PCGeek Documento de Requisitos de Usuario (URD)

Ingeniera del Software II Curso 2 !2 "

1 Introduccin.....................................................................................................................................3
1.1 Organizacin de la empresa ................................................................................................................3

2 Gestin del almacn........................................................................................................................4

2.1 Situacin actual.....................................................................................................................................4 2.2 Requisitos ...........................................................................................................................................4

3 Gestin de pedidos de clientes.........................................................................................................5

3.1 Situacin actual.....................................................................................................................................5 3.2 Requisitos..............................................................................................................................................6

4 Gestin de compras a proveedores..................................................................................................7

4.1 Situacin actual.....................................................................................................................................7 4.2 Requisitos..............................................................................................................................................8

5 Recepcin de Mercancas................................................................................................................8
5.1 Situacin actual.....................................................................................................................................8 5.2 Requisitos .............................................................................................................................................8

Monta!e " #a$ricacin......................................................................................................................%

6.1 Situacin actual..................................................................................................................................... 6.2 Requisitos..............................................................................................................................................

7 &nvos.............................................................................................................................................1'
7.1 Situacin actual...................................................................................................................................1! 7.2 Requisitos............................................................................................................................................1!

1 Introduccin
PCGeek es una empresa de venta y montaje de ordenadores (PCs). Desde su creacin en 1995 su volumen de trabajo a crecido de !orma considerable. "n los primeros tiempos constru#an ordenadores para vender a particulares y pe$ue%as empresas& pero actualmente construyen PCs $ue posteriormente ser'n vendidos en (randes super!icies comerciales distribuidas por todo el pa#s. )u volumen de !abricacin actual es de unos 5** PCs por semana. +a empresa posee un almac,n en el $ue (uarda la (ran cantidad de componentes (tarjetas& -DDs& cajas& etc.) $ue proceden de pedidos a los !abricantes de -ard.are. +a (estin de este almac,n probablemente sea la parte m's compleja del sistema. Por un lado& se reali/an pedidos de componentes a proveedores (!abricantes como 0uantum& Creative& etc) $ue cuando se reciben se dan de entrada en el almac,n. Por otro lado& los componentes almacenados se utili/ar'n en la construccin de PCs. "stos PCs son montados por los operarios de la empresa& $ue trabajan en los talleres. +os PCs& a su ve/& ser'n almacenados para su posterior distribucin y venta (al por mayor& e1clusivamente). "l almac,n se encuentra a unos 15 2m. de los talleres de montaje& lo cual supone un inconveniente tanto a la ora de comunicarse como a la de trasladar los componentes y los PCs ya construidos.

1.1 Organizacin de la empresa

+a empresa se compone de los si(uientes departamentos3 4 4 Direccin3 5oma las decisiones principales $ue a!ectan al !uncionamiento de la empresa. Departamento de Compras3 5rata con los proveedores y reali/a los pedidos. "st' situado en las o!icinas principales de la empresa. 4 Departamento de 6entas3 5rata con los clientes y recibe sus pedidos. "st' situado en las o!icinas principales de la empresa. 4 7lmac,n3 Guarda los componentes y los PCs. "st' situado a 15 2m. de las o!icinas principales de la empresa. 4 5alleres3 +u(ar donde los operarios montan los ordenadores. "st' situado en el mismo edi!icio $ue las o!icinas principales de la empresa.

2 Gestin del almacn

2.1 Situacin actual
+a (estin actual del almac,n resulta e1tremadamente ine!iciente y esto a!ecta absolutamente a todas las 'reas de la empresa. 7l(unas de las carencias detectadas son3 4 Debido a la distancia y a los problemas de comunicacin con el almac,n (por tel,!ono)& no es posible conocer& con detalle y en tiempo real& el stock actual del almac,n. Como consecuencia& no es posible predecir con e1actitud si se podr'n dar salida a los pedidos pendientes de servir. 4 +a ubicacin en el almac,n de los componentes y de los PCs no se encuentra optimi/ada. De ec o& actualmente se encuentran me/clados componentes con PCs a lo lar(o y a lo anc o del almac,n& con las consi(uientes ine!iciencias $ue se producen tanto en el proceso de recepcin de mercanc#as como en su posterior env#o. 4 "1isten numerosos tiempos no productivos debido a la !alta de automati/acin del proceso de solicitud de reposiciones de material. 8(ualmente& los empleados encar(ados del montaje de los ordenadores no reciben puntualmente la in!ormacin relacionada con la disponibilidad de materiales& provocando retrasos innecesarios en su trabajo (a veces& con (raves repercusiones& pues los clientes est'n esperando al(9n pedido) 4 )e producen demasiados errores relacionados con la ubicacin de los componentes y de los productos (PCs) en el almac,n. 4 +a carencia de in!ormacin en tiempo real provoca $ue a veces se consideren como ocupados al(unos uecos libres& y viceversa& provoc'ndose as# ine1actitudes acerca de la capacidad actual del almac,n.

2.2 Requisitos
Con la construccin del nuevo sistema se pretende solucionar& dentro de lo posible& los problemas descritos. +a implantacin del sistema nuevo e1i(ir'& no obstante& una nueva estructuracin de la super!icie del almac,n1. "n concreto& el almac,n se dividir' en dos secciones3 una para almacenar
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"sto es un ejemplo de cmo& muc as veces& la presencia de un sistema in!orm'tico !uer/a a reali/ar cambios en el

entorno $ue a!ectan a aspectos aparentemente desconectados de dic o sistema.

componentes y otra para almacenar los PCs ya construidos. +a seccin de componentes se dividir' en /onas& y cada /ona almacenar' e1clusivamente un tipo de componentes (tarjetas (r'!icas& placas base& etc.). +a seccin de PCs se dividir' en /onas correspondientes a distintos e$uipos (una /ona para e$uipos basados en Pentium 888 :**& otra para los basados en Pentium 888 5**& etc.). 5anto para componentes como para PCs& cada /ona se dividir' en columnas y las columnas se dividen en alturas. +a combinacin de una seccin& una /ona& una columna y una altura se denomina ; ueco;& y puede estar vac#o o contener uno o varios objetos (componentes o PCs& se(9n el caso). "n las recepciones de material (si se $uiere $ue esta or(ani/acin del almac,n sirva realmente para al(o) los componentes recibidos ser'n adecuadamente eti$uetados y almacenados en su lu(ar correspondiente. )e dar'n de alta en el sistema& indicando tipo de componente& !ec a de lle(ada y ubicacin en el almac,n& entre otros datos. "l sistema proporcionar' a los empleados del almac,n la in!ormacin acerca de $u, uecos se encuentran libres se(9n el tipo de componente $ue se vaya a almacenar.

3 Gestin de pedidos de clientes

3.1 Situacin actual
+os clientes de la empresa son& en (eneral& (randes super!icies. 7ctualmente& la lista de clientes se maneja de !orma semi4manual& por medio de ojas de c'lculo. Cuando se recibe un pedido (normalmente por correo convencional& pero tambi,n a trav,s del tel,!ono o el !a1) el Departamento de 6entas se pone en contacto con el responsable del almac,n. <ste con!irma si ay o no e1istencias de los PCs solicitados por el cliente. "ste 9ltimo proceso est' sujeto a muc os errores y problemas& pues el almac,n no !unciona con la rapide/ y precisin $ue ser#an deseables. =inalmente& el responsable del almac,n se encar(a de (estionar el env#o de los PCs al cliente& por medio de las !ur(onetas propiedad de la empresa. +os pedidos $ue acen los clientes ((randes super!icies) no son de uno o dos PCs sino de lotes de entre >* y 1** ordenadores& se(9n la temporada. Por ello la empresa dispone de una !lotilla de camiones y !ur(onetas para reali/ar el transporte de los PCs desde el almac,n asta el lu(ar solicitado por el cliente. +as con!i(uraciones b'sicas de los PCs son impuestas por la direccin de la empresa& y los clientes solicitan PCs de acuerdo con estas con!i(uraciones pre!ijadas (o sea& no se acen PCs ?a medida@

del cliente). Para cada con!i(uracin& se establecen una serie de par'metros b'sicos (tipo CPA& velocidad CPA& capacidad B7C& capacidad disco& etc.). "videntemente& esto complica el proceso& pues a la ora de responder a los pedidos& deber#a contarse con e1istencias su!icientes de los componentes re$ueridos. 8(ualmente& el almacenaje de los PCs deber#a reali/arse se(9n con!i(uraciones similares& para evitar b9s$uedas prolon(adas por el almac,n asta dar con los PCs re$ueridos. "l principal problema del m,todo de trabajo actual es $ue muc as veces no se puede responder a los pedidos de los clientes debido a m9ltiples ra/ones& como pueden ser las si(uientes3 4 4 Do se conoce con total precisin la disponibilidad de ordenadores en el almac,n. +os constructores de ordenadores no pueden prometer con e1actitud cuantos ordenadores estar'n listos para una determinada !ec a& por$ue& entre otras cosas& no conocen con precisin la disponibilidad de componentes en el almac,n. 4 7ctualmente& la comunicacin con el almac,n deja muc o $ue desear& pues se utili/a el !a1 y el tel,!ono.

3.2 Requisitos
"l sistema deber' proporcionar la operacin de creacin de pedidos de clientes (alta de pedidos). Durante la creacin de pedidos& se desea $ue el sistema proporcione in!ormacin actuali/ada acerca de los PCs $ue se encuentran en el almac,n& diciendo $u, PCs se encuentran reservados para su venta y cuales no. )e desea tambi,n poder predecir con cierta e1actitud la satis!acibilidad de los pedidos reali/ados por los clientes. Por ejemplo& si un determinado cliente solicita E* PCs y ,stos no se encuentran en e1istencias& mediante la in!ormacin $ue proporcione el sistema deber#a ser posible determinar si disponemos de material su!iciente o no para construir los E* PCs. )i se dispone de este material& entonces dic o pedido podr' ser servido al cabo de un tiempo y los componentes a!ectados podr#an ser marcados como ;reservados; (para $ue no sean utili/ados en la construccin de otro PC). )i no se dispone del material& el cliente deber#a reducir el n9mero de PCs de su pedido.

4 Gestin de compras a proveedores

4.1 Situacin actual
+os proveedores de la empresa son conocidos !abricantes de -ard.are& a $uienes se les compran versiones F"C (Fri(inal "$uipment Canu!acturer) de sus productos. +o m's complejo de la (estin de pedidos es la coordinacin entre unos pedidos y otros3 Do tiene sentido& por ejemplo& reali/ar pedidos de !orma $ue se acumulen D tarjetas (r'!icas por un lado y DG>* placas base por otro. +o ideal es $ue siempre se dispon(a en el almac,n de cantidades e$uilibradas de componentes. Por esta ra/n& la coordinacin entre el Departamento de Compras y la (estin del almac,n es crucial. 7ctualmente lo $ue se ace es intentar comprobar el stock e1istente de un determinado componente antes de pedir otra cantidad. "n primer lu(ar& el operario $ue necesita el material se pone en contacto con el responsable del almac,n para $ue ,ste compruebe las e1istencias de los componentes $ue el operario necesita. +a comprobacin de las e1istencias es absolutamente ?manual@. "l responsable del almac,n mantiene una lista (en una componentes e1istentes& pero oja de c'lculo) de los ay tantos errores e inconsistencias $ue cada mes es necesario

reinventariar todo (lo cual es una tarea en(orrosa& $ue consume demasiado tiempo& y tampoco est' libre de errores). 7dem's& la comunicacin con el almac,n es por !a1 o por tel,!ono& lo cual no siempre es demasiado e!iciente. 7 veces& un operario se a visto obli(ado a retrasar su trabajo en espera de un componente $ue necesitaba& cuando en realidad dic o componente se encontraba en el almac,n. "n el supuesto de $ue los componentes solicitados por el operario no se encuentren en el almac,n& el operario se pondr' en contacto con la Direccin de Compras& y ,sta reali/ar' el pedido al proveedor correspondiente. +a Direccin de Compras mantiene una pe$ue%a base de datos de proveedores& y los pedidos los reali/a por medio de un procesador de te1tos. 7 veces se a enviado el mismo pedido dos veces a un proveedor& pues casi no reali/ados. ay control de $u, pedidos an sido& o no&

4.2 Requisitos
+os pedidos a proveedores se introducir'n a trav,s del sistema& para su re(istro y posterior emisin. "sto implica $ue el sistema debe proporcionar ayuda en las si(uientes tareas3 4 7lta de Proveedores 4 7lta de pedidos Durante la creacin de pedidos& el sistema proporcionar' in!ormacin sobre la cantidad de componentes en stock& con idea de reali/ar pedidos ajustados a las necesidades !uturas de !abricacin. De cara a plani!icar la construccin de PCs& adem's& no se debe tan slo proporcionar in!ormacin acerca de $u, componentes se encuentran en el almac,n& sino tambi,n $u, componentes se espera recibir en un determinado pla/o de tiempo.

5 Recepcin de Mercancas
5.1 Situacin actual
"l proceso de recepcin de la mercanc#a solicitada a los proveedores es& actualmente& muy de!iciente. )e supone $ue cuando se reciben los componentes solicitados& deber#an ser almacenados en sus lu(ares correspondientes. 7ctualmente esto no se ace as#& pues ni si$uiera la super!icie del almac,n se alla lo su!icientemente ordenada en secciones para distintos tipos de componentes yGo PCs ya construidos. 7 veces& en una tarde& se reciben tres o cuatro pedidos a la ve/& con lo cual& lo $ue se ace actualmente es almacenarlos en el primer sitio a la vista. "sto provoca& a la lar(a& una irre(ular distribucin de los componentes por todo el almac,n& con inmensas di!icultades a la ora de intentar locali/arlos.

5.2 Requisitos
)e espera $ue el sistema proporcione in!ormacin actuali/ada acerca de la ocupacin real del almac,n y de los pedidos $ue se espera recibir. "sto permitir#a a los empleados del almac,n plani!icar por adelantado las recepciones& de !orma $ue los componentes recibidos $ueden adecuadamente clasi!icados.

6 Montaje y fabricacin
6.1 Situacin actual
Dormalmente& el proceso de montaje de los PCs& desde el punto de vista de (estin de la empresa y del almac,n& implica las si(uientes tareas3 4 )eleccionar las pie/as adecuadas del almac,n. Dic as pie/as& por tanto& dejan de pertenecer al stock de pie/as. 4 Beali/ar el montaje del PC. )iempre se a%ade una eti$ueta a cada PC !inali/ado indicando su con!i(uracin e1acta (CPA& Cbytes de B7C& tama%o de disco& tarjetas& etc.) 4 7lmacenar el PC. Dic o PC& por tanto& pasa a !ormar parte del stock. +os problemas con los $ue se encuentran los operarios encar(ados del montaje de los ordenadores son los si(uientes3 4 Di!icultades para plani!icar su trabajo& debido a $ue no conocen con precisin ni los componentes $ue se encuentran en stock ni los pedidos $ue se espera recibir de los proveedores en un pla/o pr1imo. 4 "l almacenamiento de los PCs& junto con la in!ormacin de la con!i(uracin de cada uno& es un proceso $ue introduce demasiados errores.

6.2 Requisitos
)e deber#a poder ele(ir los componentes por medio del sistema. Consultando& por tipo de componente& a$uellos $ue se encuentran en el almac,n& se podr'n elaborar listas de componentes $ue ser'n enviadas al responsable del almac,n. "l sistema deber#a responder a consultas acerca del n9mero de componentes& tipo de componentes& etc.& $ue se encuentran en el almac,n o $ue se espera recibir antes de una determinada !ec a.

7 Envos
7.1 Situacin actual
8(ualmente& el proceso de a(rupacin de mercanc#as (PCs) para ser enviadas a un cliente& no est' libre de errores e ine!iciencias. Por un lado& se necesitan a(rupar juntos una serie de ordenadores (>* como m#nimo& pero a veces >5* o H**) para car(arlos en los camiones. "ste proceso se ver#a optimi/ado si los ordenadores estuvieran situados cerca del muelle de car(a del almac,n& lo cual no siempre es as#. +o $ue resulta m's (rave es $ue se cometen muc os errores debido a $ue la con!i(uracin de los ordenadores solicitados no es la misma $ue la de los ordenadores enviados. "sto provoca $ue muc os env#os sean rec a/ados por el cliente.

7.2 Requisitos
"l sistema deber' responder a consultas acerca de $u, PCs en stock corresponden a un determinado pedido de un cliente. 8(ualmente& el sistema proporcionar' in!ormacin acerca de la locali/acin en el almac,n de los ordenadores correspondientes a un pedido de un cliente. 7un$ue no ten(a relacin directa con el sistema in!orm'tico& se supone $ue la nueva reestructuracin del almac,n ubicar' los PCs cerca del muelle de car(a.