ASPECTOS GENERALES DEL CONTROL INTERNO

CONTROL FISCAL A PARTIR DE LA CONSTITUCION DE 1991.

Ante la creencia y convencimiento de que los sistemas de control ejercidos por los entes fiscalizadores del estado (Contraloras), referidos al control previo, no haban ayudado a prevenir el despilfarro y la corrupcin de las administraciones, al contrario incitaban al clientelismo, el favoreciemiento y la falta de tica, que con llevaron a la corrupcin de todo tipo, se creo en los constituyentes el anhelo de modificar los temas referentes a los controles que se ejercen en la administracin pblica, inclinndose mas al tema del Control fiscal.

Dentro de las modificaciones que presenta la Constitucin de 1991, en lo que respecta al control sobre las actuaciones de la administracin pblica encontramos la forma de nombrar al Contralor, que antes de la constitucin del 91, este nombramiento lo realizaba una sola cmara, siendo el congreso en pleno quien aprueba el presupuesto. A partir del la Constitucin de 1991, el Contralor General del la nacin es elegido por el Congreso en pleno, para periodo determinado y de terna

presentada a razn de uno por la Corte Constitucional, Corte Suprema de Justicia y Consejo de Estado.

Otro cambio de trascendencia para los organismos de control de la nacin

es el otorgamiento de Autonoma Administrativa, Financiera y tcnica en la ejecucin de su actividad propia, extendindose a los entes territoriales, Departamento, Municipio.

En tercer lugar se adopt el concepto de control como sistema donde se aplican los principios generales de la administracin, consagrados en el

articulo 209 de la Constitucin Poltica en los trminos siguientes.

La Funcin Administrativa est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la

descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. La administracin publica en todos sus ordenes, tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale la ley .

Adems de darle al control la funcin administrativa, la Constitucin Nacional estableci dos momentos en el proceso de control: El control Interno ejercido por la entidad y el Control Posterior y Selectivo que ejercen los organismos de control del estado denominadas Contraloras.

El Control Posterior y Selectivo se introduce con el animo de racionalizar el uso de los recursos y fortalecer la administracin publica, mediante la

evaluacin del cumplimiento de las metas de la entidad y como muestra de la autonoma del ente fiscalizador en relacin con la entidad que ejecuta.

4.2 CONTROL INTERNO.

Dentro de la modernizacin del

Estado, este define su nuevo accionar,

asignando acciones, funciones y deberes que obligan al aparato del estado a hacer eficiente, concentrando su accionar en espacios especficos y fundamentales para su desarrollo institucional.

Como esta consagrado en la Constitucin Nacional y reglamentado por la ley, el propsito del estado es garantizar que los principios all consagrados, se ejecuten en la practica, permitiendo la reformulacin de funciones de los organismos encargados de la vigilancia y el control de los resultados de cada una de las acciones que ejecute el estado.

Atrs qued la poca donde el control Fiscal era sinnimo de prcticas obsoletas, que en nada contribuan a llevar la responsabilidad y eficiencia de la administracin publica. El moderno control fiscal, pasa por la construccin de adecuados sistemas de control interno, que comprometen a todos los funcionarios con el mejoramiento de la calidad de la administracin.

4.2.1 Marco Constitucional. A las entidades Territoriales se les ha asignado la funcin de aplicar dentro de su administracin, mecanismos que permitan

conocer la Calidad y la eficiencia de la administracin, determinado por la constitucin Nacional en los siguientes artculos:

Articulo 2: Son fines esenciales del Estado: servir a

la comunidad,

promover la prosperidad general y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la constitucin; facilitar la Participacin de todos en las decisiones que los afecta y en la vida econmica, poltica, administrativa y cultural de la Nacin; Defender la Independencia Nacional, mantener la integridad territorial y asegurar la convivencia pacifica y la vigencia de un orden justo.

Articulo 209: La funcin Administrativa esta al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad, mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones.

Las autoridades administrativas deben coordinar sus actuaciones para el adecuado cumplimiento de los fines del estado. La administracin Publica, en todos sus ordenes, tendr un control interno que se ejercer en los trminos que seale la ley.

Articulo 267: El control Fiscal es una Funcin Publica que ejercer la Contralora General de la Repblica, la cual vigila la gestin fiscal de la

administracin y de los particulares o entidades que manejen fondos o bienes de la Nacin.

La vigilancia de la gestin del estado incluye el ejercicio de un control financiero, de gestin y resultados, fundado en la eficiencia, la economa, la equidad y la valoracin de los costos ambientales. En los casos excepcionales, previstos por la ley, la contralora podr ejercer el control posterior sobre cuentas de cualquier entidad territorial.

Articulo 268: El Contralor General de la Repblica tendr las siguientes atribuciones.

Conceptuar sobre la calidad y eficiencia del control fiscal interno de las entidades y organismos del estado.

Dictar normas generales para armonizar los sistemas de control fiscal de todas las entidades publicas del orden Nacional y Territorial.

Articulo 269: En las entidades publicas, las autoridades correspondientes estn obligadas a disear y aplicar, segn la naturaleza de sus funciones, mtodos y procedimientos de control interno, de conformidad con lo que disponga la ley, la cual podr establecer excepciones y autorizar la contratacin de dichos servicios con empresas privadas Colombianas.

4.2.2 Marco Legal. Por ser tema relativamente nuevo en la normatividad colombiana, existen dos disposiciones legales que regulan o rigen el aspecto del control interno, las cuales enmarcan las pautas para su creacin y su efectivo desarrollo. Adems se ha proferido decreto y directiva presidencial, que amplan los vacos dejados en la ley.

4.2.2.1 Ley 42 de 1993. Es una norma legal que trata la Organizacin de los sistemas de Control Fiscal Financiero y los organismos que lo ejercen.

En su Articulo 9. define los tipos de controles que deben ser ejercidos por las entidades publicas para lograr una adecuada marcha de la

administracin publica, igualmente seala aspectos que hacen efectiva la funcin fiscalizadora del estado a travs de la Contralora general de la Repblica, organismo que se fortalece al concedrsele mecanismos adecuados para lograr su finalidad.

El artculo 18 dice la evaluacin del control interno es el anlisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que les puede otorgar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos.

El contralor General de la Repblica reglamentara los mtodos y procedimientos para llevar a cabo esta evaluacin.

4.2.2.2 Ley 87 de 1993. Esta ley reglamenta el sistema de control interno en el sentido estricto como aparece en su prembulo por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones.

Esta norma determina aspectos fundamentales para el ejercicio del control interno en las entidades territoriales, determinando los siguientes aspectos:

Definicin del control Interno. Objetivos del Control Interno. Caractersticas del Control Interno. Elementos del Sistema de control Interno Campo de aplicacin de la ley Responsabilidad del control interno Contratacin del servicio de control interno con empresas privadas Evaluacin y control de gestin en las organizaciones Definicin de la unidad u oficina de coordinacin del control interno Jefe de la unidad u oficina de coordinacin del control interno Funcin de los auditores internos Comit coordinador del sistema de control interno Informe de los funcionarios del control interno Trminos de aplicacin y vigencia de esta ley.

4.2.2.3

Decreto 1826 de 1994.

Reglamenta parcialmente la ley 87 de

1993,en sus artculos 9.13. referentes a la creacin de unidades u oficinas de control interno para los ministerios y Departamentos administrativos

donde no existan oficinas, las cuales dependern del despacho del respectivo Ministerio y/o Departamento administrativo.

Adems determina la creacin de los Comits de Coordinacin del Sistema de control Interno Como rgano de Coordinacin y Asesora del Ministro y/o Director correspondiente. Su conformacin y funciones para cada comit.

4.2.2.4 Directiva Presidencial No 07. Contiene el Programa del gobierno para la Racionalizacin y simplificacin de tramites, con el fin de los procesos administrativos, elevar su eficacia y pertinencia, y propiciar una mejor relacin ente la administracin Publica, los Ciudadanos y particulares.

Plantea mecanismos para buscar la eficiencia del estado a travs de: Eliminacin de Tramites Simplificacin y Mejoramiento de los tramites Concentracin de Tramites Criterios generales para la racionalizacin y simplificacin de tramites.

4.3 DEFINICIN.

Por ser el control interno un sistema y tema reciente, no son numerosas las definiciones existentes, pero no por esto la ley y la doctrina buscan una

definicin que se acerque a la mas clara y consistente

4.3.1 Conceptos Tradicionales. Se Entiende control Interno como el Plan de Organizacin y los mtodos y procedimientos coordinados que hallan establecidos o establezcan los directores o Administradores de las entidades tendientes a verificar la legalidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de las transacciones y operaciones efectuadas por la administracin de tales entidades.1

El Control Interno Administrativo abarca todo el sistema de organizacin Poltica, procedimientos operaciones de una y practicas empleadas para administrar las entidad y promover el cumplimiento de las

responsabilidades asignadas en forma efectiva para alcanzar los resultados deseados.2

El control Interno comprende el plan de Organizacin y el conjunto de mtodos y medidas adoptadas dentro de una entidad, para salvaguardar sus recursos, verificar su exactitud y verificar la veracidad de la informacin financiera y administrativa; promover la eficiencia en las operaciones, estimular la importancia de la poltica prescrita y lograr la importancia de las metas y objetivos programados.3

Proyecto de ley de control interno presentado por Arthur Andersson y Planeacin Nacional Biblioteca de auditoria y finanzas en el sector publico 3 Manual de procedimientos generales de auditoria financiera, contralora general de la Repblica.
2

4.3.2

Conceptos Legales.

Se entiende por control interno el sistema

integrado por el esquema de organizacin y el conjunto de planes, mtodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificacin y evaluacin adoptados por una entidad, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, as como la administracin de la informacin y los recursos se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las polticas trazadas por la direccin y en atencin a las metas u objetivos propuestos
4

El anlisis de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, el nivel de confianza que se les pueda integrar y si son eficaces y eficientes en el cumplimiento de sus objetivos5

4.3.3 Conceptos doctrinarios. EL conjunto de planes, sistemas, mtodos y procedimientos necesarios para garantizar que todas las actividades, operaciones y actuaciones de las entidades y organismos que realicen de conformidad con las normas constitucionales y legales vigentes; que los bienes y recursos bajo su custodia sean administrados eficientemente y debidamente protegidos contra el fraude, malgaste y abuso; y que las transacciones financieras sean registradas adecuada y oportunamente,

4 5

Ley 87 de 1993, Artculo primero Ley 42 de 1993, Artculo 18

todos estos con los principios de la funcin Administrativa.

Mtodos y medidas adoptadas para lograr la mxima eficiencia de las formas de operar una entidad, permitiendo el cumplimiento de sus objetivos.

Conjunto de mtodos, planes y programas desarrollados por una entidad con el fin de evaluara los procedimientos y tcnicas de las operaciones realizadas en cumplimiento de los parmetros trazados por la propia administracin.

Sistema integrado que permite medir el grado de eficiencia y eficacia de una organizacin, y los resultados alcanzados, con aplicacin del principio de economa, celeridad, imparcialidad, eficacia, moralidad y publicidad.

Mecanismo Utilizado para la evaluacin de los resultados de una entidad en relacin con los objetivos propuestos, haciendo las correcciones necesarias y oportunas, evitando caer en costos innecesarios y en desviaciones de las metas inicialmente planteadas.

Es el Plan de Organizacin y mtodos adoptados dentro de la entidad, con el fin de proteger y salvaguardar los activos, dificultando la comisin de fraudes o errores no intencionales que se traduzcan en perdida; adems de asegurar el grado de confianza de la informacin contable financiera y dems reas administrativas, promover la eficiencia operativa y garantizar la adhesin a

las polticas establecidas por la entidad.

4.4 PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO.

Para el diseo y el ejercicio del control interno dentro de una entidad territorial se debe contar con los principios determinados por la ley, en busca de la modernizacin del estado, en consecuencia se debe concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrnseco al desarrollo de

las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad y mando.

Dentro de los principios consagrados por la, ley 87 de 1993 en su articulo Primero encontramos: 4.4.1 Igualdad. Las actuaciones y/o actividades deben ser orientadas

afectivamente hacia el inters general, sin privilegios a grupos especiales.

4.4.2 Moralidad. Que las Operaciones realizadas sean acatando no solo las normas constitucionales y legales, si no los principio ticos y morales que rigen la sociedad.

4.4.3 Economa. Que en igual de condiciones de calidad y oportunidad la provisin de bienes y servicios se haga al mnimo costo.

4.4.4 Eficacia. Que los resultados se logren de manera oportuna y guarden

relacin con los objetivos y metas propuestas por la organizacin.

4.4.5 Eficiencia. Que la asignacin de los recursos sea las mas adecuada en funcin de los objetivos y metas institucionales para maximizar los resultados.

4.4.6

Imparcialidad.

Identificar los receptores de la accin econmica y

analizar la distribucin de costos y beneficios entre sectores econmicos, sociales y entes territoriales, sin favorecer a ninguna de las partes.

4.4.7 Celeridad. Es la Capacidad de respuesta oportuna de la entidad a las necesidades sociales, que estn dentro de mbito de competencia.

4.4.8

Publicidad.

Obtener la mayor transparencia posible en las

actuaciones, mostrando la gestin de tal manera que nadie pueda ser tendenciosamente afectado en sus intereses.

4.4.9 Valoracin de los costos Ambientales. Cuantificacin del impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente, y evaluara la gestin de proteccin, conservacin, uso y explotacin de los mismos; es decir lograr los mayores resultados con el menor efecto sobre el medio ambiente.

4.5 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO.

Todo Sistema de control Interno que adopte una entidad de la Administracin Publica debe incluir en el diseo y desarrollo del control Interno las nuevas tendencias del estado colombiano, las cuales se basan en la modernizacin del estado y la bsqueda de la eficiencia.

Respecto a la modernizacin del estado se debe tener en cuenta las nuevas normatividades existentes como la eliminacin de los tramites y desmedido intervencionismo del estado; con miras a garantizar un servicio adecuado.

Acerca de la eficiencia se debe tener en cuenta el desarrollo de las diversa actuaciones pblicas, con alto grado de responsabilidad y pertenencia en el cumplimiento de dichas metas.

La implementacin de un sistema de control interno, se debe orientar a la optimizacin de los procesos desarrollados por la entidad en busca de los siguientes objetivos generales:

a) Garantizar el acatamiento de la normatividad legal y administrativa, atinente a la entidad.

b) Garantizar la produccin de informacin financiera, administrativa y de gestin veraz, as como su entrega oportuna a los niveles adecuados.

c) Garantizar la salvaguarda de los activos de la entidad as como los puestos bajo su custodia.

d) Fomentar la Eficiencia y eficacia Operacional

e) Asegurar el Cumplimiento de la misin, objetivos, metas, polticas de la Institucin.

f) Obligar y responsabilizar a los niveles directivos y ejecutivos a ejercer una mayor y mejor supervisin ( Control) dependencias ( autocontrol). Atendiendo los Principios Constitucionales que debe Caracterizar la en las operaciones de sus

Administracin Publica, el Diseo y el desarrollo del sistema de control interno se orientar al logro de los siguientes objetivos fundamentales o especficos:

1.

Proteger los recursos de la organizacin, buscando su adecuada

administracin ante posibles riesgos que los afecten.

2. Garantizar la Eficacia, Eficiencia y Economa en todas las operaciones, promoviendo y facilitando la correcta ejecucin de las funciones y actividades definidas para el logro de la Misin Institucional.

3. Velar porque todas las actividades y recursos de la organizacin estn

dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

4.

Garantizar la Correcta evaluacin y seguimiento de la gestin

organizacional.

5. Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la informacin y sus registros.

6. Definir y Aplicar Medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organizacin y que puedan afectar el logro de sus objetivos. 7. Garantizar que el sistema de control Interno disponga de sus propios mecanismos de evaluacin y verificacin.

8. Velar por que la entidad disponga de procesos de planeacin y mecanismos adecuados para el diseo y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y caractersticas.

4.6 ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

Para la creacin de Manuales y desarrollo de los sistemas de Control interno dentro de una entidad territorial, se debe tener en cuenta los elementos que faciliten el desarrollo de sus actividades, o procesos para agilizar las transacciones. polticas y planes que incrementen sus recursos.

De igual manera se debe tener un conocimiento claro del manejo del personal y de cada una de las funciones que desarrolla todo servidor publico.

A travs de la historia se han creado diferentes parmetros que permiten el desarrollo de cada una de estas actividades del control; En el Proceso

Colombiano de Control interno, por ser este nuevo en la Administracin Municipal, la ley ha determinado los siguientes elementos a tener en cuenta para la orientacin en el diseo y aplicacin del control interno, los cuales los estipula en el articulo 4 de la ley 87 de 1993 as: Elementos para el sistema de control interno:

Toda entidad bajo la responsabilidad de sus directivos debe por lo menos implementar los siguientes aspectos, que deben orientar la aplicacin del Control Interno.

a - Establecimiento de objetivos y metas, tanto generales como especificas, as como la formulacin de los planes operativos que sean necesarios.

b- Definicin de polticas como guas de accin y procedimientos para la ejecucin de los procesos

c- Adopcin de un sistema de organizacin adecuado para ejecutar los planes

d- Delimitacin precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.

e- Adopcin de normas para la proteccin y utilizacin racional de los recursos.

f- Direccin y administracin del personal conforme a un sistema de mritos y sanciones.

g- Aplicacin de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno.

h. Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestin de las entidades.

i. Establecimiento de sistemas modernos de informacin que faciliten la gestin y el control.

j. Organizacin de mtodos confiable para la evaluacin de la gestin.

k. Establecimiento de programas de induccin, capacitacin y actualizacin de directivas y dems personal de la entidad.

l. Simplificacin y actualizacin de normas y procedimientos.

4.7 ESTRUCTURA DEL CONTROL INTERNO

La estructura del Sistema de control interno esta conformada por los controles financieros, administrativos, de gestin y de legalidad.

4.7.1 Control de legalidad. Es la comprobacin del cumplimiento de las normas y procedimientos determinados en la realizacin de las operaciones Econmicas, Financieras, Administrativas o de carcter que se adelanten en las instituciones.

4.7.2 Control Financiero. Es el examen que se realiza con base en las normas de auditoria, de aceptacin general, para establecer si los estados financiero de una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus operaciones y los cambios que en su situacin financiera, comprobando que en la elaboracin de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originara, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptado o prescritos por el Contador General.

4.7.3 Control Administrativo. Comprende el plan de organizacin sobre los procedimientos y registros, relacionados con la adopcin de decisiones por las que se rigen el nivel directivo para autorizar operaciones y transacciones de manera que fomente la eficiencia de las operaciones, las observancias de normas y polticas prescritas y el logro de las metas y objetivos programados.

El control administrativo sienta las bases que permiten el examen y evaluacin de los procesos de decisin en cuanto al grado de eficiencia, efectividad y economa. El control interno Administrativo puede abarcar anlisis estadstico, estudios de tiempos y movimientos, informes de rendimientos, programa de capacitacin de empleados y controles de calidad.

4.7.4

Control de Gestin.

Es el examen de eficiencia y eficacia de las

entidades en la administracin de los recursos pblicos, determinada mediante la evaluacin de sus procesos administrativos, la utilizacin de indicares de rentabilidad publica y desempeo y la identificacin de la distribucin del excedente que estos producen, as como los beneficiarios de su actividad.

4.8 NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Las medidas y los reglamentos a los que se debe responder un sistema de control interno constituyen el mismo. El establecimiento de normas de control interno resulta particularmente necesario en el sector publico, dada su magnitud, volumen de transacciones y multiplicidad de documentos. As mismo esta necesidad es evidente por el hecho de que las disposiciones legales que rigen la gestin y el control de los recursos pblicos, exigen una rendicin de cuentas de todos los funcionarios encargados de recibir,

desembolsar o utilizar los fondos pblicos.

Las normas de control interno se clasifican en:

Principios generales y Norma especificas.

Estos Principios y tcnicas de control interno son aplicables a todas las operaciones y funciones administrativas y no deben limitarse a las operaciones financieras. Igualmente son aplicables a todos los sistemas bien sean automatizados o manuales.

4.8.1

Principios Generales.

Los principios generales que se exponen a

continuacin son validos para los aspectos del control interno; ofrecen una base para la elaboracin de mtodos especficos, y contribuyen a crear un ambiente apropiado para el control dentro de la organizacin.

4.8.1.1

Garantas Razonables.

Los sistemas de control interno deben

propiciar una garanta razonable de los cumplimientos del objetivo del sistema.

Una garanta razonable implica que el costo del control interno no debe exceder el beneficio obtenido. La garanta razonable es equiparable a un nivel satisfactorio de confianza, considerando el costo, la utilidad y los

riesgos. Ello requiere el buen juicio de los directivos.

Al ejercer este juicio los rganos deben:

Identificar los riesgos que implican sus operaciones y el margen de riesgo aceptable en diversas circunstancias.

Evaluar los riesgos desde el punto de vista cuantitativo y cualitativo.

El costo se refiere al volumen, en trminos financieros de los recursos utilizados para lograr el objetivo especifico. Refleja tambin una oportunidad desaprovechada, por ejemplo una demora en las operaciones, un descenso en la productividad o de la calidad del servicio. La utilidad se mide por el grado en que se reduce el riesgo de no lograr un objetivo previsto.

4.8.1.2 Respaldo. Los directivos y empleados deben mostrar y mantener en todo momento, una actitud positiva y de apoyo en lo que atae a los controles internos.

Todos los niveles de la organizacin deben mostrar una voluntad abierta, en la adopcin de medidas que fomente la eficacia de los controles. La actitud del individuo afecta al nivel del rendimiento y en consecuencia a la calidad de los controles internos. Los directivos podrn suscitar y favorecer esa actitud positiva y de apoyo si insisten en conceder prioridad al control interno.

Una actitud positiva es fomentada por la alta direccin de una entidad, a travs del compromiso por conseguir un control riguroso, gracias a la realizacin de medidas en materia de organizacin de la entidad, polticas de personal, comunicacin, proteccin y empleo de los recursos.

El nivel directivo podr demostrar su apoyo al establecimiento de controles internos eficaces, destacando su utilidad en la identificacin de sectores susceptibles de mejorar su rendimiento y reaccionando ante la informacin que proporcione dichos controles.

En todo caso, un mbito propicio para el control esta supeditado a una adecuada supervisin, capacitacin y motivacin del personal.

4.8.1.3

Integridad y Competencia.

Los directivos y empleados deben

caracterizarse por su integridad personal y profesional, mantener un nivel de competencia que les permita realizar los deberes asignados y comprender la importancia que tiene la elaboracin y aplicacin de los controles internos eficaces.

Es necesario recordar peridicamente al personal de sus obligaciones, por medio de un cdigo de conducta empresarial. Igualmente es importante asesorar y evaluar el rendimiento. La evaluacin global del rendimiento debe basarse en general en la apreciacin de diversos factores, incluyendo la

realizacin y el mantenimiento de controles internos eficaces.

4.8.1.4 Objetivos del Control. Los objetivos son los resultados o metas del control interno que deben alcanzarse. Son los efectos positivos que la direccin intenta conseguir o las condiciones adversas o efectos negativos que la direccin trata de evitar. Los objetivos deben ajustarse a las actividades especificas de cada organismo y a la vez, ser congruentes con los objetivos generales del control interno establecidos por la ley.

Los objetivos del control interno deben identificarse o elaborarse para cada actividad que desarrolle la entidad, y deben ser lgicos, pertinentes y en la medida posible completos.

Generalmente es posible agrupar actividades de una entidad en una o mas categoras denominadas ciclos o reas que incluyen todas las actividades especificas, tales como identificacin, calificacin, registro e informes, requerimientos para procesar la transaccin o un hecho en particular. Los ciclos deben ser compatibles con el organigrama de la entidad y asignacin de responsabilidades.

4.8.1.5

Vigilancia de los Controles. Los directivos deben vigilar

continuamente sus operaciones y adoptar inmediatamente las medidas oportunas ante cualquier evidencia de irregularidad o de actuacin contraria a los principios de economa, eficiencia o eficacia.

La vigilancia de las operaciones asegura que los controles internos contribuyan a la consecucin de los resultados pretendidos. Esta tarea debe incluirse dentro de los mtodos y procedimientos seleccionados por la direccin para controlar las operaciones y garantizar que las actividades cumplan con los objetivos de la organizacin. La vigilancia implica el tratamiento de las evidencias de la auditoria y de las propuestas formuladas por los auditores internos y externo, con el propsito de determinar las medidas correctivas necesarias.

4.8.2 Normas Especificas. Las normas especificas son los mecanismos o procedimientos que permiten alcanzar los objetivos del control. Estas tcnicas comprenden, actividades especificas, procedimientos, planes de organizacin ( incluida la divisin de tareas y deberes) y los dispositivos fsicos.

Las Tcnicas de control Interno debe ofrecer continuamente un alto grado de garanta que se estn logrando los objetivos del control interno. Para ello deben estar diseados de tal forma que operen en conjunto y no individualmente.

Las tcnicas de control interno son necesarias para ofrecer una garanta mxima del cumplimiento de los objetivos del control interno. Dichas tcnicas se exponen a continuacin.

4.8.2.1

Documentacin.

Los sistemas de control interno y todas las

transacciones y otras operaciones significativas habrn de documentarse claramente y deben estar disponibles para su verificacin. Todo organismo debe tener pruebas escritas, tanto de sus tcnicas y objetivos de control interno y de sus sistemas de rendicin de cuentas, as como de todos los aspectos pertinentes a las transacciones y operaciones significativas. As mismo la documentacin debe estar disponible y ser fcilmente accesible para su comprobacin.

La documentacin de los sistemas de control interno debe incluir la identificacin de los mbitos de actuacin del organismo, de los objetivos y de las tcnicas correspondientes, figurando en documentos tales como las directrices de gestin, la poltica administrativa y los manuales de contabilidad, procedimientos, funciones y control.

La documentacin debe ser por lo generalmente completa exacta y debe permitir fcilmente el seguimiento de la transaccin u operacin en cuestin ( Incluyendo la Informacin concerniente), antes, durante y despus de su realizacin.

Adems la documentacin de los sistemas de control Interno, de las transacciones y otras operaciones importantes debe ser determinada y til para los directivos en el control de sus actividades y para los fiscalizadores u

otras personas en el anlisis de la misma.

4.8.2.2 Registro Oportuno y Adecuado de las transacciones y hechos. Las transacciones y hechos importantes deben registrarse oportunamente y clasificarse debidamente. Estas deben registrarse sin dilacin a fin de que la informacin pertinente tenga importancia y valor para los directivos en el control de las actividades y en la adopcin de las decisiones. Ellos es valido para todo el proceso o ciclo vital de una transaccin u operacin, e incluye su inicio y autorizacin, los aspectos de la transaccin, mientras se realizan y su clasificacin final en sus registros sumarios.

Esta norma requiere as mismo, la clasificacin pertinente de las transacciones y otras operaciones. La clasificacin pertinente consiste en la organizacin y el procesamiento de la informacin en los registros sumarios que sirven de base a la preparacin de informes y estados.

4.8.2.3

Autorizacin y ejecucin de las transacciones y hechos.

Las

transacciones y hechos relevantes solo podrn ser autorizadas y ejecutadas por aquellas personas que acten dentro de los limites de sus facultades. La direccin es quien decide el canje, transferencia, utilizacin o la asignacin de recursos para fines especficos en condiciones igualmente especficos.

La autorizacin es el medio principal para asegurar que solo se realizasen

transacciones y otros actos validos; debe comunicarse explcitamente a los directivos y a los empleados y tendrn que incluir los trminos y condiciones especficos con forme a los cuales se otorgara una autorizacin. La observancia de los trminos de su autorizacin significa que los empleados desempean la labor que les ha sido asignada en concordancia con las directrices y dentro de los limites establecidos por la direccin.

4.8.2.4 Direccin de Tareas. Las tareas y responsabilidades esenciales de autorizar, elaborar, registrar y revisar las transacciones, deben repartirse entre varias personas con el fin de reducir el riesgo de errores, despilfarros o actos ilcitos o para mermar la posibilidad de no detectar este tipo de problema.

Es preciso evitar que todos los aspectos de una transaccin u operacin se concentren en manos de una persona. Las funciones y responsabilidades deben asignarse sistemticamente a varias personas para asegurar un

procedimiento efectivo de controles y equilibrio. Entre las funciones claves figura la autorizacin y el registro de las transacciones, la emisin y recibo de los activos, el pago y la revisin de las transacciones. Sin embargo la locucin puede reducir o eliminar la eficacia de esta norma de control interno, razn por la cual debe proveerse dicha eventualidad.

4.8.2.5 Supervisin. Debe existir una supervisin permanente y competente para garantizar el logro de los objetivos del control interno.

Los jefes de las dependencias deben examinar y aprobar continuamente el trabajo encomendado a sus subordinados. As mismo deben proporcionar al personal las directrices y la capacitacin necesaria para reducir el mnimo de los errores, los despilfarros y los actos ilcitos en concordancia con las directrices especificas de la alta direccin.

La asignacin, revisin y aprobacin del trabajo del personal, requiere lo siguiente: Indicar claramente las funciones y responsabilidades atribuidas a cada empleado Examinar sistemticamente el trabajo de cada empleado, en la medida que sea necesaria. Aprobar el trabajo en puntos crticos del desarrollo para asegurarse de que avance segn lo previsto.

4.8.2.6 Acceso a los recursos y registros y responsabilidad ante los mismos. El acceso a los recursos y registro debe limitarse a las personas autorizadas para ello, a las cuales debe conferirse y mantenerse la responsabilidad sobre las custodia y utilizacin de los recursos. Peridicamente se debe cotejar los recursos con los registros contables para verificar si coinciden. La frecuencia de estas comparaciones depende de la vulnerabilidad de los activos.

La razn fundamental para restringir el acceso a los recursos es la de reducir el riesgo de una utilizacin no autorizada o de perdida al gobierno y asegurar, al mismo tiempo, el cumplimiento de las directrices de la direccin.

Sin embargo, el agrado de limitacin depende del supuesto riesgo a que estn expuestos los activos: este grado de limitacin debe revisarse peridicamente.

Otros aspectos que afectan el acceso son el costo, la facilidad de transporte, la canje habilidad y el supuesto de riesgo de perdida, o utilizacin indebida de recursos.

Adems, la asignacin y el mantenimiento de la responsabilidad sobre los recursos implica transferir y asignar a personas especificas la

responsabilidad

sobre la custodia y utilizacin de los recursos en

concordancia con las directrices especificas de la alta gerencia.

4.9 TIPOS DE CONTROL.

Los controles internos segn su funcionamiento se dividen en generales, especficos, preventivos, detectivos y correctivos.

Es importante entender que cualquiera que sea la categora a la que pertenezca un control, todos ellos se complementan y no deben

considerarse como alternativas. Cualquier forma de control tiene ventajas e inconvenientes; por esto para que un sistema de control interno sea eficaz, debe emplear una combinacin de diferentes controles que permita compensar las desventajas particulares de cada uno.

4.9.1 Controles generales. Dan la seguridad de que se estn cumpliendo los controles especficos. Comprenden los presupuestos, los informes operativos, los anlisis de varianza, etc.

4.9.2 Controles Especficos. Este tipo de control se caracteriza por tener una finalidad precisa, en relacin con el acceso, la proteccin, la disposicin y la rendicin de cuentas e informes.

4.9.3

Controles Preventivos.

Sirven para prevenir errores y pueden ser Los controles organizativos rigen la

organizativos o de procedimiento.

divisin de los deberes, tal como la separacin entre las funciones de autorizacin y las de ejecucin. Los controles de procedimiento conciernen al procesamiento de los datos y deben asegurar un manejo integro, exacto y adecuado de los mismos; entre los controles de procedimiento figura el control de los nmeros de orden, los requisitos para la autorizacin y el empleo de cuentas de control. Tanto los controles organizativos como los de procedimientos corresponden mas al nivel operativo que al de gestin.

4.9.4 Control de Detencin. El control de detencin es el diseado para

detectar cualquier error y sirven generalmente para supervisar el resultado del sistema. En el plano operativos, estos controles se usan habitualmente para verificar la eficiencia de los controles preventivos.

4.9.5

Controles Correctivos.

Son los controles de medidas correctivas

tomados a consecuencia de problemas revelados por los controles anteriormente mencionados.

4.10. FORMAS DEL CONTROL INTERNO.

Las formas que pueden tomar los controles antes mencionados, como mecanismos de control interno, y de gran utilidad para los que tienen el manejo y la responsabilidad de ejercer un autocontrol dentro de sus dependencias, estos controles toman las siguientes formas:

4.10.1

Controles de Validacin.

Dentro de esta forma que toman los

controles, se representan por:

4.10.1.1 Autorizaciones. El punto inicial del control sobre cada transaccin lo determina el acto de autorizarla. El control de autorizacin consiste en la comparacin de la transaccin propuesta con los planes, condiciones, restricciones, disposiciones vigentes y la decisin respecto a su validez o no. El acto de autorizacin constituye la medida principal para asegurarse de que nicamente aquellas transaciones legitimas y apropiadas son

procesadas y que cualquiera otra propuesta es rechazada. Puede delegarse a travs de su firma en el documento fuente. En los asistentes modernos frecuentemente la autorizacin se automatiza mediante la delineacin anticipada de las condiciones bajo las cuales e autoriza automticamente un tipo de transaccin.

Para que exista el control, alguna forma de autorizacin tiene que ser efectuada antes, durante o despus de la iniciacin y ejecucin de la transaccin. La autorizacin debida requiere que la persona designada para autorizar posea la delegacin por escrito de la autoridad correspondiente.

4.10.1.2

Comparacin.

Varias operaciones de control se basan en la

comparacin de un dato con otro obtenido de manera independiente. Todas las formas de conciliaciones se basan en la comparacin, pero muchas comparaciones no requieren la conciliacin, como es el caso de comparar los gastos a la fecha con las estimaciones propuestas.

4.10.1.3

Verificacin de validez.

Las transacciones propuestas pueden

verificarse de varias maneras para asegurar el cumplimiento con las disposiciones y reglas del sistema, validando de esta manera su propiedad.

La forma bsica de esta operacin de control consiste en el examen de una transaccin por alguien que entiende el sistema, para averiguar si se ha llevado a cabo de acuerdo a los procedimientos prescritos.

En los sistemas avanzados las verificaciones de valides se incorporan dentro del sistema para probar cada transaccin contra lo programado o esperado. La ubicacin de verificaciones de validez en varios puntos del trmite del sistema facilita la determinacin ms oportuna de los errores. La verificacin del precio unitario de un artculo utilizandio una lista de precios fijos establecidos es un ejemplo de esta forma de control.

4.10.2 Controles de Perfeccin. Se hace efectivo con la revisin de: 4.10.2.1 Numeracin Secuencial. La mejor manera de asegurarse contra la prdida o desviacin de transacciones a travs de sus procedimientos es numerarlas en secuencia antes o en el momento de su inicio, permitiendo la integridad de la secuencia numrica despus de su procedimiento.

1.10.2.2

Totales de Control.

La totalidad de las cifras crticas o ms

significativas, antes o despus de su procesamiento, es una manera de asegurar que todas las transacciones han sido procesadas.

El sistema de partida doble en realidad ilustra esta forma de control, por medio de la igualdad de los dbitos y crditos, tanto en cada asiento como en el conjunto del sistema contable.

1.10.2.3 Archivos pendientes. La elaboracin de una lista de transacciones o la retencin de un archivo de copias de documentos fuente, eliminando

aquellas transacciones ya procesadas, deja abierta o pendientes las operaciones no procesadas, de tal manera que puedan ser controladas. Una copia de un documento fuente puede ser archivada como pendiente hasta la recepcin de la evidencia que determine el trmino de su procesamiento.

1.10.2.3 Listas de recordatorio. Listas de verificacin de requisitos legales o contractuales y de fechas en las cuales vencen los plazos de cumplimiento, constituyen esta forma de control. Esta forma de control ayuda a evitar el olvido del procesamiento oportuno de las transacciones.

4.10.3 Controles de Reejecucin. Hacen parte de esta forma de control los siguientes:

4.10.3.1

Doble Verificacin.

La doble verificacin de toda operacin

constituye el mas obvio y elemental mecanismo para detectar errores, pero tambin es uno de los ms costosos. Consiste en la repeticin o reejecucin en detalle de la actividad sujeta a control; no debe ser efectuado por la misma persona que desarrolla la actividad.

Cualquier actividad rutinaria y fsica puede ser verificada dos veces. La reverificain de clculos en contabilidad por ejemplo.

Debido al alto costo es preferible evitar hasta el mximo posible la doble verificacin, mediante la aplicacin otras formas de control, se puede utilizar

cuando se utilice la doble verificacin selectiva.

4.10.3.2 Control Previo. El examn detallado de las transacciones antes de terminar su procesamiento asegurando autorizacin, legalidad, propiedad, proceso completo y ausencia de errores en el mismo, constituye la manera ms comprensiva de controlarlas.

Sin embargo el control previo al igual que el de doble verificacin sale muy costoso.

El control previo difiere de la doble verificacin por que el primero involucra su evaluacin y juicio de las transacciones, mientras que el segundo solamente involucra la reejecucin rutinaria, sencilla y detallada.

4.10.4 Controles Disciplinarios.

4.10.4.1

Segregacin de deberes.

Esta forma de control es llamada

disciplinario, porque funciona disciplinado las actividades y las personas. La segregacin de deberes utiliza la labor de una persona para disciplinar la labor de otra, a travs de la divisin de una transaccin entre dos o ms persona, de tal forma que cada una sirve para verificar la labor de la otra.

4.10.4.2 Acceso Restringido. Normalmente se asocia el acceso restringido con la salvaguardia de valores y bienes como; efectivo, valores negociables,

inventarios y otros de fcil convertibilidad al efectivo o uso particular. En su concepto moderno tambin es aplicable al acceso a registros, documentos y formularios todava no utilizados, as como a cualquier componente del proceso contable.

4.10.4.3 Supervisin. Una funcin bsica del control es la supervisin. Los supervisores peridicamente se aseguran que cada persona cumpla con las funciones y deberes asignados.

Cuando los supervisores se encargan directamente de los detalles de las operaciones diarias, el aspecto del control por medio de la supervisin desmejora. Bajo presin del trabajo de los sistemas y la disciplina puede olvidarse. Una efectiva supervisin facilita los mecanismos para corregir

otras debilidades.

En el sector pblico la falta de supervisin adecuada y competente, as como los constantes cambios de personal en el mbito superior constituyen uno de los ms grandes vacos tpicos en el control interno.

4.10.4.4 Auditoria Interna. Es el proceso objetivo, sistemtico y profesional de revisin de las operaciones financieras y administrativas, para proporcionar a los niveles directivos de las entidades, informacin acerca de la ejecucin de sus actividades y el grado de economa y eficiencia de las mismas.

5. EVALUACIN DEL SISTEMA EXISTENTE DEL CONTROL INTERNO EN LA ALCALDA DE TAME

5.1 RESEA HISTRICA.

La Alcalda Municipal

de Tame, consciente de la necesidad de dar

operatividad y estar acorde con las nuevas tendencias que determinan las leyes, los nuevos retos que debe enfrentar los Municipios a partir de la constitucin de 1991, se ha preocupado por dinamizar y adoptar de acuerdo a la ley los conceptos del control interno, como respuesta a los entes fiscalizadores en cumplimiento de sus funciones constitucionales.

5.1.1 El Control Existente en la Alcalda Antes de la Constitucin de 1991. Como lo estipulaba la ley, en la Alcalda se desarrollaba un control previo, ejecutado por la contralora departamental, por medio de sus delegado revisor en Tame, este control se ejerca sobre las cuentas que pagaba la alcalda, no se ejerca un control sobre los resultados que obtena la Alcalda en la ejecucin de su misin, en el cumplimiento de su razn social del estado, como estaba estipulado en las normas vigentes de la poca.

5.1.2 El Control Existente en la Alcalda Despus del La Constitucin de 1991. En la Alcalda de Tame, despus de entrar en vigencia la Nueva

Constitucin Nacional, se continuo con el control anterior o inmediato en la revisin de cuentas, el cual era ejercido por un funcionario nombrado por la administracin, pasando la contralora ha ejercer el control posterior y selectivo como lo estipula la constitucin Nacional.

Este control lo realizo la administracin en el lapso de 1991 hasta 1993 cuando es creada la ley 87 de 1993.

A mediados de 1994 y por sugerencia de la Contralora Departamental y en cumplimiento del plazo fijado por la ley, el ejecutivo presenta el proyecto de acuerdo por la cual solicita al Concejo Municipal la creacin de la oficina de Control Interno del Municipio de Tame.

Mediante acuerdo No 005 del 26 de mayo de 1994, se autoriza al Ejecutivo la Creacin de la Oficina de Control Interno para dar cumplimiento a la ley 87 de 1993 y se determina la composicin del personal que ejercern dicha funcin; de la misma manera le dan la facultad al ejecutivo para que reglamente su funcionalidad.

A la fecha no se ha cumplido con lo estipulado en el acuerdo 005 del 26 de mayo de 1994

En enero de 1995 se nombro por medio de decreto el jefe de la oficina de control interno y se le asignaron las funciones que realizaba anteriormente el revisor fiscal de la entidad

posteriormente mediante disposicin expedida por la funcin publica, el cargo de jefe de Control interno, de libre nombramiento y remocin paso a ser de carrera Administrativa, como actualmente viene funcionando. Contrario a lo que estipula la ley 42 de 1993,

5.2 OFICINA ENCARGADA DE EJERCER EL CONTROL INTERNO:

La oficina que ejerce el control Interno en la alcalda Municipal de Tame, no ha sido creada ni reglamentada, por lo cual no tiene funciones definidas ni especificas.

En el acuerdo No 005 del 26 de mayo de 1994, adems de autorizar al ejecutivo la creacin y reglamentacin de la oficina de control Interno, en su artculo 2, pargrafo determina: Para desempear el cargo de asesor, coordinador o auditor interno se deber acreditar formacin profesional o tecnolgico en reas relacionadas con las actividades objeto del control interno.

Actualmente la Oficina de Control Interno del Municipio de Tame, cuenta con la siguiente estructura: Un Jefe de Control Interno

El control Interno ejercido en la Alcalda Municipal de Tame, esta a cargo de la Oficina de Control Interno, oficina adscrita al despacho, encargada principalmente, en la revisin de cuentas y Administracin. asesorar la gestin de la

5.2.1

El

Jefe de la Oficina de Control Interno.

Es un empleo de libre

nombramiento y remocin, que brinda la asesora al alcalde en el desarrollo

de las polticas de gobierno.

IDENTIFICACIN Y DEFINICIN DEL EMPLEO

DENOMINACIN: Jefe de Control Interno COD.

CLASIFICACIN: Categora

UBICACIN: Oficina de Control Interno

NATURALEZA: Es un empleo de asistencia poltico administrativo al alcalde, en ejercicio de sus atribuciones y de la direccin y Administracin ejecutiva de la oficina.

5.2.1.1 Funciones. En cumplimiento del acuerdo No 012 de 1998 por el cual se adopta el manual de funciones de la alcalda de Tame, el jefe de Control Interno Desempear las siguientes funciones,

Realizar control financiero a nivel de control contable, como instrumento de gerencia para tomar decisiones.

Realizar control de legalidad, verificando que se acaten la constitucin Nacional, las leyes y normas.

 Realizar control de resultados, en la verificacin del logro de los objetivos, planes y proyectos de la administracin

Realizar control fsico, verificacin perceptiva de bienes y corroboracin con libros.

Realizar valoracin de costos ambientales. Evaluando el impacto, y que se ha hecho para recuperar los daos.

Determinar el grado de cumplimiento de los controles anteriores a travs de las normas de auditoria legalmente establecidos. Garantizar que el sistema de control disponga de sus propios mecanismos de verificacin y evaluacin a nivel de: a. Evaluacin de practicas, mtodos y procedimientos utilizados en la administracin en relacin con su eficiencia y eficacia.

b. Identificar la duplicacin de los esfuerzos y la falta de coordinacin.

c. Evaluar el flujo de los recursos financieros y materiales par garantizar una operacin adecuada de la administracin.

Cumplir con las funciones que le asignen en su cargo la ley, normas vigentes y el comit coordinador del sistema de control interno.

5.2.1.2 Requisitos para ejercer el cargo de Jefe de Control Interno. Como lo estipula el acuerdo No 005 del 26 de Mayo de 1994 y el manual de funciones y requisitos de los empleados de la Alcalda de Tame, el jefe de la oficina de control Interno debe cumplir los siguientes requisitos:

Ser Profesional o Tecnlogo en reas relacionas con el control Interno.

Segn el manual de funciones los requisitos son:

Ser profesional en reas econmicas, administrativas, derecho o relacionadas con el cargo.

5.3 COMIT COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA ALCALDA MUNICIPAL DE TAME.

En la alcalda Municipal de Tame, existe el comit de Coordinador del sistema de control interno, el cual fue creado mediante Decreto No 13 del 02 de Marzo de 1995, acorde a lo que estipula la ley 87 de 1993 en su articulo 13.

Este comit esta conformado por el Alcalde quien lo preside y los Secretarios del despacho y el jefe de control Interno quien se desempea como secretario tcnico del comit, con voz peros sin voto en las decisiones que

se tomen.

Este

comit

se

rene

una

vez

por

semestre

ordinariamente

extraordinariamente cuando los cita el alcalde.

Dentro de sus funciones estn:

Sealara las directrices para el desarrollo de las funciones de la oficina de control interno de acuerdo al acuerdo No 005 del 26 de mayo de 1994 y las contenidas en el artculo 12 de la ley 87 de 1993.

Recomendar pautas para la determinacin, implantacin, adaptacin, complementacin y mejoramiento permanente del sistema de control interno, de conformidad con las normas vigentes y las caractersticas de cada organismo o entidad.

Estudiar y revisar la evaluacin del cumplimiento de las metas y objetivos del organismo o entidad, dentro de los planes y polticas sectoriales y recomendar los correctivos necesarios.

Asesorar al alcalde Municipal en la definicin de planes estratgicos y en la evaluacin del estado de cumplimiento de las metas y objetivos all propuestos.

 Recomendar prioridades para la adaptacin, adecuado funcionamiento y optimizacin de los sistemas de informacin gerencial, estadstica, financiera, de planeacin y de evaluacin de procesos, as como la utilizacin de indicadores de gestin general y por reas.

Estudiar y revisar la evaluacin del cumplimiento de los planes, sistemas de control y seguridad dependencia de la entidad. interna y los resultados obtenidos por la

Revisar el estado d ejecucin de los objetivos, polticas, planes, metas y funciones que corresponden a cada una organismo o entidad. de las dependencias del

Coordinar con las dependencias del organismo, el mejor cumplimiento de sus funciones y actividades.

Presentar

consideracin

del

Alcalde

Municipal

propuestas

de

modificacin a las normas sobre control interno vigentes.

Reglamentar

el

funcionamiento

de

los

distintos

subcomites

de

coordinacin del sistema de control interno que se organicen. En la actualidad este comit coordinador del sistema de control interno no

se encuentra funcionando, lo que no ha permitido a la entidad contar con sistemas prcticos de seguimiento y evaluacin del sistema.

Revisado el archivo correspondiente a la oficina de Control interno, no cuentan con actas de las reuniones efectuadas, lo que indica que no ha funcionado.

Se observa que en el decreto donde se crea el comit y se le asignan funciones; estas estn asignadas a todos los organismos y entidades existente en el Municipio, sin tener definido un comit independiente para cada entidad.

Se puede determinar que el comit Coordinador del sistema de control interno en la alcalda de Tame, ha quedado en letra muerta, solo se creo para dar cumplimiento a la ley, no para su efectiva funcin que es la de evaluara el sistema de control interno de la alcalda.

5.4 TIPOS DE CONTROLES QUE OPERAN EN LA ENTIDAD.

La alcalda Municipal de Tame, se han tratado de implementar diversos controles previstos en la ley, si embargo se han desarrollado de acuerdo a su estructura los siguientes:

5.4.1 Control de Legalidad. El control de legalidad es la comprobacin que

se hace de las operaciones financieras, administrativas, econmicas y de otra ndole a una entidad para establecer que se haya realizado conforme a las normas que le son aplicables.
6

Con base en esta definicin la Administracin Municipal, a travs de la oficina de control interno, ha venido desarrollando un conjunto de mecanismos que persiguen el cumplimento de todos los actos, operaciones y actuaciones que se desarrollen internamente estn soportados en las normas jurdicas correspondientes.

A parte de estos mecanismos generales en el control de legalidad, se observa con mas nfasis la aplicacin de controles en:

Como evaluacin del Sistema se aplica la verificacin de mecanismos establecidos por la oficina en cumplimiento de la ley 87/93.

En la Contratacin se verifican ocularmente los documentos que integran cada contrato y se comparan con los exigidos por las normas vigentes, (ley 80 y decretos reglamentarios). y se constatan los formatos y procedimientos.

Se verifica que los informes que se presentan a la contralora y contadura

Artculo 11 ley 42 de 1993

general de la nacin, estn de acuerdo a los formatos estipulados y ha las fechas limites.

En la Seccin de presupuesto se verifica que se elabore y ejecute el presupuesto de acuerdo al decreto 111 y 115 de 1996, por medio del mtodo de comparacin.

Se verifica el cumplimento al control fiscal sealadas en Constitucin Nacional, la ley 42 de 1993 y dems normas concordantes.

5.4.2

Control Financiero.

De acuerdo a su definicin, en la alcalda

Municipal de Tame, opera este control en la seccin de Contabilidad, caja. Tesorera y presupuesto.

En la operatividad de este control estn inmersos controles como el de verificacin, el cual se aplica en las transacciones financieras que realiza la entidad, a los documentos, comprobantes y libros de contabilidad.

5.4.3 Control Administrativo. Este tipo de control lo realiza la administracin Municipal, a travs de las decisiones que se toman; estas se adoptan de acuerdo al organigrama existente en la alcalda.

Existe control sobre las funciones que ejecuta cada servidor, se determina por medio del manual de funciones y requisitos para cada cargo.

Tambin se encuentra estipulado el control sobre documentacin que produce la administracin, el cual se verifica a travs del manual de firmas autorizadas para cada tipo de documento.

En los sistemas de flujograma solo opera el flujograma para la contratacin.

5.4.4 Control de Gestin. Este tipo de control conforme a lo estipulado en la ley 42/93, corresponde al examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administracin de los recursos del estado. Determinados mediante la evaluacin de los procesos administrativos, la utilizacin de indicadores de rentabilidad pblica y desempeo y la identificacin de distribucin del excedente que stas producen, as como de los beneficiarios de su actividad.

De acuerdo a lo estipulado en la anterior definicin la alcalda Municipal, a travs de la oficina de Control Interno aplica la verificacin y comparacin del presupuesto en lo apropiado y lo ejecutado en un ao.

A dems realiza el seguimiento a las metas del programa de gobierno.

5.5 CORRECTIVOS Y RETROALIMENTACION DEL SISTEMA.

En lo que respecta a los correctivos y retroalimentacin del sistema de

control interno, la Alcalda Municipal, solo se dictan correctivos, esto a solicitud de la contralora Departamental. El sistema utilizado para las recomendaciones es el escrito para la dependencia afectada.

No existe en la Administracin Municipal la

evaluacin del sistema del

control Interno, lo que no permite una clara evaluacin si lo que se ha implantado por parte de la dependencia ha funcionado, o por el contrario se ha quedado obsoleto.

6. IDENTIFICACIN DE LAS REAS DE TRABAJO Y DISEO DE CONTROLES POR AREAS

Una de las caractersticas de los procedimientos modernos para la aplicacin, diseo, y evaluacin de controles internos, consiste en el reconocimiento de los acontecimientos que afectan a la administracin; estos pueden ser divididos en numero limitado de grupos, los cuales nos determinan las reas o ciclos de trabajo.

Cada entidad puede tener algunos o todas las reas de sus actividades, funciones administrativas relacionadas entres si, lo que permite que estas

fluyan o se interrelacionen a travs de las unidades organizacionales.

Observando las reas o ciclos a travs de las unidades organizacionales, que se relacionan con los controles y las realidades de los sistemas integrados, nos permite entender mas fcilmente el concepto de rea o ciclo, ya que estas pueden servir para los controles individuales de las unidades organizacionales.

Las reas o ciclos son amplios, lo que permite dividir en funciones, siendo una funcin una tarea de mayor procesamiento, o segmento de un sistema que procesa lgicamente actividades interrelacionadas.

Podemos concluir que rea o ciclo es la ruta por la cual un tipo de evento fluye desde el comienzo hasta el reporte final, y que un evento es un suceso factible creado por la entidad o por fuerzas externas.

Con base en los anteriores conceptos de reas o ciclos; los que afectan o estn inmersos en la en la alcalda Municipal de Tame los podemos establecer de acuerdo a la siguiente clasificacin en reas de trabajo.

6.1 CLASIFICACION DE LAS AREAS.

En la alcalda Municipal de Tame con base en la naturaleza, y en los eventos que desarrolla esta entidad podemos establecer las siguientes reas de trabajo, las cuales son objeto de nuestro diseo de control. Polticas y Planeacin Administrativo Tesorera

6.1.1 Polticas y Planeacin. En esta rea o ciclo comprende la Planeacin que realiza entidad para ejecutar y controlar cada uno de los eventos en razn del cumplimiento social de sus objetivos y metas; en esta se incluyen el manejo de la organizacin con respecto al factor humano y los recursos disponibles; se define claramente la autoridad y la responsabilidad.

Esta rea define los lineamientos o parmetros dentro de los cuales las dems reas objeto de control deben actuar para obtencin de los objetivos de la entidad.

El rea o ciclo de Polticas y Planeacin comunica a las dems reas:

La misin de la entidad Los objetivos de la entidad Los Planes de la entidad a corto y largo plazo

 Los procesos y mecanismo para reportar informacin a la administracin La responsabilidad de salvaguardar los activos de la entidad Los planes para recuperar o cambiar los activos, libros o registros perdidos, daados o alterados La autoridad y dems mecanismo para determinar y modificar los procedimientos para procesar transacciones.

Cada uno de estos parmetros definidos y comunicados a las dems reas de control; las reas de polticas y planeacin las realiza con base en el Plan de gobierno del ordenador del gasto, El plan de desarrollo y el plan de ordenamiento territorial.

6.1.2 Administrativo. Es el rea o ciclo que soporta las labores de apoyo y ejecucin de las operaciones y transacciones para el logro de los objetivos en cumplimiento de las funciones propias de la organizacin.

Dentro de esta rea se encuentran las actividades de manejo de personal y la adquisicin y pago de servicios.

6.1.2.1 Personal. En las organizaciones a fin de poder funcionar, necesitan satisfacer sus objetivos, dados por el medio y la propia organizacin. Para el logro de los mismos requiere de una serie de recursos, siendo el factor humano el ms importante ya que a travs de l se pueden mejorar y

perfeccionar el empleo y diseo del recurso material y tcnico.

Los conocimientos, la experiencia, las habilidades son parte del patrimonio personal, no son propiedad de las organizaciones; sin embargo a travs de las personas se desarrollan una serie de actividades y se logran los objetivos propuestos,

Esta rea comienza con la contratacin de personal y termina con el retiro de l. Las funciones tpicas del rea de personal comprenden:

Reclutamiento Pruebas Seleccin de empleados Contratacin Asignacin Entrenamiento Evaluacin Promocin Terminacin de contratos Retiro Mantenimiento de los registros de personal Administracin de sueldos y salarios.

6.1.2.2 Adquisicin y Pago. Esta rea se refiere al proceso que se realiza al adquirir recursos (bienes y servicios) de proveedores, contratistas y empleados a cambio de una obligacin de pago.

Una parte significativa de la parte de contabilidad se dedica usualmente a clasificar la adquisicin de los recursos entre diversas cuentas del activo y del gasto. Debido a las diferencias en tiempo que existe entre el recibo de los recursos y el desembolso del efectivo, las cuentas por pagar y diversos pasivos acumulados se afectan directamente por el ciclo de adquisicin y pago.

Esta rea incluye las siguientes actividades. Adquisicin de bienes, mercancas, servicios y mano de obra Pago de las adquisiciones Contratos Pago de Cuentas por pagar Servicios personales Mercancas (Inventarios Almacn) Propiedad planta y equipo

6.1.3 Tesorera. El rea de tesorera se refiere a las operaciones sobre custodia del efectivo y valores, en esta rea se reconocen las necesidades de efectivo disponible, la distribucin del mismo para las operaciones

corrientes de la entidad; los procedimientos que se utilizan para el manejo del efectivo varan de una entidad a otra, lo que no permite la estandarizacin de procedimientos para procesarla. Hacen parte de esta rea en la Alcalda de Tame, la tesorera como seccin, presupuesto, contabilidad y recaudo o ingreso.

6.1.3.1

Tesorera como seccin.

Dentro de las funciones que estn

incluidas en el rea de tesorera como seccin, aparecen las generales que tratan de los fondos de capital; adems las siguientes. Relacin con las instituciones financieras (Banco - Caja Agraria) Relaciones con los entes cofinanciadores del estado, para la

administracin de inversiones en el Municipio. Administracin del efectivo y las inversiones Acumulacin y pago de inters cuando sean necesarios, o para reinvertirlos. Custodia fsica del efectivo, incluyendo la conciliacin de los saldos. Administracin de los ttulos valores Administracin de la deuda publica, incluso los pagos del principal e intereses y vigilancia del cumplimiento de las condiciones de los prestamos internos. Administracin y rendicin de cuentas a los entes fiscalizadores del estado y al ordenador del gasto.

6.1.3.2 Presupuesto. Hace parte por ubicacin y funcionamiento del rea de tesorera, esta reflejado en los planes que integran las metas y los objetivos a mediano y corto plazo, expresando los propsitos que se persiguen y los resultados que se esperan de las actividades que desarrolla la alcalda, se tiene en cuenta en esta rea la disponibilidad de los recursos, para combinar en forma optima los medios disponibles y los objetivos para lograr el uso racional del mismo. Se caracteriza generalmente por tener una correlacin con las metas, los objetivos y los recursos; adems mantiene informado sobre los ingresos y/o asignaciones para limitar el gasto que pueda realizarse con cargo a l.

Por ser de tipo flexible se adapta a cambios imprevistos, conviertindose en una herramienta valiosa para la alta gerencia, permitiendo la regulacin de las acciones de la administracin.

Esta parte del rea de tesorera se basa en la racionalizacin del gasto para mejorar la eficiencia de las operaciones y ejecucin de los programas, dentro de la limitacin de los recursos de la entidad.

La seccin de presupuesto debe cumplir una serie de requisitos y limitantes en su elaboracin, ejecucin y control; entre las cuales figuran la planificacin, anualidad, universalidad, unidad de caja, supervit fiscal, programacin integral, la especializacin, el equilibrio, inembargabilidad y las utilidades.

Dentro de sus funciones tpicas estn:

Planear y hacer un cronograma del proceso presupuestal Desarrollar los formatos para el presupuesto Consolidar y resumir los datos presupuestales Controlar los cambios al presupuesto Revisar el presupuesto contra los datos reportados Elaborar el programa de caja para presentar a los entes fiscalizadores Elaborar el acuerdo de gastos, en concordancia con el programa de caja Elaborar las reservas y apropiaciones.

6.1.3.3 Contabilidad. Hace parte del rea de tesorera y es la encargada de llevar las finanzas de la organizacin, s actividad se radica en la clasificacin de las transacciones que realiza la entidad, este recibe las

transacciones de las secciones de procesamiento y las radica en la base de datos.

Los registros son consolidados con la informacin recibida y se analizan cuando se presentan los informes ante los entes fiscalizadores.

Dentro de las funciones que ejecuta esta seccin esta:

 Registrar las transacciones por cada concepto que le corresponda a la entidad otorgar Elaborar y presentar el balance de comprobacin Elaborar general y estados de ganancias y perdidas Elaborar los estados de movimientos de efectivo y de origen y aplicacin de fondos Preparacin de transacciones 6.3.1.4 Recaudo o Ingresos. Esta seccin la comprende la liquidacin de impuestos y la caja, incluye funciones para la liquidacin y recaudo de cada uno de los valores por concepto de los servicios propios de la entidad, dentro de sus funciones estn:

Recaudar por diferentes conceptos Liquidar el impuestos predial Generar y mantener la numeracin de los recibos oficiales de pago.,

6.2 DISEO DE CONTROLES

Para el diseo de controles que se implantarn en la alcalda de Tame, se parte de la identificacin de las reas, que conforman las actividades que desarrollo la alcalda para cumplir con su razn social, como es la de ente territorial al servicio del estado.

Con base en esta identificacin de reas los controles aplicar son los siguientes:

6.2.1

Al rea de Polticas y Planeacin.

En est rea se aplicaran los

controles, que induzcan a la

administracin en la cultura de la

administracin por resultados, que institucionalicen los procesos de fijacin y seguimiento de objetivo y metas. Se aplicar el control administrativo correctivo y el de gestin, los cuales estn orientados al nivel ejecutivo (jefes de despacho) y nivel asesor. Este control debe responder a la definicin clara y precisa de los objetivos y metas; los sistemas de administracin participativa; sistemas comunicacin y motivacin. de

Se tendr en cuenta en este control los siguientes aspectos: Generalidades Estructura organizacional formal Formulacin del plan anual operativo Definicin de la Misin, objetivos, metas de la entidad La armonizacin de los objetivos globales Identificacin de procesos organizacionales que permitan la ejecucin y coordinacin de labores. Delimitacin de las lneas de autoridad Aplicacin de tcnicas operativas para deteccin de amenazas

 Los comits coordinadores La ejecucin de los planes de desarrollo y plan de ordenamiento territorial.

A esta rea se aplicaran los procesos de evaluacin del control cada seis meses, para poder entrar a corregir. Se aplicar la evaluacin por medio de cuestionarios donde cada aspectos antes mencionados. pregunta sea dirigida a informar sobre los

Con base en la informacin que se obtenga el jefe de control interno, pondr en conocimiento al comit evaluador del control interno, quines disearan los mecanismo para las correcciones y de forma alcanzar el grado de eficiencia, efectividad y economa.

6.2.2 Administrativo. Esta orientado a las polticas administrativas de las organizaciones y a todos los mtodos y procedimientos que estn relacionados con la administracin.

6.2.2.1

Personal.

Para el manejo de personal se aplicar el control

administrativo u operativos, los controles de deteccin y correctivos.

Se tendr en cuenta en el desarrollo de los sistemas de evaluacin del control las actuaciones y procedimientos de la administracin para el

reclutamiento, pruebas, seleccin de empleados, contratacin, asignacin, entrenamiento, evaluacin, promocin, terminacin de contratos, retiro,

mantenimiento de los registros de personal, administracin de sueldos y salarios.

Cuando se den cada

uno de estos procesos, el jefe de control interno

realizar la evaluacin respectiva a travs de encuestas, que debe incluir como mnimo: Generalidades: donde se pregunte sobre cada uno de los procesos que estn contemplados en los manuales de personal. Autorizaciones: por medio del cual se constata que la persona que efecto el proceso esta debidamente autorizado por el ordenador del gasto Aprobaciones: donde se verifica si cumpli con la poltica que estipula la administracin para cada proceso Custodia: en este se verificara si quien maneja los registro es el responsable por su custodia y en que medios se va ha conservar la informacin. Registros: donde se verifica el tiempo o plazo de las novedades presentadas y la forma de actualizar dichos registros.

Estos procesos de evaluacin de los procesos de personal, el jefe de control interno los archivara si no encuentra ninguna anormalidad, si se presenta anomalas este debe informar al comit evaluador del control interno para su revisin y correccin respectiva.

Estos Procesos de control lo aplicara el jefe de la oficina como mnimo una vez por semestre y cuando se presenten en la administracin cambios en el personal.

6.2.2.2 Adquisicin y Pago. El control que se llevara en esta seccin del rea administrativa, se har con repecto a la norma de contratacin estatal.

Dentro del los controles que se aplicarn a esta rea sern los de deteccin, y especficos, donde se constatar la estructura de cada control, respecto a la legalidad, a la parte financiera, administrativa y de gestin.

Por ser est rea de la alcalda de Tame, donde ms se desarrolla su cometido social para l cumplimento de las metas, estos aplicarn a diario por parte de la oficina de control interno. controles se

Para la contratacin se verificara a travs de la observacin y comparacin, los concursos o licitaciones, la contratacin directa, para compras y/o obra publica.

Que estn debidamente soportados con los respectivos partidas presupuestales o disponibilidad presupuestal. Que los cumpla con todos requisitos exigidos por la ley 80 de 1993, Que tengan todos los soportes tcnicos del proceso de seleccin

 Verificar que las cuantas cumplan con las aprobadas para la contratacin directa Verificar las plizas que garantizan las diferentes modalidades de riesgo estipuladas en el contrato se ajuste a los plazos verificar que lo contratado hace parte del plan de compras y/o esta en el plan de desarrollo Verificar que las compras y/o contratos estn dentro del pac y hacen parte del plan mensualizado de caja.

Con respecto al manejo de los bienes o mercancas (almacn) se aplicaran los controles antes mencionados teniendo en cuenta los siguientes procesos.

Revisin de la clasificacin de los inventarios, teniendo en cuenta los elementos de consumo, devolutivos, inservible, de aduana, provenientes de emprstitos externos. Comprobar que el ingreso fsico de los elementos tanto devolutivos como de consumo estn de acuerdo con las cantidades, descripcin y caractersticas en la orden de compra y/o contrato verificar que toda orden de movimiento de bienes del almacn, ya sea de entrada o de salida este de acuerdo con la orden de compra, contrato, comprobante de caja menor, formulario para la devolucin de elementos. Verificar la calidad y cantidad de los elementos adquiridos por medio de orden de compra o contrato.

 Verificar que los bienes adquiridos estn registrados en los kardes verificar el consecutivo de los comprobantes de entrada y salida de almacn verificar que los elementos de consumo estn almacenados a parte de los inservible. verificar que los egresos de almacn de elementos devolutivos o de consumo se realicen con base a la programacin de necesidades de las dependencias. Verificar la salida de bienes del almacn se haya hecho de acuerdo al comprobante de salida y respaldado por un acto administrativo debidamente firmado. Para los bienes dados de baja se debe revisar que exista el acto administrativo por la cual se da de baja el bien, y verificar el destino del elemento; que exista certificacin del almacenista o funcionario que certifique la inservibilidad del bien. Verificar que cada comprobante de ingreso y egreso de consumo y devolutivo describa la imputacin contable de acuerdo al PUC Verificar que se efecten los ajustes para las correcciones de los bienes Verificar que las cuentas se presenten dentro de los trminos y soportes completos. Verificar que los saldos de almacn se encuentren consolidados mensualmente con contabilidad.

Estos controles se aplican por la oficina de control interno por lo menos una ves cada seis meses, con el objeto de mantener actualizada el almacn y permitir medir la gestin y los resultados por parte de la administracin.

6.2.3 Tesorera. En el rea de tosera se aplicaran los controles generales, ya que permiten y dan la seguridad del cumplimiento de los controles especficos, de igual manera se aplicaran los controles preventivos y deteccin.

De igual manera se aplicaran las formas de control interno como el control de validacin, el control de perfeccin, Reejecucin y disciplinarios.

6.2.3.1 Tesorera como seccin. Como esta seccin del rea cumple con funciones administrativas, se aplicaran controles de tipo administrativo, en las formas de control de perfeccin y disciplinario y validacin.

En la evaluacin de la aplicacin de los controles mencionados, lo ejecutara el jefe de control interno de la alcalda, por lo menos una vez al mes; esta evaluacin de los procesos de control se verificara por medio de cuestionario y hojas de trabajo, teniendo encuenta la evaluacin anterior, sin determinar fecha. En la evaluacin se tendr encuenta los siguientes procesos.

Verificacin si en el manejo del efectivo existe la autorizacin por parte del tesorero

 Cada cuanto se realizan las visitas a las entidades financieras para conocer las nuevas tendencias de estas, que se transformen en rentabilidad para la alcalda Verificar si las funciones de recaudo y custodia las realizan

independientemente de la preparacin de los comprobantes y manejo de libros de contabilidad y cuentas por pagar, distintos a los libros de caja. Verificar que existan evidencias escritas dirigidas a las entidades financieras de las personas autorizadas para firmar y solicitar informacin financiera. Verificar si estn claramente las actuaciones de ordenacin del gasto, ordenacin del pago, constancia de pago. Verificar si los traslados de los fondos entre cuentas corrientes de la entidad son aprobados por funcionario competente. Constatar si existe caja menor y corresponde a las polticas de la entidad y se ajusta a las normas legales vigentes. Relacin con las instituciones financieras (Banco - Caja Agraria) Relaciones con los entes confinaciadores del estado, para la

administracin de inversiones en el Municipio. Administracin del efectivo y las inversiones Acumulacin y pago de inters cuando sean necesarios, o para reinvertirlos. Custodia fsica del efectivo, incluyendo la conciliacin de los saldos. Administracin de los ttulos valores

 Administracin de la deuda publica, incluso los pagos del principal e intereses y vigilancia del cumplimiento de las condiciones de los prestamos internos. Administracin y rendicin de cuentas a los entes fiscalizadores del estado y al ordenador del gasto.

6.2.3.2 Presupuesto. Por ser el presupuesto una herramienta tcnica en laque se apoya el control de gestin, en esta rea s aplican los controles generales, especficos; Para poder obtener por medio de comparacin el examen de eficiencia y eficacia de la entidad, evaluando desde el proceso de planeacin del presupuesto hasta la elaboracin de reservas del ao fiscal.

Los controles generales y especficos, sern aplicados por el jefe de control interno peridicamente a la dependencia, adems el tesorero podr aplicar controles de validacin y perfeccin al jefe de la seccin.

En la evaluacin del control se ejecutara por medio de cuestionario y hojas de trabajo, que permitan la apreciacin directa del proceso ejecutado, de esta manera extraer la informacin necesaria para establecer los ndices.

En la aplicacin de los controles se debe tener en cuenta los siguientes aspectos

 Verificar si la programacin de los presupuestos se hacen de acuerdo al proceso legal que estipula el decreto 111 de 1996. En la programacin y la elaboracin del presupuesto se encuentra

claramente definido y asignadas las funciones. La segregacin del presupuesto esta debidamente autorizada por funcionario responsable y coinciden con el manual de firmas aprobado por el ordenador del gasto. Las distribuciones presupuestales son debidamente autorizadas,

registradas y conciliadas contra las apropiaciones totales. Que control aplica el jefe de la dependencia sobre las reservas de apropiacin Se compara el presupuesto de gastos con el presupuesto de inversin y el plan de desarrollo, cada cuanto se concilia. El jefe de la dependencia vigila la ejecucin del presupuesto y elabora los estados presupuestales consolidados. Se encuentra codificado y aprobado el presupuesto de acuerdo a las disposiciones legales. Los acuerdos mensuales de gastos estn aprobados por el ordenador del gasto y se encuentra actualizado el pac. Las disponibilidades y registros e imputaciones presupuestales son diligenciados y aprobados por el jefe de la dependencia. Las diferentes modificaciones presupuestales son elaboradas y aprobadas de acuerdo con documentos legales soportes de esta actuacin.

 Las modificaciones, adiciones y registro de ingresos, gastos y programa anual de caja se efectan con base l los documentos legales y probatorios. Revisar el presupuesto contra los datos reportados

6.2.3.3 Contabilidad. Los controles que se realicen en esta seccin del rea de tesorera, sern aplicados por la oficina de control interno, para el normal funcionamiento de la entidad, este comprende tanto las normas y procesos contables, como todos los mtodos y procedimientos que tiene que ver o estn relacionados directamente con la proteccin de los bienes y fondos y la contabilidad de los registros contables. Para esta parte del rea de tesorera se aplicaran como estructura de control los financieros, los controles especficos, preventivos como de

procedimiento, de acuerdo a su forma el control de validacin, de perfeccin y de reejecucin.

En cada proceso establecido en la seccin de contabilidad se tendr en cuenta en la aplicacin del control los siguientes criterios.

Verificacin de la imputacin contable con la codificacin del PUC Verificar el cruce de los reportes de bancos por ingresos, contra las relaciones y documentos soportes enviados por caja. Verificar que existan copias de las notas bancarias para comparar con

presupuesto. Verificar si se estn entregando los informes a la contralora

Departamental, cumpliendo con las normas legales. Verificar selectivamente los extractos del banco y el boletn diario de caja, como sus anexos, de igual manera se verificara la sumatoria aritmtica. Examinar que s este diligenciando adecuadamente sin borrones, tachones, ni enmendadura y se mantengan actualizados los siguientes registros que debe llevar la seccin de contabilidad como son: Libro de caja general, libro de bancos, avances y anticipos, ttulos valores, libro de notas de contabilidad. Verificacin en los registros de la relacin de reservas de caja la existencia de las obligaciones, confrontando los registros contra los documentos soportes y la relacin de las cuentas por pagar. Comprobar que los recursos provenientes de aportes o transferencias se mantengan en depsitos en bancos oficiales, en cumplimiento a las normas legales. En las revisiones de conciliacin se debe terne encuenta las extensiones aritmticas, la anulacin de cheques girados y no cobrados que han permanecido mas de 30 das. Revisar los registros control del banco de chequeras, que coincidan con la numeracin del comprobante emitido por el banco. Se debe realizar arqueos sorpresivos para la constacin de fondos y valores y su adecuado manejo.

6.2.3.4 Recaudo e ingreso. En la seccin del rea de recaudo e ingreso se aplicaran los controles de la estructura financiera que permiten la ejecucin de los procesos con base en las normas de auditoria sobre el manejo del efectivo. Los controles se que se aplicarn en esta seccin son los controles especficos que toman formas de control de validacin, perfeccin, reejecucin y disciplinarios.

La aplicacin de estos controles, la ejecutaran diariamente los funcionarios que tiene a cargo la funcin del manejo del efectivo, con el fin de evitar riesgos en el manejo del recaudo e ingreso del efectivo.

El control de validacin se aplicar en comparacin de las transacciones realizadas en el dia y las estipuladas por el jefe inmediato, como se presenta en las conciliaciones que debe realizar el cajero sobre lo consignando y lo recibido en efectivo por pagos de cualquier concepto.

La oficina de control interno cada quince das realizar el control a la seccin de recaudo e ingreso aplicando el sistema de evaluacin por cuestionario, en lo que respecta a controles de validacin y de reejecucin; Esta evaluacin de los procesos de control se aplicar directamente en cada seccin del rea.

Dentro de cada aplicacin de los cuestionarios de evaluacin se tendr en cuenta los siguientes aspectos:

 Se estn aplicando las tarifas que corresponden en la liquidacin del impuesto predial de acuerdo a la poltica impartida por el ordenador del gasto. Los descuentos que se hacen en el oportuno pago estn autorizados por personal competente El recaudador y liquidador son independientes de quien recibe el ingreso. El cajero tiene bajo su control los ingresos desde el momento en que se reciben hasta el destino al banco. Comparar los recibos de liquidacin con los comprobantes de pago. Realizar resmenes de los recibos y sus totales que pasan a la seccin de contabilidad Verificar en los recibos de liquidacin de impuestos que los descuentos este ajustados a la poltica de recaudo de la entidad Verificar que los reportes del ingreso coincidan con las consignaciones y los recibos de caja. Cuando se reciben cheques, letras, pagares su custodia tiene medida de seguridad apropiada como cofres. Se llevan diariamente los registros y control de recibo de sus ingresos. Se registra la informacin del cliente conforme lo expresa El acceso a los cofres de seguridad tiene una sola persona la custodia.

6.3 INDICADORES DE GESTION.

Para el analsis de la gestin que realiza la administracin central, el Jefe de Control interno tendran encuenta los siguiente elementos que permiten la evaluacin de los resultados de los programas especificos emprendidos por la alcalda. 1. Visin del programa. 2. Los objetivos especificos del programa 3. los resultados del programa que se identifican en el momento de su formulacin. 4. las acciones del rpograma que se disean en el momento de su formulacin. A demas deber tener en cuenta las variables tales como: Gestin,

Participacin, Comunidad, Poblacin, Institucin, Servicios de Salud, Calidad de educacin, Costos etc.

Para la contralora Nacional , en la mediccin de la gestin de la empresas publicas, utliza la siguiente formula:

Empresa Publica = Eficacia+Eficiencia+Economia+Equidad+Ecologia.

La eficacia, la evaluan comparando los resultados obtenidos y los recursos utilizados, contra los resultados y recursos planeados.

La Eficiencia la calculan de acuerdo a la sigueinte formula:

Eficiencia = % CO / % RG. Donde: %CO = Tasa de cumplimiento de los objetivos propuestos segun el plan de accin del ao. % RG = Tasa de Recursos Gastados

La economia se mide en trminos de establecer si la asignacin global de los recursos financieros del estado entre sus diferentes objetivos, es la mas adecuada para cumplir con su finalidad social. Se mide por medio de la formula de Rentabilidad Publica expresada del siguiente modo.

Rentabilidad Publica = Excedente Pblico/ Activos Operativos Revaluados.

Equidad. Es el estudio de las actuaciones de la administracin tendiente a indenttificar los receptores de su actuacin econmica. Se mide por medio de la formula: Equidad = B/P Donde: B= Total de Beneficiarios P= Presupuesto.

7.CONCLUSIONES

Los nuevos lineamientos trazados por la constitucin poltica de 1991 y desarrollados por la ley 87 de 1993, orientan la actividad de las entidades del estado, hacia la identificacin, formulacin y ejecucin de objetivos tendientes a lograr la eficacia, eficiencia en la prestacin de los servicios que tiene a su cargo, constituyndose el control Interno en el elemento

fundamental para lograr cada una de las metas y fines trazados.

El control interno se constituye en la principal etapa del desarrollo de un proceso administrativo, mediante la aplicacin de los planes organizativos y mtodos coordinados, los cuales son adoptados por la entidad con base en los pricipios legales del control como igualdad, moralidad, eficiencia, celeridad, economa, imparcialidad, publicidad y valoracin de los costo ambientales; para salvaguardar sus activos, previniendo fraudes,

localizando errores, comprobando la veracidad de informacin y revisando los estados financieros obteniendo as un control efectivo sobre todos los aspectos de la administracin.

El control Interno como mecanismo de vigilancia de la gestin en la administracin, permite el desarrollo de procesos y accciones tendientes a optimizar los recursos; de esta forma orienta al ordenador del gasto hacia que sector debe dirigir su invesin, para cumplir con los fines establecidos por la ley a los entes territoriales; de igual manera mejorr la prestacin de un servicio integro a la comunidad, logrando as su cometido social.

Para la aplicacin de un sistema de control interno en las entidades estatales, que se traduzca en resultados positivos para la administracin, se debe contar con la voluntad politica de la alta gerencia, que permita e induzca a las personas que participan en el desarrollo de cada uno de los procesos, a efectuarlos de manera conciente y efectiva, logrando as calidad en cada uno de los procesos, que se reflejarn en la optimizacin de los recursos y el crecimiento de la entida en terminos sociales.

8. RECOMENDACIONES

Para lograr y desarrollar cabalmente el ejercicio de control interno en la alcada Municipal de Tame, se hace necesario tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Se debe Desarrollar la facultad dada por el concejo segun acuerdo No 005 de mayo de 1994, respecto a la creacin y asigancin de funciones para la dependecia, el cual se sujiere en el anexo No M

Para el funcionamiento normal de la dependicia de control interno, se debe crear el cargo de revisor de cuentas y auxiliar de control interno.

El comit evaluador del sistema de control interno se debe reunir por lo menos una vez al ao, para verificar si se esta aplicando el proceso de control y revisar el cumplimiento de las politicas, metas, objetivos de la adminstarcin.

Los funcionarios encargados de reportar los informes a las entidades

fiscalizadoras del estado, deben hacerlo en las fechas solicitadas y en los formatos establecidos por estas, sin tener la oficina de control interno que asumir esta responsabilidad.

Revisadas las actividades que desarrolla la oficina de control interno y las determinadas en el manual de funciones, se puede establecer que este no esta cumpliendo a cabalidad dichas funciones, por cuanto se recomienda que se le permita a la oficina actuar como lo establece el organigrama de la entidad, instancia asesora y no administrativa y de revisor de cuentas como lo esta efectuando en el momento.

Realizar periodicamente visitas a las depedencias, para indagar sobre el cumplimiento de cada uno de los procesos establecidos y conocer la identidad de los funcionarios con la entidad.