La metodologa planteada para realizar la implementacin de los
documentos de este proceso se basa en una conferencia obligatoria
en la cual se divulgarn los documentos relacionados y su correcta
utilizacin. Teniendo en cuenta que algunos de los procedimientos
establecidos dentro de este proceso tienen que ver directa o
indirectamente con otros procesos, se considera oportuno invitar a los
dueos de los procesos de Logstica, Almacn y Compras, Comercial
y Despachos, quienes tendrn la obligacin de transmitir la
informacin recibida al personal correspondiente de su respectiva
rea.

Proceso Comercial

Se desarrollar por medio de una reunin con el dueo del proceso en
la que se explicar el SGC de la empresa en general y sus
documentos.

Proceso de Almacn y Compras

Teniendo en cuenta que la documentacin de este proceso es
totalmente nueva, la implementacin se realizar en forma de
capacitacin en donde se ensear al personal involucrado la forma
52
de utilizar y diligenciar cada uno de los documentos elaborados. Cabe
resaltar que esta capacitacin debe hacer nfasis en la calidad de los
productos y materias primas.

Proceso de Recursos Humanos

Se realizar por medio de una reunin capacitacin obligatoria con el
dueo del proceso en la que se har nfasis en la utilizacin de los
documentos como primera medida de apoyo y adicionalmente se
introducirn los nuevos documentos y la importancia de tenerlos
actualizados.

Procesos de Gestin de Calidad y Auditoras Internas de Calidad

Considerando que el dueo de estos procesos es el coordinador de
calidad, la implementacin de los documentos se realizar sin
necesidad de dar un direccionamiento previo.

Sistema de gestin de calidad IMAPAR Ltda.

Conferencia de carcter obligatorio a todo el personal de la empresa
en la que se presentar el sistema de gestin de calidad
implementado y sus procesos a nivel general.

Todas las conferencias, talleres y reuniones deben quedar registrados en los
registros de asistencia a capacitaciones y reuniones (ver anexo I).

2.3.10 Desarrollo del sistema de reposicin de materia prima de Imapar
Ltda.

Uno de los principales problemas detectados dentro de la empresa consiste
en los faltantes de materias primas que ocasionan inconvenientes a lo largo
de toda la cadena productiva. Su contina ocurrencia afecta directamente el
cumplimiento frente a los clientes, ocasionando en ciertas ocasiones la
prdida o insatisfaccin de los mismos.

El principal factor por el cual sucede este problema consiste en el manejo
desordenado y no sistematizado de la informacin dentro del rea de
Almacn y Compras.

Actualmente, en esta rea existe un documento principal (Krdex) en el cul
se relacionan las entradas y salidas de material en el Almacn, pero no
existen parmetros definidos que permitan un anlisis real de la situacin de
materiales que pueda prever la falta de alguno de ellos en la empresa.

53
Por lo anterior se decidi realizar una aplicacin informtica que de manera
eficiente y concisa muestre el momento exacto en el que el jefe de sta rea
debe hacer la solicitud de compra de material y contactar a los proveedores
correspondientes, teniendo en cuenta parmetros como tiempos de
reposicin, stock mnimo y rotacin de material.

Esta aplicacin informtica ser desarrollada por el autor del proyecto y el
asesor de tesis, Ing. J uan Pablo Dugand Llano, quienes definirn el
contenido y el diseo de la misma.

Las actividades a desarrollar en la elaboracin de esta aplicacin informtica
son las siguientes:

1. Definir el objetivo de la aplicacin informtica.
2. Definir las variables fundamentales de la aplicacin y su fuente de
adquisicin.
3. Elaborar las formulas a usar en la aplicacin informtica.
4. Disear la plantilla o formato en el que funcionar la aplicacin
informtica.
5. Consolidar la aplicacin informtica en base al desarrollo de los
anteriores numerales.
6. Revisar la aplicacin informtica. Esta revisin se realizar haciendo
pruebas con datos de prueba para verificar el correcto funcionamiento.
7. Implementar la aplicacin informtica.

2.4 METODOLOGA - ETAPA # 4: REVISIN DEL SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD

La verificacin, evaluacin y revisin del sistema de gestin de calidad
implementado en IMAPAR Ltda. sern efectuadas a travs del desarrollo de
una auditora interna de calidad basada en la aplicacin del Procedimiento de
Auditoras Internas (AUD-P-1) (ver anexo J ).

Los procesos a auditar dentro de esta revisin final sern los
correspondientes al sistema de gestin de calidad de la empresa actualizado
(ver grfica 21) y la metodologa que se usar esta basada en la combinacin
de las siguientes tcnicas: muestreo, entrevista, rastreo y verificacin.
Las etapas y actividades que se desarrollarn en la planeacin y ejecucin
de la auditora sern las siguientes:

Pre-auditora: Mediante una reunin en la que participarn el
coordinador de calidad, el gerente general y el autor del proyecto se
definirn los siguientes puntos:

Lder del equipo auditor.
Conformacin de grupos de auditores
54
Objetivos, alcance y criterios.
reas o procesos a auditar.
Recursos necesarios.
Programa inicial de auditora.

Inicio de la auditora:

Informar al equipo auditor: Mediante una reunin se informar
al equipo auditor acerca de su funcin dentro de la realizacin
de la auditora interna y sus respectivas responsabilidades
(programa de auditora).
Establecer el contacto inicial con el auditado.
Elaborar el programa final de auditora (ver anexo K).
Plantear las directrices del plan de auditora (ver anexo O).
Recopilar la informacin

Revisin de la documentacin y preparacin de la auditora

Capacitacin Preliminar: Se realizar una capacitacin previa a la
auditora interna, en la cual se expondrn las directrices a los grupos
de auditores acerca de qu es y cmo se realiza una auditora interna
de calidad. Adicionalmente, se explicar cules son los elementos que
corresponden a las conformidades y no conformidades dentro de un
sistema de gestin de calidad y cmo se identifican.
Tambin dentro de la misma capacitacin, se har una breve
explicacin de todos los requisitos que conforman la norma NTC ISO
9001:2000, el vocabulario utilizado en la misma, los criterios que se
deben tener en cuenta a la hora de realizar una auditora interna de
calidad (principios, polticas, procedimientos, requisitos usados como
referencia, etc.) y cmo se deben diligenciar los registros y
documentos que demuestran evidencia de la realizacin de una
auditora interna de calidad en la empresa.

Realizacin de la auditora interna de calidad

Realizacin de la reunin de cierre divulgacin de los resultados

55
Captulo 3

RESULTADOS DEL PROYECTO

Como principal resultado de este proyecto y con el fin de evitar la nueva
ocurrencia de la situacin que llev a la empresa a la desactualizacin de su
sistema de gestin de calidad, se redefini el alcance del cargo denominado
Coordinador de Calidad, el cual se encontraba enfocado principalmente en la
revisin fsica del producto final (Supervisin de Calidad), descuidando de
forma significativa todo lo relacionado con el mantenimiento y continuidad del
sistema de gestin de calidad de la empresa y por ende de la norma NTC
ISO 9001:2000. Para tal fin, la gerencia de la organizacin incluy dentro del
cargo aspectos como el mantenimiento, actualizacin, control y mejora
continua del sistema de gestin de calidad de la organizacin.
Adicionalmente, redefini las principales funciones, actividades y tareas que
dentro del desarrollo del mismo se deben cumplir con el fin de corregir el
rumbo y evitar que en un futuro la organizacin vuelva a caer en este
descuido del sistema de calidad (ver anexo L).

Adicionalmente, y con el fin de cumplir con ciertos requisitos expuestos
dentro de la norma, la Gerencia, en conjunto con el Coordinador de Calidad,
disearon un Plan de Calidad de Mantenimiento de la Estandarizacin del
SGC Cdigo PLA-DI-2 el cual dar continuidad a los lineamientos y a la
estandarizacin adquirida dentro del sistema de gestin de calidad de la
organizacin. Este plan incluir y har seguimiento a todas las actividades
preventivas, correctivas y de mejora que resulten de las evaluaciones
peridicas de desempeo realizadas al sistema de gestin de calidad (ver
anexo M). Algunas de las actividades incluidas dentro de este plan hacen
parte de otros planes de control diseados para complementar la evaluacin
y seguimiento del SGC, estos planes son:

- Plan de Revisin por la Direccin (REV-DI-1): consiste en reuniones
programadas en las que participan el gerente de la compaa y el
coordinador de calidad, con el fin de asegurar la conveniencia,
adecuacin y eficacia del sistema de gestin de calidad implementado,
mediante su revisin y evaluacin continua (ver anexo N).

- Plan de Auditoras de Calidad (AUD-DI-1): define, para un perodo de
tiempo dado (un ao), la realizacin de auditoras internas de calidad
lideradas por los tres auditores internos de la organizacin, al igual
que la realizacin de auditoras de calidad ejecutadas por auditores
externos (ver anexo O).
56
Con todo lo anterior se pretende evitar el descuido del sistema de gestin de
calidad, al mismo tiempo que se mantiene y controla.

Fuera de lo anterior, se describen a continuacin los dems resultados
obtenidos en el desarrollo de cada una de las etapas expuestas en el
captulo 2 de este proyecto.

3.1 RESULTADOS - ETAPA # 1: DIAGNSTICO DE LA EMPRESA -
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD FRENTE A LOS REQUISITOS
DE LA NORMA NTC ISO 9001:2000 -

Para iniciar el proceso de recertificacin de la empresa frente a los requisitos
de la norma NTC ISO 9001:2000, se parti de una auditora interna de
calidad en la que se detectaron diversas fallas del sistema de gestin de la
calidad implementado. Finalizado lo anterior, se continu con la elaboracin
de un diagnstico comparativo que complement los resultados
anteriormente obtenidos y que dio claras luces sobre el estado actual de la
empresa frente a los requisitos que componen la norma NTC ISO 9001:2000.

3.1.1 Resultados auditora interna de calidad

Las actividades o pasos desarrollados dentro de esta primera auditora
interna de calidad iniciaron con la realizacin de una reunin donde se
definieron los lineamientos y parmetros que sirvieron de base y gua para la
ptima ejecucin de la misma (ver anexo Q). Seguidamente, se continu con
la definicin y elaboracin del programa y plan de auditora (ver anexos C y
D) que brindan una radiografa de las actividades y responsabilidades de la
auditora. Finalmente, se inici la ejecucin de la misma con sus respectivas
reuniones (apertura y cierre) y documentacin (formatos de auditora).

Los resultados de la auditora interna de calidad se documentaron dentro de
unos formatos denominados "Informes de auditora interna de calidad" que
exponen detalladamente el objetivo y alcance de la misma, el nmero de no
conformidades encontradas, un resumen de auditora en donde se explica
cada una de las no conformidades y su referencia frente a los requisitos que
conforman la norma NTC ISO 9001:2000 y, por ltimo, las observaciones o
recomendaciones del auditor (ver anexo R).

A continuacin se presenta un resumen de las debilidades encontradas en la
empresa a travs de la auditora:

1. A pesar de que la empresa cuenta con una trayectoria de
documentacin e identificacin de los procesos necesarios dentro del
sistema de gestin de la calidad, se concluy que era necesario hacer
una evaluacin del sistema de gestin de calidad, teniendo en cuenta
la nueva situacin de la empresa en cuanto a tamao, requerimientos
de los clientes y directrices de calidad (poltica y objetivos de calidad).
57
2. La empresa no cuenta con una secuencia de interaccin de procesos,
por lo cual se plantea la elaboracin de matrices de interrelacin.
3. Teniendo en cuenta que los procesos necesitan seguimiento, control y
medicin, se identific que en la empresa se manejan ciertos
indicadores de gestin. Con respecto a estos indicadores se observ
que era necesario hacer ajustes y evaluar si estos realmente sirven
para medir las variables que dan informacin acerca de los procesos.
Se dej abierta la posibilidad de plantear nuevos indicadores para los
procesos que ya cuentan con ellos y para los procesos que an no
tienen ningn tipo de medicin.
4. Dentro de los requerimientos de la norma NTC ISO 9001:2000, se
identifica el deber de elaborar un manual de calidad que sirva de gua
para todos los procesos y que incluya procedimientos, documentos y
registros, entre otros. Por esta razn, y evaluando que el manual
vigente no ha tenido modificacin alguna desde hace ms de dos aos
y que muchos de sus documentos son obsoletos o requieren de una
actualizacin, se plantea la necesidad de actualizar y redisear el
manual de calidad de la empresa basndose en el sistema de gestin
de calidad actualizado (numeral 1).
5. Se plantea una reestructuracin a los objetivos de calidad ya que no
son medibles y su relacin frente a la poltica de calidad no es clara.
6. Dentro de los procedimientos requeridos por la norma no se encuentra
evidencia de la existencia de uno referente al control de producto no
conforme.
7. No existen listados maestros para el control de documentos y
registros.
8. La empresa carece de un manual de funciones y perfiles de cargo que
describa las responsabilidades, autoridades y requisitos
indispensables para las personas aspirantes a ocupar los diferentes
cargos.
9. No existe una planificacin (cronograma) para la revisin por la
direccin.
10. No existen procedimientos documentados para realizar la gestin de
recursos humanos.
11. En la empresa no se finaliz ni se dio seguimiento al plan de
sensibilizacin de los empleados frente a la calidad. Por este motivo
se plantea retomar este tema para beneficio de toda la comunidad de
la organizacin.
12. La empresa realiza diversas actividades (subprocesos) a la hora de
realizar el producto final y la documentacin de los mismos no
corresponde a lo que verdaderamente se realiza. Se debe hacer una
actualizacin de los mismos.
13. No se realiza una revisin de los requisitos del cliente de forma
adecuada. No hay un procedimiento que indique la forma correcta de
hacer esta revisin.
14. De acuerdo al numeral 7.3 de la norma se concluye que en la empresa
no se realiza una planificacin del diseo y desarrollo que incluya las
58
etapas, revisin, verificacin, validacin, procedimientos, autoridades,
elementos de entrada y resultados. Es preciso tener en cuenta que el
proceso de Diseo y Desarrollo no fue incluido dentro de la
certificacin pasada.
15. Las actividades de compras, verificacin y seleccin de proveedores y
verificacin de productos comprados no se tienen planificadas ni
documentadas (numeral 7.4 de la norma Compras).
16. Aunque la empresa cuenta con mtodos para identificar la satisfaccin
del cliente frente al producto, es necesario evaluar estos mtodos y
mejorarlos a fin de cumplir con las expectativas de cliente.
17. No existe una planificacin de auditoras internas.

Como conclusin final se puede decir que el sistema de gestin de calidad de
IMAPAR Ltda. no cumple con ciertos requisitos estipulados en la norma por
lo que se recomienda realizar una gestin de actualizacin y mejora del
mismo.

3.1.2 Diagnstico de comparacin

Para elaborar el diagnstico de comparacin fue necesario contar con los
resultados de la auditora interna de calidad previamente realizada ya que
ayud a identificar las falencias generales del sistema de gestin de la
calidad de la empresa. Adems, fue necesario basarse en cada uno de los
numerales que incluyen los requisitos y obligaciones de la norma NTC ISO
9001:2000 para poder identificar claramente cmo la empresa est atacando
cada uno de los mismos y cules necesitan ser desarrollados, actualizados o
implementados.

El desarrollo de este diagnstico de comparacin se bas en la elaboracin
de una matriz que muestra cada numeral de la norma y la forma como la
empresa ataca y da evidencia de la implementacin de los mismos
(actividades, procesos, procedimientos, documentos etc.). Tambin ilustra los
directos responsables de cada actividad, proceso, procedimiento, etc. y una
evaluacin parametrizada que corresponde al estado actual de cada uno (ver
anexo S).

3.2 RESULTADOS - ETAPA # 2: PLANIFICACIN DEL PROYECTO.

La planificacin del proyecto establece e incluye todas las actividades y
documentos relevantes que hacen parte del proceso de actualizacin y
mejora del sistema de gestin de calidad de IMAPAR Ltda., dirigido a afrontar
una auditora de certificacin en la norma NTC ISO 9001:2000.

Para desarrollar esta etapa se elabor un documento interno gua
denominado Plan de calidad - recertificacin en la norma NTC ISO
9001:2000- cdigo PRO-DI-1 que result del anlisis de los resultados
obtenidos en el diagnostico general de la empresa (ver anexo T). Este
59
documento contiene un cronograma de actividades a desarrollar que
corresponden al proceso de actualizacin y mejora del SGC de la empresa.
Cada una de estas actividades fue detallada en cuanto a tiempos de
actualizacin, responsables y recursos a usar.

La revisin y aprobacin del plan de calidad se realiz por medio de
reuniones en las que participaron los directos responsables de su desarrollo
(ver anexo U). Cada una de estas reuniones fue registrada por medio del
Registro de Asistencia a Capacitaciones y Reuniones REC-R-8 (ver anexo I).

3.3 RESULTADOS - ETAPA # 3: ACTUALIZACIN Y MEJORA DEL
REQUISITOS EXIGIDOS POR LA NORMA NTC ISO 9001:2000.

3.3.1 Planeacin estratgica IMAPAR Ltda.

El direccionamiento o planeacin estratgica de IMAPAR Ltda. establece
estrategias proyectadas a travs del tiempo por medio de su Misin, Visin,
Poltica de Calidad y Objetivos de Calidad.

Las actividades de planeacin o direccionamiento estratgico quedaron
estipuladas dentro del proceso de Planeacin y Mejora Continua del SGC
(PLA) cuyos responsables directos son el gerente general y el coordinador de
calidad de la empresa.

La actualizacin de los elementos que conforman el direccionamiento
estratgico de la compaa se realiz por medio de un taller que tuvo una
duracin de 3 horas, en el cual se capacit al personal participante en cuanto
a los conceptos principales de la planificacin estratgica (misin, visin,
poltica de calidad y objetivos de calidad). Despus de esta capacitacin se
realizaron actividades con el fin de replantear cada uno de los elementos
anteriormente mencionados.

Los resultados de las actividades desarrolladas antes y durante el taller
(reunin definicin de conceptos) se documentaron en la cartilla gua del
taller (ver anexo U). Cabe anotar nuevamente que los elementos planteados
en el desarrollo del taller no fueron aprobados en el mismo ya que su
aprobacin se hizo dentro del proceso de Revisin por la Direccin (REV), el
da 2 de febrero de 2007 (ver anexo V).

3.3.1.1. Misin

Hacer la diferencia entre un automvil de serie, equipado en forma estndar
por una ensambladora automotriz, y un automvil equipado por IMAPAR,
mediante la fabricacin y comercializacin de productos y accesorios que
brinden distincin, lujo, confort y personalidad propia al dueo del vehculo.

60
3.3.1.2 Visin

En el ao 2009 ser lderes en accesorios de lujo para automviles, tanto en
Colombia como a nivel latinoamericano, mediante el cumplimiento, calidad y
servicio, contribuyendo a la buena imagen del pas en el exterior y a su
desarrollo social e industrial interno.

3.3.1.3 Poltica de Calidad

La poltica de calidad de IMAPAR consiste en lograr un crecimiento sostenido
en el mercado, mejorar nuestra rentabilidad y proporcionar a nuestros
clientes productos y servicios que satisfagan o excedan sus expectativas,
mediante un compromiso general de la empresa con el cumplimiento, el buen
servicio, la calidad del producto y la mejora continua del sistema de gestin
implementado.

3.3.1.4 Objetivos de Calidad

Lograr un crecimiento anual sostenido de la empresa, manteniendo
unos buenos ndices de rentabilidad.
Tener un alto ndice de satisfaccin en nuestros clientes que vaya de
la mano con una disminucin gradual en los reclamos y quejas
recibidos.
Mostrar un compromiso general de la empresa con la mejora continua
y evidenciar unos resultados que los sustenten.
Lograr un alto nivel de cumplimiento con el fin de ser confiables para
nuestros clientes y ser competitivos en el mercado actual.

3.3.2 Organigrama IMAPAR Ltda.

El organigrama de la empresa fue actualizado mediante la comparacin entre
lo documentado y lo real. Como resultado de este ejercicio, se concluy con
el organigrama versin 3, el cual muestra de forma clara y concisa las
autoridades y jerarquas actuales dentro de la empresa (ver grfica 11).

Los cambios ms significativos encontrados durante la comparacin de la
versin existente, que se encontraba desactualizada dos aos, y la realidad
de la empresa son los siguientes:

No exista el cargo de Asistente de Gerencia.
En el rea de Diseo y Desarrollo los cargos no coincidan.
En el rea de Logstica se cre el cargo de Auxiliar de Servicio al
Cliente.
En el rea de produccin el Gerente de Operaciones ya no est
directamente a cargo de los operarios de corte, mantenimiento de
mquinas, hilvanado, espumado, marcado y costura sino que se
61
dividieron las responsabilidades entre el J efe de Hilvanado y el
Supervisor de Produccin y estos dos ltimos le reportan directamente
al Gerente de Operaciones.

Luego de realizar los cambios correspondientes, se aprob el organigrama
Vr. 3 dentro del proceso Revisin por la Direccin (REV), lo cual qued
registrado en el informe del da 2 de Febrero de 2007 (ver anexo V).

3.3.3 Mapa de procesos

Para consolidar el mapa de procesos de IMAPAR Ltda. se realizaron ciertas
actividades previas que definieron o sentaron la base para la
conceptualizacin del mismo. Como primera actividad, se definieron los
requisitos de los clientes mediante un taller realizado con los jefes de rea
(ver anexo W) quienes, de acuerdo a su conocimiento y a la informacin de
su respectiva rea, debatieron para concluir cules eran los requisitos y
necesidades principales de los clientes ms representativos de la empresa.
La segunda actividad realizada se enfoc en identificar los procesos crticos
(ejecucin) de la empresa, teniendo en cuenta aquellos cuyas actividades
involucran los requisitos y necesidades del cliente a lo largo de la cadena de
produccin de la misma. Tambin se identificaron los procesos de
conduccin y de apoyo del SGC. Finalmente, se document la informacin
anterior en un diagrama que ilustra aspectos como la interaccin entre los
procesos, sus entradas y salidas, etc.

La revisin y aprobacin del mapa de procesos se realiz por medio de una
reunin en la que participaron todos los dueos de procesos (ver anexo I).

3.3.3.1 Principales requisitos y necesidades de los clientes

Como resultado del taller realizado con los jefes de rea, se identificaron y
definieron los requisitos y necesidades de los clientes que tienen que ver con
el producto final elaborado por la empresa. Estos se resumen a continuacin:

Atencin personalizada y directa con el cliente final.
Personal atento, cordial, competente y dispuesto a resolver cualquier
inquietud o problema
Comunicacin eficaz y completa con el cliente
Elaboracin del producto segn procedimientos estipulados por la
empresa y parmetros de calidad.
Control y seguimiento dentro de la elaboracin del producto
Calidad del producto
Reconocimiento y respaldo de la marca
Precio favorable para el cliente y para la empresa
Cumplimiento de normas tcnicas de fabricacin del producto
Cumplimiento de los requisitos, necesidades y expectativas del cliente
62
Facturacin oportuna y correcta
Entrega de documentacin correcta cuando es requerido
(exportaciones)
Cumplimiento en fechas de entrega del producto final
Servicio pos-venta (asesora tcnica)
Solucin de quejas y reclamos
Satisfaccin del cliente con el producto final.
63
3.3.3.2 Procesos crticos de IMAPAR Ltda.

La identificacin de los procesos crticos de la empresa se realiz haciendo
un seguimiento a todas las actividades de la empresa que se involucran en el
cumplimiento de los requisitos y necesidades del cliente, al igual que las que
agregan valor al producto.

IDENTIFICACIN PROCESOS CRITICOS IMAPAR Ltda.
PROCESO 1
Todas las actividades que sirven para mantener un contacto permanente con el cliente que permita
la consolidacin y el crecimiento de la empresa en el mercado.
Actividades Requisitos del cliente
Nombre del
proceso
Viajes Atencin personalizada y directa con el cliente final
Planificacin de
nuevos productos y
mercados
Cumplimiento de los requisitos, necesidades y expectativas
del cliente
Negociaciones Precio favorable para el cliente y para la empresa
Promocin y
publicidad de la
empresa
Reconocimiento y respaldo de la marca
COMERCIAL

PROCESO 2
Todas las actividades que garantizan la calidad en la prestacin del servicio, as como aquellas que
aseguran la entrega correcta y oportuna de sus productos.
Nombre
del
proceso
Atencin personalizada y directa con el cliente final
Personal atento, cordial, competente y dispuesto a resolver
cualquier inquietud o problema
Servicio al cliente
Comunicacin eficaz y completa con el cliente
Apertura de pedidos
Cumplimiento de los requisitos, necesidades y expectativas del
cliente
Facturacin Facturacin oportuna y correcta
Servicio pos-venta (asesora tcnica)
Reclamos, quejas
Solucin de quejas y reclamos
Despachos Cumplimiento en fechas de entrega del producto final
Comercio exterior
Entrega de documentacin correcta cuando es requerido
(exportaciones)
LOGSTICA
64

PROCESO 3
Todas aquellas actividades que se relacionan con el diseo y/o desarrollo de tapiceras en cuero y
vinilo para automviles.
Nombre del
proceso
Identificar y descoser
telas
Elaboracin del producto segn procedimientos estipulados
por la empresa y parmetros de calidad
Elaborar moldes
Cortar material
Marcar piezas
Espumar, hilvanar y
coser
Repujar y bordar
logos
del cliente
Esterillas y arrugar
del cliente
Elaborar esquemas
de costura
Elaborar fichas de
Internet
Validar desarrollos
Control y seguimiento dentro de la elaboracin del producto
DISEO Y
DESARROLLO

65

PROCESO 4
Actividades que estn relacionadas con la produccin de tapiceras en cuero y vinilo para
automviles.
Nombre del
proceso
Corte de material
Marcado de piezas
Espumado,
hilvanado, costura
Repujado y bordado
de logos
del cliente
Esterillado, arrugado
del cliente
PRODUCCIN

IDENTIFICACIN PROCESOS CRITICOS IMAPAR Ltda
PROCESO 5
Actividades que garantizan la conformidad del producto, asegurndose que ste est de acuerdo
con los requisitos del cliente, los parmetros internos de calidad y las disposiciones definidas en la
norma NTC-ISO 9001:2000.
Nombre del
proceso
Cumplimiento de normas tcnicas de fabricacin del
producto
Revisin de
tapiceras
del cliente
producto
Devolucin e
identificacin de
producto no
conforme
del cliente
producto
Aprobacin del
producto
del cliente
SUPERVISIN
DE CALIDAD

66

PROCESO 6
Actividades que garantizan que el producto despachado por IMAPAR Ltda. conserva su
conformidad; adems que aseguran que el despacho cumpla con los requisitos definidos por el
cliente, la ley y los predeterminados por la empresa
Empacado
Cumplimiento de normas tcnicas de
fabricacin del producto
Sellado y rtulos
Identificacin de cajas
Entrega del producto a
los entes de transporte
Cumplimiento en fechas de entrega del
producto final
DESPACHOS

Fuente: Autor

Tabla 1: Identificacin procesos crticos IMAPAR Ltda.

Fuente: Autor

Grfica 20: Procesos crticos IMAPAR Ltda.

3.3.3.3 Elaboracin mapa de procesos IMAPAR Ltda.

Procesos de conduccin

Los procesos de conduccin se identificaron de la siguiente forma:

Se revis la definicin de procesos de conduccin y observo el Mapa
de Procesos Vr. 1.

PROCESOS CRTICOS IMAPAR Ltda.
Produccin Comercial Despachos
Logstica Supervisin de
calidad
Diseo y
desarrollo
67
Teniendo en cuenta el listado de procesos previamente elaborado se
identificaron los procesos cuyas actividades se relacionan
directamente con la definicin de procesos de conduccin.
Algunos de los procesos antiguos (Mapa de Procesos Vr. 1) eran
actividades complementaras entre s, que podan ser agrupadas bajo
un mismo proceso.

IDENTIFICACIN MAPA DE PROCESOS
Procesos de Conduccin

Nueva identificacin
Actividades Proceso
Todas las actividades que aseguran la
conveniencia, adecuacin y eficacia del
Sistema de Gestin de la Calidad
implementado, mediante su revisin y
evaluacin continua.
- Evaluar la necesidad de realizar cambios
dentro del SGC
- Revisin y anlisis del desempeo del sus
procesos y la conformidad del producto.
- Toma de decisiones y acciones
REVISIN POR LA
DIRECCIN
Actividades que permitan implementar,
mantener y mejorar continuamente el Sistema
de Gestin de la Calidad de IMAPAR,
siguiendo los preceptos que para eso define la
norma NTC ISO 9001:2000.
- Anlisis de datos
- Provisin de recursos
- Seguimiento de auditoras
PLANEACIN Y MEJ ORA
CONTINUA DEL SGC

Fuente: Autor

Tabla 2: Identificacin Mapa de Procesos procesos de conduccin

Procesos de ejecucin

Se defini que los procesos de ejecucin son los mismos procesos crticos
anteriormente definidos. De esta forma podemos concluir que los procesos
de ejecucin de IMAPAR Ltda. son:

Comercial
Logstica
Diseo y Desarrollo
Produccin
Supervisin de Calidad
Despachos

68
Procesos de apoyo

La identificacin de los proceso de apoyo dentro de la empresa se realiz
con la misma metodologa que con los procesos de conduccin.

IDENTIFICACIN MAPA DE PROCESOS
Procesos de Apoyo

Nueva identificacin
Actividades Proceso
Actividades que tienen que ver con la
seleccin y contratacin del personal
requerido por la empresa y sus requisitos
internos y de ley
Seleccin de Personal
Contratacin de personal
Capacitaciones
RECURSOS HUMANOS
Actividades que evalen el cumplimiento de
los requisitos de la norma ISO 9001:2000 y el
desempeo del SGC de la empresa, buscando
una mejora continua en la gestin del sistema.
Realizacin de auditoras internas
AUDITORAS INTERNAS
Actividades que garanticen la disponibilidad de
materia prima y materiales indirectos y que
garanticen el cumplimiento de los requisitos
establecidos por la organizacin
Compras
Inventario
Evaluacin y seleccin de proveedores
Entrega de material
ALMACN Y COMPRAS
Actividades que garanticen el control y la
adecuacin de los documentos establecidos
para el Sistema de Gestin de la Calidad de
IMAPAR, adems de realizar una correcta
gestin de los dispositivos de seguimiento y
medicin usados por la empresa.
Control de documentos
Control de registros
Control de los dispositivos de seguimiento y
medicin
GESTIN DE CALIDAD

Fuente: Autor

Tabla 3: Identificacin Mapa de Procesos procesos de apoyo

69
3.3.3.4 Mapa de procesos IMAPAR Ltda. Versin 2


Grfica 21: Mapa de Procesos IMAPAR Ltda.
70
3.3.4 Caracterizacin de procesos

La caracterizacin de los procesos se realiz con el fin de definir cules eran
las variables que influan en el desarrollo de cada uno y en las cuales recaa
el xito en la ejecucin de los mismos (documentos, registros, actividades,
entradas, salidas, requisitos norma NTC ISO 9001:200, etc.).

La definicin de dichas variables, al igual que la documentacin de las
mismas, fue responsabilidad directa del autor del proyecto. La
caracterizacin se estableci en una plantilla diseada con el fin de facilitar la
comprensin por parte del personal de la empresa (ver grfica 22).

Plantilla de caracterizacin

Fuente: Imapar Ltda.

Grfica 22: Plantilla caracterizacin de procesos IMAPAR Ltda.

Variables de la plantilla:

Ttulo: Ficha Tcnica del Proceso

Nombre: Nombre del Proceso

Revisin y Aprobacin: Persona o personas que revisaron y aprobaron
la caracterizacin del proceso

71
Cdigo: Describe el cdigo asignado a dicho proceso

Fecha de Elaboracin: Fecha de elaboracin del documento

Objetivo: Descripcin del objetivo del proceso

Entradas: Muestra las variables de entrada al proceso, tales como
documentos, registros, actividades, materiales, necesidades, etc.

Desarrollo (Subprocesos): Describe todas las actividades que hacen
parte del proceso

Salidas: Muestra los resultados del proceso, tales como documentos,
registros, etc.

Dueo del Proceso: Indica quin es el responsable y dueo de dicho
proceso

Documentos Relacionados: Detalla los documentos de soporte o
relacionados con el proceso (manuales, procedimientos, documentos
internos, documentos de trabajo, etc.)

Registros: Muestra todos los registros relacionados con el proceso

Recursos: Describe los recursos requeridos para ejecutar el proceso

Indicadores: Detalla los indicadores de gestin estipulados para
evaluar el proceso.

Requisitos a Cumplir: Indica cules requisitos normativos se deben
cumplir dentro del proceso.

Versin: Muestra la versin del proceso

Cambios Realizados: Fechas en las que se realizaron las ltimas
modificaciones.

La actividad general de caracterizacin de procesos fue supervisada y guiada
por el coordinador de calidad y los dueos o responsables directos de cada
proceso. De igual forma la revisin final y aprobacin de la caracterizacin
resumida en las Fichas Tcnicas de Procesos fue hecha por los dueos o
responsables de los procesos y por el gerente general de la empresa en una
reunin realizada en Marzo 1 de 2007.

Dentro del anexo X se encuentra la caracterizacin de 6 procesos tipo, que
sirven como ejemplo y permiten visualizar la forma como se caracterizaron
72
todos los procesos que se encuentran definidos dentro del sistema de
gestin de calidad de IMAPAR Ltda., contenidos dentro del mapa de
procesos (ver grfica 21).

3.3.5 Medicin y control de procesos

La norma NTC ISO 9001:2000 promueve que la toma de decisiones se debe
basar en hechos que resulten de la gestin de los procesos dentro de una
empresa. Adems, la mejora continua como meta y directriz global impulsa a
la medicin de los resultados de cada uno de los procesos pertenecientes al
sistema de gestin de calidad de la empresa para evaluar su estado e
implementar acciones que mejoren su desempeo.

Por lo anterior la actualizacin y elaboracin de los indicadores de gestin de
IMAPAR Ltda. ser la base principal para la toma de decisiones
correspondientes al desempeo de cada una de las actividades relacionadas
dentro de cada proceso.

El proceso de actualizacin y elaboracin de indicadores se realiz en dos
etapas y se bas en los pasos y parmetros establecidos en el Capitulo 1 de
este proyecto. En la primera etapa se elaboraron indicadores de gestin para
evaluar los objetivos de calidad de la empresa (ver anexo Y), y en la segunda
etapa se elaboraron indicadores de gestin para evaluar cada uno de los
procesos que hacen parte del sistema de gestin de calidad de la misma (ver
anexo Z).

La revisin de cada uno de los indicadores de gestin se realiz directamente
con el dueo del proceso o jefe de rea. En cada revisin se realizaron
ajustes a los indicadores de gestin estipulados en actas, que permitieron
evaluar posteriormente las correcciones realizadas. La aprobacin final se
realiz en una reunin en Marzo 12 de 2007 con la presencia del gerente
general de la empresa.

3.3.6 Documentacin de procesos

Dentro del desarrollo de este proyecto se estableci la necesidad de
actualizar y documentar todas aquellas actividades y procedimientos que son
indispensables para alcanzar las metas de la empresa y que pertenecen a
los procesos definidos dentro del SGC.

Para lograr lo anterior, se disearon una serie de plantillas o formatos (ver
ejemplo grfica 23) en los cuales se documentaron cada uno de los
procedimientos, registros, instructivos etc. que componen el SGC de la
empresa. De igual forma, se identificaron los documentos que requeran de
actualizaciones y los documentos que eran necesarios elaborar para cumplir
con todos los requisitos propuestos dentro de la norma NTC ISO 9001:2000.
La revisin de la documentacin se realiz durante el proceso de elaboracin
73
de los mismos y la aprobacin final la dio el gerente general de la empresa
por medio de una reunin a cargo del coordinador de calidad y el autor de
proyecto.

Plantilla de documentacin procedimientos

Fuente: Autor

Grfica 23: Plantilla de documentacin procedimientos
74
Documentos actualizados

La actualizacin de documentos incluy lo siguiente: modificaciones en la informacin que se encontraba en los
mismos ya que no refleja la realidad, cambio de formato y cambio de codificacin.

A continuacin se muestran cules documentos fueron actualizados:

LISTADO DE DOCUMENTOS ACTUALIZADOS
Procedimientos
Nombre de Documento Versin Justificacin Nombre de Documento Versin Justificacin
Corte de Material 4
Resultados Auditora Interna de
Calidad ver Anexo Q
Planeacin y Mejora Continua
del SGC
2
Resultados Auditora
Interna de Calidad ver
Anexo Q
Marcado de Piezas 4
Calidad ver Anexo Q
Acciones Correctivas 2
Resultados Diagnstico de
Comparacin ver Anexo R
Espumado 4
Calidad ver Anexo Q
Acciones Preventivas 2
Hilvanado 4
Calidad ver Anexo Q
Revisin por la Direccin 2
Calidad ver Anexo Q
Costura 4
Calidad ver Anexo Q
Auditoras Internas 2
Despachos 2
Calidad ver Anexo Q
Registros
Orden de Produccin 4
Pedido de Accesorios 2
Hoja de Vida Dispositivo de
Seguimiento y Medicin-
Escuadra
2
Resultados Auditora
Anexo Q
Orden de Compra 2
Solicitud de Reclamo Claim
Form
4
Calidad ver Anexo Q
Solicitud de Accin Correctiva 2
Calidad ver Anexo Q
Resultados de Accin
Correctiva
2
Calidad ver Anexo Q
Apertura y Seguimiento de
Reclamo - Claim follow-up form
3
Resultados Auditora
Anexo Q
Solicitud de Accin Preventiva 2
Calidad ver Anexo Q
Informacin de Despachos
Exterior
2
Resultados de Accin
Preventiva
2
Calidad ver Anexo Q
Informacin de Despachos
Nacional
2
75
Reposicin de Reclamos 2
Calidad ver Anexo Q Informe de Entrada Revisin
por la Direccin
2
Resultados Auditora
Anexo Q
Encuesta de Satisfaccin del
Cliente - Customer Satisfaction
Survey
2
Resultados Auditora
Anexo Q
Resultados de la Revisin por la
Direccin
2
Resultados Auditora
Anexo Q
Solicitud de Desarrollo 2
Validacin Desarrollo 2
Calidad ver Anexo Q
Notificacin Preliminar de
Auditora Interna
2
Resultados Auditora
Anexo Q
Consumo de Material (Cuero-
Vinilo)
2
Hoja de Vida Desarrollo 2
Calidad ver Anexo Q
Lista de Verificacin Auditora
Interna
2
Resultados Auditora
Anexo Q
Solicitud Material Adicional 2
Informe de Auditora Interna 2
Calidad ver Anexo Q
Planificacin Desarrollos 2
Calidad ver Anexo Q
Solicitud de Documentos y
Registros
3
Calidad ver Anexo Q
Aspectos de Diseo 2
Calidad ver Anexo Q
Asignacin de Trabajo 2
Formato de Inspeccin Final 4
Instrumento Patrn
2
Resultados Auditora
Anexo Q
Control de Calidad Costura 2
Formato de Requisicin de
Materiales
2
Comparacin ver Anexo R Hoja de Vida Dispositivo de
Seguimiento y Medicin- Cinta
Mtrica
2
Resultados Auditora
Anexo Q Control Entrega de Materiales
Genricos
2
Formulario Certificacin al
Proveedor
2
Seguimiento y Medicin- Regla
2
Resultados Auditora
Anexo Q
Cuadro de Costos 3
Hoja de Vida -Dispositivo de
Flexmetro
2
Resultados Auditora
Anexo Q

Instructivos
Bordado de Logos 2
Esterillado 2
Repujado de Logos 2
Arrugado 2
76
Documentos Internos
Condiciones Exterior
Requisitos Proveedores (Cuero) 2
Calidad ver Anexo Q
Condiciones Nacional
Requisitos Proveedores (Vinilo) 2
Calidad ver Anexo Q
Esquemas de Costura

Documentos de Trabajo
Estado Clientes
Registro Prstamo Telas 2
Solicitud Nota Crdito Nota
Dbito
2
Control Diario de Pedidos
Control Espuma 2
Procedimiento Elaboracin
Notas Dbito y Crdito
2

Fuente: Autor

Tabla 4: Documentos actualizados

Documentos nuevos

Se identific la carencia de documentos en ciertas reas de la empresa al igual que por falta de evidencia respecto a
los requisitos de la norma NTC ISO 9001:2000.

A continuacin se muestran cules son los documentos nuevos:

LISTADO DE DOCUMENTOS NUEVOS
Procedimientos
Control de Documentos 1
Comparacin (ver Anexo R)
Control de Registros 1
Administrativo Diseo y
Desarrollo
1
Resultados Auditora
Interna de Calidad (ver
Anexo Q)
77
Producto NO Conforme 1
Calidad (ver Anexo Q)
Operativo Diseo y Desarrollo 1
Requisicin de Personal 1
Realizacin del Producto 1
Seleccin de Personal 1
Supervisin de Calidad 1
Contratacin de Personal 1
Compras 1
Induccin y Entrenamiento 1
Terminacin de Contrato 1
Compras Comercializadora
Internacional
1
Apertura de Pedidos 1
Seleccin y Evaluacin
Proveedor
1
Logstica de Despachos 1
Recepcin de Material 1
Solicitud de Desarrollo 1
Capacitaciones 1
Registros
Formato de Ideas y
Sugerencias
1
Requisicin de Personal 1
Arreglos y Reformas a Diseo y
Desarrollo
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Registro de Entrenamiento en
Produccin
1
Control de Inconformidad en
Piezas Cortadas
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Registro de Entrenamiento en
Costura
1
Control Devolucin de Material
Defectuoso a Corte
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Registro de Seguimiento a
Entrenamiento en Costura
1
Control Inconformidad Piezas
Hilvanadas
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Control de Produccin 1
Calidad (ver Anexo Q) Registro de Entrenamiento
reas Administrativas
1
Expediente de Cada Trabajador 1
Control Devolucin Cuero
Defectuoso a Almacn
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Entrevista de Retiro 1
Seleccin de Proveedor 1
Evaluacin de Proveedor 1
Calidad (ver Anexo Q) Solicitud de Queja por Servicio -
Complaint form
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Validacin Esquemas de
Costura
1
Recepcin de Material (Material
Fsico Vs. Orden de Produccin)
1
78
Revisin de Material (Cuero) 1
Consumo de Material
(Materiales Indirectos)
1
Revisin de Material (Vinilo) 1
Validacin Moldes 1
Revisin de Material (Espuma) 1
Entrega de Moldes a
Produccin
1
Entrega de Material 1
Despacho Diario de Mercanca 1
Reintegro de Material (Cuero-
Vinilo)
1
Documentos Internos
Plan de Calidad -
Recertificacin en la Norma ISO
9001:2000
1
Instructivo General
Realizacin del Producto
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Listado Maestro de
Documentos y Registros
1
Instructivo General
Realizacin del Producto-
Anexo A
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Tabla de Codificacin de
Documentos de SGC de
IMAPAR Ltda.
1
Instructivo General
Anexo B
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Manual de Funciones y Perfiles
de Cargos
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Instructivo General Realizacin
del Producto- Anexo C
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Cartilla de Induccin
Corporativa
1
Requisitos Proveedores
(Espuma)
1
Ficha Tcnica Velcro 1
Instructivo General Diseo y
Desarrollo
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Ficha Tcnica Espuma 1
Instructivo General Revisin
Cuero
1
Ficha Tcnica Hilos 1
Tablero de Mando 1
Matrices de Interrelacin 1
Ficha Tcnica de Indicadores de
Gestin
1
Resultados Auditora
Anexo Q)
Plan de Auditoras de Calidad 1
Plan de Revisin por la
Direccin
1
Documentos de Trabajo
79
Informe de Evaluacin
Candidato
1
Instructivo Sistema de
Facturacin
1
Control de Envos a travs de
Cuentas IMAPAR
1
Reposicin Materiales - Cuero 1
Instructivos Cuadros e Informes
de rea de Logstica
1
Comparacin (ver Anexo
R)
Reposicin Materiales - Vinilo 1
Reposicin Materias Primas 1
Procedimiento envos a travs
de cuentas IMAPAR Ltda.
1
R)
Reposicin Materiales Indirectos 1
Formato de Solicitud de Envo 1
Comparacin (ver Anexo R) Procedimiento Devolucin de
Mercanca
1
Programacin Diaria de Entrega
de Material a Corte
1
R)
Control de Correspondencia 1
Formato de Devolucin de
Mercanca
1
Instructivo Entrega de
Materiales
1

Fuente: Autor

Tabla 5: Documentos nuevos

80
Despus de realizar la documentacin total de la empresa se realiz un
Listado Maestro de Documentos y Registros (GES-DI-1) (ver anexo A1) que
contiene todos los procedimientos, registros, manuales, documentos internos
y documentos de trabajo que maneja la empresa. En este listado se puede
identificar lo siguiente: cdigo, nombre del documento, clase de documento,
proceso o rea a la que pertenece, copias dentro de la empresa, versin y
fecha de la ltima modificacin.

Adicionalmente, dentro del Manual de Calidad se tiene una copia de cada
uno de los documentos que pertenecen al sistema de gestin de calidad de
la empresa.

3.3.7 Otros desarrollos dentro del SGC

Con el fin de implementar dentro de la empresa todos los requisitos
propuestos dentro de la norma NTC ISO 9001:2000, se desarrollaron
adicionalmente ciertos documentos que ayudan e ilustran el compromiso de
la empresa frente a la misma.

En primer lugar, se elaboraron unas matrices que ilustran la secuencia e
interaccin de los procesos que pertenecen al sistema de gestin de calidad
de la empresa (Matrices de Interrelacin GES-DI-5 (ver anexo A2)). En
segundo lugar, se redise el manual de calidad de la empresa aadindole
un resumen de la forma como la empresa ataca cada uno de los numerales
propuestos dentro de la norma. Finalmente, se elaboraron dos documentos
indispensables para el rea de recursos humanos; el primero tiene que ver
con la competencia laboral del personal de la empresa y las funciones de
cada cargo (Manual de Funciones y Perfiles de Cargo REC-DI-1 (ver
documentos tipo anexo A3)) y el segundo con el entrenamiento e induccin
de los nuevos aspirantes (Cartilla de Induccin Corporativa REC-DI-2 (ver
anexo A4)).

La evaluacin de la competencia laborar en el personal de la empresa ser
responsabilidad directa del jefe de cada proceso, quien deber hacer
evaluaciones peridicas o cuando sean necesarias sobre el desempeo de
cada trabajador en sus actividades diarias. En los procesos de Produccin y
Supervisin de Calidad existen indicadores de gestin que ayudan al jefe de
cada proceso a evaluar la competencia laboral de sus empleados (ver anexo
Z). Para evaluar la competencia laborar en los aspirantes a cargos en la
empresa, el jefe de RRHH debe seguir los procedimientos de Seleccin de
personal (REC-P-2) e Induccin y entrenamiento (REC-P-4).

3.3.8 Programa de sensibilizacin IMAPAR Ltda.

Como primer resultado de la planeacin del programa de sensibilizacin se
definieron los principales temas a tratar, los cuales son:

81
Tema 1: Sensibilizacin en la Norma ISO 9000:2000
Tema 2: Documentacin eficaz en procesos del SGC ISO 9001:2000.

Despus de evaluar ciertos factores como tiempo disponible, costos
monetarios, conocimiento del tema a tratar y resultados esperados, la
direccin de la empresa decidi que la mejor forma para interiorizar los
conceptos de calidad dentro de la empresa era mediante la ayuda externa de
organizaciones especializadas que desarrollen los temas previamente
definidos. El autor del proyecto, en representacin del rea de calidad de la
empresa, lider la bsqueda de organizaciones que trataran los temas que
se desean desarrollar dentro de las capacitaciones. De las propuestas
recibidas se escogieron dos organizaciones (BVQI Cmara de Comercio de
Bogot) que fueron las encargadas de desarrollar los diferentes temas.

Tema 1: Sensibilizacin en la Norma ISO 9000:2000

Metodologa:

La metodologa que se aplicar en el desarrollo del programa de capacitacin
consiste en planteamientos tericos de tema, interacciones con los
participantes a travs de ejemplos y ejercicios enfocados en la experiencia
del grupo, adems de apoyo en ayudas visuales, talleres y prcticas sobre
los diferentes aspectos de los cursos, para ayudar a una mejor comprensin
de los mismos.

Objetivo de la capacitacin:

Presentacin de los principios bsicos bajo los cuales se rigen los sistemas
de aseguramiento de calidad, as como la metodologa para su
implementacin prctica.

Principales puntos a desarrollar:

En este curso se hace una introduccin a las normas ISO 9000, a la
evolucin de los conceptos de aseguramiento de calidad y a los diferentes
pasos para la implementacin de los Sistemas de Calidad. De igual manera,
se brinda informacin general acerca del proceso de certificacin.

Contenido

Normas empleadas en el Aseguramiento de la Calidad
Factores que inciden en el deterioro de la Calidad
Evolucin de las relaciones entre cliente y proveedor
Caractersticas de la implementacin
Certificacin

82
Tema 2: Documentacin eficaz en procesos del SGC ISO 9001:2000

Dirigido a:

Ejecutivos, directivos y asistentes de las diferentes reas, tanto de empresas
manufactureras como de servicios, certificadas o en proceso de certificacin,
que deben documentar sus actividades y realizar el control de los
documentos resultantes.

Metodologa:

La capacitacin se desarrollar a travs de explicacin breves sobre
conceptos y mtodos, seguidas de ejercicios de aplicacin prctica para
controlar y documentar la documentacin, incluidos los registros del sistema
de gestin de la calidad.

Beneficios:

Al finalizar esta capacitacin los asistentes:

Manejarn los conceptos y mtodos para la documentacin necesaria
de los procesos del sistema de gestin de la calidad, de acuerdo con
la norma ISO 9001:2000.
Contarn con las tcnicas y herramientas para documentacin y
control de documentos.
Habrn desarrollado criterios para la elaboracin, presentacin y
redaccin de documentos.
Conocern los requisitos de la documentacin de ISO 9001:2000.

Contenido:

1. Conceptos bsicos de la documentacin (fundamentos, principios y
trminos necesarios).
2. Estructura de la documentacin (tipificacin y caracterizacin de
documentos).
3. Requisitos para documentar un sistema de gestin de la calidad
(documentos mnimos necesarios, control y presentacin).
4. Control de documentos (criterios generales y procedimientos para
controlar procedimientos, informacin y formularios de registro, tanto
de origen interno como externo).
5. Control de registros (Criterios generales y procedimiento para
controlar registros)
6. Presentacin de documentos en general (criterios generales y modelo
para la presentacin, registros e informacin).
7. El manual de calidad (contenido y forma).

83
Despus de realizar las dos capacitaciones qued estipulado por la direccin
de la empresa que el programa de sensibilizacin no haba llegado a su fin, y
que era responsabilidad directa del rea de calidad, liderada por el
coordinador de calidad, el seguir buscando opciones que motiven y ayuden a
comprometer a todo el personal en la bsqueda de la calidad de productos y
procesos.

3.3.9 Sistema de reposicin de materia prima de Imapar Ltda.

El sistema de reposicin de materia prima desarrollado en IMAPAR Ltda. se
compone de una aplicacin informtica desarrollada en Microsoft Excelque
predice mediante diversos clculos, la cantidad de material a pedir a los
proveedores con el fin de evitar los faltantes de materias primas manejadas
por la empresa.

Teniendo en cuenta que en la empresa se maneja un gran nmero de
materiales y que la informacin usada para realizar las compras de cada uno
es muy amplia, se realiz una priorizacin o clasificacin de acuerdo a la
necesidad e influencia de los mismos dentro del desarrollo del proceso
productivo de la empresa, lo que determin el nmero de subaplicaciones
necesarias a desarrollar. Estas son:

Subaplicacin 1: Cuero (14 colores)
Subaplicacin 2: Vinilo (14 colores)
Subaplicacin 3: Materias primas (espumas, cremalleras, hilos,
empaques, velcros, cauchos, cinta faya, madre selva, vena embono,
moquetas, alfombra Miami, tela techos)
Subaplicacin 4: Materiales indirectos (agujas, odena, kits de
mantenimiento, papelera, otros)

El desarrollo de las subaplicaciones para cada grupo de materiales se realiz
aplicando la misma metodologa, por esta razn slo se mostrarn los
resultados totales y parciales del desarrollo de la subaplicacin 1 (cuero).

3.3.9.1 Objetivo principal de la aplicacin informtica

Facilitar la labor de compras y evitar inconvenientes de falta de material a lo
largo de la cadena productiva de la empresa por medio de la sistematizacin
de la informacin de inventarios del rea de Almacn y Compras.

3.3.9.2 Variables y fuentes

Las variables utilizadas para desarrollar exitosamente la subaplicacin
informtica 1 y la fuente de obtencin de cada una se ilustra a continuacin.

84
Variable Definicin Fuente
Cantidad de material
IMAPAR Ltda. [dm
2
]
Indica la cantidad de material
existente en la empresa.
Krdex IMAPAR Ltda.
Das de reposicin
[das]
Nmero promedio de das que
el proveedor se demora en
cumplir con la demanda de
material exigida, desde el da
en el que recibe la orden de
compra por parte de la
empresa.
Calcular frmula
Das de reposicin
Renaciente [das]
Nmero de das de reposicin
de cuero segn convenios con
el proveedor Renaciente
Convenio
11

Das de stock mnimo
[das]
Nmero mnimo de das de
material.
Gerente General, J efe de
Almacn y Compras y
Gerente de Operaciones
Material en trnsito
[dm
2
]
Cantidad de material que ya se
pidi al proveedor
correspondiente y se encuentra
en trmite.
rdenes de compra
Almacn y Compras

IMAPAR
(Total dm
2
) [dm
2
]
Cantidad de material total en la
empresa.
Krdex IMAPAR Ltda.
Carros por cortar
[unidades]
Cantidad de carros que estn
en cola para iniciar el proceso
productivo
Copia de almacn
Orden de Produccin
(OP)
Consumo material por carro
[dm
2
]
Consumo promedio de material
usado por carro producido.
Informes de consumo de
material
Diseo y Desarrollo
Das existencia
IMAPAR Ltda. [das]
Nmero de das de material
disponible en IMAPAR Ltda.
Calcular frmula
Consumo promedio mensual
(+10%) [dm
2
]
Consumo promedio mensual
(histrico) con un 10% de
margen de seguridad para
tener en cuenta posibles
variaciones y picos en los
consumos.
Calcular frmula
Total material [dm
2
]
Total material disponible
(IMAPAR transito)
Calcular frmula
Total
Das en existencia [das]
Nmero de das de material
disponible en la empresa ms
lo que hay en trnsito.
Calcular frmula
Hacer pedido
[dm
2
]
Cantidad de material a pedir
con el fin de garantizar el
suministro de material.
Calcular frmula
Alertas
Marcadores de colores que
ayudan a visualizar el estado
del stock de la empresa.
Calcular frmula

Fuente: Autor

Tabla 6: Variables aplicacin informtica

11
Renaciente de Ecuador es el proveedor principal de cuero de IMAPAR Ltda., existen acuerdos
previos en la negociacin con respecto a los rangos de tiempo entre pedido y pedido.
85
3.3.9.3 Formulas diseadas para la aplicacin

Para poder desarrollar la subaplicacin informtica 1 fue necesario elaborar
ciertas formulas que son la base para el clculo de reposicin en das o
cantidad de cuero en dm
2
.

Variable Formula

Das de reposicin

Das de reposicin
Renaciente

IMAPAR
(Total dm
2
)

No Match: Cuero que no cumple con las especificaciones de color estipuladas por la
empresa.
Consumo promedio
mensual (+10%)
Del cuadro Consumo de cuero mes a mes se saca el
promedio de los ltimos tres meses. (Ver anexo A5)

Los pesos de incremento fueron estipulados por la organizacin
Das existencia
IMAPAR Ltda.

Total material [dm
2
]

Total das en
existencia

Fuente: Autor

Tabla 7: Formulas aplicacin informtica

Hacer pedido

entonces:

( ) % 10 Pr + = material reposicin Das omedio
das n negociaci de Acuerdo 45 =
( ) " " Match No color por IMAPAR en Cantidades =

( ) ( ) ( ) [ ] 1 . 1 3 3 2 2 1 1 + + + + + = i M i M i M
% 50 3 % 35 2 % 15 1 = = = i i i
( )
+

=
30
%) 10 (
) (
2
mensual promedio Consumo
carro por material Consumo cortar por Carros dm Total IMAPAR
+ = trnsito en Material dm Total IMAPAR ) (

2
+

=
30
%) 10 (
) (
2
carro por material Consumo cortar por Carros dm material Total
( ) mnimo stock de Das reposicin de Das existencia en das Total Si + < =
= pedir a Cantidad
30
%) 10 ( mensual promedio Consumo
( ) [ ] existencia en das Total mnimo stock de Das reposicin de Das + + #
86
(El factor #en das es estipulado por la empresa de acuerdo a la cantidad de
stock que se quiera manejar en el momento, en la actualidad es 30 das)

entonces:

Proveedor Renaciente

De acuerdo a la negociacin que se tiene con el proveedor Renaciente de
Ecuador, IMAPAR Ltda. est obligada a hacer un pedido de cantidad fija
mensual de material sin importar la cantidad que se tenga en stock en ese
momento. Por lo anterior, se pens que para los momentos en los que el
material sea suficiente y mayor a los 75 das base (das de reposicin + das
de stock mnimo), puede existir una segunda evaluacin de inventario que
permita visualizar el material ms conveniente a pedir. Esta segunda
evaluacin verifica si el rango de total das en existencia
se encuentra entre
75 y 105 das, momento en cual la empresa no esta obligada a pedir material
pero si se hace la compra no se incurre en sobre-stock.

(Todos los rangos fueron estipulados por la gerencia quien se baso en su conocimiento
histrico del tema)

75 das =Das de reposicin +Das de stock mnimo
105 das =Das de reposicin +2 * Das de stock mnimo

entonces:

Alertas

Se disearon unas alertas que ayudan visualmente a identificar ciertos
momentos claves dentro del cuadro de reposicin de material.

Alerta de poco stock de cuero en IMAPAR.

+
=
30
%) 10 (
#
pedir a Cantidad
( ) mnimo stock de Das reposicin de Das existencia en das Total Si + = =
das existencia en das Total das Si 105 75 < < =
= pedir a Cantidad
( ) ( ) mnimo stock de Das reposicin de Das existencia en Das + #
mnimo stock de Das existencia en Das <
87

Pedir inmediatamente

Pedidos prioritarios para hacer a Renaciente

Variables a digitar

Las variables que deben ser digitadas directamente por el jefe de
almacn y compras y que deben consignarse diariamente en el Krdex
que alimenta el sistema son:

Salidas y entradas de cuero fsico a almacn
Carros por cortar (de acuerdo a planeacin y ordenes de produccin)

Las variables que deben ser digitadas directamente por el jefe de
almacn y compras y que deben consignarse diariamente en el sistema
son:

Saldos de cuero que arroja el Krdex
Cuero en trnsito (cuero que se pidi a los proveedores y que todava
no ha llegado a la empresa rdenes de compra)

3.3.9.4 Diseo aplicacin informtica

El diseo de la aplicacin informtica para la subaplicacin 1 Cuero incluye la
recopilacin de toda la informacin anteriormente elaborada con el fin de
garantizar la obtencin de los resultados previstos (ver grfica 24).

Las cuatro subaplicaciones desarrolladas componen la aplicacin informtica
general, la cual hace parte de los documentos de trabajo del rea de
almacn y compras:

Reposicin Materiales Cuero (ALM-DT-5) (ver grfica 24)
Reposicin Materiales Vinilo (ALM-DT-6) (ver anexo A6)
Reposicin Materia Prima (ALM-DT-7) (ver anexo A6)
Reposicin Materiales Indirectos (ALM-DT-8) (ver anexo A6)

75 < existencia en Das
das existencia en das Total das Si 105 75 < < =
88


Grfica 24: Reposicin de materiales - Cuero

3.4 RESULTADOS - ETAPA # 4: REVISIN DEL SISTEMA DE GESTIN
DE CALIDAD.

La planificacin de la auditora interna final inici con una reunin en la cual
se definieron ciertos parmetros y lineamientos que fueron base para el
ptimo desarrollo de la misma (ver anexo A7). Seguidamente se continuo con
la definicin y elaboracin del programa y plan de auditora (ver anexo K y P)
y finalmente, se dio inici a la ejecucin de la misma segn las etapas y
actividades estipuladas previamente (ver numeral 2.4 Etapa #4 Revisin del
sistema de gestin de calidad).

Los resultados de la auditora interna de calidad realizada en los das 7 al 14
de J unio del presente ao, fueron documentados en los respectivos formatos
como se muestra en el anexo A8 de este proyecto. Dentro de est se
detectaron 6 no conformidades leves, esto quiere decir que su incidencia
VIGENTE. Fecha de implementacin: 25 Febrero / 2007
FECHA DE HOY 04. Mar 07
RENACIENTE 45
OTROS 45
PEDIDO A RTE CADA 30
DAS STOCK MNIMO 30
DURANGO NO MATCH DURO SUAVE
NEGRO 5.613 15.173 21.350 12.950 3.100 58.186 57 4 124.287
GRIS 21 15.810 6.188 28.554 620 3.883 32.238 87.293 15 23 101.292
GRIS EXPLORER 8.051 10.957 200 25.300 581 10.750 55.839 1 39 42.065
GRIS PEWTER 7.818 7.818 48 4.850
GRIS 072 0 200 6.650 6.868 13.718 28 14.943
AZUL PRADO 0 1.397 10.885 8.801 19.686 1 65 8.725
AZUL MARINO 680 8.451 390 9.521 220 1.298
BEIGE ARENA 875 220 3.500 3.586 8.181 5 45.094
BEIGE 009 5.505 5.505 182 909
BEIGE ALMENDRA 3.736 6.300 10.036 72 4.157
BEIGE TAUPE 15.372 200 19.130 11.210 30.540 116 7.873
BEIGE ADOBE 577 650 15.678 798 271 17.397 33 15.776
MIEL OCRE 319 1.500 6.725 8.895 17.439 247 2.121
GRIS COROLLA 9.831 0 9.405 19.236 70 8.188
TOTALES 43.796 17.346 45.374 74.443 113.364 0 37.330 46.088 360.395
DURO SUAVE
NEGRO 60.000 25.000 262.262 100.000 50.000 555.448 134 0
GRIS 21 60.000 471.383 100.000 718.676 213 0
GRIS EXPLORER 10.000 414.746 20.000 500.585 357 0
GRIS PEWTER 7.818 48 9.157
GRIS 072 37.821 51.539 103 761
AZUL PRADO 8.000 32.225 59.911 206 0
AZUL MARINO 5.000 18.803 33.324 770 0
BEIGE ARENA 25.000 176.799 209.980 140 0
BEIGE 009 17.658 23.163 764 0
BEIGE ALMENDRA 18.105 28.141 203 0
BEIGE TAUPE 44.427 74.967 286 0
BEIGE ADOBE 10.000 105.676 133.073 253 0
MIEL OCRE 5.000 18.701 41.140 582 0
GRIS COROLLA 7.000 23.859 50.095 184 0
TOTALES 135.000 80.000 0 1.642.463 200.000 70.000 0 0 2.487.858
MATERIAL EN TRNSITO dm
2
G. DAZ
Cdigo: ALM-DT-5
G. DAZ
RENACIENTE
ALERTAS
PEDIR INMEDIATAMENTE
PEDIDOS PRIORITARIOS PARA HACER A RENACIENTE (NO URGENTE)
ALERTA DE POCO STOCK DE CUERO EN IMAPAR.
PARIS
ANCN -
COBOS
RENO
PARIS
TOTAL
MATERIAL EN
DM
2
DIAS DE REPOSICIN
RENO
COLOR
CANTIDADES DE MATERIAL EN IMAPAR dm
2
AMERICANA ANCN
IMAPAR
(Total dm
2
)
TOTAL DAS EN
EXISTENCIA
CALCULO DE REPOSICION DE CUERO
CARROS POR
CORTAR
HACER
PEDIDO
COLOR
AMERICANA
CONSUMO
PROMEDIO
MENSUAL
(+10%)
Das existencia
IMAPAR Ltda.
RENACIENTE
ANCN -
FRESCAS
89
dentro del sistema de gestin de calidad no es profunda y su solucin es fcil
y rpida, que fueron corregidas en los siguientes das, estas son:

1. Proceso Gestin de Calidad: Se encontr en el rea de produccin
una copia del Manual de Calidad versin 9, que para este momento ya
es obsoleto y no debe estar dentro de los documentos actuales del
sistema de gestin de calidad.
2. Proceso de Gestin de Calidad: Se encontraron dos reglas no
identificadas adecuadamente. Una en el rea de produccin (costura)
y otra en el rea de diseo y desarrollo. Se recomienda verficar si
estas estn correctamente calibradas.
3. Proceso de Produccin: Se entrevist a un operario de de corte (Oscar
Consuegra) del rea de produccin acerca de las actividades que este
realiza. Sus respuestas no coinciden con la informacin descrita
dentro del procedimiento de corte.
4. Proceso de despachos: La ficha tcnica del proceso de despachos
encontrada dentro del Manual de Calidad versin 10 se encontr en
mal estado (rota).
5. Proceso de almacn y compras: Algunos de los registros establecidos
dentro de la ficha tcnica del proceso no estn siendo utilizados
(Revisin de material cuero, vinilo y espuma).
6. Proceso de produccin: Existen operarios de planta (hilvanado - Laura
Acosta Rosa Cuadros) que no conocen acerca de cuales son los
requisitos del cliente y como pueden conocerlos. No estn informados
acerca de los Instructivos Generales diseados para abarcar este tipo
de informacin.

Las no conformidades detectadas fueron corregidas en las siguientes 2
semanas despus de realizada la auditora. Cada responsable de rea o
proceso fue reevaluado en cuanto a las no conformidades en la semana 4 a
fin de observar y verificar la adecuada correccin de las mismas.

90
CONCLUSIONES

Con el fin de mantener y controlar el sistema de gestin de calidad de la
empresa y cumplir con todos los requisitos que exige la norma NTC ISO
9001:2000, fue necesario redefinir el objetivo, las funciones y tareas
principales del cargo de Coordinador de Calidad, quien ser el responsable
de evitar que este sistema se desactualice y pierda la continuidad y control
adquirido. Adicionalmente, fue necesario disear un Plan de Calidad que
dar continuidad y seguimiento a los lineamientos y a la estandarizacin
adquirida dentro del SGC y establecer planes de control que servirn de
evaluacin para el sistema y para la deteccin de fallas a tiempo.

Como actividades concretas de mejora dentro del sistema de gestin de
calidad en la empresa podemos citar los siguientes ejemplos:

Sistematizacin de reposicin de materia prima en la organizacin, lo
que redujo tanto la falta de materiales dentro de la cadena productiva
como el incumplimiento en la entrega de producto final al cliente.
Reduccin de costos de produccin por sustitucin de las cajas de
cartn usadas durante el proceso productivo por cajas de plstico de
mayor durabilidad.
Reduccin de tiempo en el rea de costura y en todo el proceso
productivo al reasignar la actividad de separacin (ordenamiento) de
piezas hilvanadas, que se realizaba en el subproceso de costura,
dentro de las actividades del subproceso de hilvanado. Para lograr lo
anterior, sin aumentar el tiempo en ninguno de los dos subprocesos,
se diseo una caja que contiene compartimientos donde se pueden
separar las piezas del carro por partes del mismo y as realizar la
actividad de separacin de piezas hilvanadas al mismo tiempo que se
realiza la actividad de hilvanado de piezas.
Eliminacin de tiempos perdidos en las mquinas de costura por
paradas inesperadas. Este punto se corrigi de la siguiente forma: Se
dise y concret un cronograma de mantenimiento preventivo y se
compraron dos mquinas de costura adicionales que reemplazan
temporalmente las mquinas que necesitan mantenimiento y evitan el
tiempo perdido de los operarios.
Reduccin de tiempo en el desarrollo de las actividades del rea
productiva por claro conocimiento de las tareas a realizar y el puesto
de trabajo en general por parte del personal de la empresa, gracias a
la por de definicin, documentacin e implementacin por medio de
capacitaciones de los procesos del SGC.

91
El diagnstico inicial realizado a la empresa, por medio de una auditora
interna de calidad, mostr el estado real de la empresa frente a los requisitos
de la norma NTC ISO 9001:2000 y su actual compromiso con la calidad en
general. El poder contar con auditores internos certificados dentro del
personal de la empresa fue de gran ayuda a la hora de realizar el diagnstico
(auditora interna de calidad), as como durante la implementacin del
sistema de gestin de calidad y la revisin del mismo.

La definicin de responsabilidades, acciones, recursos y documentos a
realizar o actualizar dentro del Plan de Calidad Recertificacin en la norma
NTC ISO 9001:2000 fueron la base y el punto de partida para que el
compromiso y los objetivos trazados entre el autor del proyecto y la empresa
fueran alcanzados exitosamente.

Se redise el mapa de procesos mostrando, de forma concisa y real, los
procesos que conforman el sistema de gestin de calidad de la empresa y
que dan fe del cumplimiento de los requisitos frente a la norma NTC ISO
9001:2000. Se actualiz y elabor toda la documentacin exigida por la
norma NTC ISO 9001:2000 y la requerida por la empresa para el exitoso
funcionamiento de la misma, de acuerdo a los vacos detectados en el
diagnstico inicial de la empresa y acorde con los lineamientos de control de
documentos y registros planteados en la norma. La implementacin de la
documentacin se realiz de forma progresiva.

Se disearon y elaboraron instructivos generales de calidad que recopilan
informacin acerca de las reas involucradas con la elaboracin del
producto, as como con los requisitos y expectativas del cliente y la calidad
general del mismo, con el fin de ayudar al personal de la empresa a detectar
y prevenir errores.

Se elaboraron y actualizaron mecanismos de control, seguimiento y medicin
de procesos que son gua y base para el mejoramiento continuo dentro de la
compaa y para la toma de decisiones respecto a sus resultados. La
aprobacin de los mismos fue realizada por el dueo del proceso y, en
algunos casos, la gerencia, de acuerdo a los lineamientos impuestos por la
empresa. Su implementacin se realiz de forma gradual (por reas) y fue
exitosa.

Se realiz un programa de sensibilizacin dentro de la compaa que ayud
a capacitar y comprometer al personal de la organizacin en la adquisicin
de conceptos de calidad de productos y procesos. Este programa se
desarroll mediante capacitaciones realizadas por organizaciones externas
expertas en los temas de calidad y la continuidad del programa es
responsabilidad directa del coordinador de calidad de la empresa.

El proceso de auditoras internas, adems de haber sido la herramienta
principal para detectar la situacin inicial de la empresa (diagnstico inicial),
92
fue base y sirvi para revisar y evaluar la eficacia del sistema de gestin de
calidad implementado. Los resultados arrojados despus de la
implementacin del sistema de gestin de calidad indican que dicha
implementacin fue exitosa, adems de mostrar el compromiso del personal
de la empresa frente al sistema.

Se puede concluir que la empresa est lista para afrontar una Auditoria de
Calidad externa y as recertificarse frente a los requisitos que indica la norma
NTC ISO 9001:2000.

93
RECOMENDACIONES

La principal y ms importante recomendacin por la cual se evitar la
recurrencia en la desactualizacin y discontinuidad del sistema de
gestin de calidad de la empresa, recae en continuar con el cargo de
Coordinador de Calidad, manteniendo en l las funciones y
responsabilidades estipuladas frente al sistema de gestin de calidad.
De esta forma, se asegura que esta persona va a estar 100%
dedicada a este tema y que los cambios realizados al SGC con este
proyecto no quedarn en el olvido y se les dar la continuidad que
requieren. Adems se recomienda actualizar constantemente el Plan
de Calidad de Mantenimiento de la Estandarizacin del SGC de la
organizacin con el fin de dar continuidad a las actividades que
mantienen y mejorar el SGC de la empresa.

Es indispensable que dentro del proceso de Revisin por la Direccin
(REV) se haga una valoracin y revisin peridica de las directrices de
la empresa (misin, visin, poltica y objetivos de calidad) para que
estn acorde con la realidad de la empresa y sus expectativas futuras.
Dentro de los planes de revisin por la direccin, se debern evaluar
estos aspectos, tal como se defini en ellos.

Se recomienda mantener actualizada toda la documentacin que hace
parte del sistema de gestin de calidad de la empresa y la necesaria
para efectuar exitosamente las actividades de la misma. Para esto es
necesario que todas las personas de la compaa sepan que la
informacin sobre el SGC se centraliza a travs del Coordinador de
Calidad, quien har los cambios que vayan siendo considerados
necesarios a lo largo del tiempo.

De acuerdo a los cambios motivados por acciones correctivas,
acciones preventivas, sugerencias, reclamos o quejas se recomienda
la divulgacin de la informacin respectiva con el fin de dar
continuidad a la mejora continua de procesos en base al ciclo PHVA.

Se recomienda continuar con el programa de auditoras internas a fin
de detectar fallas y corregirlas a tiempo.

94
Se recomienda continuar con el programa de sensibilizacin del
personal teniendo en cuenta que el xito de la implementacin y
continuidad del sistema de gestin de calidad de una empresa se basa
en la comprensin y toma de conciencia por parte de los empleados
frente a la adquisicin de la calidad. Esto es ms claro an en el caso
de nuevos empleados, quienes deben adquirir el conocimiento que
tiene el resto del personal para que el objetivo no se pierda.
95
BIBLIOGRAFIA

INSTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN.
Compendio Sistemas Integrados de Gestin. ICONTEC. Santaf de Bogot,
D.C. 2002.

Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 19011. Directrices para la auditora de
los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. ICONTEC. Bogot D.C.
2002.

INTITUTO COLOMBIANO DE NORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN.
Norma Tcnica Colombiana NTC 3456. Cuero para silletera automotriz.
ICONTEC. Santaf de Bogot, 1992.

Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 2859-1. Procedimientos de muestreo
para inspeccin por atributos. Parte 1: planes de muestreo determinados por
el nivel aceptable de calidad (NAC) para inspeccin lote a lote. ICONTEC.
Bogot D.C. 2002.

Norma Tcnica Colombiana NTC 1479. Textiles, Determinacin de la solidez
del color a la luz. ICONTEC. Bogot D.C. 2006.

Norma Tcnica Colombiana NTC 2217. Cuero ganado bovino. Clasificacin
por defectos. ICONTEC. Bogot D.C. 1986.

Norma Tcnica Colombiana NTC 1981. Textiles, Hilos para la industria del
calzado. ICONTEC. Bogot D.C. 1998.

Norma Tcnica Colombiana NTC 2216. Cuero de ganado bovino para la
fabricacin de calzado especificaciones. ICONTEC. Bogot D.C. 2004.

Norma Tcnica Colombiana NTC 1041. Cuero, Muestreo para ensayos
fsicos y qumicos. ICONTEC. Bogot D.C. 1998.
96
Norma Tcnica Colombiana NTC 1040. Cuero, Acondicionamiento de
muestras y probetas para ensayos fsicos. ICONTEC. Bogot D.C. 1998.

INSTITUTO COLOMBIANO DE MORMAS TCNICAS Y CERTIFICACIN.
Norma Tcnica Colombiana NTC 1077. Cueros, Determinacin de espesor.
ICONTEC. Santaf de Bogot, 1998.

Manual para las pequeas empresas: gua sobre la norma ISO 9001:2000.
ICONTEC. Bogot, D.C. 2001.

ELIZONDO DECANINI, Alfredo. Manual ISO 9000: uso y aplicacin de la
normas de aseguramiento de calidad ISO 9000. Editorial Castillo. Mxico
1995.

SENNLE, Andrs. ISO 9000:2000, Calidad y excelencia. Editorial 2000, 2000.

MACLEAN, Gary E., tr. PANDO LEYVA, Blanca P. Documentacin de calidad
para ISO 9000 y otras normas de la industria. Editorial McGraw-Hill
Interamericana. Mxico 1996.

ARTER, Dennis R., tr. MEDINA, J ess Nicolau, tr. GOZALBES BALLESTER,
Mercedes. Auditoras de la Calidad para Mejorar su Comportamiento.
Ediciones Daz de Santos. 2004.

CERVERA, J osep. La Transicin a las Nuevas ISO 9000:2000 y su
Implantacin. Ediciones Daz de Santos. 2002.

SENNLE, Andrs. ISO 9000:2000, Calidad y Excelencia. Editorial Gestin
2000, 2000.

GAPI, Grupo Asesor de la Gestin de Programas y Proyectos de Inversin
Pblica. Gua para la Elaboracin de Indicadores. Departamento Nacional de
Planeacin. Bogota, Pg. 3.

IMAPAR Ltda.

Internet

http://www.imapar.com.co/
http://www.iso.org/
http://www.icontec.org.co/
http://www.usergioarboleda.edu.co/biblioteca/normas_icontec.pdf
http://www.buscarportal.com/articulos/iso_9001_gestion_calidad.html
http://www.minambiente.gov.co/sistema gestin calidad.htm
http://www.ls.eso.org/lasilla/quality/PDF/20auditoras.pdf
97

ANEXOS

98
ANEXO A: Diploma: Certificado Auditor de Calidad IMAPAR Ltda.

99

100
ANEXO B: Mapa de Procesos Vr. 1

MAPA DE PROCESOS
Versin 1
Febrero 2004
PROCESOS DE CONDUCCIN
PROCESOS DE EJECUCIN
PROCESOS DE APOYO

MERCADO
Clientes

Requisitos
Expectativas
Necesidades

CLIENTES

Satisfaccin
Beneficio
Revisin por la direccin
Planificacin del Sistema de
Calidad y mejora continua
Comercial
Diseo y Desarrollo
Produccin Supervisin de Calidad
Logstica
Despacho de
mercancia
Facturacin
Seleccin de proveedores, compras y
entrega de material a produccin
Analisis de datos Recursos humanos
Auditoras internas de calidad
Control de documentos Control de registros
Gestin de dispositivos de medicin
101
ANEXO C: Programa de Auditora

Responsabl es:
Gerente General
Coordinador de Calidad
Autor del Proyecto
27-Nov-06 Responsabl es:
28-Nov-06 Lder Auditor
Equipo Auditor
Autor del Proyecto
Fecha Lugar Hor a Dueo(s) del pr oceso Audi t or (es)
Gerente General J uan Manuel Mendoza
Coordinador de Calidad Andrs Rodrguez
J uan Manuel Mendoza
Andrs Rodrguez
Produccin J uan Pablo Dugand
Planta Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
PROGRAMA DE AUDITORA
Pr e-audi t or a
Semana 20 - 24 de Noviembre de 2006
Designar el lder del equipo auditor
Aprobacin
21/11/2006
Seleccionar el equipo auditor
Definir los objetivos, alcance y criterios
Identificar las reas o procesos a auditar
Ini ci o de l a audi t or a
Contacto inicial con el auditado
Definir programa final de auditora
Plantear las directrices del plan de auditora 30-Nov-06
Revi si n de l a document aci n y pr epar aci n de l a audi t or a
Del 4 al 15 de Noviembre de 2006
Real i zaci n de l a audi t or a
Semana 18 - 22 de diciembre de 2006
Act i vi dad o pr oceso a audi t ar
Reunin de apertura Auditora
Interna de Calidad
18-Dic-06 Planta 8:00 - 8:15 am
Auditor Lder
Equipo Auditor
Proceso: Revisin por la Direccin y
anlisis de datos
18-Dic-06 Gerencia 9:00 - 10:30 am
Proceso: Planificacin del sistema de
calidad y mejora contina
18-Dic-06 Gerencia 2:00 - 3:30 pm
Proceso: Produccin 19-Dic-06 8:00 - 11:00 am Gerente de Operaciones
Proceso: Auditoras internas de calidad 18-Dic-06 Calidad 3:30 - 4:30 pm
Supervisor de Calidad Proceso: Supervisin de Calidad 19-Dic-06 Planta 2:00 - 3:30 pm
102

J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
Responsable
Coodinador de Calidad
Auditor Lder
Equipo Auditor
Resultados Auditora Interna de Calidad 26-Dic-06 Planta 8:00 - 8:30 am
Auditor Lder
Equipo Auditor
J efe de Almacn
Reunin de cierre Auditora Interna de
Calidad
22-Dic-06 Sala de J untas 4:00 - 7:00 pm
Proceso: Despacho de mercancas 22-Dic-06 Almacn 9:30 - 10:30 am
J efe de Logstica
Proceso: Recursos humanos 22-Dic-06 Personal 8:00 - 9:30 am J efe de Personal
Procesos: Logstica y facturacin 21-Dic-06 Logstica 2:30 - 4:30 pm
J efe de Diseo y Desarrollo
Proceso: Seleccin de proveedores,
compras y entrega de material a
produccin
21-Dic-06 Almacn 8:00 - 11:00 am J efe de Almacn
Proceso: Diseo y Desarrollo 20-Dic-06
Diseo y
Desarrollo
2:00 - 5:00 pm
Andrs Rodrguez
Proceso: Comercial 20-Dic-06 Gerencia 9:30 - 10:30 am Gerente General
Procesos: Gestin de dispositivos de
medicin, control de documentos, control
de registros
20-Dic-06 Calidad 8:00 - 9:30 am Coordinador de Calidad
103
ANEXO D: Plan de Auditora

F E C HA: Noviembre 30 de 2006 HOJ A 1 DE 2
LDE R AUDITOR : J uan P ablo Dugand Llano - Coodinador de C alidad
E QUIP O AUDITOR :
OBJ E TIVO Y ALC ANC E DE LA AUDIT OR A: E valuar la eficacia del sistema de gestin de la calidad de IMAP AR Ltda. Verificar el cumplimiento
de los requisitos descritos dentro de la norma NTC IS O 9001:2000 y establecer la
C R ITE R IOS DE AUDITOR A: R E C URS OS NE C E S ARIOS :
F E C HA DE AUDITOR A:
Diciembre 18 de 2006 LUGAR : P lanta IMAP AR Ltda.
Diciembre 22 de 2006 LUGAR : S ala de juntas
Los procedimientos deben describir exactamente todas las
actividades que se realizan dentro del desarrollo mismo al
igual que las responsabilidades respectivas. E l personal
responsable de ejecutar dicho procedimiento debe conocer
ampliamente este documento y todos los registros
relacionados.
E s indispensable verificar que los registros se lleven de
forma adecuada, esto implica que cada registro contenga la
informacin que se requiere y que adicionalmente contenga
con las firmas, sellos, cdigos, fechas etc.
correspondientes.
La ficha tcnica de cada proceso representa la radiografa
del mismo, por lo anterior es preciso verificar la veracidad
de la informacin que se encuentra contenida dentro de la
misma. (E ntradas, salidas, subprocesos, recursos,
indicadores, documentos y registros relacionados etc.)
La no conformidad de los DE BE descritos en cada uno de los
numerales que se encuentran dentro de la norma NTC IS O
9001:2000 incurre en una no conformidad grave.
las oportunidades de mejora.
J uan P ablo Dugand Llano - C oodinador de C alidad
Asistente de Gerencia
J uan Manuel Mendoza - Gerente de Operaciones
Andrs R odriguz - Operario Diseo y Desarrollo
P apelera, computador,
documentacin confidencial
P olticas, procedimientos, norma NTC IS O
9001:2000, Manual de C alidad Vr. 9,
caracterizacin de procesos.
Dciembre 18 - 22 de 2006
F E C HA R E UNIN DE AP E R TUR A:
F E C HA R E UNIN DE CIE R RE :
DIRECT RICES PARA REAL IZAR L A AUDITORA
PL A N DE A UDITORA
CDIGO: AUD-R-2
Versin 2
104

P ROC E S O A AUDITAR : DUE O DE L P R OCE S O:
F E C HA DE LA AUDITORA: OBJ E TIVO E S P E CIF ICO:
HORA:
DOCUME NTOS DE RE F E RE NC IA:

P RE P ARADO P OR:
F IRMA LDE R DE L E QUIP O AUDITOR
(E n caso de que exista)
PREGUNTAS RESPUESTAS / EVIDENCIAS HAL L AZGOS
PL AN DE AUDITORA
CDIGO: AUD-R-2
Versin 2
105
ANEXO E: Ejemplos - Plan de Auditora
Recursos Humanos

F ECHA: Noviembre 30 de 2006 HOJ A 1 DE 2
LDER AUDITOR: J uan P ablo Dugand Llano - Coodinador de Calidad
EQUIP O AUDITOR:
OBJ ETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORA: Evaluar la eficacia del sistema de gestin de la calidad de IMAP AR Ltda. Verificar el cumplimiento
de los requisitos descritos dentro de la norma NTC ISO 9001:2000 y establecer la
CRITERIOS DE AUDITORA: RECURSOS NECESARIOS:
F ECHA DE AUDITORA:
Diciembre 18 de 2006 LUGAR: P lanta IMAP AR Ltda.
Diciembre 22 de 2006 LUGAR: Sala de juntas F ECHA REUNIN DE CIERRE:
DIRECTRICES PARA REAL IZAR L A AUDITORA
La no conformidad de los DEBE descritos en cada uno de los
numerales que se encuentran dentro de la norma NTC ISO
La ficha tcnica de cada proceso representa la radiografa del
mismo, por lo anterior es preciso verificar la veracidad de la
informacin que se encuentra contenida dentro de la misma.
(Entradas, salidas, subprocesos, recursos, indicadores,
documentos y registros relacionados etc.)
igual que las responsabilidades respectivas. El personal
relacionados.
Es indispensable verificar que los registros se lleven de forma
adecuada, esto implica que cada registro contenga la informacin
que se requiere y que adicionalmente contenga con las firmas,
sellos, cdigos, fechas etc. correspondientes.
P olticas, procedimientos, norma NTC ISO
9001:2000, Manual de Calidad Vr. 9,
F ECHA REUNIN DE AP ERTURA:
Andrs Rodriguz - Operario Diseo y Desarrollo
PL AN DE AUDITORA
CDIGO: AUD-R-2
Versin 2
J uan P ablo Dugand Llano - Coodinador de Calidad
106

PROCESO A AUDITAR: DUEO DEL PROCESO:
FECHA DE LA AUDITORA: OBJ ETIVO ESPECIFICO:
HORA:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Norma NTC ISO 9001:2000, evaluaciones, procedimientos
internos, ficha tcnica
PREPARADO POR: J uan Pablo Dugand, J uan Manuel
Mendoza, Andrs Rodriguz.
- Mejora del proceso Indicadores?
La rotacin de personal, jefe de personal, hizo que
se perdiera mucha informacin, incuyendo algunos
indicadores de gestin y las acciones tomadas.
Indicadores no actualizados, no se tienen en cuenta.
La forma en la que se evalua la ausencia del personal a la
empresa no se mide de forma correcta.
FIRMA LDER DEL EQUIPO AUDITOR
- Como evalua si la educacin del personal es
la apropiada para desarrollar el cargo?
No existe documentacin que defina la educacin para
cada cargo. No
hay registro de las evaluaciones realizadas al personal.
- De que manera contribuye el personal de
IMAPAR al mejoramiento de la calidad y si este
es consiente de su importancia?
Se realizan descuentos en la nomina por reclamos.
El cronograma del programa de sensibilizacin se
encontro incompleto, solo se realizo una capacitacin de
las 5 planeadas.
- Para usted que significa ser competente?
- Como se determina si el personal de IMAPAR
Ltda es competente para realizar las
actividades desigandas para cada cargo?
No se encontro documentacin, evaluaciones o diplomas
referentes al entrenaimento en el rea de produccin. - El
registro AG-P1/01 no tiene las firmas del personal que
participo en la capacitacin.
- Que tipo de formacin y entrenamiento se
realiza al personal involucrado con el sistema
de calidad?
No conoce acerca de entrenamiento en
produccin.
La persona designada para suministrar el
entrenamiento no entrega la evaluacin del mismo,
adems no existe un documento que certifique que
sta persona est en capacidad de suministrar
dicho enetrenamiento.
El personal contratado para realizar el producto
(produccin, supervisin de calidad y diseo y
desarrollo) desarrolla su comptencia en la
empresa mediante capacitaciones y el plan de
entrenamiento incial.
La hoja de vida del Gerente General hace falta.
No existe documentacin de perfiles de cargo.
No estan calaramente definidas ni documentadas las
actividades y funciones de cada cargo.
PREGUNTAS RESPUESTAS / EVIDENCIAS HALLAZGOS
PLAN DE AUDITORA
CDIGO: AUD-R-2
Versin 2
(En caso de que exista)
Recursos Humanos
Diciembre 22 de 2006
J efe de Personal
8:00 - 9:30 am
107
Despacho de Mercancas

F ECHA: Noviembre 30 de 2006 HOJ A 1 DE 2
LDER AUDITOR: J uan P ablo Dugand Llano - Coodinador de Calidad
EQUIP O AUDITOR:
OBJ ETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORA: Evaluar la eficacia del sistema de gestin de la calidad de IMAP AR Ltda. Verificar el cumplimiento
de los requisitos descritos dentro de la norma NTC ISO 9001:2000 y establecer la
CRITERIOS DE AUDITORA: RECURSOS NECESARIOS:
F ECHA DE AUDITORA:
Diciembre 18 de 2006 LUGAR: P lanta IMAP AR Ltda.
Diciembre 22 de 2006 LUGAR: Sala de juntas F ECHA REUNIN DE CIERRE:
DIRECTRICES PARA REAL IZAR L A AUDITORA
La no conformidad de los DEBE descritos en cada uno de los
numerales que se encuentran dentro de la norma NTC ISO
misma. (Entradas, salidas, subprocesos, recursos,
igual que las responsabilidades respectivas. El personal
relacionados.
Es indispensable verificar que los registros se lleven de
correspondientes.
P olticas, procedimientos, norma NTC ISO
F ECHA REUNIN DE AP ERTURA:
Andrs Rodriguz - Operario Diseo y Desarrollo
PL AN DE AUDITORA
CDIGO: AUD-R-2
Versin 2
J uan P ablo Dugand Llano - Coodinador de Calidad
108

PROCESO A AUDITAR: DUEO DEL PROCESO: J efe de almacn
FECHA DE LA AUDITORA: OBJ ETIVO ESPECIFICO:
HORA: 9:30 - 10:30 am
DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Ficha tcnica, documentos o registros relacionados
Norma NTC ISO 9001:2000.
PREPARADO POR: J uan Pablo Dugand, J uan Manuel
Mendoza, Andrs Rodriguz
- Como debe recibir el cliente el producto?
Con factura, kit de mantenimiento,
garanta, formato de inspeccin, tapicera
completa.
FIRMA LDER DEL EQUIPO AUDITOR
La ficha tcnica del proceso de despachos no tiene el sello
correspondiente.
- Mirar evidencias en los archivos de
despachos.
- Como se identifica el producto dentro del
proceso de despachos?
En la parte de atrs del rtulo se escribe:
PTE EXTERIOR
No se puede identifcar el producto de despachos cuando
es nacional. La
odentificacin del producto es confusa y no fcil de
observar.
- Cmo se realiza el despacho de tapiceras
Para el exterio y nacionales?
Depacho exterior : OK
Despacho nacional: OK
Pendiente rtulo en bolsas de despachos nacionales
- Cules son las evidencias que resultan del
proceso?
Copia gua de despacho, remisin a
almacn, formato de facturacin da, O.P.,
registro de despacho.
No se lleva el registro de despacho de forma completa
falta el #de orden de produccin.
- Qu elementos son necesarios Para el
desempeo de su labor?
Tapiceras, cajas, bolsas, hilo, guas
nacionales, informacin de despachos,
rtulos internacionales.
No se realiza la marcacin de las bolsas de despacho
nacional, solo se le pone la gua.
- Cul es la actividad con la que incia el proceso
de despachos?
Con la recepcin de la solicitud de
facturacin donde est la informacin de
despachos.
La actividad mencionada no concuerda con lo descrito
dentro del proceso de despachos DP-P1/02
PREGUNTAS RESPUESTAS / EVIDENCIAS HALLAZGOS
PLAN DE AUDITORA
CDIGO: AUD-R-2
Versin 2
Despacho de mercancia
Diciembre 22 de 2006
109
ANEXO F: Procedimientos Control de Documentos

Revisado y Aprobado por: J LD /
J PD
Cdigo: GES-P-1
Fecha de Elaboracin: Enero 2007

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Pgina 1 de 4

1. OBJETIVO

Servir como gua para realizar un adecuado control de los documentos incluidos
dentro del Sistema de Gestin de la Calidad de Imapar, de acuerdo con los
preceptos establecidos por la norma NTC-ISO 9001:2000.

2. ALCANCE

Aplica para todos los documentos incluidos dentro del Sistema de Gestin de la
Calidad de Imapar Ltda.

3. RESPONSABLE


4. EJECUCIN

Elaboracin, Modificacin y Anulacin de Documentos

Dentro del desarrollo normal de un proceso o actividad, pueden surgir necesidades
que slo pueden ser resueltas con cambios en la documentacin. Cuando se
presentan estas situaciones, se deben identificar los factores que justifiquen la
elaboracin, modificacin o anulacin de un documento. Estas necesidades deben
ser comunicadas al Coordinador de Calidad por medio del formato Solicitud de
Documentos y Registros (GES-R-1).

El Coordinador de Calidad recibe la solicitud y tiene 7 das hbiles para estudiarla,
tiempo durante el cual debe determinar si est debidamente justificada, realizando
las actividades que considere necesarias para concluir esto. En el caso de rechazar
la solicitud, debe emitir una respuesta a la persona que la elabor, con el fin de que
sta corrija o decline la misma, segn sea el caso. Si la persona que elabor la
solicitud tiene que corregirla, debe llenar una nueva y anexarla a la antigua, con el
fin de tener el historial necesario para analizarla nuevamente.

En el caso en que el Coordinador de Calidad determine que la solicitud est
debidamente justificada, se debe proceder con el siguiente paso, el cual depende
del tipo de solicitud realizada. A continuacin se detallan los diferentes tipos de
solicitud:

110
J PD
Cdigo: GES-P-1
Fecha de Elaboracin: Enero
2007

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Pgina 2 de 4

- Elaboracin y modificacin de documentos:

El coordinador de calidad escoge a las personas responsables de hacer la
recoleccin de la informacin requerida para la elaboracin o modificacin
del documento. Despus de esto, los responsables realizan e imprimen el
documento, el cual es revisado por el jefe de rea en conjunto con el
coordinador de calidad. En este momento, el documento es considerado
Borrador y, como tal, debe ser identificado en el campo de Estado de
Revisin con un sello. En el caso de encontrar errores o considerar que el
documento no es apropiado, se debe devolver a los responsables con el fin
de que se hagan las correcciones necesarias. Este procedimiento se repite
tantas veces como sea necesario, hasta recibir la plena aprobacin y firma
del jefe de rea y del coordinador de calidad.

Despus de esta aprobacin, el documento es entregado a Gerencia para su
aprobacin final, junto con la solicitud original. En caso de ser rechazado, el
coordinador de calidad debe tomar nota de las correcciones que se deben
hacer y repetir el procedimiento hasta que se tenga una completa aprobacin
o rechazo por parte de Gerencia. Todo este proceso de cambios, errores y
correcciones debe ir registrada en el formato de Solicitud de Documentos y
Registros (GES-R-1).

En caso de aprobarse la elaboracin de un documento, el coordinador de
calidad debe asignarle un cdigo e incluir el documento dentro del Sistema
de Gestin de la Calidad. Todos los documentos deben tener un espacio
donde se identifican los cambios que se le van haciendo y la versin actual
del mismo. As mismo, deben tener un campo donde se identifique el estado
de revisin del documento, con el fin de indicar si se encuentra en proceso
de aprobacin o si por el contrario, ya fue aprobado y por quin. Por ltimo,
las copias del documento deben ser entregadas a los responsables con un
sello de Copia Controlada y de acuerdo a la Gua de Distribucin de
Documentos SGC (GES-R-7).

Por otra parte, si el documento en mencin requera una modificacin, el
coordinador de calidad debe cambiar la versin del mismo y registrar los
cambios realizados en el Listado Maestro de Documentos y Registros.
Posteriormente, debe imprimir las copias actualizadas del documento y
distribuirlas en los puntos adecuados, recogiendo y eliminando las versiones
antiguas, seguir pasos Gua de Distribucin de Documentos. En el caso en
que se quiera mantener la versin antigua por algn motivo, se debe
identificar dicho documento con un sello de Documento Obsoleto y
especificar el porqu se mantiene dicha versin.

111
J PD
Cdigo: GES-P-1
2007

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Pgina 3 de 4

- Anulacin de Documentos

El documento requerido para anular se imprime y se identifica el estado de
revisin del documento mediante un sello de Borrador. Se aprueba y firma
por parte del jefe de rea y el coordinador de calidad y, por ltimo, se
entrega a Gerencia, junto con la solicitud. All se decide si el documento es
anulado o, si por el contrario, se rechaza la solicitud. En caso de ser
aprobado, el coordinador de calidad debe eliminar el documento del Sistema
de Gestin de la Calidad modificando el Listado Maestro de Documentos y
Registros y seguir los pasos de la Gua de Distribucin de Documentos. En
el caso en que se quiera mantener la versin antigua por algn motivo, se
debe identificar dicho documento con un sello de Documento Anulado y
especificar el porqu se mantiene dicho documento.

- Ingreso de Documento Externo

El documento externo requerido para ingresar al sistema se pasa
directamente a Gerencia, previa autorizacin del coordinador de calidad y del
jefe de rea responsable de la solicitud. En caso de ser aprobado, el
coordinador de calidad debe incluirlo dentro del Sistema de Gestin de la
Calidad, identificndolo con un sello de DOEX y asignndole un cdigo
dentro del sistema. A continuacin, debe entregar las copias pertinentes, las
cuales deben llevar un sello de Copia Controlada.

Despus de haber elaborado, modificado o anulado un documento y de haber
finalizado los anteriores pasos, el Coordinador de Calidad debe actualizar el Listado
Maestro de Documentos y Registros (GES-DI-1), donde se registra toda la
informacin relevante de los documentos manejados dentro del Sistema de Gestin
de la Calidad de Imapar. As mismo, se deben actualizar los documentos que hacen
referencia al mismo, en el caso en que aplique.

5. Revisin y actualizacin de documentos

Los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad deben revisarse
peridicamente, dependiendo de los cambios que se hayan presentado en la
compaa o en el rea especfica que tiene relacin con determinado documento.
Dicha revisin debe ser llevada a cabo por el Coordinador de Calidad, con apoyo de
las personas relacionadas, para determinar la necesidad de cambios o
modificaciones en los mismos. Una vez detectada esta necesidad, el coordinador de
calidad debe seguir el procedimiento antes explicado para solicitar documentos y
registros. De igual manera, los documentos del SGC tambin pueden ser revisados
en las reuniones de Revisin por la Direccin, donde se pueden analizar diversos
factores para decidir los posibles cambios que se pueden realizar.

112
J PD
Cdigo: GES-P-1
2007

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
DOCUMENTOS
Pgina 4 de 4

Por otra parte, el coordinador de calidad debe tambin revisar los documentos
teniendo en cuenta otro fin, el cual implica asegurarse que los mismos permanecen
legibles y fcilmente identificables. En el momento de emitir un documento, se debe
identificar claramente mediante un nombre claro y un cdigo y se debe entregar en
perfecto estado. Teniendo en cuenta que dicho documento se puede deteriorar por
su continuo uso o el paso del tiempo, se debe estar atento a cambiarlo para
mantenerlo siempre en un excelente estado.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

- Documentos de cada proceso
- Norma NTC-ISO 9001:2000, numeral 4.2.3
- Tabla de Codificacin de los Documentos del SGC de Imapar Ltda.
- Listado maestro de documentos y registros (GES-DI-1)

7. REGISTROS

- Solicitud de Documentos y Registros (GES-R-1)
- Gua de Distribucin de Documentos SGC (GES-R-7)

8. REGISTRO DE MODIFICACIONES EFECTUADAS A ESTE DOCUMENTO

Versin Cambio
1 Primera Versin (Enero 2007)
2 Se incluy el registro Gua de Distribucin de Documentos (Abril 2008)

9. DISTRIBUCIN DE ESTE DOCUMENTO

Original Copias
Coordinacin de Calidad
Produccin, Supervisin de Calidad, Despachos,
Almacn y Compras, Diseo y Desarrollo, Logstica,
Comercial, Recursos Humanos, Finanzas, Cartera,
Gerencia General

113
ANEXO G: Procedimiento Control de Registros

J PD
Cdigo: GES-P-2
2007

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
REGISTROS
Pgina 1 de 2

1. OBJETIVO

Servir como gua para realizar un adecuado control de los registros incluidos dentro
del Sistema de Gestin de la Calidad de Imapar, de acuerdo con los preceptos
establecidos por la norma NTC-ISO 9001:2000.

2. ALCANCE

Aplica para todos los registros incluidos dentro del Sistema de Gestin de la Calidad
de Imapar Ltda.

3. RESPONSABLE


4. EJECUCIN

Los registros son un tipo especial de documentos y, como tal, cumplen con lo
mencionado en el Procedimiento de Control de Documentos (GES-P-1), en cuanto a
su aprobacin, elaboracin, modificacin y anulacin, entre otros. Aparte de esto,
los registros requieren otros tipos de controles adicionales, con lo cual el presente
procedimiento es un complemento de aqul.

En el momento de implementar un nuevo registro, se debe identificar
adecuadamente con un cdigo, un nombre y una versin. La codificacin consiste
en asignar una serie de valores alfanumricos para hacer ms fcil y ordenada su
identificacin y control. Puede verse esto ms claramente en la Tabla de
Codificacin de los Documentos del SGC de Imapar Ltda. (GES-DI-2)

En el caso en que se desee realizar una prueba temporal de la implementacin del
registro con el objetivo de determinar su adecuacin, se debe identificar mediante
un sello de Registro en prueba. Tan pronto el registro vaya a ser definitivamente
implementado dentro del SGC, debe definirse dnde va a almacenarse, para lo cual
el Coordinador de Calidad se debe reunir con el jefe de rea respectivo con el fin de
buscar el lugar apropiado, pensando no slo en su almacenamiento sino en su
proteccin y conservacin. Se debe decidir si se guarda fsicamente, en cuyo caso
se debe definir si se hace un archivo con carpetas u otros, o si se guarda en un
computador. En cualquiera de estos casos, debe definirse tambin cmo va a ser la
recuperacin del registro, refirindose con esto a cmo se va a archivar (por fecha,
cliente, etc), pensando siempre en la manera ms adecuada para guardar y buscar
la informacin pertinente.

Despus de definir lo anterior, el Coordinador de Calidad y el jefe de rea deben
114
J PD
Cdigo: GES-P-2
2007

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE
REGISTROS
Pgina 2 de 2

reunirse con Gerencia con el fin de establecer cmo va a ser el acceso a dichos
registros. Dicho acceso puede ser libre o restringido, en cuyo caso se deben definir
los controles necesarios.

As mismo, se debe definir el tiempo de retencin del registro, queriendo decir con
esto el tiempo durante el cual va a ser archivado antes disponer del mismo. Esta
disposicin tambin debe ser definida, ya que pueden existir casos en que el
registro se destruya, pase a un archivo muerto o se tome alguna otra accin.

Despus de realizar todo lo anterior, el Coordinador de Calidad debe actualizar el
Listado maestro de documentos y registros, donde se consigna toda la informacin
anterior. As mismo, se debe actualizar la documentacin relacionada con el
registro, como por ejemplo la ficha tcnica del proceso que lo va a utilizar ya que all
se consignan los registros que tienen que ver con l.
Ya teniendo todo esto listo, se puede comenzar a implementar el registro,
asegurndose que todas las personas involucradas conozcan la informacin que
sobre el mismo se considere pertinente.


- Registros de cada proceso
- Norma NTC ISO-9001:2000, numeral 4.2.4
- Tabla de Codificacin de los Documentos del SGC de Imapar Ltda.
(GES-DI-2)
- Listado maestro de documentos y registros

6. REGISTROS

- Gua de Distribucin de Documentos SGC (GES-R-7)


Versin Cambio
1 Primera Versin (Enero 2007)
2 Se incluy el registro Gua de Distribucin de Documentos (Abril 2008)


Original Copias
Produccin, Supervisin de Calidad, Despachos,
Almacn y Compras, Diseo y Desarrollo, Logstica,
Comercial, Recursos Humanos, Finanzas, Cartera,
Gerencia General
115
Solicitud de Documentos y Registros

SOLICITUD DE DOCUMENTOS Y
REGISTROS
Cdigo:
GES-R-1
Ver. 3

ELABORADO POR: _____________________________
FECHA: _____________________________
REA: _____________________________

Marque con una X la opcin solicitada:

Elaboracin
Modificacin
Anulacin
Ingreso de Documento Externo

Nota: En caso de requerir una modificacin o anulacin de un documento, especifique claramente de qu
documento se trata (nombre completo, cdigo). En el caso de documentos externos, indique el tipo de documento
al cual hace referencia.

JUSTIFICACIN
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

SLO PARA SUPERVISIN DE CALIDAD

SEGUIMIENTO
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________

Nota: Anote en Seguimiento todas las acciones que se deriven del proceso de Solicitud de Documentos y
Registros, especificando respuestas, cambios, revisiones, fechas, cdigos asignados, etc. En caso de no ser
suficiente el espacio, anexe otra hoja.
116
Gua de Distribucin de Documentos SGC

Marque con una X la clase de documento a distribuir o recoger:
Versin:
I. Distribucin de documentos elaborados o modificados.
OK No OK
OK No OK
OK No OK
OK No OK
Fecha de distribucin:
Notifico que conozco acerca de los cambios realizados a la documentacin:
Firma y rea
En el caso en que se quiera mantener la versin antigua del documento modificado por algn motivo, se debe
identificar dicho documento con un sello de Documento Obsoleto y especificar el porqu se mantiene dicha
versin
Si el documento fue modificado, recoja las copias
obsoletas e identifquelas con el sello "Documento
Obsoleto" antes de eliminarlas o reciclarlas.
Coordinador de
Calidad
Marque con una X
Distribuya el nuevo documento asegurndose que los
responsables sean notificados al respecto
Coordinador de
Calidad
Marque con una X
Imprima las copias correspondientes e identifquelas
con el sello de "Copia Controlada"
Coordinador de
Calidad
Marque con una X
Revise que la versin que indica el documento
corresponda con la actual y verdadera. Use el Listado
Maestro de Documentos y Registros para hacer esta
verificacin.
Coordinador de
Calidad
Nombre del documento:
Cdigo
Si el documento es modificado o elaborado siga los pasos y llene los espacios del numeral I. En caso contrario
dirjase al numeral II.
Revise el campo de "Revisado y Aprobado por" y
verifique que ste se encuentre con la aprobacin
respectiva. Para el caso de registros omita esta revisin.
Coordinador de
Calidad
Responsable Accin
Marque con una X
GUA DE DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS SGC
CDIGO: GES-R-7
Ver.1
Doc. Modificado: Doc. Elabrado: Doc. Anulado:
117

II. Recoleccin de documentos anulados.
OK No OK
OK No OK
En el caso en que se quiera mantener la versin antigua por algn motivo, se debe identificar dicho documento
con un sello de Documento Anulado y especificar el porqu se mantiene dicho documento
Coordinador de
Calidad
Notifico que conozco acerca de los cambios realizados a la documentacin:
Firma y rea
Saque el documento del SGC de la empresa
modificando el Listado Maestro de Documentos y
Registros. Notifique al personal responsable de manejar
este documento acerca de esta accin.
Marque con una X
CDIGO: GES-R-7
Ver.1
Recoja las copias del documento a anular e
identifquelas con el sello de "Documento Anulado"
antes de eliminarlas o reciclarlas.
Coordinador de
Calidad
Marque con una X
Responsable Accin
GUA DE DISTRIBUCIN DE
DOCUMENTOS SGC
118
ANEXO H: Cronograma de Implementacin IMAPAR Ltda.

Cronograma al 58.33% de implementacin

Revisin por la Direccin REV X X 2,78 33
Planificacin y Mejora
Contina del SGC
PLA X X X X X 6,94 83
Logstica LOG X X 2,78 33
Produccin PRO X X X X 5,56 67
Supervisin de Calidad SUP X X 2,78 33
Despachos DES X X X 4,17 50
Comercial COM X X X 4,17 50
Diseo y Desarrollo DYD X X X 4,17 50
Gestin de Calidad GES X X X X X X 8,33 100
Auditoras Internas de
Calidad
AUD X X X 4,17 50
Almacn y Compras ALM X X X X X X 8,33 100
Recursos Humanos REC X X X 4,17 50
TOTAL 58,33
% de implementacin
por proceso
% de implementacin
general
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN IMAPAR Ltda.
Documentos
de Trabajo
Instructivos
Documentacin SGC
PROCESOS COD Ficha Tcnica
del Proceso
Procedimientos Registros
Documentos
Internos
% de Implementacin IMAPAR Ltda.
8,33
4,17
8,33
4,17 2,78
6,94
2,78
5,56
2,78
4,17
4,17
4,17
REV
PLA
LOG
PRO
SUP
DES
COM
DYD
GES
AUD
ALM
REC
119
Cronograma al 100% de implementacin

Revisin por la Direccin REV X X X X X X 8,33 100
Contina del SGC
PLA X X X X X X 8,33 100
Logstica LOG X X X X X X 8,33 100
Produccin PRO X X X X X X 8,33 100
Supervisin de Calidad SUP X X X X X X 8,33 100
Despachos DES X X X X X X 8,33 100
Comercial COM X X X X X X 8,33 100
Diseo y Desarrollo DYD X X X X X X 8,33 100
Gestin de Calidad GES X X X X X X 8,33 100
Auditoras Internas de
Calidad
AUD X X X X X X 8,33 100
Almacn y Compras ALM X X X X X X 8,33 100
Recursos Humanos REC X X X X X X 8,33 100
TOTAL 100,00
% de implementacin
por proceso
% de implementacin
general
CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIN IMAPAR Ltda.
Documentos
de Trabajo
Instructivos
Documentacin SGC
PROCESOS COD Ficha Tcnica
del Proceso
Procedimientos Registros
Documentos
Internos
% de Implementacin IMAPAR Ltda.
8,33
8,33
8,33
8,33 8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
8,33
REV
PLA
LOG
PRO
SUP
DES
COM
DYD
GES
AUD
ALM
REC
120
ANEXO I: Registro de Asistencia a Capacitaciones y Reuniones

Conferencia Capacitacin Reunin Otro
Cal:
Fecha:
Hora:
Lugar:
Tema:
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
REGISTRO DE ASISTENCIA A
CAPACITACIONES Y REUNIONES
CDIGO:REC-R-8
VERSIN: 1
Firma Nombre
121
ANEXO J : Procedimiento Auditoras Internas de Calidad

Revisado y Aprobado por: J LD J PD
Cdigo: AUD-P-1
Fecha de Elaboracin: Febrero 2007

PROCEDIMIENTO
AUDITORAS
INTERNAS
Pgina 1 de 4

1. OBJETIVO

Definir una metodologa clara y concreta para la planificacin y realizacin de
Auditoras Internas de Calidad en Imapar Ltda.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos definidos dentro del Sistema de Gestin de la
Calidad de Imapar Ltda.

3. RESPONSABLE


4. CONDICIONES GENERALES

El coordinador de calidad es el encargado de realizar la seleccin de los
funcionarios que conformarn el grupo auditor de acuerdo a los criterios que l
considere necesarios para llevar a cabo esta tarea, algunos estos son:

Antigedad en la empresa, mnimo 6 meses
Estudios realizados, 9 grado mnimo.
Experiencia, 5 horas como auditores.

El lder del grupo deber ser una persona de la organizacin que este certificado
como auditor y pueda guiar al grupo para realizar una buena labor. El grupo auditor
ser el encargado de escoger el rea a auditar, programa y preparar la auditoria en
compaa con el Coordinador de Calidad. La seleccin del rea se har de acuerdo
a la cantidad y prioridad de reclamos y quejas. En diferentes ocasiones se har
como medida de control para que todas las reas involucradas en el SGC sean
auditadas.

122
Cdigo: AUD-P-1

PROCEDIMIENTO
AUDITORAS
INTERNAS
Pgina 2 de 4

5. EJECUCIN

4
No. ACTIVIDAD
La documentacin correspondiente al proceso a
auditar debe ser revisada con anterioridad por la
persona encargada de auditar dicho proceso. Esta
revisin incluye manual de calidad, fichas tcnicas,
procedimientos, registros, etc.
DESCRIPCIN
5
El Coordinador de Calidad debe planificar un
programa de Auditoras Internas teniendo como
base el estado e importancia de los procesos y
reas a auditar, as como los resultados de
auditoras previas. Dicho programa debe
desarrollarse semestralmente mediante la
elaboracin de un cronograma.
1
El Coordinador de Calidad debe seleccionar el
equipo auditor y designar un lder, teniendo como
base los requisitos presentados en el numeral
anterior (4.Condiciones Generales ). As mismo,
debe definir el rea a auditar, los objetivos, alcance
y criterios de la auditora. (Ver numeral 4 de este
procedimiento)
2
El Coordinador de Calidad debe notificar al
responsable del rea a auditar de la prxima
realizacin de auditora, mediante el registro
Notificacin preliminar de Auditora Interna (AUD-R-
1). En dicho registro se debe proponer una fecha, la
cual puede ser cambiada de comn acuerdo entre
el responsable del proceso y el Coordinador de
Calidad.
3
El Coordinador de Calidad es responsable por
asignar los procesos a auditar a las diferentes
personas que conforman el equipo auditor y por
comunicarles oportunamente esta informacin
dentro del programa de auditora.
PROGRAMA DE
AUDITORAS
INICIO DE
AUDITORA
NOTIFICACIN DE
AUDITORA
ASIGNACIN DE
PROCESOS
REVISIN DE
DOCUMENTACIN
1
INICIO
123
Cdigo: AUD-P-1

PROCEDIMIENTO
AUDITORAS
INTERNAS
Pgina 3 de 4

Segn los objetivos, alcance y criterios de la
auditora, el equipo auditor debe definir un plan de
auditora, donde se defina la metodologa a usar y
las preguntas a realizar durante la misma. Segn
esto, deben comenzar a llenar el registro Plan de
Auditora (AUD-R-2)
6
No. ACTIVIDAD
En el da programado de la auditora, el
Coordinador de Calidad, junto con el equipo auditor,
debe realizar una reunin de apertura con toda la
organizacin donde se presenten y expliquen los
objetivos y alcance la auditora, as como las
tcnicas a utilizar. Terminada dicha reunin, se
procede con la auditora segn el programa de
auditora. Durante el transcurso de la misma, la
persona encargada de auditar debe seguir llenando
el registro Plan de Auditora (AUD-R-2), segn los
hallazgos o descubrimientos que encuentre.
Tan pronto termine la auditora, el equipo auditor
debe reunirse con el fin de revisar las no
conformidades detectadas y elaborar el Informe de
Auditora Interna (AUD-R-3). En dicho informe se
debe resumir todo lo encontrado durante la
auditora.
El Coordinador de Calidad, junto con el equipo
auditor, debe realizar una reunin de cierre con
toda la organizacin donde se exponga de nuevo el
objetivo y alcance que tuvo la auditora. Igualmente
se debe leer el informe de la misma y resolver las
posibles preguntas o inquietudes que se tengan.
9
7
8
DESCRIPCIN
PLAN DE
AUDITORA
REALIZACIN DE LA
AUDITORA
ELABORACIN
DE INFORME
REUNIN DE
CIERRE
FIN
1
124
Cdigo: AUD-P-1

PROCEDIMIENTO
AUDITORAS
INTERNAS
Pgina 4 de 4


- Norma NTC ISO-9001:2000, numeral 8.2.2
- Norma NTC ISO 19011, Directrices para la auditora de los sistemas de
gestin de calidad y/o ambiental.
- Manual de Calidad Ver. 10
- Plan de Calidad del rea a auditar (si existe)

7. REGISTROS

- Notificacin preliminar de Auditora Interna (AUD-R-1)
- Plan de Auditora (AUD-R-2)
- Informe de Auditora Interna (AUD-R-3)


Versin Cambio
1 Primera Versin (Marzo 2006)
2 Actualizacin del procedimiento en general


Original Copias
Coordinacin de Calidad Gerencia General

125
ANEXO K: Programa de Auditora
Responsables:
Gerente General
Autor del Proyecto
16-May-07 Responsables:
17-May-07 Lder Auditor
Equipo Auditor
Autor del Proyecto
Fecha Lugar Hora Dueo(s) del proceso Auditor(es)
Coordinador de Calidad Equipo #2
Gerente General Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Equipo #1
J uan Pablo Dugand Proceso: Seleccin de proveedores,
produccin
08-J un-07 Almacn 8:00 - 11:00 am J efe de Almacn
Proceso: Comercial 07-J un-07 Gerencia 3:30 - 4:30 pm Gerente General
Equipo #1
07-J un-07 Gerencia 2:00 - 3:30 pm
anlisis de datos
07-J un-07 Gerencia 9:00 - 10:30 am
Realizacin de la auditora
7 - 14 de Junio de 2007
Actividad o proceso a auditar
Interna de Calidad
07-J un-07 Planta 8:00 - 8:15 am
Auditor Lder
Equipo Auditor
Plantear las directrices del plan de auditora 18-May-07
Del 23 de Mayo de 2007 al 6 de Junio de 2007
Inicio de la auditora
16 - 18 de Mayo de 2007
Pre-auditora
11 - 15 de Mayo de 2007
Aprobacin
11/06/07
126
Produccin Andrs Rodrguez
Planta Equipo #3
Andrs Rodrguez
Equipo #2
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Equipo #2
Conformacin equipos:
Equipo # 1: Equipo # 2: Equipo # 3:
J uan Pablo Dugand J uan Manuel Mendoza Andrs Rodrguez
Cindy Yepes J uliana Martinez Rafael Dugand
Yohanna Serna Rosa Castiblanco Diana Delgadillo
Carlos Ovalle Enrique Rodrguez Yohanna Hernandez
Responsable
Equipo #1
Equipo #3
Equipo #1
Proceso: Produccin 08-J un-07 2:30 - 5:30 pm Gerente de Operaciones
Auditor Lder
Equipo Auditor
Resultados Auditora Interna de Calidad 15-J un-07 Planta 8:00 - 8:30 am
Auditor Lder
Equipo Auditor
J efe de Almacn
Calidad
14-J un-07 Sala de J untas 2:00 - 5:00 pm
Proceso: Despacho de mercancas 13-J un-07 Almacn 9:30 - 10:30 am
J efe de Logstica
Proceso: Recursos humanos 08-J un-07 Personal 11:00 - 12:30m J efe de Personal
Proceso: Logstica y facturacin 13-J un-07 Logstica 2:30 - 4:30 pm
J efe de Diseo y Desarrollo Proceso: Diseo y Desarrollo 12-J un-07
Diseo y
Desarrollo
9:30 - 12:30 m
Equipo #3
Equipo #2
Supervisor de Calidad
Proceso: Gestin de dispositivos de
de registros
12-J un-07 Calidad 8:00 - 9:30 am Coordinador de Calidad
Proceso: Supervisin de Calidad 12-J un-07 Planta 2:30 - 4:30 pm
Coordinador de Calidad Proceso: Auditoras internas de calidad 14-J un-07 Calidad 8:30 - 9:30 am
127
ANEXO L: Funciones y Perfil de Cargo Coordinador de Calidad

Revisado y Aprobado por:
J LD
Cdigo: REC-DI-1
Fecha de Elab: Octubre 2006

FUNCIONES Y PERFILES DE
CARGOS

Pgina 1 de 5

1. IDENTIFICACION DEL CARGO

Cargo: Coordinador de Calidad
Cargo genrico: Coordinador
Departamento / rea: Gerencia
Cargo del jefe Inmediato: Gerente General

2. UBICACIN ORGANIZACIONAL

3. OBJETIVO GENERAL

El objetivo principal de este cargo es asegurar que el producto y los procesos de la
empresa satisfacen las necesidades y expectativas de los clientes internos y
externos. Adems, garantizar que el sistema de gestin de calidad de la compaa
se encuentra actualizado y cumple con las polticas y metas de la misma.
4. FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS
Asegurar el correcto funcionamiento del sistema de gestin de la calidad de
la compaa, haciendo los seguimientos, ajustes, cambios y actualizaciones
que sean necesarios.
Desarrollar, planificar y aplicar nuevos mtodos de control de calidad para la
organizacin, con el fin de asegurar la satisfaccin del cliente.
Participar en el comit de reclamos, asegurando la correcta contestacin al
cliente y la efectividad en la solucin de los inconvenientes.
Asistir a las reuniones de indicadores y de revisin por la direccin,
presentando la informacin relevante del rea.
Realizar backups de la informacin de su equipo en los intervalos que se
considere convenientes.

GERENTE
GENERAL
COORDINADOR
DE CALIDAD
ASISTENTE DE
GERENCIA
GERENTE DE
OPERACIONES
128
J LD
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 2 de 5
5. MBITO DE ACTUACIN
5.1 Responsabilidades
5.1.1 Materiales
Computador
Impresora
Papelera
Instrumentos de medicin
5.1.2 Informacin confidencial
Parmetros internos de calidad sobre los productos de la empresa
Informacin y documentacin referente a los productos y procesos de
la compaa
5.1.3 Toma de decisiones
Puede tomar decisiones sobre la calidad del producto y los procesos de
la empresa, las cuales se deben basar en las polticas y/o procedimientos
de la misma.
5.1.4 Supervisin
El cargo recibe supervisin general de manera directa y constante por
parte del jefe inmediato (Gerente General), y ejerce supervisin sobre las
diferentes reas de la empresa.

5.1.5 Dinero

Por omisiones o errores puede generar prdidas econmicas para la
empresa, debido a decisiones que pueda tomar sobre el producto y los
procesos de la misma.

5.2 Relaciones internas y externas

5.2.1 Relaciones internas

Se mantienen relaciones continuas con todas las unidades de la
empresa, a fin de apoyar y ejecutar lo relativo al rea.

129
J LD
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 3 de 5

5.2.2 Relaciones externas

Clientes
Proveedores

5.3 Relacin Organizacional

CARGOS QUE LE REPORTAN
Directos: Ninguno Indirectos: Todos los departamentos
CARGOS A LOS QUE REPORTA
Directos: Gerencia General Indirectos: Ninguno

6. CONDICIONES AMBIENTALES Y RIESGO DE TRABAJO

6.1 Ambiente de trabajo

El cargo se ubica en un sitio cerrado, generalmente agradable y no mantiene
contacto con agentes contaminantes.

6.2 Condiciones de trabajo

CONDICIONES DE TRABAJO
ACTIVIDAD FISICA TIPO DE TRABAJO SITIO DE TRABAJO HORARIO
De pie Liviano Oficina X Tiempo Completo X
Sentado X
Caminando X Ms o Menos Pesado Almacn Fines de Semana
Subiendo y Bajando
Levantando Objetos Pesado X Aire Libre Temporalmente
Empujando
Conduciendo Muy Pesado Planta X Medio Tiempo

130
J LD
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 4 de 5

6.3 Esfuerzo

ESFUERZO REQUERIDO
TIPO DE INDICADOR FRECUENCIA
Tipo Alto Medio Bajo Ninguno Ocasional Peridica Constante
Mental X X
Visual X X
Estrs X X
Fsico X X

6.4 Riesgo

FACTORES DE RIESGO
POSIBILIDAD DE OCURRENCIA
RIESGOS
Ninguna Ocasional Peridica Constante
Agentes fsicos X
Agentes qumicos X
Agentes psicolgicos X
Condiciones ergonmicas X
Condiciones locativas X
Condiciones elctricas X
Condiciones mecnicas X

7. PERFIL DEL CARGO

7.1 Educacin y experiencia

Profesional en Ingeniera Industrial o de Produccin.

7.2 Experiencia

Tres (3) aos de experiencia progresiva de carcter operativo o de
supervisin en el rea.

7.3 Conocimientos

Amplios conocimientos de calidad de productos y procesos.
Conocimiento de la Normativa ISO 9001:2000.
Fabricacin de tapiceras en cuero para automviles.
Marroquinera (cueros, vinilos, colores
131
J LD
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 5 de 5

7.4 Habilidades

Facilidad de expresin
Correcta redaccin y excelente ortografa
Buena capacidad de anlisis y de resolucin de problemas
Organizacin y liderazgo

7.5 Destrezas

Manejo de computadores e Internet
Manejo de herramientas de software administrativo (Excel, Word,
Outlook)

7.6 Entrenamiento requerido

Sesin de orientacin liderada por el rea de Recursos Humanos
donde se debe cubrir los siguientes temas:

o Misin y visin de la organizacin.
o Poltica de calidad de la empresa.
o J erarqua de cargos (organigrama).
o Descripcin general de los procesos.
o Presentacin del personal de IMAPAR.

Tareas y responsabilidades del puesto de trabajo
Entrenamiento general en el rea productiva.


Versin Cambio
1 Primera versin (Octubre 2006)


Original Copias
Recursos Humanos Gerencia

132
ANEXO M: Plan de Calidad Mantenimiento de la Estandarizacin del SGC

Revisado y Aprobado por: J LD / J PD
Cdigo: PLA-DI-2
Fecha de Elaboracin: Abril 2008

PLAN DE CALIDAD

MANTENIMIENTO DE LA
ESTANDARIZACIN
DEL SGC
Pagina 1 de 8

1. INTRODUCCIN

La calidad, es hoy en da un paradigma de las actividades laborales. Empresas
industriales y de servicios se esfuerzan en poner en prctica la calidad en sus
actividades, procesos y productos y emplean para lograrlo diversas herramientas
como: orientacin al cliente, certificaciones ISO, calidad total, etc.

Imapar Ltda. conoce la importancia de este tema y por ello desde hace un tiempo ha
trabajado en torno al mismo, preparando, actualizando y mejorando su sistema de
gestin de calidad a fin de cumplir con los requisitos que expone la norma NTC ISO
9001:2000 y encaminando a la empresa frente a la mejora continua.

Actualmente, la empresa se encuentra en la etapa de mantener la estandarizacin
lograda a travs de los cambios realizados en el SGC y evitar volver a caer en las
fallas del pasado que llevaron a la desorientacin y desactualizacin del sistema en
general. Por esta razn, es indispensable que el personal de la empresa conozca e
identifique estas fallas y las actividades que se han planteado para contrarrestarlas
y controlarlas, estas son:

Falla 1:
a. Recurrente rotacin del personal en la organizacin que condujo a la
prdida de informacin y seguimiento del sistema de gestin de calidad.
b. Recurrente rotacin del personal del rea de calidad que condujo a la
prdida de la continuidad y control del sistema de gestin de calidad.
Accin:
- Revisin peridica del estado de contratacin, induccin y
entrenamiento del personal en la empresa dentro del proceso de
Revisin por la Direccin.

Falla 2: No interiorizacin de los conceptos de calidad en el personal de la
empresa.
Actividades:
- Fortalecimiento del recurso humano a travs del programa de
sensibilizacin del personal frente a la calidad de procesos y
productos: Programa de capacitaciones en ISO 9000 (ver
cronograma de actividades Plan de Calidad numeral 2).
- Realizacin de actividades de promocin de la calidad: Semana
de la Calidad.
- Evaluaciones peridicas a travs del Plan de Auditoras de
Calidad.

133
Cdigo: PLA-DI-2

PLAN DE CALIDAD

MANTENIMIENTO DE LA
ESTANDARIZACIN
DEL SGC
Pagina 2 de 8

Falla 3: Direccionamiento de la Gerencia hacia el incremento sustancial de
las exportaciones, la entrada a nuevos mercados y la introduccin de nuevos
productos perdiendo la orientacin hacia los objetivos principales de calidad.
Actividad:
- Revisin peridica de los elementos que componen la
planeacin estratgica de la organizacin (misin, visin, poltica
y objetivos de calidad)
- Evaluacin de los lineamientos de la Gerencia sobre el
direccionamiento, crecimiento etc. de la empresa y su conexin
y efectos dentro del SGC: Revisiones por la Direccin.
- Evaluaciones peridicas a travs de Plan de Auditoras de
Calidad.

Todas las actividades anteriormente mencionadas estn incluidas dentro de este
documento y permiten mantener vigente el SGC, identificar las oportunidades de
mejora del mismo y certificar el compromiso que la empresa y cada uno de sus
integrantes tiene frente a la calidad.

Est Plan se realiz con base en todos los procesos que hacen parte del SGC de la
empresa y los planes de Revisin por la Direccin (REV-DI-1) y Auditoras de
Calidad (AUD-DI-1). Su coordinacin y desarrollo ser responsabilidad del
Coordinador de Calidad de la empresa bajo el apoyo incondicional del Gerente
General.

Est Plan de Calidad puede cambiar segn los resultados obtenidos de las diversas
actividades o procesos que gestionan mejoras dentro de la empresa y esta abierto a
sugerencias y aportes por parte de los jefes de cada rea.

El Plan de Calidad de Mantenimiento de la Estandarizacin del SGC est en
constante revisin. Por ello es importante verificar la fecha de este documento y
trabajar siempre con la versin ms reciente que este disponible. Los cambios no
modifican de forma significativa los objetivos y metas pero si constituyen una
herramienta importante para alcanzar los mismos.

2. OBJETIVO

Mantener vigente el sistema de gestin de calidad de la organizacin y
retroalimentarlo a lo largo de un periodo de establecimiento y aprendizaje por parte
del personal involucrado con su funcionamiento.

134
Cdigo: PLA-DI-2

PLAN DE CALIDAD

MANTENIMIENTO DE LA
ESTANDARIZACIN
DEL SGC
Pagina 3 de 8

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS

- Asegurar y mantener el correcto funcionamiento de los procesos que hacen
parte del Sistema de Gestin de Calidad.
- Mantener conforme la documentacin que hace parte del SGC.
- Realizar gestiones de revisin como: auditoras internas de calidad,
revisiones por la direccin y reuniones de indicadores de gestin con el fin
de identificar fallas o posibles mejoras dentro del SGC.
- Mejorar continuamente los procesos para aumentar el desempeo de la
organizacin y beneficiar las partes involucradas.
- Velar para que la empresa no vuelva a descuidar y desactualizar el SGC
debido a las fallas detectadas en el pasado.
- Dar tramit a las acciones preventivas, correctivas y oportunidades de
mejora identificadas.
- Capacitar al personal en temas que ayuden a reforzar la sensibilizacin y el
entendimiento de la calidad en la empresa.
- Gestionar los recursos necesarios para desarrollar el Plan de Calidad de
Mantenimiento de la Estandarizacin del SGC.

4. ESTRATEGIAS

- Realizar actividades de revisin, seguimiento y compromiso a las diferentes
reas o procesos de la empresa con el fin de identificar fallas y
oportunidades de mejora.
- Capacitar al personal de la empresa en diferentes campos que ayuden a la
consolidacin del sistema de gestin de la empresa y en el aumento de su
compromiso frente a la calidad en general.

5. ALCANCE

Aplica para todas las reas y personal involucrado con el funcionamiento del
sistema de gestin de calidad de la organizacin.

6. RESPONSABILIDADES

Supervisin: Gerente General Coordinador de Calidad
Ejecucin: Coordinador de Calidad J efes de rea
Participantes: Todo el personal de la organizacin.

135
Cdigo: PLA-DI-2

PLAN DE CALIDAD

MANTENIMIENTO DE LA
ESTANDARIZACIN
DEL SGC
Pagina 4 de 8

7. POLTICA DE CALIDAD

- La poltica de calidad de IMAPAR consiste en lograr un crecimiento
sostenido en el mercado, mejorar nuestra rentabilidad y proporcionar a
nuestros clientes productos y servicios que satisfagan o excedan sus
expectativas, mediante un compromiso general de la empresa con el
cumplimiento, el buen servicio, la calidad del producto y la mejora continua
del sistema de gestin implementado.

8. OBJETIVOS DE CALIDAD

- Lograr un crecimiento anual sostenido de la empresa, manteniendo unos
buenos ndices de rentabilidad.
- Tener un alto ndice de satisfaccin en nuestros clientes que vaya de la
mano con una disminucin gradual en los reclamos y quejas recibidos.
- Mostrar un compromiso general de la empresa con la mejora continua y
evidenciar unos resultados que los sustenten.
- Lograr un alto nivel de cumplimiento con el fin de ser confiables para
nuestros clientes y ser competitivos en el mercado actual.

9. ACTIVIDADES A DESARROLLAR

9.1 REVISIONES POR LA DIRECCIN

Las Revisiones por la Direccin se realizarn de acuerdo al Plan de Revisin por la
Direccin (REV-DI-1) y sus resultados como actividades de mejora sern incluidos
dentro del Plan de Calidad Mantenimiento de la estandarizacin del SGC de la
empresa.

9.2 AUDITORAS INTERNAS

Las Auditoras de Calidad, internas o externas, se realizarn de acuerdo al Plan de
Auditoras de Calidad (AUD-DI-1) y sus resultados como actividades de mejora
sern incluidos dentro del Plan de Calidad Mantenimiento de la estandarizacin
del SGC de la empresa.

9.3 REUNIN DE INDICADORES DE GESTIN

Se realizar cada dos meses una reunin para evaluar los resultados de los
indicadores de gestin de cada proceso de la empresa y tomar las decisiones
correspondientes. Los resultados como acciones de mejora sern incluidos dentro
del Plan de Calidad Mantenimiento de la estandarizacin del SGC de la empresa.
136
Cdigo: PLA-DI-2

PLAN DE CALIDAD

MANTENIMIENTO DE LA
ESTANDARIZACIN
DEL SGC
Pagina 5 de 8

9.4 CAPACITACINES

Con el fin de dar continuidad al programa de sensibilizacin del personal de la
empresa frente a los conceptos de la calidad, liderazgo y la importancia de
mantener y controlar el sistema de gestin de calidad de la organizacin, se iniciar
un periodo de capacitaciones buscando la conceptualizacin e interiorizacin de
estos temas en el personal de la empresa.

Las actividades y temas a desarrollar sern responsabilidad de la Gerencia y el
Coordinador de Calidad, quienes de acuerdo al presupuesto destinado para
desarrollar este Plan de Calidad, buscarn apoyo de organizaciones externas
especializadas en estos temas o planificarn su desarrollo interno.

10. CONVENCIONES CRONOGRAMA PLAN DE CALIDAD

CONVENCIONES
Programada

Cumplimiento al 50%

Reprogramada

Programada y Cumplida

Programacin adicional cumplida

Cancelada
Por confirmar

137
Cdigo: PLA-DI-2

PLAN DE CALIDAD

MANTENIMIENTO DE LA
ESTANDARIZACIN
DEL SGC
Pagina 6 de 8

Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre RESPONSABLE
2.1.1 Personal Planta Productiva Coordinador de Calidad - J efe de RRHH
2.1.2 Personal Administrativo Coordinador de Calidad - J efe de RRHH
2.1.3 J efes de reas Coordinador de Calidad - J efe de RRHH
Coordinador de Calidad - J efe de RRHH
Coordinador de Calidad - J efe de RRHH
2.4.1 Semana de la Calidad Gerencia - Coordinador de Calidad - J efes de rea
2.5.1 J efes de reas Coordinador de Calidad - J efe de RRHH
3.1 Revisiones por la Direccin Gerente General - Coordinador de Calidad
3.2 Establecimiento Metas Gerente General - Coordinador de Calidad
3.3 Seguimiento Metas Gerente General - Coordinador de Calidad
3.4 Reuniones Indicadores de Gestin Gerencia - Coordinador de Calidad - J efes de rea
4.1 Auditoras Internas Coordinador de Calidad - J efes de rea
4.1.1 Procesos: REV - PLA - AUD Coordinador de Calidad - J efes de rea
4.1.2 Procesos: SUP - PRO Coordinador de Calidad - J efes de rea
4.1.3 Procesos: COM - DYD - GES Coordinador de Calidad - J efes de rea
4.1.4 Procesos: ALM - LOG Coordinador de Calidad - J efes de rea
4.1.5 Procesos: REC - DES Coordinador de Calidad - J efes de rea
Coordinador de Calidad - BBQI
5.1 Deteccin de oportunidades de mejora Gerencia - Coordinador de Calidad - J efes de rea
6.1 Actualizacin Documentacin Coordinador de Calidad
6.2 Control Documentos Coordinador de Calidad
6. Documentacin
Notas:
Coordinador de Calidad - Esudiante de Prctica
2.3 Formacin de Auditores
2.4 Promocin de la Calidad
2.5 Liderazgo
3. Revisin Sistema de Calidad
4.2 Auditoras Externas
4. Auditoras
5. Mejoramiento Continuo
5.2 Seguimiento implementacin Acciones
Correctivas - Oportunidades de Mejora
3.1.1 Revisin del proceso de RRHH (contratacin,
induccin y entrenamiento del personal)
CRONOGRAMA
PLAN DE CALIDAD - MANTENIMIENTO DE LA ESTADARIZACIN DEL SGC
AO 2008
2.2 Capacitacin Auditores Internos
2. Fortalecimiento Recurso Humano
2.1 Capacitaciones en ISO 9000
1. Planeacin del SGC
ACTIVIDADES
Gerente General - Coordinador de Calidad
J efe de RRHH
25 - 26
16
17
18
4
7 - 11
21 - 25
2
12 16 20
27 - 28
16 20
21 14 23 19 17 22
12 - 16
12
13
14
15
16
18 - 22
18
19
20
21
22
17 - 21
17
18
19
20
21
12 - 21 14 12 - 16 16 - 23 18 - 22 17 - 20 17 - 21 22
19 - 22 10 - 13 7 - 10 5 - 8 10 - 13 14 - 17 4 - 7 15 - 18 6 - 9 10 - 13 9 - 12
19 - 22 4 - 7 7 - 10 5 - 8 2 - 5 8 - 11 11 - 14 9 - 12 13 - 16 4 - 7 9 - 12
21 - 24
2 - 5
16 20
25 - 26
138

Cdigo: PLA-DI-2

PLAN DE CALIDAD

MANTENIMIENTO DE LA
ESTANDARIZACIN
DEL SGC
Pagina 7 de 8

11. FORMATO DE SEGUIMIENTO

Fecha
Realizacin - Implementacin
FICHA DE SEGUIMIENTO
ACTIVIDADES PLAN DE CALIDAD
PLA-DI-3
Vr. 1
Observaciones Actividad Responsable Recursos Fecha Real Demora (das)
Fecha de
Seguimiento
139
Cdigo: PLA-DI-2

PLAN DE CALIDAD

MANTENIMIENTO DE LA
ESTANDARIZACIN
DEL SGC
Pagina 8 de 8


Original Copias
Gerencia (copia 1; responsable: gerente general),
Produccin (copia 2; responsable: gerente de
operaciones), Supervisin de calidad (copia 3;
responsable: jefe de supervisin de calidad), Logstica
(copia 4; responsable: jefe de logstica), RRHH (copia 5;
responsable: jefe de personal y RRHH), Almacn y
compras (copia 6; responsable: jefe de almacn y
compras), Diseo y desarrollo (copia 7; responsable: jefe
de diseo y desarrollo), Gerencia comercial (copia 8)

140
ANEXO N: Plan de Revisin por la Direccin

Cdigo: REV-DI-1
Fecha de Elaboracin: Abril de 2008

PLAN DE REVISIN POR
LA DIRECCIN
Pagina 1 de 5

1. OBJETIVO

El plan de revisin por la direccin tiene como objetivo principal programar las
reuniones de la alta gerencia en las que revisa el sistema de gestin de calidad de
la empresa y evala las alternativas de mejora y cambio.

2. ALCANCE

Aplica para todas las reas de la empresa.


El Coordinador de Calidad de la empresa es el responsable de reunir toda
informacin referente al sistema de gestin de calidad, sus mejoras
(implementadas resultados) y puntos a revisar.
Como principal fuente de informacin el Coordinador de Calidad y Gerente
General cuentan con el Informe de entrada Revisin por la Direccin (REV-
R-1) y el Plan de Calidad Mantenimiento de la estandarizacin del SGC
(PLA-DI-2)
Las acciones resultantes de la reunin cuentan con libre disposicin de
recursos humanos y fsicos de acuerdo a las necesidades requeridas,
primando la eficiente utilizacin de los mismos.
Todas las reuniones debern documentarse en el registro de Resultados de
la Revisin por la Direccin (REV-R-2)
Los resultados obtenidos como actividades de mejora dentro de la
organizacin y el SGC sern incluidos dentro del Plan de Calidad
Mantenimiento de la estandarizacin del SGC (PLA-DI-2).

4. DESCRIPCIN DEL PLAN DE REVISIN POR LA DIRECCIN

Los principales responsables del cumplimiento de este plan son el Coordinador de
Calidad y el Gerente General de la empresa.

El correcto seguimiento del cronograma planteado, para un periodo de un ao,
dirige a la empresa al logro del objetivo principal de este plan y al xito en la
continuidad del sistema de gestin de calidad de la compaa.

Dentro del cronograma plateado se establece la realizacin de 3 reuniones de
revisin por la direccin en el ao. De ser necesario se pueden realizar otra
reuniones con el consentimiento de las partes involucradas.

141
Cdigo: REV-DI-1

PLAN DE REVISIN POR
LA DIRECCIN
Pagina 2 de 5

Las actividades a realizar antes, durante y despus de la reunin de revisin por la
direccin son las siguientes:

1. Elaborar informe de entrada: El Coordinador de Calidad es el responsable de
elaborar el informe de entrada para la reunin de revisin por la direccin en
el cual se debe incluir la siguiente informacin o adjuntar los siguientes
documentos:

- Plan de Calidad Mantenimiento de la estandarizacin del SGC
- Resultados de las auditoras internas de calidad
- Informe del estado de la contratacin, entrenamiento e induccin del
personal de la empresa.
- Retroalimentacin del cliente (encuesta de satisfaccin)
- Desempeo de los procesos (resultados indicadores de gestin) y
conformidad del producto
- Estado de las acciones correctivas y preventivas
- Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas
- Cambios que podran afectar el sistema de gestin de la calidad
- Recomendaciones para la mejora

Responsable: Coordinador de Calidad

2. Reunin Revisin por la direccin: Dentro de est reunin se tratar cada
uno de los puntos descritos en el Informe de entrada Revisin por la
Direccin evaluando el sistema de gestin de calidad en todos sus aspectos.
Adems se revisarn, planificarn y har seguimiento a todas las acciones
correctivas y preventivas que correspondan.

Responsables: Coordinador de Calidad Gerente General

3. Informe de resultados: Este informe recopila los resultados obtenidos de la
reunin de revisin por la direccin y constituye el primer paso en el
desarrollo de las acciones de mejora a realizar.

Las acciones preventivas y correctivas a realizar deben ser incluidas dentro
del Plan de Calidad Mantenimiento de la Estandarizacin del SGC (PLA-
DI-2) de la empresa para su desarrollo y seguimiento.

Responsable: Coordinador de Calidad

142
Cdigo: REV-DI-1

PLAN DE REVISIN POR
LA DIRECCIN
Pagina 3 de 5

5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

Gerente General
Informe de entrada
Revisin por la Direccin
(REV-R-1)
Papelera
Resultados de la Revisin
por la Direccin
(REV-R-2)
Plan de Calidad
(PLA-DI-2)
Gerente General Papelera
Computador
Video Beam
J efes de rea
Plan de Calidad
(PLA-DI-2)
Refrigerios
Computador
Video Beam
J efes de rea
Plan de Calidad
(PLA-DI-2)
Refrigerios
Gerente General
Informe de entrada
(REV-R-1)
Papelera
por la Direccin
(REV-R-2)
Plan de Calidad
(PLA-DI-2)
Computador
Resultados Ficha Tcnica
de Indicadores de Gestin
(GES-DI-4)
1ra Reunin de Revisin
por la Direccin
2da Reunin de Revisin
por la Direccin
Coordinador
de Calidad
Reunin de Resultados
Indicadores de Gestin
Coordinador
de Calidad
Coordinador
de Calidad
Coordinador
de Calidad
Computador
(GES-DI-4)
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
RECURSOS
NECESARIOS
CRONOGRAMA
PLAN DE REVISIN POR LA DIRECCIN
AO 2008
Oct Nov Dic RESPONSABLE Jun Jul Agos Sept ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May
12
11:00am
21
2:00pm
14
2:00pm
16
11:00am
143
Cdigo: REV-DI-1

PLAN DE REVISIN POR
LA DIRECCIN
Pagina 4 de 5

Computador
Video Beam
J efes de rea
Plan de Calidad
(PLA-DI-2)
Refrigerios
Computador
Video Beam
J efes de rea
Plan de Calidad
(PLA-DI-2)
Refrigerios
Gerente General
Informe de entrada
(REV-R-1)
Papelera
por la Direccin
(REV-R-2)
Plan de Calidad
(PLA-DI-2)
Computador
Video Beam
J efes de rea
Plan de Calidad
(PLA-DI-2)
Refrigerios
Computador
Video Beam
J efes de rea
Plan de Calidad
(PLA-DI-2)
Refrigerios
Coordinador
de Calidad
Computador
(GES-DI-4)
(GES-DI-4)
(GES-DI-4)
(GES-DI-4)
3ra Reunin de Revisin
por la Direccin
Coordinador
de Calidad
Coordinador
de Calidad
Coordinador
de Calidad
Coordinador
de Calidad
23
2:00pm
19
2:00pm
20
11:00am
17
2:00pm
22
2:00pm
144
Cdigo: PRO-DI-1

PLAN DE CALIDAD
RECERTIFICACIN EN
LA NORMA
NTC ISO 9001:2000
Pagina 5 de 5


Original Copias
Coordinacin de Calidad Gerencia (copia 1; responsable: gerente general)

145
Informe de Entrada Revisin por la Direccin

Cdigo: REV-R-1
Versin 2

INFORME DE ENTRDA
REVISIN POR LA
DIRECCIN
Pagina 1 de 1

FECHA:

1. OBJETIVOS

2. DESARROLLO

A. Plan de Calidad
B. Resultados de las auditoras internas de calidad
C. Retroalimentacin del cliente
D. Desempeo de los procesos (resultados Indicadores de Gestin) y
E. Estado de las acciones correctivas y preventivas
F. Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas
G. Cambios que podran afectar al sistema de gestin de la calidad
H. Recomendaciones para la mejora

3. CONCLUSIONES

146
Registro de Resultados Revisin por la Direccin

Cdigo: REV-R-2
Versin 2

RESULTADOS
REVISIN POR LA
DIRECCIN
Pagina 1 de 1

FECHA:

1. DECISIONES Y ACCIONES RESPECTO A LA MEJORA DE LA EFICACIA DEL
SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS

2. DECISIONES Y ACCIONES RESPECTO A LA MEJORA DEL PRODUCTO EN
RELACIN CON LOS REQUISITOS DEL CLIENTE

A. Resultados de las auditoras internas de calidad
B. Retroalimentacin del cliente
C. Desempeo de los procesos y conformidad del producto
D. Estado de las acciones correctivas y preventivas
E. Acciones de seguimiento de revisiones por la direccin previas
F. Cambios que podran afectar al sistema de gestin de la calidad
G. Recomendaciones para la mejora

3. DECISIONES Y ACCIONES RESPECTO A LAS NECESIDADES DE
RECURSOS

147
ANEXO O: Plan de Auditoras de Calidad

Cdigo: AUD-DI-1
Fecha de Elaboracin: Enero de
2007

PLAN DE AUDITORAS
DE CALIDAD
Pagina 1 de 7

1. OBJETIVO

El plan de auditoras de calidad tiene como objetivo principal programar la
realizacin de auditoras internas y externas durante un periodo definido (un ao).

2. ALCANCE

Aplica para todas las reas de la empresa.

3. CONDICIONES GENERALES DEL PLAN DE AUDITORAS

El Coordinador de Calidad de la empresa es el lder y principal responsable
de desarrollar y cumplir el plan de auditoras. Sus funciones se basan en
planificar cada una de las etapas relacionadas con la realizacin de las
auditoras (ver procedimiento de auditorias de calidad AUD-P-1), contactar a
las personas o entidades involucradas y hacer el seguimiento
correspondiente durante la realizacin de las mismas.
Las acciones resultantes de cada una de las auditoras realizadas son fuente
principal para la toma de acciones preventivas y correctivas. Tambin hacen
parte de las entradas para las reuniones de Revisin por la Direccin en las
que el Gerente General y el Coordinador de Calidad evalan el estado del
sistema de gestin de calidad de la empresa.
Cada una de estas auditoras se debe documentar como se indica en el
procedimiento de auditoras internas (AUD-P-1).

4. CONDICIONES GENERALES PARA REALIZAR UNA AUDITORA

El coordinador de calidad es el encargado de realizar la seleccin de los
funcionarios que conformarn el grupo auditor de acuerdo a los criterios que l
considere necesarios para llevar a cabo esta tarea, algunos estos son:

Antigedad en la empresa, mnimo 6 meses
Estudios realizados, 9 grado mnimo.
Experiencia, 5 horas como auditores.

El lder del grupo auditor deber ser una persona de la organizacin que este
certificado como auditor y pueda guiar al grupo para realizar una buena labor.

El programa de auditora ser definido por el Coordinador de Calidad de la empresa
en conjunto con el Gerente General de la misma.

148
Cdigo: AUD-DI-1
2007

PLAN DE AUDITORAS
DE CALIDAD
Pagina 2 de 7

El grupo auditor ser el encargado de escoger el rea a auditar y de preparar la
auditoria en compaa del Coordinador de Calidad.

La seleccin del rea a auditar se har de acuerdo a la cantidad y prioridad de
reclamos y quejas. En ciertas ocasiones se har como medida de control a todas las
reas de la empresa.

5. ETAPAS Y ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LAS AUDITORAS

INICIO DE LA AUDITORA
(6.2)

REVISIN DE DOCUMENTOS
(6.3)

PREPARACIN DE ACTIVIDADES DE AUDITORA EN EL SITIO
(6.4)

REALIZACIN DE ACTIVIDADES DE AUDITORA EN EL SITIO
(6.5)

PREPARACIN, APROBACIN Y DISTRIBUCIN DEL REPORTE DE AUDITORA
(6.6)

- Nombramiento del lder del equipo auditor
- Definicin de objetivos, alcance y criterios
- Determinacin de la viabilidad de la auditora
- Conformacin del equipo auditor
- Establecimiento del contacto inicial con el auditado.
Revisin de los documentos del sistema de gestin
pertinentes, incluido registros y determinacin de
su conveniencia.
- Preparacin del plan de auditora
- Asignacin de trabajo al equipo auditor
- Preparacin de documentos de trabajo
- Realizacin de reunin de apertura
- Comunicacin durante la auditora
- Funciones y responsabilidades de los guas y
observadores
- Recoleccin y verificacin de informacin
- Generacin de hallazgos de auditora
- Preparacin de las conclusiones de auditora
- Realizacin de la reunin de cierre
149
Cdigo: AUD-DI-1
2007

PLAN DE AUDITORAS
DE CALIDAD
Pagina 3 de 7

TERMINACIN DE LA AUDITORA
(6.7)

REALIZACIN DE ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS A LA AUDITORA
(6.8)

Fuente: Norma NTC ISO 9001:2000 - Visin general de las actividades de auditora

6. DESARROLLO DEL PLAN DE AUDITORAS

El ptimo desarrollo del plan de auditoras de la empresa depende directamente del
cumplimiento de todas las auditoras planeadas para el periodo. El correcto
seguimiento del cronograma que se muestra a continuacin dirige a la empresa al
logro del objetivo principal de este plan.

Auditoras a realizar para el periodo definido (1 ao):

- Auditoras internas: Se realizarn 3 auditoras internas de calidad a todos los
procesos que conforman el SGC de la empresa, estas auditoras sern
lideradas por los auditores certificados y el Coordinador de Calidad de la
empresa.
- Auditorias externas: Se llevar a cabo por lo menos 1 auditora externa cuya
planeacin estar a cargo del Coordinador de Calidad de la empresa y la
organizacin contactada.

7. CONVENCIONES CRONOGRAMA

CONVENCIONES
Programada

Cumplimiento al 50%

Reprogramada

Programada y Cumplida

Programacin adicional cumplida

Cancelada
Por confirmar

- Retencin de documentos
- Finalizacin de la auditora
- Preparacin del reporte de auditora
- Aprobacin y distribucin del reporte de
auditora
150
Cdigo: AUD-DI-1
2007

PLAN DE AUDITORAS
DE CALIDAD
Pagina 4 de 7


(REV)
Continua del SGC
Auditoras Internas
Produccin
Gestin de Calidad
Comercial
Diseo y Desarrollo
Almacn y Compras
Logstica
Recursos Humanos
Despachos
Auditora Interna de Calidad
Manual de Calidad
Vr. 10
Norma NTC ISO
9001:2000
Caracterizacin de
procesos
Procedimientos
Polticas
Papelera
Computador
Documentacin
Confidencial
Coordinador de
Calidad
Auditores Internos
Certificados
CRONOGRAMA
PLAN DE AUDITORAS DE CALIDAD
AO 2008
ACTIVIDADES Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Agos Sept Oct
RECURSOS
NECESARIOS
Nov Dic RESPONSABLE
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
12 - 16
12
9:00am
12
2:00pm
12
3:30pm
13
2:00pm
13
8:00am
14
8:00am
14
9:30am
14
2:00pm
15
8:00am
15
2:30pm
16
8:00am
16
9:30am

151
Cdigo: AUD-DI-1
2007

PLAN DE AUDITORAS
DE CALIDAD
Pagina 5 de 7

(REV)
Continua del SGC
Auditoras Internas
Produccin
Gestin de Calidad
Comercial
Diseo y Desarrollo
Almacn y Compras
Logstica
Recursos Humanos
Despachos
Coordinador de
Calidad
Auditores Internos
Certificados
Manual de Calidad
Vr. 10
Norma NTC ISO
9001:2000
Caracterizacin de
procesos
Procedimientos
Polticas
Papelera
Computador
Documentacin
Confidencial
18- 22
18
9:00am
18
2:00pm
18
3:30pm
19
2:00pm
19
8:00am
20
8:00am
20
9:30am
20
2:00pm
21
8:00am
21
2:30pm
22
8:00am
22
9:30am

152
Cdigo: AUD-DI-1
2007

PLAN DE AUDITORAS
DE CALIDAD
Pagina 6 de 7

(REV)
Continua del SGC
Auditoras Internas
Produccin
Gestin de Calidad
Comercial
Diseo y Desarrollo
Almacn y Compras
Logstica
Recursos Humanos
Despachos
Coordinador de
Calidad
Auditores
Externos
Manual de Calidad
Vr. 10
Norma NTC ISO
9001:2000
Caracterizacin de
procesos
Procedimientos
Polticas
Papelera
Computador
Documentacin
Confidencial
Auditora Externa de Calidad
Coordinador de
Calidad
Auditores Internos
Certificados
Manual de Calidad
Vr. 10
Norma NTC ISO
9001:2000
Caracterizacin de
procesos
Procedimientos
Polticas
Papelera
Computador
Documentacin
Confidencial
17- 21
17
9:00am
17
2:00pm
17
3:30pm
18
2:00pm
18
8:00am
19
8:00am
19
9:30am
19
2:00pm
20
8:00am
20
2:30pm
21
8:00am
21
9:30am

153
Cdigo: AUD-DI-1
2007

PLAN DE AUDITORAS
DE CALIDAD
Pagina 7 de 7


Original Copias
Coordinacin de Calidad Gerencia (copia 1; responsable: gerente general)

154
ANEXO P: Plan de Auditora
F E C HA: Mayo 18 de 2007 HOJ A 1 DE 2
LDE R AUDITOR : J uan P ablo Dugand Llano - C oodinador de C alidad
E QUIP O AUDITOR :
OBJ E TIVO Y ALC ANCE DE LA AUDITOR A: E valuar el sistema de gestin de la calidad implementado en IMAP AR Ltda. Verificar el
cumplimiento de los requisitos descritos dentro en la norma NTC IS O 9001:2000 y establecer la
C R ITE R IOS DE AUDITOR A: R E C UR S OS NE CE S AR IOS :
F E C HA DE AUDITOR A:
J unio 7 de 2007 LUGAR : P lanta IMAP AR Ltda.
J unio 14 de 2007 LUGAR : S ala de juntas
PL A N DE A UDITORA
CDIGO: AUD-R-2
Versin 2
E quipo # 1: J uan P ablo Dugand - Cindy Y epes - J ohanna S erna - Carlos Ovalle
E quipo # 2: J uan Manuel Mendoza - J uliana Martinez - R osa Castiblanco - E nrique R odrguez
E quipo # 3: Andrs R odrguez - R afael Dugand - Diana Delgadillo - J ohanna Hernandez
P olticas, procedimientos, norma NTC IS O
J unio 7 - 14 de 2007
F E CHA R E UNIN DE AP E R TUR A:
F E C HA R E UNIN DE C IE R R E :
DIRECT RICES PARA REA L IZAR L A A UDIT ORA
La no conformidad de los DE BE descritos en cada uno de los
numerales que se encuentran dentro de la norma NTC IS O
misma. (E ntradas, salidas, subprocesos, recursos,
igual que las responsabilidades respectivas. E l personal
relacionados.
E s indispensable verificar que los registros se lleven de
correspondientes.
155
P ROCESO A AUDITAR: DUEO DEL P ROCESO:
FECHA DE LA AUDITORA: OBJ ETIVO ESP ECIFICO:
HORA:
DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

P REP ARADO P OR:
FIRMA LDER DEL EQUIP O AUDITOR
PREGUNTAS RESPUESTAS / EVIDENCIAS HAL L AZGOS
PL AN DE AUDITORA
CDIGO: AUD-R-2
Versin 2
156
ANEXO Q: Acta Reunin (21-11-2006)

Cdigo: REV-R-2
Versin: 2

RESULTADOS
REUNIN
Pgina 156 de 3

FECHA:

TEMA: Auditora Interna de Calidad (Parmetros y lineamientos)

1. Decisiones y acciones respecto al tema planteado

Se tomaron decisiones respecto a los siguientes temas:

a) Lder auditor
b) Equipo auditor
c) Objetivo, alcance y criterios de auditora
d) reas o procesos a auditar
e) Recursos necesarios
f) Planteamiento programa inicial de auditora

2. Desarrollo

a) Lder auditor
Se design como lder auditor al Coordinador de Calidad de la
empresa.
b) Equipo auditor
El equipo auditor estar conformado por los tres auditores certificados
de la empresa. Los seores J uan Pablo Dugand (Coordinador de
Calidad / Asistente de Gerencia), J uan Manuel Mendoza (Gerente de
Operaciones) y Andrs Rodrguez (Operario Diseo y Desarrollo)
c) Objetivo y alcance de la auditora
Evaluar la eficacia del sistema de gestin de calidad de IMAPAR
Ltda. Verificar el cumplimiento de los requisitos descritos dentro de la
norma NTC ISO 9001:2000 y establecer las oportunidades de mejora.
Criterios
Polticas, procedimientos, norma NTC ISO 9001:2000, Manual de
Calidad Vr. 9, caracterizacin de procesos.
d) reas o procesos a auditar

Noviembre 21 de 2006
157
Cdigo: REV-R-2
Versin: 2

RESULTADOS
REUNIN
Pgina 2 de 3

Se defini que las reas o procesos a auditar correspondern a los
procesos definidos dentro del mapa de procesos Vr. 1.

- Revisin por la direccin y anlisis de datos
- Planificacin del sistema de calidad y mejora contina
- Comercial
- Diseo y desarrollo
- Produccin
- Supervisin de calidad
- Logstica
- Despacho de mercanca
- Control de documentos
- Control de registros
- Auditoras internas de calidad
- Facturacin
- Anlisis de datos
- Recursos Humanos
- Seleccin de proveedores, compras y entrega de material a
produccin
- Gestin de dispositivos de medicin

e) Recursos necesarios

- Papelera
- Computador
- Documentacin confidencial

f) Programa inicial de auditora

158
Cdigo: REV-R-2
Versin: 2

RESULTADOS
REUNIN
Pgina 3 de 3

Responsables:
Gerente General
Autor del Proyecto
27-Nov-06 Responsables:
28-Nov-06 Lder Auditor
Equipo Auditor
Autor del Proyecto
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
Produccin J uan Pablo Dugand
Planta Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
Responsable
Auditor Lder
Equipo Auditor
Resultados Auditora Interna de Calidad 26-Dic-06 Planta 8:00 - 8:30 am
Auditor Lder
Equipo Auditor
J efe de Almacn
Calidad
22-Dic-06 Sala de J untas 4:00 - 7:00 pm
Proceso: Despacho de mercancas 22-Dic-06 Almacn 9:30 - 10:30 am
J efe de Logstica
Proceso: Recursos humanos 22-Dic-06 Personal 8:00 - 9:30 am J efe de Personal
Procesos: Logstica y facturacin 21-Dic-06 Logstica 2:30 - 4:30 pm
Proceso: Seleccin de proveedores,
produccin
21-Dic-06 Almacn 8:00 - 11:00 am J efe de Almacn
Proceso: Diseo y Desarrollo 20-Dic-06
Diseo y
Desarrollo
2:00 - 5:00 pm
Andrs Rodrguez
Proceso: Comercial 20-Dic-06 Gerencia 9:30 - 10:30 am Gerente General
Procesos: Gestin de dispositivos de
de registros
20-Dic-06 Calidad 8:00 - 9:30 am Coordinador de Calidad
Proceso: Supervisin de Calidad 19-Dic-06 Planta 2:00 - 3:30 pm
Proceso: Produccin 19-Dic-06 8:00 - 11:00 am Gerente de Operaciones
Proceso: Auditoras internas de calidad 18-Dic-06 Calidad 3:30 - 4:30 pm
18-Dic-06 Gerencia 2:00 - 3:30 pm
anlisis de datos
18-Dic-06 Gerencia 9:00 - 10:30 am
Semana 18 - 22 de diciembre de 2006
Interna de Calidad
18-Dic-06 Planta 8:00 - 8:15 am
Auditor Lder
Equipo Auditor
Plantear las directrices del plan de auditora 30-Nov-06
Del 4 al 15 de Noviembre de 2006
Pre-auditora
Aprobacin
21/11/2006
159
ANEXO R: Informes de Auditora Interna de Calidad #1

FECHA DE LA AUDITORA: HOJ A 1 DE 1
REA AUDITADA: ELABORADO POR:
OBJ ETIVO Y ALCANCE DE LA AUDITORA:
Evaluar la eficacia del sistema de gestin de la calidad de IMAPAR Ltda. Verificar el
EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
RESULTADOS DE LA AUDITORA
1. NMERO DE NO CONFORMIDADES ENCONTRADAS 127
2. RESUMEN DE LA AUDITORA
RESULTADOS
Se evidencio en el desarrollo de la auditora que el SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD de
de algunos requisitos de la Norma en especial los referentes a los numerales 6.2, 7.3 y 7.4.
Para destacar las mejoras que ha tenido la organizacin en su planta fsica.
Observaciones.
INFORME DE AUDITORA INTERNA
CDIGO: AUD-R-3
IMAPAR LTDA
Diciembre 18 - 22 de 2006
Equipo auditor
cumplimiento de los requisitos descritos dentro de la norma NTC ISO 9001:2000 y establecer las
IMAPAR LTDA no es eficaz, as mismo se esta incumpliendo con la aplicacin
Comprometer a todos los miembros de la organizacin con el sistema de gestin de calidad
160

REA AUDITADA: Planificacin del sistema de ELABORADO POR:
EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
Lista de NO conformidades.
(ver numeral 5.4.1 de la Norma NTC ISO 9001:2000)
B. No se identifican criterios y mtodos de control para este proceso - Indicadores-
(ver numeral 4.1 de la norma ISO 9001:2000)
C. En la ficha tcnica del proceso existen registros y documentos relacionados que ya no se usan.
(ver numeral 4.2.3 de la norma ISO 9001:2000)
D. No hay evidencia de la interaccin de los procesos. (ver numeral 4.2.2 de la norma ISO 9001:2000)
B. Algunos procesos no tienen definidos indicadores de gestin o mtodos de seguimiento, por lo cual
es difcil demostrar que cumplen con lo planificado. (ver numeral 8.2.3 de la norma ISO 9001:2000)
A. Los objetivos de calidad no son medibles y su coherencia frente a la poltica de calidad no es clara.
E. No hay evidencia del seguimiento que hace la organizacin sobre la percepcin del cliente
no existen ni se han definido los mtodos para observar esto.
Recomendaciones
G. Se evidencio que no existe un control frente a la identificacin del producto No conforme
dentro del sistema de gestin de la calidad. (ver numeral 8.3 de la norma ISO 9001:2000)
H. No hay una planificacin de auditoras internas. (ver numeral 8.2.2 de la norma ISO 9001:2000)
F. No hay una planificacin de auditoras internas. (ver numeral 8.2.2 de la norma ISO 9001:2000)
CDIGO: AUD-R-3
Equipo auditor
161

REA AUDITADA: Revisin por la direccin ELABORADO POR:
y anlisis de datos
EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
(ver numeral 5.6 de la Norma NTC ISO 9001:2000)
B. No hay registros de la revisin por la direccin. Se encontraron e-mails pero no hay evidencia
concreta de que se hagan y mantengan. (ver numerales 5.6 y 4.2.4 de la norma ISO 9001:2000)
Observaciones.
CDIGO: AUD-R-3
Los documentos (actas) que se encontraron estn en desorden, mal estado y no es fcil identificar
Equipo auditor
A. No hay evidencia de que se desarrolle una planificacin de revisin por la direccin.
las fechas a las que pertenecen y de que se tratan.
162

REA AUDITADA: Gestin de dispositivos de ELABORADO POR:
medicin, control de documentos,
control de registros
EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
desordenada y confusa. Algunos no eran fcilmente legibles.
B. Se encontraron dos copias del manual de calidad, en las reas de logstica y produccin, cada uno
con versiones antiguas. (ver numeral 4.2.3 de la norma SO 9001:2000)
C. Las reglas y cintas mtricas que se usan en supervisin de calidad no estn identificadas, ni tienen
registro de calibracin. (ver numeral 7.6 de la norma ISO 9001:2000)
D. Se encontraron documentos obsoletos pertenecientes al manual de calidad de versiones
(ver numeral 7.6 de la norma ISO 9001:2000)
documentos no controlados (sin el sello correspondiente). (ver numeral 4.2.3 de la norma ISO 9001:2000)
J. El documento referente al procedimiento de despachos no concuerda con las actividades que
realmente se practican en el cargo. (ver numeral 4.2.1 de la norma ISO 9001:2000)
Recomendaciones
A. Para adquirir mayor control sobre los documentos y registros pertenecientes al sistema,
diseo y desarrollo no cuentan con la identificacin de calibracin apropiada.
F. El rea de comercial no tiene una copia del manual de calidad.
G. En la copia del manual de calidad encontrada en el rea de supervisin de calidad se encontraron
Equipo auditor
CDIGO: AUD-R-3
se recomienda tener un listado de documentos y registros.
I. La ficha tcnica del proceso de despachos encontrada es una copia sin control (no tiene sello).
A. Los registros de acciones correctivas y preventivas no estaban codificados y se guardan en forma
anteriores en el rea de produccin. (ver numeral 4.2.3 de la norma ISO 9001:2000)
E. Algunos de los elementos de seguimiento y medicin encontrados en las reas de produccin y
163

EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
verificacin, validacin, procedimientos y autoridades no estn bien definidos y documentados.
(ver numerales 7.3.1, 4.2.1 y 4.2.3 de la norma ISO 9001:2000)
B. Los registros que se llevan en el rea no son fcilmente identificables y algunos no proporcionan
evidencia de la conformidad de los requisitos exigidos en los numerales 7.3.4 y 7.3.5 de la norma.
C. No existe un control de cambios apropiado para el diseo y desarrollo.
Recomendaciones
A. Puede ser til el realizar un plan de calidad de diseo y desarrollo que incluya toda la informacin
relvate incluyendo los requisitos de los numerales 7.3.1 y 7.3.2 de la norma ISO 9001:2000.
el backup apropiado. (ver numeral 4.2.4 de la norma ISO 9001:2000)
E. Existen elementos de seguimiento y medicin que no cuentan con la identificacin de calibracin
adecuada. (ver numeral 7.6 de la norma ISO 9001:2000)
A. No se evidencia una planificacin del diseo y desarrollo de productos en la organizacin. La
D. La hoja de vida de cada carro es un registro que se mantiene en el computador pero no cuenta con
CDIGO: AUD-R-3
Diseo & Desarrollo Equipo auditor
164

EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
A. Los requisitos especificados por el cliente no se determinan o evidencian de forma clara.
(ver numerales 7.2.1 y 5.2 de la norma ISO 9001:2000)
B. Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios en la realizacin del producto no se
tienen establecidos.(ver numeral 7.2.2 de la norma ISO 9001:2000)
C. En la ficha tcnica del proceso existen registros y documentos relacionados que ya no se usan.
D. El Gerente de operaciones maneja un manual de calidad con diferente versin a la actual. El
control de documentos no se realiza de la mejor forma. (ver numeral 4.2.3 de la norma ISO 9001:2000)
G. No se identifica el estado del producto ni se hace la trazabilidad del mismo durante el proceso.
(ver numeral 7.5.3 y 8.3 de la norma ISO 9001:2000)
H. Se entrevisto a varios operarios del rea de produccin acerca de la poltica, objetivos de calidad,
requisitos del producto etc. y se concluyo que los operarios de planta no saben acerca del tema de
calidad. (ver numerales 6.2.2 y 5.3 de la norma ISO 9001:2000)
Recomendaciones
A. Se recomienda recopilar toda la informacin (procedimientos, recursos, requisitos del cliente,
proceso de produccin.
procedimiento de quejas y reclamos. (numeral 7.2.3 de la norma ISO 9001:2000)
F. Existen elementos de seguimiento y medicin que no cuentan con la identificacin de calibracin
adecuada. (ver numeral 7.6 de la norma ISO 9001:2000)
Produccin Equipo auditor
B. Puede ser de gran ayuda y facilita el desarrollo de la comunicacin con el cliente, el plantear un
requisitos de produccin, cartillas, instructivos de produccin etc. todo lo relevante en la realizacin del prod
producto) en un solo documento que este al alcance de todas las personas involucradas en el
E. Los procedimientos de corte de material, marcado de piezas, hilvanado, espumado, costura y
supervisin de calidad no se realizan de la manera como se describe en su documentacin.
CDIGO: AUD-R-3
165

EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
B. No hay evidencia de un programa o plan de capacitaciones en la empresa, tampoco de las
evaluaciones correspondientes. (ver numerales 6.2.2 y 4.2.4 de la norma ISO 9001:2000)
C. No es fcil identificar (codificacin - lugar etc.) los registros relacionados a la educacin, formacin y
habilidades de cada trabajador de la empresa. (ver numeral 4.2.4 de la norma ISO 9001:2000)
D. Se identifico que el personal de planta no conoce acerca de la importancia de sus actividades en
la adquisicin de la calidad de procesos y producto final. Tampoco acerca de la Norma ISO 9001:2000.
Recomendaciones
A. Se recomienda elaborar un manual de funciones para cada cargo de la empresa.
B. Se recomienda elaborar un manual de perfiles de cargo.
C. Se recomienda capacitar a todos los integrantes de la organizacin en cuanto a la aplicacin
E. El organigrama de la empresa debe ser tiene que actualizado o rediseado.
Podran ubicarlo en lugares visibles en donde sea de fcil acceso para todos los empleados.
del sistema de gestin de la calidad, as como motivar su compromiso frente al mismo.
A. No existe forma de determinar la competencia necesaria del personal para cada cargo.
CDIGO: AUD-R-3
Recursos Humanos Equipo auditor
166

REA AUDITADA: Seleccin de proveedores, ELABORADO POR:
EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
el proveedor y al producto adquirido y el impacto de lo anterior en la realizacin del producto final.
B. No se encontraron registros de evaluaciones o la forma de evaluar y seleccionar los proveedores.
(ver numerales 7.4.1 y 4.2.4 de la norma ISO 9001:2000)
C. Algunos documentos y registros relacionados en la ficha tcnica del proceso de Almacn y Compras
no concuerdan con lo que realmente se usa en ese proceso. (ver numerales 4.2.1 y 4.2.3 de la norma
ISO 9001:2000)
Recomendaciones
A. Se sugiere elaborar un Plan de calidad para compras que incluya todos los requisitos expuestos en
los numerales 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3 de la norma.
A. No se evidencia informacin acerca de los requisitos de compra, el alcance y control aplicado
D. La ficha tcnica de Almacn y Compras es una copia no controlada y borrosa.
CDIGO: AUD-R-3
produccin
Equipo auditor
167

EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
Observaciones
CDIGO: AUD-R-3
Comercial Equipo auditor
A. No cuenta con una copia del manual de calidad. (ver numeral 4.2.3 de la norma ISO 9001:2000)
168

EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
identificacin de calibracin. (ver numeral 7.6 de la norma ISO 9001:2000)
B. Los requisitos no establecidos por el cliente pero necesarios en la realizacin del producto no se
tienen establecidos ni documentados.(ver numerales 7.2.2 y 4.2 de la norma ISO 9001:2000)
C. En la copia del manual de calidad de esta rea no se encontr el procedimiento de supervisin
de calidad y la poltica y objetivos de calidad de la empresa. (ver numeral 4.2.3 de la norma ISO 9001:
2000)
D. Se entrevistaron 2 de los operarios de supervisin de calidad acerca de la poltica y los
Recomendaciones
A. Se recomienda recopilar toda la informacin (procedimientos, recursos, requisitos del cliente,
proceso de produccin.
requisitos de produccin, cartillas, instructivos de produccin etc. todo lo relevante en la realizacin del prod
producto) en un solo documento que este al alcance de todas las personas involucradas en el
A. Se encontr que algunas de las reglas y cintas mtricas usadas en esta rea no tienen
objetivos de calidad de la empresa y se obtuvo como respuesta "no me acuerdo muy bien".
CDIGO: AUD-R-3
Equipo auditor Supervisin de Calidad
169

EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
B. El documento referente al procedimiento de despachos no concuerda con las actividades que
realmente se practican en el cargo. (ver numeral 4.2.1 de la norma ISO 9001:2000)
Observaciones
A. La ficha tcnica del proceso de despachos encontrada es una copia sin control (no tiene sello).
CDIGO: AUD-R-3
Equipo auditor Despacho de mercancas
170

EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
A. La copia del manual de calidad encontrado en esta rea tiene diferente versin a la actual. El
control de documentos no se realiza de la mejor forma. (ver numeral 4.2.3 de la norma ISO 9001:2000)
B. Los requisitos especificados por el cliente no se determinan o evidencian de forma clara.
C. No se evidencia de forma clara como se ejecuta la revisin de los requisitos relacionados con el
producto y la aseguracin de la capacidad de la empresa para cumplir con la fabricacin del pedido.
(ver numerales 7.2.1 y 7.2.2 de la norma ISO 9001:2000)
Recomendaciones
A. Se recomienda dejar por escrito un procedimiento de apertura de pedidos que incluya las
procedimiento de quejas y reclamos. (numeral 7.2.3 de la norma ISO 9001:2000)
B. Puede ser de gran ayuda y facilita el desarrollo de la comunicacin con el cliente, el plantear un
condiciones necesarias que se deben revisar antes de comprometer a la organizacin en la elaboracin
del pedido. (numeral 7.2.2 de la norma ISO 9001:2000)
CDIGO: AUD-R-3
Equipo auditor Logstica y facturacin
171

EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
Recomendaciones
A. Actualizar el proceso de auditoras internas y los registros correspondientes.
A. No hay una planificacin de auditoras internas. (ver numeral 8.2.2 de la norma ISO 9001:2000)
CDIGO: AUD-R-3
Equipo auditor Auditoras Internas de calidad
172
ANEXO S: Matriz: Diagnstico de Comparacin

Fecha de Elaboracin: Diciembre de 2006
Enero 2007

DIAGNSTICO DE
COMPARACIN
Pagina 1 de 9

Requisitos Norma ISO 9001:2000 Estado actual
Numeral Actividades 1 2 3 4
Evidencia dentro del
sistema
Personal de la empresa
responsable
4. SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD
Mapa de procesos
Identificacin de los procesos del
sistema de gestin de la calidad y su
aplicacin en la organizacin.

X

Listado de procesos
Secuencia de procesos
Secuencia e interaccin de procesos. X

Matriz de Interrelacin
Fichas tcnicas de procesos
Operacin, control, recursos,
seguimiento, medicin, anlisis e
informacin de los procesos.

X

Fichas tcnicas de
indicadores
J efes de cada rea
involucrada en el SGC
4.1
Mejora continua de procesos.

X

Proceso de Planificacin y
Mejora continua del SGC
Poltica y Objetivos de Calidad.

X

Poltica y Objetivos de
Calidad - Indicadores de los
objetivos Gerente General
Manual de Calidad (alcance,
exclusiones, procesos, interaccin,
procedimientos)
X X

Manual de Calidad
J efes de cada rea
Procedimientos requeridos por la
Norma.
X X

Falta: procedimiento de
Control de producto NO
conforme.
Procedimientos, instructivos, registros
y otros documentos requeridos por la
organizacin.
X X

Revisin, definicin, diseo y
desarrollo J efes de cada rea
Registros requeridos por la Norma. X X

Faltan algunos y actualizar
otros J efes de cada rea
4.2
Listados maestros de documentos y
registros.
X

Falta Coordinador de Calidad

173
Enero 2007

DIAGNSTICO DE
COMPARACIN
Pagina 2 de 9

Numeral Actividades
1 2 3 4
sistema
responsable
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
Gerente General
5.1
5.2
La alta direccin debe comunicar a la
organizacin la importancia de
satisfacer los requerimientos de los
clientes y los requisitos legales y
reglamentarios.
X
Falta: Reuniones, charlas,
carteleras, boletines, cartillas
etc. (Manual de Calidad)
J efe de Recursos Humanos
5.3 Poltica de la Calidad

X

Reestructurar y comunicar a
la organizacin: carteleras.
Gerente General
5.4
Planificacin y conservacin de la
integridad del SGC.
X X
Nuevo cargo de Coordinador
de Calidad. Procesos de
Planificacin y mejora del
SGC y Gestin de calidad.
Objetivos de calidad.
Gerente General
Gerente General
5.5 Comunicacin interna X X
Reuniones, charlas,
carteleras, boletines,
cartillas, proceso de
Planificacin y mejora
continua del SGC, quejas
internas, buzn de
sugerencias, actas de
reuniones, boletn
(Notimapar), pagina Web,
correos electrnicos,
encuestas a empleados.
J efes de cada rea

174
Enero 2007

DIAGNSTICO DE
COMPARACIN
Pagina 3 de 9

sistema
responsable
5. RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN
Gerente General
J efe de Recursos Humanos Responsabilidades y autoridades X X
Organigrama, manual de
funciones y perfiles de cargo,
fichas tcnicas de procesos,
procedimientos.
J efes de cada rea
5.5
Representante de la direccin X
Nuevo cargo de Coordinador
de Calidad.
Gerente General
5.6 Revisin por la direccin X X
Proceso de Revisin por la
direccin, registros de
informe de entrada e informe
de resultados de las
reuniones. Cronograma de
reuniones
Gerente General

175
Enero 2007

DIAGNSTICO DE
COMPARACIN
Pagina 4 de 9

sistema
responsable
6. GESTIN DE LOS RECURSOS.
Clientes
Gerente General
6.1 Provisin de recursos. X X
Proceso de Revisin por
la direccin, Planificacin
y mejora continua del
SGC, fichas tcnicas de
procesos, cargo de
Coordinador de calidad,
reuniones de indicadores,
encuestas de satisfaccin
a clientes. J efes de cada rea involucrada
en el SGC
J efes de cada rea involucrada
en el SGC
Determinar la competencia necesaria
del personal.
X
Manual de funciones y
perfiles de cargos
Gerente General
J efe de Recursos Humanos Proporcionar formacin u otras
acciones.
X
Procedimientos de
entrenamiento y
capacitacin. Programa de
capacitacin
Gerente General
Evaluar la eficacia de las acciones
tomadas.
X
Registros de
entrenamiento (incluir
escuelita de costura),
evaluaciones de
entrenamiento y
capacitaciones
Gerente General
Asegurar que el personal es conciente
de la pertinencia e importancia de sus
actividades y de cmo contribuyen al
logro de los objetivos de calidad.
X X
Plan de sensibilizacin del
personal de la empresa,
charlas, capacitaciones,
reclamos.
J efes de cada rea involucrada
en el SGC
6.2
Registros de educacin, formacin,
habilidades y experiencia de cada
trabajador.
X
Hojas de vida, registros de
entrenamiento y
capacitacin.
176
Enero 2007

DIAGNSTICO DE
COMPARACIN
Pagina 5 de 9

sistema
responsable
6. GESTIN DE LOS RECURSOS.
6.3 Infraestructura X
6.4 Ambiente de trabajo X
7. REALIZACIN DEL PRODUCTO.
Los objetivos de calidad y los
requisitos del producto.
X
Plan de calidad de
realizacin del producto.
Establecer procesos, documentos y
recursos
X
Plan de calidad de
Coordinador de Calidad Actividades de seguimiento,
verificacin e inspeccin. Criterios de
aceptacin del producto.
X
Plan de calidad de
7.1
Registros necesarios para dar
evidencia del cumplimiento de
requisitos.
X
Registro de Inspeccin de
calidad
Requisitos especificados por el
cliente.
X
Registro de orden de
produccin OP. Plan de
calidad de realizacin del
producto.
J efe de Logstica
Requisitos no establecidos por el
cliente y adicionales
X X
Plan de calidad de
realizacin del producto,
condiciones naciones y al
exterior, requisitos de
materias primas.
J efe de Almacn y Compras
Gerente de Operaciones Revisin de requisitos y registros X X
Procedimiento Apertura
de pedidos, orden de
produccin OP.
J efe de Logstica
Comit de reclamos
7.2
Comunicacin con los clientes. X
Cargo de Servicio al
cliente, Comit de
reclamos.
J efe de Logstica

177
Enero 2007

DIAGNSTICO DE
COMPARACIN
Pagina 6 de 9

sistema
responsable
Planificacin del Diseo y Desarrollo.
(etapas, revisin, verificacin,
validacin, responsables,
procedimientos, autoridades,
elementos de entrada, resultados)
X
Plan de Calidad de
Diseo y Desarrollo.
Registros de entrada. X
OP, Registro de Solicitud
de desarrollo
Resultados del diseo y desarrollo. X
Registro de Inspeccin
de calidad, moldes,
esquemas de costura,
hoja de vida de cada
carro, fichas de Internet
Revisin y verificacin del diseo y
desarrollo
X

X
Registro de Inspeccin
de calidad, Registro de
Verificacin y validacin
de moldes y esquemas
de costura,
Validacin del diseo y desarrollo X
Registro de Validacin
del diseo y desarrollo
7.3
Control de cambios del diseo y
desarrollo
X X
Registro de Control de
cambios (reclamo),
registro de Validacin del
diseo y desarrollo

178
Enero 2007

DIAGNSTICO DE
COMPARACIN
Pagina 7 de 9

sistema
responsable
La organizacin debe asegurarse que
el producto adquirido cumple los
requisitos de compra especificados.
El tipo y alcance del control aplicado
al proveedor y al producto adquirido
debe depender del impacto del
producto adquirido.
X X
Requisitos de materias
primas, Matriz de
impacto Producto Vs.
Proveedor,
Informacin de
alcance y control
sobre cada producto y
proveedor.
La organizacin debe evaluar y
seleccionar los proveedores en
funcin a su capacidad para
suministrar productos de acuerdo con
los requisitos de la organizacin.
X
Procedimiento(s) de
compras y/o Plan de
calidad para compras.
(evaluacin a
proveedores, criterios,
revisin de productos
etc.) Registros
correspondientes.
Informacin de compras X
Registro de Orden de
Compra, Requisitos de
materias primas.
7.4
Verificacin de los productos
comprados.
X
Procedimiento o Plan
de revisin de
productos comprados.
Disponibilidad de informacin que
describa las caractersticas del
producto.
X
Registro de Orden de
produccin, Plan de
calidad de realizacin
del producto.
7.5
Disponibilidad de instrucciones de
trabajo.
X
Instructivos y
procedimientos de
produccin.

179
Enero 2007

DIAGNSTICO DE
COMPARACIN
Pagina 8 de 9

sistema
responsable
Uso del equipo apropiado. X Instructivos, maquinas. Gerente de Operaciones
Disponibilidad y uso de dispositivos
de seguimiento y medicin.
X
Fichas tcnicas de
procesos
reas involucradas en cada
proceso o actividad. Actividades de liberacin, entrega y
post entrega.
X
Supervisin de calidad,
Despachos, reclamos
etc. (Manual de
Calidad)
Validacin de los procesos de la
produccin.
X
rea productiva
(Manual de Calidad)
Identificacin y trazabilidad X X
Identificacin y
trazabilidad del
producto. (Manual de
Calidad)
Propiedad del cliente X
7.5
Preservacin del producto X Manual de Calidad
proceso o actividad.
Procesos y metodologa de
seguimiento y medicin.
X X
Proceso de Gestin de
calidad, Planificacin y
mejora contina del
SGC. Seguimiento a
resultados de
auditoras, proyectos,
acciones correctivas,
indicadores etc.
proceso o actividad.
7.6
Equipo de medicin calibrado,
ajustado, identificado y protegido.
X X
Registros de
calibracin, Programa
de Calibracin, Hojas
de vida de dispositivos.

180
Enero 2007

DIAGNSTICO DE
COMPARACIN
Pagina 9 de 9

Numeral Actividades
1 2 3 4
Evidencia dentro del sistema Personal de la empresa responsable
8. MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA.
8.1
Proceso de medicin, anlisis y
mejora.
X
Procesos de Gestin de calidad
y Planificacin y mejora contina
del SGC Gerente General
Comit de reclamos
Satisfaccin del cliente. X X
Indicadores de gestin,
encuestas, reclamos y quejas.
J efes de cada rea involucrada en el
SGC
Auditoras Internas X X
Procedimientos, registros,
planificacin.
Seguimiento y medicin de los
procesos.
X Indicadores de gestin.
J efes de cada rea.
8.2
Seguimiento y medicin del
producto.
X
Supervisin de calidad y su
registro.
J efe de Supervisin de Calidad.
Comit de reclamos
8.3
Control e identificacin de
producto NO conforme.
X
Procedimientos y registros de
Producto No conforme y
reclamos.
J efe de Supervisin de Calidad.
8.4 Anlisis de datos. X
Proceso de Planificacin y
mejora contina del SGC.
Gerente General
8.5
Mejora (acciones correctivas y
preventivas)
X
Procedimientos y registros
relacionados.
J efes de cada rea.

181
ANEXO T: Plan de Calidad Recertificacin en la norma NTC ISO
9001:2000

Cdigo: PLA-DI-1
2007

PLAN DE CALIDAD
RECERTIFICACIN EN
LA NORMA
NTC ISO 9001:2000
Pagina 1 de 6

1. OBJETIVO

El plan de calidad de recertificacin en la norma NTC ISO 9001:2000, se realizar
con el fin de identificar los procesos, procedimientos, instructivos, actividades,
documentos, registros, responsables etc. que deben ser actualizados, adaptados o
mejorados para satisfacer y lograr evidenciar la implementacin de los requisitos de
la norma NTC ISO 9001:2000 a las realidades actuales de la empresa IMAPAR
Ltda.

2. ALCANCE

Aplica para todas las reas y personal involucrado en el proyecto de recertificacin
en la norma NTC ISO 9001:2000 de la empresa IMAPAR Ltda.


El Coordinador de Calidad de la empresa es el lder y encargado de dirigir el
proyecto de recertificacin y de establecer el cronograma de actividades del
mismo.
El desarrollo del proyecto cuenta con libre disposicin de recursos humanos
y fsicos de acuerdo a las necesidades requeridas, primando la eficiente
utilizacin de los mismos.
Las reuniones de asesora y aprobacin se realizarn de la siguiente forma:
Coordinacin de Calidad: Estas reuniones se llevarn a cabo cada 20 das
en una sesin de 4 horas. Deben contar con la participacin del personal
involucrado en el desarrollo del tema y el director del proyecto. Su finalidad o
funcin es la de revisar y hacer ajustes al material presentado.
Direccin general: Estas reuniones se hacen con el fin de aprobar el material
y autorizar su implementacin. En estas reuniones participan el Coordinador
de Calidad y el Gerente General de la empresa. Su programacin vara de
acuerdo al desarrollo del proyecto, pero se estipulo que debe haber una
reunin de direccin general mnimo cada mes y medio.
Todas las reuniones debern documentarse en un registro de resultados.

182
Cdigo: PLA-DI-1
Fecha de Elaboracin: Enero de 2007

PLAN DE CALIDAD
RECERTIFICACIN EN
LA NORMA
NTC ISO 9001:2000
Pagina 2 de 6

4. PROGRAMA DE SENSIBILIZACIN EN LA EMPRESA

Con el fin de lograr interiorizar adecuadamente el sistema de gestin de la calidad y
su correcto desarrollo e implementacin en todas las reas y personal involucrado
de la empresa, se realizar un programa de sensibilizacin. Este programa busca
motivar al personal de la empresa y aumentar su compromiso frente al SGC al
mismo tiempo que garantizar un mayor xito en el desarrollo general del proyecto.

Las actividades a realizar dentro de este programa sern definidas en conjunto con
el Coordinador de Calidad y la Gerencia General de IMAPAR Ltda. Se buscar el
apoyo de organizaciones externas que provean charlas de capacitacin el los temas
a desarrollar dentro del programa de sensibilizacin.

5. DESARROLLO DEL PLAN DE RECERTIFICACIN

El ptimo desarrollo del plan de recertificacin de la empresa depende directamente
del cumplimiento de todas las actividades por parte del personal de la empresa. El
correcto seguimiento del cronograma que se muestra a continuacin dirige a la
empresa al logro del objetivo principal de este plan y al xito del proceso de
recertificacin.

183
Cdigo: PLA-DI-1

PLAN DE CALIDAD
RECERTIFICACIN EN
LA NORMA
NTC ISO 9001:2000
Pagina 3 de 6


TIEMPO ESTIMADO (Semanas)
ACTIVIDAD
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
PERSONAL
RESPONSABLE
RECURSOS
NECESARIOS
Actualizacin y mejora del sistema de gestin de la
calidad y de los documentos y requisitos exigidos
por la Norma NTC ISO 9001:2000

Planeacin estratgica IMAPAR Ltda.
Misin
Visin
Poltica de Calidad
Objetivos de Calidad
Organigrama IMAPAR Ltda.
Aprobacin - Implementacin - Distribucin
Gerente General
Gerente de
Operaciones
Autor del Proyecto
Papelera
Computador
Manual de Calidad Vr. 9
Definicin y elaboracin Mapa de Procesos

Identificacin y definicin de los principales
requisitos del cliente

Identificacin de los procesos crticos de la
empresa.

Elaboracin del Mapa de Procesos
Aprobacin
J efes de reas
Gerente de
Operaciones Autor
del Proyecto
Papelera
Computador

184
Cdigo: PLA-DI-1

PLAN DE CALIDAD
RECERTIFICACIN EN
LA NORMA
NTC ISO 9001:2000
Pagina 4 de 6

Caracterizacin de los procesos definidos dentro
del Mapa de Procesos

Definicin de objetivo de cada proceso

Identificacin de entradas, salidas, actividades o
subprocesos, responsables, dueo del proceso,
recursos a usar, documentos y registros
relacionados

Aprobacin
Autor del Proyecto
Dueos de Procesos
Gerente General
Papelera
Computador
Compendio de Normas
ICONTEC
Medicin y control de procesos

Definicin de mecanismos de medicin para
cada proceso

Aprobacin
Autor del Proyecto
Dueos de Procesos
Papelera, Computador
Compendio de Normas
ICONTEC
Documentacin, codificacin y actualizacin de
procesos

Levantamiento de la informacin

Documentacin de procesos, definicin del
objetivo del documento, alcance, responsables,
actividades desarrolladas (ejecucin),
documentos y registros relacionados.

Autor del Proyecto
Dueos de Procesos
J efes de rea
Gerente General
Papelera
Computador
Compendio de Normas
ICONTEC

185
Cdigo: PLA-DI-1

PLAN DE CALIDAD
RECERTIFICACIN EN
LA NORMA
NTC ISO 9001:2000
Pagina 5 de 6

Definicin del mtodo de codificacin de
documentos

Codificacin de la documentacin del
sistema de gestin de calidad

Aprobacin
Autor del Proyecto
Dueos de Procesos
J efes de rea
Gerente General
Papelera
Computador
Compendio de Normas
ICONTEC
Diseo y desarrollo del plan de sensibilizacin en
IMAPAR Ltda.

Direccin General
Autor del Proyecto
Papelera, Computador
Compendio de Normas
ICONTEC
Implementacin y distribucin

Toda la Organizacin
Autor del Proyecto
Todos los recursos que
sean necesarios estn
disponibles
Revisin del sistema de gestin de la calidad

Grupo de Auditores
Autor del Proyecto
Todos los recursos que
sean necesarios estn
disponibles
Diseo y desarrollo del sistema de reposicin de
materia prima
Autor del Proyecto
Asesor de Tesis
Papelera
Computador
186
Cdigo: PLA-DI-1
2007

PLAN DE CALIDAD
RECERTIFICACIN EN
LA NORMA
NTC ISO 9001:2000
Pagina 6 de 6


Original Copias
Gerencia (copia 1; responsable: gerente general),
Produccin (copia 2; responsable: gerente de
operaciones), Supervisin de calidad (copia 3;
responsable: jefe de supervisin de calidad), Logstica
(copia 4; responsable: jefe de logstica), RRHH (copia 5;
responsable: jefe de personal y RRHH), Almacn y
compras (copia 6; responsable: jefe de almacn y
compras), Diseo y desarrollo (copia 7; responsable: jefe
de diseo y desarrollo), Gerencia comercial (copia 8)

187
ANEXO U: Cartilla Taller: Planeacin Estratgica

PLANEACIN ESTRATEGICA

Fecha: Enero 23 de 2007 Tema: Planeacin Estratgica Sesin: #1
Hora: 2:00pm 5:00pm Lugar: Sala de juntas IMAPAR

Objetivo: Establecer de manera participativa y definir de forma conjunta los
elementos que conforman y son base para la planeacin estratgica de la
organizacin.

Los temas o conceptos principales a tratar dentro del desarrollo de este taller son
los correspondientes a los elementos de la planeacin estratgica.

MISIN VISIN- POLTICA DE CALIDAD OBJETIVOS DE CALIDAD

Temario

Etapa Actividad Responsable
Introduccin

Comunicacin del objetivo
principal del taller y de la
importancia de la planificacin
estratgica.


Capacitacin de los conceptos de
los elementos que constituyen la
planificacin estratgica.

Autor del Proyecto

Exposicin elementos antiguos.

Autor del Proyecto

Formulacin propuestas
individuales.

Participantes

Divulgacin nuevas propuestas.
DEBATE

Autor del Proyecto
Participantes
Desarrollo y
conceptualizacin

Consolidacin y documentacin
propuestas finales

Autor del Proyecto
Participantes
Refrigerio

188
Presentacin

189

190

Cal:
Fecha:
Hora:
Lugar:
Tema:
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
CDIGO:REC-R-8
VERSIN: 1
Firma Nombre
191
ANEXO V: Resultados Revisin por la Direccin

Cdigo: REV-R-2
Versin: 2

RESULTADOS
REVISIN POR LA
DIRECCIN
Pgina 1 de 1

FECHA:

TEMA: Aprobacin Misin, Visin, Poltica de Calidad, Objetivos de Calidad y
Organigrama de la empresa.

4. DECISIONES Y ACCIONES RESPECTO A LA MEJORA DE LA EFICACIA
DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Y SUS PROCESOS

Tema:

1. Aprobacin Misin y Visin de la empresa.
2. Aprobacin Poltica y Objetivos de Calidad
3. Aprobacin Organigrama IMAPAR Ltda.

5. RESULTADOS

1. Con respecto al tema numero 1 quedo claro que los ajustes y
actualizaciones realizadas a la Misin y La Visin son conguentes a las
expectativas de la empresa y estn aprobados para su divulgacin al
resto de la organizacin. IMP. Queda pendiente cambiar todos los
cuadros, pagina Web etc. donde se encuentra la misin y visin antigua y
divulgar a todo el personal por medio de una charla acerca de este
cambio.
2. Se aprob la Poltica y Objetivos de Calidad de la organizacin y se dio
va libre para su divulgacin al resto de la organizacin.
3. De acuerdo a la creacin y eliminacin de puestos de trabajo, el
organigrama presentado (modificado versin 3) quedo aprobado y listo
para su divulgacin en la empresa. IMP. Contactar al J efe de Recursos
Humanos para que quede enterado de la aprobacin y sea el
responsable de las siguientes versiones y cambios.

Febrero 2 de 2007
192
ANEXO W: Cartilla Taller - Requisitos y Necesidades Cliente

REQUISITOS Y NECESIDADES DEL CLIENTE

Fecha: Enero 23 de 2007 Tema: Planeacin Estratgica Sesin: #1
Hora: 2:00pm 5:00pm Lugar: Sala de juntas IMAPAR

Objetivo: Establecer los requisitos y necesidades principales de los clientes en
base al conocimiento histrico de las actividades de la empresa y el conocimiento
del personal de la misma.

Temario

Etapa Actividad Responsable
Introduccin

Comunicacin del objetivo
principal del taller.


Exposicin de conceptos por parte
de los participantes.

Participantes

Debate

Participantes
Desarrollo y
conceptualizacin

Consolidacin y documentacin
de conceptos finales.

Autor del Proyecto
Participantes
Refrigerio

193

Cal:
Fecha:
Hora:
Lugar:
Tema:
N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
31
32
33
34
35
36
37
38
39
CDIGO:REC-R-8
VERSIN: 1
Firma Nombre
194
ANEXO X: Caracterizacin de Procesos

Planificacin y Mejora Continua del SGC

Cdigo: PLA Fecha Elab: Marzo 2007
OBJETIVO:
Revisin por la direccin
- Cambios en el SGC - Cambios y reformas en infraestructura
- Seguimiento de auditoras
- Creacin , actualizacin y destruccin de
documentos
- Acciones correctivas y cambios referentes
a las auditoras internas
- Planes de accin / mejora
- Acciones correctivas - preventivas
Gestin de calidad
Todos los procesos
- Acciones de seguimiento de revisiones por
la direccin previas
- Recomendaciones para la mejora
- Cambios que podran afectar al SGC
- Equipo de cmputo
Ver Ficha tcnica de Indicadores
- Papelera
- Anlisis de datos
REQUISITOS A CUMPLIR
- Numerales 5.4, 7.1, 7.3.1, 8.2, 8.4 y 8.5
NTC ISO 9001:2000
Todos los procesos
INDICADORES
- Desempeo de los procesos y
- Necesidades de cambios, creacin o
eliminacin de registros, documentos
RECURSOS
DUEO DEL PROCESO
- Acciones correctivas - preventivas
- Actualizacin / cambios del SGC
- Evaluaciones a proveedores
Almacn y Compras
- Necesidades (organizacin y cliente)
Logstica
- Reclamos y quejas
- Resultados de auditoras
- Provisin de recursos
Gerente y Coordinador de Calidad
- Acciones correctivas y preventivas
ENTRADAS
- Planificacin del SGC
- Seguimiento y medicin
- Acta de reunin (decisiones y acciones)
Revisin por la Direccin - Direccionamiento estratgico
Auditoras Internas - Mejora continua
PLANIFICACIN Y MEJORA CONTINUA DEL SGC
Implementar, mantener y mejorar continuamente el Sistema de Gestin de la Calidad de IMAPAR, siguiendo los preceptos que
para eso define la norma NTC ISO 9001:2000.
Revisado y Aprobado por: J LD - J PD FICHA TCNICA DE PROCESO
SALIDAS
- Estado de acciones correctivas y
preventivas
DESARROLLO (SUBPROCESOS)
Cdigo: PLA Fecha Elab: Marzo 2007
- Solicitud de Accin Correctiva (PLA-R-1)
- Solicitud de Accin Preventiva (PLA-R-3)
- Resultados Accin Preventiva (PLA-R-4)
Versin
1
2
- Plan de Calidad - Diseo y Desarrollo (DYD-DI-
1)
- Procedimiento de Acciones Preventivas (PLA-
P-3)
- Plan de Calidad - Recertificacin en la Norma
ISO 9001:2000 (PLA-DI-1)
- Listado Maestro de Documentos y Registros
(GES-DI-1)
Cambios realizados
Primera versin (Febrero 2004)
Segunda versin (Marzo 2007)
- Resultados de la Revisin por la direccin (REV-
R-2)
DOCUMENTOS RELACIONADOS
- Manual de Calidad Ver. 10
- Procedimiento de Planificacin y mejora
contina del SGC (PLA-P-1)
- Formato de Ideas y Sugerencias (PLA-R-5)
FICHA TCNICA DE PROCESO Revisado y Aprobado por: J LD - J PD
PLANIFICACIN Y MEJORA CONTINUA DEL SGC
- Plan de Calidad - Realizacin del Producto
(PRO-DI-1)
- Procedimiento de Acciones Correctivas (PLA-
P-2)
REGISTROS
- Informe de Auditoras Internas (AUD-R-3)
- Resultados de Accin Correctiva (PLA-R-2)
195
Gestin de Calidad

Logstica
Cdigo: GES Fecha Elab: Marzo 2007
OBJETIVO:
Versin
1
- Procedimiento de Producto NO
Conforme (GES-P-3)
- Hoja de vida - Escuadra (GES-R-6)
FICHA TCNICA DE PROCESO
GESTIN DE CALIDAD
Garantizar el control y adecuacin de los documentos establecidos para el Sistema de Gestin de la Calidad de IMAPAR y realizar una
correcta gestin de los dispositivos de seguimiento y medicin usados por la empresa.
ENTRADAS DESARROLLO (SUBPROCESOS) SALIDAS
INDICADORES
Revisado y Aprobado por: J LD - J PD
Todos los procesos
REGISTROS
- Control de los dispositivos de seguimiento
y medicin
- Matrices de Interrrelacin
- Software
- Manual de Calidad Vr. 10
- Listado Maestro de Documentos y
Registros (GES-DI-1)
RECURSOS
- Procedimiento de Control de Registros
(GES-P-2)
- Telefono, Internet, fax
- Equipo de cmputo - impresora
- Numerales 7.6, 4.2.3 y 4.2.4 ISO
- Hoja de vida - Flexometro (GES-R-5)
- Papelera
Planificacin y mejora continua del
SGC
- Nuevos documentos, registros etc a
implemetar dentro del SGC y en la
organizacin en general.
Primera versin (Marzo 2007)
- Control de Documentos
- Control de Resgistros
DUEO DEL PROCESO
Todos los procesos
- Dispositivos de seguimiento y medicin
que cumplen los requisitos del SGC
- Documentacin y formatos que estn de
acuerdo con lo requisitos del SGC
- Tabla de Codificacin de los
documentos del SGC de IMAPAR Ltda.
(GES-DI-2)
Cambios realizados
- Solicitud de Documentos y Registros
(GES-R-1) - Procedimiento de Control de
Documentos (GES-P-1)
- Hoja de vida - Cinta Mtrica (GES-R-3)
- Hoja de vida - Instrumento Patrn (GES-R-
2)
- Hoja de vida - Regla (GES-R-4)
- Necesidades / Requisitos de medicin
Cdigo: LOG Fecha Elab: Marzo 2007
- Orden de produccin (O.P)
Produccin
OBJETIVO:
Garantizar la calidad en la prestacin del servicio al cliente y realizar las actividades logsticas propias de la organizacin que
aseguren la entrega correcta y oportuna de sus productos.
- Reclamos
- Despachos
- Servicio al cliente
- Apertura de pedidos
- Facturacin
Almacn y Compras
- Cuadro de costos
- Informacin de importaciones
- Solucin y anlisis de reclamos
Cliente
- Pedidos
- Quejas y reclamos
- Comercio exterior
DUEO DEL PROCESO
J efe de Logstica
- Informacin de despachos
Despachos
- Facturas, guas areas, cartas de
consignacin
- Control diario de produccin
Diseo y Desarrollo
- Reclamos y O.P
- Papelera
- Fax
INDICADORES
- Telefono
Almacn y Compras
- Equipos de cmputo - Impresora Despachos
- Acuerdos con los clientes
RECURSOS
- Reclamos
- Transmisin de informacin al cliente
sobre estado del producto.
Todos los procesos
- Reclamos
- Reclamos
Comercial
- Informacin acerca de carros entregados
a la transportadora
Todos los procesos
- Transmisin de informacin del cliente
- Requisitos y necesidades
Produccin / Diseo y Desarrollo
- Acuerdos con clientes
Cliente
- Soluciones y seguimiento de reclamos
FICHA TCNICA DE PROCESO Revisado y Aprobado por: J LD - CY
LOGSTICA
- Informacin sobre pedidos, quejas,
necesidades.
196

Versin
1
- Procedimiento de Control de Registros (GES-
P-2)
- Procedimiento de Control de Documentos
(GES-P-1)
Cambios realizados
- Procedimiento Solicitud de Desarrollo (DYD-P-
1)
- Procedimiento de Induccin y Entrenamiento
(REC-P-4)
- Procedimiento de Requisicin de Personal
(REC-P-1)
- Facturas, Cartas de Consignacin, Guas
Aereas
- Formato de Solicitud de Envo (LOG-DT-5))
- Condiciones Nacional (LOG-DI-2)
- Instructivo Sistema de Facturacin (LOG-DT-
1)
- Procedimiento Envos a travs de cuentas
IMAPAR (LOG-DT-4)
- Estado Clientes (LOG-DT-3)
- Instructivo Cuadros e Informes del rea de
Logstica (LOG-DT-2)
- Procedimiento Apertura de Pedidos (LOG-P-
1)
- Requisitos del cliente establecidos en el pedido
- Requisitos del cliente establecidos en acuerdos
comerciales
- Requisitos legales para importacin, facturacin,
exportaciones
FICHA TCNICA DE PROCESO Revisado y Aprobado por: J LD
LOGSTICA
- Procedimiento Logstica de Despachos (LOG-
P-2)
- Condiciones Exterior (LOG-DI-1)
- Formato de Requisicin de Materiales
(ALM-R-1)
- Solicitud de Desarrollo (DYD-R-1)
- Control de Produccin (PRO-R-5)
- Registro de Requisicin de Personal
(REC-R-1)
- Registro de Entrenamiento reas
Administrativas (REC-R-5)
LOGSTICA
DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS
- Despacho Diario de Mercancia (DES-R-
1)
- Procedimiento de Devolucin de Mercanca (ALM-DT-
10)
- Apertura y Seguimiento de Reclamo
(LOG-R-2)
- Informacin de Despachos - Exterior
(LOG-R-3)
- Informacin de Despachos - Nacional
(LOG-R-4)
- Solicitud de Queja por Servicio (LOG-R-
5)
Revisado y Aprobado por: J LD - CY
- Reposicin de Reclamos (LOG-R-6)
- Solicitud de Reclamo (LOG-R-1)
- Formato de Devolucin de Mercanca (ALM-DT-11)
- Orden de Produccin (OP)
- Solicitud Nota Crdito - Nota Dbito (CAR-DT-1)
- Encuesta de Satisfaccin del Cliente
(LOG-R-7)
- Procedimiento Despachos (DES-P-1)
- Procedimiento Elaboracin de Notas Dbito y Crdito
(CAR-DT-2)
(GES-R-1)
- Pedido de Accesorios (PA)
- Formato de Ideas y Sugerencias (PLA-R-
5)
- Control de Correspondencia (ALM-DT-3)
- Procedimiento de Compras (ALM-P-1)
- Procedimiento de Compras CI (ALM-P-2)
- Control Diario de Pedidos (PRO-DT-1)
- Control de envos a travs de cuentas IMAPAR (ALM-
DT-4)
197

Cdigo: SUP Fecha Elab: Marzo 2007
- Esquemas de Costura
Versin
1
- Solucin y anlisis de reclamos - Tapicera producida / desarrollada
- Orden de produccin (O.P)
SALIDAS
Garantizar la conformidad del producto, asegurndose que est de acuerdo con los requisitos del cliente, con los parmetros internos de
calidad y con las disposiciones definidas en la norma NTC-ISO 9001.
FICHA TCNICA DE PROCESO Revisado y Aprobado por: J LD - MF
OBJETIVO:
SUPERVISIN DE CALIDAD
Produccin / Diseo y Desarrollo - Revisin de tapiceras Logstica
ENTRADAS DESARROLLO (SUBPROCESOS)
RECURSOS
- Telefono, Internet, fax
- Quejas y Reclamos
INDICADORES
- Garanta del Producto Final
- Devolucin e identificacin de producto no
conforme
- Aprovacin y entrega de tapiceras al
siguiente proceso
Despachos
- Tapicera revisada
- Formato de Inspeccin Final (SUP-R-4)
- Equipo de cmputo - impresora
- Papelera
- Software
- Cintas Mtricas
- Reglas
- Numeral 8.3 NTC ISO 9001:2000
Cambios realizados
- Lpiz Blanco
- Criterios internos de Calidad
Logstica
- Requisitos del Cliente establecidos en la
OP
DUEO DEL PROCESO
J efe de Supervisin de Calidad
Cdigo: SUP Fecha Elab: Marzo 2007
- Plan de Calidad - Realizacin del Producto
(PRO-DI-1)
- Procedimiento Logstica de Despachos
(LOG-P-2)
- Plan de Calidad - Diseo y Desarrollo (DYD-
DI-1)
- Esquemas de Costura (DYD-DI-2)
- Procedimiento de Realizacin del Producto
(PRO-P-1)
- Procedimiento de Producto NO Conforme
(GES-P-3)
- Procedimiento de Requisicin de Personal
(REC-P-1)
- Procedimiento de Induccin y
Entrenamiento (REC-P-4)
- Procedimiento Costura (PRO-P-6)
- Ficha Tcnica de Procesos - Produccin
- Garanta del Producto Final
REGISTROS
FICHA TCNICA DE PROCESO Revisado y Aprobado por: J LD - MF
- Procedimiento de Supervisin de Calidad
(SUP-P-1)
- Ficha Tcnica de Procesos - Despachos
- Formato de Inspeccin Final (SUP-R-
1)
- Procedimiento de Control de Documentos
(GES-P-1)
- Procedimiento de Control de Registros
(GES-P-2)
- Formato de Requisicin de Materiales
(ALM-R-1)
- Informacin de Despachos - Exterior
(LOG-R-3)
(GES-R-1)
- Registro de Requisicin de Personal
(REC-R-1)
- Informacin de Despachos - Nacional
(LOG-R-4)
- Control de Calidad - Costura (SUP-R-
2)
- Registro de Entrenamiento en
Produccin (REC-R-2)
- Formato de Ideas y Sugerencias (PLA-
R-5)
- Orden de Produccin OP
198
Almacn y Compras

Cdigo: ALM Fecha Elab: Marzo 2007
Necesidades de Compra
Versin
1
2
OBJETIVO:
Garantizar la disponibilidad de materia prima y materiales indirectos que cumplan con los requisitos establecidos por la organizacin, y
controlar su compra y entrega.
Produccin
- Informacin de consumos
- Cotizaciones, publicidad, muestras,
materiales adquiridos, evaluaciones
- Fax
Cambios realizados
- Internet
- Papelera
- Telfono
- Equipo de cmputo / sistema de
kardex
- Mesas y sillas
- Espacio para almacenamiento
- Bscula
Numeral 7.4 NTC ISO 9001:2000
- Ordenes de Compra Diseo y Desarrollo
DUEO DEL PROCESO
RECURSOS
Proveedores
INDICADORES
- Evaluaciones
- Reclamos Proveedores
Logstica - Reclamos - Solucin y anlisis de reclamos
Logstica
- Reintegros - Cuadro de costos
- Evaluacin y seleccin de
proveedores
FICHA TCNICA DE PROCESO Revisado y Aprobado por: J LD - MR
ALMACN Y COMPRAS
- Entrega de material : produccin
(pesar cuero), diseo, calidad,
despachos, adminitracin (otros)
Produccin / Diseo y Desarrollo
Todos lo Procesos - Compras
- Materiales indirectos
- Materia prima (cuero, vinilo)
- Solicitud de adicionales - Inventarios
Cdigo: ALM
- Kardex IMAPAR Ltda.
- Ficha Tcnica Procesos - Produccin
- Ficha Tcnica Procesos - Despachos
- Control Entrega Materiales Genricos (ALM-R-3)
- Formulario Certificacin al Proveedor (ALM-R-4)
- Revisin de Materiales - Espuma (ALM-R-11)
- Revisin de Materiales - Vinilo (ALM-R-10)
- Orden de Produccin OP
- Procedimiento de Compras (ALM-P-1)
- Programancin Diaria de Entrega de Material a Corte (ALM-DT-1)
- Seleccin de Proveedor (ALM-R-6)
- Evaluacin de Proveedor (ALM-R-7)
- Requisitos Provedores Espuma (ALM-DI-3)
- Ficha Tcnica - Velcro (ALM-DI-4)
- Formato de Requisicin de Materiales (ALM-R-1)
- Solicitud Material Adicional (DYD-R-8)
- Ficha Tcnica - Hilos (ALM-DI-6)
- Reposicin Materiales - Cuero (ALM-DT-5)
- Reposicin Materiales - Vinilo (ALM-DT-6)
- Entrega de Material (ALM-R-12)
- Control Espuma (ALM-DT-2)
- Control de Envos a travs de cuentas IMAPAR (ALM-DT-4)
- Recepcin de Materal (Materal Fsico Vs. Orden
de Compra) (ALM-R-8)
- Revisin de Materiales - Cuero (ALM-R-9)
- Registro de Entrenamiento reas Administrativas
(REC-R-5)
- Procedimiento de Compras CI (ALM-P-2)
- Cuadro de Costos (ALM-R-5)
- Procedimiento Recepcin de Material (ALM-P-4)
- Hoja de Vida Desarrollo (DYD-R-7)
- Control de Correspondencia (ALM-DT-3)
- Reposicin Materiales Indirectos (ALM-DT-8)
- Procedimiento de Devolucin de Mercanca (ALM-DT-10)
- Registro de Requisicin de Personal (REC-R-1)
- Reintegro de Material (Cuero-Vinilo) (ALM-R-13)
- Ficha Tcnica - Espuma (ALM-DI-5)
- Procedimiento Seleccin y Evaluacin Proveedor (ALM-P-3)
- Formato de Devolucin de Mercanca (ALM-DT-11)
- Control Devolucin Cuero Defectuoso a Almacn
(ALM-R-2)
- Instructivo Entrega de Materiales (ALM-DT-9)
- Plan de Calidad - Revisin Cuero (ALM-DI-7)
- Reposicin Materas Primas (ALM-DT-7)
- Requisitos Proveedores Cuero (ALM-DI-1)
- Requisitos Proveedores Vinilo (ALM-DI-2)
- Procedimiento de Control de Documentos (GES-P-1)
- Procedimiento de Control de Registros (GES-P-2)
- Control de envos a travs de cuentas IMAPAR (ALM-DT-4)
- Procedimiento de Producto NO Conforme (GES-P-3)
- Procedimiento de Requisicin de Personal (REC-P-1)
- Procedimiento de Induccin y Entrenamiento (REC-P-4)
- Orden de Compra OC
FICHA TCNICA DE PROCESO Revisado y Aprobado por: J LD - MR
ALMACN Y COMPRAS
Fecha Elab: Marzo 2007
DOCUMENTOS RELACIONADOS REGISTROS
- Procedimiento Corte de Material (PRO-P-2)
199
Produccin

Cdigo: PRO Fecha Elab: Marzo 2007
- Esterillado
- Arrugado
Cliente
Versin
1
2
- Mquinas: costura, hilvanado,
repujado, bordado, esterillado,
- Papelera
RECURSOS
- Costura
Cambios realizados
- Herramientas: cuchilla, piedra de
afilar, barra de pesa, bistur, regla
canasta, tijeras, metro, cajas, cinta
- Moldes para corte
- Numeral 7.5 NTC-ISO 9001:2000
- Requisitos de cliente establecidos en la Orden
de Produccin (OP)
- Materia prima (cuero, vinilo)
- Materiales indirectos
- Control diario de produccin
Diseo y Desarrollo
- Reclamos y Quejas
- Orden de produccin (O.P.)
Logstica
- Mesas y sillas
- Equipos de cmputo
esmeril
INDICADORES
- Bordado de logos
- Esquemas de costura
- Moldes para corte
- Reintegros
- Requisitos especiales Gerente de Operaciones
Almacn y Compras
DUEO DEL PROCESO
Otros:
- Solicitud de adicionales
- Solucin y anlisis de reclamos y quejas
- Repujado de logos
Almacn y Compras - Corte de material
- Espumado
- Hilvanado
- Tapicera producida
Logstica
- Marcado de piezas
OBJETIVO:
Producir tapiceras en cuero y vinilo para automviles que cumplan con los requisitos del cliente, con los parmetros establecidos por
la empresa y con las disposiciones definidas en la norma NTC-ISO 9001.
FICHA TCNICA DE PROCESO Revisado y Aprobado por: J LD - J MM
PRODUCCIN
Cdigo: PRO
- Instructivo Esterillado (PRO-I-3)
- Ficha Tcnica de Proceso - Diseo y Desarrollo
- Ficha Tcnica de Proceso - Almacn y Compras
- Solicitud de Reclamo (LOG-R-1)
- Solicitud de Queja por Servicio (LOG-R-5)
- Arreglos y Reformas a Diseo y Desarrollo (DYD-R-12)
REGISTROS
- Registro de Entrenamiento en Costura (REC-R-3)
- Registro de Entrenamiento en Produccin (REC-R-2)
- Registro de Requisicin de Personal (REC-R-1)
- Orden de Produccin (OP)
- Asignacin de Trabajo (PRO-R-3)
- Control de Inconformidad Piezas Hilvanadas (PRO-R-
4)
- Formato de Requisicin de Materiales (ALM-R-1)
- Control de Produccin (PRO-R-5)
- Instructivo Arrugado (PRO-I-4)
- Reintegro de Material (Cuero-Vinilo) (ALM-R-13)
- Ficha Tcnica de Proceso - Despachos
- Control Entrega de Materiales Genricos (ALM-R-3)
- Procedimiento Costura (PRO-P-6)
- Instructivo Bordado de Logos (PRO-I-1)
PRODUCCIN
Revisado y Aprobado por: J LD - J MM
- Procedimiento de Induccin y Entrenamiento (REC-P-
4)
- Entrega de Moldes a Produccin (DYD-R-9)
- Control Devolucin Cuero Defectuoso (ALM-R-2)
- Procedimiento de Realizacin del Producto (PRO-P-1)
- Procedimiento Corte de Material (PRO-P-2)
- Procedimiento Hilvanado (PRO-P-5)
- Apertura y Seguimiento de Reclamos (LOG-R-2)
- Plan de Calidad - Realizacin de Producto (PRO-DI-1)
- Procedimiento de Producto NO Conforme (GES-P-3)
- Procedimiento de Requisicin de Personal (REC-P-1)
- Procedimiento de Control de Documentos (GES-P-1)
- Procedimiento de Control de Registros (GES-P-2)
- Control de Inconformidad en Piezas Cortadas (PRO-R-
1)
- Control Devolucin de Material Defectuoso a Corte
(PRO-R-2)
- Instructivo Repujado de Logos (PRO-I-2)
- Procedimieno Espumado (PRO-P-4)
- Control Diario de Pedidos (PRO-DT-1)
- Procedimiento Marcado de Piezas (PRO-P-3)
- Registro de Seguimiento a Entrenamiento en Costura
(REC-R-4)
- Ficha Tcnica de Proceso - Supervisin de Calidad
200

Cdigo: PRO
FICHA TCNICA DE PROCESO Revisado y Aprobado por: J LD - J MM
PRODUCCIN
- Procedimiento Logstica de Despachos (LOG-P-2)
- Procedimiento Apertura de Pedidos (LOG-P-1)
- Esquemas de Costura (DYD-DI-2)
- Registro Prestamo Telas (DYD-DT-1)
- Procedimiento de Supervisin de Calidad (SUP-P-1)
- Procedimiento de Devolucin de Mercanca (ALM-DT-10)
- Control Espuma (ALM-DT-2)
- Control de envos a travs de cuentas IMAPAR (ALM-DT-4)
- Programancin Diaria de Entrega de Material a Corte (ALM-DT-
1)
201
ANEXO Y: Tablero de Mando

Anual
Mensual
Mensual
Anual
Calidad
Mensual
Mensual
Mensual
Mensual
Logstica
Logstica
Anual
Calidad
Logstica
Almacn y compras
Calidad
Efectividad
Lograr un alto nivel de
cumplimiento con el fin de
ser confiables para nuestros
clientes y ser competitivos en
el mercado actual
Cumplimiento
Mejora continua
(Disminucin
costos y
tiempos)
Mostrar un compromiso
general de la empresa con la
mejora continua y evidenciar
unos resultados que lo
sustenten
Mejora continua
(efectividad del
sistema de
gestin de
calidad)
Logstica Mensual
Logstica
RESPONSABLE FRECUENCIA
Buen Servicio
Logstica
Logstica
Anual
Anual
Calidad
OBJETIVOS DE
CALIDAD
DIRECTRIZ INDICADOR
Lograr un crecimiento anual
sostenido de la empresa,
manteniendo unos buenos
ndices de rentabilidad
Crecimiento
Crec/Beneficio
Rentabilidad
(Se obtiene indirectamente segn el cuadro de costos)
Satisfaccin del
cliente
Tener un alto ndice de
satisfaccin en nuestros
clientes, que vaya de la mano
con una disminucin gradual
en los reclamos y quejas
recibidos
Anual Comercial
Logstica Anual
Gerencia
Objetivo:
Los Indicadores de Gestin encontrados dentro del Tablero de Mdno tiene como objetivo medir el cumplimiento de los objetivos de
calidad.
Cod. GES-DI-3
Vr. 1
TABLERO DE MANDO
(Indicadores de Gestin)
% 100
curso en ao Ventas
anterior ao Ventas curso en ao Ventas
evaluados clientes de Nmero
cliente cada de promedio ones calificaci de Suma
% 100
ao el en vendidas cojineras de Nmero
ao el en recibidos reclamos de Nmero
% 100
ao el en aceptados reclamos de Nmero
recibidas quejas de Nmero
% 100
s despachado carros de Total
original fecha segn atraso con s despachado Carros
% 100
acordada fecha segn atraso con s despachado Carros
% 100
) (
pedidos de Nmero
produccin pedidos los todos de duracin la de Suma
% 100
) (
pedidos de Nmero
desarrollo pedidos los todos de duracin la de Suma
% 100
.
revisadas tapiceras de Total

calidad de Sup a llegan que conformes Tapiceras
% 100
, ,
2
2
consumidos Dm de Total
etc reclamos s adicionale en usados cuero de Dm
% 100
objetivos de Total
meta la cumplieron que objetivos de Cantidad
% 100
objetivos de Total
mejoraron que objetivos de Cantidad
202
ANEXO Z: Ficha Tcnica de Indicadores de Gestin y resultados

Gerencia

Finanzas

OBJETIVO DIRECTRIZ INDICADOR UNIDAD RESPONSABLE FRECUENCIA
Cod. GES-DI-4
Vr.1
Gerente General
Mensual
Anual
Mostrar un comparativo
mensual (entre dos aos)
de las ventas totales de la
empresa. Colombia +
Exterior
Crecimiento
Gerente General
Mensual
Anual
de las ventas de techos
totales.
Crecimineto
de las ventas totales de la
empresa. Colombia -
Exterior
Crecimiento
Gerente General
Mensual
Anual
Gerente General
Mensual
(Acumulativo)
Gerente General
Mensual
Anual
de las ventas por unidad
de techos vendidos por
cada representante.
Crecimiento
de las ventas de
cojineras totales.
Crecimineto
GERENCIA
de las ventas por unidad
de cojineras vendidas
por cada representante.
Crecimiento Gerente General
Mensual
(Acumulativo)
FICHA TCNICA DE INDICADORES DE GESTIN
( )
pasado aso cojinerias mensuales Ventas
pasado ao cojinerias mensuales Ventas actual ao cojinerias mensuales Ventas
( )
pasado ao cojinerias totales Ventas
pasado ao cojinerias totales Ventas actual ao cojinerias totales Ventas
( )
pasado ao techos mensuales Ventas
pasado ao techos mensuales Ventas actual ao techos mensuales Ventas
( )
pasado ao techos totales Ventas
pasado ao techos totales Ventas actual ao techos totales Ventas
( )
pasado ao totales Vent as
pasado ao totales Ventas actual ao totales Vent as
( )
pasado ao totales Vent as
pasado ao totales Ventas actual ao totales Vent as
Tener informacin
concreta sobre los das en
que se retraza el pago de
la nmina de los
empleados
Cumplimiento Numero de das atrazo nmina # Das Jefe de Finanzas Mensual
Jefe de Finanzas Mensual
FINANZAS
Conocer el estado de la
empresa frente a las
deudas, convenios y
plazos en pagos a
proveedores
Cumplimiento
Alcance
# Das Estado Proveedores
Conocer con exactitud los
das en que la empresa
incurre en sobregiros con
los respectivos bancos
Conocer los descuentos
que se deben ejecutar a
los proveedores o
empleados de la empresa
de acuerdo a los reclamos
obtenidos mensualemente
y sus respectivas
responsabilidades.
Calidad
Responsabilidad
Descuentos Reclamos (Informacin detallada) Pesos
Cumplimiento Numero de das en sobregiro # Das
Cod. GES-DI-4
Vr.1
203
Contabilidad

Recursos Humanos

Cumplimiento
Costos
Cod. GES-DI-4
Vr.1
Revisor Fiscal Mensual
Conocimiento de los
movimientos
relacionados con el IVA
Costo/Beneficio
Cantidad IVA descontable Cantidad
IVA en contra IVA neto
Pesos
CONTABILIDAD
Revisor Fiscal Mensual
Pesos Mensual
Cumplir los presupuestos
establecidos por a
empresa al incio del ao
Revisor Fiscal Bimestral
Revisor Fiscal
Cumplir con las fechas
estipuladas para la
entrega de balances a
Gerencia
Cumplimiento Numero de das atrazo entrega de balance # Das
Conocer los gastos
mensuales de cada rea
de la empresa
Costos Cantidad gastos por rea
rea por dos prespuesta mensuales Gastos
rea por mensuales Gastos
Cod. GES-DI-4
Vr.1
Numero de das atrazo pago EPS
#
Das
#
Das
Jefe de Recursos
Humanos
Mensual
Conocer el numero de
das en que la empresa se
atraza para pagar la AFT
Cumplimiento Numero de das atrazo pago AFP
#
Das
Jefe de Recursos
Humanos
Mensual
atraza para pagar la EPS
de los empleados
Cumplimiento
Mensual
atraza para pagar la Caja
de Compensacin
Cumplimiento Numero de das atrazo pago Caja de Compensacin
#
Das
Jefe de Recursos
Humanos
Mensual
atraza para pagar la ARP
de los empleados
Cumplimiento Numero de das atrazo pago ARP
Jefe de Recursos
Humanos
Mensual
RECURSOS HUMANOS
Conocer cuantos y cuales
son los empleados en
vacaciones. Controlar las
fechas en que estos deben
tomar las vacaciones y la
cantidad de das
correspondientes
Conocimiento
Numero de empleados en vacaciones
(Info. Fecha Reintegro, # de das etc)
Jefe de Recursos
Humanos
Jefe de Recursos
Humanos
Mensual
Conocer elestado de
capacitacin del nuevo
personal de la empresa
Conocimiento
Informacin acerca de actividades y capacitaciones recividas por el
nuevo miembro
(Fecha de entrada, Jefe directo, programa de capacitacin corespondiente etc)
204
Logstica

Almacn y Compras Despachos

Cod. GES-DI-4
Vr.1
LOGSTICA
Mensual
Mejoramiento
Continuo
Cumplimiento
Cumplir con los
requisitos del cliente
cuando este lo solicita
Anual
% Anual
Mensual
Mensual
Mensual
Jefe de Logstica
Jefe de Logstica
%
%
Minimizar las quejas
internas y externas
mejorarndo
continuamente el servicio
y producto ofrecido por
la empresa
Mejoramiento
Continuo
Calidad
%
%
Efectividad dentro del
desarrollo de tapiceras
en la empresa
Produccin - Desarrollo
Efectividad
Jefe de Logstica Mensual
# de quejas Mensual
Jefe de Logstica %
Asegurar que la cantidad
de pedidos recividos por
el rea de logstica
coincida con el # de
pedidos producidos por el
rea de produccin y de
igual forma coincida con
el numero de pedidos
despachados
Control
Cumplimiento
Matriz comparativa de Pedidos Vs. Despachos Unidades
Despachhos de oducidas Unidades Pedidos de # Pr # = =
recibidas quejas de Nmero
% 100
ao el en vendidas cojineras de Nmero
% 100
ao el en aceptados reclamos de Nmero
% 100
original fecha segn atraso con s despachado Carros
% 100
acordada fecha segn atraso con s despachado Carros
% 100
) (
pedidos de Nmero
produccin pedidos los todos de duracin la de Suma
% 100
) (
pedidos de Nmero
desarrollo pedidos los todos de duracin la de Suma
Cod. GES-DI-4
Vr.1
ALMACN Y COMPRAS / DESPACHOS
Conocer el aumento en el
consumo mensual de
materias primas de
acuerdo al ao anterior
Conocimiento Matriz Compras Actuales Vs. Consumo Ao Anterior
Jefe de Almacn y
Compras
Mensual
Jefe de Almacn y
Compras
Mensual
Mejora Continua %
Jefe de Almacn y
Compras
Mensual
Identificacin de aumento
en precios de proveedores
Mejora Continua Matriz Historial de Precios Proveedores Pesos
Jefe de Almacn y
Compras
Mensual
Minimizar los reclamos y
las quejas del rea
Mejora Continua Numero de quejas y reclamos recibidos y su estado #
Identificar los meses en
los que hace falta
material
Identificacin Identificacin de material faltante y cantidad
Jefe de Almacn y
Compras
Mensual
Rentabiloidad de los
productos despachados
Costo /
Beneficio
Precio de Venta Producto Final - Costo de Produccin Pesos
Jefe de Almacn y
Compras
Mensual
Cuantificar el material
usado en reclamos y
reposiciones
% 100
, ,
2
2
consumidos Dm de Total
etc reclamos s adicionale en usados cuero de Dm
205
Produccin


Diseo y Desarrollo

Cod. GES-DI-4
Vr.1
PRODUCCIN
Gerente de
Operaciones
Mensual
Conocer cual maquinaria
esta siendo subutilizada
Costos Numero de maquinas disponibles - Numero de Operarios de costura #
Mensual
Mensual
las quejas del rea
Gerente de
Operaciones
Mensual
#
Gerente de
Operaciones
Gerente de
Operaciones
Numero de tapiceras cosidas en un mes
Eficacia
Rendimiento
Identificar el rendimiento
individual de los
operarios de costura
Gerente de
Operaciones
Gerente de
Operaciones
Gerente de
Operaciones
Mensual
Mensual
Mensual
Minimizar la cola dentro
de la cadena de
produccin e identificar
las causas de esta
#
#
#
Numero total de carros en cola
Numero de cola en carros a hilvanar
Numero de cola en carros a coser
Eficacia
( )
) 1 ( cos
) 1 ( cos ) 1 ( cos
mes pasado ao idas Tapicerias
mes pasado ao idas Tapiceras mes idas Tapiceras
Cod. GES-DI-4
Vr.1
Numero de quejas y reclamos recibidos y su estado #
Supervisin de
Calidad
Mensual
las quejas del rea
Mejora Continua
Mensual
Determinar el numero de
defectos encontrados en
todas las tapicerias
revisadas
Mejora Continua Matriz de defectostapicerias revisadas #
Supervisin de
Calidad
Mensual
Unidades
Supervisin de
Calidad
Medir la eficacia de los
operarios de costura en
cuanto a no defectos en
sus tapiceras
Mejora Continua
% 100
.
revisadas tapiceras de Total

calidad de Sup a llegan que conformes Tapiceras
DISEO Y DESARROLLO
Jefe de Diseo y
Desarrollo
Mensual
Cod. GES-DI-4
Vr.1
Conocimiento Matriz de tiempos Actividades Diseo y Desarrollo
Seguimiento al proceso
de Diseo y Desarrollo
para evaluar la eficiencia
del mismo, qu tanto
tiempo se est gastando
en arreglos y otras
acitivdades, cuantos
desarrollos nuevos se
hicieron etc.
Eficacia Matriz Nuevos desarrollos por mes
Minimizar la cola de
desarrollo y brindar un
oprotuno servicio a
nuestros clientes
Eficacia Unidades
Jefe de Diseo y
Desarrollo
Mensual
Unidades
Jefe de Diseo y
Desarrollo
Mensual
las quejas del rea
Supervisin de
Calidad
Mensual
Identificar actividades
anexas que no son
responsabilidad directa
del rea y que hacen
demorar el inicio del
desarrollo
( ) ( ) s desarrollo Cola rea del estimada Capacidad mes el en pedidos de Numero +
206
RESULTADOS
Reunin de Indicadores (Octubre 1 de 2006)
(Se incluyen solo algunos resultados de indicadores de gestin por poltica de la empresa)
GERENCIA
Ventas pesos 2006 (Millones de pesos)

AO %

ENE FEB MARZ ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
ANTERIOR INCR
COLOMBIA 123161 90552 89103 105071 134308 139925 147098 157768 147474 0 0 0 1134460 1439027 -0,21164787
EXTERIOR 262006 269873 259195 179847 212205 298170 308201 284666 172579 0 0 0 2246742 3009145 -0,253362001

SUBTOTAL 385167 360425 348298 284918 346513 438095 455299 442434 320053 0 0 0 3381202 4448172 -0,239867073
+ COURIER 55336 54425 61295 53435 57815 57919 74554 75548 82490 0 0 0 572817 780902 -0,266467495
TOTAL 440503 414850 409593 338353 404328 496014 529853 517982 402543 0 0 0 3954019 5229074 -0,24383954

META 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 450.000 5.400.000
% 97,9% 92,2% 91,0% 75,2% 89,9% 110,2% 117,7% 115,1% 89,5% 0,0% 0,0% 0,0% 73,2%

Ventas unidades cojineras 2006

AO %
COLOMBIA ENE FEB MARZ ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
ANTERIOR INCR
BOGOT 64 29 38 29 36 52 63 60 65 0 0 0 436 811 -46,2%
MEDELLIN 7 13 11 20 16 26 23 13 17 0 0 0 146 234 -37,6%
CALI 12 17 10 5 25 18 14 19 18 0 0 0 138 153 -9,8%
BARRANQUILLA 11 14 12 14 27 18 26 23 31 0 0 0 176 208 -15,4%
BUCARAMANGA 16 14 10 10 13 21 11 20 26 0 0 0 141 207 -31,9%
B/manga San 4 3 3 6 6 3 1 3 0 0 0 0 29 26 11,5%
PEREIRA 19 13 8 7 8 14 5 6 6 0 0 0 86 164 -47,6%
OTROS 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0,0%
SUBTOTAL => 133 103 92 91 131 152 143 144 163 0 0 0 1152 1803 -36,1%

207
AO %
EXTERIOR ENE FEB MARZ ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
ANTERIOR INCR
CHILE 25 30 111 16 52 0 0 14 10 0 0 0 258 336 -23,2%
PER 1 2 7 5 6 6 15 0 7 0 0 0 49 11 345,5%
ECUADOR 0 0 0 0 0 1 0 1 0 0 0 0 2 0 0,0%
VENEZUELA G 0 0 20 0 0 0 10 0 0 0 0 0 30 51 -41,2%
VENEZUELA W 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 -100,0%
PANAM 37 38 19 20 15 23 15 22 11 0 0 0 200 214 -6,5%
COSTA RICA 7 7 16 13 4 2 2 12 7 0 0 0 70 109 -35,8%
HONDURAS 12 1 12 0 5 12 7 8 5 0 0 0 62 108 -42,6%
SALVADOR 2 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 5 64 -92,2%
NICARAGUA 3 6 9 4 4 7 4 0 2 0 0 0 39 65 -40,0%
GUATEMALA 199 251 78 125 90 210 169 253 156 0 0 0 1531 2220 -31,0%
MIAMI 22 9 19 2 0 0 16 0 0 0 0 0 68 326 -79,1%
MXICO 0 0 0 0 0 0 0 3 0 0 0 0 3 6 -50,0%
PUERTO RICO 1 0 0 0 0 22 1 1 2 0 0 0 27 39 -30,8%
DOMINICANA 16 11 21 11 4 19 13 11 0 0 0 0 106 223 -52,5%
DOMINICANA SA 13 9 6 9 15 6 12 14 11 0 0 0 95 75 26,7%
TRINIDAD 1 19 31 15 23 24 42 12 3 0 0 0 170 121 40,5%
SUBTOTAL => 339 384 350 220 218 332 307 351 214 0 0 0 2715 3973 -31,7%

TOTAL 339 384 350 220 218 332 307 351 214 0 0 0 2715 3973 -31,7%
META 470 470 470 470 470 470 470 470 470 470 470 470 5640
% 72,1% 81,7% 74,5% 46,8% 46,4% 70,6% 65,3% 74,7% 45,5% 0,0% 0,0% 0,0% 48,1%

Ventas unidades techos 2006

AO %
ENE FEB MARZ ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL
ANTERIOR INCR
BOGOT 19 18 21 25 29 22 27 41 41 0 0 0 243 195 24,6%
Bog.Vtas.directas 0 0 0 0
208
MEDELLIN 1 1 1 0 1 3 2 1 2 0 0 0 12 18 -33,3%
CALI 4 1 1 0 3 4 10 2 0 0 0 0 25 22 13,6%
BARRANQUILLA 0 0 2 1 1 0 0 0 0 0 0 0 4 2 100,0%
BUCARAMANGA 1 1 1 0 0 0 7 5 0 0 0 0 15 10 50,0%
PEREIRA 3 0 1 0 1 0 0 3 0 0 0 0 8 6 33,3%
EXTERIOR 6 0 0 0 1 15 0 2 0 0 0 24 0 100,0%
TOTAL 34 21 27 26 36 44 46 54 43 0 0 0 331 253 30,8%
META 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 600
% 68,0% 42,0% 54,0% 52,0% 72,0% 88,0% 92,0% 108,0% 86,0% 0,0% 0,0% 0,0% 55,2%

FINANZAS

Das de sobregiro

ENE FEB MARZ ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

Bancolombia 1 0 0 4 4 6 3 2 0
Banco Occidente 1 0 0 0 0 0 0 0 1
BCC 0 0 0 0 0 0 0 2 1

Atraso nmina

FEB2 MAR1 MAR2 ABR1 ABR2 MAY1 MAY2 JUN1 JUN2 JUL1 JUL2 AGO1 AGO2 SEPT1 SEPT2
AO 2006
1 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0

Estado proveedores (Septiembre)

TIPO
PROVEEDOR
CORRIENTE 1 A 30 31 A 60 61 A 90 MAS 90 TOTAL

NACIONALES
CUERO 63.509.265 28.080.940 0 0 0 91.590.205
209
VINILO 45.491.260 0 0 0 0 45.491.260
ESPUMA 20.926.217 19.339.828 11.919.730 5.992.555 11.699.868 69.878.198
OTROS 24.989.978 97.635.433 13.296.708 6.797.129 6.159.322 148.878.570
TOTAL 154.916.720 145.056.201 25.216.438 12.789.684 17.859.190 355.838.233
EXTERIOR
RENACIENTE 201.405.181 0 0 0 0 201.405.181
BLUE CARGO 0 0 0 0 3.786.122 3.786.122
SHERWOOD 0 0 0 0 0
TOTAL 201.405.181 0 0 0 3.786.122 205.191.303
356.321.901 145.056.201 25.216.438 12.789.684 21.645.312
TOTAL PROVEEDORES 561.029.536
TOTAL VENCIDO
34.434.996 6,14%

PROVEEDORES MAS DE 60 DIAS

OBJETIVO 1,50% ENERO 11,73% 86.493.294
FEBRERO 1,91% 13.544.558
MARZO 4,47% 28.484.777
ABRIL 7,21% 63.035.998
MAYO 5,54% 38.243.976
J UNIO 4,17% 22.608.219
J ULIO 7,03% 36.906.200
RENACIENTE 35,90% AGOSTO 8,92% 36.906.200
VINILO 8,11% SEPTIEMBRE 6,14% 34.434.996
ESPUMA 12,46%
CUERO NAL 16,33%
OTROS 26,54%

TOTAL 99.33%

210
Descuentos por reclamos

MES ENE FEB MARZ ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC TOTAL

Dto G/mala 0 967.500 491.269 1.295.955 0 235.454 386.049 772.530 388.353 4.537.110
Dto Pers Imapar 0 0 0 444.432 0 45.203 125.747 0 0 615.382

TOTAL Asum Imapar 0 669.040 113.975 907.100 0 0 0 0 0 1.690.115

Diferencia X Cub 0 298.460 377.294 -55.577 0 190.250 260.302 772.530 388.353 0 0 0 2.231.613

CONTABILIDAD Y RECURSOS HUMANOS

Control Periodo de Prueba
Septiembre de 2006

Nombre F. Ingreso F. Terminacin P. Prueba
LOGISTICA
CINDY YEPES Sep 14/06 Nov 13/06
CECILIA ROCHA Sep 27/06 Nov 26/06

CONTABILIDAD
J OHANA HERNANDEZ Sep 18/06 Nov 17/06

PRODUCCION
CARLOS MARTINEZ Sep 27/06 Nov 26/06

Das de retraso en pagos aportes parafiscales ao 2006

MES ENE FEB MARZ ABR MAY JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC

EPS 9 22 12 26 15 70 40 0 0
AFP 9 17 28 26 15 70 40 0 0
211
ARP 9 16 11 26 15 70 40 0 0
CAJA 9 14 21 26 15 70 40 0 0

PRODUCCIN

PROM.
AO
ANTERIOR
PROM.
AO EN
CURSO
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPT OCT NOV DIC
NMERO DE PEDIDOS 520 492 470 580 569 350 480 510 498 504 468
TAPICERAS
PRODUCIDAS 500 510 450 512 560 500 502 489 511 500 565
COLA DE PEDIDOS 50 41 70 60 35 40 54 30 23 15 45
COLA TERICA XXXX 46 70 138 69 0 18 75 17 27 0
RECLAMOS 10 6 5 6 8 9 5 6 12 2 5

Capacidad objetivo de la empresa: 600 cojineras al mes

1. Cola Terica: Se debe cumplir que la cola =(#pedidos-#tapiceras) +cola anterior
Si no da igual, hay algn dato que se sac mal.

Cola de pedidos vs. A
0
10
20
30
40
50
60
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Cola de pedidos
A
212
ANEXO A1: Listado Maestro de Documentos y Registros

Original: Coordinacin de Calidad
Copia 1: Produccin
Copia 2: Supervisin de Calidad
Copia 3: Despachos
Copia 4: Almacn y Compras
Copia5: Diseo y Desarrollo
Copia 6: Logstica
Copia 7: Comercial
Copia 8: Recursos Humanos
Copia 9: Finanzas
Copia 10: Gerencia General
Copia 11: Cartera
P.A. Pedido de Accesorios Registro Logstica, Almacn y Compras 2 Diciembre de 2006
O.C Orden de Compra Registro Almacn y Compras 2 Enero de 2007
Copia 10: Gerencia General M.C.
Copia 1: Produccin M.C.
Copia 2: Supervisin de Calidad M.C.
Copia 3: Despachos M.C.
Copia 4: Almacn y Compras M.C.
Copia 5: Diseo y Desarrollo M.C.
Copia 6: Logstica M.C.
Copia 7: Comercial M.C.
Copia 8: Recursos Humanos M.C.
Copia 9: Finanzas M.C.
Copia 11: Cartera M.C.
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
Cdigo: GES-DI-1
Ver.1
1 Febrero de 2007 PLA-R-5
Formato de Ideas y
Sugerencias
Registro Coordinacin de Calidad
PLA-R-6
Ficha de Seguimiento
Actividades Plan de
Calidad
2 Febrero de 2007
PLA-R-4
Resultados de Accin
Preventiva
Registro Coordinacin de Calidad 2 Febrero de 2007
PLA-R-3
Solicitud de Accin
Preventiva
2 Febrero de 2007
PLA-R-2
Resultados de Accin
Correctiva
PLA-R-1 Registro Coordinacin de Calidad
Copias
Manual
Procedimiento
Registro
Ficha Tcnica
de Proceso
Versin
Fecha ltima
Modificacin
Cdigo Nombre del Documento
Clase de
Documento
Proceso / rea
M.C.
Acciones Preventivas PLA-P-3
O.P. Orden de Produccin
PLA
PLA-P-1
PLA-P-2
Planeacin y Mejora
Continua del SGC
Acciones Correctivas
Febrero de 2007 2 Coordinacin de Calidad
Abril de 2007
Produccin, Logstica,
Diseo y Desarrollo
Diciembre de 2006 4
Manual de Calidad 10
Febrero de 2007
Procedimiento
Planeacin y Mejora
Continua del SGC
2 Marzo de 2007
Coordinacin de Calidad Procedimiento 2
Febrero de 2007 2 Coordinacin de Calidad
Solicitud de Accin
Correctiva
Registro Coordinacin de Calidad 1
Fecha ltima moficacin: 15 de Abril de 2008
Este documento reemplaza al anterior con fecha 13 de Marzo de 2008
Febrero de 2007
213

Copia 2: Produccin
Copia 4: Logstica
Copia 7: Diseo y Desarrollo
Copia 8: Comercial
Copia 2: Produccin
Copia 4: Logstica
Copia 8: Comercial
AUD-P-1
1 Abril de 2008
AUD-DI-1
Plan de Auditoras de
Calidad
Documento
Interno
Gerencia General 1 Enero de 2007
REV-DI-1
Plan de Revisin por la
Direccin
Documento
Interno
Gerencia General
Procedimiento Control de Documentos GES-P-1
2 Coordinacin de Calidad Procedimiento Control de Registros GES-P-2
Abril de 2008 Coordinacin de Calidad
Abril de 2008
1 Marzo de 2007
2
GES Gestin de Calidad
Ficha Tcnica
de Proceso
2 Febrero de 2007
AUD-R-3
Informe de Auditora
Interna
AUD-R-2
Lista de Verificacin de
Auditora Interna
Auditoras Internas AUD-P-1
AUD-R-1
Notificacin Preliminar de
Auditora Interna
2 Febrero de 2007 Coordinacin de Calidad Procedimiento
2 Febrero de 2007
AUD Auditoras Internas
Ficha Tcnica
de Proceso
Coordinacin de Calidad 2 Marzo de 2007
REV-R-2
por la Direccin
Registro Gerencia General
2 Febrero de 2007 REV-R-1
Informe de Entrada
Registro Gerencia General
PLA-DI-1
2 Febrero de 2007
REV Revisin por la Direccin
Ficha Tcnica
de Proceso
Gerencia General
REV-P-1 Revisin por la Direccin Procedimiento Gerencia General
3 Abril de 2008
1 Marzo de 2007 Coordinacin de Calidad
Documento
Interno
Plan de Calidad -
Recertificacin en la
Norma ISO 9001:2000
2 Abril de 2008 PLA-DI-2
Plan de Calidad -
Mantenimiento y
Estandarizacin del SGC
implementado
Documento
Interno
214

Copia 1: Produccin
Copia 3: Despachos
Copia 6: Logstica
Copia 7: Comercial
Copia 9: Finanzas
Copia 11: Cartera
Copia 1: Produccin
Copia 3: Despachos
Copia 6: Logstica
Copia 7: Comercial
Copia 9: Finanzas
Copia 11: Cartera
Copia 1: Produccin
Copia 3: Despachos
Copia 6: Logstica
Copia 7: Comercial
Copia 9: Finanzas
Copia 11: Cartera
GES-P-3 Procedimiento
Control de Producto NO
Conforme
1 Enero de 2007 Coordinacin de Calidad
GES-R-1
Solicitud de Documentos y
Registros
Registro Coordinacin de Calidad 3 Enero de 2007
Hoja de Vida -Dispositivo
de Seguimiento y Medicin-
Instrumento Patrn
2 Enero de 2007 GES-R-2 Registro Coordinacin de Calidad
GES-R-3
Cinta Mtrica
GES-R-4
Regla
GES-R-5
Flexmetro
GES-R-6
Escuadra
GES-DI-1
Listado Maestro de
Documento y Registros
Documento
Interno
Coordinacin de Calidad Abril de 2008
1 Enero de 2007 Original: Coordinacin de Calidad
Tabla de Codificacin de
Documentos de SGC de
IMAPAR Ltda.
GES-DI-2
Documento
Interno
2 Marzo de 2007 Recursos Humanos
Ficha Tcnica
de Proceso
Recursos Humanos REC
GES-DI-5 Matrices de Interrelacin
Documento
Interno
Ficha Tcnica de
GES-DI-4
Documento
Interno
1
GES-DI-3 Tablero de Mando
Documento
Interno
1 Marzo de 2007
Marzo de 2007 Coordinacin de Calidad
1 Marzo de 2007
Original: Coordinacin de Calidad 1
GES-R-7
Gua de Distribucin de
Documentos SGC
Registro Coordinacin de Calidad 1 Abril de 2008
215

REC-R-1 Requisicin de Personal Registro Recursos Humanos 1 Enero de 2007
REC-R-7 Entrevista de Retiro Registro Recursos Humanos 1 Enero de 2007
1 Enero de 2007 REC-R-8
Registro de Asistencia a
Capacitaiones y Reuniones
Registro Recursos Humanos
Procedimiento Recursos Humanos 1 Enero de 2007
Recursos Humanos Procedimiento REC-P-1 Requisicin de Personal 1 Enero de 2007
1 Enero de 2007 Recursos Humanos Procedimiento Seleccin de Personal REC-P-2
REC-P-3 Contratacin de Personal Procedimiento Recursos Humanos 1 Enero de 2007
1 Enero de 2007 Recursos Humanos Procedimiento Induccin y Entrenamiento REC-P-4
Enero de 2007 1 Recursos Humanos Procedimiento Terminacin de Contrato REC-P-5
REC-R-2
Registro de Entrenamiento
en Produccin
REC-P-6 Capacitaciones
Registro Recursos Humanos 1 Enero de 2007
REC-R-3
en Costura
REC-R-4
Registro de Seguimiento a
Entrenamiento en Costura
REC-R-5
reas Administrativas
REC-R-6
Expediente de Cada
Trabajador
1 Octubre de 2006
REC-DI-2
Cartilla de Induccin
Corporativa
Documento
Interno
Recursos Humanos 1 Noviembre de 2006
REC-DI-1
Informe de Evaluacin
Candidato
Documento de
Trabajo
Recursos Humanos
Manual de Funciones y
Perfiles de Cargos
Documento
Interno
Recursos Humanos
1 Enero de 2007
COM Comercial
Ficha Tcnica
de Proceso
Gerencia General 2 Marzo de 2007
REC-DT-1
LOG Logstica
Ficha Tcnica
de Proceso
Logstica 1 Marzo de 2007
1 Diciembre de 2006 Logstica Procedimiento Apertura de Pedidos LOG-P-1
1 Diciembre de 2006 Logstica Procedimiento Logstica de Despachos LOG-P-2
216
LOG-R-6 Reposicin de Reclamos Registro Logstica 2 Diciembre de 2006
DYD-R-1 Solicitud de Desarrollo Registro Diseo y Desarrollo 2 Abril de 2007
DYD-R-2 Validacin Desarrollo Registro Diseo y Desarrollo 2 Abril de 2007
DYD-R-6 Validacin Moldes Registro Diseo y Desarrollo 1 Abril de 2007
DYD-R-7 Hoja de Vida Desarrollo Registro Diseo y Desarrollo 2 Abril de 2007
DYD-R-8 Solicitud Material Adicional Registro Diseo y Desarrollo 2 Abril de 2007
DYD-R-10 Planificacin Desarrollos Registro Diseo y Desarrollo 2 Abril de 2007
DYD-R-11 Aspectos de Diseo Registro Diseo y Desarrollo 2 Abril de 2007
DYD Diseo y Desarrollo
Ficha Tcnica
de Proceso
Diseo y Desarrollo
DYD-P-1 Solicitud Desarrollo
LOG-R-1
Solicitud de Reclamo Claim
Form
Logstica LOG-DI-2 Condiciones Nacional
Documento
Interno
LOG-R-3
Informacin de Despachos -
Exterior
Registro
LOG-R-7 Registro
LOG-R-5
LOG-R-4
Diciembre de 2006
Apertura y Seguimiento de
Reclamo
Claim follow-up form
Registro Logstica 4
Diciembre de 2006 Registro Logstica
2 Diciembre de 2006
3 LOG-R-2
Logstica
Informacin de Despachos -
Nacional
Registro Logstica
Logstica
2 Diciembre de 2006
Encuesta de Satisfaccin
del Cliente
Customer Satisfaction
Survey
2 Diciembre de 2006
Solicitud de Queja por
Servicio
Complaint form
Registro Logstica 1 Diciembre de 2006
LOG-DI-1 Condiciones Exterior
Documento
Interno
Logstica
LOG-DT-5
Formato de Solicitud de
Envo
Documento de
Trabajo
Logstica 1 Marzo de 2007
Instructivos Cuadros e
Informes de rea de
Logstica
1 Diciembre de 2006
Estado Clientes
1 Diciembre de 2006 LOG-DT-2
Documento de
Trabajo
Logstica
LOG-DT-1
Instructivo Sistema de
Facturacin
Documento de
Trabajo
Logstica
LOG-DT-3
Marzo de 2007 1 Logstica
Documento de
Trabajo
Procedimiento envos a
travs de cuentas IMAPAR
Ltda.
LOG-DT-4
Logstica
Documento de
Trabajo
Procedimiento Diseo y Desarrollo
Procedimiento Diseo y Desarrollo
2 Abril de 2007
1 Abril de 2007
1 Abril de 2007
DYD-P-3
Operativo Diseo y
Desarrollo
Procedimiento Diseo y Desarrollo 1 Abril de 2007
DYD-P-2
Administrativo Diseo y
Desarrollo
DYD-R-3
Consumo de Material
(Cuero-Vinilo)
Registro Diseo y Desarrollo 2 Abril de 2007
DYD-R-4
Validacin Esquemas de
Costura
DYD-R-5
Consumo de Material
(Materiales Indirectos)
Instructivo General
-Diseo y Desarrollo-
Marzo de 2007
1 Abril de 2007
1
DYD-R-9
Entrega de Moldes a
Produccin
Registro Diseo y Desarrollo
Abril de 2007
DYD-DI-1
Documento
Interno
Diseo y Desarrollo 1
DYD-R-12
Arreglos y Reformas a
Diseo y Desarrollo
2 Abril de 2007
Documento
Interno
Diseo y Desarrollo Diseo y Desarrollo
Documento de
Trabajo
Diseo y Desarrollo
Esquemas de Costura DYD-DI-2
PRO Produccin
DYD-DT-1 Registro Prestamo Telas
Ficha Tcnica
de Proceso
Produccin 2 Marzo de 2007
217

PRO-R-3 Asignacin de Trabajo Registro Diseo y Desarrollo 2 Enero de 2007
PRO-R-5 Control de Produccin Registro Diseo y Desarrollo 1 Enero de 2007
Copia 1: Produccin
Copia 1: Corte de Material
Copia 2: Marcado de Piezas
Copia 2: Espumado
Copia 2: Hilvanado
Copias 3 y 4: Costura
Copia 2: Marcado de Piezas
Copia 4: Corte de Material
Copias 2 y 3: Costura
Copia 2 y 3: Costura
1 Procedimiento Supervisin de Calidad Febrero de 2007 SUP-P-1 Supervisin de Calidad
Enero de 2007
SUP Supervisin de Calidad
Ficha Tcnica
de Proceso
Supervisin de Calidad 1 Marzo de 2007
PRO-I-4 Costura Instructivo Produccin
Produccin 2
1
Enero de 2007
PRO-I-3 Esterillado Instructivo Produccin 2 Enero de 2007
PRO-I-1
PRO-I-2 Repujado de Logos Instructivo
Instructivo Bordado de Logos Enero de 2007 2 Produccin
PRO-DT-1 Control Diario de Pedidos
Documento de
Trabajo
Produccin
PRO-DI-1 1 Marzo de 2007
Instructivo General -
Anexo C
PRO-DI-1
Documento
Interno
Produccin 1 Marzo de 2007
Instructivo General
-Realizacin del Producto-
Anexo B
Marzo de 2007 Produccin
Documento
Interno
Instructivo General
Anexo A
Copia 5: Plan de Calidad -Realizacin
del Producto- Copia 1: Produccin
Copia 7: Plan de Calidad -Diseo y
Desarrollo- Copia 1: Diseo y
Desarrollo
1
Documento
Interno
Produccin
PRO-R-4
Control Inconformidad
Piezas Hilvanadas
Registro Diseo y Desarrollo 1 Enero de 2007
1 Marzo de 2007 Produccin
Documento
Interno
Control Devolucin de
Material Defectuoso a
Corte
Instructivo General
1 Enero de 2007 PRO-R-2
PRO-DI-1
PRO-DI-1
4 Enero de 2007
PRO-R-1
Control de Inconformidad
en Piezas Cortadas
Registro Diseo y Desarrollo 1 Enero de 2007
PRO-P-6 Costura Procedimiento Produccin
4 Enero de 2007
PRO-P-5 Hilvanado Procedimiento Produccin 4 Enero de 2007
PRO-P-4 Espumado Procedimiento Produccin
Corte de Material PRO-P-2
Marcado de Piezas PRO-P-3 4 Enero de 2007 Produccin Procedimiento
4 Enero de 2007 Produccin Procedimiento
Realizacin del Producto PRO-P-1 1 Enero de 2007 Produccin Procedimiento
218

Copias 2,3,4 y 5: Supervisin de Calidad.
ALM-R-5 Cuadro de Costos Registro Almacn y Compras 3 Febrero de 2007
ALM-R-6 Seleccin de Proveedores Registro Almacn y Compras 1 Enero de 2007
ALM-R-7 Evaluacin de Proveedores Registro Almacn y Compras 1 Enero de 2007
ALM-R-12
Control de Entrega de
Materiales Genricos
Registro Almacn y Compras 1 Enero de 2007
2 Enero de 2007 ALM-DT-2 Control Espuma
Documento de
Trabajo
Almacn y Compras
Febrero de 2007
ALM-DT-1
Programacin Diaria de
Entrega de Material a Corte
Documento de
Trabajo
Almacn y Compras 1 Enero de 2007
Instructivo General
-Revisin Cuero-
ALM-DI-7
Documento
Interno
Almacn y Compras
1 Almacn y Compras
1
Febrero de 2007
ALM-DI-6 Ficha Tcnica Hilos
Documento
Interno
Almacn y Compras 1 Febrero de 2007
ALM-DI-5 Ficha Tcnica Espuma
Documento
Interno
1 Diciembre de 2007
ALM-DI-3
(Espuma)
ALM-DI-4 Ficha Tcnica Velcro
Documento
Interno
Almacn y Compras
Documento
Interno
Almacn y Compras
2 Febrero de 2007
2 Febrero de 2007
1 Febrero de 2007
ALM-DI-2
(Vinilo)
Documento
Interno
Almacn y Compras
ALM-DI-1
(Cuero)
Documento
Interno
Almacn y Compras
1 Enero de 2007
ALM-R-13
Reintegro de Material
(Cuero-Vinilo)
ALM-R-11
Revisin de Material
(Espuma)
Registro Almacn y Compras
1 Enero de 2007
ALM-R-10
Revisin de Material
(Vinilo)
ALM-R-9
Revisin de Material
(Cuero)
2 Febrero de 2007
ALM-R-8
Recepcin de Material
(Material Fsico Vs. Orden
de Produccin)
Registro Almacn y Compras 1 Febrero de 2007
ALM-R-4
Formulario Certificacin al
Proveedor
1 Enero de 2007
ALM-R-3
Control Entrega de
Materiales Genricos
ALM-R-2
Control Devolucin Cuero
Defectuoso a Almacn
Almacn y Compras 1 Febrero de 2007
ALM-R-1
Formato de Requisicin de
Materiales
ALM-P-3
ALM-P-4 Recepcin de Material Procedimiento
Seleccin y Evaluacin
Proveedor
Febrero de 2007 1 Almacn y Compras Procedimiento
Procedimiento Almacn y Compras 1 Enero de 2007
Compras ALM-P-1
ALM-P-2
Compras Comercializadora
Industrial
1 Enero de 2007 Almacn y Compras Procedimiento
Febrero de 2007
ALM Almacn y Compras
Ficha Tcnica
de Proceso
Almacn y Compras 2 Marzo de 2007
SUP-R-2
Control de Calidad
- Costura-
Registro Supervisin de Calidad 2
SUP-R-1
Formato de Inspeccin
Final
Registro Supervisin de Calidad 4 Febrero de 2007
1 Febrero de 2007 SUP-I-1 Supervisin de Calidad Instructivo Supervisin de Calidad
219

2 Marzo de 2007 Cartera
Documento de
Trabajo
Procedimiento Elaboracin
Notas Dbito y Crdito
CAR-DT-2
OTROS
Solicitud Nota Crdito -
Nota Dbito
CAR-DT-1 2 Marzo de 2007 Cartera
Documento de
Trabajo
Enero de 2007
DES-R-1
Despacho Diario de
Mercancia
Registro Despachos 1 Febrero de 2007
Despachos Procedimiento Despachos DES-P-1
1
2
Febrero de 2007
DES Despachos
Ficha Tcnica
de Proceso
Despachos 2 Marzo de 2007
Documento de
Trabajo
Almacn y Compras
Almacn y Compras
Documento de
Trabajo
1 Enero de 2007
Procedimiento Devolucin
de Mercanca
ALM-DT-10
ALM-DT-11
Formato de Devolucin de
Mercanca
1 Marzo de 2007
ALM-DT-9
Instructivo Entrega de
Materiales
Documento de
Trabajo
Almacn y Compras 1 Enero de 2007
ALM-DT-8
Reposicin Materiales
Indirectos
Documento de
Trabajo
Almacn y Compras
Almacn y Compras
-Vinilo-
Documento de
Trabajo
Almacn y Compras
Almacn y Compras
1 Febrero de 2007
ALM-DT-7 Reposicin Materias Primas
Documento de
Trabajo
Almacn y Compras Almacn y Compras 1 Marzo de 2007
ALM-DT-6
1 Marzo de 2007
ALM-DT-5
-Cuero-
Documento de
Trabajo
Almacn y Compras Almacn y Compras 1 Enero de 2007
ALM-DT-4
Control de Envos a travs
de Cuentas IMAPAR
Documento de
Trabajo
Almacn y Compras
ALM-DT-3 Control de Correspondecia
Documento de
Trabajo
Almacn y Compras 1 Marzo de 2007
220
ANEXO A2: Matrices de Interrelacin

Procesos Vr. Procesos

PLA REV AUD GES REC COM LOG DYD PRO SUP ALM DES
P
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PLA
Contina del SGC

REV

AUD Auditoras Internas

GES Gestin de Calidad
REC Recursos Humanos
COM Comercial

LOG Logstica

DYD Diseo y Desarrollo

PRO Produccin
SUP Supervisin de Calidad

ALM Almacn y Compras

DES Despachos

Cod. GES-DI-5
Vr.1
MATRIZ DE INTERRELACIN DE PROCESOS IMAPAR Ltda.
P
R
O
C
E
S
O
S
PROCESOS
221

Procesos Vr. Requisitos Norma ISO 9001:2000

4 4.1 4.2 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 6 6.1 6.2 6.3 6.4 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5
S
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PLA
Planificacin y
Mejora Contina
del SGC

REV
Revisin por la
Direccin

AUD
Auditoras
Internas

GES
Gestin de
Calidad

REC
Recursos
Humanos

COM Comercial

LOG Logstica

DYD
Diseo y
Desarrollo

PRO Produccin

SUP
Supervisin de
Calidad

ALM
Almacn y
Compras

DES Despachos

Cod. GES-DI-5
Vr.1
MATRIZ DE INTERRELACIN PROCESOS Vs. REQUISITOS NORMA ISO 9001:2000
Numeral
PROCESOS
222
ANEXO A3: Manual de Funciones y Perfiles de Cargo


J LD
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS
Gerencia de Operaciones

Pgina 1 de 6


Cargo: Gerente de Operaciones
Cargo genrico: Gerente
Departamento / rea: Gerencia
Cargo del jefe Inmediato: Gerente General


3. OBJETIVO GENERAL

Garantizar el cumplimiento de las expectativas y necesidades de los clientes
mediante una continua planeacin y control de los departamentos a su cargo.

Garantizarle a la compaa la obtencin de un producto que est de acuerdo
tanto con las expectativas de los clientes como con los requisitos internos de la
empresa.
GERENTE
GENERAL
GERENTE DE
OPERACIONES
J EFE DE
ALMACN Y
COMPRAS
J EFE DE
LOGSTICA
J EFE DE
HILVANADO
SUPERVISOR
DE
PRODUCCIN
223
J LD
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 2 de 6
Velar por el cumplimiento de los objetivos de todos los procesos bajo su
supervisin
Supervisar y controlar las funciones y actividades del personal a su cargo
Garantizar el ptimo funcionamiento de las mquinas y dispositivos
necesarios en el rea de produccin
Mantener el personal necesario y competente en cada una de las reas a su
cargo
Asistir a las reuniones de indicadores, presentando la informacin relevante
de las reas bajo su mando
Planificar e implementar mejoras que lleven al mejoramiento de las reas a
su cargo
considere convenientes
Seguir los procedimientos e instructivos implementados para las reas a su
cargo
Seguir los parmetros establecidos por la empresa en cuanto al seguimiento
y mantenimiento del sistema de gestin de la calidad ISO 9001
5.1.1 Materiales
Computador
Telfono
Mquinas de produccin
Papelera
Materias primas y materiales indirectos
Proveedores (precios y condiciones)
Clientes (precios y condiciones)
Controles de calidad internos para materias primas
Documentos de exportacin
Tiene autonoma para tomar decisiones que contribuyan al ptimo
funcionamiento de los departamentos a su cargo. Las dems decisiones
deben ser consultadas con su jefe inmediato.
224
J LD
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 3 de 6

5.1.4 Supervisin

parte del jefe inmediato (Gerente General), y ejerce supervisin sobre las
reas a su cargo (Logstica, Produccin y Almacn y Compras).

5.1.5 Dinero

empresa, debido a decisiones que pueda tomar sobre el producto y los
procesos de la misma.


i. Relaciones internas

Se mantienen relaciones continuas con todas las dependencias a su
cargo. De igual forma, puede tener relaciones peridicas con las dems
reas o departamentos de la empresa.


Proveedores
Distribuidores Nacionales y Extranjeros


Directos: J efes de Almacn y
Compras, Logstica e Hilvanado;
Supervisor de Produccin.
Indirectos: Operarios y/o Auxiliares del rea de
Produccin, Logstica y Almacn y Compras.
Directos: Gerencia General Indirectos: Ninguno



contacto con agentes contaminantes. Sin embargo, por su relacin constante
con el rea productiva y de Almacn, puede tener contacto peridico con
agentes contaminantes, tales como: polvo, humedad, etc.

225
Revisado y Aprobado por: J LD
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 4 de 6


Sentado X
Caminando X Ms o Menos Pesado Almacn X Fines de Semana
Subiendo y Bajando X
Empujando

6.3 Esfuerzo

ESFUERZO REQUERIDO
Mental X X
Visual X X
Estrs X X
Fsico X X

6.4 Riesgo

FACTORES DE RIESGO
RIESGOS
Agentes fsicos X
Agentes qumicos X

226
J LD
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 5 de 6

7. PERFIL DEL CARGO


Profesional en Ingeniera Industrial o de Produccin.

7.2 Experiencia

Tres (3) aos de experiencia progresiva de carcter supervisorio en el rea.

7.3 Conocimientos

Fabricacin de tapiceras en cuero para automviles.
Marroquinera (cueros, vinilos, colores)
Procesos de Produccin
Conocimientos de calidad de productos y procesos.
Manejo de almacenes y proveedores
Sistemas
Comercio exterior

7.4 Habilidades

Correcta redaccin
.
7.5 Destrezas

Outlook)



o Presentacin del personal de Imapar.
227

Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 6 de 6

Entrenamiento general en las reas de Produccin, Logstica y
Almacn


Versin Cambio


Original Copias
Recursos Humanos Gerencia

228
Supervisor de Produccin

Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 1 de 5


Cargo: Supervisor de Produccin
Cargo genrico: Supervisor
Departamento / rea: Produccin
Cargo del jefe Inmediato: Gerente de Operaciones


3. OBJETIVO GENERAL

Velar por el cumplimiento efectivo de los objetivos de los subprocesos de corte y
costura.
Planear y controlar los subprocesos de corte y costura.
Velar por el ptimo funcionamiento de los subprocesos a su cargo, con el fin
de lograr el cumplimiento en todos los pedidos.
Ser responsable del mantenimiento de las mquinas usadas en el rea de
costura.
Mantener el nmero necesario de empleados competentes en los
subprocesos a su cargo con el fin de garantizar el cumplimiento de los
pedidos y de la calidad requerida para el producto.
Supervisar y controlar el trabajo de la escuela de costura.
Seguir los procedimientos e instructivos implementados para el rea.

MANTENIMIENTO
MQUINAS
GERENTE DE
OPERACIONES
SUPERVISOR DE
PRODUCCIN
OPERARIOS DE
CORTE
OPERARIOS DE
COSTURA
229
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 2 de 5
Seguir los parmetros establecidos por la compaa en cuanto al
seguimiento y mantenimiento del sistema de gestin de la calidad ISO 9001.
5.1.1 Materiales
Computador
Telfono
Papelera
(cuero y vinilo)
Funcionamiento de mquinas
Moldes de corte
Esquemas de costura
Puede tomar decisiones respecto al manejo de los subprocesos a su
cargo. Dichas decisiones se deben basar en polticas y procedimientos
de la empresa y no deben ir ms all de sus funciones.

parte del jefe inmediato (Gerente de Operaciones), y ejerce supervisin
especfica de manera directa y constante sobre los operarios de corte y
costura, as como sobre la persona encargada del mantenimiento de las
mquinas.

5.1.5 Dinero

empresa, debido a su relacin con las materias primas (vinilo, cuero,
espuma) y con las mquinas a su cargo.

230
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 3 de 5



El cargo mantiene relaciones continuas con toda el rea productiva y con
los departamentos de Almacn, Supervisin de Calidad y Diseo y
Desarrollo.


El cargo mantiene relaciones externas con proveedores de repuestos
para mquinas de costura.


Directos: Operarios de corte, costura y
mantenimiento de mquinas
Indirectos: Ninguno
Directos: Gerencia de operaciones Indirectos: Gerencia general



El cargo se ubica en un sitio cerrado y mantiene contacto con agentes
contaminantes tales como: polvo, humedad, etc.


De pie X Liviano Oficina X Tiempo Completo X
Sentado X
Caminando X Ms o Menos Pesado Almacn X Fines de Semana X
Empujando

231
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 4 de 5

6.3 Esfuerzo

ESFUERZO REQUERIDO
Mental X X
Visual X X
Estrs X X
Fsico X X

6.4 Riesgo

FACTORES DE RIESGO
RIESGOS
Agentes fsicos X
Agentes qumicos X

7. PERFIL DEL CARGO


Bachiller

7.2 Experiencia

Dos (2) aos de experiencia progresiva de carcter operativo o de
supervisin en reas productivas.

7.3 Conocimientos

Procesos de Produccin

232
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Pgina 5 de 5

Dominio de mquina plan

7.4 Habilidades

Correcta redaccin de informes
Habilidades manuales

7.5 Destrezas

Outlook)
Manejo de mquinas de coser
Manejo de elementos de corte.




Entrenamiento intensivo en el rea productiva con nfasis en corte,
costura y supervisin de calidad.


Versin Cambio


Original Copias
Recursos Humanos Produccin
233
J efe de Logstica

Cdigo: REC-DI-1

CARGOS
Jefe de Logstica

Pgina 1 de 5

1. IDENTIFICACIN DEL CARGO

Cargo: J efe de Logstica
Cargo genrico: J efe
Departamento / rea: Logstica
Cargo del jefe Inmediato: Gerente de Operaciones


3. OBJETIVO GENERAL

El jefe de Logstica ser escogido entre uno de los tres auxiliares del rea. Como tal,
deber supervisar y controlar las actividades del personal a su cargo, as como
deber responder por su rea ante las dems dependencias de la compaa.
Adems de las funciones, actividades y/o tareas que tenga el jefe de Logstica por
desempearse como uno de los tres auxiliares del rea, ser responsable por:
Supervisar y controlar las actividades del personal a su cargo
Asistir a las reuniones de indicadores, presentando la informacin relevante
del rea
Planificar e implementar labores que lleven al mejoramiento general del rea.
Seguir los procedimientos e instructivos implementados para el rea de
Logstica.
y mantenimiento del sistema de gestin de la calidad ISO 9001.
AUXILIAR DE SERVICIO
AL CLIENTE
AUXILIAR DE COMERCIO
EXTERIOR
J EFE DE LOGSTICA
GERENTE DE
OPERACIONES
AUXILIAR DE
FACTURACIN
234
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS
Jefe de Logstica

Pgina 2 de 5

5.1.1 Materiales
Computador
Telfono
Impresora
Escner
Clientes (precios y condiciones)
Sistema de facturacin
Documentos de exportacin
Puede tomar decisiones respecto al manejo de su departamento. Dichas
decisiones se deben basar en polticas y procedimientos de la empresa y
no deben ir ms all de sus funciones.
5.1.4 Supervisin

parte del jefe inmediato y ejerce supervisin especfica de manera directa
y constante sobre los auxiliares de facturacin, comercio exterior y
servicio al cliente.

5.1.5 Dinero

empresa, debido al mal manejo del personal y de las funciones relativas
al rea.



Se mantienen relaciones continuas con todas las unidades de la
empresa, a fin de apoyar y ejecutar lo relativo al rea.
235
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS
Jefe de Logstica

Pgina 3 de 5


Clientes
Empresas transportadoras
Proveedores extranjeros
Aduana
SIA


Directos: Ninguno Indirectos: Ninguno
Directos: Gerencia de operaciones Indirectos: Gerencia general





Sentado X
Caminando Ms o Menos Pesado Almacn Fines de Semana
Subiendo y Bajando
Empujando
Conduciendo Muy Pesado Planta Medio Tiempo

236
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS
Jefe de Logstica

Pgina 4 de 5

6.3 Esfuerzo

ESFUERZO REQUERIDO
Mental X X
Visual X X
Estrs X X
Fsico X X

6.4 Riesgo

FACTORES DE RIESGO
RIESGOS
Agentes fsicos X
Agentes qumicos X

7. PERFIL DEL CARGO


Tcnico o profesional en reas administrativas

7.2 Experiencia

Tres (3) aos de experiencia progresiva en el rea administrativa y de
servicio al cliente

7.3 Conocimientos

Sistemas
Servicio al cliente
237
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS
Jefe de Logstica

Pgina 5 de 5

Comercio exterior

7.4 Habilidades

Correcta redaccin de informes y comunicados a los clientes

7.5 Destrezas

Outlook)

a. Entrenamiento requerido





Versin Cambio


Original Copias
Recursos Humanos Logstica

238
Operario de Corte

Cdigo: REC-DI-1

CARGOS
Operario de Corte Pgina 1 de 5


Cargo: Operario de Corte
Cargo genrico: Operario
Departamento / rea: Produccin
Cargo del jefe Inmediato: Supervisor de Produccin


3. OBJETIVO GENERAL

Cortar las piezas de cuero y vinilo que conforman la tapicera, teniendo en cuenta
los parmetros de calidad de la empresa.

Recoger y revisar el material entregado por Almacn (cuero y vinilo) para el
corte de las piezas que conforman una tapicera.
Cortar el cuero y vinilo de acuerdo con las especificaciones descritas en los
moldes de corte y en la orden de produccin (OP).
Garantizar que las piezas cortadas no tengan ningn defecto de calidad,
segn los requisitos internos de la empresa.
Cuidar y mantener en perfecto estado los moldes de corte. Reportar
cualquier anomala al departamento de Diseo y Desarrollo.
Realizar el repujado de logos cuando sea necesario, segn la informacin
especificada en la orden de produccin (OP).

MANTENIMIENTO
MQUINAS
GERENTE DE
OPERACIONES
SUPERVISOR DE
PRODUCCIN
OPERARIO DE CORTE
OPERARIOS DE
COSTURA
239
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS
Entregar el cuero y vinilo sobrantes al rea de almacn, con el fin de cumplir
con el reintegro de materiales.
Mantener en orden y limpieza el sitio de trabajo, reportando cualquier
anomala.
Seguir los procedimientos e instructivos implementados para el rea.
Seguir los parmetros establecidos por la compaa en cuanto al
seguimiento y mantenimiento del sistema de gestin de la calidad ISO 9001.
5.1.1 Materiales
Mesa de corte
Cuchilla, piedra para afilar, barra de pesa
Materia prima: cuero y vinilo
Moldes de corte
Moldes de corte
(cuero y vinilo)
Puede tomar decisiones respecto a los defectos de calidad en el
material (cuero y vinilo). Estas decisiones deben basarse en polticas
y procedimientos de la empresa y no deben ir ms all de sus
funciones. Todas las otras decisiones deben ser consultadas.
5.1.4 Supervisin
parte del jefe inmediato (Supervisor de Produccin) y no ejerce
supervisin alguna.

5.1.5 Dinero

empresa, debido a su estrecha relacin con las dos materias primas
ms importantes en la fabricacin de tapiceras para automviles
(cuero y vinilo).
240
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS



El cargo mantiene relaciones continuas con toda el rea productiva y con
los departamentos de Almacn, Supervisin de Calidad y Diseo y
Desarrollo.


El cargo no requiere tener relaciones externas


Directos: Supervisor de produccin y Gerente
de operaciones
Indirectos: Gerencia general y J efe de
supervisin de calidad



El cargo se ubica en un sitio cerrado y mantiene contacto con agentes
contaminantes tales como: polvo, humedad, etc.


De pie X Liviano Oficina Tiempo Completo X
Sentado
Caminando Ms o Menos Pesado Almacn Fines de Semana X
Empujando

241
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

6.3 Esfuerzo

ESFUERZO REQUERIDO
Mental X X
Visual X X
Estrs X X
Fsico X X

6.4 Riesgo

FACTORES DE RIESGO
RIESGOS
Agentes fsicos X
Agentes qumicos X

7. PERFIL DEL CARGO


Bachiller.

7.2 Experiencia

No indispensable.

7.3 Conocimientos


242
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Habilidades

Organizacin
Habilidades manuales
Establecer relaciones interpersonales

7.5 Destrezas

Manejo de elementos de corte.





Entrenamiento general en el rea productiva con nfasis en Corte


Versin Cambio


Original Copias
Recursos Humanos Produccin

243
Asistente de Diseo y Desarrollo

Cdigo: REC-DI-1

CARGOS
Asistente de Diseo y Desarrollo Pgina 1 de 5

1. IDENTIFICACIN DEL CARGO

Cargo: Asistente de Diseo y Desarrollo
Cargo genrico: Asistente
Departamento / rea: Diseo y Desarrollo
Cargo del jefe Inmediato: J efe de Diseo y Desarrollo


3. OBJETIVO GENERAL

Ejecutar algunas de las actividades requeridas para la obtencin de un producto que
est de acuerdo con las expectativas y necesidades que los clientes y la empresa
puedan tener, respecto al Diseo y Desarrollo de nuevos modelos de automviles.
Realizar y hacer validar los esquemas de costura, los cuales servirn como
gua al rea de produccin en la correcta terminacin de una tapicera.
Recibir, revisar y organizar las telas de automviles que llegan al rea para
comenzar con el proceso de Diseo y Desarrollo.
Tomar las medidas de las telas con el fin de incluirlas dentro de la pgina
Web.
Mantener al da los diferentes cuadros, informes y registros del rea.

GERENTE GENERAL
J EFE DE DISEO Y
DESARROLLO
OPERARIOS DE DISEO
Y DESARROLLO
ASISTENTE DE DISEO
Y DESARROLLO
244
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS
Seguir los procedimientos e instructivos implementados para el rea de
Diseo y Desarrollo.
y mantenimiento del sistema de gestin de la calidad ISO 9001.
considere convenientes
5.1.1 Materiales
Computador
Telfono
Impresora
Mesa de dibujo
Moldes de corte
Esquemas de costura
Las decisiones que pueda tomar se deben basar en polticas y
procedimientos de la empresa y no deben ir ms all de sus funciones.
5.1.4 Supervisin

Este cargo recibe supervisin de forma directa y peridica del jefe directo
(J efe de Diseo y Desarrollo) y no ejerce supervisin alguna.

5.1.5 Dinero

empresa, debido principalmente a la mala realizacin de esquemas de
costura, lo cual puede llevar a futuros errores en la fabricacin de una
tapicera.

245
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS



Se mantienen relaciones constantes con el rea de Produccin y
peridicas con otros departamentos de la empresa como Logstica,
Almacn y Supervisin de Calidad.


Clientes


Directos: J efe de Diseo y Desarrollo Indirectos: Gerencia general





De pie X Liviano Oficina X Tiempo Completo X
Sentado X
Caminando Ms o Menos Pesado Almacn Fines de Semana
Subiendo y Bajando
Empujando

246
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

6.3 Esfuerzo

ESFUERZO REQUERIDO
Mental X X
Visual X X
Estrs X X
Fsico X X

6.4 Riesgo

FACTORES DE RIESGO
RIESGOS
Agentes fsicos X
Agentes qumicos X

7. PERFIL DEL CARGO


Tcnico o profesional en Diseo Industrial o carreras afines

7.2 Experiencia

Un (1) ao de experiencia progresiva en el rea de Diseo Industrial

7.3 Conocimientos

Sistemas

247
Cdigo: REC-DI-1

CARGOS

Habilidades

Correcta redaccin
Organizacin

7.5 Destrezas

Outlook)
Manejo de software de diseo (Corel Draw)
Manejo de cmara fotogrfica digital

a. Entrenamiento requerido



Entrenamiento general en el rea de Produccin


Versin Cambio
1 Primera Versin (Octubre 2006)


Original Copias
Recursos Humanos Diseo y Desarrollo

248
ANEXO A4 Cartilla de Induccin Corporativa

1
CartilladeInduccin
Corporativa
Bogota2006
RECDI2
Ver.1
2
Bienvenido
Despus de un estricto y cuidadoso proceso de seleccin usted ingresa a
formarpartedelafamiliaIMAPARLTDA.
Noscomplacesaberquecontamosconustedapartirdehoyyaprovechamos
parainvitarloaserpartedeestagestin,enlacualustedpuededesarrollarse
personalylaboralmente,almismotiempoquecontribuyeapreservarnuestra
excelente imagen y a seguir con la obtencin de las metas que nos hemos
propuesto.
Reciba un caluroso saludo de bienvenida en nombre de quienes integramos
estaorganizacin.
JosLucasDugand
Gerente
InduccinCorporativa
3
InduccinCorporativa
Objetivogeneral
Facilitar las herramientas y espacios necesarios que ayuden
al nuevo miembro en la adquisicin de conocimientos
generalesdelaorganizacin.
Quinessomoscomoempresa?Quhacemos?CulesnuestraVisin? Cules
nuestraMisin?Quvaloresnosidentifican?
Estassonalgunaspreguntasquegeneralmentenoshacemosalvincularnoscon
unaempresa.Estacartillaresolveralgunasdeestainquietudes yserelprimer
ejerciciodeintegracinalaorganizacin.
4
InduccinCorporativa
Laempresaquesomos
5
InduccinCorporativa
Laempresaquesomos
IMAPAR LTDA. fue constituida legalmente el da 18 de Agosto de 1988, bajo el
N.I.T. 08000441941. Comenz labores en el ao de 1989 bajo la supervisin del
Dr. Jos Lucas Dugand y el Ing. David Ernesto Ramrez, quienes fueron sus
fundadores.Actualmenteeslideradaporsugerentegeneral,Jos LucasDugand,
ysusocioehijoJuanPabloDugand.
El objeto social de la empresa incluye la manufactura y fabricacin de cojineras
en cuerovinilo para automviles, as como la comercializacin de las mismas a
nivelnacionaleinternacional.Deigualmanera,abarcalaimportacinyventade
accesorios relacionados con el sector automotriz, tales como techos elctricos,
tablerosdemadera,etc.
El principal fuerte dela empresa se constituye en el mercado de cojineras, enel
cual se ha logrado un crecimiento sostenido a lo largo de los aos, lo que ha
llevado a su expansin, no slo local sino internacional, llegando a hacer
presenciaenpasesdetodaelreaLatinoamericana,elCaribey losEEUU.
6
InduccinCorporativa
Como muestra de este esfuerzo, IMAPAR LTDA. ha sido galardonada con
importantes premios que muestran su voluntad expansionista, tales como el
premio Portafolio al mejor proyecto exportador PYME en 1994 y el premio
Exportar alamejorPYMEexportadoradelao1997.Estospremiosbrindaronun
reconocimiento a la calidad del producto ofrecido por la compaa y al logro de
conseguirentrar en mercadostandifciles y competidos como el norteamericano.
Adicionalmente,IMAPARLTDA.fuecertificadaencuantoasusistemadegestin
decalidadporlaempresaBVQIColombiaLtda.enlanormaISO9001:2000elda
28deNoviembrede2002porunperiododetresaos.
LaoficinaprincipaldeIMAPARLTDA.seencuentraenBogotaD.C.,desdedonde
se despacha nuestro producto a las principales ciudades de Colombia
(Barranquilla, Pereira, Medelln, Cali, Bucaramanga y Bogota) y a cerca de 15
pasesenelexterior.
Laempresaquesomos
7
InduccinCorporativa
NuestraOrganizacin
JUNTADE
SOCIOS
JEFEDE
FINANZAS
Fecha: Enero de 2007
Versin 3
ORGANIGRAMA IMAPARLTDA
GERENCIA
COMERCIAL
JEFEDE
DISEO
Y
DESARROLLO
JEFEDE
SUPERVISIN
DECALIDAD
JEFEDE
ALMACNY
COMPRAS
JEFEDE
LOGSTICA
ASISTENTEDE
DISEOY
DESARROLLO
OPERARIOS
DE
SUPERVISIN
DECALIDAD
JEFEDE
HILVANADO
SUPERVISOR
DE
PRODUCCIN
AUXILIAR
CONTABLE
AUXILIARDE
COMERCIO
EXTERIOR
AUXILIARDE
SERVICIOAL
CLIENTE
SECRETARIA
DEGERENCIA
COORDINADOR
DECALIDAD
REVISOR
FISCAL
GERENTE
GENERAL
GERENTEDE
OPERACIONES
AUXILIARDE
ALMACN
COSTURA
MANTENIMIEN
TODE
MQUINAS CORTE HILVANADO ESPUMADO MARCADO
OPERARIOS
DEDISEOY
DESARROLLO MENSAJERO VIGILANTE AUXILIARDE
LIMPIEZA
AUXILIARDE
DESPACHOS
ASISTENTEDE
GERENCIA
AUXILIARDE
FACTURACIN
JEFEDE
PERSONALY
RRHH
AUXILIARES
COMERCIAL
8
InduccinCorporativa
NuestrosRepresentantes
Barranquilla:Elmundodeltapicero
Bogot:Imapar Bogot
Bucaramanga:Mundialde lujos
Cali: HollandiaSunroof
Medelln:ImaparMedelln
Pereira: InversionesLlacar
249

9
InduccinCorporativa
Venezuela
Ecuador
Per
Chile
10
InduccinCorporativa
Guatemala
ElSalvador
Honduras
Nicaragua
CostaRica
Panam
RepblicaDominicana
PuertoRico
Trinidad y Tobago
11
InduccinCorporativa
Mxico
Irlanda
12
InduccinCorporativa
NuestraCultura
13
InduccinCorporativa
NuestraCultura
La cultura organizacional determina la forma como funciona una
organizacin,enelsentidodequelasestrategias,estructurasysistemas
se ven reflejadas en ella. Dicha cultura es la fuente visible en donde la
visinadquieresuguadeaccin.
Dentro de este marco conceptual, la cultura organizacional se
manifiesta a travs de la conducta y el comportamiento de los
miembrosdelaorganizacin.Estoquieredecirquesevereflejadaenla
prcticayenlasaccionesdiariasquesetomaneneldaada.
Las definiciones y conceptos que encontrar en esta seccin
comprenden el sentir colectivo y la voluntad de las personas que
integramos esta empresa; sin embargo, son slo palabras que para
hacerlascultura,tradicinyrealidad,debenservividascomotal.
14
InduccinCorporativa
NuestraVisin
NuestraMisin
Hacer la diferencia entre un automvil de serie, equipado en forma
estndar por una ensambladora automotriz, y un automvil equipado
porIMAPAR,mediantelafabricacinycomercializacindeproductosy
accesoriosquebrindendistincin,lujo,confort,ypersonalidad propiaal
dueodelvehculo.
Enelao2009serlderesenaccesoriosdelujoparaautomviles,tanto
enColombiacomo a nivel latinoamericano,mediante elcumplimiento,
calidad y servicio, contribuyendo a la buena imagen del pas en el
exterioryasudesarrollosocialeindustrialinterno.
15
InduccinCorporativa
NuestraPolticayObjetivosdeCalidad
LOGRARUNCRECIMIENTOANUAL
SOSTENIDO DE LAEMPRESA,
MANTENIENDO UNOSBUENOSNDICES
DERENTABILIDAD
TENER UNALTONDICE DESATISFACCINEN
NUESTROSCLIENTES,QUE VAYADE LA MANO
CONUNADISMINUCINGRADUALENLOS
RECLAMOSY QUEJASRECIBIDOS
MOSTRAR UNCOMPROMISO
GENERAL DELAEMPRESACON
LAMEJORA CONTINUAY
EVIDENCIAR UNOSRESULTADOS
QUE LO SUSTENTEN
LOGRAR UNALTONIVELDE
CUMPLIMIENTO CONELFINDE
SER CONFIABLESPARANUESTROS
CLIENTESY SERCOMPETITIVOS
ENEL MERCADO ACTUAL
LapolticadecalidaddeIMAPARconsisteen lograrun
crecimiento sostenido enel mercado,mejorarnuestra
rentabilidady proporcionaranuestrosclientesproductos y
serviciosquesatisfagan o excedansus expectativas, mediante un
compromisogeneral delaempresacon el cumplimiento,el buen
servicio,la calidad del producto ylamejora continuadel sistema
degestinimplementado.
16
InduccinCorporativa
NuestrosPrincipiosyValores
Respeto: Los negocios de la
empresa semanejancon integridad
y rectitudentornoalos intereses de
aquellos a quienes podemos afectar
con nuestras actividades.
Competitividad: La empresa se
enfocar en aumentar su
productividad mediante el
mejoramiento continuo de cada
uno de sus procesos internos;
adems, contribuir a mejorar la
calidad de vida de todas las
personas vinculadas aella.
Calidad: Los productos y
servicios ofrecidos por esta
organizacin se rigen bajo
una poltica y unos
objetivos claros de calidad,
con el fin de ofrecer
tranquilidad al consumidor
a la hora de adquirir los
mismos.
Rectitud: Todas las actividades delaempresa
se realizan demaneratransparente.Nosedan
niserecibensobornos ocualquierotrotipode
beneficios para ascenderolograrventajas.
Legalidad: Los negocios, las
transacciones comerciales y dems
actividades pblicas y privadas, se
realizan dentro del marco de la ley
y respetando las normas de la
ciudady pas enquehabitamos.
250

17
InduccinCorporativa
Nuestrasherramientasdecomunicacin
18
InduccinCorporativa
HerramientasdeComunicacin
www.imapar.com.co
Ponemosadisposicindenuestrosempleadosynuestros
clientesunaopcinenlneaenlaquesepuedeencontrar
diferenteinformacinacercadenuestraorganizacin.
Productos
Reddedistribuidores
Laempresa
Reddeconcesionarios
Informacindeinters
Contctenos
19
InduccinCorporativa
SistemadeProcesosyProcesoProductivo
20
InduccinCorporativa
SistemadeProcesos
Recepcindel
pedido
FAX
EMAIL
Programacinde
produccin
Pedidoen
almacn
Necesidad
Entrega demateriales
aproduccin
Procesoproductivo
Supervisinde
calidad
Despachos
21
InduccinCorporativa
ProcesoProductivo
1.Cortede material
Enestareaseencargandecortarlaspiezasde
materia prima (cuero y vinilo), segn los
moldes diseados por el departamento de
Diseo y Desarrollo para cada referencia de
automvil.
2. Marcado depiezas
La principal actividad de esta rea consiste en
marcar las piezas de cuero y vinilo, segn
ciertasabreviaturasquedeterminanlaposterior
unincorrectadelatapicera.
22
InduccinCorporativa
ProcesoProductivo
3.Espumado
La principal actividad de esta rea consiste en
cortarlaespumaparacadamoldedeacuerdoalas
especificacionesdegrosordescritasenlosstickers
queseencuentrapegadosenlosmismos.
4. Hilvanado
En esta rea se une el cuero o vinilo con las
piezas de espuma correspondientes, usando
paraellounamquinadecostura.
23
InduccinCorporativa
ProcesoProductivo
5.Costura
Enestarease uneoarmalatapiceraencuero
utilizando una mquina de coser y basndose
en los esquemas de costura diseados por el
rea de Diseo y Desarrollo para cada
referenciadecarro.
6. Supervisin deCalidad
En esta rea se revisa el producto final para garantizar
que cumpla con las necesidades y expectativas de cada
clienteenespecfico.
24
InduccinCorporativa
NuestrasPolticasyNormas
251

25
InduccinCorporativa
Las normas y polticas definidas por la organizacin tienen como fin proporcionar una
direccin unificada para enfocar el esfuerzo de todo el personal dentro de un mismo
camino.
Al ingresar como colaborador de IMAPAR LTDA., usted debe conocer acerca de las
disposiciones legales, polticas, normas, controles y procedimientos internos, con el fin de
asegurarlafinalidad delos mismos.
En nuestra organizacin estos aspectos han sido agrupados dentro de los siguientes
documentos:
Reglamento InternodeTrabajo:
Haceparte deloscontratosindividuales de trabajo,esun conjuntodenormas que
determinanlas condicionesquedebenseguirlostrabajadores al momentode desarrollarsus
labores.Elreglamentointerno detrabajodebeserconocidoy recordadopor todos los
trabajadores porloque debe serubicadoenunlugarvisiblede laempresa.
Reglamento deHigieneySeguridadIndustrial:
Estereglamentoestablece lasdisposicionespor lascuales deben regirse lasactividades,
obligacionesy responsabilidadesque se desarrollen en materiade Higiene y Seguridad
26
InduccinCorporativa
Industrial,conelpropsito de hacer de cadaunodelos trabajadoresresponsable desu
propiopuestodetrabajado,ascomode cuidar su salud e integridadfsica,contribuyendoa
preveniryaevitarlosaccidentesde trabajo,enfermedadesprofesionales, accidentes con
dao alapropiedad,medioambiente y terceraspersonas.(Estepuedeserconsultadoenel
readeRRHH)
Manualdecalidad:
Esundocumentodonde seespecificanlamisiny la visin de la empresaconrespectoala
calidadas comolapolticadecalidad y losobjetivosque apuntanalcumplimientode dicha
poltica. El manual de calidad expone adems, la estructura del Sistema de Gestin de la
Calidad y expone los procedimientos documentados de la empresa. En este documento se
reflejael compromisode laempresa haciala calidad y la influencia que sta debe tener en
cada uno de los miembros de la empresa, por lo anterior en cada rea o departamento se
encuentra una copia del manual que puede ser consultada por cualquier miembro de la
organizacin cuandoestelodesee.
27
InduccinCorporativa
Fuera de los contenidos relacionados anteriormente, es indispensable tener en cuenta las
siguientespolticasgenerales:
Cumplirelhorario de trabajo establecido
Tener buenas relaciones interpersonales mediante una comunicacin abierta, honesta y
respetuosa con todas las personas que pertenecen a la organizacin o que tienen contacto
conella.
Mantener una adecuada presentacin personal. En caso de utilizar uniforme, llevarlo de
acuerdo alas normasdefinidas por laorganizacin.
Mantenersu sitio de trabajo ordenadoyaseado.
Cuidarlosactivos fijos yelementosdetrabajoqueleseanasignadosy nodarle utilizacin
diferente alos propsitoslaborales.
Contribuircon elcontrolde costosygastos.
28
InduccinCorporativa
NormasyProcedimientosdeSeguridad
Las normas y procedimientos de seguridad se establecen con el propsito de proteger la
integridad de las personas, las instalaciones y los bienes de la compaa. Su funcin
principal consiste en buscar una Cultura de Seguridad que se traduzca en una conducta y
actitudpreventiva.
Dentro de las instalacionesest prohibidoel porte de armas de fuego o decualquier tipo,
exceptuandolas personasqueprestenel servicio devigilancia.
Los empleados son responsables del cuidado y el buen uso de los equipos que se les
suministrenpara el cumplimientode susfunciones.
Al salirde laempresadebepermitirqueel vigilantelerevise su bolsoocartera.
Colabore ordenadamente en los planes de evacuacin, atienda las instrucciones de su
coordinadorobrigadista.
29
InduccinCorporativa
Sucontratodetrabajo
30
InduccinCorporativa
SuContratoconIMAPARLTDA.
Ustedestapuntode firmarcontratocon nuestraorganizacin,cualquier modificacinal
mismosernotificadaausted por escrito.
EnIMAPAR LTDA.seutilizancuatromodalidadesde contrato:
Contratoatrminoindefinido
Contratoporprestacin de servicios
Contratoatrminofijo
Contratopordestajo
Cualquiera delassiguientes situacionessepueden presentardespusde firmado elcontrato,por lo
cual esimportanteque ustedsepadequ se tratan!
Perododeprueba
Elperodo depruebaes untiempo quesedanlas partesparaconocersey definirsi quieren
onocontinuarconelcontrato;constade tres meses paralos contratosatrminoindefinido,
mientras que para los contratos a trmino inferior a un ao durara la quinta parte del
tiempo pactado.Antesde quesecumplaeste perodo,cualquieradelas partes puededar
31
InduccinCorporativa
por terminadoel contratosinlugaraningunacontraprestacin.
Solicituddevacaciones
Las vacaciones corresponden a un descanso remunerado (pagado) de 15 das hbiles
consecutivos. A stas tienen derecho todos los trabajadores que han prestado sus servicios
por un mnimo de un ao. Cada departamento debe programar las vacaciones de su
personal por todo el ao previendo las implicaciones operativas en que se incurre. Cada
trabajador debe realizar la solicitud de vacaciones de forma escrita especificando la
siguiente informacin: Nombre completo, cargo, perodo laborado, fecha en la cual
empiezan sus vacaciones y firma de aprobacin del jefe inmediato. La carta debe ser
enviadaal rea de personal parasu radicacinconunmnimode 20dasde anterioridada
lafechade salidaavacaciones. Laremuneracin correspondiente al perodo devacaciones
seabonar alacuentadenminade cadapersona.
Solicituddecesantas
Las cesantas son una prestacin a la que tienen derecho los trabajadores, exceptuando
aqullos que ganansalariointegral,y consiste enel pagodeun mesde trabajoporcadaao
trabajadoosuproporcin por ao.Las cesantasde cadaperodo (un ao) se paganpor
32
InduccinCorporativa
tarde el da 14 de febrero, ao vencido, al Fondo de Cesantas que cada trabajador haya
escogido.Alterminarselarelacinlaboral se liquidan las cesantas de eseao y se entrega
unaconstancia dedesvinculacin conel fin de que la personaretire del fondo,silo desea,
lascesantas deaosanteriores.Mientrasel trabajadornoest desvinculado dela empresa,
puede solicitarunanticipooretirode sus cesantasenlossiguientescasos:abonoacrdito
hipotecario,compraoconstriccinde vivienda,reparaciones locativas,pago de impuestos y
estudios superioresdel empleado,su cnyugeosushijos.
Interesesalascesantas: Cada ao,ene lemesdeenero,lacompaaliquidayconsignalos
interesescausadospor suscesantasalFondode Cesantas seleccionadoporel trabajador.
Incapacidadylicencia dematernidad:
Cuando unapersona se incapacite por enfermedad general, debernotificarde inmediatoa
su jefe inmediatoy debehacerllegarel certificadodeincapacidad expedido por laEPS ala
cual est afiliado; igualmente, deber hacer llegar los soportes en caso de licencia de
maternidad.
252
ANEXO A5: Reposicin Materia Prima IMAPAR Ltda.

Histrico: Consumo de cuero mes a mes (dm
2
)

Promedio ltimos 3 meses (dm
2
) Promedio ltimos 3 meses con picos

C O L O R FEB 2006 MAR 2006 ABR 2006 MAY 2006 JUN 2006 JUL 2006 AGO 2006 SEP 2006 OCT 2006 NOV 2006 DIC 2006 ENE 2007 TOTAL
NEGRO 87.361 124.450 75.550 121.542 96.540 108.413 82.499 75.719 38.488 94.597 150.220 92.444 936.012
GRIS 21 85.233 105.075 107.678 91.886 86.955 102.801 120.318 131.447 82.457 117.951 147.413 85.044 1.073.950
GRIS EXPLORER 60.169 46.253 74.887 73.488 100.704 73.314 56.998 44.465 85.323 62.232 42.419 26.054 639.884
GRIS PEWTER 16.241 5.637 5.988 7.499 13.881 0 780 0 70 9.839 14.414 0 52.471
GRIS 72 15.396 19.383 5.308 17.499 12.446 9.250 6.603 7.927 7.940 11.915 18.329 8.982 106.199
AZUL PRADO 7.419 6.773 9.284 2.991 2.341 6.173 8.221 2.750 4.195 3.473 6.519 8.897 54.844
AZUL MARINO 1.648 2.666 1.103 2.470 627 830 2.351 300 1.382 803 1.422 0 11.288
BEIGE ARENA 44.187 31.583 22.648 37.114 29.648 43.963 20.921 27.676 37.361 55.179 47.024 46.624 368.158
BEIGE 009 600 2.104 1.305 0 1.757 1.080 2.940 3.103 1.362 2.089 2.102 0 18.442
BEIGE ALMENDRA 9.112 2.725 4.667 1.050 5.580 2.518 1.330 3.648 3.646 5.942 9.008 2.917 40.306
BEIGE TAUP 9.183 7.232 5.545 8.557 5.520 17.156 6.850 3.832 7.858 15.729 20.770 6.497 98.314
BEIGE ADOBE 5.161 27.275 32.465 14.793 18.433 23.131 16.507 9.187 19.184 25.119 23.660 8.043 190.522
MIEL OCRE 4.006 2.692 2.583 2.000 2.205 2.218 4.247 3.928 1.569 4.029 7.478 770 31.027
GRIS COROLLA 10.107 4.263 0 0 5.561 5.498 6.726 8.467 2.255 0 0 8.871 37.378
ESPECIALES 2.050 1.690 0 1.468 100 0 0 0 0 0 0 235 5.543
TOTALES 357.873 389.801 349.011 382.357 382.298 396.345 337.291 322.449 293.090 408.897 490.778 295.378 4.405.568
PROMEDIO LTIMOS 3 MESES
112.420
116.803
43.568
8.084
13.075
6.296
742
49.609
1.397
5.956
14.332
18.941
4.092
2.957
78
PROM 3 ULTIMOS MESES CON PESOS
124.287
101.292
42.065
4.850
14.943
8.725
1.298
45.094
909
4.157
7.873
15.776
2.121
8.188
1.118
253
ANEXO A6: Aplicacin Informtica: Subaplicaciones

Reposicin de Materiales Vinilo

254
Reposicin Materia Prima

Vr.1
DIAS DIAS STOCK EXISTENCIA CONSUMO DIAS PROVEEDOR COLOCAR
REPOSICION MINIMO EN IMAPAR PROMEDIO EXIST. 1 2 ORDEN
ESPUMAS CJ TEXTILES ESPURETAN.
BONDEADA 5mm 10 10 1.352 1.384 29 1.352 0
BONDEADA 10mm 10 10 803 1.768 14 803 965
BONDEADA 15mm 10 10 377 1.105 10 377 728
CREMALLERAS EKA
20 cms GRIS 30 30 120 60 60 120 61
20 cms BEIGE 30 30 80 12 200 80 0
20 cms NEGRO 30 30 40 11 113 40 0
20 cms ARCILLA 30 30 3 0 ??? 3 0
33 cms GRIS OSCURO 30 30 467 642 22 4.000 4.467 1.458 STOCK BAJO
33 cms BEIGE 30 30 253 89 85 1.000 1.253 0
33 cms NEGRO 30 30 456 235 58 1.000 1.456 249
33 cms ARCILLA 30 30 50 50 30 400 450 100
33 cms BASALTO 30 30 124 116 32 1.000 1.124 223
33 cms CEMENTO 30 30 567 167 102 567 0
60 cms GRIS OSCURO 30 30 2.435 825 89 1.000 3.435 0
60 cms BEIGE 30 30 123 141 26 1.000 1.123 299 STOCK BAJO
60 cms NEGRO 30 30 567 320 53 1.000 1.567 393
60 cms ARCILLA 30 30 54 88 18 200 254 211 STOCK BAJO
60 cms BASALTO 30 30 200 155 39 1.000 1.200 264
60 cms CEMENTO 30 30 543 265 61 1.000 1.543 0
SIN FIN BEIGE 30 30 43 26 50 120 163 34
SIN FIN GRIS 30 30 24 114 6 1.000 1.024 317 STOCK BAJO
SIN FIN NEGRO 30 30 99 93 32 1.000 1.099 181
SIN FIN ARCILLA 30 30 56 17 99 56 0
SIN FIN BASALTO 30 30 76 52 44 76 79
SIN FIN CEMENTO 30 30 43 69 19 43 165 STOCK BAJO
SLIDER BEIGE 30 30 34 51 20 34 119 STOCK BAJO
SLIDER GRIS 30 30 87 112 23 87 250 STOCK BAJO
SLIDER NEGRO 30 30 23 96 7 23 265 STOCK BAJO
HILOS LINHASITA
20 BEIGE 30 30 65 26 74 65 0
20 GRIS CLARO 30 30 45 28 49 45 38
20 NEGRO 30 30 32 35 27 32 73 STOCK BAJO
20 GRIS OSCURO 30 30 45 30 45 45 46
40 BEIGE 30 30 54 15 109 54 0
40 GRIS CLARO 30 30 76 15 151 76 0
40 NEGRO 30 30 56 16 105 56 0
40 GRIS OSCURO 30 30 5 46 3 5 133 STOCK BAJO
60 BEIGE 30 30 65 10 197 65 0
60 GRIS CLARO 30 30 98 8 387 98 0
60 NEGRO 30 30 67 9 221 67 0
60 GRIS OSCURO 30 30 54 13 128 54 0
EMPAQUES HEYCA
ANCHO 30 30 200 149 40 200 247
ANGOSTO 30 30 469 363 39 469 620
BARRA TENSOR (VARILLA) 30 30 987 4.895 6 987 13.697 STOCK BAJO
DOBLE UA 30 30 0 ??? 0 0
RECTANGULAR 30 30 0 ??? 0 0
FLECHA 30 30 34 8 125 34 0
J 30 30 65 875 2 65 2.560 STOCK BAJO
PRADO 30 30 46 93 15 46 232 STOCK BAJO
VIVO ALETA 30 30 2.673 1.369 59 2.673 1.433
TUBULAR 30 30 0 ??? 0 0
TAPIZADO X 25PP (H1) 30 30 65 57 34 65 105
VELCROS
LANUDO ANGOSTO 30 30 234 181 39 234 308
LANUDO ANCHO 30 30 765 1.396 16 765 3.423 STOCK BAJO
CHUZUDO ANGOSTO 30 30 345 297 35 345 547
CHUZUDO ANCHO 30 30 35 11 95 35 0
CAUCHOS
CAUCHO BLANCO 30 30 567 305 56 567 349
CALCULO DE REPOSICION MATERIAS PRIMAS
MATERIAL
EN TRNSITO
TOTAL ALERTAS
PROVEEDOR
Cdigo: ALM-DT-7
255

Reposicin Materiales Indirectos

Vr.1
DIAS DIAS STOCK EXISTENCIA CONSUMO DIAS PROVEEDOR COLOCAR
REPOSICION MINIMO EN IMAPAR PROMEDIO EXIST. 1 2 ORDEN
AGUJAS
HILVANADO 10 10 185 1.500 4 500 685 1.370 1.315 STOCK BAJO
MQUINA PLANA 10 10 1.351 955 42 250 1.601 3.202 0
ODENA
DISEO 30 30 80 90 27 80 160 190 STOCK BAJO
PRODUCCIN 30 30 46 10 138 46 92 0
KITS MANTENIMIENTO
CHAMPS 30 30 88 20 132 88 176 0
CREMAS 30 30 23 10 69 23 46 0
ESTUCHES 30 30 35 5 210 35 70 0
ETIQUETAS 30 30 233 30 233 233 466 0
DESPACHOS
CAJAS PEQUEAS 15 15 50 40 38 50 0
CAJAS MEDIANAS 15 15 0 70 0 0 105 STOCK BAJO
CAJAS GRANDES 15 15 0 80 0 0 120 STOCK BAJO
BOLSAS DE BASURA 6 6 30 27 33 30 0
BOLSAS DE TAPICERA 6 6 423 133 95 423 0
HILO PP 15 15 0 4 0 0 6 STOCK BAJO
ZUNCHO (M) 15 15 400 354 34 400 0
CINTA DE EMPAQUE 7 7 98 46 64 98 0
GRAPAS PLSTICAS (cajas) 15 15 8 5 48 8 0
OTROS
ETIQUETAS (paquetes) 7 7 6 1 180 6 0
GRAPAS DE ENSAMBLE (cajas) 7 7 5 4 38 5 0
BISTURS 7 7 3 1 90 3 0
CUCHILLAS BISTUR 7 7 17 2 255 17 0
CINTA DE ENMASCARAR 7 7 3 2 45 3 0
LAPIZ BLANCO 7 7 0 7 0 0 5 STOCK BAJO
MINAS PUNTA PLATA 7 7 0 6 0 0 4 STOCK BAJO
PAPEL FORMA CONTINUA (resma) 7 7 8 10 24 8 0
TIJERAS 7 7 1 3 10 1 1
PIEDRAS AFILAR 10 10 2 1 60 2 0
SEGUETAS 10 10 0 1 0 0 1 STOCK BAJO
CUCHILLAS CORTE Y COSE 10 10 0 2 0 0 2 STOCK BAJO
PIES DE MQUINA 10 10 0 2 0 0 2 STOCK BAJO
CALCULO DE REPOSICION MATERIALES INDIRECTOS
EN TRNSITO
MATERIAL
PROVEEDOR
TOTAL ALERTAS
Cdigo: ALM-DT-8
256

ANEXO A7 Acta Reunin (11-05-2007)

Cdigo: REV-R-2
Versin: 2

RESULTADOS
REUNIN
Pgina 256 de 4

FECHA:

TEMA: Auditora Interna de Calidad (Parmetros y lineamientos)

1. Decisiones y acciones respecto al tema planteado

Se tomaron decisiones respecto a los siguientes temas:

g) Lder auditor
h) Equipo auditor
i) Objetivo, alcance y criterios de auditora
j) reas o procesos a auditar
k) Recursos necesarios
l) Planteamiento programa inicial de auditora

2. Desarrollo

a. Lder auditor
Se design como lder auditor al Coordinador de Calidad de la
empresa.
b. Equipo auditor
Se conformarn 4 equipos de auditores, cada uno encabezado por un
auditor certificado de la empresa. Los seores J uan Pablo Dugand
(Coordinador de Calidad / Asistente de Gerencia), J uan Manuel
Mendoza (Gerente de Operaciones) y Andrs Rodrguez (Operario
Diseo y Desarrollo)
c. Objetivo y alcance de la auditora
Evaluar la eficacia del sistema de gestin de calidad implementado.
Verificar el cumplimiento de los requisitos descritos dentro de la
norma NTC ISO 9001:2000. Detectar oportunidades de mejora y
evaluar fortalezas y debilidades del sistema en general.
Criterios
Polticas, procedimientos, norma NTC ISO 9001:2000, Manual de
Calidad Vr. 10, caracterizacin de procesos.
d. reas o procesos a auditar
Mayo 11 de 2007
257
Se defini que las reas o procesos a auditar correspondern a los
procesos definidos dentro del sistema de gestin de calidad
actualizado - mapa de procesos Vr. 2.

i. Revisin por la direccin
ii. Planificacin y mejora continua del SGC
iii. Produccin
iv. Logstica
v. Supervisin de calidad
vi. Despachos
vii. Comercial
viii. Diseo y desarrollo
ix. Gestin de calidad
x. Almacn y compras
xi. Recursos humanos
xii. Auditoras internas de calidad

e. Recursos necesarios

i. Papelera
ii. Computador
iii. Documentacin confidencial

f. Programa inicial de auditora

258

Responsables:
Gerente General
Autor del Proyecto
16-May-07 Responsables:
17-May-07 Lder Auditor
Equipo Auditor
Autor del Proyecto
Gerente General Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Equipo #1
J uan Pablo Dugand Proceso: Seleccin de proveedores,
produccin
08-J un-07 Almacn 8:00 - 11:00 am J efe de Almacn
Proceso: Comercial 07-J un-07 Gerencia 3:30 - 4:30 pm Gerente General
Equipo #1
07-J un-07 Gerencia 2:00 - 3:30 pm
anlisis de datos
07-J un-07 Gerencia 9:00 - 10:30 am
7 - 14 de Junio de 2007
Interna de Calidad
07-J un-07 Planta 8:00 - 8:15 am
Auditor Lder
Equipo Auditor
Plantear las directrices del plan de auditora 18-May-07
Del 23 de Mayo de 2007 al 6 de Junio de 2007
16 - 18 de Mayo de 2007
Pre-auditora
11 - 15 de Mayo de 2007
Aprobacin
11/06/07
259
Produccin Andrs Rodrguez
Planta Equipo #3
Andrs Rodrguez
Equipo #2
J uan Pablo Dugand
Andrs Rodrguez
J uan Pablo Dugand
Equipo #2
Conformacin equipos:
Equipo # 1: Equipo # 2: Equipo # 3:
J uan Pablo Dugand J uan Manuel Mendoza Andrs Rodrguez
Cindy Yepes J uliana Martinez Rafael Dugand
Yohanna Serna Rosa Castiblanco Diana Delgadillo
Carlos Ovalle Enrique Rodrguez Yohanna Hernandez
Responsable
Equipo #1
Equipo #3
Equipo #1
Proceso: Produccin 08-J un-07 2:30 - 5:30 pm Gerente de Operaciones
Auditor Lder
Equipo Auditor
Resultados Auditora Interna de Calidad 15-J un-07 Planta 8:00 - 8:30 am
Auditor Lder
Equipo Auditor
J efe de Almacn
Calidad
14-J un-07 Sala de J untas 2:00 - 5:00 pm
Proceso: Despacho de mercancas 13-J un-07 Almacn 9:30 - 10:30 am
J efe de Logstica
Proceso: Recursos humanos 08-J un-07 Personal 11:00 - 12:30m J efe de Personal
Proceso: Logstica y facturacin 13-J un-07 Logstica 2:30 - 4:30 pm
J efe de Diseo y Desarrollo Proceso: Diseo y Desarrollo 12-J un-07
Diseo y
Desarrollo
9:30 - 12:30 m
Equipo #3
Equipo #2
Proceso: Gestin de dispositivos de
de registros
12-J un-07 Calidad 8:00 - 9:30 am Coordinador de Calidad
Proceso: Supervisin de Calidad 12-J un-07 Planta 2:30 - 4:30 pm
Coordinador de Calidad Proceso: Auditoras internas de calidad 14-J un-07 Calidad 8:30 - 9:30 am
260
ANEXO A8: Informes de Auditora Interna de Calidad #2

EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand - Cindi Yepes - Rosa Castellanos - J ohanna Hernandez
J uan Manuel Mendoza - Milena Forero - Diana Delgadillo - J uliana Martinez
Andrs Rodrguez - Sandra Nio - Gloria Emilse Garcia - Magdalena Ramirez
RESULTADOS
Lista de NO conformidades
CDIGO: AUD-R-3
7 al 14 de J unio de 2007
IMAPAR LTDA Equipos auditores
requisitos frente a la Norma ISO 9001:2000. Detectar oportunidades de mejora y evaluar fortalezas
1. Proceso Gestin de Calidad: Se encontro en el rea de produccin una copia del Manual de Calidad
informacin descrita dentro del procedimiento de corte. Cabe destacar que tambin se entrevistaron dos
rea de produccin (costura) y otra en el rea de diseo y desarrollo. Hay que verificar si estan
correctamente calibradas.
2. Proceso Gestin de Calidad: Se encontraron dos reglas no identificadas adecudamente. Una en el
actividaes que realiza y de la forma como las debe hacer y sus respuestas no coinciden con la
3. Proceso de Produccin: Se entrevisto a un operario de corte del rea de produccin acerca de las
6. Proceso de Produccin: Existen operarios de planta (hilvanado) que no conocen acerca de
cuales son los requisitos del cliente y como pueden conocerlos. No estan informados acerca de los
Planes de Calidad diseados para abarcar este tipo de informacin.
de esta rea no estan siendo utilizados como se indica. Ejemplo: Revisin de material cuero, vinilo
y espuma
Evaluar la eficaia del sistema de gestin de calidad implementado. Verificar el cumplimiento de los
y debilidades del sistema
versin 9, que para este momento ya es obsoleto y no debe estar dentro de los documentos actuales
del sistema de gestin de calidad.
operarios ms del rea de corte y estos respondienron correctamente.
4. Proceso de Despachos: La ficha tcnica del proceso de despachos encontrada dentro del Manual de
Calidad de esa misma rea se encontro en mal estado (rota)
5. Proceso de Almacn y Compras: Algunos de los registros establecidos dentro de la ficha de proceso
261

EQUIPO AUDITOR:
J uan Pablo Dugand - Cindi Yepes - Rosa Castellanos - J ohanna Hernandez
J uan Manuel Mendoza - Milena Forero - Diana Delgadillo - J uliana Martinez
Andrs Rodrguez - Sandra Nio - Gloria Emilse Garcia - Magdalena Ramirez
OBSERVACIONES
Se destaca la caracterizacin de procesos por su claridad, orden y veracidad en cuanto a las
de indicadores.
CDIGO: AUD-R-3
7 al 14 de J unio de 2007
IMAPAR LTDA Equipos auditores
Evaluar la eficaia del sistema de gestin de calidad implementado. Verificar el cumplimiento de los
requisitos frente a la Norma ISO 9001:2000. Detectar oportunidades de mejora y evaluar fortalezas
y debilidades del sistema
actividades que se ralizan dentro de cada proceso, documentos y registrso relacionados.
Los procedimientos de todos los procesos fueron reales a la situacin actual de la empresa, las
actividades descritas en cada uno de ellos son las necesarias y los docuementos relacionados
las complementan.
Dentro de todos los documentos de la empresa se destacan los planes de calidad que muestran
claramanete todo la informaicn relacionada y relevante del proceso productivo y del proceso de
diseo y desarrollo. El uso adecuado de los mismos proporciona seguridad hacia el alcance de la
calidad en todo sentido.
Se evidencia una actualizacin mejjora completa del sistema de gestin de calidad de la empresa.
La verificacin de los indicadores de gestin se realiz hasta la validacin de las fuentes de
informacin y formulas, la aplicacin de las formulas quedo pendiente hasta la proxima reunin
Es importante seguir con el plan de sensibilizacin y hacer seguimiento al uso de los documentos y
registros ya que es la base de la cultura que realmente influye a la hora de la implementacin del SGC

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PROCESO DE ACTUALIZACIN Y MEJORA DEL SISTEMA DE

GESTIN DE CALIDAD EN LA EMPRESA MANUFACTURERA

+ = trnsito en Material dm Total IMAPAR ) (

revisadas tapiceras de Total

revisadas tapiceras de Total

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