Manual de procedimiento

1. Introduccin Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos mas de ellas. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin. Suelen contener informacin y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, m quinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda au!iliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsin la informacin bsica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoria, la evaluacin y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se est realizando o no adecuadamente.

2. Utilidad "ermite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta a descripcin de tareas, ubicacin, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecucin. #u!ilian en la induccin del puesto y al adiestramiento y capacitacin del personal ya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto. Sirve para el anlisis o revisin de los procedimientos de un sistema. $nterviene en la consulta de todo el personal. %ue se desee emprender tareas de simplificacin de trabajo como anlisis de tiempos, delegacin de autoridad, etc. "ara establecer un sistema de informacin o bien modificar el ya e!istente. "ara uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. &etermina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores. 'acilita las labores de auditoria, evaluacin del control interno y su evaluacin. #umenta la eficiencia de los empleados, indicndoles lo que deben (acer y cmo deben (acerlo. #yuda a la coordinacin de actividades y evitar duplicidades. )onstruye una base para el anlisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y m*todos. 3. Conformacin Del Manual #+ $&E,-$'$)#)$., Este documento debe incorporar la siguiente informacin/

0ogotipo de la organizacin. ,ombre oficial de la organizacin.

&enominacin y e!tensin. &e corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de la misma. 0ugar y fec(a de elaboracin. ,1mero de revisin 2en su caso+. Unidades responsables de su elaboracin, revisin y3o autorizacin. )lave de la forma. En primer t4rmino, las siglas de la organizacin, en segundo lugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por 1ltimo, el n1mero de la forma. Entre las siglas y el n1mero debe colocarse un guin o diagonal.

5+ 6,&$)E 7 )7,-E,$&7 8elacin de los cap9tulos y p ginas correspondientes que forman parte del documento. )+ "8:07;7 <37 $,-87&U))$., E!posicin sobre el documento, su contenido, objeto, reas de aplicacin e importancia de su revisin y actualizacin. "uede incluir un mensaje de la m!ima autoridad de las reas comprendidas en el manual. &+ 75=E-$>7S &E 07S "87)E&$?$E,-7S E!plicacin del propsito que se pretende cumplir con los procedimientos. 0os objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria@ simplificar la responsabilidad por fallas o errores@ facilitar las labores de auditoria@ facilitar las labores de auditoria, la evaluacin del control interno y su vigilancia@ que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el trabajo se est realizando adecuadamente@ reducir los costos al aumentar la eficiencia general, adems de otras ventajas adicionales. E+ #8E#S &E #"0$)#)$., <37 #0)#,)E &E 07S "87)E&$?$E,-7S Esfera de accin que cubren los procedimientos. &entro de la administracin pAblica federal los procedimientos (an sido clasificados, atendiendo al mbito de aplicacin y a sus alcances, en/ procedimientos macroadministrativos y procedimientos mesoadministrativos o sectoriales. '+ 8ES"7,S#50ES Unidades administrativas y3o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases ;+ "706-$)#S 7 ,78?#S &E 7"E8#)$., En esta seccin se incluyen los criterios o lineamientos generales de accin que se determinan en forma e!pl9cita para facilitar la cobertura de responsabilidad de las distintas instancias que participaban en los procedimientos. #dems debern contemplarse todas las normas de operacin que precisan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operacin de los procedimientos. # continuacin se mencionan algunos lineamientos que deben considerarse en su planteamiento/

Se definirn perfectamente las pol9ticas y3o normas que circunscriben el marco general de actuacin del personal, a efecto de que est* no incurra en fallas.

0os lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el procedimiento mismo. &ebern ser lo suficientemente e!pl9citas para evitar la continua consulta a los niveles jerrquicos superiores.

B+ )7,)E"-7 2S+ "alabras o t*rminos de carcter t*cnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especializacin requieren de mayor informacin o ampliacin de su significado, para (acer ms accesible al usuario la consulta del manual. $+"87)E&$?$E,-7 2descripcin de las operaciones+. "resentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, e!plicando en qu* consisten, cundo, cmo, dnde, con qu*, y cunto tiempo se (acen, seCalando los responsables de llevarlas a cabo. )uando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin. =+ '78?U0#8$7 &E $?"8ES7S. 'ormas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan como ap*ndices. En la descripcin de las operaciones que impliquen su uso, debe (acerse referencia espec9fica de *stas, empleando para ello nAmeros indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. -ambi*n se pueden adicionar instructivos para su llenado. D+ &$#;8#?#S &E '0U=7. 8epresentacin grfica de la sucesin en que se realizan las operaciones de un procedimiento y3o el recorrido de formas o materiales, en donde se muestran las unidades administrativas 2procedimiento general+, o los puestos que intervienen 2procedimiento detallado+, en cada operacin descrita. #dems, suelen (acer mencin del equipo o recursos utilizados en cada caso. 0os diagramas representados en forma sencilla y accesible en el manual, brinda una descripcin clara de las operaciones, lo que facilita su comprensin. "ara este efecto, es aconsejable el empleo de s9mbolos y3o grficos simplificados. 0+ ;07S#8$7 &E -E8?$,7S. 0ista de conceptos de carcter t*cnico relacionados con el contenido y t*cnicas de elaboracin de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta. "rocedimiento general para la elaboracin de manuales administrativos &$SEF7 &E0 "87<E)-7. 0a tarea de preparar manuales administrativos requiere de muc(a precisin , toda vez que los datos tienen que asentarse con la mayor e!actitud posible para no generar confusin en la interpretacin de su contenido por parte de quien los consulta. Es por ello que se debe poner muc(a atencin en todas y cada una de sus etapas de integracin, delineando un proyecto en el que se consiguen todos los requerimientos, fases y procedimientos que fundamentan la ejecucin del trabajo. #+ 8ES"7,S#50ES "ara iniciar los trabajos que conducen a la integracin de un manual, es indispensable prever que no queda diluida la responsabilidad de la conduccin de las acciones en diversas personas, sino que debe designarse a un coordinador, au!iliado por un equipo t*cnico, al que se le debe encomendar la conduccin del proyecto en sus fases de

diseCo, implantacin y actualizacin. &e esta manera se logra (omogeneidad en el contenido y presentacin de la informacin. "or lo que respecta a las caracter9sticas del equipo t*cnico, es conveniente que sea personal con un buen manejo de las relaciones (umanas y que conozca a la organizacin en lo que concierne a sus objetivos, estructura, funciones y personal. "ara este tipo de trabajo, una organizacin puede nombrar a la persona que tenga los conocimientos y la e!periencia necesarios para llevarlo a cabo. "or la naturaleza de sus funciones puede encargarlo al titular de la unidad de mejoramiento administrativo 2en caso de contar con este mecanismo+. #simismo, puede contratar los servicios de consultores e!ternos. 5+ &E0$?$-#)$., &E0 U,$>E8S7 &E ES-U&$7 0os responsables de efectuar los manuales administrativos de una organizacin tienen que definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en *l@ para ello, deben realizar/ ES-U&$7 "8E0$?$,#8 Este paso es indispensable para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el rea o reas donde se va a actuar. )on base en *l se puede definir la estrategia global para el levantamiento de informacin, identificando las fuentes de la misma, actividades por realizar, magnitud y alcances del proyecto, instrumentos requeridos para el trabajo y en general, prever las acciones y estimar los recursos necesarios para efectuar el estudio.

4. Fuentes De Informacin 8eferencia de las instituciones, reas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de informacin de donde se pueden obtener datos para la investigacin. Entre las ms representativas se pueden mencionar/ G$nstituciones/ H7rganizaciones que trabajan coordinadamente o forman parte del mismo grupo o sector de la que es objeto de estudio. H7rganizaciones l9deres en el mismo campo de trabajo. H7rganizaciones normativas que dictan lineamientos de carcter obligatorio. H7rganizaciones que prestan servicios o suministran insumos necesarios para el funcionamiento de la organizacin que se estudia. G#rc(ivos de la organizacin/ H;eneral. H&e las reas de estudio. G&irectivos y empleados/ H"ersonal del nivel directivo que maneja informacin valiosa, ya que conocen si el conjunto de arc(ivos responde a la realidad. H"ersonal operativo cuyas opiniones y comentarios son de gran ayuda, puesto que ellos tienen a su cargo las actividades rutinarias, por lo que pueden detectar limitaciones o divergencias en relacin con otros puntos de vista o contenido de documentos. GIreas de trabajo/ H,iveles de la organizacin que reflejan las condiciones reales de funcionamiento, medios y personal. G)lientes y3 o usuarios/ 8eceptores de los productos y3 o servicios que genera la

organizacin. G?ecanismos de informacin/ 8ecursos computacionales que permiten el acceso a informacin interna o e!terna a la organizacin que sirven como soporte al estudio.

5. Preparacin Del Proyecto 8ecabados los elementos preliminares para llevar a cabo el manual, se debe preparar el documento de partida para concretarlo, el cual debe quedar integrado por/ G"ropuesta t*cnica, 2que debe de incluir+/ H#ntecedentes/ recuento de todos los manuales o esfuerzos anlogos preparados con anterioridad. H,aturaleza/ tipo de manual que se pretende realizar. H=ustificacin/ demostracin de la necesidad de efectuarlo en funcin de las ventajas que ello reportar a la organizacin. 7bjetivos/ logros que se pretenden alcanzar. H#cciones/ iniciativas o actividades necesarias para su consecucin. H8esultados/ beneficios que se esperan obtener en cuanto a mejorar el funcionamiento de la organizacin, sus productos y3 o servicios, clima organizacional y relaciones con el entorno. H#lcance/ rea de aplicacin que cubre el estudio en t*rminos de ubicacin en la estructura orgnica y3 o territorial. H8ecursos/ requerimientos (umanos, materiales y tecnolgicos necesarios para desarrollarlo. H)osto/ estimacin global y espec9fica de recursos financieros que demanda su ejecucin. HEstrategia/ ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de accin y asignacin de recursos. H$nformacin complementaria/ material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo. c+ "87;8#?# &E -8#5#=7 H$dentificacin/ nombre del manual. H8esponsable2s+/ unidad o grupo que tendr a su cargo la implantacin del manual. HIrea2s+/ universo bajo estudio. H)lave/ nAmero progresivo de las actividades estimadas. H#ctividades/ pasos espec9ficos que tienen que darse para captar la informacin. H'ases/ definicin del orden secuencial para realizar las actividades. H)alendario/ fec(as asignadas para el inicio y terminacin de cada fase. H8epresentacin grfica/ descripcin del programa en cuadros e imgenes. H'ormato/ presentacin y resguardo del programa de trabajo. H8eportes de avance/ seguimiento de las acciones. H"eriodicidad/ espacio de tiempo dispuesto para informar avances. 5+ "8ESE,-#)$., &E0 "87<E)-7 # 0#S #U-78$&#&ES )7?"E-E,-ES a+ "#8-$)$"#,-ES "ara depurar el contenido del proyecto, afinar sus parmetros y determinar su viabilidad operativa, es recomendable presentarlo a/ GIrea 2s+ que intervendr directamente en su aplicacin, por lo cual tienen la obligacin de conocer el proyecto en forma detallada.

GIreas afectadas por la implantacin del proyecto, ya que tendrn que cambiar o adecuarse. GIrea responsable del manejo de los recursos econmicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma ms espec9fica. b+ 8ES"7,S#50E &E SU #U-78$J#)$., #simismo, el proyecto debe presentarse al titular de la organizacin o de la unidad administrativa responsable de su ejecucin, para su aprobacin. Una vez autorizado, el responsable debe (acer del conocimiento de todos los niveles jerrquicos la intencin que tiene la organizacin de elaborar el manual, resaltando los beneficios que de este esfuerzo se obtendrn, a fin de que todos brinden su apoyo durante el desarrollo del trabajo. Sin este requisito, la labor de integracin del manual se ver9a seriamente dificultada. )+ )#"-#)$., &E 0# $,'78?#)$., )omo primer paso de esta etapa se debe obtener una lista del personal que va a participar en el levantamiento de la misma, considerando la magnitud y especificaciones del trabajo. a+ )apacitacin del personal Una vez integrado el grupo de trabajo, se debe capacitarlo, no slo en lo que respecta al manejo de medios de investigacin que se utilizarn para el levantamiento de la informacin, sino tambi*n en todo el proceso que se seguir para preparar el manual. "or ello, se debe dar a conocer a los participantes el objetivo que se persigue, as9 como los m*todos de trabajo adoptados, calendarizacin de actividades, documentos que se emplearn.2cuestionarios, formatos, etc*tera+, responsables del proyecto, unidades administrativas involucradas, inventario de informacin a captar y distribucin del trabajo a cada persona. )uando el grupo de trabajo sea numeroso, puede resultar conveniente formar subgrupos, coordinados cada uno por un responsable, quien debe encargarse de revisar y (omogeneizar la informacin. Es recomendable efectuar un estudio en un rea piloto, para luego comparar y evaluar los resultados obtenidos. b+ 0evantamiento de la informacin 0os esfuerzos de recopilacin deben enfocarse en el registr de (ec(os que permitan conocer y analizar informacin espec9fica y verdaderamente Atil para el manual, pues de lo contrario se puede incurrir en interpretaciones errneas, lo cual genera retraso y desperdicio de recursos. #simismo, debe aplicarse un criterio de discriminacin, basado en el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisin y evaluacin para mantener una l9nea de accin uniforme. Esta actividad e!ige mantener una relacin constante con las fuentes internas emisoras de la informacin, as9 como con las reas u organizaciones con otra ubicacin f9sica. "ara recabar la informacin en forma gil y ordenada se puede utilizar alguna o una combinacin de las siguientes t*cnicas de recopilacin/ $nvestigacin documental/ Esta t*cnica permite la seleccin y anlisis de aquellos escritos que contienen datos de inter*s relacionados con el manual. "ara ello se estudian documentos tales como bases jur9dicoHadministrativas, diarios oficiales, actas de reuniones, circulares, oficios y todos aquellos que contengan informacin relevante para el estudio.

)onsulta a sistemas de informacin #cceso a sistemas computacionales que contienen informacin y recursos de apoyo para estructurar el manual. Este mecanismo permite recabar informacin interna y3o de sistemas e!ternos a la organizacin enlazados a trav*s de redes. Encuesta/ Este m*todo implica la realizacin de entrevistas personales con base en una gu9a de preguntas elaborada con anticipacin. -ambi*n se puede utilizar un cuestionario, a fin de que las entrevistas tengan un contenido (omog*neo. Esta t*cnica se considera de gran utilidad para reunir informacin preliminar al anlisis o para efecto de plantear cambios o modificaciones a la estructura actual de la informacin. 0a encuesta puede realizarse en forma individual o reuniendo a directivos y empleados de una misma rea o que intervienen en la misma clase de tareas. -ambi*n se puede recabar informacin de clientes y3o usuarios, prestadores de servicios y proveedores que interactAan con la organizacin. 0os cuestionarios que se utilizan en la encuesta, y que sirven para obtener la informacin deseada, estn constituidos por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por cap9tulos o temtica espec9ficos. Este medio permite a(orrar recursos y tiempo@ sin embargo, la calidad de la informacin que se obtiene depende de su estructuracin y forma de presentacin. En t*rminos generales, todo cuestionario debe e!presar el motivo de su preparacin, procurar que las preguntas sean claras y concisas, con un orden lgico, redaccin comprensible, facilidad de respuesta y evitar demasiadas preguntas. #simismo, se puede incluir un instructivo de llenado para indicar cmo contestarlo. 0a entrevista consiste bsicamente en celebrar reuniones individuales o grupales en las cuales se cuestiona orientadamente a los participantes para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms usado y el que puede brindar informacin ms completa y precisa, puesto que el entrevistador, al tener contacto con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y recibir comentarios. "ara que una entrevista se desarrolle positivamente, es conveniente observar estos aspectos/ -ener claro el objetivo/ para cubrir este aspecto, se recomienda preparar previamente un cuestionario o gu9a de entrevista que contenga los principales puntos que se desea captar. Esta gu9a puede operar a manera de marco de trabajo para que, al t*rmino de la misma, se pueda verificar si se (a obtenido la informacin requerida. Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo/ esta etapa consiste en asignar responsabilidades y determinar las reas a investigar. )oncretar previamente la cita/ es importante que el entrevistado est* preparado para proporcionar la informacin con el tiempo y tranquilidad necesarios para disminuir el margen de error y evitar interrupciones. )lasificar la informacin que se obtenga/ esta fase implica diferenciar la situacin real de la relativa a sugerencias para mejorarla, procurando no confundir ambos aspectos. "ara apoyar y3o agilizar la captura de informacin se puede emplear el muestreo, que es una t*cnica estad9stica au!iliar que sirve para inferir informacin acerca del universo que se investiga, a partir del estudio parcial del mismo. )uando el universo de estudio es de gran magnitud, pero la informacin sea (omog*nea en virtud de normas de operacin y requisitos uniformes, se establece la posibilidad de conocer sus caracter9sticas sin necesidad de encuestar o investigar a todas las unidades, ni de entrevistar a cada uno de los empleados. E!isten tablas de muestreo que, de acuerdo con las caracter9sticas y volumen de la

informacin, establecen cul es la m9nima cantidad de informacin representativa del todo HmuestraH que es necesario recabar para que los resultados que se obtengan a partir de *sta tengan validez. 7bservacin directa Este recurso puede ser empleado por los t*cnicos o analistas en el rea f9sica donde se desarrolla el trabajo de la organizacin. # partir del anlisis de la informacin recabada se deben sostener plticas con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas reas para complementarla o afinarla. 7tra forma consiste en que el jefe del rea de trabajo realice la observacin directa, comente y discuta algunos de los puntos con sus subordinados y presente los resultados de su anlisis al investigador. 0a ventaja de este procedimiento radica en que debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, la informacin puede ser ms completa, pero (abr ocasiones en que los resultados no sern los deseados, debido a in(ibiciones o problemas internos, o que pueda plantearse una situacin que no corresponde a la realidad operativo. &+ $ntegracin de la informacin Una vez que se cuenta con la informacin de las reas involucradas en el estudio, se debe ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su anlisis. a+ )mo clasificar la 9nformac9n "ara facilitar la tarea de integracin, es recomendable que la informacin obtenida se vaya accesando a equipos de cmputo para salvaguardar9a y facilitar su manejo. )on este propsito se pueden/

)rear directorios, subdirectorios y arc(ivos para desagregarla en funcin de la divisin del trabajo. )rear bases de datos o programas espec9ficos. Utilizar paquetes acordes con las necesidades espec9ficas del proyecto. )ombinar los puntos anteriores para optimizar resultados.

En forma paralela deben abrirse carpetas con apartados espec9ficos con los documentos fuente del estudio, en las que se debe compendiar la informacin por rea, sistema, procedimiento, equipos, pol9ticas, etc*tera. Es conveniente que los documentos que se recaben contengan el visto bueno de la persona que suministra la informacin. -ambi*n es recomendable que conforme se recaben datos sobre algAn aspecto, se concentren en un documento de trabajo que pueda servir de memoria en el diseCo posterior del proyecto. b+ I8E#S "#8# #;8U"#8 0# $,'78?#)$:, #ntecedentes. Se debe tomar en cuenta la reglamentacin jur9dicoHadministrativa que regula la realizacin del trabajo, como se (a atendido por parte de las unidades responsables de (acerlo y qu* efecto (a tenido sobre otras unidades, organizaciones, clientes y3o usuarios. -ambi*n es oportuno, en su caso, considerar la evolucin o desarrollo de las estructuras organizacionales anteriores y los resultados que se obtuvieron, lo cual permite contar con un marco de referencia (istrico para comprender mejor la situacin actual.

Situacin actual. Se toma en cuenta los siguientes aspectos/

7bjetivos Estructura orgnica ,ormas y pol9ticas administrativas 'unciones "rocedimientos $nstrumentos jur9dicoHadministrativos Equipo )ondiciones de trabajo #mbiente laboral

E+ #,I0$S$S &E 0# $,'78?#)$:, En esta etapa se debe realizar un estudio o e!amen cr9tico de cada uno de los elementos de informacin o grupos de datos que se integraron con el propsito de conocer su naturaleza, caracter9sticas y comportamiento, sin perder de vista su relacin, interdependencia o interaccin interna y con el ambiente, para obtener un diagnstico que refleje la realidad operativa. Esta mecnica de estudio puede seguir la siguiente secuencia/

)onocer &escribir &escomponer E!aminar criticamente 7rdenar cada elemento &efinir las relaciones $dentificar y e!plicar su comportamiento

Un enfoque muy eficaz en el momento del anlisis de los datos consiste en adoptar una actitud interrogativa y formular de manera sistemtica seis cuestionarios fundamentales/

K%u* trabajo se (aceL K"ara qu* se (aceL K%ui*n lo (aceL K)mo se (aceL K)on qu* se (aceL K)undo se (aceL

&espu*s de obtener respuestas claras y precisas para cada una de las preguntas anteriores, las mismas deben someterse, a su vez, a un nuevo interrogatorio planteando la pregunta Kpor qu*L. 0as nuevas respuestas que se obtengan darn la pauta para formular el manual y las medidas de mejoramiento administrativo. a+ -E),$)#S &E #"7<7 "#8# E0 #,M0$S$S En esta fase comprende los recursos t*cnicos que se emplean para estudiar la informacin obtenida con el fin de conocerla en forma detallada t determinar alternativas de accin espec9ficas que permitan derivar soluciones ptimas para lograr los resultados deseados. 0as t*cnicas de anlisis que se pueden utilizar en esta fase estn directamente relacionadas con el origen del proyecto, as9 como con la informacin t*cnica del l9der o

responsable en funcin del tipo de manual, factibilidad para su aplicacin, disponibilidad de tiempo, asignacin de recursos y nivel t*cnico del grupo de trabajo. Este tipo de instrumentos se puede utilizar como respaldo para el proyecto o en sentido inverso, a ra9z de la implantacin de un proceso de cambio organizacional que debe culminar con la edicin de un manual administrativo. Entre las t*cnicas que generalmente se utilizan para au!iliar el anlisis administrativo en este campo, se encuentran las siguientes/ 7rganizacionales.

#dministracin por objetivos #nlisis de sistemas #nlisis de costoHbeneficio #nlisis de estructuras Irbol de decisiones #uditor9a administrativa #utoevaluacin )ontrol total de calidad Estudio de factibilidad Estudio de viabilidad 5enc(marNing &esarrollo organizacional 8eingenier9a organizacional 8eorganizacin

)uantitivas.

#nlisis de series de tiempos )orrelacin ?odelos de inventario ?odelos integrados de produccin ?uestreo ,Ameros ,Ameros 9ndices "rogramacin dinmica "rogramacin lineal Simulacin -eor9a de colas o de l9neas de espera -eor9a de los grafos -eor9a de las decisiones

'+ "8E"#8#)$., &E0 "87<E)-7 &E0 ?#,U#0 Una vez que se cuenta con toda la informacin del manual se proceder a integrarlo@ para tal actividad se requiere convocar a todos los participes de la presentacin del manual, para revisin del contenido y presentacin de cada apartado. a+ >alidacin 0a informacin verificada de cada rea o unidad administrativa deber presentarse a la persona entrevistada para que firme de conformidad en un espacio espec9fico para este objetivo@ debe verificar que la informacin est* completa y comprensible.

b+ ES-8U)-U8#)$:, Una vez que se reAne la informacin revisada y firmada por cada rea, los involucrados en la presentacin del manual deben reunirse para compaginar e integrar el proyecto final del manual. ;+ '78?U0#)$., &E 8E)7?E,&#)$7,ES "ara seleccionar las recomendaciones ms viables, se toma en cuenta su costo, recursos necesarios para aplicarlas y sus ventajas y limitaciones. a+ -$"7S &E 8E)7?E,&#)$7,ES &e mantenimiento/ preservacin general de la misma estructura orgnica, funciones, sistemas, procedimientos, personal y formas. &e eliminacin/ supresin de sistemas, reemplazo de formas, registros e informes, eliminacin total o parcial de procedimientos, bajas de personal, desaparicin de reas o unidades administrativas, etc. &e adicin/ introduccin de un nuevo sistema, incremento del nAmero de operaciones en determinado procedimiento, aumento de personal o programas, etc. &e combinacin/ intercalar el orden de aplicacin de programas de trabajo, combinar el orden de las operaciones de un procedimiento, compaginar la utilizacin de formas de uso generalizado con nuevas formas, etc. &e fusin/ agrupacin de reas, unidades administrativas o personas bajo un mismo mando, unificacin de formas, registros e informes, etc. &e modificacin/ cambios en los procedimientos o las operaciones, reubicacin f9sica de personal, equipo o instalaciones, redistribucin de cargas de trabajo, modificacin de formas, registros, informes y programas, etc. &e simplificacin/ reduccin de pasos de un procedimiento, introduccin de mejoras en los m*todos de trabajo, simplificacin de formas, reportes, registros, programas, etc. &e intercambio/ redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del trabajo entre reas u organizaciones del mismo grupo o sector. b+ E0#578#)$., &E0 $,'78?E "ara entregar los resultados del estudio es necesario redactar un informe, en el que adems de e!poner las razones que llevaron a obtenerlos, incorpore la informacin estrat*gica del proyecto que le permita a la alta direccin la toma de decisiones oportuna y correcta. El informe consta de los siguientes elementos, generalmente/ $ntroduccin/ es el resumen del propsito, enfoque, limitaciones y el plan de trabajo. "arte principal o cuerpo/ seccin donde se anotan los (ec(os, argumentos y justificaciones. )onclusiones y recomendaciones. #p*ndices o ane!os/ inclusin de grficas, cuadros y dems instrumentos de anlisis administrativo que se consideren elementos au!iliares para apoyar la propuesta y recomendaciones. B+ "8ESE,-#)$., &E0 ?#,U#0 "#8# SU #"875#)$., Una vez que el manual (a quedado debidamente estructurado, el encargado del proyecto debe someterlo a las instancias procedentes para su aprobacin@ convocar a su grupo de trabajo para la Altima revisin de la documentacin que se presentar. a+ # los niveles directivos Es recomendable que esta presentacin parta en un documento s9ntesis derivado del informe, cuya e!tensin no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un m9nimo de tiempo que deje un lapso adicional para

e!plicaciones, as9 como para intercambio de opiniones. Si el tiempo de que se dispone es muy breve, el documento s9ntesis puede ser entregado a las autoridades correspondientes y (acer la presentacin del manual e!clusivamente con el apoyo de equipos de cmputo, lminas o audiovisuales, donde se destaquen los elementos ms relevantes para el proceso de toma de decisiones. El documento s9ntesis puede subdividirse en el siguiente capitulado/

$ntroduccin/ breve descripcin de las causas que generaron la necesidad de preparar el manual, los mecanismos de coordinacin y participacin de empleados para su desarrollo, as9 como los propsitos y e!plicacin general acerca de su contenido. #nlisis de la estructura organizacional/ e!posicin de la g*nesis y desarrollo de la organizacin, es decir los cambios, sucesos y vicisitudes de mayor relevancia que (a afrontado en forma total o parcial y que influyeron en la decisin de preparar el manual. &iagnstico de la situacin actual/ definicin de las causas y3o problemas que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual. "ropuestas de mejoramiento/ presentacin de alternativas de accin para la organizacin, ventajas y desventajas que pueden derivarse, implicaciones de los cambios, as9 como los resultados que se espera obtener con el manual. Estrategia de implantacin/ e!plicacin de los pasos sucesivos o etapas previstas para poner en prctica el manual y las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de *l. #simismo, la forma en que se efectuar9an los cambios previendo los factores sobresalientes de actuacin de las reas, unidades, mecanismos y funcionarios involucrados en el esfuerzo. Seguimiento, control y evaluacin/ precisin de los mecanismos de informacin, proceso de control y evaluacin, as9 como los criterios y medidas que podr9an tomarse en cada caso.

#l .rgano &e ;obierno &e acuerdo con la normatividad vigente y3o a las pol9ticas dictadas por el titular de la organizacin, una vez que el manual propuesto (a sido revisado y analizado por los niveles superiores, debe presentarse ante el consejo de administracin o su equivalente para su aprobacin definitiva. c+ # 7-87S ,$>E0ES =E8M8%U$)7S 0a e!posicin a los niveles departamentales, de oficina o de rea tambi*n puede basarse en el documento s9ntesis, pero tratando siempre de (acerlo en la forma ms accesible posible para facilitar su comprensin. #simismo, servir para fortalecer el compromiso entre todas las partes involucradas, elemento fundamental para el posterior seguimiento y evaluacin de las actividades. $+ 8E"87&U))$., &E0 ?#,U#0 Una vez que el grupo responsable de la elaboracin del manual (aya recabado e integrado las observaciones surgidas en los diferentes niveles de decisin, debe coordinarse con la unidad o rea que maneja los recursos econmicos para que *ste sea reproducido para su distribucin e implantacin. "ara este efecto, el l9der del proyecto debe suministrar los parmetros t*cnicos para el diseCo de la impresin. #un cuando e!isten varias opciones para (acerlo, pero las unidades de medida ms aceptadas para este tipo de documento son/

Utilizar formatos intercambiables, a fin de facilitar su revisin y actualizacin. %ue los formatos sean de OP!OQ cm 2tamaCo carta+. 0as grficas o cuadros que por necesidad sobrepasen el tamaCo carta, sern dobladas (asta lograr esta dimensin. Utilizar el m*todo de reproduccin en una sola cara de las (ojas. "rocurar que la divisin en apartados, cap9tulos, reas y3o secciones queden separados por divisiones, las cuales presenten impreso este nombre. %ue todo el documento quede integrado por cartula, portada, 9ndice o contenido, introduccin y cuerpo.

)artula Es la cubierta o cara e!terior del documento, que tiene como objetivo su identificacin a trav*s de los siguientes elementos/

,ombre oficial de la organizacin. 0ogotipo oficial. ,ombre gen*rico del manual en relacin con su contenido. ,ombre de la unidad administrativa responsable de su elaboracin y3o aplicacin.

=+ $?"0#,-#)$., &E0 ?#,U#0 0a implantacin del manual representa el momento crucial para traducir en forma tangible las propuestas y recomendaciones en acciones espec9ficas para elevar la productividad, mejorar la coordinacin, agilizar el trabajo y (omogeneizar el conocimiento de la dinmica y componentes organizacionales. a+ ?E-7&7S &E $?"0#,-#)$., 0a seleccin de m*todo para implantar administrativos est estrec(adamente relacionada con elementos de estructura tales como/ -ipo de manual )obertura 8ecursos asignados ,ivel t*cnico del personal )lima organizacional Entorno En funcin de estas variables, las alternativas para implantarlos son/

?*todo instantneo. ;eneralmente es el mas utilizado, ya que la decisin de preparar manuales administrativosHen la mayor9a de los casosH proviene de los ms altos niveles de la estructura de una organizacin, lo cual les confiere una naturaleza o validez casi obligatoria. -ambi*n se adopta cuando la organizacin es nueva, si no se involucra a un nAmero amplio de unidades administrativas, si es relativamente sencillo, si no implica un gran volumen de funciones, sistemas u operaciones, o si en la organizacin e!iste una slida infraestructura administrativa. ?*todo del proyecto piloto. Esta forma de implantacin implica aplicar el contenido del manual en slo una parte de la organizacin, con la finalidad de medir los resultados que ello genera.

El beneficio que pueda aportar radica en que permite realizar cambios en una escala reducida, llevando a cabo cuantas pruebas sean necesarias para determinar la viabilidad de la propuesta. Una probable desventaja de este m*todo es que no siempre es posible asegurar que lo que es valido para los proyectos piloto se destinan recursos y una atencin especial que no puede a toda la organizacin. H?*todo de implantacin en paralelo. )uando se trata de manuales de amplia cobertura, que implican el manejo de muc(a informacin o de carcter estrat*gico, un volumen considerable de recursos o para garantizar la seguridad de todo un sistema de trabajo, se emplea este m*todo que implica la operacin simultanea, por un periodo determinado, tanto del ambiente de trabajo o condiciones tradicionales como las que se van a implantar. Esto permite efectuar cambios sin crear problemas, ya que las nuevas condiciones accionan libremente antes de que se suspendan las anteriores.

?*todo de implantacin parcial o por apro!imaciones sucesivas. Este m*todo, de gran utilidad para implantar manuales que implican modificaciones sustanciales a la operativa normal, consiste en seleccionar parte de su contenido o de reas especRficas para introducir los cambios sin causar grandes alteraciones, y dar el siguiente paso slo cuando se (aya consolidado el anterior, lo que permite un cambio gradual y controlado. )ombinacin de m*todos. Es el empleo de m s de un m*todo para implantar un manual en funcin de los requerimientos t*cnicos de su contenido.

b+ #))$7,ES &E $?"0#,-#)$., &E0 ?#,U#0 "ara dar a conocer el manual es conveniente definir un programa para su presentacin y que, con base en las acciones que para este efecto se establezcan, se proceda a celebrar platicas, seminarios, foros de decisin y cualquier otro tipo de evento de esta naturaleza. -ambi*n se pueden llevar a cabo reuniones de sensibilizacin , por medio de las cuales se puede incrementar la confianza y colaboracin del personal, ya que a trav*s de ellas se les comunican los objetivos propuestos y las bondades que de ello puede resultar. En forma paralela se deben emprender campaCas de difusin mediante revistas, boletines, folletos, paneles y cualquier otro recurso de informacin que refuerce la aceptacin, particularmente cuando las medidas de lo mejoramiento puedan afectar a una organizacin en forma radical o a nivel grupal o sectorial. D+ 8E>$S$., < #)-U#0$J#)$:,

0a utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la informacin que contienen, por lo que se (ace necesario mantenerlos permanentemente actualizados por medio de revisiones peridicas. "ara ello es conveniente/ Evaluar en forma sistemtica las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantacin del manual, as9 como los cambios operativos que se realicen en la organizacin. Establecer en calendario para la actualizacin del manual &esignar un responsable para la atencin de esta funcin.

a+ ?E)#,$S?7S &E $,'78?#)$., Son aquellos que ponen en pr ctica con la finalidad de establecer los flujos adecuados par que la informacin administrativa, tanto de implantacin de mejoras como

respuestas a desviaciones, pueda llegar con agilidad y claridad a las reas y niveles que las necesiten. "ara ese efecto, se debe aprovec(ar la infraestructura instalada, utilizando servicios del grupo t*cnico responsable de la elaboracin del manual. Una vez definidos los parmetros para evaluar el comportamiento del manual, operativamente, la organizacin debe efectuar el seguimiento de las acciones por conducto de la2s+ unidad2es+ responsable2s+ de su aplicacin, apoyadas por una comisin, grupo o subgrupo designado para ese propsito.

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