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2000
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1020130058

UNIVERSIDAD AUTONOMA DE NUEVO LEON FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA Y ELECTRICA DIVISION DE ESTUDIOS DE POSGRADO

SISTEMA INTEGRAL DE CONTROL DE INVENTARIOS PARA MANTENIMIENTO EN PLANTA INDUSTRIAL

POR

ING. HEBERTO ALFONSO AGUILAR MARTINEZ

TESIS EN OPCION AL GRADO DE MAESTRO EN CIENCIAS DE LA ADMINISTRACION CON ESPECIALIDAD EN SISTEMAS

SAN NICOLAS DE LOS GARZA, N.L.

ENERO DEL 2000

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FONDO TESIS

Universidad Autnoma de Nuevo Len Facultad de Ingeniera Mecnica y Elctrica. Subdireccin de Estudios de Posgrado

Los miembros del comit de tesis recomendamos que la tesis " Sistema Integral de Control de Inventarios para Mantenimiento en Planta Industrial \ realizada por el alumno Ing. Heberto Alfonso Aguilar Martnez, matrcula 0076172 sea aceptada para su defensa como opcin al grado de Maestro en Ciencias de la Administracin, con especialidad en Sistemas.

El comit de Tesis

Asesor M.C. Jess Valadez Botello

Dr.

lez

Coasesor Dra. Ada Margarita Alvarez Socairs

M.C. i Divisin de Estudios de Posgrado

San Nicols de los Garza, N.L., Enero del 2000

RESUMEN
Ttulo del estudio: Sistema integral de control de inventarios para mantenimiento en planta industrial.

El propsito principal es mantener

un nivel de

servicio

de

abastecimiento ptimo que satisfaga las necesidades en el mantenimiento para la planta productiva.

Los departamentos que se analizaron en las empresas son: almacn, compras, produccin, finanzas y control de inventarios, as como su relacin con los proveedores que surten las refacciones.

Con la recopilacin de datos en las reas antes mencionadas, se clasifican los artculos, se analiza su criticidad, elaborando una requisicin para colocar pedidos, satisfaciendo las necesidades de mantenimiento en el rea de produccin, para generar la estadstica de consumos, la cual se utiliza en el modelo matemtico Q/R propuesto en el estudio. Con la informacin mencionada se crean tablas para base de datos.

DEDICATORIAS
A Dios: Gracias por la oportunidad de estar con vida. Por mantener unidos a mis padres, con toda la familia.

A mis Padres: Por el mejor ejemplo a seguir en la vida.

A mi esposa: Gracias Leonor por la comprensin, el apoyo y estar juntos por siempre; adems agradecer las sugerencias para hacer posible el desarrollo de esta tesis.

A mis hijas: Elizabeth, Ayde y Aime, son el motivo principal para avanzar en la vida, igualmente a mis nietos Oscar y Adrin.

A mis hermanos: Antonio, Maricela, Marianela, Myrna, Pedro y Carmen; por su amistad y apoyo infatigable.

AGRADECIMIENTOS

Quiero Agradecer al M.C. Jess Valadez Botello, asesor de esta tesis y a mis coasesores la Dra. Ada Margarita Alvarez Socarrs y el Dr.

Victoriano Feo. Alatorre Gonzlez, por el tiempo que me dedicaron, as como la motivacin a travs de sugerencias y recomendaciones, para hacer posible la elaboracin de la misma.

A la Universidad Autnoma de Nuevo Len, en especial a la Facultad de Ingeniera Mecnica y Elctrica, por la oportunidad de realizar mis estudios profesionales y de posgrado.

A todas las personas y empresas que contribuyeron para hacer posible la elaboracin del presente trabajo.

PROLOGO
La funcin de los profesionistas especializados en el control de inventarios es cumplir con la organizacin de los recursos, tanto en materia prima, como el refaccionamiento de la maquinaria necesaria para la produccin.

Si bien la funcin del control de inventarios existe en toda organizacin a menudo no est totalmente cubierta por los especialistas que la ejercen.

En este estudio se propone un sistema integral de control de inventarios que incremente al mximo su rotacin (nmero de veces que se consume el inventario en un perodo de tiempo), lo cual reduce el inventario en promedio y a su vez, el costo de inversin.

La tcnica que utiliza el modelo expuesto es el aporte de este estudio, as como la utilizacin de datos acordes, a travs de los diferentes departamentos o reas, las cuales son integradas, para que el ciclo de retroalimentacin de datos, proporcione enlaces de informacin al cuerpo directivo y as controlar las

operaciones necesarias, en los procesos de produccin.

Un modelo sistemtico como el aqu presentado, establece los lazos estrechos que existen entre produccin, finanzas, almacenes y su interaccin con otras reas funcionales.

vn

NDICE
Captulo 1.2.SNTESIS INTRODUCCIN 2.1 Planteamiento del Problema 2.2 Objetivo de la tesis 2.3 Hiptesis 2.4 Justificacin del estudio 2.5 Lmites del Estudio 2.6 Metodologa de desarrollo 2.7 Revisin bibliogrfica 3.- MARCO TERICO 3.1 Introduccin 3.2 Investigacin de campo 3.3 Modelos matemticos 3.3.1 Antecedentes 3.3.2 Concepto de control de inventarios 3.3.3 Metas del control de inventarios 3.3.4 Sistema de control A,B,C 3.3.5 Sistema de inventario (Q/R) 3.3.6 Modelacin del control de inventarios 3.3.7 Modelo matemtico a utilizar 3.3.8 Estadstica 3.4 Base de datos 3.5 Conclusin 4.- DESARROLLO DEL SISTEMA 4.1 Introduccin 4.2 Encuestas 4.3 Investigacin de campo 4.3.1 Recopilacin de datos en produccin 4.3.2 Recopilacin de datos en almacn 4.3.3 Recopilacin de datos en compras 4.3.4 Recopilacin de datos en finanzas 4.4 Control de inventarios 4.4.1 Clasificacin por nmero de codificacin 4.4.2 Criticidad del artculo 4.4.3 Estadstica de consumos mensual (X) Pgina 1 3 3 4 6 7 7 8 9 11 11 12 13 13 14 17 18 20 23 24 26 28 29 30 30 31 34 34 39 48 54 56 56 58 61

Captulo

Pgina 62 62 63 63 63 64 65 66 67 67 67 72 74 75 88 88 88 89 90 92 93 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 112 113 114 115 117

5.-

4.4.4 Costo de ordenar (C.O.) 4.4.5 Costo de mantener el inventario (i) 4.4.6 Tiempo de entrega (0 ) 4.4.7 Costo de artculo ( b ) 4.4.8 Modelo matemtico 4.4.8.1 Tipo de control lote ptimo de compra (Q) 4.4.8.2 Tipo de control mximo / mnimo (M) 4.4.8.3 Tipo de control reposicin inmediata ( R ) 4.4.8.4 Tipo de control consumo inmediato ( C ) 4.4.8.5. Tipo de control obsoleto ( O ) 4.5 Flujo de informacin 4.5.1 Procedimiento general 4.5.2 Caractersticas del sistema 4.6 Tablas para la base de datos CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 5.1 Introduccin 5.2 Conclusiones 5.3 Recomendaciones BIBLIOGRAFA LISTADO DE FIGURAS APNDICE A Cuestionarios 1, 2 , 3 y 4 de encuestas APNDICE B Solicitud de alta de artculo APENDICE C Requisicin de artculo no controlado APENDICE D Vale de consumo APENDICE E Pedido APENDICE F Informe de recibo APENDICE G Devolucin al proveedor APENDICE H Modificacin al pedido APENDICE I Cotizacin APENDICE J Informe de crdito APENDICE K Ejemplo de catlogo de divisiones APENDICE L Demanda de criticidad APENDICE M Requisicin de artculos controlados con niveles de reposicin APENDICE N Devolucin de material GLOSARIO RESUMEN AUTOBIOGRFICO

CAPTULO 1

SNTESIS

La presente Tesis tiene como objetivo el desarrollo de un sistema integral en funcin del control de inventarios de refacciones para el mantenimiento en plantas industriales. Especficamente por el control de inventarios se logra un abastecimiento y existencia ptima de refacciones, necesarias en el momento oportuno para el mantenimiento en la planta industrial, logrando la produccin deseada.

La metodologa de desarrollo la propongo en 4 partes que constan de: primero una investigacin de campo, la cual se lleva a cabo en los departamentos de produccin, almacn, compras, finanzas; segunda parte son los modelos matemticos y estadsticos para el control de inventarios; la tercera parte, es el flujo de informacin de documentos y en la cuarta parte, las tablas para base de datos.

En el captulo 3 se detalla el marco terico de referencia para la justificacin y apoyo de la metodologa a utilizar, principalmente los modelos matemticos de control de inventarios, en donde se plantean las frmulas de

sistema Q/R del lote ptimo de compra y punto de reordenar la compra de refacciones. En el captulo 4 se efecta ya el desarrollo propio del sistema, el cual consta de una investigacin de campo en las reas de produccin, almacn, compras y finanzas, y con la recopilacin de la informacin recabada en estas reas , se facilita el uso del modelo matemtico para el control de los inventarios que es el propsito de este estudio. As mismo, en el captulo 4 se detalla el flujo de la informacin para a su vez, crear las tablas para la base de datos.

CAPTULO 2

INTRODUCCIN

2.1 Planteamiento del Problema

Por dcadas, en las empresas (ya sea de servicio o de manufactura) y actualmente con la globalizacin, es comn hablar que debemos mejorar la calidad; por lo cual es necesario desarrollar una cultura de aprendizaje en todo el personal.

A medida que las empresas crecen, se deben administrar en forma cada vez ms cientfica, los ejecutivos encuentran ms complejos y grandes sus problemas, y una mayor presin en la toma de decisiones.

El control de los inventarios es una de las actividades ms complejas. Su planeacin y ejecucin implica la participacin integral de varios segmentos de la organizacin.

El principal problema de las empresas, es el no controlar en inventario, la totalidad de los artculos con probabilidad de desgaste, y necesarios para el mantenimiento de la planta productiva; de negarse su existencia en almacn, por no estar dado de alta con niveles de reposicin, provocara un paro en la produccin, as como una compra urgente, lo cual eleva el costo del producto; por lo tanto, el control de los artculos de no ser total, reflejar deficiencias en la produccin, as como en la administracin de materiales.

Otro problema es: los artculos que estn controlados, no contemplan la criticidad, respecto a su influencia en produccin, provocando una deficiencia en la informacin.

Las decisiones no pueden ser por intuicin. Se deben basar en hechos reales, a travs de la obtencin de informacin oportuna de sistemas integrados, mediante el anlisis matemtico y computacional en sus operaciones.

En la administracin de los inventarios por medio de tcnicas matemticas y apoyo computacional, el ejecutivo tendr a su alcance herramientas para tomar decisiones racionales con riesgo pre-calculado para maximizar su xito y el de la empresa.

2.2 Objetivo de la tesis

Propongo una sistematizacin integral en funcin del control de los inventarios de refacciones para el mantenimiento en la empresa que es una planta industrial; esta funcin implica la comunicacin y el manejo de informacin entre

diferentes departamentos, tales como almacn, compras, produccin, finanzas y sistemas.

Dado el gran volumen de artculos que se manejan en este tipo de plantas, la rapidez y seguridad con que se realice la comunicacin de informacin es de gran importancia para lograr una produccin ptima.

Esta tesis tiene los siguientes objetivos:

1.- Controlar la totalidad de los artculos, con probabilidad de desgaste, necesarios para el mantenimiento de la planta productiva.

2.- Proponer una clasificacin de la totalidad de los artculos por su criticidad, respecto a su influencia en la produccin, as como con niveles de inventario.

Realizando los objetivos anteriores, se cumple la funcin de control de inventarios de mantener un nivel ptimo de abastecimiento de artculos, y la reduccin de inventario promedio, al optimizar el tiempo de reposicin de existencias, con esto, el costo del inventario se reduce y su rotacin es mayor.

Por lo tanto, controlando el total de los artculos en un sistema integral se efectuar una toma de decisiones para la alta direccin, la cual ser acertada y oportuna, que se reflejar, optimizando la produccin.

23 Hiptesis

El propsito de este estudio, es el control de inventarios en un sistema integral que conjuga la totalidad de los artculos necesarios en el mantenimiento de la planta industrial, por lo tanto la hiptesis es:

Hiptesis nula Hq:

"Los usuarios en produccin, almacenes y compras, no necesitan un sistema integral de control de inventarios " en refacciones para el mantenimiento operativo de una planta industrial".

Hiptesis alternativa (investigacin) Hi:

"Los usuarios en produccin, almacenes y compras, necesitan un sistema integral de control de inventarios " en refacciones para el mantenimiento operativo de una planta industrial".

2.4 Justificacin del estudio

La presente propuesta se justifica de hecho, dado que en esta poca las empresas deben tener un sistema con tecnologa de punta, de la cual obtener informacin prctica, concisa y efectiva en donde se visualizar en su totalidad una sistematizacin integral entre las reas productivas y administrativas. Conforme transcurra el tiempo, al no poseer un sistema con el cual

optimicen su produccin; la oportunidad de seguir en el mercado de los negocios concluir. La sistematizacin integral que propongo, mantendr vigente a la empresa con una informacin de calidad para toma de decisiones, con la cual incremente su productividad, optimizando la produccin.

2.5 Lmites del estudio

El estudio se basa en empresas industriales que manejan gran cantidad de artculos; controlar la totalidad de los artculos es el objetivo, pero existen factores que impiden obtener el 100% del control. No es posible tener el 100% del control de los artculos de grandes dimensiones, perecederos e inflamables por tal motivo es necesario, tener un control directo en esos artculos por el personal administrativo. Los usuarios de produccin deben responsabilizarse y proporcionar la informacin completa en los artculos que son necesarios para el mantenimiento de la planta.

Los artculos de grandes dimensiones, perecederos, inflamables, no es posible tener el 100% del control, ya sea por falta de rea en los almacenes o por su peligrosidad.

La alta direccin debe apoyar el esfuerzo realizado para el control de los inventarios para obtener la informacin necesaria de las diferentes reas y

asegurar la calidad en los datos y su continuidad.

2.6 Metodologa de desarrollo

La sistematizacin integral de control de inventarios en refacciones a utilizar en el mantenimiento operacional de la planta, se dividir en las siguientes partes: 1Investigacin de campo En los departamentos se efectuar levantamiento de datos (produccin, almacn, compras y finanzas) 2.- Control de inventarios. Con la recopilacin de datos en los departamentos involucrados, se analizar el control de los artculos, para la utilizacin del modelo matemtico Q/R. 3.-Flujo de Informacin. Para visualizar fcilmente el intercambio de informacin entre los departamentos, se elaborar un diagrama y se describir la funcin y flujo de los documentos.

4.- Base de datos. Con la informacin obtenida, tanto en las encuestas, como en la investigacin de cada rea, se elaborarn tablas.

Con estas cuatro partes, el sistema integral queda estructurado para desarrollar la codificacin del sistema computacional para la utilizacin de una metodologa con la cual se efecten operaciones ordenadas y obtener resultados aceptables. En el captulo 3, que comprende el marco terico, se abordarn los antecedentes que sirvieron de fundamento para el desarrollo de la presente tesis.

2.7 Revisin bibliogrfica

Como apoyo a la presente tesis se tomaron referencias de libros, en los cuales estn los principales temas de control de inventarios, el concepto de control de inventarios, el sistema Q/R, la doctrina de operacin del tiempo de reordenar (punto de reorden), la rotacin de inventarios, as como la clasificacin de artculos A, B, C.; se tom del libro, Administracin de la produccin y las operaciones [AJ91], Autor: Adam Jr. Everett y Ebert Ronald J.

El modelo clsico de inventario y

determinar el tamao del lote

econmico, se tom del libro, Sistema de procedimiento e inventario y planeacin y control [BE75], Autor: Bufia Elwood S. y Taubert William H.

La clasificacin de artculo, por selectividad A,B,C, por valor de inventarios, la aplicacin del anlisis estadstico, mximo - mnimo y modelo

matemtico (Q/R) se tom del libro Enfoques prcticos para planeacin y control de inventarios [GC87], Autor : Garca Cant Alfonso.

La estadstica de consumos ( X ) de acuerdo a la frecuencia y obtener la media ( X ) de consumos, la desviacin standard (a), los cuales se aplican al modelo matemtico Q/R, se tom del libro, Fundamentos de Estadstica en la investigacin social [LJ92], Autor: Levin Jack.

La determinacin de niveles de reposicin (cantidad a pedir y punto de reorden) al modelo Q/R, as como la clasificacin artculos A, B,C, se tom del libro, Planeacin de la produccin y control de inventarios [NS96], Autor:

Narasemhan Sim, Me. Leavey Dennis W. Y Billington Peter.

En los libros anteriores se tom lo referente al control de inventarios del modelo matemtico Q/R, pero ninguno de ellos ampara la totalidad prctica, para especificar en el modelo la clasificacin de artculos por criticidad , dada su influencia de merma en produccin, tipo de material. Tampoco se habla de la interrelacin departamental para poder lograr el sistema integrado propuesto. Esto sucede exclusivamente en la prctica y conocimiento del rea.

El modelo relacional de base de datos, para la creacin de tablas, se tom del libro, Fundamentos de Base de datos [ KH93], Autor: Korth Henry F. y Silverschatz Abraham.

CAPTULO 3

MARCO TERICO
3.1 Introduccin

Este captulo se basa en enfoques realizados por diferentes investigadores, as como mtodos empricos, para ofrecer un marco terico adecuado para el estudio del control de los inventarios y su sistematizacin, con lo que nuestra integracin terica se ampliar.

Al estudiar sistemas de produccin-inventarios, enfrentamos grandes problemas de complejidad, tales como la gran magnitud de artculos, as como el nmero de variables que influyen recprocamente en modelos matemticos,

destinados a representar con la mayor aproximacin posible las complejidades del sistema.

3.2 Investigacin de Campo

El cumplimiento del objetivo en una investigacin de campo es la generacin de datos confiables; el medio ms eficaz es un cuestionario.

El cuestionario es el instrumento que permite conducir la entrevista; para facilitar su manejo en el campo, las preguntas que lo integran deben de tener un formato adecuado, con respecto al tema a tratar.

El buen conocimiento del tema; as como las consultas a los usuarios, facilitarn la investigacin de campo. En la elaboracin del formato, es recomendable incluir un rengln de observaciones para que el entrevistado o sea el usuario, dado el grado de conocimientos del sistema existente, que exponga a manera personal un dato importante que no se ha tomado en cuenta o con una perspectiva diferente. De esta manera se puede tener un control mejor estructurado y eficaz.

Este aspecto es emprico, de acuerdo a conocimientos en las reas que se pretenda cuestionar.

3 3 Modelos Matemticos 33.1 Antecedentes

Tiene ms de dos siglos el desarrollo de la administracin de la produccin. El anlisis matemtico es relativamente antiguo, en los sistemas de inventarios. Se inici en 1915, cuando F. W. Harris elabor las primeras frmulas del tamao econmico de los lotes. Posteriormente, el anlisis matemtico se increment. As pues, la teora de los inventarios se ha desarrollado, gracias a las matemticas (Adam Jr. [AJ91]).

A continuacin se enumera la contribucin de diferentes personas para el desarrollo de la administracin de la produccin:

Especializacin de la Mano de Obra, en la Manufactura, por Adam Smith, en 1776.

Partes intercambiables, contabilidad de costos, por E Whitney y otros, en 1799.

Estudio de tiempos y movimientos, realizado por Frederick W. Taylor, en 1900.

Tamao del lote econmico en el control de inventarios, por F. W. Harris, en 1915.

Aplicacin de la Inferencia Estadstica en la Calidad del Producto; grficas de control de calidad, por Walter A Shewhart, en 1931.

Aplicacin del muestreo de la Inferencia Estadstica en la Calidad del Producto; planes de inspeccin por muestreo, por H. F. Dodge y H.G. Roming, en 1935.

Aplicaciones de la investigacin de operaciones, en la Segunda Guerra Mundial, por P.M.S. Blacket y otros, en 1940.

La programacin matemtica, procesos no lineales y escotocsticos, por A. Chames, W. W. Cooper, H. Raiffay otros, en 1950.

Integracin de las Operaciones en las Estrategias y Sistemas Globales. Aplicacin de las computadoras en la manufactura, en la programacin y el control, y la planeacin de requerimientos de materiales (MRP), por W. Skinner, J. Orlicky y O. Wrigth, en 1970.

(AdamJr. [AJ91]). La modelacin matemtica es la creacin de representaciones matemticas de los problemas de administracin y de las organizaciones, con el objeto de determinar respuestas a cursos de accin propuestos (Adam Jr. [AJ91]).

33.2 Concepto del control de inventarios

El control es un proceso por medio del cual se modifica algn aspecto de un sistema para que se alcance el desempeo deseado en dicho sistema. Los flujos de informacin son importantes para el sistema de control. Sin ellos, el sistema no puede existir. La retroalimentacin es la base para todos los sistemas de control, de esta manera se cuenta siempre con la posibilidad de comparar el rendimiento real con los resultados planeados (Bufia [BE75]). Control de Inventario es el almacenamiento de bienes y productos. En manufactura, los inventarios se conocen como SKU (Stockkeening Units), los cuales comnmente consisten en: -* Materias primas Productos terminados Productos en proceso Suministros (refacciones)

La primera versin del modelo clsico de inventarios se debe a F.W. Hairis, sin embargo, con frecuencia esta frmula se menciona como "Frmula de Wilson". Wilson era un consultor que utiliz tal frmula en muchas aplicaciones relativas a empresas. En 1931, F.E. Raymond public el primer libro acerca del control de inventarios y trat de mostrar como se poda ampliar el modelo clsico de inventarios, para explicar condiciones existentes en la industria. El objetivo del modelo clsico de inventarios es determinar el tamao del lote Q, en condiciones

casi ideales. En la figura 3.1 se muestra una estructura imaginaria de los niveles de inventario, en el modelo clsico de inventario, en relacin con el tiempo. Se piden Q unidades. Cuando el nivel de inventario baja al punto de reorden R, El pedido se coloca en el punto tal, que la demanda durante el tiempo de entrega 6 de la dotacin, reducir el inventario a cero. (Bufia [BE75])

1 control de inventarios es una de las actividades ms complejas, ya que existen intereses y consideraciones en conflicto por las mltiples incertidumbres que encierra. En su planeacin y ejecucin intervienen diferentes departamentos de la organizacin como finanzas, compras, produccin, contabilidad, almacn. Su resultado final tiene gran importancia en la posicin financiera y competitiva, puesto que afecta directamente al servicio, a los costos de fabricacin, a las utilidades, y a la liquidez del capital de trabajo (AdamJr. [AJ91]).

De hecho, el control de inventarios es la tcnica que permite mantener la existencia de los productos a los niveles deseados. En manufactura se da bastante importancia a los materiales y a su control. Desde el punto de vista de la empresa, los inventarios representan una inversin; la razn fundamental por la que se deben llevar inventarios es que resulta fsicamente imposible y econmicamente imprctico el que cada artculo llegue al sitio donde se necesita y cuando se necesita. Otra de las razones es la de tener una recuperacin favorable de la inversin, nivelar o igualar la produccin, y reducir los costos de manejo de materiales (AdamJr. [AJ91]).

El inventario debe ser considerado como una inversin y debe requerir de fondos, junto con otras inversiones contempladas por la empresa. De acuerdo al concepto de eficiencia marginal del capital (EMC), una empresa debe invertir en aquellas alternativas que proporcionan una mayor recuperacin que los costos del capital de prstamos (Adam Jr. [AJ91]).

Las empresas de manufactura y de servicios se interesan por igual en la recuperacin de la inversin o recuperacin de los activos apcados. Cuando la demanda vara considerablemente, se requiere de alguna proteccin contra los

altos costos que se originan al no tener existencias, es posible utilizar inventario como proteccin contra esas anomalas (Adam Jr. [AJ91]). El tiempo de espera para surtir, es el tiempo que transcurre entre la fecha en que se hace el pedido y en la fecha en que se recibe, y no siempre es constante. Las existencias de seguridad pueden emplearse como proteccin contra una demanda inesperada, durante el tiempo de entrega del surtido del pedido (Garca C. [GC87]).

3.33 Metas del Control de Inventarios

Los gerentes de operaciones deben tomar inventarios como:

decisiones sobre el sistema de

Cundo debe colocarse la orden de compra o de manufactura? Qu cantidad debe pedirse?

A estas decisiones se les conoce como la doctrina de operacin del control de inventario. Los pasos para una planeacin de niveles ptimos de existencias de materiales se determinan por medio de un plan logstico que determina cunto son: 1 H a c e r un anlisis de los inventarios mediante el sistema de clasificacin A, B, C. 2.- Obtener del departamento de contabilidad los datos necesarios para calcular el costo de abastecimiento de materiales, por parte de los proveedores, o de productos de la fbrica. y cundo reabastecer los almacenes de materiales y de productos tenninados Estos pasos

3.- Obtener del departamento de contabilidad los datos para calcular el costo de mantenimiento de existencias en los almacenes. 4.- Calcular el lote econmico de produccin, o de compra, con los datos proporcionados por contabilidad. 5.- Fijar polticas de punto de reorden, empleando frmulas de sistemas probabilsticos. 6.- Determinar las cantidades ptimas de reserva, mediante clculos probabilsticos. 7.- Establecer polticas de seguridad y prever riesgos de faltantes, debido a clculos probabilsticos. 8.- Determinar un equilibrio entre costos de faltantes y costos de excedentes en las existencias. (Narasenhan [NS96])

El tiempo para reordenar se conoce como punto de reorden. Una seal del sistema, por lo general un nivel predeterminado del inventario, le avisa a la persona responsable cundo es el momento de reordenar existencias. El nivel de inventario que seala la necesidad de reordenar y la cantidad del pedido, son decisiones econmicas, las cuales son el centro de la funcin de control de inventario de la gerencia de operaciones (Garca C. [GC87]).

3.3.4 Sistema de Control A, B, C

El control de inventarios es una funcin del departamento

de

administracin de materiales. Se requiere el conocimiento detallado de las fuentes de suministro, costos, descuentos, medios de transporte, para saber operarlo bien.

El sistema de clasificacin A,B,C resulta muy til para administrar el inventario por artculo. El sistema de selectividad A, B, C, tiene como finalidad reducir el tiempo, el esfuerzo y el costo en el control de los inventarios. La filosofa fundamental del sistema sencillamente dice: "Muchas veces cuesta ms el control que lo que vale lo controlado". De ah parte el principio de separar las partidas, o sea los renglones de un inventario, segn su valor e importancia, en tres clases: A. Incluye los artculos que por su alto costo de adquisicin, por su alto valor en el inventario, por su utilizacin como material critico o debido a su aportacin directa a las utilidades, merecen un 100% de estricto control.

B. Comprende aquellos artculos que por ser de menor costo, valor e importancia, su control requiere menor esfuerzo y ms bajo costo administrativo.

C. Est integrada por los artculos de poco costo, poca inversin, poca importancia para ventas y produccin, y que solo requieren una simple supervisin sobre el nivel de sus existencias para satisfacer las necesidades de ventas y produccin.

Cuando el fin que se persigue es el pronstico, el control de inventarios y la programacin, los administradores vigilan personalmente los artculos de la categora "A". Ningn sistema automtico de pronstico o de control de inventarios ser capaz de manejar estos artculos, sin la intervencin continua de los administradores. Conforme se implantan sistemas computarizados de control de inventarios, es posible obtener, incurriendo en menos gastos, registros exactos y puntuales de los artculos (AdamJr. [AJ91]).

A continuacin se muestra una grfica con un ejemplo de este tipo de clasificacin.

0 N i u *o
(6 >

a -o

a u o

20 40 60 80 100 Cantidad te tal de artculos ( % )

Figura 3.2 Ejemplo de clasificacin de inventarios ABC: v o r porcentual del Inventare contra p o r ciento de artculos

33.5 Sistema de Inventaro (Q/R)

Se puede registrar un control de inventario llevando la cuenta de cada artculo que sale del almacn y colocar una requisicin para ms existencias, cuando los inventarios lleguen a un nivel predeterminado. El punto de reorden (nivel de disparo), es el momento de solicitar la cantidad a pedir (Q).

La orden tiene una dimensin fija (volumen), la cual est predeterminada. En la figura 3.3 se ilustra un sistema de inventarios Q/R. En dicha grfica se

muestra el uso de la demanda variable. No se sabe cundo se terminar el inventario o que tan rpido se har.

Como el tiempo de reorden es el lapso que transcurre entre la colocacin y la recepcin de una orden, se muestra como t u y t u en la grfica (figura 3.3). Cuando la demanda o el tiempo de reorden varan, el intervalo entre rdenes vara. El punto de reorden y la cantidad ordenada varan, si los consumos cambian. La dimensin del lote econmico en el sistema Q/R, y los niveles de existencia base en el sistema peridico (demanda constante), determinan lo que se va a ordenar. El punto de reorden en el sistema Q/R y el tiempo entre rdenes determina en el sistema peridico (demanda constante) cuando se debe ordenar.

Proporcin de uso (demanda) constante

Proporcin de uso Variable

H lL3|4 L3|

Tiempo

LU-

Figura No. 3 3 Sistema de inventario Q/R Con Fluctuaciones

(Adam Jr. [AJ91]).

Para implantar un sistema de inventarios slo se deben considerar aquellos costos que varan directamente con la doctrina de operacin, al decidir cundo y cunto reordenar. Bsicamente existen cinco tipos de costos, los cuales son:

1 C o s t o del producto. 2.- Costos relacionados con la adquisicin de existencias (costo de ordenar). 3.- Costos de mantener los productos en el inventario. 4.- Costos asociados con las existencias negadas, cuando las unidades tienen demanda pero no se pueden conseguir. 5.- Costos de operacin, relacionados con la recopilacin de datos y los procedimientos de control para el sistema de inventario. Costo del producto: El costo o valor del producto es la suma que se paga al proveedor por el producto recibido, o los costos directos de manufactura, si este se produce. Por lo general, es igual al precio de adquisicin. En algunos casos se puede incluir el costo de transporte (como en las importaciones), recepcin o inspeccin, como parte de los costos del producto. Si el costo unitario por unidad es constante para todas las unidades ordenadas, el costo total del los bienes adquiridos es irrelevante para la operacin. Si el costo vara cuando se modifica el pedido, se lleva a cabo una reduccin en el precio llamada descuento por cantidad. Costo de adquisicin: Es en el que se incurre al colocar la orden de compra o si se trata de manufactura, se consideran como costos de preparacin. Esos costos varan con cada orden de compra colocada. Estos costos incluyen costos de servicio de correo, mano de obra, llamadas telefnicas, contabilidad, tiempo de cmputo para el mantenimiento de los registros y abastecimientos para la elaboracin de las denes de compra.

Costos de manejo de inventario: Son los costos reales, los que salen del bolsillo y se relacionan con tener el inventario disponible. Estos costos incluyen los seguros, la renta de bodegas, calefaccin, energa, impuestos, descompostura o rotura de productos, algunos costos de oportunidad, aunque no directos, o sea los costos en los que se incurre por tener el capital ocioso en los inventarios.

Costos por falta de existencias: Son los ocasionados cuando las existencias se agotan, o sea son los costos de ventas perdidas o de pedidos no surtidos. Cuando las ventas se pierden por falta de existencias, la empresa pierde utilidades de las ventas no realizadas y la confianza del cliente. En este sentido s es manufactura, es costo de produccin . Costos de operacin del sistema; de procesamiento de informacin: Son los costos que derivan de la actualizacin de los registros, a medida que varan los niveles de las existencias, ya sea a mano o por computadora. En los sistemas en los que los niveles de inventaro no se registran diariamente, se tiene este costo de operacin principalmente al obtener el recuento fsico preciso de los inventarios. (AdamJr. [AJ91]).

33.6 Modelacin del control de invntanos

La metodologa para la modelacin del control de los inventarios es directa. Se realizan los siguientes pasos:

1.- Examinar la situacin de inventarios, considerando caractersticas y suposiciones referentes a la situacin. 2.- Desarrollar en forma narrativa la ecuacin total anual de los costos relevantes. 3.- Transformar la ecuacin total anual de costos de la forma narrativa, a la forma lgica de las matemticas. Optimizar la ecuacin de costos encontrando el ptimo de qu tanto ordenar y cundo reordenar. (Narasemhan [NS96]).

33.7 Modelo Matemtico a utilizar

El objetivo principal es mantener un nivel ptimo de Abastecimiento de artculos en el almacn y control de los Inventarios de refacciones, para el mantenimiento en la planta Industrial. Dado el gran volumen de artculos y de consumo repetitivo, el modelo matemtico a utilizar es el de Q/R, del cual se hizo referencia en punto 3.3.5. Frmula del lote ptimo de compra (Q):

Dnde: C.O. = Costo de ordenar un pedido C.A. - Consumo anual en unidades i b = Costo de mantener el inventario (factor) - Costo unitario del artculo

Frmula del Punto de Reorden ( R )

R = X 0 * S ; de donde la Media X . Su frmula es: X = N s= a z As como su desviacin Standard ( O" ) Su frmula es: a Z(.x-x)2 N -1 ; y el factor de seguridad ( S ) . Su frmula es

Donde: O = Desviacin estndar X = Consumo mensual 0 S N Z - Tiempo de entrega = Factor de seguridad = Nmero de eventos en el ao = Grado de confianza

X = Media aritmtica

El nivel o grado de confianza Z de 1, 2, 3, donde se satisface el 68.26%, 95.44% y 99.7% de seguridad, el cual va de acuerdo al nivel de criticidad del artculo (A, B, C) . (Garca C. [GC87]).

Cuando un artculo vaya a darse de alta por primera vez al sistema; al no tener estadstica de consumos, en lugar del modelo matemtico del Q/R, su control debe ser de mximo/mnimo, de acuerdo al formato (apndice B) donde se solicita al usuario, entre sus principales datos: la cantidad de piezas instaladas, influencia en produccin y la cantidad necesaria para mantenimiento correctivo.

33.8 Estadstica

En este caso, los hechos de valoracin numrica que se agrupan son los consumos, entregas a los almacenes y otros datos relacionados con el control de inventarios. No existe una teora estadstica de aplicacin especial para inventarios, sino una teora general aplicable a cualquier campo de estudio en el cual se toman. Se anotan y analizan observaciones registradas por el administrador para tomar decisiones sobre produccin, abastecimientos, inventarios, etc. Para efectuar el anlisis de los datos se recurre a la distribucin absoluta de frecuencia. Se lleva a efecto el siguiente procedimiento:

1.- Se agrupan los datos tomados al azar, por clases o rango.

2.- Se construye una tabla (una columna para los datos agrupados. Otra para marcar el nmero de veces que ocurre cada clase. Otra para anotar la frecuencia absoluta, y una para la cuenta acumulada de frecuencias, de cada rengln de clases.)

Una vez completada la tabulacin, se tiene lo que se llama en trminos estadsticos, distribucin absoluta de frecuencias.

Se representa el anlisis de frecuencia por medio de un Histograma. Si aumenta el nmero de observaciones, la curva se hace regular en forma de campana, y muestra una tendencia central. Si esto ocurre, el pico ms alto se le llama modalidad. Son tres las medidas de tendencia central:

Media aritmtica Mediana Moda Cuando la distribucin es normal, en la mediana, la media y la moda, sus valores son muy similares. A manera de ilustracin se muestra la figura 3.4, en donde se puede observar una distribucin normal. Si hay tendencia de los datos para salirse de la medida central, la distribucin ya no es normal; entonces se busca y analiza las medidas de variabilidad o dispersin.

La desviacin estndar ( a ) figura 3.4 es la medida ms comn empleada de variabilidad en estadstica, por su estabilidad y por otras propiedades que nos servirn en los clculos estadsticos para los puntos de reorden y otras asignaciones (Levin Jack [LJ92]).

Mdn X
Figura 3.4 Distribucin normal, medidas de tendencia central y dispersin

3.4. Base de Datos

Un sistema de gestin de base de datos consiste en una coleccin de datos interrelacionados y un conjunto de programas para acceder a esos datos. El objetivo principal es proporcionar un entorno que sea a la vez conveniente y eficiente para almacenar y extraer informacin de la base de datos.

El modelo relacional de base de datos fue propuesto por E.F.Codd en 1970, bas el modelo como una relacin matemtica y la mejor manera de

visualizarlo es en forma de tabla bidimensional, compuesta de renglones y columnas, donde cada tabla es una entidad diferente. (Korth Henry F. [ KH93J).

3.5 Conclusin

Con enfoques de diferentes investigadores, es tratado el marco terico, para el control de los inventarios del modelo propuesto Q/R, pero en ninguno de los libros de referencia, existe alguna prctica, donde especifique la forma de controlar la totalidad de los artculos, tampoco su clasificacin, por criticidad, por su porcentaje de influencia en produccin. No se menciona la interrelacin departamental nicamente sucede con la prctica y conocimiento del rea de control de los inventarios.

CAPITULO 4

DESARROLLO DEL SISTEMA

4.1 Introduccin

Para desarrollar la tesis correspondiente a un sistema integral, de control de inventarios de refacciones para el mantenimiento de una planta industrial, por el cual fluyen gran cantidad de artculos en el mantenimiento operacional; primero se efectu una investigacin de campo con los usuarios de los departamentos involucrados que son: produccin, almacn, compras, y finanzas. As como

entidades ajenas a la empresa, que funcionalmente son importantes, tales como los proveedores a los que se asignen los pedidos de las refacciones a surtir.

4.2 Encuestas

Como prembulo para desarrollar la tesis, se efectu una encuesta con 70 usuarios, con un mnimo de 3 aos de experiencia en sistemas de control de inventarios, con la finalidad de cuestionarlos sobre sus satisfacciones y/o necesidades con los sistemas que actualmente utilizan. Los entrevistados fueron 40 personas del rea de produccin, 15 almacenistas (control de inventarios), y 15 de compras, en varas empresas (medianas y grandes), con mas de 100 empleados. Se formul un cuestionario, para cada rea (apndice A), muy similar entre s, adecuando las preguntas, de acuerdo al departamento. Los resultados en los cuestionarios 1, 2, y 3 (apndice A) son los siguientes:

A) Pregunta: Nivel de servicio en el surtimiento de artculos para mantenimiento.

Tipo de respuesta Satisfecho (ms del 95%) Suficiente (90% al 95%) Insuficiente (menos del 90%)

Produccin 3 (7.5%) 17 (42.50%) 20 (50%)

Almacn 3 (20%) 8 (53%) 4 (27%)

En esta pregunta, el personal del almacn tom en cuenta nicamente los artculos surtidos para mantenimiento, pero algunos artculos no se controlan (no dados de alta y no se visualizan, dentro del nivel de servicio. B) Pregunta: El sistema que utiliza actualmente, cubre todas sus necesidades en el rea.

Tipo de respuesta S S, algunas veces No, algunas veces No

Produccin 0 (0%) 0 (0%) 0 (0%) 40 (100%)

Almacn 0 (0%) 1 (6.65%) 1 (6.65%) 13 (86.7%)

Compras 0 (0%) 2 (13.3%) 1 (6.7%) 12 (80%)

Total 0 (0%) 3 (4%) 2 (3%) 65 (93%)

En esta pregunta, los empleados de produccin comentan que el sistema no cumple con sus necesidades; dado que ellos son los usuarios finales que requieren trabajar de inmediato con las refacciones. En cambio, los del almacn comentan que sus bajos niveles de servicio, son por no surtimiento a tiempo. Compras comenta que sus retrasos en colocar un pedido, son por falta de datos en las requisiciones. C) Pregunta: Usted requiere un sistema Integral, donde la totalidad de los artculos sean controlados por almacn.

Tipo de respuesta S No

Produccin 40 (100%) 0(0%)

Almacn 15 (100%) 0 (0%)

Compras 15 (100%) 0(0%)

Total 70 (100%) 0(0%)

En esta pregunta coinciden totalmente, dado que se reflejan los beneficios que se tienen con un sistema integral, en el cual contempla la totalidad de los artculos necesarios, para el mantenimiento de la planta productiva, y sean controlados por almacn (control de inventarios). El tipo de diseo que se utiliz, de acuerdo al formulario del apndice A (cuestionario 4), con un nivel de significancia del 5% para la comprobacin de la

hiptesis, es el de la comparacin de la misma muestra, medida dos veces, o sea antes y despus de presentarse la necesidad del sistema integral, que conjuga la totalidad de los artculos necesarios, en el mantenimiento de la planta industrial (LevinJack [LJ92]).

En este muestreo de hacer una comparacin antes-despus, se mide la muestra dos veces, dando como resultado una diferencia entre sus medias, donde:

m = Media de la muestra (antes)

1 1 % = Media de la muestra (despus)

Ho (nula) : m ~ m

Hi (investigacin): m * m

En este muestreo se dio la diferencia de m *

Por lo tanto, de acuerdo a las respuestas de los usuarios de un sistema de control de inventarios en refacciones para el mantenimiento operacional de la planta industrial; La hiptesis nula (Ho) debe ser rechazada, la hiptesis de investigacin (Hi) se acepta; por lo que se debe desarrollar el sistema integral.

4.3 Investigacin de campo

Los instrumentos (cuestionarios) utilizados para la recoleccin de datos para el desarrollo del la sistematizacin integral propuesta, en funcin de un control de inventarios, se elaboraron de acuerdo a las observaciones que los mismos usuarios propusieron y con la experiencia propia en estas reas. Los datos que se solicitan a los usuarios llevan la finalidad de utilizar la informacin contenida en sus sistemas actuales. A su vez; los datos no

contemplados se modificarn en los artculos existentes, as como los siguientes artculos a dar de alta.

43.1 Recopilacin de datos en produccin

La investigacin en el rea de produccin es muy necesaria para el control de artculos. Parte de una descripcin completa, donde contenga: nombre, dibujo, catlogo, medidas y marca.

Dentro de los artculos controlados por nmero de dibujo; donde su tipo de compra es de fabricacin (taller), es de vital importancia. Si se ha realizado una versin modificada, por uso o desgaste, debe anotarse en el nmero de dibujo para diferenciar este nuevo artculo, y al anterior modificar su nivel de control por obsoleto. Los datos se utilizan para control del departamento, as como para las reas involucradas en el sistema integral, tales como almacn, compras y contabilidad

1 Los datos que se solicitan a los usuarios de produccin para dar de alta un artculo (apndice B), son los siguientes:

Fecha : necesaria para conocer desde cundo se dio de alta y tener su estadstica, a partir de la fecha.

Departamento solicitante: Conocer el rea y seccin para futuros reportes, tales como, nivel de consumo, para que Contabilidad cargue los costos reales del producto.

Almacn : si existen varias bodegas o filiales para sus traspasos.

Descripcin: a) Nombre : completo, sin abreviaciones.

b) Dibujo: Con el cual se enva a taller de reparacin y/o fabricacin. *Nota: rengln adicional cuando se hizo una versin

(modificacin) al dibujo, ya que otra seccin o departamento puede seguir utilizando el original, dado que an no presenta desgaste. c) Catlogo: En los artculos de patente, nmero (s) completo con caracteres especiales. d) Caractersticas: algo especial que el tenga artculo, tales como el tipo o grado de material( bronce, inoxidable, etc). e) Medidas: largo, ancho, tipo de rosca (npt, recto) etc. f) Marca: como se menciona en el inciso "c" cuando es de patente, es indispensable la marca. A a su vez acepta equivalente (ver inciso "g"). g) Equivalente: mencionar su descripcin completa.

Tipo de unidad: pieza, juego (cantidad de piezas), metro, litro, kilo o tonelada.

Tipo de material:

si es no-perecedero, perecedero, degradable,

peligroso, inflamable, flamable, o controlado por algn organismo de gobierno; como la dinamita custodiada y resguardada por el ejrcito nacional. Con estos datos, se establecen los niveles de control y el rea de resguardo en el almacn.

Uso: incluir el departamento solicitante. Esto es muy necesario conocer la ubicacin exacta y el detalle de su uso. Para contabilidad sera cuenta, sub-cuenta, etc; para aplicar los costos directos al producto.

Piezas instaladas: cantidad de piezas que existen en su totalidad; no se debe sobre-inventariar, hasta conocer su estadstica de consumo. Piezas para reparacin correctiva: nicamente adquirir las suficientes.

Niveles sugeridos: Para dar de alta un artculo y elaborar su primera requisicin de mximos y mnimos de acuerdo a las piezas instaladas y las necesarias para reparacin correctiva. Influencia en produccin: Es importante para verificar su criticidad, va de acuerdo a un porcentaje. > Para totalmente > Merma 51-99% > Merma 1 - 5 0 % > Sin influencia

Tipo de falla: igual que el punto anterior, para verificar su criticidad se puede predecir su tiempo de duracin o falla o si es instantnea, lo que detendra la produccin.

Costo estimado: valorizar un costo aproximado, con lo cual compras compare presupuestos, y a su vez para clasificar la criticidad del articulo.

Tipo de compra: Desde que se instal el equipo, debemos tener en cuenta el tiempo de adquisicin que vara de acuerdo a su compra: de importacin, nacional, local, taller o fabricacin.

Inspeccin de calidad: Se debe realizar cuando sea necesario alguna prueba de calidad del material.

Con estos datos podemos iniciar el control del artculo, as como verificar su criticidad y elaborar su primera requisicin, pero sto explicar al tener los datos de almacn, punto 4.3.2.

ffl Los datos que deben de proporcionar los usuarios de produccin para una requisicin (apndice C) de un artculo no controlado con niveles de

reposicin, el cual ser para consumo inmediato, son los siguientes: Fecha de elaboracin: cuando la genera el usuario; se inicia el tiempo de entrega ( 0 ). Fecha en que se requiere. Nmero de almacn: si existen bodegas o filiales para su entrega o traspasos. Tipo de unidad: pieza, juego (cantidad de piezas), metro, litro, kilo, o tonelada.

Cantidad solicitada Descripcin: completa sin abreviaciones y si acepta equivalente. Uso: la seccin del departamento y el equipo donde se utilizar. Departamento solicitante: de acuerdo al catlogo de Finanzas. Aplicacin contable: de acuerdo al catalogo de Finanzas. Nmero de proyecto: al ser un cargo especial. Proveedor sugerido: razn social, contacto y telfono. Precio estimado: valor para negociar. Nombre del usuario: nombre, puesto y telfono del departamento. Tipo de compra (Local fabricacin <D) Nacional Importacin <D, Taller o

Inspeccin de calidad (s o no)

B Los datos que deben proporcionar los usuarios de produccin en un vale de consumo ( apndice D ), al solicitar refacciones al almacn , son los siguientes: Fecha de solicitud Nmero de almacn Nombre del departamento solicitante Nmero del departamento solicitante, de acuerdo al punto 4.3.4 Aplicacin contable de acuerdo al punto 4.3.4 Contrato u orden de trabajo. Uso. Cantidad solicitada. Tipo de unidad. Descripcin : completa, sin abreviaturas y equivalente si lo requiere.

Nombre del solicitante. Firma del solicitante.

H Los datos que deben proporcionar los usuarios de produccin en un vale de devolucin al almacn ( apndice N ), son los siguientes: Fecha de devolucin . Nmero de almacn. Departamento solicitante (de acuerdo al catlogo de cuentas de finanzas) Aplicacin contable: nmero de cuenta, sub-cuenta, de acuerdo al catlogo de cuentas de finanzas. Contrato u orden de trabajo: cuando fue reparacin especial o un trabajo fuera del mantenimiento directo, se le acreditar a su cuenta. Motivo de la devolucin. Cantidad a devolver. Tipo de unidad: pieza, juego (cantidad de piezas), metro, litro, kilo, o tonelada. Descripcin del artculo: completa, sin abreviaturas. Turno que la solicita (A, B, C). Firma y nombre del solicitante.

43.2 Recopilacin de datos en almacn

En el almacn, el llevar a efecto el registro administrativo es muy importante para el control de inventarios. Sus funciones abarcan la recepcin, custodia y despacho de los materiales (refacciones).

Su control es desde el alta de un artculo (apndice B), con la cual se va a generar una requisicin para su adquisicin. Posteriormente preparar la recepcin generando un informe de recibo, asignndole un rea, acorde en cantidad, dimensin, procurando la integridad en su custodia. As mismo recibir un vale de consumo, para el despacho del mismo, verificando su existencia restante para que concuerde la existencia fsico-sistema al momento de volver a generar otra requisicin cuando se agote o al llegar a su punto de reorden (P.O.). Se debe tomar en cuenta para el mnimo y/o P.O. la existencia restante, as como las requisiciones y pedidos pendientes de surtir.

Esto es cclico en todos los artculos, excepto cuando su nivel de control es de consumo inmediato (compra nica), y cuando es una reparacin.

Los documentos soporte utilizados en almacn son : 1 Entrada de material Requisiciones Pedido (s) Sello - folio para firma autgrafa de Vo.Bo. de recepcin Recibo salvo .verificacin Informe de recibo Devolucin al almacn Crdito y /o complemento (modificacin en valor)
Recibo final

1 Salida de material Vale de consumo Devolucin al proveedor

Los datos necesarios en los documentos que utiliza el almacn son los siguientes: Son dos tipos de requisicin: la requisicin de artculos no

controlados para consumo inmediato, y la requisiciones de artculos controlados que se solicitan al estar bajo su punto de reorden.

1 Requisicin de artculo (s)

no controlado (s) para consumo inmediato

(apndice C) que solicita produccin. Sus datos son: Nmero de requisicin Fecha de requisicin : cuando la genera el usuario, se inicia al tiempo de entrega ( 6). Fecha en que se requiere Nmero de codificacin Nmero de almacn Tipo de unidad Descripcin Uso Departamento solicitante Aplicacin contable Nmero de proyecto Proveedor sugerido Nombre de usuario Precio estimado Tipo de compra Inspeccin de calidad

Requisicin: documento generado, de acuerdo a niveles de reposicin (apndice M). Sus datos son : Fecha de generacin Nmero de requisicin Cantidad solicitada Codificacin Tipo de unidad Descripcin Equivalente Existencia actual localizacin Uso Depto- solicitante

*Nota: se genera con informacin adicional para cotizaciones de compras.

1 Pedido: documento generado por compras, necesario para recibir material, nicamente con el proveedor que se negoci (apndice E). Sus datos son: Nmero de pedido Nmero de almacn Cantidad solicitada Tipo de unidad Precio unitario Codificacin Descripcin completa Nombre del proveedor Nmero del proveedor Fecha de colocacin (dd-mm-aa) Fecha de entrega (dd-mm-aa)

Los datos del artculo en este documento, deben ser igual a la requisicin.

1 Remisin y/o factura: documento generado por el proveedor, para recepcin de material y concordar con el pedido negociado. Sus datos requeridos son : Nmero de documento (interno del proveedor) Nmero de pedido Datos generales de nuestra empresa (nombre, direccin, R.F.C) Cantidad Tipo de unidad Descripcin Precio

Sello-folio: Equipo para uso exclusivo de recepcin de materiales, para firma de Vo.Bo. de recepcin o salvo - verificacin.

Datos almacn, nuestra empresa (no. almacn) Folio, consecutivo para que concuerde con informe de recibo. Lnea para firmas autorizadas

Al recibir un pedido, donde el artculo requiera inspeccin de calidad o cuando sea por fabricacin, (dibujo - croquis), se debe recibir como "salvo verificacin". Hasta que se d por aceptado, se colocar el sello de recibido final.

1 Informe de recibo: se certifica la entrada del material al almacn (apndice F). Su contenido de datos es: Nmero de informe de recibo. Fecha de recepcin; termina el tiempo de entrega ( 9 ) No. de pedido Nmero del proveedor Nombre del proveedor

Nmero de remisin y/o factura Gua de transporte (en pedidos forneos para pago de fletes) Nmero de pedimento aduanal (cuando es de importacin) Codificacin del artculo Tipo de unidad Cantidad recibida Descripcin del artculo Costo unitario Costo total Localizacin (ubicacin donde se almacen el material) Recepcin parcial o final (P/F) Inspeccin de calidad (s o no)

1 Modificacin al pedido (apndice H). Por lo general, lo ms importante para el almacn, es la cancelacin, para colocar posteriormente a otro proveedor, o el de modificacin en precio. Los datos son los mismos del pedido (apndice E), con las modificaciones efectuadas.

1 Crdito o complemento en valor (apndice J). Esto sobre todo ocuiTe cuando un informe de recibo se efectu antes de procesar la modificacin al pedido, en cambios de valor y se realiz con el precio anterior; la solicit el departamento de revisin - facturas ( finanzas). Esto debe concordar con la modificacin del pedido (apndice H). El precio de adquisicin debe quedar registrado y ligado a un informe de recibo, por lo tanto, al procesarse modificar el valor en la estadstica de consumos. Si ya se utiliz el material en produccin, se efectuar un cargo o un crdito.

Devolucin al proveedor (apndice G). Esto ocurre cuando hay error al recibir o algn cambio en el material. Se debe regresar al proveedor quedando restablecido el pedido y / o requisicin. Sus datos son: nmero de devolucin devolucin del almacn nmero fecha de devolucin nmero de pedido factura o remisin nmero de informe de recibo nmero de proveedor nombre de proveedor cantidad a devolver tipo de unidad descripcin codificacin costo unitario costo total devolucin del pedido parcial o final (P/F) nombre y firma del proveedor al recibir la mercanca

1 Vale de consumo (apndice D). Se solicitan al almacn, por parte del usuario de produccin, las refacciones que necesita. Este sirve de documento fuente para registrar el consumo y efectuar el cargo correspondiente al departamento usuario. Sus datos son: Fecha de solicitud (dd-mm-aa) Folio pre-impreso Folio consecutivo de despacho en almacn Nmero de almacn

Departamento solicitante (cuenta de cargo), de acuerdo al catalogo de cuentas de finanzas

Aplicacin contable: nmero de cuenta, sub-cuenta de acuerdo al catalogo de cuentas (finanzas)

Contrato orden de trabajo: Este se presenta cuando es una reparacin especial y se cargar un trabajo fuera del mantenimiento directo.

Uso : especificar dnde se utiliza. Cantidad solicitada Tipo de unidad: puede modificarse por almacn, cuando se despacha y no corresponde al control

Descripcin: completa sin abreviaciones con equivalentes, si lo requiere Turno en que se solicita (A, B, C) Nombre y firma del solicitante: ( El almacn contar con un catlogo de firmas autorizadas por departamento).

Los datos siguientes los anota el almacn codificacin cantidad surtida existencia restante (la cual debe de concordar con la existencia del sistema) surtido parcial: anotar P no surtido : anotar N

- firma del despachador

Si la cantidad surtida es menor a la solicitada, la diferencia se tomara como vale de material negado igualmente si no hay existencia.

B Devolucin al almacn (apndice N). Es material que no utiliz el usuario en produccin y se le acreditar al departamento.

Fecha de solicitud Folio-preimpreso Folio consecutivo de devolucin al almacn Nmero de almacn Departamento solicitante, de acuerdo al catlogo de cuentas en finanzas Aplicacin contable; nmero de cuenta, sub-cuenta, de acuerdo al catlogo de finanzas.

Contrato donde trabaja; cuando fue una reparacin especial o un trabajo fuera del mantenimiento directo. Se le acreditar a su cuenta

Motivo de la devolucin Cantidad a devolver Tipo de unidad Codificacin (El almacn ser quien la anote) Descripcin del artculo Localizacin Tumo que lo solicita (A, B, o C) Firma y nombre del solicitante Firma de recibido por el almacn

Este documento, al procesarse su cantidad debe sumarse a la existencia y a su vez acreditarse de la estadstica de consumos.

4 3 3 Recopilacin de datos en compras

El departamento de compras tiene un control administrativo, el cual es utilizado para el buen funcionamiento del control de los inventarios del sistema integral propuesto. Su objetivo principal es: A las requisiciones de los materiales, colocarlas como pedido a un proveedor, negociando el menor costo y un tiempo de entrega acorde con las necesidades para el mantenimiento en produccin. Los formatos o documentos utilizados para su funcin operativa son los siguientes: Artculos controlados con niveles de reposicin Artculos consumo inmediato

Requisicin < Cotizacin Pedido

Modificacin al pedido Catlogo de proveedores Catlogo de compradores

Los formatos necesarios en los documentos que utiliza son los siguientes:

1 Requisicin de artculo no controlado, Para consumo inmediato (apndice C); que solicita produccin. Sus datos son: Nmero de requisicin Fecha de generacin (dd-mm-aa) Fecha de requerimiento (dd-mm-aa) Nmero de codificacin = asignado por almacn ; artculo no controlado, con niveles de reposicin, el cual es de consumo inmediato. Nmero de almacn Tipo de unidad

Descripcin Uso Departamento solicitante: de acuerdo al catlogo de cuentas de finanzas Aplicacin contable, de acuerdo al catlogo de cuentas definanyac Nmero de proyecto Proveedor sugerido: nombre o razn social, telfono y contacto. Nombre del usuario : nombre, telfono y extensin. Precio estimado Tipo de compra (local, nacional, importacin, taller o fabricacin) Inspeccin de calidad (s o no)

1 Requisicin de artculo controlado por niveles de reposicin (apndice M). Ya aceptada por control de inventarios. Si no es la primera vez a pedir, debe tener historia en sus datos. Este es un formato de trabajo para compras y en l mismo solicita las cotizaciones necesarias. Los datos que incluye son: Fecha de generacin Nmero de requisicin Nmero de codificacin del artculo Tipo de unidad Nmero de almacn Cantidad a pedir Descripcin Equivalente (s) Existencia actual Localizacin

Los siguientes datos son histricos Tiempo de entrega promedio Tipo de compra

Tipo de criticidad

Proveedores que han surtido anteriormente Nmero de proveedor Nombre del proveedor Nmero de pedido Precio unitario de adquisicin Pedidos pendientes de surtir < Nmero de pedido Nmero de proveedor Cantidad pendiente

Los siguientes datos sirven para investigacin de compras para cotizar: Fecha : es la solicitada en la cotizacin. Nmero de proveedor : Se toma del catlogo de proveedores Nombre de proveedor: Es la razn social del proveedor Cantidad a pedir : es la que se le coloca al proveedor Precio unitario: IVA Condiciones de pago Descuento por pronto pago L.A.B. Condicin de transporte: flete por cobrar, flete pagado u otros Fecha de entrega: Fletes estimados: Contacto proveedor Comprador ( nmero, nombre y fima) Observaciones: Se anota la fecha de colocado el pedido y la razn por la cual se le compr el material a ese proveedor. Esto ltimo cuando se requiera. Porcentaje Das

Cotizacin (apndice I): con los datos de requisicin de artculos no controlados (apndice C), en la seccin de investigacin de compras, se

maneja de igual manera a como se explic anteriormente.

Nota: las cotizaciones que solicite el comprador son de acuerdo a la poltica interna de la empresa. Cuando se coloca un pedido, si es necesario cambiar descripcin se notifica a control de inventarios, para que proceda y al imprimir pedido (apndice E), tenga la descripcin actualizada. En los pedidos de importacin, se debe tambin colocar el dato de : Agente aduanal Razn social Puerto de entrada Permiso de importacin (si ya se obtuvo)

Nota: en empresas paraestatales (gobierno), si el artculo es de alto valor (costoso) o una cantidad que es muy elevada, amerita un concurso (nacional o internacional), segn norma o poltica establecida; anotando tambin nmero de concurso.

1 Pedido (apndice E) : con los datos de las requisiciones y de las cotizaciones se procede a colocar un pedido el cual los datos que contiene son: Nmero de pedido Fecha: la fecha de colocacin del pedido Proveedor : razn social y R.F.C Consignar a : en importacin se coloca al agente aduanal, tomando del catlogo de proveedores Entrega en almacn: nmero de almacn, empresa o filial
1020130058

Transporte : la va de embarque, cuando no es compra local Flete: pagado o por cobrar; cuando no es compra local Facturar : razn social, y R.F.C de la empresa fecha de promesa entrega concurso no. y fecha (en caso necesario) condicin de pago descuento: porcentaje codificacin descripcin cantidad tipo de unidad precio unitario precio total IVA Nombre y firma del comprador. El nmero de pedido debe de continuar con el mismo folio de requisicin,

al colocarlo a un proveedor. La baja de la requisicin ser automtica. Al colocar una requisicin a dos o ms proveedores y continuar con el control automtico de la numeracin (requisicin - pedido), la requisicin se debe numerar en mltiplos de diez, para poder derivarla, hasta en nueve pedidos. Ejemplo: requisicin: 0010

Si se coloca a un proveedor, el pedido contina con el mismo nmero; pero si se coloca a dos proveedores, se deriva en pedidos 0011 y 0012. Si el total de la cantidad solicitada automticamente. Nota: En los pedidos que son reparaciones se solicita al proveedor una firma de recibido que contralora exige para salir de la planta, para verificar su posterior entrada. en los dos pedidos es igual a la requisicin, se cancela

1 Modificaciones al pedido (apndice H): La modificacin crtica es: precio unitario, si se desea modificar el costo. Se debe de verificar que este artculo no se haya recibido en el almacn. Si ya se recibi, se debe de avisar a revisin-facturas (finanzas), para efectuar crdito o complemento (apndice J) La otra modificacin crtica es la cancelacin definitiva, si ya se entreg, se har devolucin al proveedor (apndice G). Otras modificaciones son: Descripcin: Si la descripcin no es la correcta, se debe de avisar a control de inventarios para que se actualice. Cantidad: Condiciones de pago: descuento por pronto pago, fecha de entrega LAB, cantidad de transporte, embarcar por proveedor.

1 Catlogo de proveedores No. de proveedor Nombre del proveedor y la razn social Registro federal de contribuyentes : RF.C Direccin : direccin fsica del lugar Direccin fiscal Telfono Fax Extensin E-mail Contacto proveedor: el vendedor o representante con el que se negocio. Artculos que ofrece: por divisin y/o grupo, de acuerdo a la codificacin

1 Catlogo de compradores: De acuerdo a la cantidad y divisiones de tipo de compra. Nmero de comprador: de acuerdo al tipo de compra. Nombre del comprador : el nombre completo del empleado. Telfono y extensin. Fax

43.4 Recopilacin de datos en finanzas

En una empresa industrial es muy importante cargar correctamente los costos de los departamentos a sus equipos, por los consumos de mantenimiento y refacciones considerando los principales objetivos siguientes: 1.- Conocer el costo por departamento 2.- Conocer el costo de cada seccin 3.- Conocer el costo de cada producto que se produce en la planta 4.- Determinar presupuestos 5.- Medir eficiencia en los equipos

La cuenta de aplicacin contable se divide en : Centro de costos: departamento que solicita el cargo Sub- cuenta : la seccin del departamento donde se utilizarn Sub- sub- cuenta: uso especfico del artculo (en qu equipo)

Ejemplos en una planta industrial

Aplicacin contable =

3572 Cuenta

0330 sub-cuenta

005 sub-sub-cuenta

La cual corresponde a: 3572 = molino templador reversible 0330= mecanismo de calibracin 005 = sistema de balanceo hidrulico

Estos datos se deben de colocar desde el alta de un artculo (apndice A), requisicin de pedido (apndice E), y en el vale de consumo (apndice D), que son solicitados por produccin.

En el documento de crdito y /o complemento (apndice J), cuando por alguna modificacin o error al procesarse un pedido con diferente precio, elaborndose un informe de recibo, donde el valor no corresponde a la factura y pedido ese departamento debe enviar al almacn un reporte de crdito y /o complemento; si el material ya se utiliz por produccin. A los consumos, se debe elaborar un cargo o crdito. Los datos de este documento son:

Nmero de crdito y /o complemento Fecha Pedido Nmero del proveedor Nombre del proveedor Remisin y /o factura Informe de recibo afectado Codificacin Tipo de unidad Descripcin del artculo Costo total (cargo o crdito)

4.4 Control de inventarios

En la recopilacin de datos en produccin, almacenes, compras y finanzas; para el control de inventarios de artculos (refacciones), se analiz totalmente el artculo, para facilitar el uso del modelo matemtico, de la siguiente manera:

Clasificacin por nmero de codificacin. Analizar la criticidad del artculo. Estadstica de consumo mensual (x). Costo de ordenar (C.O.). Costo de mantener el inventario ( i ) . Tiempo de entrega ( 0 ). Costo del articulo ( b ).

4.4.1 Clasificacin por nmero de codificacin

La codificacin debe representar al articulo que fcilmente se reconozca, adems que no se repita. Constar de 9 dgitos, clasificndolos de la siguiente manera:

Dgito 1-2 3-5 6-9

Descripcin del dgito Divisin Grupo Nmero consecutivo

Ejemplo: 01-060-0125 01 = Abrasivos 060 = esmeril de piedra 0125 = nmero consecutivo Descripcin: piedra de esmeril grueso no. 4708, marca Norton.

En el apndice K se muestra un ejemplo con un catlogo maestro de divisiones y grupo.

Cada alta a un artculo nuevo; as como las requisiciones de artculos que solicita produccin para su consumo inmediato, se debe revisar ante un catlogo de artculos actualizados, ordenados por descripcin, por nmero de parte, dibujo, croquis. Para no duplicar y a la vez revisar existencias, si hubiera suficiente, se cancelan las requisiciones que se pretendan efectuar. Con sto se obtiene una estadstica de consumos ptima.

As mismo, si la requisicin de consumo inmediato es de un artculo que se repita en varios eventos durante el perodo de un ao, se debe analizar con produccin y dar de alta con niveles de reposicin, con una nueva codificacin y la estadstica de consumos, trasladarla a esta.

4.4.2 Criticidad del artculo

En un sistema de control de inventarios, es importante la clasificacin de artculos con respecto a la criticidad, de acuerdo a su influencia en produccin, tipo de falla, tiempo de entrega, as como la demanda en relacin a su valores su clasificacin de artculos para su criticidad es como sigue:

(No se toma en cuenta el valor del articulo)

Artculos crticos 1: Son aquellos artculos que su faltante, tiene como consecuencia directa una detencin en la produccin, provocando prdidas cuantiosas a la empresa y trastornos a las programaciones establecidas.

Artculos crticos 2: Son aquellos artculos que su faltante tiene como consecuencia una aminoracin de produccin, mas nunca un paro completo de produccin. Ejemplo; el faltante traera un paro de montacargas, un camin, un rodillo de arrastre, etc. Estas maquinaras deben cumplir como requisito, s hay solamente uno instalado que

no dependa produccin de l,. Si hay varios instalados no importa que dependa produccin de l, pues slo disminuir la velocidad de produccin. Artculos crticos 3: Son aquellos que su faltante no provoca paros en produccin y que son de fcil adquisicin o se pueden usar con algn equivalente. Ejemplo, tomilleria, herramienta manual, etc.

Factores a analizar para la criticidad

1 2 3 4 1 2

En qu lnea productiva se utiliza? En qu maquinaria de la lnea productiva se localiza? De qu material est elaborado? Cules son las piezas instaladas? Cuntas piezas son necesarias para una reparacin correctiva? Cul es la influencia en produccin (4 rangos)? Para totalmente la produccin Merma de un 51%, a un 99% a la produccin Merma de un 1%, a un 50% a la produccin No tiene influencia sobre la produccin Qu tipo de falla presenta (2 rangos)? Tipo de falla instantnea Tipo de falla previsible Qu tipo de compra se requiere para la adquisicin del material a analizar (4 rangos)? 1 2 3 4 Importacin Taller o fabricacin Nacional Local

Demanda

Artculos demanda A: Son aquellos artculos que representan un bajo porcentaje de utilizacin anual (unidades) pero representan un alto porcentaje en relacin al valor en inventario. Ejemplo: material llamado de lento movimiento pero de alto costo

Artculos demanda B: Son aquellos artculos que representan ms o menos el mismo porcentaje en utilizacin anual (unidades ) y en valor en inventario.

Artculos demanda C: Son aquellos artculos que representan un alto porcentaje en relacin a su utilizacin anual (unidades) pero un bajo porcentaje en relacin a su valor en inventario. Ejemplo: artculos de alta rotacin como: tornilleria, arandelas, detergentes, etc. El valor se tomar por rango (A, B, C) ,de acuerdo con finanzas
Anlisis demanda Anlisis cnticidad

Combinacin criticidad-demanda da una clasificacin que consta de nueve tipos de artculos A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 Figura 4.2 Anlisis de criticidad conreaeir a la demanda

Con esta clasificacin se obtienen los mejores resultados para la empresa, puesto que se ponen en balance los factores ms importantes que son:

1.- Necesidad que exige la maquinaria para no interrumpir su funcionamiento. 2.- Inversin que la empresa tiene ociosa en inventario 3.- Mayor produccin a los ms bajos costos.

En el apndice L se elabor una tabla de rangos de demanda (A,B, C) y criticidad (1,2, 3), para clasificar los artculos, desde que se registre su alta (apndice B).

4.4.3 Estadstica de consumos mensual (X)

El vale de consumo (apndice D)

se debe sumar su cantidad

mensualmente y tomarse como evento y as cclicamente hasta 24 meses, aunque su utilizacin en el modelo matemtico, es de 12 meses (eventos). En los artculos no surtidos (negados), por faltante de existencia en almacn, se debe establecer una estadstica secundaria, para tomarla en cuenta para los eventos de consumo en el modelo matemtico ; pero no debe de influir en los cargos por consumo departamental.

4.4.4 Costo de ordenar (C.O.)

En este costo se incluye, los que influyen en la elaboracin del pedido: mano de obra del personal del rea de compras correspondiente, contra el nmero de pedidos, que se elaboraron y obtener un costo por rea de acuerdo al tipo de compra.

Costo de ordenar Costo de ordenar taller o fabricacin Costo de ordenar nacional Costo de ordenar local Se elabora una tabla y se utiliza el modelo matemtico. En cada aumento de salarios se deben modificar los valores.

4.4.5 Costo de mantener el inventaro ( i )

Es una taza debe tomarse lo que nos cuesta el inventario, por tenerlo sin utilizarlo. Se debe fijar, tomando en cuenta al inters que mantenga alguna institucin bancaria, ya sea el Banco de Mxico, banca privada, mesa de dinero; lo cual debe ser de acuerdo a la taza que indique el departamento de finanzas, quien es el que conoce las inversiones preponderantes de la empresa y revisarla peridicamente.

4.4.6 Tiempo de entrega (9 )

Se debe registrar la fecha de requisicin del artculo (apndices C y M), hasta la fecha en que el material llega al almacn, con el informe de recibo (apndice F) y as calcular el total en das. Al utilizarlo en el modelo

matemtico, calcularlo en meses.

4.4.7 Costo de artculo ( b )

artculo). Si es de un tiempo mayor a un ao, anexarle la inflacin, con la taza del costo de mantener el inventario ( i ) , por el clculo del costo actualizado.

4.4.8 Modelo matemtico

Para el modelo matemtico, primero es clasificar los artculos por tipo de control de nivel. Lote ptimo de compra ( Q ) Mximos y mnimos ( M ) Reposicin inmediata ( R ) Consumo inmediato ( C ) Obsoletos ( O )

4.4.8.1 Tipo de control, lote ptimo de compra ( Q )

Al iniciar el sistema integral de control de inventarios; y clasificar los artculos en su registro de alta ( apndice B), por no tener estadstica de consumos, su nivel de control ser M, pero posteriormente ser Q, al momento de tener 5 ms eventos en el ao. El modelo matemtico a utilizar es Q/R descrito en el punto 3.3.7.

i *b

Donde: C.O. = Costo de ordenar un pedido C.A. = Consumo anual en unidades i b = Costo de mantener el inventario (factor) = Costo unitario del artculo

Frmula del Punto de Reorden ( R )

R = X 6 * S ; de donde la Media X , sin frmula es: X = E X ; y el factor de seguridad ( S ). Su frmula es N

s=oz

As como su desviacin Standard ( O ) Su frmula es :

c ZfX-XP

N-1 Donde: O" - Desviacin estndar X = Consumo mensual 0 S N Z = Tiempo de entrega = Factor de seguridad = Nmero de eventos en el ao = Grado de confianza

X = Media aritmtica El nivel o grado de confianza Z de 1,2, 3, donde se satisface el 68.26%, 95.44% y 99.7% de seguridad. El cual que va de acuerdo al nivel de criticidad del artculo (A, B, C).

4.4.8.2 Tipo de control mximo / mnimo ( M )

Cuando un artculo tiene estadstica de consumos, pero es de menos de 5 eventos en el ao, el clculo de niveles que se utilizar ser de acuerdo a las siguientes frmulas:

Mnimo = MCR * e Mximo = Mnimo + Q

Con respecto al mnimo ; MCR es el mximo consumo razonable del consumo promedio mensual ( X ) o media aritmtica, y adems se debe revisar directamente por un analista responsable de control de inventarios, por si un evento o vale de consumo sufri alguna variacin considerable ( consumo elevado) y 0 es el tiempo de entrega en meses. Con respecto al mximo, el mnimo es el calculado en el prrafo anterior y la Q es la frmula ya conocida.

4.4.8.3 Tipo de control, reposicin inmediata ( R )

En este tipo de control se encuentran aquellos artculos cuyo costo se considera elevado y su consumo espordico. Se debe tener un control directo entre el analista de control de inventarios y produccin; verificando el tiempo de entrega, dado que el control consiste en tener una unidad del artculo en existencia y genera una reposicin inmediata, despus de su consumo.

Por lo general, estos artculos son de fabricacin y/o de importacin y su tiempo de entrega es largo. El tipo de falla impredecible y la influencia en produccin es alta.

4.4.8.4 Tipo de control consumo inmediato ( C )

Son los artculos que requiere el usuario de produccin, sin dar de alta con niveles de mximo y mnimo (apndice B); pero se debe registrar, ya que al tener varios eventos, se solicitar su alta y conjuntar su estadstica de consumos a la nueva codificacin asignada.

4.4.8.5 Tipo de control obsoleto ( O )

Esto es cuando un artculo no tiene consumo, en 24 eventos analizados con produccin o que se declare dado que el equipo donde se utilizaba dej de funcionar; por lo cual se debe promover su venta y obtener un beneficio.

4.6 Flujo de informacin

Para visualizar con facilidad el intercambio de informacin entre los departamentos de una planta Industrial, en el sistema integral de control de Inventarios propuesto ,se elabora un diagrama de flujo (figura 4.3). Los departamentos involucrados son: Almacn Control de inventarios Compras Finanzas Produccin

Los departamentos de almacn y control de inventarios se deben conjuntar, como administracin de materiales. El personal de control de inventarios est fsicamente en el almacn.

La operacin de control de inventarios, como la clasificacin codificaciones, el

de

verificar existencias con una requisicin de consumo,

inmediato para su posible cancelacin, conjuntar sus operaciones con el almacn al depender del rea de administracin de materiales es por eso que todas las operaciones se referencan, como de almacn, aunque las elabore el departamento o seccin de control de inventarios.

Los proveedores intervienen en el flujo de informacin en el momento que compras les asigna un pedido el cual surtirn al almacn. En la figura 4.3 se establece el diagrama de flujo de documentos para operar el sistema propuesto en este estudio que contiene una descripcin general del flujo de documentos entre departamentos, lo cual se describe a continuacin:

Alta de artculo: Produccin lo genera y enva a almacn, el cul clasifica la (Apndice B) codificacin criticidad, niveles y genera su primera

requisicin de artculo controlado (apndice M), la cual enva a compras. Requisicin de artculo : Produccin solicita artculos que almacn no tiene (Apndice C) controlado, con niveles de reposicin o que son

reparaciones. Los enva a almacn, el cual clasifica la codificacin (si sta es repetitiva, lo recomendable es darle de alta con niveles de reposicin y si es reparacin, verificar su histrico), posteriormente lo enva a compras.

( O O c 3 O O x> < D o O
t

< D

" O
C T 3

E
b

O) ( D C O sf 2 3 O)

co

 Vale de consumo: Produccin genera el documento para solicitar refacciones (Apndice D) para el mantenimiento. cantidad solicitada Almacn despacha la

o la

existencia

posible,

registrando el consumo con un folio progresivo, que posteriormente departamentales. finanzas tendr los cargos

Pedido: Compras al recibir las requisiciones (apndice C y M) verifica el tipo (Apndice E) de compra ; pide a sus proveedores el nmero de cotizacin (apndice I), de acuerdo a sus polticas. En reparaciones solicita al proveedor que recoja la pieza en produccin o almacn. Posteriormente coloca el pedido al proveedor designado, enviando sus datos a almacn, para recepcin de material y a finanzas, para revisin de facturas para su pago, en las condiciones pactadas.

Informe de recibo: Almacn verifica que las requisiciones (apndice C y M) (Apndice F) concuerden con los datos del pedido (apndice E), colocado al proveedor que entregue la mercanca a la cual asigna una localizacin idnea o enva el material a inspeccin, verificacin. recibindolo, salvo-

Estando completa la inspeccin,

procede a la elaboracin de informe de recibo, asignando un nmero progresivo. Con la remisin y/ o factura sellada de recibida, el proveedor asistir a finanzas, al pago correspondiente.

 Devolucin al proveedor: Almacn, al verificar algn error al recibir o que (Apndice G) produccin le regresara algn material, por no

cumplir los requisitos, se comunica a compras para que hable al proveedor para recoger la mercanca. Almacn procede a verificar pedido y nmero de recibo, para efectuar la devolucin, informando a compras y finanzas. Modificacin al pedido: Compras elabora este documento, (Apndice H) con las

modificaciones necesarias, ya sea por error o algn cambio inesperado. almacn y finanzas. Se informa al proveedor,

Cotizacin: Compras, al recibir las requisiciones (apndice M: incluye formato (Apndice I) para cotizar, apndice C), y solicitar cotizaciones a los proveedores. Procede a llevar sus datos en este formato, con el cual al asigne el pedido. Crdito y complemento: Finanzas, al recibir la modificacin al pedido (Apndice I) (apndice H), donde ya se proces un informe de recibo y el precio no concuerda con la factura correspondiente, enva al almacn una relacin de la diferencia en valor. Requisicin de artculos controlados: Almacn verifica este documento al (Apndice M) generarse, al llegar a su punto de reorden ( R ) . Tambin la primera vez que se da de alta con el apndice B y se enva a compras. Devolucin al almacn : Produccin, al no utilizar el material, genera el (Apndice N) documento devolucin al almacn, y lo enva al elegir a qu proveedor

almacn, el cual procesa el crdito disminuyendo en los consumos.

4.5.1 Procedimiento General

Como procedimiento general se menciona el flujo de documentos y una actividad genrica que elabora cada uno de los departamentos, a travs del sistema propuesto. Independientemente que en cada empresa se tenga una estadstica y/o un sistema existente, del cual se cargara la informacin al sistema propuesto. El inicio para un control optimo del sistema es como a continuacin se describe.

El departamento de produccin elabora el alta del artculo (apndice B), a controlar, con niveles de reposicin y se enva al almacn, el cual clasifica el artculo por codificacin, de acuerdo a su descripcin, dando de alta al sistema con los datos que se incluyen, donde su tipo de nivel de control es M (Mximo/mnimo). Posteriormente se elabora una requisicin del artculo controlado (apndice M), con niveles de reposicin y se enva al departamento de compras, el cual solicita las cotizaciones necesarias por medio de su catlogo de proveedores, de acuerdo al tipo de compra que sea el artculo requerido, asigna el proveedor colocando el pedido (apndice E), el cual, al momento de surtir al almacn, ste elabora un informe de recibo (apndice F), incrementando su

existencia de unidades. As mismo el departamento de produccin elabora la requisicin de artculos no controlados, para consumo inmediato (apndice C), el cual tambin pueden ser reparaciones a equipos. El almacn igualmente verifica la codificacin que asignar y enviar a compras, procediendo igualmente que

con la requisicin antes mencionada (apndice M). Pero si el almacn detecta antes de enviar a compras que el artculo que ampara es controlado , con

existencia y/o pedidos pendientes de surtir , se cancela la requisicin; pero si el artculo no controlado ya se ha consumido repetidamente, se dar de alta como un artculo controlado con niveles de reposicin en el apndice B, solicitando el almacn a produccin este formato.

Cuando el departamento de produccin necesita alguna refaccin elabora un vale de consumo (apndice D), el cual le enva al almacn para su surtimiento y ste entrega el material; inicindose la estadstica de consumos en los artculos, ya sea si fue surtido total, parcial o negado. As, el departamento de produccin contina consumiendo el artculo, hasta llegar al mnimo para que se genere una

requisicin (apndice M) y al trmino de un ao (12 posibles eventos), a partir de aqu se utiliza el modelo matemtico descrito en este mismo captulo 4 ; que de acuerdo a sus eventos de consumo puede calcularse y el artculo ser tipo de nivel Q, M, R, C y O; con lo cual a travs del tiempo, la estadstica de consumos se enriquece y optimiza el nivel de servicio para mantenimiento en la planta productiva.

Los documentos como la modificacin al pedido (apndice H), en valores y que ya se recibi por almacn y gener un informe de recibo , lo cual hace que finanzas solicite crdito y/o complemento en valor (apndice J).

Otro documento que elabora el departamento de produccin, cuando no utiliza una refaccin es la devolucin al almacn (apndice N), acreditndose a los consumos y a su vez el almacn si algn material no cumpli con lo requerido, genera una devolucin al proveedor (apndice G) restablecindose el pedido original.

Con todos estos documentos, de acuerdo a la informacin que proporcionan y que se elabore un sistema acorde a las tablas que se incluyen en el, captulo 4.6 podrn generarse los reportes necesarios para cada departamento y procedimientos de actualizacin automticos para el funcionamiento ptimo del sistema propuesto.

4.5.2 Caractersticas del sistema

El sistema debe tener control sobre los siguientes aspectos:

control de inventario catlogo de inventaro control de entradas y salidas de los inventarios saldos de los inventarios costo de inventario estadstica de consumo estadstica de pedido catlogo de proveedores control de mximos y mnimos, punto de reorden toma fsica de inventario listado de diferencias de inventario (con respecto a la toma fsica) costo de las diferencias de la toma de inventario (con respecto a la toma fsica)

consumos de inventario estadstica de requisiciones pendientes de colocar estadstica de pedidos pendientes de surtir

Estos puntos son importantes para el buen funcionamiento del sistema integral propuesto. Nota: Las requisiciones-pedido y vales de consumo deben generarse a nivel partida nica.

4.6 Tablas para la base de datos

En este punto se presentan tablas que son necesarias para tener un sistema automatizado, que tenga las caractersticas propuestas en este estudio. Las tablas son las siguientes:

Tabla de artculos Tabla de tipo de unidad Tabla de almacn Tabla de tipo de nivel de inventario Tabla de codificaciones Tabla de divisiones de codificaciones Tabla de grupo de divisiones de codificaciones Tabla de descripciones de artculo Tabla de nmero de criticidad Tabla tipo de criticidad del artculo Tabla de tipo de material Tabla tipo de falla Tabla de influencia en produccin

Tabla de costo de mantener " i " Tabla de costo de ordenar Tabla de departamentos Tabla de cuentas Tabla de sub-cuentas Tabla de sub-sub-cuentas Tabla de requisicin Tabla de tipo de requisicin Tabla de pedido Tabla de proveedores Tabla de productos que ofrece el proveedor Tabla de ciudad Tabla de estado Tabla de pas Tabla de recepcin de material Tabla de clave de surtida Tabla de devolucin almacn / proveedor Tabla de tipo de devolucin almacn / proveedor Tabla de consumos Tabla de crditos y complementos Tabla de tipo de ajuste Tabla de ajuste crdito / complemento

Tabla de Artculos Codificacin de artculo Inspeccin de calidad Tipo de unidad tipo de criticidad Existenera Uso del artculo Nmero de almacn Fecha de alta de art. Tipo de Nivel Piezas instaladas Q/Mximo Piezas neces para repar. R/Mnimo Tipo de material Nmero de Depto.

Localizacin

Tabla de codificaciones Nmero de division nmero de grupo nmero consecutivo

Tabla de descripcin de articulo. Codificacin de artculo Descripcin de artculo nmero de parteo pieza numero de efibujoo croquis

Tabla de Tipo de Unidad tipo de unidad descripcin de unidad

Tabla de Almacn Nmero de Almacn Nombre de A l m a c n

Tabla tipo de nivel de inventarlo Tipo de nivel descripcin tipo de nivel

Tabla de Divisiones de codificacin Nmero de division Descripcin de division

Tabla de grupos de divisiones de codificacin Nmero de division Nmero de Gruoo Descripcin de grupo

Tabla de nmero de criticidad

Codificacin de artculo Influencia en produccin Tipo de falla Tipo de compra Tipo de criticidad

Tabla de tipo de criticidad de artculo

Clave autorizada cantidad A cantidad B cantidad C

Tabla Tipo de material

Tipo de material descripcin tipo de material

Tabla tipo de fella

Tipo de Falla descripcin tipo de falla

Tabla tipo de criticidad de artculo

nmero de criticidad Descripcin nmero de criticidad

Tabla de influencia en produccin

Influencia en Produccin

Descripcin de influencia n produccin

Tabla de Costo de Mantener Mi"

Clave Autorizada Costo de Manten e r j

Tabla de costo de ordenar

Tipo de Costo de Ordenar (CO)

comDra

Tabla tipo de compra

Tipo de compra Descripcin tipo de compra

Tabla de Departamentos Numero de Depto. descripcin depto.

Tabla de Cuentas Nmero de Descripcin cuenta de cuenta

Tabla de sub-cuentas Nmero de cuenta Numero de Descripcin sub-ctas de sub cta.

Tabla de sub-sub-cuentas Nmero de Cuenta Nmero de sub-cta Nmero de sub-sub-cta Descripcin de ssub-cta

Tabla de requisicin Nmero de reauisicion Nombre de usuario Codificacin Feche de elaboracin Telfono Fecha de entrega cantidad a pedir valor estimado Aplicacin contable

Puesto

Tabla de pedido Numero de pedido Codificacin Numero de requisicin Cantidad a pedir Costo unitario Descuento por pronto pago % Condiciones de pago

Flete pagado

Flete por cobrar

Nmero de fecha de concurso concurso

Nmero de proveedor

Clave de Consignar a: surtido (f/p)

Puerto de entrada

Permiso de Facturar a: importacin

Entregar a:

Tablatipode requisicin Tipo de requisicin Descripcin tipo de requisicin

Tabla de proveedores Numero de proveedor Nombre o razn s oc. Direccin fsica Direccin fiscal R.F.C. Telfono Extencin

fax

E-mail

Nmero de ciudad

Nmero de estado

Nmero de pais

Codigo postal

Contacto

Tabla de productos que ofrece el proveedor Nmero de proveedor Divisin Grupo

Tabla de Pas Nmero de pas Nombre de pas

Tabla de Estado Nmero de estado Nombre de estado

Tabla de Ciudad Nmero de ciudad Nombre de ciudad

Tabla de recepcin de material Nmero de informe de recibo nmero de pedido fecha de recepcin nmero de almacn codificacin cantidad recibida gua de transporte

inspeccin de calidad

remisin/ factura

f/p clave de surtido

Tabla clave de surtido Clave de surtido Descripcin clave de surtido

Tabla de devoluciones Almacn / Proveedor Nmero de folio Tipo de devolucin (alm-provee) Depto. solicitante Aplicacin contable Contrato orden de trabajo Codificacin Cantidad a devolver

Motivo de devolucin

Localizacin

Nmero de almacn

Tumo en que se solicita

Nmero de pedido

Fecha de devolucin

Tabla de tipo de devolucin Almacn/ Porveedor lipo de devolucin Uescnpcin devolucin

Tabla de consumos Nmero de codificacin Folio de consumo Nmero de almacn Depto. solicitante Aplicacin contable Contrato orden de trabajo Cantidad solicitada

Cantidad surtida

Turno en que se solicita

Uso

Fecha de consumo

Tabla de crditos y complementos

nmero de codificacin Tipo de folio de ajuste crdito / crdrto/comp complemento fecha de elaboracin valor total remisin/ factura

Tabla de tipo de ajuste crdito / complemento Tipo de ajuste

Cred/comD.

Descripcin de Ajuste Cred/comp.

4.7 Conclusin

El sistema integral que aqu se propone se desarroll teniendo en cuenta la aceptacin del mismo, por parte de los usuarios potenciales del sistema. El anlisis del sistema se realiz con los departamentos involucrados, de los cuales se compone la informacin ya que los datos a utilizar son compartidos para el funcionamiento operacional de la empresa.

CAPTULO 5

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 Introduccin

En las empresas Industriales, el ambiente est cambiando rpidamente, como respuesta a los cambios competitivos en la globalizacin. Las organizaciones tienen la necesidad de utilizar una metodologa en la planeacin y control de inventarios, lo propuesto en esta tesis.

5.2 Conclusiones

El propsito de este estudio es la sistematizacin integral, con la cual fluya la informacin dada, mediante la retroaliamtacin cclica del proceso. Al controlar la totalidad de los artculos necesarios para el mantenimiento en produccin, manteniendo un nivel de servicio de abastecimiento ptimo, se

reduce el costo del inventario, con una rotacin mayor. Con la informacin oportuna, podemos tomar decisiones acertadas optimizando la produccin. Con la integracin del sistema, visualizamos, que los departamentos estn interrelacionados, por lo tanto, sus datos son compartidos, conjuntando la informacin aplicada en la organizacin.

5 3 Recomendaciones

Recomiendo el uso del sistema integral propuesto, con lo cual, el personal de produccin, que es el usuario final de las refacciones. Debe responsabilizarse, con el fin de que incluyan la totalidad de los artculos necesarios, para el mantenimiento de la planta productiva; adems los artculos de los equipos

nuevos, as como los que se cambiarn, y con tiempo, comunicar a control de inventarios para que les modifique el tipo de nivel de control, evitando compras innecesarias, as como su obsolescencia en el inventario.

En los apndices se sugieren formatos a utilizar, los cuales son necesarios para responsabilizar a los usuarios del sistema, ya que al efectuarse una auditora se cumplan con las normas, polticas y procedimientos, de acuerdo a cada planta industrial. El desarrollo del sistema integral concluye con la elaboracin de tablas de base de datos relacional, aplicable a lenguajes con esta plataforma. Por lo tanto, recomiendo se elaboren programas que exploten en su totalidad la informacin, para que a su vez la toma de decisiones por la alta direccin de la empresa en base a esta informacin, sea oportuna y acertada.

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[NS96]

LISTADO DE FIGURAS
Nmero de figura Descripcin Pag.

Fig. 3.1 Fig. 3.2 Fig. 3.3 Fig. 3.4 Fig. 4.1 Fig. 4.2

Ejemplo de Inventario Clsico Ejemplo de clasificacin de inventarios ABC Sistema de Inventario Q/R, con fluctuacin

15 20 21 28 58 60

Distribucin normal, medidas de tendencia central, y dispersin Anlisis de criticidad y demanda Anlisis de criticidad en combinacin con la demanda

Fig. 4.3

Diagrama de flujo de documentos

69

C u e s t i o n a r i o no. 1 'Empresa: Giro: No. de Empleados: "Nombre y Puesto:

'Opcional 1-

Produccin

E n q u e nivel le surte el A l m a c n , los artculos q u e necesita para Mantenimiento? I I I l I l satisfecho (ms del 9 5 % ) suficiente (90 al 95%)

insuficiente ( m e n o s de 9 0 % ) G e n e r a requisiciones urgentes

2.I I 3.L 4 I | I |

s no

I j

I |

s, algunas v e c e s no, algunas v e c e s

Solicita ud. Material urgente directo al proveedor s no l I I I s, algunas v e c e s no, algunas v e c e s

La totalidad d e los artculos que necesita para un mantenimiento e s t n controlados por a l m a c n s no | I | I s, algunas v e c e s no, algunas v e c e s

*Si contest no cul es la razn?

5 ~ I L | ]

Q u tipo d e material le niega m a s el a l m a c n ? Local, Nacional Importacin Fabricacin *Enumere progresivo 1,2, 3

Cuestionario no. 1 Produccin

6.Cuando solicita a sistemas alguna modificacin o un reporte, transac cin o solicita incluir un nuevo dato, el tiempo de respuesta es: I I 7.l I Rpido, de 1 a 3 das Lento, ms de 3 das El sistema que utiliza actualmente, cubre todas sus necesidades en el rea. I I 8.I I 9\ I I I s no | I | l s, algunas veces no algunas veces

El sistema que utiliza fue analizado conjuntamente con ud. s no I | I \ s, algunas veces no algunas veces

Usted requiere un sistema integral donde la totalidad de los artculos sean controlados por almacn, aunque implique trabajo adicional. I l I I s no I I I I s, algunas v e c e s no algunas veces

Observaciones (comentarios que usted crea convenientes o que no se cuestionaron)

Cuestionario no. 2 Almacn

'Empresa: Giro: N o . de E m p l e a d o s : ' N o m b r e y Puesto: "Opcional 1 E n que nivel le surte a los usuarios ios artculos que necesita para un mantenimiento? | l I 2.| I ] satisfecho suficiente (ms del 9 5 % ) (90 al 95%)

insuficiente (menos de 9 0 % ) La totalidad de los artculos que solicitan los usuarios para un Mantenimiento estn contolados

l I 3.| l 4.j

| |

s no

I I

I I

si, algunas veces no, algunas v e c e s

Recibe requisiciones urgentes j s no | | | l si, algunas veces no, algunas veces

Los usuarios reciben directamente material d e proveedores, porque no hay pedido registrado [ | s no I | I | si, algunas veces no, algunas

veces

Le falta rea de almacenaje por artculos que regresan los usuarios o compras [ L 6 ] ^ s no | | j \ si, algunas v e c e s no, algunas v e c e s

Cuando solicita a sistemas alguna modificacin o un reporte, transaccin o solicita incluir un nuevo dato; el tiempo de respuesta es: [ I Rpido, de 1 a 3 das

1 de 2

Cuestionario no. 2 Almacn

I 7.I I 8.| | 9.| | | I | Lento, ms de 3 das El sistema que actualmente utiliza cubre todas sus necesidades s no I 1 I I si, algunas veces no, algunas veces

El sistema que actualmente utiliza fue analizado conjuntamente con u< s no | 1 | 1 si, algunas veces no, algunas veces

Usted requiere un sistema integral donde la totalidad de los artculos sea controlada por almacn, aunque implique trabajo adicional. I I | 1 s no | | | | si, algunas veces no, algunas veces

Observ aciones

C u e s t i o n a r i o no. 3 C o m p r a s 'Empresa: Giro: No. de Empleados: *Nombre y Puesto:

"Opcional 1.La totalidad d e las requisiciones las coloca como pedido, d e acuerdo a sus tiempos solicitados. I I 2.I I s no I I I l s, algunas v e c e s no, algunas v e c e s

C u m p l e con ei tiempo d e entrega solicitados por el usuario e n su requisicin. I I I I s no I I | s, algunas v e c e s no, algunas v e c e s

3.I I 4l I

El usuario solicito directamente al p r o v e e d o r s no I I I \ s, algunas v e c e s no, algunas v e c e s

El usuario solicita requisiciones segn muestra y son artculos d e patente. I I l I s no I I I I s, algunas v e c e s no, algunas v e c e s

5.-

Las requisiciones q u e recibe tienen todos los datos para su colocacin (ejemplo: descripcin, dibujo, croquis, medida, e t c . ) . I l I l s no I | I | s, algunas v e c e s no, algunas v e c e s

6.-

C u a n d o solicita a Sistemas alguna modificacin o un reporte, transaccin o solicita incluir un nuevo dato, el tiempo d e respuesta es:

Cuestionario no. 3 Compras

I I 7.I I Rpido, de 1 a 3 das Lento, m s de 3 das El sistema que utiliza actualmente, cubre todas sus necesidades en el rea. 1 I 8.I I 9.| 1 I I s no I I I I s, algunas veces no, algunas v e c e s

El sistema que utiliza fue analizado conjuntamente con ud. s no | I | 1 s, algunas veces no, algunas veces

Usted requiere un sistema integral donde la totalidad de los artculos sean controlados por almacn, aunque implique trabajo adicional. I 1 1 I s no | I 1 I s, algunas veces no, algunas v e c e s

Observaciones (comentarios que usted crea convenientes o que no se cuestionron)

2 de 2

Cuestionario no. 4

Cuestionario para evaluar la hiptesis (punto 2.3), el cual se utiliza para entrevistar a los usuarios dos veces; antes y despus de conocer los beneficios del sistema integral propuesto.

Empresa Giro No. de empleados Nombre y puesto

Favor de contestar marcando el rango de acuerdo a la necesidad de requerimiento de un sistema.

Rango:

I 1

I
2

I
3

I
4

I
5

Los puntajes ms altos indican mayor grado de requerir un nuevo sistema.

Idei

Solicitud de alta de artculos Requirimientoa rte Informacin de los articula a controlar Fecha: Depto. Solicitante Almacn:

Descripcin Completa (Nombre Dibujo, Versin, Catlogo, Caractersticas, Medidas, Marca y/o equivalente) Equivalente: Uso: Piezas Instaladas

Piezas Necesarias para reparacin Correctiva: Influencia en produccin 1) Para 2) Merma 51-99% 2) Predecible 3) Merma 1-50% 4) Sin influencia Tipo de falla 1) impredecible (instantnea)

Niveles sugeridos

Mnimo Mximo

Tipo de Compra 1) Importacin 2) Taller o Fabricacin 3) Nacional 4) Local

Tipo de Unidad Cant, piezas 1 pieza 2 juego 3 metro 4 litro 5 kilo 6 tonelada

Tipo de Material 1 No-perecedero 2 Perecedero 3 Degradare 4 Peligroso 5 Controlado*

Controlado por dependencia gubernamental

Inspeccin de calidad Si No

Valor Estimado

Uso exclusivo de Control - Control de Inventarios Codificacin Critcidad 1,2,3 Tipo de Articulo. A B C

Observaciones

Vo. Bo. Control de Inventarios

Solicitante

Nota: favor de enviar esta solicitud a Control de Inventarios y Aclarar cualquier duda

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Vale de consumo
tolin consecutivo de almacn: l ' No. de vale 41633 Uso: r Ve*'-* Cantidad Solicitante: Nombre: surtida Nmero de Almacn No. depto Vale de Almacn Aplicacin contable iFecha: d-m-a li / r fr' Contrato orden de trabajo

solicitante ' ? - . o . . v . . ... . : Cantidad solicitada

f:

, *

T; restante I IA

,v.

Codificacin T. De U. -t , -vV"

1 Existencia 1

Tumo en que se solicita 1 1C : - A B Firma del despachador: " W

Firma: ;

.' V -H

PEDIDO
=echa: d-m-a: / Nmero de Pedido
3

Entregar en: Num de Comprador Facturar a: Consignar a:

Fecha de entrega: d-m-a / / Condiciones de pago descuento: Concurso No. Fecha: Puerto de entrada: Permiso de Importacin: Cant. T.U. Prec. Unit. Total %

roveedor:

^o. Proveedor Contacto: Part. Codificacin

Transporte: Flete Paoado 1 Por cobrar 1 Descripcin

Observaciones:

Sub-total IVA % Total

Comprador (Nombre, telfono y firma)

Informe de recibo
Localizacin Inspeccin calid. Informe de Recibo Si 1 1 No 1 Proveedor Nombre: Nmero de Pedido Codificacin Del Aim. No Fecha: dd/mm/aa Informe de Recibo

Nmero:

Remisin/Factura

r. U.

Cantidad Recibida

Costo Unitario Gui a de Trans porte

Descripcin Total No. de pedimento aduanal

P/F

Devolucin al Proveedor
Informe de recibo Devolucin al Proveedor Proveedor Nmero: Nombre: Nmero de Pedido Codificacin Del Aim. No. Fecha: dd/mm/aa Num. de devolucin

Remisin/Factura

r. U.

Cantidad Que se reareso

Costo Unitario

Descripcin Total

P/F

Firma y nombre del Proveedor:

MODIFICACION AL PEDIDO
:

echa: d-m-a: / Nmero de Pedido reveedor

Entregar en: Num. de Comprador Facturar a: Consignar a:

Fecha de entrega: d-m-a / / Condiciones de pago descuento: Concurso No: FechaPuerto de entrada: Permiso de importacin: Cant. T.U. Prec. Unit. Total %

No. Proveedor: Contacto: Part. Codificacin

Transporte: Flete Pagado Descripcin

Observaciones:

Sub-total IVA % Total

Comprador (Nombre, telfono y firma)

Informe de Crdito
Informe de Crdito Informe de Complemento Proveedor Nmero: Nombre: Nmero de Pedido Codificacin Tipo Uni. Costo total Al Aim. No. Fecha: dd/mm/aa Informe de recibo

Remisin/Factura

Descripcin

APNDICE

Ejemplo de catlogo de divisiones

Catlogo de Divisiones 01 03 06 09 12 15 18 21 24 27 29 32 34 37 39 42 45 48 54 60 63 66 69 72 75 78 81 84 87 90 93 96 97 98 99 Abrasivos Aceros Equipo de cmputo Equipo de limpieza Artculos de Seguridad Baleros y Chumaceras Bombas y sus Refacciones Cilindros, Engranes y Piones Combustleo y Lubricantes Empaques, Juntas, sellos y filtros Equipo elect. y refacciones Equipo de traccin y movimiento (gras y montacargas) Ferretera Herramientas Manuales Herramientas para mquinas Instrumentos y medicin Artculos de laboratorio lminas y placas maderas y moldes materia para empaque materiales y aleaciones materiales y refacciones partes para carros, trenes y va frrea partes para mquinas especiales Poleas y bandas Pinturas y barnices Papelera y artculos de oficina refacciones manufacturadas soldaduras Tomilleria Tubera y conexiones valvulas y refacciones reparaciones consumos inmediatos varios

APNDICE

Ejemplo de catlogo maestro de divisiones

Catlogo Maestro de Divisiones y grupos Divisin 01 Divisin 01 Grupo 010 020 040 050 060 070 080 Abrasivos Descripcin Esmeril aceite esmeril disco Esmeril lquido Esmeril papel Esmeril piedra Esmeril polvo Esmeril rueda

Division 03 Divisin 03 Grupo 010 020 040 050 080

Aceros Descripcin Acero Acero Acero Acero Acero Cuadrado cold rolled Hexgonal Inoxidable Redondo

Division 15 Divisin 15 Grupo 010 020 090 160 180 230 290 330 400 450 460 480

Baleros y Chumaceras Descripcin Aetna American Bower Dodge Fabrir Hyatt Me. Hill New departure Rollway S.K.F S.N.R. Timken

Ejemplo de catlogo maestro de divisiones

490 510 520 530 540 550 560 570 590 Torrington Chumaceras Chumaceras Chumaceras Chumaceras Chumaceras Chumaceras Chumaceras Chumaceras

Dodge Fafnir lnk belt R.E.X. Seal Master S.K.F. Steyer varas

Demanda de crticidad
Demanda A, 6, C Rango de Valores : A > B > C Los rangos los establecen entre Finanzas y control de inventarios. La crticidad 1, 2, 3 se establece con los datos proporcionados por produccin en el Alta de artculos (Apendice B). Influencia en Proceso 1 ) Para totalmente 2) Merma 51 - 99% 3) Merma 1 - 50% Tipo de Falla 1) Impredecible (instantneo) 2) Predecible 1) 2) 3) 4) 3_ 324 414 422 424 Tipo de Compra Importaci Taller o fabricaci Nacional Local

111 121 121 211 221 311

1 112 122 122 212 222 312

113 114 123 123 213 223 313

2 124 214 224 314 321 322 411 412

323 413 421 423

Ejemplo Artculo:

Rango de valor= A Influencia en produccin -1 Tipo falla =2 Tipo compra = 1 Crticidad = A1

Devolucin de Material
Devolucin de Material al Almacn No. de vale 41633 Nmero de No. depto
r

echa: d-m-a
; /

^7..

Aplicacin contable Contrato orden de trabaio a- . O i J < ^ solicitante r i , Almacn . . v . . . . Codificacin T. De U. Descripcin . H - ' s " V * * ' ^ ' I IA Firma: i. , Turno en que se solicita l e r: ' c Firma de recibir en Aim.: ic.?" t

Localizacin: 1 Solicitante: Nombre: V

-> '. -fe * V - > - f '

vr

GLOSARIO
Cve. Descripcin

Q R 9 C.O. C.A. i b X X EX S Z
a

Cantidad a pedir (lote ptimo de compra) Punto de reorden Tiempo de entrega Costo de Ordenar un pedido Consumo Anual en unidades Costo de mantener el inventario (factor) Costo unitario del artculo (compra) Consumo Mensual Media Aritmtica Sumatoria de consumos Factor de seguridad Grado de confianza Desviacin estndar Base de Datos Tipo de nivel reposicin inmediata Tipo de nivel Mximo Mnimo Tipo de nivel consumo inmediato Mximo consumo razonable Nmero de eventos en el ao

BD R M C MCR N

Cve.

Descripcin

Ho Hi
(XI

Hiptesis nula Hiptesis de investigacin Media de la muestra (antes)

M 2 R.F.C. e-mail L.A.B. IVA

Media de la muestra (despus)

Registro Federal de Causantes Direccin de correo electrnico Libre a bordo Impuesto al valor agregado

RESUMEN AUTOBIOGRAFICO
Grado a obtener : Especialidad: Ttulo de la tesis: Maestro en Ciencias de la Administracin Sistemas Sistema integral de control de inventarios para mantenimiento en planta industrial. Rama profesional: Abastecimientos y comercializacin Lugar y fecha de nacimiento: Monterrey, Nuevo Len; 29 de octubre de 1949 Nombre de los padres: Pedro Aguilar Ferreyra Carmen Rosa Martnez de Aguilar Estudios: Ingeniero Mecnico Administrador, U.A.N.L., F.I.M.E.

Experiencia profesional:

Gerente de operaciones

Tcnica y Suministros, S. A.

1993 a la fecha

Maestro

Facultad de Ciencias de la Comunicacin, U.A.N.L.

1993 a la fecha

Gerente Administracin de Materiales Superintendente de Administracin de Materiales

Banobras - FUMOSA

1986 - 1992

FUMOSA

1985 - 1986

Jefe de Control de inventarios FUMOSA

1983 - 1984

Jefe de Sistematizacin Analista programador de sistemas Jefe de almacn Jefe de compras almacenes

FUMOSA FUMOSA

1980 - 1982 1975 - 1979

FUMOSA Crculo Azul, S.A.

1972 -1974 1968 - 1967

Particip en el anlisis, diseo y desarrollo de sistema administrativos (Abastecimientos, nominas) y de operacin (mantenimiento preventivo).