INTRODUO AO GERENCIAMENTO DO TEMPO EM PROJETO - DICAS PARA UM BOM CRONOGRAMA

Mrio Trentim , PMP RMP PRINCE2

O gerenciamento do tempo em projetos compreende a rea do conhecimento responsvel para que o projeto termine dentro do prazo. De um modo geral, a programao das atividades realizada com o objetivo de otimizar a produo das entregas. Porm, existem dificuldades em combinar as restries e premissas sobre os recursos com as necessidades das tarefas. Alm disso, o cronograma impactado por mudanas, fatores externos e internos do projeto. Como fazer um bom cronograma? Como executar bem o cronograma planejado? Como controlar os desvios e variaes do cronograma? Essas perguntas so cruciais para gerenciar projetos. Portanto, nos prximos posts, vamos conversar sobre planejamento, execuo, monitoramento e controle do tempo (ou cronograma) nos projetos. Neste primeiro momento, queremos chamar a ateno para fatores crticos de sucesso e deixar algumas dicas: 1. Cronograma no o Plano de Projeto Quantas vezes voc j perguntou para algum sobre o plano de projeto e recebeu o cronograma como resposta? Muita gente confunde cronograma com plano de projeto. O cronograma, apesar de ser muito importante, apenas uma parte do plano de gerenciamento de projeto (Plano de Projeto na Prtica Como fazer?)

Figura 1 Exemplo de cronograma no Excel 2. Use (ou no) Templates e Modelos No h nada de errado em utilizar templates e modelos de documentos de projeto. Muitas organizaes desenvolvem esqueletos de cronograma para tipos ou categorias de projetos, contendo as fases, entregas e tarefas mais comuns para esses projetos. Porm, o gerente de projeto e sua equipe deve ter capacidade e maturidade para analisar e modificar o modelo de cronograma conforme as particularidades do projeto em questo. (Vejam templates do MS-Project em Office.com)

Figura 2 Template de cronograma Fonte: Office.com 3. Defina bem o Escopo do Projeto No final das contas, os projetos nascem para aproveitar uma oportunidade ou para resolver um problema. Isso precisa estar descrito no Termo de Abertura do Projeto ou Business Case, incluindo a justificativa do projeto, seus critrios de aceitao e o valor de negcio que est sendo perseguido. Para atingir seus objetivos, os projetos entregam produtos, servios ou resultados nicos. O escopo do projeto engloba o escopo do produto. Ambos (escopo do projeto e do produto) precisam ser bem definidos. Somente depois que soubermos o que precisa ser feito (escopo) que seremos capazes de imaginar e planejar como fazer (atividades e tarefas do cronograma). Vale a pena dar uma lida neste post sobre a importncia do escopo.

Figura 3 Planejamento do projeto a partir do escopo

4. Utilize boas estimativas O cronograma um documento importante. No pode ser apenas para ingls ver. Se as estimativas de necessidade dos recursos e as estimativas nas duraes no forem confiveis, todo o restante estar comprometido. No vale colocar bastante gordurinha, pois o seu cronograma vai deixar de ser competitivo. Tambm no devemos utilizar estimativas irreais, extremamente agressivas, que no sero cumpridas. Uma boa estimativa deve considerar os cenrios pessimista, otimista e mais provvel (PERT Program Evatuation and Review Technique)

Figura 4 Estimativas, premissas e documentao Fonte: http://www.devmedia.com.br/artigo-engenharia-de-software-2-analise-de-pontos-defuncao/9146 5. Confirme a alocao dos recursos O papel aceita qualquer coisa, no ? Seu plano de projeto est aprovado, j salvou a linha de base no MS-Project e agora est pronto para iniciar o projeto? preciso confirmar a disponibilidade dos recursos e fazer os ajustes necessrios, salvando uma nova linha de base, se necessrio.

Figura 5 Alocao de recursos (Propostos versus Comprometidos) 6. Aprenda a utilizar um software Eu vejo alguns gerentes de projetos e muitos alunos de graduao e ps-graduao que desconhecem as funcionalidades dos softwares de gerenciamento de projetos. Na prtica, no possvel gerenciar um projeto (mdio-grande) sem o uso de um software. Para projetos pequenos, voc pode at utilizar Excel, Word ou mesmo uma lista de tarefas (ToDo List). Mas se houver muitas atividades, digamos 500 tarefas, no vai ser fcil gerenciar o projeto sem o uso de um software especfico, tais como: Oracle Primavera, MS-Project, CA Clarity etc (para conhecer mais softwares, d uma olhada nos videos do evento PM Tools 2013). No basta conhecer as funcionalidades bsicas. Inserir tarefas, duraes, dependncias e recursos o mnimo. V alm disso. Os softwares so poderosos aliados, podem facilitar muito a vida do gerente do projeto automatizando tarefas e permitindo um melhor planejamento, gerenciamento e controle de cronograma, oramento, recursos humanos, comunicao e outros aspectos do projeto.

Figura 6 PM Tools 2013 (palestrantes) 7. Monitore o cronograma regularmente O plano de gerenciamento do tempo deve incluir procedimentos para monitorar e controlar o cronograma, atualizar status das tarefas e analisar desvios, variaes e tendncias.

Figura 7 Gantt de Controle

preciso definir responsabilidades para o gerenciamento do cronograma. Precisamos estabelecer planos de contingncia para riscos no cronograma e aes de recuperao para desvios ou marcos perdidos.