CAPTULO 4 LINEAMIENTOS GENERALES

4.1 Definicin de Auditora de Gestin

La Auditora de Gestin es un examen sistemtico, profesional y objetivo efectuado por un equipo multidisciplinario, que se lo realiza con el fin de avaluar la eficiencia, efectividad y economa de la gestin organizacional de una entidad, en el logro de sus objetivos, proceso o reas de trabajo, el uso de sus recursos disponibles, adems de medir la calidad de los servicios o productos, y el impacto socioeconmico derivado de sus actividades.1 .

4.1.1 Semejanzas y Diferencias con los otros campos de Especializacin de la Auditora.

4.1.1.1 Semejanzas con la Auditora Financiera

Similar metodolo ga basando el trabajo en las bases tradicionales de Auditora (Planificacin, Ejecucin y Comunicacin de Resultados).

Similares Tcnicas de obtencin de evidencias, mediante las mismas tcnicas de auditora.

Independencia y tica del auditor en la realizacin del trabajo.

Similares procedimientos de comunicacin de resultados, emisin de informe.

Definicin de Auditora segn Cristina Navarrete Andrade.

68

4.1.1.2 Diferencias con la Auditora Financiera

Auditora de Gestin
? ? ? ? ? ? Su alcance es ilimitado Pone nfasis en reas crticas El personal de apoyo tcnico puede incluirse en la tercera fase La aplicacin de cuestionarios uniformes es ilimitada Utiliza el conocimiento y experiencia de la gerencia Carece de procedimientos especficos y generalmente aceptados debido a que su aplicacin no ha sido muy desarrollada por la profesin. No emite Dictamen No toda la evidencia se obtiene de los documentos y registros Evala las operaciones corrientes y recin ejecutadas Se efecta cuando se considere necesario ? ? ? ? ?

Auditora Financiera
Su alcance es bien definido Cubre toda el rea financiera significativa La planificacin se puede efectuar parte en la oficina del auditor y parte en el campo Los cuestionarios pueden ser de aplicacin generalizada. Utiliza el conocimiento y experiencia del rea financiera y afines Tiene muchos procedimientos y prcticas puesto que ha sido la auditora tradicionalmente realizada. Siempre emite un Dictamen La mayor parte de la evidencia se obtiene de los documentos y registros Evala operaciones terminadas Se efecta generalmente cada ao.

? ? ? ?

? ? ? ?

69

4.1.2 Metodologa

Para la realizacin de una Auditora de Gestin es importante establecer un conjunto de mtodos que permitan el desarrollo de la misma, de acuerdo con lineamientos que ayuden al cumplimiento de objetivos y obtencin de resultados.

La metodologa establece una base conceptual, un marco referencial, el cual pretende que los usuarios del trabajo planteado comprendan de una manera sencilla el procedimiento a seguir en una Auditora de Gestin, a la vez que se trata que este sirva de informacin y gua para la elaboracin de trabajos posteriores; para lo cual se ha desarrollado segn la siguiente descripcin:

Visin de la Auditora de Gestin, donde se define su concepto, aspectos conceptuales en que se fundamenta este instrumento metodolgico, como las tcnicas y prcticas y el enfoque sistemtico de la organizacin.

Planeamiento de la Auditora en una entidad sin fines de lucro, donde se describen los aspectos a tener en cuenta para la programacin de la auditora, as como los mecanismos para la obtencin de datos. Procedimientos para la Auditora de Gestin en las fases de ejecucin, resultado final y plan de seguimiento y evaluacin; donde se describen las actividades y tareas a realizar de manera sistemtica y metdica, as como los resultados a los que se pretende llegar en cada fase.

4.1.2.1 Proceso Administrativo

El proceso administrativo es la secuencia de pasos, funciones y tareas que permiten la ejecucin de determinadas actividades, se lo relaciona con la administracin ya que esta secuencia debe cumplir la ejecucin de la planeacin, organizacin, direccin y control.2

Tomado de Administracin en los Nuevos Tiempos, Idalberto Chiavenato

70

a. Planeacin:

En esta se definen los objetivos para el futuro desempeo organizacional, y se decide sobre los recursos y tareas necesarias para alcanzarlos de manera adecuada, en la planeacin se define lo que pretende realizar la organizacin en el futuro y cmo debe realizarlo. Por lo tanto en esta se planea soluciones de problemas y la toma de decisiones para el futuro.

b. Organizacin:

En esta se busca los medios y recursos necesarios que permiten llevar a cabo la planeacin y la manera de cmo se van a cumplir con los planes establecidos; se relaciona con la asignacin de tareas, responsabilidades entre los diversos departamentos y divisiones de la entidad, y la asignacin de recursos necesarios para el cumplimiento de sus actividades.

c. Direccin:

Esta fase permite la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado, es la funcin administrativa que incluye el empleo de la influencia para actuar y motivar a las personas a alcanzar los objetivos organizacionales, esta se encarga de comunicar las tareas e influenciar para que se ejecuten las tareas esenciales. d. Control:

Se define al control como la funcin administrativa relacionada con el monitoreo de las actividades para mantener la organizacin en el camino correcto, de modo que se puedan conseguir los objetivos y emprender los ajustes necesarios para corregir los desvos.3 . Esta fase permite realizar el monitoreo y evaluacin del desempeo organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acuerdo con lo planeado, organizado y dirigido.

Tomado de Administracin en los Nuevos Tiempos, Idalberto Chiavenato

71

4.2 Fases de la Auditora de Gestin

? 1. PLANEACIN PRELIMINAR ? ?

Anlisis Preliminar de la entidad. Conformacin del Equipo Multidisciplinario Asignacin de recursos

? ? ?

Recoleccin de Informacin Planificacin de la Auditora Evaluacin del Control Interno

3.

PLANIFICACIN ESPECFICA

? ? ? ?

Cumplimiento del Programa Cruce de Informacin Normas y Procedimientos Gestin

5.

EJECUCIN DE LA AUDITORA

? 7. COMUNICACIN DE RESULTADOS

Informe de Auditora Observaciones Conclusiones Recomendaciones

9.

SEGUIMIENTO

Verificar Cumplimiento

Elaborado Por: Cristina Navarrete Andrade

72

4.2.1 Planeacin Preliminar

Esta fase consiste en obtener un conocimiento integral de la entidad, dando mayor nfasis a su actividad principal; permitiendo a la vez una adecuada planificacin, ejecucin y consecucin de resultados de auditora a un costo y tiempo razonables. Permitiendo obtener informacin y lograr el conocimiento de: marco legal, antecedentes, organizacin, operaciones, autoridades, responsabilidad,

propsito, financiamiento entre otros, adems ayuda al Auditor a realizar una evaluacin preliminar lo que permite determinar si los controles establecidos por la institucin son adecuados y confiables, lo que conlleva a la evaluacin preliminar de cont rol interno.

Dentro de la etapa de conocimiento preliminar se realizan una serie de tareas, a fin de conocer, analizar y evaluar factores que permitan que el Auditor tenga un conocimiento preliminar de la Institucin y de los sistemas a audita, por ejemplo:

Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto.

Revisin de los archivos y/o recopilacin de informaciones y documentacin bsica para actualizarlos.

Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensin cabal de la Entidad. La misin, los objetivos, planes direccionales y estratgicos.

De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no congruentes con objetivos trazados; el ambiente organizacional, la visin y la ubicacin de la problemtica existente.

73

4.2.1.1 Encargo de Auditora

MEMORANDO .

PARA DE FECHA

: AUDITORA INTERNA / Cristina Navarrete : ASAMBLEA GENERAL ORDEX : ..

ASUNTO : AUDITORA INTERNA

De Conformidad al artculo de los Estatutos de Constitucin de la Corporacin, correspondiente al Captulo de Exmenes de Auditora; se estableci autorizar a usted, para que en calidad de Jefe de Equipo, efecte la Auditora de Gestin, aplicada a los componentes de la Corporacin comprendidos dentro del

periodo del .

Sin otro particular, anticipo mis agradecimientos por la atencin brindada.

ASAMBLEA GENERAL

74

4.2.1.2 Carta de Compromiso

MEMORANDO

PARA DE FECHA

: ASAMBLEA GENERAL ORDEX : UNIDAD DE AUDITORA INTERNA :

ASUNTO : AUDITORA INTERNA

De conformidad al memorndum del, notifico a usted/es que la unidad de Auditora Interna iniciar la Auditora de Gestin, aplicada a los componentes de la Corporacin, comprendidos dentro del periodo del

..; a partir del mes de .; para lo cual se me designa como Jefe de Equipo de auditora, adems de ser la persona encargada de conformar el equipo de trabajo necesario.

Aprovecho la oportunidad para solicitarle/s dispongan a los empleados colaboradores, proporcionen al equipo de trabajo la informacin y colaboracin necesaria, a fin de facilitar la ejecucin de las labores de control en el tiempo programado.

Cristina Navarrete Andrade AUDITORA INTERNA.

75

4.2.1.3 Comunicado al Personal

MEMORANDO

PARA DE FECHA

: PERSONAL ORDEX : UNIDAD DE AUDITORA INTERNA : .

ASUNTO : AUDITORA INTERNA

De conformidad al memorndum .del 2009, se notifica que la unidad de Auditora Interna iniciar sus actividades correspondientes a la Auditora de Gestin de los componentes corporativos el da ; por lo cual se proceder a conocer e inspeccionar el manejo de la informacin y de las operaciones de cada rea de trabajo.

Esta informacin ser requerida para el inicio y la ejecucin del trabajo de Auditora de Gestin que realizaremos a los componentes entidad, durante el periodo comprendido desde el...

Esperamos una cooperacin total por parte del personal y confiamos en que pondrn a nuestra disposicin todos los registros, documentacin, y otra informacin que se requiera en relacin con nuestro trabajo.

Cristina Navarrete Andrade AUDITORA INTERNA

CC. Personal de la Corporacin.

76

4.2.1.4 Programa de Trabajo para la Planificacin Preliminar

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PLANEACIN PRELIMINAR Programa de Trabajo N DESCRIPCIN 1. Realice la conformacin del equipo de trabajo y asignacin de tiempos estimados para cada fase del examen. Realice un presupuesto econmico para los distintos recursos materiales a utilizar. Realice un cronograma de trabajo, que muestre grficamente los das asignados a cada fase del examen. Revise la Base legal con la que se desarrolla la Corporacin. Revise el nombramiento de la Directora nacional, correctamente legalizada y aceptada por los organismos de control pertinentes Revise la inscripcin de la corporacin, segn sus estatutos corporativos en el ministerio correspondiente a su actividad y razn social, la aceptacin de los mismos y al cual se encontrar sujeta Revise el correcto registro nico de contribuyentes emitido para sociedades, otorgado por el Servicio de Rentas Internas, as como las obligaciones tributarias que posee. Revise la estructura Corporacin organizacional de la REF P/T Elab. Por:

OBSERVACIONES

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Solicite un manual de procedimientos que contenga las funciones de cada puesto de trabajo Revise el Direccionamiento Estratgico del ao 2007 para conocer la capacidad institucional Elaborado Por: Supervisado Por: Fecha: Fecha: 01/02/2009 01/02/2009

10

77

4.2.1.5 Conformacin y Asignacin del Equipo Multidisciplinario

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PLANEACIN PRELIMINAR Conformacin del Equipo de trabajo a Asignacin de tiempos

La Auditora de Gestin a los componentes y subcomponentes de la Corporacin ORDEX Intercambio Cultural, se realizar con el siguiente equipo de trabajo: ? ?

1 Auditor Jefe de Equipo: Cristina Navarrete Andrade 1 Auditor Operativo: Renato Donoso Crdova

El tiempo para cumplir con la Auditora de Gestin a los componentes y subcomponentes de la Corporacin ORDEX Intercambio Cultural, se distribuido de la siguiente manera:

FASES Planeacin Preliminar Planificacin Especfica Ejecucin de la Auditora Comunicacin de Resultados Seguimiento Total

DAS

das

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

78

4.2.1.6 Elaboracin del Presupuesto de Trabajo

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PLANEACIN PRELIMINAR Presupuesto de Trabajo

RECURSO HUMANO DETALLE HONORARIOS/VALOR 1 Auditor Jefe de Equipo 1 Auditor Operativo TOTAL

RECURSO MATERIAL Alquiler de Oficina Suministros de Oficina Suministros de Computacin Movilizacin Alimentacin Servicios Bsicos Internet TOTAL SUMA TOTAL

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

79 79

4.2.1.7 Elaboracin del Cronograma de Trabajo

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PLANEACIN PRELIMINAR Cronograma de Trabajo

AO 2009 TIEMPO ACTIVIDADES Planeacin Preliminar Planificacin Especfica Ejecucin de la Auditora Comunicacin de Resultados Seguimiento FEBRERO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

80

4.2.1.8 Recoleccin de Informacin

Las fuentes de informaci n son una herramienta de apoyo para la aplicacin de visitas a las instituciones o empresas que van a ser auditadas ya que el estudio de estas permite relacionar la informacin con la realidad de la empresa y comparar lo que se dice o se encuentra escrito con lo que verdaderamente sucede en las instalaciones, entre las principales fuentes de informacin a las que se puede acceder se encuentran las siguientes:

4.2.1.8.1

Fuentes de Informacin

a. Fuentes externas : ? Normas y reglamentos aplicables ? Proveedores ? Clientes ? Informacin colocada en pginas web ? Publicaciones o Informativos de la empresa publicados. b. Fuentes Internas: ?

Informacin entregada por la Direccin, estatutos, reglamentos internos, resoluciones, entre otros.

Informaci n relacionada a Organismos de Control: esta informacin es la que se encuentra normada por rganos que fiscalizan o supervisan a la entidad, la cual puede ser a travs de notificaciones, memorandos, reglamentos y resoluciones.

Sistemas de Informacin, toda la informacin que es procesada por los sistemas informticos diseados por la organizacin, de la cual se puede obtener datos para la ejecucin y elaboracin de papeles de trabajo.

81

4.2.1.8.2

Definicin de los Archivos de Auditora

La revisin de estos archivos hace referencia a revisar papeles de trabajo de auditoras anteriores o similares, con la finalidad de recopilar informacin y documentacin bsica para su actualizacin, en esta actividad cabe sealar la definicin de cada uno de ellos.

a. Archivo Permanente

Concentra

los

documentos

relativos

los

antecedentes,

constitucin,

organizacin, operacin, normatividad jurdica y contable e informacin financiera y programtico-presupuestal de los entes. Esta informaci n, debidamente actualizada, servir como instrumento de referencia y consulta para las auditoras. b. Archivo Corriente

Mantiene todos los papeles de trabajo que corresponden a la ejecucin del trabajo, es decir los papeles de trabajo que sustentarn los comentarios conclusiones y recomendaciones emitidas en el informe. Se mantendr un archivo corriente por cada auditora realizada.

82

4.2.1.9 Recoleccin y verificacin de la Informacin.

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Normativa Legal

Decreto Ejecutivo No. 982 del 25 de marzo de 2008, publicado en el Registro Oficial No. 311 de 8 de abril de 2008.-

Ley Reformatoria para la Equidad Tributaria en el Ecuador, publicada en el T ercer Suplemento del Registro Oficial No. 242 del 29 de Diciembre del 2007

Reglamento para la Aplicacin de la Ley Orgnica de Rgimen Tributario Interno, mediante Decreto Ejecutivo No. 1051 del 30 de abril de 2008, publicado en el Primer Suplemento del Registro Oficial No. 337 del 15 de mayo de 2008.

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

83

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Estructura Organizacional

Organigrama Estructural

Organigrama de Personal

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

84

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Manual de Procedimientos

ASAMBLEA GENERAL:

DIRECTIVA:

SECRETARIO:

DIRECTOR NACIONAL:

CONTABILIDAD:

LOGSTICA:

MARKETING:

RECURSOS HUMANOS:

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

85

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Planificacin Estratgica

? Misin ? Visin ? Objetivos ? Estrategias ? Principios ? Valores

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

86

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Entrevistas al Personal de la Corporacin

Ejecutor: Cristina Navarrete Andrade Entrevistado: Cargo:

1. Cmo est estructurada la Corporacin?

2. Cmo describe el ambiente laboral?

3. Tiene autonoma y herramientas necesarias para la ejecucin de sus actividades?

4. Cules son las motivaciones que recibe de su jefe inmediato por su desempeo laboral?

5. Brinde una recomendacin para el mejoramiento de la gestin corporativa

6. Tiene autonoma y herramientas necesarias para la ejecucin de sus actividades?

7. Los ingresos y desembolsos de dinero son realizados mediante controles y sistemas de seguridad? 8. Cmo percibe los controles a los procedimientos en el desempeo laboral de las actividades corporativas?

9. Cul piensa que es la mxima fortaleza de ORDEX?

10. En su opinin que le falta a ORDEX?

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

87

4.2.1.10

Narrativa General de la Visita

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Narrativa General

(Detallar una narrativa de todo lo observado de acuerdo al funcionamiento de la corporacin)

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

88

4.2.2 Planificacin Especfica

Consiste en orientar la revisin hacia los objetivos establecidos, para lo cual debe establecerse los pasos a seguir en la presente y siguientes fases, as como las actividades a desarrollar. La planificacin debe contener la precisin de los objetivos especficos y el alcance del trabajo por desarrollar, la revisin debe estar fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de auditora, los responsable, y las fecha de ejecucin del examen;

A continuacin se presenta un desglose del componente, con los subcomponentes que van a ser auditados, y de los cuales se tendr que elaborar un programa de auditora.

COMPONENTES

SUBCOMPONENTES Departamentos:

Corporacin ORDEX Intercambio Cultural

? Marketing ? Operativo ? Administrativo-Contable ? ? ? ? ? ? ? ? ?

Marketing / Publicidad

Prospeccin y Acercamiento Oferta de Programas

Operativo / Logstica

Asesoramiento y explicacin del Servicio Formalizacin y Cierre del Servicio Servicio Post-Viaje

Administrativo / RR.HH.

Selecci n de Personal Capacitacin y Entrenamiento

Contable / Contabilidad General

Ingresos de Valores Desembolsos de Valores

89

4.2.2.1 Programa de Trabajo para la Planificacin Especfica

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PLANIFICACIN ESPECFICA Programa de Trabajo

N DESCRIPCIN 1. Realice la evaluacin de Control Interno, aplicando Cuestionario que analicen cada componente de Control.

REF P/T

Elab. Por:

OBSERVACIONES

2.

Mediante una Matriz, determine el nivel de riesgo y confianza, existente en la corporacin.

3.

Elabore los Flujugramas de los subcomponentes que se encuentra evaluando

4.

Elabore la Carta a la Asamblea General referente a la Evaluacin del Sistema de Control Interno.

5.

Realice el Plan Especfico de Auditora en el cual se considere: ? Motivos del examen ? Objetivos del examen ? Alcance del examen ? Base legal ? Objetivos de la Corporacin ? Estructura administrativa de ORDEX ? Tcnicas y procedimientos a aplicarse en el transcurso del examen.

6.

Realice los programas de Auditora con los procedimientos que fuesen necesarios para determinar y recopilar evidencia suficiente y competente para el examen a los componentes corporativos.

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

90

4.2.2.2 Evaluacin del Control Interno

El Auditor o btendr una comprensin suficiente de la estructura de control interno, para planear la auditora y determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de las pruebas a efectuarse4 . La evaluacin del sistema de control interno codifica las fortalezas y debilidades de la organizacin mediante una cuantificacin de todos sus recursos.

4.2.2.2.1

Definicin de Control Interno

El Control Interno, comprende una serie de acciones llevadas a cabo dentro de una organizacin; antes, durante y despus de la realizacin de una operacin; para proporcionar seguridad razonable en el logro de sus objetivos y salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia eficacia y economa en las operaciones5

4.2.2.2.1.1 Enfoques del Cont rol Interno

Existen varios enfoques de Control Interno, uno de los ms utilizados es el Mtodo C.O.S.O, el cual va a ser utilizado en la realizacin de esta Auditora de Gestin: ? Mtodo C.O.S.O ? Mtodo C.O.S.O E.R.M ? Mtodo CORRE ? Mtodo MICIL

4 5

Tomado de la Segunda norma de trabajo de las NAGAS Definicin de Control Interno segn Cristina Navarrete Andrade.

91

4.2.2.2.1.2 Componentes del Control Interno

a) Ambiente de Control

Es el medio en el que se desarrollan las operaciones y actividades de la empresa, el mismo que conduce a las personas en el cumplimiento del control interno.

b) Evaluacin de Riesgos Los riesgos deben ser valorados, para lo cual la corporacin debe fijar objetivos en todas las reas de la empresa, esto permite identificar y analizar riesgos que sean de relevancia para la consecucin de los objetivos.

c) Actividades de Control

Son los procedimientos especficos para el aseguramiento y cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia la prevencin y neutralizacin de los riesgos las que deben ser ejecutadas en todos los niveles de la organizacin.

d) Informacin y Comunicacin

La comunicacin debe ser interna y externa, la misma que debe contener datos importantes y esenciales que puedan ser comprendidos por cualquier usuario; adems esta debe estar cubierta en todos los niveles de la organizacin.

e) Supervisin, Monitoreo

La organizacin o empresa no debe conformarse con seguir un proceso determinado para asegurar el control interno sino que se debe monitorear al mismo para realizar las respectivas modificaciones y recomendaciones que ayuden al cumplimiento de los objetivos; para lo cual es indispensable mantener un monitoreo evaluando el control interno en el tiempo sea con actividades permanentes o peridicas.

92

4.2.2.2.1.3 Mtodos de evaluacin de control interno.

El sistema de Control Interno, est constituido por el conjunto de medidas y mtodos que se aplican en cada entidad en cumplimiento de sus responsabilidades gerenciales; a continuacin se exponen los diferentes mtodos de control interno: ? Narrativa ? Cuestionario ? Flujogramas

a. Narrativa

Consiste en la descripcin detallada de los procedimientos ms importantes y las caractersticas del sistema de control interno para las distintas reas, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.

b. Cuestionario

Consiste en la evaluacin con base en preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas reas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendr evidencia que deber constatar con procedimientos alternativos los cuales ayudarn a determinar si los controles operan tal como fueron diseados. La aplicacin de cuestionarios ayudar a determinar las reas crticas de una manera uniforme y confiable.

c. Flujogramas

Es la representacin grfica y secuencial del conjunto de operaciones relativas a una actividad o sistema determinado, su conformacin se la realiza a travs de smbolos convencionales, adems constituyen una herramienta para levantar la informaci n y evaluar en forma preliminar las actividades de control de los sistemas funcionales que operan en una organizacin.

93

4.2.2.2.2

Cuestionario Aplicado

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Cuestionario Aplicado N 1. PREGUNTAS Existe una estructura organizativa dentro de la organizacin? Las normas y procedimientos de la organizacin se encuentran en algn documento escrito? Estn claramente definidas las responsabilidades de los integrantes de los departamentos? Considera que los empleados ejercen sus funciones de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos? Se analiza el conocimiento y las habilidades del personal para desempear adecuadamente su trabajo? Considera que el personal actual se encuentra capacitado para el desenvolvimiento y exigencias del mismo? Los niveles ejecutivos y directivos estn integrados por personal con conocimiento suficiente y experiencia en el giro del negocio? Se realizan sistemtica y oportunamente las reuniones de los niveles directivo y ejecutivo? Es suficiente y oportuna la informacin al nivel Directivo, para permitir el monitoreo de los objetivos y estrategias de la administracin, la posicin financiera, los resultados de operacin de la entidad, y los trminos de los acuerdos significativos? Existe un bajo nivel de rotacin del personal en funciones claves? SI NO OBSERVACIONES

2.

3.

4.

6.

7.

8.

9.

10

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

94

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Cuestionario Aplicado

PREGUNTAS Existe preocupacin de la administracin, hacia la actividad de contabilidad y se preocupa de la confiabilidad de los informes financie ros y la seguridad de los bienes y activos? Hay frecuente interaccin y comunicacin entre el nivel Ejecutivo y Directivo? Es suficiente el nmero de trabajadores en las actividades de administracin, operacin y control? Es adecuada la asignacin de responsabilidad y la delegacin de autoridad, para cumplir con las metas y objetivos de la entidad, las funciones de operacin y los requerimientos? Son convenientes los relacionados con el control? procedimientos,

SI

NO

OBSERVACIONES

11.

12.

13.

14.

15.

16.

Existe un nmero apropiado de personal, particularmente con respecto al procesamiento de datos y a las funciones de contabilidad, con los niveles de habilidades requeridos relativos al tamao de la organizacin, naturaleza y complejidad de sus actividades y sistemas? Se aplican adecuadamente las polticas y los procedimientos para la vinculacin, el entrenamiento, la promocin y la compensacin de trabajadores? Son convenientes las acciones desarrolladas, en respuesta a las desviaciones de las polticas y los procedimientos aprobados?

17.

18.

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

95

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Cuestionario Aplicado

N Evaluacin del Riesgo 19

PREGUNTAS

SI

NO

OBSERVACIONES

Los objetivos generales de la organizacin expresan declaraciones y orientaciones suficientes sobre lo que la entidad desea alcanzar? Es efectiva la comunicacin de los objetivos generales de la entidad, al nivel Directivo y a los trabajadores? Hay relacin y consistencia de las estrategias, con los objetivos generales de la entidad? Existe vnculo de los objetivos a nivel de actividad, con los objetivos generales de la entidad y con los planes estratgicos? Hay relacin de los objetivos a nivel de actividad, para con todo el proceso administracin? Son especficos los objetivos a nivel de actividad? Son adecuados los recursos en relacin con los objetivos? Estn identificados los objetivos importantes para la consecucin de los objetivos generales de la entidad? Estn comprometidos todos los niveles de la direccin, en la definicin de los objetivos y en su divulgacin en la cual ellos estn responsabilizados con su cumplimiento? Son convenientes los mecanismos para identificar los riesgos provenientes de fuentes externas?

20

21

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

96

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Cuestionario Aplicado

N 29.

PREGUNTAS Son convenientes los mecanismos para identificar los riesgos provenientes de fuentes internas? Estn identificados los riesgos significativos para cada objetivo importante a nivel de rea? Se chequea el cumplimiento del Manual de procedimientos y se adoptan medidas ante incumplimientos? Existen mecanismos para anticipar, identificar y reaccionar a los eventos o actividades que afectan los objetivos generales y particulares? Existen mecanismos para identificar y reaccionar a los cambios, que puedan surgir y afectar el cumplimiento de la misin y visin?

SI

NO

OBSERVACIONES

30.

31.

32.

33.

Actividades de Control 34. Existen procedimientos de control necesarios, por subsistemas, operaciones y procesos claves para la entidad? Se utilizan apropiadamente las actividades de control identificadas teniendo en cuenta los aspectos siguientes? Anlisis efectuados por la direccin. Seguimiento y revisin por parte de los responsables de las diversas funciones o actividades. Comprobacin de las transacciones en cuanto a exactitud, totalidad, y autorizacin pertinente, aprobaciones, revisiones, cotejos, re clculos, anlisis de consistencia, pre numeraciones. Elaborado Por: Supervisado Por: Fecha: Fecha:

35. 35.1 35.2

35.3

97

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Cuestionario Aplicado

PREGUNTAS Controles fsicos patrimoniales: conciliaciones y recuentos. arqueos,

SI

NO

OBSERVACIONES

35.4 35.5

Programas de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros. Segregacin o separacin de funciones. Aplicacin de indicadores de rendimiento y su anlisis pertinente. Procesamiento de datos, adquisicin, implantacin y mantenimiento del software, seguridad en acceso a sistemas.

35.6

35.7

35.8

Informacin y Comunicacin 36. Son adecuados los mecanismos establecidos para la obtencin de informacin externa e interna y el suministro a la direccin de los informes necesarios, sobre el desempeo de la entidad en relacin con los objetivos establecidos?

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

98

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO Matriz de Evaluacin

N 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21.

SI

NO

Puntaje Obtenido

Puntaje ptimo 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

99

EVALUACIN DE CONTROL INTERNO Matriz de Evaluacin

N 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35.1 35.2 35.3 35.4 36.5 35.6 35.7 35.8 36

SI

NO

Puntaje Obtenido

Puntaje ptimo 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

100

4.2.2.2.3

Flujograma del Proceso de Reclutamiento de Aplicantes

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA FLUJOGRAMA DE PROCESOS

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

101

4.2.2.2.4

Anlisis del Riesgo

La evaluaci n de riesgos es utilizada para identificar, medir y priorizar riesgos con el fin de que el mayor esfuerzo sea realizado para identificar las reas auditables de mayor relevancia.

4.2.2.2.4.1 Riesgo de Auditora

Es el riesgo que el auditor est dispuesto a asumir en la ejecucin de su trabajo, para cerciorarse de la razonabilidad de las cifras o actividades examinadas. RA = RI * RC * RD

? Riesgo Inherente (RI)

Es la posibilidad que existe de que la informacin: administrativa, operativa o financiera pueda estar distorsionada en forma importante por la naturaleza misma de la actividad realizada. ? Riesgo de Control (RC) Es la posibilidad que existe de que la informacin financiera, administrativa u operativa pueda estar distorsionada en forma importante, a pesar de los controles existentes, debido a que stos no han podido prevenir, detectar y corregir las deficiencias existentes. ? Riesgo de Deteccin (RD)

Es la posibilidad que existe de que las distorsiones importantes en la informacin financiera, administrativa u operativa, no sean detectadas mediante los procedimientos de auditora. El riesgo de deteccin se califica en funcin de la aplicacin de los procedimientos necesarios.

102

4.2.2.2.5

Tcnica de la Colorimetra

Consiste en el uso de colores para reflejar de mejor manera los resultados de mediciones realizadas fundamentalmente agrupndolos por niveles o rangos. Se han definido bsicamente tres tipos de escalas calorimtricas de 3, 4 y 5 niveles.

SISTEMA DE SEMFORO 3 NIVELES 1 - VERDE 2 - AMARILLO 3 - ROJO

SISTEMA DE ALERTA 4 NIVELES 1 - VERDE 2 - AMARILLO 3 - NARANJA 4 - ROJO

SISTEMA DE ESCALA DE COLORES 5 NIVELES 1 - AZUL 2 - VERDE 3 - AMARILLO 4 - NARANJA 5 - ROJO

a. Porcentajes de la escala de tres escenarios de calificacin de riesgo

RIESGO ALTO 15% - 50%

RIESGO MODERADO 51% - 75%

RIESGO BAJO 76% - 95%

b. Porcentajes de escala de cinco escenarios de calificacin de riesgo

RIESGO RIESGO ALTO 15% - 50% MODERADO ALTO 51% - 59% RIESGO MODERADO 60% - 66%

RIESGO MODERADO BAJO 67% - 75% RIESGO BAJO 76% - 95%

103

4.2.2.2.6

Matriz de Evaluacin del Riesgo

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Matriz de Evaluacin del Riesgo RESULTADO DE LA EVALUACIN DE CONTROL INTERNO Calificacin del Riesgo NC = CT = PT = RC = Nivel de Confianza Calificacin Total Ponderacin Total Riesgo de Control

Proceso de Ventas

NC =

CT * 100 PT Riesgo

RC = 100 - NC

Nivel de Riesgo y Confianza: Rojo Naranja Amarillo Verde Azul 15% - 50% 51% - 59% 60% - 66% 67% - 80% 81% - 95% Nivel de Riesgo = Nivel de Confianza = Riesgo Inherente (RI) Riesgo de Control (RC) Riesgo de Deteccin (RD) Riesgo de Auditora (RA) RI > RC > RD RA = 5%

Confianza Confianza Baja Mo. Baja Mo. Moderada Mo. Alta Alta

Riesgo Alto Mo. Alto Mo. Moderado Mo. Bajo Bajo

= ..% = ...% = ...% = RI * RC * RD

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

104

4.2.2.2.7

Elaboracin de la Carta a Gerencia en relacin a la Evaluacin del Control Interno.

Quito, .

Seora Teresa Rivera Directora Nacional de la Corporacin ORDEX Intercambio Cultural Presente.De mis consideraciones.-

Se ha realizado la revisin, anlisis y evaluacin del Sistema de Control Interno de los procesos, por el periodo del .

El trabajo fue realizado en base a las NAGAS y las NEAS; adems se han tomado en cuenta la normativa legal vigente relacionada con el proceso examinado. De acuerdo a la naturaleza del informe y del trabajo realizado, la evaluacin del Sistema de Control Interno de los Procesos corporativos, arroja los siguientes resultados; los mismos que se encuentran reflejados en el informe adjunto que se presenta a continuacin.

Se espera haber cumplido con las expectativas de la entidad, de tal forma que los comentarios y recomendaciones sean de gran utilidad para optimizar las operaciones de la organizacin, hecho que sin duda alguna la llevarn al xito.

Atentamente,

Cristina Navarrete Andrade. Auditor Interno

(Determinar y detallar reas crticas)

105

4.2.2.2.8

Plan Especfico de Auditora

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PLAN ESPECFICO DE AUDITORA

? ? ? ? ? ?

Motivos del Examen.

Objetivos del Examen.

Alcance del Examen.

Base Legal.

Objetivos de la Corporacin ORDEX Intercambio Cultural.

Estructura Administrativa de la Corporacin ORDEX Intercambio Cultural.

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

106

4.2.2.2.9

Programas de Auditora para cada componente.

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PROGRAMA DE TRABAJO Componente: Publicidad N DESCRIPCIN Prospeccin y Acercamiento 1. Solicite informacin del nmero de aplicantes captados a travs de campaas publicitarias efectuadas en el ao 2008, con esta informacin elabore una matriz demostrativa y emita sus conclusiones. Solicite informacin acerca del nmero de aplicantes captados a travs de los convenios existentes con instituciones educativas, elabore una matriz demostrativa con la informacin obtenida y emita su comentario. Solicite registros de asignacin de valores por cada mtodo publicitario utilizado, as como el nmero de participantes obtenido con cada uno, elabore un grfico que represente dicha informacin obtenida y emita sus conclusiones. REF P/T Elab. Por:

OBSERVACIONES

2.

3.

Oferta de Programas Recabe informacin acerca de las promociones de programas que se aplic en el ao 2008, elabore una matriz que represente esta informacin y emita sus conclusiones. Solicite informacin a cerca de la distribucin demogrfica de la venta de programas, con esta informacin elabore un grfico demostrativo y emita sus conclusiones. Inspeccione la distribucin de aplicantes por programa de intercambio, elabore un grfico que represente esta informacin; emita sus conclusiones.

4.

5.

6.

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

107

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PROGRAMA DE TRABAJO Componente: Logstica

N DESCRIPCIN Asesoramiento y Ubicacin Seleccione a 15 estudiantes concretados y a travs de una encuesta determine el nivel de asesoramiento y ubicacin servicio de intercambio y emita su comentario.

REF P/T

Elab. Por:

OBSERVACIONES

1.

2.

Revise la informacin de aplicantes que no viajaron, mediante grficos muestre el porcentaje de retiros durante el ao 2008 y emita su comentario por las razones de los mismos.

Formalizacin y Cierre Seleccione el 5% del total de aplicantes del programa Au Pair, a travs de una matriz analice y verifique los tiempos de ubicacin, estado de aplicacin, precios y pagos del servicio y emita su comentario. Selecciones el 5% de los participantes del programa Work & Travel y travs de una matriz determine los tipos de garanta en la forma de pago a crdito del servicio y emita su comentario. A travs de la tcnica de narrativa, establezca el sistema aplicado para realizar el contrato del servicio y emita su comentario.

3.

4.

5.

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

108

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PROGRAMA DE TRABAJO Componente: Logstica

N DESCRIPCIN Servicio Post Venta 6. Seleccione a 24 aplicantes viajados y a travs de una encuesta determine el nivel de satisfaccin del servicio recibido y emita su comentario. A Travs de una matriz determine el nmero de reclamos y sugerencias recibidas por los aplicantes en el ltimo semestre del ao 2008 y emita su comentario. A travs de la tcnica de narrativa, establezca el sistema aplicado para determinar el seguimiento de la venta del programa y emita su comentario. Elabore la Hoja de Hallazgos de este y del anterior componente, en el cual sealar las deficiencias detectadas y o l s puntos de inters para la auditora.

REF P/T

Elab. Por:

OBSERVACIONES

7.

8.

9.

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

109

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PROGRAMA DE TRABAJO Componente: Recursos Humanos

N DESCRIPCIN Seleccin de Personal Verifique y analice en sus carpetas personales y determine si ingres a la corporacin cumpliendo el requisito de participar en un concurso de merecimientos y oposicin

REF P/T

Elab. Por:

OBSERVACIONES

1.

2.

A travs de una narrativa determine la rotacin de personal existente en el ao 2008 y emita su comentario.

Capacitacin y Entrenamiento A travs de una matriz determine capacitaciones realizadas a los durante el perodo examinado; en la personas capacitadas, duracin aprobados y emita su opinin. el plan de operadores que conste: y cursos

3.

4.

Elabore la Hoja de Hallazgos, en el cual sealar las deficiencias detectadas y los puntos de inters para la auditora.

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

110

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA PROGRAMA DE TRABAJO Componente: Contabilidad

N DESCRIPCIN Ingresos de Dinero

REF P/T

Elab. Por:

OBSERVACIONES

1.

Solicite el mayor general de Bancos correspondiente al mes con menor nmero de reclutamientos y analice si los 6 primeros depsitos de dinero se encuentran respaldados conformemente.

Desembolsos de Dinero Solicite el mayor general de Bancos correspondiente al mes con mayor nmero de reclutamientos en el ao y analice si los 6 ltimos desembolsos de dinero estn respaldados conformemente. Elabore la Hoja de Hallazgos, en el cual sealar las deficiencias detectadas, solamente si es el caso, con los puntos de inters para la auditora.

3.

4.

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

111

4.2.3 Ejecucin de la Auditora

El propsito bsico de la Ejecuci n es realizar todas las pruebas que sustenten las opiniones del auditor en cuanto al trabajo realizado, este trabajo depende del grado de profundidad con que se hayan realizado el conocimiento preliminar y la planificacin, en esta se elaboran los Papeles de Trabajo y las hojas de resumen de Novedades, instrumentos que respaldan la opinin del auditor actuante.

El propsito de esta fase es el obtener

evidencia suficiente, competente,

pertinente y til que sirva para los fines de la auditoria en ejecucin y as desarrollar los hallazgos de auditora ms significativos.

Durante la ejecucin de la auditora es donde el auditor va detectando las deficiencias, con lo cual se logra identificar los hallazgos de auditora que sern incluidos en el informe de auditora.

La ejecucin del trabajo se denomina tambin trabajo de campo, pues consiste en la aplicacin los procedimientos, pruebas y otras prcticas de auditora, los que necesariamente en su mayor porcentaje se realizan en las instalaciones del ente auditado, con base en el programa de auditora que se elabor incluye procedimientos y pruebas de auditora, que deben ejecutar los auditores con el propsito de obtener las evidencias suficientes y competentes.

La actividad principal de esta fase es el desarrollo y cumplimiento de los programas de auditora, es decir, cumplir con los procedimientos establecidos en dichos programas, para la obtencin de hallazgos y la emisin de conclusiones y recomendaciones

112

4.2.3.1 Preparacin de papeles de trabajo

Los papeles de trabajo son el conjunto de cdulas y documentos elaborados y obtenidos por el auditor, en los que registra los datos e informaciones obtenidas durante su examen, los resultados de las pruebas realizadas y la descripcin de las mismas. La preparacin de papeles de trabajo es indispensable ya que en estos se plasma la realizacin del trabajo del auditor, es importante ya que al realizar cada uno de los papeles de trabajo tambin se rene evidencia suficiente y competente.

En la auditora de ge stin es fundamental el criterio profesional del auditor para la determinacin de la utilizacin y combinacin de las tcnicas y prcticas ms adecuadas, que le permitan la obtencin de la evidencia suficiente, competente y pertinente, que le den una base objetiva y profesional.

Luego de haber determinado qu es evidencia y los diferentes tipos un aspecto importante de mencionar es que est debe ser confiable, de esta manera la evidencia es creble y permite sustentar el trabajo del auditor.

Mayor Confiabilidad ? ? ?
Obtenida a partir de personas o ? hechos independientes de la entidad Producida por una estructura de ? control interno efectivo Por obtencin directa: observacin, ? entrevista, entre otros.

Menor Confiabilidad

Obtenida dentro de la entidad

Producida por una estructura de control interno dbil. Por obtencin indirecta: confiando en el trabajo de terceras personas.

Informacin de la alta direccin

Informacin de niveles intermedios.

113

4.2.3.1.1

Elaboracin de Papeles de Trabajo

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Matriz de nmero de aplicantes captados a travs de campaas publicitarias
NMERO DE APLICANTES CAPTADOS

COSTO DE PUBLICIDAD MENSUAL / AO 2008 MES VALOR $ Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL

Poltica: Promedio de 50 aplicantes mensuales Promedio Real 2008: Captacin de Aplicantes = Promedio Mensual Aplicantes Captados Nmero de Aplicantes a Captar

Comentario.-

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

114

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA Cuadro resumen del nmero de Aplicantes que capta la corporacin a travs de su convenio con Instituciones Educativas.
NMERO DE APLICANTES CAPTADOS A TRAVS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS MENSUAL / AO 2008 MES NMERO DE APLICANTES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre TOTAL

Captacin de Aplicantes = Promedio Mensual

Aplicantes Captados Nmero de Aplicantes a Captar

Conclusiones:

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

115

4.2.3.2 Obtencin de Evidencia

Al realizar el Auditor cada uno de los papeles de trabajo, a la vez est se encuentra obteniendo evidencia, que le permitir evidenciar algunas de las novedades de Auditora. La evidencia segn el glosario de trminos de las NEA, se define como la informacin obtenida por el auditor para llegar a las conclusiones sobre las que se basa la opinin de auditora. La evidencia de auditora comprender los documentos fuente y los registros de contabilidad subyacente a los estados financieros y la informacin confirmatoria de otras fuentes.6

Por lo tanto estas constituyen los elementos de prueba que obtiene el auditor sobre los hechos que examina y cuando stas son suficientes y competentes, son el respaldo del examen y sustentan el contenido del informe. Para que sea una evidencia de auditora, se requiere la unin de los siguientes elementos:

Suficiente Competente Pertinente til

La cantidad necesaria, resultados que proporcionan una seguridad razonable con un mnimo de riesgo. La calidad necesaria, vlida y confiable indagndose cuidadosamente. Que tenga relacin con lo que se desea sustentar Que sirva para los fines de la Auditora que se ejecuta

Se debe mencionar que existen varios tipos de evidencia entre los cuales tenemos:

Fsica Testimonial Documental

Tomado del glosario de trminos de las NEA

116

4.2.3.3 Indicadores de Gestin La informacin que proporciona el indicador debe ser comparada con un valor ptimo o estndar definido, a fin de establecer desviaciones e implementar las medidas correctivas necesarias.

El uso de indicadores de gestin es una herramienta muy til para la realizacin de la auditora de gestin. Estos indicadores pueden ya estar elaborados por la organizacin auditada, el auditor en ese caso los analizar como parte de su trabajo; sin embargo, si no existen en la organizacin indicadores de gestin establecidos, o si el auditor considera necesario establecer ms indicadores de los ya existentes, ser el encargado de elaborar con criterio profesional y creatividad los indicadores de gestin que requiera para evaluar la eficiencia, efectividad y economa de la gestin organizacional.

El uso de indicadores en una auditora administrativa permite medir:

La eficiencia en el uso de los recursos. La efectividad en el cumplimiento de metas y objetivos. La economa en los procesos (los mejores resultados al menor costo). Las cualidades y caractersticas de los productos y/o servicios. El grado de satisfaccin de los clientes internos y externos.

4.2.3.3.1

Requisitos de un Indicador.

a. Selectividad.- Debe estar relacionado a aspectos, etapas y resultados esenciales o crticos del producto, servicio o proceso.

b. Simplicidad.- Debe ser de fcil comprensin y aplicacin principalmente para las personas involucradas con la recoleccin, procesamiento y evaluacin de los datos.

117

c. Representatividad. - Debe representar satisfactoriamente el proceso, producto o servicio al que se refiere.

d. Estabilidad. - Debe perdurar a lo largo del tiempo, con base en procedimientos estandarizados, incorporados a las actividades de la organizacin o unidad.

e. Rastreabilidad. - Debe ser adecuadamente registrado.

f. Accesibilidad.- Los datos para el clculo del indicador deben ser de fcil acceso.

g. Adopcin de Enfoque Experimental.- Desarrollar indicadores considerados como necesarios y probarlos.

4.2.3.3.1.1 Indicadores no Financieros Es una referencia numrica generada a partir de una o ms variables, que muestra aspectos del desempeo del componente auditado, permitiendo evaluar la gestin organizacional mediante la determinacin de los niveles de eficiencia, efectividad y economa del proceso, implementado por la gerencia de la organizacin. Los auditores evaluarn la gestin de las organizacional utilizando como herramienta fundamental Indicadores de Gestin, desarrollados con creatividad y criterio profesional.

4.2.3.3.2

Indicadore s de Gestin o Eficiencia.

Tambin se les denomina como: de seguimiento, de control, de monitoreo, de actividades, de tarea, de metas intermedias, de adelantos, de avances, de progresos, indicadores internos. Pertenecen al sub -sistema de seguimiento y sirven para valorar el rendimiento (produccin fsica) de insumos, recursos y esfuerzos dedicados a obtener objetivos con tiempos y costos registrados.

118

4.2.3.3.3

Indicadores de Logro o Eficacia.

Son tambin conocidos como indicadores de xito, externos, de impacto, o de objetivos, los cuales facilitan la valoracin de los cambios en las variables socioeconmicas propiciadas por la accin institucional.

Los indicadores de logro son hechos concretos, verificables, medibles, evaluables, que se establecen a partir de cada objetivo, pertenecen al sub - sistema de evaluacin permitiendo la valoracin de la eficacia de los planes, programas y proyectos sociales de la organizacin para resolver los problemas y necesidades del grupo y la regin con quien se adelanta el proyecto.

Ejemplos de Indicadores:

Costos (Eficiencia) = Costo Real / Costo Planificado

Objetivos (Efectividad) = Objetivos Reales / Objetivos Planificados.

Mantenimiento de equipos = Nmero de Equipos que recibieron mantenimiento / Total de Equipos

Porcentual de Capacitacin = Personal capacitado / Total de personal

Cobertura de Mercado = Nmero de clientes reales / Nmero de clientes en el mercado

Atencin al cliente (clientes por hora) = Nmero de clientes atendidos / Total horas laboradas

119

4.2.3.4 Elaboracin de hoja Resumen de Novedades

La elaboraci n de esta hoja de Novedades debe ser realizada por cada uno de los componentes auditados y debe contener y expresar los comentarios necesarios para el entendimiento del usuario, y luego esta informacin ser plasmada en el Informe de Auditora, as como en la Carta de Recomendaciones.

Las Novedades de Auditora tambin se pueden definir como hallazgos, son todos aquellos aspectos que se los consideren como deficiencia o como algo trascendental que afecte a las actividades normales de la empresa.

Las Novedades de Auditora deben poseer los siguientes atributos:

1. Condicin. - es la situacin actual encontrada por el Auditor, con respecto a una operacin, actividad, o transaccin que haya sido motivo de examen o auditora, es decir lo que realmente est sucediendo en la empresa.

2. Criterio.- Son aquellos parmetros de comparacin o las normas aplicables a la situacin encontrada, que permiten la evaluacin de las condiciones actuales. Se le puede considerar como la disposicin legal o normativa externa o interna de cmo deben realizarse las actividades o transacciones que fueron examinadas. 3. Efecto.- es la diferencia entre lo que es y lo que debe ser, por lo general este debe ser expuesto en trminos cuantitativos, unidades monetarias, unidades de tiempo, entre otros, por lo general el efecto es el resultado de la desviacin o anomala encontrada, por ejemplo mala utilizacin de recursos, realizacin de gastos indebidos, entre otros. 4. Causa.- es la razn o argumentos fundamentales por las cuales se origin la desviacin, el motivo por el cual no se cumpli el criterio. Es el porqu se produce la desviacin, ya sea por desconocimiento, falta de comunicacin, descuido, negligencia, entre otros.

120

UNIDAD DE AUDITORA INTERNA HOJA DE HALLAZGOS Componente: Publicidad / Subcomponente: Oferta de Programas

Procedimiento: Recabe informacin acerca de las promociones de programas que se aplic en el ao 2008, elabore una matriz que represente esta informacin y emita sus conclusiones. Ref. P/T: A.2.1

TTULO:

? ? ? ? ? ?

CONDICIN:

CRITERIO:

CAUSA EFECTO:

CONCLUSIN:

RECOMENDACIN:

Al Jefe de Marketing:

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

121

4.2.4 Comunicacin de Resultados.

Esta cuarta fase trata de presentar los resultados de la auditora en un informe que permita a la mxima autoridad la toma de decisiones, contemplando observaciones y oportunidades de mejora, estructura, contenido y presentacin; as como la discusin con el cliente y definicin de compromisos e informe ejecutivo.

La comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de las respuestas de la entidad significan que el auditor ha concluido la fase de ejecucin y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria para sustentar su trabajo efectuado y el producto final a elaborar ser el informe de auditora

El informe de auditora es la herramienta de comunicacin para convencer y persuadir a la administracin sobre la implantacin de acciones correctivas y muchos funcionarios sern receptivos si los auditores explican la forma en que sus sugerencias ayudarn a alcanzar los objetivos y metas.

4.2.4.1 Borrador de Informe de Auditora.

Se redactar un informe anterior al definitivo en el momento de culminar el trabajo de auditora, tomando en cuenta cada hallazgo tentativo y sus conclusiones. De esta manera se podr determinar anticipadamente si fuera necesario realizar trabajos adicionales para obtener mayor informacin.

Durante el transcurso de la auditora, el supervisor revisar el trabajo de los auditores y se asegurar que los papeles de trabajo renan suficientes y competentes, que avalen las observaciones, conclusiones y recomendaciones, incluidas en el informe; por lo tanto ser responsabilidad del supervisor que el informe revele todos los aspectos de inters, que contribuyan al objetivo fundamental de la auditora.

122

4.2.4.2 Conferencia del Informe de Auditora.

El informe preliminar por escrito constituir la f orma establecida para presentar los resultados por parte del Auditor a la Gerencia de la entidad auditada, esto permitir:

Poner en conocimiento de la Gerencia de la entidad auditada los resultados de cada examen, previo su remisin total.

Reducir el riesgo de interpretacin errnea de los resultados.

Dar la oportunidad a la entidad auditada de emitir comentarios, descargos respecto a las observaciones y hallazgos incluidos en el informe. Estos

descargos sern menores en la medida que se hayan mantenido reuniones informativas con las autoridades del auditado durante el transcurso de la auditora.

Facilitar las acciones de seguimiento, para establecer si la entidad ha adoptado las correspondientes acciones correctivas emitidas en auditora anteriores.

4.2.4.3 Informe definitivo de Auditora

Una vez contempladas las observaciones, criterios y descargas realizadas por la entidad auditada posterior a la presentacin del informe final; as como la

elaboracin de trabajos adicionales para obtener mejor evidencia, se procede a la elaboracin del informe de auditora definitivo el mismo que contendr de una manera breve los descargos, comentarios y aclaraciones presentadas por el organismo auditado, as como la opinin del auditor despus de evaluarlas.

En el caso de que los descargos de la entidad y la evidencia se consideren vlidos, el auditor deber modificar su informe, caso contrario evidenciar el error.

123

INFORME FINAL DE AUDITORA TTULO

En informe definitivo debe ir precedido de una cartula y ttulo o encabezamiento y de un nmero que permita su identificacin.

DESTINATARIO Y ENCUADRE NORMATIVO

El informe debe especificar a quien o a quienes va dirigido y la cause de su ejecucin

OBJETO

El objeto de la realizacin de la auditora es la evaluacin de la suficiencia y efectividad del sistema de control interno de la unidad auditada.

ALCANCE

LIMITACIONES AL ALCANCE

ACLARACIONES PREVIAS

HALLAZGOS, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Elaborado Por: Supervisado Por:

Fecha: Fecha:

124

4.2.5 Seguimiento

Esta etapa se refiere a que todas las recomendaciones sugeridas por el Auditor en el Informe Final, deben ser aplicadas para un mejor desarrollo de la organizaci n, sin embargo; al ser recomendaciones, el cliente puede adoptarlas o no.

Por esta razn, es importante que el Auditor disee un cronograma de seguimiento de las recomendaciones consecuencia del trabajo de auditora de gestin, ya que estas sern aplicadas por los auditores internos o en ausencia de estos por la administracin de la organizacin.

Se realiza la etapa de seguimiento con la finalidad de comprobar hasta qu punto la administracin fue receptiva sobre los comentarios, conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe, por lo que se efecta el seguimiento de inmediato a la terminacin de la auditora.

4.2.5.1 Diseo de cronograma de cumplimiento

El Auditor en coordinacin con la direccin de la entidad y su administracin disear un cronograma de aplicacin de las recomendaciones, que sern las acciones correctivas, esto con la finalidad de que en revisiones posteriores, se puede evidenciar el mejoramiento de las operaciones por la aplicacin y ejecucin de acuerdo a un orden que ser evidenciado en el cronograma de cumplimiento.

Este cronograma y cumplimiento del mismo ser responsabilidad de los auditores internos, caso contrario de la Administracin de la Institucin. El Auditor designado recepta de la entidad auditada la docume ntacin que evidencie las medidas correctivas tomadas y del cumplimiento de las recomendaciones, y evala sus resultados, dejando constancia en papeles de trabajo. Estas evaluaciones constarn en el cronograma de cumplimiento ya que la evaluacin segn el grado de importancia de las recomendaciones ser periodice o dos veces al ao, de acuerdo al criterio del Auditor.

125

4.2.5.2 Comunicacin del Cronograma de Cumplimiento

Quito, .

Seora Teresa Rivera Directora Nacional de la Corporacin ORDEX Intercambio Cultural Presente.De mis consideraciones.-

Se ha realizado la Auditora de Gestin a los componentes y subcomponentes de la entidad, correspondiente al periodo del

El trabajo fue realizado en base a las NAGAS y las NEAS; adems se han tomado en cuenta la normativa legal vigente relacionada con el proceso examinado. De acuerdo a la naturaleza del informe y del trabajo realizado, se ha programado actividades correspondientes al seguimiento del cumplimiento de las recomendaciones proporcionadas en el informe.

Para lo cual, a continuacin se presenta el cronograma de cumplimiento de dichas recomendaciones.

Atentamente,

Cristina Navarrete Andrade. Auditora Interna

126

4.2.5.3 Elaboracin de Cronograma de Cumplimiento

FASE DE SEGUIMIENTO MATRIZ DE ASIGNACIN DE TIEMPOS PARA EL CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES TIEMPOS ASIGNADOS DE CUMPLIMIENTO Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre RESPONSABLE 31 30 31 30 31 31 30

N 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

RECOMENDACIONES

127