MINISTERIO DE HACIENDA DIRECCIN GENERAL DE TRIBUTACIN

OBLIGATORIEDAD PARA LOS GRANDES CONTRIBUTENTES Y GRANDES EMPRESAS TERRITORIALES EN LA LLEVANZA DE LOS REGISTROS ELECTRNICOS DE COMPRAS Y VENTAS DE MERCANCIAS, AS COMO DE SERVICIOS PRESTADOS N DGTxxxxxxxxxxx San Jos, a las xx horas y xx minutos del da xxxx del 2014. Considerando: I.- Que el artculo 99 de la Ley N 4755, Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios, reformado mediante Ley 9069 del 26 de agosto del 2012, faculta a la Administracin Tributaria para dictar normas generales para la correcta aplicacin de las leyes tributarias, dentro de los lmites que fijen las disposiciones legales y reglamentarias pertinentes. II-.Que el artculo 103 inciso b) de ese cdigo, establece que la Administracin Tributaria tiene la facultad de cerciorarse de la veracidad del contenido de las declaraciones juradas por los medios y procedimientos de anlisis e investigacin legales que estime convenientes. III.- Que el artculo 104 del Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios establece que, para verificar la situacin tributaria de los contribuyentes, la Administracin Tributaria les podr requerir la presentacin de libros, archivos, registros contables y toda otra informacin de trascendencia tributaria, que se encuentre impresa, en soporte electrnico o registrada en otro medio tecnolgico. IV.- Que el artculo 109 de esa misma norma faculta a la Administracin Tributaria para establecer directrices, respecto a la forma en que se deber consignar la informacin que se requerir a los sujetos pasivos, adems de otorgarle la potestad de exigirles a que lleven los registros necesarios para la fiscalizacin y la determinacin correcta de las obligaciones tributarias. V.- Que el artculo 8 de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas establece que los contribuyentes y declarantes deben llevar registros contables en la forma y las condiciones que se determinen en el reglamento. VI. Que el artculo 15 del Reglamento de la Ley del Impuesto General sobre las Ventas establece que los contribuyentes y declarantes de este impuesto, estn obligados a llevar y a mantener al da un registro de compras y otro de las ventas de mercancas. VII.- Que con fundamento en lo anterior, es preciso que la administracin tributaria defina las caractersticas y requisitos que deben contener los registros de compras y

AMALIA RAMIREZ CHAVES (FIRMA)

Digitally signed by AMALIA RAMIREZ CHAVES (FIRMA) Date: 2014.01.21 13:13:18 -06:00 Reason: VB, Visto Bueno Location: Costa Rica

CARLOS LUIS VARGAS DURAN (FIRMA)

Digitally signed by CARLOS LUIS VARGAS DURAN (FIRMA) Date: 2014.01.21 13:17:55 -06:00 Reason: Direccin General de Tributacin, Firma digital Location: Costa Rica

ventas que llevarn esos contribuyentes para cumplir con esa obligacin tributaria formal. VIII.- Que el artculo 4 de la Ley de Proteccin al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trmites Administrativos, N 8220 de 4 de marzo del 2002, publicada en el Alcance 22 a La Gaceta N 49 de 11 de marzo del 2002, establece que todo trmite o requisito con independencia de su fuente normativa, deber publicarse en el diario oficial La Gaceta. Por tanto, RESUELVE:

Artculo 1.- Sujetos pasivos. Todos aquellos sujetos pasivos clasificados como Grandes Contribuyentes Nacionales o como Grandes Empresas Territoriales, debern llevar electrnicamente , los registros de Compras y Ventas de Mercancas y Servicios a que alude el artculo 8 de la Ley de Impuesto General sobre las Ventas, y 15 de su Reglamento. Artculo 2.- Siglas. Para todos los efectos, cuando en la presente resolucin se utilicen las siglas siguientes, debe drsele las acepciones que a continuacin se indican: I. II. III. IV. DAI: Derechos Arancelarios de Importacin. DUA: Declaracin nica Aduanera. IVA: Impuesto General sobre las Ventas. ISC: Impuesto Selectivo de Consumo.

Artculo 3.- Conformacin de los registros. Los registros electrnicos de compras y ventas de mercancas, as como de servicios prestados estarn conformados por las compras y las ventas realizadas, gravadas o no, as como los servicios prestados gravados o no. Se entiende que los anteriores supuestos se pueden dar tanto en el mercado interno, como a nivel de importaciones y exportaciones. Artculo 4.- Registro electrnico de ventas de mercancas y prestacin de servicios. En el registro electrnico de ventas de mercancas y prestacin de servicios se detallar cada una de las facturas emitidas por alguno de esos conceptos. Las devoluciones (notas de crdito) que afecten las ventas, tambin formarn parte del registro electrnico, las cuales debern identificarse plenamente, utilizando la misma estructura y agregando una columna que identifique la justificacin de la emisin de la nota de crdito. El registro electrnico que por esta resolucin se regula, deber contener obligatoriamente y en el orden que se detalla, la siguiente informacin:

i. Nmero de factura: Nmero de identificacin consecutivo asignado a la factura de venta. ii. Nmero de nota de crdito: Nmero de identificacin consecutivo asignado, mediante el cual se reciben las devoluciones de mercancas. iii. Fecha de emisin: Es la fecha en la cual se emite la factura, nota de crdito o de dbito. iv. Nmero de identificacin del cliente: Nmero de cdula fsica o jurdica del cliente. v. Nombre o denominacin social del cliente, segn se trate de persona fsica o jurdica. vi. Cdigo de las mercancas vendidas o de los servicios prestados: Cdigo numrico o alfanumrico asignado por el sistema de inventario del contribuyente, que permite la identificacin de las mercancas vendidas o los servicios prestados. vii. Descripcin de cada una de las mercancas o de los servicios. viii. Precio unitario: Es el precio por unidad de medida de las mercancas o de los servicios prestados ix. Cantidades vendidas: Cantidad de unidades vendidas de cada mercanca o servicio, esto de acuerdo a la presentacin de los mismos (unidades, docenas, gramos, kilos, litros, metros cuadrados, metros cbicos, etc.). x. Unidad de medida: Corresponde a la presentacin estandarizada de los bienes o servicios vendidos, pudiendo ser en unidades, docenas, gramos, kilos, litros, metros cuadrados, metros cbicos, etc. xi. Importe gravado con ISC: Corresponde al monto pecuniario que se encuentra afecto a Impuesto Selectivo de Consumo. xii. Importe autorizado sin ISC : Es el monto pecuniario sobre el cual aplica una autorizacin de venta sin el respectivo cobro del Impuesto Selectivo de Consumo xiii. Importe determinado por concepto de impuestos especficos, cuando corresponda. xiv. Importe gravado con IVA: Monto pecuniario que se encuentra afecto al Impuesto General sobre las Ventas. xv. Importe exento de IVA: Monto pecuniario que conforme a la ley se encuentra exento del Impuesto General sobre las Ventas. xvi. Importe autorizado sin IVA: Monto pecuniario sobre el cual aplica una autorizacin, debidamente otorgada, para la venta sin el respectivo cobro del Impuesto General sobre las Ventas. xvii. Monto subtotal: Cifra numrica que se obtiene al multiplicar las cantidades vendidas de cada bien o servicio por su respectivo precio unitario. xviii. Importe del descuento aplicado: Corresponde, si lo hubiese, al monto aplicado como descuento al precio de venta de cada bien o servicio. xix. Importe de ISC u otro impuesto especfico: Monto de Impuesto Selectivo de Consumo o impuesto especfico cobrado en la factura. xx. Importe del IVA facturado: Monto de Impuesto General sobre las Ventas cobrado en la factura.

xxi. Monto total facturado: Cifra, en colones, que se obtiene al realizar la siguiente operacin aritmtica, Monto subtotal (sealado en acpite xvii), menos descuentos otorgados, ms ISC u otros impuestos especficos, ms IVA. xxii. Nmero de la nota de autorizacin o exencin para la venta sin IVA, ISC o algn otro impuesto especfico: Se indicar el nmero de oficio o nota de autorizacin de la Direccin General de Tributacin o de la Direccin General de Hacienda, que respalda la venta realizada sin el cobro de los impuestos respectivos. xxiii. Fecha de vigencia de la autorizacin: Periodo que cubre la autorizacin que se menciona en el acpite anterior. De igual manera, formarn parte del registro electrnico de ventas de mercancas y prestacin de servicios, las realizadas por exportacin, las cuales debern ser incluidas bajo los mismos parmetros enunciados, que identifiquen claramente que corresponden a exportaciones efectuadas. Adicionalmente a lo establecido, el registro de estas transacciones deber detallar: Nmero de DUA de Exportacin: Nmero de identificacin de la declaracin bajo la que se estn exportando las mercancas o servicios. xxv. Fecha del DUA de Exportacin: Fecha de la Declaracin. xxvi. Pas de destino: Pas hacia el cual se exportarn las mercancas o servicios. xxvii. Nombre de la agencia aduanal o el agente de aduanas: Persona fsica o jurdica que realiza el trmite de exportacin. xxviii. Nmero de identificacin (cdula fsica o jurdica) del agente de aduanas o la agencia aduanal que realiza el trmite de exportacin. Artculo 5.- Registro electrnico de compras de mercancas y servicios. El registro electrnico de compras de mercancas y de servicios detallar cada una de las facturas por concepto de compra de mercancas y/o de servicios, as como tambin las devoluciones (notas de dbito) que las afecte, adicionando una observacin en la que se indique la razn de la devolucin Este registro deber contener obligatoriamente y en el orden que se detalla, la siguiente informacin: i. Numero de factura: Nmero de identificacin asignado por el proveedor a la factura que respalda la compra. ii. Nota de dbito: Nmero consecutivo asignado a las notas que respaldan las devoluciones de las compras realizadas. iii. Fecha de emisin: Fecha en la cual se emite la factura o nota de dbito. iv. Nmero de identificacin del proveedor: Nmero de cdula fsica o jurdica de la persona a la que se le est efectuando la compra o emitiendo la nota de dbito. v. Cdigo del proveedor: Numeracin interna (diferente al nmero del acpite iv), si existe, asignada por el contribuyente para la identificacin del proveedor. vi. Nombre o denominacin social, segn se trate de persona fsica o jurdica. xxiv.

vii. Cdigo de las mercancas o servicios comprados: corresponde al cdigo numrico o alfanumrico asignado por el sistema de inventario del Gran Contribuyente o Gran Empresa Territorial, que permite la identificacin de las mercancas compradas o los servicios recibidos. viii. Descripcin de las mercancas compradas o servicios recibidos ix. Precio unitario: Precio por unidad de las mercancas o de los servicios. x. Cantidades: Cantidad de unidades de cada mercanca o servicio, esto de acuerdo a la presentacin de los mismos (unidades, docenas, gramos, kilos, litros, metros cuadrados, metros cbicos, etc). xi. Unidad de medida: Presentacin estandarizada de los bienes o servicios, pudiendo ser en unidades, docenas, gramos, kilos, litros, metros cuadrados, metros cbicos, etc. xii. Monto subtotal: Monto que se obtiene al multiplicar el precio unitario por las cantidades. xiii. Descuento aplicado: Monto aplicado como descuento. xiv. Importe de ISC: Monto de Impuesto Selectivo de Consumo soportado. xv. Importe de impuesto especfico: Monto de impuesto especfico soportado. xvi. Importe de IVA: Monto de Impuesto General sobre las Ventas soportado. xvii. Monto total de la factura de compra: Cifra que se obtiene al realizar la siguiente operacin aritmtica, Monto subtotal menos descuento ms ISC u otro impuesto especfico ms IVA. xviii. Nmero de nota de autorizacin o exencin para comprar sin IVA, ISC o algn otro Impuesto Especfico: Se indicar el nmero de oficio o nota de autorizacin de la Direccin General de Tributacin o de la Direccin de Hacienda, que respalda la compra realizada sin el cobro de los impuestos respectivos. xix. Fecha de vigencia de la autorizacin: Periodo que cubre la nota de autorizacin que se menciona en el acpite anterior. De igual manera, formarn parte del registro electrnico de compras de mercancas y servicios realizadas por internacin o importacin, las cuales debern ser incluidas bajo los mismos parmetros enunciados que identifiquen claramente que corresponden a importaciones efectuadas. Adicionalmente a lo establecido, el registro de estas transacciones deber detallar: xx. xxi. xxii. xxiii. xxiv. xxv. xxvi. Nmero de DUA de Importacin: Nmero de identificacin de la Declaracin nica Aduanera con la que se estn importando las mercancas. Fecha de la DUA de Importacin: Fecha de la Declaracin nica Aduanera. Partida arancelaria: Epgrafe que el arancel de aduanas asigna a la mercanca. Detalle de la partida arancelara: Descripcin asignada a la partida arancelaria referenciada en el acpite anterior. Aduana: Nombre la Aduana a travs de la cual ingresaron las mercancas importadas. Nombre de la agencia aduanal o el agente de aduanas (sea persona fsica o jurdica) que realiza el trmite de importacin. Nmero de identificacin (cdula fsica o jurdica) del agente de aduanas o la agencia aduanal que realiza el trmite de exportacin.

xxvii.

Valor de Aduanas: Valor de las mercancas reflejado en la DUA.

Artculo 6.- Medios electrnicos de almacenamiento. Cuando la Administracin Tributaria en funcin de sus facultades de control, solicite la entrega de estos registros a los Grandes Contribuyentes y Grandes Empresas Territoriales, los mismos debern ser proporcionados a travs de algn medio de almacenamiento electrnico, tales como discos compactos, dispositivos USB o cualquier otro medio electrnico de almacenamiento que sea compatible con los sistemas utilizados por la Administracin Tributaria. Tales registros han de ser suministrados en formato Texto (.txt) en archivos planos secuenciales y debern cumplir con la siguiente estructura: i. La primera lnea, la del encabezado, debe contener nicamente el nombre de las columnas, por ejemplo: Fecha de Emisin Nmero de Identificacin Cdigo asignado

Nmero de Factura ii.

iii. iv. v.

Seguida de la lnea de encabezado, se presentarn en forma continua los datos correspondientes. Deben asegurarse que los datos no contengan registros daados y la tabla se construya correctamente. Adems, verificar la exclusividad, las relaciones de los datos y la confiabilidad. El ancho de las columnas deber de ser estndar a lo largo del documento. No deben de existir espacios en blanco entre cada fila o cada columna, la informacin debe de ser continua. No debe de contener filas y/o columnas en blanco, en los casos en los que no corresponda consignar valor alguno en las filas o en las columnas, se deber de indicar un 0 (cero) si este dato corresponde a cifras numricas, si se trata de datos de texto o alfanumricos, se deber de indicar N/A (No Aplica), por ejemplo:
Monto total facturado Nmero de autorizacin sin IVA Fecha Porcentaje de de vigencia Autorizacin

Monto Importe Importe subtotal descuent IVA facturado o aplicado facturado

100,00 vi.

0,00

13,00

113,00

N/A

N/A

0,00

vii. viii.

ix.

No debe interponerse subtotales o totales en las columnas con datos numricos, es decir, la informacin deber ser consecutiva a lo largo del archivo. Los campos referentes a fechas deben de tener el siguiente formato DD/MM/AAAA (Da/Mes/Ao), con un tamao de 10 caracteres. El formato de los campos referidos a los importes monetarios, debe de ser numrico y con dos decimales, utilizando la coma (,) para separar miles y el punto (.) para separar decimales, con un tamao de 24 caracteres (que incluye dos decimales). El formato de los campos numricos o alfanumricos que no hagan referencia a importes monetarios (por ejemplo: nmero de factura, nmero de

x.

identificacin, cdigos de producto, nmero de DUA, partida arancelaria, etc.), deber de ser ASCII, con un tamao de 20 caracteres. Los campos que contengan informacin tipo texto (por ejemplo: nombres jurdicos o fsicos de clientes o proveedores, descripcin de las mercancas, pas de destino o procedencia, etc.), sern en formato ASCII, con un tamao de 80 caracteres.

Artculo 7.- Entrega de registros electrnicos. La entrega de lo registros electrnicos solicitados por la Administracin Tributaria deber acompaarse de una declaracin firmada por el Representante Legal, haciendo constar la entrega de los mismos, y en la que se deber indicar: i. ii. iii. iv. Nombre del o los archivos, incluyendo la extensin (TXT, etc.) Tamao en bytes, KB,MB o GB Nmero de registros (filas) Totales numricos de las columnas incluidas en el archivo (total en facturas, descuentos, IVA, especficos etc.)

Esta declaracin podr ser remitida en forma electrnica, si se firma digitalmente. Artculo 8.- Incumplimiento. El incumplimiento del deber de llevar los registros electrnicos bajo el formato establecido en la presente resolucin, as como el incumplimiento en el suministro de los mismos, podra acarrear la imposicin de las respectivas sanciones establecidas en el Cdigo de Normas y Procedimientos Tributarios. Artculo 9.- Vigencia. Rige a partir del 1 de abril del 2014. Publquese.Carlos Vargas Durn, Director General.