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LA CARTA COMERCIAL 1.2. CONCEPTO Es una comunicacin escrita que cursa una empresa con otras empresa, una empresa con una persona natural o una empresa con sus empleados. La comunicacin es interna cuando se da entre la empresa y sus empleados. Ejemplo: memorandos, circulares internas y solicitudes de los empleados. La comunicacin es externa cuando se da entre personas de varias empresas. Ejemplo: una empresa solicita a otra envio de materia prima. 1.3 MRGENES Los mrgenes de una carta comercial estan sujetos a la extensin de la carta: Superior Izquierdo Derecho Inferior 3 4 cm 3 4 cm 2 3 cm 2 3 cm

Encabezados de las pginas subsiguientes entre 2 y 3 cm .

1.4 MODELOS Para efectos de esta norma se establecen dos modelos para la diagramacin de la papeleria asi: 1.4.1 Modelo 1: Comprende tres zonas: - En la zona 1 se esribe el membrete que es la inscripcin impresa del conjunto de datos que identifican a una persona natural o jurdica; as: Logotipo: Smbolo que identifica a una empresa. Razn social: Nombre que identifica a una empresa. Nit. o Rut: nmero de identificacin tributario registro nico tributario. - En la zona 2 se escribe: La direccin, telfono, fax, e-mail, apartado areo, ciudad y pas si se requiere. - En la zona 3 se deja el espacio en blanco para efectos de radicacin de la empresa a donde es enviada. 1.5 ESTILOS 1.5.1 Estilo Bloque Extremo: Todas las lneas parten del mrgen izquierdo. 1.5.2 Estilo Bloque: Las lneas de nmero, fecha, asunto (si lo hay), nombre del remitente y cargo se colocan partiendo del centro hacia el mrgen derecho. 1.6 PARTES DE LA CARTA

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rea: TECNOLOGIA E INFORMATICA 2 APLICACIN DE TECNICAS DE OFICINA La carta comercial comprende las siguientes lneas: - Lneas Principales - Lnea Opcional (asunto) - Lneas especiales.

1.6.1 Lneas Principales. Son lneas que aparecen en toda carta comercial - Nmero
El nmero debe ser consecutivo segn lo establece el cdigo de comercio. Se escribe de dos a tres interlineas de la margen superior (zona 1) y comprende cinco dgitos iniciando con el 00001 hasta el 99999. Se puede continuar con el consecutivo al cambiar el ao o se puede volver a iniciar la numeracin ; queda a criterio de la empresa. Al nmero consecutivo se le puede agregar el cdigo de la dependencia. Ejemplo: SG-00087 .

- Ciudad y fecha de origen

En la Fecha van los datos del nombre de la ciudad de origen y la fecha de envo, se escriben de dos a tres interlineas del nmero y en forma completa, en orden de da, mes (en minscula) y ao sin separarlo con punto. Ejemplo: Piedecuesta, 25 de marzo de 2001

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- Datos del destinatario Los datos del destinatario se dirigen de forma personalizada, es decir a un funcionario especifico, se escriben de cuatro a seis interlineas de la ciudad y fecha de origen. Estos datos pueden ocupar hasta ocho lneas, sin sobrepasar la mitad del escrito y la interlineacin sencilla. Comprende: - Tratamiento. Puede ser de cortesa como: Seor, Seora o Seorita o acadmico como: Doctor(a), Licenciado(a), Ingeniero(a), Economsta y se escribe con mayscula la inicial. - Nombre del destinatario. El nombre del destinatario se ubica en la segunda lnea. Se escribe a una interlnea del tratamiento con mayscula inicial o mayscula sostenida; de preferencia se escriben los dos apellidos y nombres completos y no se utiliza negrilla. Ejemplo: Seora Martha Daz Prez Seora MARTHA DAZ PREZ
- Cargo. El cargo se escribe con mayscula inicial, a una interlnea si el nombre del cargo es demasiado extenso puede repartirse en dos lneas para guardar la armona con los datos restantes. Ejemplo: Gerente General - Empresa. La empresa va en la lnea siguiente del cargo, a una interlnea con mayscula inicial y la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, o sigla o acrnimo, as: En caso de nombre completo, la escritura se efecta con mayscula inicial y respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razn social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de la razn social, se escriben en mayscula sostenida. Con punto o no, segn lo haya registrado la institucin ante la Cmara de comercio. Ejemplo: Fibras Plsticas S.A. I.C.B.F. BCH Los acrnimos conformados por varias letras extractadas del nombre completo de la razn social se escriben con mayscula inicial. Si se desea destacar el acrnimo, puede digitarse en mayscula sostenida. Ejemplo: Sena o SENA ICONTEC o Icontec CEDECO o Cedeco

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rea: TECNOLOGIA E INFORMATICA 4 APLICACIN DE TECNICAS DE OFICINA - Direccin o apartado. Se utiliza una de las dos. En la carta se escribe la mismadireccin que se registra en el sobre. Se dejan dos espacios a mquina o cuatro a computador, entre el nmero de la calle y el de la puerta o se emplea opcionalmente la abreviatura de nmero (No.). No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida y dems. Ejemplo: Seora MARA ANGLICA RUIZ PREZ Jefa de Proyectos Carvajal S.A. Calle 75 38-42

Doctor JOS ARCADIO PEA PARRA Director General Seguros Bolivar Apartado areo 47947 -Nombre de la ciudad. Se escribe con mayscula inicial a una interlnea de la direccin o apartado si lo hay. No se subraya ni se coloca punto. La ciudad se identifica por su nombre, aun tratndose de correspondencia local. Cuando se necesita aclarar la divisin geogrfica, se escribe coma (,) despus de la ciudad y a continuacin la divisin geogrfica. Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del pas en la misma lnea de la ciudad o en la lnea siguiente, dependiendo de la extensin de los datos. Ejemplo para destinatario local: Bucaramanga, 25 de marzo de 2014 Seora MARA ANGLICA RUIZ PREZ Jefa de Proyectos Carvajal S.A. Calle 75 38-42 Bucaramanga

Ejemplo para destinatario de otra ciudad: Bucaramanga, 25 de marzo de 200_ Doctor JOS ARCADIO PEA PARRA Director General Seguros Bolivar Apartado areo 47947 Santaf de Bogot D.C. (D.C. solamente se escribe en los datos del destinatario, se omite en la fecha) Doc. Rubiela Barn B. COLEGIO ELISEO PINILLA RUEDA GRADO ONCE

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- Texto o cuerpo de la carta El texto Es el mensaje que se transmite al destinatario. Est contenido en uno ovarioa prrafos. Se escribe a una interlinea entre renglones y a dos entre prrafos y se debe redactar en forma clara, breve, directa, sencilla y cortes; de preferencia se debe expresar en primera persona del plural (nosotros) ya que representa a un grupo empresarial, as se trate de un solo firmante. Se debe utilizar el tratamiento de usted y es muy importante que la carta no presente errores tcnicos, ortogrficos, gramaticales ni de puntuacin. Se debe tratar un solo tema por carta. En las comunicaciones comerciales se omiten los temas personales. Inicie de cuatro a seis interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto ni saludo independiente. Comience a tres interlineas del asunto o del saludo independiente, cuando los hay. El texto siempre debe digitarse en modo justificado.

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rea: TECNOLOGIA E INFORMATICA 6 APLICACIN DE TECNICAS DE OFICINA - Despedida

La despedida es una expresin de cortesa que se escribe a dos interlneas del texto, tanto estilo bloque extremo, como estilo bloque; puede emplearse una palabra seguida de coma o una frase terminada en punto. Ejemplos de despedida breve seguida de coma (,): Atentamente, Cordialmente, Sinceramente, Ejemplos de despedida con frase de cortesa terminada en punto (.): Agradecemos su gentil colaboracin. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin. Para nosotros es un gusto servirle.

- Datos del remitente El Remitente es el nombre que se sita de cuatro a seis interlineas de la despedida, y en concordancia con el nombre del destinatario, se escribe en mayscula sostenida a con mayscula inicial. El cargo se anota en la lnea siguiente, a una interlnea del nombre del remitente con mayscula inicial, sin centrar.

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El funcionario responsable firma encima del nombre mecanografiado. En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno debajo del otro o en pareja. En caso de ms de dos firmantes, si el nmero es impar, el ltimo se centra. Ejemplo: Carlos Andrs Prez Rueda Gerente General

1.6.2 Lneas especiales -Anexo o Anexos - Copia - Identificacin del transcriptor.

El anexo. Se emplea cuando junto a la carta se envan otro documentos (cheques, letras, pedidos, facturas, folletos, catlogos, etc.). La lnea de anexos permite al remitente y al destinatario verificar el envio y recibo de ellos. Si se quiere se detalla en el texto al final de la carta a dos interlineas del firmante contra el mrgen izquierdo la palabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se anuncia la cantidad; de preferencia se clarifican el nmero de hojas o el tipo de anexo. Ejemplo: Anexo: uno (cinco hojas) Anexos: tres (dos usbs y un cheque) Anexos: tres (nueve hojas)

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La copia se pone a dos reglones del firmante o a dos reglones del anexo si los hay, contra el mrgen izquierdo, se escribe la palabra Copia, seguida de dos puntos (:). A dos espacios se relacionana los destinatarios, as: tratamiento, nombre, cargo y empresa, pero si se dirige a un funcionario de la empresa se omite la empresa. Se utiliza interlineacin sencilla. Se puede escribir de dos formas: - En lnea separada. Copia: Sr. Andrs Pez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A: Dr. Fabio Pedraza Daz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A. - En lnea seguida. Copia: Seores Andrs Pez Rueda, Gerente Financiero, Camacol S:A.; Dr. Fabio Pedraza Daz, Jefe de Operaciones, Carvajal S.A. Las copias fijas para el archivo no se enuncian, por ser reglamentarias de una empresa. La identificacin del transcriptor a dos interlineas del firmante o del ltimo rengln escrito, se anota el nombre con mayscula inicial e inicial del apellido de la persona responsable de transcribir el documento, y se recomienda utilizar letra mas pequea; en caso de nombre compuesto, es conveniente escribir uno de los dos. Ejemplo: Andrea P. Para mujer R. Celis. Para hombre Nota: Si la persona que firma es la misma que escribe el documento, no se necesita identificacin del transcriptor. Cuando la persona que redacta es diferente a la que firma, sita su rbrica contra el margen inferior izquierdo, en la copia para el consecutivo de correspondencia.

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Estilo Bloque Extremo:

NOTA:

Para cartas de un prrafo es conveniente modificar los lmites de medidas convencionales: - 6 interlneas para iniciar destinatario - El prrafo a interlineacin de uno y medio o dos y el doble para la despedida. - Las lneas especiales se pueden separar por 3 interlneas. - No se cambia la interlineacin sencilla para los datos del destinatario y remitente. 3 interlneas entre el margen superior y el nmero

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EJERCICIOS DE APLICACIN Transcribir las siguientes cartas, en estilo bloque extremo. Tenga en cuenta que la lnea oblicua indica punto aparte, coloque fecha actualizada, y nmero. CARTA 1 Membrete: Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Regional Guajira/Riohacha/El instructor de Produccin de Documentos Empresariales seor Juan Luis Rodrguez, enva una carta al seor Miguel Tobias Simanca/Coordinador Tcnico/Instituto de Carreras Tcnicas/Valledupar/ el texto es el siguiente/Esta carta est escrita en estilo bloque extremo. Es la presentacin ms sencilla, econmica en tiempo y que requiere menos esfuerzo, por iniciar todas las lneas desde el margen izquierdo/Este estilo no es muy artstico por tener recargado todo el peso en un solo lado; sin embargo, conviene conocerlo porque todos los dems estilos son modificaciones de ste. Tambin es posible que su jefe lo prefiera en algunas ocasiones/Note adems que no hay puntuacin despus de las lneas especiales, por haberse acogido la puntuacin abierta, y que el texto est escrito a espacio sencillo, con dos espacios verticales entre prrafo/Adems la (el) digitador (a) de textos debe tener mucho cuidado en su presentacin, como es sabido la carta comercial no debe llevar errores mecanogrficos, ni ortogrficos entre otros/copia: Doctor Francisco Cifuente, Jefe de Control Interno, Doctor Alvaro Olarte, Coordinador de Servicio a la Formacin Profesional/Anexo: Original y dos copias del modelo de carta(Identificacin del transcriptor. CARTA2 El seor Rangel Gonzlez, Jefe rea Recursos Financieros de Contables Limitada, con sede en la ciudad de Riohacha, pero adems se le enva copia al seor Luis Fabra, actualmente Jefe de la Oficina de Contabilidad e Ingrid Nogueira, Auxiliar de Contabilidad/La carta est dirigida a la seora Katty Brito, quien se desempea como Jefa de Compras del Almacn Homo, apartado 391 en la ciudad de Medelln/Estamos muy agradecidos por su pedido de 1000 camisas hechas a travs de nuestra representante, seorita Dairis Gmez/Naturalmente, nos causa gran satisfaccin recibir un pedido de un nuevo cliente y confiamos que ser el comienzo de una larga y mutuamente beneficiosa relacin comercial/No dudamos que una completa investigacin sobre su capacidad crediticia relevar que su firma posee una slida situacin financiera. Dado que en estos momentos no es posible realizar
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tal investigacin rpidamente y pensando que su almacn puede necesitar esta mercanca con urgencia, le proponemos efectuar este envo contra reembolso. Confiamos en que en el futuro no existirn dificultades y sus operaciones puedan hacerse por cuenta corriente/Aprovechamos la oportunidad para informarle que le hemos enviado un completo muestrario de los ltimos modelos de camisas deportiva/Incluidos la lista de precios al por mayor. CARTA3 El seor Luis Blanco, Asesor Comercial de Modulares 6 Ca Ltda, enva una carta al seor Jaime Cuello Cuello, Jefe de Recursos Fsicos SENA Regional Guajira/Nos permitimos presentarle nuestra oferta para e suministro e instalacin de divisiones de oficinas/Nuestro sistema est conformado por panales aglomerados en madera de espesor de 30 mm, ensamblados por parales estructurales en aluminio, los cuales levatan armoniosamente las divisiones de sus dependencias u oficinas/Los accesorios panales y mobiliarios de las divisiones son fijadas a la estructura en forma de riel incorporando as estas piezas y sillas a un sistema integrado de oficinas/Las divisiones de MODULAES & CIA. Ltda pueden variar de modulacin, de acuerdo a las necesidades de cada cliente, por eso su diseo, forma y volumen tienen las caractersticas que su empresa requiere/anexamos una propuesta econmica y una tcnica; cualquier informacin adicional estaremos dispuesto a suministrrsela/Copia de esta comunicacin a los seores Andrs Traslavia Pereira, Jefe de Compras, Carlos Prietos Rincones, Jefe de Divisin Financiera, Identificacin del Transcriptor. CARTA4 El seor Rafael Ramos Medero, Jefe de Crdito de Almacenes Medeira en Barranquilla enva una comunicacin a la seora Gloria Estupian de Garca, calle 21 16-25 Bogot/Asunto: Cuenta de Crdito/Texto: Bienvenida a su largar de honor entre los muchos clientes satisfechos. Su cuenta el Almacn Medeira est lista para que la use la prxima vez que nos visite. Nuestro personal har que sus compras sean agradables y a su entera satisfaccin/La tarjeta de crdito adjunto, es la clave para muchas felices compras. Medeira le ofrece a precios razonables, una amplia existencia de mercanca y artculos para usted, su familia y su hogar/La invitamos a disfrutar al mximo de la comodidad que le ofrece su cuenta de crdito. Aproveche los servicios especiales: estacionamiento gratuito, asesoramiento en compras, ms

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un servicio de entrega rpida y eficiente/Esperamos su visita, siempre ser bienvenida/Cordialmente/Identificacin del transcriptor. CARTA5 Membrete: Casa del Abuelo-Riohacha/Fecha actual/Dirigida al doctor Samuel Alvarez Rodriguez/Director de Redaccin Revista Futuro/Calle 5 carrera 13 esquina/Santa Marta/La Subdireccin aprob la solicitud para escribir una crnica que relate cmo se fund la asociacin que presido. Espero que pueda elaborar una buena crnica que agrade a los lectores de este pas y del exterior/Y hablando de crnica, le cuento que la semana pasada asist a un almuerzo en el Hotel Baha de esta ciudad. En esta oportunidad toc el piano un talentoso nio, estuvo tocando desde las 12:00 hasta las 14:00 horas y fue muy admirado por todos/En el peridico de ayer sali una resea sobre este artista. Me agradara si es posible que mencione algo acerca de este nio en algn comentario que escriba posteriormente/Cordialmente/Alcira Quintana/Coordinadora de Comunicaciones Indgena/. LAS SIGUIENTES CARTAS DEBEN SER TRANSCRITAS EN ESTILO BLOQUE: CARTA6 Membrete: Fbrica de Camisas Arroz/Carrera 1 25-109/Riohacha/dirigido al seor Jorge Gmez, Jefe de Compras/Almacn Homo/Apartado 391/Medelln/Texto: Le quedamos muy agradecido por su pedido de 1000 camisas hechas a travs de nuestro representante, seor Rogelio Rodrguez/Naturalmente, nos causa gran satisfaccin recibir un pedido de un nuevo cliente y confiamos que ser el comienzo de una larga y mutuamente beneficiosa relacin comercial/No dudamos que una completa investigacin sobre su capacidad crediticia revelar que su firma posee una slida situacin financiera. Dado que en estos momentos no es posible realizar tal investigacin rpidamente y pensando que su almacn puede necesitar esta mercanca con urgencia, le proponemos efectuarle este envo contra reembolso/Confiamos que en el futuro no existirn ya dificultades y sus operaciones puedan hacerse por cuenta corriente/Aprovechamos la oportunidad para informarle que le hemos enviado un completo muestrario de los ltimos modelos de camisas deportivas/Incluimos con la presente, la lista de precios al por

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mayor/Sinceramente, Jorge Cideo/Jefe de Vetas/Copia: Doctor Alfonso Maestre, Promotor de Ventas, doctor Luis Mindiola, Auxiliar de Ventas.

CARTA 7 El doctor Alfonso Payares Daz, Gerente de Davivienda en Riohacha, enva una comunicacin a la doctora Isabel Mara Fuenmayor, Gerenta de Coolechera S.A., de Riohacha con el siguiente texto: En nombre de Davivienda reciba un cordial saludo y unido a l nuestros deseos por una exitosa gestin administrativa/Para nosotros es muy grato presentarle la Corporacin de Ahorro y Vivienda DAVIVIENDA, entidad financiera con tradicin y experiencia, fundada en 1959 y autorizada por la Superintendencia Financiera, mediante resolucin 5109 del 11 de febrero de 1990, constituyndose as en la primera corporacin con funcionamiento en el pas/Es placentero para la corporacin invitarlos para que se vinculen a nuestra entidad mediante la utilizacin de nuestros servicios ampliamente conocidos por usted y de acuerdo con sus necesidades y requerimientos/Como entidad captadora presenta la ventaja de rendimiento de los dineros, los cuales devengan diariamente la correccin monetaria e intereses trimestrales; estos seran pactados u organizados para el sistema contable de Coolechera S.A./Igualmente, es importante destacar que muy pronto esteremos reinaugurando nuestras instalaciones, contaremos con dos cajeros automticos al servicio de la comunidad en general, una ptima rea de atencin al pblico, y de esta manera poder brindarles nuestros actuales y futuros cuentadantes en horarios normales y horarios adicionales, nuestra amplia gama de productos:/Cuentas de Ahorros Renta y Fijo Diarios/C.D.T a 1,2,3,4,5,6,12 meses/certificados de rentabilidad mensual/Tarjeta Dbido/Davivienda Marter Card/Seguros de Vida (Davida Integra/Crditos Hipotecarios/Crditos Hipotecarios de Libre Inversin/Crditos Personales/Pagos Nmina Empresariales/En espera de poder contar con la valiosa vinculacin de Coolechera S.A. y poder atenderles con gusto/Sinceramente/Identificacin de Transcriptor. HOJA DE VIDA A CONTINUACION ELABORE EL SIGUIENTE FORMATO DE HOJA DE VIDA PARA EMPLEADOS PUBLICOS.

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