S E PA B I E N C U L ES SU SITUACIN

Una gua simple de los estados financieros de su empresa

500 East Monroe, Springeld, Illinois 62701 800/252-2923 www.ilsbdc.biz

and Economic Opportunity, Small Business Development Center and the U.S. Small Business Administration.

This resource is made possible through a partnership with the Illinois Department of Commerce

I NT RODUC CI N
Un slo informe naciero no puede diagnosticar la salud scal de su empresa, pero reuniendo varios informes nacieros y usted podr tomar decisiones gerenciales y hacer inversiones inteligentes. Muchos dueos de negocios no saben cmo leer sus informes nancieros y dependen de consejeros (como contadores, por ejemplo) para que les expliquen los resultados. Su contribucin es valiosa, pero usted necesita educarse. Usted debe ser capaz de comprender sus informes nacieros para poder:
I

Contenido

comprender a cabalidad el rol vital que juega el dinero en cada decisin sobre negocios. determinar si usted est ganando o perdiendo dinero calcular sus necesidades nancieras actuales y futuras:
U U

BALANCE GENERAL

I I

asegrese de tener un ujo de caja positivo para sus necesidades inmediatas asegrese de que su negocio est creciendo y de que lo seguir haciendo

En relacin a posibles prstamos, sus informes nancieros le ayudarn a determinar:

I I I I

si puede afrontar el pago un prstamo la suma del prstamo los trminos del prstamo (nmero de aos) qu tipo de bienes debe comprar vs. los que debe obtener por medio de nanciamiento qu garanta est disponible para respaldar un prstamo

INFORME DE INGRESOS

QU S ON LOS INFORM ES FINANCIEROS?

Los estados nancieros son importantes registros escritos, que le permiten a usted diagnosticar sus puntos fuertes y sus puntos dbiles en el rea nanciera y le ayudan a incrementar la vida y rendimiento de su compaa. Los informes usualmente se preparan anualmente, aunque los informes de ingresos deben prepararse mensualmente o, al menos, trimestralmente.

BALANCE DE FLUJO DE CAJA

LO QU E LE MU ESTRAN ES TOS INFORMES:

Balance General Lo que posee la compaa, lo que debe y lo que resta Informe de Ingresos Las ventas, gastos y ganancias de una empresa
(o sus prdidas)

10

Puntuaciones Analiza la situacin nanciera de una compaa. Las

proporciones de una empresa pueden ser comparadas con las de otra empresa en la misma industria.

PUNTUACIONES

Balance de Flujo de Caja El origen, utilizacin y balance de efectivo,

indicado mensualmente
Diseo: NewGround Publications. (Telfono: 800 207-3550) Texto: John Nelson y Karen Couto. Derechos reservados. Copiar cualquier parte de este libro es contra la ley. Este libro no puede ser reproducido de ninguna forma, incluyendo fotocopias o ningn otro medio elctrico o mecnico incluyendo sistemas de almacenamiento y recuperacin sin previo permiso por escrito de los editores. 0311

E N T I E N DA S U S I T UA C I N

QU LE I NDI CA EL BALANCE GENERAL?

Balance General

Este informe le demuestra lo que posee (bienes), lo que usted debe (deudas), y lo que resta (patrimonio del negocio). Los nmeros cambian cada vez que usted recibe dinero o extiende crdito a un cliente, as como tambin cuando usted hace un pago o recibe pago por un servicio o producto.

Deudas + Valor neto = Bienes

Piense en el balance general como una balanza. Los bienes y las deudas por s solos estn desbalanceados hasta que se les aade capital, la ltima pesa que se le pone a la balanza para lograr el equilibrio deseado.
S BIENE

L L

AS DEUD

Bienes
Los bienes se dividen en dos categoras: bienes activos y bienes pasivos. Estos son listados de acuerdo a cun lquidos sean, en otras palabras, con cunta facilidad pueden ser convertidos en efectivo.
BIENES

DEUDAS + CAPITAL

El Balance General es un retrato de su negocio, congelado por un segundo en el tiempo.

Ejemplos de bienes activos son el dinero en efectivo y el inventario. Ejemplos de bienes pasivos son mobiliario, propiedades y equipos. El dinero que se le debe a su compaa (cuentas por cobrar) es considerado un bien.

Deudas
Deudas (el dinero que usted debe), se dividen en dos categoras: activas y pasivas (o a largo plazo). Se listan en el orden en que deben ser pagadas.

Capital o Valor neto

El patrimonio del negocio incluye dinero que los dueos han invertido e ingresos retenidos de las ganancias de la compaa.

LO QU E LE I NDI CA
I I

El valor neto del negocio Qu porcin de su deuda es a corto plazo, y cunta es a largo plazo Porcentajes y puntuaciones (que se extraen de los nmeros), necesarias para analizar su negocio (lea la seccin de puntuaciones) Compare dos de los mismos perodos de tiempo para ver cambios en:
U efectivo U U U U U

BALANCES GENERALES: ANTES Y DESPUES DE OBTENER FINANCIACIN

Las compaas ya establecidas Deben desarrollar dos balances generales uno antes y otro el da despus del cierre del prstamo. Las compaas nuevas Deben incluir un balance general en las proyecciones iniciales para reejar el cambio en el balance general el da despus del cierre del prstamo.

I I

cuentas por pagar patrimonio ganancias retenidas

cuentas por cobrar inventario

LO QU E NO LE MUES TRA
I I I I I

Ingresos o gastos de un perodo de tiempo. Recuerde que el balance general reeja un momento en el tiempo. Valor en el mercado de los bienes, aunque reejar los costos de compra y depreciacin de acuerdo a los estndares de la industria. Calidad de los bienes. Deudas contingentes (dinero que usted accedi a pagar por medio de la rma de pagars, o por ser el co-deudor o garante de prstamos). Contratos de arrendamiento operativos (le permiten comprar el artculo al nal del contrato de arrendamiento por un precio jado de antemano que no aparece en el balance general). Sin embargo, los contratos de alquiler de capital (con una clusula de rompimiento de contrato por precio de $1), s aparecen en el balance general.

E N T I E N DA S U S I T UA C I N

Compaa Max Computer, Balance General

BIENES (LO QUE POSEE)

Bienes Activos (se transforman en dinero en efectivo en un ao) Efectivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10,000 Cuentas por Cobrar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75,000 Inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85,000 Total de Bienes Activos (10K+75K+85K)) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170,000 Bienes Pasivos (ms de un ao para convertirse en efectivo) Bienes Fijos (muebles, estanteras, propiedad, equipo) . . . . . . . . . 140,000 Menos Depreciacin Acumulada . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - 25,000 Bienes Fijos (neto, 140K - 25K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 115,000 Adelantos a los dueos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6,000 Total Bienes Pasivos (115K + 6K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 121,000 Total de Bienes (170K + 121K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291,000

Cuentas por cobrar Ventas efectuadas cuyo pago an se le debe a la compaa

Bienes pasivos Toman ms de un ao en convertirse en dinero en efectivo

Bienes fijos Costo Original

Adelantos a los dueos Dinero que los dueos toman, a manera de prstamo, para pagarlo posteriormente.

Depreciacin Todos los bienes pierden su valor. Se hacen deducciones de acuerdo a lo reglamentado en los impuestos.

DEUDAS (LO QUE DEBE)

Deudas Activas (se vencen dentro de un ao) Cuentas por Pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41,000 Impuestos Acumuladoss . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3,000 Porcin Actual de una Deuda a Largo Plazo . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6,000 Pagars (se vencen dentro de un ao) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .100,000 Total de Deudas Activas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150,000 Deudas a Largo Plazo (se vencen en ms de un ao) Prstamo por Pagar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54,000 Total de Deudas a Largo Plazo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54,000 Total de Deudas (150K + 54K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204,000
Prstamo Por Pagar El saldo de un prstamo despus de un ao de aportes Cuentas por pagar Compras que an no han sido pagadas

Porcin actual de una deuda a largo plazo Suma de dinero equivalente a un ao de pagos al prstamo.

CAPITAL O VALOR NETO (PATRIMONIO)

Inversin de los propietarios Es el dinero que los propietarios invierten en el negocio

Inversin de (los) propietario (s) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20,000 Ganancias Retenidas (ganancias que se quedaron en el negocio) . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67,000 Capital Total o Valor Neto (67K + 20K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87,000 Total Deudas y Capital (204K + 87K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291,000

QU MTODO D E C O N TA B I L I D A D ES EL ADECUADO PA R A U S T E D ?
El mtodo de dinero en efectivo I Registra una venta cuando el dinero se cobra. I Registra un gasto cuando se hace un pago.

El mtodo acumulativo I Las ventas se hacen a crdito y no se cobran de inmediato. La cantidad que los clientes deben se llama cuentas por cobrar. I Se compran artculos o se incurre en gastos para el negocio, que se pagan despus. El monto que se debe se llama cuentas por pagar. I El valor neto no siempre se traduce en efectivo, ya que el dinero puede estar comprometido con las cuentas por cobrar, gastos e inventario. Para tener una mejor idea de cunto efectivo hay a n de mes, aprenda sobre el Balance de Flujo de Caja. I Los prestamistas preeren el mtodo acumulativo de contabilidad.

Ganancias retenidas Dinero que queda en el negocio y que se origina en las ganancias de la compaa. Las ganancias retenidas se acumulan durante la vida del negocio.

E N T I E N DA S U S I T UA C I N

Informe de Ingresos

OTROS NOMBRES PARA ESTE INFORME

Informe Operativo Informe de Ganancias Informe de Prdidas y Ganancias

QU LE I NDI CA EL I NFORME DE INGRESOS?

En el manejo diario de su negocio, los nmeros se mueven a una velocidad impresionante. Se pagan las cuentas, se recibe dinero y, a veces, en medio de esta constante actividad, es difcil saber exactamente cunto dinero est produciendo. El Informe de Ingresos responde a sta pregunta. Piense en el Informe de Ingresos como un tipo de libreta de calicaciones para su negocio. Como tal, es emitido de cuando en cuando y le da una visin general de cmo est su

Piense en el Informe de Ingresos de ingresos como una libreta de calificaciones para su negocio. Es emitido de cuando en cuando y le da una visin general de cmo est su negocio

negocio (durante ese perodo de tiempo). En vista de que este informe reeja la actividad de su negocio a travs del tiempo (a diferencia del balance general, el cual es una fotografa de su negocio en un momento dado), generalmente se prepara mensualmente, trimestralmente y anualmente. Crear un Informe de Ingresos proyectado a los prximos 12 meses, basado en sus predicciones, es tambin una buena idea.

LO QU E LE I NDI CA
I I I I I I I

Si las ventas estn subiendo o bajando. Su ganancia bruta cunto dinero queda para el negocio despus de deducir lo que cuesta producir o comprar el producto. Todos los gastos hechos durante el perodo de tiempo que cubre. Incrementos y reducciones del ingreso neto. Cunto dinero queda para reinvertir en el negocio. Cunto dinero queda para el (los) dueo(s). Cunto dinero queda para pagar las deudas (slo capital).

LO QU E NO LE MUES TRA
I I I

Si la situacin nanciera general de su negocio es dbil o slida (remtase al Balance General). El dinero que est comprometido en cuentas por cobrar (dinero que otros le deben a usted) y cuentas por pagar (dinero que usted debe). Lo que usted posee (bienes) y lo que usted debe (deudas).

E N T I E N DA S U S I T UA C I N

Compaa Max Computer, Informe de Ingresos

Ventas Netas Ganancia o ingreso. Las ventas brutas son aquellas que no incluyen devoluciones ni subsidios. Ventas netas son las que se consideran despus de devoluciones y subsidios Gastos Sobre las Ventas Sueldos y gastos que se relacionan nicamente con el proceso de ventas

Ventas Netas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .900,000 100%

Menos el Costo de los Bienes Vendidos (costo para hacer los productos): Inventario Inicial . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 75,000 8%

Compras (de insumos para hacer el producto) . . . . . . . . . . 350,000 39% Mano de Obra (para hacer el producto solamente) . . . . . . 200,000 22% Total (75K+350K+200K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 625,000 69% Menos: Inventario Final . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - 85,000 9% 60% 40%
Ganancia Bruta ste es su margen de ganancias

Costo de Bienes Vendidos (625K menos 85K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 540,000 Ganancia Bruta (900K less 540K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 360,000 Gastos Operativos: Gastos Sobre las Ventas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 90,000 10% Generales y Administrativos . . . . . . . . . . . . . . . . . . + 170,000 19% Total de Gastos (90K + 170K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260,000

29% 11% 2% 9% 3% 6%

Ingresos (o prdidas) Operativos Indica el rendimiento del negocio

Ingresos Operativos (360K menos 260K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100,000 Menos: Intereses (sobre prstamos) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - 20,000 Ganancia Neta antes de impuestos (100K menos 20K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80,000 Menos: todos los impuestos a la renta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . - 27,000 Ganancia Neta (80K menos 27K) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53,000

General y Administrativos Todos los otros gastos necesarios para el funcionamiento de la compaa

Ganancia Neta Ganancias despus de que todos los pagos han sido hechos

Para tener una mejor idea de su desempeo financiero, compare porcentajes en vez de nmeros.
I I I

Primero, transforme los nmeros del nforme de Ingresos en porcentajes Despus, compare los porcentajes de este perodo con los del perodo anterior Los porcentajes estn aumentando o disminuyendo?

POR EJEMPLO

Ganancia bruta de $360,000 Ventas totales de $900,000

=40%

Si la ganancia bruta fue de 35% el ao pasado, sta ha aumentado en un 5%

E N T I E N DA S U S I T UA C I N

QU LE INDICA EL BALANCE DE FLUJO DE CAJA?

Balance de Flujo de Caja

El Dinero en efectivo es el combustible de su negocio. Quedarse sin l sera desastroso, as que usted necesita tener liquidez o dinero disponible para pagar las cuentas y cumplir con sus gastos diarios. Tenga en cuenta que una compaa puede generar ganancias y an as no tener un ujo de caja positivo. El Balance de Flujo de Caja le muestra el dinero que ingresa en el negocio, el dinero que sale y el dinero que debe tenerse disponible para cubrir los gastos diarios y cualquier emergencia que se presente.

LO QUE LE INDI CA
I

Si el negocio tiene suciente dinero para: - cubrir actividades diarias - pagar deudas a tiempo - mantener e incrementar el negocio sin caer en un ujo de caja negativo La necesidad de inyectarle a su negocio capital de trabajo adicional (dinero en efectivo) cuando las ventas aumentan, ya que un aumento en ventas signica una necesidad mayor de materiales o mano de obra. Usted debe saber cunto necesita. Indique de dnde vendr el capital de trabajo adicional. El pago ms alto de un prstamo que el negocio puede afrontar. La distribucin de capital e inters en sus pagos al prstamo. Note que el Informe de Ingresos slo le muestra el inters, no el capital Sus debilidades (la incapacidad de mantener y generar efectivo). Para obtener prstamos, explique cmo manejara usted estas debilidades (con el incremento en ventas, reduccin de costos o inversiones de los dueos).

Qu dinero ingresa, cunto sale y cunto se queda en el negocio

I I I

LO QUE NO LE MUE ST RA
I I I

Cunto tiene en cuentas por cobrar y en cuentas por pagar (indicado en el Balance General). Su balance en bienes, deudas y valor neto. Depreciacin de equipos, lo cual es un gasto que no se hace en efectivo. Esto se explica en el Balance General.

De Especial Inters para Compaas Nuevas

Las prdidas son comunes durante el primer ao de operaciones de una empresa. Los prestamistas quieren que el negocio alcance su punto de equilibrio durante el ao. Para generar balances positivos, usted tendr que cubrir los meses con balances negativos, con prstamos, incremento de ganancias, inversin adicional de los propietarios o reduccin de gastos.

E N T I E N DA S U S I T UA C I N

Prstamo De Capital El Prstamo de Capital aparece aqu, pero no en el Informe de Ingresos. Si el prstamo fue usado para comprar bienes races, mobiliario y equipo o maquinaria, esa porcin se depreciar con el paso del tiempo (de acuerdo a lo permitido por el Servicio Interno de Genancias o IRS por sus siglas en Ingls) en el Informe de Ingresos.

Pago de un prstamo Un prstamo fue recibido un mes antes de estas proyecciones. Las compras se pagan tiempo y llos ahora estn aprovechando los trminos de pago a 30 das. El Informe de Ingresos registrar las compras como cuentas por pagar, pero no aparecern aqu hasta que sean pagadas.

Ene A. Efectivo disponible (principio del mes) B. Recibos de efectivo 1. Ventas en efectivo 2. Cobros hechos a cuentas de crdito 32,813 10,000

Feb 5,627

Mar 13,741

Abr 10,470

May 13,830

Jun 15,190

Jul

Ago

Sept 22,157

Oct

Nov

Dic

Total

11,498 15,202

30,997 39,372 48,601

75,000

76,250

81,250

85,000

85,750

88,500 90,000

88,750

84,250 81,500 78,750

3. Prstamos u otra inyeccin de efectivo (especifique) C. Total de recibos en efectivo (B1+B2+B3) 32,813 75,000 80,627 30,000 10,758 1,076 758 383 390 4,200 2,700 0 1,950 278 400 450 750 498 0 54,591 76,250 89,991 42,500 11,364 1,136 808 408 416 4,200 2,800 0 1,950 296 400 450 0 495 0 67,223 81,250 91,720 42,500 11,970 1,197 859 434 422 4,200 2,900 1,500 1,950 315 400 450 0 493 0 69,590 85,000 85,750 88,500 90,000 88,750 84,250 81,500 78,750

D. Total de efectivo disponible (A+C, before cash paid) 42,813 E. Pagos en efectivo: 1. Compras (mercanca) 2. Salarios (excluya retiros de dinero) 3. Gastos de nmina (impuestos, etc.) 4. Servicios provistos por fuentes externas 5. Suministros (de oficina y operativos) 6. Reparaciones y mantenimiento 7. Publicidad 8. Auto, envos y viajes 9. Servicios profesionales (contabilidad, asesora legal, etc.) 10. Alquiler 11. Telfono 12. Servicios (luz, agua, calefaccin, etc.) 13. Seguro 14. Impuestos (sobre bienes races, etc.) 15. Intereses (sobre prstamos) 16. Otros gastos miscelneos (especificar) 17. Subtotal F. Otros costos operativos: 1. Pago de prstamos 2. Compras capitales (ej: Comprar una computadora) 3. Otros gastos iniciales 293 0 0 0 10,758 1,076 758 383 390 4,200 2,700 1,500 1,950 278 400 0 0 500 0 24,893

98,830 100,940 44,000 11,970 1,197 859 434 422 4,200 2,900 0 1,950 315 400 450 750 490 0 70,337 45,000 12,334 1,233 889 449 458 4,200 2,960 0 1,950 326 400 450 0 488 0 71,137

99,998 105,202 110,907 115,247 120,872 127,351 45,000 42,500 12,576 12,576 1,258 909 459 468 4,200 3,000 0 1,950 333 400 450 0 485 0 1,258 909 459 468 4,200 3,000 0 1,950 333 400 450 750 482 0 41,000 11,970 1,197 859 434 442 4,200 2,900 0 1,950 315 400 450 0 480 0 66,597 40,000 37,500 37,500 447,500 11,606 11,364 10,758 140,004 1,161 828 418 426 4,200 2,840 1,500 1,950 303 400 450 0 477 0 1,136 808 408 416 4,200 2,800 0 1,950 296 400 450 750 475 0 1,076 14,001 758 10,002 303 390 4,972 5,108

4,200 50,400 2,700 34,200 0 4,500

1,950 23,400 278 400 0 0 472 0 3,666 4,800 4,500 3,000 5,835 0

71,488 69,735

66,559 62,953 60,785 755,888

295 0 0 10,000 2,000

298 0 0 10,000 2,000

300 0 0 5,000 3,000

303 0 0 10,000 3,000

305 5,000 0 10,000 3,000

308 0 0

310 0 0

313 0 0 10,000 3,000

316 0 0 5,000 4,000

318 0 0 5,000 4,000

321 0 0

3,359 5,000 0

4. Reservas y/o depsitos (ej: Pagar un prstamo de $100K) 10,000 5. Retiros de dinero hechos por el/los dueos G. Pago total del capital (E17 + F1 a F5) H. Posicin del efectivo (Fin de mes, D menos G) 2,000

10,000 10,000 3,000 3,000

5,000 100,000 4,000 36,000

37,186 66,886 79,521 77,890 83,640 89,442 84,796 83,045 5,627 13,741 10,470 13,830 15,190 11,498 15,202 22,157

79,910 75,875 72,271 70,106 30,997 39,372 48,601 57,245

I. Datos operativos esenciales (informacin no pertinente al flujo de caja) 1. Cuentas por cobrar (fin de mes) 2. Deudas incobrables (fin de mes, si se aplica) 3. Inventario disponible (fin de mes) 4. Cuentas por pagar (fin de mes) Situacin de liquidez Esta compaa tiene una buena situacin y tiene un flujo de caja positivo. 117,188 117,188 120,938 124,688 124,688 126,938 128,438 128,438 124,688 122,438 120,938 117,188 0 77,500 71,000 0 82,500 83,500 0 85,000 83,500 0 86,500 85,000 0 89,000 86,000 0 90,000 86,000 0 0 0 81,000 81,000 0 0 0

87,500 83,500 83,500 82,000

77,500 75,000 75,000 78,500 78,500 78,500

Resumen Buena informacin para calcular

E N T I E N DA S U S I T UA C I N

QU LE INDI CAN LAS PUNT UAC IONE S?

PUNTUACIONES EN LIQUIDEZ
Cun rica en dinero en efectivo es una compaa? Las puntuaciones en liquidez muestran la capacidad de una compaa de convertir un bien en dinero en efectivo.
CAPITAL DE TRABAJO Fuente de los nmeros: Balance General
FRMULA
Bienes Activos Muestra si una compaa tiene suficiente efectivo $20,000 para pagar las cuentas. La respuesta debe ser positiva

Puntuaciones

Las puntuaciones le ayudan a identicar sus puntos fuertes y sus puntos dbiles. Utilcelas para comparar su negocio con los estndares de la industria. Los prestamistas ponen mucha atencin a estas puntuaciones. Los nmeros para las puntuaciones se toman del Informe de Ingresos y del Balance General, pero no del Balance de Flujo de Caja.

PROPORC IONE S EN MANE JO DE BI ENES

Mire las puntuaciones como las notas financieras de su negocio.
Qu tan ecientemente est usted administrando sus bienes?
ROTACIN DE CUENTAS POR COBRAR Fuente de los nmeros: Balance General e Informe de Ingresos
FRMULA
Cuentas por Cobrar ($75,000 x 365 das) Tarda 30 das en cobrar las cuentas

$170,000 - $150,000

Deduzca las Deudas Activas

NOTA : Muestra si una compaa tiene suciente efectivo para pagar las cuentas. Este ejemplo muestra un excedente despus de pagar todas las deudas activas. La respuesta debe ser positiva. Se necesita ms dinero para cubrir los gastos si la respuesta es un nmero negativo. Mientras ms alto el nmero, mejor.

PRUEBA RPIDA DE PUNTUACIONES Fuente de los nmeros: Balance General

FRMULA
El total de Bienes Activos es $170,000 menos el Inventario de $85,000 Elimina el inventario de los bienes activos y dinero en efectivo. Rpido .56 significa que los artculos pueden convertirse en dinero en efectivo

$27,375,000 $900,000
Nmero de Ventas Netas

= 30.4

$85,000
NOTA:

Muestra cuntos das demora en cobrar el dinero que le deben. Mientras ms bajo el nmero, mejor.

$150,000
Total de Deudas Activas

ROTACIN DE INVENTARIO Fuente de los nmeros: Balance General e Informe de Ingresos

FRMULA
Nmeros del Inventario ($85,000) x 365 das 57 das en rotar (o vender) su inventario

NOTA :

El inventario puede volverse obsoleto o intil. Esta puntuacin elimina el inventario de los bienes activos y el dinero en efectivo. Se le llama rpido porque incluye artculos que pueden convertirse en dinero en efectivo. La respuesta debe ser 1 ms.

$31,025,000 $540,000
Costo de Bienes Vendidos

PUNTUACIN ACTUAL Fuente de los nmeros: Balance General

FRMULA
Total de Bienes Activos La capacidad de una compaa para pagar sus deudas a corto plazo.

= 57.4

Esta frmula indica cuntos das le toma el rotar (o vender) su inventario. Mientras ms bajo el nmero, mejor.
NOTA :

$170,000 $150,000
Total de Deudas Activas

= 1.13

NOTA :

Pone a prueba la capacidad de una compaa para pagar sus deudas a corto plazo. Este resultado signica que hay $1.13 en efectivo y bienes activos disponibles para pagar cada $1 de deudas activas. Mientras ms alto el nmero, mejor. La respuesta debe ser 2 ms.

E N T I E N DA S U S I T UA C I N

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P UNT U A C I ONES EN M A NE JO DE DEUDAS

Muestra cunto dinero han invertido los dueos del negocio en comparacin con los prestamistas.
PUNTUACIN EN RESPALDO DE LA DEUDA Fuente de los nmeros: Balance General
FRMULA
Total Deudas La compaa tiene una puntuacin de 2.34. Por cada 2.34 $1 que los dueos han invertido, los prestamistas han invertido $2.34

PUNTUACIN EN GANANCIAS
Indica la capacidad de la compaa de generar ganancias
MARGEN DE GANANCIA SOBRE LAS VENTAS Fuente de los nmeros: Informe de Ingresos
FRMULA
Ganancia Neta El margen de ganancia es 5.9%

Comparacin de puntuaciones
Las puntuaciones deben ser comparadas con aos anteriores, rangos de prstamo aceptable y los promedios de la industria.
I

Las puntuaciones de la industria son promedios. Algunas empresas estn por encima y otras estn por debajo de estos nmeros. Las diferencias se deben a la antigedad de la compaa, ubicacin, la gerencia y el estilo administrativo, para mencionar algunas.

.0588 $900,000 =
Ventas Netas

$53,000

$204,000

$87,000 =

Total Capital NOTA :

Determina si una compaa tiene suciente patrimonio. Las respuestas inferiores son mejores. Una respuesta de 3 menos es preferible.

Indica el porcentaje de ganancia neta por cada dlar en ventas. Mientras ms alto el nmero, mejor Si el margen de ganancia es muy bajo: 1. los precios son muy bajos 2. el costo de los bienes es demasiado alto 3. los gastos son demasiado altos
NOTA:

Un porcentaje de 38% comparado a un promedio en la industria de 39% parecera una diferencia mnima de el 1%, pero si las ventas son de $4 millones, 1% es de $40,000. Si la ganancia neta de es $100,000, entonces los $40,000 representan una suma muy importante.

ROTACIN DE CUENTAS POR PAGAR Fuente de los nmeros: Balance General e Informe de Ingresos
FRMULA
Cuentas por Pagar $41,000 x 365 das Las cuentas por pagar se pagan cada 43 das

PUNTUACIN EN FLUJO DE CAJA PARA PAGO DE CARTERA VENCIDA Fuente de los nmeros: Balance General e Informe de Ingresos
FRMULA
Ganancia neta de $53,000 + depreciacin de $13,000 (cantidad utilizada para ste ejemplo) Por cada dlar que se paga hay $11 disponibles para hacer se pago

$14,965,000

42.75 $350,000 =

$66,000 $6,000

= $11

Los siguientes libros de referencia incluyen informacin sobre la industria:

I I

Estudio Anual de Informes Financieros. RMA Almanaque de Puntuaciones Financieras de Negocios e Industrias (obtenido de la informacin proporcionada por la Tesorera Nacional y la Agencia de Impuestos (U.S. Treasury e IRS por sus siglas en Ingls)

Compras

Porcin actual de deuda a largo plazo

NOTA :

Indica qu tan rpido una compaa paga a sus proveedores. Los nmeros ms bajos son mejores (30 das menos).

Muestra su capacidad para pagar prstamos a plazos despus de los retiros de dinero hechos por los dueos. Para los negocios nuevos, utilice el equivalente a un ao de pagos a un prstamo. Se recomienda que la respuesta sea 2 ms.
NOTA:

R E PA S O A L A S P U N T U A C I O N E S
PUNTUACIN . . . . . . . . . . . . . . . . OBTENGA LOS NMEROS DE:

Dunn and Bradstreet

MANEJO DE BIENES I Rotacin de cuentas por cobrar . . . . . . . . . . . Balance General e Informe de Ingresos I Rotacin de inventario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Balance General e Informe de Ingresos PUNTUACIN EN LIQUIDEZ I Capital de trabajo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Balance General I Prueba Rpida . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Balance General I Actual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Balance General PUNTUACIN EN MANEJO DE DEUDAS I Puntuacin en respaldo de la deuda . . . . . . . . Balance General I Rotacin de cuentas por pagar . . . . . . . . . . . . Balance General e Informe de Ingresos R E N TA B I L I D A D I Margen de ganancia sobre las ventas . . . . . . . Informe de Ingresos I Flujo de caja para pago de cartera vencida . . Balance General

Otros buenos recursos para su negocio (especialmente cuando su compaa es ms pequea que las que se mencionan en los libros de referencia), son:
I I I

Asociaciones de Comercio Revistas y peridicos dedicados a su industria La Administracin de Pequeos Negocios o SBA por sus siglas en Ingls.

E N T I E N DA S U S I T UA C I N

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Glosario
Capacidad de pago. Capacidad para pagar prstamos con las ganancias futuras provenientes del negocio. Cuentas por pagar. Gastos en que el negocio incurre por compras a crdito. Cuentas por cobrar. Ventas hechas a crdito por las cuales an no se ha recibido dinero. Bienes. Lo que la empresa posee. Prstamos basados en bienes. Financiamiento que se obtiene con base en los bienes (inventario, facturas por cobrar u otra garanta). Crdito disponible. La porcin no utilizada de su lnea de crdito. Balloon. Trmino bancario en Ingls que signica vencimiento temprano de un prstamo. Crdito comercial. Prstamos que se ofrecen a los negocios en forma de crdito temporal o lnea de crdito. Plan de negocios. Una visin general de una compaa nueva o existente que se utiliza para obtener nanciamiento. Capacidad potencial. La capacidad que tiene una persona para manejar un cierto nivel de deuda. Contratos de arrendamiento de capital. Contratos con un precio de cancelacin de $1 que aparecen en el balance general. Hipotecas comerciales. Prstamos hechos con base en los bienes races de un negocio. Los intereses y los trminos del prstamo son negociados y la tasa de inters usualmente guarda relacin con la tasa comercial vigente. Costo de los bienes vendidos. Es el costo de hacer un producto, incluyendo materiales, mano de obra y costos administrativos relacionados. Puntuacin de crdito. Es la puntuacin de crdito, determinada por una agencia dedicada a elaborar reportes de crdito. Calicacin de crdito. Proceso utilizado para aprobar o negar las aplicaciones para prstamos comerciales, basado en puntuaciones y otros factores. Bienes activos. Bienes que pueden ser convertidos en dinero en efectivo en un ao. Deudas activas. Deudas que se vencen dentro del plazo de un ao. Depreciacin. A excepcin de terrenos y propiedades, todos los bienes se desgastan. Esto produce una devaluacin o depreciacin anual. Retiro de dinero. Tomar un adelanto de una lnea de crdito. Patrimonio. El valor nominal de un negocio. Los Bienes menos las deudas. Precio de mercado. Es el precio de un bien, producto o servicio en un mercado actual y competitivo. Bienes jos. Bienes que incluyen mobiliario, equipo, maquinaria y bienes races. Ganancia bruta. Ventas totales menos el costo de los bienes vendidos. Tambin se conoce como margen bruto. Venta total. Ganancias o ingresos por ventas antes de devoluciones o subsidios. Bien intangible. No tiene caractersticas fsicas pero representa un valor, por ejemplo, las patentes y marcas registradas. Inventario. Bienes en existencia para la venta. Se considera inventario a la materia prima, productos sin terminar o productos terminados. Es el Colateral lquido. Colateral de un prstamo que puede ser convertido en dinero en efectivo rpidamente. Lnea de crdito. Es un prstamo a corto plazo (usualmente se utiliza para nanciar cuentas por cobrar o inventario). Bienes lquidos. Bienes que pueden ser convertidos en dinero en efectivo rpidamente, dentro del plazo de un ao. Deudas a largo plazo. Gastos, prstamos, y cuentas por pagar que se vencen despus de un ao Ganancia neta. Dinero restante despus de que todos los gastos han sido cubiertos. Se utiliza ste dinero para pagar prstamos o para reinvertir en la compaa. Ventas netas. Ganancias o ingresos provenientes de ventas, despus de deducir devoluciones y subsidios. Valor neto. Bienes menos deudas. Equivale al Patrimonio. Bienes pasivos. Bienes que demoran ms de un ao en convertirse en dinero en efectivo. Contratos de arrendamiento operativos. Contratos de arrendamiento que le permiten comprar el bien al nal del contrato por un precio jo. Estos contratos de arrendamiento no aparecen en el balance general. Inversin del propietario. El dinero que el (la) dueo (a) ha invertido en un negocio. Tasa capital. La tasa de inters que los prestamistas dan a sus clientes de vez en cuando. A la mayora de dueos de negocios se les cobra la tasa de inters capital ms un porcentaje adicional. Pro Forma. Proyeccin de ingresos futuros, gastos y ujo de caja. Ganancias retenidas. Ganancias netas acumuladas a travs de la vida de la compaa y reportadas en la seccin del valor neto o patrimonio del balance general. Nota: stos pueden ser negativos en caso de prdidas. Prstamo asegurado. Prstamo garantizado por medio del colateral (el mismo que ser liquidado si el deudor no cumple con los pagos del prstamo). Bienes tangibles. Propiedades materiales (maquinaria, equipo y mobiliario). Trmino. El vencimiento de un prstamo, indicado en meses o aos. Prstamo a trmino. Es un prstamo que usualmente se entrega en una suma total al momento del cierre. El pago del mismo se hace mensualmente durante un plazo establecido. Anlisis de tendencias. Anlisis de los informes nancieros y puntuaciones de un negocio efectuado con el n de determinar la solidez nanciera a travs del tiempo. Capital de trabajo. Diferencia entre bienes activos y deudas activas. Es un indicativo de la liquidez y la capacidad para cumplir con obligaciones actuales.
E N T I E N DA S U S I T UA C I N

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