COMO ELABORAR UN PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO

GUA TCNICA

Qu se hace?

Descripcin del Sistema Integral, Manual Poltica, Objetivos, respuestas a Integrado requisitos aplicables

Estructura Documental

Informacin Especifica sobre:

Quien, Como, Cuando, Donde, Que y Porque efectuar las actividades.

Procedimientos

Proporcionan Detalles Tcnicos sobre cmo se hace el trabajo.

Instructivos

Donde se registran los resultados

Formatos

Registros

COMPONENTES PRINCIPALES DE UN PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO O INSTRUCTIVO OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES REFERENCIAS RESPONSABILIDADES AUTORIDAD POLTICAS DESARROLLO DIAGRAMA DE FLUJO MEDICIN O INDICADORES CONDICIONES DE SEGURIDAD Y MEDIO AMBIENTE FORMATOS Y REGISTROS DISTRIBUCIN CAMBIOS, ADECUACIONES Y ACTUALIZACIONES

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

La denominacin del procedimiento deber orientarse por el resultado que se pretende obtener.
Sustantivo + Sobre un sujeto u objeto
Ejemplo: Asesora tcnica + para la elaboracin de procedimientos o instructivos

2. OBJETIVO
Se deber describir, de manera clara y precisa, el resultado que se desea alcanzar con cada procedimiento. Iniciar la descripcin del objetivo con un verbo en infinitivo, puede o no implicar alguna medicin. El numero de verbos mximo ser de 2 por cada oracin.

Especificar con claridad que se pretende con la ejecucin del procedimiento, as como las acciones que se llevaran a cabo para lograr el resultado.

Objetivo
Objetivos de Aprendizaje Ejemplo

De Analizar, Conocer, Describir, Enumerar, conocimientos Explicar, Verificar, Relacionar, Resumir, etc. De Habilidades Aplicar, Construir, Demostrar, Elaborar, Experimentar, Hacer funcionar, Manejar, Usar, Utilizar, Planificar, etc. De Actitudes Aceptar, Apreciar, Preferir, Respetar, Sentir, Tolerar, Valorar, etc.

Objetivo
Anlisis Poltico. Objetivo: Proporcionar elementos tericos, metodolgicos, analticos y operativos necesarios para elaborar una investigacin sobre el presente y el futuro poltico inmediato, a fin de apoyar las labores de anlisis de situaciones que se realizan en diferentes medios.

Objetivo
Proporcionar elementos terico-metodolgicos..., por lo tanto, basta con que se los proporcione para que su objetivo sea logrado. Si seguimos con la lectura del objetivo, encontramos datos adicionales que nos permiten deducir cul es el verdadero aprendizaje que se espera de los estudiantes. Dice que van a elaborar investigacin... para apoyar las labores de anlisis...; entonces realmente lo que se espera, es esto: el anlisis mediante investigacin.

Objetivo
Un buen objetivo de esta actividad sera el siguiente: Analizar el presente y futuro poltico inmediato, mediante una investigacin que incorpore los elementos terico-metodolgicos, analticos y operativos presentados en el curso.

Objetivo
Materiales peligrosos y residuos industriales

Elaborar y coordinar programas de manejo de residuos peligrosos, que sean ambientalmente seguros y que estn basados en el desarrollo sustentable y las tecnologas disponibles.

3. ALCANCE
El alcance permite definir y describir las fronteras lgicas internas y externas del procedimiento, por lo que indica que actividades, personas y reas afectadas. En caso de haber exclusiones, debern sealarse. Ejemplo: Aplica al departamento de soldadura, a los soldadores, se excluye a los contratistas temporales.

4. DEFINICIONES
Con el propsito de facilitar la comprensin de los trminos empleados en el procedimiento, se deber establecer un apartado en el que se describa el significado de conceptos.

Ejemplo: Diagrama: son modelos grficos que representan en forma esquemtica y simplificada el procedimiento, mediante el uso de smbolos ANSI o dibujos y recuadros con texto (bloque).

5. REFERENCIAS
Es una relacin de los documentos administrativos, legales y otros que soportan el procedimiento como son: normas, cdigos, manuales, instructivos, etc. En caso del ISO se colocan las referencias obligadas de los captulos. Ejemplo: NORMA Oficial Mexicana NOM-001-STPS-2008, Edificios, locales, instalaciones y reas en los centros de trabajo condiciones de seguridad.

6. RESPONSABILIDADES
Se describirn los deberes u obligaciones de las personas o puestos involucrados en el procedimiento o instructivo, total o parcialmente. Ejemplo: Gerente General: Asignar los recursos para la realizacin de acciones correctivas dentro de la organizacin. Verificar el estado que guardan las acciones correctivas en la revisin de la direccin.

7. AUTORIDAD
Se describen los atributos de las personas mencionadas en el procedimiento o instructivo, que otorga un derecho a exigir, como una cualidad que hace que una orden se cumpla. Ejemplo: Coordinador de Calidad (autoridad): Asegurarse que se lleve a trmino y que se demuestre la efectividad en la accin correctiva. Solicitar a los responsables de los procesos la informacin relativa a las acciones correctivas que realizan.

8. POLTICAS
Se anotaran las normas o disposiciones que regulan las actividades de los procedimientos. Las polticas son directrices o lineamientos que deben cumplirse antes, durante o despus del desarrollo del procedimiento, por tanto su redaccin tiene un carcter imperativo. Estas emanan de: disposiciones, leyes, reglamentos, acuerdos, convenios, circulares, etc. Ejemplo: Artculo 30. Se prohbe el estacionamiento en el espacio fsico

correspondiente a la entrada y salida de cocheras y estacionamientos pblicos, excepto propietarios y poseedores, considerando una distancia mnima de un metro a cada lado de la misma donde proceda.

9. DESARROLLO
Se debern de describir las actividades u operaciones que se ejecuten en el procedimiento, as como poner los puestos que intervienen en su realizacin. La descripcin permite conocer con precisin las acciones, documentos y flujos. Tambin ser especificada la manera de llenar los registros y debemos hacer mencin de que registros son.

9. DESARROLLO
Deber contestar las siguientes preguntas: Qu hacer? Cmo se hace? Qu instrumentos, equipo o herramienta se utiliza? Dnde se hace? Cundo se hace? Quin lo hace? Cules decisiones se toman? Qu documentos o registros se generan? Cul es el destino de los documentos o de informacin que se genera?

9. DESARROLLO
Algunos lineamientos para la redaccin del procedimiento: Objetividad: deber de utilizarse un lenguaje que relate hechos, situaciones y circunstancias, lo mas fielmente posible. Evitar las obviedades: en la redaccin se deben considerar todos los aspectos sin dejar cabida a obviedades.

Precisin: omitir trminos vagos o imprecisos que generen ambigedad en su comprensin.

Sencillez: para su comprensin, debe redundancias, as como adjetivos calificados. eliminar

10. DIAGRAMA DE FLUJO

Un diagrama es una representacin esquemtica y simplificada de la actividad, muestra la relacin de las operaciones entre si, as como las fases en que se divide el procedimiento.
Una vez descrito el procedimiento se continua con su representacin grafica; para ello se elaborar un diagrama que simbolice el flujo de la informacin, los documentos o materiales que se utilizan y las interacciones entre las reas y puestos que intervienen en el procedimiento. Va a permitir visualizar de manera integral las interacciones, indicar la secuencia de las operaciones y los elementos que intervienen en su ejecucin.

10. DIAGRAMA DE FLUJO

Debe de indicarse claramente dnde inicia y dnde termina el diagrama. Las lneas deben ser verticales u horizontales, nunca diagonales. No cruzar las lneas de flujo, se emplea el puente. Solo debe llegar una sola lnea de flujo a un smbolo. Pero pueden llegar muchas lneas de flujo a otras lneas. Las lneas de flujo deben de entrar a un smbolo por la parte superior y/o izquierda y salir de l por la parte inferior y/o derecha. En el caso de que el diagrama sobrepase una pgina, enumerar y emplear los conectores correspondientes. Todo texto escrito dentro de un smbolo debe ser legible, preciso, evitando el uso de muchas palabras. Todos los smbolos tienen una lnea de entrada y una de salida, a excepcin del smbolo inicial y final. Solo los smbolos de decisin pueden y deben tener ms de una lnea de flujo de salida. Cada flecha representa el flujo de una informacin.

Para hacer un diagrama de flujo se utilizan los smbolos ANSI (American National Standard Institute)
Smbolo Representa

Inicio o final del procedimiento o instructivo. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento o instructivo se anotara la palabra INICIO y cuando se utilice para el termino de escribir FIN. Accin combinada. Se utiliza en los casos en el que un mismo paso se realiza una operacin y una verificacin. Archivo definitivo. Marca el fin de la participacin de un documento o formato, por lo que se procede a archivar de manera definitiva. Conector de hoja en un mismo procedimiento. Se utiliza con la finalidad de evitar hojas de gran tamao, el cual se muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del smbolo se anotara la letra A para el primer conector y despus se continuara con la secuencia de las letras del alfabeto.

Conector de procedimientos. Es utilizado para sealar que una accin proviene o es la continuacin de otros, es importante anotar dentro del smbolo la descripcin breve de la accin. Decisin. Se emplea cuando se requiere preguntar si algo procede o no, identificando 2 o ms alternativas de solucin, se describe brevemente en el smbolo lo que sucede en forma de pregunta. Formato impreso. Representa formas impresas, reportes, listados, etc. Y se anotarn despus de cada operacin, indicando dentro del smbolo el nombre del formato, el nmero de copias de formatos utilizados o que existen en una operacin, estos se describirn en la esquina inferior izquierda. Cuando sea original se representara por una O y cuando es una copia por una C.

Formato no impreso. Indica que el formato no est impreso, es solo electrnico. Inspeccin. El cuadro es utilizado como smbolo de inspeccin, verificacin, revisin. Paquete de materiales. Se emplea para representar un conjunto de materiales, dinero o todo aquello que sea en especie.

Operacin. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la accin cambia. As mismo se anotara dentro del smbolo un numero en secuencia y se escribir una breve descripcin de lo que sucede en este paso.

Conector. Sirve para unir smbolos y para denotar sentido. Anotacin. Sirve para escribir informacin adicional.

11. MEDICIN E INDICADORES

Se deben de especificar los medios para recabar informacin que permita medir la satisfaccin de los usuarios del procedimiento o instructivo. Se debe evaluar la capacidad del procedimiento para alcanzar los resultados. Es necesario establecer indicadores.

DAS SEGUROS

1 0 0 0

12. CONDICIONES DE SEGURIDAD O MEDIO AMBIENTE

Escribir en forma breve si re requiere el uso de EPP, alguna condicin especifica o tomar precauciones. Si puede afectar al medio ambiente y que debemos de hacer para no hacer un impacto ambiental. Para mas informacin se revisaran los procedimientos o instructivos de Seguridad y Medio Ambiente.

13. FORMATOS Y REGISTROS

Se debern de indicar los formatos utilizados en el procedimiento o instructivo en forma de lista con su cdigo y nombre.

En el procedimiento o instructivo vendrn las instrucciones para llenar el formato. Un formato se convierte en registro al momento de ser llenado por el usuario.

14. DISTRIBUCIN
Se debern enlistar los puestos autorizados para contar con el procedimiento o instructivo, as como el numero de copias controladas y distribuidas.
Esta accin impide que los procedimientos o instructivos sean alterados.

15. CAMBIOS, ADECUACIONES Y ACTUALIZACIONES

Con el propsito de controlar las ediciones del manual de procedimientos, es necesario registrar el numero de modificaciones, las fechas, los apartados y las hojas modificadas.