INTRODUCCION

Una de las problemticas ms visibles de las Entidades Territoriales, son sus sistemas de administracin y organizacin, en muchos casos an se acude a mtodos empricos de uso y clasificacin de sus bienes o recursos de produccin. Dado que la planificacin tiene estrecha relacin con el xito de una actividad, es indispensable identificar un marco lgico aplicable a un proceso de produccin en donde las Entidades Pblicas fomenten los principios de eficiencia y eficacia como los soportes que definirn la calidad en el desarrollo de los proyectos, programas y actividades. El ejercicio logra identificar la forma organizativa y administrativa, adems del control de los recursos fsicos y financieros del Ente Deportivo Policarpa POLIDEPORTE la procedencia de estos y los resultados sociales que han generado dentro del Municipio. Como aporte a las proyecciones asumidas por esta dependencia, se harn recomendaciones valiosas acerca de la clasificacin de sus recursos, de esta forma se obtendr una mayor apreciacin organizativa en tanto que tendremos resultados ms objetivos, de tal manera que el ejercicio no solo contempla la identificacin de un problema sino que tambin asume responsablemente las posibles soluciones.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCION CONTEXTUALIZACIN ENTE DEPORTIVO DE POLICARPA 1. 1.1. RECURSOS ENTE DEPORTIVO FISICOS

1.1.1. Adquisicin. 1.1.2. Manejo. 1.1.3. Control y seguimiento. 1.2. 1.2.1. 1.2.2. 1.2.3. 2. 2.1. 2.2. FINANCIEROS Adquisicin. Manejo. Control y seguimiento. SISTEMA DE ADMINISTRACION RECURSOS FISICOS RECURSOS FINANCIEROS

3. CLASIFICACION DE BIENES 4. EJEMPLOS DE PROCEDENCIA Y ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL ENTE DEPORTIVO DE POLICARPA 5. FUNCIN DE PRODUCCIN DE BIENES Y/O SERVICIOS 6. PLANEACION DE LOS RECURSOS 6.1. FISICOS 6.2. FINANCIEROS 7. REPRESENTACIN LGICA Y CRONOLGICA DE LAS COMPRAS EL MEJORAMIENTO DE LA

7.1 . RECOMENDACIONES PARA PLANEACION DE LAS COMPRAS

8. PROCESO DE ENTRADA, SALIDA Y BAJA DE BIENES 9. MODELO DE PRESUPUESTO

ENTE MUNICIPAL PARA EL DEPORTE Y LA RECREACIN DE POLICARPA POLIDEPORTE

Es una institucin municipal que pretende mediante la organizacin y planeacin de nuevas y mejores estrategias, fomentar la prctica deportiva, la actividad fsica y la recreacin como herramientas de formacin educativa, esparcimiento, aprovechamiento del tiempo libre, prevencin de enfermedades y promocin de hbitos saludables.

OBJETIVO GENERAL

Promover el desarrollo deportivo, recreativo, social y cultural del municipio a travs del plan local del deporte, la recreacin y el aprovechamiento del tiempo libre, tomando como base el PLAN VIDA y EL EJE DEPORTE Y CULTURA del plan de desarrollo municipal 2012 2015, efectuando un proceso de ejecucin, seguimiento y evaluacin en beneficio de la comunidad, especialmente de infancia, adolescencia y juventud, acordes a la regin y a la capacidad presupuestal del municipio.

OBJETIVOS ESPECIFICOS Fortalecer la actividad deportiva en los nios y jvenes mediante la fundamentacin y el equipamiento de las escuelas de formacin deportiva. Proponer la distribucin de los recursos en su respectivo territorio

Proponer los planes y proyectos que deban incluirse en el plan sectorial nacional.

Orientar a los docentes de los centros educativos urbanos y rurales en la elaboracin y desarrollo del programa de educacin fsica en la seccin primaria.

VISION Polideporte y la Administracin Municipal en su afn por brindar a la comunidad Policarpense las suficientes herramientas para lograr su masiva participacin en los programas de desarrollo y proyeccin de la regin, ha reforzado su atencin a hacia los nios y jvenes, esperando se establezcan programas y estrategias suficientemente claras para la mayora de los sectores poblacionales, logrando continuar con los programas y eventos ms relevantes, estableciendo una eficaz ejecucin y plena financiacin de los mismos, provocando que aun sucediendo cambios administrativos se continu con los procesos adscritos a este Plan Local del Deporte, la Recreacin y el Aprovechamiento del Tiempo Libre.

MISION Polideporte est en plena facultad de buscar el apoyo interinstitucional a nivel Municipal, Departamental, Nacional e Internacional para lograr mejorar su desarrollo administrativo deportivo y cultural, estructurando bases slidas y manteniendo su labor como principal y directo ente que promociona el deporte, la recreacin, el aprovechamiento del tiempo libre, la salud y la actividad fsica con proyeccin hacia el sector urbano y rural de la regin, basado en la ciencias administrativas y ciencias del deporte correspondientes a cada disciplina deportiva.

1. RECURSOS ENTE DEPORTIVO

1.1 . FISICOS Son recursos fsicos todos aquellos bienes materiales que son tomados del entorno y utilizados en el proceso de produccin de bienes o servicios por parte de una organizacin cualquiera. El Ente Deportivo de Policarpa maneja recursos fsicos en tres categoras: elementos de consumo, elementos devolutivos y bienes inmuebles.

CANTIDAD 1 2 1 1 1 1 1 43 1 3 1 1 3 2 3 2 3 7 7 1 1

CARACTERISTICAS Computador Escritorio de madera Archivador metlico de 4 cajones Megfono Perforadora Cosedora saca ganchos conos de marcacin Maleta de botiqun grande Astas para bandera 2.20 mtrs Uniforme de microftbol blanco Uniforme de baloncesto rojo Juegos de petos (chaleco) Uniformes de arbitro Pitos profesionales Cronmetros Juegos de tarjetas para rbitros Cobijas Tablas flotadoras (salvavidas) Juego de banderillas de futbol Bomba para inflar balones

MARCA Intel Pentium dual core

Fox y acme Casio

Miyagi

BIENES INMUEBLES CORREGIMIENTO POLICARPA CABECERA MUNICIPAL BELLA VISTA SAN ANTONIO CAMPO ALEGRE BRAVO ACOSTA CORREGIMIENTO DE MADRIGAL BETANIA EL CAIRO CANCHA DE FUTBOL 1 CANCHAS POLIFUNCIONAL 5 1 1 1 1 2 1 1

CORREGIMIENTO DE SANTA CRUZ

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LAS DELICIAS SANTA ROSA

CORREGIMIENTO DE ALTAMIRA EL CRUCERO LA FLORIDA EL ENCANTO PEDREGAL 1

1 1
1 1 1 1 1

CORREGIMIENTO DE SANCHEZ CORREGIMIENTO DE RESTREPO LAS CANOAS SAN PABLO EL CERRO LA TOLDADA A VEGA CORREGIMIENTO DE SAN ROQUE ALGODOONES CORREGIMIENTO DE EJIDO EL EDEN 1.1.1. Adquisicin.

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Para la adquisicin de los recursos fsicos del Ente Deportivo se procede hacer una verificacin exhaustiva en el inventario de recursos, para seleccionar los que cuentan con una vida til registrar los que han perdido su funcionalidad, que sern motivo de baja de recursos, en remplazo segn el resultado del registro y clasificacin se hace la solicitud escrita a la Alcalda Municipal quien dispondr de los recursos econmicos para su adquisicin dependiendo de lo dispuesto en el rubro presupuestal para recreacin y deporte, por destinacin especfica. Otra forma importante para adquirir los recursos fsicos es a travs de la gestin mediante proyectos deportivos ante las entidades Departamentales y Nacionales. No obstante tambin existen donaciones por parte del sector privado, pero en conclusin es el presupuesto Municipal en su programa de Deportes, es de donde nacen los recursos para adquisicin o dotacin. 1.1.2. Manejo. El manejo de los recursos fsicos se realiza de acuerdo a los programas y actividades deportivas, recreativas desarrolladas en el contexto municipal e intermunicipal que cuentan con una reglamentacin especfica para cada actividad. El uso de los recursos fsicos se hace bajo la supervisin de los directivos de la dependencia garantizando su cuidado y perdurabilidad. El Ente Deportivo maneja programas como fomento de actividades deportivas y recreativas, para infancia, adolescencia y familia, en el cual se

dispone de los recursos fsicos (implementos deportivos) y un monitor profesional asesora y coordina las destrezas fsicas de acuerdo a unos parmetros o categoras de competencia dentro de una disciplina deportiva. El profesional adems es responsable del manejo y perdurabilidad de estos recursos fsicos de uso pblico. 1.2.3. Control y Seguimiento. De acuerdo con la programacin de actividades, se elabora una caracterizacin cualitativa y cuantitativa de los recursos fsicos existentes en el inventario, para determinar cules y cuantos estn en condiciones disponibles para el desarrollo de la actividad proyectada puesto que el xito de las actividades deportivas, recreativas o programas de salud fsica, dependen del material disponible y es directa responsabilidad de los profesionales de la dependencia. Los equipos de oficina cuentan con un monitoreo y mantenimiento espordico cuyos costos se asumen desde la dependencia, y para el caso se habr hecho un seguimiento a su funcionalidad la verificacin, de su estado para determinar si existen o no garantas para la prestacin de los servicios. Entre los recursos inmuebles son responsabilidad de la dependencia, la oficina de funcionamiento, ubicada en la Casa de la Cultura Municipal, estadio Santa Clara y Poli funcional de la cabecera Municipal. El control y seguimiento obedecen a las polticas y programas que los profesionales implementan y cuyas pautas de partida radican en el mejoramiento de estos escenarios, y con el objetivo de brindar calidad y perdurabilidad de estos recursos en pro del fortalecimiento de las disciplinas del deporte y la recreacin. 1.2 . FINANCIEROS Los recursos financieros son todos aquellos recursos econmicos que le permiten al sector pblico desarrollar sus actividades. 1.2.1. Adquisicin. El presupuesto ha destinado $ 64. 284.292 para el programa de deportes y recreacin aprobados mediante acuerdo N003 de 2012 del concejo Municipal de los cuales por fallas administrativas anteriores, fueron reducidas $ 11.000.000 quedando un saldo de $ 53.284.292 de los cuales se han destinado de la forma que muestra el siguiente informe.

La gestin pblica por su parte ha hecho importantes logros, al caso se lograron por impuesto al tabaco $ 7.205.548 a travs del proyecto apoyo a juegos intercolegiados Policarpa y aprobado mediante resolucin N 770 de 2012 por parte de la Gobernacin de Nario, oficina de Recreacin y Deporte. Otra fuente importante para la adquisicin de los recursos financieros es de los impuestos de telefona mvil, que en esta ocasin a travs del proyecto Eventos Deportivos se asignara $ 16.000.000 para el financiar los eventos deportivos de fin y comienzo de ao. 1.2.2. Manejo. Los recursos financieros cumplen una funcin especfica; que para la dependencia ser el cubrimiento de todas las actividades programadas, pero adems en algunas ocasiones se convierten en recursos fsicos cuando con estos de adquieren implementacin deportiva para donar y fortalecer a comunidades, asociaciones u organizaciones, en tal caso se tendr en cuenta un fundamento lgico para dicha apropiacin, adems de la actividad social que justifique los objetivos de la dependencia. En todos los casos el manejo de estos recursos se hace de manera formal y programada, es decir obedece un marco reglamentario que define como desarrollaran las actividades intermunicipales, cuales o quienes sern los actores principales y cuanto se requiere para su desarrollo, acto seguido se programara el gasto de acuerdo a los pormenores de cada evento. Ilustradamente el manejo de los recursos financieros del Ente Deportivo Municipal de Policarpa se mostrara en los cuadros siguientes: 1.2.3. Control y seguimiento. Las actividades planificadas por parte de la dependencia justifican desgastes de tipo fsico y econmico pero no resta responsabilidades a sus profesionales con respecto a su administracin e informe de ejecucin por tanto se cuenta con los soportes y fichas tcnicas en donde se muestran los procesos de las actividades desarrolladas, estos formaran parte del informe trimestral que se remite a la alcalda central y a la oficina de control interno para su respectiva evaluacin de desempeo. El informe contempla el nombre del programa que ampara la actividad deportiva, la actividad desarrollada y el monto de la inversin por actividad, como muestra ejecutoria.

El concejo municipal en funcin del control pblico es garante del seguimiento y la efectiva aplicacin de los recursos al respecto tambin obtiene facultad para llamar a rendicin de informe de ejecucin y gestin presupuestal y en efecto la dependencia atiende a la solicitud toda vez que la honorable corporacin lo requiera. 2. SISTEMA DE ADMINISTRACIN 2.1 . RECURSOS FSICOS Por ser los recursos fsicos pertenecientes al Ente Deportivo de Policarpa una cantidad no muy extensa es aplicable un sistema sencillo para su administracin, se parte bsicamente con el inventario actual de bienes, los cuales en el acta de empalme deben figurar caracterizando su estado uso y perdurabilidad, de acuerdo a estas tres caractersticas ser su participacin en la prestacin de los servicios. 2.2 . RECURSOS FINANCIEROS Tres caractersticas importantes hacen parte del sistema administrativo de los recursos financieros, planificacin, una contextualizacin municipal identifica la problemtica o necesidad de la implementacin de proyectos, programas y convenios en las diferentes zonas. La planeacin de sus actividades siguiendo los criterios anteriores son la clave para la designacin de los recursos es decir conocer tcnicamente el porqu, como, donde, cuanto y cuanto se necesita para emprender la actividad cumpliendo con los objetivos de la dependencia. Ejecucin como punto de partida debe conocerse el monto presupuestal que es la herramienta fundamental para el cubrimiento de cada actividad, e indicador con el cual se programara el gasto bajo los principios de eficiencia y eficacia. Evaluacin desde el inicio hasta el final del proceso estar sujeto a la veedura y control, rendicin de informes trimestrales replanteamientos de acuerdo a los marcos normativos lo anterior brinda garantas para los resultados que sern buenos o malos dependiendo de la actividad procesal. 3. CLASIFICACIN DE BIENES El ente deportivo de Policarpa dispone una cantidad de bienes y con ellos se ha cumplido satisfactoriamente sus proyectos, programas y actividades deportivas y recreativas, como material del trabajo estos bienes se convierten en indispensables, pero a juzgar por los existentes, no cuentan con una clasificacin especifica reglamentaria, solo se parte de la objetividad del servicio para el cual estn dispuestos, aunque todos los bienes que existen fundamentan los objetivos y metas de la dependencia.
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Los recursos se deberan administrar de acuerdo a su funcionalidad y clasificarse de acuerdo a lo planteado por la Contralora General de la Republica en la resolucin N 04 de 1960, en tres categoras; de consumo, devolutiva y bienes inmuebles as: BIENES DE CONSUMO

1.10 tiles de escritorio, oficina, dibujo y papelera: resmas de papel, ganchos para cosedora, cinta, clips, lapiceros, marcadores, resaltadores, etc. BIENES DEVOLUTIVOS

2.09 Equipo y mquinas para deporte, gimnasia y juegos : balones, pitos, cronmetros, tarjetas para arbitraje, tablas, conos de marcacin, astas para banderas, juego de banderillas de futbol, bomba para inflar balones. 2.12 Equipo y mquinas para oficina, contabilidad, dibujo: escritorio de madera, archivador metlico, perforadora, cosedora, saca ganchos. 220 vestuario, ropa y equipo: uniformes, juegos de petos. 226 otros elementos devolutivos: megfono, maleta de botiqun. BIENES INMUEBLES tablas flotadoras (salvavidas),

306 Edificios y construcciones: oficina ente deportivo 309 Plantas construcciones y estructuras: canchas de futbol, y canchas poli funcionales.

4. EJEMPLOS DE PROCEDENCIA Y ADMINISTRACION DE LOS RECURSOS FINANCIEROS DEL ENTE DEPORTIVO DE POLICARPA Como ejemplo de procedencia y administracin de los recursos financieros del Ente Deportivo los podemos apreciar de las principales fuentes de financiacin, para el caso conocemos los proyectos por los cuales se han atrado los recursos, la participacin presupuestal por parte de la alcalda central y los recursos obtenidos mediante gestin pblica, por ejemplo dentro de la cofinanciacin departamental se adquirieron recursos por impuestos al tabaco y a la telefona mvil, Anexo a lo anterior se relacionara la distribucin y ejecucin (administracin) de los recursos de acuerdo a cada actividad programada.

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Ejemplo: PRESUPUESTO ESTIMADO POLICARPA VIGENCIA 2012 PARA EL ENTE DEPORTIVO DE

CODIGO - 230201 23020101

PROGRAMA DEPORTES

PRESUPUESTO

Fomento y desarrollo y prctica del deporte, la recreacin y aprovechamiento del tiempo libre. Construccin, mantenimiento y adecuacin de escenarios deportivos y recreativos. Dotacin escenarios deportivos e implementos deportivos para la prctica del deporte. Pre inversin infraestructura en

8.000.000,00

23020102

18.283.292,00

23020103

19.000.000,00

23020104

1.000,00

23020105

Pago de instructores contratados para la prctica del deporte y la recreacin Actividades deportivas para infancia, adolescencia y familia.

18.000.000,00

23020106

1.000.000,00

TOTAL DEPORTE

$ 64.284.292

5. FUNCIN DE PRODUCCIN DE BIENES Y/O SERVICIOS El Ente Deportivo de Policarpa POLIDERPORTE asume su funcin como productor de servicios, y para esto emplea las condiciones normativas desde su conformacin como oficina de recreacin y deporte, ejerce su

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planificacin de acuerdo a sus objetivos y metas, siguiendo el fundamento de su misin y visin, que a su vez son el enlace entre las propuestas y los alcances sociales, al final los criterios de evaluacin, sern los que definan su solidez y efectividad como dependencia publica a quien se deba reconocer su esfuerzo pero tambin castigar su ineficiencia. 6. PLANEACION DE LOS RECURSOS 6.1. FISICOS Obedece a un sistema emprico de la planeacin, en donde los recursos fsicos no cuentan con una debida recepcin y registro aunque se cuenta con un inventario donde figura la existencia de estos. Sin embargo estos recursos no cuentan con un sistema de clasificacin y almacenamiento que den prueba de su debida planificacin de compras de manera que la adquisicin ser de acuerdo a la necesidad inmediata. 6.2. FINANCIEROS Establecen su destinacin a la planificacin de sus actividades, el sistema de mayor apreciacin es el Plan Local Municipal de Deportes en donde se registra la operatividad de la vigencia correspondiente. 7. REPRESENTACIN LGICA Y PLANEACION DE LAS COMPRAS CRONOLGICA DE LA

La dependencia no cuenta con una reglamentacin especfica para elaborar el plan de compras, esas se realizan de acuerdo a la prioridad y necesidades accidentales, suele suceder que por la falta de un plan efectivo de compras en las actividades programadas no existe suficiente dotacin de implementos deportivos para atender la demanda del evento, entonces se opta inmediatamente las compras para suplir los requerimientos. Por ejemplo: se necesitan balones para entrenamientos de los equipos de microftbol del municipio de Policarpa, como primer paso la directora del ente hace la solicitud por escrito al alcalde, despus de la autorizacin del alcalde, la directora llama directamente al almacn donde se hizo la contratacin para la dotacin de implementos en este caso a deportes nuevo mundo y le enva por fax el pedido, finalmente el proveedor enva el pedido a travs de encomiendas con las empresas de transportes locales.

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7.1 . RECOMENDACIONES PARA EL MEJORAMIENTO DE PLANEACION DE LAS COMPRAS

LA

Una de las recomendaciones para determinar objetivamente las cantidades de bienes a adquirir para el ao en vigencia seria realizar el plan de compras siguiendo los criterios y principios respectivos, es decir se parte de ver la necesidad de acuerdo a las existencias y analizar las demandas de bienes del ao anterior, con el fin de identificar con claridad los elementos para la nueva vigencia, teniendo en cuenta la planificacin de las actividades, o tambin la demanda de las comunidades, dependiendo de las prioridades que tengan las diferentes organizaciones Municipales dentro del rea del Deporte y la Recreacin. Luego establecer la solicitud del pedido puede ser implementando un formato para diligenciar la informacin donde se refleje los tipos de elementos, la cantidad requerida y el tiempo en que se necesiten los bienes, posteriormente ver la disponibilidad presupuestal para proceder a realizar las cotizaciones correspondientes, ver la calidad, precio, garanta y viabilidad del bien, para poder efectuar la programacin del gasto y ejecucin del pedido. Finalmente establecer los registros respectivos en el inventario, almacenamiento de bienes, realizar actas de entrega, soportes de recibido y la descarga en los archivos.

8. PROCESO DE ENTRADA, SALIDA Y BAJA DE BIENES Los procesos de entrada y salida de los recursos se hacen mediante registro de actas firmadas por las partes en donde se expone la situacin de los bienes, por su parte las bajas se hacen a travs de oficio el cual refiere el estado de inutilidad del recurso, causa del deterioro por el uso, y se firma por el profesional responsable.

9. MODELO DE PRESUPUESTO Proponemos un modelo de presupuesto descentralizado pro mejoramiento y efectividad de la proyeccin del deporte y la recreacin en la demanda social Policarpense as:

CODIGO

DETALLE

APROPIACION INICIAL APROPIACION ADIC. REDUC. DEFINITIVA

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1 11

INGRESOS TRANSFERENCIAS TRANSFERENCIAS

76.001.000

76.001.000

1101

MUNICIPALES COFINANCIACION

76.000.000

1102

DEPARTAMENTAL TOTAL INGRESOS

1.000 76.001.000 34.500.000 76.001.000 34.500.000

2101

GASTOS DE FUNCIONAMIENTO Servicios Personales asociados a

210301

la nomina

17.000.000 15.000.000 1.200.000 600.000 700.000 13.200.000 7.000.000 600.000 800.000 1.000.000 1.000.000 1.500.000 1.300.000

17.000.000 15.000.000 1.200.000 600.000 700.000 13.200.000 7.000.000 600.000

23020101 Sueldo Personal de Nmina 23020102 Prima de Navidad 23020103 Prima de Vacaciones 23020106 indemnizacin vacaciones GASTOS GENERALES 23020105 Prestacin de Servicios 23020104 Capacitaciones 23020201 Pliza de manejo 23020202 Viticos y gastos de viaje 23020203 materiales y suministros 23020204 Compra de Equipo 23020205 Gastos varios e imprevistos TOTAL GASTOS FUNCIONAMIENTO GASTOS DE INVERSION 23020401 Mantenimiento Cancha de Futbol 23020402 Escuela de Formacin Deportiva 23020403 Programas Institucionales Adecuacin renovacin y 23020404 Construccin TOTAL GASTOS DE INVERSION TOTAL GASTOS DE FUNCIONAMIENTO E INVERSION

800.000 1.000.000 1.000.000 1.500.000 1.300.000

47.700.000 28.301.000 3.000.000 8.000.000 7.301.000 10.000.000 28.301.000 76.001.000

47.700.000 28.301.000 3.000.000 8.000.000 7.301.000 10.000.000 28.301.000 76.001.000

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