Administracin electrnica

Universidad de Sevilla

Plan de Comunicacin

ndice

01 Introduccin
02 Identificacin de Eventos 03 Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias 04 Identificacin de Medios de Comunicacin 05 Matriz de Comunicacin 06 Comit de Comunicacin

ndice

01 Introduccin
02 Identificacin de Eventos 03 Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias 04 Identificacin de Medios de Comunicacin 05 Matriz de Comunicacin 06 Comit de Comunicacin

01 Introduccin
Objeto del Plan de Comunicacin
El Plan de Comunicacin (PC) identifica las distintas tipologas de mensajes a transmitir a los diferentes grupos objetivo del proyecto, el momento dentro del proceso de cambio en el que se deben comunicar las diferentes acciones, as como las personas emisoras y el canal de transmisin ms apropiado en cada situacin.

La ejecucin del PC tiene como misin lograr la complicidad y compromiso de los diferentes miembros de la Comunidad Universitaria de Sevilla ante los cambios que se van a producir con la implantacin y puesta en funcionamiento los siguientes proyectos: Sistema de Tramitacin Electrnica de la Universidad de Sevilla (ESTELA). Centro de Atencin Multicanal (CAM).

01 Introduccin
Premisas de Partida del Plan de Comunicacin
Las acciones de comunicacin del Plan van dirigidas a todos los colectivos de la Comunidad Universitaria de la Universidad de Sevilla, y en especial a los colectivos ms afectados.

Las premisas de partida que se han considerado para la elaboracin del PC son las siguientes:

El Plan lanzar acciones para que los ciudadanos, la Junta de Andaluca y otras Universidades conozcan los proyectos de e-Administracin que est ejecutando la US.

Las acciones de comunicacin se focalizarn y personalizarn a cada uno de los colectivos afectados, de manera que satisfagan diferentes necesidades.

01 Introduccin
Objetivo del Plan de Comunicacin
Con el Plan de Comunicacin que estamos definiendo se pretenden alcanzar los siguientes objetivos: Mejorar el conocimiento de la comunidad universitaria en lo referente al contenido del proyecto, su desarrollo y resultados. Informar adecuadamente a los Colectivos implicados en los proyectos para crear las expectativas correctas y as, mejorar la satisfaccin de los usuarios. Anticipar informacin para disminuir incertidumbre del cambio y ayudarles a su adaptacin al nuevo Modelo de trabajo y a las nuevas tecnologas. Mostrar la importancia del proyecto y la implicacin de la alta direccin. Detectar las preocupaciones de los diferentes colectivos afectados por el proyecto y responder. Activar la implicacin, motivacin y creatividad de los profesionales y de los alumnos de la US. Convencer a la Comunidad Universitaria de los beneficios de los proyectos. Generar y mantener entusiasmo. Facilitar informacin sobre el estado del proyecto, los resultados obtenidos y el impacto de stos en cada colectivo afectado. Recoger informacin de los colectivos afectados por el PC.

01 Introduccin Factores Crticos de xito del Plan de Comunicacin

Teniendo en cuenta los objetivos del Plan de Comunicacin se han definido una serie de factores crticos para el logro de los mismos : Los mensajes relacionados con el cambio que supone el nuevo modelo de trabajo y la implantacin de las nuevas tecnologas deben estar claramente definidos y ser consistentes. Cada mensaje ha de estar adaptado a la audiencia a la cual va destinado. La comunicacin de decisiones o noticias relacionadas con los proyectos debe realizarse con proximidad al momento en que stas se produzcan. La comunicacin ha de ser realizada por una persona con credibilidad para el mensaje, lo que supone la implicacin de la alta direccin. Todas las personas deben disponer de la informacin completa que requieren para el desarrollo de las tareas de proyecto y de las actividades de su puesto de trabajo. El conjunto de canales de comunicacin debe permitir que la informacin fluya en ambos sentidos y que todas las personas afectadas por el cambio tengan acceso a alguno de estos canales. El Plan de Comunicacin debe transmitir transparencia, claridad y continuidad.

ndice

01 Introduccin
02 Identificacin de Eventos 03 Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias 04 Identificacin de Medios de Comunicacin 05 Matriz de Comunicacin 06 Comit de Comunicacin

02 Identificacin de Eventos
Se trata de definir los eventos que merecern un tratamiento especfico en cuanto a comunicacin se refiere :
Eventos Eventos Objetivo Objetivo y y propsitos propsitos 4 4 Dar Dar a a conocer conocer el el proyecto proyecto 4 4 Crear Crear sentimiento sentimiento de de participacin participacin en en el el proyecto proyecto 4 4 Dar Dar a a conocer conocer personas personas de de contacto contacto y y equipo equipo de de trabajo trabajo 4 4 Comunicar Comunicar el el lanzamiento lanzamiento del del piloto piloto del del Piloto Piloto US-15 US-15 procedimiento procedimiento US-15 US-15 4 4 Comunicar Comunicar los los resultados resultados del del piloto piloto 4 4 Presentar Presentar la la maqueta maqueta de de la la aplicacin aplicacin 4 4 Comunicar Comunicar la la realizacin realizacin de de las las pruebas pruebas Pruebas Pruebas de de Aceptacin Aceptacin 4 4 Comunicar Comunicar el el resultado resultado de de las las pruebas pruebas 4 4 Agradecer Agradecer la la participacin participacin del del personal personal implicado implicado en en la la pruebas pruebas

Presentacin Presentacin Inicial Inicial

02 Identificacin de Eventos
Se trata de definir los eventos que merecern un tratamiento especfico en cuanto a comunicacin se refiere :
Eventos Eventos Objetivo Objetivo y y propsitos propsitos 4 4 Comunicar Comunicar la la implantacin implantacin de de los los

Implantacin Implantacin

procedimientos procedimientos (Escalonadamente) (Escalonadamente) 4 4 Comunicar Comunicar los los resultados resultados de de la la implantacin implantacin 4 4 Agradecer Agradecer a a todos todos los los participantes participantes en en el el proyecto proyecto su su colaboracin colaboracin 4 4 Crear Crear sentimiento sentimiento de de participacin participacin en en la la utilizacin utilizacin de de la la plataforma plataforma 4 4 Comunicar Comunicar oficialmente oficialmente la la puesta puesta en en

produccin produccin de de la la plataforma plataforma Presentacin Presentacin Oficial Oficial 4 4 Dar Dar a a conocer conocer a a la la sociedad sociedad y y otras otras Universidades Universidades lo lo realizado realizado en en la la US US en en cuanto cuanto a a e-Administracin e-Administracin 4 4 Presentar Presentar futuros futuros pasos pasos

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ndice

01 Introduccin
02 Identificacin de Eventos 03 Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias 04 Identificacin de Medios de Comunicacin 05 Matriz de Comunicacin 06 Comit de Comunicacin

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03 Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias

Se han identificado los siguientes colectivos afectados (*) en el PC: Personal Directivo: Equipo de Direccin Rector Secretario General Vicerrectores Gerente Director RRHH Directores de Secretariados Cargos acadmicos: Decanos y Directores de Centros e Institutos Directores de Departamentos Personal operativo: PAS (Servicios Centrales y de los Centros, Institutos y Departamentos) PDI Afectados por procedimiento

(*) Nota:El colectivo de afectados o implicados se refiere a las personas que, directa o indirectamente, se ven afectadas y beneficiadas por los proyectos que son alcance de este Plan de Comunicacin.

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03 Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias

Responsables de Procedimientos (Jefes de Servicio /reas y los responsables ) Alumnos Sociedad Andaluza Consejera de Innovacin, Ciencia y Empresa (CICE) y Consejera de Justicia y Administracin Pblica Junta de Andaluca Otras Universidades (Sist. Universitario Nacional) Directores de Hospital afectados por los procedimientos rganos de representacin (Personal y de Alumnos)

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03 Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias

Las audiencias son personas que tienen una intervencin activa en el desarrollo e implantacin del proyecto. Son los grupos o subgrupos de colectivos afectados que van a recibir los diferentes mensajes recogidos en el Plan de Comunicacin.

Se

han utilizado los siguientes criterios de segmentacin para definir posteriormente las diferentes audiencias:

Participacin directa en el proyecto, o colectivos afectados indirectamente Segn el tipo de funciones que desempeen Segn nivel jerrquico en la US Considerando la comunicacin a colectivos externos de la US

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ndice

01 Introduccin
02 Identificacin de Eventos 03 Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias 04 Identificacin de Medios de Comunicacin 05 Matriz de Comunicacin 06 Comit de Comunicacin

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04 Identificacin de Medios de Comunicacin

Es importante seleccionar los medios de comunicacin ms adecuados en funcin de los contenidos de la comunicacin y los destinatarios de la misma. Para el cumplimiento de los objetivos del PC se han definido una serie de medios de comunicacin:

@
Correo electr electrnico
Alcance Alcance a a todos todos los los implicados implicados en en el el proyecto proyecto Enva Enva mensajes mensajes de de forma forma masiva masiva o o individual a los diferentes receptores individual a los diferentes receptores

Intranet / Web
Proporciona Proporciona visibilidad visibilidad interna interna de de los proyectos en toda la organizacin los proyectos en toda la organizacin Alcance Alcance a a todos todos los los empleados empleados de de la la Universidad Universidad de de Sevilla Sevilla y y al al resto resto de de la la Comunidad Comunidad Universitaria Universitaria

Comunicaci Comunicacin presencial

Solucin Solucin de de dudas dudas a a tiempo tiempo real real Transmite Transmite confianza confianza y y seguridad seguridad del del contenido contenido al al tratarse tratarse de de una una relacin relacin directa directa y y personal personal con con los los interlocutores interlocutores Motiva Motiva a a las las personas personas afectadas afectadas en en el el proyecto proyecto

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04 Identificacin de Medios de Comunicacin

Tr Trptico
Alcance Alcance para para toda toda la la Comunidad Comunidad Da Da visibilidad visibilidad general general a a participantes participantes en en el el proyecto y otras reas que puedan tener proyecto y otras reas que puedan tener inters inters en en el el proyecto proyecto Provoca Provoca actitud actitud proactiva proactiva Bajo Bajo coste coste facilita facilita el el surgimiento surgimiento de de diferentes diferentes opiniones opiniones No No asegura asegura la la lectura lectura ni ni la la comprensin comprensin

SMS
Para Para comunicados comunicados rpidos rpidos a a un un determinado nmero de personas. determinado nmero de personas. Asegura Asegura la la lectura. lectura. Medio Medio que que conecta conecta con con la la filosofa del CAM y ESTELA filosofa del CAM y ESTELA

Cartas
Para Para comunicados comunicados de de carcter carcter formal formal Potencia Potencia internamente internamente la la importancia importancia del del proyecto proyecto

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04 Identificacin de Medios de Comunicacin

Revista Papel
Alcance Alcance simultneo simultneo a a todos todos los los receptores receptores Medio Medio de de difusin difusin Corporativo Corporativo No No ofrece ofrece garanta garanta de de su su nivel nivel de de recepcin y comprensin recepcin y comprensin

Marketing Din Dinmico

Alcance Alcance simultneo simultneo a a todos todos los los receptores receptores Medio Medio que que conecta conecta con con la la filosofa filosofa del CAM y ESTELA del CAM y ESTELA Agilidad Agilidad de de comunicacin comunicacin Varios Varios mensajes mensajes en en varios varios momentos momentos Flexibilidad Flexibilidad en en la la actualizacin actualizacin de de contenidos contenidos Capta Capta atencin atencin y y mensajes mensajes atractivos atractivos

Simulador
-- Interactuacin Interactuacin con con los los mensajes mensajes Capta Capta la la atencin atencin por por novedoso novedoso Medio Medio para para recibir recibir feedback feedback Sirve Sirve como como formacin formacin Dirigido Dirigido a a todo todo tipo tipo de de pblico pblico Mayor Mayor difusin difusin

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04 Identificacin de Medios de Comunicacin

Tabl Tabln de Anuncios

Provoca Provoca actitud actitud proactiva proactiva Facilita Facilita el el surgimiento surgimiento de de diferentes diferentes opiniones opiniones Bajo Bajo coste coste No No asegura asegura la la lectura lectura y comprensin y comprensin

CD /DVD
Facilita Facilita recepcin recepcin del del mensaje mensaje a a colectivos colectivos cuya cuya reunin reunin presencial presencial es compleja es compleja Mecanismo Mecanismo disponible disponible por por toda toda la la audiencia audiencia Enva Enva mensajes mensajes de de forma masiva / individual forma masiva / individual

Merchandising
Difusin Difusin menor menor que que otros otros medios. medios. Permanencia Permanencia del del Mensaje Mensaje Soporte Soporte a a Eventos Eventos

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04 Identificacin de Medios de Comunicacin

Jornadas
Provoca Provoca actitud actitud proactiva proactiva Facilita Facilita el el surgimiento surgimiento de de diferentes diferentes opiniones opiniones Intercambio Intercambio de de conocimiento con conocimiento con otros otros Organismos. Organismos. Promocin Promocin de de la la Universidad Universidad de de Sevilla Sevilla en en el el sistema universitario sistema universitario espaol espaol

Tele/Radio/Prensa
Facilita Facilita recepcin recepcin del del mensaje mensaje a a toda toda la la sociedad. sociedad. Mecanismo Mecanismo disponible disponible por por toda toda la la audiencia audiencia Enva Enva mensajes mensajes de de forma forma masiva / individual masiva / individual

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ndice

01 Introduccin
02 Identificacin de Eventos 03 Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias 04 Identificacin de Medios de Comunicacin 05 Matriz de Comunicacin 06 Comit de Comunicacin

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05 Matriz de Comunicacin
Parmetros de Comunicacin
A continuacin se describen los diferentes parmetros de comunicacin que van a ser asignados para cada uno de los eventos definidos anteriormente:
n

Acciones de comunicacin asociadas a los diferentes mensajes (Cunto): Un mismo evento se puede comunicar a travs de diferentes comunicados, que puede recoger uno o varios de los mensajes definidos para el evento a comunicar.

Mensajes claves (Qu): Para cada evento definido se enumeran los mensajes clave que se quieren transmitir.

Audiencia (A Quin): Dadas las audiencias definidas anteriormente, se especifica cules de esos grupos van a ser receptores de la comunicacin, para determinar las audiencias definitivas.

Parmetros de comunicacin
n

Comunicador (Por Quin): Persona o rea que va a ser la encargada de lanzar el mensaje a travs del medio que se haya seleccionado. Deben ser personas que representan un cierto liderazgo en la organizacin y en el proyecto.

Medio (Cmo): Se selecciona el medio ms adecuado para el/los mensaje/s a comunicar.

Tiempo (Cundo): Se indica un momento aproximado de la comunicacin. Estimacin econmica (Cunto): Aproximacin del coste de ejecucin de la accin de comunicacin

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05 Matriz de Comunicacin
Mediante la combinacin de mensajes, audiencias, medios y emisores se obtiene la matriz de comunicacin. En la siguiente matriz de comunicacin se detallan las distintas acciones de comunicacin planificadas y realizadas.
Accin Mensaje
- Importancia estratgica de los Proyectos y Beneficios del Proyecto (Pioneros) - Exposicin de los Objetivos de los Proyectos (entre ellos, Colaboracin Medio Ambiente)

Audiencia

Comunicador

Medio

Tiempo

Responsabilidad

Evento 1: Presentacin CAM & ESTELA

- Necesidad de una alta participacin de los implicados Accin 1: Comunicar el Proyecto al Personal Directivo - Explicacin general de los Proyectos (Incluida la difusin a travs de una Presentacin. de la Firma Electrnica, la Integracin de CAM con ESTELA y la Integracin de ESTELA con SMS). - Caractersticas principales de las Plataformas - Presentacin del Equipo de Trabajo - Presentarles personas de contacto para cualquier duda o sugerencia que puedan tener - Importancia estratgica de los Proyectos y Beneficios del Proyecto (Pioneros) - Exposicin de los Objetivos de los Proyectos (entre ellos, Colaboracin Medio Ambiente) Accin 2: Comunicar el Proyecto a travs de la Intranet - Necesidad de una alta participacin de los implicados - Explicacin general de los Proyectos (Incluida la difusin de la Firma Electrnica, la Integracin de CAM con ESTELA y la Integracin de ESTELA con SMS). - Repaso de las actividades realizadas hasta el momento con el personal PAS

Personal Directivo

Vicerrector de Infraestructuras y Nuevas Tecnologas y Gerencia

Comunicacin Presencial

Marzo 2008*

Gerencia

Personal Operativo (PAS)

Gerencia y Direccin RRHH

Intranet

Marzo 2008

Gerencia

(*) Tras la toma de posesin del nuevo Equipo de Gobierno

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05 Matriz de Comunicacin
Accin Mensaje Audiencia
Personal operativo

Comunicador
Gerencia

Medio
Publicacin Revista Papel

Tiempo
Abril 2008

Responsabilidad
Gabinete Comunicacin

Evento 1: Presentacin CAM & ESTELA

Accin 3: Publicar el Lanzamiento del Proyecto en - Dar a conocer el lanzamiento del proyecto y los objetivos Medios Escritos del Entorno de del mismo la Universidad - Importancia estratgica de los Proyectos y Beneficios del Proyecto (Pioneros) - Exposicin de los Objetivos de los Proyectos (entre ellos, Colaboracin Medio Ambiente)

Accin 4: Introducir - Necesidad de una alta participacin de los implicados informacin sobre los proyectos en la pgina web de la Universidad de Sevilla - Explicacin general de los Proyectos (Incluida la difusin de la Firma Electrnica, la Integracin de CAM con ESTELA y la Integracin de ESTELA con SMS).

Personal Operativo y Estudiantes

Gerencia

Web-correo

Marzo 2008

Gerencia

- Incluir mensaje de motivacin para que los estudiantes y el personal se muestren interesados por la Tramitacin Electrnica Accin 5: Comunicar los Medios de Contacto del CAM Personal Operativo y Alumnos Merchandising CAM Durante la Implantacin

- Dar a conocer los Medios de Contacto de CAM

Gerencia

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05 Matriz de Comunicacin
Accin Mensaje
- Exposicin de los Objetivos de los Proyectos (entre ellos, Colaboracin Medio Ambiente) - Necesidad de una alta participacin de los implicados Accin 6: Comunicar los proyectos a los rganos de Representacin de los Alumnos - Explicacin general de los Proyectos (Incluida la difusin rganos de Vicerrector de Estudiantes y de la Firma Electrnica, la Integracin de CAM con representacin de los Gerencia ESTELA y la Integracin de ESTELA con SMS). alumnos - Presentarles personas de contacto para cualquier duda o sugerencia que puedan tener - Destacar los Beneficios para los alumnos con la Implantacin de la e-administracin - Exposicin de los Objetivos de los Proyectos (entre ellos, Colaboracin Medio Ambiente) - Necesidad de una alta participacin de los implicados Accin 7: Comunicar los proyectos a los rganos de Representacin del Personal - Explicacin general de los Proyectos (Incluida la difusin de la Firma Electrnica, la Integracin de CAM con ESTELA y la Integracin de ESTELA con SMS). - Presentarles personas de contacto para cualquier duda o sugerencia que puedan tener - Destacar los Beneficios para el personal con la implantacin de la e-administacin - Exposicin de los Objetivos de los Proyectos (entre ellos, Colaboracin Medio Ambiente) Accin 8: Comunicar los Avances del Proyecto - Explicacin general de los Proyectos (Incluida la difusin de la Firma Electrnica, la Integracin de CAM con ESTELA y la Integracin de ESTELA con SMS). A toda la Comunidad Universitaria Marketing Dinmico Durante la Implantacin Vicerrector de Infraestructuras y Nuevas Tecnologas rganos de representacin del personal Antes paralelamente a la Accin 2 Antes paralelamente a la Accin 2

Audiencia

Comunicador

Medio

Tiempo

Responsabilidad

Evento 1: Presentacin CAM & ESTELA

Comunicacin presencial

Gerencia

Director RRHH, Vicerrector de Profesorado y Gerencia

Comunicacin presencial

Gerencia

25

05 Matriz de Comunicacin
Accin
Accin 9: Anunciar Puesta en Funcionamiento del CAM

Mensaje

Audiencia

Comunicador

Medio
Anuncio en elearning (CAM)

Tiempo
En la puesta en Marcha del CAM con e-learning

Responsabilidad
Gerencia y SIC

- Dar a conocer la disponibilidad del CAM, en que consiste A toda la Comunidad y como acceder a l para la parte de e-learning Universitaria - Exposicin de los Objetivos de los Proyectos (entre ellos, Colaboracin Medio Ambiente)

Evento 1: Presentacin CAM & ESTELA

Accin 10: Comunicar las Caractersticas Generales de los Proyectos

- Explicacin general de los Proyectos (Incluida la difusin de la Firma Electrnica, la Integracin de CAM con ESTELA y la Integracin de ESTELA con SMS). - Animar a la Comunidad Univesitaria a colaborar - Difusin de las formas de contacto del CAM - Dar a conocer el lanzamiento del proyecto y los objetivos del mismo

A toda la comunidad universitaria

Vicerrector de Infraestructuras y Nuevas Tecnologas y Gerencia

Trptico

Durante el Lanzamiento del Piloto

Gerencia

Accin 11: Comunicar a otras Universidades Nacionales la existencia de los Proyectos

- Exposicin de los Objetivos de los Proyectos (entre ellos, Otras Universidades Colaboracin Medio Ambiente) - Destacar los Beneficios para los alumnos con la Implantacin de la e-administracin

Gerencia

Boletn Universia/CRUE

Durante el Lanzamiento del Piloto

Gabinete Comunicacin

- La Universidad de Sevilla est trabajando en la implantacin de la Tramitacin Electrnica Accin 12: Explicar las caractersticas y desarrollo del - Presentacin de los Proyectos CAM y ESTELA proyecto a la Sociedad - Exposicin de los Objetivos de los Proyectos (entre ellos, Colaboracin Medio Ambiente)

---Gerencia Prensa Durante el Lanzamiento del Piloto Gabinete Comunicacin

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05 Matriz de Comunicacin
Accin Mensaje
- Puesta en Marcha del Piloto - Demostracin Piloto Accin 1: Comunicar la puesta en marcha del piloto a la Organizacin - Explicar en qu consiste el Piloto - Necesidad de que el personal contine colaborando Vicerrector de Infraestructuras y Equipo de Direccin Nuevas Tecnologas y Gerente Comunicacin Presencial Abril 2008 Gerencia

Audiencia

Comunicador

Medio

Tiempo

Responsabilidad

Evento 2: Piloto US-15

- Aclarar posibles dudas - Puesta en Marcha del Piloto e Informacin sobre el mismo Accin 2: Comunicar la - Explicar en qu consiste el Piloto puesta en marcha del piloto a los Colaboradores - Necesidad de que el personal contine colaborando - Aclarar posibles dudas - Puesta en Marcha del Piloto e Informacin sobre el mismo. - Mostrar pantallazos del piloto para Accin 3: Comunicar a la que se vea como una realidad Comunidad la puesta en marcha del piloto - Explicar en qu consiste el Piloto - Necesidad de Participacin en los usuarios seleccionados en las pruebas realizadas Responsables de Procedimiento / Afectados por el Procedimiento Equipo de Direccin del Proyecto y Director de RRHH Comunicacin Presencial Vicerrector de Infraestructuras y Nuevas Tecnologas y Gerente

Abril 2008

A toda la Comunidad

Gerencia

Web-Correo

Abril 2008

Gerencia

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05 Matriz de Comunicacin
Accin Mensaje
- Explicar en qu consisten las Pruebas de Aceptacin - Comunicar resultados y cumplimiento de objetivos

Audiencia

Comunicador

Medio

Tiempo

Responsabilidad

Evento 3: Pruebas de Aceptacin

Accin 1: Comunicar la Aceptacin de - Informar de posibles modificaciones las Pruebas y el comienzo de la que se realicen sobre lo previsto Implantacin a los Responsables de los Procedimientos - Presentar Pantallas de la Aplicacin - Agradecimiento al equipo de trabajo que realiz las pruebas - Prximos Pasos - Explicar en qu consisten las Pruebas de Aceptacin - Comunicar resultados y cumplimiento de objetivos Accin 2: Comunicar la Aceptacin de - Informar de Posibles modificaciones que se realicen sobre lo previsto las Pruebas y el comienzo de la Implantacin a toda la Comunidad - Presentar Pantallas de la Aplicacin - Agradecimiento al equipo de trabajo que realiz las pruebas - Prximos Pasos

Responsables de Procedimiento (sobre su procedimiento)

Gerencia

Correo Electrnico

Una vez concluidas las pruebas con resultado satisfactorio

Gerencia

A toda la Comunidad Universitaria

Gerencia

Web

Una vez concluidas las pruebas con resultado satisfactorio

Gerencia

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05 Matriz de Comunicacin
Accin Mensaje
- Comienzo de la Implantacin e informacin sobre la misma - Importancia de la participacin activa e implicacin Accin 1: Aviso al Personal de los participantes Directivo del Comienzo de la - Presentar prximos pasos en el desarrollo de la Implantacin herramienta - Hacer referencia al Plan de Formacin - Comienzo de la Implantacin e informacin sobre la misma Durante la Implantacin de los 5 primeros procedimientos

Audiencia

Comunicador

Medio

Tiempo

Responsabilidad

Personal Directivo

Gerencia

Carta

Gerencia

Evento 4: Implantacin

- Importancia de la participacin activa e implicacin de los participantes - Manejar expectativas del usuario Accin 2: Comunicar el Comienzo de la Implantacin - Presentar prximos pasos en el desarrollo de la herramienta - Presentar Plan de Formacin, equipo que va a impartirla y grupos de participantes. - Resolver Dudas - Recoger Feedback de los Responsables - Comienzo de la Implantacin e informacin sobre la misma - Importancia de la participacin activa e implicacin de los participantes Accin 3: Dar a conocer a los - Instrucciones sobre su participacin en la implicados en los Implantacin procedimientos la Implantacin de los mismos - Presentar prximos pasos en el desarrollo de la herramienta - Presentar Plan de Formacin, equipo que va a impartirla y grupos de participantes. Responsables de Procedimiento Implicados en los procesos (con conjuntamente (optativo Comunicacin instrucciones y plan de Presencial que vayan acompaados formacin) por algun el Comit de Comunicacin) Responsables de Procedimiento (Todos, escalonado en 3 sesiones) Comunicacin Presencial

Direccin del Proyecto

Una semana antes de la Implantacin del primer procedimiento del Grupo

Gerencia

Una semana antes de la Implantacin de su procedimiento

Gerencia

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05 Matriz de Comunicacin
Accin Mensaje
- Comienzo de la Implantacin e informacin sobre la misma Accin 4: Publicar el Comienzo de la Implantacin al personal de la Universidad de Sevilla - Importancia de la participacin activa e implicacin de los participantes - Presentar prximos pasos en el desarrollo de la herramienta - Presentar Plan de Formacin, equipo que va a impartirla y grupos de participantes. - Comienzo de la Implantacin e informacin sobre la implantacin de su procedimiento Durante la Implantacin de los 5 primeros procedimientos

Audiencia

Comunicador

Medio

Tiempo

Responsabilidad

A personal Operativo

Gerencia y Direccin RRHH

Intranet

Gerencia

Evento 4: Implantacin

- Importancia de la participacin activa por parte de Accin 5: Comunicar a los los participantes del Hospital Centros Hospitalarios el comienzo de la Implantacin - Agradecer su colaboracin - Presentar prximos pasos en el desarrollo de la herramienta - Dar a conocer la e-administracin Accin 6: Taller de Conocimento ESTELA - Manejar expectativas de la audiencia - Visin e Interaccin con los Procedimientos incluidos en la Tramitacin Electrnica que afectan a la Comunidad Universitaria - Comienzo de la Implantacin e informacin sobre la misma - Importancia de la participacin activa e implicacin de los participantes - Presentar prximos pasos en el desarrollo de la herramienta - Presentar Plan de Formacin, equipo que va a impartirla y grupos de participantes.

Director Hospital

Gerencia

Carta

Una semana antes de la Implantacin del primer procedimiento

Gerencia

A toda la Comunidad Universitaria

Equipo Direccin/Empresa Proveedora

Simulador (video flash)

Desde el Comienzo de la Implantacin

Gerencia

Accin 7: Informar sobre el Lanzamiento

A toda la Comunidad Universitaria

Gerencia

Web-correo

Dos semanas antes del Comienzo de la Implantacin

Gerencia

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05 Matriz de Comunicacin
Accin Mensaje
- Presentar la e-administracin - Puesta en marcha de ESTELA Accin 8: Comunicar al resto - Impulsar el uso de las nuevas tecnologas y la de la sociedad la existencia innovacin del proyecto - Dar a conocer que se est implantando la eadministracin en la Universidad de Sevilla - Primera Universidad en poner en marcha la Tramitacin Electrnica - Presentar la maqueta de la aplicacin - Video Flash mostrando contenidos y explicacin sobre la Tramitacin Electrnica Accin 9: Dar a conocer la Implantacin del Proyecto - Motivar en el uso de la herramienta - Revisar lo realizado hasta el momento y comunicar prximos pasos - Agradecer la participacin de los que han colaborado con el proyecto A toda la Comunidad Universitaria --Maketing Dinmico Durante la Implantacin Vicerrector de Infraestructuras y Nuevas Tecnologas

Audiencia

Comunicador

Medio

Tiempo

Responsabilidad

Evento 4: Implantacin

---

Gerencia

Prensa

Despues de los 15 primeros procedimientos

Gabinete Comunicacin

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05 Matriz de Comunicacin
Accin Mensaje
- Presentar ESTELA (Objetivos, Beneficios, Logros) - Resumir del desarrollo del proyecto (mencionar CAM) Accin 1: Presentacin Oficial a los Medios y al Personal Directivo Personal Directivo Rector, Vicerrector de Sociedad Andaluza Infraestructuras y Nuevas (Indirectamente porque Tecnologas y Gerente se invita a los medios) Director Hospital Comunicacin Presencial/Medios Tras la puesta en marcha de ESTELA Gerencia y Gabinete de Comunicacin

Audiencia

Comunicador

Medio

Tiempo

Responsabilidad

- Implicar al personal en el uso de ESTELA

- Resolver dudas

Evento 5: Presentacin Oficial

- Agradecimientos - Presentar ESTELA (Objetivos, Beneficios, Logros) - Explicar las actividades de e-administracin que ha emprendido la Universidad de Sevilla - Resumir del desarrollo del proyecto (mencionar CAM) Accin 2: Presentacin al Poder Pblico de ESTELA - La Universidad est apostando por las nuevas tecnologas - Liderazgo en Tramitacin Electrnica - Implicar al personal en el uso de ESTELA y CAM - Resolver dudas - Recoger Feedback - Agradecimientos - Presentar ESTELA - Resumir del desarrollo del proyecto (mencionar Accin 3: Presentacin a la Junta de CAM) ESTELA - Recordar la necesidad de que el personal est implicado en el uso de ESTELA y CAM - Agradecimientos Consejera Vicerrector Nuevas (Universidades) y Consejera de Admon. Tecnologa y/o Gerencia Pblica Comunicacin Presencial Tras la puesta en marcha de ESTELA Gerencia

Junta de Andaluca

Rector

Carta

Tras la puesta en marcha de ESTELA

Gerencia

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05 Matriz de Comunicacin
Accin Mensaje
- Presentar ESTELA (Objetivos, Beneficios, Logros) Accin 4: Presentacin del Sistema de Tramitacin Electrnica de la Universidad de Sevilla a otras Universidades - Resumen del desarrollo del proyecto (mencionar CAM) - Animar al resto de las Universidades a unirse a la e-administracin - Prximos Pasos En el momento de la puesta en marcha de ESTELA Jornadas en Sevilla presentacin del proyecto-cd/dvd

Audiencia

Comunicador

Medio

Tiempo

Responsabilidad

Otra universidades

Equipo de Direccin

Tras la puesta en marcha de ESTELA

Gerencia

Accin 5: Comunicar la Puesta en Marcha a los Alumnos

- Fecha de Puesta en Marcha del Sistema y enlace web donde ampliar informacin.

Alumnos (puesta en marcha)

SMS

Gerencia

Evento 5: Presentacin Oficial

Accin 6: Informar de la Puesta en Marcha a los Alumnos

- Fecha de Puesta en Marcha del Sistema, servicios disponibles y web donde ampliar informacin. - Recordar datos de contacto del CAM - Animar al uso de ESTELA - Resumir la presentacin oficial del Rector sobre ESTELA

Alumnos y Personal Operativo

Gerencia

Tabln de Anuncios

En el momento de la puesta en marcha de ESTELA

Gerencia

- Resumen del desarrollo del proyecto (mencionar Accin 7: Comunicar la Puesta en CAM) Marcha a la Comunidad Universitaria - Implicar al personal en el uso de ESTELA - Agradecimientos - Presentar la maqueta de la aplicacin - Video Flash mostrando contenidos y explicacin sobre la Tramitacin Electrnica Accion 8: Comunicar Avances del Proyecto - Motivar en el uso de la herramienta - Revisar que lo realizado hasta el momento y comunicar prximos pasos - Agradecer la participacin de los que an colaborado con el proyecto

Alumnos y Personal Operativo

Gerencia

Web-correo

En el momento de la puesta en marcha de ESTELA

Gerencia

A toda la comunidad universitaria

Marketing dinmico

Dos semanas antes de la puesta en funcionamiento de ESTELA

Vicerrector de Infraestructuras y Nuevas Tecnologas

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05 Matriz de Comunicacin
Accin Mensaje
- Presentar ESTELA (Objetivos, Beneficios, Logros) - Resumen del desarrollo del proyecto (mencionar CAM) - Animar al resto de las Universidades a unirse a la e-administracin - Prximos Pasos - Referencia a la presentacin del proyecto por parte del Rector - Presentacin ESTELA (Objetivos, Beneficios, Logros) Accin 10: Comunicar al resto de Universidades el paso a produccin. - Resumir el desarrollo del proyecto Otras Universidades Gerencia Boletn Universia/crue Tras la puesta en marcha de ESTELA Gabinete Comunicacin Vicerrector de Infraestructuras y Nuevas Tecnologas y/o Gerencia

Audiencia

Comunicador

Medio

Tiempo

Responsabilidad

Accin 9: Dar a conocer ESTELA a otras Universidades

Otras universidades

Jornadas/feriascd/dvd

Tras la puesta en marcha de ESTELA

Gerencia

Evento 5: Presentacin Oficial

- La Universidad de Sevilla apuesta por la innovacin y las nuevas tecnologas - Referencia a la presentacin del proyecto por parte del Rector Accin 11: Dar a conocer ESTELA a - Presentacin ESTELA (Objetivos, Beneficios, Logros) otras Universidades - Resumir el desarrollo del proyecto Consejera (Universidades) y Consejera de Admon. Junta de Andaluca Equipo Direccin/Empresa Proveedora Antes y durante la puesta en marcha de ESTELA Personal operativo Gerencia Revista en papel Tras la puesta en marcha de ESTELA Gabinete Comunicacin

- Dar a conocer la e-administracin - Manejar expectativas de la audiencia Accin 12: Dar a conocer ESTELA a - Visin e Interaccin de los Procedimientos toda la sociedad incluidos en la Tramitacin Electrnica que afectan a la Comunidad Universitaria

Simulador (video flash)

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Otras Universidades

Sociedad Andaluza Accin 13: Informar a los Directores de Hospitales del funcionamiento de - Presentacin ESTELA (Beneficios, Logros) ESTELA Con la puesta en funcionamiento de ESTELA

Director Hospital

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Carta

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ndice

01 Introduccin
02 Identificacin de Eventos 03 Identificacin de Colectivos Afectados y Audiencias 04 Identificacin de Medios de Comunicacin 05 Matriz de Comunicacin 06 Comit de Comunicacin

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06 Comit de Comunicacin
Integrantes del Comit de Comunicacin
Se entiende por Comit de Comunicacin a un conjunto de personas, que pueden coincidir o no con los integrantes del Comit de Gestin del Cambio, que sern los que tengan ciertas responsabilidades a la hora de la implantacin del Plan de Comunicacin. Se propone que el Comit est integrado por un equipo con las siguientes caractersticas: El lder del Comit de Comunicacin debe ser una persona que haya participado en el Comit de Gestin del Cambio. Equipo mixto de personal de la Universidad de Sevilla y personal de Telefnica Soluciones que est participando en el proyecto. En lo que respecta a los profesionales de la US se considera que estn presente: - Lder del Comit: Alguna de las personas que han pertenecido al Comit de Gestin del Cambio Personal de alguna de las reas que haya participado en el proyecto Personal del Gabinete de Prensa de la US Al menos una persona del equipo de Direccin del Proyecto Al menos una persona del SIC dada la implicacin del proyecto en los sistemas de informacin. Y como integrantes por parte de Telefnica Soluciones: Una persona de la Oficina Tcnica Al menos un consultor que conozca el proyecto Deben ser personas dinmicas, generadoras de opinin, o personas de referencia en su entorno de trabajo.

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05 Comit de Comunicacin
Responsabilidades del Comit de Comunicacin
A continuacin se describen las funciones y responsabilidades a realizar por dicho Comit: Implantacin de las diferentes acciones de Comunicacin descritas en este documento. Para esto las actividades a realizar son las siguientes: Para cada una de las acciones revisar los parmetros definidos Gestionar la ejecucin de las diferentes acciones de comunicacin Facilitar a las personas que vayan a desarrollar los comunicados la informacin e interlocutores necesarios Validar los diferentes comunicados y detectar mejoras, posibles conflictos,, para cada uno de los comunicados Realizar el seguimiento del Plan de Comunicacin. Para ello se realizar evaluaciones de algunas de las acciones de comunicacin definidas. Entre las actividades a realizar: Definir cules sern las acciones de comunicacin a evaluar Establecer medios de evaluacin del comunicado para aquellas acciones que se consideren oportunas de evaluar Gestionar la evaluacin realizada para detectar mejoras o acciones correctivas Realizar la gestin econmica para poder llevar a cabo la implantacin de las acciones Para poder realizar estas funciones en equipo y de la manera ms eficiente se propone que dicho Comit se rena al menos una vez al mes hasta que finalice la ejecucin de las acciones definidas. Dependiendo de la carga de acciones de comunicacin a ejecutar en determinadas ocasiones se reunirn quincenalmente.

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