COMPRAS Y SUMINISTROS NA CARACTERIZACION

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PROCESO COMPRAS Y SUMINISTROS

TIPO DE PROCESO APOYO

RESPONSABLE DE PROCESO PROFESIONAL UNIVERSITARIO DE COMPRAS Y SUMINISTROS

OBJETIVO

Adquirir bienes y servicios para la Institucin cumpliendo con las especificaciones requeridas en el momento oportuno, en las cantidades requeridas, en el lugar indicado y con precios favorables. RECURSOS HUMANOS FISICOS Equipos de Oficina Equipos de cmputo.

Supervisores de los contratos Interventores. Oficina Asesora Jurdica Direccin Financiera. Oficinas Gestoras.

REQUISITOS LEGALES NTC-GP 1000:2004 Ley 30/92 y decreto reglamentarios Generales 4.1, 4.2.3, 4.2.4, 8.2.3, 8.4, 8.5 Ley 598/00 SICE Especficos: 7.4 Ley 80 de 28 de octubre de 1993 y decretos reglamentarios (Decreto 2170 de 2002 Ley 80, Decreto 2434 de 2006). Resolucin 3512 de diciembre 5 de 2003 (SICE) DAFP

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ENTRADAS PROVEEDOR Todos los procesos ENTRADA Estudio de conveniencia y oportunidad PLANEAR ACTIVIDADES SALIDAS Bienes y servicios contratados

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SALIDAS CLIENTE Todos los procesos

Gestin Financiera

Certificado de disponibilidad presupuestal Registro presupuestal

Elaboracin del plan de compras de conformidad con el presupuesto

Cuenta de cobro con los soportes

Gestin Financiera

HACER

Gestin jurdica

Resolucin de apertura de la contratacin

Elaboracin del Informe de Conveniencia y Oportunidad. Elaboracin de Informe de Estudios Previos. Solicitud de disponibilidad presupuestal. Elaboracin de los trminos de referencia para contrataciones con formalidades plenas.

Comunicacin del inicio de la contratacin

Gestin jurdica

Oferentes

Ofertas Documentos soporte para legalizacin Bien o servicio

Resolucin de Adjudicacin Oferente Informacin sobre necesidades para el cumplimiento de sus actividades Planeacin Institucional:

Apertura de la contratacin. Recibir observaciones sobre la contratacin de los posibles oferentes. Evaluacin de las ofertas. Seleccin de la oferta ms favorable y adjudicacin. Perfeccionamiento y Legalizacin del contrato. Supervisin del contrato. Evaluacin de desempeo del proveedor o contratista. Realizacin de compras y servicios de menor cuanta.

Misin, Visin, Polticas y Objetivos P. E. I, Plan de Planeacin Institucional Desarrollo Estratgico, Plan Educativo de la Facultad, Plan educativo de Programa Acadmico.

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Retroalimentacin de logros obtenidos y/o retrasos presentados. Resultado final de evaluacin VERIFICAR Atencin a solicitud de servicios El cumplimiento del proceso contractual. El cumplimiento del plan de Accin. El cumplimiento del plan de compras. Indicadores de gestin del proceso de compras y suministros. Informe sobre el cumplimiento de metas Contratos.

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Seguimiento y Control

Seguimiento y Control

Gestin de Recursos Fsicos

Solicitud de servicios

Gestin de Recursos Fsicos

Gestin del Talento Humano

Personal competente y capacitacin

Necesidades de Personal competente y de capacitacin

Gestin del Talento Humano . Control Disciplinario:

ACTUAR Control Disciplinario: Decisin Final. Control Interno Recomendaciones a los procesos, informes de evaluacin y seguimiento. Manual de archivo y correspondencia. Acciones correctivas, preventivas, planes de mejoramiento.

Queja sobre faltas de los funcionarios.

Informacin. Control Interno

Gestin Documental

Transferencia archivo.

de Gestin Documental

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POLTICAS DE OPERACIN

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La oficina gestora se encarga de verificar la compra antes de ingresar al almacn, independientemente del tipo de contratacin. Es poltica de la oficina de compras solicitar a la persona encargada del manejo de inventarios la sealizacin del activo en el momento ingresarlo al inventario del almacn. Mantener actualizado el plan de compras de la institucin. Todos los proveedores de la institucin se evalan semestralmente y se mantiene un proceso de retroalimentacin constante. Las compras que no necesitan ser almacenadas son entregadas directamente a la oficina gestora. INDICADORES EFICACIA CS-01 Gestin proveedores EFICIENCIA CS-02Optimizacin de pedidos de compras y suministros

CONTROLES Comit de evaluacin de ofertas. Auditorias internas. Ejecucin de evaluacin de desempeo del contratista. CONTROLES EXTERNOS Publicaciones en la pgina Web. Auditorias de la contralora. Informes a entes de control. Informes a Cmara de Comercio. Visitas de rganos de control (Procuradura, fiscala).

DOCUMENTACIN SOPORTE P - CS 01 Contratacin directa sin formalidades plenas P - CS 02 Contratacin directa con formalidades plenas P - CS 03 Calificacin proveedores y/o contratistas

SISTEMAS DE INFORMACION Software Scorpio Software Calserv Pagina WEB.

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INFORMACION PRIMARIA QUIEN INFORMA Proveedores

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QUE INFORMA Portafolios de servicios, cotizaciones, propuestas econmicas. Directorio -informacin de proveedores Legis Normatividad Sice Gestin, actividades, normatividad, legislacin. Gobernacin de Santander

COMO SE INFORMA Escrito, pagina web, folletos, catlogos Catalogo Pagina web Comunicados, oficios, correos electrnicos

QUE INFORMA Plan de compras. Requerimientos de compra.

INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 1 A QUIEN INFORMA Gobernacin de Santander. Proveedores INFORMACION SECUNDARIA DE TIPO 2 A QUIEN INFORMA Rectora.

COMO SE INFORMA Informes. Orden de compra.

QUE INFORMA Ejecucin de plan de compras.

COMO SE INFORMA Informe de gastos.