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FOCUS
QUO VADIS, E-MAIL?
A trentacinque anni dalla nascita, e a quindici dalla rapida diffusione grazie ad Internet, le e-mail
hanno assunto un ruolo fondamentale nei processi di business, diventando una fonte primaria del
patrimonio informativo aziendale. Alcuni spunti di riflessione per non metterle a repentaglio con
una cattiva gestione, salvaguardarne l’integrità e utilizzarle al meglio
di Luca Gargiulo*
PREMESSA
“Credo di ricordare che il testo della pri-
ma e-mail sia stato QWERTYUIOP”,
ha dichiarato l’ultrasessantenne Ray
Tomlinson durante un’intervista rila-
sciata recentemente allo storico della
rete Ian Hardy. Dall’esatto istante in
cui l’allora sconosciuto ingegnere di-
gitò il testo del primo messaggio che
inviò a se stesso via Arpanet (la rete
antesignana di Internet) tutti i net-ci-
tizen (i cittadini del ciberspazio) ini-
ziarono ad essergli debitori delle gioie
e dei dolori derivanti dal futuro utiliz-
zo della posta elettronica. L’enigmati-
co testo della prima e-mail, che in real-
tà altro non era che la sequenza di ca-
ratteri, da sinistra a destra, della se-
conda riga della tastiera di un compu-
ter, assai simile a quella che utilizziamo
ancora oggi, non aveva un contenuto
informativo particolare, essendo sola-
mente un messaggio di test, e non fe-
ce molta strada, poiché si mosse tra
due elaboratori che stavano nella stes-
sa stanza. Ciò nonostante, a fine otto-
bre del 1971, il dado era tratto. Da al-
lora, dopo i primi vent’anni di “ro-
daggio” in ambito meramente milita-
re e scientifico, con la nascita del
World-Wide Web ad opera di Tim Ber-
ners-Lee presso il CERN di Ginevra,
le e-mail hanno iniziato la loro rapida
diffusione nei segmenti private e busi-
ness, spinte anche dalla loro potenzia-
lità di trasferimento pressoché imme-
diato di allegati quali fogli elettronici,
documenti di testo, copie di fax, foto
e file multimediali. Parallelamente, con
l’ampliarsi della rete, l’aumento della
sua capacità trasmissiva e il moltipli-
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carsi degli utenti Internet dotati di un
account di posta elettronica, il nume-
ro delle e-mail è ulteriormente cre-
sciuto, anche per la proliferazione dei
cosiddetti messaggi junk, aventi con-
tenuti assolutamente inutili, se non
addirittura molesti. La diffusione del-
la posta elettronica e il suo utilizzo
massivo come strumento di lavoro
hanno infine evidenziato alcuni pro-
blemi legati alla gestione e all’archi-
viazione delle e-mail. Inoltre, a fronte
dei diversi possibili utilizzi della posta
elettronica, si sono manifestate molte
incertezze interpretative relativamente
alla sua intrinseca natura e al suo trat-
tamento.
TIPOLOGIE E VOLUMI
Può darsi il caso, peraltro remoto, che
un utente Internet non abbia un indi-
rizzo di posta elettronica, così come
può accadere, assai più frequentemen-
te, che ne possieda più di uno. Il nu-
mero di utenti della rete, quindi, seb-
bene non coincida esattamente con il
numero di caselle di posta elettronica
realmente registrate, ne rappresenta si-
curamente una buona approssimazio-
ne. Facendo riferimento ai dati pub-
blicati dall’International Telecommu-
nication Union (ITU), dal 2001 al
2004 il numero italiano degli utenti
della rete è quasi raddoppiato, passan-
do, rispettivamente, da 15,6 a 28,9
milioni, con un incremento medio an-
nuo superiore al 20%. Stime attendi-
bili indicano per il 2005 un numero di
account attivi pari a circa 30 milioni e
tale ammontare potrebbe leggermen-
te incrementarsi fino a superare i 31
milioni nel 2006, anche se in futuro sa-
rà destinato a crescere più lentamente
11•IGED.IT•ANNO XIV•N°4-2005
per effetto contrapposto della razio-
nalizzazione degli indirizzi multipli e
della comparsa di nuovi utenti. Oltre
la distinzione in utenze private e busi-
ness, gli account attivi possono essere
raggruppati in tre categorie distinte,
ciascuna delle quali vale all’incirca un
terzo del totale:
- Web mail (circa 10,4 milioni di ac-
count), quasi sempre di tipologia pri-
vate e solitamente usati via browser In-
ternet, pur essendo utilizzabili anche
tramite appositi programmi di gestio-
ne della posta elettronica residenti su
personal computer. Sono inoltre dotati
di una discreta capacità di storage sugli
e-mail server e includono nel proprio
identificativo, oltre il nome stabilito
dall’utente, il dominio del portale da
cui viene erogato il servizio;
- Client via Internet Service Provider
(circa 9,6 milioni di account), princi-
palmente di tipologia private e gene-
ralmente usati via personal computer
tramite programmi di gestione della
posta elettronica, poiché dotati di una
ridotta capacità di storage sugli e-mail
server, per la quale si rende necessario
“scaricare” periodicamente la casella di
posta. Includono nel proprio identifi-
cativo, oltre il nome stabilito dall’u-
tente, il dominio dell’ISP;
- Corporate (ca. 10 milioni di account),
di tipologia business, usati dagli utenti
via personal computer o altri device con
l’ausilio di programmi di gestione di
posta elettronica. Sono dotati di una
capacità di storage sugli e-mail server
teoricamente elevata (in ogni caso am-
pliabile a richiesta) e includono nel
proprio identificativo, oltre il nome
attribuito dall’azienda all’utente, il do-
minio dell’azienda stessa.
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Relativamente al numero di e-mail per
account smistate in rete, si stima che, su
una base annua di 365 giorni solari, nel
2001 un utente ricevesse mediamente
meno di 10 e-mail al giorno, mentre
nel 2004 questo numero sia aumenta-
to del 50% circa (passando a circa 14).
Sulla base di queste assunzioni il nu-
mero totale di e-mail ricevute in Italia
dal 2001 al 2004 sarebbe variato sen-
sibilmente, da 55 a 146 miliardi. An-
che per il 2005 si prevede una crescita
significativa del numero medio di e-
mail ricevute (fino a 17), mentre per il
2006 ci si aspetta che questo numero
vada assestandosii.
Poiché sia il numero di account, sia il
numero medio di e-mail ricevute per
utente sono aumentati cospicuamen-
te negli ultimi anni, al fine di com-
prendere in maggior dettaglio quali
variabili ne abbiano influenzato la cre-
scita, è altresì opportuno analizzare le
diverse tipologie di messaggi e come
queste categorie abbiano variato nel
tempo il loro peso percentuale sul to-
tale della posta elettronica movimen-
tata. Ai fini dell’analisi, quindi, si ri-
corda che in letteratura si fa riferi-
mento comune a cinque tipologie di
messaggi: le junk mail, la pubblicità, le
e-mail personali, le newsletter e le e-
mail di lavoro.
Junk mail - Dal punto di vista concet-
tuale ogni singola e-mail ricevuta può
essere stata in qualche modo indotta
dall’utente (per il fatto che abbia dato
il proprio consenso a ricevere del ma-
teriale informativo, si sia registrato su
un sito, ecc.), oppure giungere nella ca-
sella postale senza nessuna motivazio-
ne e da un mittente del tutto scono-
sciuto. Generalmente è assai semplice
identificare, sia per i contenuti, sia per
la veste grafica, questi messaggi, detti
junk mail e derivanti da attività di
spam. Quest’ultima espressione, che
non è altro che l’acronimo di una car-
ne in scatola (Spicy Pork And haM), è
entrata nel linguaggio informatico mu-
tuata da una famosa gag dei Monty
Python ambientata in una trattoria in-
glese, per la sua ossessiva presenza
in tutte le vivande proposte ai com-
mensali.
La crescita dello spam elettronico ha
avuto un preoccupante picco negli an-
Pagina 2
ni 2003 e 2004, tanto che i program-
mi di gestione della posta elettronica
che ne erano sprovvisti hanno adotta-
to funzionalità specifiche per la defi-
nizione di filtri in grado di intercetta-
re ed eliminare automaticamente i
messaggi indesiderati; parallelamente,
anche i gestori dei server di posta elet-
tronica hanno messo in essere funzio-
nalità simili, limitando a monte l’im-
patto dello spam sull’utenza. Pur non
essendo disponibili statistiche atten-
dibili sullo spam, si stima che le con-
tromisure prese dai gestori delle infra-
strutture di posta elettronica siano sta-
te in grado di arginare il fenomeno,
contenendolo nel 2004 in un intorno
del 25% della posta elettronica rice-
vuta. Già dal 2005, comunque, questa
percentuale potrebbe contrarsi legger-
mente, perdendo circa due punti per-
centuali entro il 2006.
Pubblicità - La pubblicità è una cate-
goria di e-mail che negli ultimi quat-
tro anni ha visto aumentare la propria
incidenza sull’intero ammontare della
posta elettronica consegnata. Solleci-
tata o “patita”, la pubblicità si attesta
attualmente intorno al 22% della po-
sta elettronica ricevuta in Italia e sem-
bra non infastidire particolarmente l’u-
tenza, che anzi la tollera e, marginal-
mente, la utilizza. Se si raffrontano i
dati del 2002 con quelli del secondo
quadrimestre 2005, il tasso di apertu-
ra delle e-mail pubblicitarie è dimi-
nuito notevolmente, perdendo circa
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dieci punti percentuali ed attestando-
si al 27% del totale e-mail pubblicita-
rie recapitate; tuttavia, se si guarda al
click-through, questa percentuale è pa-
ri a circa l’8% delle e-mail di pubbli-
cità recapitate, dimostrandosi un ri-
sultato di tutto rispetto, soprattutto se
raffrontato all’elevato numero di uten-
ti raggiunto.
Per gli anni a venire si prevede co-
munque che la pubblicità possa ulte-
riormente aumentare, guadagnando
tre punti percentuali, fino a giungere
al 25% della posta elettronica recapi-
tata a fine 2006.
e-mail personali - La posta elettronica
personale, quella scambiata con amici
e colleghi, senza che questa abbia atti-
nenza con il lavoro, è rimasta sostan-
zialmente invariata negli ultimi quat-
tro anni; entro il 2006, però, si preve-
de che questa categoria possa perdere
circa due punti percentuali, attestan-
dosi al 19% di incidenza sul totale del-
la posta elettronica recapitata. Il po-
tenziale aumento di questa tipologia di
messaggi, infatti, è stato profonda-
mente calmierato dal successo dei nuo-
vi prodotti informatici di social soft-
ware, tra cui si annoverano tutti gli ap-
plicativi di instant messaging che per-
mettono la chat in tempo reale con
uno o più utenti, monitorando la loro
presenza online e permettendo lo scam-
bio immediato di qualsiasi file, oltre la
fruizione di contenuti multimediali,
quali l’audio e la video conversation.
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Newsletter - Le newsletter sono una ca-
tegoria di e-mail in netta regressione,
avendo perso negli ultimi quattro an-
ni circa otto punti percentuali e atte-
standosi nel 2004 al 17% della posta
elettronica consegnata. Dopo gli anni
ruggenti della new economy, la contra-
zione è definibile fisiologica: dal lato
redazionale, vi è stata la necessità di
sopprimere alcune testate o di accor-
parle (principalmente per problemi di
budget), mentre, dal lato dell’utenza, si
è manifestata una certa disaffezione,
che ha portato alla disdetta di molti ab-
bonamenti.
Per il futuro non vi sono tuttavia evi-
denze di un’inversione di tendenza,
per cui, entro il 2006, le newsletter po-
trebbero attestarsi intorno al 15% del-
la posta elettronica consegnata.
e-mail di lavoro - Gli anni del boom di
Internet sono stati caratterizzati da un
uso indiscriminato della posta elettro-
nica; in particolare, chiunque sul la-
voro sia stato dotato di un account cor-
porate ricorda di essere stato tempesta-
to di messaggi inoltrati “per cono-
scenza”. Tuttavia, le rimostranze degli
utenti più giudiziosi, giustamente in-
fastiditi dagli enormi volumi di posta
elettronica da leggere, e il naturale dif-
fondersi di una certa netiquette infor-
matica, che ha definitivamente sanci-
to l’utilizzo oculato e coscienzioso del-
la forma scritta, hanno fatto mutare so-
stanzialmente le caratteristiche della
posta elettronica scambiata in ufficio.
Pagina 3
Inoltre, considerando la progressiva
espansione dell’utenza private, attual-
mente pari ai due terzi degli account
esistenti, le e-mail di lavoro hanno per-
so dieci punti d’incidenza percentuale
sul totale della posta consegnata, atte-
standosi nel 2004 al 15% (45% se rap-
portata alle sole utenze corporate). Tut-
tavia, la crescente integrazione delle e-
mail nei processi aziendali e la diffu-
sione dei telefoni di ultima generazio-
ne, che permettono la lettura della po-
sta elettronica lontano dalla scrivania
di lavoro, stanno facendo registrare
una sensibile inversione di tendenza. In
particolare, gli utenti dotati di PDA
(personal device assistant) dimostrano
una forte propensione a rispondere
tempestivamente ai messaggi ricevuti
(per presa conoscenza, per inoltrare i
messaggi stessi ad altri, ecc.), generan-
do in questo modo maggior traffico.
Per questi motivi si prevede che entro
il 2006 vi possa essere un sensibile in-
cremento delle e-mail di lavoro, fino a
raggiungere il 17% circa della posta
elettronica recapitata. Ulteriori consi-
derazioni circa la possibile evoluzione
della posta elettronica portano ad os-
servare che a cavallo tra il 1999 e il
2000, si pensò che, con il diffondersi
della banda larga, presto le e-mail sa-
rebbero diventate dei semplici mes-
saggi audio/video privi di testo. Alcu-
ni programmi di gestione della posta
elettronica iniziarono dunque ad of-
frire la possibilità di creare ed inviare
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messaggi vocali. Tuttavia, dopo un bre-
ve periodo di rodaggio, gli utenti di-
mostrarono di non gradire il servizio.
Oltre la difficile fruizione di tali e-
mail, soprattutto in ambito lavorativo,
trattandosi di messaggi contenenti so-
lamente file audio, non era ovviamen-
te possibile nessuna ricerca sui conte-
nuti, né una eventuale indicizzazione
degli stessi. Anche alla luce di queste
constatazioni, è attualmente impossi-
bile intravedere un nuovo salto tecno-
logico che possa cambiare radical-
mente le modalità di fruizione delle e-
mail e quindi i loro volumi.
E-MAIL CORPORATE
Se i volumi medi di e-mail recapitate
si avviano verso la stabilità, è altresì
vero che l’importanza delle informa-
zioni in esse contenute continua a cre-
scere considerevolmente, soprattutto
se si considerano le e-mail di lavoro.
Sugli account di tipo Web mail o Client
via ISP destinati ad utenze private, ov-
vero non riconducibili a piccoli ope-
ratori economici o professionisti, ge-
neralmente non vengono scambiate
informazioni che riguardino la sfera
lavorativa. Talvolta, ciò può accadere
qualora utenti dotati contemporanea-
mente di account private e di account
aziendali non possano accedere alle ca-
selle di posta elettronica corporate e
usino le proprie utenze personali come
soluzioni di back-up. Le necessità di ar-
chiviazione dei contenuti scambiati su-
gli account private di posta elettronica
sono quindi generalmente soddisfatte,
per quanto riguarda le Web mail, dai
provider del servizio, che attualmente
destinano all’utenza spazi di memoria
che possono raggiungere anche un
GByte, e, per ciò che concerne i Client
via ISP, direttamente dagli hard disk dei
computer utilizzati dagli utenti, dopo
aver scaricato la corrispondenza dagli
e-mail server. Nei paesi anglosassoni è
opinione diffusa che le e-mail di lavo-
ro recapitate su account di tipo corpo-
rate debbano essere trattate come veri
e propri “oggetti di business”, di cui
occorra tener traccia, poiché rivestono
un ruolo cruciale dell’operatività azien-
dale; le e-mail prodotte in ambito la-
vorativo possono infatti essere utiliz-
zate per lo scambio di messaggi e di
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documentazione, internamente ed
esternamente all’azienda, o essere ad-
dirittura integrate nei processi di bu-
siness, essendo direttamente inserite nei
workflow e utilizzate nelle fasi decisio-
nali e autorizzative. Per questo motivo,
sebbene il legislatore italiano non si
sia ancora pronunciato chiaramente in
merito, i sistemi per la gestione e l’ar-
chiviazione delle e-mail di lavoro ini-
ziano ad essere considerati anche in
Italia applicazioni aziendali mission cri-
tical. Per comprendere appieno come
le e-mail possano essere gestite dalle
aziende e quali problematiche debba-
no essere affrontate occorre però ri-
flettere su alcune questioni fonda-
mentali che le riguardano.
Dualismo - Le e-mail di lavoro si con-
traddistinguono per la loro doppia na-
tura, privata e aziendale. Ogni account
di tipo corporate (ad esempio:
nome.cognome@azienda.it) com-
prende in sé due componenti princi-
pali, la prima che identifica univoca-
mente l’utente e la seconda che indi-
vidua chiaramente l’azienda. Una ri-
sorsa cui venga assegnato un account
aziendale ha diritto a utilizzarlo in am-
bito lavorativo e fintanto sussista il
rapporto di lavoro, sciolto il quale l’ac-
count deve essere soppresso.
Destinazione d’uso - Va tuttavia preci-
sato che, in ottemperanza alle norme
vigenti in materia di privacy della cor-
rispondenza, è opinione giuridica co-
mune che l’obbligo di utilizzo di un ac-
count aziendale ai fini strettamente la-
vorativi, malgrado policy aziendali più
o meno restrittive, non sia una regola
che possa essere applicata. Alcuni uten-
ti che vogliono mantenere completa-
mente separata la corrispondenza di
lavoro da quella privata, oltre all’ac-
count corporate spesso si dotano di
un’utenza Web mail o Client via ISP. La
stragrande maggioranza degli utenti,
tuttavia, gestisce sul medesimo account
aziendale entrambe le tipologie di cor-
rispondenza.
In casi estremi, aziende particolar-
mente sensibili all’utilizzo della posta
elettronica corporate (alcune banche,
o agenzie di recupero crediti, ecc.) so-
no giunte a mascherare gli account, in
modo tale che i destinatari non possa-
no rispondere ai messaggi ricevuti, co-
Pagina 4
stringendoli a utilizzare altri canali,
quali il fax, il telefono, o la posta tra-
dizionale. Una restrizione analoga può
essere ottenuta ponendo opportuni fil-
tri sui server aziendali, consentendo so-
lamente la corrispondenza elettronica
tra utenti/destinatari certificati e se-
gnalando i delivery failure in tutti gli al-
tri casi.
Separazione - Ai fini del trattamento
delle e-mail di lavoro, la dualità in-
trinseca degli account corporate crea al-
tre problematiche che è opportuno af-
frontare, valutare e risolvere. Assodato
che la corrispondenza elettronica
aziendale (ma non quella privata) ge-
nerata da uno specifico utente faccia
parte del patrimonio informativo
aziendale, questa deve poter essere ar-
chiviata ed eventualmente ispezionata,
così come possono esserlo gli elabora-
ti delle attività assegnate ad una risor-
sa (proposte commerciali, preventivi,
contratti, ecc.).
In caso di archiviazione centralizzata
della posta elettronica aziendale si po-
ne però un importante problema su
come debba essere trattata la corri-
spondenza privata e se sia corretto che
questa venga memorizzata presso l’a-
zienda. Secondo logica, qualora l’a-
zienda propendesse per l’archiviazione
centralizzata della posta elettronica,
quest’ultima dovrebbe demandare al-
l’utente assegnatario dell’account azien-
dale il riconoscimento e la separazione
delle e-mail da considerare di compe-
tenza corporate da quelle strettamente
personali. L’utente dell’account do-
vrebbe infine poter effettuare il trasfe-
rimento della propria corrispondenza
privata su opportuni device di archi-
viazione (ad esempio, dischi ottici o al-
tre memorie di massa), per poterne
disporre autonomamente e liberare pe-
riodicamente lo storage aziendale dai
contenuti non attinenti al business.
Ridondanza e versioning - La posta elet-
tronica di lavoro è spesso utilizzata per
condividere tra colleghi o altre risorse
esterne all’azienda documenti in via di
elaborazione, sfruttandola come stru-
mento di collaborative document edi-
ting. L’effetto netto di questo impiego,
tuttavia, porta alla proliferazione di se-
milavorati, bozze e versioni definitive
negli archivi di posta elettronica degli
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utenti che hanno preso parte alla rea-
lizzazione dei documenti. Allo stesso
modo, sia che si tratti di semilavorati,
sia che si tratti di documenti definiti-
vi, copie ridondanti di tali file sono
anche memorizzate nei rispettivi ar-
chivi di posta elettronica degli utenti
che li hanno ricevuti in carbon copy.
Attualmente ciò accade indistinta-
mente nel caso in cui la posta elettro-
nica sia residente sugli hard disk delle
postazioni di lavoro dei singoli utenti,
oppure sia storicizzata sui server azien-
dali.
L’archiviazione di molte copie degli
stessi documenti o di documenti si-
mili pone quindi problemi di ridon-
danza e di versioning. L’esigenza di ri-
soluzione di tali quesiti, tuttavia, non
nasce dalla limitatezza delle capacità di
storage o dalla reale rilevanza del costo
di archiviazione sui budget informati-
ci delle aziende, ma discende diretta-
mente dalla necessità di razionalizzare
la registrazione di particolari oggetti
di business, che, all’interno della stessa
impresa, non hanno ragione logica di
essere duplicati, se non per esigenze di
back-up. Per indirizzare correttamente
il problema della ridondanza, ricor-
diamo che una e-mail che venga inviata
da un utente ad altri all’interno della
stessa azienda non è altro che una par-
ticolare record di business, che ha tra i
propri attributi un mittente, uno o più
destinatari, un soggetto, un messag-
gio ed eventuali documenti allegati.
Per tale motivo, in caso di archiviazio-
ne centralizzata, sia il mittente, sia i de-
stinatari dovrebbero poter accedere ad
un unico oggetto archiviato, senza che
questo venga inutilmente duplicato.
Viceversa, qualora lo scambio di e-
mail di lavoro avvenga tra soggetti di
aziende diverse, va da sé che, così co-
me accade per qualsiasi altro oggetto di
business che coinvolga più legal entity,
questo debba essere storicizzato da tut-
ti i soggetti giuridici coinvolti, in par-
ticolare, una volta nell’archivio delle
sent e-mail dell’azienda mittente e una
volta negli archivi delle received e-mail
delle aziende destinatarie. Stanti gli at-
tuali strumenti di gestione della posta
elettronica, la risoluzione dei problemi
di versioning delle e-mail e dei docu-
menti in esse contenuti è un po’ più
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complessa. La scrittura di una e-mail
è un evento magmatico e disorganico.
Per questo motivo si pensa che l’archi-
viazione centralizzata della corrispon-
denza di lavoro, l’applicazione di buo-
ne procedure d’indicizzazione dei con-
tenuti su basi dati aziendali uniche e la
diligente abitudine da parte degli uten-
ti di compilare opportunamente i sub-
ject e i nomi dei file allegati possano es-
sere un primo modo per risalire facil-
mente al thread delle conversazioni tra
utenti e di generazione progressiva dei
documenti.
Archiviazione - Attualmente, la tecni-
ca più comune di archiviazione della
posta elettronica di lavoro permette
agli utenti di scaricare le e-mail sugli
hard disk dei propri computer ed, even-
tualmente, ai fini di uno storage più si-
curo, di riportare sui server aziendali
una parte di esse giudicate maggior-
mente importanti. Una simile gestio-
ne presenta però due svantaggi: il pri-
mo legato alla necessita periodica di al-
largamento degli spazi di archiviazio-
ne dello storage aziendale destinati al-
le partizioni dei singoli account; il se-
condo connesso alla probabilità di per-
dita dei dati, relativamente alla quota
parte di e-mail archiviate sulle memo-
rie di massa delle postazioni di lavoro
degli utenti. Ricordiamo, infatti, che
alcuni programmi di gestione della po-
sta elettronica generano file di archi-
viazione unici e di dimensioni via via
crescenti all’aumentare delle e-mail
scambiate, la cui eventuale corruzione
comporta inevitabilmente la perdita
integrale dei dati.
CONCLUSIONI
Se da un lato è assai difficile prevede-
re l’esatta evoluzione dei volumi di po-
sta elettronica scambiata, dall’altro l’a-
nalisi dei dati lascia intendere che nei
prossimi anni un suo uso più giudi-
zioso potrebbe stabilizzare il numero
medio annuo di e-mail ricevute per
account. Inoltre, anche il numero stes-
so di account potrebbe oramai cresce-
re più lentamente, mentre la lotta alle
junk mail e alla pubblicità indesidera-
ta sta dando buoni risultati, per cui, in
futuro, il loro apporto, attualmente
pari a circa il 50% delle e-mail ricevu-
te, potrebbe ridimensionarsi drastica-
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mente. In ultimo, l’importanza delle
informazioni contenute nelle e-mail
di lavoro e la loro rilevanza ai fini del
business hanno catalizzato l’attenzione
degli utenti e dei gestori delle applica-
zioni informatiche aziendali relativa-
mente alle tematiche di archiviazione.
Le tipologie di archiviazione delle e-
mail, integralmente sui client o, in mo-
dalità ibrida, parzialmente su client e e-
mail server, sono figlie dirette dell’in-
formatica distribuita. In linea di prin-
cipio, attualmente non esistono solu-
zioni architetturali di archiviazione del-
la posta elettronica che non consenta-
no agli utenti l’invio e la ricezione del-
la corrispondenza direttamente via per-
sonal computer, con o senza elimina-
zione della stessa dai server. Gli stessi
account Web mail, originariamente na-
ti per gestire la posta elettronica sola-
mente via browser, hanno successiva-
mente sviluppato apposite modalità di
interfacciamento con i programmi di
gestione della posta elettronica, per cui
la loro gestione è attualmente assai si-
mile a quella degli account client via
ISP. Come abbiamo osservato, però,
l’archiviazione della posta elettronica
sui client degli utenti implica un ele-
vato rischio di perdita dei dati, rischio
che dovrebbe essere assolutamente evi-
tato qualora le e-mail in questione fos-
sero di lavoro. Inoltre, nel caso in cui
il servizio di gestione delle e-mail di la-
voro non contempli l’archiviazione
centralizzata, l’azienda accetta impli-
citamente la dispersione del proprio
patrimonio informativo su molte basi
dati. Ciò è assolutamente inefficace
qualora sia necessario reperire infor-
mazioni specifiche in modo rapido,
efficiente ed esaustivo. L’assenza di
un’archiviazione centralizzata delle e-
mail di lavoro peraltro non consente di
ricostruire agevolmente ed esattamen-
te il flusso dei messaggi scambiati tra gli
utenti, né di risalire alla sequenza che
ha portato alla generazione progressi-
va dei documenti. L’archiviazione del-
la posta elettronica sui client compor-
ta infine un rischio implicito di can-
cellazione delle e-mail direttamente ad
opera degli utenti, spinti, ad esempio,
dalla necessità di liberare spazio sugli
hard disk, oppure per velocizzare le ap-
plicazioni, che potrebbero essere ap-
16•IGED.IT•ANNO XIV•N°4-2005
pesantite dalla quantità e dalle dimen-
sioni delle e-mail archiviate. La gestio-
ne centralizzata della posta elettronica
relativa agli account corporate, con ar-
chiviazione integrale delle e-mail sui
server aziendali, rappresenta sicura-
mente la miglior soluzione possibile
per ovviare ai rischi suddetti. La mag-
gior parte delle aziende, però, continua
a privilegiare una soluzione ibrida, sbi-
lanciata sull’archiviazione delle e-mail
sui client degli utenti, destinando po-
che decine di Mbyte ad account sullo
storage centrale.
La totale archiviazione delle basi dati
sullo storage aziendale centrale, d’altra
parte, rappresenta una soluzione diffi-
cilmente realizzabile solamente qualo-
ra non sia supportata da un’adeguata
struttura di rete, per capacità ed affi-
dabilità. Tutte le aziende però possie-
dono LAN (local area network) assolu-
tamente idonee a reggere il traffico dei
dati derivante dall’accentramento dei
data base, così come esistono in com-
mercio soluzioni applicative in grado
di indicizzare e gestire i loro contenu-
ti con ottime prestazioni. Non sussi-
stendo quindi alcun vincolo tecnolo-
gico all’archiviazione centralizzata del-
la posta elettronica, l’unica condizione
ostativa resta la sensibilità dei decisori
aziendali nei confronti dell’importan-
za delle informazioni contenute nelle
e-mail di lavoro. In molte aziende ci
stanno pensando e la decisione è solo
una questione di tempo. La strada è già
tracciata.
*Senior Manager di
Bain & Company
Italy
NOTE
i Stime meno conservative indicano in
37,5 e 22,6 il numero medio giornalie-
ro di e-mail ricevute, rispettivamente,
dall’utenza che dichiara di lavorare e da
quella che afferma di non essere coinvolta
in attività produttive; sulla base di que-
ste assunzioni, attualmente le e-mail ri-
cevute in Italia supererebbero i 300 mi-
liardi.