Microsoft Excel

HERRAMIENTAS INFORMATICAS II

Microsoft Excel

Clase 1
Introduccin

Microsoft Excel - Introduccin

Introduccin a Excel
Qu es Excel? Usos de Excel Como iniciar la Aplicacin Elementos de la pantalla de Excel Terminologa bsica : Hojas de Clculo, Libros, Celdas, Rango

Qu es Microsoft Excel?
Excel es una aplicacin desarrollada por Microsoft y distribuida en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh. Presenta una interfaz intuitiva y amigable con archivos de ayuda incorporados.

Excel, es una hoja de clculo que permite trabajar con tablas de datos, grficos, bases de datos, macros, y otras aplicaciones avanzadas. Ayudando en el clculo de ejercicios aritmticos y siendo de gran utilidad diversas reas como educacin, administracin, finanzas, produccin, en el hogar, etc.

Cmo iniciar la aplicacin

Existen varias maneras para abrir o ejecutar Excel: A) A partir del acceso directo en el men inicio, normalmente dentro de una carpeta llamada Microsoft Office. B) Utilizando el acceso directo del escritorio en caso de que exista C) Escribiendo el comando Excel en el cuadro ejecutar del men inicio

Elementos de la pantalla de Excel

Cinta de opciones

Estas bandas muestran las opciones que se pueden ejecutar. Contienen los comandos ms importantes y aquellos que el usuario va utilizando. Muestran un comportamiento inteligente.

Continuacin: Cinta de opciones

INICIO
Esta banda contiene grupos de operaciones: portapapeles, formato de texto, alineacin, nmeros, estilos, celdas y edicin.

Continuacin: Cinta de opciones Insertar

Al pulsar esta pestaa se encuentran las herramientas de acceso rpido que permiten trabajar con tablas, ilustraciones, grficas, enlaces y texto.

Continuacin: Cinta de opciones

Diseo de pgina
En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con el diseo de la pgina, tales como: temas-fondos, configuracin de la pgina, escala de ajuste, opciones de hoja y arreglos.

Continuacin: Cinta de opciones Frmula

En esta banda se encuentran las instrucciones para trabajar con la librera de funciones, definir los nombres, auditar las frmulas, clculo.

Continuacin: Cinta de opciones

DATOS
En esta banda se encuentran las opciones obtener datos externos, ordenar y filtrar, herramientas de datos, bosquejo.

Continuacin: Cinta de opciones

Revisar
Las funciones que aparecen en la banda permiten trabajar con la revisin de los documentos. Entre las funciones se encuentran: edicin, comentarios y cambios.

Continuacin: Cinta de opciones Vista

La banda de vista permite trabajar con las siguientes funciones: vista de la hoja de trabajo, mostrar /ocultar, acercar zoom, ventanas y macros.

Continuacin: Cinta de opciones

PROGRAMADOR
Las funciones que aparecen en esta banda permiten trabajar con visual basic, insertar controles

Terminologa bsica

LIBRO
A un archivo de Excel se lo conoce con el nombre de LIBRO ( a un archivo de Word se lo llama documento)
Cada libro => esta constituido por varias hojas de calculo Cada hoja de calculo => esta formado por => filas => y columnas

Los archivos generados por esta aplicacin tienen la extensin XLSX Ej. Tp.xlsx y se identifican a travs del explorador de Tipo de archivo XML Windows con el siguiente icono:
Libro Libro con macros Plantilla Plantilla con macros

Extensin .xlsx .xlsm .xltx .xltm

Terminologa bsica

HOJA DE CALCULO Cada hoja esta formada por: 16.384 columnas => que se nombran utilizando el orden y las letras 256 del alfabeto Es decir =>* la primera columna A * La segunda columna B * Etc. * Cuando se termina el alfabeto se comienza de la siguiente manera * La columna 27 => AA, luego AB, AC * La ultima columna (16.384) => XFD y 1.048.576 filas => las cuales se identifican mediante nmeros (1, 2, 3,. 1.048.576) 65.536

Terminologa bsica
Filas, Columnas y Celdas
Columnas
Celda es la interseccin una fila y una columna

Celdas
Filas B4

Cada celda tiene una direccin formada: * Por la letra de la columna * y el n de la fila Ej. B2, A1, etc Se tiene un total de 17.179.869.184 celdas por cada hoja de calculo.

Terminologa bsica
RANGO

Un rango es un conjunto rectangular de celdas agrupadas que se identifican con la celda superior izquierda e inferior derecha.

B3:C6

Microsoft Excel - Introduccin

Utilizacin Bsica
Nuevo Documento
Guardar y Recuperar Documentos

Administracin de Hojas de Clculo

Insertar una nueva hoja de calculo Insertar varias hojas de calculo a la vez Cambiar el N de hojas de calculo en un libro nuevo Insertar otra hoja basada en una plantilla personalizada Cambiar el nombre de una hoja de calculo Eliminar una o mas hojas de calculo

Movimientos por la planilla

Microsoft Excel - Introduccin

Utilizacin Bsica (Cont.)

Seleccin y Activacin de Celdas Seleccin de Hojas

Seleccin de Filas o Columnas.

Seleccin de Celdas no contiguas

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Ingreso de Datos
Introduccin de Datos en una celda Introduccin de Datos en un rango

Rellenar.
Ingreso de Comentarios Nombrar celdas y rangos

Microsoft Excel - Introduccin

Ingreso de Datos (Cont.)

Borrado de Datos. Borrar Formatos y Comentarios.

Insertar / Eliminar Filas / Columnas

Mover y Copiar Celdas (ctrl)

Microsoft Excel

Tipo de Datos / Formato de Datos

Tipo de Datos

CONSTANTES

Valores numricos: 5, 25, 589,56 Datos alfanumricos: letras, palabras (a, A, Ventas) Fecha y Hora Son una secuencia de valores, referencias a otras celdas, nombres, funciones u operadores . Las frmulas comienzan siempre con el signo igual (=)

FORMULAS

Microsoft Excel

Introduccin de Datos

CONSTANTES

INTRODUCCION DE DATOS: Constantes

Alineacin de datos dentro de la celda

Fecha y hora => derecha Texto => izquierda Nmeros => derecha

INTRODUCCION DE DATOS
ACERCA DE LA INTRODUCCIN DE NMEROS

Los nmeros que se introducen en una celda son valores constantes. En Microsoft Excel, un nmero puede contener slo los siguientes caracteres: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 y los signos especiales + - ( ) , / $ % . E e Los signos (+) delante de los nmeros se ignoran, y para escribir un nmero negativo ste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un nmero entre parntesis, Excel lo interpreta como un nmero negativo, lo cual es tpico en contabilidad. El carcter E o e es interpretado como notacin cientfica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los nmeros introducidos como constantes. Cuando un nmero tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

INTRODUCCION DE DATOS
ACERCA DE LA INTRODUCCIN DE NMEROS (cont.)

Si introducimos el smbolo % al final de un nmero, Excel lo considera como smbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con nmeros de fecha. Si un nmero no cabe en su celda como primera medida se pasa automticamente a notacin cientfica. Independientemente del nmero de dgitos presentados, Microsoft Excel guarda nmeros con una precisin de hasta 15 dgitos. Si un nmero contiene ms de 15 dgitos significativos, Microsoft Excel convertir los dgitos adicionales en ceros (0).

INTRODUCCION DE DATOS
ACERCA DE LA INTRODUCCIN DE FECHAS Y HORAS

Para introducir una fecha u hora, solo hay que escribirla de la forma en que se desea que aparezca. Al igual que los nmeros (ya que realmente lo son), las fechas y las horas tambin aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando se introduce una fecha comprendida entre los aos 1929 y 2029, slo ser necesario introducir los dos ltimos dgitos del ao, sin embargo para aquellas fechas que no estn comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el ao completo. Ejemplos: 1/12/99 1-12-99 2:30 PM 14:30 1/12/99 14:30 12/07/2031

INTRODUCCION DE DATOS
ACERCA DE LA INTRODUCCIN DE TEXTO

Para introducir texto como una constante, hay que seleccionar una celda y escribir el texto. El texto puede contener letras, dgitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que estn en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena nicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

INTRODUCCION DE DATOS

SERIES

Excel es capaz de entender ciertas entradas de texto o nmero como comienzos de una serie, con lo cual se podr, de forma rpida, rellenar un rango con una serie escribiendo nicamente el valor inicial de la misma. La forma de realizar un llenado rpido es:

Seleccionar la celda o celdas que determinen el comienzo de la serie. Realizar un llenado arrastrando el cuadro de llenado (situar el cursor en el cuadrado de la esquina inferior derecha, el cursor se convierte en una cruz negra) a lo largo de una fila o una columna. La serie se repetir a lo largo de la fila o columna tantas veces sea necesario para completar las celdas seleccionadas.

SERIES

Alguna de las entradas que entiende como comienzos de serie son:

Entrada de la serie (una sola celda) 10:00 Lunes Enero Producto 1

Serie obtenida despus del llenado 11:00 Martes Febrero Producto 2 12:00 Mircoles Marzo Producto 3 13:00 Jueves Abril Producto 4 14:00 Viernes Mayo Producto 5

Texto 1
1er periodo

Texto 2
2do periodo

Texto 3
3er periodo

Texto 4
4to periodo

Texto 5
5to periodo

SERIES

Una forma mas interesante de utilizar el botn de llenado es poner datos en las dos primeras celdas de la serie. Excel analiza estos dos primeros datos y completa el resto de los datos con una progresin aritmtica (es una serie de nros tales que la diferencia de 2 trminos sucesivos cualesquiera de la secuencia es una cte.).
Entrada de la serie (varias celdas consecutivas) Ene 96 Abr 96 15 Ene 15 Feb 1994 1995 12 50 55 Serie Jul 96 Oct 96 ..... 15 Mar 15 Abr .... 1996 1997 1998 ... 3 4 5 6 ..... 60 65 70 .....

CREAR UNA SERIE PERSONALIZADA

Una serie de relleno personalizada es un conjunto de datos que se utiliza para rellenar una columna siguiendo una pauta que se repite; Por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. Podr crear una serie de relleno partir de elementos existentes listados en una hoja de clculo, o bien crear la lista desde cero.

CREAR UNA SERIE PERSONALIZADA 3

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V 2010

HERRAMIENTA DE RELLENO DE SERIES

Diferencia entre progresin Aritmtica y Geomtrica

Una progresin aritmtica es una sucesin de nmeros en la que cada nmero es igual al anterior ms una constante. Un ejemplo de progresin aritmtica podra ser 100, 102, 104, 106, 108, 110, etc. Cada nmero es igual al anterior ms 2. Una progresin geomtrica es una sucesin de nmeros en la que cada nmero es igual al anterior multiplicado por una constante. La principal diferencia prctica es que la progresin geomtrica crece mucho ms rpidamente que la aritmtica.

EJEMPLOS: Rellenar Series

Microsoft Excel

Formato Bsico
Men formato celda

Autoformato

MENU FORMATO CELDA

El Men Formato/Celda permite aplicar distintas opciones de formato a la celda o rango de celdas seleccionadas. Una vez seleccionado la celda/s, el cuadro de dilogo Formato de celdas se visualiza mediante el men contextual; dicho cuadro presenta seis fichas (Nmero, Alineacin, Fuentes, Bordes, Diseo y Proteccin), que permiten acceder a las distintas opciones de formato de celdas.

Formato.celdasgeneral
Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

Formato celdasnmero
Contiene una serie de opciones que visualizan los nmeros en formatos enteros, con decimales y con punto de miles.

Formato celdasmoneda
Es parecido a la categora Nmero, pero en vez del separador de miles permite visualizar el nmero con un smbolo monetario como podra ser $. Siempre lleva junto con el smbolo monetario el separador de miles.

Formatoceldas.fecha
Visualiza la fecha correspondiente al nmero introducido en la celda. As el 1 equivaldr a 1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y as sucesivamente.

Formatoceldas.porcentaje
Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.

Formato personalizado de nmeros

Excel permite crear formatos de nmeros para adaptarlos a nuestras necesidades. Para hacer esto activamos el men de formato de celdas y elegimos la categora "Personalizada". En la ventanilla "Tipo" escribimos el cdigo que generar el formato deseado.

Formato .celdasalineacin

Formato .celdasBordes

Formato .celdasTramas

FORMATO..FILASCOLUMNAS

Formato..Autoformato.