Manual OCS

Manual Usuario Open Conference System (OCS 2.1.0.
1)
Ttulo: Manual usuario OCS Autor: Soli !oc" #T C$ i%o: &ersi$n: 1.0 'ec(a: )0*0+*200,
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 2
ndice
1- Vista General...................................................................................................................................4 1.1 - Caractersticas de OCS............................................................................................................4 1.2 - Roles de usuario dentro de OCS..............................................................................................5 1.3 - Flujo de trabajo OCS...............................................................................................................7 1.4 - Flujo de trabajo si !li"icado...................................................................................................# 1.5 - Vista r$!ida de OCS................................................................................................................% 2- Consejos de na&e'aci(n................................................................................................................12 3- Gestor de )&entos.........................................................................................................................13 3.1 - Flujo 'esti(n de usuarios.......................................................................................................15 3.2 - *s!ectos cla&e de Gesti(n General del Gestor de )&entos...................................................1+ 3.2.1 - Gesti(n del sitio ,eb.....................................................................................................1+ 3.2.2 - Con"erencias-con'resos !ro'ra ados...........................................................................17 3.2.3 - *nuncios........................................................................................................................17 3.2.4 - .lantillas de correo........................................................................................................17 3.2.5 - /erra ientas !ara la lectura.........................................................................................1# 3.2.+ - Fic0eros e1a inados.....................................................................................................1% 3.2.7 - 2dio as..........................................................................................................................1% 3.2.# - 3o's del e&ento .............................................................................................................1% 3.2.% - .lu'in del siste a..........................................................................................................1% 3.2.14 - 5suarios.......................................................................................................................24 3.2.11 - Roles -6 Gestores de )&ento........................................................................................24 3.3 - *s!ectos cla&e de la ad inistraci(n de cada e&ento7 con"erencia o con'reso......................21 3.3.1 - .uesta en arc0a...........................................................................................................21 3.3.2 - Calendario de la Con"erencia-Con'reso........................................................................22 3.3.3 - Secciones de la con"erencias..........................................................................................22 3.3.4 - )8ui!o or'ani9ador........................................................................................................22 3.3.5 - .ro'ra a .......................................................................................................................22 3.3.+ - 2 !ortar-)1!ortar datos.................................................................................................23 3.3.7 - )stadsticas e in"or es..................................................................................................23 3.3.# - 2nscri!ci(n.....................................................................................................................23 3.3.% - .lani"icador de recursos.................................................................................................24 3.3.14 - For as de !a'o............................................................................................................24 3.3.11 - *loja iento..................................................................................................................24 3.3.12 - Roles............................................................................................................................25 4- :irector o :irector de )&ento.......................................................................................................2+ 5- :irector de Secci(n.......................................................................................................................2% +- Re&isor o Recensor.......................................................................................................................34 7- *utores..........................................................................................................................................32 #- 3ectores.........................................................................................................................................34 %- .artici!antes..................................................................................................................................35 14- .re'untas "recuentes....................................................................................................................3+ 11- Glosario.......................................................................................................................................3#
Soli !oc" #T Opera erai"ina San -ru ent/io )1 2. solairua 01. 2ule%oa 01003 &itoria*4astei/ Ara2a (5 )0) ,03 10 16 00
info7soli *roc"*it.com
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System )
8ste manual (a si o reali/a o por Soli !oc" #T a petici$n e la &ice%erencia e las T#C e la U-&98:U.
8ste
ocumento
est;
licencia o
2a<o
la
licencia
Creative
Commons
Reconocimiento - NoComercial - CompartirIgual (by-nc-sa): no se permite un uso comercial e la o2ra ori%inal ni e las posi2les o2ras eri=a as> la istri2uci$n e las cuales se e2e (acer con una licencia i%ual a la ?ue re%ula la o2ra ori%inal. -ara =er una copia e esta licencia =isite
http://es.creativecommons.org/licencia/.
1- Vista General
1.1 8st;
Caractersticas de OCS
ise@a o para a(orrar tiempo y esfuer/o en las tareas relaciona as con la
or%ani/aci$n e e=entos> conferencias o con%resos. OCS me<ora la %esti$n e las conferencias en 2ase a polticas m;s transparentes e
acceso> e*mails con notificaciones automati/a as> %esti$n e usuarios> in eAac$n> etc ...
OCS permite: 1. Crear un sitio Be2 e e=entos> conferencias o con%resos 2. 4estionar conferencias ?ue ocurran m;s e una =e/ en el tiempo ). Componer y en=iar un Ccall for papersD para promo=er la recepci$n e tra2a<os por parte e los autores 0. Aceptar electr$nicamente tra2a<os> ocumentos y ori%inales 3. -ermitir e itar su tra2a<o a los autores ?ue lo en=iaron +. !e=isar ic(os tra2a<os 1. -ro%ramar en el tiempo un e=ento> conferencia o con%reso 6. -o er 2uscar ic(os tra2a<os una =e/ aca2a a la conferencias ,. -u2licar <ue%os e atos ori%inales 10. !e%istrar participantes y sus pa%os 11. #nte%rar iscusiones reali/a as tras aca2ar el e=ento> conferencia o con%reso 12. Utili/ar plantillas pre ise@a as para el en=o e e*mails 1). Soporta mEltiples len%ua<es
1.2
Roles de usuario dentro de OCS

dmin: este rol lo e<ercer; C#F#! y se encar%ar; e la instalaci$n y
confi%uraci$n inicial e OCS. 8l C#F#! %enerar; las iferentes Conferencias !a/ entro e OCS. Ga escripci$n e este rol ?ue a fuera e este manual e usuario.
Gestor de !ventos: confi%ura los e=entos o conferencias a reali/ar entro e ca a conferencia ra/. 8s responsa2le e las cuentas el resto e usuarios y el aspecto e to os los e=entos> conferencias o con%resos ?ue resi an entro e ca a conferencia ra/. 8l 4estor e 8=entos es tam2iHn responsa2le el re%istro e los participantes en el e=ento> conferencia o con%reso.
"irector o "irector de !vento: %estiona la recepci$n autores> asi%na tra2a<os a Firectores
e tra2a<os
e los
e Secci$n o !ecensores> as como la el e=ento>
pu2licaci$n el tra2a<o entro el e=ento> conferencia o con%reso. Tam2iHn pue e eci ir aceptar o no los tra2a<os y en=iar e*mails a los usuarios conferencia o con%reso.
"irector de #ecci$n: responsa2le e re=isi$n y e ici$n> y conferencia.
e %estionar los tra2a<os
e los autores
reci2i os para su clasificaci$n en secciones (cate%oras> etc.)> super=isa el proceso eci e aceptar o no los tra2a<os para el e=ento o
Revisores o Recensores: anotan recomen aciones so2re los tra2a<os reci2i os para su inclusi$n o no en el e=ento> conferencia o con%reso. 8l Firector e 8=ento o Firector e Secci$n eterminar; si incluir o no el tra2a<o en el e=ento> conferencia o con%reso.
utores: en=an su propuesta e tra2a<os al e=ento> conferencia o con%reso y participan en el proceso e re=isa o y super=isi$n.
%ectores: usuarios ?ue pue en re%istrarse para leer el temario y procesos el e=ento. Al%unos e=entos> conferencias o con%resos pue en no re?uerir re%istrarse para ello.
&articipantes: personas ?ue se re%istran para asistir fsicamente al e=ento o conferencia. 8l re%istro es %estiona o por el 4estor e 8=entos.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System +
1.3 -
Flujo de trabajo OCS
Un usuario pue e asumir iferentes roles a la =e/> por e<emplo 4estor e 8=entos e la conferencia ra/ y Firector e 8=ento e un e=ento> conferencia o con%reso etermina o e la conferencia ra/.
1.4 -
Flujo de trabajo simplificado
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System ,
1.5 -
ista r!pida de OCS
4racias al C#F#! ispon remos e una Con'erencia Ra() multilin%Ie on e el 4estor e 8=entos po r; confi%urar y %estionar los iferentes e=entos> conferencias o con%resos.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 10 8n el si%uiente e<emplo> iferentes fec(as. entro e la Conferencia Ra" #$osca %b&rica' un usuario
=ali a o po ra tener uno o m;s e=entos> conferencias o con%resos pro%rama os en
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 11 Si ele%imos el enlace e la conferencia> e=ento o con%reso =eremos su conteni o .
Si por el contrario (u2iHramos ele%i o el enlace el rol !ecensor o !e=isor ten ramos acceso a iferentes opciones entro e ese e=ento> conferencia o con%reso.
*- Conse+os de navegaci$n
8s muy f;cil per erse entro e la na=e%aci$n en OCS> si%uien o estos sencillos trucos po remos situarnos m;s f;cilmente:
Validaci$n: al =ali ar con usuario9contrase@a nos aparecer; un menE personali/a o en 2ase al rol ?ue ocupemos entro el sistema OCS e la U-&98:U.
8n el e<emplo> el usuario es 4estor e 8=ento e to a la Conferencia !a/ y e los uno o mas e=entos> conferencias o con%resos ?ue eAistan entro e ella. Sin em2ar%o> este mismo usuario es Autor pero solo entro e la CConferencia e la Mosca #2Hrica e Junio e 200,D.
Roles: entro e ca a e=ento> conferencia o con%reso ten remos acceso a iferentes opciones en funci$n el rol ?ue eli<amos en ca a momento. 8n el caso inme iatamente anterior ten ramos opciones e tra2a<o iferentes si seleccionamos CGestor del EventoD o CAutorD. Volver a men, principal: es muy sencillo pulsan o so2re CUsuarioD en la 2arra e menE superior.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 1)
-- Gestor de !ventos
8l usuario9contrase@a ?ue a acceso a este rol ser; crea o por el C#F#!. 8n caso e no isponer e ella contactar con el C#F#!. 8l 4estor e 8=entos confi%ura los iferentes e=entos> conferencias o con%resos a
reali/ar entro e ca a conferencia ra/K es responsa2le e las cuentas e usuarios y el aspecto e los e=entos> conferencias o con%resos ?ue resi an en esa conferencia ra/. As pues> una =e/ ?ue acce emos con este perfil isponemos e 2 tipos e opciones: 1. Una Gesti$n General on e se reali/ar; el alta> pro%ramaci$n y %esti$n e la apariencia e to os los e=entos> conferencias o con%resos ?ue cuel%an e la conferencia ra/. Ga 4esti$n el sitio Le2 consta e + pasos> es el aparta o m;s comple<o y on e se confi%ura la mayor parte e la apariencia e un e=ento> conferencia o con%reso. A em;s> se pue en %estionar to os los usuarios usuarios con rol 4estor e 8=entos en particular. e la conferencia ra/ y los
2. Una Gesti$n &articular de cada evento. con'erencia o congreso activo (por e<emplo> la Conferencia Mosca #2Hrica Junio e 200, y por otro la o la e Julio e 200,). 4estionaremos el pro%rama> secciones> e?uipo or%ani/a or> inscripciones> fec(as para la recepci$n e tra2a<os en el Call for -apers y re=isiones ... en ca a e=ento> conferencia o con%reso ?ue cuel%a e la conferencia ra/. -ara acce er a las opciones el 4estor e 8=entos seleccionar CGestor del EventoD. A continuaci$n> mostramos las opciones el 4estor e 8=entos comenta o para facilitar una me<or compresi$n %lo2al> so2re la %ran canti a y comple<i a e tareas ?ue reali/a el 4estor e 8=entos. 8n la parte i/?uier a se encuentran las opciones y en la erec(a los comentarios.
3.1 -
Flujo (esti)n de usuarios

e las opciones el 4estor e 8=entos e2emos
Como paso pre=io a la eAplicaci$n
eAplicar la %esti$n e usuarios. 8n el %r;fico a continuaci$n eAplicamos como se e2e reali/ar la %esti$n e usuarios en OCS es e iferentes opciones y en ca a uno e ellos con iferente perspecti=a.
O2ser=ar como los usuarios (autores> re=isores> lectores y participantes) pue en %estionar autom;ticamente sus altas al interesarse por un e=ento> conferencia o con%reso. -ara los Gectores y -articipantes es necesario ?ue el 4estor e 8=entos (aya confi%ura o el e=ento> conferencia o con%reso prestan o atenci$n a los CTipos de registrosD en CInscripcinD y a las fec(as el CCalendario de la Conferencia/congresoD. -ara Autores y !e=isores =er fec(as el CCalendario de la Conferencia/congresoD y CPuesta en marchaD.
Soli !oc" #T Opera erai"ina San -ru ent/io )1 2. solairua 01. 2ule%oa 01003 &itoria*4astei/ Ara2a (5 )0) ,03 10 16 00 info7soli *roc"*it.com
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 1+
3.2 -
*spectos cla+e de ,esti)n ,eneral del ,estor de -+entos
/uy importante: Ga conferencia ra/ ten r;n un i ioma principal o por efecto y pue e ?ue soporte otros i iomas. -ara a?uellos e=entos> conferencias o con%resos ?ue ?ueramos sean multilin%Ies> primero e2emos rellenar to os los formularios en el i ioma principal o por efecto e la conferencia ra/. FespuHs> en los formularios on e apare/ca el esple%a2le e la ima%en> ele%imos el i ioma secun ario y rellenamos e nue=o el formulario. Fe2eremos rellenar to os los formularios tantas =eces como i iomas ?ueramos tener isponi2les.
Gos participantes e estos e=entos o conferencias al conectarse y en funci$n el i ioma ?ue eli<an se les mostrar; la escripci$n e comentarios> recomen aciones> polticas e acceso> copyri%t( ... relati=os al e=ento o conferencia en el i ioma correspon iente.
-0*01 -
Gesti$n del sitio 1eb
Si seleccionamos CGestin del sitio webD en + sencillos pasos po remos confi%urar el aspecto %eneral e to os los e=entos> conferencias o con%resos pertenecientes a nuestra conferencia ra/. Ga mayora e las pantallas e los + pasos ?ue e2emos reali/ar para confi%urar la
conferencia ra/ se eAplican por si mismas pero en este aparta o prestamos especial atenci$n a puntos cla=e:
-aso 1 CAcerca de esta Conferencia/CongresoD:
escripci$n
el e=ento>
conferencia o con%reso> contacto principal> nota so2re el copyri%(t> etc. -restar especial atenci$n al punto 1.3 on e se efine la poltica e acceso a e los e=entos> conferencias o con%resos con usuarios re%istra os o no> po er reali/ar comentarios o no una =e/ cele2ra os y arc(i=a os ...
-aso 2 CContenidos adicionales de esta
ebD: conteni o
e la p;%ina
e inicio>
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 11 informaci$n so2re el usuario y anuncios 8n el paso 2.1 se confi%ura la re irecci$n e usuarios para ?ue acce an
irectamente al e=ento> conferencia o con%reso pro%rama a en caso e ?ue entro e la conferencia ra/ eAista solo un Enico e=ento> conferencia o con%reso 8n el el paso 2.3 se controla el acceso a las presentaciones (tra2a<os e autores apro2a os y pu2lica os).
-aso ) CCabeceras! Pies! "istas # $arra de %avegacinD: ttulos> lo%os> ca2eceras> pies> etc.
-aso 0 CEstilo de los eventos o conferenciasD: (o<a conferencia ra/.
e estilos y temas para la
conferencia ra/. Gos e=entos> conferencias o con%resos (ere ar;n el estilo e la
-aso 3 CControl de accesos &logs'D: si se %uar a o no re%istro e los en=os e ocumentos> e*mails y accesos a los e=entos> conferencias o con%resos.
-aso + CConferencia/Congreso Indi(adoD: pala2ras cla=e para in eAar el e=ento > conferencia o con%reso y sea posi2le 2uscarlo m;s f;cilmente Con respecto al paso +.2 esta acci$n ser; reali/a a por el C#F#!.
-0*0* -
Con'erencias2congresos programados
Se crean y 2orran a em;s e efinir el or en e =isuali/aci$n. 8s imprescin i2le crear un e=ento> conferencia o con%reso es e a?u para ?ue apare/ca en la Le2 el sistema OCS.
-0*0- -
nuncios
-o emos incluir patrocina ores y anuncios e estos en nuestros e=entos o conferencias.
-0*03 -
&lantillas de correo
e plantillas e e*mail con mensa<es pre efini os ?ue po emos
Una lista pre efini a
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 16 personali/ar. Gos e*mails ser;n en=ia os a los !e=isores> Autores> Firectores el 8=ento> Firectores e Secci$n ... para confirmar la correcta reali/aci$n o no e iferentes acciones y esta os (tra2a<o car%a o> en espera> re=isa o o rec(a/a o> pa%o reali/a o ...) Se pue en mo ificar las plantillas para iferentes i iomas al in%lHs pero tenien o en cui a o en no 2orrar las =aria2les tipo MNuser'ullOameP> MNconferenceOameP> ... ?ue se sustituir;n por el nom2re e usuario> nom2re e conferencia ...
-0*04 -
5erramientas para la lectura
-ermite a los Gectores e los tra2a<os pu2lica os (presentaciones) en los e=entos> conferencias o con%resos isponer e un conteAto ?ue facilite la interpretaci$n> e=aluaci$n y utili/aci$n e los tra2a<os a leer. 8l 4estor e 8=entos permite acti=ar estas (erramientas as como seleccionar iferentes funcionali a es. 8n la ima%en po emos o2ser=ar como entro e un tra2a<o pu2lica o o presentaci$n aparecer;n a la erec(a las C:erramientas e GecturaD on e CAcerca del AutorD> CComo Citar el art)culoD> etc son (erramientas ?ue nos facilitan o2tener informaci$n e la presentaci$n y su utili/aci$n.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 1, 8l enlace C*osca ib+ricaD es un conteAto crea o ?ue permite a los Gectores isponer e 2Es?ue as pre efini as entorno al tema ?ue nos ocupa.
-0*06 -
7ic8eros e9aminados
Usar con precauci$n ya ?ue se trata e una funcionali a a=an/a a ?ue permite manipular irectamente los fic(eros y irectorios asocia os con ca a e=ento o conferencia. Si se 2orra un fic(ero es e esta opci$n no se 2orrar; en la 2ase e atos y se creara una inconsistencia e atos.
-0*0: -
Idiomas
# iomas principal y secun arios soporta os en la conferencia ra/ y por consi%uiente en los e=entos> conferencias o con%resos ?ue cuel%uen e ella.
-0*0; -
%ogs del evento
-ermite =er cam2ios reali/a os en la confi%uraci$n e e=entos> conferencias o con%resos.
-0*0< -
&lugin del sistema
-ro%ramas ?ue a@a en funcionali a eAtra y ?ue al%unos epen ien o e su naturale/a po remos confi%urar es e a?u. Oormalmente estos pro%ramas ser;n instala os en el sistema OCS por el C#F#! y el 4estor e 8=entos eci e si utili/arlos o no.
-0*01= -
>suarios
Aparta o para la %esti$n e usuarios y especficamente para el rol 4estor e 8=entos 4esti$n e to os los usuarios e la conferencia ra/ on e po remos crear nue=os usuarios> fusionar usuarios y reutili/ar usuarios el sitio para asi%narle el rol e 4estor e 8=entos. Gos usuarios nue=os ?ue creamos en este aparta o se crear;n sin rol o con el rol 4estor e 8=entos. 8n este aparta o no se con'iguran los roles ("irector. "irector de #ecci$n. utor. etc00) de acceso a cada evento. con'erencia o congreso . 8sto se reali/a en el aparta o C,olesD e ca a e=ento> conferencia o con%reso. 8n CUsuarios ,egistradosD po emos %estionar to os los usuarios re%istra os en la conferencia ra/. -o remos en=iarles e*mails> e itarlos> 2orrarlo o es(a2ilitarlo temporalmente. A em;s> se permite al 4estor e 8=entos acce er a la aplicaci$n con usuarios e iferentes roles para po er =er Cin situD si el e=ento> conferencia o con%reso ?ue aca2a e confi%urar se =isionar; correctamente cuan o los usuarios se conecten con ese rol especfico. 8n C,egistrar un usuario de este sitio en esta conferenciaD po emos acce er a to os los usuarios el sistema OCS e la U-&98:U. 8s ecir> usuarios e otras conferencias ra/ y asi%narle un rol e C4estor e 8=entosD en nuestra conferencia ra/. 8n CCrear nuevo UsuarioD po emos crear nue=os usuarios y asi%narles un rol 4estor e 8=entos o no asi%narles rol nin%uno. 8n C-usionar usuariosD po emos fusionar os usuarios e cual?uier rol en uno solo.
-0*011 -
Roles -? Gestores de !vento
Sir=e para %estionar los usuarios con rol 4estor e 8=entos tareas como en=iar e*mails> es(a2ilitar usuario> mo ificarlo y acce er como un usuario 4estor e 8=entos etermina o.
3.3 -
*spectos cla+e de la administraci)n de cada e+ento. conferencia
o con(reso
/uy importante: Ga conferencia ra/ ten r;n un i ioma principal o por efecto y pue e ?ue soporte otros i iomas. -ara a?uellos e=entos> conferencias o con%resos ?ue ?ueramos sean multilin%Ies> primero e2emos rellenar to os los formularios en el i ioma principal o por efecto e la conferencia ra/. FespuHs> en los formularios on e apare/ca el esple%a2le e la ima%en> ele%imos el i ioma secun ario y rellenamos e nue=o el formulario. Fe2eremos rellenar to os los formularios tantas =eces como i iomas ?ueramos tener isponi2les.
-0-01 -
&uesta en marc8a
1 * C.etallesD: escripci$n> locali/aci$n> contactos> e*mails y patrocina ores. 2 Q CPresentacionesD: confi%uraci$n el proceso e en=o e los tra2a<os e los autores o CCall for -apersD> tipos e tra2a<os> solicitu e ori%inales> instrucciones para autores> in eAaci$n e i entificaci$n. 8s muy recomen a2le rellenar el paso 2.0 e in eAaci$n para ?ue los conteni os e nuestra conferencia pue a ser 2usca os m;s f;cilmente y ten%amos m;s HAito y posi2ili a es e ifusi$n. ) Q CEvaluacinD> re=isi$n o recensi$n: polticas respecto al proceso re=isi$n> instrucciones para autores y acceso. e recensi$n o
-0-0* -
Calendario de la Con'erencia2Congreso
Se confi%uran:
'ec(as e inicio y final el e=ento> conferencia o con%reso Cuan o se mostrar; la conferencia en la Le2 y cuan o se arc(i=ar;. 'ec(as para ?ue los autores se re%istren y en=en sus tra2a<os o Call for -apers. Oo aparecer; el enlace CCall for PapersD en el el e=ento> conferencia o con%reso (asta ?ue no se pro%rame una fec(a acor e.
'ec(as para ?ue los re=isores se re%istren 'ec(as en las ?ue los tra2a<os (presentaciones) ser;n mostra os en la Le2
-0-0- -
#ecciones de la con'erencias
iferentes aspectos e un e=ento>
8l o2<eti=o es clasificar por tem;ticas o secciones conferencia o con%reso. -or e<emplo entro (a2er secciones para reco%er tra2a<os
e la conferencia CMosca #2HricaD po ra
e autores tales como: 4eneral> -atolo%as
asocia as a la Mosca #2Hrica> -erfil e po2laci$n e la Mosca #2Hrica> etc ...
-0-03 -
!@uipo organi)ador
e las personas y roles crea os el propio sistema nos propone un e?uipo
8n funci$n
CComit+ /rgani(adorD o sino po emos confi%urar nuestro propio e?uipo crean o un nom2re e e?uipo y asi%nan o personas al mismo.
-0-04 -
&rograma
e2e
Cuan o el pro%rama e la Conferencia9Con%reso estH listo para los usuarios> se epositar a?u o intro ucirlos como teAto plano.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 2)
-0-06 -osi2ili a
Importar2!9portar datos
e importar y eAportar usuarios> tra2a<os> meta atos para in eAa o e tra2a<os
e incluso e=entos> conferencias o con%resos.
-0-0: -
!stad(sticas e in'ormes
e re=isi$n>
8sta sticas so2re tra2a<os reci2i os y apro2a os o en proceso c;lculo.
participantes ... Se pue en %enerar informes en formato .cs= para su uso en (o<as e
-0-0; -
Inscripci$n
efinir un CTipos de InscripcinD y permitir ?ue los usuarios se inscri2an
8s necesario
autom;ticamente es e la Le2. #nscri2irse supone ?ue el usuario participar; y asistir; a la conferencia fsica o =irtualmente. Si una conferencia est; pu2lica a y a2ierta a inscripciones> se pue en %estionar las inscripciones es e ) ;reas> 0Inscripcin1 ! 0Tipos de inscripcin1 y 0Pol)ticas sobre la inscripcin12
0Inscripcin1 3 muestra los usuarios inscritos in i=i ualmente. -ara %estionar el pa%o seleccionar CEditarD. A em;s> InscripcinD. po emos reali/ar inscripci$n manual e usuarios eAistentes pero si y solo si pre=iamente (emos efini o los C Tipos de
0Tipos de inscripcin13 podemos definir en Ccrear un nuevo tipo de inscripcinD inscripciones con iferentes precios o fec(as para #nscripciones preliminares> 8stu iantes> Foctores> etc ... 8l acceso a la conferencia pue e ser online> fsico (presencial) o fsico (presencial) y online.
0Pol)ticas sobre la inscripcin1: inscripciones. A em;s> en caso el perio o
se
efine la persona encar%a a
e las
e ?ue el C#F#! as lo (aya confi%ura o> se e conteni os por e*mail a lectores si la

permiten opciones a=an/a as so2re el en=o autom;tico e e*mails antes el cierre e inscripciones> en=o
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 20 conferencia es eclara a COpen AccessD o inclusi$n e teAto eAplicati=o para
cuan o la conferencia sea arc(i=a a.
-0-0< -
&lani'icador de recursos
Se efinen e ificios y salas para los e=entos> conferencias o con%resos. Tam2iHn po emos efinir en ?uH salas y a ?uH (ora se reali/ar;n las presentaciones
(tra2a<os e los autores> re=isa os> acepta os y pu2lica os en la Le2) pro%rama as. Gas presentaciones pro%rama as confieren un mayor atracti=o al e=ento> conferencia o con%reso para ?ue los -articipantes se re%istren.
-0-01= -
7ormas de pago
-a%o electr$nico (-ay-al) o manual. Gos pa%os manuales e2en ser =erifica os es e la opci$n CInscripcinD y CEditarD e ca a e=ento> conferencia o con%reso. 8n un futuro OCS po ra inte%rarse con la plataforma electr$nica e pa%o Mi-a%o el 4o2ierno &asco.
-0-011 -
lo+amiento
#nformaci$n so2re $n e alo<arse> transporte pE2lico y lo%stica relaciona o con el e=ento> conferencia o con%reso.
-0-01* -
Roles
4esti$n> altas> 2a<as y mo ificaciones> e los usuarios (Firector e 8=ento> Firector e Secci$n> !e=isor> Autor> Gector y los -articipante) el e=ento> conferencia o con%reso. A em;s> se permite al 4estor e 8=entos acce er a la aplicaci$n con iferentes roles para po er =er Cin situD si el e=ento> conferencia o con%reso ?ue aca2a e confi%urar se =isionar; correctamente cuan o los usuarios se conecten con su rol especfico. Gos enlaces e Firector e 8=ento> Firector e Secci$n> !e=isor> Autor y Gector muestran los usuarios ?ue cumplen este rol entro el e=ento> conferencia o con%reso.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 2+
3- "irector o "irector de !vento

Gos usuarios ?ue esenpe@an este rol son crea os por el 4estor e 8=entos. Fentro el Firector e 8=ento isponemos e 3 opciones:
1 * C4in asignarD: =eremos tra2a<os en=ia os por autores al e=ento> conferencia o con%reso. -ulsan o so2re el ttulo el tra2a<o po remos =er el conteni o el tra2a<o. Tenemos os opciones:
1) Asi%nar el tra2a<o a nosotros mismos o a un Firector e Secci$n al seleccionar so2re C.irector de 4eccinD. Oos aparecer; una pantalla para en=iar un e*mail e notificaci$n para el Firector e Secci$n pre=iamente selecciona o y el tra2a<o se le ser; asi%na o autom;ticamente. 2)DArchivar el env)oD o escartar el tra2a<o por no a<ustarse a la tem;tica e la conferencia u otras ra/ones. Se en=a un e*mail al autor.
2 * CEn ,ecensinD: el tra2a<o reciHn asi%na o en el aparta o C4in asignarD aparecer; a(ora en este aparta o. Fes e a?u seleccionamos ttulo el tra2a<o. A continuaci$n> asi%naremos un re=isor a este tra2a<o en C!ecensi$n e Tra2a<oD. OJO ?ue tras seleccionar C4eleccionar el recensorD> en pantallas pe?ue@as> por un fallo en el ise@o e la aplicaci$n en la ta2la el aparta o !e=isor> (ay ?ue situarse so2re la ta2la y ar al ta2ula or para mostrar la opci$n e CAsigneD. 'inalmente pulsamos en el icono e en=o e e*mail para notific;rselo al !ecensor o !e=isor selecciona o.
Cuan o el re=isor asi%na o facilite su recomen aci$n so2re el tra2a<o> el Firector e 8=ento o Firector e Secci$n reci2ir; un e*mail y e2er; eci ir en CFirector ?ue toma e ecisionesD si acepta el tra2a<o el autor o no y C4uar ar la Fecisi$nD.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 26 8n un momento a o un Firector e 8=ento o un Firector e Secci$n po ra aceptar un tra2a<o irectamente sin pasar por la recomen aci$n el !e=isor. Una =e/ acepta o el tra2a<o e2emos pu2licarlo en el e=ento> conferencia con%reso. Tenemos os opciones: 1. :acerlo irectamente es e la secci$n CCompletarD . o
2. -asar el tra2a<o a un esta io interme io CMa?uetaci$nD o C'ormatoD en el ?ue po remos a@a ir =ersiones comenta as> cam2iar formato e fic(eros ( oc> ppt> o t>o p ... a p f ) o formatos a ecua os para impresi$n> etc ... Fe2emos seleccionar CCompletarD una =e/ (ayamos actuali/a o el tra2a<o.
Una =e/ eposita os> e2emos seleccionar completar y el tra2a<o pasa a la /ona e C-resentaciones C y se pu2lica en el e=ento> conferencia o con%reso. Cuan o el tra2a<o (a si o pu2lica o es el 4estor el 8=entos ?uiHn> en 2ase al tra2a<o recientemente pu2lica o> pue e pro%ramar una presentaci$n.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 2, ) * CPresentacionesD: tra2a<os acepta os y pu2lica os en el e=ento> conferencia o con%reso. 0 * C-icherosD: muestra los tra2a<os Firector e 8=ento. e autores arc(i=a os o rec(a/a os por el
3 * C%otificar a los UsuariosD: permite man ar un mensa<e a iferentes usuarios e=ento> conferencia o con%reso so2re el esta o e los tra2a<os acepta os.
el
4- "irector de #ecci$n
Gos usuarios ?ue esenpe@an este rol son crea os por el 4estor e 8=entos o Firector e 8=entos. !eali/a las mismas funciones e aceptaci$n> asi%naci$n e re=isores> rec(a/o y
pu2licaci$n e tra2a<os ?ue el Firector e 8=entos pero siempre entro el ;m2ito e una secci$n o ;rea el e=ento> conferencia o con%reso.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System )0
6- Revisor o Recensor
Gos usuarios ?ue esenpe@an este rol son crea os por el 4estor e 8=entos> Firector e 8=ento o Firector e Secci$n o se crean autom;ticamente al interesarse por un e=ento> conferencia o con%reso.. Al !e=isor o !ecensor se le =an asi%nan o por parte e los Firector e 8=ento o Firector e Secci$n los tra2a<os e los autores a re=isar.
8n el e<emplo se muestran un tra2a<o acti=o por re=isar y otro arc(i=a o ya censa o o re=isa o. Seleccionan o el ttulo el tra2a<o por re=isar po remos o2ser=ar sus metata os> fec(a lmite para su re=isi$n> pasos a reali/ar para su re=isi$n> un 2ot$n e e*mail para informar al Firector e 8=ento o al Firector e Secci$n si se acepta reali/ar la re=isi$n el tra2a<o y finalmente la recomen aci$n el censor o re=isor so2re el tra2a<o.
Se en=a e*mail al Firector e 8=ento o Firector re=isi$n y el tra2a<o pasa a la /ona CArchivarD.
e Secci$n so2re el resulta o
e la
Si acce emos a CArchivarD po remos =er si el Firector e 8=entos o el Firector e Secci$n eci e efiniti=amente aceptar y pu2licar el tra2a<o re=isa o por el Censor o !e=isor.
:-
utores
Gos autores pue en arse e alta en el sistema en este rol por si mismo cuan o el 4estor e 8=entos e un e=ento> conferencia o con%reso acti=a el CCall for -aperD. 8l 4estor e 8=entos pue e necesario. ar e alta> 2a<a o mo ificar autores cuan o consi ere
Si pulsamos so2re en enlace CCall for papersD entro el ;rea C#nformaci$n el e=entoD e un e=ento> conferencia o con%reso> el sistema nos ofrece iniciar un proceso e en=o e tra2a<o.
-ara iniciar ese proceso e en=o e2eremos tener un usuario con el rol Autor ya crea o o nos ofrecer; la posi2ili a e crear uno.
Cuan o entramos en el sistema con el rol e Autor el sistema nos ofrece opciones para %estionar los tra2a<os ?ue (ayamos emiti o y su esta o. Si ?ueremos en=iar un nue=o tra2a<o seleccionar CPrimer paso del proceso de env)oD.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System ))
Al seleccionar el ttulo el tra2a<o o esta o po remos en=iar e*mails y con comentarios a icionales so2re los tra2a<os en recensi$n o re=isi$n> etc ... Gos nue=os tra2a<os tras ser asi%na os> acepta os para su pu2licaci$n (esta o C!emiti oD) o rec(a/a os (esta o CArc(i=a oD) aparecer;n en la /ona CArc(i=arD.
;- %ectores
Una =e/ ?ue el e=ento> conferencia o con%reso est; confi%ura o el Gector ten r; acceso a ella y po r; crear su cuenta autom;ticamente. Si los tra2a<os remiti os al e=ento> conferencia o con%reso y eposita os en CPresentaciones # AutoresD son e li2re acceso to o el mun o po r; consultarlos. 8n caso e ?ue el e=ento> conferencia o con%reso no sea e li2re acceso solamente los lectores re%istra os po r;n acce er a estos tra2a<os.
<- &articipantes
Gos -articipantes e2en inscri2irse en el e=ento> conferencia o con%reso al i%ual ?ue los lectores. Son usuarios ?ue =an asistir presencialmente. Si ya tienen un usuario entro el sistema e2en =ali arse primero y si no po r;n crearse uno. Gos -articipantes potenciales pue en =isuali/ar pro%rama y9o conteni o el e=ento> conferencia o con%reso se%En como estH confi%ura o> e li2re acceso o no> po r;n leer el conteni o e los tra2a<os remiti os por los autores> apro2a os y pu2lica os . Si el e=ento> conferencia o con%reso est; confi%ura a me iante pago manual> una =e/ inscritos al 4estor el 8=ento le lle%ar; un e*mail comunic;n ole ?ue e2er; %estionar el pa%o el usuario reciHn inscrito. Cuan o el 4estor e 8=entos reci2a el <ustificante e pa%o cam2iar; el esta o e inscripci$n el participante a pa%a o es e CInscripcinD y CEditarD. Si el e=ento> conferencia o con%reso est; confi%ura a me iante pago electr$nico se reen=iar; al participante a una pasarela e pa%o.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System )+
1=- &reguntas 'recuentes

1 Tras (a2erme =ali a o en OCS> Rc$mo pue e acce er al menE inicial correspon iente a mi ni=el e usuarioS 8n el menE superior seleccionar CUsuarioD. 2 RUn usuario pue e asumir iferentes rolesS S. Un autor pue e ser lector y participante> un re=isor o censor pue e re=isar tra2a<os e otro autor> etc ...
8n particular el 4estor e 8=ento es capa/ e entrar a la conferencia como cual?uier usuario el 8=ento> Conferencia o Con%reso para =ali ar si Hsta se (a confi%ura o correctamente. 3 RC$mo pue o confi%urar un e=ento> conferencia o con%reso multi iomaS Fepen ien o el i ioma principal e la conferencia ra/> primero se e2er; crear los recursos e los e=entos> conferencias o con%resos en el i ioma principal. Si no lo (acemos as frecuentemente ten remos el si%uiente error: 5a ocurrido un error mientras se procesaba este formulario3 inscripcin es obligatorio2 &Espa6a Castellano' el tipo de
Una =e/ crea os los recursos en el i ioma principal> en los formularios $n e apare/ca la opci$n e i ioma> ele%imos el i ioma secun ario el esple%a2le y e2eremos rellenar el formulario tantas =eces como i iomas ?ueramos tener isponi2les.
Manual usuario -.-: OCS Open Conference System )1 4 RSe pue en pro%ramar anuncios multilin%IeS Solamente se pue en crear anuncios en el i ioma principal e la conferencia ra/. -o ramos crear anuncios en =arios i iomas escri2ien o en =arios i iomas entro e ca a escripci$n y ttulo. 5 R-or ?uH no se pue en re%istrarse participantes en mi e=ento> conferencia o con%resoS 8l 4estor e 8=entos e2e e efinir un C Tipo de inscripcinD en la %esti$n e CInscripcinD e ca a e=ento> conferencia o con%reso a em;s e afinar con las fec(as en CCalendario de de Conferencia/CongresoD. + R-or ?uH no est; acti=a o la recepci$n e tra2a<os e los autores o CCall for -apersDS 8l 4estor e 8=entos e2e e efinir el aparta o CPresentacionesD en la CPuesta en marchaD y pro%ramar el CCalendario de de Conferencia/CongresoD con especial atenci$n a la casilla Call for -apers y fec(as e en=os a<usta as. 7 RTuH es una presentaci$nS Gos tra2a<os e los autores apro2a os e2en ser pu2lica os por los Firectores y se con=ierten en presentaciones ?ue el 4estor e 8=entos e2e pro%ramar en iferentes salas el e=ento> conferencia o con%reso. # RTuH es un trac" o secci$nS 8s una secci$n o tema so2re el ?ue los autores en=iar;n ocumentaci$n entro e un e=ento> conferencia o con%reso. 8l trac" o secci$n sir=e para preclasificar los tra2a<os e los autores para lue%o asi%nar e etermina os Firectores e Secci$n y !e=isores para la super=isi$n e esos tra2a<os , 8n=o e e*mails. Al%unos flu<os e tra2a<o como asi%nar re=isores> calificar tra2a<os e los autores eAi%en o2li%atoriamente el en=o e e*mails. Sin em2ar%o> siempre ?ue aparece el icono e correo pulsan o encima ten remos la posi2ili a e man ar un e*mail al usuario correspon iente. 10 Oo pue o asi%nar un recensor. Tras seleccionar C4eleccionar el recensorD> en pantallas pe?ue@as> por un fallo en el ise@o e la aplicaci$n en la ta2la el aparta o !e=isor> (ay ?ue situarse so2re la ta2la y ar al ta2ula or para mostrar la opci$n CAsigneD.
11- Glosario
Fe2i o a la muy me<ora2le tra ucci$n a espa@ol e la =ersi$n e OCS actual (emos inclui o este pe?ue@o aparta o con el o2<eti=o e clarificar terminolo%a:
!ventos. con'erencias o congresos son sin$nimos y cuel%an e una Conferencia !a/.
Gas presentaciones son tra2a<os pu2lica os en la Le2.
e los autores> re=isa os> acepta os y
Gestor del !vento o Gestor de !ventos es lo mismo. "irector o "irector de !vento es lo mismo. Una submission es un traba+o e un autor ?ue ser; en=ia o al sistema OCS para su re=isi$n> apro2aci$n> etc ...
Un revie1er> revisor> recensor o censor son la misma persona ?ue re=isa los tra2a<os en=ia os por los autores.
Recensi$n> censi$n y revisi$n son sin$nimos. Un tracA es una secci$n o tema so2re el ?ue los autores en=iar;n ocumentaci$n entro e un e=ento> conferencia o con%reso. 8l trac" o secci$n sir=e para preclasificar los tra2a<os e los autores.
/etadatos son atos eAtra %uar a os <unto al tra2a<o el autor. Se %uar an atos el tipo ttulo> resumen> cla=es e in eAaci$n para una facilitar la 2Es?ue a e este tra2a<o> enti a es or%ani/a oras> etc ...
Call 'or papers es el perio o e tiempo a2ierto para ?ue los autores pue an en=iar sus propuestas e tra2a<o ?ue ser;n eApuestos en el e=ento> conferencia o con%reso si y solo si consi%ue el 2enepl;cito e re=isores y irectores.

Manual OCS

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Manual OCS

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

Manual Usuario Open Conference System (OCS 2.1.0.

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 2

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System )

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 0

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 3

Roles de usuario dentro de OCS

"irector o "irector de !vento: %estiona la recepci$n autores> asi%na tra2a<os a Firectores

e Secci$n o !ecensores> as como la el e=ento>

"irector de #ecci$n: responsa2le e re=isi$n y e ici$n> y conferencia.

e %estionar los tra2a<os

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System +

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 1

Flujo de trabajo OCS

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 6

Flujo de trabajo simplificado

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System ,

ista r!pida de OCS

=ali a o po ra tener uno o m;s e=entos> conferencias o con%resos pro%rama os en

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 12

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 1)

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 10

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 13

Flujo (esti)n de usuarios

Como paso pre=io a la eAplicaci$n

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 1+

*spectos cla+e de ,esti)n ,eneral del ,estor de -+entos

Gesti$n del sitio 1eb

-aso 1 CAcerca de esta Conferencia/CongresoD:

-aso 2 CContenidos adicionales de esta

-aso 0 CEstilo de los eventos o conferenciasD: (o<a conferencia ra/.

e estilos y temas para la

conferencia ra/. Gos e=entos> conferencias o con%resos (ere ar;n el estilo e la

-o emos incluir patrocina ores y anuncios e estos en nuestros e=entos o conferencias.

Una lista pre efini a

5erramientas para la lectura

%ogs del evento

-ermite =er cam2ios reali/a os en la confi%uraci$n e e=entos> conferencias o con%resos.

&lugin del sistema

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 20

Roles -? Gestores de !vento

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 21

*spectos cla+e de la administraci)n de cada e+ento. conferencia

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 22

e la conferencia CMosca #2HricaD po ra

e autores tales como: 4eneral> -atolo%as

asocia as a la Mosca #2Hrica> -erfil e po2laci$n e la Mosca #2Hrica> etc ...

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 2)

e incluso e=entos> conferencias o con%resos.

8sta sticas so2re tra2a<os reci2i os y apro2a os o en proceso c;lculo.

0Pol)ticas sobre la inscripcin1: inscripciones. A em;s> en caso el perio o

efine la persona encar%a a

e ?ue el C#F#! as lo (aya confi%ura o> se e conteni os por e*mail a lectores si la

cuan o la conferencia sea arc(i=a a.

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 23

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 2+

3- "irector o "irector de !vento

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System 21

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System )0

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System )1

e Secci$n so2re el resulta o

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System )2

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System ))

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System )0

Manual usuario -.-: OCS Open Conference System )3