Introduccin Bajo la tecnologa tradicional de distribucin de costos indirectos, se realizan los prorrateos de costos de los centros de servicios a los

centros productivos; sin embargo, los costos acumulados en los centros productivos son asignados a los productos o procesos normalmente con base en las horas mquina, horas hombre o unidades producidas; pero estas bases no reflejan con precisin los recursos consumidos por los diferentes productos o procesos. La metodologa de Costeo Basado en Actividades (Activity Based Costing) se basa en el hecho de que una empresa para producir productos o servicios necesita llevar a cabo actividades, las cuales consumen recursos, por lo que primero se costean las actividades y luego el costo de las actividades es asignado a los diferentes objetos de costo (producto, servicios, grupos de clientes y regiones, procesos, etc.) que demandan dichas actividades; de tal forma se logra una mucho mayor precisin en la determinacin de los costos y de la correlativa rentabilidad. Nuevas reglas para el clculo de los costos En una economa sometida a la globalizacin, el correcto clculo de los costos, a los efectos de su control y posterior reduccin, resulta fundamental a los efectos de poder competir eficazmente con los oferentes de otros lugares del planeta. Ello adems es tambin fundamental a la hora generar estrategias vlidas para el mercado interior. Ahora bien, cules son stas reglas?: Primero: superar las barreras organizacionales en cuanto a reas o sectores, para dar preponderancia a los procesos. Segundo: debe ayudar a detectar aquellas actividades y procesos no generadores de valor agregado para el cliente o la empresa, y por lo tanto ayuda a su eliminacin. Tercero: concentra su atencin ms en la eliminacin de las actividades innecesarias, que en la reduccin de los costos de las actividades. Cuarto: permitir la fijacin de precios competitivos para sus productos y/o servicios en el mercado. Quinto: evitar que actividades superavitarias financien a otras de carcter deficitarias.

Como bien afirman Eliseu y Pol Santandreu: La empresa debe hacer aquello que la haga mejor que sus competidores, y para ello es menester contar con un buen sistema para el clculo de los costos. Qu es el ABC? El ABC fue generado como un mtodo destinado a dar solucin a un problema que tiene lugar en la mayora de las organizaciones que utilizan el sistema tradicional de costeo, consistentes ello en:

1. La incapacidad de reportar los costos de productos individuales a un nivel

razonable de exactitud.

2. La incapacidad de proporcionar retroinformacin til para la administracin de la

empresa a los efectos del control de las operaciones. Por tales circunstancias, los directivos de las empresas que venden una variedad de productos y servicios toman decisiones cruciales para la marcha de la organizacin, como la determinacin de precios, la composicin de productos y la tecnologa de procesos a aplicar, basndose en una informacin de costos notoriamente inexacta e inadecuada. Los sistemas tradicionales de costos basan el proceso de costeo en el producto. Los costos se remiten al producto porque se presupone que cada elemento del producto consume los recursos en proporcin al volumen producido. Por lo tanto, los atributos de volumen del producto, tales como el nmero de horas de mano de obra directa, horas mquina, cantidad invertida en materiales, se utilizan como direccionadores para asignar costos indirectos. Estos direccionadores de volumen, sin embargo, no tienen en cuenta la diversidad de productos en forma de tamao o complejidad. No existiendo tampoco una relacin directa entre el volumen de produccin y el consumo de costos. Al contrario de lo antes expresado, el Costeo Basado en Actividades basa el proceso de costeo en las actividades; lo cual implica que los costos se rastrean de las actividades a los productos, basndose para ello en la demanda de productos para estas actividades durante el proceso de produccin. Por lo tanto, los atributos de las actividades, tales como horas de tiempo de preparacin, o nmero de veces involucrados, se utilizan como direccionadores para asignar los costos indirectos. Como el nmero de la actividad mide los incrementos utilizados, el ABC permite captar mejor los factores econmicos subyacentes a la operacin de la empresa, lo que permite obtener costos de productos ms exactos.

Qu dio lugar al Sistema ABC? Muchos gerentes entienden intuitivamente que sus sistemas contables distorsionan los costos de los productos, y hacen ajustes informales para compensar. Sin embargo pocos gerentes pueden predecir la magnitud y el impacto de los ajustes que deberan hacer. Cabe identificar tres factores independientes pero simultneos como las razones principales que justifican la necesidad y la prctica del ABC: 1. El proceso de estructura de costos ha cambiado notablemente. A principios del siglo veinte, la mano de obra directa representaba aproximadamente el 50% de los costos totales del producto, mientras que los materiales representaban un 35% y los gastos generales el 15%. Ahora, los gastos generales normalmente hacienden a cerca del 60% del costo del producto, con los materiales en el orden del 30% y la mano de obra directa en tan slo un 10%. Obviamente, el empleo de las horas de mano de obra directa como base de asignacin tena sentido hace 90 aos, pero no tiene validez dentro de la estructura de costos actual. 2. El nivel de competencia que confronta la mayora de las firmas ha aumentado notoriamente. El entorno competitivo mundial y rpidamente cambiante no es un clich,

es una realidad perturbadora para muchas firmas. Conocer los costos reales de los productos es esencial para sobrevivir en esta nueva situacin competitiva. 3. El costo de la medicin ha bajado a medida que mejora la tecnologa de procesamiento de la informacin. Incluso hace veinte aos, el costo de acumular, procesar y analizar los datos necesarios para ejecutar un sistema de ABC habra sido prohibitivo. Hoy, sin embargo, estos sistemas de medicin de actividades no slo son financieramente accesibles, sino que una gran parte de los datos ya existen en alguna forma dentro de la organizacin. Por lo tanto, el ABC puede resultar sumamente valioso para una organizacin, porque proporciona informacin sobre el alcance, costo y consumo de las actividades operativas. Qu beneficios y usos estratgicos pueden derivarse de esta informacin? Podemos resumir las ventajas y beneficios de la aplicacin del ABC en los siguientes puntos: 1) Permite la investigacin sobre las causas que originan las actividades y a su vez los costes. 2) No plantea dificultades de implantacin en cualquier tipo de organizacin. 3) Es compatible con el mtodo de Costes Totales, o Full Costing, ya que de hecho se fundamenta en el clculo del coste total. 4) Permite su adaptacin tanto a los costes histricos como a los costes standard. 5) Facilita la eliminacin de aquellas actividades que no generan valor. 6) Permite el clculo a priori de actividades que se deseen incorporar, as como el impacto que las mismas produciran de llevarse a trmino. 7) Facilita la toma de decisiones estratgicas, ya que pone de manifiesto el nivel real de competitividad de la empresa, as como las posibilidades de xito o fracaso frente a la competencia. En relacin al punto 5, cabe acotar que de mltiples empresas occidentales que auditan sus actividades, se ha llegado a determinar que entre un 50 y un 70 por ciento de dichas actividades no son valoradas por sus clientes. Este dato refleja la importancia que tiene el anlisis de las actividades y el valor agregado que las mismas generan.

Principios del mtodo ABC Las dos ideas fundamentales de las cuales parte la metodologa en cuestin son:

1) Los productos no consumen costes sino actividades. 2) Las actividades son las que realmente consumen recursos. Los costes son la expresin cuantificada de los recursos consumidos por las actividades. De ello se deriva, en primer lugar, que la gestin de los costes se deber centrar, principalmente, en las actividades que los originan, llevando a que la gestin ptima de las mismas generen la reduccin de los costes que de ellas se derivan. En segundo lugar, debe establecerse una relacin causa/efecto entre las actividades y los productos o servicios. De ello se deriva que a mayor consumo de actividades corresponde la imputacin de mayores costes y viceversa. Por ltimo, y en tercer lugar, tenemos la mayor objetividad en la asignacin de los costes, resultante ello de conocer los recursos consumidos en cada actividad. Por lo tanto, la imputacin al producto o servicio ser en funcin de las actividades que haya producido o consumido. El ABC concede la posibilidad de analizar la informacin no sobre los costes que se les ha imputado en funcin de un determinado criterio, sino para detectar aquellos trabajos innecesarios que deben ser origen de reduccin e incluso de eliminacin. El ABC en accin Los sistemas de administracin de costos basados en actividades (ABC) ubican los costos generales a las actividades especficas que los ocasionan, con lo cual proporcionan un costo del producto ms seguro. Cuatro conceptos clave diferencian los sistemas de contabilidad de costos basados en actividades de los de contabilidad de costos tradicional, lo que permite a los sistemas basados en actividades proporcionar datos de costos del producto ms precisos: I. Contabilidad de actividad. En un sistema basado en actividades, el costo del producto es la suma de todos los costos que se requieren para fabricar y entregar el producto. Las actividades que desarrolla una empresa consumen sus recursos, y la disponibilidad y uso de recursos crean costos. La contabilidad de actividades descompone a una organizacin en una estructura de actividades que proporciona un anlisis razonado de causa y efecto de cmo los objetivos fundamentales y sus actividades asociadas crean costos y tienen como resultado productos. Un sistema ABC efectivo usa el siguiente mtodo: A. Determinar las actividades fundamentales que se deben llevar a cabo para satisfacer los objetivos de una empresa. Las actividades permiten la identificacin de cmo una compaa despliega sus recursos para lograr sus objetivos bsicos. B. Determinar las relaciones causales que permiten que los productos (resultado) se atribuyan a los insumos (recursos). Un gran nmero de estas relaciones se basar en mediciones no relacionadas con el volumen como el nmero de partes en un diseo nuevo. C. Comprobar la salida de una actividad en trminos de una medida del volumen de actividad a travs del cual los costos de un proceso de negocios varan de forma ms

directa (por ejemplo, nmero de configuraciones de mquina que se requieren para un diseo complejo). D. Relacionar las actividades con los productos (u otros objetos) y determinar cunto de cada actividad se dedica a ellos. Una estructura de costos, conocida como lista de actividades, se usa para describir cada patrn de consumo de actividad del producto. E. Determinar los factores fundamentales de xito mediante los que las actividades de la empresa se pueden alinear con los objetivos estratgicos planteados. Este paso indica qu tan efectivamente se lleva a cabo el funcionamiento que se desea a travs de las actividades que la compaa emprende. F. Tomar medidas, con la filosofa de mejoramiento continuo, sobre las oportunidades de productividad que se identifican en los pasos A-E. Como el costo de actividad es la razn de los recursos consumidos por una actividad a la medida de la produccin de la actividad, un medio para evaluar la efectividad y eficacia (es decir, productividad) est disponible para los administradores. Ahora se pueden evaluar, en forma realista, varias alternativas para realizar los cambios que se desean en los patrones de actividad, a travs de la inversin o de medios organizacionales. II. Conductores de costos. Un conductor de costos es un suceso que afecta al costo/funcionamiento de un grupo de actividades relacionadas. Los conductores de costos familiares incluyen el nmero de configuraciones de mquina, nmero de avisos de cambios de ingeniera y nmero de rdenes de compra. Los conductores de costos reflejan las demandas colocadas sobre las actividades en los niveles de actividad y produccin. Al controlar el conductor de costos, se pueden eliminar los costos innecesarios, lo que tiene como resultado una mejora en el costo del producto. III. Identificacin directa. La identificacin directa implica atribuir costos a aquellos productos o procesos que consumen recursos. Muchos costos generales ocultos se pueden identificar de forma efectiva a los productos, proporcionando de esta manera un costo del producto ms exacto. IV. Costos agregados sin ningn valor. En los procesos de produccin, los clientes pueden percibir que ciertas actividades no agregan valor al producto. Mediante la identificacin de los conductores de costos, una empresa puede determinar con precisin estos costos innecesarios. Los sistemas de costos basados en actividades identifican y colocan un costo sobre las actividades ejecutadas (que agregan valor y que no lo agregan) de modo que la administracin puede determinar los cambios esperados en los requerimientos de recursos para cada actividad. En contraste, los sistemas de costos tradicionales acumulan costos mediante partidas de lnea presupuestaria y por funciones. Estos cuatro conceptos bsicos se incluyen en los sistemas de contabilidad de costos basados en actividades, y conducen a informacin de contabilidad de costos ms precisa. Adems, los sistemas de contabilidad de costos basados en actividades proporcionan ms flexibilidad que los sistemas tradicionales porque producen una variedad de cifras de costos tiles para contabilidad de tecnologa, contabilidad de costos de productos y anlisis de ciclo de vida. Adems, estas cifras de costos se pueden aplicar en la toma de varias decisiones especiales, que incluyen determinacin de inventarios, presupuestar/pronosticar, anlisis de lnea de productos, decisiones tipo hacer/ comprar y diseo de costos.

Conclusin Para poder competir en el ambiente de negocios de hoy, las empresas requieren contar con informacin sobre los costos y la rentabilidad total del negocio que les permita tomar decisiones estratgicas y operativas en forma acertada. Contar con este tipo de informacin de manera precisa y oportuna sirve de base a la alta direccin y a la gerencia de una empresa para buscar maximizar el rendimiento del negocio. Si bien existe una fuerte necesidad de gestionar y asignar los gastos generales, los sistemas de contabilidad de costos tradicionales ya no son eficaces. La implantacin del ABC sirve a los efectos de lograr la reduccin de costos, incrementar las utilidades, mejorar el desempeo y hacer factible la mejora continua. Bibliografa

An ABC Managers Primer Gary M. Cokins Edit. John Wiley & Sons, Inc. 1992 Modelos de ABC/ABM Samuel Cogan Qualitymark Editora 1997 Activity Based Costing for Small and Mid Sized Businesses D. Hicks Edit. John Wiley & Sons 1995

El costeo basado en actividades es un metodo de costeo de productos de doble fase que asigna costos primero a las actividades y despues a los productos basandose en el uso de las actividades por cada producto. Una actividad es cualquier tarea discreta que una organizacion emprende para hacer o entregar un producto o servicio. El costeo basado en actividades esta basado en el concepto de que los productos consumen actividades y las actividades consumen recursos. El costeo basado en actividades involucra los siguientes cuatro pasos: 1.- Identificar las actividades (como el procesamiento de ordenes) que consumen recursos y asignarles sus costos. 2.- Identificar los conductores de costo asociados con cada actividad. Un conductor de costo causa, o conduce, los costos de una actividad. Para la actividad de procesamiento de ordenes, el conductor de costo puede ser el numero de ordenes. 3.- Calcule una tarifa de costo (rate) por unidad o transaccion de conduccion de costo. La tarifa de conduccion de costo puede ser el costo por orden. 4.- Asigne costos a los productos multiplicando la tarifa de conduccion de costo por el volumen de unidades consumidas conductoras de costo por el producto. Por ejemplo, el costo por orden multiplicado por el numero de ordenes procesadas para una cancion en particular durante el mes de Marzo mide el costo de la actividad de procesamiento de ordenes para esa cancion en Marzo. Identificar las actividades que usen recursos. Comunmente la parte mas interesante y retadora del ejercicio es identificar actividades que usen recursos porque hacerlo requiere de entender todas las actividades requeridas para hacer el producto. De hecho, gran parte del valor del costeo basado en actividades viene de este ejercicio aun y sin cambiar la manera en que los costos son calculados. Cuando los gerentes dan paso atras y analizan los procesos (actividades) que siguen para producir un producto o servicio, regularmente descubren muchos pasos que no generan ningun valor agregado, los cuales pueden eliminar. Identificar los conductores de costo. En las siguiente tabla se muestran los tipos de conductores de costo que las companias usan. La mayoria estan relacionados ya sea con el volumen de produccion o con la complejidad de la produccion o el proceso de marketing.

Horas-maquina usadas Horas de mano de obra o costo de mano de obra incurrido Libras manejadas de material Paginas tecleadas Tiempos de preparacion (set-ups) de las maquinas Ordenes de compra completadas Inspecciones de calidad realizadas

Tiempo de computadora usado Numero de articulos producidos o vendidos Clientes servidos Horas de vuelo completadas Opraciones quirurgicas realizadas Ordenes de scrap/retrabajo completadas Horas gastadas en pruebas

Numero de partes instaladas Numero de diferentes en un producto clientes servidos Millas manejadas

El mejor conductor de costo es aquel que esta casualmente relacionado con el costo que se esta asignando. Encontrar una base de asignacion que este casualmente relacionada con el costo es comunmente imposible. Con un sistema de costeo basado en actividades, la seleccion de una base de asignacion, o conductor de costo, es comunmente mas facil porque podemos usar una medida de actividad de volumen. Por ejemplo, una base razonable de asignacion para los costos de preparacion de una maquina (costos de set-up) son las horas maquina de preparacion (horas de set-up). Note que muchos de los conductores de costo en la tabla anterior se refieren a una actividad. Calcular una tarifa de costo por cada conductor de costo. En general, las tarifas predeterminadas para la asignacion de costos indirectos a los productos son calculadas de la siguiente manera: Tarifa Predeterminada = Costo indirecto estimado / Base estimado de volumen de asignacion Esta formula aplica para cualquier costo indirecto, ya sea costo de manufactura o administrativo, de distribucion, de venta, o cualquier otro costo indirecto. Los trabajadores y las maquinas desempean actividades en cada producto cuando va siendo producido. Los costos estan distribuidos a un

producto multiplicando la tarifa predeterminada de cada actividad por el volumen de actividad usada en la elaboracion de producto. En el sistema de costeo de doble fase, la primera fase consiste de actividades, no departamentos. En lugar de una tarifa de departamento, el costeo basado en actividades calcula una tarifa de conduccion de costo para cada centro de actividad. Esto significa que cada actividad tiene asociado un conjunto de costo. Si el conductor de costo para el manejo de material es el numero de corridas de produccion, por ejemplo, la compaia debe estar habilitada para estimar los costos del manejo de material antes del periodo e idealmente, monitorear el costo actual del manejo de material cuando vaya siendo incurrido en el periodo. Asignar costos a los productos. El paso final en el sistema del costeo basado en actividades es asignar los costos de actividad a los productos. Para esto se multiplica las tarifas de conduccion de costo por el numero de unidades del conductor de costo en cada producto. La siguiente tabla muestra un diagrama de flujo de costo con los cuatro pasos para desarollar graficamente un sistema de costeo basado en actividades