Legalizacinenlnea

diciembre2013

SISTEMADESALARIOS LEGALIZACINDECIMOTERCERSUELDO INSTRUCTIVO

El Ministerio de Relaciones Laborales pone a disposicin del usuario, la presente herramienta que permitir a las empresas el registro, declaracin y legalizacin de la decimotercera remuneracin enlnea;optimizandoaselprocesoderegistroycontroldelcumplimentodeobligaciones. El presente documento es una gua de apoyo para que las empresas puedan hacer un uso ms eficientedelaherramientainformtica. Elaboradopor:TICS 1

Legalizacinenlnea

diciembre2013

PARTEI.INSTRUCTIVOPARAQUELAEMPRESAREGISTRESUDECLARACIN YLEGALIZACINDEDECIMOTERCEROENLNEA
PROCESODEREGISTRODEDECLARACIONES 1.ACCESODEEMPRESASALAAPLICACIN Elaccesoalsistemadesalariosparalasempresas,estardisponiblemediantelapginaWeb institucionaldelMinisteriodeRelacionesLaborales.

2.MTODOSDEINGRESOALSISTEMAPARAEMPRESASREGISTRADASYNUEVASEMPRESAS 2.1NUEVOMTODODEVALIDACINDEINGRESOALSISTEMADESALARIOS El mtodo de ingreso al sistema ha sido modificado, a partir de la presente declaracin las empresasdebernhacerusodeunacontraseaenlugardeunnmerodeformulario;comoseha venidorealizandoenperodosanterioresdedeclaracin. Para acceder al sistema, las empresas requieren de un usuario (RUC de la empresa) y una contraseaquesergeneradaporelsistema. En general las empresas que han venido realizado sus declaraciones en perodos anteriores, debern hacer clic sobre el botn que se encuentra disponible en la pantalla principal de ingreso al sistema, con lo cual se enviar un correo automtico a la empresa conlaclavequehabilitarsuingresoalsistemadesalarios. , para acceder a la Las empresas nuevas debern hacer clic sobre el botn pantalla de registro de informacin de la empresa, al momento de guardar la informacin se enviardesdeelsistemauncorreoconlaclavedeacceso. Elaboradopor:TICS 2

Legalizacinenlnea

diciembre2013

Adicionalmentesehabilitaelbotn NOTA:

pararecuperacindecontrasea.

Para registro de declaraciones del servicio domstico se mantiene el mtodo anterior de acceso (Rucyformulario).

2.2GENERARCONTRASEAPARAEMPRESASYAREGISTRADAS En la pantalla generar contrasea deber ingresar el nmero de RUC, correo institucional y un nmero de formulario legalizado o declarado en perodos anteriores; esto es parte de la validacinquehaceelsistemaalaempresaqueaccede.

Elaboradopor:TICS

Legalizacinenlnea

diciembre2013

Adicionalmente deber registrar una cuenta de correo (actualizado), a la cual se enviar automticamentelacontraseaqueelsistemagenera.

Elsistemaleremitiralcorreoinstitucionallaclavedeaccesoprovisional.Unavezqueingresecon elRUCylacontraseaprovisionalsehabilitarunapantallaparacambiodeclave.

Elaboradopor:TICS

Legalizacinenlnea

diciembre2013

Luego deber hacer clic sobre el botn Aceptar y el sistema le retornar a la pantalla de acceso, dondedeberingresarconsuusuarioyclavepersonalizada.

2.2.1ACTUALIZACINDEINFORMACIN Almomentodeaccederconlanuevacontraseaelsistemalemostrarunmensajeenpantallaen casodeserrequeridoquesecompleteinformacin.

Elaboradopor:TICS

Legalizacinenlnea

diciembre2013

Deber completar la informacin y hacer clic sobre el botn Guardar; en la pantalla se mostrar unmensajedeconfirmacin.

AcontinuacindeberingresarnuevamenteconRUCycontraseapararegistrarladeclaracin. 2.3PANTALLAPARAREGISTRODENUEVASEMPRESAS Las empresas que por primera vez estn registrando su declaracin y legalizacin en el sistema, debern hacer clic sobre el botn registrodeinformacindelaempresa. , se habilitar la siguiente pantalla para el

Elaboradopor:TICS

Legalizacinenlnea

diciembre2013

Al momento de guardar la informacin de la empresa se generar y se enviar automticamente unacontraseamedianteuncorreoelectrnicoalacuentaespecificadaporelusuario. 2.4PANTALLAPARARECUPERACINDECONTRASEA El botn le facilitar la recuperacin de contrasea, nicamente deber ingresarelnmeroderucyhacerclicsobreelbotnAceptar.

Elaboradopor:TICS

Legalizacinenlnea

diciembre2013

ELsistemagenerarunanuevacontraseaylaenviarmedianteuncorreoelectrnicoalacuenta queseencuentraregistradaenpantalladeinformacindelaempresa. 3.BANDEJADEOPCIONESDISPONIBLESPARALASEMPRESAHABILITADAS Una vez que las empresas han validado su acceso al sistema, tendrn disponibles en la parte superior de la pantalla las opciones para: actualizacin de datos, activacin de formularios, reseteoydeclaraciones. 3.1ACTIVACINDEFORMULARIOS Alingresaralsistema,pordefectoselepresentarlapantalladeactivacindeformularios.

La empresa deber seleccionar el tipo de declaracin que corresponde, perodo reportado, regin dedeclaracinytipodeformulario. 3.2ACTUALIZACIONDEDATOSDELAEMPRESA CuandosehaseleccionadolaopcinDatosdeEmpresasehabilitarlapantallaparaingresoo actualizacindeinformacin.

Elaboradopor:TICS

Legalizacinenlnea

diciembre2013

Deber tener en cuenta que el correo actualizado es importante para el envo de contraseas en casodereseteodeclave. 3.3OPCINRESETEODEFORMULARIOSDISPONIBLEALAEMPRESAS A partir de la presente declaracin las empresas podrn realizar el reseteo de formularios por s mismas. Luego de seleccionar en el men principal la opcin Resetear formulario acceder a la pantalla para Edicin de formularios, donde deber ingresar el nmero de formulario y tendr habilitados los botones para resetear formulario, o eliminarlo para ser re utilizado en otra declaracin;deserelcaso.

Elaboradopor:TICS

Legalizacinenlnea

diciembre2013

Elsistemalesolicitarqueconfirmesuintensinderesetearelformulario

Si un formulario se encuentra legalizado el sistema le mostrar en pantalla el mensaje de aviso y no le permitir realizar el reseteo. nicamente se podrn resetear los formularios en estado de declarado.

Elaboradopor:TICS 10

Legalizacinenlnea 3.4ACTIVACINDEFORMULARIOS

diciembre2013

Losformulariosenestadodevendidodebernseractivadosantesderegistrarladeclaracin;est opcintambinestardisponibleparaquelaempresalorealiceporsimisma.

4REGISTRODEDECLARACIONESYLEGALIZACIONES 4.1REGISTRODEDECLARACIONES Luego de haber activado el formulario, deber seleccionar en el men principal la opcin , a continuacin se habilitar la pantalla para registro. En sta pantalla tendr disponibles dos opciones: declaracin y legalizacin del tipo de beneficio a pagar (Declaracindecimoterceroenestecaso).

Elaboradopor:TICS

11

Legalizacinenlnea

diciembre2013

Comoprimeraaccindeberseleccionarlaopcindeclaracine ingresarelnmerodeformulario activado. Recuerde que si el formulario no ha sido activado previamente, el sistema no le permitircargarladeclaracin;finalmentedeberpulsarelbotnContinuar. NOTA:AlmomentodehacerclicsobreelbotnContinuar,sielformulariosemantieneconestado de Vendido, el sistema desplegar la pantalla para cargar la declaracin; pero si el formulario ya fue Declarado anteriormente, se desplegarn en pantalla los informes de la declaracin registrada yencasoderequerirunanuevadeclaracinporcorreccionesdeberresetearelformulario. 4.2CARGADEDECLARACIONESOpcinDeclaracin Luego de hacer clic sobre el botn Continuar se habilitar la pantalla de opciones para la decimotercera remuneracin que se han venido manejando en los anteriores perodos de declaracin; dispondrdetresopcionesparadeclaracinde:0trabajadores,1a10trabajadoresy msde11trabajadores.

Elaboradopor:TICS

12

Legalizacinenlnea

diciembre2013

Deber seleccionar la opcin de declaracin que corresponda al nmero de trabajadores por declarar. La carga del archivo tipo CSV para ms de 10 diez trabajadores se mantienen con las mismas caractersticasdelosperodosanteriores.

Elaboradopor:TICS

13

Legalizacinenlnea

diciembre2013

LuegodehabercargadoelarchivodedeclaracinyhacerclicsobreelbotnTerminarProceso.En lapantallaselesolicitarconfirmacinrespectoalaaccindeguardarlainformacin.

Una vez guardada la informacin el formulario cambiar de estado Vendido a Declarado y en la pantalladelusuariosedesplegarnlosreportesdedeclaracin. Los pagos directos y acreditacin se mostrarn en reportes separados para una mejor visualizacin.

Elaboradopor:TICS

14

Legalizacinenlnea

diciembre2013

4.3REGISTROYCARGADERESPALDOSPARALALEGALIZACIN A partir de la presente declaracin las empresas podrn legalizar en lnea sus declaraciones sin tener que acudir al MRL fsicamente; siempre y cuando no caigan en multas por mora. Por esta razn luego de cargar el archivo CSV de declaracin, las empresas debern proceder a cargar la informacin necesaria para la legalizacin; enviando as simultneamente los respaldos pdf de firmasyhabilitantespararevisindelanalistadesalarios. 4.3.1.Procesodecargadedocumentosparalalegalizacinenlnea Luego de haber generado los reportes en la declaracin, la empresa deber ingresar nuevamente al sistema, seleccionar nuevamente en el men principal y hacer clic sobre la opcin Documentos Legalizacin. Esta opcin habilitar los botones para cargar: documentos habilitantes (deber incluir el escaneado de la especie valorada), comprobantes de acreditacin y firmas de respaldo; deber utilizar un solo documento de carga en el caso de habilitantes y

Elaboradopor:TICS

15

Legalizacinenlnea

diciembre2013

documentos de acreditacin y mximo 10 documentos en el caso de respaldo de firmas. Estos documentossernindispensablespararealizarlalegalizacindedecimoterceroenlnea. Recuerde que nicamente se habilitar la opcin de carga de documentos cuando el proceso de declaracinhasidoconcluido;esdecirconformularioenestadoDeclarado. Los archivos de carga debern ser tipo PDF y su tamao no podr superar 2 MG; se recomienda utilizarlasherramientasnecesariasparaoptimizareltamaodeldocumento.

Elaboradopor:TICS

16

Legalizacinenlnea

diciembre2013

Una vez que ha concluido con la carga de documentos deber pulsar el botn Grabar; en la pantallasevisualizarjuntoacadacargadedocumento,unestadoPORREVISAR.

En este punto el sistema aginar el trmite a un analista de la Direccin de Anlisis Salarial, quien recibir en su bandeja de entrada las declaraciones y proceder a revisar la documentacin habilitante e informes de declaracin generados en el sistema. Segn la conformidad de la informacin revisada proceder a aprobar o negar la declaracin; registrando una observacin de respaldo en caso de negarse la aprobacin inconsistencias en la informacin o documentacin cargadas. Este detalle de las observaciones ser enviado a la empresa mediante correo electrnico, para que pueda realizar correcciones respectivas, completar los requisitos faltantes e inclusoresetearelformularioycargarnuevamenteelarchivoencasodesernecesario. 4.4CORRECCIONESENLALEGALIZACIN Luego de que el analista de salarios realiza la revisin de los documentos enviados, se puede presentar el caso de que apruebe algunos documentos y no apruebe otros, cual inconsistencias. En estos casos las empresas recibirn un correo con el detalle de los documentos no aprobados y lasobservacionesregistradasporelanalistaacargodelarevisin.

Elaboradopor:TICS

17

Legalizacinenlnea

diciembre2013

4.4.1REVISINCARGADEDOCUMENTOSCORRECTIVOS La empresa deber ingresar al sistema de salarios nuevamente para revisar y corregir la documentacin

Elaboradopor:TICS

18

Legalizacinenlnea

diciembre2013

En la pantalla de legalizacin podr visualizar los documentos que no fueron aprobados y las observacionescorrespondientes. Recuerde que los documentos que fueron aprobados por el analista revisor, no podrn ser eliminados.nicamentetendrhabilitadalaopcinparaeliminarlosdocumentosobservados.

Una vez que haya realizado las correcciones deber Grabar el registro y el sistema asignar nuevamenteaunanalistaparalarevisin. 4.5MENSAJEDECONFIRMACINDELEGALICINAPROBADA Una vez que el Analista de salarios registra la aprobacin de la legalizacin, se enviar un mensaje automticoalcorreodelaempresa;indicandoqueladeclaracinseencuentraLEGALIZADA.

Elaboradopor:TICS 19

Legalizacinenlnea

diciembre2013

TABLADECONTENIDOS
PARTEI.INSTRUCTIVOPARAQUELAEMPRESAREGISTRESUDECLARACINY LEGALIZACINDEDECIMOTERCEROENLNEA
1. ACCESODEEMPRESASALAAPLICACIN.2 2. MTODOSDEINGRESOALSISTEMAPARAEMPRESASREGISTRADASYNUEVASEMPRESAS.2 2.1NUEVOMTODODEVALIDACINDEINGRESOALSISTEMADESALARIOS.2 2.2GENERARCONTRASEAPARAEMPRESASYAREGISTRADAS3 2.2.1ACTUALIZACINDEINFORMACIN.5 2.3PANTALLAPARAREGISTRODENUEVASEMPRESAS6 2.4PANTALLAPARARECUPERACINDECONTRASEA7 3.BANDEJADEOPCIONESDISPONIBLESPARALASEMPRESAHABILITADAS..8 3.1ACTIVACINDEFORMULARIOS8 3.2ACTUALIZACIONDEDATOSDELAEMPRESA..8 3.3OPCINRESETEODEFORMULARIOSDISPONIBLEALAEMPRESAS9 3.4ACTIVACINDEFORMULARIOS.10 4REGISTRODEDECLARACIONESYLEGALIZACIONES.11 4.1REGISTRODEDECLARACIONES.11 4.2CARGADEDECLARACIONESOpcinDeclaracin..12 4.3REGISTROYCARGADERESPALDOSPARALALEGALIZACIN15 4.3.1.Procesodecargadedocumentosparalalegalizacinenlnea.15 4.4CORRECCIONESENLALEGALIZACIN17 4.4.1REVISINCARGADEDOCUMENTOSCORRECTIVOS18 4.5MENSAJEDECONFIRMACINDELEGALICINAPROBADA19

Elaboradopor:TICS

20