MS ACCESS

Unidad 2

Objetivos os de la Unidad
pto de Relacin 1. Estudiar el concep acin en 2. Crear una relac Office Access Microsoft

pto de Consulta 3. Estudiar el concep ipos de consultas 4. Estudiar los tip existentes en Micr crosoft Office Access 5. Crear una cons sulta en Microsoft Office Access

Unidad 2

RELACIO LACIONES Y CONSULT SULTAS EN MICROS ICROSOFT OFFICE ICE A ACCESS

MS ACCESS

Unidad 2

LAS RELACIONES
Tras crear una tabla para cada tema en la base de dato tos, es preciso proporcionar a Access los medios para recopilar de nuevo esa e informacin cuando sea necesario. Para P ello, se colocan campos comunes en las tablas que estn relacionadas y se definen d las relaciones entre las tablas. De D ese modo, se pueden crear consultas s, formularios e informes que muestre ren a la vez la informacin de varias tab blas.

TIPOS DE RELACIONES ES DE TABLA

Existen tres tipos de rela laciones de tabla, las cuales son: Una relacin uno a vari rios Cuando un registro de una u tabla puede relacionarse con varios s registros de las otras. Por ejemplo: en u una tabla de Clientes y en otra de Pedid idos, puede cada cliente realizar varios ped edidos. Una relacin de varios s a varios Cuando varios registros s de una tabla pueden relacionarse con on varios de las otras. Por ejemplo: en una u tabla de Productos y en otra de Pedidos, Pe un solo pedido puede incluir va varios productos, a su vez un nico producto p puede aparecer en varios pedid idos. Una relacin uno a uno o En una relacin uno a un no, cada registro de la primera tabla slo o puede tener un registro coincidente en la segunda tabla y viceversa. Este tipo de relacin no es comn porque, muy a menudo, m la informacin relacionada de e este modo se almacena en la misma ta abla.

MS ACCESS

Unidad 2

alguna de las tablas emp pleadas en la relacin de tabla, quizs por p otra persona u otro proceso, o bien, en e un objeto de base de datos abierto (c (como puede ser un formulario), no se po odr eliminar la relacin. Primero se deb ben cerrar todos los objetos abiertos que u usen estas tablas para poder quitar la rel elacin.

LAS CONSULTAS
Las consultas son los objetos o de una base de datos que per ermiten recuperar datos de una tabla, modi dificarlos e incluso almacenar el resultado o en otra tabla. Existen varios tipos de e consultas: Consultas de seleccin n. Son las consultas que extraen ex o nos muestran datos. Muestran a aquellos datos de una tabla que cumplen los lo criterios especificados. Una vez obten enido el resultado podremos consultar los datos d para modificarlos (esto se podr h hacer o no segn la consulta). Una consul ulta de seleccin genera una tabla lgica a (se llama lgica porque no est fsicamen ente en el disco duro sino en la memoria ia del ordenador y cada vez que se abre se e vuelve a calcular). Consultas de accin. Son consultas que real alizan cambios a los registros. Existen n varios tipos de consultas de accin, de e eliminacin, de actualizacin, de datos s anexados y de creacin de tablas. Consultas especficas de d SQL. Son consultas que no se e pueden definir desde la cuadrcula QBE E de Access sino que se tienen que definir ir directamente en SQL. No sern objeto de d este curso

Las consultas multitabl bla Una consulta multitabla es e una consulta que obtiene datos de va arias tablas por lo que deber contener en la zona de tablas de la ventana Dise seo las distintas

MS ACCESS

Unidad 2

tablas de donde obtiene e esos datos. Para aadir una tabla a la zona de tablas (una vez en la ven ntana Diseo de consulta) haremos clic en el botn Mostrar tabla de la pestaa Di iseo:

Si las tablas no estn re elacionadas o no tienen campos con el mismo m nombre, la consulta obtiene la conca catenacin de todas las filas de la primera ra tabla con todas las filas de la segunda tabla, ta si tenemos una tercera tabla conca atenar cada una de las filas obtenidas en n el primer paso con cada una de las filas fil de la tercera tabla, y as sucesivamen nte. Vemos que no interesa basar la con nsulta en muchas tablas ya que el resulta ltado de la concatenacin puede alcanz nzar dimensiones gigantescas. Adems, normalmente la mayora de las concatenaciones ob obtenidas no nos sirven y entonces ten nemos que aadir algn criterio de bsqueda para seleccionar las filas que al final nos interesan.

Consultas de actualiz lizacin Las consultas de actual alizacin son consultas que permiten mo odificar los datos almacenados en una tab bla, modifican el contenido de los registr tros de una tabla. Se pueden modificar de golpe todos los registros de la tabla la o slo los que cumplan una determinad do condicin. Para crear una consulta de actualizacin: Abrimos una nueva cons sulta en vista diseo. Aadimos la tabla que queremos qu actualizar. Haz clic en el botn Actu tualizar de la pestaa Diseo:

Consulta de datos anex exados.

MS ACCESS

Unidad 2

Las consultas de datos anexados a son consultas que aaden fila ilas enteras a una tabla. a siempre al final de la tabla. Los nuevos registros se agregan La insercin se puede realizar re de una fila o de varias filas de golp lpe, normalmente cogiendo los datos de ot otra tabla por eso una consulta de datos a anexados tendr un origen (la tabla o tab ablas de donde coger los datos) y un destino (la tabla donde insertamos estos s datos). El mecanismo es similar al de la consulta de creacin de tabla ya q que definimos una consulta de selecci cin que permite obtener los datos a gra rabar y lo que vara es que ahora indic icaremos en qu columna del destino quer eremos almacenar cada valor. Para crear una consulta de datos anexados: Abrimos una nueva cons sulta en vista diseo. Aadimos la tabla o las tablas t de donde vamos a sacar los datos os a insertar en el destino. Diseamos la consulta como c una consulta de seleccin normal l de d tal forma que en el resultado de esa consulta co aparezcan los datos a insertar. Haz clic en el botn Anex exar de la pestaa Diseo:

Aparecer el siguiente cuadro cu de dilogo:

MS ACCESS

Unidad 2

Escribimos en el recua adro Nombre de tabla: el nombre de e la tabla donde queremos insertar los nu uevos registros. Normalmente la tabla es star en la misma base de datos (opcin n Base de datos activa) pero podemos ten ener la tabla en otra base de datos, en es ste caso tenemos que activar la opcin Otra O base de datos: y escribir en el cua uadro Nombre de archivo: el nombre de la base de datos donde se encuentra la a tabla. De ser el nombre completo incluid ida la ruta, por eso es ms cmodo bu uscar la base de datos con el botn Exa aminar.... Pulsamos Examinar... aparece er el cuadro de dilogo para buscar en e el rbol de carpetas la base de datos que e queremos.

CREAR UNA CONSULT LTA Para crear una consulta, , seguir los siguientes pasos: Hacer clic en el botn Diseo Di de Consulta en la ficha o pestaa Crear: C

MS ACCESS

Unidad 2

El diseo de la Consul lta.

Si observas la pantalla, , en la parte superior tenemos la zona de d tablas donde aparecen las tablas aa adidas con sus correspondientes campo os, y en la parte inferior denominada cua adrcula QBE definimos la consulta. Cada columna de la cua adrcula QBE corresponde a un campo.

Cada fila tiene un prop psito que detallamos brevemente a co ontinuacin, ms adelante iremos profund dizando en la explicacin: Campo: ah ponemos el campo a utilizar que en la mayora de lo los casos ser el campo a visualizar, pue ede ser el nombre de un campo de la tabla y tambin puede ser un campo cal alculado. Tabla: nombre de la tab abla de la que sacamos el campo. Nos ser s til cuando definamos consultas bas asadas en varias tablas.

MS ACCESS

Unidad 2

Orden: sirve para orden nar las filas del resultado. Mostrar: si la casilla de verificacin aparece desactivada la columna no aparecer en el resulta ltado, se suele desactivar cuando quere remos utilizar el campo para definir la con onsulta pero no queremos que aparezca en e el resultado. Criterios: sirve para especificar un criterio de bsqueda. . Un criterio de bsqueda es una condic icin que deben cumplir los registros que ue aparecern en el resultado de la consu ulta. Por lo tanto est formado por una co ondicin o varias condiciones unidas por r los l operadores Y (AND) y O (OR). Aadiremos ahora en el e panel inferior todos los campos que e deseamos que aparezcan en la consulta lta. Como lo muestra la imagen siguiente.

Luego hacemos clic en EJECUTAR E como lo muestra la imagen.

MS ACCESS

Unidad 2

Guardamos la consulta con c el nombre CONSULTA GENERAL y hacemos h clic en ACEPTAR