Informe de Auditora M-O 1-40

15 de mayo de 2001

MUNICIPIO DE RIO GRANDE CONSORCIO DEL NORESTE (Unidad 4961)

Perodo auditado: 1 de enero de 1996 al 30 de junio de 1999

CONTENIDO Pgina Informacin sobre la unidad auditada ..................................................................................................... Perodo cubierto y normas aplicables ..................................................................................................... Opinin .................................................................................................................................................... Clasificacin y contenido de los hallazgos ............................................................................................. Informe de la auditora anterior .............................................................................................................. Otros anejos ............................................................................................................................................. Recomendaciones .................................................................................................................................... Cartas a la gerencia ................................................................................................................................. Comentarios de la gerencia .....................................................................................................................

. . Reconocimiento ....................................................................................................................................... 9
Anejo 1 .Hallazgos: 1. Arrendamiento de equipo con opcin a compra sin celebrar subastas pblicas .............10 11 2. Cargos bancarios por sobregiros en una cuenta bancaria ................................................ 12 3. Arrendamiento de locales que no tenan permisos de uso ...............................................
4 . Deficiencias relacionadas con los comprobantes de desembolso .................................. 13

5 -Deficiencias relacionadas con la falta de justificantes para los gastos de viaje .............. 15 6. Gasto innecesario .............................................................................................................16 Contratos de arrendamiento de locales formalizados con vigencia retroactiva .............. 17 7. 8. Deficiencias relacionadas con la falta de controles sobre la propiedad .......................... 18 9. Deficiencias relacionadas con la administracin del personal ........................................ 20

Pgina

10 . Contratos de arrendamiento de equipo con opcin a compra sin someterlos a'la . consideracin del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico ....................21

Anejo 2 .Funcionarios principales del Consorcio que actuaron durante el perodo auditado ................ 23 Anejo 3 .Junta de Directores de Alcaldes que actu durante el perodo auditado .................................24 Anejo 4 . Junta Local de Inversin que actu durante el perodo auditado ............................................. 25

Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR San Juan, Puerto Rico

15 de mayo de 2001

A la Gobernadora y a los presidentes del Senado y de la Cmara de Representantes:

Realizamos una auditora de las operaciones fiscales del Municipio de Ro Grande (Municipio) para determinar si se hicieron de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables. La misma se efectu a base de la facultad que se nos confiere en la Seccin 22 del Artculo 111 de la Constitucin del Estado Libre Asociado de Puerto Rico y en la Ley Nm. 9 del 24 de julio de 1952, segn enmendada. Determinamos emitir varios informes de dicha auditora. Este es el cuarto informe y cubre el examen de las operaciones realizadas por el Consorcio del Noreste (Consorcio). El primer informe se emiti el 24 de marzo de 2000 y cubri las operaciones del Municipio correspondientes al perodo del 1 de enero de 1996 al 12 de enero de 1997 (Informe de Auditora M-00-27). El segundo informe se emiti el 11 de septiembre de 2000 y cubri las operaciones del Municipio correspondientes al perodo del 13 de enero de 1997 al 30 de junio de 1999 relacionadas con la administracin del presupuesto, los ingresos, la administracin del personal, la contabilidad y los controles y procedimientos, y algunas de las operaciones de los desembolsos

y de la propiedad (Informe de Auditora M-01-13). El tercer informe se emiti el 14 de septiembre de 2000

y cubri las operaciones del Municipio correspondientes al perodo del 13 de enero de 1997 al 30 de junio de 1999 relacionadas con la adjudicacin de obras, las compras y servicios, las obras, la propiedad y algunas de las operaciones de los desembolsos (Informe de Auditora M-01-17).

INFORMACION SOBRE LA UNIDAD AUDITADA

En marzo de 1993 los municipios de Ro Grande, Canvanas, Loza, Luquillo, Fajardo, Ceiba, Naguabo, Vieques y Culebra formalizaron un acuerdo para crear un Consorcio o un rea de prestacin de servicios para recibir y administrar fondos de la Ley de Adiestramiento para el Empleo (JTPA-PL 97-300 del 13 de octubre de 1982) (Ley JTPA). Tambin en marzo de 1993 el Gobernador aprob la creacin del Consorcio. Este comenz operaciones en marzo de 1993 y se design al Municipio de Ro Grande como sede del mismo. La Ley JTPA fue derogada por la "Workforce Investment Act of 1998" (WIA-PL 105-220 del 7 de agosto de 1998). El Consorcio es un rea de prestacin de servicios que administra fondos de la Ley WIA, antes Ley JTPA para adiestramiento y empleo. Dichos fondos los recibe del Consejo de Formacin Tecnolgico-Ocupacional de la Administracin del Derecho al Trabajo (ADT), para lo cual se formalizan anualmente contratos de delegacin de fondos. El Consorcio est integrado por una Junta de Directores de Alcaldes (Junta) y por la Junta Local de Inversin (WIB) (antes Consejo de la Industria Privada). La Junta est compuesta por los alcaldes de los nueve municipios, y es responsable de la administracin del Consorcio. Para realizar dichas funciones la Junta nombr un Director Ejecutivo. Por su parte, el WIB est compuesto por 16 representantes del sector privado y educativo de los municipios que integran el Consorcio. El WIB adjudica las propuestas de los proveedores de servicios y realiza las revisiones de las operaciones del Consorcio. Adems, en coordinacin con la Junta, determina el plan de adiestramiento y de empleo del Consorcio. Las operaciones del Consorcio se rigen por la Ley WIA, antes Ley JTPA, la reglamentacin y las normas emitidas por el Gobierno Federal para la administracin y fiscalizacin de los fondos asignados por ste y por la reglamentacin que emite ADT para esos fines. En los contratos formalizados entre ADT y el Consorcio para la delegacin de los fondos se estipula que el mismo tambin tiene que cumplir con las

disposiciones legales aplicables promulgadas por el Gobierno Estatal y el Municipal para administrar los fondos. A base de ello, las operaciones objeto de este informe estuvieron cubiertas por la Ley Nm. 81 del 30 de agosto de 1991, Ley de Municipios Autnomos del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 1991 (Ley Nm. 81), segn enmendada. La Ley Nm. 8 1 comenz a regir desde esa fecha. Tambin estuvieron cubiertas por el Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas para los Municipios de Puerto Rico, aprobado por el Comisionado de Asuntos Municipales el 30 de junio de 1995 (Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas), con vigencia desde el 3 1 de julio de 1995. El presupuesto del Consorcio ascendi a $5,477,010 en el ao fiscal 1995-96, $5,105,364 en el 1996-97, $5,485,832 en el 1997-98 y $5,430,471 en el 1998-99.

PERIODO CUBIERTO Y NORMAS APLICABLES

La auditora cubri del 1 de enero de 1996 al 30 de junio de 1999. En algunos aspectos se examinaron operaciones de fechas anteriores y posteriores. El examen se realiz de acuerdo con las normas de auditora del Contralor de Puerto Rico en lo que concierne a los aspectos financieros y del desempeo o ejecucin. Efectuamos las pruebas que consideramos necesarias de acuerdo con las circunstancias.

Las pruebas efectuadas demostraron que las operaciones del Consorcio se realizaron sustancialmente de acuerdo con la ley y la reglamentacin aplicables, excepto por los siguientes hallazgos clasificados como principales:
l. De junio de 1996 a junio de 1998 se formalizaron cuatro contratos por $66,509 para el

arrendamiento de fotocopiadoras con opcin a compra sin celebrar subastas pblicas. Esta situacin evit

que el Consorcio tuviera a su disposicin varias alternativas y seleccionara aqullas que le ofrecieran las condiciones ms ventajosas.

2. De agosto de 1995 a junio de 1996 el banco depositario de los fondos del Consorcio
efectu cargos por $9,974 a la Cuenta de Nminas por sobregiros y cheques pagados sin fondos. Esta situacin ocasion una reduccin en los recursos del Consorcio. 3. De octubre de 1994 a agosto de 1999 el Consorcio formaliz 12 contratos por $305,100 para el arrendamiento de locales para oficinas, los cuales no tenan los permisos de uso de la Administracin de Reglamentos y Permisos (ARPE). Esta situacin no le ofreci al Consorcio seguridad de que los locales estaban en las condiciones requeridas por las leyes y los reglamentos aplicables. 4-a. De mayo de 1998 a junio de 1999 se tramitaron para pago 21 comprobantes de desembolso por $3 1,487 que carecan de la firma del Pagador Oficial (19 por $22,352) y del Director del Departamento (2 por $9,135). b. De agosto de 1998 a junio de 1999 se autorizaron para pago 70 comprobantes de desembolso por $54,645 que carecan de la factura original del proveedor que suministr los materiales y servicios. c. Se autorizaron para pago 59 comprobantes de desembolso por $51,596 sin que stos indicaran la fecha de emisin. d. No se enumeraron 50 comprobantes de desembolso por $45,325 emitidos de agosto de 1998 a junio de 1999. e. No se marcaron como pagados los justificantes de 18 comprobantes de desembolso por $24,485 emitidos de agosto de 1998 a junio de 1999.

0.

f. De febrero a junio de 1999 se autorizaron para pago 12 comprobantes de desembolso por llamadas telefnicas realizadas mediante los telfonos celulares por $4,796 que carecan del detalle de las referidas llamadas. Las situaciones que se comentan en los apartados "a" al "f" nos impidieron verificar la correccin y propiedad de dichos gastos y propician la comisin de irregularidades en los desembolsos. En el Anejo 1 se comentan detalladamente los hallazgos resumidos y los hallazgos clasificados como secundarios enumerados del 5 al 10.

CLASIFICACION Y CONTENIDO DE LOS HALLAZGOS

En nuestros informes de auditora se incluyen los hallazgos significativos determinados en las pruebas realizadas. Estos se clasifican como principales y secundarios. Los principales incluyen desviaciones de disposiciones con un efecto material, tanto en el aspecto cuantitativo como en el cualitativo, sobre las operaciones de la entidad auditada. Se clasifican como hallazgos secundarios los que consisten en faltas o errores que no han tenido consecuencias graves. En la seccin anterior se ofrece informacin sobre la clasificacin de los hallazgos de este informe. Los hallazgos del Anejo 1 de este informe estn presentados a base de atributos establecidos conforme a las normas de redaccin de informes de esta Oficina. El propsito es facilitar al lector una mejor comprensin de la informacin ofrecida. Cada uno de ellos consta de las siguientes partes: 1. Situacin - Los hechos encontrados en la auditora indicativos de que no se cumpli con uno o ms criterios. 2. Criterio - El marco de referencia para evaluar la situacin. Es principalmente una ley, reglamento, carta circular, memorando, procedimiento, norma de control interno, norma de sana administracin, principio de contabilidad generalmente aceptado, opinin de un experto o juicio del auditor.

3. Efecto - Lo que significa, real o potencialmente, no cumplir con el criterio. 4. Causa - La razn fundamental por la cual ocurri la situacin. Al final de cada hallazgo se hace referencia a las recomendaciones que se incluyen en el informe para que se tomen las medidas necesarias sobre los errores, irregularidades o actos ilegales sealados. En la Seccin "Comentarios de la Gerencia" del informe se incluye informacin sobre la contestacin de la gerencia con respecto a los asuntos sealados. Referente a las situaciones que la gerencia ofreci informacin especfica, sta se incluye al final del hallazgo correspondiente.

INFORME DE LA AUDITORIA ANTERIOR

Situaciones similares a las comentadas en los hallazgos 1, 3 y 8-b y c, fueron objeto de recomendaciones en el informe de la auditora anterior M-98-20 del 18 de marzo de 1998. Estas no fueron atendidas. El no atender las recomendaciones de los informes de auditora de esta Oficina, sin justa causa, puede constituir una violacin al Artculo 3.2-B de la Ley Nm. 12 del 24 de julio de 1985, Ley de Etica Gubernamental. A estos efectos, el 30 de enero de 1987 el Director Ejecutivo de la Oficina de Etica Gubernamental emiti la Carta Circular Nm. 86-4, mediante la cual exhort a los alcaldes y funcionarios de la Rama Ejecutiva del Gobierno a cumplir con las mismas.

OTROS ANEJOS

El Anejo 2 contiene una relacin de los funcionarios principales del Consorcio que actuaron durante el perodo auditado. El Anejo 3 contiene una relacin de los miembros de la Junta de Directores de Alcaldes que actuaron durante el perodo auditado.

El Anejo 4 contiene una relacin de los miembros de la Junta Local de Inversin que actuaron durante el perodo auditado.

RECOMENDACIONES

A la Comisionada de Asuntos Municipales

1. Ver que el Consorcio cumpla con el Plan de Accin Correctiva establecido por esta Oficina y con las disposiciones del Boletn Administrativo 1998-16 aprobado por el Gobernador el 13 de junio de 1998 (hallazgos 1 al 10).

A la Junta de Directores de Alcaldes 2. Ver que se celebren subastas pblicas para el arrendamiento de equipo con opcin a compra que exceda de $10,000 (Hallazgo 1). 3. Ver que el Consorcio tome las medidas administrativas necesarias para eliminar los sobregiros en las cuentas bancarias (Hallazgo 2). 4. Asegurarse de que los locales que sean arrendados para oficinas tengan aprobados los permisos de uso correspondientes antes de la vigencia de los contratos (Hallazgo 3).

5. Ejercer una supervisin adecuada sobre las funciones del Director Ejecutivo para asegurarse de
que el Director de Finanzas: a. Procese los comprobantes de desembolso cuando stos contengan: (1) la firma del Pagador Oficial y la del Director del Departamento (Hallazgo 4-a). (2) las facturas originales firmadas por los proveedores (Hallazgo 4-b). (3) la fecha en que stos se emitan (Hallazgo 4-c).

(4) el detalle de las llamadas telefnicas realizadas por los telfonos celulares del Consorcio (Hallazgo 4-f). b. Enumere, en orden correlativo, los comprobantes de desembolso que se emitan (Hallazgo 4-d). c. Marque como pagados los justificantes de los desembolsos al momento de efectuar los pagos (Hallazgo 4-e). 6. Ver que los funcionarios concernientes presenten las cuentas detalladas y los justificantes de los gastos por $19,701 de los fondos que se les anticiparon para viajes al exterior o, en su defecto, que reintegren dichos fondos al Municipio (Hallazgo 5-a). 7. Asegurarse de que no se incurra en gastos innecesarios, de manera que los recursos del Consorcio se utilicen en servicios que resulten en beneficio del inters pblico (Hallazgo 6).

8. Formalizar contratos escritos para el arrendamiento de locales previo al comienzo de la utilizacin

de los mismos (Hallazgo 7). 9. Asegurarse de que se corrijan las deficiencias relacionadas con: a. la propiedad (Hallazgo 8), y b. la administracin del personal (Hallazgo 9).
10. Asegurarse de que se sometan a la consideracin del Banco Gubernamental de Fomento para

Puerto Rico los contratos para el arrendamiento de equipo con opcin a compra (Hallazgo 10). CARTAS A LA GERENCIA Los hallazgos de este informe fueron referidos para comentarios al Presidente de la Junta, Hon. Csar Mndez Otero, al Presidente del WIB, Sr. Nicols Delgado Coreano, y al Director Ejecutivo del Consorcio, Sr. Carlos J. Mndez Nuez.

COMENTARIOS DE LA GERENCIA

1. El Director Ejecutivo someti sus observaciones a nuestros hallazgos por carta del 16 de febrero

de 2001 (carta del Director Ejecutivo). Sus observaciones se incluyen en los hallazgos del Anejo 1.

2. El Presidente de la Junta y el Presidente del WIB no contestaron.

RECONOCIMIENTO

Expresamos nuestro agradecimiento a los funcionarios y empleados del Consorcio por la cooperacin que nos prestaron durante nuestra auditora.

MUNICIPIO DE RIO GRANDE CONSORCIO DEL NORESTE

Anejo 1

Hallazgos

Hallazgo 1 - Arrendamiento de equipo con opcin a compra sin celebrar subastas pblicas

De junio de 1996 a junio de 1998 se formalizaron cuatro contratos por $66,509 para el arrendamiento de fotocopiadoras con opcin a compra sin celebrar subastas pblicas. Al 30 de junio de 1999 el Consorcio haba efectuado desembolsos por $39,558 por el arrendamiento de dichas fotocopiadoras. Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-20. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: - Se celebrar subasta pblica para toda compra de materiales, equipo, comestibles, medicinas y otros suministros de igual o similar naturaleza, uso o caractersticas que excedan de $10,000 [Artculo 10.001(a)]. - La Junta de Subastas entender y adjudicar todas las subastas que se requieran por ley, ordenanzas o reglamento y en los contratos de arrendamiento de propiedad mueble e inmueble y de servicios (Artculo 10.006). En el Manual para la Solicitacin, Adquisicin y Administracin de Servicios con Fondos de Concesiones en Bloque JTPA, aprobado por la Administracin del Derecho al Trabajo el 8 de enero de 1990 (Manual) se establece que independientemente del procedimiento utilizado, los consorcios realizarn los trmites de adquisicin de propiedad y contratacin de obras o servicios en forma justa, eficiente, efectiva y econmica, asegurndose que todo trmite de adquisicin o contratacin est en armona con los propsitos y objetivos del programa para el cual se cre el "Block Grant". Se establece, adems, que se efectuar el

10

(Cont. Anejo 1)

trmite de adquisicin mediante competencia, solicitando ofertas de precio o cotizaciones a varias firmas o compaas, contratistas o proveedores de servicio, mediante el trmite de subasta informal o formal. En el Manual se describen las subastas informales como aqullas que no exceden de $40,000 para la construccin de obras y mejoras y de $10,000 para la adquisicin de equipos, suministros y servicios. Las subastas formales son las que exceden de dichas cantidades. Esta situacin impidi que el Consorcio tuviera a su disposicin varias alternativas y seleccionara aqullas que le ofrecieran las condiciones ms ventajosas. El Director Ejecutivo no cumpli con las disposiciones citadas ni protegi los intereses del Consorcio. Vanse las recomendaciones 1 y 2.

Hallazgo 2 Cargos bancarios por sobregiros en una cuenta bancaria

De agosto de 1995 a junio de 1996 el banco depositario de los fondos del Consorcio efectu cargos por $9,974 a la Cuenta de Nminas por sobregiros y cheques pagados sin fondos. En el Artculo 8.004(b) de la Ley Nm. 81 se establece que no podr gastarse u obligarse en un ao fiscal cantidad alguna que exceda de las asignaciones y los fondos autorizados por ordenanza o resolucin para dicho ao. En el Captulo IV, Seccin 17 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que el Director de Finanzas ser responsable de cualquier sobregiro en los fondos municipales. Esta situacin ocasion una reduccin en los recursos del Consorcio. El Director Ejecutivo y el Director de Finanzas no administraron eficientemente las finanzas del Consorcio en lo que respecta a la situacin comentada. En la carta del Director Ejecutivo, ste indic que se dieron instrucciones al Director de Finanzas para que esta situacin no se repita. 11

(Cont. Anejo 1)

Vanse las recomendaciones 1 y 3.

Hallazgo 3 - Arrendamiento de locales que no tenan permisos de uso

De octubre de 1994 a agosto de 1999 el Consorcio formaliz 12 contratos por $305,100 para el arrendamiento de locales para oficinas, los cuales no tenan los permisos de uso de la Administracin de Reglamentos y Permisos (ARPE). A continuacin presentamos el detalle:

Direccin (Municipio) Ro Grande Ro Grande Ceiba Vieques 5

Cantidad de contratos 2 1 4 33,000 12

Importe $198,900 25,200 48,000

Vigencia abr 95 a oct 99 mar 99 a feb 00 jul 95 a jun 99 jun 95 a dic 99

$305,100

Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-20. En la Ley Nm. 76 del 24 de junio de 1975, Ley Orgnica de la Administracin de Reglamentos y Permisos, se dispone que no podr usarse ningn terreno o edificio, ni ninguna parte de stos, a menos que el uso sea de conformidad con los reglamentos y de acuerdo con el permiso que conceda ARPE. El no solicitar a los arrendadores los permisos de uso de ARPE previo a la utilizacin de los locales no le ofreci al Consorcio seguridad de que los locales estaban en las condiciones requeridas por las leyes y los reglamentos aplicables. La Junta y el Director Ejecutivo no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron los intereses del Consorcio.

12

(Cont. Anejo 1)

En la carta del Director Ejecutivo ste indic lo siguiente: A los fines de corregir este sealamiento el Consorcio del Noreste mud las oficinas locales de Vieques y Ceiba a facilidades municipales y obtuvo el permiso de uso de dos de los tres locales de Ro Grande. El local restante sin permiso de uso est en trmite. Vanse las recomendaciones 1 y 4.

Hallazgo 4 Deficiencias relacionadas con los comprobantes de desembolso

a. De mayo de 1998 a junio de 1999 se tramitaron para pago 21 comprobantes de desembolso por $31,487 que carecan de la firma de los siguientes funcionarios: Nmero de comprobantes 19 2 21

Funcionario Pagador Oficial Director del Departamento

Importe $22,352 9, 135 $31,487

b. De agosto de 1998 a junio de 1999 se autorizaron para pago 70 comprobantes de desembolso por $54,645 que carecan de la factura original del proveedor que suministr los materiales y servicios. c. Se autorizaron para pago 59 comprobantes de desembolso por $51,596 sin que stos indicaran la fecha de emisin. d. No se enumeraron 50 comprobantes de desembolso por $45,325 emitidos de agosto de 1998 a junio de 1999. e. No se marcaron como pagados los justificantes de 18 comprobantes de desembolso por $24,485 emitidos de agosto de 1998 a junio de 1999. f. De febrero a junio de 1999 se autorizaron para pago 12 comprobantes de desembolso por llamadas telefnicas realizadas mediante los telfonos celulares por $4,796 que carecan del detalle de las referidas llamadas.

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(Cont. Anejo 1)

En el Artculo 3.009(s) de la Ley Nm. 81 se establece entre los deberes del Alcalde supervisar, administrar y autorizar todos los desembolsos de fondos que reciba el municipio. En el Artculo 8.005 de dicha Ley se establece que el Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto. En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. En el Captulo IV, secciones 1, 9(2) y 13 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece lo siguiente: - Los documentos que dan base a un pago deben originarse en las distintas unidades administrativas del municipio y debern ser aprobados por los jefes de dichas unidades. Debern ser aprobados, adems, por el Alcalde o su representante autorizado, antes de referirse para pago a la Oficina de Finanzas. - El Director de Finanzas efectuar el pago de las obligaciones solamente cuando los gastos estn debidamente comprados y justificados por los documentos que presente la parte interesada. - El Director de Finanzas no aprobar el pago de aquellas cuentas que no estn acompaadas de una factura firmada por el acreedor que prest los servicios o sirvi los suministros. Es norma de sana administracin y de control interno que los comprobantes desembolso y sus justificantes contengan la informacin, las firmas y las certificaciones necesarias para que se pueda verificar en todo momento la correccin de los desembolsos efectuados y poder fijar responsabilidades. Adems, que los mismos se marquen como pagados una vez se efecte el pago correspondiente. Las situaciones que se comentan en los apartados "a" al "f" nos impidieron verificar la correccin y propiedad de dichos gastos y propician la comisin de irregularidades en los desembolsos.

14

(Cont. Anejo 1)

El Director Ejecutivo y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas ni protegieron adecuadamente los intereses del Consorcio en lo que concierne a las situaciones comentadas. En la carta del Director Ejecutivo, ste indic que se dieron instrucciones al Director de Finanzas para que estas situaciones no se repitan. Vanse las recomendaciones 1 y 5.

Hallazgo 5 Deficiencias relacionadas con la falta de justificantes para los gastos de viaje

a(1) De agosto de 1998 a junio de 1999 se anticiparon fondos por $11,985 a 15 funcionarios del Consorcio para realizar viajes al exterior. A su regreso, stos no presentaron las cuentas detalladas sobre los gastos incurridos y los justificantes sobre dichos anticipos. (2) De septiembre de 1997 a julio de 1998 se efectuaron pagos por $7,716 con cargo a la tarjeta de crdito del Consorcio por viajes al exterior efectuados por cinco funcionarios del Consorcio. A su regreso, stos no presentaron las cuentas detalladas sobre los gastos incurridos y los justificantes sobre el hospedaje y la transportacin area correspondientes a dichos pagos. En el Reglamento de Viajes del Consorcio aprobado el 31 de mayo de 1997, se dispone que se exigir al empleado del Consorcio que rinda, no ms tarde de diez das despus de su regreso, una liquidacin de cualquier anticipo de fondos acompaada de los recibos originales para cada partida de gasto. En el Captulo IV, Seccin 20 de Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establece que todo funcionario o empleado autorizado a viajar fuera de Puerto Rico deber rendir una cuenta detallada de los gastos de viaje incurridos dentro de un plazo de diez das despus de su regreso, junto a los justificantes correspondientes y reintegrar al recaudador cualquier suma no gastada. Estas situaciones nos impidieron verificar en todos sus detalles la correccin y propiedad de dichos gastos. Los funcionarios concernientes y el Director de Finanzas no cumplieron con las disposiciones citadas. 15

(Cont. Anejo 1)

En la carta del Director Ejecutivo ste indic lo siguiente: A raz de este sealamiento se ha hecho ms estricto el Reglamento de Gastos de Viaje. Es por esta razn que el mismo fue revisado el pasado 14 de diciembre de 2000, exigindole al Director de Finanzas hacer los correspondientes documentos de la nmina del funcionario o empleado si ste se negase o aplazare la radicacin de los informes. Vanse las recomendaciones 1 y 6.

Hallazgo 6 - Gasto innecesario

En junio de 1998 el Consorcio renov un contrato de arrendamiento con opcin a compra de una fotocopiadora, el cual era por un trmino de dos aos, desde julio de 1996. En el primer contrato, la opcin de compra de la fotocopiadora era por $1,000 al terminar el alquiler por los dos aos. Sin embargo, el Consorcio opt por renovar el contrato de arrendamiento por un ao adicional, por lo cual pag $4,635, en lugar de adquirir el equipo por los $1,000. Consideramos innecesario el costo adicional de $3,635 ocasionados por la renovacin del contrato indicado. En la Ley Nm. 81 se establece lo siguiente: - No se podr incurrir en gastos de fondos municipales que se consideren extravagantes, excesivos o innecesarios. Dicha Ley describe el gasto excesivo como todo desembolso por artculos, suministros o servicios cuyos precios cotizados sean mayores que aqullos que normalmente se cotizan en el mercado en el momento de la adquisicin o compra de los mismos, o cuando exista un producto sustituto ms barato e igualmente adecuado que pueda servir para el mismo fin con igual resultado o efectividad (Artculo 8.001). - El Alcalde, los funcionarios y empleados en quienes ste delegue y cualquier representante autorizado del mismo o del municipio, sern responsables de la legalidad, exactitud, propiedad, necesidad y correccin de todos los gastos que se autoricen para el pago de cualquier concepto (Artculo 8.005).

16

(Cont. Anejo 1)

En el Captulo IV, Seccin 6 del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se incluye una disposicin similar respecto a la responsabilidad del Director de Finanzas sobre los desembolsos. Esta situacin es contraria a normas sanas de administracin y limit los recursos del Consorcio para prestar los servicios esenciales a sus ciudadanos. El Director Ejecutivo no protegi los intereses del Consorcio respecto a la situacin comentada. Vanse las recomendaciones 1 y 7.

Hallazgo 7 - Contratos de arrendamiento de locales formalizados con vigencia retroactiva

De marzo de 1996 a agosto de 1999 el Consorcio formaliz cinco contratos de arrendamiento de locales por $33,000 con carcter retroactivo. La fecha de efectividad de dichos contratos fluctuaba de 235 a 608 das previos a la fecha de otorgamiento de los mismos. En Opinin del 19 de marzo de 1999 en el caso Fernndez & Gutirrez, Inc. v. Municipio de San Juan, el Tribunal Supremo de Puerto Rico dictamin que son nulos los contratos de los cuales no se radiquen copia en la Oficina del Contralor de Puerto Rico. En dicho caso se establecen los siguientes requisitos formales que debern seguir rigurosamente los municipios al formalizar acuerdos: - que sean por escrito. - se mantenga un registro de contratos que permita corroborar los mismos. - se emita copia a la Oficina del Contralor de Puerto Rico como medio de una doble constancia de su otorgamiento, trminos y existencia. - se acredite la certeza de tiempo, esto es, haber sido realizado y otorgado 15 das antes. Es norma de sana administracin y de control interno que se formalicen contratos escritos para el arrendamiento de locales previo a la obtencin del mismo donde se establezca la obligacin de ambas partes en forma precisa. 17

(Cont. Anejo 1)

La ausencia de contratos escritos puede ser perjudicial para el Consorcio, ya que no hay documentos legales que obliguen a los contratistas. El Director Ejecutivo no protegi los intereses del Consorcio en estas transacciones. Vanse las recomendaciones 1 y 8.

Hallazgo 8 Deficiencias relacionadas con la falta de controles sobre la propiedad

a. No se mantenan expedientes del mantenimiento de los dos vehculos del Consorcio. En el Artculo 8.013 de la Ley Nm. 81 se establece que la custodia, el cuidado, el control y la contabilidad de la propiedad municipal adquirida y asignada para uso de las ramas Ejecutiva y Legislativa ser responsabilidad del Alcalde y de la Asamblea Municipal o sus representantes autorizados, respectivamente. En el Captulo VII del Reglamento Revisado sobre Normas Bsicas se establecen los controles y procedimientos que se deben seguir con respecto al uso, la custodia y la disposicin de la propiedad. En la Carta Circular OMB A-102, Attachment G ("Uniform Requirements for Assistance to State and Local Governments - Standards for Grantee Financial Management Systems") de la Oficina Federal de Presupuesto y Gerencia se dispone que se establecern controles efectivos y de contabilidad sobre los fondos y propiedades de los programas federales y stos se salvaguardarn adecuadamente para que los mismos se utilicen para los propsitos autorizados. Es norma de sana administracin requerir que se mantengan rcords adecuados del uso y mantenimiento de los vehculos. Estas situaciones evitan que se pueda mantener un control adecuado sobre la propiedad mencionada. El Director Ejecutivo y el Director de Finanzas no cumplieron con sus deberes al respecto. b. A junio de 1999 no se haban rotulado los dos vehculos del Consorcio. Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-20. 18

(Cont. Anejo 1)

En el Manual para la Solicitacin se establece que todo vehculo adquirido con fondos federales deber estar rotulado con la inscripcin Uso Oficial y el nombre del programa o proyecto. c. En abril de 1997 y noviembre de 1999 la Junta autoriz al Director Ejecutivo y al Coordinador de la Junta Local de Inversin, respectivamente, a utilizar los vehculos del Consorcio y del Municipio las 24 horas diarias, todos los das. Una situacin similar se coment en el informe de la auditora anterior M-98-20. En el Manual para la Solicitacin se establece que los vehculos de motor adquiridos por subconcesionarios o entidades elegibles no deben ser utilizados para viajar del lugar de trabajo a la residencia. Se dispone, adems, que bajo ninguna circunstancia estar permitido el uso de bienes adquiridos con fondos federales para fines privados ni para otros fines que no sean los del programa federal para los cuales fueron adquiridos. Las situaciones sealadas en los apartados b y c propician el uso indebido de los vehculos mencionados. La Junta y el Director Ejecutivo no protegieron adecuadamente los intereses del Consorcio. En la carta del Director Ejecutivo ste indic lo siguiente: Se acepta el sealamiento. Se han rotulado los vehculos (Apartado b). En relacin con el uso de vehculos las 24 horas diarias, hay que destacar que nuestras funciones no se limitarn a un horario de 8:00 a 4:30 p.m. Nuestra responsabilidad se extiende en ocasiones a 18 y 20 horas de trabajo, visitando los nueve municipios que comprenden el rea local de servicio del Consorcio, siempre en asuntos oficiales (Apartado c) . Consideramos las alegaciones del Director Ejecutivo respecto al Apartado "c", pero determinamos que el mismo prevalece. Vanse las recomendaciones 1 y 9-a.

Hallazgo 9 Deficiencias relacionadas con la administracin del personal

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(Cont. Anejo 1)

a. Al 30 de junio de 1999 en el Consorcio no se haba establecido lo siguiente: (1) Planes de clasificacin y retribucin uniforme para la administracin del personal. En los artculos 11.001 y 11.006 de la Ley Nm. 81 se requiere la aprobacin de dichos planes. (2) Un sistema de reclutamiento del personal. Los nombramientos del personal se efectuaban sin cumplir con requisitos bsicos, tales como: - publicacin de oportunidades de empleo, - administracin de exmenes para medir la habilidad, las aptitudes y la capacidad de los aspirantes, y, - establecimiento de un Registro de Elegibles para seleccionar los candidatos a nombramientos. En los artculos 11.007 y 11.008 de la Ley Nm. 81 se establecen dichos requisitos. b. El examen de 16 expedientes de empleados revel que 9 no contenan documentos requeridos por ley, tales como: certificados de nacimiento (2), certificados de antecedentes penales (3), y evidencia de preparacin acadmica (3). Adems, el examen reflej que tres de los informes de cambio de los empleados no estaban firmados por el Director Ejecutivo. En el Artculo 11.023 de la Ley Nm. 81 se dispone que cada municipio mantendr un expediente de sus empleados que refleje el historial completo de stos, desde la fecha de ingreso original en el servicio pblico hasta el momento de su separacin definitiva del servicio. Estas situaciones no permitieron al Consorcio mantener informacin completa de su personal, para las acciones correspondientes. La Junta y el Director Ejecutivo no cumplieron con sus deberes al respecto. En la carta del Director Ejecutivo ste indic lo siguiente: El pasado 22 de mayo de 2000 la Junta de Alcaldes autoriz al Director Ejecutivo a establecer el Plan de Clasificacin y Retribucin, Reglamento de Personal, el Plan de Cesantas y el 20

(Cont. Anejo 1)

Manual de Medidas Disciplinarias para el personal del Consorcio del Noreste. Los referidos documentos fueron aprobados en esa misma fecha. Vanse las recomendaciones 1 y 9-b.

Hallazgo 10 - Contratos de arrendamiento de equipo con opcin a compra sin someterlos a la consideracin del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico

De junio de 1996 a octubre de 1998 el Consorcio formaliz seis contratos por $72,145 para el arrendamiento de cinco fotocopiadoras con opcin a compra. El Consorcio no someti a la consideracin del Banco Gubernamental de Fomento para Puerto Rico (BGF) los contratos mencionados. Al 30 de junio de 1999 el Consorcio haba realizado desembolsos por $45,193 por el arrendamiento de dichas fotocopiadoras. En la Orden Ejecutiva del Gobernador OE-1993-20 del 28 de mayo de 1993 se establece que cualquier agencia, instrumentalidad o municipio que necesite subscribir un contrato de arrendamiento financiero u otro contrato similar para llevar a cabo los propsitos para los cuales ha sido creado, deber someterlo a la consideracin del BGF para que pase juicio sobre sus costos, trminos y condiciones, como Agente Fiscal del Gobierno. Esta situacin impidi al Consorcio obtener el asesoramiento del BGF en dichas contrataciones, lo que pudo resultar perjudicial para el Consorcio. El Presidente de la Junta y el Director Ejecutivo no protegieron los intereses del Consorcio ni cumplieron con la reglamentacin establecida en estas transacciones. Vanse las recomendaciones 1 y 10.

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MUNICIPIO DE RIO GRANDE CONSORCIO DEL NORESTE

Anejo 2

Funcionarios principales del Consorcio que actuaron durante el perodo auditado

Nombre Sr. Carlos J. Mndez Nuez Sra. Diana Mndez Nuez Sra. Irma G. Rosa Batista Sr. Michael B. Doble Romn Sr. Reynold Rodrguez Padilla

Cargo Director Ejecutivo Directora Ejecutiva Subdirectora Ejecutiva Director de Finanzas Director de Servicios al Participante Directora de Operaciones Director de Presupuesto Directora de Planificacin Director Administrativo Supervisor de MIS

Desde

Perodo Hasta 31 ene 97 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 30 jun 99 10 ene 97 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99

Sra. Mildred Flix Santiago Sr. Eugenio Santana Garca Sra. Annette Garca Santana Sr. Benjamn Ortiz Morales Sr. Julio C. La Santa Lpez

1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96

30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99

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MUNICIPIO DE RIO GRANDE CONSORCIO DEL NORESTE

Anejo 3

Junta de Directores de Alcaldes que actu durante el perodo auditado

Perodo Nombre Hon. Csar Mndez Otero Hon. Wilfredo Mercado Ortiz Hon. Manuela Santiago Collazo Hon. Ferdn Carrasquillo Ayala Hon. Jos R. Soto Rivera Hon. Gerardo A. Cruz Maldonado Hon. Irma Pedraza de Ortiz Hon. Abraham Pea Nieves Hon. Anastasio Soto Ayala Hon. Anbal Melndez Rivera Hon. Edna J. Figueroa Gmez Hon. Jos A. Melndez Rivera Municipio Ro Grande " Vieques Loza Canvanas Ceiba " Culebra " Fajardo Luquillo Naguabo Cargo Presidente " Vicepresidenta Secretario Miembro " " " " " " " Desde 1 ene 97 1ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 97 1 ene 96 1 ene 97 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 Hasta 30 jun 99 31 dic 96 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 31 dic 96 30 jun 99 31 dic 96 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99

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MUNICIPIO DE RIO GRANDE CONSORCIO DEL NORESTE

Anejo 4

Junta Local de Inversin que actu durante el perodo auditado

Perodo Nombre Sr. Nicols Delgado Coreano Sr. Edgardo Rendn Pacheco Sra. Mara C. Cepeda Sra. Zaida Soto Rivera Sr. Jess R. Osorio Rojas Sr. Luis Olmo Romn Sr. Miguel A. Bonano Morell Lic. Roberto Bonano Sra. Rosa Ayala Pagn Sr. Efran Archilla Diez Sr. Edwin Hernndez Gonzlez Sra. Mara Salazar Conde Sra. Carmen I. Corts Sandoz Sr. Luis Camacho Daz Sra. Denisse A. Nadal Sr. Emilio Ros Dvila Sra. Frances Coln Otero Sra. Abigail Gonzlez Ortiz Cargo Presidente Vicepresidente Secretaria " Tesorero Miembro " " " " " " " " " " " " Desde 1 ene 96 1 ene 96 30 mar 96 1ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 7 oct 97 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 7 oct 97 7 oct 97 9 may 96 Hasta 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 29 mar 96 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 19 feb 98 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99 30 jun 99

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(Cont. Anejo 4)

Perodo Nombre Sr. Casimiro Coln Burgos Sra. Luz M. Figueroa Gmez Sor Nancy Madden Sra. Yolanda Guzmn Bentancourt Sr. Silvino Cepeda Ortiz Cargo Miembro " " " Director Ejecutivo Desde 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 ene 96 1 nov 96 Hasta 7 jul 96 1 ago 96 1 jul 96 1 ago 96 30 jun 99

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