Universidad Autnoma de Zacatecas rea de Telecomunicaciones Microsoft Excel XP Apuntes de Nivel bsico

Contenido
Contenido............................................................................................................................................ 1 Excel, repaso de conceptos ............................................................................................................... 2 Conceptos bsicos .......................................................................................................................... 2 Celdas ...................................................................................................................................... 2 Barra de frmulas................................................................................................................... 2 Filas y columnas ..................................................................................................................... 2 Libros y hojas.......................................................................................................................... 3 Seleccin de celdas................................................................................................................. 3 Filas y columnas ..................................................................................................................... 3 Copiar y pegar formato......................................................................................................... 3 Relleno automtico de celdas y series................................................................................. 4 Pegar especial ......................................................................................................................... 4 Dividir la ventana de la hoja de clculo.............................................................................. 4 Inmovilizar y movilizar paneles .......................................................................................... 5 Frmulas y funciones ............................................................................................................ 5 Referencia a celdas ................................................................................................................. 6 Referencias absolutas, relativas y mixtas ........................................................................... 6 Funciones ................................................................................................................................ 7 Insertar imgenes ................................................................................................................... 7 Grficos de datos.................................................................................................................... 7 Grficos incrustados y hojas de grficos ............................................................................ 8 Resumen .................................................................................................................................. 8 Bibliografa.............................................................................................................................. 8

Vernica Torres Coso vtorres@uaz.edu.mx

Universidad Autnoma de Zacatecas rea de Telecomunicaciones Microsoft Excel XP Apuntes de Nivel bsico

Excel, repaso de conceptos

Conceptos bsicos
A manera de repaso veremos algunos conceptos bsicos de las hojas de clculo y de Excel que nos sern tiles posteriormente para afrontar los conocimientos avanzados que sern planteados.

Celdas
Son cada una de las casillas que dividen el rea de trabajo en Excel. Cada una de estas casillas se identifica por el nmero de fila y la letra de la columna donde se encuentra. Las celdas son la base del funcionamiento de cualquier hoja de clculo, dado que en ellas se introducirn los textos, nmeros y fechas que servirn para realizar las operaciones necesarias y obtener los resultados en funcin de estos datos. En la parte superior de la hoja de clculo se encuentra la lista denominada Cuadro de nombres, donde se muestra el nombre de la celda activa y adems sirve para agrupar conjuntos de celdas bajo un mismo nombre. Para ir a una celda utilice el comando Ir a del men Edicin o utilice el atajo de teclado ctrl.+I. En el cuadro de dilogo que aparece, introduzca el nombre de la celda a la que quiere llegar (C8), el rango ( C8:C12) o el nombre del rango (Gastos 2 trimestre). Un rango es un grupo de celdas, identificadas en conjunto por un nombre. Excel permite asignar un nombre a cualquier rango de celdas, eligiendo primero las celdas que formarn parte de l y seleccionando el comando Insertar>Nombre>Definir. Una forma ms rpida de asignar un nombre a un rango es seleccionar las celdas y despus hacer clic en el Cuadro de nombres de la barra de frmulas. Una vez aqu, escriba el nombre que desee y dar Enter.

Barra de frmulas
La barra de frmulas es una parte fundamental de Excel que permite aadir, ver y editar cualquier operacin incluida en las celdas de la hoja de clculo.

Filas y columnas
Las filas y columnas determinan las divisiones de la hoja de clculo (celdas) y sirven para referenciar exactamente la posicin de cualquier valor. Cada fila tiene asociado un nmero que la identifica, mientras que las columnas utilizan letras para este mismo fin. El

Vernica Torres Coso vtorres@uaz.edu.mx

Universidad Autnoma de Zacatecas rea de Telecomunicaciones Microsoft Excel XP Apuntes de Nivel bsico sistema que siguen las columnas comienza con la A, si llegamos a la columna Z, la siguiente ser la AA, despus AB y as sucesivamente.

Libros y hojas
Un libro de trabajo es el trmino que se maneja dentro de Excel para englobar todo el contenido de la hoja de clculo. Dentro del libro de trabajo tenemos distintas hojas. La forma de identificar y acceder a cada una de las hojas que componen el libro de trabajo es mediante las fichas que existen en la parte inferior de la ventana de la aplicacin.

Seleccin de celdas
Para seleccionar una celda slo tiene que hacer clic sobre ella. Para seleccionar un grupo de celdas, haga clic en la primera mantenga presionada la tecla Mayus y haga clic en la ltima celda que quiere incluir en la seleccin En caso de que desee seleccionar celdas no consecutivas, haga clic en la primera celda o grupo de celdas que quiera incluir en la seleccin, mantenga presionada la tecla Control y haga clic en la siguiente celda que quiere seleccionar. Las teclas de cursor tambin permiten seleccionar celdas consecutivas. Seleccione la primera celda, mantenga presionada la tecla Mayus y utilice las teclas del cursor para seleccionar tantas celdas consecutivas como desee. Para seleccionar celdas con el ratn, haga clic en la primera y arrastre el cursor mientras mantiene presionado el botn izquierdo del ratn. Puede utilizar mtodos junto con la tecla Control para seleccionar grupos de celdas no consecutivas.

Filas y columnas
La forma de seleccionar celdas y columnas es sencilla, haga clic en el nombre de la celda o de la fila y todas las celdas que la componen quedarn seleccionadas. La combinacin de teclas Control-Barra espaciadora selecciona toda la columna y Mayus-Barra espaciadora toda la fila donde se encuentre la celda activa. Para seleccionar toda la hoja activa, haga clic en el cuadro vaco que se encuentra en la esquina superior izquierda de la hoja, junto a la barra de frmulas.

Copiar y pegar formato

El botn Pegar formato de la barra de herramientas Estndar permite aprovechar las caractersticas aplicadas sobre una celda determinada. Haga clic en el botn Pegar formato, despus en la celda o grupo de celdas que tiene el formato que quiere usar y, finalmente, 3 Vernica Torres Coso vtorres@uaz.edu.mx

Universidad Autnoma de Zacatecas rea de Telecomunicaciones Microsoft Excel XP Apuntes de Nivel bsico haga clic en la celda o grupo de celdas a las que lo quiere aplicar. Podr hacer uso tambin de la ficha inteligente que aparece cada vez que realiza esta tarea.

Relleno automtico de celdas y series

Haga clic en el pequeo cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la celda que contiene el dato que quiere copiar y arrastre. Al terminar esta operacin, Excel muestra un botn en el que despus de hacer clic aparecen varias opciones que permiten copiar el contenido y el formato, slo el contenido o slo el formato. Se puede ir ms lejos y escribir por ejemplo: enero y que Excel se encargue de rellenar las celdas contiguas con el resto de meses del ao. O introducir Factura 1 y, al arrastrar, Excel incluira en las celdas contiguas: Factura 2, Factura 3, y as ocurrira con fechas y datos de similares caractersticas. Si desea que Excel calcule el incremento sobre un valor numrico, deber mantener presionada la tecla Control mientras arrastra; si no, nicamente copiar el dato. Si quiere crear sus propias listas de elementos, utilice la ficha Listas personalizadas del cuadro de dilogo Opciones. Recuerde que puede acceder a este cuadro de dilogo desde el comando Herramientas>Opciones.

Pegar especial
El comando Pegar especial del men Edicin es otra potente herramienta para completar informacin, ya que permite tener un control detallado de los elementos que se quieren pegar, pudiendo pegar slo el formato de las celdas seleccionadas, los comentarios, realizar operaciones con los valores de origen y de destino, etc. En realizad, tiene acceso a las funciones de este formato a travs del botn que aparece cada vez que copia y pega o utiliza el relleno automtico de celdas.

Dividir la ventana de la hoja de clculo

El comando Dividir del men Ventana permite crear divisiones independientes dentro de una misma hoja. Esto puede resultar de gran utilidad cuando se necesita comparar informacin entre distintas partes de una misma hoja. La primera vez que utiliza el comando Divisin, la hoja queda partida en cuatro zonas iguales con sus respectivas barras de desplazamiento. Si slo quiere utilizar la divisin vertical u horizontal, arrastre la barra de divisin que no necesite hasta que se encuentre fuera de la hoja y, despus suelte. La prxima vez que ejecute el comando Divisin aparecer la ltima configuracin utilizada.

Vernica Torres Coso vtorres@uaz.edu.mx

Universidad Autnoma de Zacatecas rea de Telecomunicaciones Microsoft Excel XP Apuntes de Nivel bsico

Inmovilizar y movilizar paneles

Otras dos opciones interesantes son los comandos Inmovilizar y Movilizar paneles del men Ventana. Con ellos puede hacer que las filas o columnas que desee permanezcan siempre visibles cuando utilice las barras de desplazamiento vertical u horizontal. Para devolver la hoja a su estado normal, slo tiene que recurrir al comando Movilizar paneles del mismo men Ventana.

Frmulas y funciones
Las frmulas permiten realizar clculos sencillos a partir de los datos contenidos en la hoja de clculo y estn formadas por: referencias a celdas, operadores aritmticos, funciones, etc. Los operadores aritmticos permiten realizar clculos sencillos, incluidos en frmulas.

Operadores aritmticos
Operador : (dos puntos) (un solo espacio) , (coma) % ^ *y/ +y& = < > <= >= <> Negacin (como en -1) Porcentaje Exponenciacin Multiplicacin y divisin Suma y resta Conecta dos cadenas de texto (concatenacin) Comparacin Operadores de referencia Descripcin

Operadores de comparacin
Operador de comparacin = (signo igual) >(signo mayor que) <(signo menor que) >= (signo igual o mayor que) <= (signo igual o menor que) <>(signo distinto de) Significado (Ejemplo) Igual a (A1=B1) Mayor que (A1>B1) Menor que (A1<B1) Igual o mayor que (A1>=B1) Igual o menor que (A1<=B1) Distinto de (A1<>B1)

Vernica Torres Coso vtorres@uaz.edu.mx

Universidad Autnoma de Zacatecas rea de Telecomunicaciones Microsoft Excel XP Apuntes de Nivel bsico

Orden de prioridades
Excel no aplica la misma prioridad a todos los operadores dentro de una expresin, y el orden de prioridades es el siguiente: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Cualquier operacin contenida entre parntesis ( ) Valor negativo Porcentaje % Exponenciacin ^ La multiplicacin ( * ) y la divisin ( / ) de izquierda a derecha La suma ( + ) y la diferencia ( - ) de izquierda a derecha Operadores de texto ( & ) Operadores de comparacin ( < = > )

Referencia a celdas
Las referencias a celdas son llamadas que se hacen a otas celdas dentro de una expresin. Las referencias pueden ser a rangos de celdas o a nombres de rangos pero, en este caso, es mejor utilizar el ratn para introducirlas. Por ejemplo, en la siguiente frmula: = B4 Total ao el primer trmino de la frmula B4, corresponde a una referencia de una celda, mientras que Total ao es una referencia a un nombre de rango. Para introducir referencias a celdas, uno de los mtodos ms cmodos es utilizar el ratn. Escriba la frmula y haga clic en aquellas celdas que quiere incluir como referencia.

Referencias absolutas, relativas y mixtas

Por defecto todas las referencias en Excel son relativas, es decir, si movemos la celda que contiene la frmula, tambin cambiarn las referencias. Para evitar esto podemos utilizar referencias absolutas, incluyendo el smbolo $ delante del nombre de la fila o del nombre de la columna en la referencia. Por ejemplo: =$B$6-B7. En este caso, si movemos o copiamos esta frmula, el contenido de la celda B6 siempre estar presente en la misma. En el caso de las referencias mixtas, Excel permite bloquear slo la fila o slo la columna de la expresin. Un ejemplo podra ser: =D$4:E$4 + D$6:E$6. En este caso, al copiar la frmula se actualizarn los valores de las columnas y se mantendrn los de las filas. 6

Vernica Torres Coso vtorres@uaz.edu.mx

Universidad Autnoma de Zacatecas rea de Telecomunicaciones Microsoft Excel XP Apuntes de Nivel bsico

Funciones
Como acabamos de comentar, las frmulas son expresiones sencillas que permiten, mediante los distintos operadores, hacer clculos ms o menos simples con la informacin contenida en la hoja de clculo. En cambio, las funciones son herramientas que permiten realizar clculos especficos a partir de unos determinados valores, llamados argumentos de la funcin, que se toman de los datos de la hoja de clculo. Las funciones se componen de dos partes: el nombre de la funcin SUMA, MIN, MAX y los argumentos, que no son ms que referencias a celdas, rango o nombres de rangos. Las funciones tienen una sintaxis determinada y como es imposible acordarse de todas, Excel ofrece varias posibilidades para ayudarnos en este aspecto. La primera es la barra de frmulas, al introducir el smbolo = y activarse la barra de frmulas podr encontrar en el extremo izquierdo una lista de funciones para utilizar cualquiera de ellas, slo tiene que seleccionarla. Otra posibilidad es utilizar el comando Funcin del men Insertar. Si todo esto de las funciones todava resulta algo complejo, puede utilizar el Asistente para funciones de Excel, donde slo tendr que seguir los pasos que aparezcan para incluir cualquier funcin en su hoja de clculo.

Insertar imgenes
Es lgico que se necesiten incluir imgenes en nuestros proyectos de hojas de clculo. Para incluirlas, deber utilizar algunas de las posibilidades de la opcin Imagen del men Insertar. Esto funciona igual que en Word dado que las imgenes prediseadas y la Galera de imgenes funcionan del mismo modo en todas las aplicaciones de Office, as como el resto de opciones del men Imagen.

Grficos de datos
Los grficos de datos son la forma que tenemos en Excel de conseguir una representacin grfica de las evoluciones de los datos contenidos en la hoja de clculo. El asistente para grficos es la mejor manera de aadir grficos a nuestra hoja de clculo de una forma rpida y sencilla. Sera impensable los cuadros de dilogo que tendramos que utilizar para crear un grfico si no existiera el Asistente para grficos. Para utilizarlo, seleccione el botn del mismo nombre situado en la barra de herramientas Estndar. Puede seleccionar primero las celdas que contienen los datos que quiere representar y, despus, hacer clic en el botn Asistente para grficos o empezar por este ltimo paso y seleccionar las celdas desde el asistente. No olvide que los datos representados en el grfico estn vinculados a los datos de origen, de modo que si stos se modifican, el cambio queda reflejado automticamente en el grfico. 7 Vernica Torres Coso vtorres@uaz.edu.mx

Universidad Autnoma de Zacatecas rea de Telecomunicaciones Microsoft Excel XP Apuntes de Nivel bsico

Grficos incrustados y hojas de grficos

El ltimo paso del Asistente para grficos permite decidir entre dos modos de incluir un grfico en un libro de Excel: incrustado dentro de la hoja del libro que contiene los datos utilizados para su elaboracin o de forma independiente en una hoja ms del libro, denominada hoja de grficos. La principal ventaja de los grficos incrustados es la proximidad de los datos de origen, con lo que es ms fcil comprobar y modificar cualquier valor. En su contra tiene que puede complicar la hoja si sta contiene una gran cantidad de informacin. Las hojas de grficos estn diseadas slo para contener estos elementos. Este hecho hace que sea ms fcil organizar la informacin del libro de trabajo y, adems, ofrece una mejor visualizacin del grfico.

Resumen
Excel es sin duda una herramienta para el tratamiento de datos en formato de hoja de clculo ms potente y verstil del mercado. El primer nivel de estructuracin de datos de Excel son las celdas, donde deberemos incluir la informacin que despus vamos a tratar. El siguiente nivel seran las hojas y, por ltimo, tendramos el libro, que sirve para agrupar todas las hojas bajo un mismo nombre. Excel dispone de funciones que nos faciliten la entrada de datos, como por ejemplo series, que con tan slo escribir el primer elemento, por ejemplo lunes, y arrastrar, Excel completar el resto de los das de la semana. Adems de la estructuracin y ordenacin de la informacin, el segundo gran eje de Excel gira en torno a sus funciones, las cuales nos van a permitir obtener resultados a partir de los datos almacenados en la hoja de clculo. Los grficos son la representacin grfica de la informacin contenida en la hoja de clculo y resultan de inestimable ayuda para mostrar resultados o tomar decisiones.

Bibliografa
Delgado Cabrera Jos Mara (2003): Office XP, Manual Avanzado, Anaya Multimedia

Vernica Torres Coso vtorres@uaz.edu.mx