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GESTO DE CUSTOS

PARA REDUO DA

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INEFICINCIA OPERACIONAL
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GESTO DE CUSTOS PARA REDUO DA INEFICINCIA OPERACIONAL

No tenho que ser perfeito, mas errar menos que os meus concorrentes. Mrcio Rodrigues Presidente do ITPC

O setor de Panificao brasileiro est entre os maiores segmentos industriais e, atualmente, se apresenta exigente e em constante modificao. A intensa competitividade j consolidada por todos os efeitos como a globalizao e a implantao do Plano Real em 1994, introduziram uma mudana significativa na forma de como as empresas desse setor competiam no mercado. H alguns anos, as organizaes no precisavam se preocupar com os aspectos operacionais, uma vez que as aplicaes financeiras medianas podiam suprir ou superar as deficincias operacionais, como afirma o ex-presidente da Fundao Instituto de Administrao FIA-USP, Cludio Felisoni os lucros obtidos e a baixa concorrncia tambm contribuem para a ineficincia operacional (Revista Melhor, 2007). Cerca de 80% das empresas do setor so artesanais e isso contribui para que o nvel de economia que o empresrio desse tipo de negcio consegue realizar a cada ms seja primordial para o fechamento de contas. Soma-se a isso a dinmica de conciliar interesses distintos como o desejo do consumidor, que est em constante mudana, a satisfao dos funcionrios, que contribuem para o crescimento da empresa e o contentamento do proprietrio, com a conquista dos objetivos e interesses diante do empreendimento. As diferenas observadas no comportamento do consumidor so baseadas nas seguintes mudanas:
Mulheres ocupam mais espao no mercado de trabalho;

Aumento no nmero de casais sem filhos;

Preferncia pela comodidade;

Aumento no nmero de pessoas que moram sozinhas;

Com todas essas mudanas no comportamento do consumidor, as empresas devem se preparar para oferecer solues para os diferentes momentos de compra, transformando as questes e necessidades do consumidor moderno (comodidade, praticidade, etc.) em oportunidades.

IDENTIFICANDO OS CUSTOS
Impostos Identificar os custos de uma padaria e controlar o sistema financeiro de grande importncia para os emCustos na presrios. Para saber como padaria reduzir os custos necessrio entender todas as Custo da mercadoria Despesas despesas da empresa, vendida operacionais desde os impostos at os gastos com funcionrios. Se voc no possui um conhecimento prvio sobre os custos indiretos na Panificao dificilmente conseguir reduzir gastos em sua padaria, obter lucros e aumentar o faturamento. Abaixo seguem os principais custos referentes ao setor de Panificao:

Crescimento econmico;

CUSTO DIRETO
So tambm chamados de custos variveis e possuem relao direta com o produto. Por exemplo, na produo, os custos diretos so as matrias-primas, como a farinha de trigo. No Brasil, a questo tributria influencia diretamente nesses custos, j que h vrios impostos retidos no valor do produto, o que faz com que se pague a diferena no Imposto sobre Circulao de Mercadorias e Servios - ICMS, alm dos valores calculados dos fretes, varivel de acordo com a distncia e regio de entrega do produto. Muitas empresas saem do Simples pelo volume de negcios que esto desenvolvendo , e vrios desses empresrios no calculam os custos em relao ao preo do produto, frete, impostos, dentre outros, o que gera gastos elevados para a empresa e que geralmente no de conhecimento dos proprietrios.

As refeies so realizadas, cada vez mais, fora de casa;

Aumento na expectativa de vida;

Escassez de tempo para preparar os alimentos;

CUSTOS INDIRETOS
Um custo considerado indireto quando no possvel atribulo a um s produto ou servio realizado pela empresa e no varia com o nvel de produo e/ou vendas, portanto, apresenta dificuldade para ser calculado. Quando se tem o objetivo de reduzir os gastos, necessrio estabelecer um critrio para realizar esses cortes. Esses podem ser divididos em duas alternativas, sendo a primeira de acordo com o volume quantitativo de produo ou vendas de cada produto ou servio e, a outra, de acordo com as margens de contribuio das vendas originadas por cada mercadoria ou servio. A aplicao de qualquer um dos mtodos mencionados pode trazer resultados diferentes em relao aos custos de cada produto. Atualmente, o clculo dos custos indiretos representa o grande desafio para o setor de Panificao. Tecnicamente, ao pagar todos os impostos, esse custo em uma padaria no pode passar de 72% do lucro bruto da empresa. Pode-se ressaltar ainda que as embalagens, tanto as usadas nos produtos de fabricao prpria como nos de revenda tambm so consideradas custos indiretos, assim como as sacolas plsticas que , em vrias cidades, so vendidas nos caixas.

COMO REDUZIR OS CUSTOS INDIRETOS

A questo que mais desafia a gesto de um empresrio a reduo dos custos indiretos de seu empreendimento. Um dos mtodos utilizados , a curto e grosso modo, fechar os olhos e cortar tudo. Cortar os gastos de imediato, sem uma anlise prvia, pode acarretar numa reduo nos custos entre 15% a 20%. Mas essa prtica no indicada, porque pode ser injusta, alm de criar srios problemas empresa. O ideal que se tenha parmetro para reduzir os custos pontualmente, onde est o problema que realmente atrapalha o desenvolvimento da empresa. Depois de identificar os gastos e cortar os custos, preciso avaliar os resultados que surgiro aps o corte. E organizar bem os custos, criando medidas, limites e estabelecer metas. OS TRS MAIORES DESAFIOS DOS GESTORES DE EMPRESAS
Reduzir custos Promover a estruturao interna Ampliar o mercado de atuao Fonte: Progep/FEA/USP - 2003 29,6%

37,6%

O QUE ORAMENTO BASE ZERO?

uma ferramenta gerencial de controle financeiro e pode ser definido como o custo mnimo necessrio para que a empresa produza sem comprometer o andamento de suas atividades. Entende-se ainda como uma previso oramentria projetada que leva em considerao a situao atual da empresa, dispensando, assim, o histrico financeiro dos anos anteriores. Isso por que o cenrio e as finanas da empresa podem ter alterado. Pode ser aplicado tanto em empresas de pequeno e mdio porte. Suas principais caractersticas so: anlise, reviso e avaliao de todas as despesas propostas. A importncia de realizar uma anlise criteriosa na gesto da empresa que permite reduzir custos e representao no lucro bruto consiste na visualizao de cada gasto na sua totalidade, para que assim, o empreendimento possa ter formas efetivas de baixar os custos. A implantao do Oramento Base Zero pode trazer alguns benefcios, como: Informaes detalhadas sobre o funcionamento de cada despesa; Chamar a ateno para os excessos; Facilitar o processo de deciso; Eliminar as despesas no necessrias; Reduzir os custos; Adequar as despesas.

57%

Para avaliar os custos de uma empresa importante trabalhar com o mtodo j explicado anteriormente, o Oramento Base Zero.

PO FRANCS O DIFERENCIAL FINANCEIRO

Muitos panificadores pensam que o po francs pouco rentvel, o que no verdade. Estudos realizados pelo Programa de Desenvolvimento da Alimentao, Confeitaria e Panificao Propan, por meio do Instituto Tecnolgico ITPC em parceria com o SEBRAE, mostram uma realidade diferente. Durante o estudo foi verificado que apenas um funcionrio da produo capaz de fabricar, aproximadamente, no mnimo 100 kg/dia de po francs, enquanto outros setores dentro da produo como a confeitaria, por exemplo, precisam de um tempo maior e, consequentemente, mais dedicao aos processos de fabricao. Um confeiteiro, por exemplo, leva em mdia um dia para produzir entre 15 a 30 kg de produtos confeitados. Assim, pode-se observar, que o valor agregado dos produtos de confeitaria nem sempre compensa a baixa produtividade em quilos que o funcionrio produz todos os dias. J o po francs apresenta grande facilidade em seu processo de fabricao, o que permite alta produtividade e rentabilidade, ao contrrio da confeitaria. Outro ponto importante a ser

analisado a margem de contribuio por quilo produzido. De acordo com o estudo do ITPC/SEBRAE, para o po francs essa margem de aproximadamente 82% do quilo produzido, onde a matria-prima representa 18% do preo final de venda do produto e 23,5 % do custo mdio, compensado pela alta produtividade. Veja na figura abaixo os principais gastos de uma padaria: Composio mdia do custo do Po Francs
40,60% 23,50% 15,20% 14,42% 3,38% 1,80% 1,02% 0,80%

Contas (=) (-) (=) (-) (=) Vendas CMV/CPV* Lucro Bruto Despesas Operacionais Resultado Operacional

Indicadores Propan 100% 45% 55% 39,6% (72%) 15,4% (28%)

*CMV/CPV= Custo de mercadoria Vendida e/ou Custo do Produto Vendido ** Segundo o PROPAN as padarias no devem comprometer mais do que 72% do Lucro Bruto para pagamento de suas Despesas Operacionais.

Na composio dos custos indiretos, todos os impostos devem ser calculados. Caso contrrio, voc ir criar uma noo de valor incorreta para o produto. Ao retirar a soma dos tributos, o total dos custos indiretos dever estar entre 50% e 60% com relao ao lucro bruto. O retorno do valor investido merece destaque, uma vez que o capital empregado numa padaria considerado como de risco, por se tratar de ser comrcio que, em geral, trata-se de um negcio arriscado, e por isso preciso que a remunerao esteja acima de 3% sobre o total investido. Em relao s vendas, a mdia de aquisio de produtos panificados por comprador, ao ms, de aproximadamente 5kg a 6kg. Caso a loja oferea tambm refeies e produtos diferenciados, essa mdia sobe para 8kg. Considerando a produo, a cada 100 itens produzidos pela padaria, 30 devem ser de alto valor agregado e ter o preo trs vezes maior que o produto mais barato da loja. Para competir com os supermercados preciso que a padaria tenha no mix cerca de dois mil itens de produtos de convenincia. Por outro lado, a produo prpria deve ser superior a 60%. O ideal que a cada trs meses novos produtos sejam lanados.

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O po francs tem grande peso na formao do lucro de uma empresa de Panificao, representando entre 20% e 30% da margem de contribuio total do ganho de uma padaria, alm de estar em primeiro lugar nas vendas. Em uma padaria que oferece cerca de 1.850 itens, somente dez produtos constituem mais de 1% de lucro. Para compreender a contribuio que o po francs tem na padaria, seria necessrio que ela vendesse 800 produtos com volume de impacto de vendas como, por exemplo, o principal refrigerante de 2 litros, para alcanar a rentabilidade ou margem de contribuio da venda do po francs.

IMPORTANTE SABER QUAL O SEU LIMITE

Analisar o mercado de grande importncia para as empresas de Panificao, o que pode auxiliar na verificao dos limites a serem atingidos. O faturamento deve comportar todas as variveis que compem os custos indiretos, alm da meta de lucro. Por exemplo, uma padaria de grande porte que funciona durante os sete dias da semana, no horrio de 6h s 22h, tem uma realidade de custos e faturamento diferenciado ao de uma de pequeno porte. Repensar o horrio de funcionamento, a forma de abordagem, o atendimento e o layout so algumas sugestes de mudanas para que essas padarias possam obter um desenvolvimento financeiro saudvel e lucrativo. As padarias de pequeno porte que tentam acompanhar as intenes de compra de consumidores das de grande porte

Para saber qual a melhor maneira de reduzir os custos necessrio entender todas as despesas da empresa, desde impostos at os gastos com os funcionrios. Se voc no possui um conhecimento prvio sobre os custos indiretos na Panificao, dificilmente conseguir reduzir gastos em sua padaria, obter lucros e aumentar o faturamento. Agora, como apurar o Resultado Operacional? Como saber se a empresa est dando lucros? Como compar-la com outras que operam no mesmo modelo? A tabela abaixo apresenta um exemplo das principais contas de uma padaria e os indicadores ideais para o bom desenvolvimento da empresa.

apresentam um custo indireto e faturamento no compatveis com a realidade da empresa. O resultado? Os ganhos no podem ser superados e a empresa pode se complicar com as finanas. O setor de produo e vendas so os departamentos que merecem mais ateno dentro de uma padaria, em virtude de garantir o diferencial competitivo das empresas do setor, alm de ser considerado como o responsvel por 60% do faturamento do negcio.

Impostos: inclui os gastos com o Programa de Integrao Social - PIS, Contribuio para o Financiamento da Seguridade Social - Cofins, Imposto de Renda de Pessoa Jurdica - IRPJ, Contribuio Social sobre o Lucro Lquido - CSLL, Imposto Sobre Circulao de Mercadorias e Servios - ICMS, dentre outros, que variam de acordo com o estado. Encargos sociais e rotatividade: os encargos sociais podem ser definidos como todos os custos e responsabilidades relacionados com a mo de obra, como, por exemplo: segurana social, frias, dentre outros. Em relao rotatividade de funcionrios recomendvel que esteja entre 15% e 20% ao ano. Atualmente, a maioria das empresas de Panificao apresentam mdia de 50% a 80% de troca de colaboradores. Esse alto ndice de troca de pessoal impede que a empresa invista em benefcios sociais como meio de reter os funcionrios e baixar os gastos excessivos com contratao e qualificao de novos profissionais. Aluguis: esses gastos giram em torno de R$ 15,00 a R$ 35,00 por metro quadrado, mas hoje h empresas que pagam em torno de R$ 100,00. Energia eltrica: importante conhecer quais so as distores em relao energia eltrica apresentadas nas empresas, como equipamentos mal acondicionados principalmente, o sistema de refrigerao, que representa 35% do consumo de energia. O forno tambm outro equipamento que consome bastante energia, cerca de 70% dos custos totais da indstria. Dependendo da qualidade desse maquinrio, os gastos podem ser equiparados ao preo de um forno novo, adquirido a cada semestre. Embalagens: na busca de um conceito de produto mais sofisticado, observa-se que algumas empresas do setor usam embalagens que correspondem de 30% a 40% do preo do produto. preciso ficar atento ao custo que isso pode gerar. Despesas operacionais: so as despesas com folha de pagamento, encargos, energia, gs, gua, taxas diversas, assessoria jurdica e contbil, manuteno predial e de veculos, seguros, material de limpeza e de escritrio, dentre outros. As embalagens tambm so consideradas despesas operacionais. Os gastos com transporte ocupam, aproximadamente, 40% da folha de pagamento, considerando, principalmente, as empresas localizadas em reas nobres. A reduo desses custos implicar no aumento do faturamento e na consequente ampliao da estrutura interna e da atuao da empresa no mercado. A tabela mostra a descrio de variados custos existentes em uma padaria e as porcentagens deles sobre o lucro bruto e total.

PARAR, REFLETIR E ANALISAR O MERCADO!

Apurei todo o resultado operacional... O que fao agora?

Minha empresa est com 58% de CMV. A mdia nacional 45%... 13% de diferena... no consigo nem pensar no resto! Preciso fazer um planejamento... vou comear por um plano de ao para descobrir o que acontece com meu CMV...

Preciso listar tudo o que est associado ao CMV: produo, precificao, receitas, matriaprima, sobras, perdas, padeiro,forneiro, caixa, atendentes, fornecedores, entregadores, comprador, fornos, cadastro, estoque... no consigo lembrar de mais nada.

CLASSIFICAO DOS CUSTOS INDIRETOS

Confira os custos mais comuns maioria das empresas que trabalham com Panificao:

Descrio dos custos indiretos de uma padaria Descrio Folha de Pagamento Dobras e horas extras Vale transporte (passagem) Encargos sociais Frias e rescises Aluguis Energia Eltrica Gs Telefone gua Impostos* IPTU loja Treinamento e consultoria Segurana Contador / Advogado Informtica Despesas bancrias Manuteno empresa Material de escritrio Publicidade Despesas com carto Despesas mdicas Frete / carreto / veculos Embalagens Limpeza produo Outras despesas TOTAL
* Venda - Custo varivel (CMV) = lucro bruto

II I Sobre o lucro Sobre o tobruto* tal dos custos 22% 0,20% 4,5% 4,2% 2,5% 4,5% 5% 0,8% 0,9% 0,6% 10,5% 0,09% 1,4% 0,07% 1,2% 0,2% 0,6% 2,9% 0,2% 0,9% 1,31% 0,03% 0,3% 5,5% 0,6% 1% 72% do lucro bruto 35% 0,38% 5,5% 5,32% 1% 5,31% 11% 1,2% 1,13% 1,5% 14,6% 0,17% 0,9% 0,58% 1% 0,40% 1,07% 0,89% 0,35% 0,60% 1,7% 0,07% 0,39% 8,1% 0,84% 1% 100,00%

Alguns itens esto em destaque para exemplificao, como maneira de mostrar que os custos indiretos representam um dos maiores desafios para que os empresrios equilibrem as contas. Baseados no Oramento Base Zero, a anlise dos custos deve ser feita sobre o lucro bruto de cada item e no sobre o total. Isso por que cada empresa possui uma particularidade, apresenta faturamentos diferenciados, sendo que algumas podem apresentar 70% de produo prpria enquanto outras, 40%. De acordo com esses dados, os custos operacionais, incluindo tambm os impostos, no podem ultrapassar 72% do lucro bruto. Isso significa que a cada R$ 1.000,00 de faturamento, se o custo direto for de R$ 500,00, o que representa 50%, o esforo ser grande para cobrir os custos indiretos. De acordo com a tabela, a folha de pagamento, despesas com transporte e os encargos sociais analisados junto aos gastos com funcionrios, representam o maior compromisso na mdia de custo dos produtos nas empresas de Panificao so 33,8% desse total. Gastos com energia eltrica e aluguel, respectivamente, esto entre 8,7% e 5,3% da composio do custo dos produtos panificados e ocupam a quarta e quinta posio desse total, enquanto as embalagens consomem 3,9%.

NOVE DICAS PRTICAS E SIMPLES PARA REDUZIR CUSTOS

1 2

Conhea-te a ti mesmo, o teu empregado e o teu negcio

A busca pelo conhecimento destas trs entidades far com que o panificador estabelea seus objetivos e os da empresa; Apure o Resultado Operacional mensalmente

Se no tem computador, utilize quatro folhas de caderno: uma para anotar as vendas, uma para as compras de matriaprima e produtos para revenda, uma para as despesas operacionais e outra para as despesas pessoais e investimentos. Ao final do ms, apure os totais e apure o resultado lquido. A frmula a seguinte: vendas compras despesas operacionais = lucro lquido;

Conhea os principais custos

* Tributao pode variar de acordo com a regio onde a empresa se encontra

Saiba quais os custos que impactam mais em seu resultado operacional;

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Crie indicadores de resultados

Os indicadores de resultados servem para estabelecer metas de desempenho;

Estabelea metas de custos

certamente conseguir reduzir os custos diretos para assegurar os indiretos. Vale lembrar que os custos indiretos indicados s sero suportados se houver lucro bruto. Caso contrrio, ser necessrio diminuir os servios oferecidos, sendo que esses devero ser compensados com a margem de erro operacional. Essa margem dever estar baseada no planejamento das operaes da loja e da produo, onde sero destacados o preo mdio por quilo, volume da produo tambm em quilos, valor do tquete mdio e nmero de atendimentos por funcionrio. Se ainda assim, o resultado for incompatvel e o faturamento no suportar os custos indiretos ser preciso repensar a estratgia da padaria e realizar um diagnstico estruturado sobre os gastos e faturamento. Redefinir o cardpio dos produtos e servios e melhorar os processos produtivos so os primeiros pontos a serem articulados nessa ocasio. Talvez seja o momento de considerar o investimento em consultorias especializadas do setor, que pela experincia e conhecimento que possuem, podero identificar melhor as falhas no processo e, assim, auxiliar o negcio.
Expediente: PROJETO ABIP/ITPC/SEBRAE DE DESENVOLVIMENTO DO SETOR DE PANIFICAO E CONFEITARIA Convnio ABIP / ITPC / SEBRAE Servio Brasileiro de Apoio s Micro e Pequenas Empresas Diretor Presidente: Luiz Barretto Unidade de Atendimento Coletivo Indstria Kelly Sanches Unidade de Atendimento Coletivo Indstria - Alimentos Maria Regina Diniz de Oliveira www.sebrae.com.br Associao Brasileira das Indstrias de Panificao e Confeitaria Presidente: Alexandre Pereira www.abip.org.br Instituto Tecnolgico da Panificao e Confeitaria (Itpc) Mrcio Rodrigues www.institutoitpc.org.br Ficha Tcnica Redao: Pollyanna Barros Projeto Grfico: Taciana Nogueira Edio: Maria Regina Diniz, Mrcio Rodrigues, Renato Alves, Taciana Nogueira Superviso: Maria Regina Diniz / Mrcio Rodrigues Janeiro 2012

Ao estabelecer as metas tudo comea a conspirar a seu favor e da padaria; Divulgue as metas estabelecidas

Todos devem saber o que pode ou no ser custeado na empresa. Envolva sua equipe; Avalie os resultados das metas estabelecidas

Apure os resultados e suas divergncias. Corrija onde for necessrio; Crie um calendrio de manuteno predial e para equipamentos

A aparncia da sua empresa, bem como a falta de manuteno, afetam diretamente os clientes e a moral da equipe. Fatiadores com lmina cega causam acidentes e alteram a aparncia dos produtos a serem fatiados. Freezer com motores sujos aumentam o consumo de energia eltrica; Treine um funcionrio para ser o Gestor de Resultados

As padarias perdem geralmente, de 10% a 20% das compras e com desperdcio de energia. Vale a pena ter um profissional para este cargo; Dependendo da sua realidade algumas destas dicas so mais importantes do que outras, portanto, veja quais voc pode implementar j. Economizando um pouco, em cada despesa, no final do ms a empresa ter feito a diferena. No espere pelo amanh! Ao verificar tudo o que foi abordado, considerar a realidade da empresa e, enfim, adotar os mtodos indicados, a empresa

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