AO DE LAS CUMBRES MUNDIALES

I y II EVALUACIN A DISTANCIA

ALUMNA

CARRERA

LIZ MARGARITA RAMOS VARGAS

ADMINISTRACIN

CURSO

INFORMTICA
APLICADA
ADMINISTRACIN III

CICLO

VII

2008

LA

PRIMERA EVALUACIN
1. Sistemas de Informacin
Los sistemas toman en cuenta a las personas, algunos hombres de negocios
tienden a pensar sobre los sistemas de informacin en trminos de equipo y
tecnologa.
El reconocimiento de la importancia de las funciones humanas en cualquier sistema,
ha llevado a una definicin de los sistemas de informacin que incluye cuatro
componentes: las personas, el equipo, los programas de computacin y los
procedimientos que especifican cmo se captura la informacin, cmo se registra
dentro del sistema, se procesa, y cmo se recupera para respaldar las operaciones
en proceso.
Las tendencias en la reduccin de costos del equipo han sido igualadas por una
tenencia similar en direccin contraria con respecto al costo de la mano de obras.
Por consiguiente al disear los sistemas actuales, el uso eficiente del personal ha
resultado de mayor importancia que el equipo en s mismo.
Los actuales sistemas de informacin en la mayora de las compaas importantes
se ha convertido en parte misma de sus operaciones. La prediccin de ventas,
registro de pedidos, programacin y control de la produccin, clculo de costos,
control de inventarios y su actualizacin, facturacin, cuentas por cobrar y por
pagar, y el anlisis financiero constituyen slo una lista parcial de las principales
reas de aplicacin sobre el diseo y desarrollo de los sistemas. Los tipos de
negocios servidos por tales sistemas cubren el panorama completo del comercio y
de la industria en los Estados Unidos de Amrica.
Los principios del diseo de los sistemas de informacin pueden describirse en
trminos de los siguientes pasos principales a seguir en el procesamiento de
informacin:
Principios de la captura de datos y de su registro; Principios de procesamiento y
controles; Principios de la Informacin emitida por la computadora.
Proceso de Diseo y Desarrollo de Sistemas de Informacin, los mtodos
actuales en uso pueden ser primordialmente manuales, pueden incluir algunas
mquinas de contabilidad u otro equipo semiautomtico, o pueden incluir ciertas
operaciones de computacin ya existentes. Los diseadores profesionales de
sistemas de informacin han llegado a acuerdos sensatos entre s sobre los pasos
ms importantes que deben tomarse si se desea lograr una implantacin exitosa:
Enfoque y actitud de la administracin, para que los sistemas de informacin
funcionen con xito, es preciso que la administracin asigne individuos claves para
ayudar a la planeacin y conceptualizacin del sistema y para vigilar su desarrollo.
Ellos deben tomar parte en las decisiones semanales, para que el diseo del sistema
se concrete a las necesidades especficas de la compaa.
Anlisis de los requerimientos, es observar las necesidades de informacin de la
compaa en las reas particulares de aplicacin consideradas y la relacin de esas
aplicaciones con otras actividades de procesamiento de la informacin. El enfoque
en este paso se concentra en las necesidades generales de contenido y en las
aplicaciones ms relevantes en actividades de procesamiento.

Diseo conceptual, se dirige con frecuencia al conocimiento de las aplicaciones

existentes como base para desarrollar conceptos nuevos. El resultado del proceso
de diseo conceptual es una especificacin general que muestra los enfoques ms
significativos del procesamiento para los requerimientos de informacin.
Seleccin de equipo y de los programas, al seleccionar el equipo, el enfoque usual
es proporcionar una solicitud de propuestas a todos los proveedores calificados.
Esta forma contendr o har referencia al diseo conceptual y a las proyecciones
relativas a la carga de trabajo derivada de las transacciones.
Diseo detallado, el objetivo es la conversin del diseo conceptual en un formato
que pueda utilizarse por el grupo de trabajo de implantacin para estructurar y
vigilar su funcionamiento, el diseo detallado incluye el dibujo de formas
especficas de entrada y salida de informacin y formatos de informes, bosquejos
detallados para el archivo, y las especificaciones de la programacin.
Implantacin del sistema, es la puesta en marcha del sistema, que incluye el
desarrollo de los programas de computacin, los procedimientos del usuario, la
conversin de los datos operacionales al formato apropiado del sistema nuevo, la
prueba de los programas de computacin, tanto en forma individual como todo un
sistema, la aceptacin del usuario para probarlos, y un periodo de pruebas en
paralelo para garantizar una transicin gradual entre el sistema existentes y el que
se est poniendo en funcionamiento.
2. Efectividad en el departamento de procesamiento electrnico de datos
(PED)
La administracin de PED tendr siempre explicaciones para:
. Presupuestos crecientes
. Actividades que no produzcan beneficios tangibles
. Pobres resultados al entregar sistemas de aplicaciones slidos y bien diseados
que no necesiten cambios inmediatos y que puedan modificarse con facilidad
cuando se precise.
Cuatro indicadores de la Efectividad:
Informacin para la administracin
Diseo total de los sistemas
Nivel de satisfaccin
La efectividad de los costos
Qu se incluye en una evaluacin ms detallada?
Tres reas:
Administracin, examnese, tanto la direccin y el control que la administracin
general ejerce sobre las actividades PED, como el control administrativo que la
administracin PED mantiene sobre las actividades del departamento.
Sistemas y Programacin, examnese los estndares y prcticas utilizadas para
llevar a cabo esta importante funcin, la cual es tan esencial para un PED efectivo
como lo son el buen diseo y la ingeniera con respecto al xito de los productos
fabricados.

Operaciones, evalense los procedimientos de control para asegurarse de que las

aplicaciones se estn procesando adecuadamente y que la configuracin del equipo
se utiliza en forma efectiva.
3. Efectividad de los sistemas de aplicaciones de la computadora
Casi todos los administradores que han utilizado un sistema de aplicacin de la
computadora lo han encontrado insatisfactorio en algn aspecto. A fin de
contestar de un modo adecuado esta situacin es necesario proceder en una forma
metdica que permita definir las necesidades de organizacin de los sistemas de
aplicacin en cuanto al procedimiento de datos y disponer de algn mtodo para
determinar si se estn cubriendo los requerimientos del caso, para lo cual
utilizaremos una metodologa prctica para comprobar si las aplicaciones de la
computadora estn realizando con xito las funciones que los usuarios les han
asignado. Los indicadores considerados incluirn los siguientes aspectos:
Por qu revisar y evaluar los sistemas de aplicacin?
Muchas veces los usuarios pueden tener insatisfacciones ya sea por fallas o por
recibir la informacin demasiado tarde o pueden carecer de valor debido a errores
en el sistema.
La causa de estos problemas puede radicar en que el sistema de diseo original sea
inadecuado o que nunca se termin la puesta en marcha del diseo en forma
conveniente o tambin puede ocurrir que el sistema funcione durante un tiempo. En
cualquiera de estos casos son razonables las quejas generalizadas de los usuarios y
existe justificacin para revisar y evaluar el sistema de aplicacin.
Sin embargo, no siempre resulta necesario realizar estas revisiones como
respuesta a las quejas del usuario, sino que se deben anticipar al crecimiento del
negocio con ms volumen de informacin a procesar y producir los informes con
ms rapidez.
Debern tambin realizar revisiones de los sistemas de aplicacin como parte
integral de la puesta en marcha de los sistemas nuevos, o de cambios importantes
en los sistemas actuales. Tendr que hacerse una revisin del diseo del sistema y
de los procedimientos planeados de operacin antes de poner el sistema en
funcionamiento para garantizar que los requerimientos del usuario queden
satisfechos.
Al anticipar las necesidades futuras y programar las revisiones antes de que surjan
los problemas, quedar ms tiempo disponible para la perfeccin ya que se
beneficiar a largo plazo.
Quin debe realizar la revisin?
En grupo es lo ms efectivo, el tamao del grupo depender del tamao de la
aplicacin a revisar, as en los sistemas grandes se requiere de un grupo de 4
personas mientras que en los sistemas pequeos requieren de menos personas.
El grupo necesitar de un analista de sistemas de procesamiento de datos que
entienda los requerimientos especificados por los usuarios e interprete estos
requerimientos y sus implicaciones para el diseo o modificacin del sistema; es
ms efectivo trabajar con un analista que no haya trabajado en el diseo original
para que pueda ser ms independiente y efectivo en el anlisis, tambin deber

contar con un miembro con experiencia en la planeacin de proyectos as como del

conocimiento de otros planes PED. Tambin es necesario que existan auditores
internos y externos, as como contar con un lder quien se encargar de dirigir al
grupo hacia fines comunes.
Cmo realizar la revisin?
Resulta ventajoso utilizar un programa estndar de trabajo como base para
ejecutar la revisin, la naturaleza exacta y la secuencia de los procedimientos
mejores para la revisin, variar sin embargo de acuerdo a las necesidades de cada
situacin. A continuacin enumeraremos los 5 pasos que se sugiere como
metodologa general adaptable a la mayor parte de las revisiones:
1. Realizar una revisin general de las funciones actuales y anticipadas de la
aplicacin tal como se usa dentro de la organizacin
2. Revisar y analizar la documentacin
3. Compara el sistema con otros similares de diversas organizaciones
4. Determinar la extensin en que el sistema satisface los requerimientos de los
usuarios: diseo de informes, oportunidad de los informes y otras.
5. Analizar los resultados, preparar y presentar los informes.
Resumen:
El propsito de los sistemas de aplicacin computarizados en las organizaciones de
negocios es ayudarlas a cumplir con sus objetivos. Los administradores a cargo de
las funciones apoyadas por dichos sistemas debern evaluarlos con periodicidad
para determinar si estn cumpliendo con su propsito. Es importante preguntarles
a las personas que usan el sistema si se encuentran satisfechas con su rendimiento
para elevar al mximo el valor de esta tcnica.

SEGUNDA EVALUACIN
Lea detenidamente los siguientes captulos
1. Evaluacin del procesamiento de datos
Por qu se necesita una evaluacin del procesamiento de datos?
La Administracin principal se preocupa por lo general de asuntos como:
- Se mueve nuestro esfuerzo de procesamiento de datos en la direccin
correcta? Cmo nos estamos comportando en relacin con nuestros objetivos
originales del negocio y con los planes a largo plazo?

Disponemos de las personas convenientes en nuestra organizacin de

procesamiento de datos? Se les ha entrenado en forma apropiada? Es
demasiado alta o baja nuestra rotacin de personal? Estamos midiendo sus
resultados en forma correcta? Los compensamos con demasiada prodigalidad o
caemos en el extremo opuesto?
- Estamos gastando demasiado o muy poco en el procesamiento de datos?
exactamente; Dnde, y por qu, estamos gastando demasiado, o muy poco?
Cundo debemos evaluar el procesamiento de datos?
Resulta evidente que ciertos tipos de situaciones deben motivar a la
administracin principal o considerar la realizacin de una evaluacin. Pero no
siempre resulta posible identificar una causa nica.
Quejas de los usuarios
Son las quejas un reflejo de alguna incapacidad grave en nuestro sistema o en
nuestro personal PED, o resulta una mera excusa?
Seria mejor un sistema PED menos complicado? O ms complejo? Tal vez un
sistema manual?
En nuestro departamento PED lo suficiente bueno?
Qu tenemos (o tienen ellos) en sistemas, equipo y personal PED?
Cmo organizar y planear una revisin?
Dada la decisin de realizar una revisin del procesamiento, debern hacerse
algunas otras decisiones importantes con respecto a los objetivos especficos y a
los enfoques.
Lo primero que hay que determinar es quien recibir los resultados de la revisin.
Esto dicta tanto la amplitud como el nfasis de la revisin as como el formato del
informe final.
La segunda decisin importante se relaciona con la amplitud y el nfasis de la
revisin. Incluye todas las reas de asuntos importantes de la actividad del
procesamiento de datos.
La tercera decisin importante se refiere a quien dirigir las revisiones. Se
enumera tres posibilidades aunque en mi opinin solo dos de ellas son viables.
- Haga que el director de procesamiento de datos conduzca con auto examen,
existen algunas falas obvias para este enfoque: Primera, que no prevalece
objetividad en la revisin, segunda, que es imposible que las personas
identifiquen con certidumbre su propia falta de conocimientos tcnicos.
- Si la compaa es grande y posee un numero de organizaciones de
procesamiento de datos, es posible hacer que una de ellas evalu a la otra. Esta
opcin puede fallar por su propia falta de objetividad.
- La tercera opcin es el uso de una organizacin externa de consultores que
este capacitada en el rea de los sistemas de informacin PED y que posea
experiencia en conducir revisiones de este tipo.
Por ultimo es necesario tomar una decisin sobre la postura que asumir la
compaa en cao de que se descubra algn punto dbil, aunque esto pueda parecer,
a primera vista, una decisin prematura, imprescindible, si ha de conducirse la

revisin con una cooperacin razonable por parte de las organizaciones del
procesamiento de datos.
Cmo se realiza una revisin de evaluacin?
Para enfocar esta cuestin se necesita contestar previamente a tres preguntas
relacionada con ella:
Cmo decide el grupo del proyecto que preguntas hacer y en qu reas?
Cmo acumularan los miembros del grupo la informacin sobre la situacin?
Cmo se harn las evaluaciones y cuales son los estndares para las
comparaciones?
La decisin relativa a que reas se cubrirn se tomara al definirse la amplitud de la
revisin. Sin embargo, se propondr una lista de las preguntas pertinentes a fin de
penetrar apropiadamente en el rea en cuestin.
La respuesta a la segunda pregunta es directa. Los grupos revisores hacen lo que
se espera de ellos. Revisan los manuales existentes sobre procedimientos y la
documentacin relativa, entrevistan, tanto al personal del procesamiento de datos
como a los usuarios, realizan observaciones fsicas sobre el terreno para confirmar
el cumplimiento del trabajo, hacen pruebas sobre el trabajo terminado, utilizan
otras herramientas apropiadas de apoyo, como son los programas de la medida del
comportamiento de a computacin, y comparan y revisan los hallazgos y
deficiencias.
Cules son los hallazgos comunes?
Perfil estadstico
Plantacin PED
Administracin y Organizacin del personal
Controles administrativos internos del departamento
Procedimientos y prcticas del desarrollo de proyectos
Procedimientos y prcticas de la produccin
Asignacin y uso de los recursos
Proteccin
Relaciones entre el departamento usuario y PED

2. Sistemas de Informacin Administrativa basados en la computadora

Qu es un sistema de informacin administrativa y por qu es importante?
El sistema moderno integrado de informacin administrativa se ha convertido en
vehculo para resolver los problemas de informacin sobre inversiones. Consiste de
los siguientes tres elementos:
1. Identificacin de las oportunidades de inversin en sistemas, comprende la
descripcin de los proyectos posibles diseados para proporcionar informacin
nueva o mejorada, con objeto de ayudar a la administracin a ser ms efectiva.
2. Seleccin efectiva y desarrollo de las oportunidades adecuadas, incluye el
desarrollo de un plan de sistemas, proporcionando orientacin a la secuencia y a

los recursos necesarios para lograr el cumplimiento de los proyectos

seleccionados.
3. Vigilancia de rendimiento sobre la inversin, incluye la implantacin y uso de un
sistema continuo de retro alimentacin, mediante el cual se mide la efectividad
y eficiencia de los sistemas y las acciones del proceso de datos para la
administracin.
El desarrollo de un sistema efectivo de informacin administrativa ayuda a
producir beneficios para la organizacin, en fecha reciente, nuestra firma realizo
un ductos, e imagen externa las que poseen sistemas efectivos de informacin
admisin administrativa en relacin con el xito de una compaa. Los hallazgos del
estudio indicaron que existe una correlacin elevada entre aquellas compaas
consideradas exitosas, y las que poseen sistemas efectivos de informacin
administrativa.
Desarrollo del Sistema de Informacin Administrativa
Tres elementos de un sistema de informacin administrativa:
Identificacin de las oportunidades de inversin en sistemas
Seleccin y desarrollo de las oportunidades correctas
Vigilancia de la inversin en sistemas
3. Viabilidad de la Minicomputadora
La minicomputadora, como resultado del avance continuo en el equipo de
computarizacin y en la tecnologa programtica, ha aumentado significativamente
la base potencial del mercado de computadoras de negocios.
La minicomputadora, cuyo costo es mucho menor que el de las primeras
computadoras en gran escala, ha incrementado el nmero de negocios que utilizan
informacin computarizada en sus procedimientos de control y operacin, esta
tendencia se aplica tanto al equipo, como a la programtica. Las caractersticas del
procesamiento de datos de las minicomputadoras son en esencia las mismas que las
que se observan en las computadoras mayores y ms costosas. Se ha desarrollado
para el mercado usuario de las minicomputadoras un nmero significativo de
sistemas pre programados o de los llamados sacados de los estantes. Estos
sistemas, que estn disponibles y creciendo en nmero en el mercado, requieren de
menos programtica PED y de habilidades de diseo de sistema para su
implantacin si se usan tal como vienen.