Ejemplo Prctico Artculo Indicadores

Diciembre 2009

PASOS PARA IMPLEMENTAR KPIs

1. ESTRATEGIA Y OBJETIVOS 2. MEDICIN DE LO IMPORTANTE

3. DEFINICIN DE INDICADORES

4. TIPO Y FORMATO

5. METAS Y ALINEACIN

1) Estrategia. Ejemplo Mapa de Objetivos Estratgicos

El MOE debe ser uno de los Entregables Principales de una planeacin estratgica, el MOE con 4 perspectivas, es parte de la metodologa de Balanced Scorecard Cuando no se tiene una planeacin estratgica u objetivos estratgicos, se puede iniciar detectando los FCE de las 4 perspectivas, pero en procesos se tendr que hacer un mapeo de los mas importantes, tambin se puede hacer por rea organizacional.

Mapa de Objetivos Estratgicos (MOE) para Generar Valor Financiera

1. Incrementar la rentabilidad 2. Crecer en ventas 3. Minimizar Cartera Vencida 4. Optimizar el Flujo de Efectivo

Cliente

5. Mejorar la prospeccin de clientes

6. Mejorar la satisfaccin de nuestros clientes

7. Hacer relaciones de largo plazo con nuestros clientes

Procesos Internos

8. Cumplir con manual de procedimientos

9. Cumplir plan de produccin y mantenimiento

10. Aumentar confiabilidad de inventarios

Crecim y Aprend.

11. Mejorar la seleccin del personal

12. Mejorar capacidad y habilidad gente

13.Mejorar satisfaccin del personal

1) Estrategia. Mapeo de Procesos Clave

Ejemplo Mapeo Procesos Cadena de Valor Produccin Mantenimiento Control de Calidad Almacenes e inventarios Planeacin de Operaciones Distribucin Mercadotecnia Venta y Relacin con el cliente

Ejemplo Mapeo Procesos Soporte Contabilizacin Cobranza Pago a proveedores Soporte de Sistemas Reclutamiento y Seleccin Compensacin Capacitacin y Desarrllo Legal

2) Medicin Importante. Factores Clave de xito

Ejempo: FCE de un Proceso Mantenimiento
9. Cumplir plan de produccin y mantenimiento 12. Mejorar capacidad y habilidad gente

1. Tener y cumplir plan de mantenimiento

2. El mantenimiento preventivo sea mayor que correctivo

3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad

4. Utilizar software de mantenimiento

5. Herramienta y refacciones completas

6. Personal calificado y capacitado

Si nos preguntamos por que no estamos cumpliendo nuestro plan de mantenimiento preventivo, encontraremos los principales FCE que sern las causas raz de nuestro problema u objetivo. En realidad es un ejercicio de anlisis causa-raz.

2) Medicin Importante. Factores Clave de xito

Ejempo: FCE de un Proceso
Nivel Estratgico Director General y Director de Manufactura
9. Cumplir plan de produccin y mantenimiento

Ejemplo Indicador: % de cumplimiento a plan mensual de mantenimiento

1. Tener y cumplir plan de mantenimiento

2. El mantenimiento preventivo sea mayor que correctivo 5. Herramienta y refacciones completas

3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad

Mantenimiento
4. Utilizar software de mantenimiento 6. Personal calificado y capacitado

Nivel Operativo Gerentes, Coordinadores, Supervisores

Ej. Indicador: % de Utilizacin de Software

12. Mejorar capacidad y habilidad gente

Se tendr que revisar, cules de estos FCE es IMPORTANTE medir y a que nivel se debe medir. A nivel direccin se medir 1 o 2 indicadores de 1 o 2 FCE para el objetivo 9, y en los dems niveles de la organizacin se podrn definir/medir otros indicadores para los dems FCE. Este mismo ejercicio se tiene que hacer desde una perspectiva financiera, del cliente y de nuestra gente. Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeo (KPI): Estratgicos y Operativos

3) Indicadores. Definicin de Indicadores

9. Cumplir plan de produccin y mantenimiento

FCE
1. Tener y cumplir plan de mantenimiento 2. El mantenimiento preventivo sea mayor que correctivo 3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad

Nombre Indicador % de cumplimiento a plan mensual de mantenimiento

Frmula rdenes Cerradas / rdenes Planeadas

Frecuencia Mensual

U.M. %

Puestos Director General, Director Manufactura, Gerente de Planta, Gerente de Mtto.

% de hrs hombre para mtto preventivo

Horas dedicadas a rdenes de mtto preventivo /total de hrs de rdenes de mtto Hrs planeadas en rdenes de trabajo totales / Hrs hombre disponibles Personas certificadas / total de personal

Mensual

Gerente de Planta, Gerente de Mtto.

Carga de trabajo

Semanal

Gerente de Mtto.

6. Personal calificado y capacitado

% de personal certificado tcniamente

Mensual

Director General, Dir. Manufactura, Ger. de Planta, Ger. de Mtto (cada quien de acuerdo al no. de personas que dependen de l).

Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeo (KPI): Estratgicos (forman parte del MOE) y Operativos (Alineados al MOE, pero diferentes)

5) Metas. Definicin de Metas

9. Cumplir plan de produccin y mantenimiento

FCE
1. Tener y cumplir plan de mantenimiento 2. El mantenimiento preventivo sea mayor que correctivo 3. Suficiente personal para carga de trabajo por especialidad

Nombre Indicador % de cumplimiento a plan mensual de mantenimiento

Fuente / Base Datos Software ManTotal

PB Mensual

Meta %

Puestos Para cada puesto se tendr que definir una meta de acuerdo a su estatus actual y su oportunidad de mejora (AMARRE), la sumatoria de las metas de los puestos de abajo tendr que ser la meta del jefe o superior. Si se tienen varias plantas de produccin, la suma de todas las plantas tendr que ser la meta del director de manufactura.

% de hrs hombre para mtto preventivo

Software ManTotal

Mensual

Carga de trabajo

Excel Mantenimiento

Semanal

6. Personal calificado y capacitado

% de personal certificado tcniamente

BD RH Capacitacin Excel

Mensual

Por lo tanto tendremos Indicadores Clave de Desempeo (KPI): Estratgicos y Operativos

4) Formato Indicadores. Ejemplo Panel de control

Este es un ejemplo de un panel de control para un puesto gerencial, como este mismo lo deben tener todos los puestos clave en la organizacin, deben estar alineados los indicadores y las metas entre los diferentes niveles de la empresa. Se debe definir los rangos de cumplimiento-semforo (rojo, amarillo y verde).

Depende de la frecuencia del indicador si se puede ver semanal o mensual, es importante siempre ver el acumulado, e identificar los rojos y sus causas, as como su efecto que tiene en los dems indicadores (anlisis causa-raz).

4) Formato Indicadores. Ejemplo Panel de control

Das de cartera vencida

9.0 8.0 7.0 6.0 5.0 4.0 3.0 2.0 1.0 0.0 DIAS CARTERA VENCIDA PB MAYO META

Importante poder ver de manera individual la tendencia de cada indicador del panel de control, de preferencia en un grfico donde podamos compararnos contra mismo periodo ao anterior o contra un Periodo Base y una Meta.

5) Metas. Desdoblamiento de Metas

El xito de una persona o de una empresa, est en su capacidad de soar y de hacer sus sueos realidad.

Hacemos que suceda.

Juntos.