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Tutoriel : votre 1er tableau de bord dans Excel

Bonjour, Je vous propose votre premier tutorial sur la mise en place dun tableau de bord sur Excel. Voici comment il fonctionne :

1- Description de ce tableau de bord :


Description Excel des lments que jai introduits pour faire ce tableau de bord.

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Rcapitulatif en Mind Mapping:

Le tutorial ce fera en 3 articles: de mardi jeudi. NB : Ce tableau de bord a nest pas le reflet dun cas rel, je lai cr de toute pice pour pouvoir vous apprendre step by step comment je my prends pour faire un tel tableau de bord.

2- Les challenges de ce tableau de bord :


o

Plus de 100 produits reprsenter:


Pour crer un mettre un petit (peut-tre grand) niveau de difficult, jai suppos que notre tableau de bord doit prsenter plus 100 produits. La difficult vient du fait que notre tableau de bord pour garantir lefficacit dun tableau de bord, il doit tenir : - soit sur une seule page imprime

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- soit sur un cran sans avoir besoin de faire dfiler lcran avec la barre verticale de dfilement. La solution Excel : Lutilisation de la barre de dfilement associe aux donnes de produits a t la solution choisie.

Comparer en mme temps les Ventes N, les Objectifs N, les ventes N-1 et les ventes N-2
Lorsquon veut reprsenter les donnes, il est important de ne pas rendre touffue notre reprsentation. Pour illustrer mon propos : avez-vous dj fait un graphique avec tellement de courbe que vous avez du mal savoir laquelle va o, laquelle est vritablement au-dessus de lautre? Je pense que oui. Cest exactement cette situation que jvite en comparant juste deux donnes la fois: - Ventes N et Objectifs N - Ventes N et Ventes N-1 - Ventes N et Ventes N-2 La solution Excel : Crer un graphique dynamique grce linsertion de zone de liste droulante qui me permet de faire varier les donnes qui sont lies mon graphique. Ainsi mon graphique devient dynamique.

Rendre vident la valeur des indicateurs les plus importants

Lorsquon regarde un tableau de bord, il est important que dun coup dil lutilisateur voit les valeurs des indicateurs les plus importants. Dans notre cas, jai suppos quil sagissait de la marge dexploitation et de la rentabilit financire. Solution Excel : Jai opt dinsrer une forme rectangulaire (Excel contient prs de 150 formes) et dy mettre mes diffrentes valeur avec une taille de police 90. La couleur choisie est un rouge fonc qui permet dattirer lattention. Il faut faire trs attention lorsquon dcide dutiliser la couleur rouge dans une reprsentation des donnes. Je prpare un autre cours sur les couleurs utiliser lors de la mise en place dun tableau de bord.

Reprsenter de manire pertinente les ralisations compares aux budgets :

Comparer en pourcentage est toujours plus parlant. En dautres termes, il est plus pertinent de dire : jai ralis 22% de plus que mon budget au lieu de dire jai ralis 42.992.400 pour un budget de 38.263.236. Cest encore plus vrai pour les reprsentations. Solution Excel : Pour le faire rsoudre ce problme, nous allons prsenter un graphique avec plusieurs types de graphique : colonne et ligne. Tout cela sera vu de manire pratique dans les autres articles. A chaque tape on pourra tlcharger les fichiers Excel lis chaque article. Dj vous pouvez tlcharger le fichier (son nom : TB Tuto Base de donne ) dans lequel il y a toutes les donnes dans ce lien (dans la liste droulante, choisir pralablement "Tableau de bord tutoriel"). P.S : Avant le tlchargement, vous devriez certainement enregistrer votre email pour ceux qui ne lont pas encore fait. Coll partir de <http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=95>

Tutoriel Tableau de bord sur Excel Partie 2


Notre article du tutoriel va porter sur la mise en place de la 1re partie de ce tableau. Pour pouvoir suivre cet article, il est prfrable de lire larticle prcdent et de tlcharger le fichier avec la base de donnes appel TB Tuto Base de donne . A la fin de larticle vous pourrez tlcharger le fichier Excel li cet article . Voici ce qu'on va apprendre faire aujourd'hui.

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Insrer des formes dans Excel et les rendre dynamiques:


1- Insrer la forme rectangulaire Activer la feuille Tableaubord Insertion/Forme/Rectangle Ferme une forme de rectangle en faisant glisser la souris sans lcher Normalement votre rectangle est slectionne; 2- Mise en forme de la forme Dans le nouveau menu Outils de dessin : Format/Taille/ Hauteur : 4,84cm Largeur : 8,4cm Dans Remplissage de la forme : Bleu, Accentuation1, plus clair 80% Dans contour de la forme : Bleu fonc, Texte 2, plus clair 40% Epaisseur : choisir pt

3- Insrer la valeur de la marge dexploitation dans la forme Si votre rectangle nest pas slectionn alors slectionner le Mettez-vous sur la barre des formules ; Ecrire = Activer la feuille Donne , slectionner la cellule L9 Valider Ruban/Accueil/ Police : Verdana, Taille : 90 4- Faire pareil pour insrer les autres rectangles: Rectangle pour Marge dexploitation : Largeur 8,4cm ; Hauteur : 0,84cm Rectangle pour la valeur de la rentabilit financire, Largeur 6,99cm, Hauteur : 4,84cm Rectangle pour Rentabilit financire, largeur 6,99cm hauteur : 0,83cm Un dernier rectangle vide (pour y mettre le graphique) largeur : 8,41cm hauteur : 5,68cm Si tout sest bien pass vous devriez avoir ceci:

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Crer le graphique Ralisation vs Budget:


1- Retraiter les donnes pour les mettre en pourcentage Comme on la vu dans larticle dintroduction il est plus pertinent de travailler avec les pourcentages quuniquement les valeurs. Nous allons dabord retraiter les donnes pour les avoir en pourcentage. Le principe : le budget correspond 100% Activer la feuille Donnes En N2 et O2 crire: Ralisation% et Budget% En N3, crire: =L3/N3 Copier et coller cette formule sur N3 :N6 Sur O3 :O6 crire 100% 2- Insrer le graphique Slectionner N2:O6 Insrer Graphique/Colonne/Histogramme 2D/Histogramme group 3- Changer le type de graphique pour la srie budget Slectionner la srie budget. Deux mthodes: - Slectionner directement sur le graphique - Slectionner le graphique dans le menu Outils de graphique/Disposition/Slection Active Dans la liste droulante slectionner Srie Budget10% Toujours dans le menu Outils de graphique/Cration/Modifier le type de graphique/Courbe/courbe

4- Rajouter les libells dans laxe horizontal Sur le graphique, cliquez sur le bouton droit de la souris Slectionner les donnes... Etiquette de laxe horizontal (abscisse)/Modifier Dans plage de donnes =Donnes!$K$3:$K$6

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Voici votre graphique et ct le graphique quon veut avoir

5- Changer la position de la lgende Slectionner le graphique Outils de graphique/Lgende/Afficher la lgende en bas 6- Mettre les valeurs au-dessus des lments: Rsultat=42.992 EBE=85.985 Marge Brute=107.481 Vente=251.338 Sur la feuille Donnes, P3 crire =L3/1000 Copier la formule Coller sur P4 :P6 Slectionner la srie Ralisation% Appuyez sur Ctrl+1 (raccourci clavier pour entrer dans Format de srie) Dans Options des sries/Tracer la srie/Axe secondaire Cliquez sur Fermer Normalement voici quoi ressemble votre graphique:

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Cliquez sur le graphique avec le bouton droit de la souris Slectionnez des donnes Dans Entres de lgende (Srie) Slectionner Ralisation% (cellule N3) Dans Etiquettes de laxe horizontale (abscisse) Cliquez sur Modifier, dans plage dtiquette des axes =Donnes!$P$3:$P$6 Dans Entres de lgende (Srie) Slectionner Budget% Dans Etiquettes de laxe horizontale (abscisse) Cliquez sur Modifier, dans plage dtiquette des axes =Donnes!$K$3:$K$6 Nous allons maintenant supprimer laxe secondaire, 2 mthodes o Slectionner laxe/cliquer la touche du clavier Supprimer o Outils de graphique/Axes/Axe Secondaire vertical/Aucun 7- Supprimer le quadrillage et mise en forme du graphique Supprimer le quadrillage Outils de graphique/Disposition/Quadrillage Horizontale principale/Aucun Agrandir la taille des colonnes de la srie : Slectionner la srie Ralisation Ctrl+1 Options des sries/Largeur de lintervalle 86% Fermer Rendre le graphique transparent : - Outils de graphique/Disposition/Slection active/ Zone de graphique - Ctr+1 /Remplissage/ Aucun Remplissage - Outils de graphique/Disposition/Slection active/ Zone de traage - Ctr+1 /Remplissage/ Aucun Remplissage Mettre le graphique dans la bonne feuille - Couper le graphique(le slectionner/Ctrl+X) - Activer la feuille TableauBord - Au niveau du rectangle vide Coller (Ctrl+V) Et voici fini la 1re partie de ce tutoriel, je lavoue il est un peu long, mais je lespre tout aussi clair. Pour tlcharger le fichier Excel li cet article cliquez ici. Si vous avez des questions ou besoin dclaircissement, nhsitez surtout pas. Coll partir de <http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=96>

Tutoriel Tableau de bord sur Excel Partie 3


Hello,

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Nous allons continuer de faire notre tableau de bord. Aujourdhui nous apprendrons faire notre graphique dynamique :

Pour rappel, pour mieux suivre cet article, il vous faut lire larticle prcdent (http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=95) et tlcharger le fichier Excel qui comporte les donnes TB Tuto Base de donne (http://www.tssperformance.com/telechargement.php):. 1. Crer un graphique simple en courbe et la mettre dans lautre feuille : Ouvrir la feuille Donnes Slectionner K14:M26 Ruban/Insertion/Graphique/Ligne/Courbe 2D/Courbe Valider Slectionner le graphique Couper (Ctrl+X) Activer la feuille TableauBord Cliquez G20 Coller (Ctrl+V) 2. Crer des donnes dynamiques avec un contrle formulaire (zone de liste droulante) Ruban/Dveloppeur/Contrle/Insrer Zone de liste droulante (contrle formulaire) Si vous navez pas le menu Dveloppeur dans Excel 2007, faire: Ruban/Bouton Windows/Option/Standard : Cocher Afficher longlet dveloppeur

Insrer la Zone de liste droulante

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Faire glisser la souris sur la feuille jusqu avoir la taille adquat. Nous allons maintenant enregistrer les lments qui vont entrer dans la zone de liste droulante En A5, A6 et A7 crire respectivement: Objectif N, Anne N-1 et Anne N-2 Slectionner A5:A7 et nommer cette plage comme Liste Formule/Dfinir un nom : Nom : Liste Fait rfrence =TableauBord!$A$5:$A$7 Valider (et votre nom a t crer) cliquez en appuyant sur la touche clavier Ctrl pour slectionner Appuyer sur Ctr+1 (raccourci clavier qui nous ramne dans la bote de dialogue Format de contrle) Dans la boite de dialogue format de contrle, Contrle: Plage dentre: Liste Cellule lie: $A$3

Valider Pour se rassurer que votre zone de liste droulante fonctionne faites ce test :

cliquez sur une cellule dans la feuille (pour dsactiver la zone de liste droulante) Cliquez sur la flche de la zone de liste droulante Changer les valeurs : chaque changement de valeur dans la liste droulante la cellule A3 change de valeur (de 1 3)

Si cest le cas, alors votre Zone de liste droulante marche bien. Si ce nest pas le cas, alors refaites pas pas la partie 2... Et si a ne marche toujours pas, alors je pense que vous navez plus le choix, vous allez enfin utiliser les commentaires pour poser votre question (cest juste aprs larticle en bas). Et je me ferai un plaisir de vous clairer. Maintenant que notre liste droulante est insrer, nous allons la relier aux donnes de notre graphique. 3. Nommer les donnes dynamiques Nommer la cellule A3 comme ControlCourbe Ruban/Formules/Nom dfinis/Dfinir un nom Dans la bote de dialogue Dfinir un nom: Nom : CourbeDyn Zone : Classeur Fait rfrence : =INDEX(Donnes!$M$15:$O$26;;Controlcourbe) Valider

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Pour avoir des explications sur la fonction INDEX larticle INDEX (http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=93 )vous sera utile. Dans notre cas, cette formule nous permet de faire varier la plage de cellules CourbeDyn avec la cellule A3. Cette dernire est elle-mme lie la Zone de liste droulante. 4. Insrer le nom dynamique dans le graphique Slectionner le graphique en cliquant sur le bouton droit Cliquez sur slectionner les donnes Dans la bote de dialogue Slectionner la source de donnes, dans Entres de lgende (Srie) Slectionner Objectif N

Cliquez sur Modifier Dans la bote de dialogue Modifier la srie, dans Valeur de la srie crire =Donnes!CourbeDyn

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Cliquez sur OK

Et Fermer

Normalement, votre graphique devrait tre bel et bien dynamique selon le choix de la Zone de liste droulante. Vous devriez avoir quelque chose comme cette image :

5. Mise en forme du graphique dynamique : La lgende Slectionner la lgende, cliquez sur la touche Suppr du clavier Laxe Horizontal Slectionner laxe horizontal, en cliquant sur Mars par exemple avec la souris Accueil/Taille Police 7 Agrandir le graphique sur lhorizontale jusqu avoir les libells de laxe positionns en horizontal Laxe vertical Slectionner laxe vertical, en cliquant par exemple sur 15 000 000 avec le pointeur de la souris Appuyez sur Ctrl+1 ou Ctrl+Maj+1 (pour avoir le Format de laxe) Allez dans nombre/Catgorie/Personnalis/ Code Format : # ##0 Important : juste aprs le 0, il faut ajouter un espace. Chaque espace ajout reprsente les montants diviss par mille Cliquez sur ajouter Validez

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Quadrillage Slectionner le quadrillage en cliquant dessus. Si vous ne russissez pas cliquez uniquement sur le quadrillage, vous pouvez passer par le menu pour slectionner le quadrillage: Cliquez sur le graphique Outils de graphique/Disposition/Slection active dans la liste droulantes des lments du graphique, choisir Quadrillage principal de Axe vertical Cliquez sur Suppr de votre clavier

http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=97 <<Tableau de bord tutorial2.xls>>

Tutoriel Tableau de bord sur Excel Partie 4


Nous allons aller la phase finale de notre tutoriel sur la mise en place de ce tableau de bord , les articles prcdents nous ont permis de mettre en place, la 1re partie et la 2me partie de notre tableau de bord. A la fin de l'article vous pourrez tlcharger le fichier Excel du tableau de bord. Aujourdhui nous allons mettre en place la dernire partie de ce tableau de bord.

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Pour arriver ces graphiques, nous avons utilis la mise en forme conditionnelle. Pour rendre dynamique nos donnes nous avons utilis la barre de dfilement inclus dans longlet dveloppeur dExcel. Dans la feuille TableauBord

1- Crer les graphiques avec la mise en forme conditionnelle:

a- Construction du tableau o En D37 , F37, H37, J37, L37 et M37 crire respectivement Total, Agence1, Agence2, Agence3, Agence4 et Agence5 o Pour la colonne Total En C38 crire =Donnes!B4, en D38 crire = Donnes!C4, en E38 crire =D38 Copier cette C38:E38 (Ctrl+C) et coller (Ctrl+V) dans C39 :E47 o Pour les autres colonnes cest le mme principe: En F38 crire =Donnes!D4 G38 =F38 H38 = Donnes!E4 I38 =H38 J38 = Donnes!D4 K38 =J38 L38 = Donnes!E4 M38 =L38 N38 = Donnes!F4 O38 =N38 Copier (Ctrl+C) F38 :O38 et coller (Ctrl+V) F39 :O47 Notre tableau est cr, maintenant nous allons mettre les mises en forme dans ce tableau pour avoir les graphiques. La mthode que je vais utiliser marche uniquement dans Excel 2007 et 2010. Dans un futur article, jexpliquerai comment faire ces mmes graphique s sans mise en forme conditionnelle . Pour le moment... b- Mettre les mises en forme conditionnelles : Pour la colonne du total o Slectionner D38:D47 o Accueil/Style/Mise en forme conditionnelle/Barre de donnes/Autres rgles

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o Dans la bote de dialogue Nouvelle rgle de mise en forme , cochez la case afficher la barre uniquement

o Valider en appuyant sur OK Pour les autres colonnes ce sera exactement le mme processus: o Slectionner les plages F38:F47, H38 :H47, J38 :J47, L38 :L47, N38 :N47

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2- Rendre dynamique notre tableau avec la barre de dfilement

Pour le faire, slectionner la 1re plage, appuyer sur la touche de votre clavier Ctrl, et slectionner les autres plages sans lcher la touche Ctrl o Accueil/Style/Mise en forme conditionnelle/Barre de donnes/Autres rgles o Dans la bote de dialogue Nouvelle rgle de mise en forme , cochez la case afficher la barre uniquement o Valider en appuyant sur OK A ce niveau, vos graphiques sont insrs mais votre tableau de bord nest pas dynamique a- Insrer la barre de dfilement o Dveloppeur/Insrer/Barre de dfilement o Glisser votre barre de dfilement o Appuyer sur Ctrl+1ou Ctrl+Maj+1 (pour atteindre le format de la forme) o Dans la bote de dialogue Format de contrle/Contrle/Cellule lie =$A$2 Valider b- Crer des noms pour le tableau des donnes o Activer la feuille Donnes o Slectionner le B3:H103 o Formules/Noms Dfinis/Depuis la slection

Cette action nous a permis de crer en mme temps prs de 105 noms correspondants chacun dune part chaque ligne de produit et dautres part les montants par agences. Un aperu de ces noms peu ce faire dans Formules/Noms Dfinis/Gestionnaire des noms

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o Crer un nom qui reprsente la liste des produits Formules/Noms dfinis/Dfinir un nom Nom : ListeProduit Fait rfrence =Donnes!$B$4:$B$103 c- Rendre dynamique les noms dans la feuille TableauBord o Activer la feuille TableauBord o En C38, remplacer la formule qui y est par = INDIRECT("Donnes!B"&(4+A2)) Le rsultat de cette formule est =Donnes!B5 (en supposant quil y a la valeur 1 dans la cellule A2) o En C39 remplacer la formule par = INDEX(ListeProduit;EQUIV(C38;ListeProduit;0)+1) Pour avoir des prcisions sur la fonction INDEX voir larticle INDEX o Copier cette formule (Ctrl+C) et la coller dans C40 :C47 (Ctrl+V) o En D38 crire =INDIRECT($C38) INDIRECT(D$37) ( Il y a un espace entre INDIRECT($C38)et INDIRECT(D$37) ). Cet espace me permet de faire lintersection entre les 2 plages de cellules o Copier cette formule (Ctrl+C) et la coller dans D39:D47, F38:F47, H38:H47, J38:J47, L38:L47, N38:N47 (Ctrl+V) Je pense quon a enfin termin notre tableau de bord. Ctait long mais je lespre intressant et clair. Sil y a des points qui restent floues ou ne marchent pas, relisez step-by-step et cherchez lerreur. Si a ne marche toujours pas, alors vous serez finalement obliger dutiliser la place pour les commentaires, et me poser des questions. Je serai ravi dy rpondre.

Le fichier final du tableau de bord est tlchargeable sur ce lien.

Remarque: Lorsqu'on fait un vritable tableau de bord de la performance qui est destin un directeur gnral, il est important de ne pas le surcharg avec un nombre important d'informations. En gnral les DG n'ont pas le temps de "jouer" avec les tableaux de donnes super dynamiques. A ce niveau la vraie force du concepteur du tableau bord est sa capacit choisir les indicateurs cls de performances (maximum 20) qui permettent au DG de piloter son entreprise. Un tableau de bord tel qu'on vient de le construire serait plutt destin un responsable oprationnelle de l'entreprise. Coll partir de <http://www.tssperformance.com/blog2.php?id=98>

<<Tableau Bord tuto-final.xlsx>>

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