ASUNTOS JURIDICOS DISPOSICION AJ-03-2001 RECEPCION Y FINIQUITO DE OBRA

1.

INTRODUCCION.
En esta Disposicin se normalizan los lineamientos que deben seguir tanto la Administracin como el Contratista para realizar la recepcin y el finiquito de una obra pblica ejecutada por contrato.

2.

OBJETIVO.
El objetivo de esta Disposicin es especificar los requisitos que debe cumplir la Administracin para el recibo y finiquito de las obras pblicas realizadas mediante los procedimientos de contratacin administrativa.

3.

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIN DE LA OBRA PUBLICA

El procedimiento de Recepcin de la Obra Pblica est contenido normativamente en los Artculos 61 de la Ley de Contratacin Administrativa y Artculo 67.6 de su Reglamento General por lo tanto, con base en dicho marco jurdico, se establecen los pasos a seguir.

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3.1

Cuando el Contratista que ejecuta una obra por contrato considera que los trabajos estn concluidos, deber comunicrselo al Ingeniero de Proyecto o a la Unidad Ejecutora, segn corresponda, para que se establezca lugar, fecha y hora para la visita de Recepcin de la Obra. Dicha comunicacin podr darse dentro o fuera del plazo contractual. El Contratista deber adjuntar a este aviso la respectiva Constancia de Calidad Final de la Obra, segn se indica en la Disposicin de Supervisin, Calidad sobre Constancias de Calidad vigente. En el Anexo No.2 se adjunta un modelo de la nota mediante la cual se comunica la conclusin de los trabajos. MODELO 1. El Ingeniero de Proyecto o la Unidad Ejecutora en un plazo no mayor de ocho das naturales, despus de recibida la comunicacin de conclusin del proyecto, por parte del Contratista, deber constatar la veracidad de la terminacin personalmente, en una visita de Preinspeccin, a realizar con el Consultor del proyecto si lo tiene. Previo a la visita de Preinspeccin deber revisar la Constancia de Calidad Final e informar a sus superiores del recibo de la notificacin del contratista Anexo No.2. MODELO 2. El Ingeniero de Proyecto o la Unidad Ejecutora podr, a su discrecin, convocar a la visita de Preinspeccin a los funcionarios cuya intervencin considere necesaria a los efectos de la Recepcin. A esta visita no se solicitar la presencia del Contratista.

3.2

3.3

El Ingeniero de Proyecto o la Unidad Ejecutora anotar en la Bitcora del Proyecto los resultados de la visita de Preinspeccin y por escrito, convocar a la visita de Recepcin de Obra. En el Anexo No.2 se adjunta un modelo de la Nota de Convocatoria. MODELO 3. Dicha convocatoria indicar la hora, fecha y lugar de partida. As como los funcionarios cuya presencia es requerida en ese acto de recepcin. Sin embargo, la fecha definida deber estar dentro del perodo de quince das hbiles posteriores a la fecha de la solicitud de recepcin enviada por el Contratista segn el artculo 3.1 anterior. Se considera un deber de la funcin pblica la asistencia de los funcionarios convocados. La convocatoria se dirigir tambin al Contratista para que asistan obligatoriamente el Director Tcnico y el Ingeniero Residente de la Obra.

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3.4

La visita de Recepcin de Obra ser dirigida por el Ingeniero de Proyecto o la Unidad Ejecutora, realizndose una inspeccin exhaustiva de la obra a recibir. Los tcnicos convocados tendrn la funcin de asesorar al Ingeniero de Proyecto en cuanto a su competencia, es decir evaluarn si el proyecto en su apariencia rene los objetivos de la contratacin, sin embargo el Ingeniero de Proyecto o la Unidad Ejecutora tendr la decisin final. Si de la visita de Recepcin de Obra se llega a la conclusin de que el proyecto se construy de acuerdo a las estipulaciones y trminos del compromiso adquirido por el contratista en su contrato y el recibo de la obra es a plena satisfaccin de la Administracin, su recepcin de har de manera pura y simple, en caso contrario el recibo de la obra se har bajo protesta. En ambos casos se levantar un acta que suscribirn el (los) funcionario (s) representante (s) de la Administracin y el Contratista, en donde se consignarn todas las circunstancias pertinentes en referencia al estado de la obra, si el recibo es a plena satisfaccin de la Administracin es decir, recepcin pura y simple o si se hace bajo protesta y toda observacin relativa al cumplimiento de las partes y la Constancia de Calidad Final. En el primer caso, recepcin pura y simple, dicha recepcin ser definitiva, ver Anexo No.2, MODELO 4. En el caso de la recepcin bajo protesta, ver Anexo No.2, MODELO 5, la recepcin se tendr como provisional y la Administracin dispondr de un plazo de dos meses (60 das naturales) contados a partir de la Recepcin Provisional, para efectuar la Recepcin Definitiva, indicndose en el Acta correspondiente la ejecucin total o parcial de los trabajos pendientes salvo disposicin en contrario del cartel.

3.5

La Administracin solo podr recibir definitivamente la obra, si cuenta con la Constancia de Calidad Final que contenga todos los estudios tcnicos que acrediten el cumplimiento de los trminos de la contratacin, sin perjuicio de las responsabilidades correspondientes a las partes en general y en particular a las que se originen en vicios ocultos de la obra. Dicho estudio formar parte del expediente, lo mismo que el Acta a que se refiere el aparte anterior. En el caso de la recepcin bajo protesta y una vez transcurrido el plazo para la Recepcin Final de la Obra si persistiesen las discrepancias entre la Administracin y el Contratista sobre el cumplimiento de los trminos contractuales o sobre las condiciones de la obra, la Administracin podr recibirla bajo protesta y as se consignar en el Acta respectiva. Ver Anexo No.2, MODELO 6.

3.6

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La discrepancia podr resolverse en los trminos que lo indique el cartel o mediante arbitraje, de conformidad con las regulaciones y los instrumentos de Derecho Internacional vigentes, sin perjuicio de las acciones legales que procedan, entre ellas la ejecucin de la garanta de cumplimiento en sede administrativa, concedindole el Debido Proceso al interesado.

3.7

La Recepcin Definitiva de la Obra no exime de responsabilidad al contratista por incumplimientos o vicios ocultos de la obra. A solicitud del Contratista el Ingeniero de Proyecto o la Unidad Ejecutora podr extender una nota de liberacin del compromiso contractual. Ver Anexo No.2 MODELO 7.

4.

FINIQUITO DE OBRA.

4.1

Documentos de Finiquito de Obra.

La confeccin del finiquito de obras viales construidas por contrato es de responsabilidad exclusiva de la Ingeniera de Proyecto. Se compone de los siguientes documentos: - Orden de Modificacin de Obra (finiquito). - Estimacin Final de Obra. - Estimacin Final de Reajustes (si proceden). Dichos documentos deben ser elaborados y tramitados por el Ingeniero de Proyecto en un plazo mximo de 60 das naturales contados a partir de la fecha de Recepcin Definitiva de la Obra. Siendo necesario tener el Comunicado de Aprobacin de la Orden de Modificacin de Obra (Finiquito) para tramitar las facturas correspondientes a la Estimacin Final de Obra y de Reajustes.

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4.2

Orden de Modificacin de Obra (Finiquito).

La Orden de Modificacin de Obra (Finiquito) debe ser elaborada por el Ingeniero de Proyecto, segn el plazo indicado en el punto 4.1 anterior, siendo su aprobacin requisito indispensable para el posterior trmite de la Estimacin Final de Obra y Reajustes. La Orden de Modificacin de Obra (Finiquito) deber ser elaborada siguiendo los lineamientos generales establecidos para este tipo de documentos segn la normativa indicada en el Manual de Construccin para Carreteras y Puentes (MC-83) vigente. Se considera fundamental que el documento de Orden de Modificacin de Obra (Finiquito) contenga todos los siguientes aspectos:

Aspectos varios usuales en una Orden de Modificacin incluyendo la hoja de firmas. La Descripcin y Razn. El cuadro de Control de Ordenes de Modificacin. El cuadro de Control de Ordenes de Servicio. Cuadro de Estado Financiero. Cuadro de Control de Tiempo. Cuadro de Variacin. Adems se debe incluir en sus Anexos al menos los siguientes documentos:

Constancia Final de Calidad. Acta de Recepcin Provisional (si existe). Acta de Recepcin Definitiva. Finalmente la Orden de Modificacin de Obra (Finiquito) una vez firmada por los representantes de la Administracin y por el Contratista segn corresponda, deben ser distribuidas a las partes interesadas mediante la emisin de un Comunicado de Aprobacin.

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En la Orden de Modificacin de Obra (Finiquito) es posible aumentar o disminuir cantidades producto del clculo del mismo. La Orden de Modificacin de Obra (Finiquito) no podr incorporar costos por trabajos adicionales a los autorizados en el Contrato, las Ordenes de Modificacin y Addendum correspondientes. Nunca la Orden de Modificacin de Obra (Finiquito) podr exceder el monto del contrato ms el 50% del mismo. En caso de que la Orden de Modificacin de Obra (Finiquito) produzca discrepancia entre las partes, el contratista tendr la posibilidad de firmar bajo protesta y resolver el diferendo en otras instancias. Con el Finiquito firmado bajo protesta la Administracin podr dar Comunicado de Aprobacin.

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ANEXO No. 1

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Ley de Contratacin Administrativa Ley No7494 del 2 de mayo de 1995 Artculo 61. Recibo de la obra La Administracin recibir oficialmente las obras, despus de contar con los estudios tcnicos que acrediten el cumplimiento de los trminos de la contratacin, lo cual har constar en el expediente respectivo, sin perjuicio de las responsabilidades correspondientes a las partes, sus funcionarios o empleados, o a las empresas consultoras o inspectoras. El recibo de la obra se acreditar en un acta firmada por el responsable de la administracin y el contratista, en la cual se consignarn todas las circunstancias pertinentes. En caso de discrepar sobre las condiciones de la obra, la Administracin podr recibir bajo protesta y as lo consignar en el acta de recibo. La discrepancia podr resolverse mediante arbitraje, de conformidad con las regulaciones legales y los instrumentos de derecho internacional vigentes, sin perjuicio de las acciones legales que procedan.

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Reglamento General de Contratacin Administrativa Decreto Ejecutivo No. 25038-H del 6 de marzo de 1996 Artculo 67. 67.6 Recibo de la obra

67.6.1 Una vez concluida la obra, el contratista dar aviso a la Administracin para que establezca fecha y hora para la recepcin. La Administracin dispondr de quince das hbiles para fijar esa fecha, salvo disposicin en contrario del cartel. De esta recepcin, que tendr el carcter provisional, se levantar un acta que suscribirn el funcionario representante de la Administracin y el contratista, en donde se consignarn todas la circunstancias pertinentes en orden al estado de la obra, si el recibo es a plena satisfaccin de la Administracin o si se hace bajo protesta y toda observacin relativa al cumplimiento de las partes. Una vez efectuada la recepcin provisional no corrern multas por atraso en la entrega. La Administracin dispondr de un plazo de dos meses contados a partir de la recepcin provisional para efectuar la recepcin definitiva, salvo que en el cartel se haya contemplado un plazo diferente. 67.6.2 La Administracin solo podr recibir definitivamente la obra, despus de contar con los estudios tcnicos que acrediten el cumplimiento de los trminos de la contratacin, sin perjuicio de las responsabilidades correspondientes a las partes en general y en particular las que se originen en vicios ocultos de la obra. Dicho estudio formar parte del expediente, lo mismo que el acta a que se refiere el inciso anterior. 67.6.3 Cuando surgiere discrepancia ante la Administracin y el contratista sobre el cumplimiento de los trminos contractuales o sobre las condiciones de la obra, la Administracin podr recibirla bajo protesta, y as se consignar en el acta respectiva. La discrepancia podr resolverse en los trminos que lo determine el cartel o mediante arbitraje, de conformidad con las regulaciones legales y los instrumentos de derecho internacional vigentes, sin perjuicio de las acciones legales que procedan, entre ellas la ejecucin de la garanta de cumplimiento en sede administrativa, previa audiencia al interesado. 67.6.4 La recepcin definitiva de la obra no exime de responsabilidad al contratista por incumplimientos o vicios ocultos de la obra.

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ANEXO No. 2
CONTENIDO: MODELO 1: Notificacin del contratista solicitando la recepcin de una obra vial construida por contrato. MODELO 2: Comunicado del recibo de la notificacin del contratista sobre la conclusin del proyecto. MODELO 3: Convocatoria a reunin de recibo de obra por parte del Ingeniero de Proyecto o del Director de la Unidad Ejecutora. MODELO 4: Acta de Reunin de comisin de recibo de obras viales en forma pura y simple. Recepcin Definitiva. MODELO 5: Acta de Reunin de comisin de recibo de obras viales bajo protesta. Recepcin Provisional. MODELO 6: Acta de Reunin de comisin de recibo de obras viales en forma definitiva. MODELO 7: Nota de liberacin de compromiso contractual para el contratista.

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MODELO 1 SOLICITUD DE RECEPCIN DE OBRA

de

del

Seor Ingeniero de Proyecto Presente.Estimado seor:

De conformidad con la normativa contenida en los Artculos 61 de la Ley de Contratacin Administrativa y en el Artculo 67.6 de su Reglamento General, por este medio le notifico que los trabajos a ejecutar con base en nuestro contrato de construccin del Proyecto , Licitacin No. , estarn concluidos definitivamente al trmino del da de mes de ao . Por lo tanto, solicito se realice la inspeccin final. Adjunto para su revisin la Constancia de Calidad Final de la Obra segn se solicita en la Disposicin vigente.

Atentamente,

Empresa

cc: Archivo

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MODELO 2 SOLICITUD DE RECEPCIN DE OBRA

de

del

Seor Director Presente.Estimado seor: .

De conformidad con la normativa contenida en los Artculos 61 de la Ley de Contratacin Administrativa y en el Artculo 67.6 de su Reglamento General, la empresa , contratista a cargo de proyecto , Licitacin No. ha comunicado al suscrito que los trabajos objeto del contrato estarn concluidos definitivamente el da de mes de ao . Por lo anterior, le informo que se ha procedido a la visita de Pre-inspeccin y a la revisin de la Constancia de Calidad Final y se determin realizar la visita de recepcin el da ___ de mes de ao.

Atentamente,

. Ingeniero de Proyecto (Director de la Unidad Ejecutora)

cc: Contratista Archivo

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MODELO 3 CONVOCATORIA DE RECIBO DE OBRA

de Seores Ing. Ing. Ing. Ing. Ing. Ing. Ing. Estimados seores: Director de Director de Consultor de Proyecto . . . . . . .

del

De conformidad con lo establecido en la Disposicin correspondiente al Procedimiento Legal de Finiquito de Obra, por este medio se les invita a participar en la recepcin del Proyecto: _______________, Licitacin No. . Para tal efecto se les solicita presentarse el da del
mes

de

ao

, a las

hora

en

lugar

Se le enva copia de la presente al Contratista con el propsito de que asistan obligatoriamente el Ingeniero Residente y el Director Tcnico.

Atentamente,

. Ingeniero de Proyecto (Director de la Unidad Ejecutora) cc: Contratista Archivo .

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MODELO 4 ACTA DE RECEPCION DE OBRA PURA Y SIMPLE Proyecto: Licitacin: Contratante: Contratista: Contrato de fecha: Lugar: Fecha: Hora: No.: . . . . . . . .

1. De acuerdo con la normativa contenida en los Artculos 61 de la Ley de Contratacin Administrativa y en el Artculo 67.6 de su Reglamento General y de lo establecido en la Disposicin para el Procedimiento Legal de Finiquito de Obra, el Contratista de la Obra, mediante nota de fecha: , solicit al Ingeniero de Proyecto que se le reciba el objeto del Contrato. 2. Esta Administracin, con base en la citada normativa, acepta realizar la recepcin de la obra con la presencia de los siguientes representantes: Nombre Puesto . . . . . . . .

3. Se procede a recorrer el Proyecto en compaa de los representantes del Contratista y en forma visual se concluye que las obras realizadas presentan acabados y alineamientos en concordancia razonable con lo contratado, las modificaciones aprobadas y las indicaciones del Ingeniero de Proyecto (o Unidad Ejecutora). Dado lo anterior y con base en la Constancia de Calidad Final, se considera que la obra puede ser recibida por lo que recomendar se libre al contratista de su compromiso.

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4. Es entendido que la recepcin definitiva no libra de responsabilidad al Contratista por incumplimiento o vicios ocultos. La indicada responsabilidad se extiende hasta por cinco aos. 5. Forma parte de los alcances de esta Acta la Constancia de Calidad Final que emiti el Contratista cuyos resultados podrn influir en el finiquito de la obra. 6. Los montos, cantidades, plazo y las sanciones que proceden sern objeto del finiquito de la obra. 7. Los trabajos que se indican a continuacin se consideran de importancia y se realizarn de conseguirse el financiamiento. . . . . . . . 8. Los representantes de la Administracin presentes firman el acta, indicando su nombre y haciendo las observaciones que estimen convenientes: . . . . . . 9. Se solicita al Contratista, si est de acuerdo suscriba el Acta y/o haga las observaciones del caso. . . . 10. El Acta consta de los folios No. Federado de Ingenieros y Arquitectos No. de la Bitcora de Obra del Colegio .

Ingeniero de Proyecto o de la Unidad Ejecutora

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MODELO 5 ACTA DE RECEPCION DE OBRA BAJO PROTESTA Proyecto: Licitacin: Contratante: Contratista: Contrato de fecha: Lugar: Fecha: Hora: No.: . . . . . . . .

1. De acuerdo con la normativa contenida en los Artculos 61 de la Ley de Contratacin Administrativa y en el Artculo 67.6 de su Reglamento General y de lo establecido en la Disposicin para el Procedimiento Legal de Finiquito de ,solicit al Obra, el Contratista de la Obra, mediante nota de fecha Ingeniero de Proyecto que se le reciba el objeto del contrato. 2. Esta Administracin, con base en la citada normativa, acepta realizar la recepcin de la obra con la presencia de los siguientes representantes: Nombre Puesto . . . . . . .

3. Se procede a recorrer el Proyecto en compaa de los funcionarios del Contratista: ____ _ y en forma visual se concluye que las obras realizadas presentan acabados y alineamientos en concordancia razonable con lo contratado, las modificaciones aprobadas y las indicaciones del Ingeniero de Proyecto. Se excepta de lo anterior los siguientes trabajos que forman parte del objeto del contrato. . . . . .

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Se suministrar lista detallada de los puntos anteriores al Contratista en los prximos 5 das naturales, por parte del Ingeniero de Proyecto o la Unidad Ejecutora. 4. Por lo tanto, considerando que faltan por realizar los trabajos anteriores y de acuerdo con el Artculo 61 de la Ley de Contratacin Administrativa, el Artculo 67.6 de su Reglamento General y la Disposicin para el Procedimiento Legal de Finiquito de Obra, se recibe la obra bajo protesta y se otorga un plazo mximo de dos meses (60 das naturales) contados a partir de esta fecha para realizarlos a la expiracin de cuyo plazo se har la inspeccin y recepcin definitiva de la obra. 5. Forma parte de los alcances de esta Acta la Constancia de Calidad Final, cuyos efectos podrn influir en el finiquito de la obra. 6. Los montos, cantidades y plazo de ejecucin se determinarn en el finiquito de la obra. 7. Los trabajos que se indican a continuacin se consideran de importancia y se realizarn de conseguirse el financiamiento. . . . . 8. Los representantes de la Administracin presentes firman el acta, indicando su nombre y haciendo las observaciones que estimen convenientes: . . . 9. Se solicita al contratista, si est de acuerdo, suscriba el acta y/o haga las observaciones del caso. . . . 10. El Acta consta de los folios No. Federado de Ingenieros y Arquitectos No. de la Bitcora de Obra del Colegio .

Ingeniero de Proyecto o Director de la Unidad Ejecutora

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MODELO 6 ACTA DE RECEPCION DEFINITIVA Proyecto: Licitacin: Contratante: Contratista: Contrato de fecha: Lugar: Fecha: Hora: No.: . . . . . . . .

1. De acuerdo con la normativa contenida en los Artculos 61 de La ley de Contratacin Administrativa y en el Artculo 67.6 de su Reglamento General y de lo establecido en la Disposicin para el Procedimiento Legal de Finiquito de Obra, la Administracin considerando la Recepcin Bajo Protesta realizada con convoc a una nueva inspeccin de la obra, mediante nota fecha No. de fecha , suscrita por Ingeniero de Proyecto o Unidad Ejecutora, considerando que: Opcin 1: Los trabajos objetados (o faltantes) en la recepcin bajo protesta, fueron corregidos (o realizados), de acuerdo a comunicacin del Contratista de fecha dirigida al Ingeniero de Proyecto. Opcin 2: El plazo mximo de dos meses (60 das calendario) dado en la Recepcin Bajo Protesta, ha transcurrido. 2. Con base en las consideraciones anteriores, esta Administracin acepta realizar la recepcin de la obra con la presencia de los siguientes representantes:
Nombre Puesto . . . . .

3. Se procede a recorrer el proyecto en compaa de los representantes del Contratista y en forma visual se concluye que: Opcin 1: Los trabajos que motivaron la Recepcin Bajo Protesta o Provisional, fueron realizados (o corregidos) y presentan acabados y alineamientos en concordancia razonable con lo contratado, lo solicitado en el Acta de la Recepcin Bajo Protesta o Provisional y las indicaciones del Ingeniero de Proyecto.

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Opcin 2: Los trabajos que motivaron la Recepcin Bajo Protesta o Provisional no fueron realizados (o corregidos) a satisfaccin y por lo tanto se acuerda recomendar la penalizacin del pago en un porcentaje de con base en que no obstante sus defectos prestaron el servicio para el cual se construyeron. Opcin 3: Los trabajos que motivaron la Recepcin Bajo Protesta o Provisional no fueron realizados (o corregidos) a satisfaccin por lo tanto se acuerda recomendar las siguientes acciones considerando que los defectos no permitirn un funcionamiento adecuado de la obra: . . . 4. Forma parte de los alcances de esta Acta la Constancia de Calidad Final, cuyos efectos podrn influir en el finiquito de la obra. 5. Los montos, cantidades y plazo sern objeto del finiquito de la obra, el cual estar en concordancia con las acciones propuestas en el punto 3. 6. Dado lo anterior y con base en la Constancia de Calidad Final, se da por terminado el contrato. 7. Es entendido que la recepcin definitiva no libra de responsabilidad al Contratista por incumplimiento o vicios ocultos. La indicada responsabilidad se extiende hasta por cinco aos. 8. Los representantes de la Administracin presentes firman el Acta indicando su nombre y haciendo las observaciones que consideren convenientes: . . . 9. Se solicita al Contratista, si est de acuerdo, suscriba el Acta y/o haga las observaciones del caso. . . . 10. El Acta consta de los folios No. Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos No. de la Bitcora de Obra del . .

Ingeniero de Proyecto o Director de la Unidad Ejecutora

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MODELO 7

de Seor Apoderado Generalsimo Empresa Presente.Estimado seor:

del

. .

Con base en lo establecido en el Acta de Recepcin preparada por la Unidad Ejecutora (o Ingeniero de Proyecto) el recibo de proyecto , Licitacin No. , le comunicamos que se le est liberando de su compromiso contractual a partir del da del mes de ao , fecha de recibo del proyecto de referencia.

Atentamente,

Ingeniero de Proyecto (Director de la Unidad Ejecutora)

VB

. Director Ejecutivo del CONAVI o Director General de Obras Pblicas

cc: Archivo

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