REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADMICO COORDINACIN GENERAL DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA

ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE GEOLOGA Y MINERA DE VENEZUELA (INGEOMIN) REGIN GUAYANA Trabajo de Grado presentado para optar al grado de Licenciado en Administracin de Empresas

AUTOR: Jos Gregorio Guerra Tovar TUTORA: Lic. Yurma Maya (MSc)

CIUDAD BOLVAR, 2008

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADMICO COORDINACIN GENERAL DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

APROBACIN DEL TUTOR

En mi carcter de Tutora del Trabajo de Grado presentado por el ciudadano: Jos Gregorio Guerra Tovar, para optar al grado de Licenciado en Administracin de Empresas, cuyo ttulo es: Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN), Regin Guayana; considero que dicho trabajo rene los requisitos y mritos suficientes para ser sometido a la presentacin pblica y evaluacin por parte del jurado examinador que se designe. En Ciudad Bolvar, a los catorce das del mes de Marzo de 2008.

______________________ Lic. Yurma Maya C.I. N 10.040.091

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AGRADECIMIENTOS
Cuando finalizamos una meta y principalmente, si es la culminacin de una carrera universitaria, siempre tenemos mucho que agradecer. Primeramente, a Dios todopoderoso, a Nazareno y al Dr. Jos Gregorio Hernndez (por quien llevo mi nombre), por protegerme y darme vida y salud, para llegar a ver este sueo hecho una hermosa realidad. A la Universidad Nacional Experimental de Guayana, en sus sedes Puerto Ordaz y Ciudad Bolvar, materializada en todos sus docentes, por ser la Casa de Estudios donde me he formado profesionalmente. A mi Tutora, Lic. Yurma Maya, a quien le estoy inmensamente

agradecido, por su ayuda y colaboracin en el desarrollo y culminacin de este Trabajo de Grado. A la Coordinadora de la Sede Ciudad Bolvar, Lic. Indira Rodrguez; al Coordinador del Programa de Investigacin y Desarrollo (PID), Prof. Luis Daz; a la Lic. Nirma Alvarez, del Dpto. de Relaciones Interinstitucionales de la UNEG; a la Prof. Sara Bianco, Jefe del Dpto de Control de Estudios (Puerto Ordaz); y a todos los profesores con quienes compart e intercambi experiencias a lo largo de estos cinco aos. A la Lic. Zulaine Caraballo de INGEOMIN, por su ayuda y colaboracin cuando hice mi pasanta de tecnlogo en esa institucin y para la culminacin de ella a travs de este Trabajo de Grado. A mis familiares y amigos, por estar siempre pendientes de mis estudios y de incentivarme a culminar mi carrera.

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DEDICATORIA
Este trabajo se encuentra dedicado a todas aquellas personas que con sus sabios consejos supieron guiarme a travs de un camino no siempre fcil de transitar; personas que me escucharon y estuvieron ah durante toda mi carrera: En primer lugar, agradezco a mis padres: Lic. Carolina Tovar Lizardi y Lic. Jess Guerra Garrido, por su constante asesora, presencia tanto emocional como econmica; ya que jams me han faltado en ningn de la cultura y la

aspecto y han sabido educarme bajo los principios

constancia; tolerando mis errores e inmadureces producto del mpetu de la edad y canalizando, con mucha sabidura, todo mi energa hacia el estudio y el aprendizaje. A mi mejor amiga Daniela Martnez, quien ha estado a mi lado desde siempre, siendo la comprensin y entendimiento que me han hecho no

perder las ganas de seguir adelante y no frustrarme por los tropiezos. A mis abuelas Rita Lizardi y Edelmira de Tovar, quienes con sus rezos y buenas intenciones han permitido que en las tempestades siempre aparezca un rayo de luz al final del camino. A mi hermano, Ing. Jess David Guerra Tovar, porque juntos somos los primeros profesionales de la nueva generacin, para que sirva de ejemplo al resto de los primos. Y en especial a Adrin Garrido (+), que en paz descanse, por ser mi mejor amigo y una de las personas que ms contribuy en mi crecimiento como estudiante; por su ayuda incondicional siempre que lo necesit ya que sin ella me hubiera sido muy difcil comprender muchas de las materias en la Universidad; por ser un ejemplo de constancia y dedicacin que me sirvi para admirar y seguir; y ya que no pudo llegar a ver al final los frutos de nuestro esfuerzo, este trabajo va dedicado muy especialmente a l.

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NDICE GENERAL pp APROBACIN DEL TUTOR...................................................................... AGRADECIMIENTOS................................................................................ DEDICATORIA........................................................................................... LISTA DE CUADROS. LISTA DE GRFICOS......................................................................... LISTA DE FIGURAS RESUMEN.................................................................................................. INTRODUCCIN. CAPTULOS I. EL PROBLEMA Planteamiento del Problema.......... Objetivos de la Investigacin Objetivo General... Objetivos Especficos.. Justificacin.. II. MARCO TERICO Antecedentes de la Investigacin. Resea Histrica y Descripcin de INGEOMIN. Resea Histrica de INGEOMIN...... Descripcin de INGEOMIN.. Bases Tericas. Aspectos Generales relacionados con el Control......... El Control Interno en las Organizaciones....... Sistema de Control Interno... Sistema de Control y Registro de Materiales.... Bases Legales.. III. MARCO METODOLGICO Tipo de Investigacin....... Diseo de Investigacin... Identificacin de Variables.. Operacionalizacin de Variables.... Poblacin y Muestra. 54 55 55 57 58 09 11 11 13 20 20 25 32 39 48 04 06 06 06 07 ii iii iv vii x xii xiii 01

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos... Procesamiento y Anlisis de los Datos..... IV. ANLISIS DE RESULTADOS Nivel de Anlisis. Forma de Presentacin de los Resultados... Presentacin e Interpretacin de los Resultados....

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V. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones. Recomendaciones.... 85 85

VI. SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIN REGIONAL DE INGEOMIN, REGIN GUAYANA Presentacin.. Fundamentacin Objetivos de la Propuesta Objetivo General. Objetivos Especficos. Proceso para las Operaciones del Sistema de Control y Registro Componente Planificacin Componente Despliegue del Sistema... . REFERENCIAS. ANEXOS. Anexo A. Instrumento. Anexo B. Validacin del Instrumento.. Anexo C. Revisin de Bienes... 106 108 109 119 121 90 90 91 91 91 91 92 94

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LISTA DE CUADROS

Cuadro N 1. Identificacin y Definicin de las Variables 2. Operacionalizacin de Variables..

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3. Distribucin absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se

realizan en la institucin diagnsticos sobre los procesos de almacenamiento y depsito... 4. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los encuestados sobre los aspectos comprendidos en los diagnsticos realizados sobre almacenamiento y depsito... 5. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la existencia de una fijacin y determinacin de objetivos donde se defina la orientacin en la ejecucin del inventario de la institucin 6. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la extensin en el tiempo de los objetivos formulados en relacin a las actividades de inventarios 7. Distribucin absoluta y porcentual acerca del establecimiento de planes para la realizacin del proceso de inventario en la institucin.... 8. Distribucin absoluta y porcentual sobre si los planes responden a diagnsticos estratgicos 9. Distribucin absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra identificado el material que est en existencia dentro del depsito 10. Distribucin absoluta y porcentual sobre el tipo de procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del depsito. 11. Distribucin absoluta y porcentual sobre el registro de la identificacin utilizada 61

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12. Distribucin absoluta y porcentual sobre la clasificacin del material que est en existencia 13. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depsito. 14. Distribucin absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de informacin de la clasificacin utilizada... 15. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la realizacin del inventario fsico 16. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los aspectos que comprende el control del inventario fsico. 17. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento... 18. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para la determinacin de los costos 19. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales... 20. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los encuestados acerca del nivel de actualizacin de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes... 21. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se mantienen los registros de los movimientos... 22. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el clculo del consumo/uso promedio de materiales... 23. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para realizar la revisin y fiscalizacin de los depsitos donde estn los bienes y materiales 24. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluacin de los registros de materiales

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25. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para revisar los clculos realizados para la determinacin del consumo/uso mensual promedio. 26. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de verificacin de los clculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales.

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LISTA DE GRFICOS Grfico N pp.

1. Distribucin absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se

realizan en la institucin diagnsticos sobre los procesos de almacenamiento y depsito... 2. Distribucin absoluta y porcentual sobre los aspectos comprendidos en los diagnsticos sobre almacenamiento 3. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la existencia de una fijacin y determinacin de objetivos del inventario de la institucin 4. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la extensin en el tiempo de los objetivos formulados en relacin a las actividades de inventarios 5. Distribucin absoluta y porcentual acerca del establecimiento de planes para realizar proceso de inventario en la institucin... 6. Distribucin absoluta y porcentual sobre si los planes responden a diagnsticos estratgicos 7. Distribucin absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra identificado el material que est en existencia dentro del depsito 8. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para el etiquetado de los materiales del depsito 9. Distribucin absoluta y porcentual sobre el registro de la identificacin utilizada 10. Distribucin absoluta y porcentual sobre la clasificacin del material que est en existencia 11. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depsito. 61

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12. Distribucin absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de informacin de la clasificacin utilizada... 13. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la realizacin del inventario fsico 14. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los aspectos que comprende el control del inventario fsico. 15. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento... 16. Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para la determinacin de los costos 17. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales... 18. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los encuestados acerca del nivel de actualizacin de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes... 19. Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se mantienen los registros de los movimientos... 20. Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el clculo del consumo/uso promedio de materiales... 21. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para realizar la revisin y fiscalizacin de los depsitos donde estn los bienes y materiales 22. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluacin de los registros de materiales 23. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para revisar los clculos realizados para la determinacin del consumo/uso mensual promedio. 24. Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de verificacin de los clculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales.
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84 LISTA DE FIGURAS

Figura N 1. Organigrama de INGEOMIN... 2. Componente Planificacin. 3. Fase de Almacenamiento.. 4. Traslado Temporal de Bienes... 5. Cambio de estado de Bienes por Desuso.. 6. Autorizacin de salida de Bienes. 7. Desincorporacin de Bienes por Desuso... 8. Supervisin del Proceso.

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REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADMICO COORDINACIN GENERAL DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIN REGIONAL DEL INSTITUTO NACIONAL DE GEOLOGA Y MINERA DE VENEZUELA (INGEOMIN), REGIN GUAYANA Autor: Jos Gregorio Guerra Tovar Tutora: Lic. Yurma Maya (MSc) Ao: 2008

RESUMEN La investigacin realizada se plante como objetivo general proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN), Regin Guayana. El diseo fue de campo, porque se desarroll y aplic en el propio mbito donde se present la realidad objeto de estudio; el tipo de investigacin en modalidad proyecto factible, ya que no slo se hizo un diagnstico acerca del control y registro de los bienes en el marco de la institucin, sino que tambin se propusieron alternativas de solucin que se expresaron a travs de un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales. La poblacin del estudio estuvo representada por catorce (14) funcionarios que laboran en las reas administrativas de control interno de la institucin. Para la recoleccin de los datos se utiliz un cuestionario conformado por veinticuatro (24) tems. De los resultados obtenidos, se infiere la necesidad de desarrollar una alternativa de solucin que comprenda un proceso de planificacin ajustado a las necesidades del control de inventario y la implementacin de un sistema de inventario, donde se controlen con efectividad los procesos de almacenamiento, niveles de inventario, movimiento de los materiales y los dispositivos de supervisin para verificar el cumplimiento de cada una de estas actividades.

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Descriptores: Control Interno, control y registro de bienes y materiales, sistema de control y registro de bienes y materiales.

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INTRODUCCIN

Los procedimientos de control que se desarrollan en cada una de las reas de las organizaciones de la administracin pblica o privada deben estar en permanente proceso de revisin y renovacin, pues de su eficacia depende en buena medida la estabilidad financiera y econmica de estas instituciones, pudiendo significar, en algunos casos, un factor que influye en su permanencia o extincin. Una de las ventajas fundamentales que tienen las organizaciones exitosas, se encuentra en el manejo ptimo de los mecanismos de control de sus inventarios, pues con ellos se logra determinar la cantidad de bienes y materiales con que se cuenta para el proceso de produccin o generacin de servicios, as como calcular los costos de mantenimiento, a los fines de garantizar su equilibrio financiero. Los planteamientos expuestos son pertinentes en el caso especfico de las instituciones de la administracin pblica, que tienen la

responsabilidad de mantener un control interno efectivo de los ingresos, movimientos, salidas y reingresos de sus bienes y materiales, tanto desde el punto de vista de lo que corresponde a la administracin de sus recursos materiales y financieros como lo que tiene que ver con su responsabilidad ante la ley en cuanto a la administracin de estos recursos de acuerdo con los principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad establecidos

constitucionalmente. Lo que se ha sealado constituye el punto de partida para la realizacin de una investigacin relacionada con el manejo de los procesos

de control interno de bienes y materiales en un ente de la administracin pblica. El estudio realizado se llev a cabo en el rea administrativa de la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN), adscrito al Ministerio de Industrias Bsicas (MIBAN), y se orient hacia la propuesta de un sistema de control y registro de los bienes nacionales con los cuales cuenta esta dependencia, a los fines de realizar una de las tareas bsicas en el proceso de ingreso, movimiento y salida de los bienes y materiales de esta dependencia. La investigacin se enmarca dentro de los procesos relacionados con la administracin de los recursos materiales de toda organizacin y especficamente con los procedimientos de control y registro de los bienes nacionales, con el objeto de realizar el inventario y aplicar las medidas de desincorporacin en los casos que competa, de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos. Cabe sealar que el departamento donde se ejecutaron las actividades de investigacin antes referidas tiene como una de sus atribuciones fundamentales la de llevar a cabo la gestin administrativa de las actividades pautadas por INGEOMIN para esta regin. En ese sentido, su implementacin se cuenta entre las tareas requeridas para dar cumplimiento a dichas atribuciones como parte de los procesos de gestin administrativa de este organismo. El trabajo se desarroll de acuerdo con un esquema metodolgico que comprende un total de seis captulos, que se describen a continuacin: Captulo I. El Problema: En esta parte se abordan los tpicos donde se contextualiza el problema del control de bienes y materiales dentro de las organizaciones; los objetivos del estudio y su justificacin. Captulo II. Marco Terico: Abarca los aspectos referenciales tericos representados por los antecedentes de la investigacin; resea histrica y

descripcin de INGEOMIN, objetivo de la institucin, atribuciones y tareas, estructura organizativa y ubicacin de la dependencia regional. As mismo se plantean las bases tericas y legales en las cuales se sustenta el estudio. Captulo III. Marco Metodolgico: Comprende los aspectos

relacionados con la metodologa, concretamente los puntos relativos a tipo y diseo del estudio, identificacin y operacionalizacin de variables, poblacin y muestra, tcnicas e instrumentos de recoleccin de datos y el procesamiento de los mismos. Captulo IV. Anlisis de Resultados: En este captulo se desarrolla el anlisis de los datos obtenidos y abarca el nivel de anlisis, la forma de presentacin de los resultados y su interpretacin a travs de cuadros de frecuencia simple. Captulo V. Conclusiones y Recomendaciones: Se desarrollan las conclusiones que se derivan del trabajo realizado, as como las recomendaciones correspondientes. Captulo VI. Propuesta: En esta parte del trabajo se presenta la propuesta del sistema de control y registro de los bienes nacionales de la Coordinacin Regional de INGEOMIN, Regin Guayana. En ese sentido, se abordan los puntos relativos a su presentacin, fundamentacin, objetivos y proceso prescrito para las operaciones a desarrollar a travs del sistema de control.

CAPTULO I EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

En las estructuras organizacionales es un hecho indiscutible la necesidad de profundizar en los sistemas de informacin y control como la mejor alternativa para que stas perfeccionen los mecanismos a travs de los cuales puedan desarrollar cada una de las metas trazadas en las reas de gestin, operativas y de control. Esto se basa en el hecho de que a travs de estos sistemas se facilitan los flujos de la comunicacin interna y externa en forma dinmica, permitindole a cada organizacin ejecutar con mayor eficacia las actividades que realiza. Lo sealado tiene plena pertinencia en el caso de las instituciones pblicas, por el hecho de que stas deben responder no solamente a los parmetros previstos en los principios fundamentales de la gestin y el control administrativo, sino tambin a lo que se encuentra establecido en las leyes y reglamentos que rigen el manejo de los bienes y recursos de la administracin pblica. A nivel nacional, la gestin de los recursos materiales y financieros en el marco de la administracin pblica venezolana presenta connotaciones preocupantes y delicadas, destacndose el relativo a los procesos de control interno como uno de los de mayores niveles crticos, dadas las consecuencias que se generan del mismo. Por esta razn, es pertinente destacar lo que refiere el Informe de la Contralora General de la Repblica (2004), cuando dice que en las

entidades regionales que conforman la estructura poltico-administrativa del pas, se evidencia que los entes contralores presentan fallas en sus sistemas internos, lo que dificulta asegurar el acatamiento de las normas legales

dictadas para garantizar una administracin eficiente y eficaz de los recursos materiales y financieros. Se puede afirmar que en los procedimientos de control y registro de los bienes, que deben llevarse a cabo en el mbito de los diferentes entes regionales de la administracin pblica de Venezuela, no se aprecia un manejo eficiente, situacin que permite verificar la existencia de un problema de alta significacin en materia de gestin de los recursos materiales y financieros; as como de manejo y control de bienes en concreto. Los planteamientos realizados permiten abordar la situacin que se hace presente en el marco de una dependencia pblica de importancia estratgica en el estado Bolvar, como lo es la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN); en la cual se evidencia un problema en lo que concierne a los procesos de control y registro de los bienes nacionales. Entre los aspectos que indican la existencia de un problema en cuanto al manejo de los inventarios de los bienes nacionales, se destacan los siguientes: Dificultades para la identificacin, ubicacin, control y registro de los bienes nacionales. No existe una precisin realista de los materiales, recursos y equipos con los cuales cuenta la administracin regional. Los procedimientos de seguimiento, control y registro de los bienes nacionales que se encuentran dentro de la institucin presentan limitaciones en cuanto a velocidad, precisin y actualizacin permanente.

En atencin a esta situacin, se ha considerado pertinente ejecutar una investigacin dirigida a dar respuesta a las siguientes interrogantes: Cmo se lleva a cabo el proceso de planificacin de los procedimientos de registro y control de los bienes nacionales en INGEOMIN, regin Guayana? Cules son los procedimientos utilizados para el almacenamiento de los bienes nacionales en esta institucin? Cules son las estrategias empleadas para el control del movimiento de materiales? Cules son los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisin de la administracin de los bienes nacionales? Qu componentes deben ser tomados en cuenta para llevar a cabo el diseo de un Sistema de Control y Registro de los Bienes?

Objetivos de la Investigacin

Objetivo General

Proponer un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN), Regin Guayana.

Objetivos Especficos Describir el proceso de planificacin de los procedimientos de registro y control de los bienes nacionales en INGEOMIN, Caracterizar los procedimientos para el almacenamiento de los bienes nacionales en dicha institucin.
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Examinar las estrategias empleadas para el control del movimiento de materiales.

Verificar cules son los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisin de la administracin de los bienes nacionales.

Establecer cules deben ser los componentes a considerar para el diseo de un Sistema de Control y Registro de los Bienes.

Justificacin Una de las acciones planteadas por toda organizacin radica en la introduccin de estrategias que estn dirigidas a optimizar los procedimientos de control interno con el propsito de que cada rea operativa, especficamente en lo que tiene que ver con el registro y control de bienes y materiales, asuma responsabilidades en lo relativo al registro y seguimiento en el almacenamiento, movimiento y ejecucin de las gestiones de supervisin de los procedimientos realizados. Partiendo de all, a travs de esta investigacin se aportara la aplicacin de los enfoques tericos que se manejan actualmente en cuanto al desarrollo de las funciones relacionadas con la gestin administrativa dentro de toda institucin, el control de materiales y la aplicacin del enfoque

sistmico y los sistemas de informacin al control de inventarios. Cabe sealar que en la concepcin moderna de las gestiones de control, el manejo de los inventarios es considerado uno de los ejes

centrales para garantizar el xito de la gerencia, puesto que a travs de los procedimientos, registros e informaciones que este manejo aporte, se le

facilita a los niveles gerenciales llevar a la prctica la planificacin financiera,

bien sea de inversiones o de gastos en materiales, en atencin a indicadores confiables y debidamente sustentados. En ese sentido, la ejecucin de la investigacin va permitir expresar en la prctica los elementos tericos propios del control de materiales y la aplicacin de los sistemas de informacin en el desarrollo de este control, mediante el modelo que se tiene propuesto en este trabajo y que pretende generar soluciones puntuales a este elemento fundamental del control interno de la institucin objeto de estudio. Desde el punto de vista metodolgico, se estaran estableciendo un conjunto de directrices que permitiran orientar el desarrollo de cualquier proceso dirigido a formular sistemas de control y registro considerando el tipo y diseo de investigacin, instrumentos de recoleccin de datos y los procesos de anlisis de resultados. A nivel prctico, esta investigacin viene a representar una oportunidad importante para la institucin objeto de estudio, de abordar con precisin cules son los problemas que actualmente se presentan en la aplicacin de los procesos de control de los bienes y los factores que han facilitado su permanencia en el tiempo. Otro de los aportes de este trabajo, se encuentra en el hecho de que a travs de su ejecucin, se abren las posibilidades de mejoramiento de los procedimientos de control y manejo de inventario hasta ahora utilizados por la institucin y, por lo tanto, una mayor rapidez de los mismos para la atencin de clientes y proveedores. Finalmente, el trabajo es de importancia para el propio autor, puesto que servir para poner en prctica los conocimientos adquiridos en la universidad, en relacin a los procesos de manejo y control de inventarios, as como tambin organizar la informacin sobre esta rea, adquirida a travs de su pasanta en la institucin en estudio.

CAPTULO II MARCO TERICO

Antecedentes de la Investigacin

Rodrguez, Elas y Brito (2000), realizaron un trabajo titulado Control de Inventarios del Almacn de Mantenimiento y Limpieza del Hospital Uyapar de Ciudad Guayana, el cual consisti en un estudio de campo desarrollado a travs de la aplicacin de un conjunto de cuestionarios al personal directivo, administrativo y obrero que se desempea en esa institucin hospitalaria. Los resultados alcanzados permitieron a los autores concluir que el establecimiento de salud objeto de estudio presenta problemas en el control del movimiento de materiales que ingresa y sale del almacn. Igualmente se detecta, que no existe una debida clasificacin y localizacin de los materiales. Estos autores sugieren la aplicacin de un sistema de inventario, que permita optimizar la situacin. Las conclusiones obtenidas en este estudio reflejan que los procesos de control de materiales e inventario son necesarios para el desarrollo de una gestin de calidad, incluso en los organismos pblicos. La sugerencia final de los autores es otra evidencia de la necesidad de la sistematizacin de los controles de inventario, como una alternativa para disminuir los niveles de desorganizacin en el manejo de los materiales. Crespo (2003), llev a cabo una investigacin que tiene por ttulo: Diseo de un Manual de Control Interno para la Custodia de los Bienes Nacionales en el Sector Pblico Propiedad del Instituto Agrario Nacional, Caso Especfico: Delegacin Agraria del Estado Lara. La ejecucin de este trabajo se realiz a travs de un diseo de campo en cuyo desarrollo fueron
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utilizados los siguientes instrumentos de recoleccin de datos: la observacin directa, el cuestionario de control interno y la entrevista no estructurada, permitiendo evaluar el sistema de control interno actual. De la investigacin realizada se concluye que existen serias debilidades en cuanto a la materia de control interno se refiere en la Custodia de los Bienes Nacionales y los controles mnimos necesarios para la: Asignacin de Bienes, Realizacin de la Toma Fsica de Inventario de Bienes, Control de entradas y salidas de Bienes del Almacn, Registro de las transacciones como Adiciones, Desincorporaciones, y Transferencias por parte del Departamento de Bienes Nacionales. Las conclusiones establecidas en este trabajo permiten afirmar que en el marco de las instituciones del Estado, se hace necesario optimizar los procedimientos, mecanismos y sistema de control interno, concretamente los que se relacionan con la gestin de inventario y materiales. Ello a los fines de garantizar una mayor eficacia en la ejecucin de las funciones

administrativas y el manejo financiero por parte de dichas instituciones. Finalmente, cabe mencionar la investigacin realizada por Argin (2006), titulada: Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos para el Registro de los Bienes Nacionales en la Oficina de Planificacin del Sector Universitario, oficina tcnica del Consejo Nacional de Universidades; ejecutada a travs de un estudio de campo. En este trabajo se concluye que la Coordinacin de Bienes de esta dependencia carece de los instrumentos y mecanismos necesarios y adecuados (libros auxiliares de activos fijos), para llevar a cabo los controles y registros de las entradas, salidas, traspasos, tipos de bien, rea en el que est asignado, depreciacin, fecha de adquisicin y mejoras de los activos fijos que posibiliten su identificacin, clasificacin; as como el control de su uso y disposicin.

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Las conclusiones de esta investigacin evidencian la importancia que tiene el uso permanente y sistematizado de los mecanismos y recursos de control y registro, a travs de los cuales se puedan mantener identificados y clasificados los bienes de una determinada institucin, a los fines de garantizar una gestin eficaz, eficiente y transparente de dichos bienes que coadyuve en un manejo financiero con las mismas caractersticas.

Resea Histrica y Descripcin de INGEOMIN

Resea Histrica de INGEOMIN

Los antecedentes histricos del Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN) se remontan al ao 1945, concretamente a la Ley de Minas de esa poca, cuyo Artculo 101 contemplaba el funcionamiento en la capital de la Repblica de un Servicio Tcnico de Geologa y Minera con la organizacin y atribuciones que el Ejecutivo Federal determinara. Dicho servicio, jams lleg a materializarse; sin embargo, se puede considerar que el germen de tal institucin lo constituy la Oficina Coordinadora de la Prestacin de Servicios Geolgicos y Mineros (SERVIGEOMIN), creada mediante Decreto Nmero 2.246 de fecha 25 de septiembre de 1983, con carcter de servicio. Posteriormente, con fundamento en el Decreto Nmero 1.921 de fecha 07 de noviembre de 1991, mediante Resolucin Nmero 11 de fecha 07 de enero de 1992, se le confiere el rango de Direccin General Sectorial, dependiente del Despacho del Ministro. A partir del 15 de Agosto de 1997, por reestructuracin de este Ministerio, pasan a formar parte de SERVIGEOMIN, la Direccin de Geologa y el Centro de Anlisis de Informacin Geolgica y Minera (CAIGEOMIN) de este Ministerio, con la finalidad, de que esta conjuncin, sirviera para la creacin del Instituto

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Nacional de Geologa y Minera, a los fines de dar respuestas a los requerimientos del sector Geolgico y Minero Nacional e Internacional, por el grado de especializacin y reconocida trayectoria de la antigua Direccin de Geologa. El 05 de Septiembre de 1999 se crea INGEOMIN, mediante Decreto Nmero 295 con Rango y Fuerza de Ley de Minas, publicado en la Gaceta Oficial Extraordinario Nmero 5.382 de fecha 28-09-99. En la actualidad es un organismo con personalidad jurdica, autonoma funcional y patrimonio independiente del fisco nacional, adscrito al Ministerio de Energa y Minas y constituye una institucin necesaria para el pas, por cuanto representa un Centro de Informacin Bsica nacional e internacional similar a los Institutos Geolgicos y Mineros de los dems pases de Amrica, tales como: Colombia, Brasil, Ecuador, Argentina, Chile entre otros. El Instituto est en capacidad de disear y ejecutar programas exploratorios geoqumicos, geofsicos y geolgicos para lo cual cuenta con equipos propios que le permiten emprender cualquier programa de perforaciones en la evaluacin de reservas minerales, as como para la prospeccin de aguas subterrneas. Cuenta con laboratorios especializados para anlisis petrogrficos, mineralgicos, de suelo, gemolgicos y qumicos con aplicacin de tcnicas analticas tales como Absorcin Atmica y Fluorescencia de Rayos X, entre otros ensayos, teniendo una experiencia de ms de 50 aos al servicio del sector geolgico-minero. Igualmente, se debe aadir que dispone de profesionales

especializados y personal tcnico de amplia experiencia en el campo de las geociencias, as como equipos de Instrumentacin Topogrfica, un Centro de Procesamiento Digital, Sala de Dibujo, Planoteca y una Biblioteca Especializada, a cargo de la Gerencia de Informacin Geolgico-Minera.

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INGEOMIN, a travs de la Gerencia de Proyectos de Desarrollo Minero ofrece sus Servicios Profesionales, basados en la experiencia de trabajo desarrollada en el campo de las Ciencias de la Tierra en diferentes regiones del territorio nacional. Descripcin de INGEOMIN A los fines tener una mayor informacin acerca la institucin donde se llev a cabo esta investigacin, se considera pertinente conocer los siguientes aspectos: Filosofa de Gestin, Objetivos, Tareas y Atribuciones, as como su Estructura Organizativa, Ubicacin y Atribuciones especficas de la Coordinacin Regional de INGEOMIN, Guayana.

Filosofa de Gestin La filosofa de gestin de INGEOMIN se encuentra expresada a travs de su misin, visin y valores organizacionales. A continuacin se presentan cada uno de estos aspectos:

Misin. INGEOMIN es considerado como el organismo rector de las geociencias a nivel del pas, motor de las investigaciones interdisciplinarias y del desarrollo sostenible de los recursos minerales y energticos no convencionales. Visin. En su proyeccin hacia el futuro, INGEOMIN se visualiza como lder nacional en geociencias aplicadas a recursos minerales y energticos no convencionales.

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Valores Organizacionales. Los valores organizacionales de INGEOMIN responden a una filosofa de gestin orientada hacia la consecucin de sus metas dentro de estndares de calidad, desde una perspectiva sustentada en la concepcin de desarrollo sostenible. En ese sentido, se pueden destacar como valores fundamentales de esta institucin, los siguientes: Responsabilidad: Se asumir el compromiso de realizar un trabajo de alta calidad para alcanzar los objetivos preestablecidos y el nivel de desempeo adecuado. Sensibilidad: Se actuar con tica y mstica ante los clientes que atiende el instituto. Excelencia: Se mantendr una actitud permanente de

mejoramiento de la productividad y de la calidad de personal. Trabajo en equipo: Se conformarn grupos de trabajo

interdisciplinario para incentivar la cooperacin, enriquecer el trabajo y alcanzar los objetivos de manera compartida. Honestidad: El personal del instituto actuar con integridad y mstica, en cuanto a su comportamiento en general y en especial en la administracin de los recursos asignados a su cargo y en el manejo adecuado de la informacin. Lealtad: Compromiso del personal con la gestin del instituto e identificacin de su misin y objetivos. Mstica: El personal mantendr una actitud hacia el trabajo que demuestre su vocacin de servicio hacia el logro de la misin del instituto. Disciplina: Se respetarn las normas establecidas para garantizar el desarrollo del instituto.

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Proactividad: Anticiparse a los problemas y situaciones que involucren al instituto y proponer lneas de accin acordes.

Interdisciplinariedad: En INGEOMIN se asume que la investigacin y el desarrollo de los recursos naturales debe hacerse desde una perspectiva en la cual se integren diferentes especialidades y disciplinas cientficas, a los fines de generar una visin integral de la realidad de los recursos minerales y energticos no

convencionales del pas. Desarrollo Sostenible: INGEOMIN promueve una explotacin de los recursos minerales y energticos desde una perspectiva de conservacin y renovacin de los recursos naturales, de tal manera que dicha explotacin no genere impactos en los ecosistemas. Capital Humano: En INGEOMIN se enfatiza la acumulacin, crecimiento y desarrollo del capital humano como recurso y activo de primer orden para la consecucin de las metas trazadas por la institucin en atencin a las polticas de desarrollo del Estado Venezolano.

Objetivos de INGEOMIN En la gestin institucional que lleva a cabo INGEOMIN, se plantean los siguientes objetivos:

Formar y mantener el inventario de los recursos minerales existentes en el territorio nacional;

Elaborar estudios geolgicos y de investigacin, evaluaciones de los recursos mineros, prestar asistencia tcnica, servicios de laboratorio y de consultora en las diferentes reas de su actividad a personas naturales o jurdicas, pblicas o privadas;

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Coordinar y gestionar con instituciones de educacin superior o con personas pblicas o privadas, nacionales o extranjeras, programas de investigacin y de cooperacin tcnica que se requieran para el desarrollo de sus objetivos;

Atender la solicitud del Ministerio de Industrias Bsicas y Minera, en lo relativo a estudios de croquis, planos y dems recaudos tcnicos presentados por los solicitantes de concesiones mineras, y emitir su pronunciamiento, o cualquier otra materia tcnica de su competencia;

Elaborar, recopilar, sistematizar y divulgar los informes y estudios realizados;

Impartir y desarrollar capacitacin y entrenamiento en las reas que tengan relacin con las funciones del Instituto;

Preparar la cartografa geolgica del pas a diferentes escalas; Realizar investigaciones sobre tecnologas aplicables a la actividad minera en sus distintas escalas y a la recuperacin ambiental;

Las dems materias que sealen los reglamentos de la Ley de Minas.

Todo lo anterior viene a constituir la informacin bsica, tcnica y profesional, requerida para el desarrollo integral-econmico-industrial del pas. Informacin que deber suministrarse a todos los organismos pblicos y privados garantes de la ejecucin de los planes de desarrollo del pas.

Atribuciones y Tareas de INGEOMIN

Las tareas y atribuciones de INGEOMIN se encuentran orientadas hacia la consolidacin de las metas y objetivos que se le han establecido a este instituto. En ese sentido, se destacan las siguientes:

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La determinacin y evaluacin de la cantidad, calidad y distribucin de los recursos minerales, de rocas y suelos.

La cartografa topogrfica, geolgica, geotcnica y de toda ndole afn que suministre la cobertura del pas a las escalas adecuadas.

La clasificacin de los terrenos en escala nacional con relacin a sus potencialidades tanto de recursos naturales renovables como no renovables.

La prestacin de los servicios de: Informacin, geologa, minera, prospeccin geofsica, estudios geotcnicos, geologa marina,

topografa y perforacin, anlisis mineralgicos y prospeccin geoqumica y ambiente. La formacin y capacitacin de profesionales aptos para el desempeo profesional en el rea geolgica y minera.

Estructura Organizativa

INGEOMIN presenta una estructura organizativa vertical que tiene como nivel de mayor jerarqua al Consejo Directivo y como ente asesor al Consejo Consultivo. En lnea descendente, dependientes de las decisiones del Consejo Directivo se encuentra la Presidencia del Instituto, que tiene como niveles subordinados inmediatos: Consultora Jurdica, Gerencia de

Administracin, Gerencia de Recursos Humanos y Auditora Interna. Estos cuatro niveles presentan la misma jerarqua, trabajan en relacin de coordinacin Presidencia. Las dems gerencias son las de: Proyectos de Desarrollo Minero, Investigaciones Geolgicas e Informacin Geolgica Minera. Estas tres gerencias se distinguen de las anteriores, en que tienen una orientacin de
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y responden a las directrices emanadas directamente de

carcter operativo. Como niveles subordinados a Presidencia se encuentran las Direcciones Administrativas de las regiones de: Guayana, Centro Occidental y Los Andes (Ver Figura 1).

Figura 1 Organigrama de INGEOMIN

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Ubicacin Geogrfica de INGEOMIN

INGEOMIN tiene su sede principal en la ciudad de Caracas, en Parque Central, Torre Oeste, Piso 8 y 5. Las sedes regionales son las siguientes: San Felipe, estado Yaracuy: Laboratorio de Minerales no Metlicos. Zona Industrial, detrs del CIEPE. Mrida, estado Mrida: Av. Lora, Qta Esperanza N 14-36. Coro, estado Falcn: Edif. Curiel, calle Garcs con Ampes frente a la Gobernacin del estado Falcn. Ciudad Bolvar, estado Bolvar: Laboratorio Tecnolgico. Libertador Edif. INGEOMIN. En esta ltima sede regional fue donde se realizaron las Av.

investigaciones correspondientes a los procedimientos administrativos del rea de bienes y materiales en la Administracin Regional, estado Bolvar. Atribuciones Especficas de la Coordinacin Regional de

INGEOMIN, Regin Guayana Las atribuciones especficas que se encuentran establecidas para la Coordinacin Regional de INGEOMIN son las siguientes: Realizar los procesos gerenciales relacionados con la investigacin en el rea minera en la regin. Realizar la evaluacin y levantamiento de informes sobre la cantidad, calidad y distribucin de los recursos minerales, de rocas y suelos en la Regin Guayana. La cartografa topogrfica, geolgica, geotcnica y de toda ndole afn que suministre la cobertura de la regin a las escalas adecuadas.

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La clasificacin de los terrenos en escala regional con relacin a sus potencialidades tanto de recursos naturales renovables como no renovables.

La prestacin de los servicios de: Informacin, geologa, minera, prospeccin geofsica, estudios geotcnicos, topografa y perforacin, anlisis mineralgicos y prospeccin geoqumica y ambiente.

Gestin y control administrativo de los recursos humanos, materiales y financieros con los cuales se da la ejecucin de las actividades del instituto.

Este ltimo aspecto se desarrolla en el rea administrativa y contable de INGEOMIN, Regin Guayana que fue el lugar donde se realizaron las pasantas relacionadas con este informe.

Bases Tericas En relacin a las bases tericas de esta investigacin, stas se expresan en los planteamientos relacionados con los aspectos inherentes al control en las organizaciones en trminos generales, el control interno, el control de inventarios y los sistemas de informacin. A continuacin se hace un anlisis de cada uno de estos tpicos.

Aspectos Generales relacionados con el Control Dentro de todas las organizaciones, bien sean pblicas o privadas, se recurren a procedimientos destinados a asegurar el avance, correccin y ejecucin en trminos de eficiencia y eficacia de los planes diseados en la institucin, organismo o empresa. Estos procedimientos se ubican dentro del concepto de control.

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Este concepto es definido por

Gurusteaga (1999), como: "...el

conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los resultados obtenidos en el perodo, para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarios" (p. 89). Siguiendo esta definicin, la implementacin del control dentro de las organizaciones, especficamente las de carcter pblico, viene a ser un procedimiento en el cual se integran una diversidad de acciones dirigidas a verificar los logros alcanzados en una determinada gestin, as como establecer los registros pertinentes de esos logros. Todo ello con el propsito de incrementar los aspectos positivos y tomar las medidas correctivas de los resultados contrarios a los esperados. Estos planteamientos indican que el control interno representa uno de los ejes fundamentales y de mayor relevancia para la buena marcha de la organizacin. Esa importancia se sustenta en el hecho de que a travs del control, se protegen los valores de la misma. Este planteamiento se basa en lo que sealan Hodge y Johnson (2004) cuando afirman que:

La decisin administrativa en las reas de definicin, planeamiento y adquisicin de la misin, est dirigida hacia la creacin de valor; las decisiones de control se adoptan como una suerte de seguro destinado a minimizar las consecuencias (destruccin de valor) de las decisiones impropias o el desempeo inadecuado (p. 250).

Lo expuesto indica control

que la implementacin de los mecanismos de

en las diferentes reas de la organizacin, por parte de quienes

tienen las responsabilidades de gestin, es una garanta para la consecucin de las metas y para verificar el manejo eficaz de los recursos materiales y financieros de dicha organizacin.

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En ese mismo orden de ideas, Pichardo (1999), afirma que el control representa: .....la fase del proceso administrativo que efecta la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, ya sea todo o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes (p. 85). Partiendo de esta definicin, se puede afirmar que el control tiene como finalidad sealar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente. En ese sentido, para hacer un buen control, es conveniente que cada uno de los integrantes de la organizacin haga su esfuerzo propio analizando su actuacin. En las ocasiones que sea posible, se solicitar esta opinin por escrito, pero deber ser el interesado quien explique las causas de desviacin de la actividad que se le encomend. La importancia que tiene el control y los aspectos presentes en su ejecucin dentro de los procesos administrativos de la organizacin, permiten calificarlo, a su vez, como un sub-proceso de ellos. James (2004), afirma que el control viene a constituir el ....proceso que se utiliza para asegurar que se satisfacen los objetivos, por medio de la informacin obtenida de la ejecucin real del mismo (p. 192). Esto implica que la informacin obtenida es

comparada con los estndares esperados y, a continuacin, se toman decisiones de acuerdo con el resultado de dicha comparacin. Estas decisiones vienen a ser las respuestas a las necesidades de control, como eje para asegurar una gestin administrativa de calidad, que beneficie el rendimiento de la empresa y la generacin de productos y servicios que satisfagan los requerimientos y usuarios. De acuerdo con este autor, el control implica el cumplimiento de los siguientes requerimientos:

Elegir que controlar el sujeto. Desarrollar un objetivo para una caracterstica de control.

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Determinar una unidad de medida. Desarrollar un medio o sensor para medir la caracterstica del control. Medir la caracterstica durante el proceso o al final de ste. Evaluar las diferencias entre el desarrollo real y el esperado. Tomar las acciones necesarias (p. 193).

El primer requerimiento implica la consideracin del sujeto como eje fundamental para indicar los problemas relacionados con la calidad de los productos. De acuerdo con el autor sealado, los sujetos: incluyen cualquier entrada (materia), proceso (equipo, condiciones y producto) y salida (clientes, autoridades de estndares, etc) (Ibidem). En ese sentido, cada uno de los aspectos de un sistema de control viene a representar la base para la eleccin del sujeto. El desarrollo de un objetivo para una caracterstica de control parte del sujeto de control, quien proporciona la base para desarrollar los mecanismos pertinentes. De acuerdo a Juran y Gryna (2000), es necesario considerar un cierto nmero de factores, cuando se est desarrollando un objetivo para una caracterstica de control. Estos incluyen: Todos los objetivos necesitan tener parmetros orientados al cliente; esto incluye los clientes inmediatos y finales. El objetivo debera ser esclarecedor por s mismo, en la totalidad de su aplicacin asegurar que el objetivo es representativo de las medidas que ayuda a proporcionar (p. 121).

Lo anterior implica que los objetivos para una caracterstica de control deben ser vistos por aquellos que sern medidos como vlidos, apropiados y fciles de comprender cuando se trasladan a expresiones numricas. En ese sentido, debe haber una clara comprensin de los objetivos que se traza el

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control, tanto desde el punto de vista de su expresin cualitativa como de su registro en trminos cuantitativos. En relacin al tercer requerimiento de control planteado por James (2004), referido a determinar una unidad de medida, el mismo refiere que puede ser expresada en trminos numricos que estn orientados a los requerimientos internos y a los que establece la demanda (p. 195). En ese sentido, en el caso de las organizaciones del sector pblico, el control de los procesos relacionados con el registro de bienes y materiales, debe tomar en cuenta no slo las necesidades internas que tiene la organizacin con relacin a la demanda de un determinado recurso o

material y la salida del mismo, sino tambin a las exigencias que le plantean los usuarios en relacin a ese recurso o material. El cuarto requerimiento, relativo al desarrollo de un medio para medir la caracterstica de control, James (2004), seala que la ejecucin de este medio debe poseer el carcter de ser tanto preciso como oportuno para poder tomar decisiones sobre la calidad del producto o servicio ofrecido (p. 196). En este caso, los instrumentos de medicin y control deben ser lo ms apropiados posibles para precisar una determinada ejecucin o accin y, por lo tanto, facilitar los anlisis y elecciones que habrn de hacer las personas encargadas de ejercer el control. El quinto requerimiento del proceso de control, que se refiere a medir las caractersticas durante el proceso de produccin o al final de ste, de acuerdo con el autor tratado, implica el seguimiento de cada una de las estaciones en las cuales se gesta un producto o servicio (p. 196). De esa manera representa la ejecucin de una evaluacin de procesos, a travs de la cual se hagan, sobre la marcha, los correctivos necesarios y orientar el logro efectivo de lo que se quiere alcanzar.

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El sexto requerimiento de la evaluacin de las diferencias entre la ejecucin real y la esperada, representa para el autor una evaluacin final, para verificar la diferencia de un estndar con respecto a la aplicacin de un proceso (p. 196). En ese orden de ideas, se debe acotar que es la

interpretacin de los resultados y no los resultados en s, lo que debe proporcionar las bases para la toma de decisiones. El sptimo requerimiento seala que cualquier accin puede ser llevada a cabo solamente despus de establece si el problema destacado se puede crear aleatoriamente o puede ser asignado (p. 198). Esto plantea el desarrollo de habilidades en la resolucin de problemas y al uso de herramientas que faciliten la ejecucin de las acciones que permitan superar los problemas detectados. Los requerimientos del control analizados comprenden los sujetos que participan en cada una de las fases de la gestin del sistema administrativo, quienes son los que proporcionan los elementos para fijar los objetivos e indicadores de control. Igualmente, en estos requerimientos de control se enfatizan los indicadores y atributos de los materiales y bienes objeto de control, a los fines de establecer con precisin su importancia para la propia organizacin como para los usuarios que los demandan. Igualmente, los requerimientos de control implican la utilizacin de instrumentos de mediacin para su ejecucin efectiva y garantizar una evaluacin que establezca con precisin las discrepancias entre el desarrollo real y esperado, a los fines de que se tomen las decisiones pertinentes.

El Control Interno en las Organizaciones Abordados y analizados los aspectos relacionados con los procesos de control dentro de la organizacin, es pertinente precisar lo que corresponde especficamente al control interno. En primer lugar, cabe destacar que este

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concepto ha sido objeto de diferentes definiciones que han evolucionado en el tiempo. A ese respecto, Aular (2002), hace referencia a que la American Institute for Certified Accountants (AICC) o Instituto Americano de Contadores Autorizados (titulados/colegiados) en el ao 1949, a travs de su Comit de Procedimientos, luego de un estudio sobre el control interno y pblico iniciado en 1948, estableci, a travs de un boletn especial, una definicin de control interno y pblico que sealaba lo siguiente:

El control interno comprende el plan de organizacin de todos los mtodos coordinados y las medidas adoptadas en el negocio, para proteger sus activos, verificar la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia de las operaciones y estimular la adhesin a las prcticas ordenadas por la empresa (p. 421). En atencin a esta definicin inicial, el control interno puede calificarse como un plan de medidas y sistemas que se adoptan en una empresa o institucin pblica con el propsito de resguardar sus bienes, comprobar la veracidad de sus datos contables, suscitar dentro de la organizacin una tendencia permanente hacia la eficiencia de sus operaciones e incitar a todos sus integrantes a vincularse estrechamente a las prcticas que se ordenen en dicha organizacin. Esta definicin evolucion en el tiempo y, al respecto, es conveniente hacer referencia a la definicin que elabor el Comitte of Sponsorings Organizations of Treadway Comission (COSO) Comit de Organizaciones Patrocinantes de la Comisin de Seguimiento; un conjunto de organismos profesionales integrados por: American Accounter Asociation (AAA) o Asociacin Americana de Contadores (AAC); American Institute of Certified Public Accounter (AICPA) o Instituto Americano de Contadores Pblicos Autorizados (IACP); Financials Executives Instituto (FEI) o Instituto de

Ejecutivos Financieros (IEF); Institute of Internals Auditors (IIA) o Instituto de

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Auditores Internos (IAI) y el Institute of Managers Accounters (IMA) o Instituto de Contadores Gerenciales (ICG). La definicin planteada por COSO, segn la publicacin de Cooper & Librands (1992), indica que el control interno se define en los siguientes trminos:

Es un proceso efectuado por el directorio, la direccin y el resto del personal de una entidad, diseado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecucin de los objetivos dentro de las siguientes categoras: Eficiencia y eficacia de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera y cumplimiento de las normas y las leyes aplicables ( p. 2). En relacin a esta definicin y a la anterior, se puede inferir que el control interno presenta una serie de elementos caracterizadores que permiten precisar en qu medida dentro de una determinada organizacin se estara llevando a cabo este tipo de control y si el mismo responde al deber ser que se estipula en sus definiciones. En primer lugar, se puede afirmar que el control interno es un plan lgico de organizacin que responde a los objetivos de la empresa o de la institucin. En ese sentido, su estructuracin debe responder a una planificacin que surge de las mismas caractersticas y necesidades de la organizacin. A partir de esa planificacin, se estableceran los descriptores que formaran parte del plan de control interno. En segundo lugar, el control interno comprende una adecuada estructura de control en el rea contable, rea de presupuesto y costos. Ello se explica por el hecho de que a travs del control interno se busca garantizar que las informaciones financieras sean altamente confiables y para ello su aplicacin implica la estructuracin de procedimientos de

control eficientes y eficaces en lo que tiene que ver con las reas claves de

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las finanzas, que son el rea contable, la de planificacin financiera (presupuesto) y costos. En tercer lugar, el control interno implica la existencia o desarrollo de una unidad de contralora o auditora interna ubicada al mximo nivel organizativo, cuya responsabilidad ser de la continua revisin, evaluacin y mejora de los controles internos. Si se quiere garantizar controles internos efectivos, es necesario que se establezcan los mecanismos de evaluacin y auditora de dichos controles. En cuarto lugar, la aplicacin de los procedimientos debe implicar el establecimiento de responsabilidades, delimitadas en forma individual y claramente definidas por escrito. Ello, significa que la efectividad del control se hace real en la medida que se formalizan las responsabilidades de cada quien dentro de la organizacin, a los fines de que stas se establezcan de manera precisa y se puedan hacer las correcciones que sean pertinentes. En quinto lugar, el control interno dentro de la organizacin debe establecer una separacin de funciones de carcter incompatibles las cuales deben estar separadas a nivel departamental y de empleados. Para la correcta ejecucin de los procedimientos de control debe haber una organizacin con un nivel de divisin de trabajo altamente precisado, de tal manera que se evite el cruce de funciones y, por lo tanto se puedan establecer las responsabilidades con claridad en el cumplimiento de las responsabilidades a dichas funciones. Finalmente, el control interno requiere de un personal cuya preparacin profesional, experiencias e idoneidad responda a las exigencias tcnicas modernas. En ese sentido, en la captacin y seleccin de este personal se deben establecer los perfiles requeridos por la institucin o la empresa para la ejecucin de los diferentes cargos que integran la estructura organizativa.

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Para complementar las caractersticas descriptivas del control interno en las organizaciones, cabe destacar tambin lo referente a los elementos de control. A ese respecto, el informe COSO seala los siguientes:

Entorno de Control: Influye en la concienciacin de los empleados debido a que es la base de todos los componentes del control interno, ya que aporta disciplina y estructura. Incluyen la integridad, los valores ticos y la capacidad de los empleados de la empresa, la filosofa de la direccin; y organiza y desarrolla profesionalmente a sus empleados. Evaluacin de Riesgos: Consiste en la evaluacin y el anlisis de los riesgos relevantes para la consecucin de los objetivos y sirve de base para determinar cmo han de ser gestionados los riesgos. Actividad de Control: Son las polticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la direccin de la empresa. Informacin y Comunicacin: Permite identificar, recopilar y comunicar informacin que ayude a cada empleado a cumplir sus responsabilidades. Supervisin: Los sistemas de control interno requieren supervisin, es decir, un proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema en el tiempo.

El ambiente o entorno de control integra en forma combinada los diferentes factores que afectan las polticas y procedimientos de una entidad y que pueden fortalecer o debilitar sus controles. Entre esos factores puede estar la actitud de la administracin hacia los controles internos establecidos; la misma estructura de la organizacin de la entidad; el funcionamiento de los rganos colegiados de administracin y sus comits; los mtodos utilizados para asignar autoridad y responsabilidad; los mtodos para asignar autoridad y responsabilidad; los de de control administrativo para supervisar y dar seguimiento a cumplimento de polticas y procedimientos incluyendo la funcin de auditora interna, polticas y prcticas de personal y

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las influencias externas que afecten las operaciones y prcticas de la entidad. En relacin a la evaluacin de riesgos, es necesario acotar que este elemento parte de la premisa de la existencia de riesgos internos y externos en toda organizacin, por lo que la aplicacin de procedimientos de evaluacin de los mismos, debe ser uno de los componentes a formar parte del control interno de las entidades de gestin pblica o privada. Mediante los mecanismos de evaluacin de riesgos se logra la identificacin, anlisis, calificacin y categorizacin de los mismos, estableciendo los niveles de relevancia de riesgos en funcin de la consecucin de los objetivos y sirven de base para determinar cmo han de ser gestionados los riesgos. En el caso concreto de instituciones como INGEOMIN, debido a que las condiciones econmicas, industriales, jurdicas y operativas deben estar cambiando continuamente, es necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con el cambio, de tal manera que se logre su control efectivo; as como garantizar el cumplimiento de sus objetivos. En cuanto a las actividades de control, stas remiten a las operaciones y tareas concretas a desarrollar para lleva a cabo las directrices establecidas desde los niveles de decisin de la entidad. Estas actividades ayudan a asegurar que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la consecucin de los objetivos de la empresa y deben estar presente en todos los mbitos de las organizaciones, en los diferentes niveles y en la ejecucin de todas las funciones. En relacin a la informacin y comunicacin, tal como lo dice su designacin, este elemento del control interno, se centra en recopilar y comunicar informacin pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. A travs de los sistemas informticos de los cuales pueda disponer la entidad, se pueden emitir
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informes de informaciones tanto operativas como financieras, as como los datos sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma adecuada. Dichos sistemas no slo manejan datos generados internamente, sino tambin informacin sobre acontecimientos internos, actividades y

condiciones relevantes para la toma de decisiones de gestin as como para la presentacin de informacin a terceros. En este elemento se prescribe tambin que debe haber una comunicacin eficaz en un sentido ms amplio, que fluya en todas las direcciones a travs de todos los mbitos de la organizacin, de arriba hacia abajo y a la inversa. En ese orden de ideas, en el contexto de las instituciones y empresas modernas, es de fundamental importancia la presencia efectiva de las Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin para asegurar el flujo de estos dos elementos (informacin y comunicacin) en el interior de la organizacin y de sta hacia el exterior. En cuanto a la supervisin, este elemento constituye un componente clave de todo sistema de control interno, puesto que permite verificar si se logra mantener el adecuado funcionamiento del sistema a lo largo del tiempo. En el contexto actual de la administracin moderna, la supervisin del control interno se debe producir de manera continua para asegurarse que el proceso funciona segn lo previsto. Esto es muy importante porque a medida que cambian los factores internos y externos, controles que una vez resultaron idneos y efectivos pueden dejar de ser adecuados y de dar a los niveles de direccin la razonable seguridad que ofrecan antes. Tambin se debe destacar que el alcance y frecuencia de las actividades de supervisin dependen de los riesgos a controlar y del grado de confianza que inspira a la direccin el proceso de control. La supervisin de los controles internos puede realizarse mediante actividades continuas incorporadas a los procesos de las entidades y mediante evaluaciones
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separadas por parte de la direccin, de la funcin de auditoria interna o de personas independientes. Las actividades de supervisin continua

destinadas a comprobar la eficacia de los controles internos incluyen las actividades peridicas de direccin y supervisin, comparaciones,

conciliaciones y otras acciones de rutina. Luego del anlisis de cada uno de los componentes que forman parte del control interno, se puede resumir que estos elementos relacionados entre s pueden generar una concentracin de esfuerzos y formar un sistema integrado que responda de una manera dinmica a las circunstancias cambiantes del entorno. Por otro lado, se debe acotar que estos componentes pueden incidir o ser, a su vez, influidos por los estilos gerenciales propios de cada organizacin. Igualmente, inciden directamente en el sistema de gestin, teniendo como premisa que el hombre es el activo ms importante de toda organizacin y necesita tener una participacin ms directa en el proceso de direccin y sentirse parte integrante del Sistema de Control Interno que se aplique. Estos componentes se encuentran tambin entrelazados con las actividades operativas de la entidad coadyuvando a la eficiencia y eficacia de las mismas, permitiendo con ello mantener el control de todas las actividades. En ese sentido, su funcionamiento eficaz proporciona un grado de seguridad razonable de que una o ms de las categoras de objetivos establecidas van a cumplirse. Por consiguiente, estos componentes tambin son criterios para determinar si el control interno es eficaz. El nuevo enfoque de control interno puede verse un poco riguroso, pero por su actualidad, puede ser asimilado, de forma provechosa por la economa de las entidades. Los cinco componentes analizados, se pueden considerar nuevos elementos que se aportan al sistema, se integran entre s y se implementan de forma interrelacionada, influenciados por el estilo de
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direccin. Sirven para determinar si el sistema es eficaz y se enmarcan en el sistema de gestin, permitiendo prever los riesgos y tomar las medidas pertinentes para minimizar o eliminar su impacto en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.

Sistema de Control Interno En el planteamiento de los enfoques actuales inherentes al ejercicio y la prctica de la administracin, se expone la nocin de Sistemas como la expresin ms acabada de las herramientas para el desarrollo de los aspectos claves relacionados con el procesamiento de informacin, control y registro dentro de toda entidad. Para Gmez (1989), en trminos generales, un sistema se define de la siguiente manera: es aquel todo ordenado, en el cual las partes estn en relacin y dependencia recproca, como lo estara el encadenamiento de una serie de teoremas, que conformen una teora (p. 1-1). La aplicacin de esta definicin al mbito administrativo, permite afirmar que un sistema representa la integracin y funcionamiento de la estructura de la organizacin, el desarrollo de los procesos administrativos, la eficacia en el desempeo del factor humano, la aplicacin efectiva de los controles administrativos; as como el manejo y flujo permanente y ordenado de la informacin en las diferentes reas que conforman una determinada institucin. Una definicin ms concreta en relacin a la conceptualizacin expresada, seala que un sistema es un conjunto de reglas, funciones, principios y cosas, lgicamente organizadas e interrelacionadas; las cuales, mediante la accin coordinada, conllevan al logro de determinado objetivo, sirviendo, a la vez, de marco de referencia y de patrn de comportamiento (Ibdem).
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En relacin a lo que seala esta definicin, se puede afirmar que todo sistema se asume como una estructura integrada de elementos que funcionan de acuerdo a normas y reglas generales, por lo que su acepcin debe considerarse partiendo de su carcter como una totalidad, es decir, que la conceptualizacin, anlisis o ejecucin del mismo debe siempre estudiarse y asumirse como un todo, considerado en su conjunto total. Catacora (2001), por su parte, define un sistema como un conjunto de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos identificables que tienen relacin entre s, y que funcionan para lograr un objetivo comn (p. 25). Esta definicin implica que un sistema representa una agrupacin de diversos elementos que se relacionan entre s con miras al cumplimiento de determinados objetivos y metas comunes. De estas conceptualizaciones se desprende que todo sistema representa en primer lugar una unidad estructural, en la cual se integran diversos elementos con miras al logro de un determinado fin o para el alcance de un propsito definido. As mismo, su comprensin y

funcionamiento slo se asume como una totalidad, por lo que el anlisis de cualquiera de las partes que lo integran debe realizarse siempre desde la perspectiva de consulta. En todo sistema se dan acciones coordinadas, las cuales garantizan que el mismo funcione de manera coherente, lo que implica que los elementos de todo sistema se sustraen al todo o, lo que es lo mismo, que los elementos constitutivos de un sistema funcionan en atencin a la totalidad del sistema y no a su propia condicin de parte del mismo. En este sentido, los conceptos planteados permiten deducir que todo sistema contiene otros sistemas a los cuales se les puede denominar subsistemas y, a la vez, ese sistema se encuentra contenido en otro superior. Tomando en consideracin lo que seala Gmez. (1989) la alteracin o variacin de una de las partes o de sus relaciones incide en las dems y en el conjunto (p. 1-9).

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Estas caractersticas permiten asociar al enfoque de sistemas con el funcionamiento de toda institucin o de toda empresa, en el sentido de que toda organizacin desarrolla sus acciones en funcin de una integracin de los elementos que la conforman y la orientacin de los mismos hacia el logro de determinados fines comunes. Una de las reas de la estructura administrativa donde se perfila con mayor pertinencia la implementacin del enfoque de sistema, es la correspondiente al control interno. La aplicacin de los sistemas al control interno dentro de las organizaciones viene a representar formas de garantizar el logro de los objetivos trazados. En ese sentido, se justifica el planteamiento de Timms (2001), cuando seala lo siguiente:

La forma idnea de alcanzar la eficacia de la gestin empresarial es la instalacin de buenos sistemas de control; lo cual permita a la organizacin retroalimentarse con los resultados de sus propias actividades, de modo que pueda reorientarse en la instrumentacin de sus estrategias y en la propuesta del logro de sus objetivos (p. 52) Un sistema de control representa un generador de insumos informativos, que facilitarn la toma de decisiones hacia el logro eficaz de las metas que se ha trazado una determinada entidad, sea sta de carcter pblico o privado y, en consecuencia, responder de manera efectiva a las exigencias que le establece el medio ambiente. En todo caso, sea cual fuere el sistema de control adoptado dentro de la organizacin, la tcnica utilizada y la funcin que se pretenda controlar, la estructura del sistema de control obedecer a un mecanismo que funciona en forma cclica operativa, que siempre ha de conducir a una toma de decisiones, cuando se detecten desviaciones y fallas. En relacin con lo sealado, Gmez (1989) afirma que el mecanismo para la puesta en prctica de cualquier sistema de control se descompone en las siguientes fases:

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A) Definicin previa de las caractersticas o variables, que se desean controlar por el sistema. B) Escogencia de los puntos del proceso, en que se establecern los controles, o sea los homoestatos. C) Adopcin de un mtodo confiable, capaz de evaluar las caractersticas o variables que se medirn como punto de comparacin. D) Establecimientos de criterios definidos de comparacin de los resultados, con las metas propuestas, que resultaren viables, segn las condiciones del entorno y los recursos disponibles. E) Diseo y adopcin de una poltica de decisin uniforme. F) Asignacin de responsabilidades y del poder de decisin, que fuera menester (p. 5-3).

La primera fase viene a constituir el diagnstico inicial de lo que se quiere chequear. A travs de un proceso de evaluacin diagnstica, se determinan las reas de la estructura organizacional que presentan debilidades y, en funcin de ello, se categorizan en trminos de variables a controlar. La segunda fase representa, en trminos sistmicos, los puntos de equilibrio donde se habr de aplicar el control y que van a poder hacer los registros pertinentes para tomar las decisiones que sean necesarias. La tercera fase constituye la estructuracin de un diseo de evaluacin que comprenda el estndar, tcnicas e instrumentos que se aplicarn para realizar la evaluacin pertinente en la que se habr de comparar la variable ideal con la real. La cuarta fase se ubica en la definicin de los criterios de evaluacin, a travs de los cuales se podr definir en qu medida se han alcanzado los niveles ptimos, buenos, regulares o deficientes en el desempeo de las funciones a controlar. En la quinta fase se estructura una poltica de toma de decisiones orientada a definir las disposiciones que se habrn de tomar en funcin de los resultados observados en las evaluaciones realizadas en las fases
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anteriores. A esta fase les sigue la asignacin de responsabilidades a las personas encargadas de operativizar las soluciones o decisiones planteadas. Cada una de estas fases forma parte de una estructura sistmica, que se desarrolla en forma continua a travs de procesos y tareas que permiten determinar el comportamiento de las variables que se quieren controlar, tanto en lo que se refiere a los aspectos de entrada, como de proceso y salida. Lo anterior indica que la estructuracin de un sistema de control interno dentro de una organizacin implica el desarrollo de un proceso de identificacin y operacionalizacin de las variables de la organizacin que deben ser medidas y controladas. Igualmente, en la conformacin del sistema se deben precisar los puntos clave en los cuales se realizar el control, los mtodos adecuados para la evaluacin y los criterios correspondientes, as como establecer los procedimientos para la toma de decisiones en funcin de los resultados obtenidos. Tambin se puede afirmar que el sistema de control interno es un proceso llevado a cabo por las autoridades de una entidad y su diseo est orientado a proveer la seguridad razonable de que se estn cumpliendo de manera eficiente los objetivos trazados por la institucin. Considerando la definicin analizada acerca del control interno, cabe mencionar que en el sistema de control interno se integran en forma organizada, secuencial y lgica el plan de la organizacin y todos los mtodos coordinados y medidas adoptadas dentro de ella con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los datos contables. En este punto, Gmez (1989), refiere que un sistema de control interno debe presentar las siguientes caractersticas: a) Oportuno: Es decir, que debe detectar las fallas al momento de modo que los responsables involucrados puedan tomar las medidas correctivas con premura, a fin de que los daos se reduzcan al mnimo posible.
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b) Claro, Sencillo, gil: El sistema de control debe ostentar claridad, para que todos puedan entenderlo y aplicarlo correcta y uniformemente, que todos lo entiendan de una misma manera sin lugar a dudas. c) Flexible y Adaptable: Debe ser flexible, que tenga capacidad de adaptacin a las circunstancias imperantes. De lo contrario estara condenado al fracaso, puesto que, si permaneciera inflexible y esttico y la situacin cambiara notablemente, llegara un momento en que resultara inoperante e intil. d) Econmico y Eficaz: El sistema de control resultar econmico, si las prdidas que lograra evitar fueran cuantiosas, en comparacin con el costo de mantenimiento de control. e) Objetivo y Realista: El sistema de control debe ir encaminado a controlar el comportamiento de personas y mquinas concretamente. Debe definir a qu actividad y de que personas y mquinas debe controlar. f) Adecuado y Apropiado: El control debe estar dotado de los mecanismos e implementos apropiados a cada caso. g) Continuo: El control debe ejercerse en forma continua y no espordica, por las mismas razones sealadas en el literal A. (p. 5-5). Las caractersticas expuestas por el autor reflejan lo que se podra denominar la estructura adecuada de un sistema de control. Ese carcter viene dado por el hecho de que: El sistema pueda ser manejado en forma unitaria y organizada por los usuarios del mismo; adaptable a los cambios que se den dentro de la organizacin; presente una relacin costo/beneficio favorable a la institucin; se exprese en trminos de mediciones, ponderaciones y evaluaciones precisas y con criterio definido, claro e imparcial; con adopcin de dispositivos altamente funcionales, de tal forma que conjugue velocidad con precisin. Al trasladar las caractersticas sealadas al mbito de las instituciones de la administracin pblica, se puede afirmar que las mismas tienen pertinencia en dicho mbito, slo que su aplicacin, aparte de garantizar el cumplimiento de cada una de las funciones y tareas de la organizacin, se

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encuentra dirigida tambin a asegurar de manera fidedigna el acatamiento de las normas legales vigentes establecidas, bien sea en el nivel institucional o gubernamental; salvaguardar los bienes y recursos que integran el patrimonio de la institucin; promover la mxima eficacia, eficiencia y economa en la realizacin de las operaciones llevadas a cabo y verificar la veracidad de la informacin administrativa y financiera con el fin de lograr una eficiente toma de decisiones y que se cumplan los planes y programas propuestos.

Sistema de Control y Registro de Materiales

En la realizacin de los procesos de control interno de las empresas, instituciones y entidades en general, el control y registro de materiales deben estar sustentados en un sistema de informacin, que, tal como lo afirman Bruce y Pederson (2003), se oriente por los siguientes propsitos:

Llenar las necesidades de procesamientos de datos correspondientes a los aspectos legales y otros, de las transacciones. Proporcionar informacin a los administradores, en apoyo de las actividades de planeacin, control y toma de decisiones. Producir gran variedad de informes sobre las distintas reas de su incumbencia (p. 74)

Estos planteamientos traducen que con el desarrollo de los sistemas de informacin, se pretende lograr el mximo de control de los procesos, a travs de un tratamiento integral de todos los datos que se encuentran implicados, a los fines de garantizar que las entradas, procesos y salidas de recursos y materiales sean debidamente registrados para determinar dnde se encuentran los aciertos y las anomalas y, en funcin de ello, tomar las decisiones pertinentes.

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Es posible afirmar que un sistema de registro y control de bienes dentro de toda institucin debe estar dirigido a garantizar la eficacia de este aspecto fundamental de la gestin de los diferentes movimientos de dichos bienes, a los fines de que las decisiones a tomar se ajusten a criterios que abarquen los aspectos tcnicos, legales y ticos relacionados con lo que debe ser la gestin de los recursos pertenecientes a los entes de la administracin pblica tanto centralizada como descentralizada. En el caso concreto de las instituciones de la administracin pblica, la insercin de un sistema de control de los bienes y materiales tiene como propsito fundamental asegurar que los bienes adquiridos por la entidad o que se encuentren bajo su responsabilidad, cumplan con las especificaciones de calidad y cantidad requeridas, as como mantener actualizado el inventario global de bienes muebles instrumentales de la dependencia. Tanto para las organizaciones en general, como para las entidades del sector pblico en especfico, es de vital importancia considerar la planificacin, el almacenamiento, el control de movimiento de materiales y la supervisin, como reas claves en la ejecucin del control y registro de materiales. A continuacin se analiza cada uno de estos componentes del sistema de control de materiales.

Planificacin. La planificacin en un sistema de control de bienes y materiales debe estar orientada en trminos de un actividad continua, en el sentido de que los planes sean permanentemente revisados y ajustados a la dinmica de la demanda y el movimiento de los materiales. En relacin a ello, Foulke (2000), afirma que la planificacin del inventario debe realizarse de acuerdo con los siguientes objetivos:

Satisfaccin de la demanda (o consumo) esperada(o) de cada rengln.

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Equilibrar cada partida de inventarios con su demanda (o consumo) estimada (o) de manera de evitar el agotamiento de algunas y la sobrinversin en otras de poca salida. Establecimiento de un cierto margen de seguridad, o nivel de inventario mnimo, que garantice las entregas y dote a la empresa de flexibilidad suficiente para planificar sus actividades generales. En ltima instancia, conjugar los costos de aprovisionamiento y mantenimiento de los inventarios, con la cuanta de los beneficios que aporta la empresa (p. 132).

Los

aspectos mencionados se encaminan al desarrollo de un

equilibrio en el flujo de los bienes y materiales del inventario, de tal manera que se logre mantener una perfecta relacin entre demanda y dotacin de mercanca, monto de inventario y demanda real, costos de mantenimiento con beneficios de la entidad. Indudablemente que el desarrollo de estos equilibrios implica la construccin de una estructura racional de control, que garantice el manejo adecuado de los registros y la aplicacin de procedimientos de

procesamiento de datos, que garanticen un manejo correcto del inventario de la entidad. Igualmente, debe orientarse por la necesidad de garantizar el uso efectivo del espacio, de los equipos, de la mano de obra, accesibilidad a todos los bienes y materiales y proteccin de los mismos. Lo anterior permite afirmar que la planificacin del control de los bienes debe sustentarse en primer lugar en diagnsticos que abarquen, tanto las condiciones fsicas para el almacenamiento como los requerimientos en cada rea de la entidad, a los fines de establecer objetivos que se ajusten a la realidad del manejo de los materiales dentro de ella. Igualmente, la planificacin debe establecer los planes de inventario para cada ejercicio, a los fines de prever las estrategias de almacenamiento y control de movimiento de materiales que sean aplicables.

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Almacenamiento. Esta parte del proceso de control de materiales tiene que ver concretamente con la aplicacin de los mecanismos a travs de los cuales se puedan ubicar, identificar y clasificar los materiales en existencia, a los efectos de determinar con qu se cuenta y cules son los requerimientos de los mismos. Tompkins y Smith (2004), afirman que la funcin del almacenamiento es proveer el espacio adecuado para el alojamiento seguro y ordenado de los bienes (p. 135). En ese sentido, los objetivos del almacenamiento son los de maximizar el uso efectivo del espacio, la adecuada utilizacin de la mano de obra y equipo, acceso directo y rpido a todos los productos y materiales, movimiento efectivo de los bienes, mxima proteccin de todos los productos y buen mantenimiento. En ese sentido, tiene pertinencia la definicin que realiza Calimeri (2001), cuando afirma que el almacn representa el rea de la entidad que tiene por objeto realizar las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales o artculos en condiciones ptimas de uso y con oportunidad (p. 55). El almacn como espacio fsico y como representacin de uno de los procedimientos claves en el control de bienes y materiales, cumple diversas funciones, entre las que se pueden destacar la de recepcin de los bienes desde una determinada fuente, acopiar y recolectar los bienes para el momento en que sean requeridos y preparar el producto hacia el usuario apropiado. El propsito sealado y las funciones planteadas indican que en la realizacin de las operaciones de almacenamiento dentro del proceso de control y registro de materiales, se deben establecer los procedimientos adecuados para asegurar la existencia de los bienes y materiales en las condiciones que sean requeridas dentro de la organizacin. A ese respecto,

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cabe mencionar lo que seala Sunico (2001), cuando afirma que en la operacin de almacenamiento, se hacen presentes dos niveles de control: control fsico del material y el mantenimiento de registros relativos al material" (p. 45). El control fsico del material implica el acondicionamiento de espacios fsicos adecuados para un almacenamiento efectivo, seguridad en el almacenaje adecuado y un procedimiento eficiente de pedidos internos. El primer aspecto remite a la vigilancia e inspeccin de las condiciones fsicas donde va a estar almacenada la mercanca. El segundo aspecto, se centra en garantizar que los materiales almacenados se encuentran en un ambiente seguro, donde se evitar su sustraccin y uso inadecuado para las metas de la empresa. Mientras que el tercero se centra en desarrollar un proceso de informacin que efectivamente favorezca el flujo de los pedidos y, por lo tanto, el desarrollo de respuestas rpidas y efectivas a los proveedores y clientes. En cuanto al segundo nivel de control, estara dirigido a verificar las existencias reflejadas en los registros (formularios, tarjetas y/o sistemas informticos), donde se encuentran los datos relativos a identificacin y clasificacin de los pedidos recibidos, salida de materiales y la determinacin de los datos. Todo ello se cumple con el objeto de verificar si la cantidad y la ubicacin de los registros se expresa fsicamente en la realidad y si la existencia est en condiciones adecuadas y disponibles para su utilizacin. En la ejecucin de los procedimientos de control interno y auditoras, el inventario fsico de los almacenes permite comprobar el material faltante o la existencia de materiales deteriorados o intiles, bien sea por dao, por antigedad, que ameriten descargarlos del inventario o por lo menos, ajustar su valuacin en el mismo. El manejo de tcnicas adecuadas de almacenamiento, donde se controlen las condiciones fsicas en las cuales van a permanecer los bienes y
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materiales; y se registren de manera permanente sus movimientos, constituye un factor coadyuvante en la ejecucin fluida de las auditoras de inventarios que deben hacerse dentro de las entidades pblicas. Finalmente, es conveniente destacar lo que sealan Tompkins y Smith (2004), cuando plantean que en el proceso de almacenamiento se deben considerar los siguientes aspectos:

- Identificacin y localizacin de los materiales y/o mercancas: Remite esta dimensin a las condiciones de identificacin de los materiales, la utilizacin de procedimientos estandarizados de rotulacin, tipo de identificacin y facilidad de localizacin. - Clasificacin de los materiales y mercancas: Comprende clasificacin estandarizada de los materiales y mercancas, el tipo de clasificacin y la correlacin entre el registro de la ubicacin de los materiales y su ubicacin fsica. - Ejecucin de Inventario Fsico: Esta ejecucin comprende aspectos tales como: Revisin de las condiciones fsicas de los almacenes, revisin de la localizacin de la mercanca y materiales y la revisin de la correspondencia entre los registros y la existencia real. - Clculo de los costos incurridos en almacenamiento: La determinacin de los costos concepto de almacenamiento debe hacerse con la mayor frecuencia posible, a los fines de establecer con precisin cules son los costos reales por concepto de almacenamiento. Lo importante de este aspecto es que los clculos se realicen de manera exacta y precisa (p. 145).

Cada uno de los aspectos mencionados expresan la importancia fundamental que tienen los procedimientos para el almacenamiento de bienes y materiales para garantizar su disponibilidad en el momento que se requieran, para asegurar las condiciones adecuadas de los mismos y controlar de manera precisa los aspectos contables que se encuentran implicados en su ejecucin. En ese sentido, la concurrencia y coherencia de cada uno de ellos es garanta para asegurar que la entidad cuenta con la cantidad y calidad de

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bienes y materiales necesarios para las operaciones o actividades generales que deban llevarse a cabo en el cumplimiento de las funciones que le han sido asignadas. Control de Movimiento de Materiales. De acuerdo con Magad y Amos (2001), el control del movimiento de materiales es un concepto organizacional donde se persigue la optimizacin de todos los recursos de la entidad y proveer a los usuarios de una atencin que se ajuste a sus polticas (p. 59). Este elemento del control de bienes y materiales abarca las actividades que van desde el momento que stos son recibidos, su flujo a travs de las operaciones de la entidad hasta su uso en las reas correspondientes. En ese sentido, se encarga de los movimientos relativos a las

solicitudes, distribucin y devoluciones, ajustes y traslados entre los establecimientos de almacenaje; y para su ejecucin deben existir los mecanismos de registro, mediante tarjetas de control de inventario, donde se reflejan los movimientos sealados. En trminos ms especficos, el control de movimiento de materiales abarca los siguientes aspectos: - Registro de las solicitudes y las devoluciones: Este primer aspecto remite a la aplicacin de los mecanismos de control, seguimiento y registro de los movimientos de los materiales por concepto de requisicin de los mismos a los almacenes o por concepto de devolucin. Cualquiera de estos eventos debe estar plenamente registrado y actualizado de manera permanente para que los clculos a realizar se sustenten en datos reales. - Registro de los movimientos de las existencias: Este tpico del

control del movimiento de los materiales, permite establecer las entradas y salidas de los materiales del almacn. La realizacin en forma permanente

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de estos registros tambin coadyuva en la consolidacin de procedimientos de clculos que generen resultados ciertos y permitan establecer predicciones con altos niveles de certeza. - Clculo de consumos/usos promedios: En la realizacin de los clculos promedios es fundamental que existan controles y registros rigurosos de solicitudes, devoluciones y existencias. Igualmente, en la realizacin de estos clculos se deben tomar en cuenta todas las variables que participan en los consumos.

Supervisin. La supervisin del sistema de control de bienes y materiales permite realizar la evaluacin pertinente de la eficacia del sistema. En ese sentido, se encarga de llevar a cabo el proceso de fiscalizacin de las condiciones de almacenamiento y de la aplicacin adecuada de los mtodos de clasificacin y localizacin de las mercancas. Lloyd (1990) seala que la realizacin del proceso de supervisin del sistema, debe sustentarse en los siguientes procedimientos y mecanismos de informacin:

Verificar las Tarjetas de Control de Inventario, a efectos de corroborar si estn los suministros apropiadamente registrados y actualizados o si se han agotado las existencias en el pasado reciente. Realizar una inspeccin del rea de almacenamiento, para determinar si cumple el depsito con todas las normas vigentes. Confirmar si las existencias estn organizadas de acuerdo con un sistema determinado. Verificar el consumo mensual promedio para cada producto para chequear si ha habido cambios significativos en el CMP. Confirmar si las existencias disponibles estn cercanas a los niveles establecidos mximo y mnimo (p. 191).

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Las funciones descritas evidencian que los procesos de supervisin se encuentran englobados en una labor donde se controlan, miden y dirigen las acciones orientadas a alcanzar los mejores niveles en el manejo de los procesos de inventario dentro de la entidad. Se puede afirmar que la ejecucin de las actividades de supervisin en el sistema de control de bienes y materiales, al igual que en todas las funciones de supervisin, implica el manejo de informacin sistematizada y organizada para poder establecer las mediciones y comparaciones pertinentes; hacer las interpretaciones de estas informaciones y, en funcin de ello, llevar a cabo la toma de decisiones sobre esta rea. Gmez (1990), sostiene que otros de los elementos informativos a tomar en cuenta en el nivel de supervisin del manejo de inventario se encuentran representados por los informes y grficos. De acuerdo al autor, mediante estos elementos informativos los niveles de direccin y supervisin pueden tomar decisiones pertinentes en materia de produccin, ventas e inventarios (p. 45) El uso de cada uno de estos recursos informativos, permite la ejecucin efectiva de los mecanismos de supervisin del inventario, de tal manera que puedan reflejar tanto en forma escrita y esquemtica como grfica, la manera como se han desarrollado las tendencias en la administracin de los materiales de la empresa. Por ello es fundamental mantener al da todos y cada uno de los instrumentos de registro y control, as como el uso de tablas, informes y grficos, a los efectos de garantizar una supervisin realmente eficiente. En resumen, la ejecucin de los procesos de supervisin en el sistema de control de bienes y materiales debe llevarse a cabo de acuerdo a la siguiente secuencia de actividades: - Inspeccin y revisin del rea de almacenamiento: A travs de esta tarea se trata de verificar si las condiciones del rea donde se almacenan los materiales son las ms adecuadas. Las situaciones irregulares que se

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detallen en ese registro deben ser notificadas a los niveles de decisin, con la intencin de establecer los cambios necesarios y pertinentes. Para la

ejecucin de esta supervisin, se deben aplicar tcnicas e instrumentos como la observacin directa, entrevistas a las personas encargadas de los almacenes y, en los casos que se requiere, la aplicacin de las auditoras correspondientes. - Revisin de los registros: Se trata de verificar si los datos expresados en ellos se ajustan a la realidad. En ese sentido, la ejecucin de esta revisin debe comprender evaluaciones a la forma como se han manejado los registros o realizar una muestra de registro para analizar si lo que los mismos indican se corresponde con los elementos fsicos. - Inspeccin del uso mensual promedio de bienes: Mediante este

procedimiento se trata de verificar si los clculos de los consumos mensual promedio son correctos. Para ello se debe abordar al personal involucrado, desarrollar la revisin de los clculos, verificar los datos con una muestra de consumo real. - Verificacin de niveles de existencias: Esta verificacin puede desarrollarse a travs de la aplicacin de registros correspondientes, anlisis de las variables involucradas en la determinacin de los niveles mnimos y mximos y la contrastacin de los niveles calculados con los reales. En atencin a las dimensiones sealadas, se puede establecer la eficacia de los procesos de supervisin realizados y garantizar hasta qu punto la gestin de control se ha podido cumplir en atencin a las exigencias mnimas relacionadas con el manejo de los bienes y materiales en la entidad.

Bases Legales Las bases legales de esta investigacin se encuentran representadas, en primer lugar, en la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (2000), de donde se destaca el Artculo 141, cuando establece que:

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La Administracin Pblica est al servicio de los ciudadanos y ciudadanas y se fundamenta en los principios de honestidad, participacin, celeridad, eficacia, eficiencia, transparencia, rendicin de cuentas y responsabilidad en el ejercicio de la funcin pblica, con sometimiento pleno a la ley y al derecho (p. 95).

Para garantizar el cumplimiento de lo establecido en el citado artculo, es de fundamental importancia la existencia y aplicacin de sistemas de control interno, a travs de los cuales se desarrollen las tareas de control y registro en todas y cada una de las reas, niveles y funciones de la organizacin. El sistema de control de registro de bienes y materiales constituye una de las formas a travs de las cuales se lleva a la prctica el sistema de control interno de una determinada entidad de la administracin pblica. Otro de los fundamentos legales de la investigacin, lo representa la Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional (1974), de donde se extraen los siguientes Artculos:

Artculo 1. La Hacienda Pblica Nacional comprende los bienes, rentas y deudas que forman el activo y el pasivo de la Nacin, y todos los dems bienes y rentas cuya administracin corresponde al Poder Nacional. La Hacienda, considerada como persona jurdica, se denomina Fisco Nacional. Artculo 19. Son bienes nacionales: 1.- Los bienes muebles o inmuebles, derechos y acciones que por cualquier ttulo entraron a formar el patrimonio de la Nacin al constituirse sta en Estado soberano, y los que por cualquier ttulo haya adquirido o adquiera la Nacin o se hayan destinados o se destinaren en algn establecimiento pblico nacional a algn ramo de la Administracin Nacional. 2.- Los bienes muebles o inmuebles que se encuentren en el territorio de la Repblica y que no tengan dueo.

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Los artculos mencionados permiten establecer con precisin lo que son los bienes nacionales y como stos se encuentran comprendidos dentro de la Hacienda Pblica Nacional. En ese sentido, lo establecido en estos artculos lleva a afirmar que los bienes nacionales, son aquellos posedos por el Estado Venezolano bajo el estilo de Administracin Pblica Nacional. La Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico (2003), es otro sustento legal importante y de donde se selecciona el Artculo 131, el cual establece que: El sistema de control interno tiene por objeto asegurar el acatamiento de las normas legales, salvaguardar los recursos y bienes que integran el patrimonio pblico, asegurar la obtencin de informacin administrativa, financiera y operativa til, confiable y oportuna para la toma de decisiones, promover la eficiencia de las operaciones y lograr el cumplimiento de los planes, programas y presupuestos, en concordancia con las polticas prescritas y con los objetivos y metas propuestas, as como garantizar razonablemente la rendicin de cuentas. En ese orden de ideas, la estructuracin de un sistema de control de bienes y materiales en las entidades pblicas se encuentra ubicada dentro de los planteamientos expresados en el artculo precedente, porque aporta elementos de relevancia para que se cumplan los propsitos de control, concretamente en lo que atae a los recursos y bienes que forman parte del patrimonio pblico. De igual manera, el Artculo 134 de la referida ley seala que: Corresponde a la mxima autoridad de cada organismo o entidad la responsabilidad de establecer y mantener un sistema de control interno adecuado a la naturaleza, estructura y fines de la organizacin. En ese orden de ideas, las autoridades de entes pblicos como INGEOMIN, tienen la responsabilidad de realizar las acciones para la implantacin de un sistema

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de control de bienes y materiales en todas y cada una de las sedes de este organismo en Venezuela. En cuanto a la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal (2001), se destaca, en primer lugar, el Artculo 35 en el cual se define el Sistema de Control Interno:

El Control Interno es un sistema que comprende el plan de organizacin, las polticas, normas, as como los mtodos y procedimientos adoptados dentro de un ente u organismo sujeto a esta Ley, para salvaguardar sus recursos, verificar la exactitud y veracidad de su informacin financiera y administrativa, promover la eficiencia, economa y calidad en sus operaciones, estimular la aplicacin de las polticas prescritas y lograr el cumplimiento de su misin, objetivos y metas. Esta definicin establece los parmetros que definen lo que representa el sistema de control interno y, como a partir de dichos parmetros, se pueden disear los sistemas de control de bienes y materiales dentro de toda entidad pblica. A ese respecto, el Artculo 36 plantea que: Corresponde a las mximas autoridades jerrquicas de cada ente la responsabilidad de organizar, establecer, mantener y evaluar el sistema de control interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y fines del ente. Para complementar lo dicho anteriormente, el Artculo 37 de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal, establece lo siguiente:

Cada entidad del sector pblico elaborar, en el marco de las normas bsicas dictadas por la Contralora General de la Repblica, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestin, ndices de rendimiento y dems instrumentos o mtodos especficos para el funcionamiento del sistema de control interno.
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Lo anterior confirma la responsabilidad de los entes de la administracin pblica en la elaboracin de las normas, manuales de procedimientos y dems elementos de control y evaluacin que le den operatividad y aplicabilidad al sistema de control que debe aplicarse dentro de sus diferentes dependencias. Finalmente, se encuentra el Artculo 39, donde se seala lo siguiente en relacin a la responsabilidad de las autoridades de cada dependencia: Los gerentes, jefes o autoridades administrativas de cada departamento, seccin o cuadro organizativo especfico debern ejercer vigilancia sobre el cumplimiento de las normas constitucionales y legales, de los planes y polticas, y de los instrumentos de control interno a que se refiere el artculo 35 de esta Ley, sobre las operaciones y actividades realizadas por las unidades administrativas y servidores de las mismas, bajo su directa supervisin.

Es responsabilidad de los gerentes o autoridades administrativas de cada departamento, velar por el cumplimiento de la normativa legal, planes y polticas en materia de control interno dirigida a salvaguardar los bienes y recursos, comprobar la exactitud y veracidad de la informacin financiera y administrativa; as como promover la eficiencia, economa y calidad en las operaciones que se realizan en estas dependencias. Otro de los basamentos legales est representado en la Ley contra la Corrupcin (2003), concretamente en su Artculo 6, donde reza que: En la administracin de los bienes y recursos pblicos, los funcionarios y empleados pblicos se regirn por los principios de honestidad, transparencia, participacin, eficiencia, eficacia, legalidad, rendicin de cuentas y responsabilidad. Lo establecido en este artculo tiene vinculacin con lo que seala la Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos (1981), en el Artculo 30 acerca de la actividad administrativa:
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La actividad administrativa se desarrollar con arreglo a principios de economa, eficacia, celeridad e imparcialidad. Las autoridades superiores de cada organismo velarn por el cumplimiento de estos preceptos cuando deban resolver cuestiones relativas a las normas de procedimiento (p. 9).

En atencin a lo establecido en ambos artculos, la implantacin y aplicacin de sistemas de control de bienes y materiales dentro de las entidades del sector pblico, estarn orientadas a garantizar y prever el cumplimiento de los principios expuestos en ellos. La Ley del Estatuto de la Funcin Pblica (2002), Artculo 33, numeral 7, establece que, adems de los deberes que impongan las leyes y los reglamentos, los funcionarios o funcionarias pblicos estarn obligados a: Vigilar, conservar y salvaguardar los documentos y bienes de la Administracin Pblica confiados a su guarda, uso o administracin. La estructuracin de los mecanismos y sistemas de control pertinentes sern las herramientas a travs de los cales se cumpliran estas obligaciones. Finalmente, el Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica (2001) constituye otro de los sustentos legales de esta investigacin, concretamente en su artculo 23, donde textualmente se lee lo siguiente: Las dependencias de la administracin pblica estn obligadas a formar y actualizar sus inventarios de bienes, de acuerdo con las instrucciones de la Contralora y en las oportunidades que sta seale. Instituciones como INGEOMIN, tienen la obligacin de mantener actualizados sus inventarios de bienes, en atencin a las instrucciones emanadas por el rgano contralor y, en ese sentido, el planteamiento de un sistema de control de bienes y materiales de este organismo se inscribira en los procesos dirigidos al cumplimiento de esta obligacin.

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CAPTULO III MARCO METODOLGICO

Tipo de Investigacin El estudio realizado fue de tipo descriptivo, puesto que se detallaron los aspectos correspondientes a la situacin relacionada con la gestin, control y registro de los bienes nacionales en la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN), Regin Guayana. En relacin a los estudios descriptivos, Hernndez, Fernndez y Baptista (2000), sealan lo siguiente: este tipo de estudio se aboca a medir y expresar la forma como se comportan determinadas variables en un contexto especfico" (p. 89). La investigacin tambin se ubica dentro de los esquemas de los estudios de tipo proyectivo o proyectos factibles, los cuales, de acuerdo con Sierra Bravo (2004), tienen como propsito plantear alternativas concretas de solucin ante una problemtica detectada en la investigacin, a travs de planes, proyectos, lneas de accin, manuales de trabajo, procedimientos y sistemas operativos (p. 54). En el caso de la presente investigacin, se trata no slo de ofrecer un diagnstico acerca de los aspectos del control y registro de bienes nacionales en el marco de la Coordinacin Regional de INGEOMIN, estado Bolvar, sino tambin de generar alternativas de solucin que se expresarn a travs de un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales para esta institucin.
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Diseo de la Investigacin El diseo de esta investigacin es de campo. El mismo se caracteriza porque se desarrolla y aplica en el propio mbito donde se presenta la realidad objeto de este estudio; en este caso, en la Coordinacin Regional de INGEOMIN en el estado Bolvar. De acuerdo con Chazel, Boudon, y Lazarsfeld, (2001), este diseo de investigacin se caracteriza por "......obtener la informacin y datos sobre las variables en el propio mbito donde las mismas se hacen presentes" (p. 112). En ese sentido, es importante sealar que el diseo de campo se ejecut sin crear condiciones especiales para la recoleccin de los datos, tampoco se plante la manipulacin de variables independientes para verificar su influencia en determinadas situaciones. Slo se limit a obtener la informacin sobre la variable o variables objeto de estudio en el propio sitio donde stas hicieron su aparicin.

Identificacin de Variables

Dentro de una investigacin, las variables vienen a representar los elementos de medicin, a travs de los cuales se hace posible realizar los diagnsticos correspondientes a la realidad objeto de estudio. A continuacin se presenta la identificacin de las variables de la investigacin en atencin a los objetivos planteados en el primer captulo y considerando los aspectos tericos desarrollados acerca de las mismas.

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Identificacin y Definicin de las Variables Cuadro 1 Identificacin y Definicin de las Variables Objetivos Especficos Describir el proceso planificacin de procedimientos registro y control de bienes nacionales INGEOMIN, Variables Definicin los Se representa en los de aspectos que corresponden a los diagnsticos previos sobre el inventario, definicin de objetivos, la formulacin de los pronsticos de inventario y la proyeccin de los costos posibles de inventario. Comprende los mecanismos de registro, tcnicas de clasificacin, evaluacin del inventario fsico y el clculo de los costos. Abarca los aspectos referidos a revisin de solicitudes y devolucin de materiales, as como el clculo de usos promedios de bienes. Representa los aspectos de: Inspeccin del rea de almacenamiento, de los registros, uso mensual promedio de bienes y verificacin de niveles de existencias

de Planificacin de los procedimientos de registro y control. los en

Caracterizar los Almacenamiento procedimientos para el almacenamiento de los bienes nacionales en dicha institucin.

Examinar las estrategias Control de Movimiento empleadas por la de Materiales institucin para el control del movimiento de materiales. Verificar cules son los Proceso de Supervisin dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisin de la administracin de los bienes nacionales.

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Operacionalizacin de Variables Cuadro 2 Operacionalizacin de Variables

Variables

Dimensiones

Indicadores de - Diagnsticos. - Definicin de objetivos. - Formulacin de planes - Proyecciones de costos

Planificacin de los Proceso procedimientos de planificacin registro y control.

Almacenamiento

Mtodos almacenamiento

de - Mecanismos de Registro. - Tcnicas de Clasificacin. - Evaluacin de Inventario Fsico. - Clculo de Costos Almacenamiento. de

Control Movimiento Materiales

de Estrategias de control - Revisin de solicitudes de y devoluciones. - Procesamiento de datos

Proceso Supervisin

de Ejecucin Revisiones.

de - Revisin de depsitos. - Evaluacin de registros. - Revisin de consumo - Verificacin de clculos

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Poblacin y Muestra Poblacin En el desarrollo de toda investigacin, la determinacin de la poblacin es fundamental para la localizacin de las variables relacionadas con el estudio. De acuerdo con Tamayo y Tamayo (2001), la poblacin se concibe como: el conjunto de elementos que posee caractersticas comunes que lo definen (p. 114). En este caso, la poblacin estuvo conformada por los funcionarios que laboran en las diferentes reas administrativas de la Coordinacin Regional de INGEOMIN, estado Bolvar. De acuerdo a las informaciones obtenidas a travs del Departamento de Administracin de esta Coordinacin, esta poblacin comprende un total de catorce (14) funcionarios.

Muestra En atencin al nmero de la poblacin, el cual es relativamente pequeo, no se consider pertinente realizar proceso de muestreo, puesto que la cantidad poblacional es ubicable y menor de 100 unidades. Esto sustentado en el criterio de Naghi (2001), quien seala que una poblacin menor a 100 unidades no requiere de proceso de muestreo (p. 91)

Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos La tcnica para la recoleccin de los datos fue la encuesta. De acuerdo con Mnch y ngeles (2001), esta tcnica se define de la siguiente manera: ...es una tcnica que consiste en obtener informacin acerca de una poblacin o muestra, mediante el uso del cuestionario o de la entrevista (p. 55).

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El instrumento que se utiliz para la ejecucin de la tcnica referida fue el cuestionario. De acuerdo con los autores citados, este instrumento se define como: .....un formato redactado en forma de interrogatorio en donde se obtiene informacin acerca de las variables a investigar (p. 55). El cuestionario se aplic a la poblacin de funcionarios que labora en la Coordinacin Regional de INGEOMIN, estado Bolvar y constaba de veinticuatro (24) tems. Fue validado a travs del Juicio de Experto, para lo cual fue sometido a la revisin por parte de dos personas especializadas en el rea Administrativa y de las Finanzas; quienes dieron su aprobacin para ser aplicado a la poblacin seleccionada para tal fin.

Procesamiento y Anlisis de los Datos De acuerdo con Elizondo (2003), el procesamiento de los datos en una investigacin con diseo de campo se define como ....la organizacin de los elementos obtenidos durante el trabajo realizado (p. 276). En ese sentido, el procesamiento de anlisis de los datos comprende un proceso a travs del cual se organizan las informaciones obtenidas de la aplicacin del o de los instrumentos de recoleccin de datos. En esta investigacin, el procesamiento de los datos comprendi: por un lado, la codificacin y vertido de los resultados, mediante la asignacin de una numeracin a cada una de las categoras o alternativas del instrumento el vaciado de los datos en una matriz de datos de doble entrada; adems, la medicin de los mismos, por medio de la distribucin de frecuencia y porcentualizacin, con el propsito de determinar las tendencias relacionadas con la gestin del control y registro de los bienes nacionales en la institucin en estudio.

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CAPTULO IV ANLISIS DE RESULTADOS

Nivel de Anlisis

El nivel del anlisis de los datos se ubica dentro de la escala descriptiva, que consiste en reflejar los aspectos cualitativos y cuantitativos de los resultados obtenidos y, en virtud de ello, hacer las inferencias pertinentes, tomando en cuenta los planteamientos realizados en las bases tericas.

Forma de Presentacin de los Resultados Los resultados se expresan en cuadros de frecuencia simple y grficos, en los cuales se reflejan los datos relativos a alternativas, frecuencias y porcentajes respectivos.

Presentacin e Interpretacin de los Resultados

A continuacin se procede a la presentacin e interpretacin de los resultados obtenidos a travs de la aplicacin del instrumento de recoleccin de datos a la poblacin objeto de estudio.

60

Proceso de Planificacin Cuadro 3 Distribucin absoluta y porcentual de la frecuencia con la cual se realizan en la institucin diagnsticos sobre los procesos de almacenamiento y depsito
Alternativas Frecuencia Porcentaje

- Cada seis meses - Anualmente - Cada dos aos - Cada tres aos - Con frecuencia mayor a tres aos - No se realiza diagnsticos Totales

00 00 00 03 11 00 14

---21% 79% -100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 1 En el cuadro 3 se reflejan las tendencias referidas a las respuestas emitidas en relacin a la frecuencia con la cual en INGEOMIN se llevan a cabo diagnsticos para los procesos de almacenamiento y depsito, observndose que el 79% seleccion la alternativa con frecuencia mayor a tres aos, mientras que el 21% estableci que los diagnsticos se realizaban cada tres aos. De estos resultados se infiere que existe un manejo deficiente de los diagnsticos sobre el inventario de la institucin.

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Cuadro 4 Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los encuestados sobre los aspectos comprendidos en los diagnsticos realizados sobre almacenamiento y depsito Alternativas - Anlisis de objetivos de inventario - Anlisis de recursos y necesidades - Deteccin de factores ambientales - Todos los anteriores - No se realiza diagnsticos Totales Frecuencia 00 14 00 00 00 14 Porcentaje -100% ---100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 2 En relacin al cuadro 4, referido a los diagnsticos realizados en el rea de inventario, se observa que el 100% de las personas encuestadas manifest que se realizaban anlisis de recursos y necesidades. De estos resultados se deduce que la poca frecuencia con la cual se efectan los diagnsticos sobre el manejo de los inventarios, apreciada en el cuadro anterior, se encuentra limitada al rea de recursos y necesidades, situacin que permite tener una visin sesgada de lo que debe ser la estructuracin del proceso de planificacin de este importante aspecto del control de los materiales que se manejan dentro de esta dependencia regional
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Cuadro 5 Distribucin absoluta y porcentual acerca de la existencia de una fijacin y determinacin de objetivos donde se defina la orientacin en la ejecucin del inventario de la institucin Alternativas - Siempre - Algunas veces - Nunca Totales Frecuencia 00 05 09 14 Porcentaje -36% 64% 100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 3 En lo que se refiere al cuadro 5, donde se exponen los resultados sobre la pregunta acerca de la existencia de una fijacin y determinacin de objetivos en los cuales se defina la orientacin y ejecucin del inventario, se puede observar que el 64% de las personas encuestadas manifest que no se haca nunca, mientras que 36% expres que se haca algunas veces. De ello se deduce que no se establecen en forma permanente y continua los objetivos de ejecucin, mediante los cuales se puedan precisar las directrices de las actividades que se deben realizar en el mbito del control de bienes y materiales de la entidad objeto de estudio, situacin que pudiera traducir una deficiente planificacin de este aspecto.

63

Cuadro 6 Distribucin absoluta y porcentual acerca de la extensin en el tiempo de los objetivos formulados en relacin a las actividades de inventarios

Alternativas - A largo plazo (de uno a cinco aos) - A mediano plazo (de uno a tres aos) - A corto plazo (de tres a seis meses) - No se formula objetivos Totales

Frecuencia 00 00 00 14 14

Porcentaje ---100% 100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 4 En relacin a la naturaleza de los objetivos formulados, en el cuadro 6 se confirma que el 100% de las personas encuestadas no se formula objetivos para guiar el desarrollo de los procesos de administracin del inventario de la institucin objeto de estudio, aunque sea desde la perspectiva de un largo, mediano o corto plazo, a travs del cual se establezcan las metas concretas que se deben lograr para consolidar un efectivo sistema de inventario dentro de esta importante dependencia regional.

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Cuadro 7 Distribucin absoluta y porcentual acerca del establecimiento de planes para la realizacin del proceso de inventario en la institucin

Alternativas - Siempre - Algunas veces - Nunca Totales

Frecuencia 00 00 14 14

Porcentaje --100% 100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 5 En el cuadro 7 donde se encuentran los resultados de la indagacin realizada acerca del establecimiento de los planes para la realizacin del proceso de inventario, se observa que el 100% de las personas encuestadas opt por la alternativa nunca. Esto evidencia las deficiencias presentes en el proceso de planificacin del inventario que se encuentran en la institucin, situacin que termina de verificarse en la ausencia de planes en los cuales se definan los objetivos, metas, estrategias y procedimientos de evaluacin de las actividades que se habrn de realizar para la ejecucin de un proceso de inventario que controle eficazmente las existencias de la institucin.

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Cuadro 8 Distribucin absoluta y porcentual sobre si los planes responden a diagnsticos estratgicos Alternativas - Siempre - Algunas veces - Nunca Totales Frecuencia 00 00 14 14 Porcentaje --100% 100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 6 Los resultados del cuadro 8, en cuanto a que si los planes responden a los diagnsticos realizados por la institucin en el rea de inventario, reflejan que el 100% de las personas confirma con su seleccin de la alternativa nunca, que la realizacin del proceso de planificacin de los inventarios se centra nicamente en diagnsticos realizados con poca frecuencia y de manera aislada de una estructura que termine de consolidarse con planes estratgicos, tcticos y operativos, donde se perfilen las metas, estrategias y actividades a desarrollar en materia de control y registro de bienes y materiales. Esta situacin puede llegar a constituir un factor que podra afectar un adecuado manejo de inventario, pues el mismo se estara realizando de acuerdo a determinados ejes de direccin.
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Almacenamiento Cuadro 9 Distribucin absoluta y porcentual sobre la forma como se encuentra identificado el material que est en existencia dentro del depsito

Alternativas - Totalmente identificado - Parcialmente identificado - Deficientemente identificado - Sin identificacin en su totalidad Totales

Frecuencia 00 14 00 00 14

Porcentaje -100% --100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 7 Los datos del cuadro 9, referidos a la forma como se encuentra identificado el material que est en existencia dentro del depsito de INGEOMIN, Regin Guayana, permiten observar que el 100% de las personas encuestadas manifest que el mismo se encuentra parcialmente identificado. Esta situacin refleja que la aplicacin de la identificacin de los materiales, paso fundamental en la realizacin de los procedimientos de almacenamiento, no se implementa de manera satisfactoria, aspecto que debe ser considerado, pues es un punto de entrada, a partir del cual se garantiza la eficiencia de todo sistema de inventario.
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Cuadro 10 Distribucin absoluta y porcentual sobre el tipo de procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del depsito Alternativas - Alfa-numricos - Literal - No est definido Totales Frecuencia 14 00 14 14 Porcentaje 100% --100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 8 En relacin al cuadro 10, donde se evidencian los resultados de la consulta realizada a las personas del estudio acerca del tipo de procedimiento utilizado para realizar el etiquetado de los materiales en depsito, se puede observar que el 100% de las personas encuestadas respondi que se utilizaba el etiquetado alfa-numrico. Esta tendencia en las respuestas refleja que dentro de la organizacin objeto de estudio, no se utiliza un procedimiento de identificacin estandarizado, a travs del cual se asegure la realizacin de una adecuada identificacin de los bienes y materiales que estn en existencia en los depsitos, de tal manera que no haya la necesidad de adquirirlos nuevamente.

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Cuadro 11 Distribucin absoluta y porcentual sobre el registro de la identificacin utilizada Alternativas - Informtico/manuales - Informticos - Manuales - No se encuentra registrada Totales Frecuencia 00 00 14 00 14 Porcentaje --100% -100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 9

Se puede observar que en el cuadro 11, donde se encuentran los resultados de la consulta acerca del registro de la identificacin realizada a los bienes y materiales, el 100% de las personas encuestadas manifest que el registro se lleva a cabo en forma manual. Estos resultados expresan que en la institucin no se ha actualizado an la utilizacin de los sistemas informticos, como componentes necesarios para la ejecucin de los procesos de inventarios, concretamente en la fase de identificacin de los materiales. Al utilizar slo un registro manual, INGEOMIN se ve limitada al manejo de un procedimiento lento y confuso, que retarda y dificulta la realizacin efectiva de la identificacin de los bienes en existencia.
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Cuadro 12 Distribucin absoluta y porcentual sobre la clasificacin del material que est en existencia Alternativas - Totalmente clasificado - Parcialmente clasificado - Deficientemente clasificado - Sin clasificacin en su totalidad Totales Frecuencia 00 14 00 00 14 Porcentaje -100% --100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 10

En el cuadro 12, donde se aprecian reflejadas las respuestas emitidas por las personas encuestadas acerca de la forma como se encuentra clasificado el material que est en existencia en los almacenes de la institucin, se puede observar que el 100% de las personas eligi la alternativa parcialmente clasificado, lo que evidencia, al igual que en la identificacin de los materiales, la falta de procedimientos consolidados y estandarizados de clasificacin, que garanticen un control idneo de los

bienes en existencia, condicin fundamental para la realizacin de un inventario efectivo dentro de este organismo de la administracin pblica, que garantice la distribucin de sus materiales en trminos ptimos.

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Cuadro 13 Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depsito Alternativas - Localizacin - Utilizacin - Tiempo de permanencia - No existe un procedimiento definido Totales Frecuencia 00 00 00 14 14 Porcentaje ---100% 100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 11

En relacin al procedimiento utilizado para clasificar los materiales en depsito, se puede observar en el cuadro 13 que el 100% de las personas consultadas para este estudio manifest que no existe un procedimiento definido. Estas respuestas confirman la deficiencia en la realizacin de la clasificacin que se debe llevar a cabo en la institucin objeto de estudio, a los efectos de lograr un manejo y control eficiente de los materiales en existencia y desarrollar un sistema de inventarios, que se adecue a las exigencias que actualmente se le plantean a la organizacin desde el punto de vista administrativo y financiero; para responder a ellas con un control adecuado de sus materiales y un manejo racional de los costos implicados en los mismos.
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Cuadro 14 Distribucin absoluta y porcentual sobre el sustento en sistema de informacin de la clasificacin utilizada Alternativas - Informtico/manual - Informtico - Manual - No se encuentra registrada Totales Frecuencia 00 00 14 00 14 Porcentaje --100% -100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 12 Se observa en el cuadro 14, que el 100% de las personas encuestadas respondi, en relacin al sustento de la clasificacin que se realiza, que el mismo se ubicaba en un registro manual. Esta situacin indica que en la ejecucin de los procesos de clasificacin de los materiales dentro de la institucin, se recurre a la utilizacin de procedimientos manuales, que no garantizan del todo el registro adecuado de la clasificacin de los bienes y materiales dadas las exigencias que en la actualidad se le plantea a la organizacin en cuanto a la dinmica de trabajo que le compete

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Cuadro 15 Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia en la realizacin del inventario fsico Alternativas - Cada tres meses - Cada seis meses - Anualmente - Cada dos aos - Ms all de dos aos Totales Frecuencia 00 00 14 00 00 14 100% Porcentaje --100% --

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 13 En el cuadro 15, donde se refleja lo relativo a la frecuencia con la cual se lleva a cabo el inventario fsico de INGEOMIN, el 100% coincidi en la alternativa anualmente. De ello se deduce que la institucin realiza el inventario fsico, dentro de la frecuencia mnima aceptada para su ejecucin. Cabe, sin embargo, destacar que la naturaleza de la respuesta misma refleja que no existe un conocimiento de la secuencia intranual, con la cual se lleva a cabo dicho inventario, situacin que, indudablemente, puede ser factor de descontrol y bajo seguimiento de este aspecto fundamental de la administracin de los bienes y materiales de la entidad.

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Cuadro 16 Distribucin absoluta y porcentual acerca de los aspectos que comprende el control del inventario fsico Alternativas Frecuencia 07 07 Porcentaje 50% 50%-

- Revisin de las condiciones fsicas de almacenes - Revisin de la localizacin e identificacin de los bienes y materiales - Revisin de correspondencia registro-existencia - Todos los anteriores - No existe una secuencia definida Totales

00 -00 14

---

100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 14

De acuerdo al cuadro 16, donde se reflejan los resultados de la pregunta formulada a las personas sobre los aspectos que son revisados al realizar el control del inventario fsico de la institucin, el 50% manifest que se llevaba a cabo la revisin de las condiciones fsicas de los almacenes, mientras que el otro 50% dijo que se revisaba la localizacin e identificacin de los bienes y materiales. De estos resultados se puede deducir que el proceso de realizacin del control del inventario fsico se lleva a cabo en forma deficiente, pues se consideran algunas variables, cuando en realidad se deben tomar en cuenta todos y cada uno de los aspectos que componen el inventario.

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Cuadro 17 Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva a cabo el control de los costos incurridos por almacenamiento Alternativas - Mucha frecuencia - Poca frecuencia - Muy poca frecuencia - Ninguna frecuencia Totales Frecuencia 00 08 06 00 14 Porcentaje -57% 43% -100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 15 Los datos presentes en el cuadro 17, referidos a la frecuencia con la cual se realiza el control de los costos incurridos por almacenamiento, indican que el 57% de las personas encuestadas seleccion la alternativa poca frecuencia, mientras que el 43% consider la alternativa muy poca frecuencia. Esto permite afirmar que existe un proceso de control de costos inadecuado, lo que puede incidir en el manejo adecuado de los clculos de los niveles de ganancias a obtener por la institucin y el desarrollo de

ventajas comparativas, que se pueden alcanzar, en virtud del valor agregado ocasionado por el manejo adecuado de estos costos y su aplicacin efectiva en el control de los bienes y materiales en existencia.
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Cuadro 18 Distribucin absoluta y porcentual sobre el procedimiento utilizado para la determinacin de los costos ALTERNATIVAS - Centros de costo - Demandas de tareas - Actividades incurridas - No se tiene un mtodo de costeo Totales FRECUENCIA 00 00 00 14 14 PORCENTAJE ---100% 100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 16

De acuerdo a lo que se observa en el cuadro 18, donde se reflejan los datos de la interrogante acerca de los procedimientos utilizados para la determinacin de los costos de almacenamiento, se puede precisar que dentro de la institucin objeto de estudio no se maneja un criterio definido, a travs del cual se establezca una definicin y un clculo de los costos incurridos por almacenaje, situacin que evidencia el desconocimiento respecto de los niveles de costos generados por la existencia en almacn y el posible manejo inadecuado de los bienes en existencia. Ello constituye un factor de desequilibrio financiero, que afecta la estructura econmica de la organizacin.

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Estrategias de Control de Movimiento de Materiales

Cuadro 19 Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se lleva un registro de solicitudes de materiales Alternativas - Mucha frecuencia - Poca frecuencia - Muy poca frecuencia - Ninguna frecuencia Totales Frecuencia 14 00 00 00 14 Porcentaje 100% ---100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 17

Lo referido en el cuadro 19 sobre la frecuencia con la cual se lleva un registro de las solicitudes de materiales de los almacenes, expresa que el 100% de las personas consultadas manifest que se llevaba con mucha frecuencia. Estos resultados indican que en la realizacin de las solicitudes y devoluciones se hace un registro del material en movimiento. Esto constituye un acierto a considerar en la ejecucin del proceso de inventario, pues se estara asegurando el control del movimiento de los bienes y materiales en INGEOMIN, por lo menos en lo que tiene que ver con la entrada y salida.
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Cuadro 20 Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los encuestados acerca del nivel de actualizacin de los registros de las solicitudes y devoluciones de bienes.

Alternativas - Muy actualizados - Poco actualizados - Desactualizados - Muy desactualizados Totales

Frecuencia 00 03 11 00 14

Porcentaje -21% 79% -100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 18 En relacin a la informacin presente en el cuadro 20, donde se

evidencia lo relativo al nivel de actualizacin de los registros de solicitudes y devoluciones de materiales, se observa que el 79% manifest que dichos registros se encuentran desactualizados, mientras que el 21% manifest que estn poco actualizados. Esta circunstancia permite inferir que, si bien se llevan los registros de estos movimientos, no se estn realizando los procedimientos adecuados para implementar una actualizacin permanente de ellos, que permita tener un control eficiente del movimiento de los materiales y un manejo efectivo de los inventarios, que favorezca una visin real de las necesidades de recursos.
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Cuadro 21 Distribucin absoluta y porcentual acerca de la frecuencia con la cual se mantienen los registros de los movimientos Alternativas - Cada da - Cada dos das - Ms de dos das - No se actualizan Totales Frecuencia 00 00 14 00 14 Porcentaje --100% -100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 19 En cuanto a la frecuencia con la cual se realiza la actualizacin de los registros del movimiento de materiales, aspecto presente en el cuadro 21, se observa que el 100% de las personas consultadas manifest que ello se realizaba con una secuencia de ms de dos das. Estas tendencias, verifican las fallas presentes en la realizacin de la actualizacin de los registros como parte fundamental del registro de los movimientos de las existencias. Esto viene a ser un hecho contraproducente respecto a la ejecucin de un efectivo control de este elemento fundamental de la administracin del inventario y, por lo tanto, la consolidacin de un manejo de inventario, que podra estar afectando la obtencin de mejores niveles de eficacia de la institucin en lo relativo a las funciones que le corresponden.

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Cuadro 22 Distribucin absoluta y porcentual de la opinin de los encuestados acerca de las variables consideradas para realizar el clculo del consumo/uso promedio de materiales

Alternativas - Usos planificados - Movimientos de existencia - Rotacin de inventario - Inventario promedio - Ninguna/ no se realiza Totales

Frecuencia 00 00 00 14 00 14

Porcentaje ---100% -100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 20 En relacin al cuadro 22, donde se expresan los datos sobre las variables consideradas para la realizacin de los clculos del consumo/uso mensual promedio, se observa que la totalidad de las personas encuestadas manifest y confirm que tales procedimientos se centran en los inventarios promedios, que no constituyen garanta para establecer un manejo cualitativa y cuantitativamente idneo de los consumos y utilizacin promedios de materiales y que le permitiran a los niveles de gerencia de INGEOMIN, Regin Guayana tomar las decisiones oportunas y adecuadas en materia de administracin y gestin de los inventarios.
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Supervisin Cuadro 23 Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para realizar la revisin y fiscalizacin de los depsitos donde estn los bienes y materiales Alternativas - Observacin directa - Entrevista con el personal - Auditora en profundidad - Todos los anteriores - No se realiza Totales Frecuencia 14 00 00 00 00 14 Porcentaje 100% ----100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 21 En cuanto a los datos del cuadro 23, referidos a los procedimientos utilizados para la revisin y fiscalizacin de los depsitos de los materiales, el 100% de los encuestados manifest que slo se aplicaba la observacin directa. Esto permite inferir que el nico procedimiento usado para llevar a cabo la revisin para supervisar los depsitos donde se almacenan los materiales, es el de la observacin, evidencindose un procedimiento limitado, que no garantiza la deteccin de todas las variables que afectan el proceso de almacenamiento.
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Cuadro 24 Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de evaluacin de los registros de materiales

Alternativas - Peritaje del manejo de registros - Entrevista al personal - Anlisis de Registros muestra de veracidad de

Frecuencia 14 00 00 00 00 14

Porcentaje 100% ----100%

- Todos los anteriores - No se realiza procedimiento alguno Totales

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 22 Los resultados del cuadro 24, referidos a los datos relativos a las respuestas sobre los procedimientos para la evaluacin de los registros de inventario, reflejan que el 100% de las personas consultadas manifest que slo se limitaba al peritaje de esos registros, sin consideracin de otros procedimientos de supervisin complementarios y que permitan ampliar la informacin, tales como la entrevista del personal y el anlisis de la veracidad de los registros. Esto refleja la ejecucin de una supervisin del manejo de los registros con fallas en eficacia y acuciosidad, para garantizar una adecuada supervisin de este aspecto del inventario en la institucin.
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Cuadro 25 Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos para revisar los clculos realizados para la determinacin del consumo/uso mensual promedio Alternativas - Revisin de promedios calculados - Entrevista con el personal encargado - Contrastacin de promedio con muestra de consumo real - Todos los anteriores - No existe procedimiento alguno Totales Frecuencia 00 00 00 00 14 14 Porcentaje ----100% 100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 23 De acuerdo a lo reflejado en el cuadro 25, referido al tipo de

procedimiento de supervisin utilizado para revisar los clculos del consumo mensual promedio, se pudo observar, que el 100% de las personas coincidi en que no existe procedimiento alguno, situacin que refleja una deficiente actuacin en esta parte de la supervisin del inventario y, por lo tanto, la dificultad futura para introducir los correctivos en los procedimientos que hasta ahora se han utilizado para llevar a cabo los clculos del consumo mensual promedio y el poder controlar el movimiento de los materiales.
83

Cuadro 26 Distribucin absoluta y porcentual acerca de los procedimientos de verificacin de los clculos utilizados para determinar los niveles en la existencia de materiales Alternativas - Aplicacin de registros - Anlisis de variables para determinar Niveles - Contrastacin de niveles calculados con niveles reales - Todos los anteriores - No se realiza procedimiento alguno Totales Frecuencia 14 00 00 00 00 14 Porcentaje 100% ----100%

Fuente: Datos tomados del cuestionario aplicado al personal que labora en el rea administrativa de INGEOMIN, Regin Guayana.

Grfico 24 Se observa en el cuadro 26, que el 100% de las personas consultada respecto al procedimiento para verificar los clculos realizados para determinar los niveles de existencia de materiales, manifest que slo se utiliza la aplicacin de los registros para determinar los niveles mnimos y mximos de inventario. Con esta respuesta se observa que no se toman en cuenta la variedad de factores a considerar en este proceso de verificacin, ni tampoco la contrastacin entre los niveles registrados y los niveles reales, lo que refleja una supervisin deficiente en esta rea que afecta de manera significativa el control interno de la institucin.

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CAPTULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

Conclusiones

Los resultados obtenidos en esta investigacin permitieron establecer las siguientes conclusiones: - El proceso de planificacin de los procedimientos de inventario en INGEOMIN Regin Guayana, se lleva a cabo en forma deficiente, pues an cuando se realizan diagnsticos acerca de la situacin del manejo de los inventarios; stos no son aplicados en la estructuracin de objetivos ni planes que permitan orientar y definir las metas y acciones a desarrollar para la realizacin de los controles pertinentes de los materiales en existencia. Los datos obtenidos en este estudio permitieron evidenciar que el proceso de planificacin no responde a los elementos y principios fundamentales que deben regir en la estructuracin de los planes y programas en toda gestin; los cuales destacan la importancia de considerar las necesidades del rea a gestionar y disear los objetivos y metas en atencin a las caractersticas y niveles de prioridades de dichas necesidades, de tal manera que los planes diseados se encuentren en sintona con dichos requerimientos. - La forma como se estructura la organizacin del inventario en INGEOMIN Regin Guayana, no atiende a un orden donde se encuentren debidamente definidas las lneas de mando y autoridad de la gestin que se debe llevar a cabo para la administracin de los inventarios, as como cada una de las funciones a desempear para la consecucin de las actividades relacionadas con dicha administracin.
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Los resultados obtenidos a travs de esta investigacin, pudieron determinar que la organizacin del inventario no responde a una definicin de las funciones correspondiente a todas y cada una de las actividades de esta administracin, el establecimiento de las jerarquas y autoridades que deben dirigir y tomar decisiones respecto a esta gestin, la conformacin de un sistema organizativo lineal y/o funcional, un proceso de comunicacin definido y el establecimiento de normas de funcionamiento. - Los procedimientos que se deben aplicar para el almacenamiento de los materiales utilizados en la institucin objeto de estudio, presentan fallas de ejecucin que no permiten tener un control efectivo y permanente de los materiales en existencia dentro de los almacenes. Es importante sealar que estos resultados permitieron determinar que los mecanismos de identificacin y clasificacin de los materiales manejados dentro de la institucin no se aplican en forma permanente y organizada. As mismo, se determin que la realizacin de la evaluacin del inventario fsico y el clculo de los costos de almacenamiento, no se desarrolla de acuerdo a un sistema de trabajo organizado y coherente. - Los mecanismos de informacin que implementa la gerencia de la institucin para la verificacin de los niveles de prdidas o ganancias derivados del manejo actual de sus inventarios no se aplican de manera recurrente y sostenida, situacin que dificulta a la Gerencia tomar las decisiones pertinentes para prevenir situaciones de prdidas. Se pudo determinar a travs de la investigacin realizada, que la determinacin de los niveles de inventario mnimo y mximo que se deben llevar a cabo para realizar los controles pertinentes, a travs de los cuales se definan los niveles de prdidas y ganancias, se ejecutan de manera deficiente. - Las estrategias empleadas por la institucin para movimiento de materiales en el control del

existencia no se implementan en forma

adecuada, afectando el seguimiento correcto de las entradas y salidas de los

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materiales, a travs de la revisin de los pedidos y reintegro de la mercanca y el procesamiento de los datos relativos a los consumos promedios. - Los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisin de la administracin de los inventarios no se aplican de forma eficiente dentro de la organizacin en estudio. De acuerdo a los resultados evidenciados, se detect que los mecanismos de revisin de depsitos, la evaluacin de registros, la revisin del consumo mensual promedio y la verificacin de los clculos realizados para determinar los niveles de existencia, no se aplican en forma sistemtica de tal manera que garanticen la rectificacin de los procedimientos realizados. - Los aspectos desarrollados anteriormente permitieron establecer que los componentes a considerar para el diseo de un Sistema de Control y Registro de Bienes Nacionales para INGEOMIN, Regin Guayana, se encuentran representados en el desarrollo de un proceso de planificacin ajustado a las necesidades del control de inventario, la conformacin de una organizacin altamente operativa y el desarrollo de un sistema de inventario, donde se controlen con efectividad los procesos de almacenamiento, niveles de inventario, movimiento de los materiales y los dispositivos de supervisin para verificar el cumplimiento efectivo de cada una de estas actividades y el mejoramiento permanente de la gestin administrativa de los inventarios de la institucin.

Recomendaciones En atencin a las conclusiones de esta investigacin se plantean las siguientes recomendaciones: - Informar a los niveles directivos de la Coordinacin Regional sobre las necesidades de planificacin y organizacin del proceso de control de bienes y materiales, a los efectos de que tomen las decisiones, que conduzcan al desarrollo de un proceso de intervencin en la institucin,
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dirigido a darle una mayor y mejor utilizacin a la planificacin del control de materiales.
- Implementar un proceso de actualizacin y sinceracin de la dotacin

de los bienes nacionales de la institucin, con la finalidad de poder determinar cules son en realidad los materiales, recursos y equipos con los cuales cuenta la administracin regional. A tal efecto, es pertinente que los resultados obtenidos sean considerados como una de las fuentes de informacin, en funcin de la cual las personas a quienes competen las decisiones en materia gerencial-administrativa en INGEOMIN, Regin Guayana, propongan las acciones pertinentes que coadyuvar en promover una renovacin (por reparacin o adquisicin) de los materiales, recursos y equipos de la institucin. - Disear e implantar dentro de la institucin un sistema automatizado de inventario, a los fines de que se optimicen en cuanto a velocidad, precisin y actualizacin permanente, los procedimientos de seguimientos, control y registro de los bienes nacionales. En ese sentido, se sugiere la insercin de la institucin a los beneficios del software libre, a travs de los cuales se hara, a un menor costo, la incorporacin de los programas de control de inventario que requiera esta dependencia. - Hacer llegar los resultados de esta investigacin a las personas que tienen decisiones en materia gerencial y administrativa dentro de la institucin, a los fines de que tengan una informacin sobre la situacin tratada. Para ello se har llegar copia de este trabajo a la persona que se encarga de coordinar y dirigir los procesos de gestin y control administrativo en INGEOMIN, Regin Guayana, a los fines de que tenga conocimiento de lo aqu expuesto. Establecer los contactos necesarios con las instituciones

universitarias y de capacitacin de recursos humanos, con la finalidad de preparar al personal del rea de control de materiales para que se
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desempeen en forma idnea en el desarrollo de un nuevo sistema de administracin de los inventarios y el manejo de los procedimientos tcnicoinformticos dirigidos a elevar los niveles de eficacia en el control de los inventarios de esta institucin. En ese sentido, se deben contactar especialistas en el rea de informtica, administracin, contadura y redes, con la intencin de que se constituya un equipo de profesionales que faciliten la induccin del personal que labora en las diferentes reas de la institucin, especialmente del rea de Almacn, para que se adapten actitudinal y aptitudinalmente al manejo de los procedimientos administrativos, contables, tcnicos e informticos relacionados con la sistematizacin de la administracin y control de inventario en INGEOMIN, Regin Guayana.

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CAPTULO VI SISTEMA DE CONTROL Y REGISTRO DE LOS BIENES NACIONALES DE LA COORDINACIN REGIONAL DE INGEOMIN REGIN GUAYANA.

Presentacin

Los resultados del diagnstico permiten visualizar la existencia de una serie de limitaciones y deficiencias en la realizacin de los procedimientos de control y registro de los bienes nacionales adscritos a la Coordinacin Regional de INGEOMIN, Regin Guayana. En atencin a ello, se consider pertinente plantear una propuesta para la estructuracin de un Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de esta dependencia regional.

Fundamentacin

Desde el punto de vista legal, esta propuesta se fundamenta en los siguientes instrumentos jurdicos: Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela: Artculo 141. Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional: Artculos 1 y 19. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico: Artculos 131 y 134. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica y del Sistema Nacional de Control Fiscal: Artculos 35, 36 y 37. Ley contra la Corrupcin: Artculo 6. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos: Artculo 30. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica: Artculo 33, numeral 7, Reglamento de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica: Artculo 23
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Objetivos de la Propuesta

Objetivo General

Optimizar los procedimientos relacionados con el control y registro de los bienes nacionales en la Coordinacin de INGEOMIN, Regin Guayana.

Objetivos Especficos - Prescribir los procesos a desarrollar para la planificacin del control y registro de los bienes nacionales. - Reorientar los procedimientos para el almacenamiento de los materiales utilizados en la institucin objeto de estudio. - Mejorar los procesos de informacin gerencial de la institucin para un control ptimo de los niveles de prdidas o ganancias. - Perfeccionar las estrategias en el control del movimiento de materiales en existencia. Elevar los niveles de eficacia de los dispositivos aplicados para realizar el proceso de supervisin de la administracin de los inventarios.

Proceso para las Operaciones del Sistema de Control y Registro

A objeto de consolidar la ejecucin de un sistema propuesto en esta parte de la investigacin, se ha considerado pertinente desarrollar una estructura operativa, que facilite su consecucin en trminos realmente viables y factibles. A tal efecto, se consideraron tres partes-componentes como ejes fundamentales para la consecucin de los objetivos del modelo: la primera, representa el Componente Planificacin; la segunda se encuentra

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expresada en el Componente Despliegue del Sistema de Control; la tercera abarca las normas generales que deben estar presente para la correcta aplicacin del sistema.

Componente Planificacin El desarrollo de este componente comprende: metas, situacin actual del proceso y actividades a desarrollar. Estos elementos constituyen ejes matrices para la consolidacin de planes futuros relativos al inventario de bienes de la institucin (Ver figura 2).

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Figura 2 Componente Planificacin

Metas a alcanzar:
Registrar, clasificar y cuantificar el 100% de los materiales en existencia. Generar el 100% de informacin sobre niveles de inventario. Inspeccionar el 100% de los pedidos y reintegros de materiales y procesar el 100% de los datos correspondientes a los mismos. Mejorar el 100% de los niveles de eficiencia de los dispositivos de supervisin de los inventarios.

Situacin actual:
Ausencia de planes de procedimientos de inventario. Falta de organizacin del proceso de inventario. Manejo deficiente de los procedimientos de almacenamiento. Insuficientes y deficientes mecanismos de control. Control errado del movimiento de materiales. Supervisin deficiente del proceso.

Actividades:
Estructurar esquema bsico de planificacin del proceso de inventario. Definir una estructura organizacional para efectivizar este proceso. Facilitar el mejoramiento de sistema de almacn Optimizacin de los mecanismos utilizados para determinar los niveles de inventario Lograr la consolidacin de los procesos de control de materiales y supervisin de gestin

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Componente despliegue de Sistema

Este componente representa el aspecto propiamente operativo del Sistema de Control y Registro de Bienes de Inventarios propuesto y se desarrolla a travs de las siguientes fases fundamentales:

Fase de Almacenamiento. Fase de Control de Movimiento de Materiales. Fase de Supervisin del Proceso.

Fase de Almacenamiento. Para el desarrollo de la fase de almacenamiento, se plantean los siguientes procedimientos (Ver Figura 3):

1. Consulta a los bienes pendientes por asignar identificacin a travs del Sistema (Ver Anexo C). 2. Verifica el bien en el sitio de uso con los datos del Registro de Bienes. 3. Incorpora los datos necesarios para la identificacin del bien. 4. Actualiza otros datos referenciales del bien. 5. Genera a travs del sistema el cdigo del bien. 6. Imprime etiqueta. 7. Enva a travs de lo que sera el Sistema Integrado de Administracin a la unidad correspondiente la informacin del bien mueble incorporado. 8. Notifica la incorporacin del bien a la unidad administradora, a travs del sistema.

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Figura 3 Fase de Almacenamiento

Recepcin de Bienes Muebles, Materiales, Suministros y Servicios

1. Consulta los bienes pendientes por asignar identificacin. 2. Verifica el bien en el sitio de uso con los datos del Registro de Bienes.

3. Incorpora los datos necesarios para la identificacin del bien (uso, funcin y naturaleza). 4. Actualiza otros datos referenciales del bien (contrato de mantenimiento, garanta, entre otros).

5. Genera el cdigo del bien. 6. Imprime etiqueta

7. Enva a travs del sistema informacin del bien adquirido

8. Notifica la incorporacin del bien a la unidad administradora, a travs del sistema.

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Fase de Control de Movimiento de los Bienes.

En esta fase es necesario desglosar diferentes situaciones de movimientos de bienes. Estas son las siguientes: Traslado temporal de

bienes, cambio de estado de bienes por desuso, autorizacin de salida de bienes, desincorporacin de bienes por deterioro

Traslado Temporal de Bienes (Ver Figura 4):

La dependencia solicitante: 1. Previo acuerdo con la Unidad de Administracin, genera formulario Traslado Temporal de Bienes, solicita la autorizacin del traslado temporal al responsable. 2. Enva a la Unidad de Administracin el formulario de Traslado Temporal de Bienes Unidad de Administracin: 3. Recibe la informacin generada por la Unidad Solicitante. 4. Revisa, firma y autoriza el traslado temporal de bien mueble. 5. Imprime 2 ejemplares del formulario. 6. Entrega el bien mueble a la unidad solicitante junto a 1 ejemplar Traslado Temporal de Bienes Muebles. Dependencia solicitante: 7. Recibe el bien. 8. Una vez finalizado el perodo de prstamo genera el formulario Devolucin de bienes. 9. Devuelve el bien a la unidad administradora.

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Unidad Administradora 10. Recibe el bien mueble. 11. Revisa y firma los datos registrados del bien mueble devuelto en seal de conformidad. 12. Imprime 2 ejemplares del formulario Devolucin de Bienes muebles. 13. Entrega 1 ejemplar del formulario Devolucin de Bienes Muebles a la Unidad Solicitante para su uso. 14. Archiva el formulario de Devolucin de Bienes Muebles para su control.

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Figura 4 Traslado Temporal de Bienes UNIDAD SOLICITANTE

.

UNIDAD ADMINISTRADORA

1. La unidad solicitante, previo acuerdo con Unidad de Administracin, genera formulario de Traslado Temporal de Bienes, solicita la autorizacin del traslado temporal al responsable. 2. Enva a la Unidad de Administracin el formulario de Traslado Temporal de Bienes.

3. Recibe la informacin generada por la Unidad Solicitante. 4. Revisa, firma y autoriza el traslado temporal de bien mueble.

7. Recibe el bien. 8. Una vez finalizado el prstamo genera el formulario Devolucin de Bienes. 9. Devuelve el bien a la unidad

5. Imprime 2 ejemplares del formulario. 6. Entrega el bien mueble a la unidad solicitante junto a 1 ejemplar Traslado Temporal de Bienes Muebles.
Bie n
Traslado temporal de bienes Traslado temporal de bienes

Bie n
10. Recibe el bien mueble. 11. Revisa y firma los datos registrados del bien mueble devuelto en seal de conformidad. 12. Imprime 2 ejemplares del formulario. 13. Entrega 1 ejemplar del formulario Devolucin de Bienes Muebles a la Unidad Solicitante. 14. Archiva el formulario de Devolucin de Bienes Muebles para su control 10. Recibe el bien mueble. 11. Revisa y firma los datos registrados del bien mueble devuelto en seal de conformidad.

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Cambio de estado de Bienes por Desuso (Ver Figura 5).

Unidad responsable por el uso del bien: 1. Genera en el sistema el formulario para el cambio de estado del bien mueble por desuso. 2. Solicita conformacin al responsable de la Coordinacin como responsable primario del bien. Coordinacin Regional: 3. Verifica la informacin en el sistema para el cambio de estado del bien por desuso. 4. Conforma la informacin en el sistema colocando su firma electrnica y solicita a la unidad administradora la autorizacin

para el cambio de estado.

Unidad Administradora:

5. Verifica la informacin para el cambio por desuso. 6. Si no est conforme informa a coordinacin y rechaza la solicitud. 7. Si est conforme autoriza el cambio colocando su firma electrnica y se actualiza el cambio de estado del bien.

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Figura 5 Cambio de estado de Bienes por Desuso

Unidad responsable de uso

1. Genera en el sistema el formulario para el cambio de estado del bien mueble por desuso. 2. Solicita conformacin al responsable a la Coordinacin como responsable primario del bien.

Coordinacin Regional
3. Verifica la informacin en el sistema para el cambio de estado del bien por desuso. 4. Conforma la informacin en el sistema colocando su firma electrnica y solicita a la unidad administradora la autorizacin para el cambio de estado.

Unidad Administradora

5. Verifica la informacin para el cambio por desuso:

6. Informa a Coordinacin y rechaza solicitud

No Conform ? Si 7. Autoriza el cambio

100

Autorizacin de salida de Bienes (Ver Figura 6)

Unidad solicitante: 1. Genera formato solicitud de autorizacin de salida de bienes para actividades o eventos especiales o solicitud de autorizacin de salida de bienes para reparaciones, segn corresponda. 2. Solicita autorizacin de la salida de bienes a Coordinacin Regional. Coordinacin Regional: 3. Recibe a travs del sistema la solicitud de autorizacin de salida de bienes. 4. Autoriza la salida del bien mueble. 5. Informa a la unidad solicitante 6. Imprime formato Autorizacin de Salida de Bienes para su control.

Unidad solicitante: 7. Imprime el formato Autorizacin de Salida de bienes debidamente autorizado. 8. Solicita los datos de la persona que retira el bien. 9. Recibe el bien un a vez finalizado el periodo autorizado para la salida. 10. Registra los datos del bien devuelto en el formulario Constancia de Devolucin de Bienes. 11. Imprime el formulario Constancia de Devolucin de Bienes.

101

Figura 6 Autorizacin de Salida de Bienes Unidad solicitante Coordinacin Regional

1. Genera formato solicitud de autorizacin de salida de bienes para actividades o eventos especiales o solicitud de autorizacin de salida de bienes para reparaciones, 2. Solicita autorizacin de la salida de bienes a Coordinacin Regional.

3. Recibe a travs del sistema la solicitud de autorizacin de salida de bienes. 4. Autoriza la salida del bien mueble.

7. Imprime el formato Autorizacin de Salida de bienes debidamente autorizado. 8. Solicita los datos de la persona que retira el bien.

5. Informa a la unidad solicitante 6. Imprime formato Autorizacin de Salida de Bienes para su control.

Autorizacin de salida del bi

Autoriza salida del bi

9. Recibe el bien una vez finalizado el periodo autorizado para la salida. 10. Registra los datos del bien devuelto en el formulario Constancia de Devolucin de Bienes. 11. Imprime el formulario

Traslado temporal bienes

de

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Desincorporacin de bienes por deterioro (Ver Figura 7)

Unidad responsable de Uso: 1. Al momento de requerir la desincorporacin de un bien mueble. Genera la solicitud de Desincorporacin de Bienes Muebles. 1.1 En caso de extravi o robo de bienes muebles realiza la denuncia ante las autoridades policiales. 1.2 En caso de desincorporacin por deterioro o inservibilidad solicita informe tcnico. Coordinacin Regional: 2. Recibe del responsable del uso del bien la Solicitud de Desincorporacin y anexos que lo respaldan. 3. Inspecciona en sitio los bienes a desincorporar. 4. Firma Solicitud de Desincorporacin a travs del Sistema Integrado de Administracin Financiera. 5. Enva a la unidad administradora central de bienes datos de desincorporacin a travs del sistema. Unidad Administradora: 6. Recibe datos de desincorporacin de bienes muebles. 7. Verifica e inspecciona en sitio los bienes a desincorporar junto a documentacin soporte 7.1 En caso de no estar conforme, informa a Coordinacin para su correccin. 7.2 En caso de estar conforme, firma Solicitud de Desincorporacin de Bienes. Se actualiza el registro de bienes del sistema 8. Imprime un ejemplar de la solicitud de desincorporacin de bienes para su control e informa a Coordinacin

103

Figura 7 Desincorporacin de bienes por deterioro Unidad responsable de uso

1. Al momento de requerir la desincorporacin de un bien mueble. Genera la solicitud de Desincorporacin de Bienes Muebles. 1.1 En caso de extravo o robo realiza denuncia ante autoridades policiales, 1.2 En caso de desincorporacin por deterioro solicita informe tcnico,

Coordinacin Regional
Anexos

Unidad Administradora
5. Recibe a travs del sistema solicitud de

2. Recibe del responsable de uso la Solicitud de Desincorporacin. 3. Inspecciona en sitio los bienes a desincorporar

6. Verifica e inspecciona en sitio los bienes a

Anexos

4. Solicita autorizacin para desincorporacin a la Unidad Administrativa 10. Imprime documentacin. Expedien la

7. Informa a la Coordinacin para

Conform e? Si

8 Autoriza la desincorporacin. 9. Imprime solicitud de desincorporacin e informa Acta

104

Fase de Supervisin

Para la supervisin del proceso, en el sistema propuesto se plantean cuatro entradas con sus respectivos procesos y salidas (Ver Figura 8): La primera entrada, se refiere a la programacin de las visitas a los almacenes de INGEOMIN, a los fines de desarrollar los procesos correspondientes a su revisin, validacin de su funcionamiento en atencin a estndares y verificacin en archivos de los registros vlidos. La salida prevista es la obtencin de registros vlidos y la emisin de informe de validacin. La segunda entrada, aborda lo referente a la recepcin de fichas de existencia de bienes. El proceso seguido comprende la revisin de fichas, chequeos de los datos contrastando fichas contra las existencias y validacin o invalidacin de acuerdo a la inspeccin. La salida esperada son los registros de validacin y los reportes correspondientes a dichos registros. La tercera entrada, se refiere a la solicitud de registros de la fase realizada. Los procesos a desarrollar son: La revisin de registros de salidas de materiales, anlisis cuantitativos de movimiento de los bienes, validacin o invalidacin de acuerdo con inspeccin y archivo de los registros vlidos. La salida se representa en la existencia de registros vlidos almacenados y se informa sobre fallas en la fase de control de movimiento de los bienes y materiales. La cuarta entrada comprende la solicitud de registros de la fase realizada. A esta entrada le siguen los procesos de revisin de fase de control de niveles, clculos de niveles promedios de movimientos, evaluacin y archivo de registros vlidos. La salida de este proceso son los registros correspondientes y el informe del contenido de los registros.

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Figura 8 Supervisin del proceso

Entrada

Proceso
- Revisin de los almacenes. - Validacin contra normas estndar. - Archivo de los registros vlidos.

Salida
- Registros vlidos. Informe validacin. de

Programacin de visita a almacenes

- Recepcin fichas existencias

de de

- Revisar fichas - Chequeo de los datos fichas contra las existencias. Validacin o invalidacin.

- Registros validados - Reporte de validacin

Solicitud registros salidas materiales

de de de

- Revisar registro de salidas de materiales. Anlisis cuantitativo de movimiento de los materiales. - Valida o invalida.

- Registros vlidos almacenados. - Informe sobre fallas en la fase de control de movimiento de los materiales.

Almacena los registros vlidos

- Solicitud de registros de la fase realizada.

- Revisin de fase de control de niveles. Clculos de niveles promedios de movimientos - Evaluacin. Archivo de registros vlidos.

- Registros Informe sobre contenido de los registros

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REFERENCIAS

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107

Hodge, B. y Johnson, B. (2004). Administracin y Organizacin. Buenos Aires: El Ateneo. Ley contra la Corrupcin. Gaceta Oficial N 5.637 Extraordinaria, Abril, 07, 2003. Ley del Estatuto de la Funcin Pblica. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela 37.522, Septiembre, 06, 2002. Ley Orgnica de la Administracin Financiera del Sector Pblico. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 37.606, Enero, 9, 2003. Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela 37.347, Diciembre, 17, 2001. Ley Orgnica de la Hacienda Pblica Nacional. Gaceta Oficial de la Repblica de Venezuela 1.660, Junio, 21, 1974. Ley Orgnica de Procedimientos Administrativos. Gaceta Oficial N 2.818 Extraordinaria, Julio, 1, 1981. Magad, E. L., Amos, J. M., 1995. Gerencia Total de Almacenamiento. Mxico: McGraw-Hill. Mnch, L. y ngeles, A. (2001). Mtodos y Tcnicas de Investigacin. Mxico: Trillas. Naghi, M. (2001). Metodologa de la Investigacin. Mxico: Diana Reglamento General de la Ley Orgnica de la Contralora General de la Repblica. Gaceta Oficial de la Repblica Bolivariana de Venezuela, 37.169, Marzo, 29, 2001. Rodrguez, E. y Brito, J. (2000). Control de inventarios del almacn de mantenimiento y limpieza del Hospital Uyapar de Ciudad Guayana. Ciudad Bolvar: Universidad Nacional Experimental Simn Rodrguez. Trabajo de Especial de Grado de Licenciatura sin publicar. Sierra Bravo, R. (2004). Mtodos de Investigacin. Mxico: Interamericana. Tamayo y Tamayo, M. (2001). El Proceso de la Investigacin Cientfica. Mxico: Diana.

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ANEXOS

109

ANEXO A: Instrumento

UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL DE GUAYANA VICERRECTORADO ACADMICO COORDINACIN GENERAL DE INVESTIGACIN Y POSTGRADO PROYECTO DE CARRERA ADMINISTRACIN DE EMPRESAS SEDE CIUDAD BOLVAR CUESTIONARIO PARA OBTENER INFORMACIN SOBRE EL CONTROL DE BIENES EN INGEOMIN

Estimado/a empleado/a:

El cuestionario que se le suministra tiene como propsito obtener una serie de datos acerca de la forma como se lleva a cabo el proceso administrativo de los inventarios en la institucin donde usted labora. Los mismos servirn de sustento para un estudio que se realiza en la Universidad Nacional Experimental de Guayana (UNEG). Esperando su mayor cooperacin en las respuestas a los tems de este instrumento, sin otro particular, queda de Usted

Atentamente; Jos Gregorio Guerra Tovar

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INSTRUCCIONES

1.- Lea cuidadosamente el instrumento antes de responder.

2.- Marque con una equis (x) la respuesta que considere conveniente.

3.- No deje ningn tem sin responder.

4.- El instrumento es confidencial; por lo tanto, no lleva identificacin.

5.- Cualquier duda, consulte a la persona que le aplica el instrumento.

111

PARTE I: PROCESO DE PLANIFICACIN

1. En la institucin se llevan a cabo diagnsticos sobre los procesos de almacenamiento y depsito: - Cada seis meses - Anualmente - Cada dos aos - Cada tres aos - Con frecuencia mayor a tres aos - No se realizan diagnsticos _____ _____ _____ _____ _____ _____

2. Los diagnsticos realizados comprenden:

- Anlisis de los objetivos del inventario - Anlisis de recursos y necesidades - Deteccin de factores ambientales - Todos los anteriores - No se realizan diagnsticos

_____ _____ _____ _____ _____

3. Existe una fijacin y determinacin de objetivos, donde se defina la orientacin en la ejecucin del inventario de la institucin:

- Siempre - Algunas veces - Nunca

_____ _____ _____

112

4. La extensin en el tiempo de los objetivos formulados son:

- A largo plazo (de uno a cinco aos) - A mediano plazo (de uno a tres aos) - A corto plazo (de tres a seis meses) - No se formulan objetivos

_____ _____ _____ _____

5. Se establecen planes para la realizacin del proceso de inventario:

- Siempre - Algunas veces - Nunca

_____ _____ _____

6. Los planes de inventario responden a los diagnsticos realizados: - Siempre - Algunas veces - Nunca _____ _____ _____

PARTE II. ALMACENAMIENTO 7. En cuanto a la identificacin del material que est en existencia dentro del depsito, ste se encuentra:

- Totalmente identificado - Parcialmente identificado - Deficientemente identificado - Sin identificacin en su totalidad

_____ _____ _____ _____

113

8. El procedimiento utilizado para establecer el etiquetado de los materiales del depsito es de tipo: - Alfa-numrico - Literal - No est definido _____ _____ _____

9. La identificacin utilizada se encuentra registrada en sistemas:

- Informticos/manuales - Informticos - Manuales - No se encuentra registrada

_____ _____ _____ _____

10. En cuanto a la clasificacin del material que est en existencia dentro de los almacenes, ste se encuentra: - Totalmente clasificado - Parcialmente clasificado - Deficientemente clasificado - Sin clasificacin en su totalidad _____ _____ _____ _____

11. El procedimiento utilizado para clasificar los materiales del depsito se realiza por: - Localizacin - Utilizacin - Tiempo de permanencia - No existe un procedimiento definido _____ _____ _____ _____

114

12. La clasificacin utilizada se sustenta en un sistema de informacin:

- Informtico/manual - Informtico - Manual - No se encuentra sistematizada

_____ _____ _____ _____

13. La realizacin del inventario fsico se lleva a cabo: - Cada tres meses - Cada seis meses - Anualmente - Cada dos aos - Ms all de dos aos _____ _____ _____ _____ _____

14. La realizacin del inventario fsico comprende:

- Revisin de las condiciones fsicas de los almacenes - Revisin de la localizacin e identificacin de mercanca - Revisin correspondencia registro/existencia real - Todos los anteriores - No existe una secuencia definida

_____ _____ _____ _____ _____

15. La realizacin de un control a los costos en los que se incurre por almacenamiento, se realiza con - Mucha frecuencia - Poca frecuencia - Muy poca frecuencia - Ninguna frecuencia _____ _____ _____ _____

115

16. El procedimiento para realizar la determinacin de los costos se sustenta en: - Centros de costos - Demandas de fabricacin - Actividades - No hay mtodo de costeo _____ _____ _____ _____

PARTE III: ESTRATEGIAS DE CONTROL DE MOVIMIENTO DE MATERIALES 17. El registro de los pedidos de materiales se realiza con: - Mucha frecuencia - Poca frecuencia - Muy poca frecuencia - Ninguna frecuencia _____ _____ _____ _____

18. En cuanto a la actualizacin de los registros de pedidos y devoluciones, stos se encuentran: - Muy actualizados - Poco actualizados - Desactualizados - Muy desactualizados _____ _____ _____ _____

19. Los registros de movimientos de existencias se mantienen con una frecuencia de: - Cada da - Cada dos das - Ms de dos das - No se actualizan _____ _____ _____ _____

116

20. Las variables tomadas en cuenta para la realizacin de los clculos de los consumos/usos promedios son: - Usos planificados - Movimientos de existencia - Rotacin de inventario - Inventario promedio - Ninguna/ no se realiza _____ _____ _____ _____ _____

PARTE IV: SUPERVISIN

21. El procedimiento para realizar la revisin y fiscalizacin de los depsitos se realiza mediante: - Observacin directa - Entrevista con el personal - Auditora en profundidad - Todos los anteriores - No se realiza procedimiento alguno _____ _____ _____ _____ _____

22. El procedimiento utilizado para realizar la evaluacin de los registros de inventario se desarrolla a travs de: - Peritaje del manejo de registros - Entrevista al personal - Anlisis de muestra de veracidad de registros - Todos los anteriores - No se realiza procedimiento alguno _____ _____ _____ _____ _____

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23. Para revisar los clculos realizados para la determinacin del consumo mensual promedio, se acude a: - Revisin de promedios calculados - Entrevista con el personal encargado - Contrastacin de promedio con muestra de consumo real - Todos los anteriores - No se realiza procedimiento alguno _____ _____ _____ _____ _____

24. La verificacin de los clculos realizados para determinar los niveles de existencia de mercanca se realiza mediante: - Aplicacin de registros - Anlisis de variables para determinar los niveles - Contrastacin de niveles calculados con niveles reales - Todos los anteriores - No se realiza procedimiento alguno _____ _____ _____ _____ _____

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ANEXO B: Validacin del Instrumento

CERTIFICADO DE VALIDEZ

Yo

Mara Dervis Ruz, en mi carcter de experto en el rea de

Administracin de Recursos Materiales y Financieros, certifico que he ledo y recibido el cuestionario que se aplicar para la recoleccin de los datos de la investigacin que desarrolla el Tecnlogo Jos Gregorio Guerra Tovar, titulada: Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN); luego de realizada la observacin, se verific que dicho instrumento cumple los requerimientos para los cuales ha sido diseado y, por ello certifico su validez.

Nombre: Lic. Mara D. Ruz Firma: ___________________________ C.I. N: 8.878.814 Fecha: 02-11- 2007

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CERTIFICADO DE VALIDEZ

Yo,

Zulaine Caraballo, en mi carcter de experto en el rea de

Administracin y Finanzas, certifico que he ledo y recibido el cuestionario que se aplicar para la recoleccin de los datos de la investigacin que desarrolla el Tecnlogo Jos Gregorio Guerra Tovar, titulada: Sistema de Control y Registro de los Bienes Nacionales de la Coordinacin Regional del Instituto Nacional de Geologa y Minera de Venezuela (INGEOMIN); luego de realizada la observacin, se verific que dicho instrumento cumple los requerimientos para los cuales ha sido diseado y, por ello certifico su validez.

Nombre: Lic. Zulaine Caraballo Firma: ___________________________ C.I. N: 8.877.940 Fecha: 05 -11- 2007

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ANEXO C
INVENTARIO DE BIENES NACIONALES ADSCRITOS A INGEOMIN. REGIN GUAYANA

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