UNIVERSIDAD ANDRES BELLO FACULTAD DE INGENIERIA COMERCIAL

GUIA DE REFERENCIA RAPIDA TALLER DE COMPUTACION PARA LA GESTION

DATOS PRCTICOS: Nestor.palominos@gmail.com

MATERIAL: Material.cea113@gmail.com Pass: computacion113 ASISTENCIA: www.picchile.cl/asistencia GRUPO FACEBOOK: taller de computacin para la gestin-ing. Comercial unab

INTRODUCCION A ACCESS
Def: base de datos, corresponde a un conjunto de herramientas tales como tablas, relaciones, formularios, consultas, informes, etc. Las cuales interactan entre ellas para poder agregar o consultar informacin. Entre las bases de datos ms conocidas estn Access, oracle y mySQL

Definiciones
Tabla: Similar a las tablas de exel. Solo que tiene la diferencia que se pueden relacionar, adems que se debe especificar un tipo de dato para cada columna (definir si es numero, texto, hora,etc) Formularios: Planillas para poder ingresar informacin. Trabajan directamente sobre tablas ya creadas. Pueden contener botones y cuadro de texto. Consultas: Bsqueda de un parmetro especial definido por filtros sobre la tabla. Para esto existe el diseador de consultas. Informes: El resultado de una consulta se puede ver ms formalmente mediante la herramienta informe. Relaciones: Uniones entre parmetros semejantes en diversas tablas, para poder manejar una mayor cantidad de informacin.

Como crear una base de datos Primero abrir Access. Luego, presionar base de datos en blanco.

Aparecer un men a la derecha, la cual se puede especificar el nombre de la base. IMPORTANTE: a diferencia de Excel, en Access primero se guardara el archivo y luego se trabajara sobre el

Definir un nombre y presionar crear

Entramos en la face de edicin de tablas. Aca se definen dos modos: -modo diseo (podemos cambiar la estructura de la tabla) -modo ejecucin ( podemos agregar o quitar contenido) Para cambiar de modo se usa el botn con forma de escuadra azul en la esquina.

Al presionar el botn ver, Access nos pide darle un nombre a la tabla. El cual se lo definimos

Ahora podemos estructurar nuestra base. Haremos una agenda. Una cosa importante, es que toda tabla en Access lleva un ID o clave principal del tipo autonumerico, el cual ser el ndice de la tabla y se representa con una llave amarilla a la izquierda

Ahora podemos ingresar informacin a la tabla Los ttulos (nombre, telfono y correo) aparecern en la parte superior. cuando se termine de ingresar la informacin, presionar guardar. Para eliminar un registro, botn derecho sobre la columna gris de la izquierda y en la fila del registro a eliminar

Formularios :
Ahora se crea un formulario desde la opcin Crear-mas formulario-asistente de formulario

Trasladamos los parmetros que no son la clave principal a la derecha con el botn >

Aca se define la distribucin de los campos (dejaremos columnas)

Luego selecionamos los colores

Ahora definimos el nombre del formulario y se presiona finalizar

Para movernos en el formulario se dispone de controles (flechas) abajo

Para crear un nuevo registro desde formulario, presionar el botn que tiene el punto amarillo Importante agregar un registro, se debe presionar guardar Para que un registro desde formulario, presionar Creacin de consultas Ir crear- dise o de consultas

Al ingresar, se debe agregar las tablas donde se hara la consulta

Seleccionamos las tablas que influyen en la bsqueda y se presiona agregar. Luego se cierra el cuadro mostrar tabla El diseador de consultas (bsquedas) se presenta a continuacin:

En campo: se selecciona las variables de salida que tendra la consulta. Ejemplo: si buscamos un numerio de telfono , nos interesa que al menos salga el nombre y el telfono

Tabla: se ajustara automticamente la tabla que incluye al campo definido ejemplo:la tabla agenda incluye al campo nombre Criterios: ser el filtro de la bsqueda. Se especifica uno o ms criterios por parametro Existen comodines ejemplo: Parmetros texto N*: todos os nombres parten con N Parmetro numero >100: todos los registros del 2001 Parmetro fechas */*/2001: todos kis registros del 2001

En la imagen anterior, se esta haciendo un filtro por nombre sobre las tablas, en el cual el resultado mostrara nombre telfono y correo de la coincidencia Una vez lista la consulta presionar ejecutar(arriba a la derecha)

Si esta todo ok se entregara la tabla filtrada

Informes Corresponde a la presentacin formal de una consulta crear informe

Se guarda la consulta y se pone aceptar Si esta todo ok el informe quedara listo para ser impreso

Bases de daros de multiples tablas Def: En la mayora de las aplicaciones de base de datos, se maneja mas de una tabla, pero que sin embargo mantienen uniones mediante campos semejantes Estas sern las relaciones Se vera un nuevo ejemplo, sobre el sistema de gestin de una pequea tienda Tablas: -productos Idproducto ( autonumerico y clave) Producto ( texto) Stock(numero) -clientes Idcliente (autonumerico y clave) Nombre (texto) Apellido (texto)

Telfono (texto) -VENTAS tabla central, relacionadora? Idventaautonumerico y clave? Fecha fecha y hora? CANTIDAD NUMERO? ID CLIENETE NUMERICO? IDPRODUCTONUMERICO? LA TABLA VENTAS SE DEFINIRA COMO RELACIONADORA O SEA QUE RELACIONA PARAMETROS SEMEJANTES DE LAS TABLAS CLIENTES Y VENTAS ESTO CON LA FINALIDAD DE NO SOBRECARGAR LA TABLA VENTAS CON INFORMACION REPETIDA SOBRE PRODUCTOS O CLIENTES SOLO SON UN ID SE REFERENCIA TODO EL CONTENIDO LA TABLA VENTAS TIENE COMO CLAVE IDVENTA SIN EMBARGO TIENE 2 IDS AMS (IDCLIENTE/ID

ACTIVIDAD PARA LA CASA WWW.AULACLIC.ES/ACCESS2077/INDEX.HTM

BASE DE DATOS CON TABLAS RELACIONADAS DEF: LAS RELACIONES DE TABLAS PERMITEN SIMPLIFICAR EL ESPACIO OCUPADO POR UNA BASE DE DATOS PARA ESTE EFECTO SE ENLAZAN PARAMETROS SIMILARES ENTRE BASES DE DATOS QUE SEAN COHERENTES Y TENGAN EL MISMO TIPO DE DATOS. ES DECIR SI TENGO CLIENTE 1,2,3 EN UNA TABLA, DEBEN HABER REGISTROS 1,2,3 EN EL CAMPO IDCLIENTE DE LA TABLA VENTAS SE TOMARA EL EJEMPLO DE UN SISTEMA DE GESTION DE VENTAS CON 3 TABLAS: PRODUCTO -IDPRODUCTO(CLAVE/ AUTONUMERICO) -DESCRIPCION

-STOCK -VALOR UNITARIO CLIENTES -IDCLIENTE (CLAVE/ AUTONUMERICO) -NOMBRE (TEXTO) -TELEFONO(TEXTO) -RUT ( TEXTO) VENTAS -FECHA (TEXTO) -CANTIDAD (NUMERO) IDCLIENTE(NUMERO) -IDPRODUCTO (NUMERO) LA IDEA ES QUE SE RELACIONEN LOS CAMPOS IDCLIENTE E IDPRODUCTO CON AMBAS TABLAS. LA TABLA DE VENTAS SE LLAMARA RELACIONADORA YA QUE ESTARA EN UN APOSICION INTERMEDIA Y RELACIONAEA POR CADA VENTA UN CLI ENTE CON UN PRODUCTO EJEMPLO: CLIENTE 1 COMPRA X CANTIDADES DE PRODUCTO 2 EL DIA 24-03-14 COMO RELACIONAR TABLAS SE TIENEN LAS TABLAS A RELACIONAR YA ESTRUCTURADAS -HERRAMIENTAS DE BASE DE DATOS- RELACIONES -AGREGAR LAS TABLAS Y CERRAR EL CUADRO DE DIALOGO MOSTRAR TABLAS -LUEGO APARECERAN LAS TABLAS DENTRO DEL ESPACIO DE TRABAJO LUEGO ARRASTRAMOS LO SOLTAMOS EL PARAMETRO A RELACIONAR EN ESTE CASO IDCLIENTESTABLA CLIENTE CON EL IDCLIENTE-TABLA VENTAS) ANALOGAMENTE PARA EL IDPRODUCTI ALA VENTANA MODIFICAR RELACIONES SE PRESIONA CREAR APARECERA UNA LINEA QUE UNE LOS PARAMETROS SEMEJANTES

SI TODO ESTA OK DEBERIA APARECER

COMO CREAR UNA CONSULTA DENTRO DE UN SISTEMA DE VARIAS TABLAS PRIMERO TENER LAS TABLAS RELACIONADAS

IR A CREAR- DISEO DE CONSULTA

EN ESTE EJEMPLO SE MUESTRAN LAS VENTAS (INCLUYENDO DESCRIPCION DE PRODUCTO, NOMBRE DE CLIENTE, CANTIDAD Y FECHA, TAL QUE LA VENTA SE REALIZO EL DIA 23-03-14 O POSTERIOR OTRO ASPECTO IMPORTANTE ES EL CALCULO DE LOS TOTALES PARA ESTE EFECTO SE PRESIONA EL BOTON SUMATORIA

LUEGO SE AGREGARA LA FILA AGUPAR POR DENTRO DEL DISEADOR DE CONSULTA

REPASO DE EXCEL FUNCION SUMA OJO: EL : SIRVE PARA RANGOS Y EL ; PARA ELEMENTOS AISLADOS

FUNCION CONTAR CUENTA NUMEROS DE ELEMENTOS DENTRO DE UN RANGO

FUNCION PROMEDIO

FUNCION POTENCIA CALCULA LA POTENCIA , INGRESANDO UNA BASE Y UN EXPONENTE SINTAXIS: =POTENCIA (BASE, EXPONENTE) EN EL EJEMPLO, EL RESULTADO DA 16 EJ =POTENCIA (2;4)

FUNCION RAIZ =RAIZ(NUMERO)

FUNCION SI EJ : SI(E6>=4;APROBADO;REPROBADO

FUNCIONES LOGICAS SIRVEN PARA CREAR CONDICIONES COMPUESTAS DENTRO DE UNA FUNCION SI SE DEFINEN LAS FUNCIONES Y Y O FUNCION Y CONECTOR LOGICO QUE ES VERDADERO, SOLO SI TODAS LAS CONDICIONES SON VERDADERAS FUNCION O CONECTOR LOGICO QUE ES VERDADERO SI ALGUNA CONDICION ES VERDADERA