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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DEL PER

Vicerrectorado de Investigacin











INFORMTICA III



TINS Bsicos

CONTABILIDAD








TEXTOS DE INSTRUCCIN BSICOS (TINS) / UTP




Lima - Per


Informtica III

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INFORMTICA III
Desarrollo y Edicin : Vicerrectorado de Investigacin

Elaboracin del TINS : Ing. Aurora Patricia Bazn Lpez
Ing. Armando Huapaya Sotelo

Diseo y Diagramacin : Julia Saldaa Balandra

Soporte acadmico : Instituto de Investigacin

Produccin : Imprenta Grupo IDAT


Queda prohibida cualquier forma de reproduccin, venta, comunicacin pblica y
transformacin de esta obra.

Informtica III
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El presente material contiene una compilacin de obras de Informtica
publicadas lcitamente, resmenes de los temas a cargo del profesor;
constituye un material auxiliar de enseanza para ser empleado en el
desarrollo de las clases en nuestra institucin.

ste material es de uso exclusivo de los alumnos y docentes de la
Universidad Tecnolgica del Per, preparado para fines didcticos en
aplicacin del Artculo 41 inc. C y el Art. 43 inc. A., del Decreto
Legislativo 822, Ley sobre Derechos de Autor.






















Informtica III

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Informtica III
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Presentacin



En el mundo globalizado de estos tiempos, profesionales de diferentes
Especialidades concurren aceleradamente a hacer uso de las tecnologas de
informacin y comunicacin para desempearse apropiadamente en el espacio de
exigencias del mundo moderno.

Es as que el presente texto, plasma la preocupacin institucional de innovacin
del aprendizaje educativo universitario, actualizado en concordancia a las
exigencias de estos tiempos; comprende temas concurrentes a la enseanza-
aprendizaje de Informtica.

Esta primera edicin cuidadosamente recopilada, de diferentes fuentes
bibliogrficas, de uso frecuente en Informtica, est compuesta en relacin al
sillabus de la Asignatura de Informtica III; para alumnos del cuarto ciclo de la
Carrera de Contabilidad.

La conformacin del texto ha sido posible gracias al esfuerzo acadmico y
experiencia profesional de los Ing. Patricia Bazn Lpez y Armando Huapaya
Sotelo; est ordenado en 9 captulos, cuyas descripciones genricas son como
sigue:

Captulo I
En este captulo se muestra la Teora de Access XP, el cual es un generador de
base de datos que permite crear tablas relacionales, genera consultas,
formularios, informes y otros objetos.

Captulo II
Se desarrolla el concepto de sistema informtico, sus caractersticas,
clasificacin, as como la descripcin de las organizaciones como sistemas.

Captulo III
Se presenta el concepto de informacin, dato y la funcin de la informacin.

Captulo IV
Se expone el concepto de sistemas de informacin, as como las actividades
bsicas que realiza: entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de
informacin.

Informtica III

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Captulo V
Se estudia el ciclo de vida de un sistema de informacin, sus fases y el mtodo
de desarrollo por anlisis estructurado.

Captulo VI
Se expone el proceso de toma de decisiones, as como sus cuatro funciones
administrativas: planeacin. Organizacin,direccin y control.

Captulo VII
Se trata los conceptos bsicos del anlisis de sistemas, los objetivos del anlisis y
se muestra un caso prctico de anlisis para un sistema de estado de cuentas.

Captulo VIII
Se desarrolla el concepto, importancia y smbolos de un diagrama de flujo, as
como las aplicaciones del mtodo de la burbuja y la bsqueda secuencial y
binaria.

Captulo IX
Se presenta el concepto de diccionario de datos, las razones para su utilizacin y
la notacin que se emplea para describir una estructura de datos.

Finalmente al cerrar estas lneas descriptivas, el agradecimiento institucional a
los Ing. Patricia Bazn Lpez y Armando Huapaya Sotelo, por su contribucin
acuciosa en la elaboracin del texto que nos ocupa; as mismo el agradecimiento
a aquellos profesores que han contribuido con sus apreciaciones.



Lucio Heraclio Huamn Ureta
Vicerrector de Investigacin





Informtica III
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ndice


Captulo I
Access XP................................................................................................................................... 13
Base de Datos Relacionales..................................................................................................... 13
Creacin de una Base de Datos usando la Vista Diseo cargando Access..................... 14
Insertar y Eliminar Registros en la Tabla............................................................................... 26
Relacin entre Tablas de una Base de Datos ........................................................................ 26
Formularios ................................................................................................................................ 40
Informes en Access ................................................................................................................... 50

Captulo II
Teora General de Sistemas...................................................................................................... 61
Introduccin................................................................................................................................ 61
Sistema......................................................................................................................................... 63
Las Organizaciones como Sistemas....................................................................................... 68
Modelos de Organizaciones..................................................................................................... 69

Captulo III
Informacin................................................................................................................................. 73
Dato.............................................................................................................................................. 73

Captulo IV
Sistemas de Informacin.......................................................................................................... 77
Entrada de Informacin............................................................................................................ 77
Tipos y Usos de los Sistemas de Informacin...................................................................... 79
Evolucin de los Sistemas de Informacin........................................................................... 82

Captulo V
Ciclo de Vida de un Sistema de Informacin....................................................................... 87
Ciclo de Vida Clsico del Desarrollo de Sistemas............................................................... 88
Mtodo de Desarrollo por Anlisis Estructurado................................................................. 90
Ciclo de Vida Basado en Prototipos....................................................................................... 92
Mtodo de Prototipo de Sistemas ........................................................................................... 93

Captulo VI
Proceso de Toma de Decisiones ............................................................................................. 95
Seleccionar la Mejor Alternativa............................................................................................. 98
Tcnicas para Favorecer la Creatividad................................................................................. 100
Toma de Decisiones.................................................................................................................. 101
Informtica III

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Limitaciones para la Toma de Decisiones............................................................................. 103
Cualidades Personales para la Toma de Decisiones............................................................ 105

Captulo VII
Anlisis de Sistemas.................................................................................................................. 109
Objetivo del Anlisis................................................................................................................. 110
Caso Prctico.............................................................................................................................. 112

Captulo VIII
Diagrama de Flujo de Datos.................................................................................................... 123
Importancia................................................................................................................................. 124
Aplicacin: Ordenacin por el Mtodo de la Burbuja........................................................ 126

Captulo IX
Diccionario de Datos................................................................................................................. 131
Razones para su Utilizacin..................................................................................................... 131

Anexos......................................................................................................................................... 137
Diagramas de Flujo................................................................................................................... 139

Diseo de Sistemas de Computacin..................................................................................... 145

Terminologa.............................................................................................................................. 149

Bibliografa................................................................................................................................ 151





Informtica III
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Distribucin Temtica
Clase Semana Tema Hora
1 01
Teora general de sistemas: Introduccin.
Definicin de sistema. Caractersticas de los
sistemas. Clasificacin de sistemas. Elementos de
un sistema. Sistemas y subsistemas.
Principios generales de los sistemas.
Caractersticas de los sistemas. Enfoque sistmico.
Las organizaciones como sistemas.
Modelos de organizaciones.
01
2 01
Informacin. Concepto. Dato. Informacin.
Historia de la informacin. Funcin de la
informacin. Tipos de informacin. Sociedad de
la informacin.
01
3 01
Sistemas de informacin. Concepto de sistemas de
informacin. Tipos y usos de sistemas de
informacin. Evolucin de los sistemas de
informacin
01
4 01
Estudio de sistemas de informacin. Introduccin.
Interaccin entre el sistema en estudio con otros
sistemas. Relacin entre los subsistemas de un
sistema en estudio.
01
5 01
Ciclo de vida de un sistema de informacin.
Introduccin. Ciclo de clsico o tradicional
(cascada). Ciclo de vida basado en prototipos.
Definicin de anlisis de sistemas.
01
6-7 01
PROCESO PARA LA TOMA DE DECISIONES
Introduccin. Toma de Decisiones. Procesos para
la toma de decisiones. Etapas de la toma de
decisiones. Limitaciones para la toma de
decisiones. Cualidades personales para la toma de
decisiones. Limitaciones para quienes toman
decisiones
01
8 01
Funciones en una organizacin. Caractersticas de
la informacin para apoyar la toma de decisiones.
01
9 01 Revisin Nivelacin 01
10 02 EXAMEN PARCIAL 01
Informtica III

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Clase Semana Tema Hora
11-12 02
Conceptos bsicos de anlisis. Anlisis de
sistemas. Objetivos del anlisis. Caso Prctico.
02
13-14 02
Anlisis estructurado. Mtodo de desarrollo por
anlisis estructurado.
02
15-16 02
Diagrama de flujo de datos. Definicin. Elementos
grficos de un DFD. Guas para dibujar los DFD.
Diagrama de flujo de datos de varios niveles.
Elementos de un juego de DFD de varios niveles.
Diagrama de estructura de datos.
02
17 01
Diccionario de datos. Diferencia entre datos y
metadatos. Metadatos sobre metadatos. Objetivos
Clasificacin de los metadatos. Ciclo de vida de
los metadatos.
01
18 01 Revisin Nivelacin 01
19 02 EXAMEN FINAL 02
Informtica III
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PROGRAMA SEMANAL PRACTICA

Clase
N
Semana Tema Horas
1 1 Introduccin a las bases de datos. 02
2 2
Creacin de una base de datos usando el
asistente.
02
3 3 Prctica Calificada Nro. 1 02
4 4
Creacin de una base de datos usando la vista
diseo.
02
5 5
Creacin de consultas usando el asistente para
consultas.
02
6-7 6-7
Prctica Calificada Nro. 2
Creacin de consultas usando la vista diseo.
04
8 8 Creacin de consultas de clculo. 02
9 9 Revisin Nivelacin 02
10 10 EXAMEN PARCIAL 02
11-12 11-12
Creacin de consultas de agrupacin y consultas
de duplicados.
Prctica Calificada N3
04
13-14 13-14
Creacin de Consultas de Tablas de Referencias
Cruzadas
Prctica Calificada N5
04
15-16 15-16 Creacin de Formularios e Informes 04
17 17 Prctica Calificada N5 02
18 18 Revisin Nivelacin 02
19 19 EXAMEN FINAL 02






Informtica III

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Informtica III
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CAPTULO I
Access XP




Microsoft Access es un sistema de gestin de base de datos el cual pertenece a
los sistemas de bases de datos relacionales, en los que los datos se estructuran y
organizan mediante tablas de datos distribuidas en filas y columnas. Existen
otros tipos de bases de datos a nivel bajo y medio como los sistemas de gestin
de base de datos jerrquico y en red los cuales son utilizados en sistemas
grandes.

BASES DE DATOS RELACIONALES
Las bases de datos se organizan en tablas, pero cualquier sistema de base de
datos se construye mediante registros que podran compararse a las fichas de un
fichero de una biblioteca, que seria la base de datos o una parte de esta. A su vez,
cada registro de la base de datos esta compuesta por campos que vendran ser
los datos de la ficha del fichero biblioteca y que se repiten para cada ficha.

Ej.: Una ficha del fichero biblioteca

Autor: Joyannes Aguilar Cdigo: SM 1003.4
2004
Titulo: Algoritmos y Estructura de Datos
Editorial: Mc Graw Hill S. A.
Ao : 2003
No. Pag.: 289


Cuadro No. 1


Como se ve la ficha contiene una serie de datos como el nombre del autor, el
titulo del libro, el nombre de la editorial, el ao de publicacin, el nmero de
pginas y el cdigo asignado por la biblioteca; cada uno de estos elementos
representa un campo en nuestra tabla de datos y el registro lo conformara todo el
conjunto de datos de la ficha, por lo tanto la tabla de datos estara conformada
por el conjunto de fichas como sta.

Informtica III

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La forma de representar estos datos mediante bases de datos relacionales es la
tabla que contiene en sus filas y columnas los datos que la llenan. Por ejemplo,
tenemos aqu una tabla para el almacenamiento de los datos de la biblioteca:


CREACIN DE UNA BASE DE DATOS USANDO LA VISTA DISEO
CARGANDO ACCESS Y CREANDO UNA BASE DE DATOS
Para iniciar Access debemos ir al men inicio, programas, Microsoft Office y
luego Microsoft Access tal como lo muestra la Figura 1.


Figura 1.- Modo de ingreso a Ms-Access


Luego aparecer una pantalla como la Figura 2 en la que debemos elegir del
men, al lado derecho de la pantalla, en la seccin Nuevo: base de datos en
blanco y va a aparecer una ventana pidiendo que se ingrese el nombre de la base
de datos. Aqu tambin podemos seleccionar la unidad de disco o carpeta en la
que vamos a guardar nuestra base de datos (Figura 3)
Informtica III
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Figura 2. Ventana Inicial

Figura 3. Ventana para ingreso de nombre
Informtica III

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Al dar clic en el botn Crear nos mostrar la siguiente ventana llamada Ventana
de Base de Datos que muestra un men al lado izquierdo con las operaciones
posibles dentro de la base de datos. El aspecto que muestra esta ventana
podemos verlo en la figura 4:


Figura 4. Ventana de base de datos


Como vemos existen varias opciones dentro del men objetos:
a) Tablas: Podemos definir tabla como un conjunto de registros y tambin que
las tablas son los cimientos sobre los que se construyen las bases de datos,
ya que estas contienen los datos que utilizaremos para trabajar con el resto
de las funciones.
b) Consultas: Las consultas son cuestiones que se plantean a la base de datos
para obtener ciertos resultados, normalmente mediante un ejemplo. Las
consultas generalmente generan un listado con el resultado de la cuestin
que se ha planteado sobre una base de datos.
c) Formularios: Son plantillas cuya finalidad es el modelado de los datos de
una base. El resultado de la creacin de un formulario es que Access
permitir introducir y editar los datos de una tabla, o incluso de la base de
datos completa.
Informtica III
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d) Informes: Es otra plantilla que utiliza los datos de las tablas o consultas para
generar un enunciado que suele ir destinado a la impresora. Los informes se
forman mediante un texto comn y datos extrados de las tablas o consultas.
e) Macros: Es una funcin compleja que se ha construido partiendo de otras
mas simples. Se puede disear macros de tal forma que al pulsar una tecla
Access pueda realizar varias operaciones de forma automtica.
f) Mdulos. Un modulo es una parte de un programa realizado con un
lenguaje de programacin que proporciona Access.

Por defecto en la ventana de Base de datos aparece seleccionado por defecto la
opcin Tablas y al lado derecho de esta hay tres opciones:
a) Crear una Tabla en Vista Diseo
b) Crear una Tabla utilizando el Asistente
c) Crear una Tabla introduciendo datos

Al seleccionar la opcin a nos muestra una pantalla como la Figura 5.
1. Nombre de campo: En las diferentes filas de esta columna se van
introduciendo los identificadores de los campos. Estos pueden tener un
tamao mximo de 64 caracteres.
2. Los tipos de datos que maneja Access son:
a) Texto: Este tipo esta predispuesto a recibir datos textuales con
cualquier combinacin de caracteres. Tiene un tope de almacenamiento
de 255 caracteres de tamao. Ejemplos clsicos de este tipo de dato son
Cdigo, Nombres, Apellidos, Direcciones o Telfonos.
b) Memo: Es capaz de contener datos de tipo texto como el anterior, sin
embargo se diferencia del tipo texto en que su capacidad de
almacenamiento de texto es mucho mayor (hasta 32,000 caracteres).
c) Numrico: Se utiliza este tipo de datos para almacenar cualquier cifra
con la que se puede llevar operaciones matemticas o de clculo. Ej.:
sueldo, edad, notas, etc.
d) Fecha/Hora: Se utiliza en las tablas en las que se tenga que incorporar
datos horarios o de fecha. El formato de la fecha o de la hora puede ser
de varios tipos, pero normalmente suelen trabajarse con cifras (Ej.: 09-
06-07)
e) Moneda: Tiene las mismas caractersticas que el tipo numrico pero
incorpora el detalle de aadir el smbolo monetario establecido en el
sistema.
f) Auto numrico: Se utilizan para llevar algn tipo de recuento que
Access incrementa automticamente en cada registro nuevo que se
incorpore a la tabla.
g) Si/No: Es un tipo de dato lgico. Se utiliza para datos que se definen
claramente conteniendo solo el datos Verdadero (Si) o Falso (No).
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h) Objetos OLE: Este tipo de dato pede contener informacin que
provenga de otras aplicaciones Windows. Ej.: datos de programas como
Paint o la grabadora de sonido, de modo que estaremos aadiendo a un
registro un sonido o una imagen que proviene de otro programa ajeno a
Access.
i) Hipervnculo: Texto o combinacin de texto y nmeros almacenada
como texto y utilizada como direccin de hipervnculo. Una direccin
de hipervnculo puede tener hasta tres partes:
texto a mostrar: el texto que aparece en un campo o control.
direccin: ruta de acceso de un archivo (ruta UNC) o una pgina
(direccin URL).
subdireccin: posicin dentro del archivo o la pgina.
sugerencia: el texto que aparece como informacin sobre herramientas.

La forma ms sencilla de insertar una direccin de hipervnculo en un
campo o control es hacer clic en el comando Hipervnculo del men
Insertar.

Cada una de las tres partes del tipo de datos hipervnculo puede
contener hasta 2048 caracteres.

j) Asistente para bsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de
otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un
cuadro combinado. Al hacer clic en esta opcin se inicia el Asistente
para bsquedas, que crea un campo de bsqueda. Al salir del Asistente,
Microsoft Access establece el tipo de datos basndose en los valores
seleccionados en l. Cada una de las tres partes del tipo de datos
hipervnculo puede contener hasta 2048 caracteres.

Cada tipo de campo tiene sus propiedades (Ficha General) que aparece en la
parte inferior de la pantalla. Estas propiedades poseen caractersticas
predefinidas por Microsoft.

Veamos a continuacin la utilidad que tiene cada propiedad y sus
correspondientes caractersticas predefinidas:

a) Tamao de campo: Establece cual ser el tamao mximo del campo en
cuestin.
b) Formato: Con esta propiedad se establece la forma automtica en que
aparecer el dato.
c) Mascara de Entrada: Permite aadir una plantilla para escribir los datos.
d) Titulo: Cuando se rellena una tabla, poder ver en las columnas los nombres
de los campos; sin embargo, esos nombres, que son realmente los
Informtica III
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identificadores de los campos, pueden sustituirse por otros rtulos solo a
efecto de presentacin.
e) Valor predeterminado: Si se escribe un valor predeterminado, Access lo
asignara automticamente al campo en cuestin cuando se vaya a rellenar
los registros de una tabla.
f) Regla de validacin: Esta propiedad limita el dato que el usuario desee
incorporar.
g) Texto de validacin: Contiene el mensaje de error que aparecer si se
quebranta la regla de validacin.
h) Requerido: Si elegimos Si en el campo requerido, ser obligatorio aadir un
dato para cada registro de la tabla que contenga ese campo.
i) Indexado: Esta es una de las formas de crear ndices para las tablas.
Consiste en activar el dato Si (con duplicados) o Si (sin duplicados). El
campo sobre el que se indexa ser el que lleve el orden de clasificacin de
la tabla.
j) Lugares decimales: En los campos numricos podemos modificar esta
propiedad cuyo fin el establecer la cantidad de cifras decimales que puede
contener el campo numrico en cuestin.

Descripcin: Lo que escribamos en esta columna es opcional y simplemente
aclaratorio para el usuario. En este campo podemos describir la funcin que
tendr el campo de la tabla.

Al seleccionar la opcin Crear tabla en vista diseo ingresaremos la estructura de
nuestra tabla trabajador:

Nombre de campo Tipo de Dato Longitud Decimales
Codtra Texto 8
apell Texto 20
nom Texto 10
bas Moneda 8 2
bon Moneda 8 2
des Moneda 8 2
codcat Texto 1
codprof Texto 1
codec Texto 1

Tabla 1


Informtica III

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Figura 5. Ventana diseo de tabla


Luego de ingresar los nombres de campos, tipo de datos y descripcin
seleccionaremos un campo clave. Una clave es un dato que define por so solo a
un registro de una tabla. Al crear una tabla debe indicarse cual va a ser su campo
clave. Para ello, debe definirse un campo del que se sabe con certeza que no se
repetir en ninguno de los registros de la tabla, ya que, para poder definir
ntegramente al registro, debe ser un dato nico en la tabla.

Para el ejemplo seleccionaremos como campo clave el cdigo del trabajador
(codtra), ya que el cdigo del trabajador es un campo nico; en otras palabras
slo hay un trabajador con un determinado cdigo (Figura 6).


Informtica III
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Figura 6. Asignacin de clave principal

Despus de sealar nuestro campo clave, debemos guardar la tabla de datos
(Figura 7). Para nuestro ejemplo se llamar trabajador (Figura 8).


Figura No. 7. Grabacin de tabla
Informtica III

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Figura No. 8. Asignacin del nombre de la tabla

Luego veremos en la ventana de Base de datos la tabla trabajador creada (Figura
9).


Figura 9. Ventana base de datos
Informtica III
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Luego, podemos crear de la misma forma otras tablas auxiliares. Para nuestro
ejemplo crearemos las tablas Categora, Profesin y EstadoCivil:

Tabla Categora:

Nombre de campo Tipo de dato Ancho
Codcat Texto 1
Nomcat Texto 15
Tabla No. 2

Tabla Profesin:

Nombre de campo Tipo de dato Ancho
Codprof Texto 1
Nomprof Texto 15
Tabla No. 3

Tabla EstadoCivil:

Nombre de campo Tipo de dato Ancho
Codec Texto 1
Nomec Texto 15
Tabla No. 4


Ahora procederemos a ingresar datos a nuestra tabla trabajador para ello
seleccionamos en la ventana de base de datos la tabla trabajador y en la barra de
herramienta de esta ventana hacemos clic en la opcin Abrir (Figura 10).

Informtica III

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Figura 10. Ventana de base de datos


Figura 11. Registros de la tabla trabajador

Informtica III
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En la Figura N11 vemos los datos ingresados en la tabla trabajador, de la misma
forma ingresamos los datos a las dems tablas:

Tabla Categora:

Figura 12. Registros de la tabla categora

Tabla Estado Civil:

Figura 13. Registros de la tabla Estado Civil
Informtica III

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Tabla Profesin:

Figura 14. Registros de la tabla Profesin


INSERTAR Y ELIMINAR REGISTROS EN LA TABLA
Para insertar nuevos registros se selecciona en la barra de men la opcin
insertar y luego nuevo registro.

Se abre la tabla y luego se selecciona el registro que se quiere eliminar y luego
en la barra de men se elige la opcin Edicin y luego eliminar.

RELACIONES ENTRE TABLAS DE UNA BASE DE DATOS
Dos tablas de una base de datos pueden estar relacionadas, es decir dos tablas
de una base de datos pueden tener un campo (o varios) comn. Su utilidad
consiste en aumentar la facilidad de creacin de consultas y otras funciones que
utilizaran los datos de ambas tablas para obtener una informacin mas completa.

La relacin entre dos tablas aumenta la productividad y potencia de una sistema
de base de datos, ya que conociendo el dato en comn, es posible tener acceso a
los registros completos de todas las tablas que contenga ese campo comn.

Veamos el siguiente ejemplo. Tenemos las tablas Trabajador, Categora,
Profesin y Estado Civil en nuestra base de datos Empresa.

Informtica III
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Existe un campo comn entre la tabla Trabajador y la tabla categora llamado
codcat, tambin existe un campo comn entre la tabla Trabajador y la tabla
profesin llamado codprof, igualmente existe un campo comn entre la tabla
Trabajador y la tabla Estado Civil llamado codec.

En Access para relacionar tablas seleccionamos en la barra de men la opcin
Herramienta y luego Relaciones tal como muestra la figura siguiente:



Figura 15

Luego nos muestra la ventana Mostrar tabla (Figura 16) en donde
seleccionaremos una a una con el botn Agregar las tablas que vamos a
relacionar:

Informtica III

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Figura 16

Al cerrar la ventana mostrar Tabla, en la ventana de Relaciones tendremos todas
las tablas que hemos seleccionado (Figura 17).


Figura 17

Informtica III
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Para relacionar la tabla Trabajador con la tabla Categora, apuntamos con el
mouse en el campo codcat de la tabla Categora y arrastramos hacia el campo
codcat de la tabla Trabajador; al soltar el botn de mouse se abrir la ventana
Modificar relaciones. En esta ventana hay un botn de Tipo de combinacin que
nos muestra las tres opciones de relaciones que podemos aplicar (Figura 19).

Opcin 1: Incluir solo las filas donde los campos combinados de ambas tablas
sean iguales.
Opcin 2: Incluir TODOS los registros de categora y slo aquellos registros
de trabajador donde los campos combinados sean iguales.
Opcin 3: Incluir TODOS los registros de trabajador y slo aquellos registros
de categora donde los campos combinados sean iguales.

Por defecto est seleccionada la opcin 1, que es la opcin a aplicar en este caso;
por lo tanto damos un clic en Crear y se observa que automticamente aparece
una lnea de relacin entre estas dos tablas.



Figura 18

Informtica III

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Figura 19

De la misma forma procedemos a crear las otras relaciones hasta obtener la
relacin de la Figura 20:


Figura 20
Informtica III
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ELIMINAR UNA RELACIN
Para eliminar una relacin se debe seleccionar la lnea de relacin y luego pulsar
la tecla suprimir.

CONSULTAS
Las consultas son cuestiones sobre las que se interroga a una o varias tablas de
Access con el fin de conocer la respuesta en base a la informacin de las tablas
que tenga una base de datos.

Para crear una consulta hacemos clic en la opcin consultas de la seccin objetos
y luego seleccionamos Crear una consulta en vista de diseo:



Figura 21

Luego se abre la ventana de consulta con una ventana ms pequea Mostrar
tabla, de donde agregaremos las tablas con las que queremos trabajar para
nuestra consulta:

Informtica III

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Figura 22

Al seleccionar las tablas se muestra en la parte superior las tablas relacionadas y
en la parte inferior se muestra la zona donde vamos a configurar la consulta que
deseamos hacer. Esta zona tiene las siguientes partes:

a) Campos: Nos permite elegir en cada celda los nombres de los campos que
queremos que aparezca en nuestra consulta.
b) Tablas: Nos permite elegir en cada celda los nombres de las tablas a la que
pertenece cada campo que hemos elegido.
c) Orden: Nos permite elegir si la ordenacin por determinado campo va a
ser en forma ascendente, descendente o sin orden.
d) Mostrar: Nos permite hacer un check o no sobre el o los campos que
deseamos visualizar en nuestra consulta.
e) Criterios: Nos permite indicar la condicin en el campo elegido para hacer
la consulta.
f) O: Permite indicar otra condicin, alterna en el campo elegido. Funciona
como operador O lgico.

Informtica III
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Figura 23

En la figura 24 se muestra en la zona de configuracin para la consulta los
campos y la tabla de datos elegida en cada columna.


Figura 24
Informtica III

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Figura 25

Como todos los campos estn con la opcin mostrar con un Check, al hacer clic
en el botn Vista de la barra de herramienta observamos que todos los registros
se visualizan:


Figura 26
Informtica III
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Podemos guardar la consulta como un archivo, al cerrar la tabla de consulta con
un nombre.


Figura 27

Se puede realizar todas las consultas que queramos y guardarlo en nuestro disco
con un nombre de archivo. Por ejemplo en esta consulta queremos que nos
muestre a todos los trabajadores cuyos apellidos empiecen con la letra P:
Informtica III

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Figura 28


Figura 29



Informtica III
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En esta otra consulta queremos que nos muestre todos aquellos trabajadores cuyo
apellido empiece con la letra P o M:


Figura 30


Figura 31
Informtica III

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En este otro ejemplo, queremos que nos muestre todos aquellos trabajadores
cuyos apellidos empiecen con la letra M, y su sueldo bsico sea mayor a 1000
nuevos soles y su bonificacin sea mayor o igual a 400 nuevos soles.


Figura 32


Figura 33

Informtica III
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Otro ejemplo de consulta, nos muestra a todos los trabajadores cuyo bsico es
mayor a 1000 nuevos soles y bonificacin mayor o igual a 400 nuevos soles.


Figura 34


Figura 35
Informtica III

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FORMULARIOS
El formulario en Access es una plantilla que facilita la manipulacin de los datos
y su construccin puede ser desde muy simple a muy compleja. Existe un
Asistente para la creacin de formularios en Access de tal forma que este pueda
realizarse de una forma fcil y rpida.

Para crear un Formulario utilizando el Asistente hacemos clic en la opcin
Formularios de la zona de objetos, ubicado en la parte izquierda de la pantalla y
luego seleccionamos en la parte derecha crear un formulario utilizando el
Asistente tal como apreciamos en la figura 36.


Figura 36

Al utilizar el Asistente, el Access nos guiar paso a paso hasta que terminemos
de disear nuestro formulario:

El primer paso es seleccionar los campos que deseamos incluir en el formulario.
Estos campos pueden ser de una o ms tablas o de consultas. En nuestro caso
vamos a seleccionar primero la tabla trabajadores en la zona de tablas/consultas
ubicadas a mitad del Asistente, mostrndonos los campos disponibles de esta
tabla; seleccionaremos todos los campos disponibles como campos
seleccionados haciendo clic en el botn con doble signo mayor. De la misma
forma hacemos con las tablas estado civil, profesin y categora.
Informtica III
- 41 -

Figura 37

El segundo paso del asistente de formulario es Como desea ver los datos?, en
donde existen hasta tres opciones:

a) Como un nico formulario: En esta opcin se visualizaran todos los datos
seleccionados de todas las tablas en nico formulario.

Figura 38
Informtica III

- 42 -
b) Como formularios con sub formularios: En esta opcin visualizaremos un
formulario contenedor de otros formularios pertenecientes a las otras tablas.

Figura 39

c) Como formularios vinculados: Se observara dos formularios vinculados de
acuerdo a la tabla auxiliar que elija.

Figura 40
Informtica III
- 43 -
El paso siguiente es Qu distribucin desea aplicar al formulario?. En donde
existen las opciones: En columnas, Tabular, Hoja de Datos, Justificado, Tabla
Dinmica y Grafico Dinmico.


Figura 41

a) En columnas:


Figura 42

- 44 -
b) Tabular:

Figura 43

c) Hoja de Datos

Figura 44

d) Justificado

Figura 45
Informtica III
- 45 -
e) Tabla Dinmica

Figura 46

f) Grafico Dinmico

Figura 47


Luego de elegir la distribucin a aplicar en el formulario damos un clic en el
botn siguiente y pasamos al paso Qu estilo desea aplicar?; en donde existe
una gran cantidad de opciones. El elegir una de ellas es simplemente asunto de
esttica.


Informtica III

- 46 -

Figura 48


Luego de elegir el estilo damos clic en siguiente: Qu titulo desea aplicar al
formulario?. En donde podremos ingresar el titulo que queramos y adems
podemos elegir un de dos opciones a la pregunta Desea abrir el formulario o
modificar el diseo del formulario?; e incluso podemos seleccionar si queremos
mostrar ayuda mientras trabajamos con el formulario.


Figura 49
Informtica III
- 47 -
Para terminar hacemos clic en el botn Finalizar.

Figura 50

Para visualizar el formulario de la figura 51 con estas caractersticas hemos
elegido formulario nico y la distribucin Hoja de datos bsicamente.

Mientras que para visualizar el formulario de la figura 52. Con estas
caractersticas hemos elegido formularios con sub formularios y la distribucin
Hoja de datos bsicamente.

Figura 51
Informtica III

- 48 -
Mientras si elegimos la opcin formularios vinculados y la distribucin hoja de
datos tendremos una figura como la siguiente:


Figura 52

CREANDO AUTOFORMULARIOS
Es un formulario de creacin rpida. Los pasos a seguir son los siguientes:

a) Seleccionaremos una tabla o consulta que deseamos utilizar para la creacin
del formulario automtico haciendo clic sobre ella.
b) A continuacin seleccionaremos el item Autoformulario en el men
Insertar. Esta operacin tambin puede realizarse mediante el botn de la
barra de herramienta. Al pulsarlo, se obtiene una lista de elementos en los
que se encuentra el autoformulario:

Informtica III
- 49 -

Figura 53

Cuando se elige el autoformulario, se obtiene un cuadro con el formulario
exponiendo el primer registro de la tabla y listo:


Figura 54


Luego podremos guardar este formulario con un nombre al cerrarlo.

Informtica III

- 50 -
INFORMES EN ACCESS
El modo de tratar los informes es similar al de los formularios que hemos visto.
Bsicamente, consiste en elegir una tabla de la base de datos para generar
despus una plantilla, presentara los datos de una pgina. Por otro lado, en la
misma pgina podremos incorporar funciones automticas como encabezados y
pies de pginas.

La ventaja que ofrecen los informes en una presentacin impecable que utiliza la
informacin almacenada en las tablas y consultas de la base de datos para
generar un mismo documento comn, relleno con datos diferentes de los
distintos registros de las tabas y consultas.

CREAR INFORMES
Para crear un informe seleccionaremos la opcin informe de la seccin objetos
tal como se muestra en la figura 55 y luego elegiremos al lado derecho la opcin
crear un informe utilizando el asistente;


Figura 55

El asistente nos presentara paso a paso las acciones que debemos seguir para
elaborar nuestro informe. El primer paso es elegir los campos que deseamos
incluir en nuestro informe para ello podemos seleccionar las tablas y/o consultas
de nuestra base de datos; para ello al seleccionar cada tabla o consulta en la zona
de campos disponibles nos mostrara los campos de cada una de estas y de aqu
seleccionaremos aquellos campos que queremos que formen parte de nuestro
informe pasndolos como campos seleccionados.

Informtica III
- 51 -

Figura 56

Luego de pasar elegidos los campos damos un clic en el botn siguiente.

En el segundo paso el asistente nos pide como queremos ver los datos agrupados.
Note que si elegimos por cualquiera de las tablas auxiliares, los datos sern
agrupados segn la tabla auxiliar que hemos elegido. Mientras si elegimos por la
tabla principal, entonces no va a ver una agrupacin especial.


Figura 57
Informtica III

- 52 -
En el tercer paso, el asistente nos solicita que nivel de agrupacin deseamos tener
en nuestro informe:


Figura 58


Aqu podemos elegir cualquiera de los campos que nos muestra el asistente al
lado izquierdo.

En el cuarto paso, el asistente nos solicita que nivel de ordenacin e informacin
de resumen deseamos utilizar para los registros de detalle. Aqu podemos elegir
uno o mas campos de ordenacin (la prioridad es importante), y si la ordenacin
va a ser en forma ascendente o descendente, tal como se muestra la figura 59.

Informtica III
- 53 -

Figura 59

As mismo en este paso podemos hacer un clic en el botn Opciones de
resumen, en la cual podemos seleccionar si queremos ver clculos que el
asistente no puede mostrar en nuestro informe como la suma, el promedio, el
valor mximo y/o el valor mnimo de cada campo numrico tal como se muestra
en la figura 60.


Figura 60

Informtica III

- 54 -
Luego podemos hacer un clic en el botn Aceptar y luego en el botn siguiente.

En el paso quinto, el asistente nos solicita que distribucin deseamos aplicar al
informe. El asistente nos muestra al lado derecho las opciones de distribucin:
En Pasos, bloque, en esquema 1, en esquema 2, Alineado a la izquierda 1 o
alineado a la izquierda 2, tal como se muestra en la figura 61.


Figura 61

Incluso se puede escoger la orientacin de papel si es vertical (hoja de 80
columnas) o si es horizontal (hoja de 132 columnas) y adems mas abajo
tenemos la opcin de ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los
campos en una pagina.

En el paso sexto, el asistente nos solicita que seleccionemos el estilo que
deseamos aplicar a nuestro formulario, para ello al lado derecho tenemos las
opciones siguientes: casual, compacto, comparativo, formal, gris claro y negrita
tal como nos muestra la figura 62.

Informtica III
- 55 -

Figura 62

En el ultimo paso, el asistente nos solicita primero que ingresemos el titulo que
deseamos dar a nuestro informe, por defecto aparece un nombre de campo que
hemos seleccionado pero podemos hacer el cambio.


Figura 63

Informtica III

- 56 -
En este paso tambin el asistente nos da a elegir entre dos opciones:
- Si queremos una vista previa del informe


Figura 64

-O si queremos modificar el diseo del informe:

Figura 65

Informtica III
- 57 -
Asimismo en este paso nos da la opcin de que si queremos mostrar la ayuda
mientras trabajamos con el informe.

Para terminar hacemos un clic en finalizar.

INFORMES AUTOMTICOS
Para finalizar con la creacin de informes, vamos a ver que existe uno de
creacin rpida denominada Autoinforme. Aqu Access elige por nosotros todos
los datos necesarios creando un informe sencillo, para ello elegimos de la barra
de men la opcin Insertar y luego Informe y nos mostrar una pantalla como la
siguiente:


Figura 66

Access, nos muestra una pequea ventana en donde podemos seleccionar
Autoinformes en columnas y luego seleccionar solo una de las tablas o consulta
que tenemos en nuestra base de datos, en nuestro caso seleccionaremos la tabla
de datos trabajador y el informe quedara como en la siguiente figura:

Informtica III

- 58 -

Figura 67


Al elegir la opcin Autoinfomes en tablas y la tabla trabajador, nuestro informe
quedara como en la figura 68.


Figura 68

Informtica III
- 59 -

Figura 69
Informtica III
- 61 -
CAPTULO II
Teora General de Sistemas


INTRODUCCIN
Un sistema informtico esta formado por el hardware, software y el soporte
humano. Un sistema informtico emplea un ordenador que usa dispositivos
programables para almacenar, recuperar y procesar datos.

El ordenador personal o PC, junto con la persona que lo maneja y los perifricos
que los envuelven, resultan de por s un ejemplo de un sistema informtico.
Internet en cambio NO lo es, es un sistema de redes.

Incluso el ordenador ms sencillo se clasifica como un sistema informtico,
porque al menos dos componentes (hardware y software) tienen que trabajar
unidos. Pero el genuino significado de "sistema informtico" viene mediante la
interconexin. Muchos sistemas informticos pueden interconectarse, esto es,
unirse para convertirse en un sistema mayor, cuando se interconectan sistemas
informticos puede haber dificultades debido a la falta de compatibilidad entre
los sistemas. Estas dificultades pueden ocurrir por hardware incompatible o
sistemas que no son compatibles.

Los diseadores de los distintos sistemas informticos no necesariamente
esperan conseguir interconectar sus creaciones con ningn otro sistema. Los
tcnicamente eruditos a menudo pueden configurar ordenadores dispares para
comunicarse usando un conjunto de reglas y restricciones conocidas como
protocolos. Los protocolos tratan precisamente de definir la comunicacin dentro
de y entre sistemas informticos distintos pero conectados entre s. Si dos
sistemas informticos usan los mismos protocolos, entonces podrn ser capaces
de interconectarse y formar parte de un sistema mayor.

La teora de sistemas (TS) es una parte especfica de la teora general de sistemas
(TGS).

La TGS surgi de los trabajos del alemn Ludwig von Bertalanffy, publicados
entre 1950 y 1968. La TGS no busca solucionar problemas o intentar soluciones
prcticas, pero s producir teoras y formulaciones conceptuales que pueden crear
condiciones de aplicacin en la realidad emprica.

Informtica III

- 62 -
Los supuestos bsicos de la TGS son:
1. Existe una ntida tendencia hacia la integracin de diversas ciencias
naturales y sociales.
2. Esa integracin parece orientarse rumbo a una teora de sistemas.
3. Dicha teora de sistemas puede ser una manera ms amplia de estudiar los
campos no-fsicos del conocimiento cientfico, especialmente en ciencias
sociales.
4. Con esa teora de los sistemas, al desarrollar principios unificadores que
atraviesan verticalmente los universos particulares de las diversas ciencias
involucradas, nos aproximamos al objetivo de la unidad de la ciencia.
5. Esto puede generar una integracin muy necesaria en la educacin
cientfica.

La TGS afirma que las propiedades de los sistemas, no pueden ser descritos en
trminos de sus elementos separados; su comprensin se presenta cuando se
estudian globalmente.

La TGS se basa en tres premisas bsicas:
1. Los sistemas existen dentro de sistemas: cada sistema existe dentro de otro
sistema ms grande.
2. Los sistemas son abiertos: reciben y emiten informacin. Cuando el
intercambio cesa, el sistema se desintegra, esto es, pierde sus fuentes de
energa.
3. Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para los sistemas
biolgicos y mecnicos esta afirmacin es intuitiva. Los tejidos musculares
por ejemplo, se contraen porque estn constituidos por una estructura
celular que permite contracciones.

El inters de la TGS, son las caractersticas y parmetros que establece para
todos los sistemas. Aplicada a la administracin la TS, la empresa se ve como
una estructura que se reproduce y se visualiza a travs de un sistema de toma de
decisiones, tanto individual como colectivamente.

Desde un punto de vista histrico, se verifica que:
La teora de la administracin cientfica us el concepto de sistema
hombre-mquina, pero se limit al nivel de trabajo fabril.
La teora de las relaciones humanas ampli el enfoque hombre - mquina a
las relaciones entre las personas dentro de la organizacin. Provoc una
profunda revisin de criterios y tcnicas gerenciales.
La teora estructuralista concibe la empresa como un sistema social,
reconociendo que hay tanto un sistema formal como uno informal dentro
de un sistema total integrado.
Informtica III
- 63 -
La teora del comportamiento trajo la teora de la decisin, donde la
empresa se ve como un sistema de decisiones, debido a que todos los
participantes de la empresa toman decisiones.
Despus de la Segunda Guerra Mundial, a travs de la teora matemtica se
aplic la investigacin operacional, para la resolucin de problemas
grandes y complejos con muchas variables.
La teora de colas fue profundizada y se formularon modelos para
situaciones tpicas de prestacin de servicios, en los que es necesario
programar la cantidad ptima de servidores para una esperada afluencia de
clientes.

Las teoras tradicionales han visto la organizacin humana como un sistema
cerrado, sin tener en cuenta el ambiente, provocando poco desarrollo y
comprensin de la retroalimentacin (feedback), bsica para sobrevivir.

El enfoque antiguo fue dbil, debido a:
1) Trat con pocas de las variables significantes de la situacin total y
2) Muchas veces se ha sustentado con variables impropias.

El concepto de sistemas no es una tecnologa en s. El anlisis de las
organizaciones vivas revela "lo general en lo particular" y muestra las
propiedades generales de las especies que son capaces de adaptarse y sobrevivir
en un ambiente tpico. Los sistemas vivos sean individuos o organizaciones, son
analizados como "sistemas abiertos", que mantienen un continuo intercambio de
materia/energa/informacin con el ambiente. La TS permite reconceptuar los
fenmenos dentro de un enfoque global, para integrar asuntos que son, en la
mayora de las veces de naturaleza completamente diferente.


SISTEMA
Un sistema es:
Un conjunto de elementos dinmicamente relacionados formando una actividad
para alcanzar un objetivo. Operando sobre datos/energa/materia para proveer
informacin/energa/materia

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS
Un sistema es un todo organizado y complejo; es un conjunto o combinacin de
cosas o partes que forman un todo complejo o unitario. Es un conjunto de objetos
unidos por alguna forma de interaccin o interdependencia.

Segn Bertalanffy, sistema es un conjunto de unidades recprocamente
relacionadas. De ah se deducen dos conceptos: propsito (u objetivo) y
globalismo (o totalidad).
Informtica III

- 64 -
Las caractersticas de un sistema son:
Propsito u objetivo
Todo sistema tiene uno o varios propsitos. Los elementos y las relaciones,
definen una distribucin que siempre trata de alcanzar un objetivo.

Globalismo o totalidad
Un cambio en una de las unidades del sistema, producir cambios en las
otras. El efecto total se presenta como un ajuste a todo el sistema. Hay una
relacin de causa/efecto. De estos cambios y ajustes, se derivan dos
fenmenos: entropa y homeostasia.

Entropa: Es la tendencia de los sistemas a desgastarse, a desintegrarse,
debido a la prdida de los estndares y un aumento de la aleatoriedad. La
entropa aumenta con el paso del tiempo. Si aumenta la informacin,
disminuye la entropa, porque la informacin es la base de la configuracin
y del orden.

Homeostasia: Es el equilibrio dinmico entre las partes del sistema. Los
sistemas tienen una tendencia a adaptarse con el fin de alcanzar un
equilibrio interno frente a los cambios externos del entorno.

Una organizacin podr ser entendida como un sistema o subsistema o un
supersistema, dependiendo del enfoque. El sistema total es aquel representado
por todos los componentes y relaciones necesarios para la realizacin de un
objetivo, dado un cierto nmero de restricciones. Los sistemas pueden operar,
tanto en serie como en paralelo.

CLASIFICACIN DE SISTEMAS
En cuanto a su constitucin, pueden ser fsicos o abstractos:
Sistemas fsicos o concretos: compuestos por equipos, maquinaria, objetos
y cosas reales, como por ejemplo una red de computadoras.
Sistemas abstractos: compuestos por conceptos, planes, hiptesis e ideas,
son intangibles, muchas veces solo existen en el pensamiento de las
personas, como por ejemplo, el raciocinio, la lgica.

En cuanto a su naturaleza, pueden cerrados o abiertos:
Sistemas cerrados
No presentan intercambio con el medio ambiente que los rodea, son
hermticos a cualquier influencia ambiental, por lo tanto no reciben
recursos externos y no producen nada que sea enviado hacia fuera del
sistema.

Informtica III
- 65 -
No existen sistemas cerrados. Se da el nombre de sistema cerrado a
aquellos sistemas cuyo comportamiento es determinstico y programado y
que opera con poco intercambio de energa y materia con el ambiente que
lo rodea. Se aplica el trmino a los sistemas completamente estructurados,
donde los elementos y relaciones se combinan de una manera peculiar y
rgida produciendo una salida invariable.

Sistemas abiertos
Presentan intercambio con el ambiente, a travs de entradas y salidas.
Intercambian energa y materia con el ambiente. Por lo tanto se adaptan
para sobrevivir. La estructura es ptima cuando el conjunto de elementos
del sistema se organiza, aproximndose a una operacin adaptativa. La
adaptabilidad es un continuo proceso de aprendizaje y de auto-
organizacin.

Los sistemas abiertos no pueden vivir aislados.
El sistema abierto como organismo, es influenciado por el medio ambiente
e influye sobre el, alcanzando un equilibrio dinmico en ese sentido. (Ver
Figura 1).

La categora ms importante de los sistemas abiertos son los sistemas
vivos.

Existen diferencias entre los sistemas abiertos (como los sistemas
biolgicos y sociales) y los sistemas cerrados (como los sistemas fsicos,
por ejemplo un reloj)

- El sistema abierto interacta constantemente con el ambiente en forma
dual, es decir lo influencia y es influenciado. El sistema cerrado no
interacta.
- El sistema abierto puede crecer, cambiar, adaptarse al ambiente y hasta
reproducirse bajo ciertas condiciones ambientes. El sistema cerrado no.
- Un sistema abierto compite con otros sistemas, el sistema cerrado no.

Entradas Salidas
Ambiente
Informacin
Energa
Recursos
Materiales

Transformacin
o
procesamiento

Informacin
Energa
Recursos
Materiales
Ambiente
Figura 1. Modelo genrico de sistema abierto

Informtica III

- 66 -
ELEMENTOS DE UN SISTEMA
Los elementos de los sistemas son:

Entradas (o insumos - input)
Son las entradas al sistema, por ejemplo los datos para una planilla, como son
sueldo bsico, das trabajados, etc.

Salidas (o producto - output)
Es la finalidad para la cual se reunieron elementos y relaciones del sistema. Los
resultados de un proceso son las salidas, las cuales deben ser coherentes con el
objetivo del sistema. Los resultados de los sistemas son finales, mientras que los
resultados de los subsistemas son intermedios.

Procesamiento (o procesador - o throughput)
Es el fenmeno que produce cambios, es el mecanismo de conversin de las
entradas en salidas o resultados. Generalmente es representado como la caja
negra, en la que ingresan los insumos y salen los productos.

Retroaccin (retroalimentacin - feedback)
Es la funcin de retorno del sistema que tiende a comparar la salida con un
criterio preestablecido, mantenindola controlada con respecto a un criterio.

Ambiente
Es el medio que envuelve al sistema. Est en constante interaccin con el
sistema, ya que ste recibe entradas, las procesa y efecta salidas. La
supervivencia de un sistema depende de su capacidad de adaptarse, cambiar y
responder a las exigencias y demandas del ambiente externo. Aunque el
ambiente puede ser un recurso para el sistema, tambin puede ser una amenaza.


El principal problema reside en el procesamiento, debido a que permite llegar a
las salidas (outputs)

Si un sistema no es capaz de transformar los inputs en outputs, ste se colapsa y
puede llegar a cambiar en su totalidad, por ejemplo si entre las entradas estn los
das trabajados y no se puede llegar a obtener el sueldo neto del trabajador, el
sistema no servir porque no se podr determinar cuando va a recibir el
trabajador.

El sistema se caracteriza por ciertos parmetros. Los parmetros son constantes
que se caracterizan, por sus propiedades, el valor y la descripcin dimensional de
un sistema especfico o de un componente del sistema.
Informtica III
- 67 -
Al igual que los organismos vivos, las empresas tienen seis funciones primarias,
estrechamente relacionadas entre s:

Ingestin: Las empresas efectan compras, adquieren dinero, mquinas y
personas del ambiente para asistir otras funciones, tal como los organismos
vivos ingieren alimentos, agua y aire para suplir sus necesidades.
Procesamiento: Los animales ingieren y procesan alimentos para ser
transformados en energa y en clulas orgnicas. En la empresa, la
produccin es equivalente a este ciclo. Se procesan materiales y se desecha
lo que no sirve, habiendo una relacin entre las entradas y salidas.
Reaccin al ambiente: El animal reacciona a su entorno, adaptndose para
sobrevivir, debe huir o sino atacar. La empresa reacciona tambin,
cambiando sus materias primas, clientes, empleados y recursos financieros.
Se puede alterar el producto, el proceso o la estructura.
Provisin de las partes: Los participantes de la empresa pueden ser
reemplazados en las funciones que prestan a las diferentes reas de la
empresa como son Administracin, Personal, Ventas, Produccin y otros, y
se les recompensa bajo la forma de sueldos y bonificaciones, que
comprenden bonificaciones por costo de vida, por movilidad, por
alimentacin y otros. El dinero es muchas veces considerado la sangre de la
empresa.
Regeneracin de partes: Las partes de un organismo pierden eficiencia, se
enferman o mueren y deben ser regeneradas o relocalizadas para sobrevivir
en el conjunto. Los miembros de una empresa envejecen, se jubilan, se
enferman, u otros. Las mquinas se vuelven obsoletas. Tanto hombres
como mquinas deben ser mantenidos o relocalizados, de ah la funcin de
personal y de mantenimiento.
Organizacin: Requiere un sistema de comunicaciones para efectuar el
control y la toma de decisiones. En la empresa, se necesita un sistema
central, donde las funciones de produccin, compras, ventas,
mantenimiento, y otras deben ser coordinadas. En un ambiente de constante
cambio, la previsin, la planeacin, la investigacin y el desarrollo son
aspectos necesarios para que la administracin pueda hacer ajustes.

CLASIFICACIN DE SISTEMAS
- Sistemas naturales: Son los existentes en el ambiente.
- Sistemas artificiales: Son los creados por el hombre.
- Sistemas sociales: Integrados por personas cuyo objetivo tiene un fin
comn.
- Sistemas hombre-mquina: Emplean equipo u otra clase de objetivos,
que a veces se quiere lograr la autosuficiencia.
- Sistemas abiertos: Intercambian materia y energa con el ambiente
continuamente.
Informtica III

- 68 -

- Sistemas cerrados: No presentan intercambio con el ambiente que los
rodea, son hermticos a cualquier influencia ambiental.
- Sistemas temporales: Duran cierto periodo de tiempo y posteriormente
desaparecen.
- Sistemas permanentes: Duran mucho ms que las operaciones que realiza
el ser humano.
- Sistemas estables: Sus propiedades y operaciones no varan o lo hacen
slo en ciclos repetitivos.
- Sistemas no estables: Cambian con el tiempo.
- Sistemas adaptativos: No tienen problemas.
- Sistemas no adaptativos: Tienen problemas de adaptacin por lo tanto
pueden ser eliminados o fracasar.
- Sistemas determinsticos: Interactan en forma predecible.
- Sistemas probabilsticos: Presentan incertidumbre.
- Subsistemas: Sistemas ms pequeos incorporados al sistema original.
- Supersistemas: sistemas extremadamente grandes y complejos.

LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS
Las organizaciones poseen todas las caractersticas de los sistemas abiertos.
Algunas caractersticas bsicas de las organizaciones son:

1. Comportamiento probabilstico y no-determinstico de las organizaciones.
La organizacin es afectada por el ambiente y dicho ambiente incluye
fronteras y variables desconocidas y por lo tanto variables que no se
pueden controlar. Por ejemplo, el comportamiento de un usuario de un
sistema no es totalmente predecible, por lo tanto si el usuario es un gerente
depender del tiempo que tenga para atender o no a un analista de sistemas
que quiera consultar con el gerente determinados aspectos de un sistema.

La administracin no puede esperar que consumidores, proveedores,
agencias reguladoras y otros, tengan un comportamiento previsible.

2. Las organizaciones como partes de una sociedad mayor y constituidas de
partes menores: las organizaciones son sistemas dentro de otros sistemas.
Dichos sistemas son complejos de elementos colocados en interaccin,
produciendo un todo que no puede ser comprendido tomando las partes
independientemente. Talcott Parsons afirmo que desde el punto de vista
de una organizacin, esta era parte de un sistema mayor, tomando como
punto de partida el tratamiento de la organizacin como un sistema social.
Segn Parsons:

Informtica III
- 69 -
- La organizacin se debe enfocar como un sistema que se caracteriza
porque tiene todas las propiedades de cualquier sistema social.
- La organizacin debe ser abordada como un sistema funcionalmente
diferenciado de un sistema social mayor.
- La organizacin debe ser analizada como un tipo especial de sistema
social, organizada en intereses para conseguir una meta.
- Las caractersticas de la organizacin deben ser definidas de acuerdo a
la situacin en que necesita operar, consistente en la relacin entre ella
y los otros subsistemas.
- Interdependencia de las partes: un cambio en una de las partes del
sistema, afectar a las dems. Las interacciones internas y externas del
sistema reflejan diferentes escalones de control y de autonoma.
- Homeostasis o estado firme: la organizacin puede alcanzar un estado
firme, slo cuando se presentan dos requisitos, la unidireccionalidad y
el progreso. La unidireccionalidad significa que a pesar de que se
produzcan cambios en la empresa, los mismos resultados deben ser
alcanzados. El progreso referido al fin deseado, es un grado de progreso
que est dentro de los lmites definidos como tolerables. El progreso
puede ser mejorado cuando se alcanza la condicin propuesta con
menor esfuerzo, mayor precisin con un esfuerzo relativamente menor
y bajo condiciones de gran variabilidad. La unidireccionalidad y el
progreso solo pueden ser alcanzados mediante el liderazgo y
compromiso.

MODELOS DE ORGANIZACIONES
Schein propone una relacin de aspectos que una teora de sistemas debera
considerar en la definicin de organizacin:

La organizacin debe ser considerada como un sistema abierto.
La organizacin debe ser concebida como un sistema con objetivos o
funciones mltiples.
La organizacin debe ser visualizada como constituida de muchos
subsistemas que estn en interaccin dinmica unos con otros.
Al ser los subsistemas mutuamente dependientes, un cambio en uno de
ellos, afectar a los dems.
La organizacin existe en un ambiente dinmico que comprende otros
sistemas.
Los mltiples eslabones entre la organizacin y su medio ambiente hacen
difcil definir las fronteras de cualquier organizacin.




Informtica III

- 70 -
MODELO DE KATZ Y KAHN
Desarrollaron un modelo de organizacin ms amplio y complejo a travs de la
aplicacin de la TS y la teora de las organizaciones. Segn su modelo, la
organizacin presenta las siguientes caractersticas:

- La organizacin como un sistema abierto
Para Katz y Kahn, la organizacin como sistema abierto presenta las
siguientes caractersticas:
- Importacin (entrada): la organizacin recibe insumos del ambiente y
necesita provisiones energticas de otras instituciones, personas o del
medio. Ninguna estructura social es autosuficiente.
- Transformacin (procesamiento): los sistemas abiertos transforman la
energa disponible. La organizacin procesa y transforma insumos en
productos acabados, mano de obra, servicios, etc.
- Exportacin (salidas): los sistemas abiertos exportan ciertos productos
hacia el medio ambiente.
- Los sistemas como ciclos que se repiten: el funcionamiento de
cualquier sistema consiste en ciclos repetitivos de importacin
transformacin - exportacin. La importacin y exportacin son
transacciones que envuelven al sistema en ciertos sectores de su
ambiente inmediato, la transformacin o procesamiento es un proceso
dentro del propio sistema.
- Entropa negativa: los sistemas abiertos necesitan moverse para detener
el proceso entrpico y reabastecerse de energa manteniendo
indefinidamente su estructura organizacional. A dicho proceso se le
llama entropa negativa.
- Informacin como insumo, retroalimentacin negativa y proceso de
codificacin: los sistemas vivos reciben como insumos, materiales
conteniendo energa que se transforman mediante el trabajo hecho.
Tambin reciben informacin, proporcionando seales sobre el
ambiente.
La entrada de informacin ms simple es la retroalimentacin negativa
(negative feedback), que permite al sistema corregir sus desvos de la
lnea correcta. Las partes del sistema envan informacin de cmo
operan a un mecanismo central y mantienen as la direccin correcta. Si
dicha retroalimentacin negativa es interrumpida, el estado del sistema
desaparece. El proceso de codificacin permite al sistema reaccionar
selectivamente respecto a las seales de informacin para las cuales
est programado. Es un sistema de seleccin de entradas a travs del
cual, los materiales son rechazados o aceptados e introducidos a su
estructura.
- Estado firme y homeostasis dinmica: los sistemas abiertos se
caracterizan por un estado firme, ya que existe un influjo continuo de
Informtica III
- 71 -
energa del exterior y una exportacin contina de los productos del
sistema. La tendencia ms simple del estado firme es la homeostasis,
pero su principio bsico es la preservacin del carcter del sistema, es
decir un equilibrio casi-estacionario. Los sistemas reaccionan al cambio
o lo anticipan por intermedio del crecimiento que asimila las nuevas
entradas de energa en la naturaleza de sus estructuras. La
homeostasis es un mecanismo regulador.
- Diferenciacin: La organizacin, como todo sistema abierto, tiende a la
diferenciacin, es decir a la multiplicacin y elaboracin de funciones,
lo que le trae tambin multiplicacin de papeles y diferenciacin
interna.
- Equifinalidad: Los sistemas abiertos se caracterizan por el principio de
equifinalidad, es decir un sistema puede alcanzar, por una variedad de
caminos, el mismo estado final, partiendo de diferentes condiciones
iniciales.
- Lmites o fronteras: Como sistema abierto, la organizacin presenta
lmites o fronteras, es decir barreras entre el ambiente y el sistema.
Definen el campo de accin del sistema, as como su grado de apertura.

- Las organizaciones como clase de sistemas sociales
Las organizaciones son una clase de sistemas sociales, las cuales a su vez
son sistemas abiertos. Las organizaciones comparten con todos los sistemas
abiertos propiedades como la entropa negativa, retroinformacin,
homeostasis, diferenciacin y equifinalidad. Los sistemas abiertos tienden a
la elaboracin y a la diferenciacin, debido a su propia dinmica.

Los sistemas sociales, consisten en actividades estandarizadas es decir que
siguen los mismos procedimientos y por lo tanto son repetitivas,
relativamente duraderas y ligadas en espacio y tiempo. La estabilidad o
recurrencia de actividades existe en relacin con la entrada de energa en el
sistema, en relacin con la transformacin de energas dentro del sistema y
en relacin con el producto resultante o salida de energa. Mantener dicha
actividad, requiere renovacin constante de energa, lo cual se conoce
como negentropa.

CARACTERSTICAS DE PRIMER ORDEN
Para Katz y Kahn, las caractersticas de las organizaciones como sistemas
sociales son las siguientes:

1. Los sistemas sociales, no tienen limitacin de amplitud. Las organizaciones
sociales estn vinculadas a un mundo concreto de seres humanos, recursos
materiales, fbricas y otros artefactos, aunque estos no estn interactuando.
El sistema social, es independiente de cualquier parte fsica determinada,
Informtica III

- 72 -
pudiendo aligerarla o sustituirla. El sistema social es la estructuracin de
eventos o acontecimientos y no la estructuracin de partes fsicas.
2. Los sistemas sociales necesitan entradas de produccin y de
mantenimiento. Las entradas de mantenimiento son las importaciones de
energa que sustentan al sistema; las entradas de produccin son las
importaciones de energa, procesadas para proporcionar un resultado
productivo.
3. Los sistemas sociales tienen su naturaleza planeada, es decir son sistemas
esencialmente inventados, creados por el hombre y por lo tanto
imperfectos.
4. Los sistemas sociales presentan mayor variabilidad que los sistemas
biolgicos. Los sistemas sociales necesitan fuerzas de control para reducir
la variabilidad e inestabilidad de las acciones humanas.
5. Las funciones, normas y valores como los principales componentes del
sistema social: las funciones describen formas especficas de
comportamiento asociado a determinadas tareas. Las funciones se
desarrollan a partir de los requisitos de la tarea. Las normas son
expectativas con carcter de exigencia, que alcanzan a todos los que les
concierne el desempeo de una funcin, en un sistema o subsistema. Los
valores son las justificaciones y aspiraciones ideolgicas ms
generalizadas.
6. Las organizaciones sociales constituyen un sistema formalizado de
funciones.
7. La organizacin en relacin con su medio ambiente: el funcionamiento
organizativo debe ser estudiado en relacin con las transacciones continuas
con el medio ambiente que lo envuelve.

CULTURA Y CLIMA ORGANIZACIONAL
Toda organizacin crea su propia cultura o clima, con sus propios tabes,
costumbres y usos. El clima del sistema refleja tanto las normas como los valores
del sistema formal como su reinterpretacin en el sistema informal, as como las
disputas internas y externas de los tipos de personas que la organizacin atrae,
los procesos de trabajo y distribucin fsica, de las modalidades de comunicacin
y del ejercicio de la autoridad dentro del sistema.
Informtica III
- 73 -
CAPTULO III
I nformacin



CONCEPTO
La informacin es un conjunto organizado de datos, que forman un mensaje
sobre un determinado ente o fenmeno, por ejemplo si organizamos datos sobre
una ciudad (nmero de habitantes, densidad de poblacin, nombre del alcalde,
etc.) y escribimos por ejemplo, el captulo de un libro, podemos decir que ese
captulo constituye informacin sobre esa ciudad. Cuando tenemos que resolver
un determinado problema o tenemos que tomar una decisin, empleamos
diversas fuentes de informacin (como podra ser el captulo mencionado de este
libro), y construimos lo que en general se denomina conocimiento o informacin
organizada que permite la resolucin de problemas o la toma de decisiones.

Segn otro punto de vista, la informacin es un fenmeno que proporciona
significado o sentido a las cosas, e indica mediante cdigos y conjuntos de datos,
los modelos del pensamiento humano. La informacin por tanto, procesa y
genera el conocimiento humano. Aunque muchos seres vivos se comunican
transmitiendo informacin para su supervivencia, la diferencia de los seres
humanos radica en su capacidad de generar y perfeccionar tanto cdigos como
smbolos con significados que conformaron lenguajes comunes tiles para la
convivencia en sociedad, a partir del establecimiento de sistemas de seales y
lenguajes para la comunicacin.

DATO
Los datos se perciben mediante los sentidos, stos los integran y generan la
informacin necesaria para producir el conocimiento que es el que finalmente
permite tomar decisiones para realizar las acciones cotidianas que aseguran la
existencia social. La sabidura consiste en juzgar correctamente cuando, cmo,
donde y con qu objetivo emplear el conocimiento adquirido.

El ser humano ha logrado simbolizar los datos en forma representativa (lenguaje)
para posibilitar el conocimiento de algo concreto y cre las formas de almacenar
y utilizar el conocimiento representado.

Existe una relacin indisoluble entre los datos, la informacin, el conocimiento,
el pensamiento y el lenguaje, por lo que una mejor comprensin de los conceptos
sobre informacin redundar en un aumento del conocimiento, ampliando as
Informtica III

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las posibilidades del pensamiento humano, que tambin emplea el lenguaje -oral,
escrito, gesticular, etc.-, y un sistema de seales y smbolos interrelacionados.

HISTORIA DE LA INFORMACIN
En la Edad Media el almacenamiento, acceso y uso limitado de la informacin se
realizaba en las bibliotecas de los monasterios entre los siglos III y XV.

En la Edad Moderna, con el nacimiento de la imprenta (Gutemberg), los
libros podan fabricarse en serie. Surgen los primeros peridicos.
En el siglo XX, Claude E. Shannon, un ingeniero nacido en Michigan en
1916, public en 1948 algunos trabajos relacionados con el tratamiento de
la informacin (teora de la informacin). Durante este siglo irrumpe la
radio, la televisin e Internet.
James Watson y Francis Crick descubrieron los principios de los cdigos
de ADN, que forman un sistema de informacin a partir de la doble espiral
de ADN y la forma en que trabajan los genes.
En los aos 40, Jeremy Campbell, defini el trmino informacin desde
una perspectiva cientfica, en el contexto de la era de la comunicacin
electrnica.
Norbert Wiener, padre de la ciberntica, se encarg de "mantener el orden"
en cualquier sistema natural o artificial. Estos avances dieron lugar a una
nueva etapa en el desarrollo de la tecnologa, en la cual muchos cientficos
se inspiraron en estos estudios para hacer sus propios aportes a la teora de
la informacin.
Actualmente, ya en el siglo XXI, en un corto perodo de tiempo, el mundo
desarrollado se ha propuesto lograr la globalizacin del acceso a los
enormes volmenes de informacin existentes en medios cada vez ms
complejos, con capacidades ascendentes de almacenamiento y en soportes
cada vez ms reducidos. La proliferacin de redes de transmisin de datos e
informacin, de bases de datos con acceso en lnea, ubicadas en cualquier
lugar, localizables mediante Internet, permiten el hallazgo de otras redes y
centros de informacin de diferentes tipos en cualquier momento desde
cualquier lugar.

FUNCIN DE LA INFORMACIN
1. Aumentar el conocimiento del usuario.
2. Proporcionar al encargado de la toma de decisiones la materia prima
fundamental para el desarrollo de soluciones y la eleccin.
3. Proporcionar una serie de reglas de evaluacin y reglas de decisin para
fines de control.

Con respecto al tercer punto, la Informacin como va para llegar al
conocimiento, debe de ser elaborada para hacerla utilizable o disponible, este
Informtica III
- 75 -
proceso emprico se llama Documentacin, el cual tiene mtodos y herramientas
propias. La cantidad de informacin y el conocimiento desarrollado,
aparentemente es enorme y tiene una metodologa de recuperacin, que
eventualmente es infinita o total en un nmero muy amplio de soportes y sitios y
el modelo sistmico de recuperacin debe maximizar la bsqueda para asegurar
su captura lo ms completa posible dentro del entorno de este sistema complejo.

Par las bsquedas en Internet y usando dos o ms descriptores, los resultados
numricos que dan los motores de bsqueda, que contengan los dos o ms
trminos juntos o muy prximos, ya es una medida de la cantidad de informacin
conseguida y que es en expresin matemtica el ln o logaritmo natural de la
suma de las interacciones validadas.

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CAPTULO IV
Sistemas de I nformacin



INTRODUCCIN
Un sistema de informacin es un conjunto de elementos que interactan entre s
con el fin de apoyar las actividades de una empresa.

Los elementos son:
- el equipo computacional es decir el hardware necesario para que el sistema
de informacin pueda operar.
- el recurso humano que interacta con el Sistema de Informacin, el cual
est formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de informacin realiza cuatro actividades bsicas: entrada,
almacenamiento, procesamiento y salida de informacin.

ENTRADA DE INFORMACIN
Es el proceso en el cual el Sistema de Informacin toma los datos que requiere
para procesar la informacin. Las entradas pueden ser manuales o automticas.
Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario,
mientras que las automticas son datos o informacin que provienen o son
tomados de otros sistemas o mdulos, por ejemplo cuando el subsistema de
ventas enva informacin al subsistema de cobranzas.

Las unidades mas comunes de entrada de datos a las computadoras son las
terminales, las cintas magnticas, las unidades de diskette, los cdigos de barras,
los escners, la voz, los monitores sensibles al tacto, el teclado y el mouse, entre
otras.

Almacenamiento de informacin: El almacenamiento es una de las actividades
o capacidades ms importantes que tiene una computadora, ya que a travs de
esta propiedad el sistema puede recordar la informacin guardada en la seccin o
proceso anterior. Esta informacin suele ser almacenada en estructuras de
informacin denominadas archivos. La unidad tpica de almacenamiento son los
discos magnticos o discos duros, los discos flexibles o diskettes y los discos
compactos (CD-ROM).

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Procesamiento de Informacin: Es la capacidad del Sistema de Informacin
para efectuar clculos de acuerdo con una secuencia de operaciones
preestablecida. Estos clculos pueden efectuarse con datos introducidos
recientemente en el sistema o bien con datos que estn almacenados. Esta
caracterstica de los sistemas permite la transformacin de datos fuente en
informacin que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace
posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyeccin
financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance
general de un ao base.

Salida de Informacin: La salida es la capacidad de un Sistema de Informacin
para sacar la informacin procesada o bien datos de entrada al exterior. Las
unidades tpicas de salida son las impresoras, terminales, diskettes, cintas
magnticas, la voz, los graficadores y los plotters, entre otros. Es importante
aclarar que la salida de un Sistema de Informacin puede constituir la entrada a
otro Sistema de Informacin o mdulo. En este caso, tambin existe una
interfase automtica de salida. Por ejemplo, el Sistema de Control de Clientes
tiene una interfase automtica de salida con el Sistema de Contabilidad, ya que
genera las plizas contables de los movimientos procesales de los clientes.

A continuacin se muestran las diferentes actividades que puede realizar un
Sistema de Informacin de Control de Clientes:

Actividades que realiza un Sistema de Informacin:

Entradas:
Datos generales del cliente: nombre, direccin, tipo de cliente, etc.
Polticas de crditos: lmite de crdito, plazo de pago, etc.
Facturas (interfase automtico).
Pagos, depuraciones, etc.

Proceso:
Clculo de antigedad de saldos.
Clculo de intereses moratorios.
Clculo del saldo de un cliente.

Almacenamiento:
Movimientos del mes (pagos, depuraciones).
Catlogo de clientes.
Facturas.

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Salidas:
Reporte de pagos.
Estados de cuenta.
Plizas contables (interfase automtica)
Consultas de saldos en pantalla de una terminal.

Las diferentes actividades que realiza un Sistema de Informacin se pueden
observar en el diseo conceptual ilustrado en la en la figura 1.2.

TIPOS Y USOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
Durante los prximos aos, los Sistemas de Informacin cumplirn tres objetivos
bsicos dentro de las organizaciones:

1. Automatizacin de procesos operativos.
2. Proporcionar informacin que sirva de apoyo al proceso de toma de
decisiones.

Lograr ventajas competitivas a travs de su implantacin y uso.



Los Sistemas de Informacin que logran la automatizacin de procesos
operativos dentro de una organizacin, son llamados frecuentemente Sistemas
Transaccionales, ya que su funcin primordial consiste en procesar transacciones
tales como pagos, cobros, plizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los
Sistemas de Informacin que apoyan el proceso de toma de decisiones son los
Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de
Decisin de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y
Sistema de Informacin para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo
con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratgicos, los cuales
Informtica III

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se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a
travs del uso de la tecnologa de informacin.

Las principales caractersticas de estos tipos de Sistemas de Informacin son:

Sistemas Transaccionales
Sus principales caractersticas son:
A travs de stos suelen lograrse ahorros significativos de mano de obra,
debido a que automatizan tareas operativas de la organizacin.
Con frecuencia son el primer tipo de Sistemas de Informacin que se
implanta en las organizaciones. Se empieza apoyando las tareas a nivel
operativo de la organizacin.
Son intensivos en entrada y salid de informacin; sus clculos y procesos
suelen ser simples y poco sofisticados.
Tienen la propiedad de ser recolectores de informacin, es decir, a travs
de estos sistemas se cargan las grandes bases de informacin para su
explotacin posterior.
Son fciles de justificar ante la direccin general, ya que sus beneficios son
visibles y palpables.

Sistemas de Apoyo de las Decisiones
Las principales caractersticas de estos sistemas son:
Suelen introducirse despus de haber implantado los Sistemas
Transaccionales ms relevantes de la empresa, ya que estos ltimos
constituyen su plataforma de informacin.
La informacin que generan sirve de apoyo a los mandos intermedios y a la
alta administracin en el proceso de toma de decisiones.
Suelen ser intensivos en clculos y escasos en entradas y salidas de
informacin. As, por ejemplo, un modelo de planeacin financiera
requiere poca informacin de entrada, genera poca informacin como
resultado, pero puede necesitar muchos clculos durante su proceso.
No suelen ahorrar mano de obra. Debido a ello, la justificacin econmica
para el desarrollo de estos sistemas es difcil, ya que no se conocen los
ingresos del proyecto de inversin.
Suelen ser Sistemas de Informacin interactivos y amigables, con altos
estndares de diseo grfico y visual, ya que estn dirigidos al usuario
final.
Apoyan la toma de decisiones que, por su misma naturaleza son repetitivos
y de decisiones no estructuradas que no suelen repetirse. Por ejemplo, un
Sistema de Compra de Materiales que indique cundo debe hacerse un
pedido al proveedor o un Sistema de Simulacin de Negocios que apoye la
decisin de introducir un nuevo producto al mercado.
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Estos sistemas pueden ser desarrollados directamente por el usuario final
sin la participacin operativa de los analistas y programadores del rea de
informtica.

Este tipo de sistemas puede incluir la programacin de la produccin, compra de
materiales, flujo de fondos, proyecciones financieras, modelos de simulacin de
negocios, modelos de inventarios, etc.

Sistemas Estratgicos
Sus principales caractersticas son:
Su funcin primordial no es apoyar la automatizacin de procesos
operativos ni proporcionar informacin para apoyar la toma de decisiones.
Suelen desarrollarse in house, es decir, dentro de la organizacin, por lo
tanto no pueden adaptarse fcilmente a paquetes disponibles en el mercado.
Tpicamente su forma de desarrollo es a base de incrementos y a travs de
su evolucin dentro de la organizacin. Se inicia con un proceso o funcin
en particular y a partir de ah se van agregando nuevas funciones o
procesos.
Su funcin es lograr ventajas que los competidores no posean, tales como
ventajas en costos y servicios diferenciados con clientes y proveedores. En
este contexto, los Sistema Estratgicos son creadores de barreras de entrada
al negocio. Por ejemplo, el uso de cajeros automticos en los bancos es un
Sistema Estratgico, ya que brinda ventaja sobre un banco que no posee tal
servicio. Si un banco nuevo decide abrir sus puertas al pblico, tendr que
dar este servicio para tener un nivel similar al de sus competidores.
Apoyan el proceso de innovacin de productos y proceso dentro de la
empresa debido a que buscan ventajas respecto a los competidores y una
forma de hacerlo en innovando o creando productos y procesos.

Un ejemplo de estos Sistemas de Informacin dentro de la empresa puede ser un
sistema MRP (Manufacturing Resoure Planning) enfocado a reducir
sustancialmente el desperdicio en el proceso productivo, o bien, un Centro de
Informacin que proporcione todo tipo de informacin; como situacin de
crditos, embarques, tiempos de entrega, etc. En este contexto los ejemplos
anteriores constituyen un Sistema de Informacin Estratgico si y slo s, apoyan
o dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

Por ltimo, es importante aclarar que algunos autores consideran un cuarto tipo
de sistemas de informacin denominado Sistemas Personales de Informacin, el
cual est enfocado a incrementar la productividad de sus usuarios.


Informtica III

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EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
De la seccin anterior se desprende la evolucin que tienen los Sistemas de
Informacin en las organizaciones. Con frecuencia se implantan en forma inicial
los Sistemas Transaccionales y, posteriormente, se introducen los Sistemas de
Apoyo a las Decisiones. Por ltimo, se desarrollan los Sistemas Estratgicos que
dan forma a la estructura competitiva de la empresa.

En la dcada de los setenta, Richard Nolan, un conocido autor y profesor de la
Escuela de Negocios de Harvard, desarroll una teora que impact el proceso de
planeacin de los recursos y las actividades de la informtica.

Segn Nolan, la funcin de la Informtica en las organizaciones evoluciona a
travs de ciertas etapas de crecimiento, las cuales se explican a continuacin:

Comienza con la adquisicin de la primera computadora y normalmente se
justifica por el ahorro de mano de obra y el exceso de papeles.
Las aplicaciones tpicas que se implantan son los Sistemas Transaccionales
tales como nminas o contabilidad.
El pequeo Departamento de Sistemas depende en la mayora de los casos
del rea de contabilidad.
El tipo de administracin empleada es escaso y la funcin de los sistemas
suele ser manejada por un administrador que no posee una preparacin
formal en el rea de computacin.
El personal que labora en este pequeo departamento consta a lo sumo de
un operador y/o un programador. Este ltimo podr estar bajo el rgimen
de honorarios, o bien, puede recibirse el soporte de algn fabricante local
de programas de aplicacin.
En esta etapa es importante estar consciente de la resistencia al cambio del
personal y usuario (ciberfobia) que estn involucrados en los primeros
sistemas que se desarrollan, ya que estos sistemas son importantes en el
ahorro de mano de obra.
Esta etapa termina con la implantacin exitosa del primer Sistema de
Informacin. Cabe recalcar que algunas organizaciones pueden vivir varias
etapas de inicio en las que la resistencia al cambio por parte de los primeros
usuarios involucrados aborta el intento de introducir la computador a la
empresa.

Etapa de contagio o expansin. Los aspectos sobresalientes que permiten
diagnosticar rpido que una empresa se encuentra en esta etapa son:

Se inicia con la implantacin exitosa del primer Sistema de Informacin en
la organizacin. Como consecuencia de lo anterior, el primer ejecutivo
usuario se transforma en el paradigma o persona que se habr que imitar.
Informtica III
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Las aplicaciones que con frecuencia se implantan en esta etapa son el resto
de los Sistemas Transaccionales no desarrollados en la etapa de inicio, tales
como facturacin, inventarios, control de pedidos de clientes y
proveedores, cheques, etc.
El pequeo departamento es promovido a una categora superior, donde
depende de la Gerencia Administrativa o Contralora.
El tipo de administracin empleado est orientado hacia la venta de
aplicaciones a todos los usuarios de la organizacin; en este punto suele
contratarse a un especialista de la funcin con preparacin acadmica en el
rea de sistemas.
Se inicia la contratacin de personal especializado y nacen puestos tales
como analista de sistemas, analista-programador, programador de sistemas,
jefe de desarrollo, jefe de soporte tcnico, etc.
Las aplicaciones desarrolladas carecen de interfases automticas entre ellas,
de tal forma que las salidas que produce un sistema se tienen que alimentar
en forma manual a otro sistema, con la consecuente irritacin de los
usuarios.
Los gastos por concepto de sistemas empiezan a crecer en forma
importante, lo que marca la pauta para iniciar la racionalizacin en el uso
de los recursos computacionales dentro de la empresa. Este problema y el
inicio de su solucin marcan el paso a la siguiente etapa.

Etapa de control o formalizacin. Para identificar a una empresa que transita por
esta etapa es necesario considerar los siguientes elementos:
Esta etapa de evolucin de la Informtica dentro de las empresas se inicia
con la necesidad de controlar el uso de los recursos computacionales a
travs de las tcnicas de presupuestacin base cero (partiendo de que no se
tienen nada) y la implantacin de sistemas de cargos a usuarios (por el
servicio que se presta).
Las aplicaciones estn orientadas a facilitar el control de las operaciones
del negocio para hacerlas ms eficaces, tales como sistemas para control de
flujo de fondos, control de rdenes de compra a proveedores, control de
inventarios, control y manejo de proyectos, etc.
El departamento de sistemas de la empresa suele ubicarse en una posicin
gerencial, dependiendo del organigrama de la Direccin de Administracin
o Finanzas.
El tipo de administracin empleado dentro del rea de Informtica se
orienta al control administrativo y a la justificacin econmica de las
aplicaciones a desarrollar. Nace la necesidad de establecer criterios para las
prioridades en el desarrollo de nuevas aplicaciones. La cartera de
aplicaciones pendientes por desarrollar empieza a crecer.
En esta etapa se inician el desarrollo y la implantacin de estndares de
trabajo dentro del departamento, tales como: estndares de documentacin,
Informtica III

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control de proyectos, desarrollo y diseo de sistemas, auditoria de sistemas
y programacin.
Se integra a la organizacin del departamento de sistemas, personal con
habilidades administrativas y que debe estar preparado tcnicamente.
Se inicia el desarrollo de interfases automticas entre los diferentes
sistemas.

Etapa de integracin
Las caractersticas de esta etapa son las siguientes:
La integracin de los datos y de los sistemas surge como un resultado
directo de la centralizacin del departamento de sistemas bajo una sola
estructura administrativa.
Las nuevas tecnologas relacionadas con base de datos, sistemas
administradores de bases de datos y lenguajes de cuarta generacin,
hicieron posible la integracin.
En esta etapa surge la primera hoja electrnica de clculo comercial y los
usuarios inician haciendo sus propias aplicaciones. Esta herramienta ayud
mucho a que los usuarios hicieran su propio trabajo y no tuvieran que
esperar a que sus propuestas de sistemas fueran cumplidas.
El costo del equipo y del software disminuy por lo cual estuvo al alcance
de ms usuarios.
En forma paralela a los cambios tecnolgicos, cambi el rol del usuario y
del departamento de Sistemas de Informacin. El departamento de sistemas
evolucion hacia una estructura descentralizada, permitiendo al usuario
utilizar herramientas para el desarrollo de sistemas.
Los usuarios y el departamento de sistema iniciaron el desarrollo de nuevos
sistemas, reemplazando los sistemas antiguos, en beneficio de la
organizacin.

Etapa de administracin de datos. Entre las caractersticas que destacan en esta
etapa estn las siguientes:
El departamento de Sistemas de Informacin reconoce que la informacin
es un recurso muy valioso que debe estar accesible para todos los usuarios.
Para poder cumplir con lo anterior resulta necesario administrar los datos
en forma apropiada, es decir, almacenarlos y mantenerlos en forma
adecuada para que los usuarios puedan utilizar y compartir este recurso.
El usuario de la informacin adquiere la responsabilidad de la integridad de
la misma y debe manejar niveles de acceso diferentes.

Etapa de madurez. Entre los aspectos sobresalientes que indican que una empresa
se encuentra en esta etapa, se incluyen los siguientes:
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Al llegar a esta etapa, la Informtica dentro de la organizacin se encuentra
definida como una funcin bsica y se ubica en los primeros niveles del
organigrama (direccin).
Los sistemas que se desarrollan son Sistemas de Manufactura Integrados
por Computadora, Sistemas Basados en el Conocimiento y Sistemas
Expertos, Sistemas de Soporte a las Decisiones, Sistemas Estratgicos y, en
general, aplicaciones que proporcionan informacin para las decisiones de
alta administracin y aplicaciones de carcter estratgico.
En esta etapa se tienen las aplicaciones desarrolladas en la tecnologa de
base de datos y se logra la integracin de redes de comunicaciones con
terminales en lugares remotos, a travs del uso de recursos
computacionales.

Informtica III

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CAPTULO V
Ciclo de Vida de un
Sistema de I nformacin




El ciclo de vida de un sistema de informacin es un enfoque que contiene fases
del anlisis y diseo, sostiene que los sistemas son desarrollados de mejor
manera mediante el uso de un ciclo especfico de actividades del analista y del
usuario.

James Senn afirma que existen tres estrategias para el desarrollo de sistemas:
- El mtodo clsico del ciclo de vida de desarrollo de sistemas
- El mtodo de desarrollo por anlisis estructurado y
- El mtodo de construccin de prototipos de sistemas.

Cada una de estas estrategias tiene un uso amplio en cada uno de los tipos de
empresas que existen, y resultan efectivas si son aplicadas de manera adecuada.

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de informacin
basados en computadoras son el corazn de las actividades cotidianas y objeto de
gran consideracin en la toma de decisiones, las empresas consideran con mucho
cuidados las capacidades de sus sistemas de informacin cuando deciden
ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darn a la
competencia.

Al establecer los sistemas de informacin basados en computadoras deben tener
la certeza de que se logren dos objetivos principales: que sea un sistema correcto
y que este correcto el sistema. Ningn sistema que deje satisfacer ambos
objetivos ser completamente til para la gerencia u organizacin.

Si los dispositivos de un sistema de informacin no se adaptan a su poblacin de
clientes, no lograra sus objetivos potenciales. A mismo tiempo, aun cuando se
identifiquen precisamente las necesidades del usuario, un sistema de informacin
va tener un valor nico si funciona en forma adecuada.

Informtica III

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Los informes y las salidas producidas por el sistema deben ser precisos,
confiables y completos. La funcin del Anlisis puede ser dar soporte a las
actividades de un negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para
generar beneficios.

Es el Proceso de gestin para la creacin de un Sistema o software, la cual
encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimacin, estimar es
echar un vistazo al futuro y aceptamos resignados cierto grado de incertidumbre.
Aunque la estimacin, es ms un arte que una Ciencia, es una actividad
importante que no debe llevarse a cabo de forma descuidada. Existen tcnicas
tiles para la estimacin de costes de tiempo. Y dado que la estimacin es la base
de todas las dems actividades de planificacin del proyecto y sirve como gua
para una buena Ingeniera Sistemas y Software.

Al estimar tomamos en cuenta no solo del procedimiento tcnico a utilizar en el
proyecto, sino que se toma en cuenta los recursos, costos y planificacin. El
Tamao del proyecto es otro factor importante que puede afectar la precisin de
las estimaciones.

A medida que el tamao aumenta, crece rpidamente la interdependencia entre
varios elementos del Software. La disponibilidad de informacin Histrica es
otro elemento que determina el riesgo de la estimacin.

CICLO DE VIDA CLSICO DEL DESARROLLO DE SISTEMAS
El mtodo de ciclo de vida para el desarrollo de sistemas es el conjunto de
actividades que los analistas, diseadores y usuarios realizan para desarrollar e
implantar un sistema de informacin. El mtodo del ciclo de vida para el
desarrollo de sistemas consta de 6 fases:

1) Investigacin Preliminar
La solicitud para recibir ayuda de un sistema de informacin puede originarse
por varias razones: sin importar cuales sean estas, el proceso se inicia siempre
con la peticin de una persona.

2) Determinacin de los requerimientos del sistema
El aspecto fundamental del anlisis de sistemas es comprender todas las facetas
importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. Los
analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los
procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave:

Qu es lo que hace el sistema?
Cmo se hace?
Con qu frecuencia se presenta?
Informtica III
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Qu tan grande es el volumen de transacciones o decisiones?
Cul es el grado de eficiencia con el que se efectan las tareas?
Existe algn problema? Si es as Qu tan serio es? Cul es la causa o causas
que lo originan?

3) Diseo del sistema
El diseo de un sistema de informacin produce los detalles que establecen la
forma en la que el sistema cumplir con los requerimientos identificados durante
la fase de anlisis. Los especialistas en sistemas se refieren, con frecuencia, a
esta etapa como diseo lgico en contraste con la del desarrollo del software, a la
que denominan diseo fsico.

4) Desarrollo del software
Los encargados de desarrollar software pueden instalar software comprado a
terceros (compaas que elaboran software a la medida) o escribir programas
diseados a la medida del solicitante. La eleccin depende del costo de cada
alternativa, del tiempo disponible para escribir el software y de la disponibilidad
de los programadores.

Por lo general, los programadores que trabajan en las grandes organizaciones
pertenecen a un grupo permanente de profesionales.

5) Prueba de sistemas
Durante la prueba de sistemas, el sistema se emplea de manera experimental para
asegurarse de que el software no tenga fallas, es decir, que funciona de acuerdo
con las especificaciones y en la forma en que los usuarios esperan que lo
haga. Generalmente en las pruebas se detectan errores que luego son corregidos
y se vuelve a esta etapa.

6) Implantacin y evaluacin
La implantacin es el proceso de verificar e instalar nuevo equipo, entrenar a los
usuarios, instalar la aplicacin y construir todos los archivos de datos necesarios
para utilizarla. Una vez instaladas, las aplicaciones se emplean durante muchos
aos. Sin embargo, las organizaciones y los usuarios cambian con el paso del
tiempo, incluso el ambiente es diferente con el paso de las semanas y los meses.
Por consiguiente, es indudable que debe darse mantenimiento a las aplicaciones.
La evaluacin de un sistema se lleva a cabo para identificar puntos dbiles y
fuertes. La evaluacin ocurre a lo largo de cualquiera de las siguientes
dimensiones:




Informtica III

- 90 -
* Evaluacin operacional
Valoracin de la forma en que funciona el sistema, incluyendo su facilidad de
uso, tiempo de respuesta, lo adecuado de los formatos de informacin,
confiabilidad global y nivel de utilizacin.

* Impacto organizacional
Identificacin y medicin de los beneficios para la organizacin en reas tales
como finanzas, eficiencia operacional e impacto competitivo. Tambin se
incluye el impacto sobre el flujo de informacin externo e interno.

* Opinin de los administradores
Evaluacin de las actividades de directivos y administradores dentro de la
organizacin as como de los usuarios finales.

* Desempeo del desarrollo
La evaluacin de proceso de desarrollo de acuerdo con criterios tales como
tiempo y esfuerzo de desarrollo, concuerdan con presupuestos y estndares, y
otros criterios de administracin de proyectos. Tambin se incluye la valoracin
de los mtodos y herramientas utilizados en el desarrollo.

MTODO DE DESARROLLO POR ANLISIS ESTRUCTURADO
Muchos especialistas en sistemas de informacin reconocen la dificultad de
comprender de manera completa sistemas grandes y complejos. El mtodo de
desarrollo del anlisis estructurado tiene como finalidad superar esta dificultad
por medio de:

1) La divisin del sistema en componentes
2) La construccin de un modelo del sistema.

El anlisis estructurado se concentra en especificar lo que se requiere que haga el
sistema o la aplicacin. Permite que las personas observen los elementos lgicos
(lo que har el sistema) separados de los componentes fsicos (computadora,
terminales, sistemas de almacenamiento, etc.). Despus se puede desarrollar un
diseo fsico eficiente para la situacin donde ser utilizado.

El anlisis estructurado es un mtodo para el anlisis de sistemas manuales o
automatizados, que conduce al desarrollo de especificaciones para sistemas
nuevos o para efectuar modificaciones a los ya existentes. ste anlisis permite
al analista conocer un sistema o proceso en una forma lgica y manejable al
mismo tiempo que proporciona la base para asegurar que no se omite ningn
detalle pertinente.


Informtica III
- 91 -
Componentes
Smbolos grficos: Iconos y convenciones para identificar y describir los
componentes de un sistema junto con las relaciones entre estos componentes.

Diccionario de datos: descripcin de todos los datos usados en el sistema.
Puede ser manual o automatizado.

Descripciones de procesos y procedimientos: declaraciones formales que usan
tcnicas y lenguajes que permiten a los analistas describir actividades
importantes que forman parte del sistema.

Reglas: estndares para describir y documentar el sistema en forma correcta y
completa.

Diseo Estructurado
El diseo Estructurado es otro elemento del Mtodo de Desarrollo por Anlisis
Estructurado que emplea la descripcin grfica, se enfoca en el desarrollo de
especificaciones del software.

El objetivo del Diseo Estructurado es programas formados por mdulos
independientes unos de otros desde el punto de vista funcional.

La herramienta fundamental del Diseo Estructurado es el diagrama estructurado
que es de naturaleza grfica y evitan cualquier referencia relacionada con el
hardware o detalles fsicos. Su finalidad no es mostrar la lgica de los programas
(que es la tarea de los diagramas de flujo).

Los Diagramas Estructurados describen la interaccin entre mdulos
independientes junto con los datos que un mdulo pasa a otro cuando
interacciona con l.

Anlisis de flujo de datos
Estudia el empleo de los datos para llevar a cabo procesos especficos de la
empresa dentro del mbito de una investigacin de sistemas usa los diagrama de
flujos de datos y los diccionarios de datos.

Herramientas
Las herramientas muestran todas las caractersticas esenciales del sistema y la
forma en que se ajustan entre si, como es muy difcil entender todo un proceso
de la empresa en forma verbal, las herramientas ayudan a ilustrar los
componentes esenciales de un sistema, junto con sus acciones.


Informtica III

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Diagrama de flujo de datos
Es el modelo del sistema. Es la herramienta ms importante y la base sobre la
cual se desarrollan otros componentes.

El modelo original se detalla en diagramas de bajo nivel que muestran
caractersticas adicionales del sistema. Cada proceso puede desglosarse en
diagramas de flujos de datos cada vez ms detallados. Repitindose esta
secuencia hasta que se obtienen suficientes detalles para que el analista
comprenda la parte del sistema que se encuentra bajo investigacin.

El diagrama fsico de datos da un panorama del sistema en uso, dependiente de la
implantacin, mostrando cuales tareas se hacen y como son hechas. Incluyen
nombres de personas, nombres o nmeros de formato y documento, nombres de
departamentos, archivos maestro y de transacciones, equipo y dispositivos
utilizados, ubicaciones, nombres de procedimientos.

El diagrama lgico de datos da un panorama del sistema, pero a diferencia del
fsico es independiente de la implantacin, que se centra en el flujo de datos
entre los procesos, sin considerar los dispositivos especficos y la localizacin de
los almacenes de datos o personas en el sistema. Sin indicarse las caractersticas
fsicas.

Notaciones: son cuatro smbolos, que fueron desarrollados y promovidos la
mismo tiempo por dos organizaciones: Yourdon y Gane y Sarson.

Flujo de datos: son movimientos de datos en una determinada direccin, desde
un origen hasta un destino. Es un paquete de datos.

CICLO DE VIDA BASADO EN PROTOTIPOS
La construccin de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no
es posible determinar todos los requerimientos del usuario. Es por ello que
incluye el desarrollo interactivo o en continua evolucin, donde el usuario
participa de forma directa en el proceso.

Este mtodo contiene condiciones nicas de aplicacin, en donde los encargados
del desarrollo tienen poca experiencia o informacin, o donde los costos y
riesgos de que se cometa un error pueden ser altos.

As mismo este mtodo resulta til para probar la facilidad del sistema e
identificar los requerimientos del usuario, evaluar el diseo de un sistema o
examinar el uso de una aplicacin. El mtodo del prototipo de sistemas consta de
5 etapas:

Informtica III
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1) Identificacin de requerimientos conocidos
La determinacin de los requerimientos de una aplicacin es tan importante para
el mtodo de desarrollo de prototipos como lo es para el ciclo de desarrollo de
sistemas o anlisis estructurado. Por lo tanto antes de crear un prototipo, los
analistas y usuarios deben trabajar juntos para identificar los requerimientos que
se tienen que satisfacer.

2) Desarrollo de un modelo de trabajo
Es fcil comenzar el proceso de construccin del prototipo con el desarrollo de
un plan general que permita a los usuarios conocer lo que se espera de ellas y del
proceso de desarrollo. Un cronograma para el inicio y el fin de la primera
interaccin es de gran ayuda. En el desarrollo del prototipo se preparan los
siguientes componentes:

a) El lenguaje para el dialogo o conversacin entre el usuario y el sistema.
b) Pantallas y formatos para la entrada de datos.
c) Mdulos esenciales de procesamiento.
d) Salida del sistema

3) Utilizacin del prototipo
Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar sus
caractersticas y operacin. La experiencia del sistema bajo condiciones reales
permite obtener la familiaridad indispensable para determinar los cambios o
mejoras que sean necesarios, as como las caractersticas inadecuadas.

4) Revisin del prototipo
Durante la evaluacin los analistas de sistemas desean capturar informacin
sobre los que les gusta y lo que les desagrada a los usuarios.

Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios antes de llevarlos a
cabo, sin embargo es el analista responsable de tales modificaciones.

5) Repeticin del proceso las veces que sea necesarias
El proceso antes descrito se repite varias veces, el proceso finaliza cuando los
usuarios y analistas estn de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo
suficiente como para incluir todas las caractersticas necesarias.

MTODO DEL PROTOTIPO DE SISTEMAS
La construccin de prototipos representa una estrategia de desarrollo, cuando no
es posible determinar todos los requerimientos del usuario, por ello incluye el
desarrollo interactivo o en continua evolucin, donde el usuario participa de
forma directa en el proceso.
Informtica III

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Este mtodo contiene condiciones nicas de aplicacin, en donde los encargados
del desarrollo tienen poca experiencia o informacin, o donde los costos y
riesgos de que se cometa un error pueden ser altos, adems este mtodo resulta
til para probar la facilidad del sistema e identificar los requerimientos del
usuario, evaluar el diseo de un sistema o examinar el uso de una aplicacin. El
mtodo del prototipo de sistemas tiene 5 etapas:

1) Identificacin de requerimientos conocidos
La determinacin de los requerimientos de una aplicacin es tan importante para
el desarrollo de prototipos como lo es para el ciclo de desarrollo de sistemas o
anlisis estructurado. Por consiguiente, antes de crear un prototipo, los analistas
y usuario deben de trabajar juntos para identificar los requerimientos conocidos
que tienen que satisfacer.

2) Desarrollo de un modelo de trabajo
Es fcil comenzar el proceso de construccin del prototipo con el desarrollo de
un plan general que permita a los usuarios conocer lo que se espera de el y del
proceso de desarrollo. Un cronograma para el inicio y el fin de la primera
interaccin es de gran ayuda. En el desarrollo del prototipo se preparan los
siguientes componentes:

a) El lenguaje para el dialogo o conversacin entre el usuario y el sistema.
b) Pantallas y formatos para la entrada de datos.
c) Mdulos esenciales de procesamiento.
d) Salida del sistema

3) Utilizacin del prototipo
Es responsabilidad del usuario trabajar con el prototipo y evaluar sus
caractersticas y operacin, la experiencia del sistema bajo condiciones reales
permite obtener la familiaridad indispensable para determinar los cambios o
mejoras que sean necesarios, as como las caractersticas adecuadas.

4) Revisin del prototipo
Durante la evaluacin los analistas de sistemas desean capturar informacin
sobre los que les gusta y lo que les desagrada a los usuarios.

Los cambios al prototipo son planificados con los usuarios antes de llevarlos a
cabo, sin embargo es el analista responsable de tales modificaciones.

5) Repeticin del proceso las veces que sea necesarias
El proceso antes descrito se repite varias veces, el proceso finaliza cuando los
usuarios y analistas estn de acuerdo en que el sistema ha evolucionado lo
suficiente como para incluir todas las caractersticas necesarias.
Informtica III
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CAPTULO VI
Proceso de Toma de
Decisiones



INTRODUCCIN
Es el proceso durante el cual la persona debe escoger entre dos o ms
alternativas. Todos pasamos los das tomando decisiones, algunas decisiones
tienen una importancia relativa en el desarrollo de nuestra vida, mientras otras
son gravitantes en ella.

Para los administradores, el proceso de toma de decisin es sin duda una de las
mayores responsabilidades.

La toma de decisiones en una organizacin se circunscribe a una serie de
personas que estn apoyando el mismo proyecto. Se debe empezar por una
seleccin de decisiones, y esta seleccin es una de las tareas de mayor
importancia. Con frecuencia se dice que las decisiones son algo as como el
motor de los negocios y en efecto, de la adecuada seleccin de alternativas
depende en gran parte el xito de cualquier organizacin.

Una decisin puede variar en trascendencia y connotacin.
Los administradores consideran a veces la toma de decisiones como su trabajo
principal, porque constantemente tienen que decidir lo que debe hacerse, quin
ha de hacerlo, cundo y dnde, y en ocasiones hasta cmo se har. Sin embargo,
la toma de decisiones es un paso de la planeacin.

TOMA DE DECISIONES
La toma de decisiones en una organizacin tiene cuatro funciones
administrativas que son: planeacin, organizacin, direccin y control.

Las funciones administrativas dentro de la organizacin al tomar decisiones son:

La Planeacin: Seleccin de misiones y objetivos as como de las acciones para
cumplirlas. Esto implica "Toma de decisin".

Informtica III

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Cules son los objetivos de la organizacin, a largo plazo?
Qu estrategias son mejores para lograr este objetivo?
Cules deben ser los objetivos a corto plazo?
Qu tan altas deben ser las metas individuales?

Organizacin: Establecimiento de la estructura que desempean los individuos
dentro de la organizacin.
Cunta centralizacin debe existir en la organizacin?
Cmo deben disearse los puestos?
Quin est mejor calificado para ocupar un puesto vacante?
Cundo debe una organizacin instrumentar una estructura diferente?

Direccin: Esta funcin requiere que los administradores influyan en los
individuos para el cumplimiento de las metas organizacionales y grupales.

Cmo manejo a un grupo de trabajadores que parecen tener una motivacin
baja?
Cul es el estilo de liderazgo ms eficaz para una situacin dada?
Cmo afectar un cambio especfico a la productividad del trabajador?
Cundo es adecuado estimular el conflicto?

Control: Es la medicin y correccin del desempeo individual y organizacional
de manera tal que se puedan lograr los planes.

Qu actividades en la organizacin necesitan ser controladas?
Cmo deben controlarse estas actividades?
Cundo es significativa una desviacin en el desempeo?
Cundo la organizacin est desempendose de manera efectiva?

Racionalidad: Anlisis que requiere de una meta y una comprensin clara de las
alternativas mediante las que se puede alcanzar una meta, un anlisis y
evaluacin de las alternativas en trmino de la meta deseada, la informacin
necesaria y el deseo de optimizar. Cuando un administrador se enfrenta a una
toma de decisin, adems de comprender la situacin que se presenta, debe tener
la capacidad de analizar, evaluar, reunir alternativas, considerar las variables, es
decir, aplicar estas tcnicas para encontrar soluciones razonables; podemos decir
entonces, que se trata de una toma de decisin basada en la racionalidad.

Accin racional limitada debido a la falta de informacin, de tiempo o de la
capacidad para analizar alternativas a la luz de las metas buscadas; metas
confusas; la tendencia humana a no correr riesgos al tomar una decisin.
HEBERT SIMON, ha llamado a esto SATISFACCIN SUFICIENTE, es decir,
escoger un curso de accin que sea satisfactorio o lo bastante bueno, dadas las
Informtica III
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circunstancias. Aunque muchas decisiones administrativas se toman con el deseo
de salir adelante en una forma tan segura como sea posible, la mayora de los
administradores intentan tomar las mejores decisiones que puedan, dentro de los
lmites de la racionalidad y de acuerdo con el tamao y la naturaleza de los
riesgos implcitos.

De los procesos existentes para la toma de decisiones, el llamado proceso ideal
debe:

1. Determinar la necesidad de una decisin.
El proceso de toma de decisiones comienza con el reconocimiento de que
se necesita tomar una decisin. Ese reconocimiento lo genera la existencia
de un problema o una disparidad entre cierto estado deseado y la condicin
real del momento.

2. Identificar los criterios de decisin.
Una vez determinada la necesidad de tomar una decisin, se deben
identificar los criterios que sean importantes para la misma. Vamos a
considerar un ejemplo: "Una persona piensa adquirir un automvil. Los
criterios de decisin de un comprador tpico sern: precio, modelo, dos o
ms puertas, tamao, nacional o importado, equipo opcional, color, etc.
Estos criterios reflejan lo que el comprador piensa que es relevante. Existen
personas para quienes es irrelevante que sea nuevo o usado; lo importante
es que cumpla sus expectativas de marca, tamao, imagen, etc., y que se
encuentre dentro del presupuesto del que disponen. Para el otro comprador
lo realmente importante es que sea nuevo, despreciando el tamao, marca,
prestigio, etc."

3. Asignar peso a los criterios
Los criterios enumerados en el paso previo no tienen igual importancia. Es
necesario ponderar cada uno de ellos y priorizar su importancia en la
decisin.

Cuando el comprador del automvil se pone a ponderar los criterios, da
prioridad a los que por su importancia condicionan completamente la
decisin: precio y tamao. Si el vehculo elegido tiene los dems criterios
(color, puertas, equipo opcional, etc.), pero sobrepasa el importe de lo que
dispone para su adquisicin, o es de menor tamao al que precisa, entonces
nos encontramos con que los dems criterios son secundarios en base a
otros de importancia trascendental.




Informtica III

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4. Desarrollar todas las alternativas.
Desplegar las alternativas. La persona que debe tomar una decisin tiene
que elaborar una lista de todas las alternativas disponibles para la solucin
de un determinado problema.

5. Evaluar las alternativas.
La evaluacin de cada alternativa se hace analizndola con respecto al
criterio ponderado. Cuando se han identificado las alternativas, el tomador
de decisiones tiene que evaluar de manera crtica cada una de ellas. Las
ventajas y desventajas de cada alternativa resultan evidentes cuando son
comparadas.

SELECCIONAR LA MEJOR ALTERNATIVA.
Una vez seleccionada la mejor alternativa se lleg al final del proceso de toma de
decisiones. En el proceso racional, esta seleccin es bastante simple. El tomador
de decisiones slo tiene que escoger la alternativa que tuvo la calificacin ms
alta en el paso nmero cinco.

El paso seis tiene varios supuestos, es importante entenderlos para poder
determinar la exactitud con que este proceso describe el proceso real de toma de
decisiones administrativas en las organizaciones.

El tomador de decisiones debe ser totalmente objetivo y lgico a la hora de
tomarlas. Tiene que tener una meta clara y todas las acciones en el proceso de
toma de decisiones llevan de manera consistente a la seleccin de aquella
alternativa que maximizar la meta. Vamos a analizar las tomas de decisiones de
una forma totalmente racional:

* Orientada a un objetivo.- Cuando se deben tomar decisiones, no deben
existir conflictos acerca del objetivo final. El lograr los fines es lo que
motiva que tengamos que decidir la solucin que ms se ajusta a las
necesidades concretas.
* Todas las opciones son conocidas.- El tomador de decisiones tiene que
conocer las posibles consecuencias de su determinacin. As mismo tiene
claros todos los criterios y puede enumerar todas las alternativas posibles.
* Las preferencias son claras.- Se supone que se pueden asignar valores
numricos y establecer un orden de preferencia para todos los criterios y
alternativas posibles.

El proceso creativo no suele ser simple ni lineal. Por lo general se compone, de
cuatro fases sobrepuestas e nter actuantes entre s:

1) exploracin inconsciente,
Informtica III
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2) intuicin,
3) discernimiento y
4) formulacin lgica.

La primera fase, exploracin inconsciente, es difcil de explicar en razn de que
ocurre fuera de los lmites de la conciencia. Usualmente implica la abstraccin
de un problema, cuya determinacin mental es probable que sea muy vaga. Sin
embargo, los administradores que trabajan bajo intensas presiones de tiempo
suelen tomar decisiones prematuras antes que ocuparse detenidamente de
problemas ambiguos y escasamente definidos.

La segunda fase, intuicin, sirve de enlace entre el inconsciente y la conciencia.
Esta etapa puede implicar una combinacin de factores aparentemente
contradictorios a primera vista. En los aos veinte, por ejemplo, Donaldson
Brown y Alfred Sloan, de General Motors, concibieron la idea de una estructura
divisional descentralizada con control centralizado, conceptos que pareceran
oponerse entre s. Sin embargo, esta idea cobra sentido si se toman en cuenta los
principios subyacentes de 1) responsabilizar de las operaciones al gerente general
de cada divisin y 2) mantener en las oficinas generales de la compaa el
control centralizado de ciertas funciones. Fue necesaria la intuicin de dos
grandes lderes empresariales para constatar la posibilidad de interaccin entre
estos dos principios en el proceso administrativo.

La intuicin precisa de tiempo para funcionar. Supone para los individuos la
deteccin de nuevas combinaciones y la integracin de conceptos e ideas
diversos. Para ello es necesario profundizar en el anlisis de un problema. El
pensamiento intuitivo puede inducirse mediante tcnicas como la lluvia de ideas
y la sinctica, que se expondrn ms adelante.

El discernimiento, tercera fase del proceso creativo, es resultado sobre todo del
trabajo intenso. Para desarrollar un producto til, un nuevo servicio o un nuevo
proceso, por ejemplo, son necesarias muchas ideas. Lo interesante del asunto es
que el discernimiento puede resultar de la concentracin de ideas en cuestiones
distintas al problema de que se trate. Adems, la aparicin de nuevos
discernimientos puede ser momentnea, de manera que los administradores
efectivos acostumbran tener siempre a la mano lpiz y papel para tomar nota de
sus ideas creativas.

La ltima fase del proceso creativo es la formulacin o verificacin lgica. El
discernimiento debe someterse a la prueba de la lgica o de la experimentacin.
Esto se logra mediante la persistente reflexin en una idea o pidiendo crticas a
los dems. La idea de la descentralizacin de Brown y Sloan, por ejemplo, tuvo
que probarse en la realidad organizacional.
Informtica III

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TCNICAS PARA FAVORECER LA CREATIVIDAD
La creatividad puede adquirirse. Es frecuente que las ideas creativas sean fruto
de grandes esfuerzos, motivo por el cual existen varias tcnicas para cultivarlas,
especialmente en el proceso de toma de decisiones. Algunas de ellas se centran
en las interacciones grupales, mientras que otras a acciones individuales, dos de
las ms comunes; la lluvia de ideas y la sinctica.

Lluvia de ideas
Una de las tcnicas ms conocidas para facilitar la creatividad fue elaborada por
Alex F. Osborn, a quien se ha llamado "padre de la lluvia de ideas". El propsito
de este mtodo es favorecer la resolucin de problemas mediante el hallazgo de
nuevas e inslitas soluciones. Lo que se busca en una sesin de lluvia de ideas es
justamente una multiplicacin de ideas. Las reglas son las siguientes:

No criticar ninguna idea
Mientras ms extremosas sean las ideas, mejor
Alentar la cantidad de ideas producidas
Estimular el progresivo mejoramiento de las ideas

La lluvia de ideas, la cual pone el acento en el pensamiento grupal, mereci
amplia aceptacin tras su aparicin. Sin embargo, el entusiasmo inicial
disminuy cuando ciertas investigaciones demostraron que los individuos
pueden desarrollar mejores ideas trabajando solos que en grupo. Sin embargo
nuevas investigaciones demostraron por su parte que el mtodo grupal es eficaz
en ciertas situaciones. Este puede ser el caso cuando la informacin debe
distribuirse entre varias personas o cuando, aun siendo deficiente, es preferible
una decisin grupal a una excelente decisin personal, a la que, por ejemplo,
podran oponerse los individuos encargados de instrumentarla. Asimismo, la
aceptacin de nuevas ideas suele ser mayor cuando una decisin es tomada por el
grupo a cargo de su instrumentacin.

Sinctica: Originalmente conocido como "tcnica de Gordon" (dado que su
creador fue William J. Gordon), este sistema se modific despus y se le llam
sinctica. De acuerdo con l, se seleccionan cuidadosamente los miembros del
equipo sinctico segn su aptitud para la resolucin de un problema, el cual
puede involucrar a toda la organizacin.

El lder del grupo desempea un importante papel en la aplicacin de este
mtodo. De hecho, slo l conoce la naturaleza especfica del problema. Su
funcin consiste en estrechar y dirigir cuidadosamente la discusin sin revelar el
problema de que se trata. El principal motivo de ello es impedir que el grupo
llegue a una solucin prematura. Este sistema supone una compleja serie de
Informtica III
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interacciones para el surgimiento de una solucin, frecuentemente la invencin
de un nuevo producto.

TOMA DE DECISIONES

ETAPAS DE LA TOMA DE DECISINES
- Identificacin y diagnstico del problema
- Generacin de soluciones alternativas
- Seleccin de la mejor alternativa
- Evaluacin de alternativas
- Evaluacin de la decisin
- Implantacin de la decisin

Identificacin y diagnstico del problema:
Reconocemos en la fase inicial el problema que deseamos solucionar, teniendo
en cuenta el estado actual con respecto al estado deseado. Una vez que el
problema es identificado se debe realizar el diagnstico y luego de esto
podremos desarrollar las medidas correctivas.

Generacin de soluciones alternativas
La solucin de los problemas puede lograrse por varios caminos y no slo
seleccionar entre dos alternativas, se pueden formular hiptesis ya que con la
alternativa hay incertidumbres.

Evaluacin de alternativas
La tercera etapa implica la determinacin del valor o la adecuacin de las
alternativas que se generaron. Cul solucin ser la mejor?
Los gerentes deben considerar distintos tipos de consecuencia. Por supuesto que
deben intentar predecir los efectos sobre las medidas financieras u otras medidas
de desarrollo. Pero tambin existen otras consecuencias menos definidas que hay
que atender. Las decisiones establecen un precedente y hay que determinar si
este ser una ayuda o un obstculo en el futuro.

Por supuesto, no es posible predecir los resultados con toda precisin. Entonces
pueden generar planes de contingencia, esto es, curso alternativo de accin que
se pueden implantar con base en el desarrollo de los acontecimientos.

Seleccin de la mejor alternativa
Cuando el administrador ha considerado las posibles consecuencias de sus
opciones, ya est en condiciones de tomar la decisin. Debe considerar tres
trminos muy importantes. Estos son: maximizar, satisfacer y optimizar.

Informtica III

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- Maximizar: es tomar la mejor decisin posible
- Satisfacer: es la eleccin de la primera opcin que sea mnimamente
aceptable o adecuada, y de esta forma se satisface una meta o criterio
buscado.
- Optimizar: Es el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

Implementacin de la decisin
El proceso no finaliza cuando la decisin se toma; esta debe ser implementada.
Bien puede ser que quienes participen en la eleccin de una decisin sean
quienes procedan a implementarla, como en otras ocasiones delegan dicha
responsabilidad en otras personas

Debe existir la comprensin total sobre la eleccin de la toma de decisin en s,
las razones que la motivan y sobre todo debe existir el compromiso de su
implementacin exitosa. Para tal fin, las personas que participan en esta fase del
proceso, deberan estar involucradas desde las primeras etapas que anteriormente
hemos mencionado.

Los pasos que los gerentes deben considerar durante la planeacin de su
ejecucin son los siguientes:

Determinar cmo se vern las cosas una vez que la decisin est
funcionando completamente.
Orden cronolgico (de ser posible con un diagrama de flujo) de los pasos
para lograr una decisin totalmente operativa.
Considerar recursos disponibles y actividades necesarias para poner cada
paso en prctica.
Considerar el tiempo que tomar cada una de las etapas.
Asignacin de responsabilidades a personas especficas para cada etapa.

Podemos estar seguros de que cuando una toma de decisin es tomada, sta
probablemente generar ciertos problemas durante su ejecucin, por lo tanto los
gerente deben dedicar el tiempo suficiente al reconocimiento de los
inconvenientes que se pueden presentar as como tambin ver la oportunidad
potencial que estos pueden representar. De esta manera, podramos decir que es
fundamental que los gerentes se pregunten:

Qu problemas podra causar esta accin, y qu podramos hacer para
impedirlo?
Qu beneficios u oportunidades no intencionales podran surgir?
Cmo podremos asegurarnos de que sucedan?
Cmo podemos estar preparados para actuar cuando se presenten las
oportunidades?
Informtica III
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Evaluacin de la decisin
"Evaluar la decisin", forma parte de la etapa final de este proceso. Se recopila
toda la informacin que nos indique la forma como funciona una decisin, es
decir, es un proceso de retroalimentacin que podra ser positiva o negativa. Si la
retroalimentacin es positiva, pues entonces nos indica que podemos continuar
sin problemas y que incluso se podra aplicar la misma decisin a otras reas de
la organizacin. Si por el contrario, la retroalimentacin es negativa, podra ser
que: 1) tal vez la implementacin requiera de ms tiempo, recursos, esfuerzos o
pensamiento o 2) nos puede indicar que la decisin fue equivocada, para lo cual
debemos volver al principio del proceso (re)definicin del problema. Si esto
ocurriera, sin duda tendramos ms informacin y probablemente sugerencias
que nos ayudaran a evitar los errores cometidos en el primer intento.

LIMITACIONES PARA LA TOMA DE DECISIONES
La vigilancia y la ejecucin completa del proceso de toma de decisiones de seis
etapas constituyen la excepcin y no la regla en la toma de decisiones gerencial.
Sin embargo, de acuerdo con las investigaciones, cuando los gerentes utilizan
esos procesos racionales, sus decisiones resultan mejores. Los gerentes que se
aseguran de participar en esos procesos son ms efectivos.

Por qu la gente no participa automticamente en esos procesos racionales?
Resulta ms sencillo descuidarlos o ejecutarlos en forma inadecuada. Quizs el
problema no se haya definido bien, o las metas no se hayan identificado con
precisin. Quizs no se generen suficientes soluciones, o quizs se les evale en
forma incompleta. Es posible que se haga una eleccin que satisfaga y no que
maximice. La implementacin pudo ser planeada o ejecutada, o quizs, el
monitoreo fue inadecuado o inexistente. Adems de que las decisiones son
influidas por prejuicios psicolgicos, presiones de tiempo y realidades sociales.

Prejuicios psicolgicos
Los encargados de tomar decisiones muchas veces estn muy lejos de ser
objetivos en la forma que recopilan, evalan y aplican la informacin para elegir.
Las personas tienen prejuicios que interfieren con una racionalidad objetiva. Los
ejemplos que siguen representan solamente unos cuantos de los muchos
prejuicios subjetivos que se han documentado.

Ilusin de control
Es creer que uno puede influir en las situaciones aunque no se tenga control
sobre lo que va a ocurrir. Muchas personas consideran que tienen la habilidad
para vencer las posibilidades, an cuando la mayora no pueda hacerlo. Cuando
se habla de negocios, confiar de manera excesiva puede resultar en un fracaso
Informtica III

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para la organizacin, ya que quienes toman las decisiones ignoran los riesgos y
por lo tanto fracasan en la evaluacin objetiva de las probabilidades de xito.

Los efectos de perspectiva: se refieren a la manera en que se formulan o perciben
los problemas o las alternativas de decisin y a la manera en que estas
influencias subjetivas pueden imponerse sobre hechos objetivos.

En la toma de decisin no se debe desestimar el futuro. Cuando por ejemplo
hablamos sobre una toma de decisin relacionada a los costos de una
organizacin, al evaluar las alternativas, no se debe dar ms importancia a los
costos y beneficios a corto plazo que a los de largo plazo, puesto que el
considerar nicamente los de corto plazo podra influir para dejar de lado
aquellas variables de largo plazo, lo que tambin podra resultar en situaciones
negativas para la organizacin. Precisamente la desestimacin del futuro es, en
parte, la explicacin de los dficits presupuestarios gubernamentales, la
destruccin ambiental y la infraestructura urbana decadente.
Muy por el contrario, de las organizaciones que dan gran valor a las
consideraciones de largo plazo para la toma de decisiones, podemos citar a los
japoneses quienes son reconocidos por el xito de sus organizaciones.

Presiones de tiempo
En el cambiante ambiente de negocios de la actualidad, el premio es para la
accin rpida y el mantenimiento del paso. Las decisiones de negocios que se
toman con mayor conciencia pueden volverse irrelevantes e incluso desastrosas
si los gerentes se toman demasiado tiempo en hacerlo.

Cmo pueden los gerentes tomar decisiones con rapidez? Del ejemplo
norteamericano, podramos mencionar la falta de anlisis exigente (no ser
demasiado vigilante), suprimir el conflicto y tomar decisiones por cuenta propia
sin consultar a otros gerentes. Esta forma puede acelerar la toma de decisin pero
reduce la calidad de sta.

Es posible que los gerentes tomen decisiones oportunas y de calidad estando
bajo presin? Si tomamos como referencia el ejemplo de las compaas de
microcomputadoras (una compaa de alta tecnologa y gran velocidad de
avance), se mostraron algunas diferencias importantes entre las compaas de
accin rpida y lenta. Las primeras tuvieron ventajas competitivas importantes,
sin sacrificar la calidad de sus decisiones.

Qu tcticas emplean en este caso las compaas de microcomputadoras?
En lugar de planear a largo plazo y con informacin futurista, trabajan con
informacin actual o lo que tambin es denominado informacin de tiempo
real, lo que no genera retrasos.
Informtica III
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Son involucradas las personas ms eficaces y eficientes para la toma de
decisin, dentro de la organizacin. Se basan en personas expertas en la
materia y de mucha confianza, lo que les permite actuar con seguridad y
rapidez. Valoran las distintas opiniones, estando concientes de que cuando
las diferencias no se resuelven, deben optar por la decisin final del jefe.

CUALIDADES PERSONALES PARA LA TOMA DE DECISIONES
Cuatro son las cualidades que tienen mayor importancia a la hora de analizar al
tomador de decisiones: experiencia, buen juicio, creatividad y habilidades
cuantitativas. Otras cualidades podrn ser relevantes, pero estas cuatro
conforman los requisitos fundamentales.

Experiencia
Es lgico suponer que la habilidad para tomar decisiones crece con la
experiencia. El concepto de veteranos en una organizacin es de aquellas
personas que tienen el mayor tiempo de servicio y se basa en el valor de la
experiencia y por lo tanto reciben un mayor salario. Cuando se selecciona a un
candidato para algn puesto de la organizacin, la experiencia es de gran
importancia a la hora de la decisin. Los xitos o errores pasados conforman la
base para la accin futura, se supone que los errores previos son potencial de
menores errores futuros. Los xitos logrados en pocas anteriores sern
repetidos.

Una experiencia de 10 aos, supone una mayor respuesta que puede tener una
persona con una experiencia de 5 aos. Pero cuidado la experiencia de 10 aos
no debe ser la de uno, repetida diez veces.

La experiencia tiene un importantsimo papel en la toma de decisiones, para ello
el que toma la decisin cuando se enfrenta a un problema, recurre a su
experiencia para poder resolverlo de una forma como lo solucion con
anterioridad.

Para situaciones mal estructuradas o nuevas, la experiencia puede acarrear
ventajas y desventajas. La principal desventaja es que la de experiencia pueda ser
inadecuadas por completo para el nuevo problema, resultando una decisin
errnea. Pero tambin puede ser una gran ventaja, pues da elementos para
diferenciar entre situaciones bien o mal estructuradas.

Informtica III

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Buen juicio
Se utiliza el trmino juicio para definir la habilidad de evaluar informacin de
forma inteligente y esta formado por el sentido comn, la madurez, la habilidad
de razonamiento y la experiencia de que toma las decisiones. Por lo tanto se
supone que el juicio mejora con la edad y la experiencia.

El buen juicio se demuestra a travs de ciertas habilidades para percibir
informacin importante, sopesar su importancia y evaluarla. El juicio es ms
valioso en el manejo de problemas mal estructurados o nuevos, porque
precisamente de ese juicio el tomador de decisiones sacar determinaciones y
aplicar criterios para entender el problema y simplificarlo, sin distorsionarlo con
la realidad.

Un juicio se desarrolla de la siguiente manera: basado en la informacin
disponible y en la propia experiencia anterior, el tomador de decisiones establece
parmetros conformados por: los hechos, las opiniones y el conocimiento en
general.

Creatividad
La creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o
asociar ideas de manera nica, para lograr un resultado nuevo y til.

El que toma las decisiones debe ser capaz de
captar y entender el problema de manera ms
amplia, y ver las consecuencia que otros pasan por
alto. Sin embargo el mayor valor de la creatividad
est en el desarrollo de alternativas. Son creativos
y pueden generar suficientes ideas para encontrar
el camino ms corto y efectivo al problema.


Habilidades cuantitativas
Esta es la habilidad de emplear tcnicas presentadas como mtodos cuantitativos
o investigacin de operaciones, como pueden ser: la programacin lineal, teora
de lneas de espera y modelos de inventarios. Estas herramientas ayudan a los
mandos a tomar decisiones efectivas. Pero es muy importante no olvidar que las
habilidades cuantitativas no deben, ni pueden reemplazar al buen juicio en el
proceso de toma de decisiones.
Informtica III
- 107 -
Programacin lineal

Limitaciones para quienes toman
decisiones
Las organizaciones o las personas que
toman las decisiones importantes, no
pueden hacer lo que desean. Se
enfrentan a distintas limitantes:
financieras, legales, de mercado,
humanas y organizaciones, que
inhiben algunas acciones. Los
mercados de capital o de productos
pueden hacer imposible la creacin de
una empresa nueva cuando sta es
costosa. Las restricciones legales pueden obstaculizar las actividades de negocios
internacionales en las que puede participar una empresa. Los sindicatos pueden
derrotar con xito un contrato que haya propuesto la direccin, los contratos
pueden evitar determinadas acciones gerenciales y los gerentes y los
inversionistas pueden bloquear un intento de posesin.

Suponga que cuenta con una gran idea que proporcionar un servicio
revolucionario para los clientes de un banco. No podr ponerla en prctica de
inmediato. Tendr que venderla a las personas que pueden darle el visto bueno y
tambin a los que les ayudarn a llevar a cabo el proyecto. Puede comenzar por
convencer a su jefe. Luego su jefe y usted tendrn que enfrentar a un
vicepresidente y probablemente tengan que posteriormente venderle la idea al
presidente. En todas las etapas se deben or las opiniones y sugerencias de las
personas e incluso tal vez deba considerar incluirlas al concepto de su idea
original. Al fin y al cabo, su propuesta debe ser aceptada y satisfacer a todos.

Lado humano del proceso de diseo del modelo
En las grandes organizaciones, la persona que toma las decisiones es valiosa a
medida que reconoce la relacin de su decisin con las personas que toman
decisiones dentro de la organizacin o puede ser reemplazado. En las pequeas
empresas, el que toma las decisiones puede ocasionar el xito o la ruina de la
empresa, o puede resultar muy difcil de reemplazar.

Algunos aforismos prcticos y tiles son los siguientes:

1. Triunfar no es suficiente, otros deben fracasar.
2. No es necesario apagar la luz del otro para que la
propia brille.
Informtica III

- 108 -
3. Componentes del juego: jugadores, valores agregados, reglas, tcticas y
alcance.
4. El producto de un jugador es un complemento del nuestro si los clientes
valoran ms nuestro producto cuando tienen
el producto del otro jugador que cuando
tienen slo nuestro producto.
5. Un jugador es nuestro competidor si los
clientes valoran menos nuestro producto
cuando tienen el producto del otro jugador
que cuando tienen slo nuestro producto.
Informtica III
109
CAPTULO VII
Anlisis de Sistemas



ANLISIS DE SISTEMAS DE COMPUTACIN

Conceptos bsicos de anlisis
Es un conjunto de procedimientos relacionados entre si, es un conjunto de
hechos, principios y reglas clasificadas y dispuestas de manera ordenada
mostrando un plan lgico en la unin de las partes. Un mtodo, plan o
procedimiento de clasificacin para hacer algo. Esto se lleva a cabo teniendo en
cuenta ciertos principios:

Debe presentarse y entenderse el problema.
Definir las funciones que debe realizar el Software.
Representar el comportamiento del software como consecuencia de
acontecimientos externos.
Dividir en forma jerrquica los modelos que representan la informacin,
funciones y comportamiento.
El proceso debe partir desde la informacin esencial hasta el detalle de la
implementacin.

La funcin del Anlisis puede ser dar soporte a las actividades de un
negocio, o desarrollar un producto que pueda venderse para generar
beneficios. Para conseguir este objetivo, un Sistema basado en
computadoras hace uso de seis (6) elementos fundamentales:

a) Software. Son programas de computadora, con estructuras de datos y
documentacin que hacen efectivos los controles y requerimientos del
Programa.
b) Hardware. Dispositivos electrnicos y electromecnicos, que
proporcionan capacidad de clculos y funciones rpidas, exactas y
efectivas (Computadoras, Censores, maquinarias, bombas, lectores,
etc.), que proporcionan una funcin externa dentro de los Sistemas.
c) Personal. Son los operadores o usuarios directos de las herramientas
del Sistema.
d) Base de Datos. Es un conjunto de informacin relacionada entre si.
Por ejemplo, las notas de los alumnos de Informtica I, turno noche,
facultad de contabilidad.
Informtica III

110
e) Documentacin, Manuales, formularios y otra informacin
descriptiva que detalla o da instrucciones sobre el empleo y operacin
del Programa.
f) Procedimientos, o pasos que definen el uso especfico de cada uno de
los elementos o componentes del Sistema y las reglas de su manejo y
mantenimiento.

Un Anlisis de Sistemas se lleva a cabo teniendo en cuenta los siguientes
objetivos:

Identificar las necesidades del Cliente.
Evaluar los conceptos tiene el cliente del sistema para establecer su
viabilidad.
Realizar un Anlisis Tcnico y econmico.
Asignar funciones al hardware, software, personal, base de datos, y otros
elementos del Sistema.
Establecer las restricciones de presupuestos y planificacin temporal.
Crear una definicin del sistema que forme el fundamento de todo el
trabajo de Ingeniera.

Para lograr estos objetivos se requiere tener un gran conocimiento y dominio del
Hardware y el Software, as como del manejo y administracin de personal, y
administracin de base de datos.

OBJETIVOS DEL ANLISIS

Identificacin de Necesidades
Es el primer paso del anlisis del sistema, en este proceso el Analista se rene
con el cliente y/o usuario, el cual es un representante del rea, usuario del rea y
otros para identificar las metas globales, se analizan las perspectivas del cliente,
sus necesidades y requerimientos, sobre la planificacin temporal y presupuestal,
lneas de mercadeo y otros puntos que puedan ayudar a la identificacin y
desarrollo del proyecto.

Antes de la reunin el analista debe ir preparado con una lista de preguntas para
que el cliente sienta que no esta perdiendo su tiempo, esto se debe a que el
usuario no siempre esta disponible, muchas veces esta de viaje y al regresar solo
desea preguntas breves y concisas.

Estudio de Viabilidad
Frecuentemente cuando se emprende el desarrollo de un proyecto de sistemas los
recursos y el tiempo no son realistas, es decir no se da una holgura para las
actividades, por lo tanto cuando no se cumplen con los plazos se general
Informtica III
111
perdidas econmicas y frustracin profesional. La viabilidad y el anlisis de
riesgos estn relacionados de muchas maneras, si el riesgo del proyecto es alto,
la viabilidad de producir software de calidad se reduce, sin embargo se deben
tomar en cuenta las tres viabilidades:

Viabilidad Econmica
Que se cuenten con los recursos econmicos para poner en marcha el
proyecto.

Viabilidad Tcnica
Que se cuenten con los recursos tcnicos como son computadoras, software, y
otros para poner en marcha el proyecto.

Viabilidad Legal
Que se cuenten con los recursos legales o la posibilidad de acceder a ellos, por
ejemplo licencias, permisos, y otros.

El estudio de la viabilidad puede documentarse como un informe para la alta
gerencia.

Anlisis Econmico y Tcnico
El anlisis econmico incluye el anlisis de costos beneficios, significa una
valoracin de la inversin econmica comparado con los beneficios que se
obtendrn en la comercializacin y utilidad del producto o sistema.

En el Anlisis Tcnico, el analista evala los principios tcnicos del Sistema y al
mismo tiempo recoge informacin adicional sobre el rendimiento, fiabilidad,
caractersticas de mantenimiento y productividad.

Los resultados obtenidos del anlisis tcnico son la base para determinar si se
debe continuar o abandonar el proyecto.

Modelado de la arquitectura del Sistema
Los modelos se concentran en lo que debe hacer el sistema no en como lo hace,
estos modelos pueden incluir notacin grfica, informacin y comportamiento
del Sistema.

Todos los Sistemas basados en computadoras pueden modelarse como
transformacin de la informacin empleando una arquitectura del tipo entrada y
salida.

Informtica III

112
Especificaciones del Sistema
Es un documento que sirve como fundamento para la ingeniera, hardware,
software, base de datos, e ingeniera Humana.
Permite describir las funciones del sistema.


CASO PRCTICO

ANLISIS DE UN SISTEMA DE ESTADO DE CUENTAS PARA UN
GRUPO MEDICO ESPECIALIZADO


ANTECEDENTES DEL PROBLEMA
En el ao de 1992 un grupo de doctores, deciden fundar en la ciudad de Chitr,
Provincia de Herrera, el GRUPO MDICO ESPECIALIZADO, conformado este
por los doctores Max Donoso (odontologa), Joaqun Chen (pediatra), Erick
Glvez (ginecologa); su finalidad es brindar servicios en algunas especialidades
de la medicina.

Con una inversin de B/. 10,000.00 se inaugura en la Av. Pase Enrique Genzier,
especficamente en el Centro Comercial La Galera.

EL GRUPO MDICO ESPECIALIZADO brinda un servicio de calidad, pues
est habilitado con los ltimos avances de la tecnologa.

SITUACIN O ESTADO ACTUAL DEL PROBLEMA
Actualmente en el GRUPO MDICO ESPECIALIZADO el control de los
estados de cuenta de los pacientes es llevado totalmente de forma manual. Esta
informacin es almacenada en carpetas, en respectivos archivos, retrasando los
procesos de bsqueda de cada paciente, y a la vez, poniendo en peligro la
informacin confidencial de cada paciente, ya que puede ser plagiada o daada
producida por algn accidente sucedido.

Supuestos Generales
Con la implantacin de un sistema automatizado, la clnica llevar un control
ms estricto y efectivos de los cobros a los pacientes.

Objetivos
a) Objetivos generales
Implementar un sistema para el GRUPO MDICO ESPECIALIZADO,
para llevar un control estricto y efectivo de cobros a los pacientes.

Informtica III
113
b) Objetivos Especficos
. Desarrollar un sistema de cobros a travs del cual se agilizarn los
datos que se manejan actualmente en el Grupo Mdico Especializado.
. Disear un sistema de cuenta por cobrar cuyo manejo se realizara de
forma mas organizada.
. Disear un sistema de cuenta por cobrar ms rpido para brindar un
atencin ms eficaz al cliente.

Delimitacin Alcance o Cobertura.

a.- Delimitacin. El tiempo que tomar para desarrollar el sistema, ser de
unos 4 meses. Primero se efectuar un anlisis preliminar para detectar los
errores del sistema manual. Culminado el anlisis, se proseguir con el
desarrollo del software que realizar todos estos procesos automticamente,
y por ltimo con la instalacin del mismo y capacitacin de la secretaria y
los doctores para su uso adecuado.

b.- Alcance o Cobertura. El sistema a desarrollar est orientado a 4 doctores,
y la secretaria que es la encargada de llevar todo el control de las cuentas y
cobros a los pacientes el mismo tendr una cobertura de 4 meses en el
Grupo Mdico Especializado.

Restricciones y/o Limitaciones
No hubo ninguna, ya que la secretaria y los doctores brindaron toda su
colaboracin para obtener toda la informacin necesaria para llevar a cabo el
desarrollo de este proyecto.

JUSTIFICACIN DEL PROYECTO

a) Importancia. Con la elaboracin de este sistema para el GRUPO
MDICO ESPECIALIZADO esperamos cubrir todos los requerimientos
necesarios para un mejor manejo de los estados de cuenta de los pacientes.

Actualmente este control se lleva de manera manual por ello el proceso es
lento y desorganizado al momento de archivar la informacin. Adems
resulta tedioso para la secretaria realizar recibos.

La realizacin y desarrollo de este sistema brindar beneficios tales como:
- Agilizar el proceso de llenado de informacin de cada paciente.
- Llevar un control y orden de los datos.
- Proveer al paciente agilidad y seguridad en la informacin.

Informtica III

114
Todos estos beneficios brindarn al GRUPO MDICO ESPECIALIZADO
una confiabilidad de su informacin y seguridad, adems los proyectar
como un clnica que est a la vanguardia, para ofrecer el mejor servicio a
sus pacientes, que se sientan cmodos y satisfechos. La secretaria podr
trabajar de manera ms confiable a la hora de realizar un control de los
estados de cuenta de cada paciente, y realizando todos estos procesos de
manera rpida y segura.

b) Aporte
Entre algunos de los aportes que traer la implantacin de un sistema
automatizado para llevar el control de los cobros de los pacientes tenemos:

- Se evitar la utilizacin de mtodos antiguos y la acumulacin de
documentos.
- Incitar a las otras empresas que estn atradas por lo confiable y
provechoso del sistema automatizado.
- La empresa podr expandir sus horizontes debido a la agilizacin de
sus sistemas.
- Podr realizar sus reportes de los estados de cuenta con ms rapidez y
confiabilidad.
- No habr errores matemticos.


PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En este proyecto elaboraremos un sistema de estado de cuenta que ayude al
GRUPO MDICO ESPECIALIZADO a llevar un mejor control de la
informacin.

Esta clnica cuenta con una gran cantidad de pacientes, lo cual hace necesario la
elaboracin de un sistema que cumpla con todas las necesidades y agilice los
datos brindando a los usuarios una mejor atencin, y seguridad en sus estados de
cuenta y mantenerlos siempre informados de sus cuentas al da.

Formulacin de Supuestos
- Con el desarrollo de este sistema de cobros se agilizarn los datos que se
manejan actualmente en el GRUPO MDICO ESPECIALIZADO.
- Con el diseo de un sistema de cuenta por cobrar el manejo de la misma
ser ms organizado.
- Con el diseo de sistema de cuenta por cobrar, el mismo ser ms rpido
logrando con esto que la atencin que se les brinda a los clientes sea eficaz.



Informtica III
115
Instrumentacin.
a) Entrevista: Se utilizar la entrevista para conocer ms a fondo el
funcionamiento de la empresa, y de que manera se lleva a cabo el control
de los datos de cada paciente. La Entrevista se le realizar a la secretaria
que es la encargada de realizar todos estos procesos.

b) Seleccin de elementos: Los aspectos que tomaremos para la realizacin
de nuestras preguntas formuladas a la secretaria son las siguientes:
- Datos en general del GRUPO MDICO ESPECIALIZADO.
- Manejo de los datos.
- Disposicin a automatizar.
- Servicios de la empresa.

c) Procedimiento para su realizacin: Se elaboraron una serie de preguntas
abiertas a la secretarias, las misma nos brindaron toda la informacin que
requeramos para desarrollar este proyecto.

Observacin
Se observara la manera en que se lleva a cabo el control de datos en el GRUPO
MDICO ESPECIALIZADO. Se tomar en cuenta la satisfaccin del cliente
como respuesta a los resultados que la empresa le brinda. Adems observaremos
los recursos con los que cuenta la empresa.

Mtodos de Observacin
Aspectos o Conductas a observar:
- En que forma se lleva a cabo el manejo de datos. Las definiciones con la
que cuenta el control de datos actualmente.
- En que forma podemos mejorar y sistematizar el sistema de manejo de
control de datos.
- Cual es la satisfaccin de los clientes del servicio de cuentas por cobrar.

Tipos de Investigacin.
Como tipo de investigacin utilizaremos el mtodo descriptivo; ya que ste
describe las situaciones y eventos, adems mide diversos aspectos del fenmeno
a investigar.

a) Definicin: El estudio descriptivo se desarrolla describiendo las
situaciones y eventos, es decir como se manifiesta el fenmeno a
investigar, ya que ste busca especificar.

Las propiedades importantes del problema en cuestin.

Informtica III

116
El mtodo descriptivo mide independientemente los conceptos y tambin
pueden ofrecer la posibilidad de predicciones aunque sean muy
rudimentarias.

b) Justificacin: Utilizaremos el mtodo descriptivo para la elaboracin de
este proyecto, ya que con ste podemos especificar las propiedades del
control de los estados de cuenta.

Este mtodo es importante para nuestro proyecto puesto que nos ayudar a
tener en cuenta cuales son las necesidades ms prioritarias para la mejora
del sistema actual.

ANLISIS DE LOS RESULTADOS
a. Entrevista: Se realizo una entrevista a GRUPOS MDICOS
ESPECIALIZADOS la cual fue contestada satisfactoriamente, con esta
entrevista pudimos conocer a que se dedica, sus aos que lleva laborando y
los servicios con que cuenta la empresa.

Adems la entrevista nos fue de gran ayuda para conocer como era la forma
en que se lleva a cabo el manejo de dato de la empresa la cual es de manera
manual, y nuestra propuesta de sistematizar el sistema fue acogida por el
propietario.

A qu se dedica su empresa?
Respuesta: A la consulta y atencin de pacientes ya sea en las
especialidades de odontologa y ortodoncia, pediatra, ginecologa.

Anlisis: En la actualidad cuenta con un gran nmero de pacientes en las
distintas especialidades y ofrece un eficaz servicio, y llena las expectativas
esperadas en las distintas especialidades que nos brinda esta prestigiosa y
conocida empresa. Es por ello que el GRUPO MDICO
ESPECIALIZADO es visitado por gran cantidad de personas.

Ao en que realiz su apertura?
Respuesta: En el ao de 1992.

Anlisis: EL GRUPO MDICO ESPECIALIZADO da inicio en el ao de
1992, en el centro comercial Arenales, fue ubicado en este local porque es
cntrico ya que eso es lo que buscan los clientes de estas prestigiosas
empresas.

Cules son los servicios que ofrece?
Respuesta: Odontologa y Ortodoncia, Pediatra y Ginecologa.
Informtica III
117
Anlisis: EL GRUPO MDICO ESPECIALIZADO cuenta con estas
especialidades actualmente, ofreciendo un excelente servicio y buena
atencin al cliente por los que elaboran en estas empresa, es por eso que es
una de las clnicas preferida en esta zona.

En qu forma son llevados los datos de la empresa?
Respuesta: Es totalmente manual actualmente.

Anlisis: El control de los estados de cuentas de los pacientes es llevado de
forma mauela, el cual hace este proceso sea lento y desorganizado al
momento de archivar toda la informacin recabada en esta empresa.

Es por eso que muchas veces la informacin buscada se retrasa y puede
traer como consecuencia la prdida o dao de la misma.

Est dispuesto a sistematizar el sistema de estados de cuenta de los
pacientes?
Respuesta: S

Anlisis:
Implementando este sistema automatizado el GRUPO MDICO
ESPECIALIZADO se organizar en todos los procesos de los estados de
cuenta y de recabo de informacin, esperando as ayudar a la empresa a
agilizar todos los procesos de cobros y de pago para obtener el control que
debe tener la misma a la hora de hacer sus cuentas.

b. Observaciones
- En que forma se lleva a cabo el manejo de datos.

Anlisis: Actualmente este control de datos se lleva a cabo manualmente,
lo cual conlleva a un proceso lento y tedioso, a su vez est propenso a
errores.

- Las definiciones con la que cuenta el control de datos actualmente.

Anlisis: Las cuentas por cobrar estn propensas a prdidas por la
cantidad de papeleos que tienen que realizar y desorganizacin al momento
de archivar la informacin de cada cliente e informes de la empresa.

- En que forma podemos mejorar y sintetizar el sistema de manejo de
control de datos.

Informtica III

118
Anlisis: Se crear un programa de cuentas por cobrar al cual agilizar el
proceso de llenar, archivar y organizar la informacin de manera eficaz, al
igual presentara un informe para que se conozca el estado de cuentas de la
empresa.

- Tiempo para la realizacin de recibos, abrir nuevos expedientes,
bsqueda de direcciones y estados de cuenta.

Anlisis: Con la observacin se pudo obtener que las cuentas para cobrar
eran sumamente lentas ya que tomaban lapsos de 2 minutos para su
llenado, adems la bsqueda de informacin de cada paciente era lenta ya
que se tena que buscar en el archivador.

DESCRIPCIN DEL SISTEMA ACTUAL
El sistema actual es totalmente manual, toda la informacin es almacenada en
archivadores, trayendo como consecuencias plagio de informacin. La secretaria
es la que lleva todo el control de las cuentas de cada paciente. Estos expedientes
tambin son llenados de forma manual, trayendo retraso para la secretaria en sus
dems funciones cotidianas. En general el sistema actual es rudimentario y de
poca seguridad, para ofrecer un servicio de calidad a sus clientes.

a.- Identificacin de la Comunidad de Usuarios

Doctores: Son los encargados de tomar las decisiones y hacer revisin de
informes.
Secretaria: Es quien se encarga de recoger toda la documentacin
necesaria para elaborar los informes financieros de la empresa.

b.- Identificacin de Entrada y Salida

Identificacin de Entrada:

Informacin
de Entrada
Colecta o
Genera
Procesa o
Transmite
Frecuencia
Medio o
Entrada
Expediente Paciente Secretaria Eventual Recibo

Identificacin de Salida

Salida Destino Uso Frecuencia
Recibo Paciente
Comprobante de
Pago
Eventual
Estado de Cuenta Doctores y Pacientes
Realizar Estados
Financieros
Trimestral

Informtica III
119
c.- Funciones, Limitaciones y Restricciones
Las funciones, limitaciones y restricciones son importantes en toda
empresa para realizar un buen trabajo.

Entre sus funciones tenemos:
- Estar siempre al da con los nuevos avances en la medicina.
- Servicio agradable al cliente.
- Llevar a cabo los informes de clientes para tener un control de las
cuentas por cobrar.
- Satisfacer siempre al cliente con sus necesidades.

Algunas limitaciones:
- El manejo de las cuentas slo puede ser realizada por la secretaria.
- Algunas cuentas se retrasan ya que en tantos expedientes la
informacin se extrava.
- Debido al manejo manual se hace lento el proceso.

Existen restricciones como:
- El sistema es totalmente rudimentario.
- Es de poca seguridad, para ofrecer un buen servicio a los clientes.
- El personal no autorizado no podr tener acceso al sistema.

d.- Diagrama de Flujo de Datos ( DFD S)
Por medio de estos diagramas se da ha conocer como esta estructurado el
sistema actual en el GRUPO MEDICO ESPECIALIZADO, identificando
sus fuentes de entrada y salidas, sus procesos, etc.

Diagrama de contexto: presenta la funcin ms general del sistema y
detalla las principales entradas y salidas.


Recibo Se llena el recibo del cliente de manera manual
1 Presentacin
En esta pantalla se colocar el nombre del sistema
propuesto, el nombre de la empresa y los nombres
de los analistas / programadores.
2 Men Principal
Despliega las opciones ha escoger que presenta el
sistema de cuentas por cobrar.
3 Registro de Pacientes
Se introduce un nuevo paciente y se puede borrar y
corregir los datos existentes.
4 Pagos
Se registran los pagos y abonos realizados por los
pacientes


Informtica III

120
PRESENTACIN DEL SISTEMA PROPUESTO
El nuevo sistema de cuentas por cobrar del GRUPO MEDICO
ESPECIALIZADO, producir los siguientes informes:

Expediente del paciente.
Los abonos de los clientes.
Saldos de los clientes.

Estas cuentas por cobrar tambin se llevarn por medio de un cdigo para cada
doctor, de forma ms fcil para identificarlos.


a. Identificacin de la Comunidad de Usuarios.
Doctores: Son los encargados de tomar las decisiones y hacer revisin de
informes.

Secretarias: Se encargan de recoger toda la documentacin necesaria para
elaborar los informes financieros de la empresa.

b. Funciones, Limitaciones y Restricciones.

Funciones: Con el sistema que nos proponemos automatizar, se llenarn
las siguientes funciones:

Presentacin del sistema propuesto
Un control de cuentas por cobrar.
Un control de recibo.
Un control final de estado de cuenta.
Ahorrar tiempo y as poder lograr mayor satisfaccin en el paciente.
Aumentar la productividad de la empresa y avances en la medicina.

Limitaciones:
Entre las limitaciones presentadas tenemos:
El acceso al sistema slo ser efectuado por los doctores y las
secretarias.
La empresa no cuenta con el personal entrenado en el manejo de base
de datos.

Restricciones:
Restricciones que presentar el sistema propuesto:
El sistema contar con un cdigo de acceso al mismo


Informtica III
121
Costos
Costos de Beneficios estimados
Los costos para la implantacin del nuevo sistema no sern muy elevados,
debido a que se puede trabajar con una sola computadora, y los beneficios
sern mltiples, ahorrando tiempo, control, y otros beneficios.

Costos de Hardware
Son los siguientes:
01 Computadora marca HP Pavilon $ 1, 350.00
01 Impresora de punto de matriz (Panasonic ) $ 150.00
01 Impresora de burbuja (Canon) $ 89.00
01 Estacin de trabajo $ 250.00
01 UPS $ 130.00

Costos de Software
El costo de software no ser elevado, el detalle de los gastos es el siguiente:

Confeccin del software $ 300.00
Otros Costos:
Manejo de operaciones $ 50.00
Capacitacin del personal $ 25.00
Mantenimiento $ 20.00

c. Beneficios Estimados
Podemos citar algunos beneficios en cuanto al ahorro de costos.
La empresa brindar un mejor servicio a sus clientes.
Ahorro en la documentacin que anteriormente se utilizaba.
Obtencin en la transferencia de informacin con mayor agilidad.

d. Viabilidad del Sistema
Viabilidad Tcnica
El sistema realizado ser viable ya que el GRUPO MEDICO
ESPECIALIZADO cuenta con una computadora para la implantacin
del programa de cuentas por cobrar, adems podrn comprar el
software, aunque tendremos que explicarle al personal como utilizar
el sistema para que la viabilidad no sea limitada.

Viabilidad Econmica
Si los costos son menores que los beneficios no hay viabilidad
econmica y si los costos son mayores que los beneficios entonces si
hay viabilidad econmica.

Informtica III

122
Viabilidad Operativa
El programa podr ser realizado por el mismo personal pero habrn
cambios:
1. De produccin ya que el equipo ser ms rpido.
2. Los pacientes tendrn cdigo, lo que agilizar el manejo de los
datos.
3. Habr mayor seguridad ya que solo podrn acceder al sistema los
doctores y la secretaria.

Como los cambios no son drsticos hay viabilidad operativa.
Viabilidad de Cronograma
El proyecto propuesto esta estipulado con un tiempo de cuatro meses,
en el cual se realizar el programa de cuentas por cobrar, este tiempo
ser suficiente para el desarrollo del sistema ya que contamos con
todo lo necesario para su elaboracin. Entonces si hay viabilidad de
cronograma.

Informtica III
123
CAPTULO VIII
Diagrama de Flujo de Datos

CONCEPTO
Un diagrama de flujo es la representacin grfica del flujo o secuencia de rutinas
simples. Tiene la ventaja de indicar la secuencia del proceso, las unidades
involucradas y los responsables de su ejecucin; en pocas palabras es la
representacin simblica de un procedimiento.

Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representacin
grafica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo como su
nombre lo dice representa el flujo de informacin de un procedimiento.

El diagrama de flujo permite representar mtodos que se pueden usar con
arreglos (vectores), ya sean en forma de ordenacin o de bsqueda.

El mtodo de ordenacin es uno de los procedimientos ms comunes y tiles en
el procesamiento de datos, es la clasificacin u ordenacin de los mismos. Se
considera ordenar al proceso de reorganizacin un conjunto dado de objetos en
una secuencia determinada.

El mtodo de ordenacin ms conocido y popular entre estudiantes y aprendices
de programacin, es el mtodo burbuja, por su facilidad de comprensin y
programacin.

El mtodo de bsqueda es una operacin que permite ubicar un elemento dentro
de la estructura de datos, existen dos tcnicas que utilizan este mtodo de acceso,
para encontrar elementos dentro de un array: bsqueda secuencial y bsqueda
binaria.

La bsqueda secuencial es la tcnica ms simple para buscar un elemento en un
arreglo. Consiste en recorrer el arreglo elemento a elemento e ir comparando con
el valor buscado (Clave), el resultado de la bsqueda es un solo valor, y ser la
posicin del elemento buscado o cero.

La bsqueda binaria es el mtodo ms eficiente para encontrar elementos en un
arreglo ordenado. El proceso comienza comparando el elemento central del
arreglo con el valor buscado.



Informtica III

124
IMPORTANCIA
Son de gran importancia debido a que ayudan a designar cualquier
representacin grfica de un procedimiento o parte de este; el diagrama de flujo
como su nombre lo indica representa el flujo de informacin de un
procedimiento.

En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayora de las
empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales
instrumentos en la realizacin de cualquier mtodo o sistema.

Los diagramas de flujo son usados en todas las organizaciones y departamentos,
ya que permiten la visualizacin de las actividades necesarias e innecesarias y
verifican si la distribucin del trabajo esta equilibrada, es decir, si la carga de
trabajo esa bien distribuida entre el personal de la empresa.

Los diagramas de flujo son importantes para el diseador porque ayudan en la
definicin, formulacin, anlisis y solucin del problema. El diagrama de flujo
ayuda al analista a comprender el sistema de informacin de acuerdo con las
operaciones y procedimientos, a la vez permitir mejorar los procesos.

Smbolos que se usan en la solucin de problemas con diagramas de flujo
El diagrama de flujo representa la forma ms tradicional y duradera para
especificar los detalles algortmicos de un proceso. Se utiliza principalmente en
programacin, economa y procesos industriales; estos diagramas utilizan una
serie de smbolos con significados especiales. Son la representacin grfica de
los pasos de un proceso, que se realiza para entender mejor al mismo.

Son modelos tecnolgicos utilizados para comprender los rudimentos de la
programacin lineal.

Otra definicin del diagrama de flujo es la siguiente:
"Es un esquema para representar grficamente un algoritmo. Se basan en la
utilizacin de diversos smbolos para representar operaciones especficas. Se les
llama diagramas de flujo porque los smbolos utilizados se conectan por medio
de flechas para indicar la secuencia de operacin. Para hacer comprensibles los
diagramas a todas las personas, los smbolos se someten a una normalizacin; es
decir, se hicieron smbolos casi universales, ya que, en un principio cada usuario
podra tener sus propios smbolos para representar sus procesos en forma de
Diagrama de flujo. Esto trajo como consecuencia que slo aquel que conoca sus
smbolos, los poda interpretar. La simbologa utilizada para la elaboracin de
diagramas de flujo es variable y debe ajustarse a un patrn definido
previamente."
Informtica III
125
No es indispensable usar un tipo especial de smbolos para crear un diagrama de
flujo, pero existen algunos ampliamente utilizados por lo que es adecuado
conocerlos y utilizarlos, ampliando as las posibilidades de crear un diagrama
ms claro y comprensible para crear un proceso lgico y con opciones mltiples
adecuadas.

Los smbolos ms conocidos son: (Ver anexo)

Smbolo Inicio / Fin: Se usa para mostrar el inicio y el fin de un proceso.

Smbolo Entrada / Salida de Informacin: Se usa para mostrar las entradas y
las salidas de informacin de un proceso.

Smbolo Proceso: Permite mostrar los clculos que se efectan con la
informacin de entrada para lograr la salida.

Smbolo Decisin: Permite elegir entre dos alternativas, de acuerdo al
cumplimiento o no de una decisin.

Smbolo Conector: Permite enlazar dos partes de un diagrama de flujo en la
misma pgina.

Smbolo Conector de Pgina: Permite enlazar dos partes de un diagrama de
flujo que estn en diferentes pginas.

Llamada a subrutina o a un proceso predeterminado
Una subrutina es un mdulo independiente del programa principal, que recibe
una entrada procedente de dicho programa.

Smbolos secundarios
Impresora: Se utiliza para mostrar los datos que se imprimen.

Teclado: Se utiliza para mostrar las entradas a travs del teclado.

De acuerdo al estndar ISO, los smbolos e incluso las flechas deben tener ciertas
caractersticas para ser considerados sintcticamente correctos. En el caso del
crculo de conexin, se debe procurar usarlo slo cuando se conecta con un
proceso contenido dentro de la misma hoja.

En los diagramas de flujo se presuponen los siguientes aspectos:
Existe siempre un camino o varios para llegar a la misma solucin.
Existe un nico inicio del proceso.
Informtica III

126
Existe un nico punto de fin para el proceso de flujo, salvo del rombo que
indica una comparacin con dos caminos posibles.

PROBLEMAS RESUELTOS CON DIAGRAMAS DE FLUJO.
VER ANEXOS

APLICACION
ORDENACIN POR EL MTODO DE LA BURBUJA
El ordenamiento es uno de los procesos ms comunes y tiles en el
procesamiento de datos, consiste en ordenar la informacin con respecto a un
criterio.

Ejemplo1: Ordenar la lista de alumnos con respecto al apellido paterno en
orden alfabtico.
Ejemplo2: Ordenar la lista de artefactos de un hogar.

El mtodo de ordenacin por burbuja es el ms conocido entre estudiantes y
programadores, este mtodo se basa en la ordenacin por cambios de elementos,
ya que se van comparando de dos en dos los elementos de la tabla (vector).

Para ordenar una tabla de menor a mayor (ascendente) al realizar la comparacin
entre dos elementos se produce el intercambio en el momento en que el primer
elemento es mayor que el segundo. De esta forma los elementos ms grandes
pasan a estar en el ltimo lugar de la tabla. El elemento sube por la tabla al igual
que una burbuja en un recipiente, de ah proviene su nombre.

Esta tcnica consiste en hacer varias pasadas a travs de la tabla, en cada pasada
se comparan parejas sucesivas de elementos. Si una pareja esta en orden
creciente (o los valores son idnticos), se dejan los valores como estn. Si una
pareja esta en orden decreciente, sus valores se intercambian en la tabla.

Ejemplo, si se tiene una tabla de 40 elementos y esta ordenada, pero el usuario
no lo sabe. se esta perdiendo un tiempo valioso, si la tabla esta desordenada se
tiene que pasar por el bucle principal 49 veces.

Ventaja del Mtodo de la Burbuja
Este mtodo es fcil de comprender, programar y es el ms extendido.

Desventaja:
Su desventaja principal, es que es uno de los menos eficientes y por ello se
aprende la tcnica pero no se utiliza (o se utiliza pocas veces)


Informtica III
127
METODOS DE BSQUEDA SECUENCIAL Y BINARIA
La bsqueda es una operacin que tiene por objeto la localizacin de un
elemento dentro de la estructura de datos, con frecuencia los programadores
estn trabajando con grandes cantidades de datos almacenados en arreglos
(arrays)

Si el arreglo es de una dimensin o es una lista de acceso directo y a su vez de
acceso secuencial, se pueden usar dos tcnicas que utilizan estos dos mtodos de
acceso, para encontrar elementos dentro de un arreglo: bsqueda secuencial y
bsqueda binaria.

Bsqueda secuencial
La bsqueda secuencial, tambin se le conoce como bsqueda lineal.

Supongamos una coleccin de registros organizados como una lista lineal. El
algoritmo bsico de bsqueda secuencial consiste en empezar al inicio de la lista
e ir a travs de cada registro hasta encontrar la clave indicada (k) o hasta el final
de la lista.

Este mtodo consiste en recorrer el arreglo o vector elemento a elemento e ir
comparando con el valor buscado (clave). Se empieza con la primera casilla del
vector y se observa una casilla tras otra hasta que se encuentre el elemento
buscado o se han visto todas las casillas. El resultado de la bsqueda es un solo
valor, y ser la posicin del elemento buscado o cero. Dado que el vector o
arreglo no esta en ningn orden en particular, existe la misma probabilidad de
que el valor se encuentra ya se en el primer elemento, como en el ultimo. Por lo
tanto, en promedio, el programa tendr que comparar el valor buscado con la
mitad de los elementos del vector.

El mtodo de bsqueda lineal funciona bien con arreglos pequeos o para
arreglos no ordenados.

Ventaja:
o Es un mtodo sumamente simple que resulta til cuando se tiene un
conjunto de datos pequeos (Hasta aproximadamente 500 elementos)
o Es fcil adaptar la bsqueda secuencial para que utilice una lista enlazada
ordenada, lo que hace la bsqueda ms eficaz.
o Si los datos buscados no estn en orden es el nico mtodo que puede
emplearse para hacer dichas bsquedas.

Informtica III

128
Desventaja:
o Este mtodo tiende hacer muy lento.
o Si los valores de la clave no son nicos, para encontrar todos los elementos
con una clave particular, se requiere buscar en todo el arreglo, lo que hace
el proceso muy largo.

Bsqueda Binaria:
La bsqueda binaria es el mtodo, donde si el arreglo o vector esta bien
ordenado, se reduce sucesivamente la operacin eliminando repetidas veces la
mitad de la lista restante.

El proceso comienza comparando el elemento central del arreglo con el elemento
buscado. Si ambos coinciden finaliza la bsqueda. Si no ocurre as, el elemento
buscado ser mayor o menor en sentido estricto que el elemento central del
arreglo. Si el elemento buscado es mayor se procede a hacer bsqueda binaria en
el subarray superior, si el elemento buscado es menor que el contenido de la
casilla central, se debe cambiar el segmento a considerar al segmento que est a
la izquierda de tal sitio central.

Este mtodo se puede aplicar tanto a datos en listas lineales como en rboles
binarios de bsqueda. Los pre requisitos para la bsqueda binaria son:

o La lista debe estar ordenada, en un orden especifico de acuerdo al valor de
la clave.
o Debe conocerse el nmero de elementos.

Si el conjunto de elementos es grande, el tiempo de bsqueda se puede reducir
utilizando el siguiente algoritmo de tipo divide y vencers:

1. Se divide el elemento en dos partes.
2. Se determina la parte que debe contener la clave buscada.
3. Se repite el proceso en esa parte.

Una forma razonable de dividir el conjunto de elementos es mantener los
elementos ordenados y despus utilizar los ndices del arreglo ordenado para
determinar la parte del arreglo sobre la que se va a trabajar.

Ventajas:
o Se puede aplicar tanto a datos en listas lineales como en rboles binarios de
bsqueda.
o Es el mtodo ms eficiente para encontrar elementos en un arreglo
ordenado.

Informtica III
129
Desventajas:
Este mtodo funciona solamente con arreglos ordenados, por lo cual si nos
encontramos con arreglos que no estn en orden, este mtodo, no nos ayudara en
nada.

Diferencias entre ambos mtodos:
En el caso del mtodo de bsqueda binaria, los arreglos deben estar nicamente
ordenados, como se planteo anteriormente, por su parte el mtodo de bsqueda
secuencial o lineal, puede emplearse tanto en arreglos pequeos, como en
aquellos que no estn ordenados.

En segundo orden, podemos ver que el mtodo de bsqueda binaria, es el mtodo
ms eficiente para encontrar elementos en un arreglo ordenado, lo contrario
sucede con el mtodo de bsqueda secuencial ya que este es muy lento, pero si
los datos no estn en orden es el nico mtodo que puede emplearse para hacer
las bsquedas.

Conclusin:
En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayora de las
empresas o departamentos de sistemas como uno de los principales instrumentos
en la realizacin de cualquier mtodo o sistema.

Su utilizacin en estos mbitos es tan importante, debido a que permiten la
visualizacin de las actividades innecesarios y verifica si la distribucin del
trabajo est equilibrada, o sea, bien distribuida en las personas, sin sobrecargo
para algunas mientras que otros trabajan con mucha holgura.

En cuanto a la tcnica de ordenacin por el mtodo de burbuja, queda claro que
la tcnica mejor usada para dicho mtodo, consiste en hacer varias pasadas a
travs del array. En cada pasada, se comparan parejas sucesivas de elementos. Si
una pareja est en orden creciente (o los valores son idnticos), se dejan los
valores como estn. Si una pareja est en orden decreciente, sus valores se
intercambian en el array.

Para el mtodo de bsqueda Binaria, lo prerrequisitos principales para dicha
bsqueda son:
La lista debe estar ordenada en un orden especfico de acuerdo al valor de
la clave (elemento a buscar).
Debe conocerse el nmero de elementos.

La bsqueda secuencial tambin la podemos conocer o encontrar con el termino
de "Bsqueda Lineal".

Informtica III

130
Este mtodo de bsqueda es muy lento, pero si los datos no estn en el orden es
el nico mtodo que puede emplearse para hacer las bsquedas.

Es fcil adaptar la bsqueda secuencial para que utilice una lista enlazada
ordenada, lo que hace la bsqueda ms eficaz. Es fcil mantener el orden
insertando cada registro en el lugar donde termina una bsqueda sin xito y cada
bsqueda termina cuando se encuentra un registro con una clave no menor que la
clave de bsqueda.

Recomendaciones:
1. Los diagramas de flujo le ayudan en la definicin, formulacin, anlisis, y
solucin del problema.
2. El diagrama de flujo le ayudara con el anlisis a comprender el sistema de
informacin de acuerdo con las operaciones de procedimientos, ayudara a
analizar esas etapas con el fin tanto de mejorarlas, como de incrementar la
existencia de sistemas de informacin para la administracin.
3. En el mtodo de ordenacin por burbuja, si al terminar el bucle principal en
el momento que se detecte que en una pasada por todo lo largo de la tabla
no ha habido ningn cambio esto le indicara que la tabla est
completamente ordenada.
4. En el mtodo de bsqueda binaria, si el conjunto de elementos es grande,
se recomienda utilizar el siguiente algoritmo de tipo divide y vencers, para
reducir su tiempo de bsqueda:
o Se divide el elemento en 2 partes.
o Se determina la parte que debe contener la clave buscada.
o Se repite el proceso en esa parte.
5. Para que el mtodo de bsqueda secuencial resulte sumamente til se
recomienda hacer lo siguiente:
o Almacenar todo los elementos en un arreglo o lista.
o Insertar cada elemento al final del arreglo o lita
o Recorrer o iterar sobre el arreglo o lista hasta conseguir el elemento
requerido.











Informtica III
131
CAPTULO IX
Diccionario de Datos



El diccionario de datos guarda y organiza los detalles del Diagrama de Flujo de
Datos (DFD). Es el segundo componente del anlisis estructurado. Tambin se
conoce como "Data Repository". Incluye el contenido de los data flow (flujos de
datos), los "data store", las entidades externas y los procesos.

DEFINICION: Un diccionario de datos es un conjunto de METADATOS que
contiene las caractersticas lgicas de los datos que se van a utilizar en el sistema
que se programa, incluyendo nombre, descripcin, alias, contenido y
organizacin.

Estos diccionarios se desarrollan durante el anlisis de flujo de datos y ayuda a
los analistas que participan en la determinacin de los requerimientos del
sistema, su contenido tambin se emplea durante el diseo del proyecto.

Identifica los procesos donde se emplean los datos y los sitios donde se necesita
el acceso inmediato a la informacin, se desarrolla durante el anlisis de flujo de
datos y auxilia a los analistas que participan en la determinacin de los
requerimientos del sistema, su contenido tambin se emplea durante el diseo.

En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los elementos que
forman parte del flujo de datos de todo el sistema. Los elementos ms
importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario de
datos guarda los detalles y descripcin de todos estos elementos.

Un diccionario de datos puede contener informaciones tales como:
Base de datos la informacin sobre el diseo.
SQL procedimientos almacenados.
Permisos de los usuarios.
Estadsticas de usuario.
Base de datos de proceso de informacin.
Base de datos de estadsticas de crecimiento.
Base de datos de estadsticas de rendimiento.

Informtica III

132
RAZONES PARA SU UTILIZACIN
1. Para manejar los detalles en sistemas muy grandes, ya que tienen enormes
cantidades de datos, aun en los sistemas ms chicos hay gran cantidad de
datos.
2. Los sistemas al sufrir cambios continuos, es muy difcil manejar todos los
detalles. Por eso se registra la informacin, ya sea sobre hoja de papel o
usando procesadores de texto. Los analistas mas organizados usan el
diccionario de datos automatizados diseados especficamente para el
anlisis y diseo de software.
3. Para asignarle un solo significado a cada uno de los elementos y
actividades del sistema.
4. Los diccionarios de datos proporcionan asistencia para asegurar
significados comunes para los elementos y actividades del sistema y
registrando detalles adicionales relacionadas con el flujo de datos en el
sistema, de tal manera que todo pueda localizarse con rapidez.
5. Para documentar las caractersticas del sistema, incluyendo partes o
componentes as como los aspectos que los distinguen. Tambin es
necesario saber bajo que circunstancias se lleva a cabo cada proceso y con
que frecuencia ocurren. Produciendo una comprensin ms completa. Una
vez que las caractersticas estn articuladas y registradas, todos los
participantes en el proyecto tendrn una fuente comn de informacin con
respecto al sistema.
6. Para facilitar el anlisis de los detalles con la finalidad de evaluar las
caractersticas y determinar donde efectuar cambios en el sistema.

Determina si son necesarias nuevas caractersticas o si estn en orden los
cambios de cualquier tipo.

Se abordan las caractersticas:
Naturaleza de las transacciones: las actividades de la empresa que se
llevan a cabo mientras se emplea el sistema.

Preguntas: solicitudes para la recuperacin o procesamiento de
informacin para generar una respuesta especfica.
Archivos y bases de datos: detalles de las transacciones y registros
maestros que son de inters para la organizacin.
Capacidad del sistema: Habilidad del sistema para aceptar, procesar y
almacenar transacciones y datos.

7. Localizar errores y omisiones en el sistema, detectan dificultades, y las
presentan en un informe. Aun en los manuales, se revelan errores.

Informtica III
133
NOTACIN
Las estructuras de datos son descritas por lo general usando notacin algebraica.
La notacin algebraica usa los siguientes smbolos:

1. Un signo de igual (=) significa "est compuesto de".
2. Un signo de ms (+) significa "y".
3. Las llaves { } indican elementos repetidos, tambin llamados grupos
repetidos o tablas. Puede haber uno o varios elementos repetidos dentro del
grupo. El grupo repetido puede tener condiciones, tales como una cantidad
fija de repeticiones o lmites, superior e inferior para la cantidad de
repeticiones.
4. Los corchetes [ ] representan una situacin disyuntiva. Puede estar presente
un elemento u otro, pero no ambos. Los elementos listados entre corchetes
son mutuamente excluyentes, y se separan mediante barras ( | ).
5. Los parntesis ( ) representan un elemento opcional. Los elementos
opcionales pueden ser dejados en blanco en las pantallas de captura, y
pueden contener espacios o ceros para los campos numricos en las
estructuras de archivo.
6. La @ (o una definicin subrayada) identifica la llave para un almacn de
datos.
7. Una frase entre asteriscos es un comentario (* *).

EJEMPLO:
Nombre = Ttulo + Primer-nombre + Apellido-paterno + Apellido-
materno Ttulo = [ Sr | Sra | Dr | Ing] Primer-nombre = {carcter}
Apellido-paterno = {carcter} Apellido-materno = {carcter} carcter =
[A-Z|a-z| |]

DEFINICIONES IMPORTANTES:
Una definicin de un dato se introduce mediante el smbolo =; en este contexto
el = se lee como est definido por, o est compuesto de, o significa. Para
definir un dato completamente, la definicin debe incluir:

El significado del dato en el contexto de la aplicacin. Esto se documenta en
forma de comentario.
La composicin del dato, si es que est compuesto de otros elementos
significativos.
Los valores que el dato puede tomar, si se trata de un dato elemental que ya
no puede ser descompuesto.

Informtica III

134
Data elements (elementos de datos)
Es la parte ms pequea de los datos que tiene significado en el sistema de
informacin. Se combinan varios elementos de datos para hacer los records o
"data structures". Ejemplo: nombre, direccin, seguro social.

Data Structure (Estructura de datos)
Tambin se conocen como record. Es la combinacin de elementos de datos
relacionados que se incluye en un flujo de datos o se retiene en un "data store".

Documentacin:

Data elements:
Las caractersticas que se describen en el diccionario de datos son:

1. Name: Es el nombre del elemento de datos; debe ser significativo.
2. Alias: Cualquier otro nombre que se pueda usar para referirse al
elemento de datos. Por ejemplo, el nombre de un elemento de datos
puede ser Balance actual, y el alias puede ser Deuda. Solo se incluye el
alias si realmente es necesario utilizarlo.
3. Type y Size Type o tipo: se refiere a si el elemento de datos contiene
valor numrico, caracteres o alfabtico. Size o tamao se refiere al
mximo de caracteres o de dgitos que puede tener el elemento de
datos.
4. Output format or edit mask: Indica cmo se presenta el dato al
mostrarse en pantalla o al imprimirse en un reporte.
Por ejemplo, el nmero de telfono del cliente se puede guardar en el
disco usando solo nmeros 7878889999, pero presentarse editado en la
pantalla o en el reporte (787) 888-9999.
5. Default value: Es el valor que el elemento de datos tiene si no se
cambia entrando otro valor.
6. Prompt, column header or field caption: Es el nombre que se
presenta en la pantalla o el ttulo del dato en el reporte.
7. Source: De dnde se origina el valor del elemento de datos. Puede ser
una forma, un departamento, otro sistema, etc.
8. Security: Identifica los individuos o departamentos que pueden
modificar el elemento de datos. Por ejemplo, la lnea de crdito puede
ser cambiada por el gerente de crdito.
9. Responsible user(s): Identifica el (los) usuarios responsables de entrar
o cambiar los valores del elemento de datos.
10. Acceptable Data and Data validation: Se especifica el dominio o
valores permitidos. Pueden ser valores especficos, una lista de valores,
los valores que se encuentren en otro archivo, etc. El valor puede tener
Informtica III
135
reglas de validacin; por ejemplo, el salario debe estar entre lo
permitido para la posicin que el empleado ocupa.
11. Derivation formula: Si el valor es el resultado de un clculo, se
muestra la frmula que se utiliza.
12. Description or comments: Para proveer informacin adicional, notas o
descripciones.

Data flows (Flujo de datos)
Las caractersticas que se describen en el flujo de datos son:

1. Name: El nombre del flujo de datos tal y como aparece en el DFD.
2. Alias: Otro nombre con que se conozca el flujo de datos.
3. Abbreviation or ID: Cdigo que provee acceso rpido al flujo de datos
en un diccionario de datos automatizado.
4. Description: Describe el flujo de datos y su propsito.
5. Origin: De donde sale (la fuente) el flujo de datos. Puede ser un
proceso, un data store o una entidad.
6. Destination: El punto final del flujo de datos en el DFD. Puede ser un
proceso, un data store o una entidad.
7. Record: Cada flujo de datos representa un grupo de elementos de datos
relacionados, o un record. Los records y los flujos de datos se definen
por separado para que ms de un flujo de datos o data store pueda
hacer referencia al mismo record.
8. Volume and frequency: Describe el nmero esperado de ocurrencias
para el flujo de datos por unidad de tiempo.

Data store
Las caractersticas que se describen en el data store son:

1. Name: El nombre del data store segn aparece en el DFD.
2. Alias: Otro nombre con el que se pueda llamar al data store.
3. Abbreviation or ID: Cdigo que provee un acceso rpido al data
store en un diccionario de datos automatizado.
4. Description: Describe el data store y su propsito.
5. Input data flows: Los nombres de los flujos de datos que entran al
data store.
6. Output data flows: Los nombres de los flujos de datos que salen del
data store.
7. Record: El nombre del record en el diccionario de datos para el data
store.
8. Volume and Frequency: El nmero estimado de records guardados en
el data store, al igual que el aumento o cambio esperado.

Informtica III

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PROCESO
Se documenta cada funcin primitiva e incluye:
1. Process name or label: El nombre del proceso como aparece en el DFD.
2. Purpose or description: Un resumen del propsito general del proceso.
Los detalles se documentan en el Process Description.
3. Process number: Nmero de referencia que identifica el proceso y su
relacin con los niveles del sistema.
4. Input data flows: Los nombres de los flujos de datos que entran al
proceso.
5. Output data flows: Los nombres de los flujos de datos que salen del
proceso.
6. Process Description: Se explican los detalles del proceso.
Informtica III
137







Anexos










Informtica III

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Informtica III
139
Informtica III

140
Diagramas de Flujo


ALGORITMO
Un algoritmo es una serie de pasos que lleva a la solucin de un problema.

Ejemplo:
Los pasos a seguir para elaborar un pastel, para arreglar una computadora, para
instalar una red, etc.

Las caractersticas que debe tener un algoritmo para que sea eficaz son:
a) Un algoritmo debe ser preciso e indicar el orden de realizacin de cada
paso.
b) Un algoritmo debe estar definido, si se sigue un algoritmo dos veces, se
debe obtener el mismo resultado cada vez.
c) Un algoritmo debe ser finito, es decir debe terminar en algn momento.

Debe tener tres partes:
Entrada: informacin dada al algoritmo.
Proceso: clculos necesarios para encontrar la solucin del problema.
Salida: respuestas dadas por el algoritmo o resultados finales de los clculos.

Ejemplo:
El algoritmo para calcular el rea de un rectngulo.
Paso 1: Se deben ingresar los valores de la base y de la altura.
Paso 2: Se calcula el rea.
Area = base * altura.
Paso 3: Salida es igual al rea del rectngulo.

HERRAMIENTAS DE PROGRAMACIN
Las herramientas de programacin empleadas como lenguajes algortmicos
son:
- Diagramas de flujo
- Pseudocdigo
- Diagramas de Nassi Schneiderman
(N S)

Informtica III
141
DIAGRAMA DE FLUJO
Es un diagrama que utiliza smbolos estndar y en el que cada paso del
algoritmo se visualiza dentro del smbolo adecuado y el orden en que estos pasos
se ejecutan se indica conectndolos con flechas llamadas lneas de flujo porque
indican el flujo lgico del algoritmo.

SMBOLOS

Smbolo Inicio / Fin
Se usa para mostrar el inicio y el fin de un proceso.


Smbolo Entrada / Salida de Informacin
Se usa para mostrar las entradas y las salidas de
informacin de un proceso.



Smbolo Proceso
Permite mostrar los clculos que se efectan con la
informacin de entrada para lograr la salida.


Smbolo Decisin
Permite elegir entre dos alternativas, de acuerdo al
cumplimiento o no de una decisin.

Smbolo Conector
Permite enlazar dos partes de un diagrama de flujo en
la misma pgina.


Smbolo Conector de Pgina
Permite enlazar dos partes de un diagrama de flujo
que estn en diferentes pginas.


Llamada a subrutina o a un proceso
predeterminado
Una subrutina es un mdulo independiente del
programa principal, que recibe una entrada
procedente de dicho programa.



Informtica III

142

SMBOLOS SECUNDARIOS

Impresora
Se utiliza para mostrar los datos que se imprimen.



Teclado
Se utiliza para mostrar las entradas a travs del
teclado.



EJEMPLO
El siguiente diagrama de flujo representa la resolucin de un problema que
deduce el salario neto de un empleado partiendo de la lectura del nombre,
nmero de horas, pago por hora y retenciones.




Informtica III
143
Ejercicio 1
Se desea crear un algoritmo que permita el ingreso de las notas de 30 alumnos
para el curso de Matemtica Bsica, adems se deber obtener el promedio del
aula para el curso.

En este caso se usar un contador el cual permite que se pueda controlar el
nmero de alumnos, que en este caso es 30.
Adems se usar un acumulador el cual permite que se acumule la suma de
las notas con el propsito de que se pueda obtener el promedio de las notas.



Ejercicio 2
Se desea crear un algoritmo que permita obtener el total a pagar en un proceso
de matricula para cada alumno y el total para determinada Facultad, es decir
cuanto se debe pagar cuando un alumno comienza a estudiar.

Informtica III

144
Se debe tener en cuenta lo siguiente:

Concepto Nombre Nemotcnico
Nombre Nom
Matricula Mat
Mes Adelantado Mad
Seguro Mdico Sem
Total por Alumno Talu
Total por Facultad Tfac
Cantidad de Alumnos Cant
Contador de Alumnos C






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145
Ejercicio 3
Crear un algoritmo que permita sumar los nmeros pares del 2 al 1000.

Nota: Se debe usar un contador y un acumulador.

Ejercicio 4
Crear un algoritmo que permita obtener la media de 50 nmeros, correspondiente
a las fallas encontradas en un proceso de fabricacin de pelotas para nios. (Las
observaciones fueron tomadas durante 50 turnos).

Ejercicio 5
Calcular la suma de los 10 primeros Mltiplos de 5.

Sugerencia:
N es la cantidad de mltiplos
MULTIPLO es el mltiplo de 5
S es la suma de los nmeros



Informtica III

146
Diseo de Sistemas de
Computacin

Concepto
El diseo de Sistemas es el proceso de aplicar ciertas tcnicas y principios con el
propsito de definir un dispositivo, un proceso o un sistema, con suficientes
detalles como para permitir su interpretacin y realizacin fsica.

Las etapas del diseo de sistemas son:
- El diseo de los datos: Trasforma el modelo creado durante el anlisis, en
las estructuras de datos necesarias para implementar el Software.

- El Diseo Arquitectnico: Define la relacin entre cada uno de los
elementos estructurales del programa.

- Diseo de la Interfaz: Describe como se comunica el software consigo
mismo, con los sistemas que operan junto con el y con los operadores y
usuarios que lo emplean.

- El Diseo de procedimientos: Transforma elementos estructurales de la
arquitectura del programa. La importancia del Diseo del Software se
puede definir en una sola palabra Calidad, dentro del diseo es donde se
fomenta la calidad del Proyecto, el diseo debe implementar todos los
requisitos explcitos contenidos en el modelo de anlisis y debe acumular
todos los requisitos implcitos que desea el cliente.

Debe ser una gua que puedan leer y entender los que elaboran el cdigo y
los que prueban y mantienen el software.

El Diseo debe proporcionar una completa idea de lo que es el Software,
enfocando los dominios de datos, funcional y comportamiento desde el
punto de vista de la Implementacin.

La presentacin del diseo puede ser evaluada mediante los siguientes
criterios:

- Un diseo debe presentar una organizacin jerrquica.
El diseo debe ser modular, se debe hacer una particin lgica del
Software en elementos que realicen funciones y subfunciones
especificas. Ejemplo: un sistema de ventas, puede tener un
Informtica III
147
subsistema de vendedores por sucursal y otro de ventas por
sucursal, como en el caso de las tiendas Elektra.
Un diseo debe contener abstracciones de datos y procedimientos.
Debe producir mdulos que presenten caractersticas de
funcionamiento independiente.
Debe conducir a interfaces que reduzcan la complejidad de las
conexiones entre los mdulos y el entorno exterior.
Debe producir un diseo usando un mtodo que pudiera repetirse
segn la informacin obtenida durante el anlisis de requisitos de
Software.

Diseo de la Salida
Se refiere a los resultados e informaciones generadas por el Sistema, para la
mayora de los usuarios la salida es la nica razn para el desarrollo de un
Sistema y la base de evaluacin de su utilidad.

Diseo de Archivos
Incluye decisiones con respecto a la naturaleza y contenido del propio archivo,
entre las decisiones que se toman durante el diseo de archivos, se encuentran las
siguientes:

Los datos que deben incluirse en el formato de registros contenidos en el
archivo.
La longitud de cada registro, con base en las caractersticas de los datos que
contenga. Ejemplo para la tabla clientes la longitud puede ser de 300,
incluyendo el cdigo del cliente, el nombre, direccin, telfono, contacto
(si se trata de una empresa)
La secuencia de los registros dentro del archivo (la estructura de
almacenamiento que puede ser secuencial, indexada o relativa).

Diseo de Interacciones con la Base de Datos
La mayora de los sistemas de informacin ya sean implantado en sistemas de
cmputos grandes o pequeos, utilizan una base de datos que pueden abarcar
varias aplicaciones, por esta razn estos sistemas utilizan u administrador de
base de datos, en este caso el diseador no construye la base de datos sino que
consulta a su administrador para ponerse de acuerdo en el uso de esta en el
sistema.

Herramientas para el Diseo de Sistemas
Apoyan el proceso de formular las caractersticas que el sistema debe tener para
satisfacer los requerimientos detectados durante las actividades del anlisis:


Informtica III

148
Herramientas de especificacin: Apoyan el proceso de formular las
caractersticas que debe tener una aplicacin, tales como entradas, Salidas,
procesamiento y especificaciones de control. Muchas incluyen herramientas para
crear especificaciones de datos.

Herramientas para presentacin: Se utilizan para describir la posicin de datos,
mensajes y encabezados sobre las pantallas de las terminales, reportes y otros
medios de entrada y salida.

Herramientas para el desarrollo de Sistemas: Estas herramientas nos ayudan
como analistas a trasladar diseos en aplicaciones funcionales.

Herramientas para Ingeniera de Software: Apoyan el Proceso de formular
diseos de Software, incluyendo procedimientos y controles, as como la
documentacin correspondiente.

Generadores de cdigos: Producen el cdigo fuente y las aplicaciones a partir de
especificaciones funcionales bien articuladas.

Herramientas para pruebas: Apoyan la fase de la evaluacin de un Sistema o de
partes del mismo contra las especificaciones. Incluyen facilidades para examinar
la correcta operacin del Sistema as como el grado de perfeccin alcanzado en
comparacin con las expectativas.

En una organizacin o Empresa, el anlisis y Diseo de Sistemas, es el proceso
de estudiar su Situacin con la finalidad de observar como trabaja y decidir si es
necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el
analista de sistemas.

Antes de comenzar con el desarrollo de cualquier proyecto, se conduce un
estudio de Sistemas para detectar todos los detalles de la situacin actual de la
empresa. La informacin reunida con este estudio sirve como base para crear
varias estrategias de Diseo. Los administradores deciden que estrategias seguir.
Los Gerentes, empleados y otros usuarios finales que se familiarizan cada vez
mas con el uso de computadoras estn teniendo un papel muy importante en el
desarrollo de sistemas.
Informtica III
149


Informtica III

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Terminologa


Base de Datos
Es un conjunto de elementos interrelacionados entre si, en el caso de la
informtica la base de datos esta compuesta por tablas.

Registros
Es un conjunto de elementos relacionados entre si con respecto a un item,
en el caso de la informtica los registros estn compuestos por campos.

Material Requirements Planning (MRP)
Los sistemas de Planificacin de Requerimientos de Materiales (MRP)
integran las actividades de produccin y compras. Programan las
adquisiciones a proveedores en funcin de la produccin programada.

Metadatos
Metadatos son datos que describen otros datos. En general, un grupo de
metadatos se refiere a un grupo de datos.
Informtica III
151

Informtica III

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Bibliografa




Referencias Electrnicas
http://www.monografias.com/trabajos11/anasiste/anasiste.shtml?monosearch

http://www.monografias.com/trabajos4/cicdevida/cicdevida.shtml?monosearch

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