HERRAMIENTAS DE GESTIN Planificacin estratgica e Indicadores de gestin

Dra. Silvina Gvirtz

Crdoba 14 de septiembre de 2009

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La educacin tiene ciertas caractersticas propias

Las metas y objetivos son ambiguos Posee una cultura no uniforme La articulacin es dbil La organizacin educativa es vulnerable al contexto La organizacin educativa es una realidad compleja y multidimensional Tiene una autonoma limitada Inestabilidad del personal Falta de tiempos para la gestin (Serafn Antunez y Gairn)

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Las tensiones presentes en las organizaciones educativas

Cambio Participacin Autonoma

preservacin ejecutividad pertenencia a un sistema

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Qu puede aportarnos la teora de las organizaciones?

Informacin, reflexin, accin Metas mensurables, posibles de medir (no necesariamente con nmeros) La posibilidad de hacer FOCO El trabajo en equipo y las metas consensuadas

EL FIN JUSTIFICA LOS MIEDOS

Tomar los aportes de otras disciplinas sin perder de vista la especificidad de la educacin

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Los pasos de la mejora escolar (Romero, 2006)

1) Poner en cuestin la realidad problematizando lo que est sucediendo: desnaturalizar 2) Generar informacin ( no generar vs. generar y desaprovechar o acumular) 3) Recoger e interpretar de modo sistemtico la informacin sobre procesos y resultados 4) Utilizarla para tomar decisiones 5) Revisar la relacin entre lo que hacemos y lo que creemos hacer 6) Dar amplia participacin a los docentes en la recopilacin y anlisis de la informacin
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La planificacin estratgica como HERRAMIENTA de gestin

Qu es planificar?

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Planificar es elegir Es definir opciones para el futuro Y es proveer los medios Pero el que planifica se enfrenta con resistencias. La planificacin siempre refiere a un contexto de conflictos Planificar no es eliminar la intuicin, es eliminar la improvisacin

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Y la estrategia?

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La estrategia elige un camino para achicar la brecha entre la percepcin de la realidad y el deseo. Solo en contextos donde hay: velocidad en los cambios, complejidad, bsqueda de sentidos, escasez, conflicto, resistencias, encuentra su justificacin la estrategia. La estrategia implica una eleccin y una renuncia. Implica reconocer un no saber. La estrategia implica vincular el fin y los medios, en un contexto cambiante y en permanente transformacin.

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Y ustedes dirn pero si siempre planificamos

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La planificacin tradicional: No incluye al otro No incluye la incertidumbre Es de una vez y para siempre No contempla el cambio

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Un nuevo paradigma en planificacin La planificacin estratgica implica registrar los datos del contexto y volver a l para dar una respuesta lo ms ajustada posible a sus necesidades.

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Los supuestos de la planificacin estratgica

La planificacin no es lineal La imagen objetivo no se adquiere en un solo paso Hay posibilidad de redefinir la imagen objetivo La planificacin no cesa nunca Hay un grado de incertidumbre que no se puede evitar La evaluacin y el monitoreo del as acciones me hacer redefinir en forma permanente mis acciones.

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La estrategia y la Gestin Escolar (Fuente: Minvielle, 2004)

El planeamiento estratgico no es slo un conjunto de tcnicas de planeamiento sino ante todo una postura frente a la gestin escolar No indica cmo son y cmo deberan ser las cosas, sino que ante todo reflexiona acerca de qu hacer y cmo hacer para que las cosas sean como deberan ser. Planeamiento Tradicional vs. Planeamiento Estratgico Tradicional
Planeamiento reactivo Planeamiento tcnico Planeamiento para el mantenimiento Escisin entre el conocimiento y la accin Centrado en el futuro
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Estratgico
Planeamiento proactivo Planeamiento para la mejora Conocimiento y accin forman parte del proceso Centrado en el presente

Planeamiento poltico: participativo, interactivo

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Elaborar un plan estratgico a mediano y largo plazo implica:

Definir claramente la misin y la visin de la institucin Identificar y definir el perfil de egresado a lograr: qu ciudadano queremos formar? Partir de una diagnstico real Clarificar hacia dnde queremos ir en un Plan de accin Establecer metas en el mediano y largo plazo

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Momentos del planeamiento estratgico: 1) Explicativo: lo que fue, lo que es, lo que se cree que es 2)Normativo: lo que debe ser 3)Estratgico: cmo hacer que sea el deber ser 4)Tctico: hago y me pregunto Lo que hago, conduce a

donde quiero llegar? Cmo est la situacin despus de mis acciones? Qu ajustes tengo que hacer?

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Un proceso de planeamiento institucional implica:

Escuela Real Escuela Ideal

Cmo estamos hoy?

Cmo queremos estar en x aos?

Planeamiento estratgico

Qu necesitamos hacer para lograrlo?

Implementacin del Plan de accin

Cumplimos los pasos que planeamos

Monitoreo

Qu hicimos bien? Qu debemos mejorar?

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Redisear las organizaciones depende, ms que de cambios estructurales, de nuevos modos de pensar sus miembros.
Implica: Moverse ms all de la culpa Focalizarse en reas de alta influencia Evitar soluciones sintomticas
(LA QUINTA DISCIPLINA, PETER SENGE)

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MISIN Y VISIN
La visin determina la direccin e intencin estratgicas de largo plazo de una organizacin y se relaciona con cmo se desea ser visto por todos aquellos que tienen alguna relacin con la institucin. Es la imagen, el escenario, el cuadro al que queremos llegar. Es la formulacin de un futuro deseable, a partir de los escenarios optimistas, pesimistas y probables formulados.

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La misin de la escuela
Para lograr resultados, cada comunidad educativa particular define su propio modo de educar en una realidad determinada. Esa es su misin. Cuando una organizacin define su misin, se pregunta qu transformacin social quiere contribuir a lograr.

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EL DIAGNSTICO
Define dnde estamos parados Un diagnstico debe: Contar con evidencia emprica y no basarse en intuiciones Contar con informacin tanto cuantitativa como cualitativa

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Los indicadores de gestin

LOS INDICADRES DE GESTIN CONSTITUYEN LA HERRAMIENTA QUE NOS PROVEE LA INFORMACIN CUANTITATIVA (ESTADISTICAS, RATIOS, PORCENTAJES) Y CUALITATIVA (MEDIANTE ENTREVISTAS, CUESTIONARIOS, ETC) QUE NOS PERMITE ACERCARNOS A UN COMPLETO DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL DE CADA ORGANIZACIN

El indicador es un INFORMACIN (=DATO?) que me permite DIAGNOSTICAR y EVALUAR si logr lo que me propuse Los indicadores de gestin monitorean o miden el progreso en el acercamiento a los objetivos planteados. Cada institucin podr requerir diferentes ndices. Lo importante es que reflejen el estado de cumplimento de las metas propuestas. No es recomendable utilizar gran cantidad de ndices, solo los necesarios que permitan de manera simple y clara observar el estado real de cada rea.

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EL PEZ POR POR LA BOCA MUERE

NO ES ORO TODO LO QUE QUE RELUCE

HAZ BIEN SIN MIRAR A A QUIN

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QU SON?
Pistas Informacin con sentido (diferente del dato) Informacin para la toma de decisiones Punto de partida del plan estratgico

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Algunos ejemplos
Rendimiento interno: matrcula inicial y final. Tendencia de la matrcula. Tasas graduacin (por ao y por ciclo) Rendimiento acadmico: Resultados en los exmenes nacionales, internacionales e internos. Docentes: Rotacin del personal Clima institucional (encuestas) Relacin entre nivel formacin y estrategias de enseanza utilizadas Estrategias de enseanza (observaciones de clase, evaluacin de desempeo) Ausentismo Alumnos: Ausentismo- Abandono- repitencia- expulsin Seguimiento de cohortes de graduados Ratio de graduados (graduados sobre terminacin de ciclo)

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POR QU SON NECESARIOS?

El corto plazo se come el largo plazo y lo urgente pasa a ser ms importante que lo estratgico Para gobernar un sistema se necesita contar con informacin clave Permite clarificar, comunicar y asegurar la estrategia Optimiza los recursos Posibilita acciones coordinadas

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PARA QU?
Mejorar la toma de decisiones Para diagnosticar, fijar metas y evaluar Cmo estamos? Cmo estamos haciendo las cosas? Cmo lo sabemos? Cmo queremos estar? Cmo lo sabremos? En qu nos equivocamos? Qu lecciones aprendimos? Para traducir la estrategia en trminos de decisiones Para traducir la estrategia en acciones concretas (aterrizar el PEI) Para confrontar evidencia emprica vs. intuiciones

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Deben

Poder traducirse en algo medible cuanti o cualitativamente

Ser consistentes con la estrategia

Ser simples

Ser pocos

Institucionalizarse

Ser comunicados

Reflejar el estado de cumplimento de las metas propuestas.

Triangular la informacin

Compararse intra e interinstitucionalmente (tendencias)

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RIESGOS
Contar con mucha informacin es tan perjudicial como contar con poca informacin Tomar un nico dato como cierto: es necesario triangular la informacin Lo perfecto es enemigo de lo bueno

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Pero ojo

El camino recorrido no es menos importante que los resultados obtenidos

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EL TABLERO DE COMANDO
Es una sntesis de los indicadores que se han decidido relevar y que nos provee de una visin global del estado actual de la institucin en relacin a su escenario buscado. Permite evaluar regularmente avances y reas a mejorar

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Evolucin de Matrcula
40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 2 3 4 cursos 5 6 7

2004 2005 2006 nuestra meta

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Uso de la Biblioteca
1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0
ju l io se pt ie m br e no vi A em SP br IR e A M O S A: m ar zo m ay o

visitas durante recreos visitas con docente visitas en contraturno libros consultados prstamos a domicilios

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EL PLAN DE ACCIN El plan de accin es el conjunto de objetivos, acciones, cronograma y responsables, que la organizacin disea para transitar desde donde est actualmente hasta donde quisiera estar en un plazo determinado.

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Los pasos de un plan de accin

Partir de un problema Definir un objetivo para superar el problema Elaborar estrategias de intervencin Establecer indicadores de gestin Establecer responsables Establecer estrategias para evaluar y monitorear para realizar ajustes necesarios

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EL PLANTEO DEL PROBLEMA

Definicin del problema : Un problema es una situacin que genera disconformidad y requiere una solucin La deteccin y toma de conciencia de un aspecto o problema es un aspecto central que posibilita una innovacin (Aguerrondo) Importancia de diferenciar problema (mi objeto de trabajo) de sntoma (lo visible) y de causa (lo que genera el problema: aquello sobre lo que hay que intervenir) Juicio de facticidad vs. juicios de posibilidad (Blejmar)

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Una vez definido el problema, es necesario: Ensayar reflexiones acerca de los porqu Entender el propio lugar Desestimar toda fuga hacia el pasado Incidir con las acciones en el diseo del destino buscado El PE es una secuencia de acciones para la solucin de problemas para lo cual busca comprender, explicar e interpretar el entorno

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