EXPORTANDO BASES DE DATOS DESDE ACCESS A EXCEL Y FUNCIONES PARA ANLISIS DE DATOS Crear una base de datos es un buen

comienzo para administrar bien la informacin que se tiene en una empresa; sin embargo existen otras funciones que podran servir para ir ms all del almacenamiento de datos. En este caso se utilizarn algunas funciones de Excel para realizar unos de los ms comunes anlisis de datos que se realizan en una empresa.

1. EXPORTANDO UNA BASE DE DATOS DESDE ACCESS

Cuando los datos de una empresa se encuentran almacenados en una base de datos, lo que se debe hacer despus es exportarlos a un formato en el cual se puedan realizar clculos y obtener resultados que le den uso a la informacin adquirida. Para explicar y ms adelante demostrar lo expuesto anteriormente, se utilizar la base de datos de Microsoft Access de la Papelera de Don Nicols para exportar una de sus tablas a un formato de Microsoft Excel.

1.1 Ingresar a Microsoft Access 2010

Lo primero que se debe hacer es abrir el archivo de la base de datos.

El primer paso para realizar esta actividad es Abrir la base de datos Don Nicols la cual se ha venido estructurando en las unidades anteriores. Para acceder a esta base de datos siga los pasos indicados a continuacin:

1. 2. 3. 4.

Botn Inicio Clic en Todos los programas Clic Microsoft Office Clic en Microsoft Access 2010

Figura 1 Ingreso a Microsoft Access (Paso 1)

3 4

Luego de estos pasos ya estamos dentro de Access 2010 pero aun nos hace falta abrir la base de datos.

Nos ubicamos en la figura 2 para realizar el paso 5.

5.

Seleccionar la base de datos DonNicolas.accbd, y dar clic para ingresar al

ejemplo.

Figura 2 Ingreso a Microsoft Access (Paso 2)

Para este caso se exportar a Excel, la tabla VentaProducto, la cual contiene la relacin de ventas con productos vendidos. Cabe recordar que la tabla VentaProducto tiene 2 atributos, IdVenta e IdProducto.

1.2 Exportacin de datos

Pasos para realizar la exportacin de datos:

A. Seleccionar Tabla VentaProducto

Figura 3 Exportar una tabla de Access (Paso 1)

B.

Identificar los atributos de la tabla

Figura 4 Exportar una tabla de Access (Paso 2)

C.

Para Exportar la tabla VentaProducto se debe hacer clic en la pestaa Datos Externos

Figura 5 Exportar una tabla de Access (Paso 3)

D. Ubicar el grupo Exportar y hacer clic en la opcin Excel.

Figura 6. Exportar una tabla de Access (Paso 4)

Al dar clic en el botn Excel, aparecer un cuadro de dilogo indicando en donde exportar el archivo y con qu nombre exportarlo. Al terminar se da clic en aceptar.
Figura 7 Exportar una tabla de Access (Paso 5)

Al dar clic en el botn Aceptar, aparecer un cuadro de dilogo indicando que el proceso se ha realizado exitosamente. Al terminar se da clic en cerrar.
Figura 8 Exportar una tabla de Access (Paso 6)

Con el paso anterior queda finalizada la exportacin de la tabla VentaProducto de nuestra base de datos a Excel, recuerde que el archivo quedar guardado en la direccin que se ha especificado durante el proceso.

Al abrir el archivo VentaProducto.xlsx ser ver de la siguiente manera:

Figura 9 Base de datos Exportada en Excel

Cabe Recordar que la descripcin que se identifica con los nmeros de las ventas (IdVenta) y los productos (IdProducto) se encuentran en las tablas Venta y Producto.

Figura 10 Tabla productos base de datos Don Nicols

2. Induccin para el manejo de Excel

Las siguientes actividades se realizarn con apoyo de Microsoft Excel, por ello se realizar un pequeo repaso de Microsoft Excel, su ingreso y los contenidos de cada una de sus pestaas. Para ingresar a Microsoft Excel, se debe dar clic primero en el botn de Windows y luego dar clic en la opcin Todos los programas, luego buscar la carpeta Microsoft Office para finalmente elegir Microsoft Excel 2010

1. 2. 3. 4.

Botn Inicio Clic en Todos los programas Clic Microsoft Office Clic en Microsoft Excel 2010

Luego de estos pasos ya estamos dentro de Excel 2010.

Figura 11 Ingreso a Microsoft Excel 2010 desde Windows 7

3 4

Microsoft Excel 2010 cuenta en su men principal con 8 pestaas, las cuales se explicarn a continuacin:

Archivo: Esta pestaa de Access es la que contiene todas las funciones de creacin, apertura, guardado, impresin y cierre de los archivos que se manipulan en el programa.

Inicio: Esta pestaa cuenta con las funciones ms comunes de Excel. Entre estas opciones se encuentran las de fuente, alineacin, estilos, celdas y modificar.

Insertar: Esta pestaa cuenta con opciones para insertar diferentes objetos tales como tablas, ilustraciones, grficos, vnculos y smbolos.

Diseo de pgina: Esta pestaa cuenta con las opciones para configurar las pginas, el rea de impresin, orden de las imgenes y temas.

Frmulas: Esta pestaa sirve para insertar diferentes frmulas segn las necesidades del usuario.

Datos: Esta pestaa cuenta con las opciones para todo el manejo de los datos en Excel: Datos externos, ordenacin y validacin de estos.

Revisar: Esta pestaa enmarca todas las opciones de Excel relacionadas con revisin tanto de ortografa como de comentarios por celdas.

Vista: Esta pestaa contiene todos los tipos de vista (Con saltos de pgina, diseo de pgina, pgina completa, entre otros) y zoom (acercar y alejar) que se le puede dar a la hoja de clculo de Excel

2.1 Funciones para anlisis de datos

Las siguientes son algunas funciones que se van a utilizar con archivos exportados desde la base de datos de la papelera Don Nicols.

2.1.1 Funcin Moda

Importante

Esta funcin se ha remplazado con una o varias funciones nuevas

que puede que proporcionen mayor precisin y cuyos nombres pueden reflejar ms claramente su uso. Esta funcin todava est disponible por compatibilidad con versiones anteriores de Excel. No obstante, si la compatibilidad con versiones anteriores no es necesaria, debera usar las nuevas funciones de ahora en adelante, ya que describen mejor su funcionalidad.

En este caso como utilizamos la versin Excel 2010 manejaremos la funcin Moda.Uno. La funcin Moda.Uno Devuelve el valor que se repite con ms frecuencia en una matriz o rango de datos (Microsoft, 2010). Hay que tener en cuenta que los datos que se colocan en la funcin Moda.Uno deben ser nmeros, nombres, matrices o referencias que contengan nmeros. Para demostrar cmo se ejecuta esta funcin y qu resultados produce, se utilizar el archivo exportado VentaProducto y se propondr el siguiente ejercicio:

Don Nicols ya tiene su base de datos y ha exportado los datos a un archivo de Excel, ahora l quisiera conocer cul es el producto que ms se vende con el fin de solicitar a los proveedores una mayor cantidad de este producto y que estos le ofrezcan promociones.

Lo primero que se debe hacer es escribir en la celda en la que se desee que se muestre la moda =Moda.Uno( y despus de hacer esto y sin dar Enter, con el cursor seleccionar los nmeros que harn parte de la moda. Para el caso del archivo exportado sera desde las celdas B2 hasta la B53 y se vera de la siguiente forma: =MODA.UNO(B2:B53)

Figura 12 Archivo de Excel con funcin Moda. Uno

Despus de haber seleccionado los nmeros, se cierra esta funcin con parntesis y se presiona la tecla Enter. Automticamente se ver la moda o en este caso, el producto que ms se vende. En este caso ser el producto nmero 1, que si revisamos en la base de datos del ejercicio, corresponde a papel Camily que tiene un costo de $35.000 tal como lo indica la figura 13.

Figura 13 Archivo de Excel con funcin Moda. Uno escrita

Como caso especial con la funcin MODA.UNO, suponiendo que hay 3 nmeros con la misma cantidad de resultados, esta devolvera el nmero menor de la moda. (Por ejemplo en este caso si la moda fueran los productos 1,3 y 5, la moda que devolvera Excel Sera el nmero 1)

2.1.2 Funcin Frecuencia La funcin frecuencia es una funcin que puede apoyar a la funcin moda ya que devuelve el nmero de veces que se repiten los valores de un rango. De la misma manera que funciona con la moda, la funcin frecuencia solo acepta nmeros,

referencias o matrices que contengan nmeros. Para explicar mejor esta funcin, se realizar el siguiente ejercicio:

Don Nicols de forma mensual est comprando la misma cantidad de productos a sus proveedores; sin embargo est viendo que hay algunos productos que se acaban muy rpido y otros que lo nico que estn haciendo es apilarse en la bodega y no se venden mucho. Don Nicols quiere saber qu productos se estn vendiendo ms rpido y cules no se estn vendiendo mucho para as comprar en mayor y menor cantidad los productos que ms y menos se vendan respectivamente.

Lo primero que se debe hacer para sacar la frecuencia de los nmeros es escribir el cdigo de los productos que se tienen. En el caso de la papelera son 20 productos por tanto 20 cdigos, los cuales corresponden a los nmeros del 1 al 20 los escribimos de forma vertical u horizontal segn como se desee ver (para este caso se har vertical).

A. Escribir los nmeros del 1 al 20 los cuales identifican los cdigos de los productos de la Papelera Don Nicols.

Figura 14 Archivo de Excel con listado de cdigo de productos

B. El segundo paso es darle un nombre al rango de nmeros que se van a contar en la funcin frecuencia. Para el caso del ejercicio, se seleccionan todos los productos vendidos (desde la celda B2 hasta la B53) y en la parte superior izquierda de Excel, se escribe el nombre que se le asignar al rango en este caso Productos y se presiona el botn Enter. De esta forma se habr creado el nombre del rango que se utilizar para la funcin frecuencia.

Figura 15 Dar un nombre a un rango de Excel

Nombre del Rango B

Selecciono

Despus de haber nombrado el rango, pasamos a la ejecucin de la funcin Frecuencia.

C. Se seleccionan todas las celdas que se encuentran al lado de los cdigos del producto. En este sitio es donde Microsoft Excel mostrar la frecuencia en la que se repiten cada uno de los nmeros especificados a su lado o para el ejercicio, la cantidad de veces que se ha vendido uno de los productos de la papelera.

Figura 16 Seleccin de la parte en la que se va a mostrar la frecuencia de los nmeros

Selecciono

D. Despus de haber seleccionado las celdas, se escribe sin comillas la funcin de frecuencia =frecuencia(X,Z) donde X significa el nombre que se le dio al rango que para el caso del ejercicio es productos y Z significa los nmeros a los que se les desea conocer su frecuencia, los cuales son los que se encuentran a la izquierda del campo mencionado. La funcin quedara de esta forma: =FRECUENCIA(productos;E5:E24)

Figura 17 Realizacin formula frecuencia

Al terminar de escribir la formula debe presionar Ctrl + Shift + Enter

Al terminar de escribir la frmula se presionan las teclas Ctrl + Shift + Enter (Ctrl y Shift deben estar presionadas) y as se mostrar la frecuencia para cada uno de los nmeros, como lo nuestra la figura 18.

En este caso se puede ver como complemento que el producto 1 que era papeles tena 5 ventas de la misma manera que el producto 4 y el 19. Esto podra ayudarle a Don Nicols a realizar para el prximo mes una mejor organizacin en cuanto a los productos que compra y reducir totalmente la compra en este caso del producto 9 ya que an no ha logrado vender ni un producto de este. Esta es la manera como se realizan anlisis por medio de Excel
Figura 18 Resultado Frmula de frecuencia

Resultado de la funcin

2.1.2 Funcin subtotal

Como su nombre lo dice, esta funcin devuelve un subtotal en una lista o base de datos. Esta funcin es til para calcular principalmente ventas, compras o cualquier elemento que se deba sumar basado en una o varias caractersticas.

El objetivo de esta funcin es esencial para resolver el problema inicial que tena don Nicols en su papelera. l deca que crea que les estaba pagando mal a sus vendedores. La funcin subtotal sera todo un xito para calcular el total de ventas de sus empleados y as pagarles de la forma correcta.

Para este ejercicio, lo primero que se debe hacer es exportar como archivo de Excel desde la base de datos de don Nicols, la tabla Venta.
Figura 19 Exportando la tabla Venta

Teniendo el archivo exportado Venta.xlsx, el cual se vera de la siguiente forma:

Figura 20 Archivo Ventas.xlsx Exportado desde la tabla Venta

Se proceder a calcular los subtotales en este caso por los 4 vendedores con los que l cuenta. Primero se deben organizar los datos en este caso por IdVendedor (ya que la tabla vendedor es la que contiene los nombres de los vendedores) Para organizar los datos se deben realizar los siguientes pasos: A. Seleccionar la informacin a modificar B. Dar clic en la pestaa Datos C. Dar clic en el botn Ordenar.

Figura 21 Seleccionando la informacin a ordenar

B C

Despus de hacer clic en el botn ordenar, aparecern las opciones de criterios de ordenacin. Hay infinitas posibilidades de ordenar por cualquier clase de criterio segn la informacin que contenga una tabla; sin embargo para el ejercicio se solicita ordenar por nivel de vendedores solamente ya que se necesita revisar su pago.

Figura 22. Ordenando las ventas por vendedor

Al realizar esto, se puede ver cmo se han organizado los datos por el cdigo del vendedor. Ahora s se puede proceder a utilizar la funcin Subtotales
Figura 23 Ventas ordenadas segn el cdigo del vendedor

Para utilizar la funcin totales, se deben seleccionar los campos que se van a calcular. En este caso, se seleccionan las 4 columnas y todas las filas que contengan informacin. Luego se hace clic en la pestaa Datos y en el grupo Esquema se hace clic en la opcin Subtotal.
Figura 24 Uso de la funcin subtotal

Al seleccionar la opcin Subtotal aparecer una ventana pequea en la cual se seleccionar cmo se calcular el subtotal.

Figura 25. Criterios de sumado de la funcin subtotal

Cuando aparece la ventana de criterios de subtotales se debe elegir el criterio segn lo siguiente:
Figura 26: Identificacin Criterios pestaa de subtotales.

A C
1

B
1

A. Para cada cambio en: Representa cualquiera de los criterios que se utilizarn para crear un subtotal. Para el caso del ejercicio, se utilizar el IdVendedor (que significa por cada IdVendedor haga.).

B. Usar funcin: Representa la funcin que se realizar en el clculo de subtotales. El clculo por defecto es suma, pero tambin existe la funcin contar, promedio, mximo, mnimo, etc. C. Agregar subtotal a: Representa la columna que se va a sumar segn la funcin. Al terminar de seleccionar estas 3 opciones, se le estara dando una funcin a Excel similar a: Por cada IdVendedor igual que se vea, sumar, los valores que se encuentren en la Columna Costo_venta y crear un subtotal justo antes de cambiar de IdVendedor. Al hacer clic en aceptar, los subtotales se vern representados as: Y esta es la manera como Don Nicols puede conocer qu tanto les va a pagar a sus vendedores de comisin, segn los productos que estos han logrado comerciar. Esta es la manera como se realizan subtotales desde Excel.

Bibliografa

Microsoft.